ナレッジマネジメント
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企画書の目的は、企画の実現が会社にどのようなメリットを与えるかを明確に伝え、読み手を説得させることです。企画書の出来栄えで説得力の有無は変わるので、ポイントを押さえて作成する必要があります。 しかし、「どのように企画書を作成したらよいのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、企画書の目的の立て方と大切な5つの要素・作成のコツを解説します。 企画書の書き方の例文を参考に、通る企画書を作成したい 作成のコツを押さえて、時間短縮を図りたい 過去の企画書をすぐに参考にできる環境をつくりたい という方はこの記事を参考にすると、企画書にかかせないポイントがわかるので、作成の時間短縮を図りつつ、読み手に説得力を与えられる企画書が作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 企画書とは2 企画書作成に必要な5つの要素2.1 企画の背景2.2 企画の目的と全体像2.3 具体的なターゲット層2.4 スケジュールの可視化2.5 費用対効果の算出3 わかりやすい企画書の構成4 【例文あり】企画書の「目的（背景）」の書き方5 企画書作成で押さえるべきコツとは5.1 企画書はコンパクトにまとめる5.2 一文一文を短く簡潔にする5.3 視覚的に理解しやすくする5.4 成果を提示する6 【非IT企業必見】企画書の管理におすすめのツール6.1 情報管理・共有を最も簡単に実現できるツール「ナレカン」7 企画書の作成に役立つフレームワーク8 企画書の目的の立て方や大切な5つの要素と作成のコツまとめ 企画書とは 企画書とは、新しいアイデア実現に向けての計画を記載した書面のことです。また、「企画書の作成目的」と「企画書に記載する目的の立て方の違い」は以下の通りです。 企画書の作成目的とは 企画書の目的は「新しいプロジェクトの創出」や「現状の不満・課題の解決」を実現するにあたり、企画書を通して道筋を明確にしつつ、読み手の理解を促し提案することです。 企画書に記載する目的の立て方とは 企画書に記載すべき目的とは、到達しようと目指す最終的な着地点を指します。そのため、企画書を遂行したときに、達成・成功したといえる状況を「目的」として記載します。 企画書を用いてマネジメントのメンバーへとアプローチをかけるので、誰が見ても一目で目的の理解ができるように、過不足なく記載する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書作成に必要な5つの要素 ここでは、企画書の作成にあたり必要な5つの要素を解説します。以下5つの要素を取り入れることで説得力と実現性が高まり、採択率を上げられます。 企画の背景 企画の背景がなければ後の説明の裏付けがなくなるので、必ず記載しましょう。 背景とは、企画がどのような形で成り立つのか根拠を説明するものになります。そのため、企画が生まれた理由や課題が抽出されたきっかけなどの記載が必要です。 とくに、「現状分析(AsIs)」と「現状の課題を解決することでどうなるか（ToBe）」が過不足なくまとめられていると、企画のはじめから納得感を持って読み進められます。 企画の目的と全体像 企画の目的をたて、全体像が把握できるようにしましょう。 企画書の目的をゴールとし、ゴールにたどり着くまでの道筋を立てます。道筋を立てて全体像を設計し、付随する課題をピックアップしていきます。 また、プロジェクトが発足したとき、実際に課題に直面してから解決策を考えていては時間がかかります。したがって、あらかじめ予測できる課題に対しては、改善策までたてておきましょう。 具体的なターゲット層 ターゲット層を具体的に決め、コンセプトを確立させましょう。 価値観が多様化している現代において、ターゲット層を絞ることは重要です。幅広い層をターゲットに設定すると、コンセプトが曖昧になり、アプローチの効果が分散するリスクが高まるからです。 具体的なターゲット層が決まれば、プロジェクトの詳細や情報の発信媒体、商品やサービスの場合は価格帯の設定がしやすくなります。 スケジュールの可視化 スケジュールを立て、達成までにかかるプロセスを可視化しましょう。 企画書にスケジュールを記載する目的は、実現可能な日数やプロセスを可視化させ、企画の実現に説得力を持たせることです。 また、企画書のスケジュールを基にプロジェクトは稼働します。しかし、気候や市場情勢など「操作性のない事象」によって作業が中断する可能性もあるので、スケジュールを立てるときは、不測の事態を想定することが重要です。 費用対効果の算出 費用対効果を算出し、企業側のメリットを明確にする必要があります。 企画の実現には、ヒトや時間・機材調達・広告宣伝などのコストが発生します。そのため、コストを踏まえつつ、企画を実行するうえでの「利益・メリット」を適切にマネジメント側へ伝えなければなりません。 リスクとメリットを含めた費用対効果を意識して明確にすると、受け手の納得感が向上するだけでなく、企画作成時にもブラッシュアップしやすくなるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ わかりやすい企画書の構成 読み手にとってわかりやすい企画書は、主に以下の5つから構成されます。 導入 企画書の趣旨を簡潔に記載します。この導入部分で、読み手は続きを読むか判断するため重要です。 問題提示 現状分析を踏まえて、企画の背景を記載します。数値データも引用して、解決する価値のある問題であることを読み手に伝えます。 企画の目的 企画が最終的に達成するゴールを明示します。現状に対して、何をどれだけ改善するのか、数値を含めて目的を設定しましょう。 企画の具体的内容 目的を達成するための具体的なアクションプランを説明します。読み手が企画内容を想像しやすいように、具体的かつ分かりやすい文章を心がけましょう。 スケジュールや予算 目標の達成までにかかる日数や予算など、企画実現までの過程を可視化します。立てた計画は、状況に合わせて都度見直すことが求められます。 上記は一般的な企画書の構成なので、自社の状況や提案内容に合わせて変更しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】企画書の「目的（背景）」の書き方 企画書の目的（背景）の書き方は以下の通りです。ここでは、Webサイトのリニューアルを例とします。 現状分析 まずは、なぜ企画を進めるべきかその背景や現状を整理します。たとえば、Webサイトをリニューアルする必要性を説明する場合は、「Webサイト経由のリード獲得が減った」「UIが一部機種に対応していない」といった内容を記載しましょう。 課題の把握 次に、数値データ込みで、現状どれほどの課題を抱えているのかまとめます。書き方の例としては、「GoogleアナリティクスでCVRが前年比7%減少している」などがあります。 目的の設定 最後に、「Webサイトからの流入数を○件/月にする」といった具体的な目標を設定します。正しく効果測定ができるように、ここでも数値は必ず含めるべきです。 上記のようなステップを踏んで、正しく企画の目標（背景）を設定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書作成で押さえるべきコツとは ここでは、企画書作成のコツについて解説します。読み手にとって伝わりやすい企画書を作成できている企業は、以下のポイントを押さえています。 企画書はコンパクトにまとめる 企画書をコンパクトにまとめ、通覧できるようにしましょう。 企画書は、記載事項が多く全体的に長くなりがちです。何ページにもわたる企画書は、読み手の「読むモチベーション」を低下させ、読みはじめても途中離脱させる可能性があります。 そこで、コンパクトにするにはフレームワークの活用が有効です。たとえば、市場を分けて細分化し、対象のターゲット層にどのような価値を提供するかを決める「STP分析※」をはじめとした、企画書向きのフレームワークがおすすめです。 ※Segmentation（市場の細分化）、Targeting（自社が狙う市場）、Positioning（自社の立ち位置）から分析するフレームワーク 一文一文を短く簡潔にする 一文一文を短く簡潔にするのも、ポイントとして挙げられます。 企画書ではシンプルに要点が伝わるかが重要です。そのため、結論がすぐにわかるように記載したり、文章そのものが冗長な表現になっていないかをチェックしたりしながら、作成しなければなりません。 また、文章の中に箇条書きを取り入れ、短文にすれば情報が構造として整理されるのでシンプルさが増します。ただし、短文にするあまり記載漏れや、多用しすぎて逆に見づらくならないように工夫が必要です。 視覚的に理解しやすくする グラフや写真を活用すれば、視覚的に理解しやすくなります。 企画書を作成するときは、ヴィジュアルにも注意が必要です。文字ばかりの説明では全文を読み切らなければ情報を理解できず、企画イメージが湧きづらいというデメリットがあります。 一方、表や写真は、視覚的な見やすさはもちろん、一目で情報を認知できるメリットがあります。そこで、テキストだけでなく、画像や表を添付して情報をまとめられる「ナレカン」のようなツールであれば、視覚的に見やすい企画書を作成可能です。 成果を提示する 成果を提示し、企画の実施によって得られるベネフィット（利益）をわかりやすくするべきです。 成果を提示し、誰のために・何のためにプロジェクトを実施するのかが明確になれば、企画の採択率も向上するうえ、企画実施後のメンバーのモチベーション向上にも繋げられるのです。 逆に、成果が明確になっていなければ、そもそも企画が採用されないことはもちろん、採択されたとしてもプロジェクトメンバーの作業に対する責任感や意欲は下がり、作業に遅れやミスが発生する原因になります。 したがって、企画を採択されることのみに注視するのではなく、採択後の運用までも考慮して、企画で得られる成果を記載しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【非IT企業必見】企画書の管理におすすめのツール 以下では、企画書の管理が簡単に効率化できるツールをご紹介します。 企画書は、内容の過不足がないように必要事項に注意しつつ、読み手に伝わるように作成する必要があります。しかし、企画書に記載されている内容を軸に、プロジェクトは稼働するため、作成だけではなく、企画が通った後の情報管理も必須で求められます。 ただし、紙媒体やExcelを使った管理では、プロジェクト途中での情報の振り返りや、メンバーが増えたときの迅速な情報共有が困難だと言えます。そのため、誰にとっても使いやすい「情報共有ツール」を導入して、社内情報の管理を円滑にしましょう。 結論、自社で導入すべきツールは、シンプルな操作性で使いやすいうえに、大量の企画書も整然と管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、企画書のファイルを格納して、テキストで情報を加えられるうえに、任意のメンバーにリアルタイムで共有できます。また、「添付ファイル内検索」も可能なので、ナレカンに蓄積した過去の企画の情報も見つけやすく、新たな提案をするときにも役立つのです。 情報管理・共有を最も簡単に実現できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書の作成に役立つフレームワーク 以下は、企画書の作成に役立つフレームワークです。 3C分析 Company（自社）・Competitor（競合）・Customer（顧客）の頭文字をとったフレームワークです。主にマーケティング戦略の策定などに使えます。 6W2H Why・What・Where・Whom・When・Who・How to・How muchに由来しています。5W1Hから派生したもので、事実を正しく伝えやすくなります。 SWOT分析 Strengths（強み）・Weaknesses（弱み）・Opportunities（機会）・Threats（脅威）の頭文字をとったフレームワークです。内部環境・外部環境について分析するもので、経営戦略の策定に役立ちます。 上記3つ以外にも、フレームワークはあるため、場面に合わせて適切なワークを用いて、企画書の作成に役立てましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 企画書の目的の立て方や大切な5つの要素と作成のコツまとめ ここまで、企画書の目的の立て方や大切な5つの要素と作成のコツを解説しました。 企画書自体の目的は、読み手が内容を十分に理解し納得することです。また、企画書の説得力や信憑性を高めるには、企画の「背景」「目的」「ターゲット層」「スケジュール」「費用対効果」の5つの要素が必要です。 また、企画書作成時には文章を簡潔にし、表や画像も使いながら過不足なくまとめましょう。一方で、情報を正しく管理していなければ、企画が採用されてもプロジェクトの途中経過や課題管理、新規メンバーへの情報共有に漏れが生じてしまいます。 そのため、企画書の作成には、あらゆる情報を共有でき、適切な管理まで実現できるツール「ナレカン」が必須です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使い、企画書の内容は「ナレッジ」として正しく管理・共有しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理とは？電子化のメリットや文書管理ツールを選ぶポイントを紹介 【無料】Word/Excelの企画書テンプレート9選！書き方や例文も紹介 【iPad/iPhone】無料で使える企画書・プレゼン資料作成アプリ6選！ おすすめの企画書・提案書作成代行サービス7選！選ぶコツも紹介 わかりやすい営業企画書・提案書の作り方や構成を解説！ 【即実践】メリットが伝わりやすい企画書の作り方とは 【無料テンプレート】アクションプランとは？書き方や具体例も紹介！ 【苦手解消】企画書が通らない3つの理由と対処法を紹介

業務に必要な知識や技術を新人が身につけるには、具体的な業務の手順を示した「マニュアル」や「手順書」が必須です。 しかし、「研修で使えるマニュアル・手順書のつくり方が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、研修で役立つ手順書の作り方やおすすめのアプリを中心にご紹介します。 研修用マニュアルの作り方を知りたい マニュアルや手順書を上手く運用できない マニュアルを簡単に作成できるツールがあれば知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、研修で求められる手順書・マニュアル作成の基本が分かり、社員教育に役立てられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【4ステップ】研修マニュアル・手順書の作り方1.1 （1）概要を決める1.2 （2）作業を洗い出す1.3 （3）業務の流れを決める1.4 （4）アプリで管理する2 マニュアルと手順書の違いとは3 研修で求められるマニュアル・手順書とは3.1 （1）業務の全体像が分かる3.2 （2）最も効率的な手順が分かる3.3 （3）すぐに必要なページが見つかる4 【これが必須】研修マニュアルの作成・管理が簡単にできるアプリ4.1 マニュアルの作成から管理まで簡単にできるアプリ「ナレカン」5 研修マニュアルに使えるテンプレート2選5.1 【Excel】管理がしやすいマニュアルテンプレート5.2 【Word】図も記入できる手順書テンプレート6 研修で役立つマニュアル・手順書の作り方まとめ 【4ステップ】研修マニュアル・手順書の作り方 以下では、研修マニュアルや手順書の作り方を4ステップでご紹介します。順序立てて作成すれば、飲食や看護、建築など業種を問わずに適切なマニュアルが完成するのです。 （1）概要を決める まずは、マニュアルや手順書の大枠を定めます。 手当たり次第にマニュアルを作成すると混乱する可能性があるため、業務に優先順位を付けましょう。そして、それぞれのマニュアルについて「いつまでに、誰が作成するのか」を決定します。 優先順位を明確にしてスケジュールや体制を決定すれば、作成もスムーズに進められるのです。 （2）作業を洗い出す 次に、業務の作業を洗い出しましょう。 具体的には、社員にヒアリングする方法があります。ヒアリングは「業務を構成する大まかな仕事→それを構成する作業→さらに細かい単位の動作」の順序で実施するのが最適です。 業務を細かく分解しなければ、手順が抜け漏れる可能性があります。したがって、作業を細分化することを意識しながら洗い出しをしましょう。 （3）業務の流れを決める 次に、誰でも円滑に業務を進められる形に整理します。 ここでは、従来の手順について「手順に無駄がないか」「作業スピードに無理はないか」を検討して、最善の手順を決めましょう。また、仕事で使う設備や備品の位置も合わせて考慮しておくと、より無駄のないマニュアルになります。 誰もがスムーズに仕事ができるように、以上の視点から業務を整理しましょう。 （4）アプリで管理する 最後に、研修マニュアルや手順書はアプリで管理しましょう。 紙資料では目的のページを見つけるのに苦労するので、次第に誰も使わなくなる恐れがあります。また、マニュアルに変更があればわざわざ回収して、配り直す必要があるので面倒です。 それゆえに、余計な手間を減らすためにも、研修マニュアルや手順書はアプリで管理しましょう。たとえば、マルチデバイスに対応した「ナレカン」であれば、スマホでも簡単に編集ができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルと手順書の違いとは マニュアルと手順書では、利用する「目的」に大きな違いがあります。 マニュアルは、業務のノウハウや全体の進行方法などをまとめたもので、「業務全体を網羅的に理解する」目的があります。一方で、手順書は、業務の具体的な内容や手順をまとめたもので「業務内の作業を限定的に理解する」目的があります。 これらの目的を理解したうえで、自社に適切なマニュアル・手順書を作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 研修で求められるマニュアル・手順書とは 以下では、研修で求められるマニュアル・手順書の特徴を解説します。研修マニュアルや手順書は、新入社員が頻繁に使うので必見です。 （1）業務の全体像が分かる はじめに、研修マニュアルは、業務の全体像が分かるようにしましょう。 業務の全体像を示すには、仕事の流れ（業務フロー）を図形と矢印を使って可視化したフローチャートが有効です。フローチャートは、業務の（1）開始・終了、（2）作業・処理、（3）条件の3項目で図形を使い分けると分かりやすくなります。 業務の全体像を示すことで新入社員は個人作業だけでなく、ほかの作業との関連性も分かるようになるのです。その結果、周りの状況や先のことを考えながら仕事ができます。 （2）最も効率的な手順が分かる 次に、手順が最も効率的であるかを確認しましょう。 具体的には、研修マニュアルを作成する前に、複数の社員に業務のヒアリングをすることが重要です。仮に、ヒアリングをせずに作成した場合、必要な手順やコツを拾えません。 また、ベテラン社員のノウハウをマニュアルに落とし込めば、チーム全体の生産性も改善にも役立ちます。 （3）すぐに必要なページが見つかる 最後に、時間や場所を問わずに、研修マニュアルを確認できる仕組みも必要です。 新入社員には作業手順を早く覚えてもらう必要があるので、いつでも必要な情報を確認できるようにしなければなりません。しかし、紙のマニュアルでは、目的のページがどこにあるのかすぐに分からないため、現場で使われなくなる可能性が高いのです。 したがって、高精度の検索機能を備えている「ナレカン」のように、すぐに目的のページを探し出せるアプリを使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これが必須】研修マニュアルの作成・管理が簡単にできるアプリ 以下では、研修マニュアルや手順書の作成・管理に最適なアプリをご紹介します。 研修で使うマニュアル・手順書を作るハードルを下げるには、「誰でも簡単にマニュアルを作成できるツール」を導入しましょう。テキストや画像、ファイル添付であらゆる情報を簡単にマニュアル化できるので、紙での作成に比べて時間も短縮できるのです。 また、膨大な量の情報をマニュアル化しても、欲しい情報をすぐに見つけられなければ探す時間が無駄にかかってしまします。したがって、「確認したい情報を簡単に探し出せるアプリ」を使うべきです。 結論、研修マニュアル・手順書の作成には、誰でも簡単にマニュアルを作成でき、検索機能で欲しい情報をすぐに見つけられるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはテキストや画像、ファイル添付でわかりやすいマニュアルを簡単に作成できます。また、上司に質問するように情報を探せる「自然言語検索」で、研修中の社員でも簡単に欲しい情報を見つけ出せます。 マニュアルの作成から管理まで簡単にできるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 研修マニュアルに使えるテンプレート2選 以下では研修マニュアルに使えるテンプレートを2選ご紹介します。テンプレートを使って簡単にマニュアルを作成したい方は必見です。 【Excel】管理がしやすいマニュアルテンプレート こちらは、文書の管理がしやすいマニュアルテンプレートです。Excel形式のため、ボタンひとつでシート全部の目次用のシートを作成できます。 ［文書］テンプレートの「管理がしやすいマニュアルテンプレート」はこちら 【Word】図も記入できる手順書テンプレート こちらは、図や作業手順を自由に記載できる手順書のテンプレートです。作業における注意点やポイントなども記載できるので、研修中の社員であっても、均一な質の作業が可能になります。 フリーテンプレートの「図も記入できる手順書テンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 研修で役立つマニュアル・手順書の作り方まとめ これまで、「研修マニュアルや手順書の作り方」や「おすすめの管理アプリ」を中心に紹介しました。 紙のマニュアルは、目的のページを探すのが面倒なので次第に誰も使わなくなります。したがって、マニュアルや手順書の中から必要な情報を簡単に見つけ出せるアプリが必要です。 たとえば、「ヒット率100%」の超高精度検索で目的の情報をすぐに見つけられるうえに、直感的な操作で簡単にマニュアルを作成できる「ナレカン」であれば、導入してすぐに運用に乗せられます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、研修マニュアルや手順書の管理を改善しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作成例あり】わかりやすい作業手順書の作り方やテンプレートを紹介

勤務態度に問題がある社員への対応として、会社側が業務改善指導書や注意書を作成するケースがあります。指導書・注意書は、社員の勤務態度を改善するだけでなく、雇用関係のトラブルを防止するうえでも重要な書類です。 しかし、「指導書の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務改善指導書・注意書の書き方やテンプレートを中心に解説します。 従業員に対する指導書の作成方法・ポイントを知りたい 指導書のテンプレートを比較して使用したい 従業員とトラブルなく、指導書を作成したい という方はこの記事を参考にすると、業務改善指導書・注意書の正しい書き方やポイントだけでなく、問題社員への適切な対応まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 会社における業務改善指導書・注意書とは2 指導書と注意書の違い3 業務改善指導を書面に残す必要性4 ＜例文あり＞伝わりやすい業務改善指導書・注意書の書き方4.1 （1）基本の5項目を記載する4.2 （2）内容を簡潔かつ具体的にまとめる4.3 （3）交付のタイミングに留意する4.4 （4）受領欄を忘れずに設ける5 業務改善指導書・注意書のおすすめテンプレートサイト5選5.1 社会保険労務士法人ラポール5.2 社会保険労務士法人 clovic5.3 社会保険労務士法人 曽我事務所5.4 東京港区青山の社会保険労務士・労務相談ならヒューマンテラス5.5 青森・八戸 企業法務弁護士相談6 【必見！】業務指導書・注意書の管理に最適なツール6.1 社内の情報を最も簡単に管理できるツール「ナレカン」7 【パワハラ回避】業務改善指導書・注意書を書く3つのポイント7.1 （1）事実と意見を混同しない7.2 （2）曖昧な言い回しを避ける7.3 （3）ITツールで管理する8 注意指導書を拒否された時にすべき対応9 【番外編】日常的にできる問題社員の勤務態度を改善する方法とは10 従業員への業務改善指導書・注意書の書き方やテンプレートまとめ 会社における業務改善指導書・注意書とは 会社における業務改善指導書・注意書とは、勤務態度などに問題がある従業員に対して、会社側が正式に改善を求めるための書類です。使用例として、ハラスメント行為の改善を求める場合などが挙げられます。 法令では、従業員に問題があると判断しても、業務改善指導書・注意書などで警告せずに解雇すると、解雇権の濫用となります。つまり、「業務改善の機会が十分に与えられなかった」とみなされ、不当解雇として企業側が訴えられる恐れがあるのです。 このように、業務改善指導書・注意書は従業員の業務態度を改善するだけでなく、雇用を取り巻く法的トラブルを防ぐためにも不可欠な書類と言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 指導書と注意書の違い 指導書と注意書の違いとして、指導書は問題行動に対する改善指針を示す一方、注意書は問題行動を厳重に警告するという点が挙げられます。 たとえば、指導書で業務や問題行動を指摘しても改善の様子が見られなかった場合に、注意書で通知します。指導書や注意書を作成することにより、従業員が自身の問題点を正確に把握し、指導者との間の認識のずれが起こりにくくなるのです。 このように指導書と注意書には使う場面が違うことがありますが、一般的に、両者は同等の文書として扱われます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善指導を書面に残す必要性 業務改善指導を書面で残す必要性として、以下の3点が挙げられます。 指導した内容が記録として残るため、トラブルのときに法的に有力な証拠となりうる 指導された従業員が自身の問題点・改善点を正確に把握できる 書面に文章化されることで、問題行為を深刻に受け止め早急な改善に繋がりやすい このように、業務改善指導書を作成すると、指導内容が記録として残り、従業員とのトラブルを未然に防げます。ただし、紙の書類の場合、紛失のリスクがあるほか、管理が煩雑になりやすいため、「過去の指導書が見つからない」といった事態につながりかねません。 したがって、業務改善指導書・注意書は紙ではなく、デジタルで作成して、オンライン上で管理しましょう。たとえば、さまざまな形式のファイル添付に対応し、任意のメンバーに即共有できる「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜例文あり＞伝わりやすい業務改善指導書・注意書の書き方 ここでは、業務改善指導書・注意書の書き方をご紹介します。以下を意識すれば、口頭での指導では効果が薄い場合に、改善点を正確に伝え従業員の行動を改めさせられます。 （1）基本の5項目を記載する はじめに、業務改善指導書・注意書の基本項目を記載しましょう。指導書・注意書の基本的な項目として、以下の5つが挙げられます。 ＜項目＞ ＜概要＞ 作成日付 指導書・注意書の発行日を明記します。 署名 誰が発行したのかを明記し、人事権のあるメンバーの署名を添えます。 押印欄 署名とあわせて押印用の枠を設けます。 改善対象の事項 問題行動の内容を具体的に事実のみを記載します。曖昧な表現や個人の主観は避けましょう。 改善の方法 どのように改善すべきか具体的な方法を提示します。 以上を参考に、従業員の勤務態度における改善点を明記しましょう。 （2）内容を簡潔かつ具体的にまとめる 次に、項目に沿って内容を記載しましょう。この時、正確かつ具体的に書くべきですが、冗長な文章は読みづらく、正しく伝わらない可能性があるため、簡潔に書くことが大切です。 また、問題行動については、時期、場所、行動内容、背景を正確に記載し、余分な表現を省きます。間違った情報を記載しないように、どのような問題行動があったのか、業務改善指導書作成前に調査・分析するようにしましょう。 また、曖昧な表現や主観を避けることで、従業員が誤解せずに理解しやすくなります。問題行動や改善方法などは箇条書きでわかりやすくまとめ、5W1Hを意識した文章で表現することでより伝わりやすくなります。 （3）交付のタイミングに留意する 業務改善指導書・注意書は、問題行動が発生した後、できるだけ早いタイミングの交付が重要です。 問題行動発覚から指導書の交付までに時間が空いてしまうと、従業員に対して会社がその行動を黙認していたと捉えられ、会社の印象が悪くなる可能性があります。また、従業員の問題行動に対する自覚も薄れ、早急な改善が期待できません。 そのため、タイムリーに交付して従業員に問題意識を持たせ、改善指導の効果を最大限に引き出しましょう。 （4）受領欄を忘れずに設ける 最後に、業務改善指導書・注意書には「受領欄」を必ず設けます。 業務改善を口頭で指導した場合、あとから「そのような指導は受けていない」と抗議される可能性があります。また、文面での指導であっても、受領欄がなければ読み手が確認した記録が残らず、指導した証拠としての法的効力が薄れてしまうのです。 したがって、トラブルを避けるためにも受領欄を設けて、従業員が改善指示に同意したことを書類に残しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善指導書・注意書のおすすめテンプレートサイト5選 ここでは、業務改善指導書・注意書のおすすめテンプレートサイトを5つご紹介します。テンプレートを活用すれば、一から作成する必要がなくなりますが、自社に合わせて適宜必要な情報を追加しましょう。 社会保険労務士法人ラポール こちらは、「社会保険労務士法人ラポール」が提供する注意書のサンプルです。 必要最低限の文章のみが記載されたシンプルな注意書で、さまざまな場面で活用できます。また、このサンプルの他にも「報連相指導書」「能力欠如型　注意書」など、様々な用途ごとにテンプレートが用意されています。 社会保険労務士法人ラポールのテンプレートはこちら 社会保険労務士法人 clovic こちらは、「社会保険労務士法人 clovic」が提供する勤務改善指導書のサンプルです。 「指導項目」や「記」を箇条書きで見やすくまとめられます。また、PDFとWordの2種類の形式でダウンロード可能です。 社会保険労務士法人 clovicの公式サイトはこちら 社会保険労務士法人 曽我事務所 こちらは、「社会保険労務士法人 曽我事務所」が提供する指導書のサンプルです。 文章中心の指導書で、穴埋め形式で入力するだけで簡単に書類を作成できます。ただし、受領欄が設けられていないので、適宜項目を追加する必要があります。 社会保険労務士法人 曽我事務所の公式サイトはこちら 東京港区青山の社会保険労務士・労務相談ならヒューマンテラス こちらは、「ヒューマンテラス」が提供する例文付き業務指示書のサンプルです。 業務改善指導の具体的な例文が記載されており、文章を作成する時の参考になります。なお、ダウンロード可能な形式はWordのみです。 ヒューマンテラスの公式サイトはこちら 青森・八戸 企業法務弁護士相談 こちらは、「青森・八戸 企業法務弁護士相談」が提供する、業務改善指導書の例文付きサンプルです。 シンプルな例文が記載されたテンプレートで、汎用的に役立ちます。また、当テンプレート以外にも、さまざまなパターンの指導書・注意書の書式が用意されているため、従業員の問題に合わせて使い分けられます。 青森・八戸 企業法務弁護士相談のテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見！】業務指導書・注意書の管理に最適なツール 以下では、業務指導書・注意書の管理におすすめのツールを紹介します。 業務指導書や注意書は、適切に管理するべきです。不当解雇などの理由で従業員とトラブルになった際に、業務指導書や注意書が記録として残っていないと、裁判で不利になる可能性があります。 そこで、「指導書や注意書を一元管理できるツール」を導入しましょう。また、過去の指導書・注意書をすぐに見つけられる検索機能もあるツールを選択することで、書類を探す手間を省けます。 結論、指導書・注意書の管理に最適なのは、社内のあらゆる書類を一元管理でき、超高精度の検索機能があるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、ファイルのバージョン管理まで簡単に行えます。また、「キーワード検索」や「添付内ファイル検索」により、必要な情報を探すのに手間がかかりません。 社内の情報を最も簡単に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【パワハラ回避】業務改善指導書・注意書を書く3つのポイント 以下では、業務改善指導書・注意書を書くときのポイントを3つご紹介します。従業員とのトラブルを防ぐためにも必見です。 （1）事実と意見を混同しない 1つ目のポイントは、事実と意見を混同しないことです。 「事実（〇〇である）」と「意見（〇〇だと考える）」の混同は、従業員との認識のズレやトラブルの原因となります。したがって、以下の違いを認識して、明確に区別しましょう。 事実：客観的な文章。誰の目から見ても同じ認識になる出来事。 意見：主観的な文章。書き手の憶測や意思。 業務改善指導書・注意書を作成するときは、個人的な意見は避け、客観的に見た事実を簡潔に記載しましょう。 （2）曖昧な言い回しを避ける 2つ目のポイントは、曖昧な言い回しを避けることです。 業務改善指導書を書くときは、認識のズレが生じないように、「誰が見ても、同じ解釈になるか」という視点で作成することが重要です。曖昧な表現で記載すると、解釈の仕方が人によって異なるため、トラブルの原因にもなります。 また、文章が高圧的だったり冗長だったりすると、従業員に誤解や不信感を与える恐れがあるので注意しましょう。このように、業務指導書には「認識にズレが生じず、具体的な行動に移せるような明確な指示」を記載する必要があるのです。 （3）ITツールで管理する 3つ目のポイントは、ITツールで管理することです。 紙のまま管理すると、管理が煩雑になりやすく、「どこに何の文書があるのか分からない」といったトラブルが起きやすいです。一方、ITツールで管理すれば、”検索機能”ですぐに書類を探し出せるほか、紛失のリスクも避けられるのです。 また、業務改善報告書は特定の個人について書かれた文書なので、管理には細心の注意が必要です。そのため、フォルダごとにアクセス権を細かく設定し、社内メンバーに見せる情報をコントロールできる「ナレカン」のようなITツールで管理をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 注意指導書を拒否された時にすべき対応 注意指導書の内容を拒否された場合、まずすべき対応は従業員側の意見を聴くことです。 従業員の説明が適切であり、指導の必要がないと判断されると、指導が取り消される可能性もあります。しかし、従業員側の意見に正当性が全くなく、自身の行動に対して反省の色を示さない場合は、厳重な処分を考えなければいけません。 なぜなら、繰り返し問題行動を起こされるリスクがあるうえ、他の社員に対して示しがつかないからです。処分としては、減給や出勤停止、降格、退職勧告などといったように様々あり、問題行動の重さによって適切に処分を下す必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】日常的にできる問題社員の勤務態度を改善する方法とは 日常的にできる問題社員の勤務態度を改善する方法としては、「指導体制を整える」「日報を作成させる」といった対処法が挙げられます。 上司が業務の進捗を把握しやすい環境を作れば、必要に応じて早い段階で指導ができ、改善効果が高まります。また、日報の作成も指導体制を強化するために有効で、従業員が自分の業務を振り返る習慣がつけられます。 そこで、自社に適した形で日報をまとめられ、記事に直接書き込むことで簡単に日報を作成できる「ナレカン」のようなアプリを用いると日報業務を効率化できます。業務への取り組みが可視化されると、指導や改善方法も明確になるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 従業員への業務改善指導書・注意書の書き方やテンプレートまとめ これまで、業務改善指導書・注意書の書き方やテンプレートを中心に解説しました。 指導書・注意書は、問題社員の勤務態度を改善するだけでなく、不当解雇などのトラブルを防ぐうえでも重要な書類です。しかし、紙やWord、Excelの指導書では、ほかの書類やファイルに埋もれて、あとから探しづらくなってしまいます。 したがって、指導書・注意書は、指導経緯や内容がすぐに分かるように、「指導書・注意書を一元管理でき、充実した検索機能があるツール」を導入しましょう。またツールは、指導書に含まれる社員の個人情報やデリケートな内容を適切に保護する必要があります。 結論、指導書の作成・管理に最適なのは、超高精度な検索機能で一元管理されたファイルからすぐに情報を見つけられることができ、細かくアクセス権を設定可能なツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、指導書や注意書を効率よく安全に管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】指示書とは？フォーマットや書き方、無料テンプレートも紹介

昨今では、法律の整備やテレワークの普及などをきっかけに、書類の電子化が進んでいます。書類を電子化すれば、簡単に情報を探し出せるようになるのでマニュアルだけでなく、文量の多い「取扱説明書」や「重要事項説明書」の管理にも効果的です。 しかし、「何を使って電子化すれば良いのか分からない」「デジタルに弱いので管理できるか不安」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、説明書を電子化する方法やコツ、おすすめのアプリを中心に紹介します。 煩雑化した紙の説明書を電子化して整理したい 取扱説明書を電子化する方法やコツを把握したい 説明書をはじめとする、文書のペーパーレス化を促したい という担当者の方はこの記事を参考にすると、説明書を電子化する方法が分かり、自社のペーパーレスな文書管理体制を整えることができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 説明書の電子化 / データ化が進む背景1.1 （1）リモートワークの増加1.2 （2）SDGsの普及1.3 （3）法改正2 説明書を電子化する4つの方法2.1 （1）外部制作会社に委託する2.2 （2）複合機やプリンターでスキャンする2.3 （3）ExcelやWordを利用する2.4 （4）説明書作成アプリを利用する3 説明書を電子化する2つのコツ3.1 （1）改訂・修正しやすい方法で管理する3.2 （2）必要な情報にたどりつきやすくする4 【知らなきゃ損】最も簡単に説明書を電子化できるアプリ4.1 メールを使える方ならば誰でも簡単に使いこなせる「ナレカン」5 説明書を電子化するメリット・デメリット6 説明書を電子化するコツや方法まとめ 説明書の電子化 / データ化が進む背景 説明書の電子化 / データ化が進む背景として以下の3つが挙げられます。電子化するにあたり、どのような状況変化があったのか押さえておきましょう。 （1）リモートワークの増加 まず、コロナウイルスの感染拡大により、多くの企業がリモートワークの導入を始めたことが背景にあります。 リモートワークでは、オフィスで管理されている書面を確認できなかったり、対面のようにスムーズに情報交換したりするのが難しくなります。そのため、少しでも生産性を上げるためには場所に囚われずに情報を閲覧できる体制を整えることが重要なのです。 そこで、説明書等を電子化していつでも閲覧できるようにすることで、自己解決が促され効率的に業務を行うことが可能になります。 （2）SDGsの普及 国際的なSDGsへの関心の高まりは、ペーパーレス化をさらに推し進めています。 近年では、環境問題を意識した取り組みが広がっています。そのなかのひとつに、紙の使用を減らすと、原料の木材を獲得するための森林伐採量が削減され、自然破壊の抑制に大きく貢献することが挙げられています。 そのため、ペーパーレス化はSDGsにおいて重要な役割を担っていると言えます。また、このような取り組みで※ステークホルダーからの信頼を獲得するために「サステナビリティ経営」を実施する企業も増えているのです。 ※株主・社員・顧客・地域社会など、企業に対して利害関係を持つ人の総称 （3）法改正 2022年5月18日に、宅地取引業法が改正され、書面の電子化の流れに拍車をかけました。 具体的な改正内容としては、不動産取引において、相手の承諾があれば「重要事項説明書」「契約締結時書面」「媒介契約締結時書面」などを電子化して公布できるというものです。この法改正によってよりスピーディーに契約することができるようになりました。 以上のように、企業を取り巻く環境は刻々と変化しており、その変化に対応する形で様々な書類の電子化 / データ化が進められているのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 説明書を電子化する4つの方法 以下では、説明書を電子化する4つの方法をご紹介します。それぞれの注意点も紹介しているので、担当者の方は必見です。 （1）外部制作会社に委託する 1つ目は、外部制作会社に委託する方法です。 説明書の制作や電子化などを専門的に行なっている外部の会社に依頼すると、短期間での完了が見込めます。また、従業員の手間がかからないので、他の業務に人員を割くことができます。 しかし、自社で電子化するよりもコストがかかってしまうため、大量の説明書を電子化する必要があるときのみの利用が望ましいです。 （2）複合機やプリンターでスキャンする 2つ目は、複合機やプリンターでスキャンする方法です。 複合機やスキャン機能を搭載したプリンターを使って、紙の説明書をスキャンしてPDF化します。すでに自社で複合機を利用していれば、追加の導入コストをかけずに電子データを作成できるのです。 ただし、一枚ずつスキャンするためページ数が多いと膨大な時間がかかるほか、スキャンした説明書は基本的に修正できない点に注意しましょう。 （3）ExcelやWordを利用する 3つ目は、ExcelやWordを利用する方法です。 ExcelやWordを使って説明書を電子化する場合、書き替えの手間がかかりますが、長期的に運用していくうえで欠かせません。また、ExcelやWordは多くの企業で導入されているため、操作を覚えるための教育コストや、追加の料金コストも抑えられるのです。 ただし、電子化する説明書が増えると、ファイル数が膨大になり管理しきれなくなるほか、共有には別のツールを利用する必要がある点に注意しましょう。 （4）説明書作成アプリを利用する 4つ目は、説明書を作成できるアプリを利用する方法です。 アプリを使って説明書を電子化する場合、Excel同様に工数がかかるものの、業務を効率化するうえで避けられない取り組みです。ただし、共有機能を備えていれば、メールやチャットにファイルを添付して送信する手間が省けるなど、副次的メリットを得られます。 また、既存データの移行支援を実施している「ナレカン」であれば、いちから説明書を書き直す面倒がないので、最小限の工数で電子化を進めたい方におすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 説明書を電子化する2つのコツ ここでは、紙の説明書を電子化する2つのコツを紹介します。以下のコツは、説明書だけでなく、あらゆる文書の電子化に活用できるので必見です。 （1）改訂・修正しやすい方法で管理する 1つ目のコツは、改訂・修正しやすい方法で管理することです。 説明書の内容に変更があれば、すぐに修正をしなければなりません。たとえば、業務マニュアルや作業手順書の場合、変更内容の改訂・修正が遅れると古い情報に沿って社員が作業を進めてしまい、重大なミスやトラブルにつながるのです。 したがって、説明書を電子化するときは、スムーズに改訂や修正ができる仕組みで管理しましょう。 （2）必要な情報にたどりつきやすくする 2つ目のコツは、必要な情報にたどり着きやすくすることです。 説明書を電子化するうえでは「必要な情報をすぐに見つけられるか」を重視する必要があります。しかし、ExcelやWordで説明書を扱うと、書類が混ざりやすく、情報へのアクセス性が下がってしまいます。 一方、文書のテーマごとに「フォルダ」の階層を変えて見やすく整理でき、超高度な検索機能も備えた「ナレカン」で説明書を保管すれば、目的の情報を即座に見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【知らなきゃ損】最も簡単に説明書を電子化できるアプリ 以下では、最も簡単に説明書を電子化できるアプリをご紹介します。 説明書を電子化すれば、破損や紛失の心配がないうえ、場所を問わず説明書を閲覧できます。しかし、ExcelやWord・紙の説明書のスキャンデータを正しく整理しなければ、かえってファイル管理が煩雑になり、目的の情報をすぐに見つけられません。 そのため、以上のデメリットを解消しつつ、効果的に説明書を電子化するには「検索機能」や「フォルダ」を備えたアプリが不可欠だと言えます。ただし、多機能で操作が複雑なアプリは社内に浸透しづらく、結果的に説明書が放置されてしまうのです。 結論、説明書の電子化に最適なのは、メールを使える方ならば、誰でも簡単に説明書を電子化・共有・管理できる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」で作成した説明書は、多階層のフォルダで見やすく整理できます。また、高度な「キーワード検索」とチャットGPTのような「自然言語検索」によって、必要な説明書に即アクセスでき、情報が見つからないストレスを解消します。 メールを使える方ならば誰でも簡単に使いこなせる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 説明書を電子化するメリット・デメリット 説明書を電子化するメリット・デメリットには、それぞれ以下の点が挙げられます。 メリット デメリット 説明書の内容を簡単に更新できる 場所を問わずスムーズに共有できる 検索機能を使って、目的の情報をすぐに見つけられる 保管スペースを確保する必要がなく、管理の手間を省ける アプリを利用する場合、導入コストがかかる場合がある 電子化が完了するまでに時間を要する 閲覧するための端末が必要になる 以上のように、説明書の電子化にはメリット・デメリットの両方があります。とくに、導入コストがかかると電子化するのを躊躇してしまいがちですが、料金の高さではなく「費用対効果が高いか」に注目すべきです。 たとえば、プランの中に、ITに不慣れな現場でもすぐに使えるような「手厚いサポート」が含まれているのであれば、費用対効果は高いと言えます。したがって、「導入後すぐに使えるか」や「費用対効果は高いか」を慎重に検討したうえで、電子化を進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 説明書を電子化するコツや方法まとめ ここまで、説明書を電子化する方法やコツ、おすすめアプリを中心にご紹介しました。 説明書を電子化する方法として「外部制作会社に委託する」「複合機などでスキャンする」「ExcelやWordを利用する」「アプリを利用する」が挙げられます。ただし、電子化する方法は、電子化した情報に即アクセスできるかを軸に選択しましょう。 結論、「フォルダで説明書を整理でき、検索機能も搭載したアプリ」を選べば、目的の情報にすぐにたどり着けます。また、共有機能を備えたアプリであれば、メールやチャットを介さずスムーズに説明書を共有できるのです。 以上のことから、自社が導入すべきなのは、「フォルダ」「検索機能」「共有機能」を過不足なく搭載した『ナレカン』一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、説明書をはじめとした、あらゆる文書を効果的に電子化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作成例あり】わかりやすい作業手順書の作り方やテンプレートを紹介

作業指示書を作成することで、作業の必要事項を伝えたり、ノウハウやコツを蓄積したりできるため、口頭で指示を出す必要がなくなります。また、作業の理解度のばらつきを防ぐことも可能です。 しかし、「作業指示書を見ない社員がいて困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、作業指示書を見ない人がいる理由や対策を中心にご紹介します。 作業指示書を見ない社員がいるが原因がわからない 作業指示書を見てもらうための対策が知りたい 社内の作業に関する情報共有を円滑化したい という方はこの記事を参考にすると、作業指示書を見ない人がいる理由だけでなく、具体的な対策まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 作業指示書を見ない人がいる3つの理由1.1 （1）指示書の内容が分かりづらい1.2 （2）手順書通りにできない1.3 （3）社内で指示書が共有されていない2 【必見】作業指示書の作成・共有を効率化できるツール2.1 ”書いてあるのに読まない”人でも仕事で活用しやすいツール「ナレカン」3 作業指示書を見ないデメリットとは3.1 作業の全貌が把握できない3.2 手順が人によって異なる3.3 後任への引き継ぎに時間がかかる4 作業指示書を見てもらうための対策とは4.1 見る人の立場に立つ4.2 目的を明記する4.3 簡単に指示書を確認できるようにする5 作業指示書を見ない人がいる理由と対策まとめ 作業指示書を見ない人がいる3つの理由 以下では、作業指示書を見ない人がいる理由をご紹介します。原因を把握することにより、伝わりやすい指示書を作成するヒントが見つかります。 （1）指示書の内容が分かりづらい はじめに、作業指示書の内容が分かりづらいという理由が挙げられます。 たとえば、曖昧な言い回しや専門用語ばかりを使っていると、人によって捉え方が変わったり、すぐに理解できなかったりします。そのため、最終的には個人の経験値だけで仕事が回るようになってしまい、誰も指示書を見なくなるのです。 したがって、指示書通りにすれば問題なく作業ができるように、誰が見てもすぐに動けるほど分かりすい文章になっているかを満たしていることが重要になります。 （2）手順書通りにできない 次に、手順書通りにできないことも指示書を見なくなる原因です。 手順書の内容が不十分だったり、更新されずに古いままの情報になっていたりすると、記載内容通りに進めても業務が上手くできず見られなくなってしまいます。 したがって、「内容に過不足がないか」「最新の情報に更新されているか」を定期的に確認しましょう。 （3）社内で指示書が共有されていない 最後に、社内で指示書が共有されていないと見なくなる人が増えてしまいます。 たとえば、紙の指示書を1部だけ印刷して複数人で見るようにしても、確認が面倒で次第に見られなくなるのです。 上記のように、確認が面倒だと指示書を見なくなるため、時間や場所を問わずに内容をチェックできるツールを活用するのが最善です。たとえば、スマホやタブレットでも簡単に使える「ナレカン」であれば、確認するのに手間はかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】作業指示書の作成・共有を効率化できるツール 以下では、作業指示書の作成・共有を効率化できるツールについてご紹介します。 作業指示書を見ない社員がいて困っている場合には、「情報共有ツール」を導入しましょう。作業指示書を見てもらうには、まず、誰が見ても分かりやすく仕事に活用できるように作成する必要があります。 ただし、いくら作業しやすい指示書を作成しても、メンバーが簡単にアクセスできなければ、次第に指示書が見られなくなります。そのため、シンプルで簡単にアクセスできるツールで、社員がいつでも指示書を確認できる環境を整えましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、簡単に指示書の作成ができるうえ、シンプルなアクセス性で社内に指示書が浸透するツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、画像や表などを使って、わかりやすく指示書を作成できます。また、「既読機能」で、誰が指示書を読んだか確認できるので、指示書を見ない人への対策も簡単です。 ”書いてあるのに読まない”人でも仕事で活用しやすいツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンで作成した作業指示書のイメージ 以下は、ナレカンで作成した作業指示書のイメージ画像です。テキストや表を使って、簡単にわかりやすい指示書を作成できるうえ、テンプレートとして登録すれば繰り返し使えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作業指示書を見ないデメリットとは 以下では、作業指示書を見ないことによるデメリットをご紹介します。社内全体への悪影響を防ぐためにも、必ず確認しておきましょう。 作業の全貌が把握できない 1つ目のデメリットは、作業の全貌が把握できないことです。 作業指示書を見ない場合、業務フローがつかめず、効率的に作業ができません。また、間違った作業方法が伝わってしまうと、あとからリカバリーしなければならないのです。 このように、作業の全貌を把握できないと、限られた業務時間を無駄にしてしまう可能性があります。 手順が人によって異なる 2つ目のデメリットは、作業手順が人によって変わってしまうことです。 指示書が見られないと、それぞれ独自のやり方で業務を進めてしまいます。それにより、作業の質が人によって変わったり、属人化したりして、仕事が上手く回らなくなるのです。 以上のように、指示書を見ない社員が増えてしまうと、社内全体の業務が上手く進まなくなるため注意しましょう。 後任への引き継ぎに時間がかかる 3つ目のデメリットは、後任への引き継ぎに時間がかかることです。 作業指示書を普段から確認していないと、正しい作業手順がわからず、担当業務の引き継ぎをするときに、スムーズな説明ができません。 したがって、スムーズに後任へ引き継ぎをするためにも、作業指示書は必ず確認するように指導しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作業指示書を見てもらうための対策とは 以下では、作業指示書を見てもらうための対策をご紹介します。指示書のメリットを生かすためにも、確実に押さえましょう。 見る人の立場に立つ 1つ目の対策は、作業指示書を見る人の立場に立つことです。 作業指示書は、見た人全員が正しく手順を理解できる必要があります。そのため、専門用語などの難しい表現を使う際は、解説を設けるなどの工夫をして、誰でも理解できる指示書をつくりましょう。 このように、指示書を作成するときは「誰が見ても分かりやすい文章になっているか」に注意すべきです。 目的を明記する 2つ目の対策は、指示書に目的を明記することです。 仕事ではあらゆる作業がつながり合っており、目的を把握することで先の工程を意識できるようになります。そのため、作業の目的を明記し、現場の社員が作業目的を理解したうえでスムーズに業務を進められるようにしましょう。 社員に効率よく作業をしてもらうためにも、作業目的の明記は重要と言えます。 簡単に指示書を確認できるようにする 3つ目の対策は、簡単に指示書を確認できるように管理することです。 作業指示書はWord、Excelで作成されることが多いですが、内容を確認するためにファイルを都度開かなければならず面倒です。さらに、スマホやタブレットを使った閲覧・編集にも手間がかかります。 また、メールやチャットツールで共有する場合も、ほかのメッセージで流れたり埋もれたりして、確認が面倒です。以上のことからも、作業指示書を見てもらうには、簡単に確認できる環境をつくることが重要だと言えます。 したがって、作業指示書は「誰でも簡単に確認することができるツール」で管理しましょう。たとえば、ファイルを開かずにプレビューで確認できる「ナレカン」のように、簡単に閲覧可能なツールが最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作業指示書を見ない人がいる理由と対策まとめ これまで、作業指示書を見ない人がいる理由と対策を中心にご紹介しました。 作業指示書を見てもらうためには、誰でも簡単に理解できる内容にすることが大切です。しかし、分かりやすい指示書を作成しても、アクセスしやすい場所で管理していなければ意味がありません。 たとえば、WordやExcelはわざわざ開くのが面倒なうえに、スマホやタブレットからは使いづらいです。したがって、ファイルを簡単に確認出来たり、ファイルに情報を蓄積する必要のないツールを導入しましょう。 結論、指示書を見てもらうには、作業指示書を簡単に作成できるうえ、確認作業もスムーズなツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、作業指示書を見ない問題を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】指示書とは？フォーマットや書き方、無料テンプレートも紹介

業務の進め方や質を均一にするには、説明書/マニュアルの作成が欠かせません。説明書/マニュアルを作るときには、たとえば操作が比較的簡単で、導入コストも低い「Word」が多く使われています。 しかし、「Wordでマニュアルを作成したいけれど、具体的な手順が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Wordを使った説明書/マニュアルの作成方法や、作成に役立つ無料テンプレートを紹介します。 Wordでの説明書/マニュアルの作り方やコツを知りたい 無料テンプレートを活用して短時間で効率的に説明書を作りたい 説明書/マニュアルを適切に管理・運用して業務効率化に活用したい という方はこの記事を参考にすると、Wordを使って説明書/マニュアルを作る方法だけでなく、作成後の最適な管理方法まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 3ステップ｜Wordによる説明書/マニュアルの作り方1.1 （1）記載すべき内容を整理する1.2 （2）構成を考える1.3 （3）内容を記入して共有する2 【画像付き】Wordで見やすい説明書/マニュアルを作成する3つのコツ2.1 （1）見出しや目次を設定する2.2 （2）画像/写真や図を挿入する2.3 （3）テンプレートを用意する3 【番外編】Wordのアウトライン機能でマニュアルを作るには4 【無料】説明書/マニュアル作成に役立つテンプレート4.1 業務マニュアル・手順書の無料テンプレート（Word）4.2 図を記入できる作業手順書のテンプレート（Word,Excel）5 Wordで説明書/マニュアルを作成するデメリット5.1 （1）更新・共有に手間がかかる5.2 （2）作成しても使われないリスクがある5.3 （3）スマホから確認しづらい5.4 （4）すぐに情報へアクセスできない6 Wordよりも簡単に説明書/マニュアルを作成・運用できるツール6.1 最も簡単かつ効果的にマニュアルを作成・共有・管理できる「ナレカン」6.2 ナレカンを使った説明書/マニュアルの作成例7 説明書/マニュアル作成に関するよくある質問7.1 質問1｜説明書/マニュアルはなぜ必要？7.2 質問2｜マニュアル作成にはワードとパワポのどっちがいい？7.3 質問3｜マニュアル作成にはワードとエクセルのどっちがいい？8 Wordによる説明書/マニュアルの作り方やコツまとめ 3ステップ｜Wordによる説明書/マニュアルの作り方 以下では、Wordを使った説明書/マニュアル作成を3ステップで紹介します。内容の抜け漏れや読みづらさを防ぐためにも、以下の手順を押さえましょう。 （1）記載すべき内容を整理する まずは、業務を洗い出し、説明書/マニュアルに記載すべき内容を整理しましょう。このとき、読み手の視点を意識して、知りたい内容や注意すべき内容をしっかりと押さえましょう。 具体的には、以下の4点を従業員にヒアリングし、業務に不慣れな社員でも理解できるように記載します。 業務の目的 業務をスムーズに進める手順 業務に必要なもの 業務ノウハウ（専門的な知識、経験に基づく情報） とくに、4つ目の業務ノウハウを明記することで、経験の差にかかわらず業務の質を一定に保つことができます。そのため、記載すべき内容を整理するときには、属人化しがちなノウハウやポイントも詳細に洗い出し、より業務に役立つマニュアルを作成しましょう。 （2）構成を考える 次に、記載する内容を、時系列や読みやすさを意識して並べます。 たとえば、営業マニュアルの場合、「商品の知識→営業フロー→トラブル対応策」といった順序で記載すると、全体像が把握しやすくなります。このように、説明書/マニュアルの作成時には、必要な情報が適切な順序で配置される構成を心がけましょう。 また、マニュアルの構成を「目次」や「見出し」として記載しておくと、読み手が情報を見つけやすくなります。 （3）内容を記入して共有する 最後に、内容を記入したら速やかにメンバーと共有します。 説明書/マニュアルは作成しただけでは効果を発揮せず、実際の業務で活用されることで初めて意味を持ちます。そのため、完成後は迅速に共有することが大切です。 ただし、紙での共有は手間がかかり、離れたメンバーには伝わりにくい問題があります。また、Wordのファイルも、メールやチャットで送信する際に他のメッセージに埋もれ、見落とされる可能性があります。 そこで、「社内情報を一元管理するITツール」を活用しましょう。たとえば、情報が流れずに蓄積される「ナレカン」のようなツールを使えば、リアルタイムで共有された情報を見落とすことなく、業務に反映できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【画像付き】Wordで見やすい説明書/マニュアルを作成する3つのコツ ここでは、Wordで見やすい説明書/マニュアルをつくるコツを3つご紹介します。以下を参考にして、読み手にとって分かりやすいマニュアルを作成しましょう。 （1）見出しや目次を設定する 見出しや目次を設定すると、説明書やマニュアルの全体像が明確になり、読み手が「どこに何の情報があるのか」を簡単に把握できます。 見出し・目次の設定方法は以下の手順で行います。 ＜見出しの設定方法＞ はじめに、見出しにするテキストを選択します。 次に、[ホーム] タブの [見出し1] をクリックします。 選択したテキストが見出しとして変更されれば完了です。 ＜目次の設定方法＞ まず、見出しを設定します。 目次を入れたい部分にカーソルを合わせ、[参考資料] > [目次] を選びます。 表示されたタブから、[自動作成の目次2] をクリックします。 以上の操作で、目次が作成されます。 （2）画像/写真や図を挿入する 画像や図を使うと、読み手が内容を具体的にイメージしやすくなります。画像・図の挿入方法は以下の通りです。 ＜画像/写真付きマニュアルの作り方＞ [挿入] タブから [画像] を選び、[このデバイス] をクリックします。 ファイルから好きな画像を選び、[挿入] をクリックしたら完了です。 ＜図の挿入方法＞ はじめに、[挿入] タブから [図形] を選択します。ここでは、マニュアル作成に便利な「フローチャート」を挿入します。 ファイル上をクリックして図形を挿入します。同じ手順を繰り返して、フローチャートに使いたい図形を挿入していきます。 次に、線や矢印を挿入します。下図のように [挿入] タブから [図形] を選択して、[線] のなかから利用したい記号をクリックして選びます。 最後に、図形にテキストを入れます。図形を選択した後に、[テキストボックス] をクリックして、記載したい文字を入力しましょう。 以上の操作で、上図のようなフローチャートを作成できます。 （3）テンプレートを用意する 見やすい説明書を効率よく作るためには、テンプレートを活用するのも効果的です。 テンプレートには目次や見出しの項目が初めから設定されているため、作業を省略できます。また、社内で共通のテンプレートを使えば、「作成者によってフォーマットにばらつきがある」事態も回避できるのです。 とくにWordには、豊富なテンプレートが提供されています。そのため、自社の説明書やマニュアルに適したテンプレートが見つかりやすいのです。 一方で、Wordのテンプレートは項目を追加・削除したりするとレイアウトが崩れやすいため注意が必要です。そこで、自社にあったテンプレートを使いたい企業は、オリジナルのテンプレートを保存して利用できる「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】Wordのアウトライン機能でマニュアルを作るには ここでは、Wordのアウトライン機能をマニュアル作成に活かす方法をご紹介します。以下の画像は全てMac版のWordを使ったものです。 まず、画面の上部の[表示]タブを開き、[アウトライン]を押します。 アウトライン表示画面では、各段落の「見出し」と「本文」を分けて9段階でレベルを設定することができます。以下の画像の赤枠はそれぞれレベル1、レベル2の段落を示しており、右に行くほどレベルの番号は大きくなっていきます。 また、レベルを確認したい段落の [＋]を押すと、上部にレベルが表示されます。 次に、[＋]を押しながら右にドラッグすると、選択されている範囲の文章を右に動かせます。以下の画像では、元々レベル1にあった段落をレベル2に移しています。 このようにして、レベルを移動させながら、それぞれの段落の高さを揃えます。 段落の体裁を整え終わったら、右上にある[アウトライン表示を閉じる]ボタンから、通常のWordの編集画面に戻ることができます。 以上のアウトライン表示を使えば、より視覚的に見やすいマニュアルを作れるのです。Wordでマニュアルを作成しようと考えている方は、ぜひアウトライン機能を活用してみましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】説明書/マニュアル作成に役立つテンプレート 以下では、マニュアル/説明書に使える無料テンプレートを2つ紹介します。いずれのテンプレートも、カスタマイズ性に優れているので必見です。 業務マニュアル・手順書の無料テンプレート（Word） こちらは、SILAND.JPが提供する業務マニュアルのテンプレートです。 「グリーン・ブルー・モノクロ」の3色からデザインを選び、見やすいマニュアルを作れます。また、「ナビゲーションウインドウ」を使うと、ドラッグ＆ドロップで見出しを移動でき、マニュアルの構成を簡単に変更することが可能です。 業務マニュアルのテンプレートの詳細はこちら 図を記入できる作業手順書のテンプレート（Word,Excel） こちらは、フリーテンプレートが提供する図を記入できる作業手順書のテンプレートです。 図や画像を使いながら、自由なレイアウトでマニュアルを作成できます。カスタマイズ性が高い分、どの程度まで作業を細分化するかは企業によって異なるので、自社の用途に合わせて、記載する作業の粒度を決めることがポイントです。 図を記入できる作業手順書のテンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Wordで説明書/マニュアルを作成するデメリット ここでは、Wordで説明書/マニュアルをつくるデメリットを4つ解説します。Wordは導入ハードルが比較的低い一方で、以下のようなデメリットもあります。 （1）更新・共有に手間がかかる 1つ目のデメリットは、更新・共有に手間がかかる点です。 Wordで作った説明書/マニュアルを更新するにはバージョン管理が不可欠なうえ、最新版のファイルを共有するために他のツールで送信する必要があります。加えて、説明書/マニュアルは、作業や制度の変更に合わせて定期的に改良しなければなりません。 そのため、社内ナレッジの共有に特化したツールを導入して、手軽に情報を更新・共有できる環境でマニュアルを運用しましょう。 （2）作成しても使われないリスクがある 2つ目のデメリットは、作成しても使われないリスクがある点です。 チャットやメールを使ってWordの説明書/マニュアルを共有する場合、社員一人ひとりがファイルをダウンロードして、個人で管理することになります。そのため、「マニュアルが実際に活用されているか」の確認が難しく、利用状況を把握できません。 そこで、「ナレカン」のように「各マニュアルの利用状況をレポート形式で確かめられるうえ、データをもとにマニュアル運用改善についてサポートがあるツール」を選べば、マニュアルを効果的に活用して業務効率化を進めることができます。 （3）スマホから確認しづらい 3つ目のデメリットは、スマホからの閲覧や編集が難しい点です。 Wordはパソコンでの利用に最適化されているので、スマホやタブレットではレイアウトが崩れたり、動作が重くなったりします。そのため、パソコンでの作成・確認に限定されるケースは少なくありません。 とくに、現場仕事や営業など、オフィス外での作業が多い職種にとって、Wordのマニュアルは不向きと言えます。したがって、社内全体に説明書/マニュアルが浸透するために、「スマホからでもスムーズに使えるツール」を使うべきなのです。 （4）すぐに情報へアクセスできない 4つ目のデメリットは、見たい情報へすぐにアクセスできない点です。 Wordで説明書/マニュアルをつくる場合「1マニュアルにつき1ファイル」になるため、膨大な数のデータを管理しなければなりません。しかし、ファイル名だけでは中身を確認できないため、都度ファイルを開いて確認する手間がかかります。 このように、膨大な量のマニュアルを管理するうえで、”欲しい情報がすぐに見つからない状態”は社員にとってストレスです。そこで、「検索機能の優れたITツール」を使ってWordよりもすばやく目的の情報を探し出せるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Wordよりも簡単に説明書/マニュアルを作成・運用できるツール 以下では、Wordよりも簡単に説明書/マニュアルを作成・共有できるツールを紹介します。 Wordでマニュアルを作成すると、作成後の共有に余計な手間がかかってしまいます。また、スマホだと表示が見にくいため、現場社員にとって使い勝手が悪く、結果としてマニュアルの活用が進まない恐れがあるのです。 したがって、Wordのデメリットを解消するために、「マルチデバイスから使える情報共有ツール」を導入しましょう。また、気軽に情報を残せる「テンプレート機能」や、「重複しているマニュアルがないか確認する機能」があると、作成・管理の両面がスムーズに進みます。 結論、説明書/マニュアルの作成に最適なのは、スマホからもサクサク使えて、最新の情報を簡単に作成・更新できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンはスマホにも対応しているうえ、蓄積された情報は「超高精度な検索機能」で即アクセス可能なので、現場社員が共有されたマニュアルを簡単に確認できます。また、マニュアル作成時に既存のものと重複していないか通知する「重複判定機能」を活用すれば、適切なマニュアル管理にもつながるのです。 最も簡単かつ効果的にマニュアルを作成・共有・管理できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンを使った説明書/マニュアルの作成例 以下は、ナレカンを使った説明書/マニュアルの作成例です。 ナレカンの「テンプレート機能」を使うと、自社に合ったオリジナルのテンプレートを作成して、わずかな操作で呼び出せます。また、画像や表、ファイルの添付が可能なので、視覚的に分かりやすい説明書を作成できるのです。 さらに、作成したマニュアルは、画像やファイル内を含めて検索できるため、添付したファイル内にある情報であっても即アクセス可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 説明書/マニュアル作成に関するよくある質問 ここでは、説明書/マニュアルの作成に関するよくある質問を解説します。以下を参考に、説明書/マニュアルにおける疑問を解消しましょう。 質問1｜説明書/マニュアルはなぜ必要？ 説明書/マニュアルが必要な理由として、「業務の標準化」が挙げられます。 「説明書/マニュアルを作成することで、作業の進め方やルールが統一され、社員間で業務の質を均一に保つことが可能です。また、経験のある社員のナレッジやノウハウが共有されるので、属人化の防止にもつながるのです。 「このように、説明書/マニュアルを作成することで、業務の標準化が実現し、効率的に作業を進めることができます。 質問2｜マニュアル作成にはワードとパワポのどっちがいい？ 「マニュアル作成において、WordとPowerPointのどちらを選ぶべきかは、用途によって異なります。 Wordは、文章による書類作成に特化しているので、文章中心でマニュアルを作成したい場面に適しています。一方で、PowerPointは、画像やイラスト、グラフなどの視覚的な要素中心で作成したい場合に最適です。 したがって、マニュアルを作成する際は、活用されるシーンを具体的に想定し、読み手に最適なツールを選択しましょう。 質問3｜マニュアル作成にはワードとエクセルのどっちがいい？ WordとExcelにはそれぞれ異なるメリットがあり、使用すべきツールは場面ごとに変わります。 Wordは、文章のレイアウトや文字装飾などのカスタマイズが多彩であり、誤字脱字の自動チェック機能も搭載しています。一方、Excelは表計算ツールなので、データ集計や表計算をマニュアルに組み込みたいときに便利です。 ただし、Excelは印刷範囲の設定が必要であり、印刷時に手間がかかるというデメリットがあります。したがって、文章中心で作成したい方や、紙に印刷して利用したい方は、ExcelよりもWordが適切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Wordによる説明書/マニュアルの作り方やコツまとめ ここまで、Wordによる説明書/マニュアルの作り方やコツ、おすすめのテンプレートを紹介しました。 説明書/マニュアルは、手軽に開けて簡単に確認できるように管理しなければ、実際の業務で活用することは困難です。しかし、WordやExcelではスマホやタブレットからの確認がしづらく、社員にストレスがかかります。 そこで、「スマホでもPCと同じ使い心地で、”検索機能”で即アクセスできるツール」を使えば、説明書/マニュアルの運用にかかる手間の大幅な削減が可能です。また、「重複した内容のマニュアルを通知する機能」があると、必要な情報のみを適切に管理できます。 結論、自社の説明書/マニュアルの運用には、社内のあらゆる情報を適切に蓄積し、どこでも簡単に確認できるナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、説明書/マニュアルを効果的に運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作成例あり】わかりやすい作業手順書の作り方やテンプレートを紹介

文書管理は社内の情報を正しく管理するために不可欠な業務です。しかし、紙媒体を中心としたアナログな管理では紛失や劣化の懸念があるため、近年は文書を電子化して管理するのが一般的となりました。 とはいえ、「導入に時間やコストがかかる」「導入後の運用が難しい」といった印象が先行しており、文書管理の電子化に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、文書を電子化するメリットやデメリット、管理する方法を中心に解説します。 文書を電子化するメリット・デメリットが知りたい 書類の管理方法が属人化しており、どこに何があるのか分からない 電子化した文書をストレスなく管理したい という方はこの記事を参考にすると、文書管理の電子化に対するハードルが下がるだけでなく、役立つツールも見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書の「電子化（ペーパーレス化）」の目的とは？2 文書・紙媒体を電子化・ペーパーレス化する6つのメリット2.1 （1）情報共有が効率化する2.2 （2）必要な情報をすぐに見つけられる2.3 （3）作業効率が改善する2.4 （4）印刷コストが減る2.5 （5）環境に優しい2.6 （6）セキュリティリスクが減る3 4ステップ｜紙媒体の文書を電子化して管理する方法3.1 ステップ1｜電子化すべき文書を検討する3.2 ステップ2｜文書データの保存方法を決める3.3 ステップ3｜フォルダの階層を決める3.4 ステップ4｜スキャンしてフォルダに振り分ける4 【必見】文書の電子化・ペーパーレス化に最適なツール4.1 最も簡単に文書の電子化を実現できるツール「ナレカン」5 ＜ルール＞電子化した文書の管理における注意点6 文書の電子化における2つのデメリット6.1 （1）業務フローが変更される6.2 （2）社内に浸透しない可能性がある7 文書の電子化におけるメリット・デメリットまとめ 文書の「電子化（ペーパーレス化）」の目的とは？ 「文書の電子化」とは、今まで紙で管理していた文章をデータとして起こし、ツールを使って管理することを指します。紙の書類だと、以下のデメリットが発生します。 目的の情報を探すのにキャビネットまで取りにいき、探す手間がかかる 紛失による情報漏洩のリスクがある 文書の保管における物理的な場所が必要となる しかし、文書を電子化すれば、安全性の高いITツールに大量の文書を保存でき、必要なタイミングですぐに探し出せるのです。また、ペーパーレス化が促進されると、備品や管理におけるコスト削減にもつながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書・紙媒体を電子化・ペーパーレス化する6つのメリット 以下では、文書を電子化によって得られるメリットを解説します。メリットが社内に浸透すると電子化を推進しやすくなるので、担当者の方はここで押さえましょう。 （1）情報共有が効率化する 一つ目のメリットは、社内の情報共有が効率化する点です。 紙で文書管理していると、全員に共有したいときはコピーしたり、回し読みしたりする必要があります。その結果、リアルタイムな情報共有に支障をきたしかねません。 一方、文書を電子化してITツール上で管理すれば、誰でも時間や場所を問わずオンライン上で閲覧できます。そのため、紙媒体の情報共有に比べて社内の情報共有のスピードが格段に向上します。 （2）必要な情報をすぐに見つけられる 二つ目のメリットは、必要な情報をすぐに見つけられる点です。 紙で文書管理をしている企業では、キャビネットやファイルに書類を保管しているケースが大半です。そのため、資料が必要になったときには保存場所まで出向き、タイトルや番号を見て探さなければなりません。 一方、文書管理を電子化すれば「フォルダ」で文書を分類できるため、誰でも「何の書類が、どこにあるのか」がすぐに分かります。さらに、検索機能があるツールを使うことで、わずかな操作で必要な情報へたどり着けるのもメリットです。 （3）作業効率が改善する 三つ目のメリットは、作業効率が改善する点です。 抱えているタスクに紐づく文書が多い場合、必要な情報を探し出すのに時間がかかるため、結果的にタスクを効率よく進められません。しかし、電子化すれば文書へすぐにアクセスできるので、作業効率が向上します。 以上のように、文書の電子化は社内情報を管理するだけではなく「多くの書類を使う日常業務」でも効果を発揮するのです。 （4）印刷コストが減る 四つ目のメリットは、印刷コストが減ることです。 従来の管理方法では毎回書類を印刷するため、その分インクやコピー用紙などの備品にかかるコストがかさみます。消耗品にかかる費用はオフィスの「4大コスト」の一つとも言われており、利用頻度が高いゆえに削減しづらいのが現状です。 一方、電子化してITツールで管理すれば、誰でもツール上で書類を閲覧できるのでコピーする必要がなくなります。その結果、印刷コストの大幅な削減につながるのです。 （5）環境に優しい 五つ目のメリットは、紙に比べて環境にやさしい点です。 オフィスで使う紙を減らすことは二酸化炭素の排出量の削減につながります。そのため、今日話題となっているSDGsの活動へ貢献できることからも「環境問題に配慮をしている企業」というイメージの定着にも役立つのです。 以上のように、文書管理を電子化すると、業務効率化だけでなく「企業ブランドの向上」という副次的効果も見込めると言えます。 （6）セキュリティリスクが減る 六つ目のメリットは、セキュリティリスクを減らせる点です。 紙で文書管理をしていると、社外へ文書を持ち出すときに紛失する可能性があります。しかし、電子化すれば「セキュリティの高いITツール」を活用して管理できるので、情報漏えいのリスクを抑えられるのです。 ただし、ITツールによってセキュリティの強固さは異なるため、導入前に確認しなければなりません。たとえば、大手セキュリティ会社等も登録している国際セキュリティ資格のISO27001（ISMS）を取得している「ナレカン」のようなツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4ステップ｜紙媒体の文書を電子化して管理する方法 以下では、紙媒体の文書を電子化する方法をご紹介します。「電子化を検討しているが、何から手を付ければ良いか分からない」という方は必見です。 ステップ1｜電子化すべき文書を検討する はじめに、社内文書で「何を電子化すべきか」を検討しましょう。 電子化すべき文書は企業によって異なりますが、一般的には契約書やマニュアル、就業規則、カタログ、申請書類などが当てはまります。それぞれの書類の担当者にヒアリングし、利用頻度が高いものや利用が多いものを中心に絞り込みましょう。 ステップ2｜文書データの保存方法を決める 次に、文書データをどのように保存するのか決定しましょう。 たとえば、書類のサイズや手書き文書の解像度、ファイル形式などのルールを決めておきます。事前に統一しておくことで、運用へスムーズに移れるのです。 また、「どのようなITツールで保管するのか」も検討します。ITツールは現場に定着しなければ意味がないため、シンプルで誰にとっても使いやすい「ナレカン」のようなツールを選びましょう。 ステップ3｜フォルダの階層を決める 続いて、文書を保管するときのファイル名やフォルダの階層を決めます。 たとえば、ファイル名は文書の作成日や内容、バージョンが分かるようにルールを定めておくと、あとから見返しやすくなるのでおすすめです。 フォルダ階層の分け方には「目的別、年度別、種類別」などがあるため、自社の業務フローに合わせて最適なものを選びましょう。また、階層が多すぎると文書へのアクセス性が悪くなるため、最大で二階層までにするのがコツです。 ステップ4｜スキャンしてフォルダに振り分ける 最後に、文書をスキャンしてツール上のフォルダに振り分けます。 社内に十分なリソースがあれば内製しますが、難しい場合は代行業者や電子化サービスを使うのも一つの方法です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】文書の電子化・ペーパーレス化に最適なツール ここでは、文書の電子化・ペーパーレス化に最適なツールをご紹介します。 文書を電子化すると、情報共有の効率化やセキュリティリスクの低減など、さまざまなメリットがあります。しかし、ただ電子化するだけでは文書の管理が煩雑になり、必要な文書がすぐに見つからないといった問題が生じるのです。 そのため、「文書の作成・共有・管理に必要な機能を備えたITツール」を用いて、文書の電子化は進めるべきなのです。ただし、多機能すぎるITツールでは、現場社員が使いこなせず社内に浸透しません。 結論、自社のペーパーレス化に最適なツールは、文書の作成・運用に必要な機能を過不足なく備えながら、シンプルな操作性で使いやすいツール「ナレカン」一択です。 ナレカンには、高精度の「検索機能」に加えて、「テンプレート機能」「メッセージ機能」が備わっています。そのため、ナレカンひとつで文書の作成・共有・管理が完結するのです。 最も簡単に文書の電子化を実現できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜ルール＞電子化した文書の管理における注意点 文書管理を電子化するときに注意すべき点は、1988年に施行された電子帳簿保存法、2005年に施行されたe-文書法を考慮することです。 電子帳簿保存法とe-文書法との違いを簡単にまとめると、以下のようになります。 扱う書類の種類 電子帳簿保存法 財務省や国税局が管轄する法律に関わる文書（請求書や仕訳帳など） e-文書法 商法や税法で保管が義務づけられている文書（報告書や記録文書など） また、それぞれ以下の通り「担保されるべき要件」が異なるため注意しましょう。 電子帳簿保存法 ・真実性の確保：電磁的記録の訂正履歴や事実が確認できること、システム関係書類が備わっていること、など ・可視性の確保：取引年月日、勘定科目、取引金額はもちろん、ふたつ以上の任意の項目を合わせて情報を検索できること、など e-文書法 ・見読性の確保：デバイスを問わず該当の文書が見やすく確認できること ・検索性の確保：必要なときやに必要な情報へとすぐにアクセスできること ・完全性の確保：電子署名やタイムスタンプによってデータが証明され、消滅しないよう措置がされていること ・機密性の確保：第三者からの不正アクセスに関する対策がされていること 参考：国税庁｜電子帳簿保存時の要件 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書の電子化における2つのデメリット 以下では、文書管理の電子化における2つのデメリットをご紹介します。紙媒体から電子媒体へスムーズに移行するためにも、あらかじめデメリットを押さえておきましょう。 （1）業務フローが変更される 一つ目のデメリットは、電子化によって業務フローが変更されることです。 具体的には、これまで紙で共有していた資料をITツール上で共有したり、申請書類をオンライン上でやりとりしたりするという変更が生じます。そのため、慣れるまでに時間がかかるのです。 したがって、「新しい業務フローを明確にする／ITツールを使うときのルールを従業員に周知したりする」といった取り組みを実施しましょう。 （2）社内に浸透しない可能性がある 二つ目のデメリットは、電子化にともなって導入したITツールが、社内へ浸透しない可能性があることです。 たとえば、ITに慣れていない従業員がいると「どのように操作すべきか分からない」「書類を見たいだけなのに、機能が多すぎて使いづらい」といった事態になりかねません。 以上のように、アナログな管理からデジタルな管理に移行すると従業員の抵抗感を生みかねないのです。したがって、非IT企業の方でも使いこなせるほど簡単な「ナレカン」のように、機能の過不足がなくシンプルなものを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書の電子化におけるメリット・デメリットまとめ ここまで文書管理の電子化のメリットやデメリット、手順を中心にご紹介しました。 ITツール上で文書を管理すれば「必要な書類へすぐにたどり着ける」「コピーせずともリアルタイムで情報共有ができる」といったメリットがあります。 ただし、これらのメリットはツールを使いこなせていることが前提です。ITに慣れていない従業員にとっては「操作が難しく、どこに何の書類があるのか分からない」といった状況になりやすいので、結果的にツールが浸透しない可能性があります。 したがって、誰でも簡単に使いこなせるツールを選びましょう。結論、非IT企業の方でも簡単に文書管理できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で文書管理を電子化して、業務効率化やセキュリティ性の向上に役立てましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【2025年版】おすすめのドキュメント・文書管理ツールTOP8

業務を社外へ外注するときには、指示書や依頼書を作成します。ただし、外注指示書は依頼内容によって項目が異なることも多く、毎回作成するのが面倒な書類でもあるのです。 そのため、「外注指示書・作業依頼書の書き方がよく分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、外注指示書・作業依頼書の書き方やコツ、テンプレートを中心にご紹介します。 外注指示書や作業依頼書の書き方やコツを押さえたい テンプレートを使って効率よく外注指示書・作業依頼書を作成したい 作成した書類を簡単に管理できるツールを知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、外注指示書・作業依頼書をスムーズに作れるようになるうえ、簡単に書類を管理する方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 外注指示書・作業依頼書とは2 外注指示書・作業依頼書で必要な項目3 【4ステップ】外注指示書・作業依頼書の書き方3.1 ステップ1｜業務目的を記載する3.2 ステップ2｜指示内容を記載する3.3 ステップ3｜開始日・納期を記載する3.4 ステップ4｜見積りを記載する4 外注指示書・作業依頼書の無料テンプレート・フォーマット4.1 社外向けにも使える業務依頼書テンプレート4.2 製造業向けの作業指示書テンプレート5 外注指示書・作業依頼書作成で押さえるべき3つのコツ5.1 （1）指示要件を明確に記載する5.2 （2）スケジュールを詳細に記載する5.3 （3）外注指示書のテンプレートを活用する6 【必見】外注指示書・作業依頼書を管理しやすくする方法とは6.1 あらゆる情報を見やすく簡単に管理できるツール「ナレカン」7 外注指示書・作業依頼書の書き方とコツまとめ 外注指示書・作業依頼書とは 外注指示書・作業依頼書は、指示内容や納期などを詳細にまとめた書類のことで、外注先の業者は書類の内容に沿って仕事をします。 要点が分かりやすい指示書であれば、外注先との認識のズレを防げるので、何度も訂正や確認の連絡をする手間はかかりません。 さらに、外注依頼書を提出するにあたり、依頼内容を確認する「要件定義書」が送られてくる場合があります。要件定義書があれば、依頼会社と外注先の会社との認識を確実にすり合わせることができるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 外注指示書・作業依頼書で必要な項目 外注指示書・作業依頼書は、以下の項目を含めて記載しましょう。 ＜項目＞ ＜内容＞ 件名・契約者名 外注を依頼する件名や、契約者の情報を記録します。 依頼内容 具体的な作業内容や期間、契約区分などを記載します。とくに、期間は「開始日」「完了日」のいずれも細かく記載しましょう。 作業場所・人数 依頼内容を実際に作業する場所や、作業に必要な人数を記載します。 使用するもの 作業を進めるにあたり、必要な備品・機械があれば記載します。 発注金額・支払い条件 外注する金額や、支払い条件を記載しましょう。 特記事項 補足事項がある場合は、特記事項の欄を作成します。 外注先と受注先で認識の齟齬によるトラブルを防ぐには、作業内容を具体的に述べることが重要です。また、とくに建設工事では安全な作業を実現するために、作業中の注意事項（安全衛生指示事項）」も記載しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【4ステップ】外注指示書・作業依頼書の書き方 ここでは、外注指示書・作業依頼書の書き方をご紹介します。以下の内容を社内で共有しておけば、情報に抜け漏れのない外注指示書が誰でも簡単に作成できます。 ステップ1｜業務目的を記載する まずは、業務の目的を記載しましょう。 何を目的としている依頼なのかを外注先が把握できていなければ、認識の齟齬によるトラブルに発展する恐れがあります。そこで、目的を明示すればどのような背景で外注したのかを受注先が把握でき、認識の統一が取れるのです。 目的を記載するときには、自社の事情を細かく知らない他社が見ても内容が分かるように、具体的に説明しましょう。 ステップ2｜指示内容を記載する 次に、指示内容を記載しましょう。 たとえば、自社ホームページの作成を依頼する場合は「問い合わせページにワンクリックで遷移させたい」「読み上げ機能を備え付けたい」など、外注先の会社がイメージできるように記載します。 また、参考とするホームページのURLを添付したり、画像を載せたりすればよりイメージしやすくなるのです。このように、指示が分かりやすくなるように細部まで詳細に記載する必要があります。 ステップ3｜開始日・納期を記載する 続いて、納期も忘れずに伝えましょう。 契約期間によって料金の変動が発生するため、開始日と納期を明確にすることが重要なのです。 また、納期までに希望したものが100%の出来で仕上がるとは限りません。したがって、余裕をもった納期を伝えて、イレギュラーな事態にも対応できるようにしましょう。 ステップ4｜見積りを記載する 最後に、正確な見積もりも記載しましょう。 見積書には、発行日や宛先、見積内容、有効期限といった項目を漏れがないように注意しながら記載します。 また、「源泉徴収税額や消費税額を含むのか」についても記載すれば、金銭面でのトラブルを回避できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 外注指示書・作業依頼書の無料テンプレート・フォーマット 以下では、外注指示書・作業依頼書を効率よく作成できる3つのテンプレートを紹介します。テンプレートはそのままでも使えますが、独自の項目を追記したい場合は自社に適したフォーマットに修正しましょう。 社外向けにも使える業務依頼書テンプレート こちらは、社外向けにも使える業務依頼書の雛形です。 依頼関係や依頼内容を項目ごとに記載できる仕様になっているため、作業依頼書としても利用することができます。また、Excel・Word・PDF形式に対応しており、自社に合ったファイル形式を選べる点もポイントです。 社外向けにも使える業務依頼書テンプレートの詳細はこちら 製造業向けの作業指示書テンプレート こちらは、製造業向け作業指示書の雛形です。 シンプルなデザインですが、製造業向けのテンプレートとなっており、「使用する治具・計器」や「型番」といった項目があるのが特徴です。 製造業向けの作業指示書テンプレート詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 外注指示書・作業依頼書作成で押さえるべき3つのコツ ここでは、外注指示書・作業依頼書で押さえるべきコツを紹介します。以下の内容を踏まえて、正しく書類を作成しましょう。 （1）指示要件を明確に記載する はじめに、指示要件を明確に記載することが挙げられます。 指示要件が明確でない場合、誤った認識で委託業務が進められてしまいトラブルになりかねません。また、作業をやり直してもらうにしても、時間的コストや金銭的コストが想定よりも多くかかるので、双方にとって負担となってしまうのです。 したがって、無事に依頼を完遂してもらうために指示要件は必ず明確にしましょう。 （2）スケジュールを詳細に記載する 次に、スケジュールを詳細に記載することもコツのひとつです。 たとえば、「提出日は〇月〇日」だけでは納期を指すのか、一次的な締切を指すのかが分かりません。ただし、依頼してから期日まで一切連絡がとれていない状況では、進捗やクオリティに懸念が残るので、少なくとも1度は確認作業を挟むのが望ましいです。 そのため、「〇月〇日を一次納期とする。また、達成率は60％以上であること」というように詳細に明示して、互いの認識がズレないようにしましょう。 （3）外注指示書のテンプレートを活用する 最後に、外注指示書・作業依頼書はテンプレートを使って作成しましょう。 テンプレートを使えば、重要な項目が抜け漏れる心配はありません。また、「どのようなレイアウトにするか」や「どの項目が必要か」などを検討する時間も不要です。 以上のように、テンプレートは抜け漏れのリスクを抑えたり、作成時間を短縮したりできるメリットがあります。一方で、テンプレートとしてファイルを使う場合、すぐに必要なものを探せるように、「ナレカン」のような検索機能の充実したツールを使うと便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】外注指示書・作業依頼書を管理しやすくする方法とは 以下では、外注指示書・作業依頼書を管理しやすくする方法を紹介します。 外注指示書や作業依頼書は、WordやExcelのテンプレートを使えばすぐに作成することができます。しかし、業務の依頼・委託に関する書類データは重要な記録になるので、正しく管理すべきです。 具体的には、「書類データを見やすく整理して、すぐに見つけられる」ようにツールを導入すべきです。ただし、単にオンラインストレージを導入しても、検索性に乏しいものは目的の情報を絞り込めないので、検索機能も重視しましょう。 したがって、自社で導入すべきは、外注指示書・作業依頼書をはじめとするあらゆる情報を書き残せて、多階層のフォルダで適切に管理できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはExcelやWordなどの書類データも簡単に添付でき、ファイルに関連する情報を書くことも可能です。また、ファイル内検索にも対応した超高精度の「検索機能」があるので、目的の情報を確実に探し出せます。 あらゆる情報を見やすく簡単に管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使った「外注指示書」の管理＞ 以下は、ナレカンで外注指示書を管理した例になります。 ナレカンの「記事」には、テキストだけでなくExcelやWordのファイル、画像も添付できます。そのため、Excelのテンプレートで作成した外注指示書を、メモと一緒に記事に残しておけるのです。 また、作成した「記事」は「フォルダ」で“取引先”や“案件”ごとに管理できるため、情報が散在する心配がありません。さらに、検索機能では「記事」上の文字だけでなく、ファイル内も検索できるため、目的の情報をすぐに探し出せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 外注指示書・作業依頼書の書き方とコツまとめ これまで、外注指示書・作業依頼書の書き方とコツを中心にご紹介しました。 外注指示書・作業依頼書は、指示内容やスケジュールを具体的に記載することが重要です。ただし、作成した外注指示書を適切に管理していなければ「どこに保存されているのか分からない」状態になってしまいます。 そこで、情報管理ツールを導入して「確実に情報を見つけられる仕組み」を整えましょう。ただし、多機能なツールを導入するとITに詳しくないメンバーは使いこなせないので、必要な機能に過不足がないシンプルなツールを選ぶべきです。 結論、すぐに導入すべきなのは、誰でも簡単に外注指示書を記録・確認できるツール「ナレカン」一択です。ナレカンは情報量が増えても絞り込めるので、外注指示書をはじめとした書類データをナレッジとして残すツールとしても役立ちます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、外注指示書をはじめとしたあらゆる書類管理の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】指示書とは？フォーマットや書き方、無料テンプレートも紹介

多くの企業で使われているWordやExcelで手順書をつくれば、紙で作成するよりも教育・作成コストを抑えながら業務の効率化を図れます。そのため、今日では「テンプレート」を使って、体裁が整った手順書を作ることが一般的です。 とはいえ、手順書を作成したいが「どう作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、WordやExcelそれぞれのメリット・デメリットを中心に紹介します。 手順書作成のポイントを知りたい WordとExcelどちらが適しているか判断したい 手順書の作成・共有が簡単にできるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Word・Excelのメリット・デメリットを押さえられるだけでなく、手順書を作成・管理するのに最適な方法まで見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【Word・Excel】手順書/マニュアルの作り方の注意ポイント2 どっちがいい？WordとExcelで作業手順書を作成するメリット2.1 Word(ワード)で手順書を作成するメリット2.2 Excel(エクセル)で手順書を作成するメリット3 要注意！Word・Excelで作業手順書を作成するデメリット3.1 Word(ワード)で手順書を作成するデメリット3.2 Excel(エクセル)で手順書を作成するデメリット4 Word・Excel以外の手順書を簡単に管理・共有できるツール4.1 高度な検索機能が備わったツール「ナレカン」5 Word・Excel｜見やすい手順書の無料テンプレート・フォーマット5.1 Word｜デザイン済みの手順書テンプレート5.2 Excel｜アウトラインを書きやすい作業手順マニュアルテンプレート5.3 Excel｜改訂履歴まで残せる作業標準書テンプレート6 Word・Excelの業務手順書テンプレート・ひな形まとめ 【Word・Excel】手順書/マニュアルの作り方の注意ポイント 手順書を作るときには以下の3点に注意しましょう。 5W1Hを記載する When（いつ）・Where（どこで）・Who（だれが）・What（何を）・Why（なぜ）・How（どのように）の6つの要素を明確にしましょう。たとえば、「〇〇サービス」「15時まで」といった「何を」「いつ」を省略しないようにしましょう。 読み手を意識する 手順書の作成者と読み手との間には、業務に対する理解度に大きな差があります。そのため、「専門的な用語には注釈を加える」といった基本的なことを含め、誰にとっても分かりやすい手順書を目指しましょう。 　　　　　デザインを統一する 手順書の書式やデザインが統一されていないと、どこに自分が必要な情報があるのか把握しづらくなり業務の非効率化を招いてしまいます、よって社内の情報管理・共有を円滑にするためにデザインを統一し、誰が見てもわかりやすい手順書を作成するよう心がけましょう。テンプレートを利用することも効果的です。 上記の3つを意識して作成すれば、読み手の誤った解釈・理解を減らすことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ どっちがいい？WordとExcelで作業手順書を作成するメリット 以下では、WordもしくはExcelで作業手順書を作成するメリットをそれぞれ解説します。「どっちを使ったら良いのか迷っている」という担当者の方は必見です。 Word(ワード)で手順書を作成するメリット Wordは、長文で資料を作成するのに特化したソフトだと言えます。具体的なWordのメリットは、以下の通りです。 誤字脱字を検知する機能が搭載されている ページ番号を採番できる 印刷しやすい ディクテーション機能（音声入力）が搭載されている 以上のことから、文字での説明が多い手順書や冊子形式にしたい場合は、Wordで作成することをおすすめします。 Excel(エクセル)で手順書を作成するメリット Excelは、関数機能が備わっていることから、データ集計やグラフ作成に適したソフトだと言えます。具体的なExcelのメリットは、以下の通りです。 図やグラフを作成できる 関数を使ったり、データ集計のプロセスを表示したりできる タブを使って、手順書を細分化できる セル形式のため、一覧表を作成しやすい とくに、売上管理や在庫管理など数値を扱う作業や「計算プロセス」の手順書を作成する場合には、Excelでの作成をお勧めします。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 要注意！Word・Excelで作業手順書を作成するデメリット 以下では、Word・Excelで作業手順書を作成するデメリットを紹介します。テンプレートを使えば簡単に手順書を作れますが、Word・Excelには注意点があることも考慮しなければなりません。 Word(ワード)で手順書を作成するデメリット Wordは文書作成に向いているというメリットはあるものの以下のようなデメリットがあるということに注意しなければなりません。 ファイル管理が難しい 共有するのが煩雑 書式が人によってバラバラ 画像や表を挿入しづらい 手順書は適切に管理し、情報を社内に共有かつ蓄積していく必要があるため、これらのデメリットは業務に大きな影響を及ぼすと言えます。 Excel(エクセル)で手順書を作成するデメリット Excelは計算ができたりグラフや図の挿入が簡単にできますが、以下のようなデメリットも併せ持っています。 関数を使いこなすのに時間がかかる 印刷しづらい 大量の情報の管理には不向き スマホからの閲覧・編集がしづらい Wordと同様ファイル管理・共有が難しい点やスマホでの閲覧・編集が困難な点がデメリットとして挙げられます。 以上のようにWordやExcelにはそれぞれデメリットが存在するため、導入するツールをよく選定し、手順書作成専用ツールの導入も検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Word・Excel以外の手順書を簡単に管理・共有できるツール 以下ではWord・Excel以外で簡単に手順書を作成・管理できるツールをご紹介します。 WordとExcelではファイル管理が面倒であったり共有に時間がかかったりするなどのデメリットが伴います。そのため社内の手順書の管理・共有がスムーズなツールの導入が必要です。 しかし検索機能の不十分なツールでは、必要な情報をすぐに見つけられないため非効率的です。そこで「高度な検索機能を備えたツール」で管理して、手順書をすぐに確認できる体制を整えましょう。 結論、自社が導入すべきツールは、誰でもわかりやすい手順書を作成でき、検索機能にも優れている「ナレカン」一択です。 ナレカンの記事機能では画像やファイルも格納して簡単にわかりやすい手順書を作成可能です。また、精度の高い検索機能によって、画像内検索やファイル内検索も可能なため、欲しい情報をすぐ手に入れることができます。 高度な検索機能が備わったツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンで手順書を作成・管理する例＞ テンプレートの登録 自社の手順書作成に適したテンプレートを登録しておけば、わずかな操作で呼び出せます。新たな手順書を作成するたびに、一から作り始める必要がありません。 編集履歴 ナレカンには編集履歴が残るため、「誰が、どこを、どのように編集したのか」をひと目で確認できます。 キーワード検索 画像のように、記事のタイトルやタグ、添付したファイル名で絞り込んで検索可能です。そのため、とくに扱う情報量の多い大企業でも、欲しい情報をすぐに見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Word・Excel｜見やすい手順書の無料テンプレート・フォーマット ここでは、Word・Excelで使える無料の作業手順書テンプレートを紹介します。以下のフォーマットを使って、短時間で手順書をつくりましょう。 Word｜デザイン済みの手順書テンプレート こちらは、すでにデザインされたWordの作業手順書テンプレートです。 表紙と見出しがついているので、デザインを一から考える必要がありません。また、デザインはグリーン、ブルー、モノクロの3色があり、用途に合わせて選べます。 しかし、「見出し」「要点」「引用」などの構成があらかじめ用意されている一方で、カスタマイズ性が低く業務によっては使いづらい恐れがあります。 すでにデザインされているWord手順書テンプレートの詳細はこちら Excel｜アウトラインを書きやすい作業手順マニュアルテンプレート こちらは、アウトライン（概要）を書きやすいExcelの作業手順書テンプレートです。 目次のレイアウトが決まっているので、アウトラインから書きはじめられます。また、小見出しを決めたうえで作成できるため、統一感が出やすい点もメリットです。 しかし、スマホでは見づらく、内容を更新したときに該当箇所を探しにくい点に注意が必要です。 見出しが整理された手順書テンプレートの詳細はこちら Excel｜改訂履歴まで残せる作業標準書テンプレート こちらは、改訂履歴まで残せる作業標準書テンプレートです。 業務内容の変更とともに、作業標準書も改訂し続ける必要があります。改訂履歴を残しておけば、いつ・どのように変えたのか簡単に分かります。 作業内容の記載欄が広く取られている点もこのテンプレートの特徴です。 改訂履歴まで残せる作業標準書テンプレートの詳細はこちら WordやExcelのテンプレートを利用すれば、工数を削減できるメリットがある一方、ファイル管理が煩雑になりやすいといったデメリットもあります。 そのため、「ナレカン」のような”情報管理ツール”を使って、Word・Excelで作った手順書を管理するのも選択肢のひとつです。情報管理ツールで管理すれば、Word・Excelを使った管理の抱える課題を解消できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Word・Excelの業務手順書テンプレート・ひな形まとめ これまで、Word・Excelの手順書テンプレートを中心に解説しました。 Word・Excelは多くの企業で使われており、テンプレートを使えば手順書をつくる時間を大幅に減らせます。しかし、必要な情報にすぐにたどり着けないほか、共有に手間がかるデメリットは無視できません。 そこで、「ITツール」を使って、Word・Excelの手順書を管理しましょう。しかし、検索機能の不十分なITツールでは、Wordのファイル管理のように欲しい手順書がなかなか見つかりません。 したがって、手順書の管理には、高精度の検索機能で必要な情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、手順書の管理・共有を改善しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【作成例あり】わかりやすい作業手順書の作り方やテンプレートを紹介

作業指示書は、従業員がスムーズに作業を進めていくうえではもちろん、取引先の会社に作業を指示するときにも活用されます。作業指示書があればミスを予防できるうえ、工程の見直しにも役立つのです。 しかし、作業指示書は業種や職種によって項目が異なるため、「作業指示書をうまく作成できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、作業指示書に必要な項目やおすすめのテンプレートを中心に紹介します。 作業指示書の作り方や記載すべき項目を知りたい テンプレートを活用して指示書の作成の手間を減らしたい 指示書の作成に加えて管理・共有も効率化したい という方はこの記事を参考にすると、適切な作業指示書を作成できるだけでなく、作成した指示書を見やすく整理して運用する方法も見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 作業指示書の必要性とは2 3ステップ｜作業指示書の作り方・書く内容とは2.1 ステップ1｜基本項目を押さえる2.2 ステップ2｜作業内容を記載する2.3 ステップ3｜作業予定を記載する3 建設業の作業指示書に必要な3つの項目3.1 （1）作業間連絡事項3.2 （2）元請安全指示事項3.3 （3）追加の可能性がある項目4 製造業の作業指示書に必要な3つの項目4.1 （1）製造における責任者4.2 （2）製造スケジュール4.3 （3）作業機器の扱い方5 【Excel/Word対応】作業指示書の無料テンプレート5選5.1 （1）Excel｜作業時間まで書き込めるテンプレート5.2 （2）Excel｜治具・計器の情報も残せるテンプレート5.3 （3）Excel｜多様な職種で利用できるテンプレート5.4 （4）Word｜画像や図が入れやすい指示書テンプレート5.5 （5）コピペ可｜製造業で使える作業指示書のひな形/フォーマット6 Excel/Wordの作業指示書の注意点6.1 （1）ファイル管理が煩雑化する6.2 （2）スマホでの利用に不向き7 作業指示書の作成から共有・管理が完結するアプリ7.1 欲しい情報に即アクセスできる情報共有ツール「ナレカン」8 作業指示書の書き方のコツ2選8.1 （1）5W1Hを意識して記載する8.2 （2）難しい専門用語の使用は避ける9 作業指示書の項目やテンプレートまとめ 作業指示書の必要性とは 作業指示書とは、業務の手順や作業連絡に関わる事項を分かりやすくまとめた文書のことです。指示書をもとに作業を進める目的には、以下の4つが挙げられます。 作業を確実かつ効率的に進めるため 作業内容を記録・管理し、ミスを防止するため 重要事項を現場に周知するため 安全または衛生面から、法的な根拠に従って作業をするため このように、作業指示書を作成する背景には業務を適切に進める目的があります。そのため、様式や内容に不備があれば作業に悪影響を及ぼし、トラブルの原因となるのです。 したがって、作業指示書の正しい書き方を確実に把握しておく必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 3ステップ｜作業指示書の作り方・書く内容とは 以下では、作業指示書の作り方を3ステップで紹介します。業界や業種によって様式や内容は異なりますが、一般的な作り方を確認しておきましょう。 ステップ1｜基本項目を押さえる まず、作業指示書に記載する基本項目を押さえましょう。以下の項目は汎用性が高いため、さまざまな場面での指示書作成に役立てられます。 ＜必要な項目＞ ＜詳細＞ 作業の名称 実施する作業の名称を記載します。製造業であれば検品、組み立て加工などです。 期間と日時 作業する期間や日時を記載します。遅延などのトラブルを招かないためにも明確にしておきましょう。 担当者名 誰に向けた指示かを明確にするために、作業の担当者を明記します。 依頼者名 工事や生産、作業を依頼した顧客を明記します。また、電話番号やメールアドレスなどの連絡先も記載しておきましょう。 作業時間 あらかじめ作業時間が決められている場合は記載しておき、未定の場合には作業予定時間を書きましょう。 作業場所 たとえば、清掃業であればフロアなど、実際に作業をする場所を記載します。 指示書を作成するときには、以上の内容が記載されているか十分に注意しましょう。 ステップ2｜作業内容を記載する 次に、作業内容として「やるべきことや手順」を明記します。 実際に取り組む作業やその手順に関する情報は、指示を出したい相手へ的確に伝える必要があります。記載内容が抽象的だったり、冗長な文章になったりすると、指示書を読んだ人が認識を誤り、トラブルに発展する恐れもあります。 そのため、箇条書きを使ったり、文章の構成を意識したりして、理解しやすい内容にすることが重要です。また、「承認機能」を備えた「ナレカン」のようなツールであれば、上司からの承認を得てから情報を公開できるため、正確な作業内容を共有できます。 ステップ3｜作業予定を記載する 最後に、作業予定として「実施する作業のスケジュール」を記載します。 作業担当者への指示に加えて、作業に携わるメンバーにも併せて説明すれば、「どの程度の規模やスケジュールで進める作業か」を伝えられます。このように、作業予定を詳細に残しておけば、予定と実績が大きくかけ離れることがなくなるのです。 また、複数人での作業を効率化するために、指示書に紐づく「コメント・メッセージ機能」でコミュニケーションがとれるツールを活用すると、”誰が何をしているのか””どの工程が未着手なのか”を確認しやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 建設業の作業指示書に必要な3つの項目 建設業に最適な作業指示書には、安全に作業するために必要な項目が存在します。したがって、建設業に携わっている方は以下の項目に十分注意しましょう。 （1）作業間連絡事項 まず、作業間連絡事項には、話し合いで決まったことを書きます。 作業間の連絡が伝わらない場合、連携が取れずに「認識の齟齬」や「作業の停滞」を招いてしまうのです。また、共有事項が伝わっていなければ、混在作業による労災が起こる可能性もあります。 そのため、各業者が確実に内容を理解して、作業を進められるように配慮することが重要です。 （2）元請安全指示事項 次に、元請安全指示事項は、元請業者から現場に向けた指示がある場合の項目です。 元請会社には、下請け会社に対する「安全配慮義務」や「使用者責任」があります。そのため、安全管理の不備により現場で事故が起これば、元請会社は損害賠償を支払わなければなりません。 以上のことから、作業過程や使用機材などに関して、詳細な情報を記録しておく必要があるのです。 （3）追加の可能性がある項目 最後に、建設業では事業規模や作業内容によって、周知が必要な項目が随時追加されることがあります。主な例として以下の内容が挙げられます。 稼働予定または搬出、搬入予定の重機や車両の数 現場で必要になる重機や車両の数は、正確に記載します。 現場検査や立ち会い予定 機材や車両の安全検査や責任者の立ち会いがある場合は、日時や所要時間を詳細に記載します。 とはいえ、WordやExcelで指示書を管理する場合、都度ファイルを開くのは面倒なため更新を怠りがちです。そのため、「ナレカン」のような、「記事形式で直接、情報を確認・更新できるITツール」で、急な変更にも迅速に対応できるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 製造業の作業指示書に必要な3つの項目 多くの作業を交代しながら進めていく製造業のような現場では、従業員が同じ認識を持って取り組むことで、トラブルを防止できます。そのため、指示書を作成するときは、以下の項目に漏れがないように注意しましょう。 （1）製造における責任者 まず、製造における責任者名を記載しましょう。 万が一トラブルが発生した場合、現場の責任者が不明であれば、従業員は誰に報告すべきか分からなくなってしまいます。その結果、早急に報告すべき連絡を後回しにして、大きなトラブルに発展してしまうのです。 そのため、指示書には責任者名はもちろん、緊急時にすぐに連絡できるように電話番号やメールアドレスも併せて記載しておくことが大切です。 （2）製造スケジュール 次に、製造業の作業指示書には製造スケジュールの記載も必須です。 仮に、従業員が納期日を勘違いしていると「まだ、時間に余裕があるから」とほかの作業を優先してしまい、計画通りに進まなくなってしまいます。その結果、期日が近づいてから慌てることになり、作業ミスやトラブルに繋がる可能性があります。 そのため、作業指示書には製造にかかる期間や納期日など、製造スケジュールを明確に書き記すようにしましょう。 （3）作業機器の扱い方 最後に、作業機器や工具の使い方も記載しましょう。 製造現場には、手軽に扱える機器から大掛かりな機器までさまざまな機材があります。万が一、作業機器ごとの正しい使い方やメンテナンス方法を理解できていなければ、業務効率を低下させるだけでなく、大きな事故につながりかねません。 そのため、製造指示書を通じて従業員一人ひとりが適切に扱えるように「作業機器の扱い方」は必ず記載しましょう。たとえば、写真や動画も残せる「ナレカン」のようなアプリを使えば、全従業員が理解できるわかりやすい指示書を作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Excel/Word対応】作業指示書の無料テンプレート5選 以下では、作業指示書の作成を効率化できるテンプレートを5つ紹介します。いずれのサイトも、ダウンロード後にカスタマイズできる雛形が揃っているので必見です。 （1）Excel｜作業時間まで書き込めるテンプレート こちらは「テンプレート祭り」が提供する、作業指示書の雛形です。 作業時間を指定できる項目があるうえ、作業の責任者や注意点も残せます。各作業の概要を把握したい場合に便利です。 「テンプレート祭り」の作業時間まで書き込める作業指示書テンプレートはこちら （2）Excel｜治具・計器の情報も残せるテンプレート こちらは「フリーテンプレート」の作業指示書に関する雛形です。 製造業において重要な「使用する治具・計器」の項目があらかじめ用意されているため、抜け漏れの心配がありません。 「フリーテンプレート」の治具・計器の情報も残せる作業指示書テンプレートはこちら （3）Excel｜多様な職種で利用できるテンプレート こちらは「テンプレート倉庫」の作業指示書に関する雛形です。 製品コードや製品名を書き込む項目を修正すれば、あらゆる職種や目的で使える項目が揃っています。指示書1枚でひとつの作業の一連の流れやポイントを分かりやすくまとめられる点が特徴です。 「テンプレート倉庫」の多様な職種で利用できる作業指示書テンプレートはこちら （4）Word｜画像や図が入れやすい指示書テンプレート こちらは「テンプレート倉庫」の作業指示書に関する雛形です。 画像や図も入れやすいように、項目を細かく設けず余白が多い点が特徴です。作業を進めるうえで、機械の操作を分かりやすく示したい場合に役立ちます。 「テンプレート倉庫」の画像や図が入れやすい作業指示書テンプレートはこちら （5）コピペ可｜製造業で使える作業指示書のひな形/フォーマット 以下は、コピペすればそのまま使える製造業で使える作業指示書のテンプレートです。 作業指示書 発行日 令和〇年〇月〇日 現場責任者　〇〇 〇〇 緊急連絡先　090-XXXX-XXXX ＜作業工程・分類＞ ＜製造スケジュール＞ 製造期間：令和〇年〇月〇日~令和〇年〇月〇日 納期：令和〇年〇月〇日 ＜作業手順＞ あああ あああ あああ ＜使用する器具＞ 使用する目的：〇〇するため 使い方：あああ 注意事項：あああ ＜備考＞ ただし、作業指示書がすぐに作成できる環境が整っていなければ、現場で活用することができません。したがって、スマホやタブレットでも、テンプレートを呼び起こして作成できる「ナレカン」のようなツールを使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excel/Wordの作業指示書の注意点 ここでは、Excel/Wordで作成した作業指示書の注意点を紹介します。ExcelやWordはテンプレートが豊富にある反面、以下の2点に注意が必要です。 （1）ファイル管理が煩雑化する 1つ目は、ファイル管理が煩雑化する点です。 ExcelやWordは作業指示書以外にも様々な用途で利用されるツールです。そのため、事前に他のExcel/Wordファイルと異なる保存場所を決めておかないと、「ファイルが入り乱れて作業指示書が見つけられない」といった事態になりかねません。 加えて、ファイル形式は検索機能が乏しいため、必要な作業指示書を見つけられず、形骸化していく恐れがあるのです。したがって、作業指示書は、「情報の一元管理」や「検索性」に長けたツール上で作成・管理するようにしましょう。 （2）スマホでの利用に不向き 2つ目は、スマホでの利用に不向きな点です。 特に建設業や製造業では、オフィス外からスマホで作業指示書を開く機会が多くあります。しかし、ExcelやWordはスマホの小さい画面では非常に見づらいため、指示書の内容をスムーズに確認できないほか、誤タップを誘発してしまいます。 したがって、オフィス外から情報を確認する機会が多い方は、スマホからでも快適に作業指示書を確認できる体制を整えましょう。たとえば、スマホの小さい画面での表示にも最適化されている「ナレカン」のようなツールであれば、ストレスなく使えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作業指示書の作成から共有・管理が完結するアプリ ここでは、作業指示書の作成と管理が簡単にできるツールを紹介します。 WordやExcelのテンプレートは便利ですが、ファイルが乱立すると適切な管理が難しくなり、目的の指示書をすぐに見つけ出せません。結果、実際に作業に取りかかるまでにタイムロスが生じてしまうのです。 そこで、「更新すると即共有され、必要な情報にアクセスしやすい情報共有ツール」を導入すれば、指示書を一カ所に集約して管理できます。ただし、「指示書のファイル内や画像内まで検索できるか」に注意して検討しましょう。 結論、現場に導入すべきなのは、指示書をはじめとしたあらゆる情報の蓄積から共有・管理まで完結する情報共有ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、登録した「テンプレート」に沿って詳細を記載できるうえ、添付したファイルはそのままプレビューで閲覧可能なので、作業指示書の作成・確認に手間がかかりません。また、ファイルや画像内も検索可能なので、目的の情報をすぐ確認できるのです。 欲しい情報に即アクセスできる情報共有ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使った作業指示書の作成例＞ 以下は、ナレカンを使って作業指示書を作成・管理した例です。 テンプレート機能 ナレカンでは、画像のようなテンプレートを作成・登録可能です。作成したテンプレートの編集・更新は簡単なので、必要に応じて自由に項目を追加修正できます。 精度の高い検索機能 ナレカンはタイトルやファイル名での絞り込み検索のほか、ファイル内の検索も可能なので、ファイルで作成した指示書の内容まで検索できます。さらに、質問形式で検索ができる「自然言語検索」もあるので、知りたい情報が確実に見つかります。 また、ヒヤリング後、自社専用のトライアル環境を利用できるので、気になる方はナレカンの無料トライアルを申し込みして、精度を試してみましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作業指示書の書き方のコツ2選 テンプレートを使って体裁を整えられても、内容がまとまっていない指示書では、読まれなくなってしまいます。そこで、作業指示書の書き方のコツを2つ紹介するので、業界問わず、作業指示書を作成する人は以下の書き方を意識しましょう。 （1）5W1Hを意識して記載する 1つ目は、「5W1Hを意識して記載する」です。 作業指示書は、作業を正しく安全に行う上で重要な書類であり、記載項目に抜け漏れがないように作成する必要があります。もし記載内容に不備があった場合、作業の遅延やトラブルを引き起こす恐れがあるのです。 そのため、作業指示書を作成するときは、常に「5W1H」に照らし合わせながら内容を記載し、情報の不足がないように心がけましょう。 （2）難しい専門用語の使用は避ける 2つ目は、「難しい専門用語の使用は避ける」です。 作業指示書は、業務に携わる幅広い従業員に共有される資料です。そのため、難しい専門用語を用いて記載すると、経験の浅い新人や、提携先企業の従業員に内容が適切に伝わらない可能性があります。 したがって、作業指示書は、誰でも内容を理解できる言い回しで記載するようにしましょう。また、やむを得ず専門用語を使用する必要がある場合は、別途「専門用語の一覧」を作成しておき、従業員が学習できる環境を整えることが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作業指示書の項目やテンプレートまとめ ここまで、作業指示書の項目やおすすめのテンプレートを中心にご紹介しました。 作業指示書には依頼する仕事を的確に伝える役割があり、メンバー全員が共通認識を持つために不可欠です。作業指示書を作成するときはWordやExcelのテンプレートを使うと時短できますが、ファイルが乱立すると管理が面倒になります。 そこで、画像やファイルを含むあらゆる情報をノート形式でまとめつつ、フォルダで管理できる”情報管理ツール”を活用すべきです。とくに、優れた検索機能で欲しい作業指示書をすぐに見つけられるツールを選ぶと、現場の作業がスムーズに進みます。 結論、画像やファイル内まで検索可能で、ITに不慣れでも作成した作業指示書を手間なく共有・管理できるツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、作業指示書の作成・管理にかかる手間を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理とは？電子化のメリットや文書管理ツールを選ぶポイントを紹介 【例文あり】指示書とは？フォーマットや書き方、無料テンプレートも紹介