厳選6選！おすすめのペーパーレス会議システムと選定ポイントを紹介
近年、ビジネスにおけるDX化の背景から、ペーパーレス化に向けた取り組みを進める企業が増えています。さらに、ペーパーレス化に伴い「ペーパーレス会議システム」にも注目が集まっているのです。
しかし、なかには「ペーパーレス会議システムは種類が多くて、何を使ったら良いのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのペーパーレス会議システム6選と選定ポイントを中心にご紹介します。
- 会議もペーパーレス化させるために、ツールの導入を考えている
- ペーパーレス会議に役立つ複数のシステムを比較したい
- 会議後に内容を振り返り、アクションにつながる体制を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、ペーパーレス会議システムの適切な選び方に加え、活用方法まで分かるので、ペーパーレス化を推進していけます。
目次
ペーパーレス会議とは？
ペーパーレス会議とは、従来は紙に印刷して配っていた資料をデジタル化して、PCやタブレット上で共有しながら進めていく会議のことです。以下では、ペーパーレス会議システムのメリットや基本機能を紹介します。
ペーパーレス会議システムのメリットとは
ペーパーレス会議システムを導入すると「紙媒体にプリントアウトする作業」や「資料を複数人に配る手間」を省くことができ、結果として以下のメリットにつながります。
- コストを削減できる
- 情報漏えいを防止できる
- 修正が容易ですぐに共有できる
- 保管場所の悩みを解消できる
- 検索しやすくなる
システムの導入によって、紙に印刷するために使う用紙やインクを購入する必要がなくなるので「金銭的コスト」を軽減できます。さらに、会議の度にプリントアウトしたり配ったりするなど、準備にかかる「時間的コスト」もなくせるのです。
紙の資料の場合、配られた資料は各々で保管する必要があり、情報の管理が個人に委ねた状態でした。しかし、安全性の高いシステムで情報をデータ管理すれば、情報漏えいのリスクを軽減できます。
会議資料が紙の場合、ミスを直すには印刷し直すか、資料一つひとつに手書きで修正を加える必要があり手間がかかります。一方、会議資料をデータベースで管理すれば、資料を訂正したうえ、再度送信するだけで対応を完了させられます。
紙の資料は会議に持っていくにもかさばるうえ、後々見返しやすく管理するにも工夫が必要です。しかし、資料を電子データとして管理すれば、保管スペースや持ち歩きにも不便がなくなり、資料管理のストレスを解消できます。
紙の資料では、過去に配布した特定の資料を見つけるのは困難です。一方、資料を紙から電子に切り替えれば、管理のハードルが下がるだけでなく、テキストで目的の資料を即時に探せるような環境をつくれます。
以上のように、ペーパーレス会議システムを導入すれば「金銭面」「時間面」「安全面」「利便面」というように、あらゆる側面で効果をもたらすのです。
ペーパーレス会議システムの特徴とは
ペーパーレス会議システムは、主に以下の2つのタイプに分けられます。
- 資料の管理・共有に優れたタイプ
- オンライン会議の進行に適したタイプ
デジタル化した資料の管理・共有はもちろん、画面を同期させながら会議を進められます。また、検索性やセキュリティ性にも優れている点も特徴です。
ビデオ通話機能だけでなく、画面表示機能を使えば、遠方にいるメンバーともスムーズな会議が実現します。そのため、リモートや出張先など、オンライン会議をする場合に役立ちます。
以上のように、ペーパーレス会議システムには2つのタイプがあるため「どの場面で・どのような用途で使いたいのか」を明確にしたうえで、システムの導入を検討しましょう。
【厳選6選】ペーパーレス会議の実現におすすめのシステムとは
以下では、資料の管理・共有におすすめのシステムを紹介します。
ペーパーレス会議システムには、主に「資料の管理・共有に優れたタイプ」と「オンライン会議に適したタイプ」の2つがあります。前者での利用を検討する場合、検索性やセキュリティ面はもちろん、情報を入り乱れることなく管理できるかは重要です。
また、会議資料など、従来は紙ベースのものからデジタル化に移行するにあたり、管理すべきファイル量は飛躍的に増えます。そこで、保管した情報を素早く業務に生かすには「情報へのアクセス性が高いシステム」が不可欠となるのです。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をテーマや案件ごとにわけて管理・共有でき、優れた検索性で即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には画像や動画、ファイル、テキストで思うままに情報をまとめられるため、会議資料の作成に最適です。また、自由に階層を設定できる「フォルダ」で用件別に管理でき、「ヒット率100％」の検索機能で欲しい情報もすぐに振り返れます。
【ナレカン】あらゆる社内情報を効率的に一元管理するシステム
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】無料から使えて誰でも簡単に情報を管理・共有できるシステム
Stockは、ITの知識が無くてもすぐに使いこなせるシンプルな情報共有ツールです。
「Stock」の「ノート」では、あらゆる情報をメモのように書き込めるうえ、リアルタイムで任意のメンバーに情報共有可能です。また、ノートに紐づく「メッセージ」によって、会議に関する話題が埋もれたり流れたりすることなく、意思決定を進めていけます。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【moreNOTE】自治体も導入！ペーパーレスの効果を発揮できるシステム
moreNOTEの特徴
- 画面を同期することができる
- 機密資料でも安全に共有できる
会議中の画面は、参加メンバー全員に同期できるので、会議資料の準備や資料を配ったり差し替えたりする手間を削減できます。その結果、議論の活性化が見込めます。
紙とは異なり、資料の閲覧時間や権限設定ができるので、情報がむやみやたらに拡散される事態を防げます。
moreNOTEの機能・使用感
- GreenAction機能
- 資料の閲覧が簡単
moreNOTEで使ったログデータから、ペーパーレスの効果を算出できます。削減できた紙の枚数やコストなど、ペーパーレス化のメリットを数値で見える化するのに役立ちます。
「フォルダービュー機能」により、登録された資料は、フォルダやコンテンツをタップするだけで簡単に閲覧できます。
moreNOTEの注意点
- 価格設定が高い
ライセンスは、ユーザー1人につき1,200円/1IDが必要になるため、大人数で使用する場合は予算がかかるので、慎重に検討しましょう。
moreNOTEの料金体系
＜クラウド版＞
- 初期費用：36,000円
- ライセンス費用：1,200円/ID/月（31ID以降は1IDあたり600円）
- ディスク費用：1,200円/GB
＜オンプレミス型＞
見積もりについては、問い合わせが必要です。
【スマートセッション】ペーパーレス会議を円滑にするシステム
スマートセッションの特徴
- シンプルモードに切り替え可能
- 通話機能が搭載されている
メンバーごとに「通常モード」か「シンプルモード」で切り替えられます。後者では、”よく利用する機能”に絞れるので、初心者でも安心して使い始められます。
資料を同期できるだけでなく、通話機能も付いているのでオンライン会議にも利用できます。
スマートセッションの機能・使用感
- 行固定・列固定表示が可能
- アップローダーツール
Excelの行列固定機能と同様に、行見出しや列見出しなど常に表示しておきたい部分を固定表示できます。大きな表でも見出しなど見失わずに画面共有が可能です。
開催する会議室のショートカットを作り、資料準備のときにOffice資料をドラック&ドロップするだけで、自動的にPDFとしてアップロードされます。そのため、会議準備の手間を削減できて便利です。
スマートセッションの注意点
- 初心者には不向きな傾向がある
クラウド版を利用する場合、金銭的コストが大きくなり、サブスクリプション版を導入する場合、自社で負担する作業が大きくなります。そのため、アナログからデジタルに移行する初心者の方には不向きな可能性があります。
スマートセッションの料金体系
- クラウド版
- サブスクリプション版
・初期費用：50,000円～
・月額費用：30,000円～
・料金の詳細については、問い合わせが必要です
【Smart Discussion】閲覧機能に優れたシステム
Smart Discussionの特徴
- 2画面共有機能が搭載されている
- 使用頻度に応じて機能をシンプルにできる
発表者の資料を子画面もしくは左右に分割して表示できるので、説明箇所や議論のポイントを的確に追うことができます。
誤操作やユーザーの混乱を防ぐために、使用頻度が低い機能は非表示にできるなど、カスタマイズにも優れています。
Smart Discussionの機能・使用感
- ゲストユーザー機能
- ホワイトボード同時書き込み機能
Webブラウザ版ゲストユーザーを使えば、専用アプリが無くても手軽に会議に参加することができるため、外部の方が参加するシーンにおいて便利です。
会議参加者全員が発表中の資料や白紙ページに同時にメモ書きができます。会議中のアイデア出しに最適です。
Smart Discussionの注意点
- 多機能で使いこなせない恐れがある
Smart Discussionは多機能で便利な反面、操作に慣れるまでに時間がかかります。また、十分に使いこなせないとかえってストレスになるため注意しましょう。
Smart Discussionの料金体系
- クラウドサービス（企業向けプラン）
- サブスクリプション（企業向けプラン）
- LGWAN-ASP（官公庁向けプラン）
- クラウドサービス（官公庁向けプラン）
- オンプレミス（企業・官公庁向けプラン）
・スターター：初期費用20,000円＋月額費用20,000円
・スタンダード：初期費用30,000円＋月額費用36,000円～
・エンタープライズ：初期費用80,000円＋月額費用98,000円～
・20ライセンスの場合、59,800/月～
料金の詳細は、問い合わせが必要です
・初期費用：30,000円
・月額費用：50人で利用する場合、48,000円/月～
・料金の詳細は、問い合わせが必要です
【ECO Meeting】高セキュアに書類を共有できるシステム
ECO Meetingの特徴
- セキュリティ機能が強固である
- 2種類の投票機能が搭載されている
許可されたデバイスのみアクセスできるため、不正アクセスを防げます。また、サーバー上から資料を削除したり、ファイル単位で端末へのダウンロードを禁止したりも可能です。
会議進行中に、個別帳票もしくは選択投票を実施・集計できるので、円滑な意思決定を実現します。
ECO Meetingの機能・使用感
- プレゼンテーション機能
- 資料の自動削除機能
プレゼンターの画面を共有しながら手元の資料を自由に閲覧可能です。また、資料への書き込み・付箋・マーカー機能を利用した書類も保存できるので、関連情報をまとめて残せます。
機密書類は「資料の自動削除機能」の事前設定で、会議終了後に自動削除が可能です。社外・社内での情報漏えいを未然に防げるので安心して使えます。
ECO Meetingの注意点
- 取り扱える資料はPDFのみ
アプリ内で共有できるのはPDFのみになるので、ExcelやWordで資料を作成した場合は、都度PDF変換しなければなりません。
ECO Meetingの料金体系
- クラウド版
- オンプレミス
・初期費用：50,000円
・アカウント費用：1,000円/アカウント/月（51アカウント以降は800円/アカウント）
・ストレージ追加費用：1,000円/1GB
・料金の詳細は、問い合わせが必要です
＜比較表＞ペーパーレス会議の実現におすすめのシステム6選
以下は、おすすめのペーパーレス会議システム6選の比較表になります。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | moreNOTE | スマートセッション | Smart Discussion | ECO Meeting | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
あらゆる社内情報を効率的に一元管理するシステム |
無料から使えて簡単に情報を管理・共有できるシステム |
ペーパーレスの効果を最大限に発揮できるシステム |
ペーパーレス会議を円滑にするシステム |
閲覧機能に優れたシステム |
高セキュアに書類を共有できるシステム |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】※会議毎に資料を登録する形式 |
| キーワード検索 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※ファイル名検索あり |
【×】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
価格設定が高い |
初心者には不向きな傾向がある |
多機能で使いこなせない恐れがある |
取り扱える資料はPDFのみ |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは初期費用36,000円＋ライセンス費用1,200円/ID/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは初期費用50,000円＋30,000円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは初期費用20,000円＋月額費用20,000円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは初期費用50,000円＋アカウント費用1,000円/アカウント/月～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「moreNOTE」の詳細はこちら |
「スマートセッション」の詳細はこちら |
「Smart Discussion」の詳細はこちら |
「ECO Meeting」の詳細はこちら |
このように、システムによって価格や注意点が異なるので、どれが自社での運用に最適かを事前に確認しておきましょう。
ペーパーレス会議システムを導入するときの選定ポイント
ここでは、ペーパーレス会議システムを導入するときの注意点を解説します。「導入したけれど、思うように使いこなせない」という事態を回避するためにも、担当者の方は以下を確実に押さえましょう。
（1）あらゆる情報を残せるか
1つ目の注意点は、あらゆる情報を残せるかという点です。
会議で必要な資料をデジタル化する強みとして、補足資料やインターネット上の情報にもすぐにアクセスできる点が挙げられます。しかし、テキストや画像しか共有できない場合、必要な資料は別の方法で共有しなければなりません。
そのため、ペーパーレス会議システムを導入するときは、テキストや画像だけでなく、ファイルや引用サイトのURLを一か所で共有できるシステムを選びましょう。
（2）社員全員が使いこなせるか
2つ目に、社員全員が使いこなせるシステムを選びましょう。
デジタル管理へ移行するにあたり、多機能なシステムを導入すると、使われない機能が増えて費用対効果が低くなってしまいます。一方、一つの目的に特化した専門性の高いシステムも、ITに不慣れな社員にとっては複雑で使いこなせない恐れがあるのです。
そのため、「事前に自社の課題は何か」を明確にしてから、必要な機能を過不足なく備えたシステムを導入しましょう。とくに、「有名だから」という理由で選んでしまうと、自社のデジタル管理を最適化できない可能性が高いので注意が必要です。
（3）タブレット（ipad）からでも使えるか
3つ目に、タブレットからでも閲覧できるか確認しましょう。
会議に参加する手段として、PCだけでなくタブレットからアクセスするケースも少なくありません。万が一、PC画面とタブレット画面での見え方に差があったり見づらくなったりすると、会議に参加するメンバーに混乱を与えかねないので注意しましょう。
以上のように、ペーパーレス会議システムを導入するときは、マルチデバイスに対応したシステムが望ましいと言えます。
（4）セキュリティは充実しているか
4つ目に、セキュリティ機能が十分に整っているか確認しましょう。
会議の中には、社外に漏れては困る情報はもちろん、社内でも一部の社員のみに共有したい機密情報が扱われることがあります。こうした社内情報を適切に管理して守るには、安全性の高いサービスを利用し、情報漏洩やウイルス感染を防ぐ必要があります。
中でも、「アクセス権限を細かく設定できる」「資料へのログイン履歴や修正履歴を確認できる」「通信や保存情報が暗号化されている」といった機能を備えたサービスであれば、重要な情報を安全に管理できるでしょう。
（5）情報に即アクセスできるか
5つ目に、欲しい情報に即アクセスできるかも重要なポイントです。
ペーパーレス会議システムは、保管できるファイル量が多く便利な一方、アクセス性が悪いと逆に業務効率が悪くなってしまいます。特に、会議に参加していないメンバーにも、会議の内容は共有する必要があるため、「検索性に優れたシステム」を活用しましょう。
そこで、「ヒット率100％の高精度検索」や「ファイル内検索」などの機能を備えた「ナレカン」を使えば、目的の資料やファイルもすぐに見つけられるので便利です。
おすすめのペーパーレス会議システムまとめ
ここまで、おすすめのペーパーレス会議システムと選定ポイントを中心に紹介しました。
ペーパーレス会議システムの特徴として「資料の管理に優れたタイプ」と「オンライン会議に適したタイプ」の2つがあるので、自社の用途に適したシステムを選びましょう。
ただし、いずれにしても会議を円滑に進めるには、膨大なファイルの中から目的の情報を素早く見つけて共有する必要があります。そこで、「目的の情報に即ヒットするシステム」を選定しましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、社内に散在したあらゆる情報を一元管理し、必要なときにすぐに取り出せるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、会議のペーパーレス化を成功させましょう。
