【無料テンプレート】アクションプランとは？書き方や具体例も紹介！
組織の目標を達成するためには、細かなタスクの設定と進捗の共有が欠かせません。そこで多くの企業では、目標達成に向けた行動計画を記す「アクションプラン」を作成し、組織全体で業務内容を把握できるようにしています。
しかし、「アクションプランの正しい書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、アクションプランの書き方やテンプレートを中心にご紹介します。
- 作成手順や具体例を参考に、効果的なアクションプランを作成したい
- ExcelやPowerPointで使える、無料のテンプレートを探している
- 作成したアクションプランの共有・管理をする最適な方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、アクションプランの具体的な書き方から最適な共有・管理方法まで分かり、目標達成につなげられるようになります。
目次
アクションプランとは
まず、アクションプランの概要や作成するメリット、記載項目まで網羅的にご紹介します。「アクションプラン」についてまだ深く理解していない方は必見です。
アクションプランの概要
アクションプランとは、「組織が目標を達成するためのタスクをリストアップした行動計画」を指します。つまり、プロジェクト計画を立てたあとに、「プロジェクトを遂行するために何をすべきか」を考えて行動に移すための計画書です。
とくに、ビジネスにおいては、複数のプロジェクトを同時進行することが多くあります。それぞれの案件で目標を達成するには、社員の行動や達成時期を明確にしなければなりません。
そこで、アクションプランを活用して、目標を達成するために必要となる行動や期間を共有すれば、各プロジェクトを滞りなく進められるのです。
アクションプランを作成するメリット
アクションプランを作成するメリットとして、主に以下の2つが挙げられます。
- 業務効率化できる
- 進捗管理ができる
アクションプランはタスクを洗い出し、リストアップするため、どの業務を優先的に取り組むべきかが明確になります。その結果、業務の取捨選択がスムーズになり、生産性が上がります。
アクションプランは組織の行動計画なので、具体的な行動と担当するメンバーを決めて記載します。そのため、アクションプランを作成することで、必然的にやるべき業務や期日、担当者を可視化し、メンバーの進捗が一目で分かるのです。
このように、アクションプランの作成によって、組織全体の生産性が向上します。
アクションプランに必要とされる項目
アクションプランに記載すべき項目として、以下の内容が挙げられます。
| 目標 | 達成すべき目標を明確に定めます。「経費を〇〇％削減する」というように、定量的な目標にすることが重要です。 |
|---|---|
| タスク | 目標を達成するための具体的なアクションを詳細に記載します。そのタスクが目標達成にリンクしているかを必ず確認しましょう。 |
| リソース | 必要な人材・予算・時間などを細かく記載します。また、業務を円滑に進めるために必ず責任者を明確にしましょう。 |
| 期日 | 期日を設定します。万が一のトラブルに備えて、余裕を持った期日設定を心がけましょう。 |
| 優先順位 | タスクに優先順位をつけます。複数のプロジェクトを抱えている場合は、タスクを可視化して優先順位をつけて管理することが重要です。 |
これらの項目を設定したアクションプランを作成することで、円滑にプロジェクトを進められます。また、作成したアクションプランは「ナレカン」のような情報共有ツールを活用してほかのメンバーに共有し、チーム内で認識の統一を図りましょう。
【具体例・例文付き】アクションプランの書き方
以下では、アクションプランの書き方を4ステップで解説します。画像や例文による具体例もあるので、アクションプランを作成するマネージャーの方は、以下の内容を押さえましょう。
ステップ1｜目標設定をする
はじめに、目標を設定します。
ここでは、目標達成までのプロセスと進捗を分かりやすくするため、目標は数値化しましょう。ただし、目標数値は、メンバーの能力が考慮された”現実的な数値”でなければなりません。
達成可能な目標を設定し成功体験を積ませることで、メンバーのモチベーションを維持しつつ成長を促進させることができるのです。
目標設定の例文
目標設定に悩む場合は、以下の例文のように「定量的な情報」を含めるのが効果的です。
- 営業の目標設定例文
- 事務の目標設定例文
・上半期の利益率を5%上げる
・営業部門全体の売上高を前年比125%を目指す
・社内外から届いたメールに対する返信を、受信から3h以内に実施する。
・問い合わせから翌営業日中に見積もりを送付する。
・事務職メンバーの平均残業時間を1日30分以内に収める。
ステップ2｜タスクを洗い出す
次に、タスクを洗い出します。
具体的には、ステップ1で定めた目標を達成するための行動をリストアップします。ここでは、リストアップした行動が目標と関連しており、そのタスクの積み重ねが目標達成につながるのか確認しましょう。
「目標達成に向けた行動がどの程度実施されたのか」を正確に把握することで、適切な人的資源の振り分けができるのです。
ステップ3｜リソースを振り分ける
続いて、リソースの振り分けをします。
大きなプロジェクトを管理する場合、複数のメンバーにタスクを振り分けなければなりません。そのときには、メンバーのスキルや能力を考慮して、タスクの責任者とリソースを決定します。
無理のないアクションプランを作成するためにも、予算や人材などのリソースは適材適所に配置しましょう。
ステップ4｜期日と優先順位を明確にする
最後に、それぞれのタスクをスケジュールに組み込み、期日と優先順位を明確にします。
スケジュールを組むときは、無理のない期日設定をすることが重要です。余裕のない期日設定では、万が一トラブルや突発的な仕事によって進捗が遅れてしまった場合に、アクションプラン全体を立て直さなければなりません。
また、複数のプロジェクトを並行している場合は、タスクに優先順位をつけるなどして対応漏れを防ぎましょう。以上のように、アクションプランを運用するうえでは、すべてのタスクを可視化しつつ、優先順位をつけて管理することが大切です。
【無料で使える】アクションプランのテンプレート3選
以下では、エクセルやパワーポイントで使える、アクションプランの無料テンプレートを3つご紹介します。アクションプランを簡単に作成したい方は必見です。
エクセル｜シンプルなアクションプランシートの雛形
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、アクションプランの雛形です。エクセルから無料ダウンロードして使えます。
達成すべき目標の規模や複雑さによって、タスクを細分化して分類できます。また、年間スケジュールも組めるため、先の見通しを立ててプロジェクトを進められます。
パワポ｜プレゼンに役立つアクションプランテンプレート
こちらは、「企画書・提案書テンプレートの作り方」が提供する、アクションプランのテンプレートです。各部署の全体の動きや年間スケジュールが一目で管理できます。
年単位で進めるプロジェクトを、プレゼンで紹介する場合などに適切なテンプレートだと言えます。また、図解されているため視覚的にわかりやすいです。
パワポ｜営業のアクションプランの立て方が分かるテンプレート
上図は「テンプレート・フリーBiz」が提供する、アクションプランのテンプレートです。デザイン性があり、チームごとに四半期のスケジュールを把握できるのが特徴です。
3か月ごとにアクションプランを記載するため、プロジェクトの期日を大まかに管理したい方におすすめです。ただし、細かいタスク管理をするのは難しい点に注意しましょう。
【注意】アクションプランにエクセル・パワポを使うデメリット
アクションプランをエクセルやパワーポイントで管理すると、以下2点のデメリットがあります。
【1】ファイルが埋もれる
エクセルやパワーポイントでアクションプランを作成すると、共有ストレージで管理することになります。しかし、ファイル形式では中身がすぐに判別できず、見たいときに「どこのフォルダにあるか探す」ところからはじめなくてはなりません。
【2】過去の事例がノウハウとして蓄積されにくい
エクセルやパワーポイントでアクションプランを作成すると「都度ファイルを開く手間」がかかります。このような「更新のしづらさ」があるとノウハウが蓄積されづらく、後から過去のプロジェクト運営を参考にしようと思っても参考にできません。
そこで、画像やファイルを添付してアクションプランを作成でき、過去事例の蓄積・検索も可能な「ナレカン」のようなアプリを活用すれば、情報を簡単にまとめられてノウハウも有効活用できます。
アクションプランの共有・管理に最適な方法
以下では、 アクションプランの共有・管理に最適な方法をご紹介します。
アクションプランは、計画通りに進行しているか、常に確認できる状態にしなくてはなりません。しかし、エクセルやパワポで作成したアクションプランを、共有ストレージで管理すると、他のファイルに埋もれて必要な情報を探すのが困難になってしまいます。
そこで、「アクションプランを目にとまるように保管し、関連資料やメールを一元化するツール」があれば、煩雑な情報管理のストレスから解放されます。ただし、一元化した情報から必要な情報をすぐに取り出せるように、検索機能の優れたツールを選びましょう。
したがって、アクションプランの運用を最適化するには、あらゆる社内情報をまとめられて、見たい情報が確実に見つかるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にはファイルを格納したり、直接表やチェックリストを用いて情報をまとめたりできるので、アクションプランを適切に運用可能です。また、ファイルを含むあらゆる情報を”Google検索”のように探せるため、必要なときに欲しい情報をすぐ取り出せます。
あらゆる社内情報をナレッジとして残せるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【見本】ナレカンで作成したアクションプラン
ナレカンには、アクションプランを整理できる「表機能」や完了したタスクを削除できる「チェック機能」があります。そのため、一目で進捗を確認でき、次にやるべきタスクが明確になるのです。
また、記事には表のほかにもあらゆる画像やファイルも添付できるので、誰でも見やすくアクションプランを作成可能です。
アクションプランを効果的に運用する3つのポイント
ここでは、アクションプランを効果的に運用する3つのポイントをご紹介します。アクションプランを最大限活用したい方は必見です。
（1）テンプレートを活用する
アクションプランの作成には、テンプレートを活用しましょう。
アクションプランの構成を一から考えて作成するのは、多くの時間と手間がかかります。業務効率化のために取り入れるアクションプランの作成に、必要以上の時間がかかっていては本末転倒です。
そこで、すでに記載すべき事項が記入されているテンプレートを使えば、目標やタスクを考えるだけで簡単に作れるのです。また、テンプレートは使いまわせるため、フォーマットを統一し次のアクションプランもすぐに作成できて便利です。
（2）定期的に振り返る
アクションプランの作成後は、定期的な振り返りが大切です。
アクションプランは計画を実行に移してはじめて意味を成します。「計画に基づいてどのようなアクションを起こしたのか」「結果はどうなったか」「結果に至った要因」を適宜確認して、計画や行動内容を見直しましょう。
このように、計画・実行したアクションの結果を分析し、必要に応じて修正していくためにも定期的な進捗確認は欠かせません。
（3）ナレッジ管理ツールを使用する
作成したアクションプランは「ナレッジ管理ツール」で管理しましょう。
アクションプランは目標を達成するための行動計画であるため、企画資料や議事録、他社とのメールのやりとりなど、さまざまな関連資料があります。しかし、それぞれを別のツールで管理していては、情報を共有しづらく探す手間もかかってしまうのです。
一方、ナレッジ管理ツールを使えば、あらゆる資料を一か所にまとめられるので、確認・共有がスムーズになります。とくに、ファイルや画像、メールなどを可視化して整理できる「ナレカン」のようなツールであれば、目的の情報へ素早くたどり着けます。
【参考】アクションプランに使えるフレームワーク
さいごに、アクションプランに使えるフレームワークをご紹介します。以下のフレームワークを活用すれば、アクションプランの作成を効率的に実施できます。
- SMARTの法則
- PDCAサイクル
設定する目標の実現可能性を見極める指標です。以下の5つの内容に沿って目標を定義すれば、具体的なアクションを明確化できます。
・Specific（具体的）
・Measurable（測定可能）
・Achievable（達成可能）
・Relevant（関連性がある）
・Time-bound（期限がある）
アクションプランは1度きりでは終わらないため、継続的に改善する必要があります。そこで、以下のサイクルを繰り返すことで、業務の生産性や質を向上できます。
・Plan（計画）
・Do（実行）
・Check（評価）
・Action（改善）
これらのフレームワークを活用し、アクションプランの精度を高めていきましょう。
アクションプランのテンプレートと作成手順まとめ
これまで、アクションプランの書き方やテンプレートを中心にご紹介しました。
アクションプランを書くときは、テンプレートの活用によって、作成の負担を減らすことができます。一方で、アクションプランをファイルで管理する場合には、管理が煩雑になりやすく、更新が滞る恐れがあるので注意しなければなりません。
そこで、アクションプラン以外にもさまざまな社内情報を一元管理できるITツールを導入しましょう。とくに、「検索機能の優れたツール」を選定すれば、一元化した情報から必要な情報をすぐに取り出せるため、便利です。
したがって、アクションプランの運用には、高精度の検索機能で必要な情報をすぐに見つけ出せるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、アクションプランの運用を最適化しましょう。
