ナレッジマネジメント
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昨今では、マニュアルを文書形式ではなく動画形式で作成する企業が増えてきています。動画マニュアルは文書マニュアルに比べて作成コストがかかりますが、実際の作業をイメージしながら見られるという利点があります。 しかし、動画マニュアルを作成する機会は少なく「作り方や作成ポイントが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、動画マニュアルの作り方、作成ポイント、実際の事例を中心にご紹介します。 マニュアルを動画で作成する手順が分からない 動画マニュアルで気を付けるべきポイントを知りたい 社内マニュアルを管理する最適なツールを探している という担当者の方が本記事を参考にすると、動画マニュアルを運用するイメージができるうえに、社内のマニュアルを簡単に管理する方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 動画マニュアルとは2 動画マニュアルの種類3 【6ステップ】動画マニュアルの作り方3.1 ステップ1｜作成目的を確認する3.2 ステップ2｜動画構成を練る3.3 ステップ3｜絵コンテを作成する3.4 ステップ4｜動画を撮影する3.5 ステップ5｜動画を編集する3.6 ステップ6｜社内で共有・修正をする4 【上手い人が実践】わかりやすいマニュアル・手順書を作成する5つのポイント4.1 ポイント1｜誰が使うかをイメージする4.2 ポイント2｜1テーマ1動画で作成する4.3 ポイント3｜テキスト情報を入れる4.4 ポイント4｜特殊効果は適度に使う4.5 ポイント5｜いつでも簡単にアクセスできる場所で管理する5 【要チェック】作成したマニュアルの管理・運用に最適なツール5.1 社内のナレッジに、 即アクセスできるツール「ナレカン」6 動画マニュアルの事例紹介6.1 【作業手順マニュアル】アネスト株式会社6.2 【システムマニュアル】株式会社アマナ7 動画マニュアルのメリット7.1 メリット1｜作業を理解しやすい7.2 メリット2｜読み飛ばしを防止できる7.3 メリット3｜コストが削減される8 動画マニュアルのデメリット8.1 デメリット1｜完成に時間がかかる8.2 デメリット2｜修正するのが難しい8.3 デメリット3｜集中力が切れる9 動画マニュアル作成のまとめ 動画マニュアルとは 動画マニュアルとは「業務手順などを動画で撮影・編集したマニュアル」です。 動画マニュアルでは、テキストで作成された一般的なマニュアルとは異なり、実際の作業手順を目で確かめられるため、自分が作業しているイメージが具体的にできます。そのためテキストを読むのが苦手な人にも正しいやり方を伝えられるのが利点です。 そのため、業務内容によってはテキストで作成されたマニュアルではなく、動画マニュアルの方が適しているケースがあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 動画マニュアルの種類 動画にすると効果があるマニュアルは以下の通りです。 マニュアルの種類 マニュアルの詳細 作業手順マニュアル 業務の作業手順を一から撮影しているマニュアルです。作業フローが視覚的に分かるのでイメージがしやすいのが特徴です。 システムマニュアル 業務で利用する機器・システムの使い方を撮影したマニュアルです。動画なので機器を操作するタイミングなどが分かりやすいのが特徴です。 研修マニュアル 電話対応や名刺交換など、ビジネスの基本となる所作を撮影したマニュアルです。主に新入社員向けに作成されます。 営業マニュアル 取引先に訪問した際の所作など、営業に関する基本を撮影したマニュアルです。より実践的なノウハウを含めると効果的です。 動画の特徴は「視覚的に伝えられること」であるため、テキストよりも動画の方が伝わる場合には作成してみましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【6ステップ】動画マニュアルの作り方 何も考えずに動画マニュアルを作り始めると、思うような効果が得られない場合もあります。そこで以下では、動画マニュアルの基本的な作り方を6ステップで解説します。 ステップ1｜作成目的を確認する はじめに、動画マニュアルを作成する目的を確認します。目的を明確にすることで手順や内容、管理方法が最適化できるのです。 また、作成目的は表面的なものではなく、自社の抱える課題に関連するように設定します。たとえば、「文書マニュアルでは分かりにくい」という課題であれば、さらに深掘りして「マニュアルが分かりにくいことで発生する課題は何か」までを検討しましょう。 「なぜそれが問題なのか？」と自問していくことが、軸となる目的を設定するコツです。 ステップ2｜動画構成を練る 目的が決まったら、次はマニュアルにする業務や作業を決定し、動画マニュアルの構成を練ります。 撮影前に全体の構成を決めなければ、必要な作業項目が抜け漏れてしまい完成後に修正することになるのです。構成がまとまれば、次は動画マニュアルを作成するにあたって情報収集をします。 現場の従業員から作業手順やノウハウなどをヒアリングして、実務とマニュアルが乖離しないようにしましょう。 ステップ3｜絵コンテを作成する 次に、全体の構成や収集した情報をもとに絵コンテを作成します。 絵コンテを作成することで「伝えるべき要点」「シーンごとの表示時間」「テロップの内容」といった項目を詳細に設定できるのです。 絵コンテの作成を怠ると必要な場面を絞り込めず撮影の負担が増えるうえ、分かりにくいマニュアルになってしまうので注意しましょう。 ステップ4｜動画を撮影する 絵コンテを参照しながら動画を撮影します。 撮影の際には周辺の環境に十分注意しましょう。音声が聞こえにくかったり明るさが適切でなかったりすると、従業員がマニュアルに集中できません。 また、動画は短く区切って撮影すると、あとから編集しやすくなります。また、撮影時間に余裕があれば、撮り直しを避けるために同様のシーンをさまざまな角度から撮っておきましょう。 以上のような工夫をすれば制作時間の短縮だけでなく、誰が見ても分かりやすいマニュアルになります。 ステップ5｜動画を編集する 次に、撮影した素材を編集し、動画マニュアルの原型を作成します。「映像のカット」「映像をつなげる」「テロップをつける」「特殊効果を施す」といった編集を加えていきましょう。 ただし、編集はあくまでも従業員の理解を深めることが目的であり、必要以上に凝った編集はかえって分かりづらくなるので、適度な編集に留めることが大切です。 ステップ6｜社内で共有・修正をする 動画マニュアルが完成したら社内共有しましょう。また、運用中に修正すべき点が出てくる可能性があります。 動画マニュアルの共有はデジタル端末で行うため、デスク以外でも動画マニュアルを閲覧できる「マルチデバイス対応のクラウド型ツール」がおすすめです。 また、文書のマニュアルとは違い、動画マニュアルは更新に多くの時間がかかります。しかし、緻密な構成案を作成しておけば、軽微な修正で済むのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【上手い人が実践】わかりやすいマニュアル・手順書を作成する5つのポイント ここでは、より多くの人に活用される動画マニュアルを作成するために、作成で意識すべきポイントを5つご紹介します。 ポイント1｜誰が使うかをイメージする 動画マニュアルは「誰が、どこで使うのか」を具体的にイメージして作成しましょう。 従業員の経験値や利用シーンによって、内容構成や考慮すべき事柄、管理方法などが変わってくるためです。たとえば、ベテラン社員と新入社員では業界知識に差があるので、同様の作業でも説明すべき項目も若干異なります。 また、利用シーンもオフィス、工場、屋外などによって「パソコンで使うのか」「スマホで確認するのか」が異なるので、作成前に検討が必要です。 ポイント2｜1テーマ1動画で作成する 次に、1つの動画に内容を詰め込みすぎるとかえって敬遠される恐れがあります。 長い動画は「気軽に確認ができる」というメリットがなくなるので「1テーマに1動画」で作成しましょう。また、1つの動画に複数のテーマを詰め込むと、確認したい情報を探すのに時間がかかってしまい非効率です。 以上のように、マニュアルを使う従業員の立場になり、テーマごとに数分に収まるマニュアルを作成しましょう。 ポイント3｜テキスト情報を入れる 次に、動画マニュアルにテロップ（説明文）を加えます。 従業員に業務手順を正しく理解してもらうためには、映像や音声だけでは不十分なのでテキストによる説明も必要です。しかし、逆にテキスト情報が多くなると見づらくなったり、情報が錯綜したりするので注意しましょう。 そのため、あくまでもテロップは補足的な説明として活用する必要があります。 ポイント4｜特殊効果は適度に使う 次に、特殊効果（エフェクト）は適度に使いましょう。 たとえば、チャプターの切り替えや強調などを上手く使いこなせば、よりスムーズに業務手順を理解できるようになります。しかし、特殊効果もテキスト情報と同様に、使いすぎると従業員の理解を妨げるので注意しましょう。 以上のように、特殊効果は適度に利用してこそ効果があるため、使うべきポイントを絞るのがおすすめです。 ポイント5｜いつでも簡単にアクセスできる場所で管理する 完成度の高いマニュアルでも、上手く活用されなければ宝の持ち腐れです。 たとえば、いつでも簡単にアクセスできる場所でマニュアルを管理しなければ、次第に誰も利用しなくなり作成コストがムダになります。つまり、動画マニュアルは作成して終わりではなく、社内で運用されてはじめて意味があるのです。 そのため、動画マニュアルをはじめとしたあらゆるマニュアルを一元管理できる「ナレカン」のように、「わずかな操作で情報を見つけられるツール」が必要になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【要チェック】作成したマニュアルの管理・運用に最適なツール 以下では、マニュアルを作成したものの、適切な管理・運用方法が分からない方に最適なツールをご紹介します。 作成したマニュアルの管理が面倒で、ほとんど更新・使用されないままになっている企業は、「ITツール」を活用しましょう。なぜなら、企業において大事な資産の一つともいえるマニュアルを活用しないままにでいることは、宝の持ち腐れといえるからです。 そこで、マニュアルやナレッジの管理に特化したツールを導入し、社内の情報を適切に管理・運用しましょう。ただし、改定がたびたび入るような業務は、動画ではなく、テキストベースもマニュアルにした方がよいため、動画とテキスト両方に対応したツールを選ぶべきです。 結論、マニュアル管理のために導入すべきなのは、社内のナレッジを一元管理し、超高精度の検索機能で即アクセスできる状態で保管・共有できるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンで蓄積した動画マニュアルは、マルチデバイス対応のため、時間や場所の制約を受けずマニュアルの利用が可能です。また、テキストで動画の補足も残せるうえ、「検索機能」で必要なマニュアルに即アクセスできます。 社内のナレッジに、 即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 動画マニュアルの事例紹介 以下では、実際に企業が作成した動画マニュアルを2つご紹介します。他社事例を参考にすると、どのような構成をつくれば良いのかがイメージしやすいです。 【作業手順マニュアル】アネスト株式会社 まずは、アネスト株式会社が作成した、車のヘッドライトのコーティング手順を解説するマニュアルです。 作業手順をテロップで説明しながら、実際の動きや準備するものを映像に残しています。この動画マニュアルでは「細かい作業は手元をアップして撮影する」「利用者が飽きないようにBGMを挿入する」等の工夫がされています。 参考：アネスト株式会社｜brizoヘッドライトコーティング スポンジ塗布マニュアル 【システムマニュアル】株式会社アマナ 続いては、株式会社アマナが提供している shelf Workspace の操作方法が解説された動画マニュアルです。 ヘッドライトコーティングのマニュアル同様に、テロップとBGMを使ってシンプルに構成されたマニュアルで、パソコン上の操作を録画しています。「チャプターを3つに分ける」「注目すべき箇所を赤い線で囲う」等の工夫により、視聴者の理解を促しています。 参考：株式会社アマナ｜shelf Workspace 操作マニュアル 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 動画マニュアルのメリット 動画マニュアルには、一般的なマニュアルでは得られない3つのメリットがあります。マニュアルが社内に浸透していない課題を抱える企業は必見です。 メリット1｜作業を理解しやすい 動画マニュアルでは、文字や図では表現できない「動き」が伝えられるので、具体的な作業手順をイメージできます。 また、動画マニュアルであれば難しく考えることなく、動画で見た動きの真似をするだけなので負担が少ないのが特徴です。分かりにくい部分はテロップ（テキスト情報）で補足をすれば問題ありません。 また、動画マニュアルは以下のメンバーに対応できるのもメリットです。 見た情報を覚えることが得意な「視覚優位者」 読んだ情報を覚えるのが得意な「言語優位者」 聞いた情報を覚えるのが得意な「聴覚優位者」 以上のことからも、動画マニュアルは作成の手間がかかりますが、マニュアルとして最適な形式だと言えます。 メリット2｜読み飛ばしを防止できる 動画マニュアルは、重要な項目の見落としや流し読みを防ぎます。 文書マニュアルではうっかり読み飛ばしてしまったり、読んではいるが理解できていなかったりと上手く浸透しないリスクがあります。しかし、動画マニュアルであれば見るだけで学習ができ、文書マニュアルのように集中力が途中で切れてしまう可能性も低いです。 また、動画マニュアルでは映像・音声・文字がそれぞれを補完するため、伝えたい内容が文書マニュアルよりも確実に伝えられます。以上の理由から、動画マニュアルは文書マニュアルよりも従業員に寄り添った形式だと言えます。 メリット3｜コストが削減される 動画マニュアルを導入すれば、以下2つのコストを削減できます。 印刷のコスト 動画マニュアルは簡単に共有できるため印刷コストを抑えられます。 問い合わせのコスト 社内からの問い合わせにかかるコストを削減できます。 以上のように、動画マニュアルを作成すれば、長期的に見て印刷コスト、人件コストを減らせるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 動画マニュアルのデメリット 動画マニュアルには3つのメリットがある一方、デメリットもあります。以下では、動画マニュアルの3つのデメリットを解説します。 デメリット1｜完成に時間がかかる 動画編集ツールが高機能であるほど製作者のこだわりが盛り込まれる傾向にあります。そのため、想定以上に制作時間がかかってしまう恐れがあるのです。 そもそも、動画マニュアルは構成作りや撮影、編集など、いくつも工程があり時間がかかります。そこに「こだわり」が生まれれば、当初に想定していた期限よりも大幅にオーバーしかねません。 そのため、すぐに社内で運用するためにも、必要な機能に過不足がない動画編集ツールがおすすめです。 デメリット2｜修正するのが難しい マニュアルはいつでも最新の状態にアップデートし、実務と一致させる必要があります。しかし、動画マニュアルの場合、気軽に更新・修正するのが難しいのです。 つまり、頻繁に更新される業務に動画マニュアルは向きません。そのため、更新頻度が多い業務は、従来の文書形式のマニュアルが最適です。 以上のように、動画マニュアルには修正や更新の必要がない作業で活用しましょう。 デメリット3｜集中力が切れる 動画マニュアルは読み飛ばしが防げる一方、すべての内容を把握するためには最後まで見続ける必要があります。 そのため、数十分の動画マニュアルを制作してしまうと、集中力が最後まで続かず内容が頭に入りません。こうした状況では、結局マニュアルは流し見されて、動画で作成をした意味がなくなります。 それゆえに、あまりにも動画が長くなる場合は「構成を変更する」「作業ごとに分割する」などの工夫をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 動画マニュアル作成のまとめ ここまで、動画マニュアルの作り方、作成ポイント、おすすめの管理ツールを中心に解説しました。 動画マニュアルに限らずあらゆる形式のマニュアルを作成する際には、運用面にまで目を向ける必要があります。運用まで考慮されていれば、マニュアルが社内で適切に活用されたり、メリットを最大限に活かしたりできるようになるのです。 そこで、「社内のマニュアルを一元管理し、高精度の検索機能で情報を絞りこめるツール」を導入しましょう。また、マニュアルが本当に見られているか確認できるレポート機能が備わっているツールなら、運用も改善しやすいのです。 そのため、マニュアル管理で導入すべきなのは、誰でも欲しいを情報を簡単に探し出せるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、マニュアル運用の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

管理職になると部下の育成を任されることがあります。ゆくゆくは企業を担う人材の育成は、重要な課題です。 しかし、「どのように部下の育成をすればいいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 本記事では、部下育成において大切なことや取り組みの具体例、おすすめのツールを中心にご紹介します。 部下の育成で大切なことを知りたい 部下が成長する上司の特徴を知りたい 部下の育成に効果的な指導方法を取り入れたい という方はこの記事を参考にすると、部下育成で押さえるべきポイントが分かり、効果的に指導を実施できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 部下育成とは1.1 部下育成が重要な理由1.2 部下育成におけるコーチングとは2 部下育成でやりがちな失敗例3選2.1 （1）部下の育成に計画性がない2.2 （2）高圧的な態度をとる2.3 （3）育成に充てる時間がとれない3 部下育成で大切なこと4 【具体例あり】部下育成に使える取り組み5 【必見】部下育成の効果を高めるおすすめツール5.1 最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」6 部下が育つ上司の特徴7 部下育成のポイントや具体例まとめ 部下育成とは 部下育成とは、部下がひとりで業務を円滑に進められるように、仕事のやり方やふるまい方を教育することです。以下では、部下育成が重要な理由や、コーチングについて説明します。 部下育成が重要な理由 部下育成は、企業が中長期的に成果を出し続けていくために必須です。 部下のスキルアップによって対応できる業務の範囲が広がれば、企業全体で請け負える業務量が増えるので、将来的な業績向上が期待できます。また、社員もやりがいのある仕事を任されることで、モチベーションの向上につながります。 つまり、部下の育成とは企業に貢献してくれる人材を育てることであり、企業の発展に必要不可欠な施策なのです。 部下育成におけるコーチングとは 部下育成におけるコーチングとは、「部下と教育担当者が対話し、部下が主体的に行動することを促す教育手法」を指します。 コーチングでは、相手の話を聞いたうえで、目標の達成のために指導者がフォローして自主的に行動できるようマネジメントします。したがって、部下育成においては、部下が自ら考えて行動するようにモチベーションを高めることが重要です。 たとえば、1on1ミーティングを実施し、「目標達成のためにどのように動いていきたいか」といった質問をし、部下の回答に合わせて返答しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 部下育成でやりがちな失敗例3選 ここでは、部下育成でやりがちな失敗例をご紹介します。対策も合わせてご紹介しているので、以下の内容を参考にして効果的な人材育成に努めましょう。 （1）部下の育成に計画性がない 部下育成に計画性がないと、その場しのぎの指導になり正しくレクチャーが進みません。 企業や部署が理想とする人物像に部下を育てるには、「身に付けるべきスキル」と「ふるまい方」を明確にしたうえで育成計画を立てる必要があります。また、育成の目的やスケジュールがあいまいだと、部下自身が目指すべきゴールが分からず迷ってしまうのです。 したがって、部下の育成を始める前に計画書を立て、上司と部下間で進捗を確認しながら進めましょう。 （2）高圧的な態度をとる 部下の育成にあたって、高圧的な態度をとることは望ましくありません。 部下が萎縮してしまって主体的な行動をためらわせ、成長意欲を削ぐ要因にもなります。また、上司の威圧的な態度は、職場の雰囲気を悪化させるだけでなく、「パワハラ」につながる可能性もあります。 したがって、部下を育成する際は「感情のコントロール」や「適切な言葉選び」が重要です。指導するときにも部下本人の人格は否定せず、行動や成果物に対しての改善点を伝えましょう。 （3）育成に充てる時間がとれない 育成に充てる時間が十分にとれていない場合も、部下育成はうまくいきません。 育成に時間が取れないと、部下の成長率が下がり任せられる業務が減ってしまうので、結果として社内全体の仕事がスムーズに進まなくなってしまいます。しかし、指導する側も普段の業務を抱えているため、教育担当者ひとりだけでは時間の捻出は困難です。 実際に、株式会社EdWorksが行った「部下育成の課題に関する実態調査」によると、「部下の育成に関する悩みトップ3」に「育成に割く時間の確保」が入っており、業務量に対する時間配分が課題であることがわかります。 そのため、指導を複数人で分担するなどで業務の負担を調整し、余裕を持って部下を育成できる体制づくりが必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 部下育成で大切なこと 部下育成において大切なことは、「目標を設定する」「仕事を任せる」「フィードバックを行う」の3つです。 目標を設定する 目標を設定し、達成することで自信になります。「いつまでに何ができるようになるか」という目標を立案・共有することで、部下の成長意欲を高められます。 仕事を任せる 指示を与えるだけでなく、部下の主体性を重んじて仕事を任せましょう。部下の成長は、経験した仕事の内容に大きく影響されます。細かく指示を出すのではなく、この仕事を通して学んでほしいことを想定して部下に仕事を任せることで、指示待ちではなく自発的な行動を促せます。 フィードバックを行う 部下に任せた仕事の成果や過程のフィードバックを行うことが必要です。良かった点を伝えれば部下のやる気につながり、改善点は前向きに伝えることで以降の業務に活かせるようになります。 このように、目標の立案・実践・フィードバックのサイクルを回し、部下がより質の高い業務ができるように指導しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【具体例あり】部下育成に使える取り組み ここでは、部下育成を効果的に実施できる具体的な取り組みを3つご紹介します。 MBO（目標管理制度） MBO（目標管理制度）とは、社員それぞれの目標の進捗度合いによって人事評価をする方法です。社員自らが設定した目標の達成度が報酬や昇進に影響するため、社員のモチベーション向上が期待できるというメリットがあります。 一方で、職種によっては成果を数値化しにくかったり、目標が形骸化したりする恐れがあるので、状況に合わせたMBOを設定しましょう。 OJT（On the Job Training） OJTはOn the Job Trainingの略で、職場の上司や先輩が、実際の業務を通じて知識やスキルを身につけさせる教育手法です。OJTでは仕事の状況に沿った指導ができますが、指導者のスキルや能力に依存しがちなことがデメリットです。 OFF-JT（Off the Job Training） Off-JTとは、職場や業務から離れたところで実施される研修のことです。業務の基礎となる知識を学ぶことが中心で、外部の講師に委託する場合がほとんどです。人数が多くても基礎的な知識を伝えやすい一方、外部から講師を招くなどの費用が必要な場合があります。 部下育成での取り組みには、それぞれメリットとデメリットがあります。そのため、社風や育成後の理想像を踏まえて教育の進め方を決定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】部下育成の効果を高めるおすすめツール 以下では、部下育成の効果を高めるおすすめツールをご紹介します。 部下育成が属人化していると教育担当者の負荷が大きく、指導内容にもばらつきが出てしまいます。そのため、指導方法をマニュアル化し共有しておくと、だれでも部下育成がスムーズに実施できます。 また、育成計画や取り組み事例をITツール上にまとめておけば、部下育成で何をやったらよいのか分からない事態を防げるのです。しかし、ITツールの操作が複雑だと、マニュアルや育成計画書がどこにあるか分からず、活用できません。 したがって、部下育成を効果的に実施するには、誰でも簡単にマニュアルや育成計画書を共有・参照できる情報共有ツール「ナレカン」がおすすめです。 ナレカンで作成した指導マニュアルや育成計画書は、任意のメンバーに共有可能です。また、「高度な検索機能」でファイルや画像内まで検索できるので、過去の事例を確認するときも探す手間がかかりません。 最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 部下が育つ上司の特徴 部下が育つ上司の特徴は、部下と信頼関係を築けている点にあります。 日頃から信頼関係が築けていると、部下が相談や意見を抱え込まずに言いやすくなり、部下の状況を把握した上で適切なサポートができるようになります。たとえば、上司から自身の失敗談を話して悩みを相談しやすい環境をつくると、部下も自分の話をしやすくなります。 したがって、部下と積極的にコミュニケーションをとるようにしましょう。業務上の指示や指摘をするだけでなく、部下の話を聞く姿勢が大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 部下育成のポイントや具体例まとめ これまで、部下育成で大切なことや具体的な取り組み、部下育成の効果を高めるツールを中心にご紹介しました。 部下の育成には、信頼関係を築いた上で一緒に目標を設定し、仕事を任せていくことが大切です。また、指導は個人の理解度に合わせて、必要な時間を確保することも重要です。 しかし、教育担当者が全てを担うと時間的な負荷が大きく、業務説明の内容も均一化できません。そこで、「ITに不慣れな方でもストレスなく業務マニュアルを確認できるツール」があると便利です。 したがって、部下育成の効果を高めるには誰でも簡単にマニュアルやノウハウを共有できるツール「ナレカン」の利用が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、部下の育成を効果的に実施しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

業績向上を目指すなかで、多くの企業が新卒や中途社員の採用に取り組んでいます。そのため、新人社員に仕事を教えるための「新人教育」は、ほとんどの企業で必須となる、非常に重要な業務なのです。 一方で、「新人社員を成長させるために、どのような教育をすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、新人教育で大切なことや「しんどい」と感じる原因、成功のコツを中心にご紹介します。 適切な新人教育を進めるために何をすべきか分からない 新人教育が上手くいかず、課題を感じている 新人教育を成功させるコツが知りたい という方はこの記事を参考にすると、新人教育のコツを掴んで、新入社員や中途社員を成長させられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 新人教育とは？1.1 新人教育の目的1.2 新人教育のやり方1.3 新人教育で大切なこと2 新人教育の失敗例2.1 専門用語を多用する2.2 心理的安全性を担保しない2.3 仕事の目的を伝えない3 新人教育を「しんどい」と感じる原因4 新人教育を成功させる3つのコツ4.1 （1）マニュアルを用意する4.2 （2）自分で考えさせる4.3 （3）個人の目標に沿った計画を立てる5 【必見】新人教育の大変さを解消する方法とは？5.1 新人・教育担当いずれも必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」6 新人教育の失敗例と成功させるコツまとめ 新人教育とは？ はじめに、新人教育の概要を説明します。まずは、新人教育の基本を確認しましょう。 新人教育の目的 新人教育の目的とは、「新人社員を即戦力として育てること」です。 新人社員が迅速に仕事を覚え、戦力として育つことで、業務の生産性を上げられます。 また、新人教育には目の前の課題をクリアしていくプロセスがあるため、小さな成功体験が積み重なります。そして、最終的には「新人社員のモチベーションを上げて、早期離職を防げる」などのメリットがあるのです。 このように、業務知識をほとんど持たない新人社員を「迅速な育成によって、早期に戦力とすること」が、新人教育の最大の目的だと言えます。 新人教育のやり方 新人教育の代表的な手法には、以下の4つがあります。 OJT 配属部署で業務をしながら、上司や先輩社員からの指導を受ける方法です。教えられた内容を、そのまま業務に役立てられることがメリットだと言えます。 集合研修 配属先以外の場所に集められておこなう研修です。新人教育の場合は、主に新卒社員を対象におこなわれます。 e-ラーニング 動画コンテンツを視聴して知識を得る方法です。時間や場所を選ばず、新人社員が自分のペースで学習できるというメリットがあります。 マニュアル 業務の知識や手順をまとめたマニュアルの活用を指します。教育用のマニュアルを作成しておけば、新人社員があとから参照して、教えられたことを復習できます。 以上の教育手法から、新人社員の性質や働き方に合ったものを選びましょう。特に中途採用の場合は集合研修の実施が難しいため、e-ラーニングやマニュアルの整備が重要となります。 新人教育で大切なこと 新人教育では、「業務・技能面」と「行動面」で大切なことがそれぞれあります。 業務・技能面を新人教育するうえで大切なこと 業務・技能面を教育するときには、新人が得なければならないスキルや目指すべき目標を具体的に示すことが重要です。 また、目標はただ掲げるのではなく、以下のように達成までの具体的なステップを示すと新人がスキルアップを実感しやすくなります。 行動面を新人教育するうえで大切なこと 行動面の教育では、自社の社風・考え方に沿ったふるまい方を伝えることが大切です。 たとえば、メッセージを送るときの文面や書類の書き方といった「暗黙の了解」になっているルールがあれば新人にも説明しましょう。 その他にも、「不明点があった場合はまずはマニュアルを確認してほしい」「3分考えても解決しなかったら即質問してほしい」など、業務上困ったときにどのように行動してほしいかを明文化すると、新人・教育担当者双方のストレス軽減につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 新人教育の失敗例 以下では、新人教育に見られる失敗例を紹介します。新人教育でつまずきやすいポイントを確認しましょう。 専門用語を多用する 新人教育に見られる失敗例の1つ目は、教える際に専門用語を多用してしまうことです。 「PDCAをまわす」など頻出のビジネス用語でも、新人社員は知らないケースがあります。一方で、中途社員であっても、業種に特化した言い回しや専門用語は理解していない可能性が高いのです。 このように、普段は意識せずに使っている用語でも、説明を聞く新人社員にとっては知らない用語がノイズとなり、内容を理解しづらくなります。専門用語を使う必要がある場合は、先にその言葉自体の意味を説明する必要があるのです。 心理的安全性を担保しない 新人教育に見られる失敗例の2つ目は、新人社員の心理的安全性が担保されないことです。 新人社員は業務に対する疑問や不安を抱きやすいと言えます。そのため、上司や先輩社員に気軽に相談できるように、信頼関係を築くことが重要です。 また、新人社員は業務において、最初は失敗するのが当たり前です。そのため、上司や先輩社員が決して失敗を責めず、励ましながらアドバイスすることで、新人社員の心理的安全性が保たれます。 以上のように、心理的安全性が担保されていないと、新人社員は不安を相談できずに悩みを深めてしまいます。そのため、日頃から新人社員とたくさんコミュニケーションをとり、相談しやすい環境をつくりましょう。 仕事の目的を伝えない 新人教育に見られる失敗例の3つ目は、仕事の目的を伝えないまま、業務だけを教えてしまうことです。 仕事の目的や意義を示さずに、業務内容や手順ばかりを教えてしまうと、新人社員は「なんのためにその業務をやるのか」を理解できません。その結果、やらされ感だけが募って、モチベーションの低下や早期退職につながるのです。 つまり、新人教育ではやり方や手順を教えるだけでなく、「この仕事をすると、どんな成果につながるのか」という仕事の目的も同時に示すことが、社員のやる気を保つうえで重要だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 新人教育を「しんどい」と感じる原因 新人教育を「しんどい」と担当者が感じる原因として、以下の理由が挙げられます。 教育の時間がかかり、教育担当者自身の仕事が進まない 新人教育は、現場で業務を進めるメンバーが通常業務と並行して対応するケースが多くあります。そのため、業務の説明や不明点への質問対応で担当者自身の手が止まり、もどかしさを感じてしまうのです。 教えた内容を新人が理解できていない 新人は、既存のメンバーとは前提知識が異なるので、丁寧に教えても新人が理解できないケースもあります。新人の理解が浅いと同じ事を繰り返し説明することになり、うまくいかないストレスになりやすいと言えます。 教育フローが整っていない 新人教育を場当たり的に進めると、先々の予定がたたず、結果として教育に時間がかかってしまいます。また、教育フローやマニュアルが整備されていなければ、教育担当者によって伝える内容にも差が出てしまい、新人のストレスにもつながる恐れがあるのです。 新人教育による時間・精神面での負荷は教育担当者の「しんどい」感情を生みやすくするので、レクチャー内容をまとめて関係者に共有したり、新人が疑問点を自己解決しやすい環境をつくって負荷を軽減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 新人教育を成功させる3つのコツ 以下では、新人教育を成功させるためコツを、3つに絞って紹介します。教育に役立てるために、必ず確認しましょう。 （1）マニュアルを用意する 1つ目の新人教育を成功させるためのコツは、マニュアルを用意することです。 業務の手順やポイントがマニュアルにまとめられていれば、新人社員は口頭で教えられたことを後から簡単に復習できるため、理解の補助に役立ちます。 また、教える側のスキルに左右されやすいOJTの質を、マニュアルを使うことである程度均一化できます。特に、中途採用者への教育はOJTが中心となるので、マニュアル作成のメリットは大きいです。 以上の理由から、新人教育では「業務の概要をマニュアル化すること」の重要性が非常に高いと言えます。 （2）自分で考えさせる 2つ目の新人教育を成功させるためのコツは、「新人社員自身に考えさせること」です。 新人社員に教えるべきことはたくさんありますが、細かく指示しすぎてしまうと、新人社員は指示待ちの姿勢を身につけてしまいます。社員の自主性がないと業務の生産性は上がらないため、教育では一方的に指示を出しすぎないよう心がけましょう。 このように、新人社員の自主性を育てるためには、「業務の目的だけを教えて、やり方は新人社員自身に考えさせる」などの工夫が必要です。その際、新人社員の仕事には常に気を配り、軌道修正やアドバイスをすることも重要だと言えます。 （3）個人の目標に沿った計画を立てる 新人教育を成功させるための最後のコツは、個人の目標に沿った計画を立てることです。 まずは、一人ひとりの新人社員が「どんな姿に成長してほしいのか」という目標を明確にします。そのうえで、「いつまでに、どのような手段で目標を達成するのか」を事前に計画する必要があるのです。 結論、どんなに良い方法を採用しても、ゴールを定めず無計画におこなう教育では成果を得られません。「社員ごとに育成の目標を明確にして、適切に進捗管理する」ことが、新人教育を成功させるために最も重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】新人教育の大変さを解消する方法とは？ 以下では、以下では、新人教育の大変さを解消する方法をご紹介します。 教育担当者・新人いずれのストレスも解消するには、「新人が自己解決できる環境を整える」ことが重要です。新人が不明点を自身で解消できれば、新人が質問しなければならないプレッシャーも解消されるうえ、教育担当者がレクチャーに使う負担も減らせます。 そこで、「マニュアルや社内ルールを一か所のツール上にまとめる」と、情報が分散せず知りたいことを調べやすくなります。ただし、新人ゆえにどのように情報を探したらよいか迷う可能性もあるので、だれでも簡単に問題解決できるツールを選びましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、教育に必要なあらゆる情報を見やすく管理でき、新人でもすぐに目的の情報にたどり着けるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンにはマニュアルや社内の情報を、テキストや画像・ファイルで簡単にまとめられます。また、「上司に質問するように探せるAI検索機能」があるので、知りたい情報があいまいな新人でも欲しい情報を絞り込めて、自己解決につながるのです。 新人・教育担当いずれも必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 新人教育の失敗例と成功させるコツまとめ これまで、新人教育の概要や失敗例、教育を成功させるコツを中心にご紹介しました。 新人教育を成功させるためには、「適切な育成計画の策定」や「マニュアルの整備」が必要です。そのため、新人教育に必要な情報を見やすく管理して、育成に役立てるためのツールが必要だと言えます。 ツールを選ぶときには、「必要な情報を探し出せるか」が重要です。とくに新人が分からないことを自己解決できる環境を整えるなら、さまざまな手段で検索ができる機能が必須だと言えます。 結論、新人教育に必要なツールは、社内や業務のあらゆる情報を、AI検索やキーワード検索で一撃で見つけられるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、新人教育を成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

昨今では、社内サーバーに保管していたデータを「クラウドストレージ」に移行する企業が増えています。クラウドストレージを使えば、より大容量のデータを扱えるうえ、時間や場所を問わずにアクセスできるのです。 しかし、クラウドストレージを使った経験がなく「どれが自社に最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのクラウドストレージ8選や注意点を中心にご紹介します。 大量のデータを扱うのでクラウドストレージを導入したい クラウドストレージの選定にあたり意識すべきポイントを知りたい はじめてでも簡単に使えるクラウドストレージを探している という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なクラウドストレージが見つかり、情報を正しく管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 クラウドストレージとは2 クラウドストレージの活用事例3 クラウドストレージの5つのメリット3.1 （1）データの共有が効率的になる3.2 （2）管理業務の時間を削減できる3.3 （3）低コストでデータを保管できる3.4 （4）時間や場所を問わずデータにアクセスできる3.5 （5）データへの不正アクセスリスクを軽減できる4 無料あり！おすすめのクラウドストレージ8選4.1 【ナレカン】ファイル内検索にも対応した法人向けツール4.2 【iCloud Drive】個人でも大容量のファイルを扱えるツール4.3 【Google Drive】Google製品と豊富に連携できるツール4.4 【Box】高いセキュリティを持つ法人向けツール4.5 【KDDIファイルストレージ】PPAP対策に役立つツール4.6 【セキュアSAMBA】充実したサポートを得られるツール4.7 【OneDrive for Business】Microsoft製品と連携できるツール4.8 【Dropbox】権限を細かく設定できるツール5 ＜比較表＞おすすめのクラウドストレージ一覧6 クラウドストレージの選び方5選6.1 （1）機能に過不足がないか6.2 （2）簡単に操作できるか6.3 （3）料金は適切か6.4 （4）データ容量は適切か6.5 （5）あらゆるデバイスに対応するか7 クラウドストレージのよくある質問7.1 クラウドストレージのデータが消えることはある？7.2 クラウドストレージとオンラインストレージの違いは？7.3 クラウドストレージのデータはどこに保管される？8 おすすめのクラウドストレージまとめ クラウドストレージとは クラウドストレージとは、データをインターネット上で一元管理できるサービスです。 クラウドストレージでは、サービスのアカウントを持っていれば簡単にデータへアクセスできます。また、自社サーバーやシステムの構築が不要なので、メンテナンスコストがかかりません。 さらに、PCやスマホといったデバイスを問わずに使えるツールも多いので、今日では幅広い企業で利用されているのです。 また、クラウドストレージと似た言葉に「オンラインストレージ」がありますが、いずれもインターネットを介してデータを保管・共有するサービスです。両社は同じような意味合いで使われることもあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージの活用事例 クラウドストレージの活用事例として、以下の使い方が挙げられます。 社内の情報共有 社内で使うマニュアルや規程類をクラウドストレージに保管すれば、内容の改訂があっても常に社員が最新の情報にアクセスできるようになります。 顧客情報の管理 顧客に提案した企画書や、やりとりした見積書・発注書のファイルデータ管理にも役立ちます。データを格納したフォルダごとに権限を設ければ、社内メンバーの中でも閲覧できる人が絞られるので安心です。 社外とのファイルや情報の共有 社外と直接ファイルを共有したり、データを外部公開したりする使い方もできます。 このように、クラウドストレージはあらゆる用途のファイルの格納・共有に使えると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージの5つのメリット ここでは、クラウドストレージのメリットを5つご紹介します。現時点でクラウドストレージへの移行を考えている担当者の方は必見です。 （1）データの共有が効率的になる はじめに、クラウドストレージのメリットとして、データを効率的に共有できることがあります。 クラウドストレージには、ファイルごとに共有リンクを発行できたり、チャット機能が搭載されていたりするツールがあります。そのため、メールでファイルを送る手間が省けるのです。 さらに、メンバーにアクセス権限を付けられるツールであれば、外部から不正にファイルを閲覧されるリスクも軽減されます。 （2）管理業務の時間を削減できる 次に、管理業務の時間を削減できるのもメリットです。 クラウドストレージであれば、業務に関するあらゆるデータが一か所に集約されます。また、ファイルごとに閲覧権限を設けられるツールもあるので、機密情報も安全に管理できるのです。 このように、情報へのアクセス性やセキュリティを高められるため、管理業務の負担軽減につながります。 （3）低コストでデータを保管できる 次に、低コストでデータを保管できるメリットもあります。 クラウドストレージは自社にサーバーを設置する必要がないので、運用コストがかかりません。たとえば、社内サーバーでデータを管理する場合、システムに不具合が起きたときにも対処しなければならず、担当者に膨大な負担がかかってしまいます。 しかし、クラウドストレージを使えば、システムの管理業務はすべてベンダー（サービス提供者）が担当します。そのため、運用にかかる金銭的・時間的・人的コストを大幅に削減できるのです。 （4）時間や場所を問わずデータにアクセスできる 次に、時間や場所を問わず活用できるのもメリットです。 クラウドストレージはインターネット環境があればすぐに使えます。また、異なる端末でも同じファイルにアクセスできるので、社外にいる場合でも簡単に情報を確認可能です。 このように、デバイスを問わずあらゆる状況下で使えることが、クラウドストレージのメリットです。 （5）データへの不正アクセスリスクを軽減できる 最後に、クラウドストレージは強固なセキュリティを持つツールが多いので、データへの不正アクセスリスクを軽減できます。 クラウドストレージには、アカウント情報を会社で管理できる「シングルサインオン」や「パスワードの2段階認証」などを備えているツールも多いです。そのため、個人情報や会社の機密情報も安心して管理できるのです。 とくに、国際セキュリティ資格のISO27001を取得している「ナレカン」であれば、第三者から不正に情報を盗み見られるリスクをより確実に防げます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり！おすすめのクラウドストレージ8選 ここでは、おすすめのクラウドストレージ8選をご紹介します。 クラウドストレージを使えば大容量のファイルを管理できますが、ファイル数が膨大になると「目的のファイルが見つからない」事態になりがちです。ファイルが見つからなければ管理もしづらく、マニュアルなどのファイル内の情報も形骸化してしまいます。 そこで、「検索機能の充実したツール」を導入すると、ファイルの情報が絞り込みやすく便利です。具体的には、「ファイル内検索」や「AIによる検索」機能があるかを基準に選びましょう。 結論、自社に最適なのは、、目的のファイルに即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンにはあらゆる拡張子のファイルが保存できるうえ、ファイルや画像内のテキストを検索する「ファイル内検索」が備わっています。さらに、会話形式で質問できる「AI検索機能」があるので、どこにファイルを保存したか分からない悩みも解消されます。 【ナレカン】ファイル内検索にも対応した法人向けツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【iCloud Drive】個人でも大容量のファイルを扱えるツール ＜iCloud Driveの特徴＞ さまざまな情報を残せる テキストや画像、ファイルといった情報を残せます。 ファイルを復元できる 過去30日間に削除したファイルであれば復元できます。 ＜iCloud Driveの注意点＞ 個人や家族向けのプランになっている 各プランは、個人や家族での利用を想定されており、ビジネスや法人では使いにくい恐れがあります。 ＜iCloud Driveの料金体系＞ 参考：iCloud+の料金ページ 5GB：無料 50GB：150円/月 200GB：450円/月 2TB：1,500円/月 iCloud Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】Google製品と豊富に連携できるツール ＜Google Driveの特徴＞ 無料で15GBの容量を使える 15GBの容量を無料で使えるため、チームだけでなく個人利用にもおすすめです。 データごとに閲覧権限を細かく設定できる ファイルごとに、公開範囲を「URLを知っている人のみ」「URLを知っていて、同じ組織に属している場合のみ」などに設定できます。 ＜Google Driveの注意点＞ 自動保存ができているか確認が必要 自動保存をするときは「保存完了」のマークがあるのを必ず確認しましょう。 人的ミスによるデータ漏えいリスクがある データを共有するとき、設定を「全体共有」にしてしまうと外部に情報が洩れる恐れがあります。 ＜Google Driveの料金体系＞ Google Driveは基本的に無料ですが、機能制限がない状態で利用する場合には、ほかのGoogleサービスも使えるGoogle Workspaceの契約が必要です。 個人向け：無料 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Box】高いセキュリティを持つ法人向けツール ＜Boxの特徴＞ 作業を自動化できる 契約書類の管理など、重要な作業を自動化できるのでミスの防止に役立ちます。 オフラインでの編集もできる 「Box Sync」という専用アプリをPCにインストールすれば、オフライン環境でも作業できます。 ＜Boxの注意点＞ プランによっては最大5GBのファイルまでしか保存できない アップロードできるファイルの大きさに制限があるため、サイズの大きいファイルを扱う場合は複合プランの選択に注意です。 サービス提供者からのサポートは英語対応のみ 英語でのサポートのみとなっており、日本語でのサポートを希望する場合は、代理店から購入する必要があります。 ＜Boxの料金体系＞ Box Individual：0円 Business：2,084円/ユーザー/月 Business Plus：3,473円/ユーザー/月 Enterprise：4,864円/ユーザー/月 Enterprise Plus：要問い合わせ Enterprise Advanced：要問い合わせ Boxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【KDDIファイルストレージ】PPAP対策に役立つツール ＜KDDIファイルストレージの特徴＞ ファイルのワンタイム共有機能がある ファイルのワンタイム共有機能（ランダムな公開URLによるファイル共有）が可能となっています。そのため、パスワード付ファイルをやり取りしやすくなるので、PPAP対策に役立ちます。 1IDから契約可 ID単位でアカウント購入ができ、1IDから購入することが可能です。 ＜KDDIファイルストレージの注意点＞ Webサイト経由での新規申し込みはできない Webサイト経由での申し込み受け付けはないため、問い合わせページから直接連絡する必要があります。 ＜KDDIファイルストレージの料金体系＞ ID単位コース：330円/ユーザー/月 容量単位コース：76,780円/300ユーザー/月～ KDDIファイルストレージの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【セキュアSAMBA】充実したサポートを得られるツール ＜セキュアSAMBAの特徴＞ 初期導入サポートが手厚い 専任の担当者によって初期導入のサポートを受けられます。 セキュリティ機能が豊富 自動ログアウト機能をはじめ、豊富なセキュリティ機能が搭載されています。 ＜セキュアSAMBAの注意点＞ ユーザー無制限でのファイル共有は有料プランのみ 無料プランは利用できるユーザーは2名までとなっています。ユーザー無制限で社内外問わずユーザーIDを発行し、ファイル共有するには、有料プランの契約が必要です。 ＜セキュアSAMBAの料金体系＞ フリー：無料 スタンダード：25,000円/月 ビジネス：35,000円/月 エンタープライズ：48,000円/月～ セキュアSAMBAの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive for Business】Microsoft製品と連携できるツール ＜OneDrive for Businessの特徴＞ マルチデバイスに対応 PCだけでなく、タブレットやスマホにも対応しているので外出先でも使えます。 Microsoft製品と連携しやすい TeamsやOneNoteなど、ほかのMicrosoft製品と連携しやすいです。 ＜OneDrive for Businessの注意点＞ プランによって使える機能が異なる どのプランでもOneDrive for Businessの基本機能は利用できますが、フォルダの保護やファイルの監査といった機能は、OneDrive単独のプランでは適用されません。 すべての機能を使うには、TeamsやOutlookなども含まれたプランの契約が必要になります。すでにほかのチャットツールやメールツールを使っている場合、ツールが増えて持て余す恐れがあるので注意が必要です。 ファイルを探すのが大変 フォルダは自由に増やすことができるため、目的のファイルをどこに保存したのか分からなくなる可能性があります。 ＜OneDrive for Businessの利用料金＞ OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 OneDrive for Businessの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】権限を細かく設定できるツール ＜Dropboxの特徴＞ 高いカスタマイズ性がある 管理者からは各ユーザーの動きをすべて監視でき、閲覧権限も細かく設定可能です。 高いセキュリティでファイルを共有できる ファイルを共有するときには、パスワードと有効期限を設定できます。 ＜Dropboxの注意点＞ 高度なセキュリティ機能を使うには上位プランの契約が必要 「ネットワーク制御」といった高度なセキュリティ機能を求める場合、最上位プランのEnterpriseプランを選ぶ必要があります。 ＜Dropboxの料金体系＞ 2GBまで：無料 Professional：2,400円/月（月払い） Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い） Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめのクラウドストレージ一覧 以下では、おすすめのクラウドストレージ8選を一覧でご紹介します。（左右にスクロール可能） ナレカン【一番おすすめ】 iCloud Drive Google Drive Box KDDIファイルストレージ セキュアSAMBA OneDrive for Business Dropbox Business 特徴 最も簡単に情報管理を効率化できるツール 個人でも大容量のファイルを扱えるツール Google製品と豊富に連携できるツール 高いセキュリティを持つ法人向けツール PPAP対策に役立つツール 充実したサポートが得られるツール Microsoft製品と連携できるツール 権限を細かく設定できるツール 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 個人や家族向けのプランになっている 人的ミスによるデータ漏えいリスクがある サービス提供者からのサポートは英語対応のみ プランによって使える機能が異なる (ツールの注意点を記載) (ツールの注意点を記載) (ツールの注意点を記載) 料金 ・無料プランあり ・有料プランでも1ユーザーあたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは150円/月～ ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは2,084円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは330円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは25,000円/月～ ・無料プランなし（OneDriveではあり） ・有料プランは630円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,800円/ユーザー/月（月払い）～ 公式サイト　 「ナレカン」の詳細はこちら 「iCloud Drive」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「Box」の詳細はこちら 「KDDIファイルストレージ」の詳細はこちら 「セキュアSAMBA」の詳細はこちら 「OneDrive for Business」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 上記の特徴や料金を踏まえて、自社の規模に合ったツールを選定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージの選び方5選 ここでは、クラウドストレージの選び方を5つご紹介します。導入後のトラブルを回避するためにも必見です。 （1）機能に過不足がないか まずは、必要な機能に過不足がないかがポイントです。 たとえば、複数の部署で横断的な情報管理をする場合、情報が入り乱れないようにフォルダ単位で分けられる機能が必要です。また、複数人が同じファイルを編集するときに「誰が、いつ、どのような変更を加えたか」を記録する機能もあれば便利です。 このような機能があれば、複数の部署間でもスムーズな情報管理が実現します。ただし、機能が多すぎると料金コストが無駄にかかる恐れもあるので、目的の機能に過不足がないツールを選びましょう。 （2）簡単に操作できるか 次に、簡単に操作できるかも大切です。 社内のメンバー全員がITに詳しいとは限りません。そのため、「便利そうだから」と多機能なクラウドストレージを導入してしまうと、適切に情報管理されない恐れがあります。 したがって、「ITが苦手でもすぐに使えるほど簡単か」を判断すべきなのです。たとえば、直感的に操作できる「ナレカン」のようなツールであれば、使い方を覚える手間がかかりません。 （3）料金は適切か 次に、料金が適切かも確認しましょう。 クラウドストレージごとに料金は大きく異なります。たとえば、大容量のデータを保存できるツールは料金が高額なケースが多く、自社の予算をオーバーする恐れがあるのです。 ただし、無料プランではセキュリティが不十分だったり、機能の制限が多かったりするので注意しましょう。 （4）データ容量は適切か 次に、アップロードできるファイル容量の制限も確かめましょう。 たとえば、動画ファイルは5分まで、資料は2GBまでの制限があるサービスがあります。このような制限がある場合、チームが拡大して大容量のファイルを扱うときに対応できません。 したがって、アップロードできる容量に制限がなかったり、あらかじめデータ容量に余裕があったりするツールを選ぶのが得策です。 （5）あらゆるデバイスに対応するか 最後に、PCやスマホ、タブレットといったあらゆるデバイスに対応しているサービスを選びましょう。 スマホやタブレットで使えれば、外出先から手軽に書類やデータを確認できます。ただし、スマホの画面では操作しづらいツールもあるので、デバイスを問わず使いやすいかも重要です。 このようなツールであれば、社外にいる場合でも業務をストップさせる心配がなく、時間を有効活用できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージのよくある質問 ここからは、クラウドストレージのよくある質問を紹介します。以下を確認しておけば、導入後のトラブルを未然に防げます。 クラウドストレージのデータが消えることはある？ クラウドストレージのデータは、サービスに障害が起きたときなどに消失する可能性があります。 クラウドストレージのデータはベンダー（サービス提供者）により管理されているので、基本的にデータが消えることはありません。しかし、サービスに不具合が起きたり、誤操作などの人的ミスがあった場合、データが消える可能性があります。 このように、クラウドストレージのデータは、サービスの不具合などで消える恐れがあるのです。そのため、選定時にはデータを自動でバックアップする機能があるかを確認しましょう。 クラウドストレージとオンラインストレージの違いは？ クラウドストレージとオンラインストレージは同じサービスを指す言葉であり、明確な違いはありません。 クラウドストレージとオンラインストレージは、いずれも「インターネット上のストレージ（保管場所）にデータを保存するサービス」を指します。名称は異なるものの、ファイル保存・共有などの基本機能には違いがなく、同じ意味で使われることが多いです。 このように、クラウドストレージとオンラインストレージでは、名称以外の違いはないと言えます。 クラウドストレージのデータはどこに保管される？ クラウドストレージのデータは、インターネット上のストレージ（保管場所）に保管されます。 パソコンやスマホの本体にデータを保存している場合、本体が故障するとデータが取り出せなくなるリスクがあります。一方、クラウドストレージであれば、パソコンやスマホの本体が故障したときでも、すぐにデータを取り出せるのです。 このように、クラウドストレージで情報を管理していれば、端末が故障したときのリスクを避けられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのクラウドストレージまとめ ここまで、おすすめのクラウドストレージ8選や選定ポイントを中心に解説しました。 クラウドストレージを活用すれば、運用面で発生するコストを抑えつつ、効率的にデータを管理・共有できるようになります。また、導入後のトラブルを防ぐために、ツールを選ぶときには「簡単に使いこなせるか」や「料金・容量は適切か」などを考慮すべきです。 しかし、ファイル数が増えると欲しい情報がどこにあるのか分からなくなりがちです。したがって、情報を簡単に絞り込めるツールでファイルを管理するのが最適です。 結論、ファイル管理には検索機能でほしい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、ファイル管理のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

近年、変化の激しい現代に対応するビジネスの考え方として、OODAループが注目を集めています。業務の状況に応じてOODAループを回すことで、正確かつ迅速な意思決定が可能になるのです。 しかし、OODAループを実行する具体的な手順がわからずに悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、OODAループのメリット・実行手順を中心にご紹介します。 OODAループを実行して、社員が主体的に動く環境を作りたい OODAループのメリット・デメリットを把握して実行の可否を検討したい OODAループを効果的に実行できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、OODAループを効果的に実行して社員が自発的に業務をする環境を構築できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 OODA（ウーダ）ループとは1.1 OODAループの概要1.2 OODAループが必要な背景2 OODAループの3つのメリット2.1 （1）迅速に意思決定できる2.2 （2）柔軟に対応できる2.3 （3）主体的に行動できる3 OODAループのデメリット3つと改善策3.1 （1）統率が取れない3.2 （2）中長期的な計画の立案に不向き3.3 （3）暗黙知が発生する4 OODAループを実行する具体的な手順とは4.1 （1）Observe(観察)4.2 （2）Orient(状況判断)4.3 （3）Decide(意思決定)4.4 （4）Act(実行)5 OODAループを効果的に実行できるツール5.1 社内の情報を蓄積・共有・管理できるツール「ナレカン」6 OODAループのメリット・実行手順まとめ OODA（ウーダ）ループとは ここでは、OODAループの概要や背景をご紹介します。OODAループとPDCAサイクルの違いがわからない方やなぜOODAループが必要なのか知りたい方は必見です。 OODAループの概要 OODAループとは、アメリカ空軍の大佐であるジョン・ボイド氏が提唱した意思決定の手法を指します。「OODA」は、取り組みの手順である「Observe(観察)」「Orient(状況判断)」「Decide(意思決定)」「Act(実行)」の頭文字を取ってつくられました。 OODAループと類似したフレームワークとして、PDCAサイクルが挙げられます。PDCAサイクルとは、「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」の4つの手順から構成される業務改善の手法で、計画を起点に取り組む点が特徴です。 一方で、OODAループはループの起点が決まっておらず、必要に応じて前後の工程に進めたり戻したりすることで課題を迅速に解決できる利便性があります。このように、それぞれ目的やメリットが異なるので、目的や状況に応じて適切に使い分けることが重要です。 OODAループが必要な背景 OODAループが必要になったのには以下の背景が関係しています。 技術革新に伴うビジネス環境の激しい変化 技術の進歩によって、本来優位である先発企業が後発企業に市場競争で負けたというように、環境の変化が目まぐるしいです。そのため、緻密な計画を立てるPDCAサイクルよりも状況判断で即行動できるOODAループが必要性が増したのです。 AIの発達 AIは過去の学習データから分析・推論ができるため、既存の領域においては多くの面で任せられます。一方で、新しい領域では、AIよりも市場や現場の動きを観察する人間が必要なので、スピード感のあるOODAループを回すことが求められるのです。 以上のように、OODAループは、変化の早い現代で企業が市場競争に負けないために重要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OODAループの3つのメリット ここでは、OODAループのメリット3つについて解説します。OODAループを実行すると、他者の承認を待たずとも、社員一人ひとりが状況に即した行動を取れるのです。 （1）迅速に意思決定できる OODAループを実行すると、迅速に意思決定ができます。 PDCAサイクルとは異なり、OODAループでは計画立案や目標設定をする必要がありません。そのため、上司の指示を待たずに、各社員が状況に応じた素早い意思決定・行動が可能です。 したがって、対応のスピードが求められる競争の激しい分野や、予想外の事態が発生しやすい新規プロジェクトでは、とくにOODAループの活用が有効です。このように、OODAループを実行すれば、スピーディーに意思決定して業務をスムーズに進められるのです。 （2）柔軟に対応できる OODAループを業務に取り入れると、問題が発生しても状況に応じて柔軟に対応できます。 OODAループでは、管理者側の指示を待つのではなく、現場の担当者が判断して対応します。そのため、計画を修正しながら、現場の状況に合わせて臨機応変に行動を取れるのです。 また、状況に合わせて柔軟な対応をとる体制が整っていれば、結果として日ごろの業務トラブルの回避にもつながります。したがって、施策を迅速に講じて、業務を滞りなく進めるにはOODAループが有効です。 （3）主体的に行動できる OODAループを活用すると、社員が主体的に行動できます。 対応手順が固定化されていないOODAループは、状況に応じて必要な工程を実施する考え方です。そのため、社内でOODAループが定着すれば、上司が不在時にも社員個々が判断して主体的に行動することが可能になるのです。 したがって、個々が責任感を持って業務を進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OODAループのデメリット3つと改善策 以下では、OODAグループのデメリット3つと改善策を説明します。OODAループを実行する時は以下の点に注意しましょう。 （1）統率が取れない OODAループの実行により、統率が取れなくなる可能性があります。 OODAループは、状況判断から意思決定、実行までの期間が短いため、その場の思いつきや感情で行動する人や部署が発生してしまいます。そのため、一つの目標に向かって足並みを揃えることができず、上層部による統率が取りづらくなります。 そこで、組織全体の目標やビジョンの共有が不可欠なのです。全社で統一された目標が共有されれば、同じ方向に向かって全社員が動くことができます。 （2）中長期的な計画の立案に不向き OODAループは、中長期的な計画の立案には向いていません。 中長期的な計画の立案には、必ず行動の結果を踏まえた改善が必要です。一方で、OODAループは結果が出る前に、短いスパンで意思決定や行動をしなければいけないため、中長期的な計画においてOODAループのみを利用するのは不適切です。 そこで、行動の後に評価と改善のステップがあるPDCAサイクルを併用しましょう。 （3）暗黙知が発生する OODAループでは、暗黙知が発生しやすいことにも気をつけなければいけません。 OODAループは、状況の観察から行動までを繰り返すものであるため、行動の結果は重視されずデータとして残されないことが多いです。そのため、行動をした人しか結果がわからないという状況が生じ、別の人が同じ行動をして同じ過ちを繰り返す恐れがあるのです。 したがって、行動と結果を社員同士で共有し合うことが大切です。たとえば、社内のナレッジやFAQを蓄積し、リアルタイムで共有できる「ナレカン」のようなツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OODAループを実行する具体的な手順とは ここでは、OODAループを実行する具体的な手順について解説します。OODAループをスムーズに実行したい企業は、以下の手順を正しく把握しなければなりません。 （1）Observe(観察) 1つ目の手順は、Observe(観察)です。 この工程では、自社や外部環境に関するデータを収集し、状況を把握します。データを収集する際は、現場の状況を反映した「生のデータ」を幅広く集める点が重要です。 また、日ごろから情報を蓄積しており情報共有の体制が整っている企業は、データを収集しやすくなります。とくに、情報の蓄積が習慣として定着している企業は、ナレッジ管理ツールを使って、社内の情報共有を効率化しています。 （2）Orient(状況判断) 2つ目の手順は、Orient(状況判断)です。 このプロセスでは、収集したデータを自身の知識や経験と合わせて分析し、状況判断をします。そして、分析をもとに仮説を立て、対応の方向性を決定します。 決定した対応の方向性は、その後の「実行」に直結するため重要ですが、慎重に検討すると対応が遅れてしまいます。そこで、一度状況判断をしたら次の行程に移り、OODAループを繰り返すことで、他者の判断や以前行った判断の誤りに気づきやすくなります。 （3）Decide(意思決定) 3つ目の手順は、Decide(意思決定)です。 この工程では、具体的な対応の計画を決定します。とくに、以下の3つのステップで意思決定をするとスムーズです。 (1)チームが実現したい状態を確認する (2)想定される対応の選択肢を挙げる (3)最も効果的な対応を選ぶ ただし、OODAループは意思決定を迅速にするためのフレームワークであり、論理的な思考プロセスは重視されていません。したがって、過去の経験から直感的に対応策を判断する点が重要です。 （4）Act(実行) 4つ目の手順は、Act(実行)です。 実行に時間がかかると、状況が変化し「Observe(観察)」で収集した情報の鮮度が落ちるので、十分な効果を得られません。そのため、意思決定を行ったら迅速に対応を実行する必要があります。 また、実行後はすぐに結果を観察し、次のOODAループへつなげましょう。このように何度も繰り返し、取り組みで得た情報を次のOODAループに活用することがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OODAループを効果的に実行できるツール 以下では、OODAループを効果的に実行できるツールをご紹介します。 OODAは個人の裁量が大きいため、事前のすり合わせと定期的な情報共有が必須です。また、OODAループを円滑に回すには、それぞれのフェーズの精度とスピードが非常に重要です。 とくに、「観察」「状況判断」のフェーズでは、客観的なデータや他者の知見が必要なため、情報が一元化されていないと、判断の精度とスピードは落ちてしまいます。そこで、情報の蓄積と可視化をスムーズにできる環境づくりが求められるのです。 そのため、情報を一元的に管理し、すぐにアクセスできる体制を整えることが、OODAループの高速化につながります。結論、OODAループを効果的に使うには、情報共有と判断スピードの向上を両立するツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンに蓄積した情報は、高精度の検索機能によって必要なときに即アクセスできるため、判断の遅れを防止します。また、シンプルな操作性で誰でも使いやすいため、暗黙知を形式知化する環境を整えられるのです。 社内の情報を蓄積・共有・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OODAループのメリット・実行手順まとめ これまで、OODAループのメリット・実行手順を中心にご紹介しました。 OODAループを活用すると、個々が迅速に意思決定するので、状況に応じて柔軟に対応したり主体的に行動したりできます。具体的には、Observe(観察)で収集した情報をもとにOrient(状況判断)し、迅速にDecide(意思決定)して対応をAct(実行)しましょう。 一方で、OODAループを効果的に実行するには、社内情報を記録共有できる環境づくりが必須です。そこで、「情報の共有と判断のスピードの上昇につながるツール」を導入すれば、情報を社内で共有し、素早く意思決定することが可能になるのです。 したがって、自社が導入すべきは、リアルタイムでの情報共有とスピーディな検索ができる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、情報共有を習慣化しつつ、OODAループを回して迅速な意思決定をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

紙ベースで業務を進めていると、用紙を印刷・保管する手間がかかったり、必要な情報を見つけるまでに時間がかかったりして非効率です。そこで、情報管理を電子化すると、余計なコストを削減して、社内の情報管理を徹底できます。 しかし、「紙ベースの情報管理を電子化する具体的なイメージが持てない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、紙ベースの情報管理を電子化するメリット・手順を中心にご紹介します。 紙ベースから情報を電子化するメリットを明確にしたい 情報管理の電子化が進まない理由を把握して対策したい 非効率な紙ベースでの管理から脱却するのに最適なツールを探している という方はこの記事を参考にすると、紙ベースの情報管理を電子化する手順が分かり、効率的に業務を遂行できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 紙ベースとは1.1 紙ベースの意味1.2 「紙ベース」と「紙媒体」の違い1.3 紙ベースで情報管理するメリット・デメリット2 紙ベースの情報管理を電子化する3つのメリットとは2.1 （1）紙を印刷・保管するコストを削減できる2.2 （2）必要な情報へすぐにアクセスできる2.3 （3）情報を安全に管理できる3 紙ベースの情報管理をデータ化する4つの手順とは4 紙ベースの情報管理の電子化が進まない3つの理由とは4.1 （1）導入コストがかかるから4.2 （2）業務手順の変更に抵抗があるから4.3 （3）上層部の問題意識が低いから5 【必見】情報管理の電子化に最適なツール5.1 徹底したサポート体制のもとスムーズに電子化できるツール「ナレカン」6 紙ベースの情報管理を電子化するメリット・手順まとめ 紙ベースとは ここでは、「紙ベース」の意味やメリット・デメリットをご紹介します。「紙ベース」の概要を押さえたうえで、紙ベースからの脱却を進めたい方は必見です。 紙ベースの意味 「紙ベース」とは、情報を紙媒体に記録・印刷して管理している状態を意味します。 紙ベースでは「印刷した書類を修正できない」「書類を配布する手間がかかる」ため、情報をスムーズに管理・共有できません。また、膨大な書類の中から必要な項目を探し出したり、都度ファイルを開いたりする手間がかかります。 したがって、紙ベースの情報管理を電子化すれば、無駄なコストを削減して、業務をストレスなく進められるようになります。 「紙ベース」と「紙媒体」の違い 「紙ベース」は、紙を使って管理や記録をする方法を指し、「紙媒体」は情報を伝達する媒体としての紙そのものを指すという違いがあります。 「紙ベース」と「紙媒体」の使い分けの具体例は以下の通りです。 例1：紙で提出する ❌紙ベースで提出する ⭕️紙媒体で提出する 例2：紙中心の業務を電子化する ⭕️紙ベースの業務を電子化する ❌紙媒体の業務を電子化する このように、紙ベースは紙を使った業務の方法を表し、紙媒体は紙自体を示すという点で異なります。似て非なるものなので、しっかり使い分けましょう。 紙ベースで情報管理するメリット・デメリット 以下の表は、紙ベースで情報管理するメリット・デメリットをまとめたものです。 メリット デメリット ・視認性が高い ・信頼性が高い ・紙素材を活かした表現ができる ・記憶に残りやすい・管理コストがかかる ・情報の共有に手間がかかる ・情報を見つけづらい ・情報漏えいのリスクがある 以上のように、紙の良さはあるものの、情報の管理・共有においては懸念が残ります。そこで、気軽に情報の整理・共有ができる「ナレカン」のようなツールで、ペーバーレス化すべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙ベースの情報管理を電子化する3つのメリットとは ここでは、紙ベースの情報管理を電子化する3つのメリットについて解説します。以下のような恩恵が得られることを把握した上で電子化を進めましょう。 （1）紙を印刷・保管するコストを削減できる メリットとして、紙を印刷・保管するコストを削減できる点が挙げられます。 紙ベースで情報を管理していると、書類を紙に印刷・配布するコストがかかります。また、膨大な書類を保管するスペースも確保しなければなりません。 そこで、情報管理を電子化すれば、紙を印刷・保管するコストを削減して、オフィススペースを有効活用できるようになります。 （2）必要な情報へすぐにアクセスできる 必要な情報へすぐにアクセスできる点も、紙ベースのデータ保管を電子化するメリットのひとつです。 情報管理を電子化すれば「キーワード」や「ファイル名」などで検索できるので、必要なデータをすぐに探し出せます。そのため、書類を探す時間を削減して、業務の停滞を防止できるのです。 したがって、紙ベースでの管理から電子化に移行すると、情報の検索性を向上させて、スピーディーに業務を進められます。 （3）情報を安全に管理できる 紙ベースによる管理を電子化すると、情報を安全に管理できるメリットがあります。 紙ベースでは、書庫の鍵さえあれば、誰でも書類の持ち出しができるため、紛失や情報漏えいのリスクが高まります。また、紙の経年劣化で読みづらくなり、情報が消失してしまう恐れもあるのです。 そこで、フォルダごとにアクセス権限を設定して情報を保護できる「ナレカン」のようなITツールを用いると、劣化や情報漏えいの心配をなくせます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙ベースの情報管理をデータ化する4つの手順とは ここでは、紙ベースの情報管理をデータ化する4つの手順について解説します。具体的な手順は以下の通りです。 ステップ1｜電子化する文書を選ぶ まず、電子化する文書を選びます。 現場社員とのヒアリングを実施して「作業にミスが発生している」「情報へのアクセスに手間がかかっている」業務の文書から、優先的に電子化を進めましょう。 ステップ2｜データの解像度・形式を決める 次に、データの解像度・形式を決めます。 解像度が高すぎるとデータ量が大きくなり、低すぎると見づらくなるので、適切な解像度を設定しましょう。また、ファイル形式を「文字情報を保持できるPDF」または「jpgやpngなどの画像ファイル」などから選択します。 ステップ3｜データの保管場所を決める 解像度・形式を選択したら、データの保管場所を決めましょう。具体的な保管場所は以下の通りです。 外付けハードディスク（HDD） 自社サーバー オンラインストレージ とくに、オンラインストレージを利用すると、インターネット上にデータを一元管理できるので、情報共有の手間を削減して、いつでもどこからでも必要な情報へアクセス可能です。 ステップ4｜文書をスキャンする 最後に、文書をスキャンします。 コピー機のスキャナー機能を使ったり、スマホのカメラで撮影したりして、文書をスキャンしましょう。また、大量の文書を短期間で電子化する場合は、外部の業者に委託することも手法のひとつです。 以上より、紙ベースの情報管理を電子化するときは「あらかじめデータの解像度・形式・保管場所などのルールを決めておく」「計画的に実施する」ことがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙ベースの情報管理の電子化が進まない3つの理由とは ここでは、紙ベースによる管理から電子化が進まない3つの理由について解説します。対処法も併せてご紹介しているので、担当者の方は必見です。 （1）導入コストがかかるから 1つ目の理由には、導入コストがかかる点が挙げられます。 情報管理を電子化すると、機器やツールを導入する金銭的コストだけでなく「機器の操作方法を周知する」「情報セキュリティ教育を実施する」ための時間的・人的コストが発生します。 そのため、導入コストがボトルネック（取り組みが進まない要因のこと）となって、電子化が浸透しない場合があります。そこで、長期的な視点で、情報管理を電子化する目的・メリットを周知したり、「IT導入補助金」などの補助金制度を活用したりしましょう。 （2）業務手順の変更に抵抗があるから 2つ目に、業務手順の変更に抵抗があることも、電子化が進まない理由のひとつです。 たとえば、承認が必要な業務を急に電子化してしまうと、「承認に印鑑がないと不安」といった心理的な抵抗感が生まれてしまいます。そのため、アナログに慣れている社員の中で電子化の取り組みを忌避する人が出るのです。 そこで、印鑑をもらう代わりに「承認フロー機能」を搭載した「ナレカン」のようなツールを用いれば、業務プロセスの変更を最小限に抑えられます。結果、ツール導入後も戸惑うことなく、いつも通りの手順で仕事ができるのです。 （3）上層部の問題意識が低いから 3つ目に上層部の問題意識が低いと、電子化が進みません。 近年、DXやペーパーレス化がよく取り上げられ、多くの人が存在を認識している一方で、実際に取り組みを始めている企業は少ないのが現状です。理由としては、紙ベースでも問題なく日常業務が遂行できてしまい、電子化の優先順位が低いためです。 しかし、電子化を実現した企業とそうでない企業では将来的に大きな差がつきます。そのため、会社の上層部が、現状への問題意識を持って改革を進めることが、企業間競争で生き残るために不可欠なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】情報管理の電子化に最適なツール 以下では、情報管理の電子化に最適なツールをご紹介します。 紙ベースで社内情報を管理すると、管理コストや共有の手間がかかります。かといって、電子化を推進しようとすると、導入に大きな負担がかかったり、アナログな方法に慣れている社員は強い抵抗感を示したりと、思うように電子化が進まないことがあります。 そこで、「業務プロセスを大幅に変えずに自然と電子化を進められるツール」を導入すれば、社員の心理的抵抗を抑えることができます。また、導入時の負荷を減らすため、充実したサポート体制があるものが望ましいです。 結論として、自社が導入すべきなのは、丁寧な導入支援制度があり、社内でも受け入れられやすいツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、初期導入支援や既存データの移行支援が受けられるため、導入後すぐに運用に乗せることが可能です。また、従来の、印鑑で複数人に承認をもらうフローをツール内で実行できるため、業務プロセスを変えずに効率化が実現するのです。 徹底したサポート体制のもとスムーズに電子化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 紙ベースの情報管理を電子化するメリット・手順まとめ これまで、紙ベースの情報管理を電子化するメリット・手順を中心にご紹介しました。 紙ベースの管理を電子化すると、余計なコストを削減できるうえ、必要な情報へすぐにアクセスできるようになります。また、情報管理を電子化するときは、文書をスキャンする前にデータの解像度・形式・保管場所などのルールを決めておきましょう。 ただし、「業務手順の変更」や「セキュリティ」に不安があると、情報管理の電子化が進みません。そこで、「業務プロセスの変更が少なく、誰でも安心して情報管理ができるツール」があると便利です。 したがって、情報管理を電子化するには、すべての社員が安心して使えるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、紙ベースの情報管理を電子化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

チームに進むべき方向性を示し、メンバーをまとめあげるチームマネジメントは、チームとして大きな目標を達成するうえで不可欠です。 しかし、「チームマネジメントがうまくいかず、業務に支障がでている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、チームマネジメントにおける大切なポイントや求められるスキル、成功している企業事例を中心にご紹介します。 チームマネジメントを成功させるポイントが知りたい チームマネジメントに必要なスキルを把握したい チームの情報を一元管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、チームマネジメントの実践的な手法がわかり、適切にチームを統率して業務を進められるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 チームマネジメントとは2 チームマネジメントが求められる理由2.1 人材の流動化への対策2.2 働き方改革の実現3 【失敗しない】チームマネジメントで大切なこと3選3.1 （1）目標の明確化3.2 （2）コミュニケーションの活性化3.3 （3）適切な情報管理4 【必見】チームマネジメントに役立つおすすめのITツール4.1 あらゆる情報を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」5 チームマネジメントに必要なスキル6 チームマネジメントに成功している企業事例6.1 Fringe株式会社6.2 株式会社JAM6.3 株式会社フリークアウト7 失敗しないチームマネジメント手法のまとめ チームマネジメントとは チームマネジメントとは、企業やチームの目標達成のために、チームメンバーを管理するプロセス・手法のことです。 個人では実現できない大きな目標を達成することが、チームの存在意義となります。そのため、リーダーは単にメンバーを管理するのではなく、いかに一人一人が能力を発揮できる環境を整え、チーム全体の生産性を高められるかを考えて統率しなければなりません。 ただし、リーダーが一方的に指示を出すだけでは、メンバーの主体性が失われ、生産性を高めることはできません。したがって、一人一人が自発的に動ける環境を構築することが求められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ チームマネジメントが求められる理由 ここでは、チームマネジメントをするべき2つの理由を解説します。以下の内容は、業界業種を問わずあてはまるので、担当者はチームマネジメント推進のためにも必ず把握しておきましょう。 人材の流動化への対策 チームマネジメントをするべき1つ目の理由は、人材の流動化への対策です。 従来の日本の雇用制度は、年功序列・終身雇用を前提とした「メンバーシップ型雇用」が一般的でした。しかし、若年層の労働人口減少に伴い、実際の業務にマッチした人材を採用する「ジョブ型雇用」が台頭し、人材の流動化が進んでいるのです。 ジョブ型雇用では、年齢や経歴を問わない多様な人材が採用されるため、個々の能力を最大限発揮できるよう支援する必要があります。同時に、従業員の離職リスクも高まるため、チームマネジメントを通じて信頼関係を築き、帰属意識を保つことが重要です。 働き方改革の実現 チームマネジメントをするべき2つ目の理由は、残業削減や多様な働き方の受け入れといった、働き方改革の実現です。 働き方改革では、勤務時間の短縮に伴い業務効率を向上しなければなりません。たとえば、「フレキシブルタイム制」の導入によりメンバーの勤務時間が異なる企業では、職場にいないメンバーとの円滑な情報共有が必要です。 ほかにも、残業削減に向けては、チームでの「タスク管理」やITツールによる情報のデジタル化といった手法が挙げられます。多様な働き方が推進されている中、適切なチームマネジメントによって社内の情報管理をしなければ、業務が停滞してしまうのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【失敗しない】チームマネジメントで大切なこと3選 ここでは、チームマネジメントをする上で大切なことを3つ解説します。チームマネジメントに成功している企業は、以下のポイントを押さえているのです。 （1）目標の明確化 チームマネジメントで大切なポイントの1つ目は、目標の明確化です。 チームとして仕事をするうえで、目標が曖昧なまま進めるとメンバー間で意識に差が生じ、認識齟齬による業務ミスも起こりやすくなってしまいます。また、メンバーの業務に対するモチベーションが低下するリスクもあるのです。 メンバー全員が目標に向かって主体的に行動するためには、目標を定量的に示し、全体で共有することが不可欠です。チームで目指す「状態」が可視化されると、メンバーの業務が明確になり、マネジメントもしやすくなります。 （2）コミュニケーションの活性化 チームマネジメントで大切なポイントの2つ目は、コミュニケーションの活性化です。 メンバーとの信頼関係が築けていなければ、業務でトラブルが生じても相談しづらくなり、報連相が遅れる原因となります。また、設定した目標に納得して取り組んでもらうためにも、意見を出しやすい環境を整えることが重要です。 そのため、定期的な面談を通じてメンバーのモチベーションを把握したり、日ごろから積極的に会話したりして、信頼関係を築きましょう。また、「ナレカン」などのITツールを活用すると、非同期での情報共有ができ、効率的にコミュニケーションがとれます。 （3）適切な情報管理 チームマネジメントで大切なポイントの3つ目は、適切な情報管理です。 プロジェクトのスケジュールや予算などの定量的な情報に加え、メンバーの進捗に影響するモチベーションやチームの雰囲気など、定性的な情報の適切な管理もチームマネジメントに求められます。 ただし、すべての情報を紙やExcelで管理すると、共有するのに手間がかかるうえ、情報が増えるにつれ管理が面倒になります。そのため、情報をみやすく整理でき、ツール内でメンバーへの共有も容易にできるITツールを用いる企業が増えているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】チームマネジメントに役立つおすすめのITツール 以下では、チームマネジメントに役立つおすすめのITツールをご紹介します。 チームマネジメントを成功させるには、プロジェクト目標や各メンバーの進捗など、業務に関する情報を正しく共有・管理する必要があります。しかし、紙やExcelでの管理では「情報を共有しづらい」「どこに保存したかわからない」といった問題が生じるのです。 したがって、「情報管理ツール」を導入し、業務に関する情報を1か所にまとめて管理しましょう。ただし、検索機能が不十分なツールでは、必要な情報を探すのに時間がかかり、蓄積している情報を十分に活用できません。 結論、自社のチームマネジメントには、社内のあらゆる情報を一元管理でき、高精度の検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」には、業務に関する情報をテキストやファイル形式で簡単に記録し、社内メンバーへスムーズに共有できます。さらに、ファイル内検索を含む高精度の「キーワード検索」により、情報を効率的に活用できる仕組みが整うのです。 あらゆる情報を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ チームマネジメントに必要なスキル ここでは、チームマネジメントに必要な5つのスキルをご紹介します。以下のスキルを身につけ、チームマネジメントを成功させましょう。 目標設定力 チーム全体の目標を具体的な行動レベルに落とし込み、メンバーに適切に伝えます。 タスク・スケジュール管理力 長期的なスケジュールだけでなく、短期的な計画も作成し、メンバーが個々のタスクを着実に処理できているかを管理します。 コミュニケーション力 メンバーとのコミュニケーションを通じて個々の能力や状況を把握し、信頼関係を築くことで円滑に業務を進めます。 コーチング力 メンバーの能力や特性を理解し、長所を伸ばしつつ、苦手な分野を改善できるように指導します。 フィードバックスキル メンバーの業務や行動に対して客観的な視点からフィードバックを実施し、課題や改善策を明確に示すことで成長を促します。 以上のように、チームマネジメントには多くのスキルが求められます。一人一人の能力を引き出すサポートをすることで、適切なチームマネジメントが実現可能です。 チームマネジメントに成功している企業事例 ここでは、チームマネジメントに成功している3つの企業事例をご紹介します。以下の事例から、自社のマネジメント方針の参考にしましょう。 Fringe株式会社 引用：Unipos株式会社のホームページ インターネット広告事業を展開するFringe（現Unipos）株式会社は、従業員全員がお互いに「ピアボーナス（成果給）」を送りあえる仕組みを活用し、コミュニケーションを活性化させ、3年間の離職者0を達成しました。 2013年に独立したFringeは4年間で社員数が30名から130名に急増し、マネジメントが追い付かず、定量的な成果を出す営業とそうでないエンジニアの間で溝が生まれてしまいました。 そこで、従業員が賞賛に値する行動をした人に換金可能なポイントを送れるシステムを導入しました。この制度を導入したことで、数字で表れない成果も可視化され、従業員が適切に評価されるようになったのです。 参考：賞賛と評価の可視化がカギ！マネジメント層を成長させる「人が辞めない」組織作りとは　-　SELECK 株式会社JAM 引用：株式会社JAMのホームページ ベンチャー企業の採用・組織作りの支援に特化した株式会社JAMは、強い組織を作るうえで、現場に最も近い「ファーストラインマネージャー」の強化を重視しています。 JAMは人材採用において「スキル」「価値観」の2つの判断軸があるとしました。そこで、「価値観」を重視した場合、不足しているスキルを補うために研修体制を整備するのではなく、人材に最も影響を及ぼすマネージャーの強化を最優先にしたのです。 さらに、企業の方針を疑問視する人材をマネジメントするにはマネージャーを通して組織の「軸」を共有し、経営者の考えを伝えるのが必要だとしました。そこで、マネージャーに経営者としての目線を提供したことで、マネジメント能力の向上に成功しています。 参考：「この人は採らない」からはじまる面接？ベンチャー企業の採用・組織作りの極意　-　SELECK 株式会社フリークアウト 引用：株式会社フリークアウトのホームページ アドテクノロジーを開発・展開する株式会社フリークアウトは、全員が専門領域を持つようなマネジメントを行っています。 新しく入ったメンバーは事業領域の中で関心がある分野に「ピン立て」し、その分野の知見を深めます。すると、メンバーは特定の分野において誰よりも詳しくなり、お互いに質問し合う状況が生まれました。 このように「誰もが頼られる」チームを作ったことで、メンバーのモチベーションが向上しただけでなく、コミュニケーションが深まり信頼関係が厚くなったのです。 参考：「悪人の集団」から「誰もが頼られる組織」へ。フリークアウトのマネジメント体制とは　-　SELECK 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 失敗しないチームマネジメント手法のまとめ これまで、チームマネジメントのポイントや企業事例を中心にご紹介しました。 チームマネジメントでは、目標を明確化してメンバーとコミュニケーションを取りながら、適切に情報を管理することが重要です。今日では、多くの企業が情報共有の効率化に向けて、紙やExcelでの管理からITツールを活用した情報のデジタル化を進めています。 ただし、チームマネジメントでは膨大な情報を扱うため、情報へのアクセス性が悪いツールを使うと「どこに何の情報があるかわからない」という問題が生じます。そのため、「高精度の検索機能があるか」を基準にツールを選定しましょう。 結論、自社が導入すべきツールは、社内のあらゆる情報を見やすく管理し、ヒット率100％の検索機能で必要な情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し効率的なチームマネジメントを実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

カンファレンスとは、企業や業界の関係者が集まり、特定のテーマや課題について情報共有・意見交換を行うための会議やイベントのことです。さまざまな業界で用いられる言葉ですが、その概要や意義は業界ごとに異なっています。 しかし、なかには「カンファレンスの概要や定義がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、カンファレンスの概要やポイントを中心にご紹介します。 カンファレンスの定義や意味を知りたい イベントや会議形式の違いを理解したい 会議やカンファレンスの内容を適切に残せるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、カンファレンスの概要が分かるだけでなく、カンファレンスや会議の内容を記録するのにおすすめのツールまで見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 カンファレンスとは1.1 ミーティングとの違い1.2 ディスカッションとの違い1.3 シンポジウムとの違い2 カンファレンスの目的3 業界ごとの「カンファレンス」の違い3.1 ビジネス分野でのカンファレンス3.2 学術分野でのカンファレンス3.3 医療・介護分野でのカンファレンス4 カンファレンスの運営を成功させるカギ4.1 （1）きちんと計画を立てる4.2 （2）トラブルに備える5 カンファレンスの効果を最大化するコツ5.1 カンファレンスの記録を“ナレッジ”に変換するツール「ナレカン」6 カンファレンスの概要やポイントまとめ カンファレンスとは カンファレンスとは、英語で「会議」や「話し合い」を意味します。業界ごとにその細かな意味合いは異なりますが、さまざまな場面で広く使われています。 以下では、似た言葉である「ミーティング」「ディスカッション」「シンポジウム」との違いについて解説していきます。 ミーティングとの違い ビジネスにおけるカンファレンスとミーティングの違いは、開催される規模の大きさにあります。 カンファレンスは、数万人規模での開催が多く、ミーティングよりも重要なテーマについて話し合いがされます。 一方、ミーティングはほとんど少人数での開催が多く、意思決定をするのが目的です。 ディスカッションとの違い ディスカッションは「討論」を指し、少人数で特定のテーマに対して意見を出して話し合うことを目的としています。 それに対してカンファレンスは、現状報告や今後の方針についての話し合いなど、広義に情報共有をするという目的があり、規模も大きくなります。 そのため、ディスカッションとカンファレンスは、意味合いについては重なる部分があるものの、規模や目的が異なっているのです。 シンポジウムとの違い シンポジウムの目的が「専門知識や意見の交換」であるのに対し、カンファレンスは、「幅広い情報を交換すること」が目的です。 シンポジウムとは、専門的なテーマについて複数の有識者が講演や討論し、知見を深めるための公開討論会のようなイベントです。語源はギリシャ語の「symposion（＝共に飲みながら語る）」から来ています。 そのため、シンポジウムの主催は専門機関や研究機関が担う場合が多くなっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カンファレンスの目的 カンファレンスの目的は、場面によっても異なりますが、おもに以下の3つが挙げられます。 情報共有 1つ目は、各企業・団体の最新技術や取り組みに関する情報共有です。自社の戦略や製品開発に活かせるヒントが得られる点がメリットです。 人脈形成 2つ目は、人脈形成です。カンファレンスでは、異業種・同業種問わず、さまざまな立場の人と接点を持てるので登壇者や企業担当者と直接話せる機会があり、将来的な連携や採用にもつながるメリットがあります。 企業・サービスのブランディング 3つ目は、企業・サービスのブランディングです。カンファレンスに参加することで自社の知名度を向上できるほか、リード獲得や信頼関係の構築にも効果的です。 いずれにしても、得られた情報はもちろん、カンファレンス運営・参加のノウハウを記録しておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業界ごとの「カンファレンス」の違い 以下では、業界ごとのカンファレンスの違いについて紹介しています。業界によって意義や目的が異なるため、必見です。 ビジネス分野でのカンファレンス ビジネスにおけるカンファレンスは「大規模な会議」を指します。 通常のミーティングよりも重要な事項について話し合うオフィシャルな会議を指し、経営戦略、DX、働き方改革など幅広いトピックで開催されるのが一般的です。 また、オープンイベント型で業界関係者全体や一般参加者を対象に、広く発信・集客を目的とする場合もあります。 学術分野でのカンファレンス 学問などの学術分野において、同じ分野を研究する複数の専門家によって開かれる集まりをカンファレンスと呼びます。 「学会」という表現の場合、学術研究をする団体と研究発表会の両方のニュアンスを含む一方、学術分野でのカンファレンスは、研究発表会のみを意味します。 このようなカンファレンスでは、特定の分野に関する知見を共有したり、意見を交換したりできるのです。 医療・介護分野でのカンファレンス 医療・介護現場では「ケアカンファレンス」といいます。 ケアカンファレンスによって、患者や利用者に向けたサービスの質を向上させることが目的です。たとえば、医療期間のスタッフが共同で患者の状況を話し合い、課題を解決し、よりよいアプローチができるよう模索します。 また、看護学生の勉強会である「看護学生カンファレンス」や医療スタッフが患者の情報を共有する「病棟カンファレンス」、患者が亡くなったあとに今後のケアの質向上のために実施される「デスカンファレンス」など、さまざまなカンファレンスが実施されているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カンファレンスの運営を成功させるカギ 以下では、カンファレンスの運営を成功させるカギについて解説します。カンファレンスの主催をする場合は、以下を参考にしましょう。 （1）きちんと計画を立てる まずは、カンファレンスの計画をきちんと設計しましょう。具体的な手順は以下です。 目的・コンセプトの明確化 「誰に向けたイベントか」「何を伝えたいか」を設定し、申込数や参加率などの成果目標を定めます。 予算設計・役割分担 会場費や登壇費など必要な経費を算出し、カンファレンス運営の役割分担を決めます。 コンテンツ設計・プログラム作成 「講演」「パネルディスカッション」「ワークショップ」など、どのような内容にするか検討します。また、オンライン・オフライン開催など開催方法も決定します。 集客・広報活動 プレスリリースを打ったり、SNSで広報活動したりして、来場者を集めます。 以上の手順で計画的に準備を進めると、カンファレンスの運営がスムーズになります。 （2）トラブルに備える 次に、よくあるトラブルを想定し、対応策を練っておかなくてはなりません。 カンファレンスは開催規模が大きいため、機材トラブルや参加者からのクレームなどが大きなトラブルを引き起こす恐れがあります。そのため、トラブル報告の方法をあらかじめ共有したり、クレーム対応マニュアルを作成したりしておきましょう。 たとえば、「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールで運営ノウハウやマニュアルを共有しておくと、いざというときに全員が落ち着いて動けるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カンファレンスの効果を最大化するコツ 以下では、カンファレンスの効果を最大化するコツを解説します。 カンファレンスは、業界の事業事例や専門家の知見に触れられる絶好の機会です。しかし、参加者個人の学びにとどまってしまい、「社内に還元されないまま終わる」ケースも少なくありません。 とくに、個人のインプットを全社レベルの知見に変えるには、学びを記録し、振り返り、展開する仕組みが不可欠です。そこで、カンファレンス参加後は、気づき・印象に残った言葉・具体的な事例などを、ナレッジ管理ツールにまとめて共有しましょう。 ただし、蓄積した情報は検索して活用できてこそ意味があります。結論、カンファレンスの効果を社内に還元するには、高精度検索が可能なナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンに一元化したカンファレンスの内容は、高精度のAI検索機能ですぐに見つけられます。そのため、学びを“社内共通のナレッジ”として活かせるのです。 カンファレンスの記録を“ナレッジ”に変換するツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ カンファレンスの概要やポイントまとめ これまで、カンファレンスの概要やポイントを中心にご紹介しました。 カンファレンスの記録をとって社内に共有することで、業務に還元できるのでサービスの質が向上します。ただし、メモアプリや個人PCではなく、全社で閲覧・検索できる環境に保存することが大切です。 そのため、カンファレンス参加後は、気づきや具体的な事例を、ナレッジ共有ツールにまとめて投稿しましょう。 結論、カンファレンスの内容を社内に最大限還元するためには、カンファレンスで得た知見やノウハウを全体共有して実践につなげられるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、知見を組織全体に展開しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ビジネスにおける業績の中間指標であるKPIですが、達成のためには適切なKPI管理と進捗管理が求められます。各企業の業態業種によってもKPIが異なるので、チーム内で正しく認識して業務を進めなければなりません。 しかし、「KPI管理の概念や具体的な方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、KPI管理の概要と手順・ポイントを中心にご紹介します。 KPI管理の概要や手順を把握したい KPI管理を進めるポイントを抑え、適切にマネジメントしたい 正しくKPIを管理するための便利なツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、KPI管理についての理解が深まり、目標達成のための効果的なマネジメント手法もわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 KPI管理とは2 KPI管理が必要な理由3 KPI管理の手順3.1 （1）KGI（重要目標達成指標）の設定3.2 （2）KGIと現状のギャップの把握3.3 （3）KSF（重要成功要因）の設定3.4 （4）KPI（重要業績評価指標）の設定3.5 （5）定期的な指標の測定3.6 （6）結果の検証3.7 （7）改善策の検討4 KPI管理のポイントとは4.1 シンプルなKPIにする4.2 運用に合わせて臨機応変に変更する4.3 KPIを適切に共有・管理する5 【脱エクセル】KPI管理に役立つおすすめのITツール5.1 最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「ナレカン」6 KPI管理の概要とポイントまとめ KPI管理とは KPI管理とは、企業の最終的な目標達成に向けて、中間目標であるKPIがプロジェクトの進捗とともに正しく進行しているかを把握・分析する方法を指します。 KPIとは、「Key Performance Indicator」の略で、「重要業績評価指標」と訳されます。たとえば、営業であれば「今月は○○件の新規営業をする」といった具体的な形でKPIを設定します。 そして、KPI管理では各プロセスにおいて「想定通りの成果が出ているのか」「問題なくプロジェクトを進捗しているのか」を常に確認し、達成率を評価します。正しくKPIが管理されていれば、途中経過を常に把握できるので迅速な軌道修正が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理が必要な理由 KPI管理が必要な理由として、「進捗状況を可視化できる」「やるべきことや課題が明確になる」ことが挙げられます。 KPI管理を実施することで、目標達成に向けた進捗状況が可視化されます。その結果、業務の遅れやトラブルを早期に発見し、柔軟な軌道修正が可能になるのです。 また、KPIを設定することで「何をすべきか」が明確になり、効率的に業務を進められるようになります。KPIが未達の場合には、「どこに問題があるのか」「どう改善すれば良いか」を把握でき、現場レベルの課題を特定して改善策を講じることが可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理の手順 以下ではKPI管理の具体的な手順をご紹介します。正しい手順を把握し、企業の最終的な目標に直結するKPIを設定しましょう。 （1）KGI（重要目標達成指標）の設定 まずは、KGI（重要目標達成指標）を設定します。 KGIとは、「Key Goal Indicator」の略で、企業が設定した最終目標を達成度を評価する指標です。KPIが目標達成までの“プロセス”の指標であるのに対し、KGIは“最終的な目標”の指標になります。 たとえば、「売上高」や「営業利益」などがKGIの具体例として挙げられます。KGIを設定するときは、「管理すべき数値」や「目標達成までの期限」などの基準を明確に定め、成果を公正に判断できるようにしましょう。 （2）KGIと現状のギャップの把握 次に、設定したKGIと現状とのギャップを把握します。 達成したいKGIを確認し、現状とのギャップを明確にしなければ、後のKPIも正しく設定できません。そして、ギャップが「現実的に埋められる差かどうか」を検討しましょう。 ギャップが大きく、目標達成が現実的でない場合は、再度適切なKGIを設定するべきです。達成困難な目標の設定は、社員のモチベーションを低下させる要因になりかねないため注意しましょう。 （3）KSF（重要成功要因）の設定 KGIと現状のギャップを把握できたら、KSF（重要成功要因）を設定します。 KSFとは「Key Success Factor」の略で、最終目標であるKGIを達成するために必要となる条件の指標です。たとえば、「顧客対応」や「ブランド力」などがKSFの指標として挙げられます。 KGI達成のためにどのような要素が必要かを明確にし、KSFを絞り込むことで施策レベルでの合理的な判断が可能になります。また、KSFはプロジェクトの振り返り時に抽出できるので、KPIの達成ごとにメンバーの良かった点や改善点を見直すこともポイントです。 （4）KPI（重要業績評価指標）の設定 KGIとKSFを設定したら、その内容を踏まえてKPI（重要業績評価指標）を設定します。 KPIの設定は、「具体的な数値に落とし込めているか」「KSFに直結しているか」という点に注意しましょう。ただし、やるべきことを明確にするためであっても、“KSFを満たすために過剰にKPIを細分化した結果、タスクが増えすぎてしまう”状況は避けるべきです。 また、KPIはKSFをもとに設定しますが、「最終的にはKGIの達成を目標にしている」という共通認識をチーム内で持つことも重要です。 （5）定期的な指標の測定 KPIの運用後は、定期的に指標を測定します。 測定の頻度は「1か月ごと」「四半期ごと」など、プロジェクトの期間や業務内容に応じてあらかじめ設定しておきます。測定結果が思わしくない場合は、事前に定めたリスク対策に基づいて軌道修正をすると同時に、原因を特定しましょう。 また、測定時にはKPIの数値をグラフなどで可視化すると、進捗状況を把握しやすくなります。このように、定期的な測定と修正を繰り返すことが、KPI達成のポイントです。 （6）結果の検証 プロジェクトが一区切りを迎えたタイミングで、KPIの測定結果を検証します。 これまで測定してきたKPIを一覧表やグラフにまとめ、数値の推移から傾向を分析します。また、単に達成度を確認するだけでなく、「いつ課題が発生したか」「効果があった施策は何か」など、プロジェクト全体を振り返ることも重要です。 このように、結果の検証を通じてKPIの達成状況を客観的に把握し、課題を明確にすることで、今後の改善や次回以降のプロジェクトに活かすことができます。 （7）改善策の検討 最後に、改善策を検討します。 結果の検証や振り返りの内容をもとに、今後のKPI管理の効果を高めるための改善策を考えましょう。KPIの達成度にかかわらず実施し、達成率が高かった場合は「成功要因」を、うまくいかなかった場合は「課題」を踏まえて改善策を立てることが重要です。 また、改善策は記録・資料化しておくことで、次回以降のプロジェクトにおいて、より精度の高いKPI管理を実現可能です。たとえば、「ナレカン」のような情報共有ツールを使うと、ナレッジを簡単に記録・検索でき、社内での共有や活用に役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理のポイントとは ここでは、KPI管理における3つのポイントをご紹介します。以下のポイントが押さえられていないKPI管理をしてしまうと、チームの認識が統一されず、業務に支障をきたす可能性があるので注意しましょう。 シンプルなKPIにする まずは、シンプルなKPIにすることがポイントです。 KPIは、誰もが簡単に理解できるものでなければなりません。複雑なKPIでは、社員が自らとるべきアクションが不明瞭になり、行動に迷いが生まれて業務の効率が低下してしまいます。 また、KPIが複雑になると、マネジメント側にとってもKPIの達成状況を把握しづらく、社員の評価基準が曖昧になることで、不要な業務負荷がかかります。したがって、KPIはシンプルなものに設定し、途中経過の評価や検証を迅速かつ効率的に進めましょう。 運用に合わせて臨機応変に変更する KPI管理では、運用状況に合わせて臨機応変に変更することが重要です。 ビジネスの状況は日々変化するため、臨機応変に対応しなければなりません。市場のニーズの変化によって、既に設定していたKPIが新たな市場の傾向に合わなくなる可能性もあります。 状況の変化により、当初設定したKPIが達成不可能となる場合もあるので、柔軟にKPIは変更するべきです。最初に設定したKPIにこだわるのではなく、改善を繰り返し、状況の変化に即したKPTを設定しましょう。 KPIを適切に共有・管理する KPIを適切に共有・管理することも、KPI管理のポイントのひとつです。 KPIをチーム全体で共有すれば、各メンバーの役割や業務が明確になり、二重対応を防ぎつつ社員同士がフォローし合える体制を構築できます。また、チームでひとつの目標を達成しなければならない意識が高まることで、モチベーション向上にもつながるのです。 さらに、KPIを正しく管理できていれば、進捗状況を誰もが把握でき、情報の属人化も防げます。近年では、管理が煩雑になりやすいアナログな手法ではなく、「ナレカン」のような情報共有ツールを用いてKPIの管理・共有を効率化している企業が増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【脱エクセル】KPI管理に役立つおすすめのITツール 以下では、非IT企業でも簡単に使える、KPI管理に役立つおすすめのITツールをご紹介します。 KPI管理を適切に進めるには、KPIを含む「業務情報」を正しく共有・管理する必要があります。ただし、Excelなどの表計算ソフトでは、共有に別のツールを使う手間がかかり非効率です。 また、KPI管理によく用いられるBIツールやCRMツールは、操作が複雑で使いこなせない場合も多いため、教育コストがかかります。とくに、大人数でKPIを共有して業務を進めるには、複雑な分析より「情報共有や見える化」が重要です。 さらに、適切に情報を管理して活用するには、「アクセス性の高さ」も重要なポイントです。結論、自社のKPI管理には、社内のあらゆる情報を簡単に共有・管理でき、ヒット率100％の検索機能で必要な情報がすぐに見つかる「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、テキスト情報をはじめ、KPI管理に必要なファイルも簡単に蓄積し、任意のメンバーと共有可能です。さらに、超高精度の検索機能によって、過去のデータにも瞬時にアクセスできるため、効率的なKPI管理を実現できます。 最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ KPI管理の概要とポイントまとめ これまで、KPI管理の概要やポイント、手順を中心に解説しました。 KPI管理は、企業の目標達成に向けて進捗状況を可視化し、やるべき業務や課題を把握できる重要な手法です。そして、KPI管理を成功させるためには、業務に関する情報を適切に共有・管理して活用することが求められます。 ただし、KPI管理でよく使用されるBIツールやCRMツールは、操作が複雑で教育コストがかかる点がデメリットです。そこで、専門的なツ―ルを使った複雑な分析ではなく「社内全体での情報共有や見える化」によって、大人数でも効率的にKPI管理を進めましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単に社内の情報を共有・管理できるうえ、高精度の検索機能で情報の活用もしやすい「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でKPI管理を効率化し、企業の最終目標を達成できる環境を構築しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

社内文書には永久保存しなければならないものもあれば、保存期間が規定されているものもあります。とくに、「法定保存文書」と呼ばれる文書は法律で保存期間が決まっているので、厳重に扱わなければなりません。 しかし、「文書が増えてしまい、適切に管理しきれなくなっている」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は「文書管理における保存期間の一覧やおすすめの方法」を解説します。 文書別の正確な保存期間を把握しておきたい 社内の重要書類を適切に管理する方法を知りたい 文書管理をデータ化して、煩雑で非効率な管理から脱却したい という担当者の方はこの記事を参考にすると、保存期間の異なる文書を効率的かつ安全に管理する方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書には法律で定められた保存期間がある？2 ＜一覧＞法定保存文書の保存期間2.1 永年保存2.2 保存期間が30年間2.3 保存期間が10年間2.4 保存期間が7年間2.5 保存期間が5年間2.6 保存期間が3年間2.7 保存期間が1～2年間3 法定保存文書以外の保存期間の決め方4 保存期間を過ぎた文書はどうすればよいのか？5 書類を適切に保存・管理するおすすめの方法2選5.1 社内書庫に保存する5.2 電子化してシステム上に保存する6 文書を電子化する2つのメリット6.1 （1）業務効率化につながる6.2 （2）文書のセキュリティを強化できる7 【必見】会社の書類を安全に管理できるツール7.1 誰でもスムーズに社内文書を蓄積・検索できるツール「ナレカン」8 文書管理における保存期間まとめ 文書には法律で定められた保存期間がある？ 法人が保存している文書には保存期間が定められていることがあります。 保存期間が法律により定められている文書が「法廷保存文書」です。法定保存文書の保存期間は文書ごとに異なり、1年間のものから永年保存のものまであります。 保存期間が設けられている目的は、「提出を求められたときにすばやく提出できる状態にするため」や「トラブル時に証拠として利用するため」などです。したがって、文書ごとの保存期間を正しく把握して適切に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜一覧＞法定保存文書の保存期間 ここでは法定保存文書の保存期間を種類別（総務・庶務/経理・税務/人事・労務）にご紹介します。以下は、国税庁標準文書保存期間基準(保存期間表）を参考にしています。 永年保存 永年保存と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 定款、株主名簿、登記・訴訟関係書類、社規・社則に関連する文書 など 経理・税務 決算、株式増資、中長期予算、年次予算、表彰・懲戒に関する文書 など 人事・労務 重要な人事に関する文書（法定保存文書ではない） 保存期間が30年間 保存期間が30年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 組織の沿革に関する書類(本庁以外の起 案課が作成した原本)、国税広報、統計書 など 経理・税務 行政監察等関係重要書類、税制調査会関係書類、税制改正申入書 など 人事・労務 身分証明書受払簿、検査証等受払簿、旧姓使用者台帳 など 保存期間が10年間 保存期間が10年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 株主総会議記録、取締役会議事録、監査役会議事録 など 経理・税務 計算書類および附属明細書（貸借対照表、損益計算書など）、会計帳簿及び事業に関する重要書類（総勘定元帳など） 人事・労務 特になし 保存期間が7年間 保存期間が7年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 特になし 経理・税務 取引に関する帳簿（仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳など）、有価証券の取引で作成された証憑書類（有価証券受渡計算書、売買報告書、社債申込書など） など 人事・労務 特になし 保存期間が5年間 保存期間が5年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 事業報告に関する書類、有価証券届出書･有価証券報告書およびその添付書類、訂正届出書の写し、契約期限を伴う覚書・念書・協定書 など 経理・税務 監査報告に関する書類、会計監査報告に関する書類、金融機関が保存する四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し など 人事・労務 従業員の身元保証書、誓約書などの種類 保存期間が3年間 保存期間が3年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し、業務日報、社内会議の記録、軽易な契約関係書類、参照の必要性のある文書 など 経理・税務 特になし 人事・労務 労働者名簿、賃金台帳（国税通則法では７年保存を義務付け）、労働保険、労災保険に関する書類 など 保存期間が1～2年間 保存期間が1～2年間と定められている文書の一例は以下の通りです。 種類 文書の例 総務・庶務 臨時報告書、自己株券買付状況報告書およびそれぞれの訂正報告書の写し、当直日誌、軽易な往復文書、受信・発信文書、通知書類・調査書類・参考書類 など 経理・税務 特になし 人事・労務 雇用保険に関する書類、健康保険や厚生年金保険に関する書類 など 以上のように、法定保存文書は文書別に保存期間が違うため、保存期間を間違えないよう注意する必要があります。そこで、文書の保存期間や種類別にカテゴリ分けして管理すると、保存期間が混同してしまうリスクを軽減できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 法定保存文書以外の保存期間の決め方 法定保存文書以外の文書は、「会社にとっての必要性」を軸に保存期間を定めましょう。会社にとって必要な書類は大きく分けて以下の3つあります。 経営上の観点から会社の業務遂行に必要なもの たとえば、業務のマニュアルや手順書などは、最新版だけでなく改訂前の文書も数年は残しておくようにしましょう。また、社内報告書や稟議書のような企業の重大な意思決定に関わる文書は長期的に保存することが望ましいです。 リスクマネジメントの観点から訴訟時の証拠として必要なもの リスクマネジメントの観点から重要な契約書類は、有効期限が明確なものと自動更新で不定期に続くものがあります。そのため、会社で契約書類の種類ごとの保存期間を規定しましょう。 歴史管理の観点から社史編纂時に必要とされるもの 社史編纂後にどの程度保存するかは会社ごとに決めておく必要があります。歴史的に価値があるものや会社に残しておくべきものは長期的に保存すべきです。 以上のように、法定保存文書以外の書類の管理に関しては会社でルールを作ることが大切です。しかし、紙媒体で残すと膨大になるうえ、探すのにも手間がかかるため、「ナレカン」のような情報の整理と検索が簡単にできるツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 保存期間を過ぎた文書はどうすればよいのか？ 紙の文書の場合、保存期間が過ぎたものは廃棄しなければなりません。以下では、保存期間が過ぎた文書を処理する方法について解説します。 シュレッダー 少量の文書はオフィスのシュレッダーで処分できます。ただし、文書の数が多くなると、大量廃棄に時間や手間がかかるうえ、裁断が荒くなり情報が復元されてしまう可能性が高まります。 溶解 業者に依頼して回収・溶解してもらう方法もあります。大量の文書を処理する手間が省ける一方、回収から溶解までの過程を見届けられず、その間に情報漏えいが起こりかねない点に注意が必要です。 このように、紙による文書管理は電子管理よりも情報漏えいのリスクが大きくなるだけでなく、人件費や時間的コストがかかります。そのため、安全に処分してコストを削減するためには、文書管理そのものを電子化するのも一つの方法です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 書類を適切に保存・管理するおすすめの方法2選 以下では、文書管理におすすめの方法2選をご紹介します。「管理する書類は増える一方だが、使わないものもあるので保存方法に迷っている」という方は必見です。 社内書庫に保存する 1つ目の方法は、社内書庫に保存する方法です。 社内書庫に保存するときには「持ち出しや紛失によって漏えいする可能性があること」に注意しなければなりません。そのため、入室制限を設けたり入退室の履歴をICカードで管理したりして、セキュアな環境をつくる必要があるのです。 また、デスクと社内書庫を何度も往復したり、社内書庫で大量のファイルから必要な物を探したりする手間がかかるというデメリットもあります。 電子化してシステム上に保存する 2つ目の方法は、電子化してシステム上に保存する方法です。 システム上に保存すれば文書の保存期間を簡単に管理できるのはもちろん「社内に保管場所がいらない」「検索機能を使って必要な文書へすぐにたどり着ける」というメリットがあります。 一方でシステムの場合、初期設定や社員の教育コストなど、導入時のハードルが高くなりがちです。したがって、初期導入支援や既存データの移行支援が受けられるうえ、操作もシンプルな「ナレカン」のようなシステムを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書を電子化する2つのメリット 以下では、文書を電子化する2つのメリットをご紹介します。「文書管理においてペーパーレス化を検討しているが踏み切れない」という担当者の方は必見です。 （1）業務効率化につながる 1つ目のメリットは、業務効率化につながることです。 紙で文書管理していると、文書が増えるたびに「種類に応じて仕分けし、ファイリングして所定の場所で保存する」という手間がかかります。また、文書が必要になったときにわざわざファイルから手作業で探し出さなければならないのです。 一方、文書を電子化すればわずかな操作でフォルダやファイルに仕分けられます。また、文書の検索機能を使って必要な文書へすぐにたどり着けるので、業務効率化につながります。 （2）文書のセキュリティを強化できる 2つ目のメリットは、文書のセキュリティを強化できる点です。 紙の文書管理では紛失や持ち出し、改ざんが起こる可能性があります。一方、閲覧権限や操作ログの機能があるシステムに保存すれば、安全な環境で資料を管理できるのです。 たとえば、情報セキュリティの国際規格認証を取得し、細かいアクセス権限の設定も可能な「ナレカン」のようなシステムであれば、大企業でも安心して社内の機密情報を保存できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】会社の書類を安全に管理できるツール 以下では、会社の書類を安全に管理できるツールをご紹介します。 社内文書を紙媒体で管理すると、仕分けやファイリンングに手間がかかるうえ、情報の検索もしづらいです。また、法律や社内で保存期間が定められている文書などに含まれている機密情報が外部に漏えいするリスクもあるのです。 そこで、「文書を電子化して安全に管理できるツール」を使えば、文書別に「保存期間」や「最終更新日」を記録しておけるので、定期的な見直しや削除対象の洗い出しが簡単です。また、編集・削除履歴が残るため、コンプライアンスの観点からも安心なのです。 結論、文書管理に最適なツールは、高セキュアな管理体制のもとスムーズに情報を蓄積・検索できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」は、管理者が細かくアクセス権限を設定できるほか、国際レベルのセキュリティで社内情報が安全に保たれます。また、“平均0.2秒”“ヒット率100％”の超高精度な検索機能で、情報が見つからないストレスが解消されます。 誰でもスムーズに社内文書を蓄積・検索できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理における保存期間まとめ これまで、社内で管理すべき文書の保存期間やおすすめの管理方法を中心に解説しました。 文書は種類ごとに保存期間が異なっているので、適切に仕分けしなければなりません。しかし、紙媒体ではファイリングに手間がかかるうえ、紛失や持ち出しによる漏えいのリスクが高まります。 一方、文書管理システムを使えば、簡単な操作でフォルダに分類でき、高度なセキュリティ機能で文書を守れます。そのため、社内の文書管理の煩雑化や安全性に対する懸念を抱えている方は、すぐさまペーパーレス化を検討すべきなのです。 結論、安全な文書の保存・管理には、厳格なセキュリティが備わり、簡単に情報整理できるシステム「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って文書を効率的かつ安全に保管しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/