【例文あり】ビジネスにおける手紙の書き方とは？重要性とコツも紹介
ビジネスにおけるコミュニケーションは、今日ではメールや電話が主流ですが、お礼やお詫びは手紙にすると思いが伝わりやすくなります。一方で、ビジネスレターは丁寧な文面でなければ、かえって相手に失礼な印象を与えかねません。
しかし、「ビジネスにおける正しい手紙の書き方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスにおける手紙の書き方や例文を中心にご紹介します。
- ビジネスレターの書き方を知りたい
- 例文を活用して失礼のない手紙を送りたい
- 社内で手紙の書き方を統一し、相手に失礼のない手紙を送りたい
という方はこの記事を参考にすると、ビジネスにおける手紙の正しい書き方や例文がわかるだけでなく、作成に役立つツールも見つかります。
目次
ビジネスで手紙を書く重要性とは
ビジネスにおいて手紙は、情報伝達するうえでの誤解やトラブルを避けたり、感謝を伝えるために重要です。
現在メールやチャットツールでのやり取りが主流になっていますが、感謝の気持ちや正しい情報を文面にすることで、相手により誠意が伝わりやすくなるのです。
さらに、相手企業に対してお礼状を手紙で送付すれば、自社の印象を上げたり、ビジネスパーソンとしての信頼を築くことができるという効果が見込めます。
ビジネスにおける手紙の書き方
以下では、ビジネスにおける手紙の書き方を紹介します。手紙を書くときの基本的なルールが不安な方は必見です。
ビジネスレターの基本構成
ビジネスにおける手紙は、一般的には下記の要素で構成されます。
- 件名
- 前文
- 主文
- 末文
- 記
手紙の内容を一文にまとめて書きます。
「頭語」と「時候の挨拶」で構成されます。季節や状況によってフレーズを選びましょう。
伝えたい内容を書きます。相手に伝わりやすく丁寧に書きます。
「会社の繁栄・活躍を願う言葉」と「結語」を書きます。頭語に合った結語を使いましょう。
他の書類を同封する場合には、最後に書類の概要を記します。
以上の要素を意識して書いた手紙が画像のようになります。相手に失礼のない手紙を送るために、とくにビジネスシーンでは基本構成を守ることが必須です。参考にして、正しい手紙を送りましょう。
お礼状を書くときの基本構成
ビジネスにおけるお礼状は、一般的には下記の順で構成されます。
- 頭語
- 時候の挨拶
- お礼やお詫びの言葉
- 会社の繁栄・活躍を願う言葉
- 結語
まずは、「頭語」と「時候の挨拶」で構成される「前文」から書きだします。その後、「主文」でお礼やお詫びの言葉を記載し、感謝の旨を述べます。
締めの部分である「末文」では、相手企業の活躍と繁栄を願う文章を記載しましょう。また、「頭語」に呼応する「結語」もセットで忘れずに入れるのがマナーです。
宛先・住所の書き方
宛先・住所も正しく書きましょう。以下の画像は、縦長の封筒に相手と自分の情報を書いた例です。
ビジネスレターでは住所と氏名のほかに、会社名と役職・所属を書かなければいけない点に注意が必要です。
状況別｜ビジネスにおける手紙の例文
以下では、状況別のビジネスレターの例文を紹介します。手紙の内容によって気を付けるべき点が異なるので、注意が必要です。
お礼の手紙（お礼状）の例文
以下は、お礼状の例文です。お礼の気持ちを素早く伝えるために、翌日をめどに送付しましょう。
○○様
株式会社□□□□
○○
お中元のお礼について
拝啓 大暑の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこと心よりお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てをあずかり、深く御礼申し上げます。
さて、この度は結構なお中元のお品を頂戴いたしまして誠にありがとうございました。
弊社一同、ありがたく拝受いたしました。お心遣いに感謝申し上げます。
今後もご期待に沿えますよう一層の努力をしてまいる所存です。
暑さ厳しき折、皆様のますますのご健勝をお祈り申し上げます。 敬具
新規顧客への手紙の例文
新規顧客へ送る手紙の例文を紹介します。とくに、知らない会社からの手紙は読まれにくいので、件名を詳しく書くようにしましょう。
○○様
株式会社□□□□
○○
新商品「〇〇」についてのご案内
拝啓 早春の候、貴社におかれましてはますますご繁栄のことと心よりお喜び申し上げます。
さて、この度弊社では、新商品「〇〇」を製品化いたしました。
つきましては、商品の案内資料とサンプル品を同封させていただきましたので、お手数ではございますが、貴社における販売をご検討のほどよろしくお願い申し上げます。勝手ながら、折り返し貴意をお知らせ願えれば幸いです。
末筆ながら貴社の一層のご発展をお祈り申し上げます。 敬具
記
新商品「〇〇」 案内資料1部
新商品「〇〇」 サンプル
成約後の手紙の例文
最後に、成約後に贈る手紙の例文です。今後の関係値構築に重要なため、丁寧な文章を心がけましょう。
○○様
株式会社□□□□
○○
商品〇〇ご購入のお礼
拝啓 早春の候、貴社におかれましてはますますご清栄ことと心よりお喜び申し上げます。平素より格段のご愛顧を賜り、心よりお礼申し上げます。
さて、この度は商品〇〇をお買い上げいただき、ありがとうございました。
多くの製品の中から弊社製品をお選びいただき光栄に存じます。また。今後も末永くご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
今後もご期待に沿えますよう一層の努力をしてまいる所存です。
まずは、新規ご購入のお礼まで申し上げます。 敬具
ビジネスで手紙を正しく書くコツとは
以下では、ビジネスで手紙を正しく書くコツを3つ紹介しています。ビジネスレターに苦手意識を持っている方は、参考にして一度手紙の書き方を見直してみましょう。
（1）相手に合わせた内容・表現にする
1つ目のコツは、相手に合わせた内容・表現にすることです。
手紙でのコミュニケーションは、表情が分からないうえに絵文字を使えません。そのため、電話やメールでのコミュニケーションよりも言葉遣いや表現を意識しましょう。
また、自分では分かっていることであっても、相手は知らない可能性があるので、一度相手の立場で読み返してから送るのが適切です。
（2）冒頭に件名を添える
2つ目のコツは、冒頭に件名を添えることです。
手紙は、挨拶文や結びの文によって内容が埋もれてまうことがあります。そのため、メールと同様に、「この手紙に何が書かれているのか」を冒頭に記載しましょう。
最初に何について書かれているかわかると、一目で内容が分かるので相手にとって読みやすく、良い印象を残せます。
（3）社内で書き方を統一する
3つ目のコツは、社内で書き方を統一することです。
手紙は、メールやチャットツールよりも意識すべきマナーが多く面倒くさく感じられがちですが、社内ルールを作成し、書き方を統一することで誰でも正しい手紙を書けます
このとき、社員が確認しにくい方法で社内ルールを管理していると「ルールがあるだけ」になってしまうので、ITツールを活用して、効果的に運用しましょう。
【必見】ビジネスにおける手紙やお礼状作成に役立つツールとは
以下では、ビジネスにおける手紙やお礼状作成に役立つツールを紹介します。
今後のビジネスを円滑に進めるためや、相手に感謝の気持ちを伝えるうえで、手紙やお礼状の送付は重要です。そこで、文例や書き方の作法をナレッジ化して蓄積しておけば、社内メンバーが正しく手紙を書けるようになります。
しかし、ナレッジを紙やExcelで管理すると、ファイルの量が増えたときに管理が煩雑になりがちです。そこで、ITツールを導入し、必要な情報にたどり着きやすい体制を整えましょう。とくに、「検索機能に優れたツール」であれば、社員がいつでも必要な情報に即アクセスできます。
結論、社内のノウハウ共有に最適なのは、超高精度な検索機能で、欲しい情報がすぐに見つかるナレッジ共有ツール一択です。
ナレカンの「記事」に残した手紙の書き方や例文は、情報を更新したら即共有されます。また、「平均0.2秒」の高速スピード検索でいつでも確認できるので、書き方に迷うことがありません。
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ビジネスでの手紙の書き方とお礼状の文例まとめ
これまで、ビジネスでの手紙の書き方とお礼状の文例について紹介してきました。
手紙やお礼状を適切に書くスキルは、ビジネスパーソンにとって必須のスキルだといえます。そこで、全員が適切な手紙やお礼状を送付できるようにするために、手紙の書き方や例文はナレッジ化しておきましょう。
しかし、正しく文書化しても、紙やExcelでの管理では似たような名前のファイルが社内に溢れ、必要な情報にすぐにアクセスできません。そのため、超高精度の検索機能が備わったツールで管理しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、簡単にナレッジを蓄積でき、すぐに欲しい情報にアクセスできるツール「ナレカン」一択です。
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