【徹底解説】i-ShareDXとは？機能や使い方、料金まで紹介
ペーパーレス化が進む今日では、取り組み始めるハードルの低い「マニュアルの電子化」を実施する企業が増えています。そこで、マニュアル制作に特化した「i-ShareDX」のようなシステムが注目を集めているのです。
一方、i-ShareDXの導入を検討しているものの「どのような場面で役立つのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、i-ShareDXの機能や使い方、料金までを網羅的に紹介します。
- 紙のマニュアルを電子マニュアルへ移行したい
- マニュアル制作ツールのひとつとしてi-ShareDXを検討している
- i-ShareDXとほかのツールを比較するために、機能や価格を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、紙のマニュアルから脱却し「簡単かつスピーディーにマニュアルを作成・閲覧・管理する仕組み」を整える方法が分かります。
目次
i-ShareDXとは、「社内文書改革」という形でDX（※）を推進するためのマニュアル作成ツールです。手順書やマニュアルは社内の知的財産を集約したものなので、活用できればDXの推進につながります。
一方、多くの企業で、社内の手順書やマニュアルが「読まれない」「活用されない」といった事態が起きています。したがって、マニュアルを簡単に作成し、スムーズに閲覧できるi-ShareDXのようなツールが注目を集めているのです。
※DX（デジタルトランスフォーメーション）とは：
企業がデータやデジタル技術を使って、ビジネスモデルや業務プロセスなどを変革することにより、ビジネス環境の激しい変化における競争上の優位を得ること。
i-ShareDXの主な特徴は以下の通りです。
- 場所を問わず閲覧できる
- 標準化された文書を作成できる
- 文書のバージョン管理ができる
- セキュリティ対策が万全である
紙のマニュアルは社内の限られた場所でしか読めないことが多く、結果として活用されない事態になります。一方、i-ShareDXのマニュアルは、PCはもちろん、スマホやタブレットなどあらゆる端末に対応しているため、時間を問わずに見られるのが特徴です。
マニュアル作成を個人に任せていると「体裁がバラバラで読みづらい」「必要な情報が揃っていない」といったケースが起こります。そこで、レイアウトが用意されているi-ShareDXを使うことで読みやすいマニュアルを作れるのです。
i-ShareDXはマニュアルのバージョンや改訂履歴が残る仕様なので、マニュアルに関する「最新版か分からない」「誰の承認を得た文書か分からない」といった悩みを解決します。
国際規格であるISO27001に基づいた脆弱性診断により、Webアプリやサーバー・ネットワークに対し安全であると評価を得ています。また、情報の暗号化やIPアドレスでのアクセス制限のほか、定期的なバックアップなどの対策が施されています。
以上のように、i-ShareDXはマニュアルの作成・管理がしやすい点が特徴のツールです。
i-ShareDXの主な機能は以下の7点です。（スマホで左右にスクロール可能）
| 機能 | 機能の説明 |
|---|---|
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検索機能 |
キーワード検索により、欲しい情報がどこにあるのか一目で分かります。また、検索する時にはカテゴリやタグで絞り込みができます。 |
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2つの出力機能 |
HTMLとPDFの2つの出力形式で公開できる機能です。PCやスマホなどのデバイスや、紙に印刷したいユーザーにも対応しています。 |
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改訂履歴 |
作成者や閲覧者をはじめとする情報や、改訂履歴まで管理、公開ができるので、文書管理の正確性が保たれます。 |
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テンプレート |
手順書などに活用できる表やリストのテンプレートが豊富に用意されています。各テンプレートの要素はドラッグ＆ドロップで組み立てるだけで文書を作成できます。 |
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レビュー・承認 |
承認依頼された文書を承認または否認、レビューをする機能です。関係部署や上司によるチェックなどのワークフローを構築できます。 |
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バージョン管理 |
編集履歴が確認できる機能で、過去のバージョンとの差分を抽出したり過去の版の確認もできるので、文書管理工数を削減できます。 |
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コメント |
閲覧画面から文書に対してコメントを送ることができる機能です。社員の声を反映したマニュアル運用が可能です。 |
以上のように、i-ShareDXは基本的にテキスト形式のマニュアル作成に特化しています。そのため、動画や画像を使用する場合や、マニュアル以外の用途も考えている組織では、あらゆる情報を簡単に集約できる「ナレカン」のようなツールが最適です。
以下では、i-ShareDXの使い方をご紹介します。具体的な機能の内容を、マニュアルの作成から管理までの流れにそって解説しているので、担当者の方は必見です。
（1）文書を作成・公開する
まず、「テンプレート」を利用して文書の作成を始めましょう。これにより、標準化された形式で迅速に文書を作成できます。
文書作成の際は、「グループ編集」機能を使って複数人で協力して書くことができ、チーム全体での効率的なマニュアル作成が可能になります。
文書が完成したら、公開開始日と終了日を設定し、サイトマップやデザインを調整して文書が適切なタイミングで公開されるようにします。
（2）文書を承認する
次に、文書の公開準備が整ったら、承認プロセスに進みます。
「コメント」機能を使用して承認または否認の意見を記入ができます。また、「資料添付」機能で画像やExcelファイルを追加し、詳細な情報を補足することも可能です。
承認プロセスを経て、全ての担当者が承認することで文書が自動的に公開されます。
（3）文書を閲覧する
文書が承認され公開されたら、実際に文書を閲覧できるようになります。
公開された文書の中から必要なものを素早く探すには、「絞り込み」機能を使うと、カテゴリやタグで検索できます。
また、「全文検索」機能を使えば、入力したキーワードに基づいて文書を検索し、該当キーワードがどの文書のどの章にあるのかまで知ることができます。
（4）文書をレビュー（評価）する
続いて、公開された文書についてレビュー（評価）を行います。
「コメント」機能で修正点や確認事項を作成者や管理者に伝え、必要に応じて「資料添付」機能で画像やExcelファイルを追加します。
また、レビューの進捗については「メール通知」機能を使い、関係者にタイムリーにリマインドメールを送信して情報を提供します。
（5）文書を編集する
次に、集まったレビューをもとに、文書を修正・編集します。
「改訂履歴」機能で編集前後の情報を自動で取得し、変更履歴を管理できます。また、「編集ログ保管」機能では変更箇所が確かめられます。
必要に応じて「出力」機能を使用してHTMLまたはPDF形式で出力すると、印刷や電子配布に便利です。
（6）文書を管理する
最後に、「どこに何の文書があるか分からない」という状態を防ぐために、作成・公開した文書を管理します。
「文書カテゴリ」機能を使えば、文書を最大2階層に分けて整理でき、「文書ステータス」機能で作成中の文書の進捗を確認可能です。
また、タイトル、ステータス、カテゴリ、タグ、更新日などで必要な文書を素早く整理し、素早く探し出せるようにできます。
出典：東邦ガス
東邦ガス株式会社は、中部地区へのエネルギー供給をはじめ、関連した各種サービスを提供する総合エネルギー企業です。同社は、これまで業務マニュアルを紙で運用しており、「検索性が悪い」「印刷コストがかかる」などの課題を抱えていました。
そこで、紙媒体からの移行のしやすさや、検索性、閲覧性の観点からi-ShareDXを導入しました。まずは社内の作業者に限定して運用を開始し、使い慣れてから社外の関係者へと展開することで、i-ShareDXによる業務マニュアル利用の浸透を図ったのです。
約半年の移行期間を経て、最終的には営業部署まで浸透し、営業情報の共有もスムーズになりました。その結果、常に最新の情報共有ができるようになったうえに、紙のマニュアル更新に伴う印刷費や人件費の削減が実現しました。
以下では、i-ShareDXの料金プランについて解説します。
i-ShareDXの無料トライアルでは、30日間無料で利用可能です。また、有料プランでは、初期費用＋月額料金という料金形態をとっていますが、利用ボリュームやライセンス数に応じて費用が変動します。
無料トライアルの申し込みや詳細なプラン・機能は、問い合わせで確認しましょう。
i-ShareDXの口コミはネット上で散見されませんでした。
したがって、「口コミを見てから検討したい」という大手～中堅企業の担当者の方は、大規模企業に最適なナレッジ管理ツール「ナレカン」のようなマニュアル管理ツールがおすすめです。
以下では、i-ShareDXより簡単に全社員がマニュアルを管理できるツールをご紹介します。
i-ShareDXでのマニュアル制作の特徴は、ドラッグ&ドロップで文書を登録できることです。しかし、マニュアルの体裁を整えやすい一方、細かな機能も備わっているので、操作に慣れるまでに時間がかかる恐れがあります。
また、マニュアルが作成できても活用されなければ形骸化してしまいます。そのため、必要なタイミングでマニュアルを即座に見つけることができるツールを導入することが重要です。
結論として、全社にマニュアルを浸透させ活用するにはマニュアルを一元管理でき、必要なタイミングで即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に作成するマニュアルは、多階層の「フォルダ」でアクセス権限を設定しながら管理できるので、大企業でも安心して利用できます。また、上司に質問するように検索できる「自然言語検索」で目当てのマニュアルを必ず見つけることができます。
最もシンプルに社内マニュアルを運用できるナレッジ管理ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
これまで、i-ShareDXの機能や使い方、価格を中心にご紹介しました。
i-ShareDXはテンプレートを利用して簡単にマニュアルを作成できるツールです。しかし、業務手順書の作成に特化しているため、仕事における「議事録」「報告書」「伝達事項」といった情報は、別の場所で管理しなければならず面倒です。
そこで、マニュアルを含めた仕事の記録を「ナレッジ化」して一元管理できるツールを導入しましょう。また、高度な検索機能やフォルダ機能を備えたツールであれば、文書の登録数が多い大企業であっても安心して運用できるのです。
したがって、自社のマニュアルを作成・管理するなら最も簡単にあらゆる情報を一元管理でき、必要なタイミングで即アクセス可能なツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、マニュアルをはじめとするあらゆる文書の作成・管理に役立てましょう。
