ヘルプデスクの業務効率化ができない理由と改善策4選
企業において、従業員・顧客からの問い合わせは頻繁にあるなか、ヘルプデスク業務ではスピーディかつ柔軟な対応が求められており、効率よく業務を進めなければなりません。
しかし、「属人的な業務を解消したり効率よく業務を進めたりするための、最適な改善策がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ヘルプデスクの業務負荷が高い理由と業務効率化への改善策4選をご紹介します。
- よくある問い合わせ対応を効率化したい
- マニュアルやFAQを整備して業務負担を軽減したい
- 対応の属人化を防げるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、業務クオリティの標準化を図りつつ、ヘルプデスクにおける業務負荷の軽減も実現できるようになります。
目次
ヘルプデスクの業務内容とは
ヘルプデスクは、社内ITサポートや、社内外の問い合わせ対応業務が中心です。
具体的には、「ITシステムに関する問い合わせ対応」や「不具合が発生したときの対処・原因調査・改善」が挙げられます。加えて、マニュアルの更新・システムの定期的なメンテナンスなども業務の一環としてあります。
社内外からの問い合わせに対応し、「顧客接点の創出」や「円滑な業務遂行のサポート」など、ヘルプデスク業務は企業にとって重要な役割を果たしています。しかし、ヘルプデスク業務は負荷が高いうえに業務スピードを求められるので、業務効率向上が課題です。
ヘルプデスクの業務負荷が高いのはなぜ？
ここでは、ヘルプデスクの業務負荷が高い理由を解説します。以下の事象を放置すると、スピーディな業務ができなくなるうえ、顧客満足度にも悪影響を及ぼすので注意が必要です。
問い合わせ件数が多く対応が追いつかない
まず、従業員や顧客からの問い合わせ件数が年々増加しており、対応が追いついていないケースが多く見られます。
一因として、電話やメールに加え、近年ではチャットボットなど手軽な手段で問い合わせが可能になったことで、問い合わせの“ハードル”が下がったことが挙げられます。
そのため、従来通りの対応体制ではすべての問い合わせに迅速に対応するのが難しくなり、対応者の業務が逼迫してしまうのです。
緊急性の高い案件を可視化できていない
次に、ヘルプデスク業務の大きな課題として緊急性の高い案件を可視化できていないことが挙げられます。
対応の優先順位が判断できないと、対応漏れや二重対応などのミスが発生しやすくなり、大きなトラブルの原因になります。また、メンバー間で重要度の認識が揃わないことで、情報共有もうまくいかず、対応にムラが出る恐れもあるのです。
さらに、対応が遅れた緊急案件に追われ、時間外対応が増えるなど、現場の業務負荷が一層重く感じられる要因にもなります。
ナレッジが蓄積できていない
最後に、ナレッジが蓄積されていないと、業務が属人化し、特定のメンバーに対応が集中して負荷が高くなります。
また、誰が対応しても同じ品質を保つには、対応フローやノウハウを明文化し、共有することが不可欠です。共有されていなければ、メンバーの不在時に顧客対応が滞ったり、部署間の連携が遅滞したりと、業務の停滞やトラブルに発展しかねません。
さらに、ナレッジのない環境では新人教育も人任せになり、教える内容にばらつきが出ることで、対応品質に差が生じるリスクもあります。
ヘルプデスクの業務効率化に貢献する施策4選
ここでは、ヘルプデスクの業務効率化のための施策を紹介します。ヘルプデスク業務を効率的に進められている組織は、以下の体制が確立できているという共通点があります。
対応履歴やFAQをナレッジとして整理
ヘルプデスク業務効率化のための施策の1つ目は、対応履歴やFAQをナレッジとして整理することです。
過去の対応履歴を蓄積していると、似たような問い合わせがあった場合の対応効率が飛躍的に向上します。さらに、ナレッジを全社で共有されていると、新人メンバーでも一定の品質で対応できる体制が整います。
また、よくある質問はFAQにしてまとめておくことで、問い合わせの数自体を減らすことができるのです。
クレーム化リスクの高い案件の早期把握
ヘルプデスク業務効率化のための施策の2つ目は、クレームに発展しかねない案件はメンバー内で把握し合い、リスクを回避することです。
緊急性の高い問い合わせや、感情的な顧客からの連絡など、クレームに発展しやすいケースを早期に察知し、関係部署と情報を共有することが重要です。そこで役立つのが「緊急度と重要度のマトリクス」です。
ヘルプデスク業務では緊急対応案件も頻発しがちなので、優先順位は1→3→2→4となります。しかし、2の「緊急ではないが重要なタスク」は蓄積すると、十分に対応できなくなる可能性があるので、計画性を持って着手しなければなりません。
そして、案件の対応順を振り分けられたら「どの案件を誰が対応しているか、どの程度対応できているか」までをメンバー間で共有しておきましょう。情報共有があると、メンバー同士でバックアップしやすくなり、対応漏れを防ぐだけでなく対応時間の短縮にも繋がります。
マニュアルを整備
ヘルプデスク業務効率化のための施策の3つ目は、ナレッジを蓄積するためのマニュアル作成です。
マニュアルを作成すれば、業務の属人化が解消され、特定の担当者の負荷を軽減できます。また、手順が標準化されれば、対応品質のばらつきも防げるので、結果的にユーザー満足度も向上するのです。
とくに、「ナレカン」のような検索もしやすいツールでマニュアルを作成すれば、「どこに必要な情報があるかわからない」というストレスも軽減できます。
情報を検索する時間の削減
ヘルプデスク業務効率化のための施策の4つ目は、情報を検索する時間を削減することです。
ナレッジを蓄積しても、探しにくければ意味がありません。対応の現場では、「今すぐ知りたい」「早く回答したい」場面が多いため、検索性の高さが対応スピードに直結します。
そのため、キーワードやAI検索で瞬時に情報を探せるツールを使えば、対応時間を大幅に短縮でき、業務負荷の軽減が可能です。
ヘルプデスク業務の効率化に役立つツール
以下では、ヘルプデスク業務の効率化に役立つツールをご紹介します。
ヘルプデスクでは、「同じ問い合わせが何度も発生する」「新人とベテランの対応内容の差が大きい」などの課題を抱えています。このような課題の原因として、社内ナレッジが整理されていないことが挙げられます。
とくに、対応履歴やマニュアル、FAQがバラバラに管理されていると、調査や回答に情報を検索する時間がかかるうえ、対応が属人化して担当者の負担が増加します。そこで、よくある質問や過去の対応事例を蓄積し、誰でも検索・再利用が可能な状態にしましょう。
結論、自社のヘルプデスク業務を効率化するなら、属人化を防ぎ、対応業務の標準化と高速化を実現するツール「ナレカン」一択です。
ナレカンに、FAQや対応マニュアルを共有すれば、AIを活用した高精度の検索機能ですばやく必要な情報に辿り着けるので、ヘルプデスクの応対品質と効率が向上します。また、「断捨離機能」でナレッジを常に最新の状態に保てるので、運用負担も低減されます。
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ヘルプデスクの業務負荷が高い原因と対策まとめ
これまで、ヘルプデスクの業務負荷が高い理由と改善策についてご紹介しました。
ヘルプデスクの業務負荷が高い原因には「人的リソースに対する件数の多さ」「案件が見える化されていない」などが挙げられます。そのため、過去の対応履歴やノウハウを社内で共有して、誰もが活用しやすい状態で管理しなくてはなりません。
そのため、ヘルプデスクにおける問い合わせ内容やマニュアルを「情報」として正しく管理できる「情報共有ツール」を使いましょう。とくに、ナレッジの蓄積・整備・共有・検索をワンストップで実現できる、検索性に優れたツールが有効です。
結論、FAQや対応履歴を記事形式で保存し、タグ付けや全文検索で即座に情報にアクセス可能なツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、ヘルプデスクにおける業務効率化をナレッジ共有の側面から改善しましょう。
