社内wikiのメリット・デメリットとは？失敗しないツール選びも解説
社内wikiとは「個々の社員が業務で得たノウハウ」や「企業にとって有益となる情報」を社内全体で共有するための仕組みです。昨今では、管理する情報量の多さから、ツールを使って、効率的に社内wikiを管理する企業が増えています。
一方で、「社内wikiの活用方法や、ツールの選び方が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内wikiのメリットやデメリット、ツールを選ぶときの注意点を中心にご紹介します。
- 社内wikiのメリット・デメリットをもとに導入可否を判断したい
- 社内wikiを導入したいが運用に失敗したくない
- 大企業でも社内情報を円滑に共有・管理できるツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内wiki作成の目的が明確になるだけでなく、自社にマッチした社内wikiツールが見つかります。
目次
社内wikiとは
社内wikiとは、ある企業の社内情報を蓄積・共有する社内限定のWikipediaのようなもので、知識やノウハウの共有に有用です。そこで以下では、社内wikiの目的や別ツールとの違いを解説します。
社内wikiの目的とは
社内wikiの目的は、企業業務に関連する情報を集約し、社内の情報共有を効率化することです。そのため、社内wikiの活用は、業務改善やコミュニケーション不足の解消にも役立ちます。
また、社内wikiを構築するにあたっては、さまざまなITツールが活用されています。具体的には、以下のようなツールが社内wikiとして使えるため、自社に最適な方法を選びましょう。
| 社内wikiとの違い・特徴 | |
|---|---|
| オンラインストレージ |
インターネット上で画像・文書などのファイルを保管する。 |
| グループウェア |
スケジュール・プロジェクト管理、コミュニケーション、ファイル共有などさまざまな機能を備えており業務効率化を促進する。 |
| 社内FAQ |
社内の「よくある質問」への回答をあらかじめ用意しておき、社員それぞれの自己解決を促す。 |
| 社内SNS |
社内利用に特化したSNSであり、社員の情報共有・コミュニケーションを促進する。 |
以上のように、社内wikiを管理するツールにはそれぞれに特徴があるため、利用用途に合ったものを選択する必要があります。
オープンソースの社内wikiとは
オープンソースの社内wikiとは、無料で利用できる情報共有システムのことです。
公開されたコードにより、ツールを自由にカスタマイズできるため、自社の運用スタイルに合わせてシステムを構築可能です。そのため、「独自の運用フローがある」「低コストで社内wikiを作りたい」という企業に適していると言えます。
しかし、自由度が高いゆえ、ITに詳しい社員がいないと構築が難しい場合がある点に注意しましょう。また、セキュリティレベルが低いという懸念もあるため、情報漏えいの危険から、大企業での運用には不向きです。
社内wikiに入れるべき項目
社内wikiを作成するにあたり、含めるべき項目は以下の通りです。
| 項目 | 具体的な内容 |
|---|---|
| 基本情報 |
企業理念や社内規則、用語集、社内設備の利用方法など社員全員が把握しておくべき基本的な情報のこと。 |
| よくある質問（FAQ） |
質問対応にかかる時間を削減するためによく社員から聞かれる質問をQ&A形式でまとめたもの。 |
| チームごとのガイドラインやノウハウ |
例えば営業チームの場合は、営業事例やメールのテンプレート、失敗例などのように各チームにとって有益な情報のこと。 |
| チームごとのミーティングノートやメモ |
ミーティングを振り返ることができるように、話し合いの経緯や決定、理由などをメモしたもの。 |
以上の項目のような全社員にとって効果的な情報を蓄積し、いつでも閲覧できる体制が整えば、社内wikiが頻繁に活用されます。結果として、業務効率の大幅な改善が見込めるのです。
社内wikiを導入する3つのメリット
社内wikiを利用するメリットには次の3つが挙げられます。以下のメリットを理解し、自社に導入した社内wikiを最大限に活用しましょう。
（1）情報の一元管理が可能
1つ目のメリットは、情報の一元管理が可能になる点です。
社員一人ひとりに対して個別で知識を伝えるには、時間と手間がかかるだけでなく、教える人によって伝える情報量・質に偏りが出てしまいます。一方、社内wikiですべての情報を一元管理すれば、自発的な問題解消を促せるので教育コストの削減が可能です。
また、一か所に情報を集約しておけば、「誰が何のファイルを持っているかわからない」といった事態も防げます。そのため、情報が散在しなくなり、管理が楽になるのです。
（2）情報へのアクセス性向上
2つ目は、情報へのアクセス性が高くなる点が挙げられます。
紙のマニュアルや資料は、目的のページを探す手間が発生するというデメリットがあります。しかし、デジタルで社内wikiを管理し、「タグ機能」や「検索機能」を活用すれば、情報を探す時間が大幅に短縮されるのです。
また、のようにパソコンだけでなくスマホでも使えるツールを使えば、時間や場所を問わず社内wikiを活用できます。以上のように、必要なタイミングで必要な情報を手に入れられる点が、社内wikiの大きなメリットです。
（3）社内教育の効率化・コスト削減
3つ目は、新入社員の教育や異動における引継ぎの効率化・コスト削減ができる点です。
業務のナレッジ・ノウハウを社内wikiに保存しておけば、教育にかかる工数を大幅に減らせます。また、新入社員や異動した社員は直接質問せずとも「疑問を放置してしまう」といった状態を解消できるのです。
具体的には、業務に関するFAQ（よくある質問）を作成し、社内で共有するのがおすすめです。わからない部分はFAQのページで確認し、それでもわからない部分は担当者へ質問するフローがあると、双方の時間と手間が省けます。
社内wikiを導入する2つのデメリット
社内wikiのデメリットには次の２つが挙げられます。以下のデメリットを理解したうえで、対策を講じておかなければ、社内に浸透しない可能性があるので必見です。
（1）社員の意識の二極化
社内wikiの導入にあたっては、ツールに対する社員の意識に差が出る可能性もある点を考慮しましょう。
社内wikiを利用して生産性を向上させたい人は積極的に利用しますが、そうでない人は消極的な態度をとりがちです。この差は、社内wikiを使いこなせるかが大きく関わっているケースが多いため、誰でも簡単に操作できるツールが必要不可欠になります。
また、使い方をレクチャーする説明会があったり、初期セットアップがされた状態で運用を開始できたりすれば、社内に浸透しやすくなります。社内wikiに対して「使う・使わないの意識」が二極化しないようにサポートしていきましょう。
（2）ほかのツールとの使い分けが必要
社内wikiのデメリットのもう一つが、ほかのツールとの使い分けが難しい点です。
仮に、社員同士の会話のためにLINEやSlackのような「チャットツール」を併用している場合、社内wikiとチャットツールでやりとりが分散してしまいます。そして、最終的に「どこに、何の情報があるのか探すのが大変」な状況になる恐れがあるのです。
そのため、導入を検討する社内wikiでは、内容別に「フォルダ」で整理ができ、コメント機能を完備しているツールを選びましょう。たとえば、のように、情報整理とコメント機能を併せ持つITツールを使うと、複数ツールを併用する必要はありません。
社内wikiツール選定の比較ポイント
社内wikiツール選定の比較ポイントは4つあります。以下を把握したうえでツールの選定を進めましょう。
- 十分なセキュリティ体制が備わっているか
- 適正なコストか
- 使いやすいか
社内wikiには、顧客情報や社員の個人情報などあらゆる情報が蓄積されています。そのため、厳重なセキュリティ基準で保護されたツールでなければなりません。
多くのコストを費やして導入しても、費用に見合うほどの効果が得られない可能性もあります。そのため、無料トライアル期間の設けられているツールを試して、効果に対して適正なコストか判断してから導入しましょう。
社内wikiは全社で情報を共有することが重要であるため、全社員にとって使いやすいツールでなければなりません。とくに、100人規模の企業では、ツールが浸透するまでに時間を要するので、のようなシンプルなツールを選択しましょう。
以上の比較ポイントを踏まえて、社内wikiツールは検討するべきなのです。
【必見】社内で活用される社内wikiを構築できるツール
以下では、社内で活用される社内wikiを簡単に構築できるおすすめなツールをご紹介します。
社内wikiは「ナレッジの蓄積」のために必要である一方、うまく運用に乗せられるかという懸念を持つ企業も多いです。たとえば、むやみやたらに情報が追加されて内容が乱雑になったり、情報が陳腐化していたりする社内wikiでは、運用に失敗してしまいます。
つまり、社内に散乱する情報が集約され、視覚的に綺麗に整理されている必要があります。さらに、検索機能が備わっていれば情報が見つからないストレスが解消され、誰もが気軽に使える社内wikiになるのです。
結論、社内wikiの構築に必須なのは、社内のナレッジを一か所に集約して必要な情報に即アクセスできるツール一択です。
ナレカンでは、社内知恵袋として使える「質問機能」により、不明点を社内メンバーにリクエストして回答をナレッジ化できます。また、生成AIを活用した「重複判定機能」や「自然言語検索機能」も備わっているので、社内のナレッジをフレッシュかつ正確な状態で担保できるのです。
大企業でも使えるシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの質問機能＞
ナレカンでは、求める情報が社内wikiになかった場合、回答を募集できる「質問機能」があります。集まった回答はナレッジとして蓄積されるので、社内wiki内の情報が充実していきます。
また、以下のように質問を一覧で確認できるうえ、質問内容のみに「キーワード検索」や「自分がした質問で絞り込み」をすることも可能です。そのため、情報へのアクセス性も向上し、疑問点の素早い解消に役立ちます。
【比較】おすすめの社内wiki作成ツール4選
ここでは、おすすめの社内wiki作成ツール5選を紹介します。（右にスクロール可）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Notion | Googleサイト | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
あらゆる情報を集約しアクセス性にも優れたツール |
最も簡単に情報を一元化できるツール |
企業に応じて自由度の高い社内wikiが作成できるツール |
無料で誰でも気軽に社内wiki作成を始められるツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手〜中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
シンプルで簡単 |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
| キーワード検索 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
既読表示がないので社内wikiを読んだかの確認ができない |
使いこなすためにはITリテラシーが必要 |
細かなデザインには対応できない |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料
・有料プランは2,000円/メンバー/月〜 |
・無料 |
| 公式サイト |
の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
「Googleサイト」の詳細はこちら |
以上のようにツールによって特徴や使い心地は異なります。そのため、自社で効果的に社内wikiを作成・運用するためにはどのツールが最適なのかを比較表を参考にして検討しましょう。
社内wikiで失敗しないための3つの注意点
ここからは、社内wikiで失敗しないための注意点をご紹介します。以下が不十分だと、社内wikiが浸透しなくなってしまう可能性が高いので、確実に押さえましょう。
（1）目的を明確にする
1つ目は、自社の目的によって必要な機能が変わる点を押さえておきましょう。
たとえば、ツール導入の目的が「必要な情報にすぐにたどり着ける仕組みの構築」であれば、充実した検索機能があることが前提です。ほかにも「100人規模の大人数での利用」であれば、一気に100アカウント用意できるかなどが重要になってきます。
このように、社内wikiツールの選定にあたっては、自社の目的を洗い出したうえで必要な機能をリストアップして、「目的に合致した機能を過不足なく搭載したツール」を選びましょう。
（2）運用ルールを設ける
2つ目は、社内wikiを定着させるために運用ルールを設けましょう。
社内wikiは継続的に情報が蓄積・更新されることで真価を発揮するため、できるだけ早い段階で社内に浸透させる必要があります。そのため、運用ルールを設け社員に周知し、共通認識を形成しておくのがポイントです。
ただし、管理する情報量や利用する人数が多い企業が運用ルールを設計するには時間や手間がかかります。そのため、専属担当者が導入から運用までを手厚く支援しているかを軸に、ツールを導入する企業が増えているのです。
（3）情報の分散を防ぐ
3つ目は、社内wikiで失敗しないために情報の分散を防ぎましょう。
例えば、「情報を蓄積できる社内wikiツール」と「リアルタイムで会話できるチャットツール」の併用により情報が分散してしまい、あとから目的の情報が見つからないケースがよく見られます。
そこで、蓄積した社内wikiの内容にコメントを紐づけられて「情報の蓄積」と「会話などのやり取り」をいずれも一つのツールで完結するのような社内wikiがビジネスには必須です。
社内wikiのメリット・デメリットまとめ
ここまでは、社内wikiのメリット・デメリットを中心にご紹介しました。
社内外の情報を一元化し、情報のアクセス性を高めることで、業務の”効率化”や”均一化”を図れる点が社内wikiのメリットです。しかし、多機能なツールの使用に抵抗を示す人がいたり、チャットとの併用により情報が分散したりするデメリットもあります。
そこで、ツール導入に失敗しないためには「誰でも簡単に使えて、目当ての情報にサクサクたどり着ける社内wiki」が不可欠なのです。
結論、導入すべき社内wikiは、社内外のあらゆる情報をフォルダごとに「記事」として蓄積でき、直感的に目的の情報にアクセスできる『ナレカン』一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひを導入して社内wikiを運用し、社内の有益な情報を有効活用しましょう。
