【非IT企業必見】見える化するべき4つの情報とおすすめシステム6選
近年、働き手不足による社員の過重労働は解決すべき重要な課題となっています。そこで企業は、業務プロセスや社員の働く実態の「見える化」によって、不必要な業務や過剰な残業が発生していないかを把握し、改善策を講じる必要があるのです。
ただし、業務の見える化を手作業で実施するのは、通常業務がひっ迫する要因になるので、システムの導入がおすすめです。しかし、「どのような要素を見える化したらよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見える化するべき要素とおすすめシステムを6選ご紹介します。
- 自社の課題にマッチしたシステムを導入し、業務を効率化したい
- 不必要な業務を抽出して、コスト削減を図りたい
- 見える化によって、社員の労働負担を減らしたい
という方はこの記事を参考にすると、見える化するべき要素や自社の課題にマッチしたシステムも導入できるので、不必要なコストの軽減につなげられるようになります。
目次
業務の見える化とは
業務の見える化とは、業務フローやスケジュール、進捗などを可視化して一目で把握できる環境を整えることです。
業務の見える化ができていなければ、不必要な業務プロセスに時間や労力を費やし続けることになり、各社員の負担やストレスが増加します。そのため、業務のムダを明らかにして、「不必要な業務や工数の抽出・削減」につなげましょう。
また、社内のナレッジを適切に管理すれば、ノウハウが見える化するので、情報を効果的に活用できるようになります。
見える化にシステムを導入するメリットとは
業務の「見える化」には、システムを導入して実践する方法が一般的です。
日々増加する情報を手作業で処理するのは、人手や時間的コストがかかるうえ、人為的ミスの要因となります。そこで、システムを活用すると、業務フローが簡単に可視化され、運用フローの改善が効率化するのです。
また、企業活動において「見える化」するべき要素は数多く存在し、日々情報は更新されます。そこで、システムを使うとシステム内に情報が残るため、常に運用フローを最適化できているかの振り返りも可能となるのです。
見える化するべき情報とは
ここでは、業務フローのなかで見える化するべき４つの情報を紹介します。
業務プロセスの見える化により、不必要な作業が浮き彫りになるので、業務負担やリソースが削減できます。さらに、業務プロセスをチーム内で共有すると、業務の属人化や担当者不在による未対応も防げます。
商品やサービスの購入履歴や問い合わせ履歴を見える化すると、顧客一人ひとりへの最適なアプローチが可能になります。
社内に分散するナレッジは蓄積し、共有することでマニュアルとして活用できます。また、マニュアルとして活用すれば、教育コストの削減になるだけでなく、メンバーのスキルや業務の質を高めることにも繋がります。
社員の勤怠状況の見える化によって、残業の常態化や休日出勤が発生していないかの管理が可能になります。そのため、長時間労働といった労務リスクの回避や職場環境の改善が見込めるのです。
以上の要素を見える化すると、業界職種問わず業務プロセスの効率化ができるようになります。
業務の見える化におすすめのシステム6選
以下では、業務の見える化におすすめのシステムを6選紹介します。
業務内容が可視化されることで、無駄や非効率な手順が明らかになり、改善に役立てられます。とくに、属人化しがちな業務や、暗黙知として個人にとどまっていたノウハウも、ナレッジ管理ツールを使えば全社で共有・蓄積が可能になるので、業務効率の向上が見込めるのです。
ただし、ナレッジを蓄積してもスムーズに検索できなければ、ナレッジを十分に活用できません。そのため、高精度の検索機能が備わったツールを選びましょう。
結論、業務の見える化には、属人化しやすいナレッジを引き出して蓄積できるうえ、超高精度の検索機能が実装されたナレッジ管理ツール一択です。
ナレカンには、社内知恵袋のように使える質問機能があるので、「今不足しているナレッジ」や「現場ニーズ」を把握でき、“誰かが知っている情報”を引き出しやすくなります。また、蓄積したナレッジは“ヒット率100%”の検索機能で誰もが活用できる状態で管理できるのです。
【ナレカン】業務ノウハウを簡単に共有できるシステム
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】65歳以上のメンバーも操作できるシステム
Stockは、即日使える情報共有ツールです。顧客情報や業務マニュアルの共有・管理に活用することで、業務が見える化し、進捗報告を簡略化できます。
とくに、「Stock」には、「ノート」とノートに紐づけられる「メッセージ」「タスク機能」があるので、複数の案件に関するやりとりを並行しても情報が入り乱れません。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【LANSCOPE】サイバーセキュリティに特化したシステム
LANSCOPEの特徴
- サイバーセキュリティに特化したシステム
- 社内の機密情報や個人情報の取り扱い状況を管理できる
社員の業務実態を見える化し、情報漏洩や外的からの攻撃を防げるサイバーセキュリティに特化しています。
社員のPCの利用状況だけでなく、「アプリの利用」「Webサイトの閲覧/アップロード/書き込み」「ファイル操作」などの操作ログを記録します。
LANSCOPEの機能・使用感
- 充実したPC管理機能
- モバイル管理機能
充実したPC管理機能で、資産管理や記録メディアの制御、操作ログを見える化します。そのため、情報漏洩や改ざんのリスクを最小限に抑えたいという企業も安心して利用できます。
モバイルデバイス管理機能で、従業員が使用している端末の利用状況を把握できるなど、社員の私物化を防げる点もポイントです。
LANSCOPEの注意点
- 自社の課題と機能性の親和性を見定める必要あり
- 機能が豊富な分、使いこなすのが難しい
自社の課題に応じて必要な機能だけを追加できますが、その分コストがかかるので、課題と機能性の親和性を見定める必要があります。
利用しているユーザーからは「機能が豊富だが使いこなすのが難しい」という声があります。（参考：ITreview）
LANSCOPEの料金体系
- 詳細な料金は問い合わせが必要です。
kaonaviの特徴
- 社員の情報の一元管理機能
- 充実したサポート体制
社員情報の一元管理によって、スキルに基づいた人材配置・育成の最適化だけでなく、搭載されたアンケート機能で社員のコンディション管理も可能になります。
課題ごとのセミナーや専任スタッフによる支援といったサポート体制も充実しています。
kaonaviの機能・使用感
- 社員タイプ分析機能
- スキルの可視化・管理機能
個人の特性を性格診断によって分類し、関わり方や成長するためのアドバイスも記載されているので、円滑なコミュニケーションを促進します。
スキル関連のあらゆる情報を一元化し、スキルマップを作成できるので、社員の資格取得情報などを簡単に可視化できます。
kaonaviの注意点
- 費用対効果の検討が必須
- データの深い分析をしたいときは物足りない
人事業務に特化したシステムであり、業界によっては効果が薄い可能性もあるので費用対効果の検討が必須です。
利用しているユーザーからは「人材分析機能はあるものの、深い分析やビジュアライズに物足りなさを感じる。導入後に「形だけの人材管理ツール」になっている気がする」という声があります。（参考：ITreview）
kaonaviの料金体系
- 詳細な料金は問い合わせが必要です。
【backlog】あらゆるチームのプロジェクトを一元管理
backlogの特徴
- 課題の進捗管理を見える化できる
- 課題の担当者や期限を細かく設定できる
プロジェクトにおける課題はカンバンボード上で「カード」として管理され、進捗状況に応じて、未対応・処理中・処理済み・完了の4つのフォルダに振り分けられます。
課題の担当者や期限、優先度は個別に設定も可能なので、対応漏れや二重対応を防ぎます。
backlogの機能・使用感
- ガントチャート機能
- カンバンボード機能
プロジェクトを見える化でき、直感的に全体像を把握したい場合に便利です。
課題のカードをドラッグ＆ドロップすることで課題の状態を変更でき、リアルタイムで更新できます。
backlogの注意点
- やりとりが流れないように管理が必要
課題はテーマごとに分けて管理しなければ、ほかの課題とまぎれてしまい課題を確認するのに手間がかかるので注意が必要です。
backlogの料金
- スタータープラン：2,970円/月（月払い）
- スタンダードプラン：17,600円/月（月払い）
- プレミアムプラン：29,700円/月（月払い）
- プラチナプラン：82,500円/月（月払い）
- それぞれ30日間無料で利用可能です。
【TimeCrowd】業務時間の見える化に特化
TimeCrowdの特徴
- シンプルな時間管理ツール
- メンバーの動きも見える化
タスクの時間を記録して見える化することに特化したツールで、簡単に操作ができます。
チームメンバーの時間の記録を見える化し共有できるので、業務のブラックボックス化を防ぎます。
TimeCrowdの機能・使用感
- メンバー機能
- 単価計算機能
稼働しているメンバーをリアルタイムで確認出来るため、チームの状況を見える化したい場合に便利です。
チーム、ユーザーごとに単価を設定でき、その月の金額やタスクごとの金額を確認したい場合に適しています。
TimeCrowdの注意点
- プランごとに価格や搭載機能が異なる
- チームへの招待の工数が多い
プランによって、料金設定、無料お試しの有無、機能性が異なるので注意する必要があります。
利用しているユーザーからは「チームへの招待の仕方が、チームごとにURLを送ってそこから入ってもらう、という形なので、
複数招待する場合に、面倒に感じている。」という声があります。（参考：ITreview）
TimeCrowdの料金体系
- 詳細な料金については問い合わせが必要です。
業務の見える化におすすめのシステム6選の比較表
以下は、業務の見える化におすすめのシステム6選の比較表です。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | LANSCOPE | kaonavi | backlog | TimeCrowd | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
業務ノウハウを簡単に共有できるシステム |
65歳以上のメンバーも操作できるシステム |
サイバーセキュリティに特化したシステム |
記憶頼りなマネジメントからの脱却を実現 |
あらゆるチームのプロジェクトを一元管理 |
業務時間の見える化に特化 |
シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
自社の課題と機能性の親和性を見定める必要がある |
費用対効果の検討が必須である |
やりとりが流れないように管理が必要である |
プランごとに価格や搭載機能が異なる |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは問い合わせが必要 |
・無料プランなし
・有料プランは問い合わせが必要 |
・無料プランあり（30日間）
・有料プランは2,970円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは問い合わせが必要 |
| 公式サイト |
の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「LANSCOPE」の詳細はこちら |
「kaonavi」の詳細はこちら |
「backlog」の詳細はこちら |
「TimeCrowd」の詳細はこちら |
また、チームで業務に取り組むのであれば、各々のタスクを把握しておくことはもちろん、必要なときにすぐにやりとりできることが大切です。そのため、「タスク管理」だけでなく「メッセージ」機能を兼ね備えたシステムを選定しましょう。
業務を見える化するシステムを導入する注意点とは
以下では、業務を見える化するシステムを導入するときの注意点を解説していきます。担当者の方は、システムを導入する際に以下の点に注意しましょう。
（1）全社で浸透する操作性か
1つ目は、全社で浸透する操作性かという点です。
業務効率化を目的にしているにも関わらず、社内のITリテラシーを考慮せずに「操作が難しいシステム」や「自社に見合っていない多機能なツール」を導入しては、社内に浸透しないリスクがあります。
社内にITの苦手な社員がいる場合、操作の難しいシステムを導入すると、教育コストがかかってしまいます。導入してすぐに全メンバーが使えなければ業務の見える化の意味がありません。
また、多機能・高機能なシステムでは、自社では不要な機能がついていて費用対効果が高くなってしまう場合もあるため、必要な機能が過不足ないツールを導入しましょう。
（2）セキュリティは安全か
2つ目に、セキュリティは安全かという点に注意してツール選びをしましょう。
業務の見える化するシステムを導入すると、社内のセキュリティの一元管理ができ、機密データの改ざんや誤送信をはじめとする情報漏洩の防止に有効です。
たとえば、業務を可視化するシステムの中には、社員のPCの操作ログを記録することで「内部不正を抑止する」「問題発生時には操作ログから検証できる」といったセキュリティ機能を備えたツールもあります。
たとえば、「ISO27017」というクラウドサービスに特化した国際セキュリティ規格を取得している「Stock」なら、安心してビジネス上の情報を残すことができます。
見える化するべき情報とおすすめシステム6選まとめ
ここまで、見える化するべき情報とおすすめシステム6選について紹介しました。
どの業界職種においても「業務プロセス・ナレッジ・顧客管理・勤怠状況」は、業務効率化を図るための見える化すべき情報だと言えます。とはいえ、情報は日々増加していくので、見える化した「情報」をアナログで管理していては、更新に時間がかかり面倒です。
そこで、システムを使って、簡単に情報を管理・共有しましょう。ただし、操作が難しいシステムでは、現場に馴染まないので「誰でも使えるシステムであるか」は大前提です。
結論、ITに不慣れでも「誰でも簡単に」情報を見える化でき、社内での活用が可能になるシステム『ナレカン』が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひを使って見える化した「情報」を正しく管理・共有し、業務プロセスの最適化を図りましょう。
