帳票(ちょうひょう)とは？種類や保存期間、電子化する方法を解説！
企業活動において「帳票」は重要な資料であり、適切な管理が求められます。また、業界や利用シーンによって異なる意味合いで使われるため、帳票とは何か正しく理解する必要があるのです。
しかし、「帳票とはどのような書類を指すのか、認識が曖昧になっている」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、帳票の種類や保管期間に加え、電子化する方法まで網羅的にご紹介します。
- 帳票の役割や、伝票や帳簿との違いを分かりやすく教えてほしい
- 社内の帳票が煩雑化しており、保管期間を守れておらず困っている
- 帳票をはじめとする重要な書類の管理体制を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、帳票の意味や種類が分かるうえ、帳票が管理しやすくなる方法が見つかります。
目次
帳票のとは
ここでは、帳票の一般的な意味や、伝票・帳簿との違いを紹介します。まずは以下の内容を踏まえて、帳票の概要を把握しましょう。
帳票とは
帳票とは、企業の経営活動において作成された”帳簿”や”伝票”を総称したものです。
帳票は、取引や会計に関する直接的な「経理書類」だけでなく「経営に関わる書類全般」が該当します。そのため、具体例としては「年次有給休暇の管理簿」「備品購入のレシート」なども帳票に当てはまるのです。
＜一般的な帳票の具体例（一部）＞
- 見積書・発注書・請求書
- 自社製品の配送に関する記録
- 備品購入のレシート・領収書
- 有給休暇の管理表
このように、企業の経営において費用を伴う活動に関連する書類はすべて帳票に含まれると言えます。
帳票の役割とは
帳票の主な役割には、以下の2つが挙げられます。
1つ目は、取引の内容やそれに伴うお金の流れを確認し、経営状況を客観的に捉えるためです。過去の取引内容やそれに伴うお金の動きを明確にすることで、経営課題を洗い出すと同時に、今後の経営方針を決めるにあたっての判断材料にできます。
2つ目は、一定以上の事業所得がある場合に必要となる「確定申告」の書類を作成するためです。万が一、作成した書類に不備や仮装隠蔽があれば、追徴課税※1や重加算税※2が発生する可能性があるため、適切な管理が求められます。
※1：正しく納税されていなかった場合に、差額の徴収を受けること。
※2：申告内容が悪質だった場合に、罰金・利息的な意味合いで課税される税のこと。
伝票、帳簿との違い
帳票は、伝票や帳簿とは意味が異なります。具体的には以下の位置関係にあります。
以上のように、”伝票”と”帳簿”は、それぞれ役割が異なるものの、”帳票”を作成するうえではどちらも重要な書類となるのです。
帳票管理の保管期間
帳票は、経営をしていくうえで重要な書類であるのはもちろん、法令でも保存期間が定められています。
たとえば、帳票に含まれる帳簿書類は、国税庁のHP「No.5930 帳簿書類等の保存期間」で記載されているように、事業年度の確定申告の提出期限の次の日から7年間保管しなければなりません。
したがって、帳票は適切に社内保管し、必要なときにすぐに内容を確認可能な状態を整えることが不可欠です。また、「ナレカン」のように情報の記録・管理が完結するITツールを導入すれば、目的の書類が見つけやすくなります。
各業界における「帳票」の種類
帳票は経営に関する書類を幅広く差すため、業界によってどのような書類が帳票にあたるかが異なります。そこで以下では、各業界における帳票の種類を紹介します。
製造業における「帳票」
製造業においては、たとえば以下のような書類が帳票に該当します。
- 工場の作業指示書
- 業務日報
- 製品製造に利用する設備の点検表
このように、製造工程に関する幅広い書類が「帳票」に当たります。
銀行における「帳票」
銀行では、一般的に以下のような書類が帳票に該当します。
- 入金申込書
- 払戻請求書
- 振込依頼書
- 税金・公共料金等納付依頼書
上記のような銀行における「帳票」は、各銀行のHPでも該当書類の確認が可能です。
医療における「帳票」
医療においては、たとえば以下のような書類が帳票に該当します。
- 問診票
- 健康診断票
- 介護記録
- 臨床検査記録
- 診療報酬の明細書
したがって、患者と病院側の双方に関係する記録が「帳票」と定義されていると言えます。
帳票を紙で管理するデメリットとは？
帳票を紙で管理するデメリットには、主な理由には以下3つが挙げられます。
- 帳票管理の負担が大きい
- 帳票を探し出すのに時間がかかる
- セキュリティ面で懸念が残る
帳票は一定期間保存しておくことが大前提となります。そのため、紙による管理では、取引先や期間ごとに仕分けたり、ファイルリングしたりしなければならず”管理の負担が大きい”のです。
場合によっては、監査調査で帳票の提出を求められるケースがあります。しかし、膨大な量な資料のなかから、指定された帳票を目視で探し出すのは時間がかかるため、ほかの業務を圧迫しかません。
紙媒体で帳票を管理する場合、保管場所を確保しなければならないため、古いデータは別の倉庫に移すことがあります。しかし、移動する過程で帳票が紛失してしまったり、雨漏りなどの災害により破損してしまったりする危険性が伴うのです。
また、昨今ではテレワークを導入する企業が増えている一方、「紙媒体による管理」から脱却できていない企業ではテレワークを定着させるのは困難です。そのため、DX化によって業務の効率化を高めている企業に、競争率で負けてしまうのです。
【要注意】帳票を電子化するにあたっての法的要件とは
帳票を紙媒体で管理し続けるのは、デメリットが大きいため、電子化するのがおすすめです。ただし、2021年の電子帳簿保存法改正によって、帳票の電子化が認められるのは、以下の法的要件を満たす場合のみです。
つまり、以下の法的要件を満たしていない場合は「紙媒体による保管」をしなければならない点に注意しましょう。
以上のことから、帳票を電子化するときは「セキュリティ性」と「検索性」の高いシステムを選ばなければなりません。たとえば、生成AIを活用した検索機能に加え、国際情報セキュリティ規格「ISO27001」を取得している「ナレカン」であれば、いずれの要件も満たせています。
【必見】帳票管理の電子化におすすめの方法
以下では、帳票管理を電子化するのにおすすめの方法をご紹介します。
帳票は重要な社内情報であり、適切な管理が求められます。仮に帳票管理が煩雑になれば、管理者の負担が増えることはもちろん、必要な情報が見つからず経営状況の把握が困難になるリスクが高まるので注意が必要です。
ただし、帳票を電子化するにあたっては、電子帳簿保存法改正の規定に伴い「真実性の確保」と「可視性の確保」ができることが大前提です。したがって、強固なセキュリティ体制のもと、必要な情報に即アクセスできるシステムを選びましょう。
結論、帳票をはじめとする書類の電子化には、生成AIを活用した超高精度の検索性と、大企業でも安心して導入できる安全性を備えたツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、「フォルダ」ごとにアクセス権を設定したり、アクセスログを確認したりできるため”真実性の確保”について心配ありません。また、「ファイル内検索」や「タグ検索」によって必要な情報をすぐに見つけられるので、”可視性の確保”も実現可能です。
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帳票の種類や保存期間、電子化する方法のまとめ
これまで、票の種類や保存期間、電子化する方法を中心にご紹介しました。
帳票は、企業の経営活動に関する書類全般を指します。業界によって具体的に該当する文書は異なるものの、経営状況の把握と法令順守の観点から、帳票は正しく管理することが重要です。
そこで、帳票に関する情報を「ITツール」上に集約すれば、データベース化されて目的の内容を探しやすくなります。ただし、帳票を電子化するにあたっては「改ざんリスクがないこと」「取引先や金額などで検索できること」が法的要件となる点に注意が必要です。
結論、自社の帳票管理を電子化するのであれば、ヒット率100%の検索機能に加えて、大企業でも安心して利用できるほどのセキュリティを備えたツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、帳票をはじめとする社内の書類管理を電子化しましょう。
