【オープンソース】Knowledgeとは？使い方や注意点まで紹介
ビジネスにおいて、業務のノウハウや知見といった「ナレッジ」の共有は重要です。今日では業務における属人化を予防するため、社内wikiやマニュアルをITツールで作成する企業が増えています。
たとえば、Markdown記法で文書を作成できるツール「Knowledge（ナレッジ）」を使えば、見やすい形式で情報を残せるのです。しかし、「Knowledgeの機能や使い方が分からず導入に悩む」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オープンソース（OSS）ツール「Knowledge」の機能や料金、使い方を網羅的にご紹介します。
- Knowledgeの概要や使い方を知りたい
- 利用する注意点を踏まえてKnowledgeの導入を検討したい
- 社内wikiや社内のナレッジをスムーズに管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、Knowledgeの活用方法が分かるだけでなく、自社のナレッジベースの構築に最適な方法が見つかります。
目次
オープンソースツール（OSS）｜Knowledge（ナレッジ）とは
以下では、Knowledgeの特徴や機能を紹介します。Knowledgeとほかの社内wikiツールとの違いを把握したうえで、自社に合ったツールか判断しましょう。
「Knowledge」と「ほかの社内wikiツール」との違い
Knowledgeとは、社内の情報やナレッジの共有に役立つツールです。「Knowledge」と「ほかの社内wikiツール」の違いとして、ソースコードが公開されている点とMarkdownに対応している点が挙げられます。
ソースコード（プログラミングの情報）が公開されているので、自社に合ったツールにカスタマイズすることができます。
また、Markdown記法（文章の体裁を整える記載方法）で編集する仕様になっているため、重要な箇所を目立たせられます。したがって、「自社に合う社内wikiツールが欲しい」「社内にエンジニアが多い」場合にKnowledgeの利用が適していると言えます。
Knowledgeの料金
Knowledgeはオープンソースのため、無料で利用可能です。
Knowledgeの機能
Knowledgeの機能は、以下の5つがあります。
- ナレッジ共有
- ファイル添付
- 検索
- 共同編集機能
- ソーシャル
Markdown記法でナレッジを記載して、公開範囲を設定するとメンバーと共有できます。
ファイルを添付し、管理できます。
キーワードやタグに加え、添付ファイルに書かれたテキストも検索できます。
共同編集者を選択すれば、文書の共同編集が可能になります。
ページに付随する「コメント」や「いいね」機能によるコミュニケーションが可能です。
以上のように、Knowledgeは社内wikiやマニュアルの作成・共有・管理に便利な機能を豊富に搭載しているのです。
Knowledgeの使い方
ここでは、Knowledgeの使い方を解説します。以下の使い方を押さえ、自社で活用するときのイメージを深めましょう。
使い方1｜インストールする
Knowledgeをインストールするには、以下の手順で進めます。
- はじめに、「Java（version8以降）」をインストールします。
- 「Tomcat（8.0以降）」をインストールします。
- 「knowledge.war」をダウンロードします。
- Tomcatの「webappsディレクトリ」にknowledge.warを置くと、warが利用可能になり、Knowledgeを使い始められます。
上記の4ステップを踏まえて、Knowledgeの利用を開始しましょう。ただし、かなり複雑な設定や操作が必要となるため注意が必要です。
使い方2｜ナレッジを登録する
ここでは、Knowledgeにナレッジを登録する手順を紹介します。
- はじめに、表示中の画面で右上にある[+作成]をクリックし、以下のページ編集画面に移ります。
- ページのタイトルを記入し、内容をMarkdownで記述します。
その後、画面右側の「属性」セクションで「種類」「公開範囲の指定」「タグ」をそれぞれ選択します。種類は、以下の通りです。
- knowledge
- bookmark
- event
- presentation
ページの編集が可能な通常のナレッジです。通常のナレッジに加え、URLを挿入できます。さらに、入力したURLに書かれている内容が取得され、検索可能になります。イベントを行う日付や場所などの記載欄が生じます。記事一覧画面の右上にあるカレンダーをクリックすると、イベント一覧を表示し、当該イベントの日程がわかります。作成したページをプレゼンテーション形式で表示します。改ページは、罫線（—-）で挿入します。- ページの「属性」を編集したら、最後に[投稿する]をクリックします。その後、記事一覧画面に表示されたら成功です。
上記のように、ナレッジの種別を踏まえたうえで登録することが重要です。使い方3｜ナレッジを検索する
登録したナレッジを検索するには、2通りの方法があります。＜キーワード検索＞
画面上部のナビゲーションバーにキーワードを入力し、当該ページを検索する方法です。抽出されたページは「人気スコア」や日付で表示する順番を入れ替えることも可能です。
＜複合検索＞
キーワードのほかの条件を加えて検索する「複合検索」による方法です。画面右上のアイコンから[複合検索]を選択すると、以下の画面に移動します。
以上の画面ではキーワードに加え、登録したナレッジの種類やタグ、作成者などの属性も含めて複合的にページを検索できます。Knowledgeはキーワードや属性による検索によって必要なページを取り出すので、新規作成したページの保管場所に迷う心配がありません。一方、属性で正しく分類しなければ、検索のときに当該ページが見つからない可能性があるので注意が必要です。Knowledgeの注意点
Knowledgeを活用する場合、以下の3点に注意が必要です。- ダウンロードに手間がかかる
- データベースの移行が困難
- コードの知識が必要
Knowledgeのダウンロードは手順が多く手間がかかります。とくに、プログラミングで使用する「Java」やソフトウェア「Tomcat」をインストールしなければ、Knowledgeを使うことができません。Knowledgeは長期間使用する場合、組み込みデータベースから外部データベースのPostgreSQLへ変更が推奨されています。しかし、PostgreSQLの知識がなければ、データベースの移行は困難です。KnowledgeはMarkdownでの記述が求められるので、導入してもコードに疎い従業員がナレッジを残せない恐れがあります。このように、Knowledgeのインストールやデータベースの移行には高度な知識が求められるので注意が必要です。また、Markdownの知識がない従業員でも使えるようにテンプレートやマニュアルを事前に作成する必要もあるので、とくに非IT企業は運用しづらい恐れがあります。効果的な社内wikiツールの必須条件
社内wikiツールを導入する際に必要な条件を3つご紹介します。これらの条件を満たしたツールを選ぶことで、社内ナレッジの管理がスムーズに行え、業務効率化が進みます。（1）ナレッジを見やすく管理できる
1つ目の条件は、「ナレッジを見やすく管理できる」です。社内wikiには、業務に関連する多くのナレッジやノウハウが蓄積されます。一方で、情報は日々増加していくため、ツールには大量のデータを整理しやすく管理できる機能が求められます。そのため、情報を階層ごとに整理できる多階層の「フォルダ機能」が重要です。これにより、ナレッジが増えても情報の混乱を防ぐことができます。（2）必要な情報をすぐに見つけられる
2つ目の条件は、「必要な情報をすぐに見つけられること」です。社内wikiは業務を効率化するために活用されるツールです。そのため、「膨大な情報の中から目的の情報を迅速に検索できる機能」が不可欠です。検索機能を使えば、キーワードを使って素早く絞り込むことができ、情報にアクセスしやすくなります。これにより、業務の属人化や質のばらつきを防ぎ、社員全員が円滑に業務を進められるようになります。（3）セキュリティが万全である
3つ目の条件は、「セキュリティが万全である」です。社内wikiには企業の機密情報や重要なナレッジが含まれています。そのため、セキュリティ対策は非常に重要です。企業の知的財産を守るためには、国際的なセキュリティ基準をクリアし、アクセス権の管理ができるツールが必要です。たとえば、「ナレカン」のようなツールが、社内wikiツールに最適であると言えます。【必見】社内wikiをはじめとしたナレッジ管理におすすめのツール
以下では、社内wikiをはじめとしたナレッジ管理におすすめのツールをご紹介します。社内wikiやナレッジをうまく管理するには、大量の情報を整理できて、すぐに情報を見つけられる仕組みが重要です。なぜなら、ナレッジは蓄積するだけでは意味がなく、必要なときに活用してこそ価値を発揮するからです。そこで、「高性能な検索機能が備わったツール」を導入すれば、情報に迅速にアクセスできます。ただし、オープンソースツールのように導入や初期設定が難しいものは、ITに苦手意識がある社員に使われなくなるリスクがあるため注意が必要です。結論、社内wikiやナレッジ管理を効率的に行うには、あらゆる情報を蓄積でき、かつ検索性に優れたツール「ナレカン」一択です。ナレカンに蓄積した情報は、ヒット率100%の「高精度検索」や、上司に質問するように検索できる「自然言語検索」を活用して直感的に情報を探せます。そのため、社内wikiをスムーズに活用できるのです。社内情報を一元管理できる大手～中堅企業向けツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンを使用した社内wiki＞
ナレカンでは以下のような機能を使ってわかりやすい社内wikiを作成できます。
- フォルダ機能：記事を分野ごとに整理して管理できます。
- 目次機能：記事の目次を自動作成することが出来ます。
- 既読機能：記事を読んだメンバーを確認できます。
- コメント機能：記事に関してやり取りできます。
また、テキストだけでなく様々な形式のファイルやリンクを挿入することもできます。Knowledgeの口コミ・評判
以下では、Knowledgeに関する口コミや評判をご紹介します。利用ユーザーの声を参考に、自社に適しているか判断しましょう。Knowledgeの良い口コミ・評判
実際にKnowledgeを利用するユーザーからは、「無料でつかえて良い」「保存場所を気にせず情報を保管できる」といった声が寄せられています。投稿者：為房 義博、投稿日：2022年12月02日・オンプレミス・クラウド環境に簡単に導入できて、オープンソースソフトであるため無料で使える。・階層構造の管理体系ではないので保存場所を気にせず情報を保管でき、フリーワード・タグで情報検索できる。・読んだ人がハート、Good、Badボタンを押したり、コメントを追加することができる。引用：ITreview投稿者：WINKS8、投稿日：2020年03月01日無料でここまで使えるのはすごいですね。初期設定も簡単です。引用：クチコミネットKnowledgeの改善点に関する口コミ・評判
実際にKnowledgeを利用するユーザーからは、「定期的に自動バックアップする機能があれば良い」といった声が寄せられています。投稿者：為房 義博、投稿日：2022年12月02日組み込みデータベースのバックアップをする場合は、自分メニューから操作する必要がある。外部データベース（PostgreSQL)のバックアップをする場合は、PostgreSQLの知識が必要となる。定期的に自動バックアップする機能があれば良いと思う。引用：ITreviewKnowledgeの使い方や料金まとめ
これまで、Knowledgeの使い方や料金を中心にご紹介しました。オープンソースソフトウェアのKnowledgeを活用すると、社内の効率的なナレッジ共有を無料で実現できます。しかし、Markdown記法が前提とされるので、コードに疎い従業員には使いこなせず、ナレッジの蓄積や更新の作業が属人化する懸念もあるのです。社内wikiは業務や日々の勤務で活用するものなので、目的の情報がすぐに見つけられることが大前提になります。そのため、非IT企業が社内wikiツールを導入するなら「誰でも手軽にナレッジを残しつつ、シンプルに管理・確認可能なツール」を選びましょう。したがって、社内wikiツールはITに不慣れでも社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。ナレカンは社内メンバーの利用状況もレポート化可能なので、社内wikiが活用されているのかを個別に確かめられます。無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、本当に役立つ社内wikiの作成を実現しましょう。この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所（NRI）に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX Ventures、East Ventures、マネーフォワード等のベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名～数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。
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