ナレッジマネジメント
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業務の流れやツールの使い方などが記載された「マニュアル」は、あらゆる業務を一定のクオリティでこなすために必須です。マニュアルを作成・運用すれば業務効率化や生産性の向上はもちろん、従業員にかかる教育コストも減らせます。 一方、「マニュアルが形骸化しており、従業員のもつ独自のノウハウで現場が回っている」という企業も多いのではないでしょうか。このように社内業務が属人的な状況では、人材の入れ替わりなどが起こるたびにチーム全体の生産性が下がるリスクがあります。 そこで今回は、マニュアルの意味やメリット・デメリット、作成方法を中心にご紹介します。 マニュアルの言葉の意味や種類、類義語との違いを知りたい マニュアルのメリット・デメリットを把握してから、作成していきたい 積極的に活用されるマニュアルを作成し、適切に管理したい という担当者の方はこの記事を参考にすることで、マニュアルに対する理解が深まるだけでなく、作成、管理するうえで注意すべき点も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアルとは1.1 マニュアルの意味1.2 マニュアルの種類1.3 手順書との違い1.4 他の説明書との違い2 マニュアル運用が上手くいく企業の特徴3 【必見】マニュアル運用をスムーズにするツール3.1 マニュアル管理が圧倒的に簡単にできるナレッジ管理ツール「ナレカン」4 マニュアルを作成するメリット5 マニュアルを作成するデメリット6 マニュアルの作り方・手順とは6.1 ステップ1｜マニュアルの大枠を決める6.2 ステップ2｜マニュアルの構成を決める6.3 ステップ3｜マニュアルを作成する6.4 ステップ4｜マニュアルを仮運用・修正する7 マニュアルの作成・運用のポイント5選7.1 （1）5W1Hを意識する7.2 （2）視覚的に分かりやすくする7.3 （3）読み手の立場になって作成する7.4 （4）マニュアル管理の担当者を設置する7.5 （5）定期的にアップデートする8 マニュアルの意味・デメリット・作成方法まとめ マニュアルとは マニュアルにはいくつかの種類や類語もあります。所属する業界や業種で呼称や意味が異なるため、利用目的や利用シーンで使い分けましょう。 マニュアルの意味 以下は、辞書に記載されているマニュアルの定義です。 マニュアル【manual】 （1）機械・道具・アプリケーションなどの使用説明書。取扱説明書。手引き書。 （2）作業の手順などを体系的にまとめた冊子の類。 引用：デジタル大辞泉 広義に捉えると、「マニュアル」と「手順書」は同じような意味合いになります。しかし、実際には、マニュアルは”ある業務全体の運用方針をまとめたもの”である一方、手順書は”ある業務の作業手順を具体的にまとめたもの”と分けられるのです。 また、「マニュアル化」は、仕事の手順やノウハウをまとめた紙や電子データを作成することを意味します。仕事をやりやすくするためには、このマニュアル化が必要なのです。 マニュアルを作成する際には、本来の意図から逸れていないかを確かめるために定義に立ち返りましょう。 マニュアルの種類 マニュアルは大きく分けて2種類に分類することができます。 業務マニュアル 特定の業務や、仕事のノウハウを伝えるために作成されます。業務を引き継ぐ際に役立ちます。 操作マニュアル 社内で使われているシステムの操作方法を伝えるために作成されます。新人でも円滑にシステムを利用するために必須です。 ただし、上記はそれぞれ「知識やノウハウを身につけるために共有される」という点で共通しています。 手順書との違い 「マニュアル」と「手順書」には、同様に業務を進めるための方法等が記載されていますが、両者には以下のような違いがあります。 マニュアル：業務全体に関する大きい規模感 手順書：個人でも完結する小さい作業 マニュアルと手順書の違いは「取り扱う作業の大きさ」です。マニュアルは業務の方針やフロー、ノウハウなどが記載されていますが、手順書はある業務の手順や工程を詳細に記しています。 他の説明書との違い 以下は、マニュアル以外の説明書の概要を説明します。それぞれの違いについて確認しましょう。 手引書 仕事のやり方（テクニック・コツ・ノウハウ・要点など）を指南した指導書のことを言います。案内書、入門書とも言います。 ユーザーガイド コンピュータ分野における機械装置や工具などの使用方法を、テキストとイラストで分かりやすく解説している資料です。 ガイドブック ある主題や事物の案内・解説・紹介・説明・入門・指南などを目的とした図書です。 ハンドブック ある特定の分野で必要な情報や重要事項が最低限まとまっている資料です。コンパクトに持ち運びできるのが特徴です。 取扱説明書 一つ一つの機械やシステムの説明や操作方法を詳細に記した説明書です。部分的な確認事項がある時に利用します。 以上のように、マニュアルから派生したさまざまな文書が存在するので、利用目的や利用シーンによって使い分けましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル運用が上手くいく企業の特徴 マニュアルの運用に成功する企業には、以下の3つの特徴があります。 暗黙知を形式知に変えている 業務上のノウハウは「言語化されている形式知」と「言語化するのが難しい暗黙知」の2つです。マニュアル運用が上手い企業では、暗黙知を極力減らして形式知にする動きが活発にあります。 簡単に管理できる仕組みがある マニュアルを簡単に管理できる仕組みも必要です。紙のマニュアルは修正版と差し替えるのが手間であり、メールやチャットではファイルを共有してもメッセージなどで流れてしまう恐れがあります。 定期的にマニュアルを更新している 実務とマニュアルが一致していないと現場が混乱するため、定期的な更新が必要です。そのため、更新作業が負担にならないシンプルな仕組みを用意しましょう。 マニュアルを上手く運用できている企業には、以上の共通する特徴があります。とくに、マニュアルの管理と更新は具体的に対策すべきであり、目当てのマニュアルにサクサクたどり着ける「ナレカン」のようなツールが必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】マニュアル運用をスムーズにするツール 以下では、マニュアル運用をスムーズにするおすすめのツールをご紹介します。 仕事を円滑に進めるために「簡単にマニュアルを作成・管理のできるITツール」を導入すれば、作成時間の削減のみならず徹底した管理ができるようになります。とはいえ、検索機能の不十分なツールでは、蓄積されたマニュアルから欲しい情報がなかなか見つかりません。 そのため、検索機能の充実したツールを導入して、必要な情報へすぐにアクセスできる体制を整えましょう。また、マニュアルには、あらゆる社内情報が含まれているため、厳格なセキュリティ体制で保護されていることも重要です。 結論、マニュアル運用のために導入すべきなのは、高性能の検索機能を備えつつ、高度な情報管理体制で保護されている「ナレカン」一択です。 ナレカンは、「ヒット率100%」の超高精度検索に加えて、生成AIを活用した「自然言語検索」も可能なので、上司に質問するように欲しい情報を探せます。また、国際セキュリティ資格を取得しているため、大企業でも安心して導入できます。 マニュアル管理が圧倒的に簡単にできるナレッジ管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを作成するメリット マニュアルを適切に作成・運用すれば、以下のメリットが得られます。 業務品質が維持される 業務の品質が一定となるように手順が記されているため、誰が作業をしても同じ質やスピードで仕事ができます。従業員によって違いが出てしまうと、製品やサービス自体の品質にも悪影響があるので避けなければなりません。 業務に割く時間を減らす 詳細に作業手順が記されているため「どうすれば良いか分からず迷う」「上司にやり方を聞く」などのムダな時間が減ります。また、新入社員に直接仕事を教える必要がなく、教育コストの削減にもなるのです。 業務の属人化を防ぐ 担当者が不在の場合でも、ほかのメンバーが代わりに業務を進められるようになります。業務に関する情報が属人化すると、担当者に何かあった際に作業が遅延したり、中断したりしなければならない恐れがあるのです。 引継ぎがしやすくする 退職や異動で引き継ぎが上手くいかないと、業務全体に影響が出る可能性もあります。一方、事前にマニュアルを作成しておけば、次の担当者へスムーズに引き継ぎができます。 マニュアルには以上の4つメリットがあるため、これまで運用してこなかったチームは早急に準備を進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを作成するデメリット メリットがある一方で、マニュアルを活用するデメリットも存在します。以下ではマニュアルがもたらすデメリットをご紹介します。 モチベーションが低下する マニュアルがあることで、あらかじめ決められたこと以外をやる必要性を感じづらくなります。そのため、「品質維持のためにマニュアルが必要であり、最終的には顧客の喜びや自分たちの働きやすさにもつながる」という理由も明記しておきましょう。 マニュアルの作成に時間がかかる 業務内容の整理や構成の立案、運用チェックなど、マニュアルを作成するための工数が非常に多いです。作成時間を短縮するためには「小さな業務範囲からはじめる」「簡単に作成できるツールを使う」などで対策しましょう。 マニュアルの管理が面倒 紙のマニュアルは更新のたびに印刷しなおさなければならず、ファイルで管理するとアクセスするのが面倒で次第に使われなくなります。そのため、頻繁に確認・更新をするマニュアルは、とにかく簡単な方法で管理するのが最適です。 以上のように、マニュアルにはメリットばかりではなく適切に対策すべきデメリットもあるため、マニュアルの運用でどのようにカバーするかを考えなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの作り方・手順とは マニュアルの作成には正しい手順があります。社内で積極的に活用されるためにも、以下の手順を参考にしましょう。 ステップ1｜マニュアルの大枠を決める はじめに、マニュアルの大枠を決めます。 ここでの「大枠を決める」とは「何を、どこまで書くのか」を決めることです。マニュアルといっても、業務の端から端まですべてを記載するわけではありません。「作業内容」や「作業範囲」を絞って記載していきましょう。 作業内容や範囲を絞ることでマニュアルの目的が明確になり、スムーズに作成できるようになります。 ステップ2｜マニュアルの構成を決める 次に、マニュアルの構成を考えます。 構成とは作業フローの骨格であり、作成する前にあらかじめ構成を定めておけば、全体の流れに一貫性のあるマニュアルになるのです。 ここでの構成はマニュアルの目次になります。たとえば、下図のようなイメージです。 目次を決めておけば全体を俯瞰しながら作成できるのがメリットです。 ステップ3｜マニュアルを作成する 次に、見出しごとに作業手順を記載しましょう。 従業員の立場になって、可能な限り詳細に記載します。言葉で説明しづらい内容は、図や写真で視覚的に伝えるのが効果的です。 また、マニュアルを作成しなければならない業務が多い場合、作成時間の短縮のために「テンプレート」を用意しましょう。 ステップ4｜マニュアルを仮運用・修正する 最後に、マニュアルを運用する前に一部のメンバーを対象に仮運用をしましょう。 マニュアル作成者の主観が入り込んでしまい、メンバーにとって使いづらいマニュアルになっている可能性があるためです。社内で活用されるマニュアルにするためにも、客観的な意見をもらい、必要に応じて修正していきましょう。 このようなPDCAサイクルを回すことでマニュアルが洗練されていき、誰が仕事をしても一定の質とスピードが担保されるようになるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの作成・運用のポイント5選 マニュアルの作成手順が分かったところで、次はマニュアル作成や運用のコツを確認しましょう。 （1）5W1Hを意識する マニュアルの内容を具体的にするためにも、5W1Hの「いつ・誰が・どこで・何を・なぜ・どのように」を埋めるようにマニュアルをつくりましょう。 内容が具体的であればあるほど、はじめて業務を担当するメンバーでも作業イメージが湧きやすくなります。しかし、具体的に記載しようとすると、冗長な文章になってしまいがちなので注意が必要です。 そのため、使いやすいマニュアルにするためにも、5W1Hを使って「読み手がすぐに理解できるように簡潔に書く」ことを意識するのが大切です。 （2）視覚的に分かりやすくする マニュアルに、写真や動画、図、フローチャートなどを活用すると見やすくなります。 文字以外の表現も利用することで視覚的に見やすくなります。さらに、「強調したい部分は赤字にする」「文字の大きさを変える」などの工夫を凝らせば、重要なポイントがすぐに分かるので親切です。 以上のような視覚に訴えかける工夫は必要ですが、あまりにもデザインに凝りすぎてはいけません。余計な情報が増えるとかえって内容が頭に入ってこないためです。 そのため、マニュアルには最低限の情報を記載し、デザインもシンプルにしましょう。 （3）読み手の立場になって作成する マニュアルは、読み手を意識することが重要です。 ここで言う「読み手を意識する」とは、「難しい用語を使わないこと」を指します。専門用語が多いとマニュアルを読んでも理解できず「業務手順の共有」という目的を達成できません。 そのため、プレゼン資料やレポートを書くのと同様に、誰が読んでも同じように解釈できるマニュアルにするべきです。どうしても避けられない専門用語がある場合には、注釈や解説を載せましょう。 （4）マニュアル管理の担当者を設置する 次に、マニュアルが社内で利用されているかを把握しましょう。 具体的には、マニュアル管理の担当者を設けて、定期的に運用されているかチェックします。また、担当者を筆頭に「マニュアルの重要性」を正しく発信していくことで、マニュアルが形骸化するのを避けられます。 以上のように、マニュアルが社内で活用されていない事態を防ぐためにも管理担当者を決めましょう。 （5）定期的にアップデートする 最後に、マニュアルと実務が乖離しないように定期的に更新しましょう。 具体的には、「マニュアルの作業手順が少し違う」「この手順を追加してほしい」などの要望が出てくることがあります。マニュアルは、最も作業効率を高める手順として、現場で運用されるので迅速に対応しなければなりません。 ただし、すべての意見がメールやチャットで届くと、どのマニュアルに対する意見なのか混乱してしまいます。そこで、マニュアルを作成した「記事」に紐づけて、「コメント」を残せる「ナレカン」のようなアプリを利用すれば、要望に合わせて適切に更新できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルの意味・デメリット・作成方法まとめ これまで、マニュアルの意味やメリット・デメリット、作成方法を中心にご紹介しました。 マニュアルは企業活動において、生産性向上や業務効率化が図れる重要な要素のひとつです。また、マニュアルは一度作成しておけば削除しない限り残るため、企業における貴重な情報資産になります。 ただし、検索機能の不十分なツールで管理していては、大量のマニュアルの中から必要な情報をなかなか見つけられません。そのため、高精度の検索機能を備えたツールで、マニュアルは作成・管理するべきなのです。 結論、マニュアルの運用で導入すべきなのは、社内のあらゆるマニュアルを一元管理できるうえ、超高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」でマニュアルを正しく管理し、現場の生産性向上を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【事例あり】分かりやすい社内向け業務マニュアルの作り方を紹介 会社にマニュアルがないのはやばい？問題点や作成するメリットを解説！ 仕事を仕組み化する重要性とは？やり方やおすすめのツールも解説 マニュアル(説明書)を書いても読まない人がいる？！理由と対策を解説 【見本あり】見やすいマニュアルの作成ポイントや運用ルールを紹介 【事務職】業務マニュアルの作り方を解説！テンプレートや例も紹介 OJTマニュアルの作成方法とは？新人教育向けのポイントも解説 【飲食店・小売店向け】アルバイトの業務を効率化するマニュアルの作成方法 【ビジネス向け】レギュレーションとは？ルールとの違いも解説

ビジネスでは、顧客や社員から頻繁に問い合わせがあるため、都度対応しなければならず、担当者にとって多大な負担となっています。そのため、よくある質問には「FAQシステム」を導入して、回答を事前に用意することが有効です。 しかし、「システムごとに特徴や機能が異なるので、どれが自社に最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのFAQシステム7選や比較ポイントを中心に解説します。 問い合わせ対応の負担を減らすため、FAQシステムを使いたい おすすめのFAQシステムを比較・検討したい FAQを活かして、ベテラン社員の持つナレッジを蓄積したい という方はこの記事を参考にすると、自社に合ったFAQシステムが分かり、問い合わせ業務を効率化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 FAQシステムとは1.1 FAQの種類1.2 チャットボットとの違い1.3 QAとの違い2 FAQシステムの基本機能3 FAQシステムを導入する3つのメリット3.1 （1）問い合わせ対応が効率化する3.2 （2）顧客満足度が向上する3.3 （3）情報の属人化を防げる4 FAQシステムの比較ポイント4選4.1 （1）自社の課題を解決できるか4.2 （2）情報を探しやすいか4.3 （3）サポート体制が充実しているか4.4 （4）FAQをナレッジとして活用できるか5 ＜徹底比較＞おすすめのFAQシステムランキングTOP75.1 1位【ナレカン】社内FAQをナレッジとして蓄積できるシステム5.2 2位【Stock】FAQを最も簡単に運用できるシステム5.3 3位【Zendesk】カスタマーサポートを効率化するシステム5.4 4位【kintone】FAQ以外の機能も充実したシステム5.5 5位【Salesforce Service Cloud】豊富なツールと連携できるシステム5.6 6位【PKSHA FAQ】問い合わせの手間を省けるシステム5.7 7位【FastAnswer2】目的の情報をすぐに見つけられるシステム6 ＜一目で分かる＞おすすめのFAQシステム一覧表7 FAQシステム7選の比較まとめ FAQシステムとは FAQシステムとは、よくある質問（FAQ）と回答をまとめて、質問者の自己解決を促すシステムです。社外向けであれば、カスタマーサポートやヘルプデスク業務、社内であれば総務部などで重宝されています。 そこで以下では、FAQの種類とチャットボット・QAとの違いを解説します。FAQシステムにはどのような特徴があるかを確かめましょう。 FAQの種類 FAQには、大きく以下の3種類があります。 社内対象FAQ 業務中に疑問点や不明点があった場合、社員が自己解決できるFAQです。さらに、社内にノウハウも蓄積できるので、属人化も防げるメリットがあります。 社外対象FAQ 企業の公式サイトにある「よくある質問」のように、顧客からの質問に対する回答をまとめたFAQです。質問頻度の高い内容を集約することで、顧客側は疑問点の早期解決、企業側はオペレーターの負担軽減ができます。 コールセンター対象FAQ コールセンターなどのオペレーターが参照するFAQです。オペレーターごとの対応の差がなくなり、顧客対応の質を均一にできます。 このように、FAQは種類によって対象が異なるので、システムを導入するときは「自社の業務形態にあっているか」をチェックしましょう。 チャットボットとの違い FAQシステムとチャットボットの違いは、質問への回答方法です。 FAQシステムでは、ユーザーが疑問点を検索して解決に導きます。つまり、ユーザーが知りたい回答が、あらかじめシステム上に用意されていなければなりません。 一方、チャットボットでは、会話形式で疑問点を洗い出しながらユーザーの解決へと導くため、あとから回答を提示します。このように、FAQとチャットボットは「ユーザーの疑問点に対する回答方法の違い」で区別されるのです。 QAとの違い FAQとQAの違いは、質問の頻度が限定されるかどうかです。 QAとFAQは、どちらとも「質問と回答」という形式なのは同じです。しかし、FAQは「Frequently Asked Questions」の略であるように、頻繫に尋ねられる質問である一方で、QAは質問の頻度を限定しません。 つまり、FAQはQAよりも顧客からのニーズが高い重要な質問であるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ FAQシステムの基本機能 FAQシステムには、主に以下3つの機能が備わっています。 検索機能 キーワードを入力する「サジェスト検索」や話し言葉を入力する「自然文検索」、ユーザーがFAQのカテゴリを選択する「カテゴリ検索」などがあります。こうした検索機能により、ユーザーは問い合わせの工数を減らせるのです。 管理機能 顧客の個人情報や対応履歴、購買データなどを管理します。こうした情報はナレッジとして蓄積されるため、引き継ぎのときにも役立ちます。 分析機能 ユーザーが検索に利用したキーワードや、よく読まれたFAQを数値として可視化します。その結果、FAQや製品・サービスそのものの改善にもつなげられるのです。 上記の3機能が備わるシステムであれば、業務の手間を省きながら高品質なFAQを用意できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ FAQシステムを導入する3つのメリット ここでは、FAQシステムのメリットを3つご紹介します。以下のメリットを得るには、システムの正しい運用が前提となる点に注意が必要です。 （1）問い合わせ対応が効率化する FAQシステムを活用すると、問い合わせ対応が効率化します。 頻繁に寄せられる質問への回答を事前に準備すれば、顧客による自己解決ができます。その結果、コール数や問い合わせフォームへの入力数はもちろん、担当者が個別の問い合わせ対応に割く時間も減らせるのです。 担当者が問い合わせ業務以外を兼任している場合は、問い合わせ対応だけでなく業務全体の効率化にもつながります。 （2）顧客満足度が向上する FAQシステムの導入により、顧客満足度の向上も見込めます。 FAQシステムがなければ、顧客はコールセンターや専用のフォームを通して質問しなければなりません。このような方法では、伝える手間がかかるうえに、場合によっては待ち時間が発生する恐れもあります。 そこで、FAQシステムを使えば、潜在的な問題点を洗い出し、疑問に対する適切な回答を用意できるのです。ユーザーは必要以上のステップを踏まずに問題が解決するため、結果として顧客満足度も向上します。 （3）情報の属人化を防げる 社内FAQシステムの場合は、情報の属人化を防げるメリットもあります。 社内の情報を一箇所にまとめると、重要な顧客データへすぐにたどりつけて便利です。また、業務で使える知識やスキルをナレッジとして蓄積することにより、新人への引き継ぎもスムーズに進みます。 ただし、FAQシステムで情報の属人化を防ぐには「誰かの頭/PCのなか」にある情報を簡単に集約できなければ、頓挫してしまいます。そのため、テキストの入力はもちろん、添付したファイルの内容を要約・抽出できる「ナレカン」のようなシステムが便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ FAQシステムの比較ポイント4選 ここでは、FAQシステムの比較のポイントを4つ解説します。自社に最適なシステムを導入するには、以下の点を押さえなければなりません。 （1）自社の課題を解決できるか 一つ目の比較ポイントは、自社の課題を解決できることです。 たとえば、社外向けにFAQを作成したい場合は、FAQページと問い合わせフォームを作成できる機能が必須です。一方、社内向けのFAQでは、業務上で新たな疑問が生じたときに、気軽に質問でき、回答をセットで社内共有できる機能があれば、同じ質問が繰り返される事態を回避できます。 以上のように、自社の抱える課題によって必要な機能は変わるため、課題を明確にしたうえで、必要な機能に過不足のないシステムを選びましょう。 （2）情報を探しやすいか 2つ目のポイントは、情報を探しやすいことです。 利用者にとって便利なFAQシステムか判断する要素として、「適切な回答に短時間でたどりつけるかどうか」が挙げられます。そこで、高度な検索機能が備わっていれば利用者は便利と感じられるのです。 また、社内FAQにおいても、情報へのアクセス性の良さは業務時間の短縮につながるメリットがあります。このように、検索機能は社外・社内にかかわらず、FAQシステムに必須の機能だと言えるのです。 （3）サポート体制が充実しているか 3つ目のポイントは、サポート体制が充実していることです。 FAQシステムは、中長期的な継続が必要となるサービスです。そのため、社内のノウハウをFAQ上に移行するときや、トラブル時の対応などのサポート体制が充実しているかどうかは、選定するときの重要なポイントです。 とくに、サービスを使い始めるときの初期導入支援をしているシステムであれば、導入担当者の負担を最小限に抑えて運用を開始できるため便利です。 （4）FAQをナレッジとして活用できるか 4つ目のポイントは、FAQを社内ナレッジとして活用できることです。 FAQのデータは会社にとって貴重なノウハウ・ナレッジであるため、確実に蓄積しておかなければなりません。また、その時々によって、サービス内容が変更したり、プロジェクトの方針が変わるケースもあるため、定期的にメンテナンスしていくことが大切です。 したがって、必要な情報源をすぐに見つけ出し、情報の編集がすぐにできる「ナレカン」のようなツールを導入しましょう。また、ナレカンであれば、編集権限を設定できるので、むやみやたらに情報が書き換えられる心配もありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜徹底比較＞おすすめのFAQシステムランキングTOP7 以下では、おすすめのFAQシステム7選をランキング形式でご紹介します。 FAQシステムを導入すれば「問い合わせ対応の効率化」や「顧客満足度の向上」が期待できます。さらに、社内でFAQデータを蓄積しつつ定期的にメンテナンスを図ることで、業務で使える”ナレッジ”として活用でき、業務の属人化も防げるのです。 ただし、検索機能が不十分なツールであると、社員の疑問をすぐに解消できず、結局は誰かに質問する手間がかかるので注意しましょう。したがって、「検索機能に優れており、自発的な解決を促せる社内FAQシステム」でなければなりません。 結論、自社で導入すべきFAQシステムは、社内FAQをナレッジとして蓄積でき、必要な情報に即アクセスできるシステム「ナレカン」一択です。 ナレカンの「質問機能」では、業務上の不明点を社内メンバーに質問し、回答とまとめてナレッジとして蓄積できるため、常に活用されるFAQを構築できます。また、“上司に質問するように探せる”生成AIを活用した「自然言語検索機能」で、知りたい情報が確実に見つかります。 1位【ナレカン】社内FAQをナレッジとして蓄積できるシステム 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 2位【Stock】FAQを最も簡単に運用できるシステム Stockは、最も簡単にFAQを運用できるシステムです。 「Stock」では、「ノート」に記載したFAQは、質問の種類ごとに「フォルダ」を分けられるので、情報が入り乱れません。また、強力な「検索機能」によって、キーワードを入力すればすぐに目的のノートやフォルダを見つけられます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3位【Zendesk】カスタマーサポートを効率化するシステム ＜Zendeskの特徴＞ 顧客の希望するチャネルに対応 メール、SNS、電話など、さまざまなチャネルを通してサポートを提供できるため、FAQ以外の形を望む顧客にも対応できます。 迅速な通知 顧客からの返信はすぐに担当者へ通知されるため、課題解決もスムーズです。 ＜Zendeskの機能＞ メッセージング 「メッセージング」では、顧客とメッセージのやりとりができます。また、ボットによってサポートが自動化されるので、スムーズな顧客対応が実現します。 チケット管理 メールや電話、チャットといった、あらゆるチャネルから寄せられた問い合わせも、自動でチケット化されて管理できます。 ＜Zendeskの注意点＞ 無料プランの利用に制限がある 無料プランを利用するには「はじめてZendeskを導入する」「従業員数が50人未満で、外部から資金調達を受けている」の条件を満たしていなければなりません。（参考：Zendesk｜スタートアップ支援プログラム） 構築が複雑 ユーザーからは「構築が複雑、UIが見ずらい。最初の構築の時点で複雑にしてしまうと後戻りができない。」との声もあります。（参考：ITreview） ＜Zendeskの料金体系＞ 参考：Zendeskの料金ページ メールでの問い合わせ管理には、以下の「Bacicプラン」がおすすめです。 Support Team：$19/ユーザー/月（月払い） Support Professionai：$55/ユーザー/月（月払い） Support Enterprise：$115/ユーザー/月（月払い） メール・チャット・電話など、さまざまなチャネルからの問い合わせを一元管理したい場合は、以下の「Zendesk Suiteプラン」を選択しましょう。 Suite Team：$55/ユーザー/月（月払い） Suite Growth：$89/ユーザー/月（月払い） Suite Professional：$115/ユーザー/月（月払い） Suite Enterprise：要問い合わせ Zendeskの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4位【kintone】FAQ以外の機能も充実したシステム ＜kintoneの特徴＞ あらゆる情報を一元管理できる kintoneでは、Excelやメールなどの煩雑になりがちな情報も、すべて一か所にまとめられます。 アプリをカスタマイズできる kintone上のアプリは、自社で使いやすいように機能をカスタマイズできます。 ＜kintoneの機能＞ アプリ 仕事の数だけ業務システムを追加できる「アプリ」を利用できます。FAQには、顧客情報を一元化する「顧客リストアプリ」や、クレームの状況・件数を可視化する「クレーム管理アプリ」などが役立ちます。 スペース 「スペース」とは、プロジェクトやタスクごとのやりとりを集約できる「場」のことです。問い合わせ対応に関するナレッジの蓄積に役立ちます。 ＜kintoneの注意点＞ 高度なセキュリティは別途費用がかかる 接続できる端末の制限など、社外からのアクセスに対する高度なセキュリティは、オプション料金が発生します。 使いこなすのが難しい 「入り方が分からなかったり、そもそもはじめ方が分からない人が多く見られます。数に限りがあるので使える人はどんどん使えるようになり、使えていない人はどんどん使えなくなる格差が出ます。」というユーザーもいます。（参考：ITreview） ＜kintoneの料金体系＞ 参考：kintoneの料金ページ ライトコース：1,000円/ユーザー/月 スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月 ワイドコース：3,000円/ユーザー/月 kintoneの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 5位【Salesforce Service Cloud】豊富なツールと連携できるシステム ＜Salesforce Service Cloudの特徴＞ 他のツールと連携できる たとえば、ビジネスチャットツールの「Slack」と連携すれば、問い合わせ内容をチームで共有したり、顧客とリアルタイムでコミュニケーションしたりできます。 ワークフローの自動化 メール返信やタスク割り当てなどの、手間のかかる業務を自動化できます。 ＜Salesforce Service Cloudの機能＞ エージェントの自動割り当て 万が一顧客対応で問題があったときでも、AIによって最適なエージェントが自動で割り当てられ、素早い解決を促します。 分析機能 顧客対応のデータをもとに、問題の原因や詳細、対処法などを分析できます。そのため、顧客満足度の向上にもつながります。 ＜Salesforce Service Cloudの注意点＞ すべての機能は使いこなせない 一部のユーザーからは「本当に何でもできるツールのため、逆に情報量が多く、営業担当も細かい機能については把握していない」との声もあります。（引用：ITreview） ＜Salesforce Service Cloudの料金体系＞ 参考：Salesforce Service Cloudの料金ページ Essentials：3,000円/ユーザー/月（年払い） Professional：9,600円/ユーザー/月（年払い） Enterprise：19,800円/ユーザー/月（年払い） Unlimited：39,600円/ユーザー/月（年払い） Einstein 1 Service：60,000円/ユーザー/月（年払い） Salesforce Service Cloudの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 6位【PKSHA FAQ】問い合わせの手間を省けるシステム ＜PKSHA FAQの特徴＞ 日本語に強い検索エンジンの搭載 約7万語種類の概念知識と1,200万語の言語辞書を含んだ、日本語に強い「言語理解エンジン」が搭載されています。 充実したサポート体制 基礎実習や個別相談、セミナーなど、システムを使いこなすためのサポートが充実しています。 ＜PKSHA FAQの機能＞ 連携機能 対話エンジンの「PKSHA Chatbot」と連携すれば、問い合わせに対して高品質な回答が自動でできます。 FAQの重要度設定 FAQの重要度を独自に設定することで、検索結果の表示をコントロールできます。 ＜PKSHA FAQの注意点＞ 検索の精度が高くない 一部のユーザーからは「検索の精度があまり高くないのか、知りたいことにダイレクトに辿り着けない。」との声があります。（参考：ITreview） ＜PKSHA FAQの料金体系＞ 詳細は要問い合わせ PKSHA FAQの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 7位【FastAnswer2】目的の情報をすぐに見つけられるシステム ＜FastAnswer2の特徴＞ 外部用と内部用を分類できる 「よくある質問」などの”外部公開用FAQ”と、オペレーターが顧客対応するときに使う”内部公開用FAQ”の両方を蓄積できます。 検索性が高い FAQや文書など、顧客対応に必要な情報を簡単に検索できるので、スムーズな回答が可能です。 ＜FastAnswer2の機能＞ WebAPI機能 WebAPI機能によって、外部システムにFastAnswer2の検索機能を組み込んだり、両者を横断的に検索したりできます。 レポート分析機能 「レポート分接機能」では、FAQナレッジの参照回数や、検索ログなどを分析できます。そのため、FAQの品質向上にもつながるのです。 ＜FastAnswer2の注意点＞ メンテナンスに手間がかかる なかには「社内で、数多いFAQのメンテナンスに手間を要している」というユーザーもいます。長期的に活用していくうえでは、メンテナンスコストは重視すべきポイントなので注意しましょう。（参考：ITreview） ＜FastAnswer2の料金体系＞ 詳細は要問い合わせ FastAnswer2の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜一目で分かる＞おすすめのFAQシステム一覧表 こちらは、おすすめのFAQシステム7選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Zendesk kintone Salesforce Service Cloud PKSHA FAQ FastAnswer2 シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 特徴 社内FAQをナレッジとして蓄積できるシステム FAQを最も簡単に運用できる カスタマーサポートを効率化 FAQ以外の機能も充実 豊富なツールと連携できる 問い合わせの手間を省ける 目的の情報をすぐに見つけられる 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 チームによっては無料プランが利用できない 高度なセキュリティはオプション費用がかかる 情報量が多く、機能を使いこなせない 検索の精度が高くない メンテナンスに手間がかかる 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり（条件付き） ・有料プランは$15～/ユーザー/月（月払い） ・無料プランなし ・1,000円～/ユーザー/月 ・無料プランなし ・3,000円～/ユーザー/月（年払い） ・無料プランなし ・詳細は要問い合わせ ・無料プランなし ・詳細は要問い合わせ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Zendesk」の詳細はこちら 「kintone」の詳細はこちら 「Salesforce Service Cloud」の詳細はこちら 「PKSHA FAQ」の詳細はこちら 「FastAnswer2」の詳細はこちら 上記のように、FAQシステムは無料で利用できないケースも多いので、自社の予算を考慮したうえで選定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ FAQシステム7選の比較まとめ これまで、おすすめのFAQシステム7選や比較ポイントを中心に解説しました。 FAQシステムがあれば、問い合わせの工数が減ったり、顧客対応の質が向上したりとユーザー・従業員双方にメリットがあります。そして、システムを比較するときは「自社の課題を解決できるか」や「検索機能が優れているか」が重要なのです。 加えて、FAQデータは”貴重なナレッジ”として活用できるため、FAQデータを蓄積し、メンテナンスコストもかからないシステムであれば、業務が属人化する事態も防げます。 結論、FAQの活用に最適なのは、社内FAQをナレッジとして蓄積でき、必要な情報に即アクセスできるシステム「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、問い合わせ対応にかかる負担を軽減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ コールセンターでナレッジマネジメントを導入するメリットと成功のポイントとは

SharePointは、Microsoftが提供する情報共有ツールです。チーム・プロジェクトごとにポータルサイトを作成して、ファイルや画像などを共有できます。 しかし、「SharePointでファイル共有する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、SharePointで内部/外部ユーザーとファイル共有する方法を中心にご紹介します。 SharePointで内部/外部ユーザーとファイル共有する方法を知りたい SharePointでファイルのアクセス権を設定する方法を把握したい SharePointより簡単に目的のファイルを見つけられる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、SharePointでファイル共有する方法を把握しつつ、より簡単に目的のファイルを見つけられる方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 SharePointでファイル共有するための設定方法とは2 SharePointで内部ユーザーとファイル共有する2つの方法とは2.1 （1）ファイルをドラッグ＆ドロップする2.2 （2）ファイルをアップロードする3 SharePointで外部ユーザーとファイル共有する2つの方法とは3.1 （1）招待メールで共有リンクを送信して共有する3.2 （2）リンクのコピーを使って共有する4 SharePointで共有したファイルのアクセス権を設定する方法5 SharePointで社内の情報を共有するデメリット6 SharePointより簡単に目的のファイルを見つけられるツール6.1 欲しいファイルを誰でも直感的に検索できるツール「ナレカン」7 SharePointでファイル共有する方法まとめ SharePointでファイル共有するための設定方法とは ここでは、SharePointでファイル共有するための設定方法についてご紹介します。 SharePointでファイル共有するには、OneDriveと連携して、データを同期する必要があります。具体的な手順は以下の通りです。 ファイル共有したいサイトを開き、【ドキュメント】＞【同期】をクリックする OneDriveのサインインを求められるので、【Microsoft OneDrive を開く】をクリックする 同期したいフォルダを選択して【OK】をクリックする 以上の操作で、OneDrive内に保存したファイルを、SharePointで共有できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointで内部ユーザーとファイル共有する2つの方法とは ここでは、SharePointで内部ユーザーとファイル共有する2つの方法についてご紹介します。サイトのメンバー同士であれば、以下のいずれかの方法でファイル共有が可能です。 （1）ファイルをドラッグ＆ドロップする 1つ目に、ファイルをドラッグ＆ドロップする方法です。具体的な手順は以下の通りです。 ファイル共有したいサイトを開いて【ドキュメント】をクリックし、共有したいファイルを選択する 「ファイルをここにドラッグします」と表示されたエリアに、選択したファイルをドラッグ＆ドロップする （2）ファイルをアップロードする 2つ目に、ファイルをアップロードする方法です。具体的な手順は以下の通りです。 ファイル共有したいサイトを開いて【ドキュメント】＞【アップロード】をクリックする 共有するファイル形式を「ファイル」「フォルダー」「テンプレート」から選択する 共有したいファイルを選択し、【開く】または【アップロード】をクリックする 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointで外部ユーザーとファイル共有する2つの方法とは ここでは、SharePointで外部ユーザーとファイル共有する2つの方法についてご紹介します。SharePointで管理しているファイルを、社外のメンバーと共有したい方は必見です。 （1）招待メールで共有リンクを送信して共有する 1つ目に、招待メールで共有リンクを送信して、特定のメンバーとファイル共有する方法です。 具体的な手順は以下の通りです。 ファイル共有したいサイトを開いて【ドキュメント】をクリックする 共有したいファイルの左にある丸いアイコンを選択し、画面上部の【共有】をクリックする 共有タブが表示されるので、【リンクを持つすべてのユーザーが編集できる】をクリックする リンク設定画面が表示されるので、アクセス権を付与するユーザー範囲を選択して【適用】をクリックする 「名前、グループ、またはメール」フィールドに、共有するユーザーのメールアドレスまたは氏名を入力し、【送信】をクリックする （2）リンクのコピーを使って共有する 2つ目に、多数のメンバーとファイル共有する使い方であれば、リンクのコピーを使って共有する方法が便利です。 具体的な手順は以下の通りです。 ファイル共有したいサイトを開いて【ドキュメント】をクリックする 共有したいファイルの左にある丸いアイコンを選択し、画面上部の【共有】をクリックする 共有タブが表示されるので、【リンクをコピー】＞【リンクを持つすべてのユーザーが編集できる】をクリックする リンク設定画面が表示されるので、アクセス権を付与するユーザー範囲を選択して【適用】をクリックする 【リンクのコピー】＞【コピー】をクリックする コピーしたリンクをメール、メッセージ、または投稿で貼り付けて送信する 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointで共有したファイルのアクセス権を設定する方法 SharePointでファイル共有後、アクセス権の設定を変更したい場合は、以下の方法で設定しましょう。 まず、設定したいファイルを選択し、【情報】をクリックします。次に、詳細タブが表示されるので、【アクセスの管理】をクリックして、以下のいずれかの操作を実行します。 ファイル共有を停止する場合 【共有の停止】をクリックする。 アクセス許可を変更する場合 【共有の停止】をクリックして、アクセス許可を変更したいユーザーを選択し、編集と投稿を許可する「サイトのメンバー」、または読み取り専用の「サイト閲覧者」を選択する。 以上の操作で、アクセス権の設定は完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointで社内の情報を共有するデメリット SharePointで社内の情報を共有するデメリットとして、「検索性が低い」点が挙げられます。 実際に、SharePointのユーザーからは「検索性の使い勝手があまり良くありません。グループウェアの掲示板で単語検索をしてもかなり幅広な検索結果となるので、目当てのものを探すのに時間が掛かります」という声が寄せられています。（参考：ITトレンド） このように、検索性が低いと、必要な情報へアクセスするのに時間がかかり面倒です。そのため、社内の情報を円滑に管理するには、「蓄積したファイルの中から、欲しい情報に即アクセスできるツール」を導入することがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointより簡単に目的のファイルを見つけられるツール 以下では、SharePointより簡単に目的のファイルを見つけられるツールをご紹介します。 SharePointでファイル共有すると、「共同編集できる」「バージョン管理ができる」というメリットがあります。一方、デメリットとしては、ファイルの拡張子によって、共有に管理者の許可を得る手間がかかってしまう点が挙げられます。 また、ユーザーの口コミでは「検索性の使い勝手が良くない」という声があり、共有したファイルの中から、目的のファイルを見つけるのに時間がかかる点も使いづらいです。そのため、共有したファイルを円滑に管理するには、「検索機能が使いやすいツール」を導入すべきです。 結論、自社のファイル共有には、“平均0.2秒”の高速スピード検索によって、目的のファイルを誰でもすぐに探し出せる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にファイルを直接添付して共有できるうえ、生成AIを活用した「ファイル要約」を使って要約すれば、ナレッジとして活用しやすくなります。また、超高精度の「キーワード検索」によって、ファイルの中身まで検索できるので、必要なファイルに即アクセスが可能です。 欲しいファイルを誰でも直感的に検索できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointでファイル共有する方法まとめ これまで、SharePointで内部/外部ユーザーとファイル共有する方法を中心にご紹介しました。 SharePointでは、ファイルをサイトに「ドラッグ＆ドロップ」または「アップロード」すると、内部ユーザーとファイル共有が可能です。また、外部ユーザーと共有するには、招待メールを送信するか、共有リンクのコピーをメールなどに貼り付けて送信します。 しかし、SharePointは検索性が低く、過去に共有されたファイルが、どこに保存されているのか分からなくなりやすいです。そこで、「高精度かつシンプルな検索機能が備わっているツール」でファイル共有すれば、目的のファイルへ手間をかけずにたどり着けます。 したがって、自社のファイル共有には、ファイルをはじめとしたあらゆる情報をまとめておけるうえ、欲しい情報を誰でも直感的に検索できる「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイルを円滑に共有・管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選 SharePointで検索してもヒットしない？検索機能の使い方を紹介

近年、ITツールを使って、社内に散在するファイルをまとめて管理する企業が増加しています。なかでも注目を集めているのが、Microsoftが提供する情報共有ツール「SharePoint」です。 しかし、SharePointを使ってファイル共有しているが、「目的のファイルを上手く検索できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、SharePointでファイル検索する方法・ヒットしないときの対処法を中心にご紹介します。 SharePointの検索機能の使い方を把握したい SharePointでヒットできないときの対処法を知りたい SharePointより簡単にファイル検索できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、SharePointの検索機能の使い方を把握できるうえ、より簡単にファイル検索できる方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 SharePointでファイル検索する方法とは2 SharePointの検索範囲とは3 SharePointのファイル検索でヒットしないときの対処法とは3.1 （1）ファイルの言語設定を変更する3.2 （2）効果的なクエリを作成する3.3 （3）「高度な検索」を使って検索する4 SharePointより簡単にファイル検索できる方法4.1 目的のファイルに即アクセスできる「ナレカン」5 SharePointでの検索方法まとめ SharePointでファイル検索する方法とは SharePointでファイル検索するときは、検索ボックスにフレーズを入力して検索します。 SharePointは「キーワード検索」と「全文検索」のいずれにも対応しており、ファイルの中身まで検索して、必要な情報を見つけられます。ただし、SharePointは検索機能に特化したツールではないので、検索しても目的のファイルがヒットしないケースも多いです。 そのため、目的のファイルが見つからない場合は、「ファイルの言語設定を変更する」「効果的なクエリ（検索キーワード）を使う」という対処が必要になる点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointの検索範囲とは SharePointの検索範囲は、検索する場所によって異なります。 検索範囲は、検索ボックスに表示されている文言からも把握可能です。具体的には、以下の4つの検索範囲があります。 検索場所 検索範囲 検索ボックスに表示される文言 SharePoint スタートページ SharePoint全体 SharePoint内を検索 ハブサイトのホームページ ハブサイトおよびハブに接続されたサイト群全体 サイト全体を検索 単一のサイト 単一のサイト内 このサイトの検索 サイト内のコンテンツ （リスト/ライブラリ） リスト内/ライブラリ内 このリスト/このライブラリ Share Pointは検索方法によって検索する対象範囲が異なるため、欲しい情報がヒットしない場合があります。そのため、誰もが情報を検索しやすいように、すべてのファイルや添付書類を横断検索してくれる「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointのファイル検索でヒットしないときの対処法とは ここでは、SharePointのファイル検索でヒットしないときの対処法を3つご紹介します。「絞り込み検索」や「完全一致検索」の方法も紹介しているので、SharePointで上手く検索できず困っている方は必見です。 （1）ファイルの言語設定を変更する 1つ目に、ファイルの言語設定を変更する方法です。 SharePointでは、ファイル名が日本語として認識されておらず、日本語検索でヒットしない場合があります。そのため、ファイルが日本語として認識されるように、以下の3つの手順で、アップロードするファイルの言語設定を変更しましょう。 ＜手順1｜サイト列に日本語を追加する＞ サイトを開き、画面右上の【歯車マーク】＞【サイト情報】＞【すべてのサイト設定を表示】をクリックする サイトの設定画面が表示されるので、　「Web デザイナー ギャラリー」の【サイト列】＞【作成】をクリックする 「列名」に「search_language」と入力し、「この列の情報の種類」から「1行テキスト」を選択する 既定値に「テキスト」を選択し、ブランクに「ja」と入力して【OK】をクリックする ＜手順2｜追加したサイト列を、ライブラリの索引として設定する＞ サイトを開き、画面右上の【歯車マーク】＞【サイト コンテンツ】＞をクリックする サイトのコンテンツ一覧が表示されるので、設定したいドキュメント ライブラリを選択する 画面右上の【歯車マーク】＞【ライブラリの設定】＞【その他のライブラリ設定】をクリックする ライブラリの設定画面が表示されるので、【サイト内の既存の列から追加】をクリックする 「利用可能なサイト列」に「search_language」を選択し、【追加】＞【OK】をクリックする サイトのコンテンツ一覧に戻るので、ファイルを選択し、【三点リーダー】＞【詳細】をクリックして、「search_language」列に「ja」と入力する 画面右上の【歯車マーク】＞【ライブラリの設定】＞【その他のライブラリ設定】＞【詳細設定】をクリックする 詳細設定画面が表示されるので【ドキュメント ライブラリ インデックスの再作成】をクリックする ポップアップが表示されるので【ドキュメント ライブラリ インデックスの再作成】をクリックする 詳細設定画面に戻るので【OK】をクリックする ＜手順3｜索引に設定したサイト列を、ファイルの属性として割り当てる＞ サイトのコンテンツ一覧に戻るので、画面右上の【歯車マーク】＞【サイト情報】＞【すべてのサイトの設定を表示】をクリックする サイトの設定画面が表示されるので、「サイト コレクションの管理」から【検索スキーマ】をクリックする 【クロールされたプロパティ】をクリックし、「クロールされたプロパティ」に「search_language」と入力して、【緑の矢印】をクリックする 「プロパティ名」に検出結果が表示されたら、【管理プロパティ】をクリックし、「管理プロパティ」に「language」と入力して、【緑の矢印】をクリックする 画面下部の「プロパティ名」に表示された【language】をクリックする 「language」の詳細画面が表示されるので、画面下部の【マッピングの追加】をクリックする 　「クロールされたプロパティ名の検索」に「search_language」と入力して【検索】をクリックする 「クロールされたプロパティ名の選択」にマッピングが表示されるので、選択して【OK】をクリックする 「language」の詳細画面に戻るので、画面右下の【OK】をクリックする 以上の操作で、アップロードするファイルが日本語として認識されるようになります。 （2）効果的なクエリを作成する 2つ目に、効果的なクエリ（検索キーワード）を作成する方法です。例として、以下の内容が挙げられます。 title検索 キーワードの頭に「title:」を加えて「title:マニュアル」というように入力すると、ファイル名で絞り込み検索が可能です。 完全一致検索 ダブルクォーテーションを使って「“商談の議事録”」というように入力すると、キーワードと完全に一致したファイルを検索できます。 （3）「高度な検索」を使って検索する 3つ目に、「高度な検索」を使って検索する方法があります。 検索結果ページから「高度な検索」を使うと、より具体的なクエリで検索できます。「高度な検索」を活用する手順は以下の通りです。 まず、検索結果ページの検索ボックスの横にある【高度な検索】をクリックします。高度な検索ページが表示されるので、目的に合わせて以下の操作を実行しましょう。 特定の語句を含む結果を表示/除外する 「次の条件のドキュメントを検索」にて、以下の4つの内容で、結果に表示/除外したい語句を入力できます。 すべての語句を含む 完全に一致するフレーズを含む いずれかの語句を含む いずれの語句も含まない 検索結果を言語で絞り込む 「対象言語」にて、以下の4つの言語から、絞り込みたい言語を選択できます。 フランス語 ドイツ語 日本語 スペイン語 検索結果を文書の書式で絞り込む 「結果の種類」にて、以下の4つの書式から、絞り込みたい書式を選択できます。 ドキュメント Word 文書 Excel ドキュメント PowerPoint プレゼンテーション 作成者名やファイル名で検索する 「プロパティの場所」の「プロパティを選択してください」から検索したい属性をクリックし、具体的な内容を入力すると、作成者やファイル名といった属性で検索できます。 以上の操作で、より高度な検索が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointより簡単にファイル検索できる方法 以下では、SharePointより簡単にファイル検索できる方法をご紹介します。 SharePointは、「キーワード検索」「全文検索」のいずれの方法にも対応しています。ただし、検索する場所によって検索範囲が異なるうえ、検索でヒットしないケースも多いので、社員が欲しい情報を見つけられず、管理しているマニュアルやノウハウなどのナレッジが放置される恐れがあります。 そこで、ファイル共有には「検索機能がシンプルで使いやすいツール」を使うべきです。共有したファイルの中から、目的のファイルをすぐに探し出せるので、業務を円滑に進められます。 結論、自社が導入すべきは、シンプルかつ高度な検索機能が備わっており、誰でも思い通りにファイル検索できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にファイルを直接添付するだけで、任意のメンバーへ瞬時に共有可能です。また、“ヒット率100%”の超高精度な「キーワード検索」によって、ファイルの中身まで検索できるので、誰でも簡単に目的のファイルを見つけられます。 目的のファイルに即アクセスできる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointでの検索方法まとめ これまで、SharePointでファイル検索する方法・ヒットしないときの対処法を中心にご紹介しました。 SharePointで目的のファイルがヒットしないときの対処法として、以下の3つの方法があります。 ファイルが日本語として認識されるように設定を変更する 効果的なキーワードで検索する 高度な検索条件を設定する ただし、これらの対処法は操作が複雑なので、ITに不慣れな社員は、目的のファイルを探し出せない恐れがあります。そこで、「誰でも直感的に検索できるツール」を導入して、すべての社員が目的のファイルに即アクセスできる仕組みをつくりましょう。 したがって、自社のファイル管理には、検索機能が使いやすく、ITに詳しくない方でも迷わず使える「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイルを円滑に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ SharePointで内部/外部ユーザーとファイル共有する方法とは

社内の重要事項を決定する場で、「稟議」が業務です。ただし、紙の稟議書では非効率な面もあるため、電子化によって申請から決裁までの稟議フローを効率化する企業が増加傾向にあります。 一方、社内にアナログな稟議が根強く残っており「電子化への動きがなかなか進まない」という現状に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、稟議の電子化によるメリットと注意点を中心に解説していきます。 まだ稟議を紙ベースで実施しており不便を感じている 稟議を電子化しようか迷っているためメリット・デメリットを知りたい 稟議フローを効率化し、円滑な意思決定ができるツールを探している という担当者の方は今回の記事を参考にすると、稟議を電子化するメリットと注意点を理解し、自社に役立つヒントを得られます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 稟議書とは2 稟議フローは無駄が多い？効率化すべき理由3 稟議書の電子化による3つのメリット3.1 ワークフローが可視化される3.2 管理の負担を削減できる3.3 改ざんや漏洩のリスクの回避4 稟議書の電子化で注意すべき3つのデメリット4.1 社内に浸透しない4.2 稟議フローの見直しが必要になる4.3 稟議の情報が社内に散在する恐れがある5 【担当者必見】社内の稟議フローの効率化におすすめの方法とは5.1 最も簡単に社内稟議書を電子化できるツール「ナレカン」6 稟議書を電子化するメリットとデメリットまとめ 稟議書とは 稟議書とは、組織内で承認が必要な事例をまとめた書類であり、企業では契約が発生したときや費用がかかるプロジェクトの承認を上司から得るときに必要です。 たとえば、新入社員を採用するときは「採用稟議」、契約を締結するときは「契約稟議」を作成し、承認を得るプロセスを踏みます。 以上のように、稟議書は企業の方針を進めるうえで重要ですが、一方で作成に時間や管理コストがかかるので、業務効率化のために稟議書を電子化する企業も多いのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議フローは無駄が多い？効率化すべき理由 紙媒体による稟議フローを効率化すべき理由として以下の理由が挙げられます。 承認者の不在で稟議が進まない 稟議書の申請時に、承認者がオフィスに不在の場合は稟議が中断されてしまいます。また、稟議の度に逐一帰社しなければならず、効率が悪いです。 無駄な金銭コストが発生する 紙や印刷代、ファイリングに無駄な金銭コストが発生します。稟議書を紙で作成する企業では、年間で見ると多くのコストがかかってしまうのです。 管理や検索に時間がかかる 稟議書は適切に保管しなければならない書類です。しかし、紙では保管スペースをとり、ファイリングする手間や紛失したりするリスクが伴います。 そこで、稟議を電子化すると、場所を選ばず申請から決裁が完了するうえ、管理費用の削減と管理の簡素化に大きく貢献します。さらに、社内における稟議フローをスムーズに進められるので、結果として迅速な意思決定が可能になるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書の電子化による3つのメリット ここでは、稟議書を電子化するメリットを具体的に解説します。稟議の電子化に成功した組織は、以下のメリットによって時間・管理コストの無駄を軽減しているのです。 ワークフローが可視化される 稟議書の電子化によって、社内のワークフローが可視化されるようになります。 申請から決裁までの一連の流れが見える化され、稟議書が現時点でどこまで回付されているかを各メンバーが確認できるようになります。そのため、確認工数が大幅に軽減され、申請者の「稟議書の返答を待つ」ストレスが発生しません。 また、承認者目線ではタスク管理を簡素化でき、いつまでにどの稟議を完了させれば良いかが一目で分かるようになります。このように、アナログな稟議で発生していた“承認漏れ”も防ぐことができるのです。 管理の負担を削減できる 稟議書の電子化に成功すると、アナログな管理では生じる負担の削減が期待できます。 たとえば、紙の稟議書では”物理的な管理スペース”や”目当ての書類を見つけるのにかかる時間”といった無駄が発生するうえ、テレワークにも対応できません。一方、稟議書を電子化していると、稟議書の作成～管理までをシステム内で完結するので、無駄な管理コストがなくなります。 このように、ペーパーレス化だけでなく、稟議書に関する情報共有もシステムで簡単にできるため、紙媒体で発生する負担を削減できるのです。 改ざんや漏洩のリスクの回避 稟議書を電子化すると情報改ざんや漏洩のリスクを回避できます。 紙媒体でのやり取りは、書類が紛失したり、後から改ざんされたりする恐れがあります。しかし、電子化することで、編集履歴によって誰がいつ編集したかわかったり、編集・閲覧制限をかけられたりするので、稟議のような重要な書類の扱いも安全です。 したがって、稟議書の電子化は情報の紛失や改ざん、漏洩の防止につながるのです。とくに、情報セキュリティの国際規格認証を取得している「ナレカン」であれば、大企業でも安心して稟議フローシステムとして導入できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書の電子化で注意すべき3つのデメリット ここでは、稟議書を電子化するにあたって、注意すねき3つのデメリットを解説します。業務を効率化する稟議書の電子化ですが、以下のような落とし穴もあるため注意が必要です。 社内に浸透しない デメリットの1つ目は、稟議書の電子化が社内に浸透しなければ意味がない点です。 選んだツールが導入後に社内に浸透しなければ、稟議書の電子化は進みません。そのため、ツールの導入をする前に目的を明確化し、導入後の継続的な評価と改善が必須です。 また、社内にツールを浸透させるためには、ITツールの導入がゴールではなく手段であることを各メンバーが理解する必要もあるのです。 稟議フローの見直しが必要になる デメリットの2つ目は、ツール導入と同時に、稟議フローや社内ルールの見直しが必要な点です。 稟議では、承認から決裁までの間に何人もの承認者を挟む場合、電子化してもどこかの工程で手続きがストップしてしまう可能性が否めません。そのため、ツールを導入するタイミングで稟議フローを見直し、無駄な工数は省くことが大切です。 したがって、ツールを導入するときは、稟議フローや社内ルールを見直して効率的に業務を進められるようにしましょう。 稟議の情報が社内に散在する恐れがある デメリットの3つ目は、多機能なツールを導入すると情報が散在しやすい点です。 多機能なツールを選んで稟議フローを細分化すると、起案者の稟議書作成から決裁まで多くのプロセスを踏む必要があります。稟議書は、決裁後も保管し活用することもあるため、稟議で発生するさまざまな情報を整理しつつ管理しなければなりません。 そこで、稟議に関わる情報を簡単に共有し、管理できるツールを選びましょう。たとえば、「ナレカン」のようなツールであれば、あらゆる稟議書の作成・共有・管理が一か所で完結できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】社内の稟議フローの効率化におすすめの方法とは 以下では、稟議フローを効率化する方法をご紹介します。 アナログな稟議には「承認者の不在で稟議が中断する」「改ざんや紛失のリスクがある」といった課題があるため、稟議フローを最適化させるには電子化が大前提です。 しかし、稟議書を電子化しても運用体制が整っていなければ、意思決定の判断基準がぶれてしまったり、円滑な手続きができなかったりしてしまいます。そのため、「社内の稟議書を一元管理し、適切に申請・承認できるツール」を選ぶべきです。 結論、稟議情報を簡単に電子化するには、社内の稟議書を作成から共有までを一か所で完結でき、申請・承認フロー体制も整備できるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、厳格な権限設定のもと稟議書の作成～管理までを一元化できるので、情報の改ざんや紛失のリスクがありません。また、「承認フロー機能」によって、わずかな操作で稟議を申請でき、承認者の適切な判断のもと円滑に意思決定を進められます。 最も簡単に社内稟議書を電子化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 稟議書を電子化するメリットとデメリットまとめ ここまで、稟議を電子化するメリットと注意点について解説しました。 “稟議の電子化”はアナログな稟議と比較すると、申請者・承認者にかかる業務負荷を低減し、申請から決裁まで一連の稟議フローを高速化させるため、稟議業務を効率化できるのがメリットです。 一方、稟議書の電子化を推進しても運用体制が整っていなければ、社内に電子化した稟議フローが浸透せず、使われなくなってしまう恐れがあります。 したがって、最小工数で稟議の電子化を達成するなら、社内の稟議書を作成して、簡単に申請・承認フローも運用できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、稟議フローの効率化を図りましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】社内稟議とは？稟議の種類や必要な項目、書き方のコツを紹介

社内のノウハウは、適切に共有していなければ「属人化」してしまい、逆に管理できていれば自社の貴重な「情報資産」になります。そこで、”ナレッジ”として管理するために「Confluence（コンフルエンス）」などの情報管理ツールが利用されているのです。 しかし、なかには、Confluence導入を検討しているものの「使い方や費用が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Confluence（コンフルエンス）の使い方や機能、口コミを網羅的に紹介します。 Confluenceの使い方や料金が知りたい 口コミや活用事例をもとにConfluenceが自社に適しているか見極めたい 社内のあらゆる情報を簡単に管理できるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、Confluenceの具体的な使い方や口コミから、自社にマッチしているかを判断できるうえ、社内情報を適切に管理する方法もわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Confluence（コンフルエンス）とは1.1 （1）「Confluence」と「他の情報管理ツール」の違い1.2 （2）Confluenceで何ができる？1.3 （3）機能一覧1.4 （4）基本画面2 【無料あり】Confluenceの価格3 Confluenceは使いにくい？理由とは4 【これで解決】Confluenceよりも円滑に情報管理できるツール4.1 あらゆる情報を簡単にナレッジ化できるツール「ナレカン」5 Confluenceを始めるための2ステップ5.1 ステップ1｜アカウント登録とログインをする5.2 ステップ2｜チームメンバーを招待する6 Confluenceの基本的な使い方6.1 使い方1｜スペースを作成する6.2 使い方2｜ページを作成する6.3 使い方3｜ページを検索する6.4 使い方4｜ページ内リンクで紐づける7 Confluenceの口コミ・評判7.1 良い口コミ・評判7.2 改善点に関する口コミ・評判8 Confluenceの脆弱性とは9 Confluenceの活用事例～システム障害～10 Confluence（コンフルエンス）の使い方・機能・口コミまとめ Confluence（コンフルエンス）とは 以下では、Confluenceの概要や機能、料金等を詳しく解説します。「どのように自社で運用するのか」「課題は解消されるのか」をイメージしながら確認しましょう。 （1）「Confluence」と「他の情報管理ツール」の違い 引用：Confluenceサービスサイト ConfluenceはオーストラリアのAtlassian（アトラシアン）社が提供する、チームのナレッジを一元管理ができる情報管理ツールです。 Confluenceは、社内wikiとしてチームの情報を管理できるのはもちろん「マニュアル」や「議事録」などをドキュメント形式で残せます。また、ドキュメントにコメントできる機能も備わっているので、社内でのコミュニケーションの促進に効果があります。 Confluenceと他のツールとの違いは、連携ツールが豊富な点です。Confluenceは、同社が提供するJira（ジラ）やTrello（トレロ）をはじめとした製品と親和性が高いうえに、SlackやGoogleドライブ、Boxなどの外部ツールとも連携できます。 ・Confluenceのサービスサイト ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Play ストアからのダウンロードはこちら ConfluenceとJira（ジラ）との違いとは 引用：Jira Softwareサービスサイト Jiraは、Confluenceと同一の会社がサービスを提供しており、デザインや操作性が似ています。 ただし、ConfluenceとJira（ジラ）は、特化している機能に違いがあります。具体的には、Confluenceがプロジェクトの「情報管理」に特化しているのに対し、Jiraは「タスク管理」の機能が豊富に備わっているのです。 ConfluenceとJiraは連携できるため、両方導入すれば、不足する機能を補い合えます。しかし、連携すると、より多機能になり、使いこなすためには専門的な知識も必要になる点に注意が必要です。 特に、ITにあまり詳しくない企業の場合は、ツールに高い運用コストを支払い続けても、従業員が使いこなせなければ費用対効果は下がってしまいます。したがって、導入を検討するときには「社員全員が使える操作感か」を確認しましょう。 （2）Confluenceで何ができる？ Confluenceの機能を使ってできることは以下の2つです。 ナレッジベースの構築 Confluenceでは「スペース（作業場所）」に「ページ」や「ブログ」を作成して情報を蓄積していきます。 「ページ」は階層構造で管理できるので、以下のコンテンツの作成に向いています。 よくある質問集（FAQ） マニュアル 議事録 社内ポータルサイト 一方、「ブログ」は投稿日で管理されるため、更新頻度の高い日報などをまとめるのに役立つのです。また、ページとブログには複数のテンプレートが公開されているため、一から作成する手間はかかりません。 以上のようにConfluenceを上手く活用すれば、社内情報やノウハウを体系的にまとめるナレッジベースをつくれるのです。 リアルタイムでの情報共有 Confluenceはインターネット上で情報管理するクラウドツールなので、「ページ」や「ブログ」に対して外出先からコメントをつけたり、自宅から仕事の情報を確認したりできます。 さらに、複数人で同時編集もできるので、ほかのメンバーの作業が完了するまで待機する必要がありません。また、同時編集した場合、後に「保存」をクリックしたユーザーに、ページの競合部分が表示され、上書き保存するか否か選択できる仕様になっています。 以上のようにConfluenceを利用すれば、リモートワークでも円滑な情報共有ができるうえ、個人の作業も捗るのです。 （3）機能一覧 Confluenceには、ナレッジベースの構築や情報共有を促進させる以下の機能が備わっています。 【機能】 【特徴】 いいね！ メンバーが作成したページにリアクションできる機能です。 テーブル ページに表を作成できる機能です。 見出し 分かりやすい文章構造をつくるための機能です。 リスト 任意のページのタスクを、見やすいリスト形式で表示できる機能です。 メンション ページやコメントに注意を促したり、タスクを割り当てたりする機能です。 テンプレート すでにあるフォーマットを利用して作成の手間を省く機能です。 ウォッチ機能 特定のページを編集すると、メンバーに通知される機能です。 ステータスマクロ 作業進捗を一目で判断できる機能です。色付きなので直感的です。 スラッシュコマンド スラッシュ（/）を入力してあらゆる機能を挿入できる機能です。 マクロ ページに機能を追加したり、動的コンテンツを組み込んだりできる機能です。 変更履歴 変更箇所を比較したり、過去のバージョンを復元したりできる機能です。 ツールと連携 タスク管理ができるJIRAやTrelloなどのツールと連携できる機能です。 AI機能 ページの要約や回答の検索を自動で行ってくれる機能です。 参考：Confluenceサービスサイト – Confluence Data Center および Server のサポート このように、Confluenceには豊富な機能が備わっていて、自社に合わせたカスタマイズも可能です。しかし、特定の機能を使うには、マークアップ構文などの専門知識が必要な場合もあるので注意しましょう。 一方、ナレッジ管理に特化した「ナレカン」は、専属担当者による「最適な運用設計の提案」や「従業員に向けての説明会」を受けられるので、ITに不安のある企業にもおすすめです。 （4）基本画面 Confluenceの基本画面は下図の通りです。 Confluenceでは「スペース」という作業場所に、情報をストックする「ページ」を保存します。以上がConfluenceの基本的な構造です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】Confluenceの価格 ここではConfluenceの価格と機能を比較表でご紹介します。（左右にスクロール可） Free Standard Premium Enterprise 利用料金 (1ユーザーあたり) 無料 ～840円/月 ～1,610円/月 要問い合わせ ストレージ容量 2GB 250GB 無制限 無制限 利用に適したチーム・企業 小規模チーム 成長途中のチーム 高度なコンテンツ管理をする企業 大企業・グローバル企業 最大利用人数 10ユーザー 150,000ユーザー 150,000ユーザー 150,000ユーザー サイト上限 1 1 1 最大150 AI機能 × × 〇 〇 ページとスペースの権限 × ◯ ◯ ◯ 匿名のアクセス × ◯ ◯ ◯ 管理者インサイト × × ◯ ◯ IP許可リスト × × ◯ ◯ サポート コミュニティサポート 現地営業時間内でのサポート 年中無休のPremiumサポート 年中無休のEnterpriseサポート アップタイムSLAの保証 × × 99.9% 99.95% ユーザー単位の一元化されたライセンス × × × ○ 価格は利用ユーザー数によって変化します。そのため、具体的な料金を確かめたい場合は料金ページで利用するユーザー数を入力しましょう。 無料版の人数制限は10人までとなっており、11人以上で利用する場合は、有料プランへの加入が求められます。 参考：Confluenceサービスサイト – プランと価格を比較する ＜【サポート終了】Confluence Server（コンフルエンスサーバー）とは＞ Confluenceには、クラウド版とオンプレミス型があります。 しかし、Atlassian（アトラシアン）社は、オンプレミス型のConfluence Serverのサポートを2024年3月15日（PT）に終了することを発表しています。 今後、サポートが終了したインスタンス（仮想サーバー）のサポートは実施されないので注意が必要です。 参考：アトラシアン サポート終了 (EOL) ポリシー 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Confluenceは使いにくい？理由とは Confluenceは便利なツールですが、使いにくいという意見もあります。理由としては、以下の2点が挙げられます。 検索精度が悪い Confluenceにはドキュメントの検索機能がありますが、「ドキュメントの検索性が悪い、キーワード入力でも探したいものが見当たらないケースが多い」といった声があります。（引用：ITreview） 動作が重い場合がある 「用途的にどうしても情報量が多くなってしまうため、更新が重いように感じることがあります。」といった声があり、注意が必要です。引用：ITreview） 以上の理由から、Confluenceは使いにくいと感じる場合があるのです。そのため、とくに検索性を重視するなら、ファイル・画像内の文章や表記揺れにも対応した超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」などのツールを選ぶとストレスがありません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】Confluenceよりも円滑に情報管理できるツール 以下では、Confluenceよりも円滑に情報管理できるツールをご紹介します。 Confluenceは、さまざまな他ツールとの連携が可能で、自社に合わせたカスタマイズ性の高い情報管理ツールです。特に、タスク管理に特化したJiraと連携すると、より多くの業務を効率化できます。 しかし、「検索精度が悪い」というユーザーの意見もあり、蓄積した情報の中から必要な情報を見つけられない可能性があるのです。このような環境で情報を管理していては、過去のナレッジを業務に活用することも難しくなります。 そのため、検索機能の充実したツールで、社内情報は管理するべきなのです。結論、自社の情報管理には、高精度の検索機能で欲しい情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは”上司に質問するように探せる”AIを活用した「自然言語検索」を備えているため、必要な情報にすぐたどり着けます。また、情報を蓄積する「記事」には画像やファイルも貼り付けられるので、あらゆる情報を適切にナレッジ化して管理できるのです。 あらゆる情報を簡単にナレッジ化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Confluenceを始めるための2ステップ Confluenceの使い方を解説する前に、Confluenceを利用するために必要な2つの手順をご紹介します。 ステップ1｜アカウント登録とログインをする はじめに、Confluenceを利用するためにアカウント登録とログインをしましょう。 まずは、Confluenceのサービスサイトを開いて、画面右上の[サインイン]をクリックします。 次に、[アカウントを作成する]をクリックし、Googleアカウントもしくはメールアドレスでサインアップ（新規登録）をし、アカウント登録をします。 最後に、[Confluence Free を入手する]または[無料で入手する]をクリックし、Googleアカウントもしくはメールアドレスでログインすれば完了です。 ステップ2｜チームメンバーを招待する 最後に、ほかのメンバーをConfluenceに招待しましょう。セットアップ終了後にメンバーを招待する場合には以下の手順に従います。 画面右上の[歯車マーク]をクリックする 画面左側の[ユーザー管理]を選択する 以上の操作で、ユーザーを招待するための設定画面が表示されます。招待したいメンバーのメールアドレスを入力して、招待メールを送信しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Confluenceの基本的な使い方 Confluenceには多種多様な機能が搭載されていますが、それらを使いこなすためにまずは基本的な使い方をマスターしましょう。そこで以下では、Confluenceの基本的な使い方をご紹介します。 使い方1｜スペースを作成する Confluenceで情報管理するためには、作業場所となる「スペース」を作成する必要があります。 まず、画面上部の[スペース]をクリックし、[スペースを作成]をクリックします。 スペースのテンプレートを選択し、名前を作成すれば完了です。 使い方2｜ページを作成する スペース上にページを作成して情報管理できるようにしましょう。ページの作成は、画面左側の[+]をクリックするだけです。 上図のような新規ページが表示されるので、タイトルや内容を記載しましょう。また、1つのページの階層下に子ページや孫ページをつくることができるので、関連する情報をページツリー（体系的な構造）で整理できます。 使い方3｜ページを検索する 目的のページをすぐに探し出せるように検索をしましょう。キーワード検索よりも高度な検索をするためには、以下の手順に従います。 検索欄をクリックする 表示される[高度な検索]を選択する 以上の操作で、上記のように投稿者や最終更新日、ラベルなどでページを絞り込み検索できます。 使い方4｜ページ内リンクで紐づける Confluenceでは、ページ内にほかのConfluence・Jiraのページをリンクとして埋め込めます。 まず、リンクを追加するページの編集画面を開き、メニューバーのリンクマークをクリックします。 次に、追加するリンク先を検索または貼り付けます。リンク先は履歴から選択することも可能です。 上記の画面のようにリンクが追加されたら設定は完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Confluenceの口コミ・評判 以下ではConfluenceを利用しているユーザーの口コミ・評判をご紹介します。導入前にはユーザーの声も参考にしましょう。 ※こちらの口コミ・評判は ITreview ＞ Confluence より引用しています。 良い口コミ・評判 はじめに、Confluenceの良い口コミと評判を紹介します。利用ユーザーからは「複数名で同時に編集できる」「権限管理がしやすい」という声が寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2024年12月25日） 会議アジェンダや議事をリアルタイムで共同編集可能なので、Teams会議などで画面共有しながらリアルタイムで共同編集して情報をアップデートしていく事が可能 非公開ユーザー（投稿日：2024年12月19日） 用途に合わせて細かくテンプレートが設定できるので、一から資料を作成することがなく、工数を削減できます。 非公開ユーザー（投稿日：2024年12月19日） 閲覧・編集権限もスペース単位だったりページ単位だったり設定が可能で、管理もしやすいと思います。 改善点に関する口コミ・評判 次に、Confluenceの改善点に関する口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「動作が重いので不満を感じる」という意見のほか、使い勝手にやや不便を感じている声が寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2024年12月25日） マクロ機能が難解なため、分かりやすいチュートリアル機能が欲しい。そうであれば、単に文書をリアルタイムで共同編集するだけでなく、見た目や文書レイアウトを見やすく改善する事が出来る。 非公開ユーザー（投稿日：2024年11月29日） バージョン管理や、更新内容をもう少し画面上で分かりやすく体現できたらいいと思いました。昔のバージョンを閲覧する際に、差分の表示がちょっと分かりにくいと思います。 非公開ユーザー（投稿日：2024年11月27日） 添付ファイル一覧がファイル名しか表示されず、1件ずつ表示して削除するものを探して削除しています。添付ファイルがすべて小さくプレビュー表示されていると、不要なものがすぐに判別できて便利です。 動作や使い勝手に問題があると、ツールの利用が社員のストレスになり、次第に放置されてしまう恐れもあります。そのため、全社で情報共有を徹底するには「ナレカン」のように「動作が軽く、簡単に見やすく情報をまとめられるツール」が最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Confluenceの脆弱性とは 2024年1月16日、Atlassian社はConfluenceにおける28件の脆弱性を報告し、セキュリティアドバイザリを公開しました。 また、脆弱性を標的とした攻撃も確認されており、ユーザーには、脆弱性が修正された最新バージョンにアップデートするように呼びかけています。 Confluenceでは、過去にも「脆弱性」や「脆弱性を標的とした攻撃」が報告されています。このような攻撃を受けると、社内の重要な情報が漏洩する恐れがあるので注意しなければなりません。 そのため、ツールを使って情報管理する場合は「セキュリティ対策が万全かどうか」を必ず確認しましょう。国際セキュリティ資格を保有する「ナレカン」のようなツールであれば、安心して社内情報を管理できます。 参考：セキュリティ情報 – 2024 年 1 月 16 日-アトラシアンのサポート 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Confluenceの活用事例～システム障害～ 以下は、Confluenceの活用事例です。 従来はシステム障害が発生した際、電話やメールで状況を確認してから報告するという流れがあり、伝達に時間がかかっていました。 しかし、Confluenceの導入により、1箇所のページにリアルタイムで情報を集約でき、取りまとめの負担を軽減できるようになったのです。また、更新通知により状況をすぐに把握し、エラー内容を関係者へ一斉通知できるので、迅速な処置が可能となりました。 このように、Confluenceや連携されたチャットツールを活用することで、トラブルが生じても簡単に情報を整理し対応できるのです。 参考：アトラシアン製品「Confluence」の導入・活用事例 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Confluence（コンフルエンス）の使い方・機能・口コミまとめ ここまで、Confluenceの使い方や機能、口コミを中心にご紹介しました。 Confluenceは、社内のナレッジの蓄積と共有ができるツールですが、なかには「使い勝手にストレスを感じている」という声も見られます。そのため、「有名な企業が入れている」という理由ではなく、自社に定着するツールを選定しましょう。 また、ナレッジ管理ツールを選定するにあたって、とくに重視すべきポイントは「必要な情報が確実に見つかる”検索精度”」と「機密情報を安心して集約できる”セキュリティ体制”」です。2つを満たしたツールを導入すれば、ストレスなく全社利用できます。 結論、自社のナレッジ管理ツールに使用すべきはは、高精度の検索機能に加えて、厳重なセキュリティ体制で保護されているツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、簡単に社内のナレッジが共有できる環境を整備しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

ITを活用してプロジェクト管理すると、業務効率の向上や正確なスケジュール管理ができるなど、多くのメリットがあります。とくに、Microsoft社が提供する「Microsoft Project」は、多くの企業に導入されているプロジェクト管理システムです。 一方、同システムの導入を検討しているが「自社に適しているのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Microsoft Projectの使い方や料金、評判を網羅的にご紹介します。 Microsoft Projectの機能や使い方を知りたい 口コミや評判を踏まえて導入の可否を検討したい Microsoft Projectのデメリットを解消できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Microsoft Projectの概要を把握しつつ、自社への導入の可否を判断できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Microsoft Project（マイクロソフトプロジェクト）とは1.1 「Microsoft Project」と「他のプロジェクト管理ツール」の違い1.2 「Microsoft Planner」「Microsoft Visio」「Trello」との違い1.3 何ができる？Microsoft Projectのメリット1.4 Microsoft Projectの機能一覧2 Microsoft Projectのよくある質問2.1 Q1. 無償版はある？2.2 Q2. Microsoft Project試用版の詳細とは？2.3 Q3. リソース管理できる？2.4 Q4. Microsoft Project Onlineとは？3 Microsoft Projectの使い方3.1 使い方1｜タスク管理3.2 使い方2｜進捗状況の可視化3.3 使い方3｜進捗状況の分析4 Microsoft Projectの料金プラン一覧5 Microsoft Projectは使いにくい？！導入前の注意点6 【必見】Microsoft Projectと併用すべきツールとは6.1 あらゆる社内情報を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」7 Microsoft Projectの口コミ・評判7.1 Microsoft Projectの良い口コミ・評判7.2 Microsoft Projectの改善点に関する口コミ・評判8 プロジェクト管理ツールの導入を成功させるコツ9 Microsoft Projectの使い方や料金・評判まとめ Microsoft Project（マイクロソフトプロジェクト）とは ここからは、Microsoft Projectの特徴や機能、よくある質問を解説しているので、導入を検討している担当者の方は必見です。 「Microsoft Project」と「他のプロジェクト管理ツール」の違い 引用：Microsoft Projectの公式サイト Microsoft Projectとは、Microsoft社が提供する、プロジェクトにおけるチームのスケジュールやタスクを管理できるサービスです。 タスクやスケジュールの管理はもちろん、ガントチャートやロードマップなど、プロジェクト管理に役立つ機能が幅広く搭載されている点が特徴です。 また、ExcelやWordなどのOffice製品と簡単に連携できることが、他のプロジェクト管理ツールとの大きな違いです。以上のように、Microsoft Projectは多機能かつ、汎用性が高いツールだと言えます。 ・Microsoft Projectの公式サイトはこちら 「Microsoft Planner」「Microsoft Visio」「Trello」との違い 以下は、「Microsoft Project」と「Microsoft Planner」「Microsoft Visio」「Trello」との違いをまとめた表です。いずれもプロジェクト管理で使えるツールではあるものの、機能や料金の面で異なります。 「Microsoft Project」との違い Microsoft Planner Microsoft Projectのガントチャートやロードマップよりも、初心者でも比較的扱いやすいかんばん方式でのプロジェクト管理ができる点。 Microsoft Visio Microsoft Projectはプロジェクト管理全般の機能が備わっている一方で、Microsoft Visioはフローチャートや組織図などの作図に特化している点。 Trello Microsoft Projectは有料プランのみの提供であるのに対し、Trelloは10人までの小規模チームや個人を対象とした無料プランがある点。 以上の相違点を参考に、自社のプロジェクト管理に最適なツールを慎重に検討しましょう。 何ができる？Microsoft Projectのメリット Microsoft Projectを使用するメリットは、自社に合わせて柔軟に活用できることです。 形態としては、自社サーバーで運用する「オンプレミス（買い切り型）」と外部サーバーで運用する「クラウドベース（サブスクリプション）」から選択できます。そのため、リモート等ができない業種でも、Microsoft Projectの導入が可能なのです。 また、機能面でも、他のOfficeツールとの連携やプロジェクト管理に役立つ様々な機能のカスタマイズができるため、非常に自由度が高いツールと言えます。 Microsoft Projectの機能一覧 Microsoft Projectは主に下記5つの機能で構成されています。 ＜機能＞ ＜詳細＞ ガントチャート プロジェクトの全体像を可視化したグラフを、データ入力で簡単に作れます。 対話型ダッシュボード Microsoftのサービスである「Power BI」と連携すれば、対話型のダッシュボードを作れます。 ロードマップ チームでプロジェクトを進めるときの指標になる「ロードマップ」を簡単に作れます。 他ツールとの連携 他のOfficeツールとシームレスに連携できます。たとえば、Microsoft Projectで作成したガントチャートをExcelファイルに貼り付けるなどの使い方が可能です。 共同編集 プロジェクトのスケジュールやタスクリストを、外部の関係者やチームメンバーと同時編集できます。 以上のように、Microsoft Projectは、プロジェクト管理に便利な機能を幅広く搭載しています。しかし、多機能ゆえに、ITに詳しくなければ使いこなせない恐れがあるので注意しましょう。 一方、シンプルなUI（デザイン）で直感的に使いこなせる「ナレカン」のようなツールであれば、ITスキル関係なくプロジェクトの情報を残せるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Projectのよくある質問 ここでは、 Microsoft Projectのよくある質問とその回答を紹介します。以下を読んで、Microsoft Projectに関する疑問を解消しましょう。 Q1. 無償版はある？ Microsoft Projectでは、無償版はありません。 無償版とは、無期限でかつ無料で使えるシステムのことです。Microsoft Projectは無償版がない代わりに、無償試用期間の1ヵ月間で導入前に使い勝手を確認できます。 Q2. Microsoft Project試用版の詳細とは？ 試用版では「Project Plan 1、Project Plan 3、Project Plan 5」のうち、選択したプランの機能を試せます。 試用期間が終了すると、該当するサブスクリプション料金が請求されます。ただし、サブスクリプションはいつでもキャンセルが可能なので、キャンセルが完了するとそれ以降請求されることはありません。 Q3. リソース管理できる？ Microsoft Projectでは、リソースの使用率を管理できます。そのため、ボトルネックを早い段階で吸い上げ、必要となるリソースを予測し、プロジェクトを成功に導きます。 Q4. Microsoft Project Onlineとは？ Microsoft Project Onlineは、プロジェクト ポートフォリオを管理するためのサービスです。進行中のプロジェクトが経営に与える影響を管理し、プロジェクトが失敗するリスク回避に貢献します。 なお、上記はMicrosoft Projectに含まれるサービスであるものの、契約プランによって使用できるProject Onlineの機能に差があるので注意しましょう。 参考：Microsoft Project Online サービスの説明｜Microsoft 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Projectの使い方 Microsoft Projectには、プロジェクト管理に役立つ機能が備わっています。以下では、Microsoft Projectの代表的な使い方について解説します。 使い方1｜タスク管理 引用：Microsoft Project公式サイト Microsoft Projectには、タスク管理の機能が豊富に搭載されています。 たとえば、「誰が担当しているか」「何日かかるか」「いつから開始するか」「いつまでに完了するか」が、タスクごとに一覧でチェックできます。メンバーのタスク状況が一目で把握できるので、チームマネジメントで重宝するツールです。 もちろん、日付はスケジュール形式で選択できるので、わざわざ手入力する必要はありません。以上のように、仕事のタスク管理に役立つ機能を簡単に使えるのが、Microsoft Projectの特徴です。 使い方2｜進捗状況の可視化 引用：プロジェクト マネジメント｜Microsoft Project Microsoft Projectでは、ガントチャートの作成によってプロジェクトを効果的に計画できます。 ガントチャートを作成すれば、プロジェクトの全体像を可視化できるので、メンバーのプロジェクトに対する理解度の向上が見込めます。さらに、各メンバーに進捗を入力させればタスクごとの期限が明確になり、正確なプロジェクト管理ができるのです。 また、工数管理や予想日程も明確なため、遅延やトラブルが発生したときには迅速な対処が可能となります。以上のように、ガントチャートの作成でプロジェクトの進捗を簡単に確認できるのが、Microsoft Projectを使うメリットだと言えます。 使い方3｜進捗状況の分析 引用：プロジェクト マネジメント｜Microsoft Project Microsoft Projectでは、分析レポートを作成し、メンバーの進捗状況や働き状況を円グラフや棒グラフで確認することができます。 分析レポートによって、プロジェクトメンバー全員のタスク量が可視化されるため、一人に業務が集中してしまう状況を防ぎます。また、タスクの進捗が遅れているメンバーが分かるので、タスクを調整してプロジェクトを予定通りに進行させられます。 したがって、プロジェクト管理において、メンバーの仕事管理を容易にする分析レポートがある点がMicrosoft Projectならではの特徴と言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Projectの料金プラン一覧 Microsoft Projectのライセンスは、クラウド版/オンプレミス版いずれかで購入できます。 クラウド版 Microsoft Projectクラウド版の料金プランは以下です。（左右にスクロール可） Planner Plan 1（旧Project Plan 1） Planner Plan 3（旧Project Plan 3） Planner Plan 5（旧Project Plan 5） 料金 1,499円/ユーザー/月 4,497円/ユーザー/月 8,245円/ユーザー/月 Project ホーム 〇 〇 〇 グリッド ビュー 〇 〇 〇 ボード ビュー 〇 〇 〇 タイムライン(ガント)ビュー 〇 〇 〇 共同編集 〇 〇 〇 プロジェクトのスケジュール管理 〇 〇 〇 レポート 〇※ただし、Power BIとの連携が必要 〇 〇 ロードマップ 読み取り専用アクセス 〇 〇 リソース管理 － 〇 〇 デスクトップ クライアント － 〇 (最大5台のWindowsPC) 〇 (最大5台のWindowsPC) ポートフォリオ管理 － － 〇 Copilot in Planner (AI機能) － 〇 〇 含まれるアプリ ・Project for the web ・Project Online Essentials3 ・Project for the web ・Project Online ・Project Online デスクトップ クライアント ・Project for the web ・Project Online ・Project Online デスクトップ クライアント たとえば、Project Plan 5であれば、各プロジェクトを比較したリソース配分が可能になるので、リソース管理を最適化したい企業に役立ちます。 また、クラウド版では「Microsoft単体で契約する」「Microsoft 365 プランに追加する形で契約する」いずれも可能です。 オンプレミス版 Microsoft Projectオンプレミス版の料金プランは以下です。（左右にスクロール可） Project Standard 2021 Project Professional 2021 Project Server 料金 120,780円 （買い切り型） 201,490円　（買い切り型） 詳細は要問合せ タスク、レポートの管理 〇 〇 〇 リソース管理 × 〇 〇 Projectデスクトップアプリのインストール 〇 〇 〇 タイムシートの提出 × 〇 × 参考：プロジェクト管理のソリューションとコストを比較｜Microsoft Project 以上の表をもとに、「自社のプロジェクト管理に必要な機能は揃っているか」「料金は見合っているか」を考慮しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Projectは使いにくい？！導入前の注意点 以下では、Microsoft Projectを利用するときの注意点を解説します。事前に注意点を押さえると、自社に適しているか否かをより正確に判断できます。 料金コストが高い 多機能なツールなので、ユーザー1人あたりの料金コストが比較的高く、導入に踏み切れないという企業も少なくありません。また、使わない機能があれば費用対効果が低くなってしまいます。 初心者が使いこなすのは難しい Microsoft Projectは機能が豊富にあるため、直感的な操作で使いこなすのは困難です。たとえば、プロジェクト管理方法においてもロードマップやガントチャートなど複数の選択肢が存在し、初心者には使用ハードルが高いと言えます。 以上のことから、Microsoft Projectを導入するときには、多機能ゆえに生じるデメリットに気をつけなければなりません。したがって、導入前には「十分な費用対効果が得られるか」「誰でも簡単に使えるか」を検討する必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Microsoft Projectと併用すべきツールとは 以下では、Microsoft Projectと併用すべきツールをご紹介します。 Microsoft Projectは、多機能ゆえに「情報をさまざまな場所に残してしまい散らばる」リスクが潜んでいます。また、プロジェクトの成功に必要な「過去の成功・失敗事例」の管理を徹底する機能が備わっていません。 そこで、プロジェクトの情報のみならず、過去のノウハウなどを蓄積できるツールを併用する必要があるのです。また、膨大な情報の中から必要な情報を即座に抽出できるよう、検索性に優れたツールが望ましいです。 結論、プロジェクト管理を成功に導くには、あらゆるプロジェクト関連の情報に即アクセスできる状態で一元管理が可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、テキストや表・画像を載せてプロジェクトの概要や運営に関するノウハウをまとめられます。また、過去の成功・失敗事例を社内に聞ける「質問機能」やAIによる「自然言語検索」があるので、知りたい情報を確実に確かめられます。 あらゆる社内情報を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Projectの口コミ・評判 ここでは、Microsoft Projectを実際に導入したユーザーの口コミ・評判を紹介します。 以下を確認しておけば、導入後の運用イメージを具体的に持てるようになります。 ※こちらでご紹介する口コミ・評判は、ITトレンドより引用しております。 Microsoft Projectの良い口コミ・評判 ここでは、Microsoft Projectの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは、「プロジェクトの進捗を把握しやすい」「プロジェクトに関する業務を一元化できる」との声が寄せられています。 非公開ユーザー、投稿日：2024/7/14 担当しているそれぞれのお客様に対して、どこまで製品の説明が進んでいるのか、打ち合わせは予定通りに進んでいるかなど、工数管理が明瞭になる点が良いと思います。 非公開ユーザー、投稿日：2024/04/10 IT業界でWBSといえばこれ！ガントチャート、稲妻線、リソース管理などの基本的な機能は当然だが、EVMもこれ１つで実現可能。タスクの切り口だけではなく、要員の切り口での見方ができるため平準化の把握も可能。 担当者ごとに進捗が滞っているタスクがないか、期日遅れがないか確認できる。 非公開ユーザー、投稿日：2023/12/26 大日程を引く、進捗を見る、計画変更をする、などが容易にできます。 今全体日程のどこなのか、自分のプロジェクトがクリティカルパスになっていないか、というのが直感的にわかります。 Microsoft Projectの改善点に関する口コミ・評判 ここからは、Microsoft Projectの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。 ユーザーからは「機能が多く使いこなせない」「料金が高い」との声が寄せられています。 非公開ユーザー、投稿日：2024/07/14 Microsoft Projectには機能が多く、使いこなせていない機能も多々あるように感じるので、分かりやすいマニュアルのようなものを、公式に発行してもらえれば嬉しいです。 非公開ユーザー、投稿日：2024/4/10 ライセンスが高い！他のMicrosoft Officeシリーズと同様にフリーのビューアーソフトがあると、管理者だけでなく、末端のメンバーが参照者として使用できてよい。 非公開ユーザー、投稿日：2023/12/26 お値段が高いこと。それに尽きます。機能は十分ですが、フリー版と比べて、この機能にこの値段は出せるのか？と考えると躊躇します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ プロジェクト管理ツールの導入を成功させるコツ プロジェクト管理ツールの導入を成功させるには、まず「導入するハードル」と「運用し続けるハードル」をなくす必要があります。具体的には、以下の通りです。 自社に合った運用方法を明確にする ツールの試用版を利用したとしても、自社に合った運用ができていなければ、結局導入を見送ることになってしまいます。そのため、導入する前に「どのような使い方ができるのか」などの運用設計を専任スタッフに相談しましょう。 サンプルノートを用意しておく 運用設定が明確になった場合、「サンプルノート」を作成しておきましょう。記載例を用意しておけば、使用するイメージが掴めるので、ほかのメンバーが使用するハードルの低下が期待できます。 ガントチャートを使用しない プロジェクト管理の方法として、一般的に「ガントチャート」が挙げられます。しかし、実際にはガントチャートを作成して終わりになってしまい、最後まで運用されないケースも少なくないのです。 以上3点を参考にし、自社への導入を成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Microsoft Projectの使い方や料金・評判まとめ ここまで、Microsoft Projectの機能や使い方、料金プランから評判まで解説しました。 Microsoft Projectは、プロジェクト管理に役立つ豊富な機能と、Office製品との連携により多くの企業で利用されています。一方、多機能性ゆえに高コストな点や、初心者が使いこなすには難しい点に注意しなければなりません。 また、プロジェクトを成功させるには進捗を確認するだけでなく、過去の成功・失敗を踏まえて進めなければなりません。したがって、あらゆるプロジェクトの情報やノウハウを管理するには、Microsoft Projectと「情報管理ツール」を併用すべきだと言えます。 結論、プロジェクト運営に使うべき情報管理ツールはあらゆる情報を蓄積し、即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、プロジェクトを成功させ続けましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

昨今は、複数人で円滑にカスタマーサポートに取り組むため、ITツールを用いる企業が増えています。ITツール上で情報を一元管理するので、個別管理による属人化を解消できる点がメリットです。 たとえば、「Tayori（タヨリ）」は、カスタマーサポートに役立つ機能を備えたツールのひとつです。しかし、なかには、「導入を検討しているものの具体的な活用イメージがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Tayori（タヨリ）の使い方や評判・料金を網羅的にご紹介します。 Tayoriの基本機能や料金プランを知りたい Tayoriを使い方や実際の評判を参考にしたい チーム内の情報共有や顧客対応を効率化できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Tayoriの概要が分かるだけでなく自社に導入すべきかも判断できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Tayori（タヨリ）とは1.1 Tayoriの特徴1.2 「Tayori」と「ほかのカスタマーサポートツール」の違い2 Tayori（タヨリ）の料金体系3 Tayori（タヨリ）の主な機能5選3.1 フォーム作成機能3.2 FAQ作成機能3.3 アンケート機能3.4 チャット機能3.5 AIチャットボット4 Tayori（タヨリ）のフォームの使い方4.1 基本の編集方法4.2 各項目の編集5 Tayoriのメリット・デメリット6 【必見】Tayoriよりもスムーズな顧客対応を実現できるツール6.1 社内のナレッジを簡単に集約でき、すぐに見つけられる「ナレカン」7 Tayori（タヨリ）の口コミ・評判7.1 Tayoriの良い口コミ・評判7.2 Tayoriの改善点に関する口コミ・評判8 Tayori（タヨリ）の使い方や口コミ・評判まとめ Tayori（タヨリ）とは 引用：Tayoriの公式サイト Tayoriとは、株式会社PR TIMESが運営する無料で始められるカスタマーサポートツールです。 株式会社PR TIMESのカスタマーサポートチームの問題解決をきっかけに開発されたツールであるため、より現場の声に寄り添った機能が備わっています。現在までに70,000を超えるユーザーに利用されており、顧客対応の業務効率化をサポートしているのです。 Tayoriの特徴 Tayoriの特徴は、専門的な知識なしでカスタマーサポートに関するWebページを作成できる点にあります。 一般的に、問い合わせフォームやFAQを作成するにはHTMLを使ってWebページを構築する必要があります。しかし、Tayoriはドラッグ＆ドロップやテンプレートを活用して体裁を整えられるので、非開発メンバーや非Webデザイナーでも利用しやすいのです。 したがって、気軽にカスタマーサポートに役立つWebページを作成したい企業にとってTayoriは有効なツールだと言えます。 「Tayori」と「ほかのカスタマーサポートツール」の違い Tayoriとほかのカスタマーサポートツールの違いは、無料から始められる点です。 一般的にカスタマーサポートツールは、無料プランの用意が少なく、料金については問い合わせをする場合が多いです。しかし、Tayoriには無料プランがあるため、導入しようか迷っている場合に操作感を試せます。 また、ノーコードでフォームやアンケートを作成できるだけでなく、テンプレートも豊富なので、無料からでも安心して始められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Tayori（タヨリ）の料金体系 Tayoriでは、以下4つの料金プランが用意されており、無料から利用できます。 フリープラン スタータープラン プロフェッショナルプラン エンタープライズプラン 初期費用（税抜き） 0円 0円 0円 50,000円 基本料金（税抜き） 0円/月 3,800円/月 9,400円/月 25,400円/月 利用ユーザー 1人 3人 10人 11～30名 フォーム・FAQ・アンケート作成数 1つまで 3つまで 無制限 無制限 チャット × 1つまで 3つまで 3つまで とくに、フリープランは利用人数が1名のみと限定されています。したがって、複数人で利用する場合は有料プランの契約が前提となるため注意しましょう。 参考：Tayoriの料金プラン 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Tayori（タヨリ）の主な機能5選 Tayoriでは、5つの機能を利用できます。以下では、各機能を紹介するので、Tayoriで、具体的に何ができるのか知りたい方は必見です。 フォーム作成機能 フォーム作成機能は、問い合わせフォームを作成できる機能です。 作成時はテンプレートを利用でき、問い合わせフォームのほかにも採用フォームなどが用意されています。そのため、フォーム作成に慣れていない方でも簡単に取りかかることが可能です。 また、フォームはリスト形式で受信され、問い合わせを一覧で確認できるのです。さらに、リスト形式で受信した問い合わせフォームは、同じ形態のまま顧客にメッセージ付きで返信できます。 参照：機能一覧（フォーム） FAQ作成機能 FAQ作成機能は、顧客の疑問点の解消に役立つFAQを作成する機能です。 具体的には、質問と回答を入力し、ドラッグ＆ドロップで体裁を整えるとFAQが完成します。 FAQの作成は無料プランでもでき、フォームと連携させて表示も可能です。そのため、お問い合わせ数の削減に役立てられ、顧客満足度の向上につながります。 参照：機能一覧（FAQ） アンケート機能 アンケート機能は、アンケートの作成・配信・集計が可能な機能です。 アンケートの回答形式や項目が自由に選べるほか、回答を自動集計してグラフ化することもできます。また、テンプレートも豊富なので、体裁を統一し、効率的にアンケート調査が可能です。 また、アンケート結果はCSVでのエクスポートもされるので、エクセルやその他の分析ソフトを使って詳細な集計・分析もできるのです。 参照：機能一覧（アンケート） チャット機能 チャット機能は、チャット形式で顧客からの問い合わせに対応できる機能です。 Tayoriのフォーム・アンケート・FAQとの連携にも対応しているので、すぐに対応したいときはチャット、オンラインの場合はフォームといった使い分けもできます。 チャットを設置するには、管理画面で取得したコードをWebサイトに埋め込む必要がありますが、デザインを自由に変更できるので、サイトに合わせたカスタマイズが可能です。 参照：機能一覧（チャット） AIチャットボット AIチャットボットとは、昨年6月にリリースされた、AIがFAQを作成したり、顧客の質問に対するチャットボットの返答を分析したりする機能です。 AIチャットボットを使えば、FAQとチャットボットを一元管理できるようになるので、手動で反映させるなどの無駄な工数がかかりません。ただし、AIチャットボットの利用には月額1万円がかかるので、自社に必要かどうか検討しましょう。 また、チャットボットで常に最適な回答を得るには「ベースとなるFAQの作成」と「こまめな更新」が前提です。そのため、簡単に情報を集約でき、かつ情報の更新に手間がかからないか確かめておくことが大切です。 参照：機能一覧（AIチャットボット） 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Tayori（タヨリ）のフォームの使い方 以下では、Tayoriのメイン機能である「フォーム」の使い方を画像付きで紹介します。 フォームは公式HPでサンプルが公開されており、Tayoriの主な機能より、フォームの「サンプルを試す」をクリックすると以下のように実際の操作感を確かめられます。 基本の編集方法 フォームはブロックごとに分かれており、カーソルをのせるとブロックが青く表示されます。クリックするとサイドバーに編集項目が表示され、編集が可能になります。 たとえば、以下の画像のように「補足説明」に文字を入力すると、フォーム画面にも同様に情報が反映されます。 また、各項目は矢印ボタンで簡単に順番を入れ替えることが可能です。 各項目の編集 ここでは、フォームの各項目に関する具体的な編集方法を紹介します。 ＜見た目の変更＞ サイドバーに表示される各項目を編集すれば、フォームの体裁を整えられます。たとえば、「デザイン設定」からカラーセットを選ぶとフォームの色の変更が可能です。 また、タイトルやボタンごとに自由に背景色やテキストの色を変更できるので、自社に合った雰囲気にフォームの見た目を変えられます。 ＜プレビューの確認＞ サイドバーの「動作プレビュー」からは、フォームが外部からどのように見えるかを確かめることが可能です。動作プレビューをクリックすると、以下の画像のように疑似的な端末が表示されて、スクロールして見た目を確認できます。 動作プレビューからは、「スマホの縦・横の画面表示」と「デスクトップ表示」が確かめられます。 ＜公開設定の変更＞ 以下の設定で、フォームを「公開」「非公開」「期間限定公開」のいずれかに変更できます。期間限定公開では、公開する期間の具体的な指定が可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Tayoriのメリット・デメリット 以下では、Tayoriのメリット・デメリットについて解説します。 Tayoriは機能が制限されるものの、無料プランもあるため、導入するか迷っている場合に試せるのがメリットです。また、フォーム・FAQ・アンケート・チャット作成などの多様な機能が備わっているため、ツールの併用を減らせます。 しかし、ベースとなるFAQを構築するのに、時間と手間がかかる点がデメリットだと言えます。とくに、一から作成を考えている企業の場合は、運用までの段階で躓いてしまう恐れがあるので注意しましょう。 そのため、一からFAQの作成を考えている企業には、情報を集約するのに便利な機能が備わっており、既存データの移行支援も受けられる「ナレカン」のようなツールが最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Tayoriよりもスムーズな顧客対応を実現できるツール 以下では、過不足の無い機能で顧客対応を円滑化するツールをご紹介します。 Tayoriは、フォーム・FAQ・アンケート・チャットにより顧客からの情報を収集するのには便利ですが、社内でのノウハウ共有には機能が不足しています。しかし、顧客対応を円滑化するには、社内で対応方法などのノウハウを共有しておく必要があります。 また、ノウハウを属人化させないためには、ナレッジを蓄積しつつ、こまめに更新できるツールが必須です。したがって、顧客対応のやり方を残しつつ、目的の情報をすぐに探せる「検索性に優れたツール」の利用が適しているのです。 結論、カスタマーサポート業務をはじめとする”社内ナレッジ”の共有には、社内の情報を一元管理し、高精度の検索機能で即確認できるツール「ナレカン」を導入しましょう。 ナレカンに「記事」に顧客対応のノウハウを、ナレッジとしてまとめておけば、業務に不慣れな新人社員でも自力で対応できるようになります。また、AIによる「自然言語検索」で、会話をするように目的の情報を見つけられるので、対応までの時間も短縮できます。 社内のナレッジを簡単に集約でき、すぐに見つけられる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Tayori（タヨリ）の口コミ・評判 ここでは、Tayoriを実際に利用したユーザーの声を紹介します。第三者の客観的な意見を参考に、自社導入可否の判断材料にしましょう。 ※こちらで紹介する口コミ・評判はITreview（アイティーレビュー）より引用しております。 Tayoriの良い口コミ・評判 はじめに、Tayoriの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「低価格で利用できる」「コードの知識が不要なので、自身で修正できる」との声が挙げられています。 非公開のユーザー、投稿日：2024年12月20日 社内外でのコミュニケーションを円滑にしてくれるツールであり、当方では主にメンバーに対する業務フローのQ＆Aや各種フォームなどを中心として活用している。 非公開のユーザー、投稿日：2024年09月07日 利用目的としては自社サイトやスラックといった連絡ツールと連携させて、問い合わせフォームを設置したく利用しました。一番良い所は、クリック1つでサイト内に問い合わせタブを追加できることや、分析ツールのタグを設置できるところです。 非公開ユーザー、投稿日：2023年05月22日 とにかく低価格で作成が可能。分析などもGoogleAnalitics経由で、どのページが見られているかもわかります。ページも色合いなど若干自社サービスのトンマナに合わせることも可能です。管理画面も、使いやすい訳ではないですが、使いにくい訳でもないです。 渡邉 浩基、投稿日：2023年04月11日 フォーム管理機能をメインで使用しており、以前であれば細かい修正もweb制作会社さんに依頼する必要があったがカスタムフォーム項目をいじるだけであればコードの知識も入らずに修正が行えるので問い合わせに至らない方に対しての改善スピードが上がった。 またアンケート作成ではGoogleフォームズよりも簡単にテンプレートから作成が行え、設置項目も多いのでカスタム性の高いアンケートが作成できる。 Tayoriの改善点に関する口コミ・評判 次に、Tayoriの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「無料版で使える機能が少ない」「内容を確認するのに工数がかかる」といった声が挙がっています。 非公開ユーザー、投稿日：2024年12月20日 フォームに回答期限を設ける事ができるようになるといいのかと思った。 非公開ユーザー、投稿日：2024年09月09日 無償版では、画像などの取り扱いが不可。 無償版では同時に１つしか作成できない。 非公開のユーザー、投稿日：2024年06月05日 シンプルなところがとてもいいところですが、アンケート作成で複数に連動した設問等の作成ができないので、内容が濃いアンケート作成には不向きかもしれない。 デザインのカスタマイズの幅が狭い 非公開ユーザー、投稿日：2022年09月13日 メッセージの受け取り手のセキュリティー設定等により返信メッセージを受信しないことがあるようなので、 PC端末、スマートホン端末などあらゆる状況下でも受信いただけるようなものになるとさらに良くなると思います。 また、内容確認をすぐに頂けるようなメッセージ受信ではないので工数がかかってしまうのも開封にかかわるところなのではないかと思っております。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Tayori（タヨリ）の使い方や口コミ・評判まとめ これまで、Tayori（タヨリ）の使い方や口コミ・評判を網羅的にご紹介しました。 Tayoriは、専門的な知識がない人でも簡単な操作でカスタマーサポートに関するWebページを作成できるツールです。ただし、ユーザーからは「思うような使い方ができていない」というような声も見られるので、注意が必要です。 また、結局のところ、顧客対応をスムーズに進めるには「問い合わせの対応履歴を蓄積する」「蓄積したデータを素早く確認できる」ことが欠かせません。ただし、複雑なツールは教育コストがかかるので「誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。 結論、カスタマーサポートなどの業務において導入すべきツールは、社内のノウハウをナレッジとして一元管理できる検索性に優れたツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、迅速なカスタマーサポート体制を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

IT化が進む今日では、複数人が関わる業務の一連の流れを可視化し、各メンバーの作業効率を高めるのに役立つ「ワークフローシステム」を導入する中小企業が増えています。 しかし、「ワークフローシステムの導入を検討しているが、どのようなツールが自社に適しているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのワークフローシステムランキングTOP7と、比較するポイントを中心にご紹介します。 ワークフローシステムの概要や基本機能を知りたい おすすめのワークフローシステムを比較し、導入を検討したい 中小企業から使えるワークフローシステムを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、ワークフローシステムを選ぶときのポイントが分かり、自社への導入の判断材料にできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【簡単解説】 ワークフローシステムとは？1.1 ワークフローとは1.2 ワークフローシステムとは1.3 ワークフローシステムの基本機能2 ワークフローを紙でやり取りするデメリット2.1 円滑にワークフローが進まない2.2 管理に手間がかかる3 ワークフローシステム導入のメリット3.1 フローの高速化と可視化ができる3.2 情報の蓄積と管理が楽になる4 ワークフローシステムを導入するときの注意点4.1 操作が複雑で作業効率が低下する可能性がある4.2 不正アクセスやデータ漏洩のリスクがある5 ワークフローシステムを比較する3つのポイント5.1 （1）機能が自社の課題に適しているか5.2 （2）自社の規模に適しているか5.3 （3）サポートが充実しているか6 無料あり｜中小・大企業におすすめのワークフローシステムランキングTOP76.1 1位【ナレカン】申請書の作成・管理・承認が1か所で完結できるシステム6.2 2位【Stock】中小企業の情報管理を最も簡単にできるシステム6.3 3位【X-point Cloud】手書きの申請書と同じ感覚で利用できるシステム6.4 4位【楽々WorkflowII】データ連携ができるワークフローシステム6.5 5位【Gluegent Flow】豊富な外部システムとの連携できるシステム6.6 6位【HUEワークフロー】集計や分析の機能が充実したシステム6.7 7位【ExchangeUSE】社内のあらゆる申請を一元化するシステム7 【比較表】中小企業から使えるおすすめのワークフローシステム7選8 おすすめのワークフローシステム7選と比較ポイントまとめ 【簡単解説】 ワークフローシステムとは？ ここでは、ワークフローシステムについて解説します。基本機能も解説しているので、ワークフローシステムの導入を検討している方は以下の内容を押さえましょう。 ワークフローとは 「ワークフロー」とは、業務に必要なやり取りの一連の流れのことです。 とくに、複数人が関わる事務手続きや決済、社内稟議の一連の流れをワークフローと言うケースが多くあります。たとえば、社内に新しい機器を導入する場合、上司や部門長などの承認を得るまでの過程をワークフローと呼びます。 また、従来のような紙の申請書の代わりに、電子文書を用いて決裁処理をすることを「電子決裁」といいます。 ワークフローシステムとは ワークフローシステムとは、ワークフローを円滑に進めるためのITツールを指します。 承認すべき紙の資料を手渡しでやりとりしていると、承認者が不在のときにフローが止まってしまいます。そこで、ワークフローシステムを導入すると、システム上で承認が完結するので非対面でも、承認をスムーズに進められるのです。 そのため、ワークフローシステムはとくに「上長の外出が多い」「リモートワークを実施している」場合に役立つと言えます。 ワークフローシステムの基本機能 ワークフローシステムには、以下の基本機能が備わっているサービスが多く見られます。 【機能】 【詳細】 書類作成機能 申請に関する書類や帳票を作成できる機能です。テンプレート機能が備わっているものであれば、書類を作成する手間を軽減できます。 承認機能 提出された申請書などを承認する機能です。サービスによってはシステム上で印影を付けられる場合もあります。 承認フロー設定機能 承認者の設定やフローの工程を設定できる機能です。複数フローを通過して、決裁がされるので、書類や情報の不備によるトラブルを回避します。 外部連携機能 外部のチャットツールや情報共有ツールと連携できる機能です。書類作成やデータ入力の手間の解消につながります。 上記のほかにも、ExcelやPDFに出力できる機能や、自動承認機能が備わったサービスもあります。したがって、ワークフローシステムを導入するときは、基本機能のほかに自社に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ワークフローを紙でやり取りするデメリット ここでは、ワークフローを紙でやり取りするデメリットを2つご紹介します。現在でも、紙の申請書でやり取りをしている方は必見です。 円滑にワークフローが進まない 1つ目に、紙でやり取りするワークフローはスムーズに進まないことが挙げられます。 たとえば、紙であれば直接承認者に手渡ししなければならないため、承認者が不在にしている場合、申請すらできません。その結果、決済にたどり着くまでに相当な時間がかかり、業務が停滞する恐れがあります。 加えて、申請を出せたとしても、紙では進捗を把握できず、都度承認者に状況を確認する手間が生じてしまうのです。一方、ITツールであれば、承認者に連絡を入れずとも状況を可視化できるので、安心してほかの業務に取り組めます。 管理に手間がかかる 2つ目に、申請書の管理に手間がかかってしまいます。 決済が完了した紙の申請書は、後から振り返るために保管しておく必要があります。しかし、紙で保管すると、数が増えれば増えるほど管理が煩雑化してしまい、目的の書類を探し出すまでに時間がかかってしまいます。 以上のように、紙を使ったワークフローはすぐに参照できないので、業務が停滞する原因になりかねません。そのため、「ナレカン」のような社内のあらゆる情報を一元管理し、目的の情報に即アクセスできるワークフローシステムを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ワークフローシステム導入のメリット ワークフローシステムは、社内業務の流れを電子化するシステムです。以下では、ワークフローシステムのメリットをご紹介します。 フローの高速化と可視化ができる まず、ワークフローシステムを導入するメリットとして、フローの高速化と可視化ができることがあります。 ワークフローシステムで申請書を作成すれば、関係者に即座に書類が共有され、承認者はパソコンやスマホがあれば、出先からでも書類の確認・承諾ができます。そのため、決裁までにかかる時間が大幅に短縮されるのです。 また、ワークフローシステムでは、”承認”や”差し戻し”など更新があればすぐに反映されます。つまり、申請者・承認者ともに、申請書が現在どこまで回付されているかが一目瞭然になり、フローの進捗を正確に可視化できるのです。 情報の蓄積と管理が楽になる 情報の蓄積と管理が楽になることも、ワークフローシステムを導入するメリットです。 稟議書や報告書などのワークフローに関わる書類は、後から見返すことも多いため、確実に保存・整理をしておく必要があります。しかし、紙で管理する場合、保管場所の確保やファイリングの手間がかかるのです。 一方、ワークフローシステムで管理すると、書類がどれだけ増えても保管場所が不要なうえ、検索一つで必要な書類を探し出せます。そのため、後から見返すためにわざわざファイリングする手間も省けて、情報管理にかかるコストを軽減できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ワークフローシステムを導入するときの注意点 以下では、ワークフローシステムの導入によって発生する可能性のある注意点をご紹介します。ワークフローシステムの導入を検討するときには、メリットに加えてデメリットもしっかりと理解しておきましょう。 操作が複雑で作業効率が低下する可能性がある まず、ワークフローシステムを導入することで発生するデメリットとして、操作が複雑で難しいことによる作業への影響が考えられます。 ワークフローシステムは、事務手続きなどの流れを体系化しますが、その操作にはある程度のITスキルが求められます。そのため、ワークフローシステム導入後は、誰でも使いこなせるように適切なトレーニングやサポート体制が必要です。 また、多機能なワークフローシステムの場合、誰も使いこなすことができず、かえって非効率になってしまう恐れがあります。そのため、導入するときは「自社にとって必要な機能が過不足なく備わっているか」を重視して選びましょう。 不正アクセスやデータ漏洩のリスクがある ワークフローシステムには、セキュリティ上のリスクもあります。 ワークフローシステムでは稟議書や報告書など、機密性の高い情報を扱います。そのため、外部からの不正アクセスやデータの漏洩などがあった場合、大きな被害を被る可能性があるのです。 そのため、「ナレカン」のような情報セキュリティの国際規格認証を取得しているシステムを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ワークフローシステムを比較する3つのポイント 以下では、ワークフローシステムを比較する3つのポイントをご紹介します。特に、中小企業での導入を想定して、役立つポイントをまとめているので参考にしましょう。 （1）機能が自社の課題に適しているか 1つ目のポイントは、機能が自社の課題に適しているかを確認することです。 システム導入でよくある失敗例が「どうせなら便利そうな機能がたくさんある方が良いだろう」と考えてしまい、多機能なシステムを選ぶケースです。 中小企業では、社内教育に割けるリソースも限られているため、機能が多いと使いこなしたり、使い方を教えたりするのが大変です。一方、大企業では社員一人ひとりのITスキルに偏りが出やすいため、システムを使える一部の社員に業務が集中する恐れがあります。 そのため、「ITに詳しくない方でも簡単に使えるシンプルなツール」が最適です。また、一般的に機能の多さに比例して価格も上がるので、「自社のやりたいことに対して、必要な機能を過不足なく備えたシステム」を選ぶことが重要だと言えます。 （2）自社の規模に適しているか 2つ目のポイントは、自社の規模に適しているかを確認することです。 なぜなら、それぞれのワークフローシステムでは、ターゲットとなる顧客の企業規模が異なるからです。そのため、中小企業が大企業をターゲットにしたシステムを選ぶと、機能や価格などがマッチしない可能性があります。 とくに、中小企業が導入を検討するときには、「あの大企業も使っていて安心感がある」などの理由で選ぶのは避けましょう。導入後に業務に馴染まず、システムの継続を断念せざるを得ない原因になります。 したがって、選定の段階で「自社の規模にマッチしていて、長く使い続けられるか」を確認しましょう。 （3）サポートが充実しているか 3つ目のポイントは「サポートが充実しているか」を確認することです。 ワークフローシステムを導入すると、さまざまなメリットを得られる反面、実際に既存ツールや紙でのワークフローから移行するのが面倒と感じる人も少なくありません。とくに、独自で一から運用方法を設計していくのは、至難の業だと言えます。 そこで、”社内の既存データの移行支援”や”運用設計の提案”をアシストしている「ナレカン」のようなサポート体制が充実しているシステムを使えば、確実に定着する環境をつくれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜中小・大企業におすすめのワークフローシステムランキングTOP7 以下では、中小企業・大企業向けにおすすめのワークフローシステムをご紹介します。 ワークフローシステムは、社内稟議や決済をツール上で完結できる点がメリットです。しかし、ワークフローシステムは多機能なものが多く、使いこなせなかったり、承認ルートの設定に手間がかかったりすることがある点に注意しなければなりません。 そこで、「稟議書や申請書の作成から承認までのフローをスムーズに完結できるツール」を導入すれば、効率の良いワークフローを設計することができます。さらに、誰でも簡単に使えるような操作性であれば、すぐに社内に浸透させられます。 結論、ワークフローシステムには申請書の作成・管理・承認が1か所で完結できるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンは、作成した申請書や稟議書を簡単に管理・共有でき、管理者が公開する情報やメンバー権限をコントロールできるため、不正アクセスやデータ漏洩を防止できます。また、「承認フロー機能」も備わっているので、承認者は適切な判断のもと円滑にフローを進められます。 1位【ナレカン】申請書の作成・管理・承認が1か所で完結できるシステム 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 2位【Stock】中小企業の情報管理を最も簡単にできるシステム Stockは中小規模企業向けのワークフローシステムです。 「Stock」では、申請に関する情報をまとめて共有できる「ノート」があり、ノートに紐づく「メッセージ」で申請依頼から承認報告までやりとり可能です。また、特定の人のみが書類を閲覧したり、承認者のみが書類を編集したりできるように制限をかけられます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3位【X-point Cloud】手書きの申請書と同じ感覚で利用できるシステム ＜X-point Cloudの特徴＞ ワンクリックで承認できる 申請された書類をワンクリックで承認できるため、決裁までの流れがスムーズです。 設備投資不要のクラウドサービス 導入時に専用のサーバー設備が不要なため、すぐにシステムを利用できます。 ＜X-point Cloudの機能・使用感＞ 入力補助機能 日付をカレンダーで入力したり、数値を自動計算したりする機能が備わっています。手入力の手間を減らしたい場合に便利です。 承認ルート診断 承認が上手く進むか、事前に確かめることができる機能です。診断結果も表示されるので、承認ルートの修正もしやすくなっています。 ＜X-point Cloudの注意点＞ 基本容量が1TBである いずれのプランでも基本容量は1TBのため、それ以上の容量を必要とする場合は別途増設する必要があります。（※最大容量10TB） 検索機能が不便 ユーザーの口コミでは、「検索できる箇所が限られているので、稟議本文の検索ができるようになると良い。大文字・小文字、全角半角はすべて別として判断されるので表記揺れに注意。」といった声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜X-point Cloudの基本料金＞ 導入にかかる初期費用は0円で、スタンダードとプリペイドで料金が異なります。 スタンダード：基本機能20,000円＋サービス料500円/ユーザー/月（月額） プリペイド：基本機能228,000円＋475円/ユーザー/月（年額） X-point Cloudの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4位【楽々WorkflowII】データ連携ができるワークフローシステム ＜楽々WorkflowIIの特徴＞ 多言語に対応している 日本語だけでなく英語・中国語に対応しているため、国際間のワークフローも実現できます。 セキュリティが高い ユーザーの権限を45種類に分けて設定可能で、キャビネットやフォルダにユーザー・グループ単位で権限を付与できます。 ＜楽々WorkflowIIの機能・使用感＞ デザインテーマが多彩 デザインテーマが豊富で自由度が高いため、用途や使いやすさに合わせて画面の構成を変更できます。 サポート体制が充実 オンサイト・オンラインによる導入サポートやノウハウ検索、逆引き辞書が利用できるサポートサイトがあります。 ＜楽々WorkflowIIの注意点＞ 検索機能が不便 ユーザーの口コミには「過去の文書の検索に時間がかかりすぎるので、作成者・日にち・文書種類などで検索できる機能があると良いと思います。」との声があります。（参考：ITreview） 教育コストがかかる ユーザーの口コミでは、「グループや仮想ユーザー、権限付与などの概念を理解する必要があるため、使いこなすまでに時間がかかる」といった声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜楽々WorkflowIIの基本料金＞ 楽々WorkflowII 基本ライセンス 250万円～ 楽々WorkflowII Cloud 初期費用5万円＋基本料金1万円/月＋1ユーザー料金500円/月 楽々WorkflowII Cloud 環境契約 要問い合わせ 楽々WorkflowIIの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 5位【Gluegent Flow】豊富な外部システムとの連携できるシステム ＜Gluegent Flowの特徴＞ 外部システムとの連携が充実 各種アプリや電子契約サービスとの連携に長けており、業務とシステムをつなぎ、自動化やプロセスの最適化に貢献します。 導入から運用までのサポート クラウドコンシェルジュ（検索をかけて、疑問を解消することができるサービス）で、システムのナレッジやサポートを受けられます。 ＜Gluegent Flowの機能・使用感＞ フロー作成 フローの作成が直感的なので、初心者でもすぐに使いこなすことができます。 ドキュメントの自動作成 既存のデータを使えばドキュメントの自動作成も可能です。ただし、Google Workspaceとの連携が前提となります。 ＜Gluegent Flowの注意点＞ GoogleやMicrosoftのアカウントが必須 ユーザーの口コミでは、「非常勤の方やパートの方で企業ドメインを持ってない方が使用する場合があるため、アカウント作成のためにはGoogleやMicrosoftのアカウントが必須のためどのアドレスでも使用できるようにしてほしい」といった声が寄せられています。（引用：ITreview） 項目をカスタマイズできない ユーザーの口コミでは、「検索項目・表示項目をカスタマイズができるとよい。モデル内の項目を検査項目に追加可能になると検索の時間を短縮することができる。」といった声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜Gluegent Flowの基本料金＞ Basicプラン：400円/ユーザー/月 Businessプラン：500円/ユーザー/月 Premiumプラン：1,200円/ユーザー/月 Gluegent Flowの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 6位【HUEワークフロー】集計や分析の機能が充実したシステム ＜HUEワークフローの特徴＞ データを管理し活用するレポート 過去のデータを管理し、数値を伴う集計や分析も表計算ソフトと同じように利用可能です。 段階的な差し戻し機能 申請者への差し戻しだけでなく、各ステップの承認者に差し戻しが可能です。 ＜HUEワークフローの機能・使用感＞ 自動計算・自動補完 450以上の関数を搭載し、申請者が入力した情報に応じて、自動計算・自動補完がされるため、必要最低限の入力で申請が完了します。 承認フロー図の作成 承認フローは人物や図形のアイコンをドラッグ＆ドロップして作成します。視覚的に分かりやすい承認フロー図を作りたい方にお勧めです。 ＜HUEワークフローの注意点＞ Excel以外で作成した申請書では一手間かかる ユーザーの口コミでは、「稟議書のフォーマットがエクセルなので、ワード等の別アプリで作成していた場合、テンプレートの移行にひと手間かかる」といった声が寄せられています。（引用：ITreview） 容量の追加は10GB単位である 容量の追加は10GBごとであるため、細かく追加したい方は注意が必要です。 ＜HUEワークフローの基本料金＞ 月額プラン（後払い）：300円/ユーザー/月 HUEワークフローの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 7位【ExchangeUSE】社内のあらゆる申請を一元化するシステム ＜ExchangeUSEの特徴＞ 組織マスタを複数管理可能 各業務ごとの都合を踏まえて、柔軟にマスタ（業務で扱う基本的なデータ）を設定できるので、旧組織から新組織に切り替わるときも手間がかかりません。 オンプレミス/クラウド/パブリッククラウドを選べる オンプレミス/クラウド/パブリッククラウドの3種類が展開されているため、自社のニーズに合わせた選択ができます。 ＜ExchangeUSEの機能・使用感＞ カスタマイズ性が高い スマートフォンオプション機能や電子帳簿保存法オプション機能など自由にカスタマイズが可能で、汎用性が高いです。 部門宛先指定機能 ユーザーではなく部門を宛先として書類を送信できるため、一人一人に送る手間が省けて便利です。 ＜ExchangeUSEの注意点＞ 運用コストが高くなる ユーザーの口コミでは、「多くの要件を満たせる反面、設定が複雑になり、管理者の運用コストが高くなる」といったカスタマイズ性が高いがゆえの意見が寄せられています。（参考：ITreview） 経費申請承認ルートが分からない ユーザーの口コミでは、「経費申請した際、承認ルートが申請者にわからず、決裁終了までわからなかった」といった声が寄せられています。（参考：ITreview） ＜ExchangeUSEの基本料金＞ 以下は、クラウド型とオンプレミス型のそれぞれの料金プランです。 ExchangeUSE XG（クラウド型） 初期契約費：15万円 フリースタイルデザイナー基本ライセンス：7,200円 標準ユーザーライセンス：6,000円/ユーザー/年（20名～） WORKFLOW PACKAGE（オンプレミス型） フリースタイル ワークフロー：70万円（税別）/100名 旅費・経費精算 ワークフロー：100万円（税別）/100名 勤怠管理 ワークフロー：100万円（税別）/100名 ExchangeUSEの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】中小企業から使えるおすすめのワークフローシステム7選 以下は中小企業におすすめのワークフローシステム7選の比較表です。（表は右にスクロールできます。） ナレカン Stock X-point Cloud 楽々WorkflowII Gluegent Flow HUEワークフロー ExchangeUSE 特徴 申請書の作成・管理・承認が1か所で完結できるシステム 中小企業の情報管理を最も簡単にできるシステム 手書きの申請書と同じ感覚で利用できるシステム データ連携ができるワークフローシステム 豊富な外部システムとの連携できるシステム 集計や分析の機能が充実したシステム 社内のあらゆる申請を一元化するシステム シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 スマホ対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】※スマートフォンオプションで別料金が発生 外部連携 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】※3システム単位で別料金が発生 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 基本容量が1TBである 教育コストがかかる GoogleやMicrosoftのアカウントが必須 Excel以外で作成した申請書では一手間かかる 管理者の運用コストが高くなる 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランなし ・有料プランは500円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは500円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは400円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プランは300円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プラン（クラウド版）は初期費用15万＋基本ライセンス7,200円＋基本ライセンス6,000円/名～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「X-point Cloud」の詳細はこちら 「楽々WorkflowII」の詳細はこちら 「Gluegent Flow」の詳細はこちら 「HUEワークフロー」の詳細はこちら 「ExchangeUSE」の詳細はこちら 上記の比較表を参考にして、自社に合ったワークフローシステムを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのワークフローシステム7選と比較ポイントまとめ ここまで、おすすめのワークフローシステムや比較するポイントを中心に紹介しました。 ワークフローシステムを導入すると、フローを可視化したり情報が管理しやすくなったりするメリットが得られます。ただし、サービスによって備わっている機能が異なるので、自社の課題や規模にあったものを選びましょう。 とくに、高度なワークフローシステムでは、使いこなせなかったり承認ルートの設定に手間がかかったりして、そのうち形骸化してしまいます。したがって、ITに詳しくない方でも簡単に使える操作性のツールを導入しましょう。 結論、ワークフローシステムには、申請書の作成・管理・承認が1か所で完結できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内のフローを円滑化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】社内稟議とは？稟議の種類や必要な項目、書き方のコツを紹介

社内wikiは、社内の情報を一元管理して業務を効率化できるビジネスツールのひとつです。ビジネスでは多数の情報を取り扱うので、社内wikiを導入し、多様な働き方に順応しながら業務効率化を実現する企業が増えています。 しかし、「社内wikiの導入を検討してはいるものの、活用イメージが湧かず導入に踏み切れない」または「導入しても効果が発揮できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は社内wikiの主な使い方や注意点、おすすめのツール6選をご紹介します。 社内wikiの基本的な使い方や導入するメリットが知りたい 自社に合った社内wikiを作成して、円滑なノウハウ共有を実現したい 誰でも簡単に社内wikiを運用できるツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適な社内wikiツールが分かり、社内情報として活用できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内wikiとは2 社内wikiの基本的な使い方2.1 使い方1｜社内ルールの共有2.2 使い方2｜プロジェクトなどの要件の記載2.3 使い方3｜ノウハウの共有3 社内wikiの導入で得られる3つのメリット4 社内wikiとして使えるオススメツール6選4.1 【ナレカン】社内のナレッジ管理に最適なツール4.2 【Stock】最も簡単に社内wikiの運用が実現するツール4.3 【esa】チームで情報を育てるツール4.4 【Kibela】自律的なチームになる情報共有ツール4.5 【DocBase】セキュアな情報共有が可能なツール4.6 【Notion】社内の情報管理使える多機能ツール4.7 【Kintone】あらゆる業種に対応できる情報共有ツール5 社内wikiに役立つツール比較表まとめ6 社内wikiの選定ポイント3選6.1 （1）情報を蓄積しやすいか6.2 （2）情報をすぐに見つけられるか6.3 （3）情報を管理しやすいか7 【失敗しない】社内wikiを浸透させる3つの運用方法7.1 （1）最低限の運用ルールを設ける7.2 （2）アクセス権限を管理する7.3 （3）テンプレートを活用する8 失敗しない社内wikiの選び方や運用ルールまとめ 社内wikiとは 社内wikiとは、社内や組織内における知識・情報を共有したり蓄積したりする情報管理システムを指します。 社内wikiを活用すれば、共有すべき情報を一か所で管理できるので、ノウハウを確認したいときや引き継ぎにも有用です。 具体的には、プログラミングの方法や営業ノウハウをまとめたマニュアルを投稿すれば、新人社員は後から何度でも見返して疑問点の自己解決につなげられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内wikiの基本的な使い方 ここからは、具体的な社内wikiの使い方についてご紹介していきます。社内wikiツールの利用パターンを把握し、自社でイメージしていた利用方法とマッチするかを確認しておきましょう。 使い方1｜社内ルールの共有 1つ目の使い方は、社内ルールの共有です。 たとえば、申請書の書き方やゴミの出し方など、社内には全社員に共通で知っておくべき多くのルールがあります。しかし、口頭での共有は業務を中断して行う必要があったり、再度伝える際には手間がかかったりしてしまいます。 社内wikiに記載しておくと、常時社内のルールが公開されている状態になり、社員は都合の良いタイミングで社内wikiを閲覧できます。 使い方2｜プロジェクトなどの要件の記載 2つ目に、社内wikiはプロジェクトに関する要件や仕様など、関わるメンバーが認識しておくべき事柄をまとめる用途にも利用できます。 多くの社内wikiツールには、プロジェクトや部署ごとに、wikiを分類できる機能があります。カテゴリー内にまとめて情報を管理しておくことで、必要な情報のみを任意のメンバー間で共有でき、認識齟齬を防止します。 以上のように、wikiを通した情報共有をすれば、ほかのプロジェクトの情報が混ざったり埋もれたりして、プロジェクト管理が上手くいかないストレスが発生しません。 使い方3｜ノウハウの共有 3つ目に、社内wikiでは日々の業務の中で蓄積された各自のノウハウの共有もできます。 属人化されたノウハウを社内で共有すれば、会社全体の知識の底上げや生産性向上、教育コストの削減が期待できます。ただし、社内wikiをノウハウ共有の場として利用する場合には、ノウハウの書き込みや閲覧がしやすい状態を作らなければなりません。 そこで、誰でも簡単に情報を残すことができ、情報へのアクセス性も優れた「ナレカン」 のようなツールなら、すぐに社内に浸透するので、ノウハウの共有もスピーディーに実現します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内wikiの導入で得られる3つのメリット ここでは、社内wikiの導入で得られるメリットについてご紹介します。社内wikiの浸透に成功した企業は、既に以下のメリットを全体で共有できているのです。 業務の効率化 個人の知識や経験をノウハウとして社内wikiに蓄積すると、次回同じ業務を担うメンバーの作業時間を短縮できるようになるので、業務全体の効率化に繋がります。 リアルタイムでの情報更新 複数の従業員が同時にページを編集・更新することができれば、チーム全体でのプロジェクト管理やアイデアの共有が容易になります。また、最新の情報が常に反映され、古い情報による混乱を防ぐことができます。 ナレッジの共有と蓄積 業務マニュアルや進捗状況などを社内で共有・蓄積することで、いつでもマニュアルを参照でき、作業の属人化を防げます。 このように社内wikiへ情報を格納しておくと、アナログな管理ではできなかった業務フローが実現します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内wikiとして使えるオススメツール6選 以下では、使いやすい社内wikiを6選ご紹介していきます。 社員の知識や情報を全体で共有・管理しないと、ノウハウが属人化し、業務効率の低下を招きます。そこで、社内全体での運用を実現するためには、「誰でも簡単にノウハウ共有できる社内wikiツール」の導入が必須です。 ただし、情報の重要度によって共有すべきメンバーが異なったり、反対に全員に届かなければならなかったりする場合があります。そのため、自由に社内wikiの共有先を設定できる機能があると安全に運用可能です。 結論、自社が導入すべきツールは、誰でも簡単に社員のノウハウを一か所に集約し、投稿の一斉周知も可能な「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはあらゆる画像やファイルを添付できるうえ、管理者が公開する情報の範囲やメンバーを自由に設定可能です。また、「社内お知らせ機能」を使えば、掲示板のようなイメージで、全社向けに情報を一斉周知できるので便利です。 【ナレカン】社内のナレッジ管理に最適なツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】最も簡単に社内wikiの運用が実現するツール 「Stock」は、ノート形式で情報を書きこんでストックできるシンプルなツールです。 Stockの「ノート」には、情報を書き込んだり、画像やファイルを添付したりでき、さらには任意のメンバーにリアルタイムで共有可能です。また、ノートに紐づく「タスク」や「メッセージ」を使えば、”定期的な情報の更新”や”社内wikiに関する質疑応答”など付随する業務負荷も軽減できます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【esa】チームで情報を育てるツール ＜esaの特徴＞ wiki作成へのハードルが低い 情報を育てることを前提とし、記事を書き途中でも共有できるため、不完全でも早いタイミングでの共有を促します。気軽にwikiを作成・更新できるというハードルの低さが魅力のツールです。 無料試用期間が長い チーム作成後、2か月間のフリートライアルがあります。社内への浸透にかけられる時間が長いので、効果を十分に確かめられます。 ＜esaの機能・使用感＞ プレビューを見ながら編集できる プレビューをみながら編集作業を進められるので、完成をイメージしながら書くことができます。 マークダウンでの記述が可能 マークダウンでの記述に対応しており、文字の装飾や文章の構造を思い通りに変更できます。また、マークダウンでの記法を知らなくてもツールバーを使用して書くこともできます。 ＜esaの注意点＞ 記事・カテゴリ毎に閲覧権限を実装することができない チーム内で記事・カテゴリ毎に閲覧・編集権限を設定することができないため、メンバー全員が閲覧・編集可能になってしまいます。 社外への共有方法が分かりにくい 利用しているユーザーからは「社外の人に共有する際のやり方が少し分かりづらく、業務委託に共有したい場合などが煩雑さがあり社外共有には適していない」という声があります。（参考：itreview） ＜esaの料金体系＞ 500円/ユーザー/月 esaの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Kibela】自律的なチームになる情報共有ツール ＜Kibelaの特徴＞ インポート機能 他の記事から簡単にインポートできます。既存の場所から社内wikiを移動させる場合に役立ちます。 生成AIの実装 Kibelaでも生成AIを活用した機能が次々と実装されています。それにより、記事の添削を実行したり、Slack上の内容を要約したりできるようになっています。 ＜Kibelaの機能・使用感＞ 全文検索機能 高速な全文検索機能により、必要な情報を迅速に見つけることができます。検索キーワードに基づいて、関連するドキュメントやノートを瞬時に表示することも可能です。 コメント機能 記事に対してコメントを残せる機能が備わっているので、機能を通じて、活発な議論とフィードバックが可能です。これにより、情報の改善やアイデアの共有が促進され、チーム全体のコミュニケーションが活性化します。 ＜Kibelaの注意点＞ 機能の詳細が分かりづらい 便利な機能が揃っているものの、それぞれの機能の詳細はサイト上からは確認できないため、問い合わせが必要です。 学習コストがかかる 利用しているユーザーからは「高機能ゆえに多少の学習コストがあり、非エンジニア職のチームメンバーには導入が難しいので、ハンズオンが充実すると嬉しい。」という声があります。（参考：ITトレンド） ＜Kibelaの料金体系＞ コミュニティープラン：無料 ライトプラン：￥550/ユーザー/月 スタンダードプラン：￥880/ユーザー/月 エンタープライズプラン：￥1,650/ユーザー/月（年間契約） Kibelaの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【DocBase】セキュアな情報共有が可能なツール ＜DocBaseの特徴＞ シンプルなデザイン シンプルなデザインで誰でも直感的に利用でき、ITに詳しくない社員でも簡単に操作できるよう設計されています。これにより、導入時のトレーニングコストも削減できます。 高度なセキュリティ機能 DocBaseは企業の機密情報を守るために、データの暗号化やアクセス制御など、最新のセキュリティ対策が施されています。 ＜DocBaseの機能・使用感＞ タグで管理できる 作成したメモにタグをつけることで管理できます。しかし、メモが増えていくにつれタグも乱雑となり、管理に手間がかかるため、タグ作成のルールなどを設けると良いでしょう。 公開範囲を設定できる メモを公開するにあたって、範囲を設定できます。特定のメンバーにのみ共有できるため、情報の氾濫を防げます。 ＜DocBaseの注意点＞ 外部サービスとの連携が弱い 外部サービスとの連携が7ツールに限られており、利用しているユーザーからは「連携が強化されるとありがたい」という声があります。（参考：itreview） 共同作業が難しい 利用しているユーザーからは「共同作業していると、画面が入力している方に飛んだり、勝手にスクロールするためそこはとても難儀している。」という声もあります。（参考：itreview） ＜DocBaseの料金体系＞ スタータープラン：990円/月（ユーザー数3人） ベーシックプラン：4,950円/月（ユーザー数10人） レギュラープラン：9,900/月（ユーザー数30人） ビジネス100プラン～：21,450円/月～（ユーザー数100人～） ※1,000人を超える場合は問い合わせが必要です。 DocBaseの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Notion】社内の情報管理使える多機能ツール ＜Notionの特徴＞ 情報を社内wikiに残せる 社内に蓄積したナレッジをwikiの形でストックできるので、ノウハウ共有がしやすくなります。 外部ツールと連携できる Notionは「Slack」や「Googleカレンダー」と連携することが可能です。Notionに残した情報やタスクを、普段使っているツールでも確認できるようになります。 ＜Notionの機能・使用感＞ 豊富なテンプレート機能 簡単に使えるテンプレートが豊富で、情報入力の手間が削減されます。これにより、情報の標準化と一貫性を保ちながら、作成時間を短縮できます。 タスク管理機能 規模に問わず、あらゆるタスクやToDoの管理に最適です。 ＜Notionの注意点＞ 多機能で複雑 利用しているユーザーからは「AI機能など様々な機能がありますが、どのように使えばよいか使い方が分からないことがあります。」という声が挙がっています。（参考：ITreview） 反映に時間がかかることがる 利用しているユーザーからは「グループで使用している際に共有した場合、リアルタイムで反映されていないことがあったり、見出しの設定ができなくなったり等のバグがあることがある」という声があります。（参考：ITreview） ＜Notionの料金体系＞ フリー：無料 プラス：2,000円/メンバー/月 ビジネス：3,000円/メンバー/月 エンタープライズ：要問合せ Notionの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Kintone】あらゆる業種に対応できる情報共有ツール ＜Kintoneの特徴＞ 「アプリ」システム 仕事の数だけ業務システムを追加できる「アプリ」を利用できます。「アプリ」にはデータを蓄積・一覧・検索できるデータベース機能があり、ファイルや写真の添付やデータのグラフ化も可能です。 「スペース」機能 「スペース」機能とは、プロジェクトやタスクを進行するにあたって、必要なやり取りを集約することができる「場」のことです。社内wikiの蓄積に役立ちます。 ＜Kintoneの機能・使用感＞ カスタマイズしやすい 部署・業種別に100以上もあるサンプルアプリから必要な機能をピックアップできるので、どの機能が必要かまだ明確でなくても始めやすい点が魅力的です。 直感的な操作 アプリ作成の際に特別な知識や技術がいりません。直感的な操作でアプリを作成でき、非IT部門の方でも自分たちでチームの業務アプリを作成できます。実際に公式ページで操作体験もできます。 ＜Kintoneの注意点＞ 料金が高い 一人当たりの料金が比較的高いので、コストを押さえて使いたいというケースにはミスマッチな可能性があります。また、接続できる端末の制限など、社外からのアクセスに対する高度なセキュリティは有料です。 検索機能が見づらい 利用しているユーザーからは「検索した時の表示結果が見づらい。アプリ内に添付されているものが複数ある場合、それらを個別にピックアップしてしまう。」という声があります。（参考：ITトレンド） ＜Kintoneの料金体系＞ 基本料金 ライトコース：1,000円/ユーザー/月 スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月 ワイドコース：3,000円/ユーザー/月 ゲスト料金 700円/ユーザー/月 (ライトコース) 1,440円/ユーザー/月 (スタンダードコース、ワイドコース) Kintoneの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内wikiに役立つツール比較表まとめ 以下は、社内wikiに役立つツールの比較表です。それぞれ特徴や機能性が異なるため、比較したうえで自社にマッチするツールを導入しましょう。 ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 esa Kibela DocBase Notion Kintone 特徴 社内のナレッジ管理に最適なツール 最も簡単に社内wikiの運用が実現するツール チームで情報を育てるツール 自律的なチームになる情報共有ツール セキュアな情報共有が可能なツール 社内wikiとして使える多機能なツール あらゆる業種に対応できる情報共有ツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 メッセージ機能 【〇】 【〇】 【✕】※記事へのコメントは可能 【✕】※記事へのコメントは可能 【✕】※記事へのコメントは可能 【〇】 【〇】 テンプレート機能 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上の利用が前提 エンジニア向けのツールである 検索精度が低い タグの管理に手間がかかる 多機能で使い慣れるのに時間がかかる 高度なセキュリティは有料 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランなし ・有料プラン：500円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プラン：550円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プラン：990円/月（ユーザー数3人）～ ・無料プランあり ・有料プラン：2,000円/ユーザー/月 ・無料プランなし ・有料プラン：1,000円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「esa」の詳細はこちら 「Kibela」の詳細はこちら 「DocBase」の詳細はこちら 「Notion」の詳細はこちら 「Kintone」の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内wikiの選定ポイント3選 以下では、実際に社内wikiを選ぶときのポイントについて解説します。便利な機能や特徴を持つ社内wikiですが、自社に適したものでなければ、使われずに無駄になってしまうため、慎重に検討しましょう。 （1）情報を蓄積しやすいか 社内wikiを完成させるための前提として、社員が自ら情報を書き込んで提供する必要があります。しかし、この段階でつまづき情報がうまく蓄積されない可能性があるのです。 原因としては、社内wiki作成の難易度が高いことが挙げられます。そのため、一からファイルを作って格納する形式ではなく、記事に直接ノウハウを書き込んだり、画像やＰＤＦを添付したりして共有できるツールを活用すべきです。 また、社内wikiをストレスなく作成するために、テンプレートを登録可能な機能があれば、都度フォーマットを 考える手間が省けて社員の負担が軽減されるので、情報の蓄積が自然と実現するのです。 （2）情報をすぐに見つけられるか 社内wikiを業務に活用するには、蓄積されたwikiから欲しい情報がすぐに見つからなければなりません。 社内wikiは、業務マニュアルやプロジェクトの進捗が共有されるため、目的の情報が素早く確認できないと作業を迅速に進められません。 そのため、全社員が簡単に情報にアクセスできるように、「検索機能」が優れた社内wikiツールの導入を検討しましょう。とくに、ヒット率が高く、検索結果が瞬時に提示されるツールであれば、ストレスなく情報が見つかります。 （3）情報を管理しやすいか 社内wikiには、企業のさまざまな情報が蓄積されるため、適切な管理が求められます。 社内wikiに記載されている情報やデータをもとに、プロジェクト計画を立てたり、人員を配置したりしていきます。しかし、むやみやたらに情報が公開できる状態では、誤った情報だったとしても鵜呑みにしてしまい、業務に支障をきたすことになりかねないのです。 したがって、担当者が作成された情報に誤りがないか確認してから共有する仕組みが必要です。たとえば、ITツール「ナレカン」の「承認フロー機能」を使えば、担当者は申請された社内wikiの情報を精査してから情報公開可能なので、社内情報を安全に取り扱えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【失敗しない】社内wikiを浸透させる3つの運用方法 ここでは、社内wikiの導入後、いち早く企業全体で使用してもらうための方法について解説します。社内wikiを活用していくためにも以下のポイントをおさえておきましょう。 （1）最低限の運用ルールを設ける 社内wikiの継続利用を促進するためにも、管理担当者や社内wikiの運用チームは、運用に必要な最低限のルールを定めておきましょう。 社内wikiを導入しても、運用ルールがない状態では、運用の効果が個人の使い方に委ねられてしまい、かえって逆効果となりかねません。そのため、社内wikiは部署ごとで分けるのではなく1つに絞り、運用ルールも社内全体で統一することで定着化を図れます。 また、初めから厳しいルールを展開するのではなく、特定の部署（スモールチーム）からスタートし、ルールを付け加えながら徐々にほかの部署に展開していく方法もおすすめです。 （2）アクセス権限を管理する 情報によって管理者を限定したり、閲覧を制限することも重要です。 たとえば、だれかれ構わず情報にアクセスできる環境では、社内wikiにある情報を誤って誰かが編集・削除してしまい、正確な情報がわからなくなるリスクが伴います。そのため、社内wikiに情報を書き込むのを躊躇するメンバーもでてきてしまうのです。 以上のように、権限設定をしなければ、間接的にプロジェクトの進行に支障をきたすケースがあるため、社内wikiの内容ごとに作成・閲覧・編集できる社員を設定しましょう。 （3）テンプレートを活用する 社内Wikiを浸透させるには、テンプレートを活用することも重要です。 テンプレートが搭載されているツールを導入すれば、書くことが明確となり、気軽に投稿できるため、社員の投稿意欲も増します。また、閲覧する側も同じ形式で書かれていた方が見やすくなります。 したがって、社内wikiでの情報共有を活発化するためにも、ボタン1つで定型の記載内容を呼び起こせて、かつその情報を管理できる「ナレカン」のようなツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 失敗しない社内wikiの選び方や運用ルールまとめ これまで、失敗しない社内wikiツールの選び方や運用ルール、おすすめのツール6選についてご紹介しました。 社内wikiを導入すれば、情報の一元化による業務効率化やナレッジの共有などのメリットが得られます。そのため、多くの企業や組織で社内wikiを運用できるツールが使われています。 しかし、社内wikiの使い方は、社内ルールの共有からプロジェクトに関する情報の共有までさまざまであり、社内wikiの浸透には運用ルールを定める必要があります。そのため、過不足ない機能で誰でも簡単にノウハウを共有・管理できるツールを選定すべきです。 結論、社内wikiの作成には、社内のあらゆる情報を簡単に蓄積でき、適切に管理できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内wikiの運用を定着させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内wikiとは？おすすめツール9選と失敗を防ぐコツを解説（無料あり）