【Excel/Word】引継ぎ書テンプレート5選！作成ポイントも解説
異動や退職時に引継ぎ書を作成すると、後任のメンバーに業務をスムーズに引き継ぐことができます。しかし、一から引継ぎ書を作るのは工数がかかるため、テンプレートやひな形を活用して、作業の負担を減らすことが推奨されます。
一方で、「引継ぎ書のテンプレートが見つからない」「見やすい引継ぎ書の構成が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、引継ぎ書のテンプレートや活用術を中心に紹介します。
- 異動目前だが、日々の業務が忙しすぎて引継ぎ事項を整理できていない部署長
- 暗黙知やトラブル時の対処法をどう伝えるべきか悩んでいる実務家
- テンプレートを導入して業務の属人化を解消したいマネージャー
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、短時間で簡単に引継ぎ書を作成し、スピーディーに情報共有する方法が見つかります。
目次
【無料】おすすめの引継ぎ書テンプレート・フォーマット5選
引継ぎ書は、日常業務の合間を縫いながら作るため、短時間で完成させることが求められます。そこで、以下で紹介する5つのテンプレートを活用して、簡単に引継ぎ書を完成させましょう。
【Word】作業や業務の流れが掴める引継ぎ資料のテンプレート
こちらは、Microsoftが提供するWordで使える引継ぎ書テンプレートです。
フォーマットに沿って必要な情報を入力するだけで、簡単に引継ぎ書を作成できます。画像を添付できる欄もあるため、作業手順や資料の内容を視覚的に分かりやすく伝えられる点もメリットです。
【Word】自由度の高い引継ぎ書のサンプル
こちらは、SILAND.JPが提供するWord形式の引継ぎ書テンプレートです。
表紙や見出し用の素材があらかじめ用意されており、自分好みにカスタマイズして資料を作成できます。ただし、自由度が高い分、ITに不慣れな方には操作が難しく感じられる可能性があるため注意が必要です。
【Excel】異動・退職時の業務引継ぎの報告書類のひな形
こちらは、経費削減実行委員会が提供するExcel形式の業務引継ぎ書テンプレートです。ダウンロードするには、会員登録が必須になっています。
表があらかじめ用意されているため、項目に情報を入力するだけで引継ぎ書を作成できます。異動や転勤などで担当者が不在になる前の引継ぎ報告に便利ですが、業務の詳細な手順を記載する欄がないため、マニュアルとの併用が必要です。
【Excel】経理や会計、事務などの様々な引継ぎで使えるフォーマット
こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する、Excelで使える業務引継ぎ書のテンプレートです。
シンプルな形式の引継ぎ書なので汎用性が高く、経理や営業、事務など幅広い業務の引継ぎに利用できます。ただし、画像を挿入する欄がないため、テキストだけではやや読みづらくなる可能性があります。
【Word・Excel】シンプルで見やすい引継書の見本
こちらは、テンプレルンが提供するA4サイズの業務引継ぎ書のテンプレートです。ダウンロードするにはLINE登録が必要です。
ExcelやWordのほか、PDF形式でも配布されているため、社内共有や印刷しての配布など、さまざまな用途で活用できます。ただし、画像を挿入する欄がないため、テキストのみの資料となる点に注意が必要です。
なぜテンプレートを埋めるだけでは引継ぎに失敗するのか？
以下では、テンプレートを埋めるだけでは引継ぎが成功しない理由を解説します。
業務を引き継ぐときは、「いつ・何をするのか」だけ伝えるのでは不十分です。「なぜこうするのか・どのように判断するのか」といった背景まで伝えないと、例外的な事態が起きたときに応用ができず、無意味な作業を続けてしまいます。
引継ぎ書をWordやExcelで作成しても、ファイルの管理場所が分からなくなったり、追記・更新した後の共有が面倒になったりするおそれがあります。従来の対策では業務の属人化は解消されず、特定のメンバーが不在になったときに現場が止まってしまいます。
そこで重要なのが、「テンプレート機能を備えた文書管理ツール」を導入することです。ツールを使えば、引継ぎ書の作成時間が短縮されるうえ、引継ぎ書の運用もしやすくなります。とくに「検索機能に優れたツール」であれば過去の引継ぎ書を最大限活用できるのです。
こうした条件に最も当てはまるのが、引継ぎ書を簡単に作成・管理・共有でき、高精度の検索機能も備えているツール「ナレカン」です。ナレカンには、引継ぎ書作成に活用できる「テンプレート」機能があるほか、「社内知恵袋」機能で暗黙知を引き出せるため、誰でも簡単に引継ぎ書を作成できるのです。
ナレッジを即作成・即アクセスできる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【見本】ナレカンを使った引継ぎ書のテンプレートの作成例
ここでは、ナレカンを使った引継ぎ書の作り方を解説します。以下の手順を追えば、見やすい引継ぎ書を簡単に作成できます。
- はじめに、記載する項目を決めて、引継ぎ書のテンプレートを作成します。[＋新規作成]をクリックして、作成を始めましょう。
- 画面右下の [＋テンプレートから作成] をクリックし、引継ぎ書のテンプレートを選択します。
- テンプレートに沿って記載すれば、引継ぎ書の完成です。画面右上の[公開する]をクリックして共有しましょう。
テンプレートが完成したら、[保存]をクリックして作成完了です。
このように、ナレカンを使えば、必須項目を押さえた自作のテンプレートで見やすい引継ぎ書を簡単に作れます。
また、複雑な記法は必要なく、記事の下部にある[機能ボタン]をクリックすれば、表やチェックリストも簡単に「引継ぎ書テンプレート」として登録可能です。そのため、すべての社員が簡単に分かりやすい引継ぎ書を作成できるのです。
【実践】暗黙知を形式知に変える3つの心得
以下では、暗黙知を形式知に変える心得を3つ紹介します。下記の内容を参考にすると、ベテラン社員の頭の中にしかないナレッジを取り出せます。
（1）トラブル時の初動とエスカレーション先を記す
1つ目は、トラブル時の初動とエスカレーション先を共有することです。
過去に実際に起きたトラブルとその解決策を社内で共有すれば、類似事例が発生したときにスムーズに対応できるようになります。
また、エスカレーション先を記すときは、「～分調べて分からなかったら〇〇さんに電話」といった、具体的なタイムリミットと連絡手段を示しましょう。
（2）数値の捉え方を書く
2つ目は、数値の捉え方を書くことです。
ベテラン社員は、無意識に着目しているチェックポイントをいくつか持っています。ベテラン社員の頭の中にしかないチェックポイントを可視化するには、数値化して引継ぎ書に記すことが必要です。
「〇〇％以上なら正常」「〇〇％を切ったら上司に報告」「〇〇％以下は即停止」というように3段階で基準を示すと分かりやすいです。
（3）完成度は70%で良い
3つ目は、70%の完成度を目指すことです。
100%の引継ぎ書を作ろうとすると、完成する前に異動日が来るおそれがあります。そのため、70%の完成度を目指して引継ぎ書を作り、残りの30%は後任と対話しながら埋めましょう。
後任が実際に業務に取り組んで分からなかった部分を、文章化していくとよいです。
【目的別】即戦力として使える引継ぎ書活用術
以下では、「初心者・新卒者向け」「経験者・中途採用者向け」「マネージャー・管理職向け」それぞれの引継ぎ書活用術を紹介します。
初心者・新卒者向け
初心者・新卒者には、チェックリスト形式のテンプレートを活用してもらいましょう。
チェックリストに「○○の処理」とだけ書いても、新人社員はどのような手順で進めればよいか分かりません。「メールを開く→添付ファイルを保存する→…」といった動作レベルまで分解したチェックリストが必要なのです。
また、初心者は、ミスに気づかないことを最もおそれます。そのため、各工程の最後に「こうなっていれば完了」という合格基準を添えるとよいです。
経験者・中途採用者向け
経験者・中途採用者には、意思決定の背景を共有するようにしましょう。
他社でスキルを磨いてきた相手には、単に手順を示すより「なぜこのやり方になったのか」といった経緯を共有することが必要です。背景を伝えないと、経験者は過去に失敗した手法を再提案してしまいます。
また、経験者は自分のやり方を持っているため、「ここだけは変えてはいけない」というルールを明確にする方が、経験者の改善意欲を正しい方向へ導けます。
マネージャー・管理職向け
マネージャー・管理職には、リスクになりそうな箇所を共有しましょう。
承認ルートや予算権限をまとめた一覧表を作り、口頭での暗黙の了解になっている箇所がないかを確認しましょう。
また、管理職は予期せぬトラブルを嫌うため、事前にトラブルの火種を伝えることが不可欠です。
現場の混乱をゼロにする！引継ぎ書の運用法
以下では、引継ぎ書の運用法を2つ解説します。以下のポイントを守れば、現場が混乱することなく業務を引き継げます。
Q&A形式で作る
1つ目は、引継ぎ書をQ&A形式で作ることです。
引継ぎ期間中に後任から出た質問を、「Q&A」として引継ぎ書に記します。とくに、繰り返し聞かれた箇所は重点的に引継ぎ書に落とし込むようにしましょう。
とくに、「〇〇が起きなかったら？」といった例外対応の判断を示しておくと、信頼される引継ぎ書に仕上げることができます。
引継ぎ書の更新推奨日を作る
2つ目は、引継ぎ書の更新推奨日を作ることです。
ワークフローは変化し続けるものであるため、引継ぎ書を更新しないと情報が古くなって誰からも読まれなくなります。
そこで、「2ヶ月に1回」「プロジェクト終了時」というように更新頻度を決め、更新推奨日をカレンダーに登録するようにしましょう。
分かりやすい引継ぎ書を最速で仕上げるテクニック
以下では、分かりやすい引継ぎ書を最速で仕上げるテクニックを3つ紹介します。
- if-thenルールで書く
- ゼロから書かない
- 質問を募集する
「もしAならBする、そうでなければCする」という構文を使って簡潔に記し、読み手の迷いをなくしましょう。
顧客からのメールや過去に自分が部下に指示したチャットなどから、テキストをコピー&ペーストしましょう。
募った質問をもとに引継ぎ書を作ることで、後任が求めている情報が載った書類に仕上げられます。
引継ぎ書の作成に時間がかかっている方は、以上のポイントを参考にして活用され続ける引継ぎ書を作りましょう。
引継ぎ書のテンプレートや活用術まとめ
ここまで、引継ぎ書のテンプレートや活用術を紹介しました。
引継ぎ書はテンプレートを使えば短時間で作れるものの、WordやExcelで作成するとファイルが増えて管理に手間がかかります。また、様々な業務に関する引継ぎ書が混在して、なかなか必要な書類に辿り着けないこともあります。
そこで、引継ぎ書の作成から管理や共有まで効率よく実行できるツールを導入しましょう。加えて、高度な検索機能を備えたものであれば、必要なファイルがストレスなく見つかります。
結論、自社で導入すべきITツールは、AIによる検索機能を備え、作成・共有・管理を一元化できるアプリ「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、スムーズな引継ぎを実現しましょう。
