ナレッジマネジメント
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ビジネスでは、社内共有や取引先とのやりとりなど、様々な場面で書類作成が求められます。そこで、「書類作成アプリ」を使うと、スマホやタブレットからも手軽に書類を作成でき、業務の負担を軽減できるのです。 しかし、「書類作成アプリの導入を検討しているものの、どれを選ぶべきか分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、スマホで使える書類作成アプリ8選を中心にご紹介します。 アプリを活用し、スマホやiPhoneから手軽に書類作成をしたい 書類作成アプリを選定するときに、注意すべき点を知りたい 複数の書類作成アプリを比較して、自社に適したアプリを見つけたい という方はこの記事を参考にすると、書類作成アプリの選び方が分かり、最適なアプリを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ＜比較表＞PCがなくても使える書類作成アプリ一覧2 ＜無料あり＞iPhone・iPad対応の書類・資料作成アプリ8選！2.1 【ナレカン】テンプレートで効率よく文書を作成できるアプリ2.2 【Stock】ノート形式で直感的に写真付き資料を作成できるアプリ2.3 【Microsoft Word】幅広く利用されている無料文章作成アプリ2.4 【Googleドキュメント】同時編集ができる文書作成アプリ2.5 【Evernote】手書きにも対応している文書作成アプリ2.6 【Pages】iPhoneでレイアウトを整えた文書を作れるアプリ2.7 【Zoho Writer】高性能AIを備える文書作成アプリ2.8 【Canva】企画書やプレゼンテーションに使える資料作成アプリ3 書類作成アプリの選び方4 書類作成アプリを使う3つのメリット4.1 （1）時間や場所を問わず作業できる4.2 （2）見やすい書類を素早く作れる4.3 （3）過去の書類を活用できる5 【ビジネス向け】書類作成で注意すべき3点5.1 （1）伝わりやすい構成で書く5.2 （2）簡潔な文章を心がける5.3 （3）文書の管理を徹底する6 書類作成にかける時間を削減できる文章作成アプリ6.1 【Copilot】書きたい情報を文字起こしできる文章作成アプリ6.2 【ChatGPT】文章作成やアイデア出しに役立つアプリ7 スマホで使える書類・資料作成アプリ8選まとめ ＜比較表＞PCがなくても使える書類作成アプリ一覧 こちらは、スマホで使える書類作成アプリ8選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Microsoft Word Googleドキュメント Evernote Pages Zoho Writer Canva 特徴 テンプレートで効率よく文書を作成できるアプリ ノート形式で直感的に写真付き資料を作成できるアプリ 幅広く利用されている無料文章作成アプリ 同時編集ができる文書作成アプリ 手書きにも対応している文書作成アプリ iPhoneでレイアウトを整えた文書を作れるアプリ 高性能AIを備える文書作成アプリ 企画書やプレゼンテーションに使える資料作成アプリ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 スマホアプリの対応 ・iPhone：〇 ・Android：〇 ・iPad：〇 ・iPhone：〇 ・Android：〇 ・iPad：〇 ・iPhone：〇 ・Android：〇 ・iPad：〇 ・iPhone：〇 ・Android：〇 ・iPad：〇 ・iPhone：〇 ・Android：〇 ・iPad：〇 ・iPhone：〇 ・Android：× ・iPad：〇 ・iPhone：〇 ・Android：〇 ・iPad：〇 ・iPhone：〇 ・Android：〇 ・iPad：〇 フォルダ機能 【〇】 【〇】 【〇】※パソコンまたはOneDriveのフォルダで保存 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 スマホから使いづらい場合がある 無料プランの容量は15GBまで 無料版の機能制限が大きい Andoroidには未対応 モバイルブラウザ上では編集できない テンプレートを選ぶのに時間がかかる 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランは500円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,079円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プランは950円/ユーザー/月（月払い） ・無料プランあり ・有料プランは1,100円/月（月払い）～ ・無料 ・無料 ・無料プランあり ・有料プランは1,180円～/ユーザー/月 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Microsoft Word」の詳細はこちら 「Googleドキュメント」の詳細はこちら 「Evernote」の詳細はこちら 「Pages」の詳細はこちら 「Zoho Writer」の詳細はこちら 「Canva」の詳細はこちら 上記の表をもとに、特徴や注意点を押さえながら自社に最適な書類作成アプリを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜無料あり＞iPhone・iPad対応の書類・資料作成アプリ8選！ 以下では、iPhone・iPadで使える書類・資料作成アプリ8選をご紹介します。 作成した文書を各自の端末で保管しておくと、変更があったときに情報が陳腐化していき、正確な情報が伝わっていないなどの事態が起きてしまいます。そのため、関係者が必要かつ最新の情報が記載された書類へ、スムーズにアクセスできる環境を整えましょう。 ただし、保管する情報が増えると、必要な情報を探すのに手間と時間が取られます。そこで、超高精度の検索機能を備えたアプリで、目的の情報が見つからないストレスを軽減することが重要です。 結論、自社が導入すべきアプリは、スマホ・PCのどちらからでも簡単に文書を作成・検索・共有できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、ファイルや動画・画像を含むあらゆる情報を集約できるため、社内に散在している情報をまとめて管理できます。また、添付ファイルの中身まで検索できる機能が備わっており、目的の文書ファイルを簡単に探せます。 【ナレカン】テンプレートで効率よく文書を作成できるアプリ 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】ノート形式で直感的に写真付き資料を作成できるアプリ Stockは、非IT企業の65歳以上の方でも簡単に使える情報管理ツールです。 「Stock」の「ノート」にはテキストだけでなく画像・写真を添付でき、添付した画像はStock上で編集できるので、視認性の高い書類を簡単に作れます。また、「タスク」をノートに紐づけられるので、書類に関連するタスクを忘れないように管理可能です。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Microsoft Word】幅広く利用されている無料文章作成アプリ ＜Microsoft Wordの特徴＞ 校正機能が充実している 文法や句読点、タイプミスによるつづりを自動で確認する機能が備わっています。 テンプレートが豊富 インターネット上には、Wordで使える豊富なテンプレートが配布されています。そのため、テンプレートを活用して文書を効率よく作成できるのです。 ＜Microsoft Wordの機能・使用感＞ 描画機能 描画機能を使うと、手書きで字を書き込んだり、イラストを描写したりすることが可能です。そのため、テキストでは表しづらい情報を表現でき、視覚的に分かりやすい資料や書類を作成するのに適しています。 共同編集機能 文書を共有すればメンバーとの共同編集ができるので、資料をスピーディに作成するときに役立ちます。 ＜Microsoft Wordの注意点＞ スマホから使いづらい Wordはスマホアプリがあるものの、PCでの利用に特化したツールなので、スマホではレイアウトが崩れたり、バグが生じたりする場合があります。 スムーズに操作できない ユーザーからは、「長文のドキュメントや複数人での同時編集になると動作が重くなることがある。」という声があります。（参考：ITreview） ＜Microsoft Wordの料金体系＞ Microsoft Word：0円 Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月 Microsoft 365 Apps for business：1,483円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月 Microsoft Wordの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Googleドキュメント】同時編集ができる文書作成アプリ ＜Googleドキュメントの特徴＞ 情報の属人化を防げる リアルタイムの共同編集やコメント機能、リンクによるユーザー招待機能があるので、情報が属人化するのを防げます。 オフライン利用にも対応している インターネットがつながっていない環境での利用にも対応しているので、電車などの電波が悪い環境でも、ストレスなく利用できます。 ＜Googleドキュメントの機能・使用感＞ 同時編集機能 複数のメンバーでひとつの書類を同時編集できます。そのため、「メンバーが作業し終わるまで資料を編集できない」といった面倒が起きず、役割を分担して資料の編集を素早く進めたいときに便利です。 連携機能 GmailやGoogleカレンダーなど、ほかのGoogleアプリと豊富に連携できます。アプリを一つひとつ使い分ける必要がなくなるので、業務の簡素化に一役買います。 ＜Googleドキュメントの注意点＞ 無料プランで使える容量は15GBまで Googleドキュメントの無料プランでは、ユーザーあたり15GBまでの容量しか使えません。GoogleドライブやGmailでも同じ容量を使うため、大量の文書を残す場合は有料プランへ移行しましょう。 変換機能が不完全 利用しているユーザーからは「ドキュメントからdocxに変換したときにフォント崩れがおきたり、wordで出力するとレイアウトが思い通りにいかない。」との声が上がっています。（参考：ITreview） ＜Googleドキュメントの料金体系＞ Googleドキュメントを利用するには、「無料のGoogleアカウントを作成」または「有料のGoogle Workspaceの契約」が必要です。Google Workspaceの料金プランは以下の通りです。 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問合せ Googleドキュメントの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Evernote】手書きにも対応している文書作成アプリ ＜Evernoteの特徴＞ 手書きに対応している 文字や図表だけでなく、手書きでも情報を残せます。 外部ツールとの連携が可能 GmailやSlack、Microsoft Teamsなどの外部ツールと連携できます。 ＜Evernoteの機能・使用感＞ ノート機能 Evernoteはノート形式で文書を残せます。また、「ピン留め機能」を利用すれば重要なノートを上部に固定できるので、すぐに文書を開けられ便利です。 タスク機能 ノート内でタスクを設定できるため、「どの文書をいつまでに作成しなければならないか」を視覚化するのに役立ちます。また、他の人にタスクを割り当てることで、特定のメンバーへの負担を軽減できます。 ＜Evernoteの注意点＞ 無料版の機能制限が大きい Evernoteの無料プランの場合、「ノート数が50個」「ノートブック数が1つ」「無料プランの場合、同期可能な端末が1台」までに制限されています。そのため、多くの書類を作成したいという方は、有料化が必須です。 多機能で使いこなせない ユーザーからは、「多機能ゆえの使い方が把握し難い感じがあり、UIが見ずらい。」という意見もあります。（参考：ITreview） ＜Evernoteの料金体系＞ FREE：0円/月 PERSONAL：1,100円/月 PROFESSIONAL：1,550円/月 Enterprise：要問い合せ Evernoteの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Pages】iPhoneでレイアウトを整えた文書を作れるアプリ ＜Pagesの特徴＞ デザイン性の高い書類が作れる デザイン性の高いテンプレートが備わっているので、ビジネス文書だけでなく、チラシなどの書類作成にも活用できます。 Apple製品との互換性に優れている iPhoneやMacなど画面の大きさが異なる場合、利用端末に合わせて作成画面が自動で最適化される点がメリットです。 ＜Pagesの機能・使用感＞ オーディオを残せる テキストはもちろん、オーディオの録音や編集機能も備わっています。そのため、会議の議事録をとりたいときなどに効果的で、会議中に曖昧だった部分を再確認でき、会議参加者が同じ認識を共有するのに役立ちます。 ビデオ再生ができる Pages上の文書内には、YouTubeやVimeoのような動画も添付できるので、文章だけでは伝わりにくいニュアンスや情報を表現でき、理解の促進に有用です。 ＜Pagesの注意点＞ Androidには未対応 スマホではiPhoneのみにしか対応しておらず、Androidからは利用できません。 使用できる環境が限られる 「Windowsのパソコンでは、アプリがなくオフラインで開くことができない。」というユーザーもいます。（参考：ITreview） ＜Pagesの料金体系＞ すべての機能を無料で利用できます。 Pagesの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Zoho Writer】高性能AIを備える文書作成アプリ ＜Zoho Writerの特徴＞ ビジネスの書類作成に役立つ WordPressとの連携や、CSVファイル・CRMなどのデータベースからのデータ取り込み機能など、ビジネスで活用できる豊富な機能を搭載しています。 共同編集の切り替えができる 書類の共同編集に対応しているほか、完成後はほかのメンバーが編集できないように設定することも可能です。 ＜Zoho Writerの機能・使用感＞ 校正機能 AIを搭載した高度な校正機能「Zia」によって、入力と同時に文法をチェックできます（※英語のみ対応）。したがって、目視で文章を添削する手間が解消され、他の業務に時間を割くのに役立ちます。 テンプレートのカテゴリ分け テンプレートは「個人用テンプレート」「組織用テンプレート」「公開テンプレート」の3つにカテゴリ分けされます。そのため、求めるテンプレートを見つけるのに時間がかからず、業務を滞りなく進められて便利です。 ＜Zoho Writerの注意点＞ モバイルブラウザ上では編集できない Zoho Writerは、モバイルブラウザ上では、ドキュメントを編集できません。モバイルから使用した場合には、アプリのインストールが必須です。 文書に添付した画像が消えてしまう場合がある 文書に添付した画像が10MBを超えた場合、PDFに変換した後に消えてしまいます。また、JPEG、JPG、PNG形式以外の画像の場合でも、docsやPDFへの変換後、画像が消えてしまう恐れがあります。（参考：ゾーホージャパン株式会社｜よくある質問） ＜Zoho Writerの料金体系＞ Zoho Writerは無料で利用できます。 Zoho Writerの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Canva】企画書やプレゼンテーションに使える資料作成アプリ ＜Canvaの特徴＞ 用途に合わせて書類を作成できる Canvaでは「マーケティング」「ビジネス」「印刷」などの利用用途に合わせて書類を作れます。 デザインにこだわった書類を作成できる 「写真を自由に加工」「テキストを変形する」といった機能が豊富なうえ、多くのテンプレートが用意されているので、デザイン性の高い文書を簡単に作れます。 ＜Canvaの機能・使用感＞ スライド形式の文書を作れる PowerPointのように、スライドごとにテキストや画像を挿入したりアニメーションを入れたりできます。そのため、プレゼン資料の作成などに便利です。 ホワイトボードとしても活用できる Canvaは特定の形式を決めずに、ホワイトボードとしても活用できます。さらに、ホワイトボードで使うテンプレートも備わっているので、フローチャートやスケジュール表を作成するのにも適しています。 ＜Canvaの注意点＞ 無料プランでの利用制限がある 無料のプランでは、チームメンバーのみがアクセスできるリンクの発行やテンプレートのカスタマイズができません。そのため、チームメンバーとの共有やオリジナルなテンプレートの作成には、有料化が必須です。 テンプレートを選ぶのに時間がかかる スマホアプリのユーザーからは、「テンプレートが多岐に渡りすぎるので、何か絞り込み機能などがあればいいと思う。」といった声が挙がっています。（引用：ITreview） ＜Canvaの料金体系＞ Canva無料：0円 Canvaプロ：1,180円/ユーザー/月（月払い） Canvaチームス：1,500円/ユーザー/月（月払い） Canvaエンタープライズ：要問い合わせ Canvaの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 書類作成アプリの選び方 書類作成アプリの選定に失敗したくなするときには、以下4つのポイントを押さえましょう。 シンプルな操作性か 操作が複雑なアプリは、使いこなすのが難しく、かえって文書作成の負担が大きくなる可能性があります。したがって、アプリを選ぶときは、ストレスなく使える「シンプルな操作性か」を重視しましょう。 共有・管理機能があるか 書類は作成して終わりではなく、多くの場面で提出・共有が求められるので、「共有機能」があるかを確認しましょう。また、多くの文書を扱うビジネスでは、作成した書類を適切に整理する「管理機能」も必要です。 目的の情報に即アクセスできるか 作成した書類をいつでも簡単に振り返れるよう「検索機能」が優れているかも大切です。とくに、「ナレカン」のような生成AIを使用した高度な検索ができるツールであれば、上司に質問する感覚で検索できます。 必要な機能が備わっているか 書類作成において、作成時間を短縮するにはテンプレート機能、書類の情報量が多くなる場合には目次機能があると便利です。このように、書類を簡単かつ効率的に作成できるように、必要な機能が最低限備わっているか確認しましょう。 ただし、多機能なアプリは操作が複雑になりがちなので、用途を明確にしたうえで、必要な機能を見極める必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 書類作成アプリを使う3つのメリット ここでは、書類作成アプリを使うメリットを紹介します。紙から書類作成アプリでの管理に切り替えることで、以下3つの効果が得られます。 （1）時間や場所を問わず作業できる まず、時間や場所を問わず作業できることが書類作成アプリのメリットです。 書類作成アプリは、PC・スマホのデバイスを問わず文書を編集できます。そのため、外出先や移動中でも簡単に文書を開けて、効率よく作業を進められるのです。 さらに、ネット環境がある場所であれば接続可能なので、メンバー同士が離れた場所にいても、円滑に情報共有できます。このように、書類を作成する環境に制限がないことがメリットです。 （2）見やすい書類を素早く作れる 次に、見やすい書類を素早く作れることもメリットです。 一部の書類作成アプリには、テンプレート機能や目次機能、文法チェック機能が備わっています。手作業でレイアウトを整えたり校正したりすると時間がかかる一方、書類作成アプリの機能を使えば、作業時間が短縮されるのです。 このように、アプリを活用すると、時間をかけることなくデザイン性の高い書類を作成できます。 （3）過去の書類を活用できる 最後に、過去の書類を活用できることも、書類作成アプリのメリットです。 書類作成アプリにデータを保存しておけば、新しく文書を作るときも過去データを活用して素早く取り組めます。また、作成した文書を見やすく管理できるアプリであれば、過去の文書から得たノウハウを業務に役立てられるのです。 たとえば、情報を蓄積して、”即アクセス”できる状態で管理可能な「ナレカン」のようなツールを使えば、過去に作成した書類もすぐに振り返れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ビジネス向け】書類作成で注意すべき3点 以下では、ビジネスにおいて書類作成の際に注意すべき３点を説明します。普段から書類を作成したり、管理したりすることがある方は必見です。 （1）伝わりやすい構成で書く 書類作成では、分かりやすい構成で書くことが大切です。 実践的な方法として、PREP法というものがあります。結論（Point）、理由（Reason）、具体例（Example）、結論（Point）の順で構成するというものです。 このPREP法を意識した結論ファーストな文章を心がけると、読み手が分かりやすい書類を作成できます。 （2）簡潔な文章を心がける 簡潔な文章を心がけることも書類作成をする上で重要です。 冗長な文章は、スマホなどの小さな画面からは読みづらいうえ、読み手によって解釈が異なる可能性があります。そのため、不要な語句を省略したり、短く言い換えたりして、分かりやすく簡潔にまとめることがポイントです。 スマホの画面で見ても、情報過多にならないような文章で書類を作成するよう心がけましょう。 （3）文書の管理を徹底する 最後に、書類作成は管理という点でも注意する必要があります。 書類を作成しても管理が雑だと、探す手間がかかったり、紛失のリスクが上がったりしてしまいます。とくに、紙媒体の書類管理は属人化しやすいので、異動や退職によって書類の行方が分からなくなるケースも少なくありません。 以上のように、必要なときに作成した書類を活用するためには「誰でも簡単に見つけ出せる仕組み」が不可欠です。なかでも、キーワードで検索すればすぐに情報がヒットする「超高精度の検索機能」が備わった「ナレカン」のようなITツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 書類作成にかける時間を削減できる文章作成アプリ ここでは、書類作成にかける時間を削減できる文章作成アプリを2つご紹介します。無料でも利用できるので、誰でも簡単に、文章のまとめ方で悩む時間を節約できます。 【Copilot】書きたい情報を文字起こしできる文章作成アプリ ＜Copilotの特徴＞ セキュリティが万全 AIを活用したセキュリティで保護されており、サイバー脅威に対して迅速に対応・処理できます。 高度なAI 高精度なAIにより、分からない言葉の質問やアイデア出し、文章の要約といった幅広い業務に活かせます。 ＜Copilotの料金体系＞ Microsoft Copilot：無料 Microsoft Copilot Pro：3,200円/ユーザー/月 Copilotの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ChatGPT】文章作成やアイデア出しに役立つアプリ ＜ChatGPTの特徴＞ 対話感覚で使える 質問に対して、追加で要望を加えたり、ニュアンスを調整することも可能です。たとえば、「〇〇という単語を含めてほしい」「ビジネスライクな表現にしてほしい」などの細かな要望にも応えられます。 画像やグラフを生成できる 画像やグラフを生成できる機能が備わっているため、資料や文書作成にかける時間を減らせます。 ＜ChatGPTの料金体系＞ 無料版：0円 Plus：$20/月 Team：$30/ユーザ/月 Pro：$200/月 Enterprise：要問い合せ ChatGPTの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ スマホで使える書類・資料作成アプリ8選まとめ これまで、スマホで使える書類作成アプリ8選を中心にご紹介しました。 書類作成アプリを使えば、見やすい書類を素早く作れたり、時間や場所を問わず作業できたりするメリットがあります。また、ビジネスにおける書類は、ナレッジにもなるので、作成後は適切に管理する必要があるのです。 とくに、大企業では書類のデータが分散しがちで、スマホで書類作成を効率化しても書類管理の問題は解決されません。したがって、書類を一元管理できる専用アプリを導入し、精度の高い「検索機能」を使って、書類作成から管理までを円滑にしましょう。 結論、自社に最適な書類作成アプリは、誰でも簡単に文書を作成できて、”即アクセス”できる状態で管理可能な「ナレカン」一択です。ナレカンには「テンプレート機能」や「目次機能」も備わっているので、見やすい書類を簡単に作成したい方に最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、文書作成だけでなく共有・管理も効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネス向け｜書類作成の基本や作り方は？作成・管理を効率化する方法を紹介

自社の製品やサービスを他社に説明するときに欠かせないのが提案書です。効果的な提案がつくれれば、ビジネスチャンスを広げるきっかけとなるため、重要な業務のひとつと言えます。 しかし、「提案書の作成に時間がかかり、ほかの業務に影響が出ている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、提案書の作成に役立つテンプレートや作成例、短時間で作成するためのコツを中心にご紹介します。 提案書の基本的な構成や書き方を知りたい テンプレートを使って簡単にわかりやすい提案書を作りたい 提案書の作成だけではなく、共有・管理にも役立つツールを探している という方はこの記事を参考にすると、自社に適したテンプレートが見つかるほか、相手に刺さる効果的な提案書を短時間で作成できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 提案書とは1.1 社内・社外向けで異なる提案書の目的1.2 分かりやすく伝わる提案書の基本項目1.3 提案書・企画書・報告書の使い分け2 【例文あり】業務でそのまま使える提案書の作成例3 ＜Word＞提案書の無料テンプレート・フォーマット3.1 メリットを1枚に記載できる提案書テンプレート3.2 新商品企画提案書テンプレート4 ＜Excel＞提案書の無料テンプレート・フォーマット4.1 シンプルな社内企画提案書テンプレート4.2 業務改善に使える改善提案書テンプレート5 ＜Power Point＞提案書の無料テンプレート・フォーマット5.1 プレゼンに役立つ提案書テンプレート5.2 おしゃれな提案資料テンプレート6 Word/Excel/Power Pointで提案書を作るデメリット3選6.1 （1）共有に手間がかかる6.2 （2）更新漏れが発生する6.3 （3）情報がすぐに見つからない7 【必見】提案書の作成から共有を効率化するITツール7.1 最も簡単に提案書を共有・管理できるツール「ナレカン」8 提案書を上手に書くための5つのコツとは8.1 （1）目的を明確化する8.2 （2）効果を明確に示す8.3 （3）全体構成の分かりやすさを重視する8.4 （4）誰にでもわかる表現にする8.5 （5）第三者のチェックをはさむ9 提案書の作成でよくある失敗と解決策10 提案書作成に役立つおすすめのテンプレートまとめ 提案書とは 以下では、提案書の目的や企画書・報告書との使い分けをご紹介します。まず、提案書とは何か確認しましょう。 社内・社外向けで異なる提案書の目的 提案書とは、自社や取引先のニーズ・課題に対し、解決策を示す資料です。用途によって目的が異なり、社内向けと社外向けで書くべき内容も変わります。 社外向け提案書 社外向け提案書の目的は、「クライアントに自社商品やサービスを導入してもらうこと」です。そのため、クライアントの課題にどのようにアプローチできるかを明確に示し、納得感のある提案をする必要があります。 社内向け提案書 社内向け提案書の目的は、「業務改善や新規事業の提案を通じて、社内の課題を解決すること」です。具体的な課題と、改善のためのプロセスを提示できれば、社内の意思決定をスムーズに進められます。 このように、提案書は社内向けと社外向けで目的が異なります。どちらの課題に焦点を当てるのかを意識しながら、適切な内容にしましょう。 分かりやすく伝わる提案書の基本項目 以下では、分かりやすく伝わる提案書の基本項目と書き方をご紹介します。「何を書くべきか分からない」という方は必見です。 ＜項目＞ ＜書き方＞ タイトル 一目で課題や価値が分かるよう、簡潔に書きます。 課題 課題の背景まで整理して記載すると、提案内容の根拠が明確になります。 提案内容 課題を解決する方法を、要点を整理して簡潔かつ具体的に記載します。 得られるメリット 提案の採用に大きく関わる事項なので、相手のニーズに合った価値のあるメリットを具体的に記載します。 成功事例 採用のイメージをしやすくするために、過去の類似の成功事例がある場合には記載しましょう。 予算・スケジュール 予算は内訳まで丁寧に記載し、スケジュールについては「いつ・誰が・何をする」といった人員計画も記載します。 補足情報 最後に、現状分析や予算の見積もりなどに使った資料を掲示します。 上記は社内向けの提案書の基本項目になります。社外向けの提案書を書く場合には、上記の項目に加えて”会社概要”や”実績”などを記載することで、信用度が上がります。 提案書・企画書・報告書の使い分け 提案書と似た資料に、企画書や報告書があります。それぞれの目的を正しく理解し、適切な使い分けが重要です。 企画書との違い 企画書は、実務レベルのスケジュールやプロセス、費用対効果など、新しい施策の詳細を具体的にまとめた資料です。一方、提案書は、アイデアの大枠を示し、相手に導入を促すための資料です。 報告書との違い 報告書は、業務の進捗や成果を伝えるための資料です。提案書や企画書とは異なり、現状の正確な報告が目的となります。 なお、提案書と企画書の明確な定義は業界や企業によって異なる場合があります。そのため、社内のルールや取引先の慣習に合わせた使い分けを意識しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】業務でそのまま使える提案書の作成例 新しく製品導入を提案する場合、提案書は以下の作成例のように作れます。（例文はコピーして使用可能です。） ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー ナレッジ管理ツール導入のご提案 ＜提案の背景・課題＞ 現在、社内において以下のような課題が発生しています。 ・教育担当者のリソースが不足し、新人メンバーが不明点を自己解決できない ・部署内で業務のクオリティにバラつきがある ・採用強化に伴い、今後「属人化による業務停滞」のリスクが高まる可能性がある このような状況に対応するためには、「情報・ノウハウの共有体制の強化」が不可欠です。そこで、ナレッジ管理ツールの導入を提案いたします。 ＜提案内容＞ ナレッジ管理ツールを導入し、社内に点在しているノウハウや業務知識を一元管理・共有できる仕組みを構築します。 ＜導入による効果＞ 1.ナレッジの一元化 情報の蓄積場所が明確になり、社内の情報が分散せず整理された状態を維持できます。また、メール・チャットなどに散らばっていたノウハウも、ツールの連携機能により一箇所で管理可能になります。 2.教育コストの削減 従来は教育担当者が新人に対し直接指導していましたが、新人メンバーがナレッジから自己解決できるようになり、教育担当者の工数を削減できます。結果として、教育担当者の業務効率向上につながります。 3.情報探索時間の削減 検索性の高いツールを活用することで、情報に迅速にアクセス可能になります。 例：〇名の平均的な「1日あたりの情報検索時間」は〇分。年間では〇時間が情報検索に費やされており、その時間をより生産的な業務に充てることが可能になる。 ＜他社事例＞ ○○社ではナレッジ管理ツール導入により、以下のような成果を上げています。 ・業種別セールス事例、顧客対応履歴、提案資料などの知見を蓄積 ・後から振り返りたい情報はナレッジとして共有すべき」という社内文化が定着 ・セールス領域以外でも、業務マニュアルや全社共有情報の発信にツールを活用 このように、単なる情報保管にとどまらず、「ナレッジを資産とする企業文化」の醸成にもつながっています。 ＜導入スケジュール（目安）＞ 検討選定（1～2カ月目）：ツール候補の比較・評価 トライアル（3〜4ヶ月目）：実運用を想定した試験導入 本格導入（5〜6月目）：社内への正式導入・定着支援 ＜予算＞ ・月額：15万円（税込） ・「年間予算目安：180万円（税込） ＜補足情報＞ 既に5社のサービス資料を取り寄せ済みです。プロジェクト始動後、比較表を作成し、最適なツールの選定を進めます。 ＜結論・ご提案＞ 今後の組織拡大・人材育成・業務品質維持を見据えるうえで、ナレッジ管理の強化は急務です。 ナレッジ管理ツールを活用することで、「誰がいても同じ水準で業務を進められる体制」「教育の自走化」「日常的な情報資産の蓄積」を実現し、企業全体の生産性を底上げできます。 本件について、ぜひ前向きにご検討いただけますと幸いです。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 社外向けの提案書を作るときには、先方企業がどのような効果を得られるのかを明確にしましょう。また、社内向けに提案書を作るときにも、あとからほかの人が見ても内容が把握できるように、「なぜ提案に至ったか」の背景が重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Word＞提案書の無料テンプレート・フォーマット 質の高い提案書を素早く作成するには、テンプレートの活用が有効です。以下では、Wordでの提案書作成に使えるテンプレートをご紹介します。 メリットを1枚に記載できる提案書テンプレート こちらは、Misocaが公開している提案書のテンプレートです。 施策によるメリットを記載する欄があるので、顧客に対して「伝わりやすい提案書」を簡単に作成できます。 メリットを記載できる提案書テンプレートのダウンロードはこちら 新商品企画提案書テンプレート こちらは、「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」が公開している提案書のテンプレートです。 マーケットとニーズの現状分析を書く項目がそれぞれあり、「新商品企画の重要性」について論理的に提案できるため、顧客からの共感を得やすい提案書を作れます。 新商品企画提案書テンプレートのダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Excel＞提案書の無料テンプレート・フォーマット 次に、Excelでの提案書作成に使えるテンプレートをご紹介します。Excelは、提案書の参考資料欄にグラフや図を張り付けやすく、説得力のある提案書作成に便利です。 シンプルな社内企画提案書テンプレート こちらは、業務用テンプレートが公開している、Excel向けのシンプルな企画提案書テンプレートです。 提案書に必要な基本的な項目が組み込まれているので、幅広い用途に使えます。また、簡単に項目を追加できるため、自社オリジナルの提案書テンプレートとして利用可能です。 シンプルな社内企画提案書テンプレートのダウンロードはこちら 業務改善に使える改善提案書テンプレート こちらは、無料テンプレートダウンロードが公開しているExcel向けの提案書テンプレートです。 現状を踏まえて改善内容を細かく記載できるので、状況を整理し順序立てた納得感のある改善提案が可能です。 業務改善に使える改善提案書テンプレートのダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Power Point＞提案書の無料テンプレート・フォーマット 最後に、Power Pointでの提案書作成に使えるテンプレートをご紹介します。Power Pointは、インパクトのある企画プレゼン資料を作成するのに便利です。 プレゼンに役立つ提案書テンプレート こちらは、Microsoftが公開している、Power Point向けのプレゼンに役立つ提案書テンプレートです。 スライドの手順に沿って内容を入れていけば、簡単に提案資料を作成できます。プレゼン資料の作成にかかる時間を短縮できる点が特徴です。 プレゼンに役立つ提案書テンプレートのダウンロードはこちら おしゃれな提案資料テンプレート こちらは、Canvaが公開しているPower Point向けのおしゃれな提案資料テンプレートです。 Canvaで作成した提案書は、Power Pointに変換可能です。デザイン性が優れていて、顧客にインパクトを与える資料を作成したいときに役立ちます。 おしゃれな提案資料テンプレートのダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Word/Excel/Power Pointで提案書を作るデメリット3選 提案書を作成するとき、Word・Excel・PowerPointのテンプレートを活用する企業は多いですが、注意すべき点もあります。ここでは、3つの主なデメリットをご紹介します。 （1）共有に手間がかかる 1つ目は、共有に手間がかかることです。 ExcelやWordで作成した提案書をチームで共有するときは、メールやチャットツールを使う必要があります。しかし、この方法では手間が増えるだけでなく、誤送信やファイルの誤った外部流出といったリスクも伴います。 さらに、メールやチャットでやり取りした提案書は、ほかのメッセージに埋もれやすく、必要なときにすぐ見つけられない場合もあります。そのため、提案書の作成から共有までを一元化できるクラウドツールの活用が効果的です。 （2）更新漏れが発生する 2つ目に、更新漏れが発生することです。 提案内容に変更が生じたとき、WordやExcelでは都度ファイルを開いて編集・保存しなければなりません。そのため、手軽に修正しづらいため、変更依頼があったときに記入漏れが生じる恐れがあります。。 また、複数人でファイルを管理していると、データ競合が起こる可能性も高まります。これを防ぐには、操作が簡単で、編集した情報をリアルタイムで反映できるツールを導入し、常に最新の提案書を共有できる環境を整えるべきです。 （3）情報がすぐに見つからない 3つ目は、情報がすぐに見つからないことです。 WordやExcelで作成した提案書は、ファイル名が似ていると目的の資料を探すのに手間がかかります。とくに、多数の提案書が蓄積されている場合、必要な情報を見つけるまでに時間がかかってしまいます。 このような問題を防ぐには、提案書を整理し、すぐにアクセスできる環境構築が重要です。たとえば、「ナレカン」のようなツールを活用すれば、ファイルの内容を一目で確認でき、高精度な検索機能でスムーズに目的の資料を探せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】提案書の作成から共有を効率化するITツール 以下では、提案書の作成から共有を効率化するITツールをご紹介します。 わかりやすい提案書の書き方が分からない場合、WordやPowerPointのテンプレートを活用すると項目を一から考える手間を省けます。ただし、提案書をはじめとする文書は作成して終わりではなく、チーム内で共有し、ナレッジとして管理することが重要です。 そのため、「あらゆる文書をスムーズに作成・共有でき、必要な提案書をすぐに見つけられるITツール」を使いましょう。必要な情報へすぐにアクセスできるツールであれば、過去の文書をすぐに参照できるので、新たな提案・企画を検討するときに役立ちます。 結論、自社が導入すべきは、作成した提案書を一元管理し、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」には、提案書をはじめとする文書テンプレートを瞬時に呼び起こせるうえ、任意のメンバーにそのまま共有できるので、作成・共有の手間を減らせます。また、超高精度な検索機能により、添付ファイル内まで検索可能なため、過去の情報も瞬時に振り返れます。 最も簡単に提案書を共有・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【見本】ナレカンを使った提案書の書き方の例 以下では、「ナレカン」を使った提案書の書き方の例をご紹介します。 ナレカンの『記事』タイトルに提案内容を入力して、「施策の内容」や「得られるメリット」を、ノートにテキストベースで記入できます。記事はファイルの添付も可能なうえ、コメント機能が紐づいているため、社内での”提案に関するやり取り”もスムーズです。 また、上の画像のように、添付したファイルは常時プレビュー表示されるため、ファイルを開いて確認する手間が省けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 提案書を上手に書くための5つのコツとは 「既存のテンプレートが自社に合わない」という場合は、自身で提案書を作成しなければなりません。以下では、提案書を上手に書くための5つのコツを作成手順に沿って紹介するので、担当者の方は必見です。 （1）目的を明確化する 提案の成功は、クライアントのニーズを正確に捉え、明確な目的として提示することから始まります。 そのため、情報収集ではクライアントへの綿密なヒアリングを通じて、本質的な問題を見出しましょう。得られた情報を分析し、達成すべき具体的な目標や数値指標として整理すれば、提案の方向性が明確になります。 このように、目的を明確に示し、提案全体の一貫性と説得力を高めましょう。 （2）効果を明確に示す クライアントの課題に対する解決策は、効果を明確に示すことも重要です。 予算や人員、実施できる体制などを考えながら、いくつかの方法を比べて検討します。目標となる数字や期待される結果を示し、かかる費用に対してどれだけの効果が得られるかを分かりやすく伝えると、説得力がある提案につながるのです。 また、解決策は、納得感につながるように現実的に実現できるものを提案しましょう。 （3）全体構成の分かりやすさを重視する 提案書は筋道が通っていて分かりやすい流れになっているかが大切です。 話の展開を工夫し、どんな良いことがあるのかを分かりやすく示すことで、読む人を自然に結論まで導けます。また、図や表を上手に使えば、内容をより印象的に伝えられます。 また、日ごろから提案書をはじめとするあらゆる文書を蓄積できる「ナレカン」のようなツールで情報を管理しておくと、図や画像を作成するときに、過去の情報を参考にできるため、成功事例の再現につながります。 （4）誰にでもわかる表現にする 提案書は誰にでも分かる言葉を使い、読む人に合わせた表現を心がけましょう。 事前の話し合いで相手がどのくらい詳しいかを理解し、すでに知っていることは省いて、要点を簡潔に伝えます。難しい言葉は使いすぎず、具体的な例を交えながら分かりやすく説明しましょう。 このように、読む人の立場に立った表現を選ぶと、伝えたい内容を確実に届けることができます。 （5）第三者のチェックをはさむ 提案書の質を高めるには、第三者の目線での確認が欠かせません。 論理の飛躍や分かりにくい表現をチェックし、想定される質問への答えを用意すれば、プレゼンの時の説得力も上がります。また、社内の仲間からの意見により、様々な角度からの改善点が見つかります。 多くの人の目を通した確認により、お客様の期待に応える質の高い提案書に仕上がります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 提案書の作成でよくある失敗と解決策 提案書作成でよくある失敗は以下の3つです。 失敗1：目的が曖昧で伝わらない （解決策）提案のゴールを明確にし、最初に結論を述べる。 失敗2：相手の課題を十分に分析できていない （解決策）市場調査やヒアリングを実施し、客観的なデータを示す。 失敗3：メリットが分かりにくい （解決策）定量的な数値や事例を用いて、導入後の変化を具体的に伝える。 提案書は「目的」「課題」「メリット」を明確にし、分かりやすく伝えることが重要です。 相手に納得してもらうために、論理的かつ具体的な情報を盛り込みましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 提案書作成に役立つおすすめのテンプレートまとめ ここまで、提案書作成時のポイントと提案書作成に役立つテンプレートをご紹介しました。 ExcelやWordのテンプレートを利用すると、提案書の作成を効率化できます。しかし、次第に社内の提案書が増えると、ファイル管理には「管理が煩雑になる」「共有が面倒」などの問題が生じて、情報へのアクセス性が悪くなってしまうのです。 したがって、提案書の作成から共有までを一元化できるITツールを活用しましょう。ただし、多機能なツールでは様々な情報を管理できるがゆえ、アクセス性に欠けてしまうため、すぐに目的の情報を見つけられるツールがおすすめです。 結論、提案書の作成・共有・更新には、社内に散在する情報を一元化し、目的の提案書に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、提案書の作成・共有・管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理とは？電子化のメリットや文書管理ツールを選ぶポイントを紹介 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

異動や退職時に引継ぎ書を作成することで、後任のメンバーに業務をスムーズに引き継ぐことができます。しかし、一から引継ぎ書を作るのは工数がかかるため、テンプレートやひな形を活用して、作業の負担を減らすことが推奨されます。 一方で、「どの引継ぎ書のテンプレートを使えば良いのか」「見やすい引継ぎ書の構成が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、引継ぎ書の作成ポイントやテンプレートを中心にご紹介します。 引継ぎ書のサンプルやフォーマットを探している 書き方のポイントを押さえて、スムーズに引継ぎ書を作成したい 引継ぎ書を適切に管理・共有し、業務効率化に活かしたい という方はこの記事を参考にすると、短時間で簡単に引継ぎ書を作成し、情報共有をスピーディーに行う方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 引継ぎ書とは1.1 引継ぎ書とマニュアルの違い1.2 引継ぎ書を作成する目的2 【例文あり】引継ぎ書に記載すべき6つの項目3 【無料】おすすめの引継ぎ書テンプレート・フォーマット5選3.1 【Word】作業や業務の流れが掴める引継ぎ資料のテンプレート3.2 【Word】自由度の高い引継ぎ書のサンプル3.3 【Excel】異動・退職時の業務引継ぎの報告書類のテンプレート3.4 【Excel】経理や会計、営業などの様々な引継ぎで使えるフォーマット3.5 【Word・Excel】シンプルで見やすい引継書の見本4 WordやExcel資料で引き継ぎ書を共有するデメリット4つ4.1 （1）管理が煩雑化する4.2 （2）画像や動画を添付しにくい4.3 （3）情報の追加・更新が面倒4.4 （4）情報が散らばりやすい5 【必見】引継ぎ書を最も簡単に作成・管理・共有できるツール5.1 ナレッジを即作成・即アクセスできる「ナレカン」5.2 【見本】ナレカンを使った引継ぎ書のテンプレートの作成例6 わかりやすい引き継ぎ書を作成する3つのポイント6.1 （1）頻度別にまとめる6.2 （2）要点を押さえる6.3 （3）関係者を記載する7 【番外編】スムーズに業務を引き継ぐコツとは？8 引継ぎ書の作成ポイントやテンプレートまとめ 引継ぎ書とは ここでは、引継ぎ書の概要をご説明します。引継ぎ書を作成する前に、以下で引継ぎ書の概要や目的を押さえましょう。 引継ぎ書とマニュアルの違い 引継ぎ書とマニュアルは、網羅する情報の範囲が異なります。 引継ぎ書には、業務の具体的な手順や進行中のプロジェクト内容など、引継ぎが必要な案件をまとめます。つまり、業務そのものだけでなく、それに関連するさまざまな情報も記載されています。 一方、マニュアルは業務全体の流れや手順に特化しており、フローを理解するためのツールです。そのため、マニュアルだけでは前任者の進捗状況を把握することはできません。 これらのことから、引継ぎ書はマニュアルを補完する重要な役割があるのです。そのため、後任者には、マニュアルと共に引継ぎ書も必ず共有しましょう。 引継ぎ書を作成する目的 引継ぎ書の作成は、退職や異動、新人教育などのシーンで必要となり、作成すると以下のようなメリットがあります。 属人化を防ぐ 特定の人に依存せず、業務を誰でも引き継げる状態にすることで、トラブルや業務停滞を回避できます。 業務の質と効率の低下を防ぐ 引継ぎ書を活用することで、業務の質や進行状況が前任者と同じ水準で維持されます。これにより、後任者も効率よく業務を進められます。 ナレッジを蓄積する 引継ぎ書は業務のナレッジを蓄積するためにも必要です。業務のノウハウや成功・失敗事例があれば、前任者が不在になっても仕事の質を保てます。 これらのメリットを得るためにも、退職や異動、新人教育などの場面では、必ず引継ぎ書を作成し、後任者にスムーズに業務を引き継ぐ準備をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】引継ぎ書に記載すべき6つの項目 ここでは、引継ぎ書に必要な6つの項目について例文を用いて解説します。誰にでも分かりやすい引継ぎ書を作成するために、以下の6つの項目を漏らすことなく記載しましょう。 項目 詳細 業務の概要 はじめに、業務の全体像を明記しましょう。これにより、後任者の業務への理解が深まります。業務の位置づけを明確にするために、関連部署や取引先の情報も記載すると良いです。 スケジュール 年間・月間・週間のスケジュールに基づいてタスクを整理します。これにより、時期による優先順位や締め切りを明確にし、後任者への伝達漏れを防ぎます。 業務内容と流れ 業務内容や手順を具体的に記載します。前任者が知っている「コツ」や「ノウハウ」も追加しておくと、品質維持や作業効率の向上が期待できます。 進捗状況 前任者が完了できなかった業務について、進捗や注意点を記載します。また進捗状況の確認方法や関連資料を共有しておくと、スムーズに業務を引き継げます。 トラブル発生時の対処法 過去のトラブルやその対処法、イレギュラーな対応例を記載しましょう。これにより、後任者はトラブルを事前に回避し、迅速な対応が可能になります。 関係者の連絡先 関連部署や担当者、取引先の連絡先を一覧にまとめておきます。連絡先がすぐに確認できることで、後任者が不明点を迅速に解決できます。 以上を参考に、前任者と後任者で認識のずれがでないよう、必要な情報を詳細に記載することが大切です。また、引き継ぐべき情報量が多い場合には、”ノート形式”で情報を整理して書き込める「ナレカン」のようなツールを活用するのも一つの手です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】おすすめの引継ぎ書テンプレート・フォーマット5選 引継ぎ書は、日常業務の合間を縫いながら作るため、短時間で完成させることが求められます。そこで、以下でご紹介する5つのテンプレートを活用して、簡単に引継ぎ書を完成させましょう。 【Word】作業や業務の流れが掴める引継ぎ資料のテンプレート こちらは、Microsoftが提供するWordで使える引継ぎ書テンプレートです。 フォーマットに沿って入力するだけで引継ぎ書が完成します。また、画像を貼る欄があり、視覚的にわかりやすく伝えられる点もメリットです。 作業や業務の流れが掴める引継ぎ資料のテンプレートの詳細はこちら 【Word】自由度の高い引継ぎ書のサンプル こちらは、SILAND.JPが提供するWord形式の引継ぎ書テンプレートです。 表紙や見出しの素材が入っており、自分でカスタマイズして資料を作成できます。ただし、自由度が高い分、ITに不慣れな方は使いこなせない恐れもあるので注意が必要です。 自由度の高い引継ぎ書のサンプルの詳細はこちら 【Excel】異動・退職時の業務引継ぎの報告書類のテンプレート こちらは、経費削減実行委員会が提供するExcel形式の業務引継ぎ書テンプレートです。ダウンロードするには、会員登録が必須になっています。 表があらかじめつくられているので、項目を埋めるだけで引継ぎ書が完成します。とくに、異動や転勤などで担当者がいなくなる前の引継ぎ報告に利用できますが、”業務の詳細な手順を載せる欄”がないため、マニュアルとの併用が必須なことに注意しましょう。 異動・退職時の業務引継ぎの報告書類のテンプレートの詳細はこちら 【Excel】経理や会計、営業などの様々な引継ぎで使えるフォーマット こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する、Excelで使える業務引継ぎ書のテンプレートです。 シンプルな形式の引継ぎ書であるため、汎用性が高く、経理や営業、事務など様々な引継ぎで利用できます。一方で、画像を入れる場所がなく、テキストのみで読みづらくなる恐れがあります。 経理や会計、営業などの様々な引継ぎで使えるフォーマットの詳細はこちら 【Word・Excel】シンプルで見やすい引継書の見本 こちらは、テンプレルンが提供するA4サイズの業務引継ぎ書のテンプレートです。ダウンロードするにはLINE登録が必要です。 ExcelとWordのほか、PDFバージョンも配布されているので、さまざまな場面で活用できます。しかし、画像を入れる欄がなく、テキストのみの資料となる点に注意が必要です。 シンプルで見やすい引継書の見本の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ WordやExcel資料で引き継ぎ書を共有するデメリット4つ ここでは、WordやExcel資料で引き継ぎ書を共有するデメリットを4つ紹介します。WordやExcelで引き継ぎ書を作成・管理している場合は、以下のデメリットを理解し、引き継ぎ書の管理方法を見直しましょう。 （1）管理が煩雑化する 1つ目に、管理が煩雑化するというデメリットがあげられます。 WordやExcelのファイルは、ファイルを開くまで内容を確認できないうえ、他の業務の情報とまとめてパソコン本体のストレージで管理していると、資料が大量になっていくにつれて「どこに何のファイルがあるのか分からない」事態に陥ってしまいます。 そのため、検索性に優れた情報管理ツールで管理すれば、知りたい情報に即アクセス可能なのにくわえ、情報を体系的に保管できます。 （2）画像や動画を添付しにくい 2つ目に、画像や動画を添付しにくいというデメリットがあげられます。 WordやExcelでも画像・動画を添付することは可能ですが、直感的な操作ではないため、画像や動画を使って見やすく情報をまとめるのはITに不慣れなメンバーにとっては難しく感じられます。 したがって、ExcelやWordは見やすい資料を直感的に作るには不向きなのです。 （3）情報の追加・更新が面倒 3つ目に、情報の追加・更新が面倒だというデメリットがあげられます。 WordやExcelファイルで情報を更新すると、メールやチャットツールでもう一度最新版のファイルを共有する必要があり、二度手間になってしまうのです。 たとえば「ナレカン」のように、情報の更新とともに即共有されるツールを導入すれば、わざわざ共有する手間を省けるうえ、一つのツールで引き継ぎ書の作成・共有・管理が完結するのです。 （4）情報が散らばりやすい 最後に、情報が散らばりやすいというデメリットがあげられます。 WordやExcelのファイルをメールで共有する方法では、情報が散らばりやすいです。例えばファイルに関する補足情報や打ち合わせ日程を後日メールでやり取りすると、複数のメールに情報が分散してしまうのです。 また、情報を振り返るときにどのメールに書いてあったのか忘れてしまい、情報を探すのに時間がかかってしまう可能性もあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】引継ぎ書を最も簡単に作成・管理・共有できるツール 以下では、引継ぎ書を最も簡単に作成・管理・共有できるツールをご紹介します。 引継ぎ書を一から作成するとなると、形式の決定や内容の記入に時間がかかり、負担が大きくなります。また、WordやExcelの引継ぎ書では、似たような名前のファイル名が乱立し管理がずさんになるリスクが高いです。 そこで、「テンプレート機能を備えた引継ぎ書管理ツール」を導入すると、引継ぎ書の作成時間が大幅に削減されます。また、「検索性に優れたツール」であれば、知りたい情報が簡単に見つかるのです。 したがって、自社が引継ぎ書の制作・管理で導入すべきは、引継ぎ書をアクセスしやすく作成・管理・共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは自作したテンプレートを呼び起こせるので、フォーマットを統一して引継ぎ書を作れます。さらに、編集や更新内容がリアルタイムで反映されるうえに、直感的な操作で高速検索できるので、引継ぎ書を効果的に業務に活かせるのです。 ナレッジを即作成・即アクセスできる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【見本】ナレカンを使った引継ぎ書のテンプレートの作成例 ここでは、ナレカンを使った引継ぎ書の作り方を解説します。以下の手順を追えば、見やすい引継ぎ書を簡単に作成できます。 はじめに、記載する項目を決めて、引継ぎ書のテンプレートを作成します。[＋新規作成]をクリックして、作成を始めましょう。 テンプレートが完成したら、[保存]をクリックして作成完了です。 画面右下の [＋テンプレートから作成] をクリックし、引継ぎ書のテンプレートを選択します。 テンプレートに沿って記載すれば、引継ぎ書の完成です。画面右上の[公開する]をクリックして共有しましょう。 このように、ナレカンを使えば、必須項目を押さえた自作のテンプレートで見やすい引継ぎ書を簡単に作れます。 また、複雑な記法は必要なく、記事の下部にある[機能ボタン]をクリックすれば、表やチェックリストも簡単に「引継ぎ書テンプレート」として登録可能です。そのため、すべての社員が簡単に分かりやすい引継ぎ書を作成できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ わかりやすい引き継ぎ書を作成する3つのポイント ここでは、引き継ぎ書を作成する際に押さえておくべき3つのポイントを解説します。以下のポイントを守れば、後任者に滞りなく業務の引継ぎができます。 （1）頻度別にまとめる まず、引継ぎ書には、業務を「日次」「月次」「年次」といった頻度別にまとめて記載しましょう。 たとえば「日報」と「週次ミーティング」などを混在して記載すると、後任者が見落としやすくなり、作業の抜け漏れが発生する可能性があります。 そのため、頻度ごとに整理して書き、重要な作業をすぐに把握できるようにしましょう。 （2）要点を押さえる 次に、引継ぎ書は要点を押さえて簡潔に書きましょう。 引継ぎ書で業務を詳しく説明すれば、後任のメンバーがすぐに仕事を進められますが、情報量が多すぎると、かえって資料が読みづらくなってしまうので注意が必要です。そのため、要点を押さえて業務を簡潔に説明することを意識しましょう。 そこで、必須項目を押さえた自作のテンプレートをいつでも呼び起こせて、必要に応じて項目の追記や画像添付ができる「ナレカン」などのITツールを活用すれば、誰から見ても分かりやすい引継ぎ書を作れるのです。 （3）関係者を記載する 最後に、業務に関連するメンバーの情報を記載しましょう。 業務には、社内外の担当者と連携して進めるものもあります。そのため、関係者の名前や所属先、連絡先を含めておくことで、業務に関する質問や不明点がすぐに解決できるようになります。 また、担当が変更される際には、事前に関係者に対面でその旨を伝えることが大切です。これにより、誤解やトラブルを防ぐことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】スムーズに業務を引き継ぐコツとは？ スムーズに業務を引き継ぐには以下2つのコツがあります。 わかりやすい引継ぎ書を作る まず誰が読んでも理解できるほど、視覚的にも内容的にもわかりやすい引継ぎ書を作成することが大切です。そのためには、一人で引継ぎ書類を完成させるのではなく、複数人で内容の確認や補填をするようにしましょう。 日頃から情報共有を徹底する どんなにわかりやすい引継ぎ書であっても、業務を進めていく上で必ず不明点が生じます。そこで、普段から業務の概要を共有する仕組みを作り、業務の属人化を解消しておきましょう。 以上のように、引継ぎをスムーズに進めるには情報共有の制度を整えるといった普段からの積み重ねが重要です。そのため、正しく業務情報が共有されていない場合は、今から「ナレカン」のような情報共有ツールで今後の業務の引継ぎを円滑に進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継ぎ書の作成ポイントやテンプレートまとめ ここまで、引継ぎ書の作成ポイントやテンプレートを解説しました。 引継ぎ書はテンプレートを使えば短時間で作れるものの、WordやExcelで作成するとファイルが増えて管理に手間がかかります。また、様々な業務に関する引継ぎ書やマニュアルが混在して、なかなか必要な書類に辿り着けないこともあります。 そこで、引継ぎ書の作成から管理や共有まで効率よく実行できるツールを導入しましょう。加えて、高度な検索機能を備えたものであれば、必要なファイルがストレスなく見つかります。 結論、自社で導入すべきITツールは、AIによる検索機能を備え、作成・共有・管理を一元化できるアプリ「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、スムーズな引継ぎを実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレート】業務引き継ぎ書とは？作り方のコツや書き方例を紹介！

年度末や人事異動のときは仕事の引き継ぎが多くなりがちですが、重要な情報を伝え忘れてしまうとトラブルになりかねません。そのため、前任者から後任者へ漏れなく情報伝達することが大切です。 しかし、「どうすればスムーズに業務の引き継ぎができるのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事の引き継ぎでイライラする原因や、引き継ぎ業務のストレスをなくす方法を中心に紹介します。 仕事の引き継ぎにストレスを感じており、解消したい 引き継ぎにイライラする原因が知りたい 円滑に引き継ぎができる環境を整えたい という方は本記事を参考にすると、引き継ぎ業務の手間を減らす方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕事の引き継ぎで前任者がイライラする原因2 仕事の引き継ぎで後任者がストレスを感じる原因3 退職や異動のときの引き継ぎあるある3選3.1 十分な時間を設けられない3.2 引き継ぎ用のマニュアルがない3.3 必要な資料が見つからない4 ストレスやイライラを発生させない上手な引き継ぎのコツとは4.1 （1）引き継ぐ時間を確保する4.2 （2）情報を過不足なく伝える4.3 （3）ITツールを活用する5 【必見】引き継ぎ業務のストレスをなくす方法とは5.1 最も簡単に引き継ぎマニュアルをつくれるツール「ナレカン」6 よくある質問｜引き継ぎを受ける新人がやるべきこと7 仕事の引き継ぎのストレスをなくす方法まとめ 仕事の引き継ぎで前任者がイライラする原因 仕事の引き継ぎの際に前任者が業務の説明をしても、後任者が業務内容をなかなか覚えてくれなかったり、同じことを何度も聞いたりすると、前任者は「仕事を覚える気がない」と感じ、イライラします。 そのため、後任者は自分で必要なことをメモしたり、わからないことを聞く前に自分でマニュアルを確認したりする習慣をつけましょう。また、前任者は後任者にとって使いやすいマニュアルを準備することが大切です。 しかし、前任者が毎回一から引き継ぎマニュアルを作成していると負担が大きいので、普段から「ナレカン」などのITツールで業務の進め方を記録しておくと便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の引き継ぎで後任者がストレスを感じる原因 仕事の引き継ぎの際、前任者の説明が曖昧だったり説明に抜け漏れがあったりすると、後任者はスムーズに業務に取り組めず、ストレスを感じます。 そのため、前任者はマニュアルを渡して終わりではなく、口頭で直近の状況や課題点などを適切に補足して説明しましょう。 引き継ぎは一方通行の情報伝達にならないように、互いにコミュニケーションを取りながら進める必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 退職や異動のときの引き継ぎあるある3選 ここでは、引き継ぎあるある3選を解説します。以下を参考に、引き継ぎで起こりがちなトラブルについて理解を深めましょう。 十分な時間を設けられない 引き継ぎあるあるとして、十分な時間を設けられないことが挙げられます。 異動のときは、引き継ぎに加えて関係者への挨拶や荷物の整理といった業務が必要になります。結果として、引き継ぎの準備に十分な時間を割けず、伝え忘れが発生してしまうのです。 重要な情報を伝え忘れると、異動後に後任者が問い合わせる手間が発生したり、業務が遅滞したりする恐れがあります。そのため、引き継ぎをするときは、スケジュールに余裕を持たせるのがおすすめです。 引き継ぎ用のマニュアルがない 引き継ぎ用のマニュアルがないことも、引き継ぎあるあるのひとつです。 引き継ぎは日常的に実施する業務ではないので、マニュアルが用意されていないケースが多々あります。また、マニュアルがある企業でも、更新する社員がいないため使われずに放置されているのです。 また、マニュアルがなければ引き継ぎの手順を一から調べなければならないので、手間と時間がかかります。したがって、引き継ぎ業務をスムーズにするために、早急にマニュアルを整備しましょう。 必要な資料が見つからない 必要な資料が見つからないことも、引き継ぎでのあるあるのひとつです。 手書きで引き継ぎノートをつくると、確認したいことをすぐに見つけられないので面倒です。Wordで代替する方法もありますが、印刷やメールで共有する手間がかかるうえ、ファイルが社内のどこに保管されているかわからなくなる恐れがあるのです。 このように、紙やWordは引き継ぎ書の共有・管理に難があります。そこで、必要な情報をすぐに見つけられる検索機能が充実したITツールを使えば、必要な書類を探し出すストレスがなくなるのです。 したがって、引き継ぎ書を活用しやすい仕組みをつくりたい方は、「ナレカン」などの引き継ぎに必要な業務マニュアルを作成・管理できる情報共有ツールを活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ストレスやイライラを発生させない上手な引き継ぎのコツとは ここでは、ストレスやイライラを発生させない上手な引き継ぎのコツを解説します。以下のポイントを押さえて、スムーズに業務を引き継ぎましょう。 （1）引き継ぐ時間を確保する 引き継ぎには十分な時間を確保する必要があります。 引き継ぎでは、口頭で補足したり質問を受け付けたりする時間が必要です。そのため、直接コミュニケーションをとる時間は、必ず確保しなければなりません。 しかし、互いに担当業務をいくつも抱えているため、なかなか引き継ぎができないケースもあります。したがって、1週間以上前からスケジュールを相談するなど、余裕を持って引き継ぎを進めましょう。 （2）情報を過不足なく伝える 引き継ぎでは、必要な情報を過不足なく伝えなければなりません。 「これは分かるだろう」と主観的に判断して説明を省略しすぎると、後任者が誤った認識をもつ可能性が高まります。したがって、必要な情報は漏れなく伝えましょう。 また、業務内容に加えて、各クライアントの特徴や過去のトラブルと対処法など経験を交えて仕事のノウハウも伝えれば、次の担当者がスムーズに仕事をはじめられます。 （3）ITツールを活用する スムーズに引き継ぎするには、ITツールを活用しましょう。 引き継ぎ資料を都度前任者が作成していると、時間と手間がかかるうえ、伝える内容にばらつきが生じます。また、引き継ぎ資料を渡しても、ファイルの保管場所がわからなくなっては意味がありません。 そこで、ITツールを活用するとテンプレート機能や情報を整理する機能で、引き継ぎ資料の作成・管理が円滑化するのです。とくに、「ナレカン」のような簡単に使いこなせるツールだと前任者・後任者ともに操作に迷わず引き継ぎが実施できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】引き継ぎ業務のストレスをなくす方法とは 以下では、引き継ぎ業務のストレスをなくす方法を紹介します。 引き継ぎは、後任者が業務に順応してはじめて成功したと言えます。とくに、大企業では部署間での異動や社内メンバーの入れ替わりも多いため、日ごろから「業務の進め方やノウハウを蓄積できる仕組みづくり」が欠かせません。 そこで、「業務の情報を残せるナレッジ管理専用ツール」を導入すれば、引き継ぎが発生したときもゼロからまとめる必要がないので、前任者・後任者の引き継ぎストレスの予防につながります。ただし、ツールの操作が複雑すぎると社員が使いこなせず、引き継ぎのストレスが解消されません。 したがって、直感的に使えることを重視して選びましょう。したがって、導入するべきなのは、引き継ぎ書をはじめとしたあらゆる社内情報を簡単に管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはテキストや画像・ファイルを簡単にまとめられて、多階層の「フォルダ」で見やすく分類できます。また、前任者に質問するように知りたい情報を探せる「自然言語検索」も備わっているので、後任者が円滑に引き継いだ業務を進められます。 最も簡単に引き継ぎマニュアルをつくれるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ よくある質問｜引き継ぎを受ける新人がやるべきこと 引き継ぎを受ける新人がやるべきことは、以下の3つが挙げられます。 引き継ぎ書があってもメモを取る 業務の進め方が引き継ぎ書にまとまっていても、知識を深めたりミスを未然に防いだりするためには、メモを取りながら引き継ぎを受けることが重要です。メモを取ればマニュアルに書かれていない仕事のポイントも忘れずに残しておけます。 引き継ぎ後の不明点は誰に質問すべきか確かめる 異動・退職による引き継ぎが発生したときには、後任者は前任者に質問ができなくなってしまいます。そのため、とくに新人の場合は「引き継いだ業務に関する不明点があった場合、誰に質問すべきか」確認し、業務が滞らないようにしておきましょう。 前任者のノウハウを聞く 引き継ぎで渡される書類がない場合やマニュアルのみの場合、前任者がもつノウハウも確認しましょう。たとえば、過去の成功事例・失敗事例を質問しておけば、自身が業務を進めるときに最適な対応ができます。 このように、引き継いた業務をスムーズに対応できるようにするには、積極的に前任者に質問し、内容を漏れなく記録しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の引き継ぎのストレスをなくす方法まとめ ここまで、引き継ぎのストレスの原因と対処法や引き継ぎあるある3選を中心に解説しました。 引き継ぎが上手くいかなければ、前任者と後任者の双方に負担がかかり、お互いの業務が滞ります。そのため、日ごろから作業マニュアルを作成したりノウハウを共有したりして、退職や部署移動があっても引き継ぎが短時間で終わる仕組みづくりが必要です。 そこで、情報共有ツールを使えば、簡単に資料をつくれるので前任者の負担が減ります。また、検索機能の充実したサービスを選べば目的の情報が見つけやすくなり、後任者が仕事を進めやすい仕組みが整うのです。 ただし、シンプルなITツールでなければ従業員が使いこなせないので注意しましょう。したがって、マニュアルをはじめとした情報を最も簡単に記録・共有できるツール「ナレカン」を選ぶべきです。 ぜひ「ナレカン」を導入して、引き継ぎのストレスをなくしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレート】業務引き継ぎ書とは？作り方のコツや書き方例を紹介！

企業活動において「帳票」は重要な資料であり、適切な管理が求められます。また、業界や利用シーンによって異なる意味合いで使われるため、帳票とは何か正しく理解する必要があるのです。 しかし、「帳票とはどのような書類を指すのか、認識が曖昧になっている」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、帳票の種類や保管期間に加え、電子化する方法まで網羅的にご紹介します。 帳票の役割や、伝票や帳簿との違いを分かりやすく教えてほしい 社内の帳票が煩雑化しており、保管期間を守れておらず困っている 帳票をはじめとする重要な書類の管理体制を整えたい という方はこの記事を参考にすると、帳票の意味や種類が分かるうえ、帳票が管理しやすくなる方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 帳票のとは1.1 帳票とは1.2 帳票の役割とは1.3 伝票、帳簿との違い2 帳票管理の保管期間3 各業界における「帳票」の種類3.1 製造業における「帳票」3.2 銀行における「帳票」3.3 医療における「帳票」4 帳票を紙で管理するデメリットとは？5 【要注意】帳票を電子化するにあたっての法的要件とは6 【必見】帳票管理の電子化におすすめの方法6.1 社内の経理書類を最も適切に管理できるツール「ナレカン」7 帳票の種類や保存期間、電子化する方法のまとめ 帳票のとは ここでは、帳票の一般的な意味や、伝票・帳簿との違いを紹介します。まずは以下の内容を踏まえて、帳票の概要を把握しましょう。 帳票とは 帳票とは、企業の経営活動において作成された”帳簿”や”伝票”を総称したものです。 帳票は、取引や会計に関する直接的な「経理書類」だけでなく「経営に関わる書類全般」が該当します。そのため、具体例としては「年次有給休暇の管理簿」「備品購入のレシート」なども帳票に当てはまるのです。 ＜一般的な帳票の具体例（一部）＞ 見積書・発注書・請求書 自社製品の配送に関する記録 備品購入のレシート・領収書 有給休暇の管理表 このように、企業の経営において費用を伴う活動に関連する書類はすべて帳票に含まれると言えます。 帳票の役割とは 帳票の主な役割には、以下の2つが挙げられます。 1つ目は、取引の内容やそれに伴うお金の流れを確認し、経営状況を客観的に捉えるためです。過去の取引内容やそれに伴うお金の動きを明確にすることで、経営課題を洗い出すと同時に、今後の経営方針を決めるにあたっての判断材料にできます。 2つ目は、一定以上の事業所得がある場合に必要となる「確定申告」の書類を作成するためです。万が一、作成した書類に不備や仮装隠蔽があれば、追徴課税※1や重加算税※2が発生する可能性があるため、適切な管理が求められます。 ※1：正しく納税されていなかった場合に、差額の徴収を受けること。 ※2：申告内容が悪質だった場合に、罰金・利息的な意味合いで課税される税のこと。 伝票、帳簿との違い 帳票は、伝票や帳簿とは意味が異なります。具体的には以下の位置関係にあります。 以上のように、”伝票”と”帳簿”は、それぞれ役割が異なるものの、”帳票”を作成するうえではどちらも重要な書類となるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 帳票管理の保管期間 帳票は、経営をしていくうえで重要な書類であるのはもちろん、法令でも保存期間が定められています。 たとえば、帳票に含まれる帳簿書類は、国税庁のHP「No.5930 帳簿書類等の保存期間」で記載されているように、事業年度の確定申告の提出期限の次の日から7年間保管しなければなりません。 したがって、帳票は適切に社内保管し、必要なときにすぐに内容を確認可能な状態を整えることが不可欠です。また、「ナレカン」のように情報の記録・管理が完結するITツールを導入すれば、目的の書類が見つけやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 各業界における「帳票」の種類 帳票は経営に関する書類を幅広く差すため、業界によってどのような書類が帳票にあたるかが異なります。そこで以下では、各業界における帳票の種類を紹介します。 製造業における「帳票」 製造業においては、たとえば以下のような書類が帳票に該当します。 工場の作業指示書 業務日報 製品製造に利用する設備の点検表 このように、製造工程に関する幅広い書類が「帳票」に当たります。 銀行における「帳票」 銀行では、一般的に以下のような書類が帳票に該当します。 入金申込書 払戻請求書 振込依頼書 税金・公共料金等納付依頼書 上記のような銀行における「帳票」は、各銀行のHPでも該当書類の確認が可能です。 医療における「帳票」 医療においては、たとえば以下のような書類が帳票に該当します。 問診票 健康診断票 介護記録 臨床検査記録 診療報酬の明細書 したがって、患者と病院側の双方に関係する記録が「帳票」と定義されていると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 帳票を紙で管理するデメリットとは？ 帳票を紙で管理するデメリットには、主な理由には以下3つが挙げられます。 帳票管理の負担が大きい 帳票は一定期間保存しておくことが大前提となります。そのため、紙による管理では、取引先や期間ごとに仕分けたり、ファイルリングしたりしなければならず”管理の負担が大きい”のです。 帳票を探し出すのに時間がかかる 場合によっては、監査調査で帳票の提出を求められるケースがあります。しかし、膨大な量な資料のなかから、指定された帳票を目視で探し出すのは時間がかかるため、ほかの業務を圧迫しかません。 セキュリティ面で懸念が残る 紙媒体で帳票を管理する場合、保管場所を確保しなければならないため、古いデータは別の倉庫に移すことがあります。しかし、移動する過程で帳票が紛失してしまったり、雨漏りなどの災害により破損してしまったりする危険性が伴うのです。 また、昨今ではテレワークを導入する企業が増えている一方、「紙媒体による管理」から脱却できていない企業ではテレワークを定着させるのは困難です。そのため、DX化によって業務の効率化を高めている企業に、競争率で負けてしまうのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【要注意】帳票を電子化するにあたっての法的要件とは 帳票を紙媒体で管理し続けるのは、デメリットが大きいため、電子化するのがおすすめです。ただし、2021年の電子帳簿保存法改正によって、帳票の電子化が認められるのは、以下の法的要件を満たす場合のみです。 つまり、以下の法的要件を満たしていない場合は「紙媒体による保管」をしなければならない点に注意しましょう。 真実性の確保：保管したデータが改ざんされないこと。 可視性の確保：取引年月日・取引金額・取引先で検索できること。 以上のことから、帳票を電子化するときは「セキュリティ性」と「検索性」の高いシステムを選ばなければなりません。たとえば、生成AIを活用した検索機能に加え、国際情報セキュリティ規格「ISO27001」を取得している「ナレカン」であれば、いずれの要件も満たせています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】帳票管理の電子化におすすめの方法 以下では、帳票管理を電子化するのにおすすめの方法をご紹介します。 帳票は重要な社内情報であり、適切な管理が求められます。仮に帳票管理が煩雑になれば、管理者の負担が増えることはもちろん、必要な情報が見つからず経営状況の把握が困難になるリスクが高まるので注意が必要です。 ただし、帳票を電子化するにあたっては、電子帳簿保存法改正の規定に伴い「真実性の確保」と「可視性の確保」ができることが大前提です。したがって、強固なセキュリティ体制のもと、必要な情報に即アクセスできるシステムを選びましょう。 結論、帳票をはじめとする書類の電子化には、生成AIを活用した超高精度の検索性と、大企業でも安心して導入できる安全性を備えたツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、「フォルダ」ごとにアクセス権を設定したり、アクセスログを確認したりできるため”真実性の確保”について心配ありません。また、「ファイル内検索」や「タグ検索」によって必要な情報をすぐに見つけられるので、”可視性の確保”も実現可能です。 社内の経理書類を最も適切に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 帳票の種類や保存期間、電子化する方法のまとめ これまで、票の種類や保存期間、電子化する方法を中心にご紹介しました。 帳票は、企業の経営活動に関する書類全般を指します。業界によって具体的に該当する文書は異なるものの、経営状況の把握と法令順守の観点から、帳票は正しく管理することが重要です。 そこで、帳票に関する情報を「ITツール」上に集約すれば、データベース化されて目的の内容を探しやすくなります。ただし、帳票を電子化するにあたっては「改ざんリスクがないこと」「取引先や金額などで検索できること」が法的要件となる点に注意が必要です。 結論、自社の帳票管理を電子化するのであれば、ヒット率100%の検索機能に加えて、大企業でも安心して利用できるほどのセキュリティを備えたツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、帳票をはじめとする社内の書類管理を電子化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネス向け｜書類作成の基本や作り方は？作成・管理を効率化する方法を紹介

提案書は、社外の取引先に自社のサービスや取り組みをプレゼンするときに使われる書類です。提案が受け入れられるか否かは会社の業績に直結するので、クライアントに刺さる提案書を作成する業務は重要だと言えます。 しかし、内容が伝わりやすい提案書を一から作るのは、簡単ではありません。そのため、「説得力のある提案書が作れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、わかりやすい社外向け提案書の構成例や書き方、テンプレートを見本画像を交えて、ご紹介します。 社外向けの提案書をどのように作ったらよいか分からない 見本をもとに提案書の構成を確認したい 刺さる提案書を作れる体制を整えたい という方はこの記事を参考にすると、効果的な提案書を書くコツやイメージを掴むことができ、相手に刺さる提案の実現につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 提案書とは1.1 提案書の重要性1.2 提案書と企画書の違い2 【見本画像あり】わかりやすい社外向け提案書の構成例2.1 記載項目2.2 課題と原因2.3 課題に対する解決策3 提案書の構成例のまとめ表4 社外向け｜提案書の書き方と流れ4.1 現状の課題の明確化と解決策の検討4.2 予算・期間の設定4.3 提案書の作成5 わかりやすい提案書を書く4つのコツ5.1 （1）課題を正確に把握する5.2 （2）提案を採用するメリットを記載する5.3 （3）実現性の判断材料を明記する5.4 （4）数字に落とし込む6 【必見】「刺さる提案書」を作る方法とは6.1 提案書作成のノウハウ蓄積・共有ツール「ナレカン」7 【注意】社外向け提案書の3つの失敗例とは7.1 （1）伝えたい内容が不明瞭7.2 （2）提案書の作成自体が目的となっている7.3 （3）提案が非現実的8 企画・提案書の作成事例9 【無料】社外向け提案書に役立つテンプレート9.1 Word｜ レポート形式の提案書テンプレート9.2 Word｜ 1枚でまとめられる企画書テンプレート9.3 Powerpoint｜新規事業に活用できる提案書テンプレート10 わかりやすい社外向け提案書の書き方やテンプレートまとめ 提案書とは 以下では、提案書の重要性や企画書との違いについて紹介します。まずは、提案書の概要を確認しておきましょう。 提案書の重要性 提案書とは、「”クライアントまたは自社の課題解決に必要となる提案内容”をまとめた資料」を指し、極めて重要です。 とくに、クライアントに対する提案書は、自社製品・サービスを導入してもらう目的で作成します。したがって、社外向けの提案書を作成するときは、“自社製品・サービスがどのようにクライアントの課題へアプローチできるか”を意識することが重要です。 このように、提案書はクライアントのニーズに合致する”解決策”や”提供する価値”を伝えるために不可欠なのです。 提案書と企画書の違い 提案書と企画書では、記載内容に違いがあります。 提案書は、業務上やビジネス上の課題を提示し、「改善・解決するまでのプロセスを具体化したもの」を記載します。一方、企画書には「実行可能なアイディアやプラン」を記載するのです。 両者は混同しやすいため、上記の違いを押さえて区別しておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本画像あり】わかりやすい社外向け提案書の構成例 ここでは、わかりやすい社外向け提案書の構成例を見本とともにご紹介します。以下を参考にすれば、情報に抜け漏れのない提案書を簡単に作成できます。 記載項目 冊子や複数ページの提案書を作成する場合は、以下の基本事項を押さえましょう。 表紙（タイトル） 誰に向けた何の資料なのか、端的に記載します。 目次 どのような流れで提案をするのか、一目で分かるように記載します。 提案概要 何をどのように解決できるのか概要を示し、相手の興味を引き立てます。 スケジュール 実際にどのような工程で進むのか、課題解決までのスケジュールを記載しましょう。 費用 ただ費用を記載するのではなく、提案内容や解決のメリットに照らして納得感を与えることがポイントです。 各項目では要点を押さえ、文章が冗長にならないように心がけましょう。また、画像や表を用いるとより読み手がわかりやすくなります。 課題と原因 次に、クライアントが抱える課題と原因を記載します。 クライアントの課題を適切に伝えるには、相手にとって理想的な状態と現状とのギャップを定量的に示す方法が効果的です。なぜギャップを埋められず、理想的な状態にならないのか、客観的なデータを使って説明すると説得力が増します。 このように、提案書は、クライアントが置かれている状況を俯瞰できるように作りましょう。解決が必要な課題と原因を明確化することで、次に記載する解決策の有効性が伝わりやすくなります。 課題に対する解決策 課題と原因を示したら、課題に対する解決策を記載します。 解決策は、クライアントの課題へどのようにアプローチするか明確化したうえで、施策によってどのように改善されるのか、イメージしやすく書きましょう。なぜなら、クライアントにとってメリットがわからない提案は採用に結びつかないためです。 解決策の信憑性を上げるには、「同様の施策を実行した他社の事例」を例示すると再現性をアピールできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 提案書の構成例のまとめ表 伝わりやすい提案書は、以下の構成例のように作られています。 項目 記載事項 表紙 (タイトル) 誰に向けた何の資料か、一目で分かるように書く 挨拶 提案の機会を貰えたことへの感謝を伝える 会社概要 自社の所在地や事業内容を記載する 提案概要 何をどのように解決できるのか、相手の興味を引き立てる 目次 どのような流れで提案するのか、全体の構成を示す 課題 顧客の理想像と現状のギャップを示す 原因 なぜギャップを埋められないのか定量的に示す 解決策 施策を実行した事例を紹介しつつ、提案を採用したときのメリットを定量的に示す 費用 提案内容や解決のメリットに照らして、納得感を醸成しながら記載する 以上の表を参照して、提案書に記載する項目や押さえるべきポイントの抜け漏れを防ぎましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社外向け｜提案書の書き方と流れ 以下では、「社外向け提案書の書き方・流れ」を3つに分けて解説します。提案書は、以下のステップに沿って作成しましょう。 現状の課題の明確化と解決策の検討 まず、課題を明確にして解決策を考えましょう。 提案書の目的は、「クライアントの抱える課題に対する解決策を示す」ことなので、始めに課題を明らかにする必要があります。また、課題を分析した結果も併せて提示すれば、説得力が増すので提案を前向きに検討してもらいやすくなります。 そのうえで、多様な観点から「課題に対する解決策」を検討すれば、軸を持って提案することができるのです。 予算・期間の設定 次に、具体的な予算・期間を決定しましょう。 提案の内容自体は良くても、クライアントの想定を大幅に越える予算やタイトすぎる無理なスケジュールでは、実現が難しくなります。そのため、具体的かつ適切な数字を設定しましょう。 予算があれば、クライアントは「費用対効果」を推定できます。また、スケジュールについても、実際に取り組んだ時のイメージがしやすくなるため、提案を受け入れてもらえる可能性が高まります。 提案書の作成 最後に、提案内容をまとめて資料に落とし込みます。 提案書には、読み手が求める情報を過不足なく記載することが重要なので、情報の取捨選択を意識しましょう。また、専門的な知識を要する内容の場合は、注釈などを使いながら相手がスムーズに理解できる文章を心がけます。 以上のように、提案書作成の最後のステップでは、検討した内容を「相手にとってわかりやすいこと」を念頭にまとめるのです。 たとえば、「ナレカン」のような社内の情報を一元化できるツールを使うと、提案書をわかりやすくするノウハウや注釈が必要な専門知識を1か所にまとめておくことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ わかりやすい提案書を書く4つのコツ ここからは、わかりやすい提案書を書く4つのコツを紹介します。クライアントへの提案を成功させるために、以下のコツを意識して提案書を作成しましょう。 （1）課題を正確に把握する 提案書を書く1つ目のコツは、クライアントの課題を正確に把握することです。たとえば、以下3つのビジネスフレームワークが役立ちます。 ＜6W2H＞ 分かりやすい提案書に共通しているのは、6W2Hが明確であることです。そのため提案書には以下の要素を落とし込みましょう。 When（いつ） Who（だれが） What（なにを） Where（どこで） Why（なぜ） Whom（だれに） How（どのように） How much（いくら） このように、6W2Hの項目を意識しながら文章を作成すれば、「課題と解決策」を具体化できるので、提案自体が伝わらないという最悪の事態を回避できます。 ＜3C分析＞ 3C分析は、論理的な提案書・企画書を書くときに効果的なフレームワークです。 Customer（顧客）：顧客のニーズや市場環境 Competitor（競合）：競合他社の強さ、市場シェア率などの現状 Company（自社）：自社の強みやブランドイメージなどの現状 これらの3つの視点を持つことで、バランス良く現状を整理しながら「課題と解決策」を分析しやすくなります。 ＜SWOT分析＞ SWOT分析とは、現状分析と提案の目的と全体像を把握するためのビジネスフレームワークです。 Strength（強み）：内部環境のプラス要素となる自社の強み Weakness（弱み）：内部環境のマイナス要素となる自社の弱み Opportunity（機会）：自社に好影響を与える外部環境のプラス要素 Threat（脅威）：自社に悪影響を及ぼす外部環境のマイナス要素 上記のように、内部と外部からの現状をそれぞれ分析すれば、客観的に提案の目的や自社の立ち位置を捉えられます。 （2）提案を採用するメリットを記載する 提案書を書く2つ目のコツは、提案を採用するメリットを記載することです。 メリットが伝われば、クライアントは提案を受け入れたときの状況を具体的にイメージできるようになります。提案書には、数値を用いて情報を記載すると、客観的な視点からクライアントに提案のメリットを示せます。 したがって、提案書には必ず定量的なメリットを書くようにしましょう。 （3）実現性の判断材料を明記する 提案書を書く3つ目のコツは、実現性の判断材料を明記することです。 新しい事業やプロジェクトを立ち上げる際は、周囲の理解や協力を得ることが事業推進の成功の鍵となります。そこで、実現可能性や費用対効果を判断材料にするのです。 そのため、提案内容の実現可否の判断材料として、スケジュールや費用などを提示して、相手が納得して判断できるようにしましょう。 （4）数字に落とし込む 最後に、提案書を書く4つ目のコツは、数字に落とし込んで定量的な情報を記載することです。 提案内容の効果を齟齬なく伝えるために、数値や金額、効果を定量的なデータを用いて表します。例えば、「人件費を○％削減する」「売上を○％上げる」のように、できるだけ具体的に記載するのがポイントです。 また、効果など結果の要素は、正確な見積もりが難しい場合は「試算」の形式で記載しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】「刺さる提案書」を作る方法とは 以下では、「刺さる提案書」を作り続ける方法を紹介します。 クライアントに刺さる提案書を作るには、過去の提案事例を社内共有することが重要です。過去の情報が残っていれば、似たような案件で提案書を作成する工数が減るうえ、最適な提案につながるポイントや過去実績を踏まえて資料作成ができます。 そこで、「提案書をはじめとした情報を蓄積できるITツール」を使うと、社内でのノウハウ共有がスムーズに進みます。ただし、目的の資料がすぐに見つからなければ業務が滞ってしまうので「検索機能の充実性」も重視して選ぶべきです。 結論、提案に関するあらゆる情報を書き残すことができ、欲しい情報が確実にヒットするツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、作成した提案書のファイルやクライアントの情報をまとめて管理できます。また、「過去事例を教えてください」のように話し言葉で情報を探せるAI検索機能があるので、社内のナレッジ共有がスムーズになるのです。 提案書作成のノウハウ蓄積・共有ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】社外向け提案書の3つの失敗例とは ここでは、社外向け提案書の失敗例3つをご紹介します。以下の例を参考に、クライアントに伝わりやすい提案書の作成を意識しましょう。 （1）伝えたい内容が不明瞭 まず、失敗例として「何を伝えたいか不明瞭になっている」ケースが多くあります。 「何をどのように解決するのか」を明確化しなければ、クライアントにとってその提案を採用する価値がわかりません。そのため、提案書を一読するだけで提案内容を全て理解できるように、解決策を明瞭に記載することが求められます。 そこで、文章を簡潔に書くのはもちろん、6W2Hを使って意図が相手に伝わりやすくなるようにしましょう。 （2）提案書の作成自体が目的となっている 次に、失敗例として「提案書を作成すること自体が目的となっている」ケースが挙げられます。 提案書はあくまで提案を採用してもらうために提示する書類です。そのため、クライアントの課題に合わせて、現実的な解決策を提案しなければ、提案後の動き方やコミュニケーションに悪影響を与えかねません。 そこで、提案書はプロジェクトを始動させるための「手段」であるという意識があれば、プロジェクトの進行も見据えた提案ができるのです。 （3）提案が非現実的 最後に、「提案が相手にとって非現実的になっている」ケースも失敗例のひとつです。 クライアントの理想を叶えられる抜本的な解決策を提案しても、実際に実行できなければ採用されません。提案の採用率を上げるには、許容可能な予算内に抑えたり、事業の閑散期に実行したりするなど、クライアントに寄り添った提案をする必要があります。 つまり、クライアントを第一に考え、現実的な提案をするには、顧客情報を十全に管理する体制が整っていることが大前提なのです。 そこで、昨今では「ナレカン」のように、顧客の情報や過去の商談結果を見やすくまとめられるツールを活用して、最適な提案を検討する企業が増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画・提案書の作成事例 引用および参考：株式会社シティ情報ふくおか公式サイト｜プロポーザル事例集 株式会社シティ情報ふくおかでは、プロポーザル事例集として企画・提案書の作成事例を公開しています。 各事例をクリックすると、提案における資料を確認できます。そのため、「社外向けの提案書での挨拶文の書き方が分からない」「資料のレイアウトに悩んでいる」という方に役立つサイトだと言えます。 一方で、社外への提案を成功させるには、自社の強みや勝ちパターンを資料に反映することが重要です。したがって、作成した提案書は「ナレカン」のように「メッセージ機能の付いたITツール」で社内共有すると、メンバー間でフィードバックしやすく便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】社外向け提案書に役立つテンプレート 提案書を作成する際は、テンプレートを利用すると便利です。以下では、社外向け提案書に役立つテンプレートを3つ紹介します。 Word｜ レポート形式の提案書テンプレート こちらは、Microsoftが公開しているWord形式の提案書テンプレートです。 レポート形式でまとめられる点が特徴です。画像や文書を自由に追加できることはもちろん、提案内容に合わせてページ数を増やすことができます。 Microsoftの提案書テンプレートのダウンロードはこちら Word｜ 1枚でまとめられる企画書テンプレート こちらは、ビズ研が公開しているWord形式の企画書テンプレートです。 1枚で現状分析や解決策、具体的な企画内容を記載できる仕様になっており、要点を端的にまとめられる点が特徴です。 ビズ研の企画書テンプレートのダウンロードはこちら Powerpoint｜新規事業に活用できる提案書テンプレート こちらは、Microsoftが公開しているパワーポイント形式の提案書テンプレートです。 提案にあたり、市場に関する情報もスライドでまとめられるようになっています。テンプレートはブランドの立ち上げを提案する内容になっていますが、内容を修正すれば新商品や新規事業の提案にも活用可能です。 Microsoftの提案書テンプレートのダウンロードはこちら 上記のように、無料公開されているテンプレートを使うと素早く提案書を作れます。一方で、作った資料がほかのファイルに埋もれると提案時にスムーズに共有できないので、「ナレカン」のような文書整理に役立つツールの併用がおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ わかりやすい社外向け提案書の書き方やテンプレートまとめ ここまで、わかりやすい社外向け提案書の書き方のポイントや、テンプレートを中心に紹介しました。 クライアントに伝わる提案書を作るには、過不足のない構成をつくり、メリットや実現性を具体的に述べることが必要です。さらに、テンプレートを使えば一から構成を考えることなく、体裁が整った見やすい提案書を簡単に作成できます。 しかし、提案書は作成して終わりではなく、今後のプレゼンに活かせるように”いつでも振り返り可能な状態で管理”する必要があるのです。そこで、「検索機能の充実した情報共有ツール」でデータを保管すると、資料を社内のノウハウとして残しておけます。 結論、自社が導入すべきなのは、提案書をはじめとしたクライアントの情報を一元管理できるツール『ナレカン』一択です。ナレカンは、社内メンバーに質問できる機能も備わっているので、提案におけるノウハウ蓄積にも最適です。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、提案書の作成から管理までを効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】提案書のおすすめテンプレート6選！作成例や簡単に書けるコツも紹介 【社内向け】提案書の書き方とは？例文・テンプレート4選も紹介 【必見】見積書とは？提案書との違いや書き方を解説！ パワーポイントを使った提案書の書き方とは？構成例やテンプレートサイトも紹介！ PowerPoint｜見やすい提案書のデザインのコツ・事例とは 【初心者必見】効果的なパワーポイントのアニメーション活用術！ 【初心者向け】パワーポイントでの資料作成に使えるテンプレートを紹介！ 【テクニック集】パワーポイントでの資料作成のコツを紹介！ 【例文/テンプレートあり】採用される業務改善提案書の書き方とは？ プレゼン資料作成におすすめのテンプレート6選！作り方のコツも紹介 【すぐ使える】提案プレゼンで押さえるべき流れやポイントとは？ プレゼンテーションの作り方や話し方のコツとは？管理におすすめのツールも紹介 見やすいプレゼン資料の作り方とは？構成やコツ4選もご紹介 【必見】Zoomのプレゼンで使える3つの機能や伝えやすくするコツも紹介

業務引き継ぎ書があれば、社員が退職したり異動したりするときでもスムーズに後任者へ引き継ぐことができます。また、引き継ぎ内容が文章として残るので、繰り返し見返せるため、ミスの防止にもつながるのです。 しかし、なかには「業務引き継ぎ書の書き方が分からない」「引き継ぐ業務が多すぎて、対応が間に合わない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 業務引継書に書くべき内容・作り方を知りたい 業務引継書の無料のテンプレートを使用したい 業務引継書の作成や共有に便利なツールを探している という方はこの記事を参考にすると、引き継ぎ書の作成だけでなく、作成後の共有・管理を効率化できる方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 引き継ぎ書とは1.1 なぜ引継書は必要なのか1.2 【目的別】業務引き継ぎ書が必要になるシーン1.3 「引き継ぎ書」と「マニュアル」の違い2 ＜例文あり＞業務引継書の作り方2.1 ステップ1｜スケジュールを立てる2.2 ステップ2｜業務を洗い出して整理する2.3 ステップ3｜項目に沿って記載する2.4 ステップ4｜フィードバックを受ける3 業務引き継ぎ書の書き方例4 【Excel・Word】業務引継書の無料テンプレート4選4.1 Excel｜シンプルな業務引継書のテンプレート4.2 Excel｜業務フローを細かくまとめられるテンプレート4.3 Word｜図や画像を自由に添付できる業務引継書のテンプレート4.4 Word｜引き継ぎ事項を一覧でまとめられるテンプレート5 業務引き継ぎ書を紙・Word・Excelで作成するデメリット6 【必見】最も簡単に業務引き継ぎ書を作成・共有できるツール6.1 テンプレートで効率よく引き継ぎ書を作れる「ナレカン」6.2 「ナレカン」を使った営業事務職の引き継ぎ書作成例7 業務引き継ぎ書を作成する4つのメリット7.1 （1）属人化を防止できる7.2 （2）引き継ぎがスムーズになる7.3 （3）ナレッジとして蓄積される7.4 （4）製品・サービスの質が保たれる8 見やすい業務引き継ぎ書を作成する3つのポイント8.1 （1）情報を過不足なく書く8.2 （2）図やグラフを活用する8.3 （3）ほかの業務とのつながりを明確にする9 わかりやすい業務引き継ぎ書の書き方やテンプレートまとめ 引き継ぎ書とは 引き継ぎ書とは、業務の担当者が変更するときに、後任者へ引き継ぐ業務の内容や進捗を記載した文書です。以下では、業務引き継ぎ書が必要になるシーンや、マニュアルとの違いを解説します。 なぜ引継書は必要なのか 引継書は、後任者がスムーズに業務を行うためだけではなく、新人教育やリスク管理を目的としても役立てられるのです。 引継書に業務内容や顧客情報、対応方法などが具体的に明記されていれば、新人教育・研修にかかる時間が短縮されます。また過去のトラブルを参考にすることで、将来的に起こり得るトラブルを未然に防げたり、解決策を講じやすかったりします。 このように引継書には業務の引継ぎ以外にも様々な利用用途があるのです。そして新人教育・リスク管理をスムーズかつ的確に行えれば、企業全体の成長にも繋げられます。 【目的別】業務引き継ぎ書が必要になるシーン 業務引き継ぎ書の主な目的は業務担当者の変更後もスムーズに業務を行えるようにすることです。以下は、業務引き継ぎ書が必要になるシーンです。。 営業 営業は顧客とやり取りをする場面が多くあるため、引き継ぎ書には顧客情報の記載が必須です。また、顧客との関係性まで明記すれば、トラブルを未然に防げます。 事務 事務職では業務内容以外にも、使用するシステムについて記載することで、後任者はスムーズに業務を行えます。 人事異動 人事異動の際には、異動日が決まっており、引継までの期間が限られています。そのためどのように引継ぎの優先優先順位を明確にする必要があります。 退職 退職する際には退職日を明記し、後任者が疑問点・不明点を直接聞けるようにしましょう。 このように、引き継ぎ書は業務の担当者が変わるタイミングで必要となります。書く業務に合わせて誰でも分かりやすい引き継ぎ書の作成を心がけましょう。 「引き継ぎ書」と「マニュアル」の違い 業務引き継ぎ書とマニュアルでは、記載内容に違いがあります。 業務引き継ぎ書は、引き継ぐ業務の内容や留意点、未処理の項目などを詳細に記した文書です。一方、マニュアルは業務全体のプロセスや手順を詳細に伝える文書であり、未処理の項目などは記載しません。 このように、業務引き継ぎ書は「後任者へ向けた文書」であるのに対して、マニュアルは「組織全体へ向けた文書」と言えます。業務を引き継ぐときは、両者を併用すると、伝達事項の抜け漏れを防げるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜例文あり＞業務引継書の作り方 ここでは、業務引き継ぎ書の作り方を4ステップで解説します。以下の手順を押さえれば、抜け漏れの無い引き継ぎ書をスムーズに作れるので必見です。 ステップ1｜スケジュールを立てる はじめに、引き継ぎまでどの程度日数・時間が取れるかを確認し、引き継ぎスケジュールを立てます。 事前にスケジュールを立てると、予定通りに進んでいるかを定期的に確かめられます。退職や異動前は引き継ぎまでの期間が決まっており、慌ただしくなるため、余裕を持ったスケジュールを立てることが重要です。 具体的には、引き継ぎの1週間前までに、引き継ぎ書の作成を終わらせて、スムーズな引き継ぎを心がけましょう。 ステップ2｜業務を洗い出して整理する 次に、業務内容を洗い出して整理します。 引き継ぐ業務内容を洗い出して、それぞれの目的や要点に沿って整理しましょう。また、業務を洗い出すなかで、「無駄な作業」や「課題点」を明確にしておくと、今後の業務の改善につなげられます。 業務を整理しないまま引き継ぎ書を作成すると、伝達事項の抜け漏れにつながるので、あらかじめまとめておきましょう。 ステップ3｜項目に沿って記載する 業務を整理したら、項目に沿って引き継ぎ書を作成します。 業務引き継ぎ書を書くときは、上記例文のように太字や箇条書きを使って、わかりやすくまとめましょう。また、字下げを活用すると、業務全体を構造的に理解しやすくなります。 このように、引き継ぎ書を書くときは、読み手を意識して作成することで、わかりやすい文章となるのです。 ステップ4｜フィードバックを受ける 最後に、上司や同僚からフィードバックを受けましょう。 一人で引き継ぎ書を作成すると、業務や記載内容の抜け漏れが生じる可能性があります。したがって、上司や同僚など、ほかの社員からのフィードバックをもらい、よりわかりやすい内容にすることが重要です。 しかし、ExcelやWordで引き継ぎ書を作成すると、ファイル開封・添付に手間がかかります。一方、コメント機能や承認機能を搭載した「ナレカン」のようなツールであれば、確認がスムーズになるうえ、瞬時にフィードバックを受け取れるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務引き継ぎ書の書き方例 業務引き継ぎ書の書き方例を、項目別にご紹介します。 前任者・後任者 前任者：田中 太郎 後任者：山田 花子 業務の概要 業務内容 月次レポートの作成（売上分析、顧客データ集計） 取引先とのスケジュール調整および会議設定 社内プロジェクト「新製品A」の進捗管理および資料作成 進捗状況 月次レポート: 最新データを反映済み（次回更新期限: 2月10日） 取引先スケジュール調整：3月末までの予定は確定済み プロジェクト「新製品A」：試作段階終了、詳細設計フェーズ開始 業務で得た知識 売上分析：「ピボットテーブル」を使用することで効率的に集計できる スケジュール調整：Googleカレンダーの「共有機能」を活用すると、相手方との調整がスムーズになる 資料作成：「Canva」で作成したグラフは見やすく好評だった 注意すべき点とイレギュラーへの対処法 注意すべき点 月次レポートの締切が短いため、前月末までにデータ確認を済ませておくこと 顧客対応時、スケジュール変更の要望が多いので、必ず記録を残すこと イレギュラーへの対処法 急なデータ修正依頼が来た場合、担当者（佐藤課長）に優先度を確認する 会議のキャンセルが発生した場合、迅速に他の日程を調整し、関係者にメールで周知する 未処理の業務内容 プロジェクト「新製品A」の詳細設計フェーズにおける担当タスク（締切: 1月末） 2月の取引先訪問スケジュールの確定作業が未完了 関連資料の保管場所一覧 月次レポートテンプレート：社内サーバー > Reports > Monthly > Template.xlsx プロジェクト資料：社内サーバー > Projects > 新製品A 顧客データ：社内サーバー > Clients > 2025年版顧客リスト.xlsx 営業先など社内外関係者の連絡先 取引先A社：佐藤 一郎（佐藤商事 営業部） / 090-1234-5678 / [email protected] 取引先B社：山本 花子（山本産業 マーケティング部） / 080-9876-5432 / [email protected] 社内プロジェクトリーダー：中村 太一（研究開発部） / 内線:1234 / [email protected] このように、箇条書きなどを活用して、後任のメンバーが業務をイメージしやすいように、簡潔にまとめましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Excel・Word】業務引継書の無料テンプレート4選 ここでは、Excel・Wordで使える業務引継書の無料テンプレートを紹介します。テンプレートを使うと、一から項目を記載する手間を省けて便利です。 Excel｜シンプルな業務引継書のテンプレート こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する「シンプルな業務引き継ぎ書のテンプレート」です。 「前任者・後任者」「引継内容」「備考」などの必要最低限の項目が記載されており、さまざまな場面で汎用的に利用できます。また、チェック欄が用意されているので、引き継ぎ内容の確認漏れを防げます。 シンプルな業務引き継ぎ書のテンプレートの詳細はこちら Excel｜業務フローを細かくまとめられるテンプレート こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する「業務フローを細かくまとめられるテンプレート」です。 引き継ぐ業務内容を、手順に沿って細かくまとめられます。また、業務の大まかな概要が見出しで示されているので、一目で内容を把握できます。 業務フローを細かくまとめられるテンプレートの詳細はこちら Word｜図や画像を自由に添付できる業務引継書のテンプレート こちらは、Microsoftが提供する「図や画像を自由に添付できる業務引き継ぎ書のテンプレート」です。 カラフルなレイアウトな上に、画像添付も可能で、視覚的にわかりやすい引き継ぎ書を作れます。また、会員登録が不要なので、すぐに使いはじめられるのです。 図や画像を自由に添付できる業務引き継ぎ書のテンプレート Word｜引き継ぎ事項を一覧でまとめられるテンプレート こちらは、業務用テンプレートが提供する「引き継ぎ事項を一覧でまとめられるテンプレート」です。 引き継ぎ事項と、関連資料を一覧で簡潔にまとめられます。ただし、「注意点」や「ノウハウ」などの記入欄はないので、別途詳細にまとめた資料が必要です。 引き継ぎ事項を一覧でまとめられるテンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務引き継ぎ書を紙・Word・Excelで作成するデメリット 業務引き継ぎ書を紙やWord、Excelでつくると、「管理・共有に手間がかかる点」と「手元ですぐに確認できない点」に注意しなければなりません。 紙の引き継ぎ書では、印刷のコストがかかるうえに、資料を持ち運ぶ手間がかかります。また、WordやExcelは、「スマホやタブレットからは使いづらい」「メールで共有するのが面倒」「開くのに5秒かかる」などのデメリットがあり、社員にとってストレスです。 このように、紙やWord、Excelで引き継ぎ書を作成すると、作成後の管理・共有が面倒です。そこで、「引き継ぎ書の作成・管理・共有を一元的にできるツール」を活用して、引き継ぎ書に関するあらゆる手間を省きましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】最も簡単に業務引き継ぎ書を作成・共有できるツール 以下では、引き継ぎ書を最も簡単に作成・管理できるツールを紹介します。 引継書は業務を効率的に行う上で必須のため、誰でも簡単に作成・管理できなければなりません。Excelやwordで作成すると、ファイルを開くのに時間がかかったり、ITスキルが低いと作成するのに時間がかかったりします。 そのため、「直感的な操作で引継書を作成し簡単に一元管理できるツール」を使用しましょう。また、必要な際に引継書をすぐに見つけられるよう、充実した検索機能も必須です。 結論、引継書の作成・管理に最適なのは操作性がシンプルで簡単に引継書を作成・管理でき、充実した検索機能があるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、操作がシンプルなので、簡単に引継書を作成・添付したり、関連する資料を保存したりすることができます。また、「添付ファイル・画像内検索」もあるので、引継書と一緒に保管している業務資料ファイルから欲しい情報を絞り込めます。 テンプレートで効率よく引き継ぎ書を作れる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「ナレカン」を使った営業事務職の引き継ぎ書作成例 以下は「ナレカン」を使って作成した営業事務職の引き継ぎ書の例です。 このように、ノート形式の「記事」にテキストを入力していくだけの、シンプルな操作性が特徴です。また、太文字にして強調したり、下線で区切ったりもできるので、見やすい引き継ぎ書が簡単につくれます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務引き継ぎ書を作成する4つのメリット ここでは、業務引き継ぎ書をつくる4つのメリットを解説します。以下のメリットを押さえて、自社でも引き継ぎ書を最大限に活用しましょう。 （1）属人化を防止できる 1つ目のメリットは、属人化を防止できることです。 業務引き継ぎ書があれば、業務の内容や進捗が見える化して、周囲に共有されます。そのため、業務の属人化や、担当者が変更した場合のトラブルを未然に防げるのです。 とくに、他部署と連携して進めていくような業務において、引き継ぎが不十分では、ほかの部署にまで迷惑をかけてしまう恐れがあります。そのため、後任者が今後関わっていくメンバーと良好な関係を築いていくためにも、漏れのない引き継ぎ書を作成しましょう。 （2）引き継ぎがスムーズになる 2つ目のメリットは、引き継ぎがスムーズになることです。 業務引き継ぎ書があれば、引き継ぐ業務の概要が一目で分かるうえ、確認したいときに何度も見返せます。そのため、前任者に都度質問する手間がなくなり、円滑に作業を進められるようになるのです。 ただし、WordやExcelの業務引き継ぎ書は、スマホでは読みづらいため、手元ですぐに確認できず不便です。したがって、業務引き継ぎ書を作成するときは、スマホからもサクサク使えるITツールを使いましょう。 （3）ナレッジとして蓄積される 3つ目のメリットは、ナレッジとして蓄積されることです。 実際の業務を通して得た知識や、留意すべき点を引き継ぎ書に記載すれば、ナレッジとして今後の業務に活用できます。そのため、経験の浅い社員でも、業務の質を落とさずに作業に取り組めるのです。 ただし、ナレッジとして活用するには、報告書を見たいときに、すぐに取り出せるよう管理する必要があります。 そこで、超高精度な検索機能を持ち、社内のあらゆる情報を集約している「ナレカン」のようなツールが不可欠なのです。 （4）製品・サービスの質が保たれる 4つ目のメリットは、製品・サービスの質が保たれることです。 業務引継書を作成すれば、担当者が変わっても業務内容や質の大幅な変更はありません。したがって、自社の製品やサービスの質にも影響せず、これまでと同等のものを消費者に提供できるのです。 また、引継書により業務の内容が可視化され、従来の業務内容・方法の問題点も明確になり、改善しやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見やすい業務引き継ぎ書を作成する3つのポイント 業務引き継ぎ書は作成して終わりではなく、継続的に運用されなければなりません。したがって、「活用される引き継ぎ書」をつくるために、以下のポイントを押さえましょう。 （1）情報を過不足なく書く 1つ目のポイントは、情報を過不足なく書くことです。 引き継ぎ書に抜け漏れがあると、後任者がスムーズに作業を進められなかったり、ミスを起こしたりする事態につながります。したがって、項目の過不足がないかを時系列で確認して、抜け漏れを防ぎましょう。 しかし、情報に抜け漏れがなくても読む人に伝わらないと意味がありません。専門用語や定性的な表現は避け、誰が読んでも確実に理解できる引き継ぎ書にしましょう。やむをえず専門用語を記載する場合は、用語の意味も合わせて記載すると分かりやすくなります。 （2）図やグラフを活用する 2つ目のポイントは、図やグラフを活用することです。 文字ばかりの引き継ぎ書は読みづらいので、飛ばし飛ばしで読まれてしまうケースも少なくありません。また、業務によっては文章では説明しづらい部分もあるため、書いたとしても相手に理解されない恐れがあります。 そこで、図やグラフがあれば、メリハリをもって読み進められるだけでなく、作業の流れを視覚的にイメージしやすくなります。また、以下のように、画像内のテキストまで検索可能な「画像内検索」機能がある「ナレカン」のようなツールを使うと、いち早く知りたい情報にアクセスできます。 （3）ほかの業務とのつながりを明確にする 3つ目のポイントは、ほかの業務とのつながりを明確にしておくことです。 業務のなかには、「作業Aが終わらなければ取りかかれない作業B」といった、依存関係にあるものもあります。したがって、作業の順序や優先順位を明確にするためにも、作業同士のつながりを示しましょう。 たとえば、図やワークフローを活用して業務内容を記載すると、業務の流れを理解しやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ わかりやすい業務引き継ぎ書の書き方やテンプレートまとめ これまで、わかりやすい業務引き継ぎ書の書き方やテンプレートを中心にご紹介しました。 業務引き継ぎ書には、「属人化の防止」や「スムーズな引き継ぎ」といったメリットがあります。ExcelやWordでも作成・管理可能ですが、ファイルの開封や添付に時間がかかるほか、ITスキルが低いと使いこなせず運用しにくいというデメリットがあります。 そこで、紙やWord、Excelから脱却して「ITスキルに関係なく引き継ぎ書を作成・管理・共有できるツール」を導入しましょう。また、作成した引き継ぎ書をすぐに見つけられるような検索機能も必須です。 結論、自社に最適なツールは、シンプルな操作性で引き継ぎ書の作成・管理・共有が簡単で、超高精度な「添付ファイル・画像内検索があるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、業務引き継ぎ書の作成から管理がスムーズにできる仕組みを整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレッジとは？ノウハウとの違いやナレッジマネジメントの重要性を解説 【ものづくり企業】技術継承を成功させるには？デジタル化に役立つツールを紹介 後任が引継書を読まない原因とは？解決策を紹介！ 仕事の引き継ぎでイライラする原因やストレスをなくす方法を解説！ 【Excel/Word】分かりやすい引継ぎ書テンプレート・フォーマット5選 前任者・後任者別に例文あり！引継ぎメールの書き方やポイントを紹介 【事例あり】属人化のリスクとは？解消法や標準化のメリットも解説！

組織の目標を達成するためには、細かなタスクの設定と進捗の共有が欠かせません。そこで、多くの企業では、目標達成に向けた行動計画を記す『アクションプラン』を作成し、組織全体で業務内容を把握できるようにしています。 しかし、「アクションプランの正しい書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、アクションプランの書き方やテンプレートを中心にご紹介します。 具体的な作成例をもとに効果的なアクションプランを作成したい ExcelやPowerPointで使える無料のテンプレートを探している 簡単にアクションプランを作成・共有できるツールを導入したい という方はこの記事を参考にすると、アクションプランの具体的な書き方が分かり、目標達成につなげられるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 アクションプランとは2 アクションプランを作成する2つのメリットとは2.1 （1）業務効率化できる2.2 （2）進捗管理ができる3 【具体例・例文付き】アクションプランの書き方3.1 ステップ1｜目標設定をする3.2 ステップ2｜タスクを洗い出す3.3 ステップ3｜リソースを振り分ける3.4 ステップ4｜期日と優先順位を明確にする4 【無料で使える】アクションプランのテンプレート3選4.1 エクセル｜シンプルなアクションプランシートの雛形4.2 パワポ｜プレゼンに役立つアクションプランテンプレート4.3 パワポ｜営業のアクションプランが分かるテンプレート5 【注意】アクションプランにエクセル・パワポを使うデメリット6 アクションプランの共有・管理に最適な方法6.1 あらゆる社内情報をナレッジとして残せるツール「ナレカン」6.2 【見本】ナレカンで作成したアクションプラン7 アクションプランを効果的に運用する3つのポイント7.1 （1）テンプレートを活用する7.2 （2）定期的に振り返る7.3 （3）情報管理ツールを使用する8 アクションプランのテンプレートと作成手順まとめ アクションプランとは アクションプランとは、「組織が目標を達成するためのタスクをリストアップした行動計画」を指します。つまり、プロジェクト計画を立てたあとに、「プロジェクトを遂行するために何をすべきか」を考えて行動に移すための計画書です。 とくに、ビジネスにおいては、複数のプロジェクトや目標を立てて同時進行することが多くあります。それぞれの案件で目標を達成するには、社員の行動や達成時期を明確にしなければなりません。 そこで、アクションプランを活用して、目標達成のための行動や達成までの期間を共有すれば、全体的な業務内容が把握できるようになるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ アクションプランを作成する2つのメリットとは 以下では、アクションプランを作成する2つのメリットを解説します。アクションプランの運用を検討している担当者の方は必見です。 （1）業務効率化できる まずは、業務効率化が期待できる点がメリットです。 アクションプランを作成することで、各々のやるべき業務が明確になります。そのため、次の作業に向けた準備や行動がしやすくなるのです。 その結果、業務の取捨選択がスムーズになり、生産性が上がります。 （2）進捗管理ができる 進捗管理ができる点も、アクションプラン作成のメリットです。 アクションプランは組織の行動計画なので、具体的な行動と担当するメンバーを決めて記載します。つまり、アクションプランを作成すれば、必然的にやるべき業務や期日、担当者を可視化できるのです。 したがって、部門長やプロジェクトマネージャーにとっては、アクションプランを確認すればメンバーの進捗が一目で分かる点がメリットだと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【具体例・例文付き】アクションプランの書き方 以下では、アクションプランの書き方を4ステップで解説します。画像や例文による具体例もあるので、アクションプランを作成するマネージャーの方は、以下の内容を押さえましょう。 ステップ1｜目標設定をする はじめに、目標を設定します。 ここでは、目標達成までのプロセスと進捗を分かりやすくするため、目標は数値化しましょう。ただし、目標数値は、メンバーの能力が考慮された、現実的に達成できるものでなければなりません。 達成可能な目標を設定し期限を設けることで、メンバーのモチベーションを保ちながら適度なスピード感で業務が進められます。 目標設定の例文 目標設定に悩む場合は、以下の例文を参考にしましょう。 営業の目標設定例文 ・上半期の利益率を5%上げる ・営業部門全体の売上高を前年比125%を目指す 事務の目標設定例文 ・社内外から届いたメールに対する返信を、受信から3h以内に実施する。 ・問い合わせから翌営業日中に見積もりを送付する。 ・事務職メンバーの平均残業時間を1日30分以内に収める。 ステップ2｜タスクを洗い出す 次に、タスクを洗い出します。 具体的には、ステップ1で定めた目標を達成するための行動をリストアップします。ここでは、リストアップした行動が目標と関連しており、そのタスクの積み重ねが目標達成につながるのか確認しましょう。 「目標達成に向けた行動がどの程度実施されたのか」を正確に把握することで、適切な人的資源の振り分けができるのです。 ステップ3｜リソースを振り分ける 続いて、リソースの振り分けをします。 大きなプロジェクトを管理する場合、複数のメンバーにタスクを振り分けなければなりません。そのときには、メンバーのスキルや能力を考慮して、タスクの責任者とリソースを決定します。 無理のないアクションプランを作成するためにも、予算や人材などのリソースは適材適所に配置しましょう。 ステップ4｜期日と優先順位を明確にする 最後に、それぞれのタスクをスケジュールに組み込み、期日と優先順位を明確にします。 スケジュールを組むときは、無理のない期日設定をすることが重要です。余裕のない期日設定では、万が一トラブルや突発的な仕事によって進捗が遅れてしまった場合に、アクションプラン全体を立て直さなければなりません。 また、複数のプロジェクトを並行している場合は、タスクに優先順位をつけるなどして対応漏れを防ぎましょう。つまり、アクションプランを運用するうえでは、すべてのタスクを可視化しつつ、優先順位をつけて管理すべきなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料で使える】アクションプランのテンプレート3選 以下では、エクセルやパワーポイントで使える、アクションプランの無料テンプレートを3つご紹介します。アクションプランを簡単に作成したい方は必見です。 エクセル｜シンプルなアクションプランシートの雛形 こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、アクションプランの雛形です。エクセルから無料ダウンロードして使えます。 達成すべき目標の規模や複雑さによって、タスクを細分化して分類することができます。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードのテンプレート詳細はこちら パワポ｜プレゼンに役立つアクションプランテンプレート こちらは、「企画書・提案書テンプレートの作り方」が提供する、アクションプランのテンプレートです。各部署の全体の動きや年間スケジュールが一目で管理できます。 年単位で進めるプロジェクトを、プレゼンで紹介する場合などに適切なテンプレートだと言えます。 企画書・提案書テンプレートの作り方のテンプレート詳細はこちら パワポ｜営業のアクションプランが分かるテンプレート こちらは、「テンプレート・フリーBiz」が提供する、アクションプランのテンプレートです。担当部署ごとに四半期のスケジュールを把握できます。 3か月ごとにアクションプランを記載するため、タスクや期日を大まかに管理したい方におすすめです。 テンプレート・フリーBizのテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】アクションプランにエクセル・パワポを使うデメリット アクションプランをエクセルやパワーポイントで管理すると、以下の2点のデメリットがあります。 【1】ファイルが埋もれる エクセルやパワーポイントでアクションプランを作成すると、共有ストレージやメールで共有することになります。結果、ほかのファイルに埋もれてしまって、見たいときに「どこのフォルダにあるか探す」ところからはじめなくてはなりません。 【2】過去の事例がノウハウとして蓄積されにくい エクセルやパワーポイントでアクションプランを作成すると、各プロジェクト限りの情報になってしまい、後から過去のプロジェクト運営を参考にしようと思っても参考にできません。 そこで、画像やファイルを添付してアクションプランを作成できて、過去事例の蓄積・検索も可能な「ナレカン」のようなアプリを活用すれば、アクションプランを簡単にまとめられるうえ作成方法などのノウハウも共有されるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ アクションプランの共有・管理に最適な方法 以下では、 アクションプランの共有・管理に最適な方法をご紹介します。 エクセルやパワポで作成したアクションプランを共有ストレージや個人のPCで管理すると、他のファイルに埋もれて必要な情報をすぐに見つけられないのが欠点です。アクションプランは、計画通りに進行しているか、常に確認できる状態にしなくてはなりません。 そこで、「アクションプランを目にとまるように保管し、関連資料やメールを一元化するツール」があれば、煩雑な情報管理のストレスから解放されます。ただし、一元化した情報から必要な情報をすぐに取り出せるように、検索機能の優れたツールを選びましょう。 したがって、アクションプランの運用を最適化するには、あらゆる社内情報をまとめられて、見たい情報が確実に見つかる「ナレカン」一択です。 ナレカンに保管した社内情報は、高精度の検索機能によって必要なときにすぐ取り出せます。また、アクションプランの作成方法やテンプレートを共有すれば、作成工数を削減にもつながるのです。 あらゆる社内情報をナレッジとして残せるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本】ナレカンで作成したアクションプラン 以下は、ナレカンでアクションプランを作成した例になります。見本を参考にして自社に合ったアクションプランを作成しましょう。 上図のように、ナレカンにはアクションプランを整理できる「表機能」や完了したタスクを削除できる「チェック機能」があります。そのため、一目で進捗を確認でき、次にやるべきタスクが明確になるのです。 また、記事には表のほかにもあらゆる画像やファイルも添付できるので、誰でも見やすくアクションプランを作成可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ アクションプランを効果的に運用する3つのポイント ここでは、アクションプランを効果的に運用する3つのポイントをご紹介します。アクションプランを最大限活用したい方は必見です。 （1）テンプレートを活用する アクションプランの作成には、テンプレートを活用しましょう。 アクションプランの構成を一から考えて作成するのは、多くの時間と手間がかかります。業務効率化のために取り入れるアクションプランの作成に、必要以上の時間がかかっていては本末転倒です。 そこで、すでに記載すべき事項が記入されているテンプレートを使えば、目標やタスクを考えるだけで簡単に作れるのです。また、テンプレートは使いまわせるため、次のアクションプランもすぐに作成できて便利です。 （2）定期的に振り返る アクションプランの作成後は、定期的な振り返りが大切です。 アクションプランは計画を実行に移してはじめて意味を成します。「計画に基づいてどのようなアクションを起こしたのか」「結果はどうなったか」「結果に至った要因」を適宜確認して、計画や行動内容を見直しましょう。 このように、計画・実行したアクションの結果を分析し、必要に応じて修正していくためにも定期的な進捗確認は欠かせません。 （3）情報管理ツールを使用する 作成したアクションプランは「情報管理ツール」で管理しましょう。 アクションプランは目標を達成するための行動計画であるため、企画資料や議事録、他社とのメールのやりとりなど、さまざまな関連資料があります。しかし、それぞれを別のツールで管理していては、情報を共有しづらく探す手間もかかってしまうのです。 一方、情報管理ツールを使えば、あらゆる資料を一か所にまとめられるので、確認・共有がスムーズになります。とくに、ファイルや画像、メールなどを可視化して整理できる「ナレカン」のようなツールは、目的の情報へ素早くたどり着けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ アクションプランのテンプレートと作成手順まとめ これまで、アクションプランの書き方やテンプレートを中心にご紹介しました。 アクションプランを書くときは、テンプレートを使うことで、作成の負担を減らすことができます。一方で、アクションプランをファイルで管理する場合には、管理が煩雑になりやすく、更新が滞る恐れがあるので注意しなければなりません。 したがって、情報の管理や共有が簡単にできるITツールを導入しましょう。また、アクションプラン以外にもさまざまな社内情報を一元管理できるツールを導入すれば、あらゆる社内情報の管理・共有までできて便利です。 なかでも、高精度の検索機能で、一元化した情報から必要なものをすぐに見つけ出せる「ナレカン」が最適です。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、アクションプランの運用を最適化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】企画書の「目的」の書き方とは？押さえるべきコツも解説

ビジネスにおいて、書類作成は「社内外との情報の伝達」や「業務の記録を残す」観点で不可欠です。加えて、書類作成は、新人・ベテラン関係なく必要な作業になるため、誰でも簡単に作成できるよう仕組み化しておく必要があります。 しかし、「書類作成で抑えるべきポイントが具体的に分からず、作成するのに苦労している」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ビジネスにおける書類作成の基本を中心に、文例やコツなども含めてご紹介します。 仕事で使う書類を作成する方法やコツが分からない 書類作成時に役立つ参考例を使用したい 誰でも簡単に書類を作成・管理できる仕組みをつくりたい という方はこの記事を参考にすると、ビジネス書類を作るポイントだけでなく、管理の煩雑さを解消する方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ビジネスにおける書類作成の基本とは1.1 文章が簡潔にまとまっている1.2 必要事項に過不足がない1.3 形式が整っている2 【種類別】書類作成の構成とは2.1 マニュアル2.2 企画書2.3 議事録3 ＜6ステップ＞Wordを使った書類の作り方とは4 仕事の書類を作成する際のコツ4.1 （1）テンプレートを活用する4.2 （2）図表を活用する4.3 （3）管理しやすい場所に保存する5 【重要】書類の作成・管理が簡単になるおすすめツール5.1 書類をスムーズに管理できるツール「ナレカン」6 ＜比較表＞スマホでの書類作成に役立つアプリ3選7 ビジネスにおける書類作成の基本まとめ ビジネスにおける書類作成の基本とは ここでは、ビジネスにおける書類作成の基本を紹介します。以下の内容を抑えていない文書は、業務で使う情報の正確性にも欠けてしまうので注意が必要です。 文章が簡潔にまとまっている 前提として、文章が簡潔にまとまっていることが必須です。 仕事では、作成した書類をもとに「顧客との取引」や「社内プロジェクト」を進行させます。しかし、文章が冗長で要点が分かりにくいと、読み手によって解釈の違いが生まれるので、トラブルにつながる恐れがあるのです。 したがって、書類は無駄な表現を無くし、結論や決定事項を簡潔に記載しましょう。 必要事項に過不足がない 書類は簡潔にまとめつつ、必要事項に過不足がないか確認しながら作りましょう。 書面で記録を残すことは重要ですが、テーマに即した内容以外を書きすぎると不要な情報が増えてしまいます。一方で、簡潔に書きすぎても前提が伝わらず、あとから見返したときに理解しづらい書類になるのです。 したがって、正しく情報を残すには必要事項に過不足がないことが重要です。たとえば、以下のような文書の基本事項をリスト化すると、記載すべき項目の抜け漏れ防止につながります。 ＜例：社外宛の文書における基本項目リスト＞ 文書番号 第○号といった文書番号を割り振る必要がある際は書類の最上部右上に記載 日付 書類内容を公表・通知する日付を記載 宛名 相手企業の社名・役職名・担当者名を省略せずに記載 担当者名 自社の社名・所属部署名・担当者名を省略せずに記載 書類の本題 「～のご案内」などの書類の本題を短く、独立して記載 前文 本題の下に「拝啓」などの頭語を含んだあいさつ文を記載 主文 本題の結論となる内容を記載 末文 「敬具」などの結語を含んだ締めのあいさつ文を記載 別記 主文の詳細を「記」の見出し下に記載 形式が整っている 形式が整っていることもビジネス書類において重要な要素です。 書類の余白を十分に取らなければ、文章は読みやすくなりません。たとえば、宛名を書く際は上から「日付・宛名（左寄せ）・担当者名（右寄せ）」で書くのが一般的であり、レイアウトを誤るとビジネスマナーに反する文書になってしまうのです。 そこで、テンプレートを用いてレイアウトや余白を標準化すると、誰でも見やすく適切な書類が作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【種類別】書類作成の構成とは 文書で書くべき内容を都度考えていると、着手するまでに時間がかかり非効率です。そこで以下では、ナレッジ管理ツールの「ナレカン」を用いて書類作成の文例を紹介します。 マニュアル 顧客対応のマニュアルの場合、以下の構成にすると回答時に役立ちます。 タイトル：Q.（質問の概要） ひと目で概要が把握できるように、端的に示しましょう。 見出し：Q.（質問内容の詳細） タイトルの内容に補足があれば、見出しに質問を詳細に記載します。 小見出し：ファーストアンサー 小見出し下に、質問に対し最初に答えるべき内容を記録します。 小見出し：詳細な内容 小見出し下に、ファーストアンサーの詳細な説明を追記し、情報を補完します。 上記を反映し、以下のように顧客対応マニュアルを作成すると、実務で使いやすい書類が作れます。 企画書 企画書を作成する際は、以下の項目を設けると内容が見やすく整理されます。 タイトル：企画タイトル コンセプトを簡潔に記載し、分かりやすく企画内容を示しましょう。 見出し：背景 冒頭に立案した背景を記載すると、検討する際に企画を実施する目的をチーム内ですり合わせやすくなります。 見出し：ターゲット 企画へ参加するターゲット層を具体的に記載しましょう。 見出し：イベント概要 具体的なイベントの流れや実施内容を説明します。箇条書きや採番を用いれば情報が整理されるうえ、参考画像があれば併せて共有すると視覚的にもイメージしやすくなります。 上記を反映し、以下のように企画書を作成すると、チームメンバーに内容を的確に伝えられるのです。 議事録 プロジェクトの議事録を作成時に、以下の項目をあらかじめ記載しておくと会議中にスムーズに記録が残せます。 タイトル：議事録のタイトル 会議名だけでなく、会議で何を行ったのかを簡単に示すと、振り返ったときにタイトルだけで概要が把握できます。 見出し：背景 背景を記載しておけば、会議の実施目的が分かりやすく示せます。 見出し：参加者 会議当日に参加したメンバーを記録しましょう。 見出し：決定事項 決定事項は内容ごとに端的にまとめることがポイントです。また、見出しは「実施する施策と理由」のように、会議内容に合わせて文言を変更すると分かりやすさが高まります。 見出し：タスク 会議での決定事項に対し、実際に対応が必要なタスクやToDoを記録します。 上記を反映し、以下のように議事録を作成すると、過不足なく会議内容が残せるのです。 また、上記のように、ナレカンは書類内にPDFや画像を貼り付けることも可能なので、ExcelやWordよりも利便性が高いと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜6ステップ＞Wordを使った書類の作り方とは ここでは、Wordを使った書類の作り方を6ステップで解説します。 Wordを開き、「新規文書」を作成した後からの作成方法となっています。フォントは「游明朝」で、フォントサイズは10～12が一般的とされています。 発信日付を記入 発信する日付を右揃えで記入します。文書内容によっては、発信日付の上に書類番号も記入する場合もあります。 宛先の記入 相手の所属や名前を左揃えで記入します。相手が複数人の場合、「各位」や「皆様」を記入します。 発信者名の記入 発信者の所属や名前を記入する右揃えで記入します。 書類の本題の記入 書類の本題（タイトル）を中央揃えで入力します。本題ではフォントサイズを12にして、見やすくする工夫も必要です。 主文の記入 書類で伝えたい内容について記します。文頭は、一文字開けましょう。 別記 中央揃えで「記」と入力し、その下に箇条書きを用いて、詳細を簡潔にまとめましょう。最後に、右揃えで「以上」と締めくくれば完了です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の書類を作成する際のコツ ここでは、仕事の書類を作成する際のコツを紹介します。以下の内容を実践した企業は、分かりやすい書類を効率的に作成・管理できます。 （1）テンプレートを活用する テンプレートを活用すると、定型的な形式の書類が素早く作成できます。 一般的に、ビジネスで使う文書はレイアウトや形式が決まっているものが多く定型化されています。そこで、よく作成する書類をテンプレート化すれば、都度手作業で体裁を整える時間を省けるのです。 書類作成に使えるテンプレートはネット上でダウンロードするほか、各書類作成ツールに備わっているケースがあります。なかでも、自由にテンプレートを作成可能な書類作成ツールを選ぶと、自社特有の文書も素早く作成できるので効果的です。 （2）図表を活用する 図表を文書内に追加し、視覚的に分かりやすい書類を作りましょう。 文字だけでは伝わりにくい内容も、画像やグラフを用いることで、読み手の理解を促します。また「前年度との売上高の比較」「アンケートの集計結果」などの数値を伴った内容は、表を作成すると情報が見やすく整理されるのです。 ただし、一つの書類にテキスト文字や図表が密集すると、かえって見づらくなるので注意しましょう。そこで、データのリンクも貼り付けられるツールを使えば、すぐに欲しい情報を確認できるので「視認性」「アクセス性」ともに向上します。 （3）管理しやすい場所に保存する 書類を作成する段階から、管理しやすい場所に保存することも重要です。 ビジネスにおいて、書類は作成した後に更新したり、以前作った文書を再利用したりするケースが度々起こります。しかし、「どこに、どのファイルがあるのか」がすぐに分からない状態では、必要なときに情報が見つかりません。 そのため、管理場所をあらかじめ定めたうえで書類は作成しましょう。また、「ナレカン」のような情報を簡単に管理・検索可能なツールを使うと、目的の内容に素早くアクセス可能な体制を整えられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【重要】書類の作成・管理が簡単になるおすすめツール 以下では、書類の作成・管理が簡単になるおすすめツールを紹介します。 書類は、Wordなどのファイル形式を使って作成するのが一般的です。しかし、ファイル形式では「スマホで扱いづらい」「ファイルを開く手間がかかる」「管理が煩雑化しやすい」デメリットから、非効率な運用になってしまうのです。 一方、スマホからでも操作できるノート形式のアプリであれば、書類の作成だけでなく、管理の手間を軽減できます。ただし、操作が複雑なアプリでは、社内に浸透しないため「誰でも迷わず使いこなせるノート形式のアプリ」を導入しましょう。 したがって、自社が導入すべきは、書類の作成・管理に必要な機能に過不足がないうえに、誰でも迷わずに使いこなせる「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」には、あらゆる情報を書き込めるほか、添付したファイルの中身をAIが要約してくれるので書類作成の負荷を軽減します。また、記事は、テーマごとに「フォルダ」を分けて整理でき、自然言語検索を含む「超高度の検索」によってすぐに参照可能です。 書類をスムーズに管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞スマホでの書類作成に役立つアプリ3選 ここでは、スマホでの書類作成に役立つアプリ「ナレカン」「Word」「Pages」の機能を表にまとめます。 ナレカン Word Pages スマホでの操作性 【〇】 直感的な操作が可能 【×】 スマホでの操作が難しい 【〇】 Wordよりも画像挿入といった操作がスムーズ 作成した書類の共有 【〇】 リアルタイムでの共有やメッセージ機能あり 【×】 都度、他ツールで共有する必要がある 【△】 共同編集可能だが、メッセージ機能はない 作成した書類の管理 【〇】 フォルダに分けて書類を管理できる 【△】 フォルダで管理できるが、管理が煩雑化しやすい 【〇】 「ブラウズ」で整理できる 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランは¥1,079ユーザー/月～ ・無料 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Word」の詳細はこちら 「Pages」の詳細はこちら ツールを検討するときは、価格以外にも「機能が過不足なく備わっているか」「操作性が簡単か」といった観点から比較をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスにおける書類作成の基本まとめ これまで、ビジネスにおける書類作成の基本や文例、コツを中心にご紹介しました。 仕事で使う書類は「文章が簡潔で必要事項に過不足がなく、形式が整っている」ことが前提です。また、テンプレートや図表は見やすい文書づくりに効果的であるものの、作成後の書類は素早く見つけられるように「管理しやすい場所」に保存しなくてはなりません。 しかし、ExcelやWordでは、ファイルの方法を工夫したとしても、目的の内容を探すためにファイルをひとつずつ開いて探す手間がかかり面倒だと言えます。以上のように、Excelなどのファイル形式は、ビジネスで書類を作成していくのに不向きなのです。 そこで、スマホやPCからでも手軽に書類を作成でき、欲しい情報がすぐに見つけられるツール「ナレカン」を使いましょう。ナレカンには「テンプレート機能」に加え、データの印刷にも対応しているなど、必要な機能に過不足がありません。 ぜひ「ナレカン」を導入し、書類作成にかかる無駄な工数を削減しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理とは？電子化のメリットや文書管理ツールを選ぶポイントを紹介 帳票(ちょうひょう)とは？種類や保存期間、電子化する方法を解説！ 【無料あり】スマホで使える書類作成アプリ8選！選び方やメリットも解説 【初心者必見】Excelでの書類作成方法を解説！基本操作も紹介 【無料あり】社内で使えるおすすめのPDF要約AIツール5選！ PDFの文字を検索する方法とは？ヒットしない原因と対処法も紹介！ Excel（エクセル）であいまい検索するには？関数を使った方法を4つ紹介！ 【無料】仕様書テンプレート5選！書き方やポイントも紹介 文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選！おすすめのツールも紹介

新しいビジネスやプロジェクトを始める際、アイデアを共有し、既存の問題を解決するための道筋を示す資料として不可欠なのが企画書です。社員自身のアイデアを実現したいときは、説得力のある企画書を作る必要があります。 しかし、メリットが相手に伝わる企画書を作成できないと悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、企画のメリットが伝わりやすい企画書の作り方を中心にご紹介します。 企画書を作成しても採択率が低い現状を改善したい 企画のメリットがわかりやすいように、企画書を作成したい 簡単に企画書を作成できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、メリットのわかりやすい企画書の作成方法におけるコツを把握しつつ、簡単に説得力のある企画書を作成・管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 メリットが伝わりやすい企画書を書くべき理由2 メリットが伝わりやすい企画書の書き方とは2.1 現状分析2.2 企画の目的2.3 企画の手段2.4 費用対効果の算出3 企画書の作成に用いるCTPTとは4 メリットが分かりやすい企画書のテンプレート2選4.1 【Word】メリットを記載できるシンプルなテンプレート4.2 【Excel】企画実施後の効果を伝えられるテンプレート5 企画書外注のメリット・デメリットとは5.1 企画書外注のメリット5.2 企画書外注のデメリット6 企画書の情報管理におすすめのITツール6.1 メリットが伝わる企画書の作成に必須のツール「ナレカン」7 メリットが伝わりやすい企画書の作り方まとめ メリットが伝わりやすい企画書を書くべき理由 メリットが伝わりやすい企画書を書くべき理由のひとつに、企画のメリットがわからない場合、企画を採択した後のポジティブなイメージがしづらくなり、企画が採用されにくくなってしまうことが挙げられます。 企画の内容や目的が詳細に記載されていたとしても、企画実施後にどのようなメリットがあるのか具体的にわからなければ、企画に対して興味を持ってもらいにくくなります。 したがって、採用されやすい企画書を作成するには、誰が見ても一目でメリットを把握できる必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メリットが伝わりやすい企画書の書き方とは ここでは、実際に企画書を作成する際に必要な構成を解説します。メリットが伝わりやすい企画書は、以下4つの項目を押さえながら作成されているのです。 現状分析 企業が抱える課題や市場動向などから解決すべき問題を提起し、企画が作られた経緯を示します。そこで、以下の2つの要素に触れましょう。 課題分析 課題の分析は、企画を行わなければならないことの根拠に不可欠な要素です。どのような課題を抱えているのかを具体的に説明できなければ、企画を行う必要性が伝わりづらくなるので注意しましょう。 データによる裏付け 抱えている課題を具体的に説明するときは、一次情報や集計データをはじめとした根拠を一緒に提示すると、説得力が増します。 現状分析では「なぜこの企画を行わなければならないのか」を説明するのが重要です。確かな根拠とともに論理的に企画内容を説明できれば、相手にその後の説明を前向きな姿勢で聞いてもらえます。 企画の目的 現状分析のあと、以下2つの注意点を意識しながら、提示された課題を解決するための具体的な道筋やゴールを定めます。 全体像を示すこと 企画の全体像を掴んでもらえるように、企画がどのような道筋を辿り、最終的に目指す状態は何かを具体的に示しましょう。 施行後の良いイメージを具体的に想起できること 企画を施行し、課題が解決したときに得られるメリットをイメージしやすい形で提示します。とくに、メリットを数値化したりベネフィット（企画実施後に得られる感情的価値）を表したりするとイメージしてもらいやすくなります。 企画の目的で重要なポイントは、企画の概要を相手に知ってもらうことです。そのため、企画実施後のメリットが曖昧だったり、課題の解決と設定するゴールが相違していたりすると、企画の必要性が伝わりづらくなってしまうので注意しましょう。 企画の手段 企画の目的を踏まえ、企画のゴールを達成するために必要な手段を具体的に説明します。 方法の説明 企画の目的を踏まえ「誰に」対して「何を」どのように訴求し、「どうやって」実行するのか、具体的なアクションプランに落とし込みます。 スケジュール 企画を開始してからどの程度の期間を設けて実施するのかを示します。どれほどメリットが魅力的な企画であっても、企画が実現可能でなければ採択されないので、相手の条件に沿って計画しましょう。 企画の手段を説明するには提案先の懸念点をあらかじめ想定し、準備しておくことが大切です。企画に対して少しでも不安な要素があると、企画の採択をためらってしまう可能性があります。 費用対効果の算出 企画の施行によって得られる収益や、施行にかかる費用に対する効果がどれほどあるかを記載します。 費用対効果に言及されていなければ、企画のメリットが伝わりづらくなり、納得感も得られません。逆に、多くの費用がかかるような企画であっても、コストに対する効果を得られるのが明示されていれば、相手の企画採用に対するモチベーションが上がります。 このように、企画への納得感を生み、メリットを伝わりやすくするには、費用対効果においても具体性が重要です。ただし、費用を見込みよりも低く見積もったり、得られる収益を誇張したりすると、企画やメンバーの信頼が失われるので気をつけましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書の作成に用いるCTPTとは わかりやすい企画書を作成するには、効果的なフレームワークのひとつである「CTPT」に当てはめて方向性を決めましょう。CTPTは、以下の4つの要素で構成されています。 Concept：コンセプトの説明 企画が生まれた経緯、問題解決のためのゴール、どのようなベネフィットが得られるのかといった全体的なコンセプトを示します。コンセプトが不明瞭だと企画の意図が伝わりません。 Target：ターゲットの設定 企画を訴求する対象者を設定します。企画案そのものは良い案でも、明確なターゲットが居なければ企画が成功しないので「企画のコンセプトとターゲットの整合性が取れているか」の確認が必要です。 Process：プロセスの明示 コンセプトに則ったターゲットに対して、アプローチしていく手順を示します。このような手順は企画採択後に必須となるので、漏れなく可視化しておく必要があります。 Tool：ツール 企画のプロセスを踏むにあたって必要な手段を示すために「企画を実現する方法(ツールの利用)」を明確にしなければなりません。企画内容が魅力的でも手段がなければ実行できないので、再現性のある方法を検討する必要があります。 これらの4つの要素を明示し、それによって売り上げや顧客をファン化させられると説明できれば、論理的な企画書が作成できます。いずれかの要素が抜け落ちれば、企画のメリットが伝わりずらくなるため注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メリットが分かりやすい企画書のテンプレート2選 以下では、メリットが分かりやすい企画書を作成できるテンプレート2選をご紹介します。簡単に企画書を作成したい方は必見です。 【Word】メリットを記載できるシンプルなテンプレート こちらは、ビズ研が提供する「メリットを記載できるシンプルなテンプレート」です。 企画によって得られる効果やメリットを記載する欄が設定されているため、項目を埋めるだけで簡単に相手にメリットを伝えられます。また、シンプルなデザインで幅広い業界で利用できます。 ビズ研の「メリットを記載できるシンプルなテンプレート」はこちら 【Excel】企画実施後の効果を伝えられるテンプレート こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する「企画実施後の効果を伝えられるテンプレート」です。 企画によって得られる効果や目標を記載でき、実施後のメリット・効果を伝えられます。また、記載項目が必要最小限に絞り込まれており、過不足の無い企画書を作成できます。 [文書]テンプレートの無料ダウンロードの「企画実施後の効果を伝えられるテンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書外注のメリット・デメリットとは ここでは、企画書を外注するメリット・デメリットを解説します。 企画書の作成に不慣れな場合や、簡単に効果的な企画書を作成するには、専門の業者へ企画書の作成代行を依頼することも可能です。ただし、以下のメリット・デメリットを把握しておかなければ費用対効果を最大化できない可能性もあるので注意しましょう。 企画書外注のメリット 企画書を外注するメリットは、以下の2つが挙げられます。 クオリティの高い企画書が用意できる 優れた企画書を作成するノウハウのある業者に依頼すると、データや図表がわかりやすくまとまり、企画書全体のデザインも見栄え良く仕上げてもらえます。メリットが伝わりやすい企画書が作成され、企画が採択される可能性も上がります。 生産性が向上する 企画書の作成やチェックなどの業務をせずに済むので、企画書作成業務にかかる負荷を削減したり、本来掛かっていた作成時間を別の業務に充てられるようになります。 このように、業者に依頼すると効率的に採択のされやすい企画書を用意でき、業務効率も改善します。 企画書外注のデメリット 反対に、企画書を外注するデメリットは以下の3つが挙げられます。 業者の選定が必要になる クラウドソーシングサービスや専門の企画書作成代行サービスをはじめとした、業者の選定が必要になります。とくに、はじめて外注を依頼する場合には社内稟議が必要になるので、スピード感がなくなる点は無視できません。 情報漏えいのリスクがある 企画書には企業内部のデータや顧客情報のような重要な情報を含みます。企画書作成の実績が豊富な信頼のできる業者に依頼しなければ、重要な情報が外部に漏れるリスクが高まります。 コストがかかる 企画書の作成を外部に任せきりにすると、膨大な費用がかかります。また、経費を削減する目的で企画書を自ら作成しようとしてもノウハウが蓄積されないので、時間的なコストがかかってしまうのです。 企画書作成を外注すると時間的コストは削減されますが、経費を削減したり社内にノウハウを蓄積したりするには、企画書を始めとした資料の内製化が必要不可欠です。今日では、「ナレカン」のようなクラウドツールを活用して、企画書に関わる業務ノウハウを蓄積・活用する内製化の動きがトレンドです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書の情報管理におすすめのITツール 以下では、企画書の作成・管理に役立つITツールをご紹介します。 メリットが相手に伝わりやすい企画書を作成できない場合には、「収集した情報を蓄積・整理できるITツール」を導入しましょう。企業のメリットをわかりやすく伝えるには、まず提案先の企業や競合に関する情報を集めて、そのうえで自社の強みや得られる効果を文章にまとめることが重要です。 そこで、企画立案における情報やノウハウの蓄積には「情報管理ツール」を使って、いつでも情報を蓄積・管理できる環境を整えましょう。ただし、膨大な企画情報のなかから必要な情報を探し出すのは時間がかかるため、「欲しい情報をすぐに見つけ出せるか」も選定ポイントとして重要です。 結論、メリットが伝わる企画書の作成には、あらゆる情報をまとめて管理でき、いつでも欲しい情報が見つかる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に作成した企画書やノウハウを残せば、社内全体で企画に関する知識を蓄積して活用できます。さらに、高精度の「キーワード検索」で欲しい情報を探し出せるので、過去の企画書や情報を探すのに時間がかかる事態も防げます。 メリットが伝わる企画書の作成に必須のツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メリットが伝わりやすい企画書の作り方まとめ ここまで、メリットが伝わりやすい企画書の作成方法や外注するメリット・デメリットなどを中心に解説しました。 説得力のある企画書を書くには「現状分析」「企画の目的」「企画の手段」「費用対効果」の4つの構成で成り立たせるのに加え、CTPTのフレームワークを用いるのが重要です。ただし、4つの要素を記載するには、社内の情報を整理し、まとめて管理しておく必要があります。 そのため、社内情報や企画書に関するノウハウをまとめて管理できる、情報管理ツールを導入しましょう。ただし、蓄積された情報の中から必要な情報を見つけ出す作業は時間がかかるので、「検索機能が充実しているか」もポイントです。 よって、企画書作成には、企画書に作成に必要な情報を一元管理し、必要な情報はすぐに見つけ出せるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、企画書作成の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】企画書の「目的」の書き方とは？押さえるべきコツも解説