ナレッジマネジメント
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マニュアルは社内業務を円滑に進めるうえで欠かせません。したがって、作成して終わりではなく、関係者全体へ共有して、定着させる仕組みづくりが求められます。 しかし、「マニュアル管理が煩雑化しており、社内で活用されていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、マニュアル運用の手順やマニュアルを管理・共有できるツール7選を中心にご紹介します。 社内マニュアルを効果的に管理・活用する方法が知りたい マニュアル管理に役立つツールを比較検討したい マニュアルの作成から管理までを完結できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なマニュアル管理ツールが分かり、マニュアルの作成から管理まで誰もが簡単にできるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアル管理の必要性とは2 【3ステップ】マニュアル運用の手順2.1 ステップ1｜分かりやすい文書を作成する2.2 ステップ2｜従業員へ共有する2.3 ステップ3｜内容を更新する3 社内マニュアルが活用されない原因3.1 （1）マニュアルが長すぎる3.2 （2）検索性が悪い4 【必見】おすすめのマニュアル管理・共有ツール7選4.1 【ナレカン】社内の必要なマニュアルにすぐアクセスできるツール4.2 【Stock】最も簡単にマニュアルを管理・共有できるツール4.3 【kintone】マニュアル代わりの独自アプリを作成できるツール4.4 【Notion】豊富なテンプレートが搭載されているツール4.5 【TeんDo】eラーニング対応のマニュアル自動作成ツール4.6 【Teachme Biz】インストール型にも対応しているツール4.7 【COCOMITE】画像・動画を使ったマニュアルを作成できるツール5 【無料でも使える】おすすめのマニュアル管理・共有ツール比較表6 マニュアル管理・共有ツールの比較ポイント3選6.1 （1）テンプレート機能はあるか6.2 （2）マニュアルを共有しやすいか6.3 （3）マルチデバイスに対応しているか7 ツールでマニュアル運用をするメリット3選7.1 （1）すぐに情報伝達できる7.2 （2）対応スピードが上がる7.3 （3）業務を見える化できる8 マニュアル整備の手順9 活用されないマニュアルを社内に定着化する管理ツールまとめ マニュアル管理の必要性とは マニュアルが社内で正しく活用されるためには、徹底した管理が重要です。 マニュアルを作成することで、業務内容の属人化を防止したり、作業時間を短縮したりするメリットがあります。しかし、管理が行き届かず「記載されている情報が古い」「保存場所が分からない」といった事態では、マニュアルは放置されてしまうのです。 以上のように、効率的に業務遂行を実現するには、マニュアルの作成だけでなく、管理も重要なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【3ステップ】マニュアル運用の手順 以下では、マニュアルを運用するための手順を説明します。3つのポイントを押さえてマニュアルを効率よく活用しましょう。 ステップ1｜分かりやすい文書を作成する はじめに、どのような業務に関するマニュアルを作成するのかを決定します。 関係者にインタビューや調査などを実施し、必要な情報を収集して、マニュアルの内容を詳細に書き起こします。また、文書を作成するときは、現場の人が忙しくてもすぐに理解できる表現を心掛けましょう。 また、テキストだけでマニュアルを作成すると、文章量の多さから読むのを嫌厭されます。したがって、図や画像など、視覚的要素を入れることもおすすめです。 ステップ2｜従業員へ共有する 次に、マニュアルを適切な媒体で共有しましょう。 紙媒体でマニュアルを共有する方法よりも、ツールやアプリを導入した方がマニュアルを複数の社員に同時共有できます。また、必要な従業員にマニュアルへのアクセス権限を正しく付与すれば、情報漏えいも発生しません。 とくに、マニュアルをはじめとした「何度も見返す情報」には、誰でも簡単にたどり着けなければ不便です。そこで、シンプルな情報構造に加えて、高度な検索機能で必要な情報をすぐに探し出せる「ナレカン」のようなツールを利用する企業が増えています。 ステップ3｜内容を更新する 最後に、マニュアルは共有するだけでなく内容の更新が欠かせません。 なぜなら、更新を怠ると古いマニュアルを参照して業務ミスにつながったり、形骸化して誰も活用しないマニュアルになってしまったりするからです。たとえば、更新が抜けたまま放置していると他の社員が誤ったまま業務を進めるトラブルにもつながりかねません。 したがって、マニュアルは内容を定期的に見直し、常に最新情報が得られる状態にしておく必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内マニュアルが活用されない原因 以下では、社内マニュアルが活用されない原因を2つご紹介します。効果的なマニュアル管理を実現したい方は必見です。 （1）マニュアルが長すぎる 1つ目の原因は「マニュアルが長すぎる」ことです。 マニュアルの内容が長すぎると、読み手は読む意欲を失い、重要な情報を見逃してしまう可能性があります。また、マニュアル内の特定の情報だけを見返したい場合でも、目的の情報を探すのに時間がかかり非効率です。 そのため、要点を押さえて適切な分量に抑え、目次や見出しを効果的に活用してわかりやすいマニュアルを作成しましょう。たとえば、目次機能が備わった「ナレカン」のようなツールを使用すれば、必要な情報に迅速にアクセスできます。 （2）検索性が悪い 2つ目の原因は「検索性が悪い」ことです。 管理ツールの検索性が悪いと、社員は目的の情報をスムーズに見つけられません。その結果、探すのが面倒となりマニュアル自体が閲覧されなくなってしまいます。 そこで、ファイルやタイトルに絞り込んで探せる「キーワード検索」だけでなく、単語が思い出せないときに会話するように質問できる「AI自然言語検索」がある「ナレカン」のようなアプリを選ぶと、誰もが簡単に情報にたどり着きます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】おすすめのマニュアル管理・共有ツール7選 以下では、おすすめのマニュアル管理・共有ツール7選をご紹介します。 作成したマニュアル社内に定着化させるには、常に最新情報を共有し、必要な時にすぐ参照できる状態で管理することが重要です。しかし、紙やExcelでの管理では共有に手間がかかるうえ、情報が散在しやすく目的の情報を探すのに時間がかかります。 そこで、「マニュアル管理ツール」を導入し、マニュアルの作成から管理・共有までを1つのツールで完結させましょう。ただし、検索性が不十分だと欲しい情報がなかなか見つからず、マニュアルが次第に活用されなくなります。 したがって、検索性に優れたツールを選定すべきです。結論、マニュアルの管理には、超高精度の検索機能で必要な情報へ即アクセス可能なツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」に既存のマニュアルファイルを添付し、内容をAIで自動要約することで一元管理が可能です。また、ファイル内や画像内の文字検索にも対応した高精度の検索機能によって欲しい情報が瞬時に見つかるので、情報を探す時間を短縮できます。 【ナレカン】社内の必要なマニュアルにすぐアクセスできるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】最も簡単にマニュアルを管理・共有できるツール 「Stock」はシンプルな操作性が特徴で、誰でも直観的にマニュアルを作成・管理できるツールです。 Stockの「ノート」に作成したマニュアルは「フォルダ」で案件ごとに振り分けることができます。また、”ノートに紐づく”「メッセージ」によって、マニュアルごとに話題が混ざらず、更新内容をメンバーへ簡単に伝えられます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【kintone】マニュアル代わりの独自アプリを作成できるツール ＜kintoneの特徴＞ 独自の業務アプリを作成できる プログラミングの知識に関係なく、ノーコードで業務アプリを作ることができます。たとえば、よくある質問と回答をまとめた「FAQアプリ」を作成することで、マニュアルとして活用可能です。 多言語に対応 日本語・英語・中国語・スペイン語に対応しているため、グローバル企業や外国人スタッフの利用にも適しています。 ＜kintoneの機能・使用感＞ 100種類以上のサンプルアプリ Kintoneには、部署や業種に応じた豊富なサンプルアプリが備わっています、そのため、そのまま使用したり、デザインや設定を変更したりして簡単に自社に最適なアプリを作成可能です。 全文検索ができる タイトルや条件、キーワードを絞り込んで全文検索が可能です。また、添付ファイルの中身まで検索できるため、目的の情報を迅速に見つけられます。 ＜kintoneの注意点＞ 一定以上のITリテラシーが必要 アプリを自由に開発したりカスタマイズしたりできる一方、高いITリテラシーがないと活用できない恐れがある点に注意が必要です。 高度な機能の実現は難しい ユーザーからは「より高度な機能を実現しようとすると、JavaScriptの知識が必要になります。プログラミング経験のない方にとっては、カスタマイズの敷居が高いように思います。」という声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜kintoneの料金体系＞ ライトコース：1,000円/ユーザー/月 スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月 ワイドコース：3,000円/ユーザー/月 kintoneの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Notion】豊富なテンプレートが搭載されているツール Notionの特徴 様々な機能を搭載したツール マニュアルの作成だけでなく、タスクやプロジェクト管理・データベース作成にも活用できます。そのため、ひとつのツールであらゆる用途に活用したいという方に最適です。 デザインの自由度が高い Notionはページや画像編集の自由度が高く、視覚的にわかりやすいマニュアル作成可能です。また、マニュアルのデザインにこだわりたいという方にも向いています。 Notionの機能・使用感 テンプレート機能が充実している Notionには豊富なテンプレートが用意されています。そのため、体裁の整ったマニュアルを効率的に作成可能です。 Notion AI Notionに搭載されているAI機能を使って、検索やドキュメントの生成、データ分析が可能です。Notion AIのすべての機能を利用するには、「ビジネスプラン」または「エンタープライズプラン」の契約が必要です。 Notionの注意点 使いこなすのが難しい Notionにはマニュアル作成をはじめとするさまざまな機能が備わっている一方で、各機能の使い方がわかりにくく、ITに不慣れな場合は直感的に使いこなせない可能性があります。 検索機能が使いづらい ユーザーの口コミでは、「検索機能にもう少しフィルターがあれば良いと思います。現在は、特定の情報を探すときにヒットしない場合があり、少し不便に感じます。」という声が寄せられています。（参考：ITreview） Notionの料金体系 以下は、Notion AIが含まれていない料金プランです。 フリー：無料 プラス：2,000円/ユーザー/月 ビジネス：3,000円/ユーザー/月 エンタープライズ：要問合わせ Notionの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【TeんDo】eラーニング対応のマニュアル自動作成ツール ＜TeんDoの特徴＞ 簡単に精度の高いマニュアルをつくれる TeんDoでは、わずかな操作でマニュアルが完成します。また、図表や音声の挿入もできるため、自社に合ったマニュアルに仕上げられるのです。 対応しているマニュアルの種類が多い テキストマニュアルのほか、eラーニングコンテンツなども作成できます。 ＜TeんDoの機能・使用感＞ PowerPointの資料を取り込める 過去に作成した教材資料を活用したい場面では、PowerPointのコンテンツを取り込めます。 動画マニュアルを作成できる 動的コンテンツも出力できるので、実際に動画を確認しながら正しく手順を理解したい場面に役立ちます。 ＜TeんDoの注意点＞ 音声合成やマニュアルエディターは基本機能外 日本語音声合成や多言語音声合成、マニュアルエディタはオプションとなっているため、利用する際には別途料金が必要になります。 「Dojo」のインストールが必須 マニュアル自動作成ソフト「Dojo」をクラウドでも使えるサービスなので、「Dojo」を利用していることが使用の必要条件である点に注意しましょう。 ＜TeんDoの料金＞ ベーシックプラン：80,000円/ライセンス/月（月払い） オプション：16,000円/ライセンス/月（月払い） ※最低12ヶ月以上の契約が必要です。 TeんDoの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Teachme Biz】インストール型にも対応しているツール ＜Teachme Bizの特徴＞ ステップ構造のわかりやすいマニュアルを作成できる テンプレートに沿って文字と画像をいれるだけで簡単にマニュアルを作成できます。手順はステップ構造でひとつずつ表されるため、理解しやすく内容の変更も容易です。 アクセスログ機能が搭載されている マニュアルの活用度を測る「アクセスログ機能」によって、データに基づきながらマニュアルを浸透させられます。 ＜Teachme Bizの機能・使用感＞ マニュアルをタスクとして配信できる タスク機能が搭載されており、マニュアルの閲覧をタスクにして配信可能です。閲覧状況の把握までできるため、社内のマニュアル浸透に大きく貢献します。 手順の抜け漏れを防止できる 1つの動画からマニュアルとして使いたい場面を画像・動画として切り出せるので、ほかのマニュアル管理ツールと比べて、情報の抜け漏れが発生しづらいです。 ＜Teachme Bizの注意点＞ チャット機能がない 使用するユーザーからは「離れた部署ごとにマニュアル作成作業をしている際に、作成者同士でヘルプできたり、下書き中のマニュアルを共有できたり、相談できるチャット機能があってもいいのかなと思います」という声があります。（参考：ITreview） フォルダが分かりにくい ユーザーの口コミでは「フォルダを2階層までしか作成できないため、マニュアルの分類がしきれない」という声も挙がっています。（参考：ITreview） ＜Teachme Bizの料金＞ スタータープラン：59,800円/～60名/月 ベーシックプラン：119,800円/～180名/月 エンタープライズプラン：319,800円/～600名/月 Teachme Bizの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【COCOMITE】画像・動画を使ったマニュアルを作成できるツール ＜COCOMITEの特徴＞ 画像・動画マニュアルを少ない工数で作成できる 基本レイアウトに沿うだけで、画像・動画マニュアルを作成できます。 フォルダにアクセス権限を付けられる フォルダごとにアクセス権限を付けられるため、セキュリティを高められます。 ＜COCOMITEの機能・使用感＞ フォルダやファイルへスムーズにアクセスできる 共有リンクを取得すれば、必要なフォルダやファイルへ迅速にアクセスできるようになります。 複数の媒体で閲覧できる 紙への印刷も可能なので、PC・スマホ・タブレット・紙とさまざまな手段でマニュアルを閲覧したい場合に役立ちます。 ＜COCOMITEの注意点＞ マニュアルの作成手順が分かりづらいと感じることもある ユーザーの口コミでは「マニュアルを作成する場合の手順が分かりづらい」という声も挙がっています。（参考：ITreview） ITに不慣れな職場には負担が大きい 使い方を学ぶための「勉強会」を受けることも可能ですが、1回あたり100,000円の費用が発生します。そのため、ITに不慣れな職場で運用する場合には金銭的負担が大きく、予算をオーバーしないか要検討が必要です。 ＜COCOMITEの料金＞ パッケージプランは、以下の通りです。別途、初回登録料として65,000円かかります。 スモールパック：408,000円/年 トリセツパック：480,000円/年 ミディアムプラン：792,000円/年 ラージパック：要お問い合わせ 従量課金プランは、以下の通りです。 エントリープラン：29,600円/月（月払い） スタンダードプラン：79,000円/月（月払い） エンタープライズプラン：287,000円/月（月払い） COCOMITEの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料でも使える】おすすめのマニュアル管理・共有ツール比較表 以下は、無料でも使えるおすすめのマニュアル管理・共有ツールの比較表です。（右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 kintone Notion TeんDo Teachme Biz COCOMITE 特徴 社内の必要なマニュアルにすぐアクセスできるツール 最も簡単にマニュアルを管理・運用できるツール マニュアル代わりの独自アプリを作成できるツール 豊富なテンプレートが搭載されているツール eラーニング対応のマニュアル自動作成ツール インストール型にも対応しているツール 画像・動画を使ったマニュアルを作成できるツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【〇】 【〇】 テンプレート機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【〇】 【〇】 マルチデバイス対応か 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので個人利用は不可 5名以上での利用が前提 一定以上のITリテラシーが必要 使いこなすのが難しい 音声合成やマニュアルエディターは基本機能外 チャット機能がない マニュアルの作成手順が分かりづらいと感じることもある 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランなし ・有料プランは1,000円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは2,000円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは80,000円/月～ ・無料プランなし ・有料プランは59,800円/月～ ・無料プランなし ・有料プランは28,700円/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「iTutor」の詳細はこちら 「Dojo」の詳細はこちら 「TeんDo」の詳細はこちら 「Teachme Biz」の詳細はこちら 「COCOMITE」の詳細はこちら マニュアル管理を社内で定着化させるためにも、あらかじめツールの特徴・注意点を把握して、自社に最適なツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル管理・共有ツールの比較ポイント3選 ここでは、マニュアル管理ツールの3つの比較ポイントについて解説します。自社に最適なツールを選ぶためにも、以下のポイントを意識して検討しましょう。 （1）テンプレート機能はあるか 1つ目の比較ポイントは、「テンプレート機能の有無」です。 作成したいマニュアルのテンプレートや基本フォーマットがあると、項目に従って入力するだけでマニュアルを作成できます。また、テンプレートを使えば、誰が作成しても質のばらつきや情報漏れのないマニュアルが出来上がります。 このように、資料作成の手間が省ける機能が備わっていれば、従業員は少ない負担でマニュアルを新規作成したり、更新したりできます。 （2）マニュアルを共有しやすいか 2つ目の比較ポイントは、「マニュアルを共有しやすいか」です。 マニュアルは作成して終わりではなく、関係者全体にマニュアル内容を定着化させる必要があります。そのため、マニュアルの作成だけでなく共有もスムーズにできる機能がなければなりません。 また、ツールの操作が複雑な場合、ITに不慣れな従業員が活用できず、社内に浸透しない恐れがあります。そこで、メールを使える方であれば迷わず使える「ナレカン」のようなツールを選び、全従業員がストレスなくマニュアルを閲覧できる環境をつくりましょう。 （3）マルチデバイスに対応しているか 3つ目の比較ポイントは、「マルチデバイスに対応しているか」です。 業務時に少し確認したいとき、わざわざパソコンがある場所まで移動して起動するのは面倒です。とくに、現場作業をしている方はパソコンやタブレットを持ち歩くわけにもいかないため、スマートフォンでの操作が必須となります。 したがって、マニュアル管理ツールを選ぶときには、場所の制約を問わずに気軽に使用できるマルチデバイス対応のものにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ツールでマニュアル運用をするメリット3選 ここでは、マニュアルの適切な運用で得られる3つのメリットを紹介します。マニュアル管理が煩雑な場合は、早急にツール・アプリを導入しましょう。 （1）すぐに情報伝達できる まずは、マニュアル管理ツールで業務マニュアルを作成すると、情報共有がスムーズになります。 たとえば、従業員へ業務を伝えるとき、紙のマニュアルでは印刷や配布に時間がかかってしまいます。しかし、ツールを活用すればマニュアルを印刷・配布するプロセスを解消できるため、情報伝達のスピード向上につながるのです。 このように、マニュアル管理ツールであれば速やかに情報を伝えられるので、資料共有におけるストレスを軽減できます。 （2）対応スピードが上がる 次に、必要な情報を見つけやすいため、対応スピードが上がる点も適切なマニュアル管理のメリットです。 たとえば、作業に関する”よくある質問”や“FAQ”などもマニュアルに記載しておけば、トラブルが起きた際にも担当者からの返信を待たずに対応できます。その結果、「対処が遅れ、さらなる問題が発生する」事態を防ぎ、損失を最小限に抑えられるのです。 また、ツールの検索機能を利用すれば必要なマニュアルをすぐに見つけられます。このように、マニュアルの適切な管理によって情報へのアクセスがスピーディーになり、トラブルへの迅速な対応が可能です。 （3）業務を見える化できる 最後に、マニュアルを適切に管理することで、業務内容を視覚化できます。 紙媒体のマニュアルの場合は、作成者ごとに内容やクオリティのばらつきが発生しやすかったり、画像などの視覚的な工夫もしづらかったりします。その結果、従業員にとって「使いづらいマニュアル」になってしまうのです。 しかし、マニュアル管理ツールであればテンプレートを使って内容を分かりやすく整理できるうえ、画像の差し込みも簡単です。そのため、業務内容も視覚的に把握しやすくなり、内容の解釈に齟齬が生じる心配もありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル整備の手順 マニュアルは一度作成したら終わりではなく、定期的な改訂が重要です。作成したマニュアルの整備は、以下の手順で進めます。 スケジュールの決定 マニュアル改定が必要となる時期から逆算して、スケジュールを決定しましょう。例えば、新卒の社員向けのマニュアルであれば、4月までに完成するスケジュールを立てます。 情報の収集・整理 マニュアルを整備するうえで、情報の収集・整理は極めて重要な手順です。当該業務を正しく理解し、現場の運用や課題点をヒアリングしましょう。 マニュアルを完成させる ヒアリング内容を踏まえて、マニュアルを修正します。とくに「新人が見ても初見で分かる、簡潔な説明か」「複雑でミスの起こりやすい手順になっていないか」を注意してチェックしましょう。 また、マニュアルは細かい部分まで追求し始めるときりがありません。そのため、一度で完璧なマニュアルを作ろうとするのではなく、内容の更新とともに完成度を高めていくという考えを持ち、区切りをつけるべきです。 上記の流れで整備して、読み手にとって分かりやすいマニュアルを作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 活用されないマニュアルを社内に定着化する管理ツールまとめ これまで、活用されないマニュアルを定着化できるツール7選や比較ポイント、運用手順を中心にご紹介しました。 マニュアル管理ツールを使うと、活用されなかったマニュアルの運用を円滑にしたり、トラブルも迅速に対処したりできるメリットがあります。また、マニュアルを簡単に作成できて、該当のマニュアルをすぐに振り返れるツールであれば、社内で重宝されます。 ただし、必要な情報へすぐにアクセスできる状態でなければ非効率なうえ、情報が探すのが面倒になりマニュアルが使われなくなる恐れがあるのです。したがって、ツール選定時には「高精度の検索機能があるか」を重視しましょう。 結論、自社が導入すべきは、誰でも簡単にマニュアルを作成・共有でき、超高精度の検索機能で目的の情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を利用し、マニュアル管理のストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】おすすめの社内マニュアル作成ツール/アプリ8選！選び方も解説

ファイル共有にクラウドストレージを使うと、メールよりもスピーディーかつ確実です。そこで、ユーザー数が無制限で使える「Fileforce（ファイルフォース）」というビジネス向けのクラウドストレージサービスを導入する企業が増えています。 一方、「Fileforceを導入したいが、何ができるのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Fileforceの機能や使い方、料金、評判を中心に解説します。 Fileforceの特徴や使い方について知りたい Fileforceの口コミや評判を確認して、自社に合うか検討したい 簡単にファイル管理ができるツールを探している という方がこの記事を参考にすれば、Fileforceのことが隅々までわかるだけでなく、自社の情報管理に最適な方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Fileforce（ファイルフォース）とは1.1 「Fileforce」と「他のクラウドストレージ」の違い1.2 Fileforceの基本機能1.3 【2024年8月最新】Fileforceの新機能2 Fileforceの便利な使い方2.1 オンライン編集2.2 フォルダツリー2.3 全文検索2.4 アクセス権限管理3 Fileforceの活用例4 ＜比較表あり＞Fileforceの料金プランとストレージ容量5 これで解消！Fileforceの5つの疑問6 ファイル共有ツールのデメリットをカバーするおすすめのアプリ6.1 ファイル共有と管理が最も簡単できるアプリ「ナレカン」7 Fileforceの口コミ・評判7.1 Fileforceの良い口コミ・評判7.2 Fileforceの改善点に関する口コミ・評判8 Fileforceの使い方・料金プラン・評判まとめ Fileforce（ファイルフォース）とは Fileforce（ファイルフォース）とは、ファイルフォース株式会社提供する企業向けの国産クラウドストレージサービスです。以下では、Fileforceの特徴や基本機能を解説します。 「Fileforce」と「他のクラウドストレージ」の違い 引用：Fileforceの公式サイト Fileforceは23,000社以上に導入されているクラウドストレージサービスです。クラウドストレージとは、オンライン上でファイルの共有や保管をするためのサービスを指します。 Fileforceの特徴は、親しみやすいUI（デザイン）である点です。他のクラウドストレージとは違い、下図のように社内ストレージに似た画面になっています。 引用：【Fileforce】ユーザー向け機能 そのため、多機能なオンラインストレージよりも、Fileforceは使い勝手が良いと言えます。 ・Fileforceの公式サイトはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら Fileforceの基本機能 Fileforceの主な機能をユーザーと管理者向けに分けて紹介します。 ＜ユーザー向け＞ ＜機能＞ ＜内容＞ ファイル共有 ドラッグ＆ドロップでファイルを保存して、他ユーザーへ共有できます。ファイルを格納するフォルダは、共有範囲ごとに色分けされます。 オンライン編集 Fileforce内のファイルは、ダウンロードせずに直接編集できます。ExcelやWordなど、Officeファイルの編集もスムーズです。 バージョンファイル管理 ファイルを上書き保存すると、変更前のファイルがバージョンファイルとして自動保存されます。バージョンファイルはいつでも「確認・入れ替え・別名保存」できるため、ファイルの更新ミスに対処できます。 検索 必要なファイルを探すための検索機能です。「保存日・更新者・拡張子」など、いくつかの絞り込み条件が用意されています。 マルチデバイス対応 PCだけでなくスマホからでも利用できるので、場所や時間に関係なく目的の情報にアクセスが可能です。 ＜管理者向け＞ ＜機能＞ ＜内容＞ アクセス権限管理 20以上の項目を組み合わせて、細かい権限の設定ができます。権限の設定はセキュリティ管理だけではなく、ファイルの整理にも役立ちます。 ログ＆レポート ユーザーの操作ログや履歴・管理タスクを確認できます。ワンクリックで一覧表示に切り替えられるので、全体俯瞰や個別管理に便利です。 サブ管理者 管理者権限を部分的に一般ユーザに委譲できるため、タスク・フォルダの管理者を柔軟に設定できます。 CSVファイルでのユーザ一括編集 管理コンソールから、CSVファイルのアップロードによるユーザの一括登録・編集が可能です。また、都度の個別の登録・修正にも対応できます。 シングルサインオン ユーザはFileforceのIDやパスワードを入力しなくてもワンストップでログインできます。ユーザのログイン効率化と繁雑なID管理が不要となる点がメリットです。 Fileforceは以上の主な機能に加えて、ランサムウェア対策機能が備わっています。不審なプロセスを自動検知したり、検知したプロセスにより更新されたファイルを特定して自動復旧したりできるのです。 【2024年8月最新】Fileforceの新機能 Fileforceには2024年5月より、保存したドキュメントやファイルを起点にワークフローを実行できる「TaskFlow™」機能が備わりました。 具体的には、Fileforce上で保存したファイルやドキュメントに関わる「申請・承認」「確認・レビュー」などの様々なタスクを、簡単にワークフローに乗せることができます。 この機能により、日々の業務で発生するタスクやワークフローをFileforce上で実行することが可能になったのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Fileforceの便利な使い方 以下では、Fileforceの便利な使い方を紹介します。使い方を確認して、自社の業務に役立てられるか検討しましょう。 オンライン編集 引用：【Fileforce】オンライン編集・共同編集 FileforceはMicrosoft 365と連携しているので、WordやExcelなどMicrosoftアプリで作成したファイルを選択すると、そのまま参照（プレビュー）と直接編集ができます。また、更新された内容はFileforce上のファイルデータに反映・保存されます。 オンライン編集機能を使うと、ダウンロードや再アップロードの必要がないため、スピーディーにファイルを編集できます。また、「オンライン編集のみ許可」に権限設定することで、ファイルの不要な持ち出しを防げるのです。 利用にはMicrosoftの商用ライセンスの契約が必要ですが、チームの情報管理や共同作業に役立つ機能と言えます。 フォルダツリー 引用：【Fileforce】ユーザー向け機能 Fileforceの特徴のひとつに、「フォルダツリー」があります。 具体的には、ユーザがアクセス可能なフォルダのみを表示し、全社共有フォルダは黄色、社内・社外メンバとのファイル共有をするプロジェクトフォルダはピンク色のアイコンで表示されるなどわかりやすいデザインになっています。 さらに、ユーザ個人だけのファイル保存領域として青色のパーソナルフォルダや、その配下でさらに他のメンバとファイル共有をするフォルダは緑色といったように、共有範囲が分かりやすく見える化します。 フォルダアイコンの色でファイル共有範囲を直感的に認識できるため、保存や共有時のミスを防ぐことができるのです。 全文検索 引用： 【Fileforce】ユーザー向け機能 Fileforceの上位プランに加入すると、オプションとしてファイル内の文字列を検索できる「全文検索機能」を付けられます。また、同オプションは「取引年月日」や「取引金額」などの、電子帳簿保存法に定められている属性情報での検索にも対応しています。 Fileforceはデフォルトの検索機能でも「更新日」「保存社名」「拡張子」など多くの条件で絞りこんで検索できます。そのため、機能をうまく組み合わせることで、必要なファイルを素早く見つけられるのです。 アクセス権限管理 引用：【Fileforce】管理者向け機能 Fileforceでは20以上の細かい権限を組み合わせて、厳密な権限管理ができます。 権限の組み合わせは「役員用アクセス権限」「一般社員用アクセス権限」など名前をつけて管理できます。細かい権限管理により、情報管理のセキュリティを上げるだけでなく、ファイルの誤移動や削除などの操作ミスの防止にも役立つのです。 一方で、権限を細かく分けすぎると「誰にどの権限を与えたか分からなくなった」などの問題が起こる点に注意が必要です。機能が充実しているために、かえって権限管理にかかる業務負担が増えてしまうのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Fileforceの活用例 Fileforceの活用例として、たとえば以下の3点が挙げられます。 マニュアル共有 1つ目は、マニュアル共有です。WordやPower Pointで作成したマニュアルをFileforceで保存して共有すれば、マニュアルをメンバーに確認してもらえます。 プロジェクト業務 2つ目は、プロジェクト業務です。Fileforceには、共同編集機能が備わっているため、1つのファイルを複数人で確認したり議論しながら、オンライン共同編集ができます。 面談資料の作成・共有 3つ目は、面談の資料作成・共有です。Fileforceには、社外ユーザのアクセス権限設定機能があります。そのため、Fileforceで編集した面談資料を社外とも共有して、スムーズにアクセスするのに便利です。 このように、Fileforceはファイルの管理や共有に便利です。ただし、簡単なテキストでも都度ファイルに入力する手間がかかるため、「ファイルだけでなくテキスト情報も簡単に管理したい」という場合には「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表あり＞Fileforceの料金プランとストレージ容量 Fileforceではストレージ容量などに応じて、基本の6プランが用意されています。以下は、プラン比較表です。 ※表は左右にスクロールできます。 Small Business Unlimited-1 Unlimited-3 Unlimited-10 Unlimited-30 Enterprise ユーザー数 10ID～50ID 無制限 無制限 無制限 無制限 10ID～ 基本ストレージ容量 10GB/ユーザー 1TB 3TB 10TB 30TB 要問い合わせ 月額料金 900円/1ID 55,000円 98,000円 198,000円 330,000円 要問い合わせ おすすめの企業規模 50名未満 50〜300名 300～500名 500～1,000名 1,000名以上 要問い合わせ なお、2024年10月1日(火)より、料金プランが改定され価格が上がるため注意が必要です。 参考：【Fileforce】料金プラン 参考：【Fileforce】料金プラン改定のお知らせ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ これで解消！Fileforceの5つの疑問 以下は、Fileforceの機能や使い方に関する5つのQ＆Aです。 Fileforceにログインする方法は？ Fileforceにログインできない方は、ログインページにアクセスするとログイン画面が出るので、ログイン名とパスワードを入力しましょう。 Fileforceの初期費用はいくらか？ Fileforceの初期費用は、すべてのプランで0円です。 Fileforceの機能は何があるか？ バージョンファイル管理や検索機能、ログ＆レポート機能、コメント機能など、ファイル管理に特化した機能が豊富に備わっています。 Fileforceのメリットとは？ Fileforceのメリットは、OS（オペレーションシステム）を問わずにWebブラウザでファイル編集できることです。PCに直接ダウンロードせずに使えます。 Fileforceでバージョン管理はできる？ Fileforceでバージョン管理ができます。ファイルを上書き保存して同期すれば、自動的にバージョンファイルが保存される仕様です。 Fileforceについて具体的に分からないことがあれば、Fileforceの問い合わせページから確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有ツールのデメリットをカバーするおすすめのアプリ 以下では、ファイル共有ツールのデメリットをカバーするおすすめのアプリをご紹介します。 Fileforceはファイル管理の機能が豊富に備わっていますが、多機能ゆえに使いこなすのが難しい可能性があります。そのため、社員のITスキルにばらつきのある企業で情報管理したい場合には、簡単にファイル管理ができるツールが必要です。 また、そもそもファイル管理ツールは「ほかのデータと混ざって見つけにくい」「共有にメールを使う手間がかかる」デメリットがあります。したがって、ファイル管理の煩雑さを解消するには、「あらゆる社内情報がすぐに見つかるツール」を使うべきです。 結論、社内の情報管理に必須なのは、あらゆる情報を簡単に一元管理し、すぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事（ノート）」にはテキストやファイルを添付して、あらゆる情報を簡単に共有できます。また、AIによる「ファイルの要約」機能や、会話するように質問する「自然言語検索」もあるので、ファイルの情報を簡単に確認できます。 ファイル共有と管理が最も簡単できるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの機能＞ あらゆる情報を残せるノート（記事） ナレカンには、ファイルやテキストだけでなく、画像や動画を残せるノート（記事）があります。また、ノート（記事）に紐づいたコメント機能もあり、情報が混ざることなくフロー情報も残せるのが特徴です。 フォルダ機能 保存した情報をフォルダで整理する機能があります。自社の用途に応じて整理できるので、目的の情報へのアクセス性を高めるのに役立ちます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Fileforceの口コミ・評判 以下では、Fileforceを実際に利用しているユーザーからの口コミ・評判をご紹介します。 利用者の声を聞くことで、自社での導入時のイメージを掴みましょう。 ※こちらの口コミ・評判はITreview ＞ Fileforceより引用しております。 Fileforceの良い口コミ・評判 まずは、Fileforceに関する良い口コミ・評判をご紹介します。 実際に利用しているユーザーからは、「安全にファイル共有できる」や「迷うことなく使える」などの声が多く挙がっています。 早坂 遊羽 投稿日：2024年07月23日 ・ウェブブラウザ・エクスプローラどちらでも使えて、社内のメンバーに使ってもらいやすい ・ピンポイントで容量の大きいファイルを共有したい、かつ共有先との共有フォルダがない場合でも、安全にファイル共有できる 非公開ユーザー 投稿日：2024年07月16日 ・利便性が良い ・FileForceDriveを利用することでエクスプローラライクなUIとなり、ユーザーは迷うことなく使える 非公開ユーザー 投稿日：2024年07月11日 ファイル共有用に当社で導入されています。Win端末ではストレスなくアクセスができるようです。Mac端末では入れず困っています。 Fileforceの改善点に関する口コミ・評判 良い口コミ・評判がある一方、改善点に関する声も存在します。 実際に利用しているユーザーからは、「全文検索機能を通常プランで使いたい」や「管理画面の機能不足」などの声が寄せられています。 早坂 遊羽 投稿日：2024年07月23日 ファイル内文書も含めた全文検索機能はオプションになっていますが、もし今後Unlimitedの通常プランでも使えるようになるならありがたいです。 非公開ユーザー 投稿日：2024年07月16日 管理画面に基本的な機能が備わっていない。 特にゴミ箱の機能が弱い。 非公開ユーザー 投稿日：2024年07月11日 mac端末からはファイルアドレスにアクセスできず、Web版から辿って行く必要があり、不便です。Win端末はリンクからスムーズにアクセスできるようです。 このように、Fileforceは全文検索機能がオプションである点や、一部の端末で使い勝手が悪い点に注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Fileforceの使い方・料金プラン・評判まとめ ここまで、Fileforceの使い方や料金プラン、評判を中心に解説しました。 Fileforceはファイルを一元化できる便利なツールですが、口コミでは「全文検索機能を通常プランで利用できるようにしてほしい」という声が寄せられています。そのため、簡単に情報管理ができるようにしたい場合には、一元化した情報を簡単に検索できるツールを導入するべきです。 結論、必要な情報を高精度で検索できるアプリ「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の情報管理・共有がスムーズにできる環境をつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

簡単にファイルを共有できる「クラウドストレージ」は、社内外の情報共有に必要不可欠です。そして、昨今注目を集めているオンラインストレージとして、無料で利用できる「4shared」があります。 しかし、オンラインストレージについての知識が少なく、「4sharedがどのようなツールかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、4sharedの使い方や料金プラン・評判を網羅的に解説します。 4sharedとはどのようなサービスなのか知りたい 4sharedを実際に利用しているユーザーの声を参考に、導入するか見極めたい ファイル共有のストレスを解消できるツールがあればすぐに使いたい という方はこの記事を参考にすると、4sharedの概要を正しく理解でき、自社にとって最適なツールかどうか判断できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 4sharedとは1.1 4sharedの特徴1.2 「4shared」と「他のオンラインストレージ」の違い2 4sharedの使い方2.1 ファイルのアップロード2.2 ファイルの共有2.3 ファイルのダウンロード3 4sharedの料金プラン比較表4 4sharedの口コミ・評判4.1 4sharedの良い口コミ・評判4.2 4sharedの改善点に関する口コミ・評判5 4sharedを利用する際の注意点5.1 安全性にリスクがある5.2 サポートが日本語対応していない6 【必見】4sharedのデメリットをカバーするおすすめのツール6.1 高セキュリティで大切な情報を最も簡単・安全に共有できる「ナレカン」7 4sharedの使い方や料金プラン・評判のまとめ 4sharedとは 引用：4sharedの公式サイト 4sharedとは、イギリスのNew IT Solutions Ltd.が提供するオンラインストレージサービスです。 海外のサービスということもあり、日本語を含め17の言語に対応しています。国内だけではなく、海外のユーザーも多いのです。 ・4sharedの公式サイトはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら 4sharedの特徴 4sharedの特徴は、アップロードしたファイルを検索に表示させて、SNSのようにシェアできる点です。 具体的には、4sharedのトップページには他のユーザーがアップロードした「音楽」や「ゲーム」「小説」のファイルがサジェストされています。さらに、ファイルのダウンロードページでは、作成者や他のユーザーとコメントでやりとりすることもできるのです。 4sharedは「検索非表示」の設定をすれば、ビジネスや個人用のファイル管理にも利用できますが、「ファイルを公開して他の人に見つけてもらう」というSNSのような側面を持つサービスだと言えます。 「4shared」と「他のオンラインストレージ」の違い 4sharedと他のオンラインストレージとの違いは、無料でも十分な容量が利用できる点です。 アカウント登録は必須ですが、無料プランでも最大15GBの容量が利用できます。また、無料プランでユーザー間のファイル共有も可能です。 そのため、オンラインストレージで情報を管理したいが、コストはかけたくない場合に最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4sharedの使い方 以下では、4sharedでファイルを共有する際の基本操作を解説します。 4sharedでのファイル共有は「アップロード」「共有」「ダウンロード」の3ステップで完了します。それぞれの操作手順は以下の通りです。 ファイルのアップロード 1.4sharedにログインします。 2.画面上部の[アップロード]のボタンをクリックする、または赤枠内にドラッグ＆ドロップするとファイルをアップロードできます。 3.[アップロード]のボタンの右に表示される[▼]ボタンをクリックすると、フォルダのアップロードやFTPアップロードもできます。 ファイルの共有 1.共有したいファイルの上にカーソルを移動して、表示される[▼]ボタンをクリックします。 2.表示されたメニュー内の[共有]をクリックします。 3.ファイル共有用のURLが発行されるので、受け手にURLを共有しましょう。 ファイルのダウンロード 1.共有されたリンクにアクセスします。 2.[ダウンロード]のボタンが表示されるので、クリックします。 3.ダウンロードの完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4sharedの料金プラン比較表 4sharedでは、無料プランと期間ごとに区分された4つの有料プランがあります。それぞれの特徴をまとめると以下になります。 ※表は右スクロールできます。 無料 1か月プラン 3か月プラン 6か月プラン 1年プラン 月額利用料金 無料 9.95USD/月 7.98USD/月 7.16USD/月 6.50USD/月 ストレージ容量 15GB 100GB 100GB 100GB 100GB 広告なしの共有 不可 可 可 可 可 利用可能期間 最終ログインより180日間 有料プラン加入後1年間 有料プラン加入後1年間 有料プラン加入後1年間 有料プラン加入後1年間 4sharedには上記のようなプランがありますが、無料版のままでは「半年間ログインしないとデータが消えてしまう」点に注意が必要です。 参照：【4shared】4sharedのプレミアムアカウントを入手 参照：【4shared】4sharedの機能 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4sharedの口コミ・評判 以下では、4sharedを実際に利用しているユーザーからの口コミ・評判をご紹介します。 利用者の声を確認して、自社での導入イメージを掴みましょう。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はX（Twitter）より引用しております。 4sharedの良い口コミ・評判 まずは、4sharedに関する良い口コミ・評判をご紹介します。 口コミの総数は少ないものの、実際に利用しているユーザーからは、「無料で利用できる点」に対する評価の声が多く挙がっています。 アップローダーは4sharedが便利そうだなぁと思いました。以前ファイルバンクを使ったことがありますが、ＩＤを他人に教えないといけない上、専用ツールをインストールする必要があったように思います。 — 弥三郎 (@ya36viola) May 30, 2010 ファイルのアップロードには4sharedがすごく便利。ダウンロード回数も表示されて、満足満足。 — Sukesan1984 (@sukesan1984) July 27, 2009 4sharedって所にストレージを作る事にした。これでＰＣなら資料の類は放り込めるし、サブＰＣと同期する事が出来るので便利と言えば便利になる……と思うのだが。axxissが不安定なので、今は仮という事で。 — 風城 徹@amazonで本を売る、web小説界のクズガイジ (@t_kazakiNo00) December 10, 2011 4sharedの改善点に関する口コミ・評判 良い口コミ・評判がある一方、改善点に関する声も存在します。 実際に利用しているユーザーからは、「操作の難しさ」や、「ダウンロード時の手間」に対する改善要望が多く寄せられています。 4sharedは検索機能が終わってる — オロミズ大好き (@uI8Pw9eqQHjnd6j) August 1, 2023 4sharedも考えはしたけど、仕様がややこしすぎてUPどころかファイルのDLさえも手間取ってる程だから上げ難いし…URLそのままでファイルだけ更新版とかに交換可能な、仕様や操作が僕でもわかる位にシンプルでファイルの長期保存可能なロダとかってあったらどなたか教えて頂きたく存じます — Ley (@Suhd_Zem_Ley) September 13, 2021 ただ4sharedはメアド登録しないとファイルのダウンロードすらできないようなアップローダーなので普通にダウンロードはどっちみちできないけども。 — mega(目が) (@mega17475654) July 15, 2020 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4sharedを利用する際の注意点 ここでは、4sharedを利用する際の注意点を解説します。4sharedをメインのストレージサービスとして利用しようとする際は、以下の点に注意する必要があります。 安全性にリスクがある 4sharedでは、共有設定によっては、情報漏えいのリスクがある点に注意が必要です。 4sharedは、設定を間違えると、アップロードしたファイルが4shared内の検索結果に表示される仕組みになっています。 アカウント設定で「自分のファイルを検索に追加」のチェックを外しておけば問題ないものの、チェックをつけたままアップロードすると、情報漏えいにつながってしまうのです。 したがって、利用時には正しく設定がされているかどうかの確認が不可欠です。 サポートが日本語対応していない 4sharedは、サポートが日本語対応していない点も注意です。 操作画面や一部FAQでは日本語表記がされているものの、イギリスの企業が提供しているサービスなので問い合わせなど多くのページでは英語表記のみとなっています。 したがって、日本語での手厚いカスタマーサポートを受けたいと考える人には不向きなツールだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】4sharedのデメリットをカバーするおすすめのツール 以下では、4sharedのデメリットをカバーするおすすめのツールをご紹介します。 4sharedでは無料でファイル共有ができる一方で、「設定ミスによる情報漏えいのリスク」や「日本語対応の不足」などビジネス利用には懸念点があります。そのため、前述したデメリットのないオンラインストレージを導入するべきなのです。 そこで、海外製のツールではなく、「誰にとっても使いやすい国産のITツール」を導入して、ファイルをはじめとした社内情報を共有・管理しましょう。サポートが日本語に対応しているツールであっても、複雑すぎるツールでは、使いづらく設定ミスも起きやすいのです。 したがって、自社のファイル共有に使うなら、社内情報を確実に蓄積できるうえにシンプルな操作性のツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは国際セキュリティ資格を取得しており、大手企業も安心して導入できます。また、初期導入から運用まで、サポート体制が充実しており、すでに社内で利用しているツールからのデータ移行も簡単です。 高セキュリティで大切な情報を最も簡単・安全に共有できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4sharedの使い方や料金プラン・評判のまとめ ここまで、4sharedの使い方や料金プラン・評判について解説しました。 4sharedは無料でファイル共有が行える一方、機能としてはアップローダー（データ配布）としての要素が強く、ビジネス向けのツールとは言えません。ビジネス利用には不要な機能があり、「共有設定」により思わぬ情報漏えいに繋がるリスクもあります。 したがって、ビジネスでのファイル共有にはセキュリティが担保された企業向けツールが必須です。また、「ファイルだけでなく、あらゆる社内情報も直感的に共有できるツール」であれば情報共有の効率化も実現します。 結論、誰でも簡単にファイルの共有・管理ができる情報共有ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、自社でのファイル共有を安全かつ効率的に進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

コツを押さえてマニュアルを作成すると、内容が見やすく整理されているので、従業員の「読むストレス」が発生しません。そのため、「継続的に運用されるマニュアル」となり、現場業務の質の向上に大きく貢献します。 とはいえ、いきなり見やすいマニュアルを作成するのは難しく「業務マニュアルを上手く作成・運用できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、押さえておくべきマニュアル作成・運用・管理のコツを解説します。 見本をもとに上手なマニュアルを作成したい 見やすいマニュアルづくりのコツを教えてほしい 作成したマニュアルにすぐにアクセスできるようにしたい という方はこの記事を参考にすると、見やすいマニュアルの作成方法から、適切な管理・運用のコツまで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務マニュアル(作業手順書)を作成する目的とは1.1 （1）作業の均質化を図るため1.2 （2）作業のタイムロスをなくすため1.3 （3）知識・ノウハウを共有するため2 【見本あり】わかりやすい業務マニュアルの作成手順2.1 ステップ1｜5W1Hを意識する2.2 ステップ2｜マニュアルの構成を決める2.3 ステップ3｜業務手順を書き出す2.4 ステップ4｜フィードバックを反映する3 業務マニュアル作りが上手い人が実施している作成のコツ6選3.1 （1）テーマを明確にする3.2 （2）読み手を第一に考える3.3 （3）要点を押さえる3.4 （4）図・写真を挿入する3.5 （5）よくある質問を記載する3.6 （6）テンプレートを活用する4 【担当者必見】社内マニュアルづくりに最適の方法とは4.1 マニュアル作成・管理・運用の手間を解消するアプリ5 社内向け｜業務マニュアル運用のコツ3選5.1 （1）情報へのアクセス性を工夫する5.2 （2）定期的に改善する5.3 （3）ITツールを活用する6 わかりやすい業務マニュアルの作り方やコツまとめ 業務マニュアル(作業手順書)を作成する目的とは まずは、マニュアルを作成する3つの目的をご紹介します。これまでマニュアルを運用していなかった会社は、以下の内容を把握したうえで作成しましょう。 （1）作業の均質化を図るため マニュアルを作成する1つ目の目的は、作業の均質化を図ることです。 マニュアルがなければ各々のやり方で作業を進めてしまい、プロダクトやサービスの質にばらつきが出ます。また、作業のスピードが担当者ごとに異なると、全体のタスクが遅れる原因になりかねません。 しかし、マニュアルを作成すれば作業方法が統一されるため、クオリティの均質化が図れます。また、マニュアルに「作業の手順」を記載することで、全従業員が同じステップで作業を進められ、作業スピードにもずれが生じにくくなります。 （2）作業のタイムロスをなくすため マニュアルを作成する2つ目の目的は、作業のタイムロスをなくすことです。 業務に関する参考資料がなければ、ほかのメンバーに質問して疑問を解消しなければなりません。そのため、相手が忙しいときは「なかなか疑問を解消できない」事態に陥り、作業の進捗に遅れが出てしまいます。 とくに、新入社員は業務内容を理解しきれず、ミスが起きた場合の対応に困ることが多くあります。そこで、マニュアルを完備すると、担当者に質問せずとも資料を見るだけで疑問が解消されるので、スムーズに仕事を進められるのです。 （3）知識・ノウハウを共有するため マニュアルを作成する3つ目の目的として、知識やノウハウの共有です。 マニュアルがなければ、仕事のノウハウやハウツーが属人化してしまうため、社員の異動・退職と同時に失われてしまいます。また、作業が属人化していると、そもそも「何が効率/非効率なのか」を認識できず、業務改善の機会を失うことになりかねません。 そこで、マニュアルを介して、部署単位でノウハウやスキルが共有されれば、個人のスキルはもちろん、組織全体の業務改善につながるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】わかりやすい業務マニュアルの作成手順 ここでは、マニュアルの上手な作り方を4ステップでご紹介します。スピーディにマニュアル作成を進めるためにも、各ステップのポイントを実践しましょう。 ステップ1｜5W1Hを意識する まずは、マニュアルの大枠を5W1Hで決めます。5W1Hの内容は以下の通りです。 Why:「なぜ作成するのか」 What:「何をするのか」 When:「いつのタイミングでその作業をするのか」 Who:「誰に向けたマニュアルか」 Where:「どこで使うのか」 How:「どのように作業を進めるのか」 以上のポイントを意識せずマニュアルを作成すると、分かりづらさから利用されなくなる恐れがあります。そのため、5W1Hを意識したうえで作成し、読者が理解しやすいマニュアルにするのが重要です。 以下は「営業マニュアル」の大枠を決める際の例です。 なぜ作成するのか（Why） 法人営業部の担当者全員が、一定レベルの商談をできるようにするため。 誰に向けたマニュアルか（Who） 配属初年～2年目までの社員。 どのように作業を進めるのか（How） 営業経験5年以上の社員（〇〇、△△、◇◇）にヒアリングして、営業の流れとコツを時系列順にまとめる。 このように、それぞれの作成の目的や対象者、作成手順などを具体的に書くことで、読者に役立つマニュアルをスムーズに作成できます。 ステップ2｜マニュアルの構成を決める 次に、マニュアルの大枠を決定したら構成を考えます。 マニュアルの構成は目次の役割も果たしています。したがって、構成を見ただけで「どこに、何が記載されているのか」が分かるマニュアルにする必要があるのです。下図は、飲食店マニュアルの具体例です。 以上のように、簡潔かつ分かりやすいマニュアルは、必要な情報を見つけやすいため継続的に運用されます。また、似た系統のマニュアルを複数つくる場合は、「テンプレート化」すれば作成時間が短縮できるのでおすすめです。 ステップ3｜業務手順を書き出す 次に、マニュアルの大枠・構成を決めた後は、業務手順を書き出します。 業務手順が正しく理解されないと、誤った方法で作業が進められたり、無駄な作業時間がかかったりしてしまいます。したがって、「図やフローチャートの挿入」「簡潔な文章での記載」などを意識し、誰もが正確に内容を理解できるようにすべきです。 また、業務をスムーズに進める方法や注意点を示すために、実際の業務を経験したうえで手順のポイントを書き出すと、現場の社員にとって分かりやすいマニュアルになります。 以下は、営業担当者が作成した、ポイントを踏まえたマニュアルの例です。 挨拶・自己紹介 良い第一印象を与えるために、身だしなみや表情、態度に気を付けて相手と名刺交換をする。そのあと自己紹介を挟み、和やかな雰囲気をつくることもポイント。時間の目安は3分程度。 商談についての認識合わせ 自社の商談目的を伝え、顧客の認識と相違がないか確認する。時間の目安は2分程度。 ヒアリング 顧客のニーズに沿った提案をするため、顧客の課題や関心についてヒアリングを行う。時間の目安は10分程度。 ・ ・ ・ このように、読んだ人がマニュアルの内容をすぐに理解して実践できるように、分かりやすく手順を記しましょう。 ステップ4｜フィードバックを反映する 最後に、マニュアルが完成したら、利用者に見せてフィードバックをもらいましょう。 一人でマニュアルを作成すると、抜け漏れなどのミスに気づかない可能性があります。そのため、本格的に導入する前に、マニュアルを使う従業員からのフィードバックを反映する必要があるのです。 フィードバックを反映すれば、誤った情報を共有する恐れがなくなります。しかし、メールで全員分のフィードバックを集めるのは手間がかかるため、マニュアルごとにメッセージを紐づけられる「ナレカン」のようなツールを使うと便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務マニュアル作りが上手い人が実施している作成のコツ6選 ここでは、マニュアル作成のコツを6つご紹介します。社員全員にとってわかりやすいマニュアルを作成するためにも、以下の点を必ず押さえましょう。 （1）テーマを明確にする マニュアルを作成する前に「何についてのマニュアルか」というテーマを明確にします。 テーマが明確でなければ、作成の途中で本筋から外れた冗長な文章が多くなり、作成に時間がかかってしまうからです。たとえば、「〇〇の機械の操作方法」のマニュアルを作成する場合は機械の概要は書かず、操作方法「のみ」をマニュアルにしましょう。 また、マニュアル作成に必要以上の時間をかけると、通常業務のリソースを割くことになります。したがって、作成時間を短縮するためにもマニュアルのテーマを明確にすべきです。 （2）読み手を第一に考える マニュアル作成で重要なのが、読み手の立場になることです。 ただし、読む人によって前提知識は異なるため、わかりやすい指示にしましょう。たとえば「伝票を総務課に確認する」といった内容は、以下のように具体化すべきです。 　伝票の内容が正しいかを当日の15時までに総務課に確認する。 　修正があれば17時までに担当部署に依頼を出す。なければそのまま終了。 以上のように、マニュアルでは、読み手が取るべき行動を想像できる文章にすることが大切です。 （3）要点を押さえる マニュアル作成では、要点を押さえることも大切です。 情報を詰め込み過ぎたマニュアルでは、重要な点や注意すべき箇所が掴みづらく、認識の齟齬が生じる恐れがあります。そのため、複数の文が繋がって冗長になっている部分を箇条書きにしたり、重要なポイントにマーカーを加えて強調するといった工夫が必要です。 以上のように、視認性を高めてマニュアルの重要な箇所がどこかすぐに把握できるようにしましょう。 （4）図・写真を挿入する マニュアルを読みやすくするには、図や写真の挿入も必要です。 たとえば、複雑で細かい作業の場合、テキストのみでは作業内容がわかりづらい恐れがあります。そこで、図や写真を挿入すれば作業全体のイメージが持ちやすくなるので、人によって解釈が分かれることもありません。 ただし、図や写真を多用し過ぎると、かえって詳細が伝わりづらくなることもあるため、テキストと情報のバランスを考慮すべきです。 （5）よくある質問を記載する よくある質問を記載すると、より効果的なマニュアルになります。 よくある質問とその回答を記載することで、起こりやすいトラブルの予防・解消が期待できます。また、疑問点をまとめておくことで、担当者が何度も質問に対応することもなくなるのです。 そして、マニュアル内によくある質問を記載するだけでなく「ナレカン」のように「質問機能」が独立しているツールを使うと、新たに疑問が生じたときでも追加で質問しやすいです。生じた疑問を社内で共有し「知恵袋」の感覚で質問しやすい環境を整えましょう。 （6）テンプレートを活用する テンプレートを活用すると、必要な情報を漏れなく記載できます。 たとえば、あらかじめ必要な項目を記載したテンプレートを用意することで、記載のミスを防げます。また、レイアウトに迷うことなくすぐにマニュアルの作成に取りかかれるため、作成にかかる無駄な時間を削減できるのです。 とくに、テンプレートをわずかな操作で呼び起こせる機能があるITツールを導入すると、誰でも簡単にマニュアルを作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】社内マニュアルづくりに最適の方法とは 以下では、手間なくマニュアルを作成・管理・共有できるアプリをご紹介します。 そもそも、マニュアルなどのナレッジは、内容が良くてもいつでも確認できる状態でなければ意味がありません。とくに、WordやExcelでマニュアルを作成すると、情報へのアクセス性が悪いので確認が面倒になり、そのうち形骸化していきます。 そのため、「あらゆるデバイスから必要なマニュアルに素早くアクセスして、情報の更新も簡単にできるツール」を使いましょう。マニュアルの確認・更新の手間をなくすことで、常に運用される状態を維持できるのです。 したがって、自社が導入すべきITツールは、超高精度の検索機能によって、作成したマニュアルに誰もが即アクセス可能なアプリ「ナレカン」一択です。 ナレカンは、ナレカンでは、テンプレート機能や目次機能が備わっているので、ノート形式の「記事」に見やすいマニュアルを簡単に作れます。また、AIを活用した「自然言語検索」によって個人の検索スキルに依存せず、全員が知りたい情報へたどり着けるのです。 マニュアル作成・管理・運用の手間を解消するアプリ 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンでマニュアルを作成・管理した例＞ ナレカンでは、下図のように目次を設定したり、表を作成したりできます。また、文字の大きさや太さ、色を調整して、見やすいマニュアルを作れるのです。 目次機能 ナレカンの「目次機能」を使えば、マニュアルの冒頭に目次を設置できます。そのため、長くなりがちなマニュアルであっても、視覚的に見やすくまとめられるほか、スクロールせずとも確認したい情報にダイレクトに飛べるのです。 高精度な検索機能 画面上部の検索窓にキーワードを入力すると、「記事のタイトル」や「添付ファイル内の情報」から目的の情報を探すことができます。また、画面上部の[AI]ボタンから生成AIを呼び出して「自然言語検索」でマニュアルを探すことも可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内向け｜業務マニュアル運用のコツ3選 以下では、作成したマニュアルを社内で効果的に運用するためのポイントを解説します。マニュアルを作成しても、なかなか社内で使われず悩んでいる担当者の方は必見です。 （1）情報へのアクセス性を工夫する 検索しやすくしたり一目で内容がわかる表記にしたりして、情報へアクセスしやすくすると、より使いやすいマニュアルになります。 たとえば、見出しやタイトルに適切なキーワードを記載すると、「本文がどのような内容なのか」が一目で分かります。また、「詳しくは〇〇ページ参照」といった注釈を設けると、利用者が目的の内容をより早く探し出せるのです。 このように、見出しや注釈の細部までこだわると、検索にかかる時間が減り業務スピードも向上します。加えて、個人の検索スキルに依存せず、AIに質問するだけで必要なマニュアルにたどり着ける「自然言語検索」などの機能があるITツールの活用がおすすめです。 （2）定期的に改善する マニュアルは一度作成して終わりではなく、定期的な改善が大切です。 マニュアルを運用するなかで、「マニュアルに記載されている作業手順が変わった」「〇〇の手順を追加するように依頼された」などのケースがあります。そこで、定期的にマニュアルを改善すれば、実務とマニュアルがズレる心配もありません。 したがって、内容の更新漏れによる現場の混乱を防ぐためにも、マニュアルは定期的に更新・改善し、常に最新かつ正確な情報を維持する必要があるのです。 （3）ITツールを活用する マニュアル作成・管理には、ITツールやアプリを活用するのも良い方法です。 WordやExcel、PowerPointでマニュアルを作成すると、作業ごとにファイルが増えていき、管理するのも一苦労です。また、都度ファイルを開いて確認する手間がかかるので、必要な情報を見つけられず、更新を怠ったりするメンバーが続出しやすいです。 そこで、検索性に優れた「ITツール」を導入しましょう。ITツールの中でも、マニュアルの作成・管理・共有に別々のツールを活用するのは、金銭的コストがかかるため、マニュアルに関する作業が一か所で完結する「ナレカン」のようなツールが最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ わかりやすい業務マニュアルの作り方やコツまとめ これまで、マニュアルの作成・管理コツのほか、ツールを選定するポイントをご紹介しました。 マニュアルは、常に読み手を意識して分かりやすいものを作成する必要があります。また、マニュアルを簡単に運用できる仕組みが整っていなければ、作成のコツを掴んでも次第に誰も使わなくなるので対策が必要です。 WordやExcelは、マニュアルを確認するたびにファイルを開く必要があり、情報がリアルタイムで反映されないデメリットがあります。そのため、マニュアル運用には「更新内容がすぐに反映され、目的の情報へすぐにアクセスできるITツール」が必須です。 結論、マニュアル運用に必要なツールは、数十名～数万名と幅広い規模の企業で、全社員が簡単にマニュアルを作成・管理・共有できる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でマニュアルを簡単に作成・管理して、従来の情報共有にかかるストレスを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】おすすめの社内マニュアル作成ツール/アプリ8選！選び方も解説

昨今では、社内の情報をオンラインストレージで保存・共有する企業が増加しています。なかでも人気だったのが、Amazonアカウントさえあれば利用できる「Amazon Cloud Drive」というオンラインストレージです。 しかし、「Amazon Cloud Drive」は、2023年12月でサービス終了となってしまいました。そのため、「Amazon Cloud Driveの移行先ツールを探している」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで、今回は、Amazon Cloud Driveに代わる、おすすめの代替アプリを中心に解説します。 Amazon Cloud Driveが終了したので移行先を探している 社内のファイルを蓄積できるツールを知りたい 自社に最適なファイル管理ツールがあれば導入したい という方はこの記事を参考にすると、Amazon Cloud Driveの注意点を把握したうえで、代替アプリを選定するコツを掴めます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Amazon Cloud Driveとは2 Amazon Cloud Driveと他のオンラインストレージとの違い3 Amazon Cloud Driveサービス終了の詳細4 Amazon Cloud Drive終了後におすすめの代替ツール4.1 高セキュリティで大切な情報を管理できるクラウドサービス「ナレカン」5 Amazon Cloud Driveの移行先の選定ポイントとは5.1 （1）マルチデバイス対応5.2 （2）情報が入り乱れない5.3 （3）セキュリティ対策は万全か6 Amazon Cloud Driveの口コミ・評判6.1 Amazon Cloud Driveの良い口コミ・評判6.2 Amazon Cloud Driveの改善点に関する口コミ・評判7 Amazon Cloud Driveの評判のまとめ Amazon Cloud Driveとは Amazon Cloud Driveとは、通信販売で有名なAmazonが提供していたオンラインストレージです。 ファイルや画像の保管が可能で、手軽に始められる便利なサービスでしたが、2023年12月31日をもってサービスが終了しており、現在は利用できません。 また、Amazon Driveアプリによるファイルへのアクセスはできくなっているため、過去に保存したファイルは、Amazon Photosのウェブサイトから利用する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Amazon Cloud Driveと他のオンラインストレージとの違い Amazon Cloud Driveは、他のオンラインストレージと比べてアカウントさえあれば手軽に始められる点が特徴でした。 Amazonのアカウントを持っているユーザーは、誰でも無料で5GBのストレージを利用できたため、スムーズに導入ができたのです。 アカウント登録さえしてしまえば、面倒な会員登録をせずに無料で始められたため、「手軽さ」が魅力の1つであったと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Amazon Cloud Driveサービス終了の詳細 Amazon Cloud Driveは2023年12月31日でサービスを終了しました。 終了理由としては「後続ツールであるAmazon Photosの運用に集中するため」と発表されています。なお、Amazon Driveを利用していたユーザーは、Amazon Photosのウェブサイトから、過去のファイルやフォルダにアクセスすることができます。 したがって、Amazon Cloud Driveを利用していた方は、以降先のドキュメントファイル共有ツールを探す必要があるのです。 引用：よくある質問: Amazon ドライブ非推奨 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Amazon Cloud Drive終了後におすすめの代替ツール 以下では、Amazon Cloud Driveの移行先におすすめの代替ツールをご紹介します。 Amazon Cloud Driveの移行先を探している場合には、「高セキュリティなファイル管理ツール」を導入しましょう。社内の重要な情報が記載されたファイルは、情報漏えいなどのトラブルを防ぐためにも、高度なセキュリティのもとで適切に管理する必要があります。 加えて、Amazon Cloud Drive のような「手軽さ」は社内全体にツールを浸透させるうえで欠かせません。そのため、「社員全員が簡単に使える手軽さ」も選定ポイントとして重視しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、情報を安全に保護しながら、簡単な管理まで実現するツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、国際的なセキュリティ資格である「ISO27001」 を取得しているので、安心してファイルを共有できます。また、シンプルで簡単な操作性で、手軽に使えるため、社内への浸透もスムーズです。 高セキュリティで大切な情報を管理できるクラウドサービス「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Amazon Cloud Driveの移行先の選定ポイントとは 以下では、2023年12月31日でサービスが終了したAmazon Cloud Driveに代わるオンラインストレージの選定ポイントについてご紹介します。代替サービスを検討している方は必見です。 （1）マルチデバイス対応 オンラインストレージを検討するときは、スマートフォンやタブレットのアプリに対応しているか確認しましょう。 出張先や移動先からファイルにアクセスする場合、パソコンのみの対応では利便性が悪く、確認に手間がかかります。スマートフォンやタブレットに対応していれば、場所や時間を選ばずにファイルの確認ができて便利です。 したがって、社外にいてもすぐにファイルにアクセスできるよう、マルチデバイス対応のオンラインストレージを導入しましょう。 （2）情報が入り乱れない オンラインストレージは、さまざまなファイルを格納・共有するため、情報が入り乱れないか注意しましょう。 とくに、Excelなどのデータは、ファイル名でしか中身を推測できないうえに、中身を確認するのにも時間がかかるため、情報が交錯しがちです。そのため、ファイルを開く手間を省いて、情報を簡単に整理できるツールを導入しましょう。 たとえば、「ナレカン」では添付されたファイルを開かずに、常時プレビュー表示することができるので、ファイルを開いて中身を確認する必要なく情報を管理できます。 （3）セキュリティ対策は万全か オンラインストレージを選定するときは、不正アクセスや情報漏えいへの対策が十分になされているツールを選びましょう。 法人の場合、厳重にセキュリティ対策をしていないと、機密情報の流出だけでなく、金銭的な損害が発生する場合もあります。また、もし個人情報などが漏洩してしまうと、会社の信用にも大きく関わります。 以上の点から、国際セキュリティ規格「ISO 27001（ISMS）」やクラウドセキュリティに関する国際規格「ISO 27017」などの認証を取得しており、セキュリティ対策が十分に行われているオンラインストレージがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Amazon Cloud Driveの口コミ・評判 以下では、過去Amazon Cloud Driveを実際に利用していたユーザーからの口コミ・評判をご紹介します。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はAPPLION＞Amazon Driveの評価・口コミ・レビューより引用しております。 Amazon Cloud Driveの良い口コミ・評判 まずは、Amazon Cloud Driveに関する良い口コミ・評判をご紹介します。過去には「スマートフォンでも利用できて便利」という声が挙がっていました。 Yoshi S（投稿日時：2022年1月18日） 便利です。スマホとPCのデータを共有して出先で使える。 Yoshi S さくらもち（投稿日時：2021年9月7日） プライム会員だったため、無制限でクラウドバックアップすることができ、とても使いやすい。スマホが軽くなった気がする さくらもち Amazon Cloud Driveの改善点に関する口コミ・評判 良い口コミ・評判がある一方、改善点に関する声も存在していました。 塚田裕二（投稿日時：2022年7月09日） １年近く使ってますが…昨夜からいきなりRAW写真が『問題があるようです』と見れなくなった。タブレット＆スマホともに Amazonphotoでは見れる。driveの共有で加工アプリには転送出来るのでデータはあるみたいです。 アンインストールや色々と試したのですが改善されず… 。今まで使い勝手良かったので早く直してください。 塚田裕二 JK C （投稿日時：2021年11月10日） サムネイルの大きさが変更出来ない点、画像をスクロールして次の画像を見ることが出来ない点を除けば完璧だったストレージアプリ。なぜ過去経かというと、アマゾンはこのアプリの開発をもう終了しているようで、これ以上の改善がもはやないらしいこと。 ただユーザーの顔情報や位置情報が収集したいだけのrawファイルの対応も満足にない欠陥品、amazon photosにサービスが移行してしまった。 JK C 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Amazon Cloud Driveの評判のまとめ ここまで、Amazon Cloud Driveの評判や移行先の選定ポイントを解説しました。 Amazon Cloud Driveはアカウント登録などの手間を最小限に、手軽に導入できるストレージツールでした。そのため、Amazon Cloud Driveの移行先を探している場合には、「手軽に利用できる簡単なツールであるか」を重視する必要があります。 ただし、社内の重要な資料やデータを扱う以上、「安全に情報を保管できるか」もポイントです。そのため、高セキュリティで安心して利用できるツールを選びましょう。 したがって、Amazon Cloud Driveの移行先には誰でも手軽に利用できるうえ、高セキュリティで安全なツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひAmazon Cloud Driveの移行先として「ナレカン」を使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

新入社員への教育や業務の引き継ぎには、マニュアルが必須です。従来は、ExcelやPowerPointでマニュアルを作る方法が主流でしたが、更新や保管に手間がかかるため、近年ではITツールを活用する企業が増えています。 しかし、ツールにはさまざまな種類があるので「どれが自社に最適かわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめの社内マニュアル作成ツール8選やツールの選び方を中心にご紹介します。 ツールを活用してマニュアル作成を効率化したい マニュアル作成ツールはいくつもあるため選定ポイントを元に絞り込みたい 作成したマニュアルが社内でうまく活用されていない という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なマニュアル作成ツールが分かり、マニュアルの作成・管理にかかる手間を省けるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアル(手順書)作成ツール/アプリとは1.1 マニュアル作成ツールが必要とされる背景1.2 【脱Excel】Office製品でマニュアルを作成するデメリット2 マニュアル作成ツールの種類3 【目的別】作成すべきマニュアルの選び方4 マニュアル作成ツールを利用する3つのメリットとは4.1 （1）マニュアルの品質が良くなる4.2 （2）情報共有が活性化する4.3 （3）作成にかかる手間を削減できる5 Q＆A形式の社内マニュアル作成ツール/アプリ2選5.1 大企業のマニュアル作成・管理に最適のツール「ナレカン」5.2 マニュアルを通したチャットができるツール「Qast」6 無料あり｜テキスト形式の社内マニュアル作成ツール/アプリ3選6.1 非IT企業でも簡単に使えるマニュアル作成ツール「Stock」6.2 社内の業務マニュアルを改善するツール「i-Share DX」6.3 個人用・共有用に分けてマニュアルを作成できるツール「Kibela」7 無料あり｜動画形式の社内マニュアル作成ツール/アプリ3選7.1 多機能なマニュアル作成アプリ「Dojoウェブマニュアル」7.2 業務マニュアルをスムーズに共有できるアプリ「Teachme Biz」7.3 スマホで簡単に動画マニュアルを作成できるアプリ「tebiki」8 【比較表】社内のマニュアル作成におすすめのツール・アプリ一覧9 マニュアル作成ツールの5つの比較ポイント9.1 （1）簡単に操作できるか9.2 （2）用途に合っているか9.3 （3）マニュアルを確認しやすいか9.4 （4）テンプレート機能があるか9.5 （5）サポートは充実しているか10 おすすめの社内マニュアル作成ツールまとめ マニュアル(手順書)作成ツール/アプリとは マニュアル作成ツールとは、業務手順書や操作手順書、動画マニュアルなどの作成・管理を支援するツールのことです。 以下では、マニュアル作成ツールが必要とされる背景や、Office製品でマニュアルを作成するデメリットを紹介します。 マニュアル作成ツールが必要とされる背景 マニュアル作成ツールが必要とされるようになった背景には、「リモートワークの普及」や「労働人口の減少」が挙げられます。 リモートワークが普及したことにより、出社せずに業務を進める機会が増加しました。このような状況では、紙のマニュアルを会社に保管するのではなく、リモートワーク中でも見られるように、マニュアルを電子化する必要があります。 また、昨今の慢性的な労働力不足により、多くの企業では社員教育に時間を割くことが難しくなっています。そのため、新入社員が自ら調べて疑問を解決する体制を整え、教育コストを削減する必要があるのです。 このような状況下では、マニュアル作成ツールは大きな役割を持ちます。マニュアルの電子化によって、遠隔地からの閲覧が可能になるほか、ツール内にマニュアルが一元管理されるので目当ての情報を素早く見つけることができるのです。 【脱Excel】Office製品でマニュアルを作成するデメリット ExcelなどのOffice製品でマニュアルを作成するデメリットは、「共有するのにメールや外部ツールを併用する必要がある」「情報が増えるにつれファイル管理が煩雑になる」の2点です。 株式会社アイディエーションが実施した「マニュアル手順書ツールユーザー満足度調査」によると、仕事でマニュアル作成の経験がある人のうち、約90%の人がWordやPowerPoint等の「Office製品」でマニュアルを作成していると回答しました。 しかし、Office製品はマニュアル管理に特化したツールではありません。そのため、他の業務の資料に埋もれて欲しい情報がどこにあるか探せず、作成したマニュアルがファイルサーバーに放置されているケースも多いのです。 そこで、マニュアル作成ツールを導入すれば、ツール上でマニュアルの作成・共有・管理が完結するため、Office製品のデメリットを解消できます。とくに、超高精度の検索機能がある「ナレカン」であれば、大企業でも管理が煩雑になる心配はありません。 参考：第2回「マニュアル手順書ツール」ユーザー満足度調査結果発表 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル作成ツールの種類 マニュアル作成ツールには3種類あり、それぞれの特徴は以下の通りです。 Q＆A形式のマニュアル作成ツール 投稿された質問に回答する形でノウハウを蓄積するツールです。質問をもとにマニュアルを作れるので、実務に有益な情報が集まりやすくなります。 テキスト形式のマニュアル作成ツール 文章で手順が記載されているツールです。文字を打ち込むだけでマニュアルが完成するため、作成に手間がかかりません。 動画式のマニュアル作成ツール 映像で手順を説明するツールです。視覚的に学べるので、利用者にとっては作業のイメージがしやすいメリットがあります。 このように、マニュアル作成ツールにはそれぞれに特徴があります。ただし、ツールの種類が業務とかみ合わなければ、かえって従業員の負担が大きくなってしまうため注意が必要です。 たとえば、「マニュアルを残すだけでなく、業務の不明点に関する同じような質問への対応を軽減したい」という方は、「ナレカン」のようなQ＆A形式のマニュアル作成ツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【目的別】作成すべきマニュアルの選び方 マニュアルは、目的に合わせて作成すべき種別が異なります。以下の表を参考に、業務に必要なマニュアルと作成に適したツールを選びましょう。（表は左右にスクロール可） 業務マニュアル（手順書） 作業標準書 新入社員マニュアル 製品マニュアル 接客マニュアル ＜内容＞ 業務全般の手順や方法をまとめたマニュアルです。 「商品を梱包する」「食材を切る」など、業務マニュアルより細かい業務範囲で、誰もが同じ動きをできるように手順をまとめたものを指します。 新入社員が一通りの業務を覚えるためのマニュアルです。 製品の特長や仕様をまとめた資料です。営業先で自社の商品を説明するときなどに使います。 接客の流れや、効果的なセールストークなどのノウハウをまとめたマニュアルを指します。 ＜適したツール＞ ・Q＆A式 ・テキスト式 ・動画式 ・テキスト式 ・動画式 ・Q＆A式 ・テキスト式 ・動画式 ・Q＆A式 ・テキスト式 ・Q＆A式 ・動画式 ＜注目機能＞ テンプレート化して誰でも簡単に作成できるタイプがおすすめです。 操作するだけで自動的に必要な画面や動作説明文を取得してくれるタイプがおすすめです。 技術がなくとも直観的に動画作成をすることができ、音声を認識して字幕や翻訳をしてくれるタイプがおすすめです。 検索機能があり、各製品の知りたい情報を即座に検索できるタイプがおすすめです。 手軽に共有ができ、操作性に特化したタイプがおすすめです。 このように、マニュアル自体にも多数の種類があるので、使う場面や目的に応じて適切な形式でマニュアルを残すことが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル作成ツールを利用する3つのメリットとは ここでは、マニュアル作成ツールを使うメリットを3つご紹介します。社内全体にツールを浸透させるためにも、以下のメリットを把握・共有しましょう。 （1）マニュアルの品質が良くなる 1つ目のメリットは、マニュアルの品質向上につなげられる点です。 マニュアルの内容や手順が分かりづらければ、認識にズレが生じてしまいます。また、マニュアルの形式が作成者ごとに違うと、読み手のストレスになりやすく「マニュアルが読まれない」という事態になりかねません。 そこで、マニュアル作成ツールを活用すれば、テンプレートや基本フォーマットを利用した均一的なマニュアルを作成できるようになります。その結果、作成者ごとに内容や手順のばらつきが出る心配もなくなるのです。 （2）情報共有が活性化する 2つ目に、情報共有の活性化もメリットです。 マニュアルは作成して終わりではなく、業務の変化に応じて改訂する必要があります。しかし、ExcelやWordでマニュアルを作成していると、改訂のたびにファイルを更新しなければならず、手間がかかるうえ最新版がどれかわからなくなりがちです。 そこで、マニュアル作成ツールを利用すれば常に最新のマニュアルだけが共有され、ツールによっては既読管理もできます。そのため、ファイルデータより情報共有が簡単になるのです。 （3）作成にかかる手間を削減できる 3つ目のメリットとして、作成にかかる手間の削減にも役立ちます。 マニュアル作成ツールには、テンプレート/フォーマット機能が備わっているので、新規作成のたびに一からつくる必要がありません。また、Q&A形式のマニュアル作成ツールなら社内メンバーからの質問に答えるだけで業務マニュアルが作成できます。 このように、マニュアル作成における手間を最小限に抑えることで、ほかの業務へあてる時間も多く確保できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Q＆A形式の社内マニュアル作成ツール/アプリ2選 以下では、Q＆A形式の社内マニュアル作成ツール/アプリ2選をご紹介します。 有益な情報の多いマニュアルを素早く作成したい人は、「Q＆A形式の社内マニュアル作成ツール/アプリ」を選びましょう。Q＆A形式のマニュアルは、実際の質問を基に作成されるため、よくある疑問点から解消していくことができ、効率的なのがメリットです。 しかし、作成したマニュアルが多くなってくると、知りたい情報が他のQ&Aに埋もれて見つからない恐れがあります。そこで「検索性に優れたITツール」を導入して、知りたい情報に瞬時にアクセスできるようにしましょう。 結論、マニュアル作成には、超高精度の検索機能で必要なマニュアルがすぐに見つかるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、テキストや画像を用いてマニュアルを簡単に作成することができます。さらに、ヒット率100%の「検索機能」によって必要なマニュアルを瞬時に取り出すことが可能なため、知りたい情報が埋もれてしまう心配もありません。 大企業のマニュアル作成・管理に最適のツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを通したチャットができるツール「Qast」 ＜Qastの特徴＞ 用途に合わせて使い分けできる 社内の疑問は「Q＆A」として、自ら発信するナレッジは 「wiki」として蓄積できます。なお、Q＆Aは匿名で質問や回答ができます。 タグの自動付与機能がある AIが投稿された内容を分析し、内容にふさわしいタグを自動付与する機能があります。手動でタグ付けする手間を省けるうえ、タグの付与された投稿が増えることで、活用の促進が期待できるのです。 ＜Qastの機能・使用感＞ チャットツール感覚での情報共有 Qastでは、各カテゴリの「メモ」を残して投稿し、メンバーとチャットツール感覚で情報共有できます。何回も同じ質問をして答える手間を省くのに効果的です。 こましりbox機能 有益な記事を作成するにあたり、どのような困りごとがあるのかを事前に収集する機能です。Qastには、このような質問や投稿を促す機能が多い一方、機能が細分化されているのでかえって使いづらく感じる場合もあります。 ＜Qastの注意点＞ セキュリティ重視の企業は上位プランの契約が必要 IPアドレス制限やアクセスログなどのセキュリティ対策をする場合、上位プランに登録しなければなりません。 更新状況が分かりづらい 利用しているユーザーからは「更新タイミングがバッティングすると、更新反映されない部分があります。 更新の状況がもう少しわかりやすいと良いです」という声があります。（引用：ITreview） 検索がヒットしにくい可能性がある 利用しているユーザーからは、「情報を絞り込むには詳細検索が必要で、ひと手間かかる」という声があります。（参考：ITreview） ＜Qastの料金＞ 初期導入費用＋月額費用がかかります。料金の詳細は、問い合わせが必要です。 Qastの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜テキスト形式の社内マニュアル作成ツール/アプリ3選 以下では、テキスト形式の社内マニュアル作成ツール/アプリを3つご紹介します。文章メインでマニュアルをまとめたい方は必見です。 非IT企業でも簡単に使えるマニュアル作成ツール「Stock」 社内マニュアルをテキストでまとめると、あとから内容を修正しやすい点がメリットです。しかし、テキストしか載せられないツールだとかえって説明が分かりにくくなるので、画像や動画添付にも対応したツールを選びましょう。 「Stock」の「ノート」は画像や動画、ファイルの添付に対応しているほか、テンプレートの追加、呼び出しも簡単にできるので、マニュアル作成に最適です。加えて、ノートに紐付く「メッセージ」で話題の入り乱れないコミュニケーションが実現します。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内の業務マニュアルを改善するツール「i-Share DX」 ＜i-Share DXの特徴＞ 整ったレイアウトにできる i-ShareDXでは、テンプレートに用意された要素をドラッグ&ドロップで組み立てていくだけで、きれいなレイアウトの文書が作成できます。 コメント機能がついている 作成した文書には「承認者」がコメントを残せるので、編集者に指示や修正依頼を送れます。 30日間無料プラン 30日間無料トライアルが可能です。機能制限もないため、利用目的に適しているかを無料で詳細に判断できます。 ＜i-Share DXの機能・使用感＞ テンプレートを作成できる テンプレートを設定できるので、マニュアル作成にかかる時間を短縮することが出来ます。また、マニュアルの書き方が社内で統一されるので、確認も簡単です。 時間や場所を問わず閲覧できる i-Share DXのマニュアルは、PCはもちろん、スマホやタブレットなどあらゆる端末に対応しています。そのため、現場で作業をするメンバーも、時間や場所を問わずに見られるので便利です。 ＜i-Share DXの注意点＞ 過去に作成した文書の登録ができない場合もある 過去に作成した文章はインポートできる場合とできない場合があるので、確認が必要です。 動画や画像メインのマニュアル作りには不向き i-Share DXは基本的にテキスト形式のマニュアル作成に特化しています。そのため、動画や画像メインのマニュアルを作るには機能が不足する点に注意が必要です。 ＜i-Share DXの料金＞ 初期導入費用＋月額費用がかかります。料金の詳細は、問い合わせが必要です。 i-Share DXの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 個人用・共有用に分けてマニュアルを作成できるツール「Kibela」 ＜Kibelaの特徴＞ リアルタイムで共同編集できる リアルタイムで共同編集できるので、ボリューミーなマニュアルを分担して作成するのに便利です。 さまざまな用途で使える ひとつのツールで、マニュアル作成に加えて議事録や日報、社内ブログなどさまざまな用途で活用できます。 無料でも利用することができる 「1ユーザーにつき1GBまで」や「ユーザー数が5名まで」などの制限はあるものの、無期限に利用できる「コミュニティープラン」を利用できます。 ＜Kibelaの機能・使用感＞ 検索機能が充実している 検索窓にカーソルを合わせると「最近の検索条件」が自動的に表示されるので、定期的な検索をストレスなくおこなえます。また、検索結果は「フォルダ」と「記事とコメント」に分けて表示されるため、必要な記事を探しやすいです。 フォルダに分類することができる 画面左上「フォルダ」の「新しいフォルダを作成する」をクリックするだけでフォルダを作れます。フォルダは階層化できるため、「どこに何の記事があるのか」を把握しやすいです。 ＜Kibelaの注意点＞ ITが苦手な人には操作が難しい傾向にある Markdown、リッチテキストエディタ、PlantUMLで作成するので、ITが苦手な人は使いこなせない可能性があります。 目的の記事を探すのが大変 利用しているユーザーからは「記事が増えてくると、目的の記事を探すのに時間がかかってしまいます」という声があります。（参考：ITreview） ＜Kibelaの料金＞ 参考：Kibelaの料金ページ コミュニティープラン：0円 スタンダードプラン：550円/ユーザー/月 エンタープライズプラン：1,650円/ユーザー/月（年間契約） Kibelaの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜動画形式の社内マニュアル作成ツール/アプリ3選 以下では、動画形式の社内マニュアル作成ツール/アプリを3つご紹介します。とくに、オンライン研修で使えるツールを探している方におすすめです。 多機能なマニュアル作成アプリ「Dojoウェブマニュアル」 ＜Dojoウェブマニュアルの特徴＞ モニタリング機能が搭載されている マニュアルに対する「いいね」や閲覧者数をカウントできるので、マニュアルの利用度や貢献度が一目で分かります。 機能が充実している 動画編集機能（画像トリミングや図形の追加など）や自動翻訳機能など、さまざまな便利機能がついています。 無料でも使いやすい 「Dojoウェブマニュアルフリー」プランでは、無期間で、100MBまでマニュアルデータを格納できます。（最新スマホ撮影の画像30枚、動画1本(30秒)程度が目安） ＜Dojoウェブマニュアルの機能・使用感＞ スマートフォン版アプリがある スマホ版アプリがあるので、現場で業務をしながらマニュアルを作成・確認できます。スマホで撮った写真をそのまま添付できる点も便利です。 AIによるチェックが受けられる ChatGPTが備わっており、マニュアルに対してアドバイスが受けられます。マニュアルの品質が気になる方におすすめの機能です。 ＜Dojoウェブマニュアルの注意点＞ 年間契約が必須になる 年間契約が必須なので、使用人数によっては予算オーバーとなる可能性があります。 直感的な操作がしづらい 利用しているユーザーからは「もっと直感的な操作のしやすさに磨きをかけてもらえるとDojoを利用するためのマニュアルをDojoでつくる、といった作業が不要になると思います」という声があります。（引用：ITreview） ＜Dojoウェブマニュアルの料金＞ 無料プラン：0円（3か月） ベーシックプラン：37,500円（税抜）/月（年間契約） ビジネスプラン：75,000円（税抜）/月（年間契約） エンタープライズプラン：要問合せ ※有料のプランには、上記の料金に加え、初期費用がかかります。 Dojoウェブマニュアルの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務マニュアルをスムーズに共有できるアプリ「Teachme Biz」 ＜Teachme Bizの特徴＞ 1つの動画から画像を切り抜ける 1つの動画から、使いたいシーンを画像として切り抜くことができるので、写真を撮るために作業を停止する煩わしさがありません。 翻訳機能が充実している 20言語から選択してマニュアルを自動翻訳することができます。さらに、辞書機能が搭載されているため、誤翻訳されやすい固有名詞も適切に表現できます。 マニュアルをステップ化できる 手順を一つひとつステップに分けて、表示できるため、誰にでも伝わるマニュアルを作成できます。 ＜Teachme Bizの機能・使用感＞ 画像引用：詳細機能一覧：タスク配信、進捗管理-Teachme Biz マニュアルをタスクとして配信する機能がある 「タスク名」「期限」「マニュアル」を入力して「タスク作成」をすると、設定先の従業員に通知が届きます。その結果、たとえば従業員がマニュアルを見たかをすぐに確認できるため、進捗管理がしやすくなるのです。 画像・動画を使ったマニュアル作成に強みがある 複数枚の画像を貼って手順を明確に示したり、動画で業務の流れを説明したりするマニュアルを簡単に作れます。ただし、動画撮影と編集の基本的な知識がないと運用が難しい点に注意が必要です。 ＜Teachme Bizの注意点＞ 効果的な運用をするまでに時間がかかる 導入までのステップが多く「とりあえずマニュアルを作成したい」という企業には不向きな傾向にあります。 フォルダの階層が少ない 利用しているユーザーからは「フォルダの階層わけがあと一段階できるとより便利になると思う」という声があります。（参考：ITreview） ＜Teachme Bizの料金＞ 参考：Teachme Bizの料金ページ スタータープラン：59,800円/月 ベーシックプラン：119,800円/月 エンタープライズプラン：319,800円/月 いずれのプランでも、別途初期費用が発生します。料金詳細は、問合せが必要です。 Teachme Bizの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スマホで簡単に動画マニュアルを作成できるアプリ「tebiki」 ＜tebikiの特徴＞ 自動字幕・多言語に対応している 動画内の音声を自動で字幕に変換する機能があり、100以上の言語に対応しているためボタン1つで翻訳が完了します。 教育効果や習熟度が把握できる レポート機能で「誰が、いつ、どのくらいマニュアルを見たのか」が一目で把握できるので、理解度テストや教育の効果検証にも貢献します。 ＜tebikiの機能・使用感＞ 画像引用：tebikiの動画マニュアル作成手順-tebiki 画面録画機能がある 画面録画にも対応しているので、現場の作業だけでなく事務作業のマニュアル化にも役立ちます。さらに、マウスポインタの動きも動画に反映できるため、PCで操作手順を説明するときも簡単です。 動画編集機能が優れている 動画編集に関する知識がなくても、直感的に自動生成文字を「挿入」したり、動画と動画を「つなぎ合わせ」したりできます。 ＜tebikiの注意点＞ 文字ベースのマニュアルはつくれない 動画マニュアル作成に特化したツールのため、文字をベースとしたマニュアルを作成したい方には不向きな可能性があります。 動画のダウンロードに制限がある 動画のダウンロードは「ビジネスプラン」「エンタープライズプラン」のみ利用可能な機能です。利用しているユーザーからは「作成・公開した動画のダウンロードができると助かります」という声もあるので、プラン選びに注意が必要です。（参考：ITreview） ＜tebikiの料金＞ 料金の詳細は、問い合わせが必要です。 tebikiの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】社内のマニュアル作成におすすめのツール・アプリ一覧 以下は、紹介したツールの比較表です。ツールによって特徴が異なるので、比較検討して自社にあったツールを見つけましょう。（各表は左右にスクロール可） ＜Q＆A形式の社内マニュアル作成ツール＞ ナレカン【一番おすすめ】 Qast 特徴 大企業のマニュアル作成・管理に適したツール マニュアルを通したチャットができるツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） 多機能 動画・画像の添付 【〇】 【〇】 テンプレート機能 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人での利用は不可 セキュリティ重視の企業は上位プランの契約が必要 アプリの有無 【〇】 【〇】 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・要問い合わせ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Qast」の詳細はこちら ＜テキスト形式の社内マニュアル作成ツール＞ Stock【おすすめ】 i-Share DX Kibela 特徴 非IT企業でも簡単に使えるマニュアル作成ツール 社内の業務マニュアルを改善するツール 個人用・共有用に分けてマニュアルを作成できるツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 動画・画像の添付 【〇】 【〇】 【〇】 テンプレート機能 【〇】 【〇】 【〇】 アプリの有無 【〇】 【×】 【×】 注意点 5名以上での利用が前提 過去に作成した文書をインポートできない場合もある Markdown形式など記入方式が複雑 料金 ・無料 ・有料プランでも500円～/ユーザー/月 ・要問い合わせ ・無料プランあり ・有料プランは550円～/ユーザー/月 公式サイト 「Stock」の詳細はこちら 「i-Share DX」の詳細はこちら 「Kibela」の詳細はこちら ＜動画形式の社内マニュアル作成アプリ＞ Dojoウェブマニュアル Teachme Biz tebiki 特徴 多機能なマニュアル作成アプリ 業務マニュアルをスムーズに共有できるアプリ スマホで簡単に動画マニュアルを作成できるアプリ シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 動画・画像の添付 【〇】 【〇】 【〇】 テンプレート機能 【〇】 【〇】 【×】 アプリの有無 【〇】 【〇】 【×】 注意点 有料プランは年間契約が必須 運用開始までに時間がかかる 文字ベースのマニュアルはつくれない 料金 ・無料プランあり ・有料プランは37,500円（税抜）〜/月 ・無料プランなし ・有料プランは59,800円～/月 ・要問い合わせ 公式サイト 「Dojoウェブマニュアル」の詳細はこちら 「Teachme Biz」の詳細はこちら 「tebiki」の詳細はこちら 以上のように、複数のツールがあるときは、比較軸をもとに選定することが大切です。「ナレカン」では、担当者がお悩みをヒヤリング後、マニュアル作成ツールの一般的な比較軸をご紹介するので、ツール選びを成功させたい方はお問い合わせください。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル作成ツールの5つの比較ポイント ここでは、マニュアル作成ツールの比較ポイントを5つご紹介します。「ツールを導入したが効果を得られなかった」というケースを避けるためにも、以下のポイントを意識してツールを選びましょう。 （1）簡単に操作できるか はじめに、簡単に操作できるツールであるかチェックしましょう。 多機能なツールはITに詳しくない従業員が使いこなせず、最終的に放置される可能性があります。したがって、直感的に操作できるシンプルなツールであるかは重要です。 また、「思っていた使い勝手と違った」といったミスマッチを防ぐために、無料トライアルで実際に運用してみるのもおすすめです。このように、事前に使用感を確かめて、現場の社員が使いやすいツールを選びましょう。 （2）用途に合っているか 次に、使用用途に合っているかも判断しましょう。 たとえば、テキストだけでは作業をイメージしづらい職種であれば、画像や動画も添付できるツールが必要です。また、営業部門や現場作業が多い仕事であれば、パソコンだけでなくスマホからも簡単に使えるツールが最適だと言えます。 このように、「誰が、どのような場面で使うのか」をあらかじめ確認することで、用途にあったツールを選べるのです。 （3）マニュアルを確認しやすいか 次に、「マニュアルを確認しやすいか」も、ツールを選ぶうえで重要なポイントです。 マニュアル作成ツールは、パソコンやスマホなどの端末から確認できますが、インターネット環境のない場所では、マニュアルが表示されない場合もあります。そのため、ネット環境が不安定な場合でも、マニュアルを確認できるツールを選びましょう。 また、マニュアルを読むためにわざわざダウンロードしなければならないのは不便なため、「プレビュー状態」でも見られる点も大切です。このように、マニュアルの内容を簡単に確認できて、任意のタイミングで出力できる機能があるかを事前に確認しましょう。 （4）テンプレート機能があるか 次に、テンプレート機能があるかも確かめましょう。 テンプレート機能があれば、必要な情報を打ち込むだけでマニュアルが完成するため、従業員の負担を軽減できます。また、項目の抜け漏れも防げるので、不備のないマニュアルを作れるのです。 したがって、テンプレート機能が付いたマニュアル作成ツールを選択しましょう。たとえば、自社にあったテンプレートを作成しつつ、すぐに呼び出せる「ナレカン」であれば、短時間でマニュアルを作成できます。 （5）サポートは充実しているか 最後に、導入前や導入後のサポート体制も、ツールを選ぶうえで重要です。 とくに、ITに不慣れな職場では、ツールのサポート体制が不十分な場合、導入後の不明点の解決に時間がかかる恐れがあります。その結果、業務の停滞を招きかねません。 このような非効率な事態を防ぐためにも「導入前に使い方のレクチャーを受けられる」「問い合わせから1営業日以内に返信がある」など、サポートが迅速かつ充実しているツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめの社内マニュアル作成ツールまとめ これまで、おすすめの社内マニュアル作成ツール8選や、ツールの比較ポイントを中心にご紹介しました。 マニュアル作成ツールがあれば、マニュアルを一から作成したり、メンバーに共有したりする手間が解消します。さらに、Q&A形式で業務ノウハウやマニュアルなどのナレッジを蓄積できるツールなら、マニュアル作成の負担が軽減します。 ただし、蓄積したナレッジに誰もが簡単にアクセスできる状態にしておかなくてはなりません。したがって、ツールを選ぶときは「検索スキルによらず、欲しい情報にアクセスできるか」を必ず考慮しましょう。 結論、自社に導入すべきなのは、超高精度の検索機能で必要な情報に確実にたどり着けるツール「ナレカン」一択です。ナレカンでは専属担当者が、ツール選びから、導入～定着までを継続してサポートするので、各企業に合ったマニュアル運用を実現できます。 ぜひ「ナレカン」を導入して、社内マニュアルの作成から管理にかかる負担を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【事例あり】分かりやすい社内向け業務マニュアルの作り方を紹介 見やすいマニュアルの作り方！誰でもマネできる上手い人が実践するコツ 【必見】活用されない？社内マニュアルを定着化できる管理ツール7選！ 【画像あり】エクセルでの業務マニュアル作成で押さえるべき5つの手順とは パワーポイントでのマニュアル作成5つのコツ！テンプレートや作成例も紹介 Teachme Biz(ティーチミービズ)とは？使い方や料金、評判まで紹介 【マニュアル作成】Dojo(ドージョー)とは？使い方や価格、評判まで紹介 【動画マニュアルアプリ】tebiki(テビキ)とは？使い方や料金、評判まで紹介 iTutor(アイチューター)とは？使い方や料金価格、評判まで紹介！ 【徹底解説】COCOMITE(ココミテ)とは？使い方や料金、評判まで紹介 【徹底解説】i-ShareDXとは？機能や使い方、料金まで紹介 【マニュアル作成】wikipy（ウィキピー）とは？使い方や料金、評判まで紹介

昨今は、インターネット上でファイルを簡単に共有する手段として「オンラインストレージ」が一般的になりつつあります。たとえば、「Smooth File」もファイル転送・共有が可能なシステムのひとつで、ビジネスでも利用されています。 なかには、Smooth Fileの導入を検討しているものの、自社に適しているかわからず悩む方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、Smooth Fileの機能や料金プラン・評判を網羅的に解説します。 Smooth Fileとはどのようなツールか知りたい 口コミをもとに導入可否を検討したい 高セキュリティな情報共有ツールがあればすぐに導入したい という方はこの記事を参考にすると、Smooth Fileの概要が分かり、自社にとって最適なツールかが判断できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Smooth Fileとは1.1 「Smooth File」と「他のストレージサービス」の違い1.2 Smooth Fileの主な機能（旧バージョンとの比較）2 Smooth Fileの料金プラン比較表2.1 通常モデルの料金プラン2.2 ネットワーク分離モデルの料金プラン3 Smooth Fileの使い方・活用方法3選3.1 ファイルを転送する3.2 ファイルを共有する3.3 セキュリティ対策をする4 Smooth Fileは安全？5 【必見】安全にファイルを保管・共有できるおすすめのツール5.1 最も簡単に大切な情報を共有・管理できる「ナレカン」6 Smooth Fileの口コミ・評判6.1 Smooth Fileの良い口コミ・評判6.2 Smooth Fileの改善点に関する口コミ・評判7 Smooth Fileの2つの注意点7.1 （1）操作が難しい7.2 （2）サポートが不十分な場合がある8 Smooth Fileの機能や料金プラン・評判のまとめ Smooth Fileとは Smooth Fileとは、株式会社CYLLENGE（旧：株式会社プロット）が提供している法人向けストレージサービスです。 利用にはアカウントが必要となりますが、ユーザー数の制限がないため、社内はもちろん社外ユーザーとも円滑にファイル共有できます。 「Smooth File」と「他のストレージサービス」の違い 引用：Smooth Fileのトップページ 他のストレージサービスと違う「Smooth File」の特徴は、ネットワーク分離をしている企業でも問題なくファイルを共有できる「ネットワーク分離モデル」がある点です。 ネットワーク分離とは、「主に行政や教育機関などで、”機密を扱う業務”に使う端末をインターネットから切り離しているケース」を指します。 社内で”インターネットに繋げられる端末”と”繋げられない端末”が混在すると、インターネットを介する一般的なストレージサービスでは、情報のやりとりができないのです。 引用：Smooth File ネットワーク分離モデル｜ネットワーク分離における課題 一方で、Smooth Fileの「ネットワーク分離モデル」であれば、分離されたネットワーク間でのファイル共有が可能です。 また、Smooth Fileは通常モデルであっても、「通信暗号化」や「IPアドレス制限」など高いセキュリティレベルで設計されています。そのため、ネットワーク分離をしていなくても、「安全にファイル管理したい企業」に向いているストレージサービスです。 ・Smooth Fileの公式サイトはこちら Smooth Fileの主な機能（旧バージョンとの比較） 以下は、Smooth Fileで利用できる主な機能です。旧バージョン（Smooth File 5）からの変更点を含めてまとめています。（左右にスクロールできます） ＜機能＞ ＜内容＞ ＜旧バージョンからの変更点＞ ファイル転送機能 アップロードしたファイルのURLを送付して、ファイルを転送する機能です。主に、社外の相手とのやりとりに利用されます。 「外部送信」「外部受信」に分かれていた機能が、「ファイル転送」として統合されました。 ファイル共有機能 「共有プロジェクト」を作成して、プロジェクト内のファイルを社内外のメンバーと共有する機能です。 Smooth Fileに登録しているユーザー同士であれば、URLを介さずにファイルをやり取りできる「ユーザー間転送機能」、上長の許可なしでファイルの送受信ができない「上長承認機能」などが追加されました。 ファイル管理機能 アップロードしたファイルを管理するための機能です。「ファイルへのコメント」「検索」「ファイルに関する通知」などが含まれます。 ファイルの宛先に「cc/Bcc」を設定する機能が追加されました。また、オプションだった「バージョン管理機能」が標準で使えるようになりました。 ユーザー管理機能 企業やユーザーの権限などを管理する機能です。 自社だけでなく、「契約企業」「ゲスト企業」も管理できるようになりました。さらに、メンバーの情報（アドレス帳）をCSV形式で一括インポートする機能も追加されました。 セキュリティ機能 ファイルや情報のセキュリティを管理する機能です。「ウィルスチェック」や「通信暗号化」も含まれます。 オプションだった「ファイル暗号化機能」が標準搭載になりました。 Smooth Fileの通常モデルには、以上のような機能があります。 さらに、「ネットワーク分離モデル」では、個人情報が含まれるファイルの送信を拒否する「プライバシーフィルター」や、ファイル経由の不正な攻撃を防ぐための「ファイル無害化機能（オプション）」などの機能も使えるのです。 参照：Smooth File｜旧バージョンとの機能比較 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Smooth Fileの料金プラン比較表 以下では、Smooth Fileを利用する際の料金プランを、「通常モデル」と「ネットワーク分離モデル」に分けてご紹介します。 通常モデルの料金プラン Smooth Fileは、「クラウド」「アプライアンス」「仮想アプライアンス」の3つのタイプがありますが、以下は「クラウド」タイプ料金プランとなります。（左右にスクロールできます） 100GBプラン 500GBプラン 1TBプラン 2TBプラン 3TBプラン 5TBプラン 10TBプラン 30TBプラン 初期費用 55,000円 55,000円 110,000円 110,000円 110,000円 110,000円 110,000円 110,000円 月額費用 27,500円/月 33,000円/月 55,000円/月 82,500円/月 99,000円/月 137,500円/月 198,000円/月 280,500円/月 通常プランの「クラウド」タイプの料金プランは以上になります。「アプライアンス」「仮想アプライアンス」の料金についてはサービスページ上には記載がないため、別途問い合わせが必要です。 参照：Smooth File｜クラウドの価格表 ネットワーク分離モデルの料金プラン 以下は、ネットワーク分離モデルの「クラウド」タイプの料金プランです。通常モデルと同じく、「アプライアンス」「仮想アプライアンス」の料金については、問い合わせが必要です。（左右にスクロールできます） 1コアプラン 2コアプラン 4コアプラン 6コアプラン 8コアプラン 12コアプラン 16コアプラン 初期費用 110,000円 110,000円 110,000円 110,000円 110,000円 110,000円 110,000円 月額費用 38,500円/月 66,000円/月 110,000円/月 165,000円/月 198,000円/月 264,000円/月 330,000円/月 データ領域 100GB 200GB 400GB 600GB 800GB 1,200GB 1,600GB 推奨ユーザー数 ～250人 ～500人 ～1,000人 ～1,500人 ～2,000人 ～3,000人 ～4,000人 以上が、Smooth Fileの料金プラン比較表です。Smooth Fileの料金はユーザー数ごとの課金ではないため、使用する容量にもよりますが、大企業向きのサービスと言えます。 参照：Smooth File ネットワーク分離モデル｜価格と販売形態 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Smooth Fileの使い方・活用方法3選 以下では、Smooth Fileの使い方（活用方法）3選をご紹介します。導入後のイメージを具体化したい方は必見です。 ファイルを転送する Smooth Fileでは、メールに添付出来ない大容量のファイルや重要なデータなどを、ファイル転送機能で安全に送れます。 上長の承認が無いとファイルの送受信ができないように設定することもできるため、ファイルの誤送信や資料の確認忘れも防止できます。 さらに、ファイルダウンロード用URLを発行することが可能なため、他社とのやりとりでも利用できて便利です。 ファイルを共有する Smooth Fileでは、共有プロジェクトを作成し、ファイル共有の権限をメンバーに割り振れるので、社内外のファイル共有を効率化できます。 オンラインでの編集やMicrosoft Teamsとの連携にも対応しており、テレワークやオフィスにいない相手との業務連絡もスムーズです。 また、ファイルにコメントを挿入できる機能もあるので、資料の確認作業や修正作業時に活用できます。 セキュリティ対策をする Smooth Fileは、ウイルスチェックや柔軟な権限・制限設定機能で、ファイルのセキュリティ対策を簡単にできます。 ユーザーごとの操作内容を確認したり、ファイルアップロード時にウイルスチェックを実施したりでき、ファイル共有において必要なセキュリティ対策が網羅されています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Smooth Fileは安全？ 結論、現在はSmooth Fileは安全だと言えます。 過去にはランサムウェア攻撃により、クラウドサービスおよび社内システムが停止し、サービス提供ができない状態に陥りましたが、現在はサービスを再開していて、新規の契約も可能になっています。 また、自社の品質管理チェックや第三者機関での定期診断によって、製品としての安全性を担保する取り組みを進めています。 ただし、Smooth Fileのファイル共有方法は多く、操作も複雑なため、権限やURLの管理を徹底していないとヒューマンエラーによる情報漏えいは防ぎきれません。 そのため、セキュリティ対策を強化したい企業は、シンプルな操作性のため操作ミスが起こりにくい「ナレカン」のようなツールを検討しましょう。 参考：株式会社プロット｜障害についてのご報告 参考：Smooth File｜セキュリティ機能 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】安全にファイルを保管・共有できるおすすめのツール 以下では、高セキュリティな環境でファイルを保管・共有できるおすすめのツールをご紹介します。 Smooth Fileは、高セキュリティでファイル共有や転送に便利である一方で、操作が難しく社内に浸透するまでに時間がかかる恐れがあります。企業で取り扱うデータファイルには、個人情報や機密情報が含まれるので、ミスやトラブルを防ぐためにも、社員全員がすぐに使いこなせるツールを選ぶ必要があります。 そのため、「セキュリティが強固である」かつ「社員全員が簡単に使える」ツールを導入しましょう。ただし、共有するファイルが増えると管理が面倒になるので、「ファイルの整理・管理が簡単にできるか」も重視しましょう。 結論、ファイル共有には、高セキュリティで安全にファイルを共有できるうえ、管理まで簡単なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、情報セキュリティの国際規格認証を取得し、世界最高レベルの国内データセンターで情報が管理されるので、社内情報を安全に共有できます。また、「フォルダ機能」や「超高精度な検索機能」で、ファイルの整理や絞り込みも簡単です。 最も簡単に大切な情報を共有・管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Smooth Fileの口コミ・評判 以下では、Smooth Fileを実際に利用しているユーザーからの口コミ・評判をご紹介します。利用者の声も参考にすると、導入時のイメージを掴みやすくなります。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。 Smooth Fileの良い口コミ・評判 まずは、Smooth Fileに関する良い口コミ・評判をご紹介します。実際に利用しているユーザーからは、「細かな設定ができ便利」といった声が挙がっています。 非公開ユーザー　投稿日時：2024年04月03日 専用アドレスからメール形式でファイルを送ることができるツールです。 ファイルが添付されたメールと別途パスワードを通知するメールが自動で送られます。 メールの文面をテンプレ登録ができたり、パスワードの通知メールを送るタイミングが設定出来たりと細かな設定が色々可能です。 非公開ユーザー　投稿日時：2024年03月26日 ブラウザ認証という仕組みで認証する方式のようで、パスワードの使いまわしに起因する情報漏洩のリスクは低いように思えます。 パスワード発行用のメールとパスワード発行のメールが分離しており、全て同一のブラウザで操作を完結させないと、当該ファイルへのアクセスはロックアウトされるといったように、認証URLを記載したメールを転送するなどに起因する情報漏洩への備えは高いと思います。 非公開ユーザー　投稿日時：2024年03月26日 メールのテンプレードがたちあがり、追加したり変更ができる点、 受領先がファイルをアップロードしたことが確認できる点もよいです。 PDF設定で、透かしを使用したり、印刷を禁止できる機能もよろしいです。 非公開ユーザー　投稿日時：2024年03月25日 会社ではファイル共有・同時編集はMS365を使用している為、SmoothFileを対外企業に対しての大容量ファイル送信サービスとして使用しています。 設定にも寄りますが、現在最大10GBを転送可能。大容量データをやり取りすることに特化して運用しています。 Smooth Fileの改善点に関する口コミ・評判 次に、改善点に関する口コミを紹介します。実際に利用しているユーザーからは、「メールの受信がうまくできない点」を中心に改善要望が寄せられています。 非公開ユーザー　投稿日時：2024年04月03日 プランによっては可能なのかもしれませんが、ファイル送信メールの送信元アドレスが専用のアドレスとなってしまうため、受け手の状況によっては迷惑メール扱いになり受け取れないというケースが何度かありました。 自分のアドレスから送れるようになるとより使い勝手がよいです。 非公開ユーザー　投稿日時：2024年03月26日 送信オプションの設定が直感的でない 通知メールの文面やファイルを添付したのちに、オプション設定（ファイルのダウンロード可能期間等の設定）を変更しようとすると、画面が遷移してしまい、それまで準備したメールの文面やファイル添付はなかったことに。これはツライです。 非公開ユーザー　投稿日時：2024年03月26日 受取側が迷惑メールに入ってしまったことがあり、その点は改善できればと思います。ダッシュボードというメニューがあったが、どのような機能なのかわからない ヘルプを見たが、一覧がずらっとあって、調べる気が失せてしまったことは難点 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Smooth Fileの2つの注意点 以下では、Smooth Fileをメインのオンラインストレージとして利用するときの注意点を解説します。Smooth Fileは便利にファイルが共有できる一方、以下の点を考慮する必要があります。 （1）操作が難しい Smooth Fileの注意点として、操作が難しい点が挙げられます。 Smooth Fileのユーザーからは「設定の操作が直感的ではない」との声が挙がっており、導入時には操作方法を従業員に教育する必要があると言えます。しかし、複雑な操作では教育だけでなく、社内に浸透するまでにも多くの時間がかかり、スムーズに運用できない恐れがあるのです。 したがって、誰でも簡単に使いこなせるツールの導入がおすすめです。 （2）サポートが不十分な場合がある Smooth Fileは、サポートが不十分に感じる場合があるという点にも注意が必要です。 操作の不明点があったときに迅速なサポートを受けられると、スムーズな問題解消につながります。しかし、Smooth Fileの口コミを見ると、ヘルプから該当内容を見つけ出すのが困難なケースやサポートの回答レスポンスが遅いケースが見受けられます。 したがって、ツールの選定時には「十分なサポートが受けられるか」にも着目して選びましょう。たとえば、1営業日以内に問い合わせへの回答がある「ナレカン」のようなツールを選ぶと、万が一困ったことがあっても安心して利用できます。 参照：ITreview ＞ Smooth File｜送付側受取側双方に手順が簡単で使いやすい ITreview ＞ Smooth File｜比較的安価で使いやすい 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Smooth Fileの機能や料金プラン・評判のまとめ ここまで、Smooth Fileの機能や料金プラン・評判を網羅的に紹介しました。Smooth Fileを活用すると、大容量のデータファイルを編集・共有できる点がメリットです。 また、機密情報を扱う企業においては、高セキュリティな環境でのファイル共有が欠かせません。ただし、セキュリティの強度を優先するあまり使いにくいツールでは、かえって業務の効率を下げてしまう恐れがあります。 そのため、ファイル共有の円滑化を実現するためにも「すべての社内メンバーが問題なく使いこなせる、セキュリティ対策が万全なツール」を使いましょう。 したがって、自社の情報管理には、直感的な操作で社内に浸透しやすいうえ、高セキュリティで安心して使えるファイル管理ツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイル共有の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

昨今では多くのベンダーがオンラインストレージを提供していますが、大容量を低価格で利用できるツールがどれか分からず、悩む方も多いのではないでしょうか。 このような企業におすすめなのが、1TBもの大容量ストレージを持つ「4sync」というオンラインストレージです。しかし、大手ツールとは異なり情報が少ないのが現状です。 そこで今回は、4syncとはどのようなツールかわからない方向けに、4syncの使い方や料金プラン・評判を中心に解説します。 4syncとはどのようなツールか知りたい 実際にツールを利用しているユーザーの声を元に、導入可否を決めたい ファイル共有時のストレスを解消できるツールが欲しい という方はこの記事を参考にすると、4syncについて正しく理解でき、自社にとって最適なツールかどうか検討できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 4syncとは1.1 「4sync」と「Dropbox」との違い1.2 4syncの機能2 4syncの使い方2.1 パソコンの場合2.2 スマートフォンの場合3 4syncの料金プラン比較表4 4syncの口コミ・評判4.1 4syncの良い口コミ・評判4.2 4syncの改善点に関する口コミ・評判5 4syncを利用するときの注意点5.1 （1）日本語でのサポートが不十分5.2 （2）ファイル管理が煩雑になる6 4syncのデメリットをカバーするおすすめのツール6.1 最も簡単に大切な情報を共有・管理できる「ナレカン」7 4syncの使い方や料金プラン・評判のまとめ 4syncとは 以下では、4syncの他のツールとの違いや機能をご紹介します。これから導入を検討する企業は必見です。 「4sync」と「Dropbox」との違い 引用：https://ja.4sync.com/ 4syncとは、アメリカの4Sync社が提供するオンラインストレージです。1TBのストレージが利用でき、最大20GBのファイルがアップロード可能です。 4syncはDropboxと同等の機能を備えたオンラインストレージツールですが、Dropboxと比べると、iPhoneやAndroidなどのマルチデバイスに対応しており、あらゆる環境でストレスフリーで活用できるのが特徴です。 そして、無料トライアルも可能なので、本導入前に操作性も確かめられます。 ・4syncの公式サイトはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら 4syncの機能 引用：4syncの機能紹介 4syncはオンラインストレージとして豊富な機能を有していますが、ここでは4つの主要機能を紹介します。 マルチデバイス機能 スマホ・PC・タブレットなど、あらゆるデバイスから場所を問わずに自分のファイルにアクセスできます。 ファイルのバックアップ機能 アップロードしたファイルはバックアップ・コピーが取られ、安全に保護されたファイルとして保管できます。 写真や音楽の同期機能 1TBのもの大容量で、写真やビデオ、音楽、Zipファイルなどを保存できます。 シンプルな操作の同期機能 インストール後に全てのファイルにアクセスでき、ファイルを選択しクリックするだけでファイルの同期ができます。 上記の4つの機能で、社内のファイル共有を効率化します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4syncの使い方 以下では、4syncを利用する際の基本的な操作方法を解説します。 4syncでファイル共有を行うには、「ファイルのアップロード」「ファイルの共有」「ファイルのダウンロード」の3つの手順が必要になります。それぞれのステップをまとめたものが以下になります。 パソコンの場合 まず、パソコンで利用する場合の操作方法を実際の画像とともに紹介します。 ＜ファイルのアップロード＞ 1.4syncにログインします。 2.「アップロード」ボタンをクリックしファイルを選択する、または赤枠内の作業スペース内にファイルをドラッグアンドドロップします。 3.「アップロード」ボタンの横にある▼ボタンをクリックすると、フォルダのアップロードも行えます。 ＜ファイルの共有＞ 1.共有したいファイルの上にカーソルを移動し、表示された▼ボタンをクリック後、表示メニュー内の「共有」をクリックします。 2.リンクURLまたはダウンロードURLから任意のものを選択し、コピーします。「送信」ボタンをクリックすれば、そのままURLをメール送付できます。 ＜ファイルのダウンロード＞ 1.共有されたURLにアクセスします。 2.共有されたデータが表示されるので、上部にある「ダウンロード」をクリックします。 スマートフォンの場合 次に、スマートフォンで利用する場合の操作を紹介します。 ＜ファイルのアップロード＞ 1.4syncにログインします。 2.右上に表示されている「…」マークをタップします。 3.「ファイルの追加」をタップします。 4.「写真」「カメラ」「ブラウザ」から共有したいファイルを選択します。 ＜ファイルの共有＞ 1.共有したいファイルの横に表示されている「…」マークをタップ後、「共有する」をタップします。 2.表示されたメニュー内の「リンクを送る」をタップします。 3.コピーされたリンクを共有します。 ＜ファイルのダウンロード＞ 1.共有されたURLにアクセスします。 2.「ダウンロード」または「アプリで表示」のいずれかをタップします。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4syncの料金プラン比較表 以下では、4syncを利用するときの料金プランをご紹介します。 4syncで提供されているプランは1TBプランのみですが、月払いと年払いの2パターンの料金体系があります。それぞれをまとめたものが以下となります。 月次プラン 年次プラン ストレージ容量 1TB 1TB 月額費用 $16.99/月 $8.25/月 年間費用 $203.88/年 $99/年 年次プランで契約すると、月次で1年間契約した場合と比べて50%もの割引が発生するため、長期利用を考えるのであれば年次プランへの加入がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4syncの口コミ・評判 以下では、4syncを実際に利用しているユーザーからの口コミ・評判をご紹介します。ただし、数年前に投稿された口コミしか確認できておらず、昨今では口コミは投稿されていないようです。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はX（旧Twitter）より引用しております。 4syncの良い口コミ・評判 まずは、4syncに関する良い口コミ・評判をご紹介します。 実際に利用しているユーザーからは、「動作の速さ」や「ファイルの復元機能」に対する評価の声が挙がっています。 4Sync使ってみて感じたのはファイルのアップロード/ダウンロードが思ったより高速だったこと。 環境依存もあるかもだけどDropboxもそこそこだしSugarSyncもワリと早いと思っていたけど4Syncは感覚的に2割増しくらい早く感じる。 — ねこぷりぷ♪ ワクチン接種4回目のお誘いがきました！ (@Kei_F) April 4, 2013 4SyncはDropboxの共有とかとファイルの永遠復元機能があるからなぁ…。完全に重要なものは4Syncのほうがいいってわけか… — Masaki Osugi (@nasa114) March 30, 2012 4syncの改善点に関する口コミ・評判 良い口コミ・評判がある一方、改善点に関する声も散見されます。 4syncを実際に利用しているユーザーからは、「直感的な動作ができない点」や「同期機能の不具合」に対する改善要望が寄せられています。 クラウドストレージ有料プラン 今、Dropboxか4syncの二択で試してるんだけど、良いと思ってた4Sync、使ってると色々不満点出てきて、 ・アプリが使いにくい（直感的でない） ・アップロードやや遅め ・大量ファイルアップするとやはり不安定な時あり （続く） — こう【川崎市民】MTG（またぎ） (@kou_kwsk_mtg) October 30, 2021 新興の4Sync、容量が大きいのは助かるけど、肝心のファイル同期が甘い。アプリからファイルを開いていて排他制御がかかっているときに保存すると、conflictとかなんかややこしくなる。 — (⁠ノ⁠ಠ⁠益⁠ಠ⁠)⁠ノ (@michieru) May 13, 2013 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4syncを利用するときの注意点 以下では、4syncをオンラインストレージとして利用するときの注意点を解説します。4syncの導入はファイル共有を効率化する一方、以下の点に注意しなくてはなりません。 （1）日本語でのサポートが不十分 4syncは、十分な日本語サポートが受けられない点に注意が必要です。 4syncでは日本語版のリリースもされているものの、アメリカの企業ゆえに日本語として違和感のある表記が目立ちます。また、よくある質問などがまとめられたヘルプページも英語表記になっている箇所があります。 そのため、英語に不慣れな人や日本語での充実したカスタマーサポートを求める人には向かないツールと言えます。 （2）ファイル管理が煩雑になる 4syncは、ファイル管理が煩雑になりやすい点にも注意しましょう。 ファイル管理の場合、どこに何の情報を保存したのか分かりづらいです。その結果、必要な情報がすぐに見つからず、業務スピードの低下に繋がるのです。 また、わざわざファイルを開かなければ、中身を確認できない点もデメリットです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4syncのデメリットをカバーするおすすめのツール 以下では、4syncのデメリットをカバーするおすすめのツールをご紹介します。 4syncは大容量のファイル共有に貢献する一方、ユーザーからは日本語対応が不十分な点や動作の不安定さなど改善点に関する声があります。とくに、ビジネスで利用する場合は、運用時に十分なサポートを受けられない恐れがあるので注意が必要です。 また、そもそもファイルでの情報管理は、次第に数が増え管理が煩雑になるというデメリットがあります。そのため、膨大な社内情報も分かりやすく管理できるツールを選択しましょう。 結論、自社で導入すべきは、大量の情報も整然と管理可能で、必要な情報がすぐに見つかるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンに一元化した社内情報は、「ファイル内検索」や「画像内検索」まで備えた高精度の検索機能によって、欲しい情報がすぐに見つけられます。また、初期導入支援から運用サポートまで充実しているので、安心して導入できます。 最も簡単に大切な情報を共有・管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4syncの使い方や料金プラン・評判のまとめ ここまで、4syncの使い方や料金プラン・評判を解説しました。 4syncは1TBもの大容量のファイル管理が可能な一方、日本語のサポートが充実していなかったり、直感的な操作ができなかったりする点に注意しましょう。仮に、ツールを導入しても社内に定着しなければ、円滑な業務進行を阻害してしまうのです。 そのため、誰もがストレスなく簡単にファイルを共有・管理できる「機能に過不足のないツール」を導入するべきです。 したがって、ファイル共有にありがちな「面倒さ」を即日で解消でき、ITに不慣れな人でもすぐに使える情報共有ツール『ナレカン』一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し自社のファイル共有の効率化を実現させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

社内各所から頻繁に問い合わせがある質問に対して、担当部署がその都度対処するのは非効率だと言えます。そのため、何度も繰り返される質問に対しては、あらかじめ「FAQ」形式で回答リストを作成しておくと便利です。 一方で、社内FAQを設置したいものの「どのようにFAQを作成・管理すれば良いか具体的な方法が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内FAQの作り方やメリット、作成に役立つツールをご紹介します。 社内FAQを導入して社内の情報共有を円滑にしたい 作成例やテンプレ―トを参考に簡単に効率良く社内FAQを作成したい 必要な情報へ即アクセスできる社内システムを作りたい という担当者の方がこの記事を参考にすれば、社内に浸透するFAQの作成手順が分かり、FAQを用いた仕事の効率化を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内FAQとは1.1 社内FAQの基礎知識1.2 FAQとQ＆Aの違い2 【4ステップ】見やすい社内FAQの作り方2.1 ステップ1｜よくある質問を収集する2.2 ステップ2｜質問に対する回答を追加する2.3 ステップ3｜運用ルールを統一する2.4 ステップ4｜定期的に更新する3 社内FAQ作成する際の注意点4 社内FAQを作る3つのメリット4.1 （1）担当者の負担を削減できる4.2 （2）社員の自己解決を促せる4.3 （3）社内のノウハウが蓄積できる5 【必見】社内FAQの運用を最適化するITツール5.1 大企業でも使える！社内FAQの運用に最適のツール「ナレカン」5.2 社内FAQの作成例6 FAQの実際の成功事例6.1 （1）サッポロホールディングス株式会社6.2 （2）さくらインターネット株式会社6.3 （3）株式会社工進7 【無料テンプレート】Excelを使用した社内FAQの作り方8 社内FAQをITツール以外で管理するデメリット3選8.1 情報のアップデートがされない8.2 情報量が少ない8.3 情報を探す手間がかかる9 社内FAQの作り方やメリットまとめ 社内FAQとは ここでは「社内FAQ」の基礎知識について解説します。社内FAQについて理解を深め、メンバーと「FAQを作成する意義」の認識を統一させておきましょう。 社内FAQの基礎知識 FAQとは、Frequently Asked Questionsの略称であり「よくある質問」の意味で使われる言葉です。 一般的に社外FAQには「顧客やユーザーからの質問」と「企業側の回答」がセットで掲載されています。企業側はよく寄せられる質問のアンサーをまとめておくと、顧客の商品理解が深まり、サービスへの付加価値として期待できます。 反対に、社内FAQは、社内各所から担当の部署へ寄せられる質問に対するアンサーを、全社で共有したものを指します。したがって、何度も同じ質問に答える必要がなくなり、質疑応答を担当するバックオフィスの負担が削減されるのです。 このように、FAQでも社内外と対象ユーザーが異なると作成目的も変わるため、「誰に向けて」作成するFAQなのかはじめに明確化することが重要です。 FAQとQ＆Aの違い FAQと混同されやすい用語にQ＆Aが挙げられますが、両者には以下の明確な違いがあります。 FAQ：実際に寄せられた質問と回答 Q&A：事前に予測された質問と回答 とくに、FAQは実際に生じた問題の解決方法であるため、よりスピード感をもった回答の提供が求められる特徴があります。 また、Q＆Aの体裁で「顧客・ユーザー側の情報ニーズ」と「企業側の供給情報」をマッチさせ、コンテンツ化したものを社内ではFAQとして扱う企業も多いです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【4ステップ】見やすい社内FAQの作り方 ここからは、実際に社内FAQを作成する手順を解説します。以下を参考にすると、全社に浸透する社内FAQを作成できます。 ステップ1｜よくある質問を収集する 社内FAQを作成する最初のステップは、社内でよくある質問を収集することです。 どのような問題が社内各所で発生しているのかを把握したうえで、寄せられる質問をまとめます。具体的には、各部署で頻繁に寄せられる問い合わせをヒアリングし、実際のやりとりの記録を集める必要があります。 メールやチャット、Webフォームに問い合わせのデータが残っていればそのまま活用できます。ただし、口頭でのやりとりが多い場合には、部署内で協力して情報を収集しましょう。 ステップ2｜質問に対する回答を追加する 次に、収集した情報を整理し、質問に応じた回答を追加します。 リスト化した質問から、とくに問い合わせの頻度が高いものを抽出し、”緊急性”や”優先度”の高いものから並べ替えてFAQを作成しましょう。このとき、問い合わせのカテゴリごとに「タグ」や「フォルダ」を分けると、社員が必要な情報にたどり着きやすいです。 さらに、参考になる資料のURLを回答と一緒に掲載すれば、より一層社員が活用しやすい社内FAQになります。 ステップ3｜運用ルールを統一する 次に、全社でのFAQの運用ルールを統一しましょう。 たとえば、若手社員や中途社員には十分に専門用語が浸透していないケースも少なくありません。そのため、メンバーの経験値を考慮せずに社内FAQを作成すれば、理解度に個人差が出てしまう恐れがあります。 そのため、専門的な知識がない社員が見ても分かるような言葉遣いでの運用を心がけましょう。また、注釈をつけて用語の解説を添付するルールがあると、経歴の有無を問わず、全社員が理解できるFAQになります。 ステップ4｜定期的に更新する FAQが完成した後は、内容を定期的に更新することでFAQのクオリティが高まります。 一度FAQを公開した後でも、仕様が変わったり機能が追加されたりするので、定期的に情報を更新することで、充実した社内FAQを用意できます。また、「検索されているが十分な回答を用意できていない」質問には、回答の補足や新規回答の追加を行います。 とくに、ある特定の部門に対して充実したFAQができれば、他部署が参考にするモデルケースにもなることも「FAQの対応範囲を広げること」のポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内FAQ作成する際の注意点 社内FAQを作成するときには、以下の点に注意しましょう。 質問に対して過不足なく回答できているか 質問に対して、回答が短すぎたり、長すぎたりしていないか注意する必要があります。回答に過不足があれば、さらに質問が生じ、逆に手間が増えるといった状況になりかねません。 検索にヒットしやすい言い回しを使う 社内FAQを導入したにもかかわらず、検索でヒットしなければ活用されません。そのため、難しい言い回しは避けて、よく検索される言葉を入れるようにしましょう。 社内FAQの存在を周知させる そもそも社内FAQの存在が知られていなければ、社内FAQは活用されません。はじめに全社に社内FAQの存在や使い方を説明し、積極的に利用するように促しましょう。 以上の3点に注意して社内FAQを活用し、社員の自己解決を促すことがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内FAQを作る3つのメリット 次に、社内FAQを作成する3つのメリットをご紹介します。社内FAQは社内各所からの質問対応だけでなく、社内全体の生産性向上にも貢献するため、以下のメリットを押さえておきましょう。 （1）担当者の負担を削減できる 社内FAQの最大のメリットは、担当者の負担を減らせる点です。 たとえば、社内FAQを用意していなければ、バックオフィスに類似した質問が数多く寄せられ、担当者が個別に対応しなければなりません。社内から同じ質問が繰り返し来ているにも関わらず、その都度回答するのは非効率と言えます。 一方、社内FAQを整備すれば、社内情報が一元化されるだけでなく、担当者が質問対応に追われる事態を防げます。結果、問い合わせに対応する労力が減り、ほかの業務に集中できるのです。 （2）社員の自己解決を促せる よくある質問に対しての回答が分かることで社員の自己解決を促せるのもメリットのひとつです。 社内で頻発する質問に対して、社内FAQを作成しておくと「困ったときはFAQを見ればすぐに解決する」という認識が社内に浸透します。そのため、各メンバーが個人で調べて解決する動きが促進されます。 さらに、顧客からの問い合わせにも担当者を介さずに答えられるため、スピーディーな顧客対応が可能です。また、社内FAQは質問に対する回答を標準化する役目も担っており、業務クオリティの均一化にも貢献します。 （3）社内のノウハウが蓄積できる 社内FAQが浸透すれば、属人化していたノウハウを効率的に蓄積できます。 「ベテラン社員のノウハウ」を時間や場所を問わずに確かめられる環境によって、業務に役立つだけでなく質問の手間も省けます。また、あらかじめ業務内容や社内ルールをFAQで形式化することで、教育コストを大幅に減らせます。 このように、社内FAQにはノウハウが蓄積されるため、業務効率の改善や教育コスト削減が見込まれるのです。そのため、簡単に社内のノウハウを蓄積・管理できる「ナレカン」のようなITツールを導入すると便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内FAQの運用を最適化するITツール 以下では、大企業でも使えるおすすめの社内FAQ作成ツールをご紹介します。 社内FAQの運用には、Excelやスプレットシートがありますが、欲しい情報を見つけづらく、管理が煩雑になりやすいので不向きです。一方、「社内メンバー間で簡単に質疑応答ができ、フォルダで徹底管理できるツール」を使えば、社内FAQの運用が活性化します。 しかし、ITツールで管理していても、情報を整理しにくかったり検索機能が優れていなかったりすると使い勝手が悪く、結果的に使用されなくなる可能性もあります。そこで、「高度な検索機能を備え、テーマごとに情報を分類できるツール」を選びましょう。 結論、自社が導入すべきツールは、生成AIを活用した超高精度の自然語検索によりストレスなく情報共有ができる「ナレカン」一択です。 ナレカンの質問機能は、知恵袋のような感覚で気軽に質問・回答ができ、他のメンバーにも共有できるので、自己解決を促す社内FAQが作れます。また、多階層の「フォルダ」で社内FAQを整理しつつ「自然言語検索」を活用すれば求める情報に即アクセスできます。 大企業でも使える！社内FAQの運用に最適のツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 社内FAQの作成例 ここでは、実際に「ナレカン」を使用して、社内FAQの作成例を紹介します。 ナレカンでは「質問する」のボタンから、簡単に社内にむけて回答リクエストを送ることができます。質問内容は上記のように一覧で表示されるほか、特定のメンバーに向けて回答リクエストすることも可能です。 また、回答された質問は上記のように「フォルダ」ごとに「記事形式」で蓄積できるので「回答がどこにあるか分からない」という悩みを解決できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ FAQの実際の成功事例 以下では、実際にFAQに成功した事例を3つご紹介します。どの事例も導入前に抱えていた課題を解消した取り組みのため、自社の課題解決の参考になります。 （1）サッポロホールディングス株式会社 引用：サッポロホールディングス株式会社の公式HP サッポロホールディングス株式会社では、業務時間の3～4割が問い合わせ対応に充てられており、社内の問い合わせの多さが課題でした。また、業務の属人化によってナレッジが継承されないことが危惧されていました。 そこで、問い合わせ内容を可視化し、同一部署内で混在しているFAQの優先順位を設定しました。その後、社内FAQツールを用いて整理・格納したのです。 結果、問い合わせ対応の殺到が予想された「Windows 10入れ替えプロジェクト」ではコール数は1,431件に留まり、一方のFAQサイトには3カ月間で16万件のアクセスがあるなど、問い合わせの対応方法の変更の成果があらわれました。 現在では、チャット問い合わせの利用数は週に100件以上、回答率60%のFAQシステムが維持できており、回答を得た人のアンケート結果では8割以上が『参考になった』と回答しています。 ※参考：業務の1/3は問い合わせ対応という間接部門の悩み――、社内FAQとAIチャットボットで解決したサッポロの取り組みを見る （2）さくらインターネット株式会社 引用：さくらインターネット株式会社の公式HP さくらインターネット株式会社では「バックオフィスの申請情報の掲載場所が複数ある点」や「情報の更新日の記録がなく新旧の情報が入り混じっていたこと」による問い合わせ回数の増加が課題でした。 そのため、問い合わせ対応のヒアリングを経て社内FAQを導入し、およそ2か月かけて既存の社内wikiからの書き換え作業を実行しました。現在のFAQ作成者は46人で、全員が他の業務との兼任をしています。 そして、社内FAQツール導入の結果、利用者による問題の自己解決率が20%から70%へと増加しました。また、管理本部社員の70%が「問い合わせ対応が削減した」と実感しており、社内FAQによって問い合わせ負担の課題が解決されたのです。 ※参考：約600名の社員向けFAQサイトを構築 管理本部の対応工数削減 （3）株式会社工進 引用：株式会社工進のトップページ 株式会社工進のコールセンターでは、ナレッジ共有ができていないため、個々の担当者の属人的なナレッジや情報をもとに業務を進めていました。そこで、問い合わせ効率を改善する施策として、社内FAQツールが導入されました。 ツールには、商品情報や修理ナレッジなど属人化していた情報や、紙ベースの情報を集約しました。結果、営業だけでなく事務やコールセンター、修理センターのスタッフが他部署のナレッジを自身の業務に生かせるようになったのです。 また、社内FAQの導入によりナレッジ共有の仕組みが整ったため、コールセンターでは「回答の標準化」が可能になりました。さらに、各営業所でも社内FAQを利用した顧客対応により、前年比でコール数が半減する効果も出ています。 ※参考：カスタマーサポートと社内情報共有の両面でフル活用　「わかりやすい」にこだわった自己解決のツールで受電数50%減を実現！ 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料テンプレート】Excelを使用した社内FAQの作り方 質問とその答えが記入できるシンプルなExcelのテンプレートです。 社内FAQを作成する方法としては、まず社員から質問や課題をヒアリングし、必要な情報を集めてから解決方法をまとめるのが一般的です。その際、重要度や頻度に応じて「テーマ分け」すると、情報を整理しやすいうえ、検索性も高められるためおすすめです。 上記のテンプレートは簡素で見やすい一方、情報を分類する機能はありません。そのため、大企業のように利用人数が多い社内FAQには、「ナレカン」のように「フォルダ」で分類でき、さらに高度な検索機能で即アクセスできるツールを導入すべきです。 Excelフリーソフト館のテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内FAQをITツール以外で管理するデメリット3選 ここでは、社内FAQの失敗例について解説します。下記の要点を押さえずに社内FAQの導入を進めても浸透しないため、あらかじめ確認しておきましょう。 情報のアップデートがされない 社内FAQがアップデートされず、最新情報が得られずに形骸化してしまった失敗事例があります。 たとえば、Excelのスプレッドシートは、社内FAQを作成するところまでは進んでも、検索性の悪さからこまめに更新していくには不向きな傾向にあります。そのため、常に「今見ている情報が最新のものではない」可能性があるのです。 したがって、最新の情報が確認できないことや情報のアップデートが煩わしいことから、社内FAQが形骸化しやすい点に注意しましょう。 情報量が少ない 社内FAQに記載された情報が少なく、次第に使われなくなった失敗事例も存在します。 社内で「分からないことは社内FAQを確認する」文化を構築しても、社内FAQに求めている答えがなければ問題解決ができません。充実した社内FAQにするために、不足なく社内からの質問は網羅する必要があるのです。 ただし、ExcelのFAQで情報量を増やそうとすると、アクセス性が悪い上に、次第に似た名前のファイルが増えて管理が煩雑になるというデメリットがあります。 一方、フォルダでFAQをカテゴリ別に管理できる「ナレカン」のようなITツールを使ってツールを使うと、情報が増えても管理がしづらくなることがありません。 情報を探す手間がかかる 社内FAQで必要な情報をすぐに調べられず、担当者に確認する無駄な工数が発生する失敗事例もあります。 回答を探す際に手間がかかると、アクセスのしづらさからストレスが発生し、FAQが使われる頻度が少なくなってしまいます。つまり、必要な情報へ素早くアクセスでき、即座に疑問が解消されるFAQにしなければなりません。 情報へのアクセス性を高めるためには、欲しい情報がすぐ手に入るように「シンプルな情報構造」と「高度な検索機能」を兼ね備えていることが必須です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内FAQの作り方やメリットまとめ ここまで、社内FAQの作り方やメリット、導入事例を中心にご紹介しました。 社内FAQは「バックオフィス業務の負担軽減」と「各社員の自己解決の促進」のために不可欠であるものの、全社に浸透しなければ意味がありません。一方で、教育コストがかからないExcelやスプレットシートでは、情報へのアクセスが悪く、社内FAQが形骸化してしまいます。 したがって、社内FAQは情報共有に優れた、ITツールで管理することが重要です。ただし、ITリテラシーの高くない社員でも使いこなせる、シンプルなツールでなければ全社に浸透しなくなります。 つまり、知恵袋のような感覚で社内FAQを作成でき、管理まで一元化できる「ナレカン」一択です。また、ナレカンには超高精度の「キーワード検索」も備わっているので、欲しい情報に即アクセスできるようになります。 ぜひ「ナレカン」で社内の問い合わせを効率化し、社内情報を一元管理しながらFAQを整備しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【コールセンター向け】受電メモの取り方やマニュアルの作成例を紹介 コールセンター業務を効率化する！おすすめFAQシステム6選を比較 【コールセンター】呼損率とは？計算式と呼量削減の方法も解説！ 問い合わせ管理とは？おすすめのシステム5選も紹介

昨今の情報化社会では、ファイル共有にもオンラインストレージが導入されるようになりました。また、単純にファイルを蓄積するだけでなく、カテゴリごとに分類したり素早く検索できたりするサービスであれば、業務をより効率的に進められるようになります。 そして、上記のような、効率性を重視する企業の注目が集めているツールに「Zoho WorkDrive（ゾーホ ワークドライブ）」が挙げられます。しかし、実際のところ「Zoho WorkDriveがどのようなツールか分からない」という方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、Zoho WorkDriveの使い方や料金プラン・評判を中心にご紹介します。 Zoho WorkDriveは何ができるツールか知りたい Zoho WorkDriveの特徴や料金・評判を把握したい サポート体制が充実したファイル管理ツールを導入したい という方はこの記事を参考にすると、Zoho WorkDriveについて正しく理解でき、自社にとって最適なツールかどうかを検討できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Zoho WorkDriveとは1.1 Zoho WorkDriveの特徴1.2 Zoho WorkDriveの機能1.3 Zoho WorkDriveと他のファイル管理ツールとの違い2 Zoho WorkDriveの使い方2.1 ファイルのアップロード2.2 ファイルの共有2.3 ファイルのダウンロード3 Zoho WorkDriveの料金プラン比較表4 Zoho WorkDriveの口コミ・評判5 Zoho WorkDriveを利用するときの2つの注意点5.1 （1）操作が直感的ではない5.2 （2）ファイルを開くまで中身を確認できない6 Zoho WorkDriveのデメリットをカバーするおすすめのツール6.1 社内情報を分かりやすく管理し、瞬時に取り出せるツール「ナレカン」7 Zoho WorkDriveの使い方や料金プラン・評判のまとめ Zoho WorkDriveとは ここでは、Zoho WorkDriveの特徴や機能をご紹介します。他のファイル管理ツールとの違いも紹介しているため、Zoho WorkDriveで何ができるかを具体的に把握できます。 Zoho WorkDriveの特徴 引用：Zoho WorkDriveのトップページ Zoho WorkDriveは、Zoho社（旧AdventNet）が提供するオンラインファイル管理プラットフォームです。 Zoho WorkDriveのほかにも、Zoho CRM（顧客管理システム）やZoho Connect（グループウェア）など、45以上のサービスを展開しています。 Zoho WorkDriveにはファイルの保存だけでなく、チームメンバーのグループ作成や権限設定などの機能も搭載されています。そのため、データ管理のほかに、チームで活用される仕組みをつくりたいというユーザーにおすすめのツールです。 Zoho WorkDriveの機能 以下は、Zoho WorkDriveの主な機能です。 チームフォルダー ドキュメントをチームフォルダーに追加することで、チームのメンバーがドキュメントをすぐに使用できます Officeエディター ドキュメントの作成、編集、レビュー、公開をすべてオンライン上で共同作業できます スマート検索 ファイル名だけでなく、テキストのキーワードや画像コンテンツから検索できます データテンプレート データテンプレートを使用することで、データを分類、整理し、実行可能なビジネスにつなげられます ファイルの収集 どのフォルダーにもファイルを保存でき、チームがすぐにアクセスできるようになります Zoho WorkDrive API 広範なAPIによって、Zohoのほかのアプリケーションや外部ツールと統合できます 引用：Zoho WorkDrive＞機能＞すべての機能 上記のように、Zoho WorkDriveは、チームの共同作業を円滑に進めるための機能が多く備わっています。 Zoho WorkDriveと他のファイル管理ツールとの違い Zoho WorkDriveはさまざまな部門や業界に適応したファイル管理ツールで、チームの共同作業を便利にします。 特に他のファイル管理ツールと異なるのが、コラボレーション機能やコミュニケーション機能を利用することで、蓄積されたデータを柔軟に活用できる点です。この機能を使うことで、個人・チーム間でファイルや情報を簡単に共有でき、連携しやすくなります。 さらに、ファイルにコメントを付けたり、メンバーの作業をレビューしたりできるため、チームで協力し合いながらプロジェクトを進められます。 ・Zoho WorkDriveの公式サイトはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoho WorkDriveの使い方 以下では、Zoho WorkDriveを利用してファイル共有するときの基本操作を解説します。 Zoho WorkDriveのファイル共有では「ファイルのアップロード」「ファイルの共有」「ファイルのダウンロード」の3つのステップが必要になります。 ファイルのアップロード 1.Zoho WorkDriveにログインします。 2.「＋新規」をクリックして、アップロードしたいファイルを選択するとアップロードができます。※画面上にファイルをドラッグアンドドロップしてもアップロード可能です。 ファイルの共有 1.共有したいファイルの上にカーソルを乗せ、タイトルの横に表示されているチェックボックスをクリックします。 2.上部に表示されている「共有ボタン」の横にある「▼」をクリックし「メンバーの追加」または「新しい外部の共有リンク」をクリックします。 ※今回は、Zoho WorkDriveのアカウントを持たないユーザーへ共有するため、「新しい外部の共有リンク」に進みます。 3.リンク名を入力し、パスワードなどの設定後「作成」をクリックします。 4.発行されたリンクをコピーして共有すれば、ファイル共有が完了します。 ファイルのダウンロード 1.共有されたリンクにアクセスします。 2.共有されたファイルの閲覧が可能です。右上にある「ダウンロード」ボタンをクリックすれば、ファイルのダウンロードができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoho WorkDriveの料金プラン比較表 Zoho WorkDriveは、利用規模に合わせた3つのプランを提供しており、以下はそれぞれの特徴をまとめた表です。 ※スマホでは表を右にスクロールできます。 スターター チーム ビジネス 月額費用 360円/ユーザー 720円/ユーザー 1,320円/ユーザー 最少契約ユーザー数 3ユーザー 3ユーザー 3ユーザー ストレージ 1TB 3TB 5TB ファイルの アップロード上限 10GB 50GB 250GB 追加ストレージ容量（11人～） 100GB 300GB 500GB 引用：zoho WorkDrive：料金 ただし、ビジネスプランに関しては、1ユーザーあたりの料金設定が高いため、導入するときは予算をオーバーしないように気を付けましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoho WorkDriveの口コミ・評判 ここでは、Zoho WorkDriveを実際に利用するユーザーからの口コミや評判をご紹介します。ただし、口コミ数が少ないため、使用感を知りたい方はトライアルを試すのがおすすめです。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewとITトレンドより引用しております。 非公開ユーザー　投稿日時：2020年08月28日 WorkDriveに保存している共有ファイルをMeetingで画面共有できるので、チームとの共同作業をシームレスに行うことができています。 ITreview 非公開ユーザー　投稿日時：2024年01月05日 気軽に投稿が出来、コメントやリアクションを簡単にできます。 Facebookを使っていれば、不明点なく簡単に楽しく使えるコミュニケーションプラットフォームかと思います。 ITトレンド 上記のように、実際に利用しているユーザーからは、「チームでの共同作業がしやすい」「簡単に楽しく使える」など評価の声が挙がっています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoho WorkDriveを利用するときの2つの注意点 以下では、Zoho WorkDriveを利用するときの注意点を解説します。Zoho WorkDriveをメインのオンラインストレージとして利用するときは、以下の点に注意しましょう。 （1）操作が直感的ではない Zoho WorkDriveは操作が直感的ではないため、ITに慣れていない社員が多い企業は注意が必要です。 アップロードなどはドラッグアンドドロップで簡単にできる一方、共有機能などは方法が多数用意されているだけに「どの手順を進めれば共有できるか」が直感的に理解しにくいです。そのため、社員が利用時に混乱しないよう導入時には十分な指導が必要です。 一方、「ナレカン」のようなツールであれば、専属担当者が”運用方法の設計”や”使い方の説明”をしてくれるため、導入担当者の教育コストを大幅に削減できます。 （2）ファイルを開くまで中身を確認できない Zoho WorkDriveでは、ファイルを開くまで中身を確認できない点にも気を付けましょう。 Zoho WorkDriveのフォルダーでは、ファイルのタイトルと作成日時しか表示されません。そのため、ファイルの概要を視覚的に把握できず「ファイル数が増えるほど管理が煩雑化する」「都度ファイルを開く手間がかかる」などの問題に発展する可能性があるのです。 したがって、テーマごとに階層管理をして、見やすくデータを管理できるツールを導入すべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoho WorkDriveのデメリットをカバーするおすすめのツール 以下では、Zoho WorkDriveのデメリットをカバーするおすすめのツールをご紹介します。 Zoho WorkDriveは、ファイル管理だけでなく、OCR機能など高度な検索機能を備えているのが特徴です。一方で、テーマごとに階層管理しづらく、「ファイルを開くまで中身を把握できない」など、使いづらさを感じる人も少なくありません。 とくに、昨今の情報化社会では、多くのデータを扱うため「視覚的に分かりやすい状態でデータ管理できるか」が重視されるポイントになっています。したがって、「あらゆる情報をストレスなく管理でき、欲しい情報を簡単に探し出せるツール」を選択しましょう。 結論、自社が導入すべきは、わずかな工数でファイルを管理でき、超高精度の検索機能が備わったツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは「記事」にファイルを添付して管理できるうえ、「ファイル内検索」によって欲しい情報を確実に取り出せます。また、生成AIを活用すれば、添付ファイルの概要を記事に抽出することも可能なので、内容を理解するのに時間もかかりません。 社内情報を分かりやすく管理し、瞬時に取り出せるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Zoho WorkDriveの使い方や料金プラン・評判のまとめ ここまで、Zoho WorkDriveの使い方や料金プラン・評判について解説しました。 Zoho WorkDriveを導入すると、効率的なファイル共有・活用が実現する一方、操作には教育の手間がかかってしまいます。教育に時間がかかるツールは、スムーズに社内に浸透せず、ツールが放置される事態になりかねません。 効率化を目的に導入したツールが、逆に業務を圧迫する事態は避けなければならないため「ビジネススピードを落とさず業務を円滑に進められるツール」が必要なのです。 したがって、自社のファイル管理には、サポート体制が充実しており、社内にスムーズに浸透するファイル管理ツール「ナレカン」が最適です。また、ナレカンは既存データの移行支援も実施しているので、運用体制がスムーズに整えられます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイル管理の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選