【徹底解説】複数人でGmailやOutlookのメールを共有する方法とは？
カスタマーサポートやインサイドセールスなどの複数人でメールを管理する部門において、メールを共有する仕組みづくりは必須です。個人ではなく複数人で受信したメールを共有すれば、対応の属人化防止にもつながります。
しかし、メール管理が煩雑で社内にうまく展開できず、悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メール共有のメリットやGmail・Outlookなどでの共有方法を中心にご紹介します。
- メール共有におけるメリットを知りたい
- GmailやOutlookでメール共有する手順を確認したい
- 簡単にメール管理できる共有システムがあれば活用したい
という方はこの記事を参考にすると、メール共有の方法がわかり、複数人でメールを一元管理可能になります。
目次
メール共有とは
メール共有とは、複数人で同じメールアドレスを共有することです。共有することで、受信したメールを複数人で対応できるようになります。
企業でのお問い合わせは、一つのメールアドレスに集中する傾向にあり、そのすべてに返信する必要があります。しかし、担当者が他の業務で忙しかったり不在だったりして対応が遅れると、クライアントとのトラブルに発展してしまいます。
そのため、メール業務の負担を軽減するだけでなく、顧客満足度の向上を実現するためにも、メール共有は大切なのです。
メールを共有するメリット2点
ここでは、メールを共有して得られるメリットを2点ご紹介します。自社でメールを共有する仕組みが整っていないと業務が停滞する恐れがあるので、以下のメリットを踏まえて対策を検討しましょう。
（1）やりとりの履歴が社内に残る
メールを共有すると、やりとりの履歴が社内に残る点がメリットです。
メール履歴が残れば、担当者以外の社員もメール対応の情報をさかのぼれるので、対応が属人化しません。したがって、担当者が不在でも過去のやりとりを踏まえた対応が可能になります。
さらに、やりとりの履歴はノウハウとして蓄積されるので、メンバーはメール対応の成功・失敗事例を参考に適切な返信ができます。そのため、メール共有は社員全体の顧客対応スキルの均一化にも効果的なのです。
（2）対応漏れを防止できる
メールの共有は、対応漏れの防止にもつながります。
複数人で顧客対応をする場合、担当者以外のメンバーが一時的に対応することがあります。そこで、メールを適切に共有すれば、誰がいつどのメールに対応したのかわかりやすくなり、顧客の対応漏れや二重対応などのミスを防げるのです。
さらに、対応ミスが起きた場合も、共有しているメールから原因や責任の所在を調べやすくなります。
メール共有をすべき人の特徴
ここでは、メールを共有すべき人の特徴を2つご紹介します。以下に当てはまる場合は、業務をスムーズに進めるためにメール共有を取り入れましょう。
複数人で問い合わせ対応に取り組む人
複数人で問い合わせ対応に取り組む人は、メール共有を活用しましょう。
顧客満足度を高めるうえで、スピーディーな問い合わせ対応は重要です。しかし、複数人で対応する場合は、連絡を重複させないために「問い合わせ管理」の方法を工夫する必要があります。
そこで、メールを共有すると、ほかの人が既に対応しているかを確かめられるので、業務の円滑化につながるのです。
ほかのメンバーの業務の進捗を把握したい人
ほかのメンバーの業務進捗を把握したい人も、メール共有の利用が便利です。
たとえば、プロジェクトを進めるときには、「期日までに確実に目標を達成すること」が重要になります。そのため、プロジェクトの管理者は、業務が円滑に進んでいるかを常に把握しなければなりません。
そこで、メール共有で状況を報告すれば、メンバーの業務ミスや作業遅延に気付きやすくなるのです。したがって、とくに期日が細かく決まっている業務をマネジメントする人は、メール共有を取り入れましょう。
メール・メールアドレスの共有方法
メール・メールアドレスを共有するには、以下の4つの方法があります。
- CCによる共有（メール転送）
- メーリングリストの活用
- Webメールの利用
- ツールの導入
- LINEでメールを共有する
1つ目は、CCによる共有（メール転送）です。CCとは、「念のため確認して欲しい受信者」にもメールを送信する機能です。ただし、原則としてCCは1人とされているので、簡易的な情報共有の場合のみ、この方法を活用しましょう。
2つ目は、メーリングリストの活用です。メーリングリスト宛てにメールを送信すれば、リストに入っているメンバー全員にメールを一斉送信できます。ただし、その後誰が対応したかは判別できないので、二重対応の恐れがあるのです。
3つ目は、Webメールの利用です。Webメールは、Gmailの「共同トレイ」や、Outlookの「共有メールボックス」といった、ブラウザ上でメールを共有できるサービスです。ただし、使い方が複雑で、情報を整理しきれない恐れがあります。
4つ目は、ツールの導入です。受信したメールの情報を自動転送したり、コピー&ペーストしたりして、任意のメンバーに共有できます。送信者ごとに分けて、メール情報を管理できる点がメリットです。
5つ目は、LINEでメールを共有するやり方です。メールアプリで受信したメールをLINEに転送することができます。しかし、LINEで共有すると、他の情報と混ざって流れてしまう可能性があるため注意しましょう。
以上の方法でメール情報を共有できますが、「cc」「メーリングリスト」「Webメール」「LINE共有」には、それぞれデメリットもあるのです。
したがって、メール情報をフォルダで整理できる「ツールの導入」が最適です。たとえば、「ナレカン」のような、メール情報の共有・管理に過不足なく機能が備わっているツールを選びましょう。
＜Gmail＞での共有方法
ここでは、Gmailでのメール共有方法を紹介します。以下の手順に沿って対応すると、簡単にメールを共有可能です。
（1）共有アカウント（共有メールアカウント）
複数のユーザーが「ユーザー名」と「パスワード」を共有して同じアカウントを使用することで、メールを共有できます。
ただし、Googleアカウントは1人のユーザーによる使用が目的とされています。そのため、本人確認または質問が表示され、質問に答えられない場合は、アカウントが使用できなくなってしまう場合があるのです。
以上から、複数人でのアカウント共有はビジネスでは不向きな可能性があるので、注意が必要です。
（2）共同トレイ
共同トレイは、代表メールアドレスを複数名で使い、対応を担当者に振り分けたり、複数メンバーでメールを共有したりする場合に便利です。
操作方法は、大きく「共同トレイ機能を有効にする」「メールを共有する」の2ステップに分かれます。
＜共同トレイ機能を有効にする＞
- まず、Google グループにログインします。
- [グループ設定]タグをクリックします。
- 「追加の Google グループ機能を有効にする」の[共同トレイ]にチェックを入れて、[変更を保存]を押します。
＜メールを共有する＞
- 共有したいメールを選択します。
- [他のユーザーに割り当てる]をクリックします。
- 割り当てたいメンバーのアドレス・名前を入力します。
（3）メールの委任
Gmailでメール委任をするには、共通メールアドレスを作成して、以下の方法でアクセス権限をメンバーに付与します。
- Gmailを開き、右上の歯車アイコンから[すべての設定を表示]をクリックします。
- [アカウント]タブをクリックします。
- 用途に合わせて[他のメールアドレスを追加]もしくは、[メールアカウントを追加する]をクリックします。
- 共有したいアドレス・アカウントを入力して、[次へ]を押します。
- 相手のユーザー名やパスワードを入力します。
- 相手がアクセスを許可します。
Gmailは組織的に利用すると、最大1000人までメールを共有できます。ただし、追加するメールアドレスのドメインはgmail.comでなければ対応できません。
＜Outlook＞での共有方法
Outlookでは「共有メールボックス」を作成し、共有するユーザーを追加します。ユーザーの追加方法は以下の通りです。
- 管理者アカウントでログインします。
- 管理センターで[チームとグループ]をクリックして、「共有メールボックス」ページへ移動します。
- [+共有メールボックスを追加]をクリックします。
- メールボックスの名前を入力して、[変更を保存]をクリックします。
- [次のステップ][このメールボックスにメンバーを追加する]をクリックします。
- [メンバーの追加]をクリックして、共有するメンバーにチェックをつけます。
- [閉じる]をクリックします。
Outlookでメールを共有すると、全体のタスクや予定表なども閲覧できるようになります。しかし、Outlookでは一人がメールを開封すると全員のデバイスで既読となるので、対応漏れに注意が必要です。
【注意】メール共有システムの選定ポイント
メール共有を円滑に進める際は、以下の2つのポイントに注意してシステムの導入を検討しましょう。
（1）マルチデバイス対応か
まず、メール共有システムを選ぶうえで、「マルチデバイスに対応しているか」は重要な要素になります。
複数のデバイスからアクセスできれば、「スマホで下書きしたメールをPCで送信する」「外出先でパソコンが開けなくてもメールが確認できる」といったメリットが得られます。とくに、オフィスと現場を行き来することが多い方には最適です。
以上のことから、複数のデバイスに対応している共有システムを使えば、メール内容をいつでも把握できるので業務効率化につながるのです。
（2）機能に過不足ないか
次に、「機能に過不足がないか」もシステムを選ぶ際に重要なポイントです。
たとえば、多機能なアプリを導入すると、社員が使い方を覚えるのに時間がかかって社内に浸透しない恐れがあります。また、すべての機能を利用できず、無駄なコストがかかる可能性もあるのです。
そこで、誰でも直感的に操作ができるうえ、過去のメール情報にスムーズにアクセスできるツールを使うことが共有や管理をスムーズにするコツです。
【必見】メール共有を効率化するおすすめのアプリ
以下では、メール共有を効率化するおすすめのアプリをご紹介します。
複数人でメールを共有すると、「対応の属人化」や「対応ミスの発生」を防止できます。しかし、共有方法が不適切だと社外秘の情報が漏えいするリスクがあるうえ、管理が煩雑になり確認しづらくなります。
したがって、情報漏えいのリスクを抑制しつつ、過去のメールを簡単に確認できるITツールを活用すべきです。たとえば、検索性に優れたツールであれば、キーワードで簡単に目的のメールを見つけることができます。
結論、メール共有を効率化するために利用すべきITツールは、メール転送機能で共有を簡単にしつつ、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」が最適です。
ナレカンは、生成AIによる「自然言語検索」でチャットのように口語で検索できます。また、情報セキュリティの国政規格認証を取得しているため、セキュリティの確保ができ、情報漏洩の危険も回避できるため安全に利用可能です。
メールの内容を簡単に社内へ共有できる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
メール共有のメリットや共有方法まとめ
これまで、メール共有のメリットやGmail・Outlookなどでの共有方法を中心にご紹介しました。
メールを共有すると、やりとりの履歴が残るので「属人化の防止」や「対応ミスの予防」につながります。しかし、GmailやOutlookなどで共有すると情報漏えいリスクが大きくなるうえ、操作手順が多くメールや顧客情報の管理が煩雑になりがちです。
そこで、セキュリティ対策が施された「メール履歴を残せるITツール」の活用が求められます。ただし、いつでも目的のメールを確認できるように検索性に優れたツールを導入すべきです。
結論、社内の情報管理・共有には、必要な情報に即アクセスできるうえ、高いセキュリティで保護されている「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、効率的なメール共有を実現しましょう。
