Excelで業務を見える化するメリット・デメリットとは？やり方も解説
チーム全体でスムーズに仕事を進めるには、メンバーごとの業務内容や進捗を見える化して共有する必要があります。そこで、Excelを使って業務を見える化する企業は少なくありません。
しかし、「Excelを使って効果的に業務を見える化する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelで見える化するメリット・デメリットを中心にご紹介します。
- 業務の見える化の方法を知りたい
- エクセルを使用して業務を見える化するメリット・デメリットを比較したい
- 業務の見える化におすすめのツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、業務を見える化する最適な方法が分かり、業務進行の効率化に役立てられます。
目次
業務を見える化・可視化とは
業務の見える化・可視化とは、企業や組織の中で行われる業務の内容や進捗状況を担当者でなくても把握できるようにすることです。
全ての従業員が組織内の業務について理解することで、業務の問題点や課題を発見しやすくなります。たとえば、進捗状況をメンバー内で共有すると、全員の進捗を確認しやすくなり遅れているメンバーのフォローにつながります。
このように、業務の見える化・可視化が実現されると、メンバー内でのコミュニケーションも活性化され、業務の効率化や利益拡大に繋げることができるのです。
業務を見える化する重要性とは
ここでは、業務を見える化する重要性を紹介します。チームの作業を円滑に進めるには、以下の重要性を把握して、適切に業務を見える化しなければなりません。
業務ノウハウを共有できる
業務の見える化によって、ノウハウの共有が可能になります。
業務の見える化によって、マニュアルや社内wikiなどが共有されれば、一から指導する手間を軽減できるので、教育コストの軽減につながります。また、業務のブラックボックス化や属人化も防止され、「担当者でなければ対処できない」といった事態も回避できるのです。
さらに、ノウハウが共有されると、経験の有無による業務の質のばらつきを抑えられます。そのため、経験の浅いメンバーでも一定の質を保ちながら業務に取り組めるのです。
作業を適切に配分できる
業務が見える化すると、メンバーへの適切な作業配分も実現します。
たとえば、プロジェクトを円滑に進めるには、業務ごとの作業量を見える化して、メンバーに適切に振り分ける必要があります。業務全体が明確になっていることで、メンバーごとの作業負担の偏りがなくなるのです。
その結果として、負担が大きいメンバーの作業の質が低下したり、納期に遅れてしまったりすることがなくなり、業務効率も良くなります。以上のことから、メンバーに適切に作業を配分するうえで、業務の見える化は不可欠だといえます。
進捗を把握できる
メンバーの進捗を把握できる点でも、業務の見える化は重要です。
仕事を円滑に進めるには、メンバーの進捗を共有して、チームで連携を取らなければなりません。具体的には、作業がスムーズに進んでいるメンバーと遅れているメンバーを把握して、サポートし合う体制が必要なのです。
とくに、プロジェクトチームを組む場合、メンバーの作業が1人でも遅れてしまうと、プロジェクト全体の遅延につながります。したがって、メンバー同士で助け合い、チームの足並みをそろえるためにも、業務の見える化は重要なのです。
業務の見える化・可視化のやり方
ここでは、業務の見える化・可視化のやり方について説明します。「業務の見える化・可視化をどのように行えば良いか分からない」という方は必見です。
（1）現状の業務内容を調査・分析する
まず現状の業務内容を調査・分析しましょう。
業務の見える化・可視化する目的は「業務内容の改善により、業務の効率化や利益の拡大を目指すこと」です。そのため、担当者が現状の業務内容を把握していないと見える化・可視化するのに必要なことが分からず、従業員全体の業務に対する理解も得られません。
また、調査・分析の方法として実際にその業務を行っている従業員から業務の様子をヒアリングし、業務内容を整理する方法も挙げられます。担当者や業務時間、場所など細かいところまで調査し、一元的にまとめることが重要です。
（2）改善点を抽出する
現状の業務内容を把握できたら、次に改善点を抽出しましょう。
業務についてまとめた資料や従業員の話から、現状の問題を分析します。その際にはまず、現在使用しているものやシステムの中で、改善できないか検討することが重要です。課題解決を急ぎ、いきなり新しいシステムを導入しても浸透せず無駄になってしまいます。
課題を解決することでどのような効果・メリットがあるのかを明確にし、従業員へ説明できるようにすることが大切なのです。
（3）改善点の解決に合わせたツールを導入する
最後に、現状のシステムでは課題解決に限界がある場合、改善点の解決に最適なツールの導入を検討しましょう。
ツール導入の際に重要なのは、「ITスキルに関係なく簡単に使用できるものを選定すること」です。業務の見える化・可視化を達成するためには、全従業員がツールを負担なく使えることが前提になります。
また、自社に合わせて利用しやすいツールかも確認しましょう。たとえば、のようにあらゆる情報を自社にあった形でまとめられるツールを導入すると、従業員からの理解も得やすくなります。
Excelで業務を見える化する2つのメリット
業務の見える化にExcelを使用する企業は少なくありません。以下では、Excelで業務を見える化する2つのメリットを紹介します。
（1）導入コストが低い
導入コストが低く、手軽に利用できる点はExcelを使うメリットのひとつです。
Excelは元々パソコンに備わっていることが多く、追加費用をかけずに運用を始められます。また、専門知識も不要であり、誰でも簡単に作成できます。
とくに、ITに詳しいメンバーが多くない企業にとって、ツールを使いこなせないまま形骸化してしまうケースは少なくありません。したがって、教育コストをかけずに使い始められる点は大きなメリットといえます。
（2）カスタマイズ性が高い
カスタマイズ性が高く、様々な使い方ができる点もExcelのメリットです。
Excelは汎用性が高く、カスタマイズ次第でさまざまな用途に対応可能です。また、Excelの使い方は簡単なものから高度なものまで、ネット上に多くの情報が記載されています。そのため、場面ごとに最適な方法で利用できるのです。
また、専門知識を持つメンバーがいれば、関数やマクロ機能を使って入力の手間を省いたり、グラフを使って見やすく管理したりできるため、業務時間の短縮にも繋がります。
Excelで業務を見える化する3つのデメリット
ここでは、Excelを使って業務を見える化する3つのデメリットを紹介します。Excelの利用を検討する場合は、メリットだけでなくデメリットも把握しなくてはなりません。
（1）編集・閲覧に手間がかかる
Excelのデメリットのひとつは、編集や閲覧に手間がかかる点です。
Excelで管理する場合、編集や閲覧のたびにファイルを開かなければなりません。とくに、進捗共有など頻繁に内容を更新する場合、ファイルを開く手間は大きなストレスとなります。また通信環境が悪かったり、容量が重かったりすると閲覧だけでも時間がかかります。
さらに、情報が増えてファイル数が膨大になると、管理が困難となり目的の情報にスムーズにアクセスできません。以上のことから、「Excelで業務の見える化はしたものの、誰も使わなくなってしまった」という事態も少なくありません。
（2）Excelファイルの共有がしづらい
スムーズな共有ができない点もExcelのデメリットです。
Excelは十分なメッセージ機能が備わっていないので、メンバーに共有するには別のツールを使う必要があります。しかし、共有のたびに別のツールを開き、ファイルを添付しなければならず面倒です。
また、メールやチャットツールを使って情報を共有する場合、他のメッセージで流れてしまうリスクもあります。情報の共有漏れは、納期の遅れや重大なミスにつながるので、ツールを導入する場合は慎重に選択しましょう。
（3）スマホやタブレットでは使いづらい
Excelのデメリットには、スマホやタブレットでは使いづらい点も挙げられます。
ExcelはPC向けのツールのため、スマホやタブレットなどの画面の小さいデバイスでは閲覧や編集が難しいです。それゆえ、入力ミスや重要情報の見落としも起こりやすく、仕事に支障が出る可能性があります。
また、営業や現場仕事などオフィスを離れる場面が多い場合、スマホで簡単に情報の確認ができないと、最新の情報をすぐに業務に反映させることができません。
そこで、スマホやタブレットでも手軽に編集・閲覧ができるのようなツールを使用すると、情報の共有だけでなく、メンバー内でのやり取りも一元的に行うことができます。
【必見】業務の見える化に最もおすすめのツール
以下では、業務の見える化におすすめのツールをご紹介します。
業務を見える化するためには、業務に関する最新の情報を簡単に共有・管理するべきです。Excelはファイルを開く手間を要するほか、スマホからでは編集しにくいというデメリットがあり、簡単に共有・管理ができません。
そのため、「業務に関する情報を直接書き込んで簡単に更新ができるツール」を導入しましょう。また、膨大な情報から更新したい情報をすぐに見つけられるように、充実した検索機能も必須です。
結論、業務の見える化に最適なのはデバイスを問わずあらゆる情報を自社にあった形で作成・バージョン管理ができ、充実した検索機能があるツール一択です。
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Excelで業務を見える化するまとめ
これまで、業務を見える化する重要性や方法、Excelを使うメリット、デメリットを中心にご紹介しました。
チームで仕事をスムーズに進めるためには、業務を見える化して、「業務ノウハウの共有」や「適切な作業配分」「進捗の把握」をする必要があります。そこで、導入コストが低くカスタマイズ性が高いExcelを使って業務を見える化する企業は少なくありません。
しかし、Excelは編集や閲覧のたびにファイルを開く手間がかかるうえ、業務に関するやりとりは、ほかの連絡手段を使う必要があります。またスマホやタブレットからは使いづらく、ファイル数が膨大になると、必要な情報をすぐに見つけられません。
したがって、「情報を簡単に共有・管理でき、充実した検索機能があるツール」を導入しましょう。結論、見える化に最適なのはデバイスを問わずにあらゆる情報を簡単に共有・管理でき、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。
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