Excelで業務を見える化するやり方は？メリット・デメリットも解説
チーム全体でスムーズに仕事を進めるには、メンバーごとの業務内容や進捗を見える化して共有する必要があります。そこで、Excelを使って業務を見える化する企業は少なくありません。
しかし、「Excelを使って効果的に業務を見える化する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelで見える化するメリット・デメリットを中心にご紹介します。
- メンバーの進捗がわからず、作業を円滑に薄められていない
- Excelで「業務の見える化」をするメリット・デメリットを知りたい
- 業務の見える化におすすめのツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、業務を見える化する最適な方法が分かり、業務進行の効率化に役立てられます。
目次
業務を見える化・可視化とは
業務の見える化・可視化とは、プロジェクトの全体像や進捗状況を担当者でなくても把握できるようにすることです。
メンバー全員が全体進捗を把握しておくことで、業務の問題点や課題を発見しやすくなります。その結果、進捗に遅れがでていたり対応が漏れたりしていた場合に、すぐにメンバーのフォローに回れます。
このように、業務の見える化・可視化が実現されると、メンバー内でのコミュニケーションも活性化され、業務の効率化や生産性向上につなげることができるのです。
業務を見える化する重要性とは
ここでは、業務を見える化する重要性を紹介します。チームの作業を円滑に進めるには、以下の重要性を把握して、適切に業務を見える化しなければなりません。
作業を適切に配分できる
業務が見える化すると、メンバーへの適切な作業配分も実現します。
たとえば、プロジェクトを円滑に進めるには、業務ごとの作業量を見える化して、メンバーに適切に振り分ける必要があります。業務全体が明確になっていることで、メンバーの作業負担の偏りがなくなるのです。
その結果として、負担が大きいメンバーの作業の質が低下したり、納期に遅れてしまったりすることがなくなり、業務効率も良くなります。以上のことから、メンバーに適切に作業を配分するうえで、業務の見える化は不可欠だと言えます。
進捗を把握できる
メンバーの進捗を把握できる点でも、業務の見える化は重要です。
仕事を円滑に進めるには、メンバーの進捗を共有して、チームで連携を取らなければなりません。具体的には、作業がスムーズに進んでいるメンバーと遅れているメンバーを把握して、サポートし合う体制が必要なのです。
とくに、プロジェクトチームを組む場合、メンバーの作業が1人でも遅れてしまうと、プロジェクト全体の遅延につながります。したがって、メンバー同士で助け合い、チームの足並みをそろえるためにも、業務の見える化は重要なのです。
業務ノウハウを共有できる
業務の見える化によって、ノウハウの共有が可能になります。
業務の見える化によって、マニュアルや社内wikiなどが共有されれば、一から指導する手間を軽減できるので、教育コストの軽減につながります。また、業務の属人化も防止され、「担当者でなければ対処できない」といった事態も回避できるのです。
さらに、ノウハウが共有されると、経験の有無による業務の質のばらつきを抑えられます。そのため、経験の浅いメンバーでも一定の質を保ちながら業務に取り組めるのです。
Excelを活用して業務の見える化をするやり方
ここでは、Excelで業務を可視化する方法を2つ紹介します。どちらのやり方も進捗をまとめて管理できる点が便利です。
業務一覧表を作成する
1つ目は、業務を一覧表にして見える化するやり方です。
個人でタスク管理していると、情報が属人化してしまい、誰がどの作業を進めているのかがわかりません。そのため、一か所に作業内容を洗い出し、完了しているかが一目でわかるようなチェックボックスを使って管理するのが効果的です。
このとき、作業内容だけでなく「作業着手日」や「期限」を項目に追加すれば、タスク漏れを未然に防げるのです。また、自社に合わせて「部署」も記入したり、定期的に発生するタスクは上部に固定したりする工夫もできます。
ガントチャートを作成する
2つ目は、ガントチャートを作成し、「どのタスクがどれくらい進んでいるか」を確認する方法です。
上記のように、Excelには、プロジェクト計画の進捗を視覚的にまとめられるテンプレートが備わっています。タスク名や進捗度をカスタマイズするだけなので、「一から作成するのは面倒」という方におすすめです。
ただし、ガントチャートは作業が進むたびに更新する必要があるため、すぐに取り出せる状態で保管するようにしましょう。
＜ポイントあり＞業務の見える化・可視化する手順
ここでは、業務の見える化・可視化のやり方について説明します。「業務の見える化・可視化をどのように進めれば良いか分からない」という方は必見です。
（1）現状の業務内容を洗い出す
まず、現状の業務内容を洗い出しましょう。
業務の見える化・可視化する目的は「業務内容の改善により、業務の効率化や生産性の向上を目指すこと」です。不必要な業務や形骸化した業務があれば目的の妨げになるため、「継続すべきかどうか」を一度見直すことが大切です。
また、現場の社員から業務の様子をヒアリングし、業務内容を整理していくのも有効な手段だと言えます。このとき、担当者や業務時間、場所などの細かいところまで調査し、一元的にまとめるようにしましょう。
（2）改善点を抽出する
現状の業務内容を把握できたら、改善点を抽出しましょう。
まず、業務についてまとめた資料やヒアリングから、現状の問題を分析します。なぜなら、課題解決を急ぎ、いきなり新しいシステムを導入しても浸透せず無駄になってしまうからです。
次に、改善点が明確になったら、課題を解決することでどのような効果・メリットがあるのかを全体で共有することが重要です。認識が揃ったら解決策を提示し、今後の業務に活かせる状態にブラッシュアップしましょう。
（3）定期的な見直しを実施する
最後に、作成後は定期的な見直しをこころがけましょう。
ガントチャートや一覧表で業務を可視化したあとも、進捗に合わせて都度更新し、最新の状態を保つ必要があります。ただし、編集したいときにすぐに目的のファイルを取り出せなければスムーズに対応できません。
そこで、「ナレカン」のようなファイル・画像内にまで検索をかけられるツールで管理すれば、定期的な振り返りや情報の更新も簡単に進められます。
Excelで業務を見える化する2つのメリット
業務の見える化にExcelを使用する企業は少なくありません。以下では、Excelで業務を見える化する2つのメリットを紹介します。
（1）導入コストが低い
導入コストが低く、手軽に利用できる点はExcelを使うメリットのひとつです。
Excelは元々パソコンに備わっていることが多く、追加費用をかけずに運用を始められます。また、専門知識も不要であり、誰でも簡単に作成できます。
とくに、ITに詳しいメンバーが多くない企業にとって、ツールを使いこなせないまま形骸化してしまうケースは少なくありません。したがって、教育コストをかけずに使い始められる点は大きなメリットといえます。
（2）カスタマイズ性が高い
カスタマイズ性が高く、様々な使い方ができる点もExcelのメリットです。
Excelは汎用性が高く、カスタマイズ次第でさまざまな用途に対応可能です。また、Excelは簡単なデータ管理から高度な分析までできるため、自社の運用スタイルに合わせた使い方が実現します
また、専門知識を持つメンバーがいれば、関数やマクロ機能を使って入力の手間を省いたり、グラフを使って見やすく管理したりできるため、業務時間の短縮にも繋がります。
Excelで業務を見える化する3つのデメリット
ここでは、Excelを使って業務を見える化する3つのデメリットを紹介します。Excelの利用を検討する場合は、メリットだけでなくデメリットも把握しなくてはなりません。
（1）編集・閲覧に手間がかかる
Excelのデメリットのひとつは、編集や閲覧に手間がかかる点です。
Excelで管理する場合、編集や閲覧のたびにファイルを開かなければならず不便です。とくに、進捗共有など頻繁に内容を更新する場合、ファイルを開く手間は大きなストレスとなります。
さらに、情報が増えてファイル数が膨大になると、管理が困難となり目的の情報にスムーズにアクセスできません。そのため、「Excelで一覧表を作成したが、放置されたままである」という恐れがある点に注意しましょう。
（2）Excelファイルの共有がしづらい
スムーズな共有ができない点もExcelのデメリットです。
Excelは十分なメッセージ機能が備わっていないので、メンバーに共有するには別のツールを使う必要があります。しかし、共有のたびに別のツールを開き、ファイルを添付しなければならず面倒です。
また、メールやチャットツールを使って情報を共有する場合、他のメッセージで流れてしまうリスクもあります。情報の共有漏れは、納期の遅れや重大なミスにつながるので、ツールを導入する場合は慎重に選択しましょう。
（3）スマホやタブレットでは使いづらい
Excelのデメリットには、スマホやタブレットでは使いづらい点も挙げられます。
ExcelはPC向けのツールのため、スマホやタブレットなどの画面の小さいデバイスでは閲覧や編集が難しいです。それゆえ、入力ミスや重要情報の見落としも起こりやすく、仕事に支障が出る可能性があります。
また、営業や現場仕事などオフィスを離れる場面が多い場合、スマホで簡単に情報の確認ができないと、最新の情報をすぐに業務に反映させることができません。
一方、スマホやタブレットでも手軽に編集・閲覧ができる「ナレカン」のようなツールなら、情報共有と管理が一か所で完結しまするので便利です。
【必見】業務の見える化に最もおすすめのツール
以下では、業務の見える化におすすめのツールをご紹介します。
業務を見える化するためには、業務に関する最新の情報を簡単に共有・管理するべきです。Excelはファイルを開く手間を要するほか、スマホからでは編集しにくいというデメリットがあり、簡単に共有・管理ができません。
そのため、「業務に関する情報を直接書き込んで簡単に更新ができるツール」を導入しましょう。また、膨大な情報から更新したい情報をすぐに見つけられるように、充実した検索機能も必須です。
結論、業務の見える化に最適なのは、テキストやファイルを一元化でき、充実した検索機能で即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、パソコンだけでなくスマホからも簡単に情報を更新・確認することができます。また超高精度の「キーワード検索」により、欲しい情報をすぐに見つけられるので、可視化した業務の分担を振り返りたいときに、探す手間がかかりません。
情報を作成・管理ができ充実した検索機能がある「ナレカン」
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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Excelで業務を見える化するまとめ
これまで、業務を見える化する重要性や方法、Excelを使うメリット、デメリットを中心にご紹介しました。
チームで仕事をスムーズに進めるためには、業務を見える化して「適切な作業配分」や「進捗の把握」、「業務ノウハウの共有」をする必要があります。そこで、導入コストが低くカスタマイズ性が高いExcelを使って業務を見える化する企業は少なくありません。
しかし、Excelは編集や閲覧のたびにファイルを開く手間がかかるうえ、スマホやタブレットからは使いづらいのが難点です。したがって、Excelのデメリットを解消する、「情報を簡単に共有・管理でき、充実した検索機能があるツール」を導入しましょう。
結論、業務の見える化に最適なのは、デバイスを問わずにあらゆる情報を簡単に共有・管理でき、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。
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