ナレッジマネジメント
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ルーチンワーク業務は作業内容や手順が確定しているので定着しやすいものの、作業が形骸化したり、ノウハウが属人化したりするデメリットも伴います。そのため、デメリットを回避しつつ、定型化できる通常業務を効率化しなければなりません。 しかし、効率化を目的にルーチンワーク化したい一方で、「どのようにアプローチすべきかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、「ルーチンワークするメリット・デメリット」や「業務効率化するコツ」を中心にご紹介します。 ルーティンワークのメリット・デメリットを把握したい 業務をルーティン化して、ミスを減らしつつ作業の質を高めたい ルーティンワークを効率化できるITツールを探している という方はこの記事を参考にすると、ルーチンワーク業務の注意点を押さえつつ、さらなる業務効率の改善ができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ルーチンワークのメリットとは1.1 （1）スケジュールを管理しやすい1.2 （2）集中して取り組みやすい1.3 （3）引き継ぎがしやすい2 ルーチンワークのデメリットとは2.1 （1）モチベーションが低下する2.2 （2）形骸化しやすい2.3 （3）業務が固定化される3 ルーチンワークを効率化するコツ4選3.1 コツ1｜非定型業務のルーティン化を検討する3.2 コツ2｜テンプレートを作る3.3 コツ3｜フローを可視化する3.4 コツ4｜ノウハウを蓄積しマニュアル化する4 【必見】ルーチンワークの業務効率化におすすめのツール4.1 ノウハウの蓄積・情報の可視化も簡単に実現できる「ナレカン」5 【Excel】ルーチンワークの管理に使える無料テンプレート6 ルーチンワークのメリットと業務効率化するコツ4選まとめ ルーチンワークのメリットとは 以下では、ルーチンワークの代表的なメリット3つを紹介します。効果的にルーチンワークを実施している企業は、以下のメリットを常に得ながら業務を進めているのです。 （1）スケジュールを管理しやすい 1つ目に、スケジュール予定が立てやすくなるメリットがあります。 ルーチンワークは業務内容や手順が決まっており、所要時間が把握しやすいです。また、業務が発生するタイミングも変わらないので、会議やほかの業務をどのようなタイミングで入れるかなど、月全体のスケジュール管理も簡単です。 一方、該当のルーチンワークにてトラブルがあった場合に「素早く対応できるような仕組み」も整えておくと、業務が遅延しないのでさらに安心です。 （2）集中して取り組みやすい 2つ目に、ルーチンワーク化していない業務に比べて、集中して取り組みやすいのもメリットです。 集中力が続かない理由には、やるべき作業が多くプレッシャーを感じてしまうケースや、他のことに気が散ってしまうケースが挙げられます。 しかし、ルーチンワーク業務は、作業内容がすでに決まっているので、精神的なプレッシャーは比較的少ない傾向があります。また、手順がわかっていれば、確認に時間を取られたり作業を中断したりすることがないので、集中力が持続しやすいのです。 （3）引き継ぎがしやすい 3つ目のメリットとして、業務の引継ぎがしやすい点が挙げられます。 ルーチンワークは作業の流れが決まっているので、イレギュラーな事態が起こる可能性は低いです。そのため、引き継ぎを受ける側の経験の有無に関わらず、運用に乗せられる場合が多いです。 ただし、ルーチンワークの引き継ぎ時には、引継書などの「振り返りができる情報」が必須になるので、誰もが参照しやすいマニュアルを作成するといった工夫が求められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ルーチンワークのデメリットとは ここでは、ルーチンワークを進めるにあたり、発生しやすいデメリットを解説します。業務効率化を目的にルーチンワークを進めても、以下のポイントが抜けていると逆効果となるので注意しましょう。 （1）モチベーションが低下する 1つ目のデメリットは、目的意識やモチベーションが低下しやすい点です。 事務作業などのルーチンワークでは、営業マンのように「インセンティブ評価」が難しく、モチベーションを保つのが困難です。そのため、慣れていくに連れて、パフォーマンスや集中力が低下し、周囲からの「やる気がない」と評価されてしまう恐れがあります。 そのため、個人レベルでは常にスピードの向上を図ったり、空いた時間に業務を増やしたりするアクティブな姿勢が必要です。また、担当者のメンバーに対する作業結果への丁寧なフォローも欠かせません。 （2）形骸化しやすい 2つ目は、作業が形骸化しやすい点です。 日々、同じ作業を繰り返ししていると「何のために作業しているのか」の目的意識が曖昧になります。結果、パフォーマンスを出すことよりも、単純に「作業を終わらすこと」が目的となり、役割が形骸化するリスクがあるのです。 役割が形骸化すると、該当業務への責任感が弱くなり、気の緩みからミスが起こりやすくなります。そこで、作業の形骸化を防ぐには、作業によって生み出す効果や、プロジェクトにおけるどのような役割を担っているのかの意義を明確にしましょう。 （3）業務が固定化される 3つ目に、業務が固定化されてしまうことが挙げられます。 ルーチンワーク業務では、基本的に担当者が固定されるため、「新しいスキルや知識を身に着けたい」という方には不向きです。加えて、「ノウハウが属人化」が起こりやすく、退職や異動などで前任者がいなくなったときに、業務の質やスピードが低下する恐れがあるのです。 そのため、ルーチンワーク業務であっても、社内の情報資産としてノウハウを残しておきましょう。たとえば、あらゆる情報を蓄積でき、必要な情報に即アクセスできる「ナレカン」のようなツールが、ノウハウの蓄積と管理に役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ルーチンワークを効率化するコツ4選 以下では、ルーチンワークの効率化が実現するコツ4選を紹介します。ルーチンワークの業務フローを放置すると、効率的に業務が進まなくなるので注意が必要です。 コツ1｜非定型業務のルーティン化を検討する 非定型業務でも、ルーチンワーク化できる部分がないか一度見直しましょう。 非定型業務には、個人がこれまでの経験によって培った判断力や思考力が求められます。しかし、非定型業務でも該当の業務を分解すると「データ入力だけの業務」「報告作業」など、定型化できる業務が見つかる可能性があるのです。 一方、非定型業務であっても、イレギュラーな事態が起こったときの対処法などのノウハウは記録として残すと、メンバー問わず対応できるので組織力向上にも繋がります。 コツ2｜テンプレートを作る テンプレートを活用し、業務の効率化を図りましょう。 テンプレートの活用で、毎回手作業で入力していた労力の削減はもちろん、何を書けばいいか悩む手間も省けます。たとえば、日報や報告書などのルーチンワークでは、書類そのものの体裁には変化がないので、テンプレートを活用すると効率化できます。 一方、日付など都度変更が必要な箇所については、運用するなかで定期的に更新が必要になるので注意しましょう。 コツ3｜フローを可視化する 業務フローを可視化し、無駄がないか定期的な見直しも重要です。 業務の全体像を説明せずにルーチンワークを続けていると、担当者との認識の齟齬が生まれてしまいます。そのため、業務フローを可視化し、メンバー同士で業務を認識し合える仕組みが重要です。 加えて、類似の作業があれば集約したり、該当の作業をやる必要があるのか審議したりすることが大切です。不必要な業務を洗い出せば業務量を削減でき、手が空いたメンバーに別の業務を任せられるので効率的です。 コツ4｜ノウハウを蓄積しマニュアル化する ノウハウを蓄積し、マニュアル化を図りましょう。 ノウハウをマニュアル化すれば、引き継ぎにかかるコストを削減できるだけでなく、知識や経験値がないメンバーにおける業務クオリティの均一化にも繋がります。各メンバーの業務クオリティが上がれば、指導にかかる手間を軽減できるのです。 ただし、紙やExcelでの管理では「すぐに確認ができない」「情報の更新に手間がかかる」懸念があります。一方、テキストや画像を使って簡単にマニュアルをまとめられ、超高精度の検索機能が備わった「ナレカン」であれば、継続的な運用が実現可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】ルーチンワークの業務効率化におすすめのツール 以下では、業務フローやノウハウの情報管理におすすめなツールを紹介します。 業務を効率化するには、ルーティン化すべき業務を見直し、情報を可視化する必要があります。とくに、ルーチンワークは担当者が固定されやすいので、マニュアルにして属人化を防ぐことで、引継ぎがスムーズになるのです。 また、ルーチンワーク業務は、形骸化しやすいため、その時々のリソースに合わせてマニュアルをアップデートしていかなければなりません。そのため、ルーチンワーク業務をマニュアル化するときは「確認したい情報に即アクセスできるツール」を使いましょう。 結論、ルーチンワークを効率化するには、社内のマニュアル作成・共有・管理が一か所で完結する「ナレカン」が必須です。 ナレカンの「記事」に直接テキストを書き込んだり、画像・ファイルを添付したりすれば、ノウハウの属人化を回避できます。また、「超高精度の検索機能」や「断捨離機能」によって、常に最新の情報にアクセスできる状態で管理できるので、業務の形骸化も防げるのです。 ノウハウの蓄積・情報の可視化も簡単に実現できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Excel】ルーチンワークの管理に使える無料テンプレート こちらは、ルーチンワークの予定や実績が書き込める無料のエクセルテンプレートです。 1日単位で記入でき、管理表を用いることで業務のやり忘れを防いだり、改善点が可視化されたりするので便利です。 Excelフリーソフト館｜ルーティンワーク管理表のテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ルーチンワークのメリットと業務効率化するコツ4選まとめ これまで、ルーチンワークのメリットと業務効率化するコツ4選をご紹介しました。 ルーチンワーク業務にはスケジュール管理がしやすい、集中力が継続しやすい、引継ぎがしやすいメリットがあります。一方で、「ノウハウが属人化する」「作業が形骸化しやすい」などのデメリットもあるため、注意しなければなりません。 たとえば、ルーチンワーク業務のマニュアルを作成し、定期的に更新していく体制を整えれば、いずれの問題も解消が見込めます。ただし、紙媒体やExcelでの管理では、確認までに時間を要することや更新に時間がかかるため、そのうち放置されてしまいます。 そのため、業務を効率化するには、あらゆる情報をナレッジとして管理できるうえ、最新～過去の情報まで取り出しやすい「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ぜひ、無駄な手間を省いて業務の効率化を図りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

社内情報の管理にUSBメモリを利用していると、社員による機密情報の持ち出しや紛失による情報漏洩のリスクが伴います。 しかし、USBメモリを使用禁止にしたいが「どうすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、USBメモリの危険性と使用を禁止する方法を中心にご紹介します。 会社でUSBメモリを使用する危険性を把握したい USBメモリ使用禁止の抜け道を防ぐ方法を知りたい USBメモリより安全かつ簡単に情報共有できる代替方法を探している という方はこの記事を参考にすると、USBメモリの危険性とUSBメモリの利用を禁止する具体的な方法がわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 会社のPCでUSBメモリを使用禁止にすべき理由1.1 紛失の危険性がある1.2 内部不正によって社内情報を持ち出されるリスクがある1.3 社内パソコンへのウイルス侵入する恐れがある1.4 情報が散在し管理ができなくなる2 【抜け道対策5選】USBメモリを使用禁止にする方法2.1 （1）物理的にUSBポートを塞ぐ2.2 （2）レジストリでUSBメモリの使用禁止を設定する2.3 （3）Microsoft IntuneでUSBメモリへの書き込みを禁止する2.4 （4）デバイス制御ソフトの導入2.5 （5）情報共有の手法そのものを変える3 USBメモリよりも安全かつ簡単に情報へアクセスできる方法3.1 会社でUSBメモリを禁止した場合に最適な代替ツール「ナレカン」4 USBメモリの課題と禁止するために使える方法まとめ 会社のPCでUSBメモリを使用禁止にすべき理由 ここでは、会社のPCでUSBメモリを使用禁止にすべき理由を4つ解説します。仮に、現場にて以下の認識が希薄であった場合、情報漏洩につながるリスクがあるので注意が必要です。 紛失の危険性がある 1つ目は、USBメモリの持ち出しによる紛失の危険性が挙げられます。USBメモリはコンパクトで非常に持ち運びが便利ですが、小さい分簡単に紛失するリスクもあるのです。 2023年6月には、兵庫県尼崎市で全市民約46万人分の個人情報を含むUSBメモリが紛失する事件がありました。USBメモリは発見されましたが、USBメモリを紛失した業務委託先の会社は約3000万円の損害賠償金を請求されています。 したがって、利用する場合は、個人で紛失しないような心がけはもちろん、現在誰がUSBメモリを所持しているか全体で可視化する必要があります。 参考：神戸新聞NEXT|尼崎USB紛失問題　市が業務委託業者に3000万円損害賠償請求 内部不正によって社内情報を持ち出されるリスクがある 2つ目は、悪意を持って社内情報を持ち出す内部不正のリスクがあることです。USBは簡単にデータを移せるので、不正に利用されても気づきにくいのです。 たとえば、2023年10月にNTT西日本子会社の元派遣社員によって、約928万件の顧客情報が不正に持ち出され、社外に流出する事件がありました。事件をきっかけに、NTTグループはUSBメモリの使用を全面禁止し、ガバナンス体制の見直しを実施しています。 以上のように、USBメモリの利用は内部不正につながるリスクがあるので、社内でUSBの使用ルールや制限を設け、社内の機密情報を守ることが求められるのです。 参考：日経XTECH|止まらない内部不正、NTTグループ「USBメモリー全面禁止」の真意 社内パソコンへのウイルス侵入する恐れがある 3つ目の危険性は、USBメモリの使用による社内パソコンへのウイルスの侵入です。 ウイルスに感染したUSBメモリを社内パソコンに挿入すると、社内パソコンまで汚染されてしまいます。社内パソコンに侵入したウイルスは、社内ネットワーク全域にまで拡大する可能性もあるのです。 しかし、残業のために会社のデータをUSBメモリで持ち帰り、自宅のパソコンで作業を進める社員もいます。ウイルスに感染したPCの復旧にかかる人的リソースや金銭的コスト、機会損失の悪影響は多大なので、USBを社外に出さないルールの策定・遵守が必要です。 情報が散在し管理ができなくなる USBメモリの4つ目の危険性は、情報が散在し管理ができなくなることです。 USBメモリを利用すれば、誰でも簡単にデータをコピー可能です。そのため、複数の類似した情報が量産されるうちに、情報が散在し誰が最新のデータを持っているのかわからなくなってしまいます。 情報の管理が徹底されていなければ、欲しい情報へのアクセス性も悪くなるので、業務スピードの低下につながりかねません。したがって、「ナレカン」のようなセキュリティの高いシンプルなツールを用いて、情報を一元管理する体制を整える必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【抜け道対策5選】USBメモリを使用禁止にする方法 ここでは、USBメモリ使用禁止を徹底するための具体的な方法を4つ解説します。情報漏えいのリスクの観点からも、USBメモリを情報共有の基盤にしている場合は、早急に対策を検討する必要があります。 （1）物理的にUSBポートを塞ぐ USBメモリを禁止する方法の1つ目は、物理的にUSBポートを塞ぐ方法です。 物理的にUSBポートをロックしてしまうのは、USBメモリを禁止する際に有効です。専用の解除キーがなければ引き出せない「USBポートロック」などを活用すれば、専用のコネクターをUSBポートに挿し込むだけで、簡単に対策ができます。 ただし、USBメモリのみならずUSBで接続するプリンターやマウスも利用できなくなるので、USBポートを塞いでも業務に支障をきたさないかを検討するべきです。 （2）レジストリでUSBメモリの使用禁止を設定する USBメモリを禁止する方法の2つ目は、レジストリの設定変更して、パソコンにUSBメモリを認識させないようにする方法です。 以下の手順を踏襲し、レジストリの設定を変更することでUSBメモリを禁止できるようになります。（下記はWindows向け） 「スタート」ボタンをクリックし、[ファイル名を指定して実行]をクリック 「名前」ボックスに「regedit」と入力し、[OK]をクリック [HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\UsbStor]をクリック 詳細ウィンドウで [スタート]をダブルクリック 「値のデータ」を4にし、[16 進]をクリックして、[OK]をクリック レジストリ エディターを終了 レジストリの設定変更は、Microsoftのホームページ「USB 記憶装置を使用できないようにする方法」に手順が記載されています。 （3）Microsoft IntuneでUSBメモリへの書き込みを禁止する USBメモリを禁止する方法の3つ目は、Microsoft IntuneでUSBメモリへの書き込みを禁止する方法です。Microsoft Intuneは、Windows10/11に対応しています。 以下の手順でマウスやキーボードなど特定のUSBデバイスのみ使用を許可することで、社員の持ち込んだUSBメモリの利用を制限できます。 Microsoft Intune管理センターにサインインし、[デバイス構成の作成]を選択 「プラットフォーム」は[Windows 10 以降]、プロファイルの種類は[テンプレート]>[管理用テンプレート] を選択し、[作成]をクリック [Basics]\(基本\)で「USB利用制限」などのタイトルをつけて[次へ]をクリック [構成設定]で「他のポリシー設定によって記述されていないデバイスのインストールの防止」を[有効]>[OK]をクリック 「これらのデバイスセットアップクラスに一致するドライバを使用するデバイスのインストールを許可」で[有効]を選択 「これらのデバイスIDのいずれかに一致するデバイスのインストールの許可」で[有効]を選択 スコープタグを設定し、[割り当て]でUSBの利用制限をかけるデバイスを選択 [確認と作成]で[作成]を選択すると、変更内容が保存され、設定の割り当て完了 Microsoft Intuneの設定方法は Microsoftのホームページ「ADMXを使用したUSBの制限」に手順が記載されています。 （4）デバイス制御ソフトの導入 USBメモリを禁止する方法の4つ目に、デバイス制御ソフトの導入も対策として挙げられます。 デバイス制御ソフトを導入すれば、USBメモリの接続を制限可能です。具体的にはUSBメモリへのデータコピーを制限したり、読み取り専用にしたりできます。 また、ユーザーごとにアクセス権を変更するなど、細かい設定ができるものもあります。USBメモリの使用を継続するときには、全面的に禁止するのではなく、デバイス制御ソフトで状況によってUSBメモリの利用を可能にするのも選択肢のひとつです。 （5）情報共有の手法そのものを変える USBメモリを禁止する方法の5つ目は、情報共有の手法そのものを変える方法です。 情報共有の方法をUSBメモリではなく、チャットツールやファイル共有ツールなどの「ITツール」を使って管理します。しかし、チャットツールは共有した情報が流れやすく、ファイル共有ツールは情報管理に手間がかかる場合があるので注意が必要です。 そのため、今日では両者の運用上の煩雑さを解消する「ナレカン」のようなツールを使いつつ、社内のルールを策定して強固なセキュリティ体制を構築する企業も多いのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ USBメモリよりも安全かつ簡単に情報へアクセスできる方法 以下では、USBメモリよりも安全かつ簡単に情報へアクセスできる代替ツールをご紹介します。 USBメモリで社内の情報を共有すると、情報漏えいやウイルス感染などのリスクがあり、セキュリティ面が脆弱です。しかし、USBメモリの使用を禁止すると、情報の共有・管理がスムーズにできなくなり、業務に支障をきたす恐れがあります。 そこで、USBメモリよりも安全に情報共有ができる代替ツールの導入が求められます。とくに、100名以上の大企業は扱う情報量が多く、社内メンバー内でも機密性の保持が求められるので、国際基準のセキュリティレベルを備えたツールを選定するべきです。 ただし、検索しづらいツールでは、必要な情報を探すのに時間がかかって面倒です。したがって、会社でUSBを禁止した場合の代替ツールとして選ぶべきは、厳格なセキュリティ基準で保護されているうえ、誰でも直感的に検索できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に書き込んだ情報を、任意のメンバーへUSBを使わずに共有しつつ、フォルダごとに管理者がアクセス権限を設定可能です。また、高度な「キーワード検索」によって、複数キーワードで思い通りに検索して、目的の情報をすぐに探し出せます。 会社でUSBメモリを禁止した場合に最適な代替ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ USBメモリの課題と禁止するために使える方法まとめ これまで、USBメモリの危険性と禁止するための方法を中心にご紹介しました。 USBメモリは利便性が高い反面、情報セキュリティを脅かす危険性を抱えています。そこで、物理的にUSBポートを塞いだり、パソコンの設定を変更することでUSBの利用を制限する必要があります。 一方、USBメモリの利用を禁止すると、代替となる情報共有ツールを導入しなければなりません。とくに、セキュリティが厳格で、ITに不慣れな方でも簡単に検索できるツールを選ぶことがポイントです。 したがって、社内でUSBメモリの代わりに導入するなら国際基準の「セキュリティ機能」と高度な「検索機能」を備え、誰でも簡単に情報へアクセスできるITツール『ナレカン』が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、情報漏えいのリスクがあるUSBを使うことなく社内情報を共有できる環境を作りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事を今すぐ効率化できるアイデア7選とテクニックを紹介！

ナレッジベースツールとは、毎日の業務で蓄積されていくノウハウといった情報を蓄積するためのツールです。蓄積された社内ナレッジは、日々の業務の疑問のスムーズな解消に役立ちます。 とはいえ、「ナレッジベースツールを導入して社内のナレッジを共有したいが、自社に最適なツールがどれか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのナレッジベースツールや選定ポイントを中心にご紹介します。 ナレッジベースツールの概要を理解したい 機能や料金体系を踏まえて、導入の可否を決めたい 社内のナレッジを適切に管理するためのツールを探している という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なナレッジベースツールが分かり、業務効率化を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ナレッジベースツールとは？1.1 ナレッジベースツールの主な機能1.2 ナレッジベースツールの活用例3選2 業務の効率化に役立つおすすめ社内wiki型ナレッジベースツール3選2.1 【ナレカン】社内情報を一元管理し即アクセス可能なツール2.2 【NotePM】業務ナレッジを作成・共有できるツール2.3 【Notion】豊富なテンプレートで見やすい社内Wikiが作れるツール3 ＜無料あり＞業務の効率化に役立つおすすめグループウェア型ナレッジベースツール2選3.1 【Stock】最も簡単にチームの情報を管理できるツール3.2 【Microsoft Teams】社内情報を一か所で編集・共有できるツール4 おすすめナレッジベースツール比較表5 自社に最適なナレッジベースツールの選定ポイント5.1 あらゆる形式の情報を残せる5.2 検索性に優れている6 社内ノウハウを一元管理するナレッジベースツールまとめ ナレッジベースツールとは？ ナレッジベースツールの主な機能や活用例について解説します。ナレッジベースツールを正しく活用するための参考にしましょう。 ナレッジベースツールの主な機能 ナレッジベースツールの主な機能は、以下の表のとおりです。 機能 詳細 ナレッジ作成 テンプレートに沿って、統一した社内版Wikiが作成できます。また、特定の人・部署に回答リクエストすることができ、簡単にFAQを収集可能なツールもあります。 ナレッジ検索 キーワード検索やAI検索によって、スムーズに欲しい情報を見つけられます。検索性に優れたツールは、「情報を探す時間」を大幅に短縮できるので、重要な機能です。 ナレッジ整理 共有したナレッジを「フォルダ」で種類別に整理できます。さらにフォルダごとにアクセス権限を設定可能なツールなら、セキュリティ面でも安心です。 ナレッジ分析 利用状況を分析する機能によって、よく利用されているナレッジを可視化できます。中には、CSV出力に対応したツールがあり、詳細な解析が可能です。 ナレッジベースツールは、ほかの人の業務に役立つノウハウを共有・管理するのに便利な機能が備わっています。また、多くの社内メンバーが抱えている困りごとの分析にも役立ちます。 ナレッジベースツールを活用することで、スムーズな問題解決につながるため、問題に悩む時間を減らせます。このように、業務の無駄を削減し、重要な仕事に効率よく取り組めるようになるのです。 ナレッジベースツールの活用例3選 ここでは、ナレッジベースツールの活用例を3つご紹介します。 社内版知恵袋 1つ目は、社内同士で業務に関連した質問と回答（Q＆A）を社内版知恵袋として共有する方法です。同じ質問に繰り返し答える手間を省ける点がメリットです。 マニュアルの共有 2つ目は、ナレッジとしてマニュアルを共有する方法です。情報の検索がしやすければ、担当者が不在でも自己解決できます。 業務に必要な情報の一元化 3つ目は、業務に必要な情報を一元管理する方法です。過去の資料を参考に、新たな資料を作成しやすくなります。 このように、ナレッジベースツールを活用することで、業務の遅滞を防止し、効率よく業務を進められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務の効率化に役立つおすすめ社内wiki型ナレッジベースツール3選 以下では、業務の効率化に役立つおすすめ社内wiki型ナレッジベースツール3選をご紹介します。 社内には、メールや問い合わせ記録、過去事例など、日々の業務記録やノウハウが溜まっていきます。しかし、必要なときに振り返ろうとしても、必要な情報がどこにあるかわからなければ、探すのに多くの時間とストレスがかかるのです。 そこで、ナレッジベースツールを導入して、社内の情報を一元管理しましょう。ただし、欲しい情報を検索しづらいツールでは、社内で活用されません。 結論、ナレッジベースツールを導入するなら、ファイルやメール、チャットの内容などあらゆる情報を一元管理し、精度の高い検索機能ですぐに情報を見つけられるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、既存の社内ファイルや毎日のメール、チャットをすべてまとめて管理できます。また、誰でも簡単に目的の情報を見つけられる「AI検索」機能が備わっているので、調べものの時間を大きく削減でき、業務改善にもつながるのです。 【ナレカン】社内情報を一元管理し即アクセス可能なツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【NotePM】業務ナレッジを作成・共有できるツール ＜NotePMの特徴＞ 外部公開ができる 作成したマニュアルは、顧客にも公開可能です。 安心なセキュリティ対策 国際標準規格を有しており、銀行や大学も安心して利用しています。 ＜NotePMの機能・使用感＞ ファイル内検索機能 WordやExcelといったファイル内の全文に対しても、検索をかけられます。そのため、欲しい資料もスムーズに見つけられるようになります。 変更履歴の自動記録 誰がどこに変更を加えたのかを可視化できる機能が備わっています。そのため、誤って変更してしまった際の復元が簡単になります。 ＜NotePMの注意点＞ ITスキルがないと使いこなしづらい可能性がある Markdown形式なので、専門的なITスキルが必要となってしまいます。そのため、使いこなすのが難しいと感じてしまう場合があります。 デフォルトの通知設定 ユーザーからは「通知がデフォルトの設定では全体になっているため、不必要な情報の通知まで全ユーザーに届いてしまい、未読メール数がとんでもない数になってしまう」という声があります。（参考：ITrview） ＜NotePMの料金体系＞ NotePMのプランはユーザー数に応じて変わります。200人以上でのご利用の方は、ホームページの料金プランで確認しましょう。 参考：NotePMの料金プラン プラン8（8人まで）：4,800円/月 プラン15（15人まで）：9,000円/月 プラン25（25人まで）：15,000円/月 プラン50（50人まで）：30,000円/月 プラン100（100人まで）：60,000円/月 プラン200（200人まで）：120,000円/月 NotePMの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Notion】豊富なテンプレートで見やすい社内Wikiが作れるツール ＜Notionの特徴＞ カスタマーレビューの評価が高い ビジネスソフトウェアやサービスに特化したレビューを公開しているG2で最高評価を獲得しています。 豊富なテンプレート プロジェクトやタスク管理、マニュアル作成といったあらゆる状況に合ったテンプレートを活用できます。 ＜Notionの機能・使用感＞ AI機能 文章の生成や要約、検索にAIが活用されています。そのため、見やすい資料を作成したり、欲しい情報を簡単に見つけられたりできます。 連携機能 カレンダーやZoomといったあらゆるアプリと連携が可能です。自分が普段から使っているカレンダーに商談を自動で入力できたり、オンライン商談をスムーズに始められます。 ＜Notionの注意点＞ 金銭的負担がかかる 1人当たりのアカウント金額が発生するため、金銭的負担がかかってしまいます。 AI機能が使いこなしにくい 利用しているユーザーからは「AI機能を活用したいが、いつどのように使ったら良いのかが直感的に分からない」という声があります。（参考：ITreview） ＜Notionの料金体系＞ 参考：Notionの料金 フリー：0円/ユーザー/月 プラス：2,000円/メンバー/月（月払い) ビジネス：3,000円/メンバー/月（月払い) エンタープライズ：要問い合わせ ※NotionAIを利用する場合は、1,650円/メンバー/月が追加されます。 Notionの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞業務の効率化に役立つおすすめグループウェア型ナレッジベースツール2選 以下では、業務の効率化に役立つおすすめグループウェア型ナレッジベースツール2選をご紹介します。グループウェア型のツールは、社内のナレッジを残す以外に、スケジュールやタスクの管理にも便利な点が特徴です。 【Stock】最も簡単にチームの情報を管理できるツール Stockは、ノート形式で社内の情報を残せるツールです。 「Stock」のノートには、画像や動画形式のマニュアルを残せるため、認識の齟齬が生まれにくく、手順などを正確に伝えられます。また、ノートには、「メッセージ」が紐づいているため、マニュアルに関するやり取りがスムーズにできます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Microsoft Teams】社内情報を一か所で編集・共有できるツール ＜Microsoft Teamsの特徴＞ 使い方を学べる 使い方を学べる記事・チュートリアルが豊富であるうえ、毎月講師によるトレーニングも受けられます。 Microsoft製品との連携 ほかのMicrosoft製品と連携することで、タスク管理が実現できます。たとえば、ToDoタスクと連携することで、Teams上でタスクやスケジュール管理が可能です。 ＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞ 社外の人の招待 組織外の方を招待して、Teams上で会議やファイルの共同編集ができます。そのため、別のツールを使ってファイルを共有し直す手間が省けます。 チャット機能 メンバーとのスムーズなやり取りを実現できるチャット機能が備わっています。よく利用するチャットグループには、ピン留めをしてすぐに確認できるように設定できます。 ＜Microsoft Teamsの注意点＞ 動作が重い ユーザーからは「起動が遅く、アプリを落とそうとしても毎回5秒ほどフリーズする。また、チャットなどで入力しようとしても受け付けない現象などが多々発生している」という声が寄せられています。（引用：ITreview） 文字起こし機能の精度が低い ユーザーからは「文字起こし機能の性能は精度が低いため、議事録作成に使えない」という声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜Microsoft Teamsの料金体系＞ 参考：Microsoft Teamsの料金 Microsoft Teams (無料)：0円 Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月（年間契約） Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月（年間契約） Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月（年間契約） Microsoft Teamsの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめナレッジベースツール比較表 以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます） ナレカン【おすすめ】 NotePM Notion Stock Microsoft Teams 特徴 社内情報を一元管理し即アクセス可能なツール 業務ナレッジを作成・共有できるツール イ豊富なテンプレートで見やすい社内Wikiが作れるツール 最も簡単にチームの情報を管理できるツール 社内情報を一か所で編集・共有できるツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） 多機能 多機能 シンプルで簡単（中・小企業向け） 多機能 検索機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 セキュリティ体制 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので個人での利用は不可 ITスキルがないと使いこなしづらい可能性がある AI機能が使いこなしにくい 5人以上での利用が前提 文字起こし機能の精度が低い 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランなし ・有料プランは4,800円/月～ ・無料プランあり ・有料プランは2,000円/メンバー/月～ ・無料プランあり ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは599円/ユーザー/月（年間契約）～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「NotePM」の詳細はこちら 「Notion」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Microsoft Teams」の詳細はこちら とくに、ナレッジ情報の管理では必要なときに欲しい情報へすぐアクセスできるかを重視して選ぶと、業務がスムーズに進みます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 自社に最適なナレッジベースツールの選定ポイント ここでは、自社に最適なナレッジベースツールの選定ポイントを2つご紹介します。「どのツールを導入すべきか」悩んでいる方は必見です。 あらゆる形式の情報を残せる 一つ目は、テキスト情報だけでなく、ファイルや画像・動画といったあらゆる形式の情報を残せるかです。 社内に共有するべきナレッジは、画像や動画を含むマニュアルや会議資料、プレゼン資料など多岐にわたります。しかし、それぞれを異なるツールで管理していると、どこに何の情報が入っているかわからず、共有したナレッジを活用できません。 そのため、あらゆる情報を一元管理できるツールを導入することで、蓄積したナレッジを探す時間が削減されるのです。 検索性に優れている 二つ目は、検索性に優れているかです。 ナレッジベースツール内に社内のあらゆる情報を残すことになるため、欲しい情報が簡単に見つけられなくなってしまいます。そのため、「複数キーワード検索」や「添付ファイル内検索」といった検索性に優れたツールを導入しましょう。 たとえば、「AI検索機能」が備わった「ナレカン」では、口語で欲しい情報を検索できるため、検索スキルを問わず、目的の情報に簡単にアクセスできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ノウハウを一元管理するナレッジベースツールまとめ これまで、おすすめのナレッジベースツールや選定ポイントを中心に解説してきました。 自社に最適なナレッジベースツールを導入するためには、あらゆる情報を残せるかどうかを確認する必要があります。また、目的の情報に簡単にアクセスできるように、検索性に優れたツールが必要です。 したがって、社内のナレッジ管理には、「誰でも蓄積したナレッジを超高精度検索可能なITツール」の利用が最適です。とくにAIによる「自然言語検索」なら、検索スキルに依存せずに誰でも目的の情報へ簡単にアクセスできます。 結論、社内のナレッジ管理に利用すべきなのは、あらゆる形式でナレッジを残し、口語で欲しい情報に簡単にアクセスできる情報共有ツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、社内のナレッジ管理体制をつくり、業務効率化に役立てましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内のナレッジ蓄積に効果的な方法3選！おすすめツールも紹介

「稟議（りんぎ）」とは、社内の重要な案件に関して、適切に意思決定をしていくための大切な手続きです。また、稟議書を通じて決裁を得られれば、長時間の会議を逐一開く必要もなくなります。 一方、稟議書には権限を持つ社員の承認が必要であり、「紙の稟議書を何度も提出・修正しなければならない状況が面倒だ」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内稟議の種類や必要な項目・書き方のコツを中心に解説します。 社内稟議を通すための、書き方のコツを知りたい 紙の稟議書は作成してから、申請するまでに手間がかかり困っている 稟議を電子化して、無駄なコストを減らしたい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、社内稟議の作成から申請・承認までを効率化でき、稟議にかかる時間や手間を削減できる方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内稟議とは？1.1 稟議書の役割1.2 決裁との違い2 社内稟議の種類と必要な項目3 社内稟議を通すための書き方のコツ4 【必見】社内稟議に潜む一般的な2つの課題4.1 （1）稟議承認まで時間がかかる4.2 （2）作成と管理に手間がかかる5 稟議書をデジタル化するメリット3選5.1 （1）作成コストを抑えられる5.2 （2）承認までの時間を短縮できる5.3 （3）稟議書の管理が簡単6 【知らなきゃ損】社内稟議の効率化に役立つツール6.1 稟議書の作成から申請・承認まで完結できるツール「ナレカン」7 【例文あり】社内稟議の書き方8 社内稟議の課題と書き方のコツまとめ 社内稟議とは？ 「稟議」とは業務の重要事項において、複数の担当者に承認をもらう手続きのことです。以下では、稟議書の役割や決裁との違いについて説明します。 稟議書の役割 稟議書とは、稟議を行うときに必要な承認を得るための文書です。 組織内の重要な決定事項を文書化し、関係者全員がその内容に対して、共通の理解を持ったうえで合意を判断できるようになります。また、承認するにあたって「押印」があれば、誰が承認したかを記録でき、後のトラブルを防ぐための証拠としても利用されます。 つまり、社内稟議の役割とは「意思決定や提案の実効に合意したことを透明化させ、責任の所在をすること」だと言えます。 決裁との違い 混同されがちな言葉で「決裁」がありますが、稟議が提案の承認プロセスであるのに対し、決裁は最終的な承認や実行の手続きを指す違いがあります。 たとえば、稟議は新しいプロジェクトの提案を関係者全員に承認してもらう手続きで、決裁はそのプロジェクトが承認された後に具体的な行動や支出を行う手続きです。 したがって、稟議と決裁は違いはあるものの、2つとも組織内の意思決定プロセスにおいて重要な役割を果たしています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内稟議の種類と必要な項目 ここでは、社内稟議の種類と必要な項目をご紹介します。社内稟議にはさまざまな種類があり、各稟議はその目的に応じて異なる項目や手続きを伴うため、しっかり押さえておきましょう。 設備投資に関する稟議 【特徴】：新しい設備を購入するための予算の提案を吟味し、承認するための手続き 【記載項目】：設備投資の狙い、投資額、見込めるリターン、実施する計画など 採用に関する稟議 【特徴】：新しく採用する人材の必要性やスキルを吟味し、承認を得る手続き 【記載項目】：採用する職種、必要とされるスキル、経験など 出張に関する稟議 【特徴】：出張の必要性や目的・費用を吟味し、承認を得るための手続き 【記載項目】：出張の目的、期間、場所、予算、見込める成果など 以上のような稟議は、組織内での意思決定を円滑に進めるために重要です。複数の担当者が意思決定に関与することで、見落としや記載内容の誤りが軽減され、後のトラブルや問題を未然に防ぐことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内稟議を通すための書き方のコツ 以下では、稟議書を書くときの3つのコツをご紹介します。稟議書がなかなか通らないという方は必見です。 結論から述べる 稟議書を書くときは、まずは箇条書き形式などで結論・要点を述べます。そして、稟議書を上から順に読んだときに分かりやすく簡単に内容が理解できるように、他の項目の順番も意識しましょう。 具体的なメリットを述べる 「稟議を通すことに、どのようなメリットがあるか」を具体的に主張しましょう。さらに、データなどの数値を用いて費用対効果を説明するとより説得力が増します。 通さないデメリットに触れる メリットだけでなく、「稟議を通さなかった場合、企業としてどのようなデメリットがあるか」も記載しましょう。特に、競合他社の状況などを記載すると、危機感をアピールできます。 稟議をかけるときには、稟議書を通すメリットだけでなく、逆に通さないことで企業が被る損失を、いかに承認者へ伝えられるかが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内稟議に潜む一般的な2つの課題 ここでは、社内稟議に潜む一般的な2つの課題をご紹介します。社内稟議を円滑に進めるためにも、以下の内容をしっかり把握しておきましょう。 （1）稟議承認まで時間がかかる 1つ目の課題は、稟議書を作成してから承認を得るまで時間がかかってしまうことです。 稟議は、複数人から承認を得なければならないため、稟議が通るまでに時間がかかってしまいます。とくに、稟議書を紙でやり取りしている場合、稟議書の承認状況がリアルタイムで把握できないため、進捗確認のために都度承認者に連絡を取る手間が生じてしまうのです。 このように、会社としての意思決定が遅れることは重要な課題であるため、克服しなければなりません。 （2）作成と管理に手間がかかる 2つ目の課題は、稟議書の作成と管理に手間がかかってしまうことです。 稟議書を紙ベースで作成・管理している場合、作成する稟議が増えれば増えるほど保管場所を圧迫します。また、稟議書は作り直しが多いため、都度紙で作成し直すには、時間と印刷コストがかかってしまうのです。 したがって、稟議書の作成・管理は紙ではなく、電子化しましょう。たとえば、「ナレカン」のようなツールは、稟議書をはじめとする文書の作成・管理を一元化できるほか、高精度の検索機能で目的の文書を素早く見つけられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書をデジタル化するメリット3選 ここでは、稟議書のデジタル化による3つのメリットをご紹介します。稟議書のデジタル化にあたっては、社内メンバーの理解を得るために以下のメリットを伝えましょう。 （1）作成コストを抑えられる まず、稟議書をデジタル化するメリットとして、作成時のコスト削減があります。 デジタル稟議書は紙や印刷コストが不要で、修正や再提出もデジタルで簡単にできます。さらに、オンライン配布も可能なため、配送や物理的な配布にかかる時間と費用も削減されます。 したがって、稟議書をデジタル化することで物理的なコストを削減でき、迅速な作成と共有が可能になります。 （2）承認までの時間を短縮できる 次に、承認までの時間の削減もデジタル化のメリットです。 たとえば、紙の稟議書では、承認者の都合によって、稟議にかかる時間は大きく左右されてしまいます。一方で、デジタル稟議書はリアルタイムで共有でき、リモートでも承認が可能なので、即座に承認プロセスを開始できます。 そのため、承認時間の短縮には「稟議書を電子化して、タイミングを気にせず即座に承認者へ共有できるようにする」ことが重要です。そこで、「承認フロー機能」が備わっている「ナレカン」のようなツールであれば、すぐに申請でき、円滑に稟議を通せます。 （3）稟議書の管理が簡単 最後に、稟議書の管理が簡単になることもデジタル化のメリットとして挙げられます。 紙ベースの稟議書の場合、都度ファイリングして管理しておかなければ、紛失しかねません。一方、デジタル稟議書は検索や管理が容易で、過去の稟議書も年月ごとに「フォルダ」で整理できるので、必要に応じてすぐに参照できます。 したがって、稟議書をデジタル化することで管理に関する手間と時間が削減され、物理的な保管スペースも必要なくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【知らなきゃ損】社内稟議の効率化に役立つツール 以下では、社内稟議を効率化するツールをご紹介します。 紙の稟議書は用紙や印刷などのコストがかかるだけでなく、承認されるまでに時間を要します。また、情報漏洩のリスクもあるため、稟議書を紙で作成・保管するのではなく「ITツール」で電子化しましょう。 ただし、稟議書を電子化しても、管理が煩雑化しやすかったり、スムーズに共有できなかったりするツールでは意味がありません。そのため、「社内の稟議書を一元管理して、円滑に稟議フローを進められるツール」を選びましょう。 結論、稟議書を電子化するには、社内の稟議書の作成から申請・承認フローまで1か所で完結できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、作成した稟議を任意のメンバーに即共有でき、閲覧・編集者を設定すれば、不正改ざんや情報漏洩のリスクをなくせます。また、「承認フロー機能」も備わっているので、わずかな操作で申請でき、承認者も適切な判断のもと円滑に稟議を通せます。 稟議書の作成から申請・承認まで完結できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】社内稟議の書き方 稟議書は、承認者がひと目で内容を理解できるように、簡潔に要点を伝えましょう。 また、稟議書を承認してもらうためには、メリットをわかりやすく伝えることも重要です。客観的なデータを使って説得力を持たせることを意識しましょう。 以下は、稟議書作成時の簡単な例文です。 【サービス導入の例文】 稟議書 件名 〇〇サービス導入について （1）目的 当社が抱える△△問題について早急な課題解決が必須。ついては××社の〇〇サービスを導入し、問題解決と業務の効率化を目指すために承認をお願いいたします。 （2）金額 ××社 ビジネスプラン　月額◆◆円 （3）導入効果 かねてより、弊社の大きな課題であった△△を、本サービスによって〇〇（定量的なデータなど）な理由で根本的な解決が期待できます。また、弊社のサービスとの相乗効果によって、さらなる業務効率向上が実現可能です。 （4）懸念材料 弊社の情報監査システムによって万全なセキュリティであることを確認済みです。 上記の例文のように、経費がかかる稟議書では、目的や費用、想定される効果などを明確に記載しましょう。また、導入に際しての懸念点やデメリットにも触れ、どのように対応していくかも伝えるのがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内稟議の課題と書き方のコツまとめ ここまで、社内稟議の種類と必要な項目や課題、書くときのコツを中心に解説しました。 社内稟議がアナログでは承認フローが長くなり、業務効率を低下させるだけでなく、作成・管理にかかるコストも増えます。そのため、社内で書類の共有ができて、紙に印刷しなくてもPCやスマホから使える「ITツール」を使いましょう。 ただし、ITに詳しくない社員でも簡単に使えるツールでなければ、社内全体には浸透しません。そのため、稟議書の電子化には、「誰でも簡単に稟議書の作成から申請・承認までを行えるツール」を選ぶべきです。 したがって、社内の稟議をスムーズに進めるなら、稟議書の作成から申請・承認まで1か所で完結できるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内稟議をスムーズに通しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単解説】ワークフローとは？システム導入のメリットも解説 【2025年版】おすすめのワークフローシステムランキングTOP7を紹介！ 稟議の電子化で業務効率化！メリットやデメリットを解説 【例文あり】稟議書の基本の書き方とは？目的別のフォーマットも紹介

業務から得られた知見や圧倒的なサポートの詳細はこちら　アイデアなど個人が持つ「ナレッジ」は、ほかのメンバーに共有することで、組織全体の生産性向上が期待できます。とくに、昨今では、業務の効率化に注力している企業が増えており「ナレッジ」への注目度が高まっているのです。 しかし、実際には「何が”ナレッジ”に該当するのか分からず、ナレッジを有効活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ナレッジの定義からナレッジマネジメントの重要性を中心にご紹介します。 そもそも「ナレッジ」が何なのか理解できていない 企業にとって「ナレッジ」の重要性を理解したい ナレッジマネジメントにおすすめの手法を教えてほしい という担当者の方はこの記事を参考にすると、ナレッジについて正しく理解できるうえ、ナレッジを適切に蓄積し、共有できる環境づくりのためのヒントを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ナレッジとは1.1 ナレッジの定義1.2 「ナレッジ」の使い方2 ナレッジと似た言葉との違いとは2.1 ナレッジとノウハウの違い2.2 ナレッジとスキルの違い2.3 ナレッジとハウツーの違い3 ナレッジに関連するビジネス用語3.1 ナレッジベース3.2 ナレッジワーカー3.3 ナレッジマネジメント4 企業がナレッジマネジメントを重視する理由5 ナレッジマネジメントを成功させる手法5.1 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」6 ナレッジマネジメントを定着させるポイント3選6.1 （1）社員へ周知する6.2 （2）体制を整える6.3 （3）現場の声をきく7 応用｜ナレッジマネジメントをするのに役立つ知識7.1 ナレッジマネジメントに必要な「暗黙知」と「形式知」とは7.2 SECIモデルを活用したナレッジマネジメント8 ビジネスシーンにおけるナレッジのまとめ ナレッジとは ナレッジを活かして業務を効率化させるには、ナレッジの意味や使い方を正しく把握しなければなりません。以下では、ナレッジの定義や、どのような場面で使われる言葉なのかを紹介します。 ナレッジの定義 ナレッジ（knowledge）とは、「知識」や「知恵」という意味の単語です。たとえば、新聞や本など、すでに文章化されたモノから得られる知識のことを指します。 一方、ビジネスシーンでは「企業に付加価値を生み出す経験や体系的な知識」という意味で使われます。つまり、ビジネスにおけるナレッジとは、単なる「知識」ではなく「企業に有益となる情報」を指すのです。 このように、ナレッジの意味を正しく把握することで「社内で共有すべき情報は何か」が明確になります。 「ナレッジ」の使い方 ビジネスシーンでは、しばしば会話のなかで「ナレッジ」という言葉が登場します。具体的には、以下のような使われ方をするので、確認しておきましょう。 前回のプロジェクトで得たノウハウを「ナレッジ」として共有し、次のプロジェクトに役立てたい。 業務の進め方が非効率なので、ベテラン社員の持つ「ナレッジ」を参考にしよう。 情報量が多すぎるので、重要な部分を「ナレッジ」として抽出すべきだ。 Excelでマニュアルを管理しているが、ファイルを開くのが面倒で誰も見ないので「ナレッジ」が無駄になっている。 コールセンターの業務の質を均一化するために「クレーム対応のナレッジ」を共有したい。 「ナレッジ」は、業界職種問わずよく耳にする単語なので、会話の内容を理解するためにも覚えておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジと似た言葉との違いとは 「ナレッジ」には似たような意味合いの言葉があるため、正しく理解できていなければ、混乱してしまいます。以下では、ナレッジと「ノウハウ/スキル/ハウツー」の違いを解説するので、区別して使いましょう。 ナレッジとノウハウの違い 「ノウハウ」の辞書的な意味は以下の通りです。 ノウ‐ハウ【know-how】 １.ある専門的な技術やその蓄積のこと。「仕事のノウハウを覚える」 ２.技術競争の有力な手段となり得る情報・経験。また、それらを秘密にしておくこと。 引用:デジタル大辞泉 以上をまとめると、ノウハウは、実体験を通さなければ得られない知識だと言えます。また、ビジネスにおいては「何かの作業をする際に必要な知識や技術」というように手続き的な知識を意味しているのです。 つまり、「ナレッジは言葉を通じて知識を伝えられる一方で、ノウハウは体験を通じないと知識を伝えられない」という違いがあるのです。外から得られる知識はナレッジ、社員が個人的に培った経験はノウハウとして区別しましょう。 ナレッジとスキルの違い 「スキル」の辞書的な意味は以下の通りです。 スキル【skill】 １.ある特定の分野や活動において、高いレベルで遂行できる能力や技術を指す英単語のこと。 引用:デジタル大辞泉 スキルとは、生まれ持った才能とは別に、プラスして磨きあげた能力を意味します。才能とは異なり、訓練や経験を通じて、努力することで伸ばしていける能力だと言えます。 ただし、ナレッジが「ほかのメンバーと共有できる知識」であるのに対し、スキルは「個人が身に着けている技術」という明確な違いがあるのです。 ナレッジとハウツーの違い 「ハウツー」の辞書的な意味は以下の通りです。 ハウツー【how-to】 1.「どのように…するか、の意。 2. やり方。方法。特に、実用的な方面での方法や技術。 引用:デジタル大辞泉 ハウツーは、ある作業を進めるうえで「どのように～するのか」というように、やり方を指す言葉です。実際には「ハウツー動画/ハウツー本」というように表現されることが多く、実践的な内容にまとめられていることが多いです。 ナレッジとハウツーは、いずれも「誰かが得た知識が共有されることで、身に付くもの」という点が共通しているものの、ナレッジの方が「より広範囲な知識」だと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジに関連するビジネス用語 以下では、ナレッジを含んだビジネス用語について解説します。ビジネスシーンで頻繁に使われる用語であるため、ナレッジを社内展開する前に意味を確認しておきましょう。 ナレッジベース 「ナレッジベース」とは、業務に関する「ナレッジ」を一か所にまとめた「データベース(情報が整理される場所)」のことを指します。 業務を通じて得た知識や経験などのさまざまな情報がまとめられているため、ナレッジベースは企業の貴重な情報資産と言えます。 ナレッジベースを設定すれば社内のナレッジが一か所に集約され、ナレッジ管理が効率化するのです。具体的には、ナレッジをデータベース化すると、情報が分散している場合に比べて情報へのアクセス性が高まり、ナレッジの活用頻度を向上させられます。 ナレッジワーカー 「ナレッジワーカー」とは、幅広い知識や情報をもとに成果を出せる人材を指します。 ナレッジワーカーが注目されるようになった背景には、IT技術の進化や世界経済の発展により形のない商品やサービスの開発が加速したことが挙げられます。 「顧客の多様なニーズに応える」「競合他社との差別化を図る」「優位性を維持する」などの課題を、知識・経験をもとに解決できる存在が求められるようになったのです。 ナレッジマネジメント 「ナレッジマネジメント」とは、業務で得たナレッジを社内で共有・活用することで、業務効率化や組織力の向上を図る手法です。 業務を通じて獲得した知識、経験、ノウハウ、技術は個人の「頭やPCのなか」に蓄積されるため、ナレッジマネジメントを確立させることで属人化を防止できます。その結果、組織全体の業務の質があがったり、社員の教育に必要な時間が短縮されたりと、さまざまな効果が得られるのです。 以上のように、ナレッジマネジメントを実施することで「情報の一元管理」や「業務効率化」などのメリットを得られます。 ただし、ナレッジマネジメントに取り組んでいくには、適切な体制を用意することが重要です。たとえば、昨今では、社内のナレッジを蓄積し即アクセスできる「ナレカン」のようなITツールを活用する企業が増えています。 プレゼン資料作成におすすめのテンプレート6選！作り方のコツも紹介 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企業がナレッジマネジメントを重視する理由 企業がナレッジマネジメントを重視する理由は、個人が持っているスキルや経験から得たノウハウを情報化して、ほかのメンバーに伝達することで「チームや企業の成長を促進させるから」です。 逆に、ナレッジが適切に共有されていない環境下では、知識のある特定の社員に業務が集中し作業進捗に遅延が生じる可能性があります。そこで、ナレッジマネジメントを行って知識を全社員に浸透させれば、分担しながらスムーズに作業を進められるのです。 このように、ナレッジマネジメントは業務を効率よく進めるために必要と言えます。ただし、ナレッジマネジメントを進めるうえでは、意味だけでなく押さえておきたい概念についても正しく把握しておくことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジマネジメントを成功させる手法 以下では、ナレッジ管理・共有におすすめのツールをご紹介します。 ナレッジマネジメントを成功させるには「ナレッジを簡単に蓄積でき、管理・共有までできること」が大前提です。しかし、紙やExcelでは、ナレッジをまとめて共有したり、該当の情報を見つけるのに時間がかかったりするため、誰も活用しなくなってしまいます。 したがって、ナレッジマネジメントを成功させて業務の無駄を省くためには「誰でも簡単に情報を蓄積でき、検索性が良いITツール」が最適です。ただし、一から体制を構築していくのは、負担が大きいので「充実したサポート」が備わったツールを導入しましょう。 結論、ナレッジの管理・共有に役立つのは、頭のなかやPCなかに分散するあらゆる情報を一元化でき、超高精度な検索機能が備わったツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に蓄積した情報は、任意のメンバーにすぐに共有できるうえ、AIを活用した「自然言語検索」が必要な情報を正確に見つけ出します。また、専属担当者による「運用方法の提案」「既存データの移行」などの手厚いサポートは、多くの企業から重宝されています。 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジマネジメントを定着させるポイント3選 ナレッジマネジメントは、はじめこそスモールチームで開始していくものの、最終的には全社に展開していくケースが多いです。そのため、以下のポイントを確実に押さえて、社内に定着するように取り組みましょう。 （1）社員へ周知する 1つめとポイントは、ナレッジマネジメントを実施する旨を「社員へ周知すること」です。 仕事で役立つナレッジは、各社員の「頭のなか」や「PCのなか」で属人化していることが想定されます。つまり、これらをナレッジ化していくのは、社員一人ひとりの協力が欠かせないのです。 そのため、あらかじめ「ナレッジマネジメントを導入する目的」や「どのような情報を求めているか」を社員に伝えておきましょう。社員の理解を得ることで、基礎的なものから応用的なものまで、ナレッジを蓄積できるのです。 （2）体制を整える 2つ目のポイントとして、ナレッジマネジメントに適した「体制を整えること」です。 ナレッジマネジメントを実施するための心構えができていたとしても、適した仕組みがなければ、成功させるのは困難だと言えます。そのため、最小限の工数でナレッジを蓄積したり、蓄積したナレッジをすぐに共有したりできる仕組みを整えましょう。 具体的には、長期的な情報の管理・共有に適した「ナレッジ管理ツール」の導入がおすすめです。なかでも、検索機能が充実したナレッジ管理ツールであれば、個人のスキルに左右されず「ほしい情報にアクセスできる仕組み」をつくれます。 （3）現場の声をきく 3つ目のポイントは「現場の声をきくこと」です。 昨今では、ナレッジを管理するためのツールがさまざまあります。しかし、「無料で使えるから」「多機能で便利そうだから」という理由で導入してしまうと、社員が使いこなせず、ツールは定着していきません。 とくに、大企業は従業員数が多く、社員のITリテラシーがばらつきやすいので、現場の声が反映されたツール選びが大切です。たとえば、「ナレカン」では、現場の声を参考に企業ごとに最適な運用方法を提案しているので、大企業にこそおすすめのツールです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 応用｜ナレッジマネジメントをするのに役立つ知識 以下では、ナレッジマネジメントを実施していくうえで、役立つ考え方やナレッジモデルを紹介します。ナレッジとは、知識を言語化してほかのメンバーに共有していくことが前提の情報なので、担当者の方は押さえておきましょう。 ナレッジマネジメントに必要な「暗黙知」と「形式知」とは 以下では、ナレッジマネジメントに必要な2つの概念である「暗黙知」と「形式知」について解説します。 暗黙知とは 「暗黙知」とは、経験的に知っていても言葉では表すのが難しい知識のことです。 暗黙知は主観的で伝えづらいため、共有されなければ個人に蓄積されたままになってしまいます。たとえば、「長年の勘」や「コツ」などが当てはまります。 形式知とは 「形式知」は言葉や図を用いて表された知識です。形式知をまとめたものとして代表的なのが「マニュアル」です。 勤続年数が長い社員の経験や考え方（暗黙知）を文章化（形式知）して共有すれば、業務の質の均一化や教育コストの削減が行えます。 このような特徴を踏まえ、ナレッジマネジメントでは個人の主観的な「暗黙知」を、より共有しやすい客観的な「形式知」に変換して社内で活用する必要があるのです。 SECIモデルを活用したナレッジマネジメント 以下では、SECIモデルを活用したナレッジマネジメントをご紹介します。 SECIモデルの活用により、ナレッジを積極的に蓄積し活用するフローを簡単に構築できます。また、SECIモデルのサイクルは、以下の図のように行います。 引用:ナレッジマネジメントのフレームワーク「SECIモデル」 SECIモデルでは、暗黙知から形式知への変換プロセスを「共同化」「表出化」「連結化」「内面化」の4つの要素に分解し、サイクルを回します。 共同化（Socialization） 暗黙知は体験が必要なので、まずは「共同化」で経験を共有します。共同化は暗黙知から暗黙知への変換プロセスと言えます。 表出化（Externalization） 次に、共同化によって得た暗黙知を「表出化」によって文章化・図式化などの共有しやすい形にします。業務から得た気づきを文章化して報告する日報などが表出化に該当し、暗黙知から形式知への変換プロセスと言えます。 連結化（Combination） 表出化で得た形式知をほかの形式知と組み合わせて新たな形式知を生み出すのが「連結化」です。連結化は形式知から形式知への変換プロセスです。形式知同士を組み合わせることで、体系的で総合的なナレッジを作り上げられます。 内面化（Internalization） 連結化で得られた形式知を体験に落とし込んで暗黙知にするのが「内面化」です。内面化は形式知から暗黙知への変換プロセスであり、暗黙知がチーム全体の知的財産として活用されたと言えます。 以上4つのステップを踏むことで、ナレッジマネジメントのために社内にナレッジを蓄積する準備ができるのです。 ITリテラシーが低い人とトラブルを招く？会社がすべき対処法を解説！ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスシーンにおけるナレッジのまとめ これまで、ビジネスシーンにおけるナレッジの意味から、正しく社内にナレッジを浸透させるマネジメント手法までご紹介しました。 企業に付加価値を生む経験や知識を指す”ナレッジ”は、暗黙知から形式知へと変化させ活用しなければなりません。そこで、「SECIサイクル」に代表されるナレッジマネジメントを実施することで、属人化を防止できます。 また、ナレッジマネジメントでは、情報共有ツールを使うと手間なくナレッジ管理ができます。ただし、ツールを選ぶ際には、さまざまな立場の社員から多くのナレッジが共有されるように、ITリテラシーを問わず誰でも使いやすいものを選びましょう。 したがって、社員の頭のなかや、PC(メールやチャット)のなかにあるナレッジを蓄積でき、超高精度の「検索機能」が備わったツール『ナレカン』が最適です。 ぜひ「ナレカン」で社内におけるナレッジ共有の方法を確立し、業務の無駄を削減しましょう。 [articlebanner]