【あるある4選】仕事の引き継ぎでイライラ・ストレスを感じる原因を解説
年度末や人事異動のときは仕事の引き継ぎが多くなりがちですが、重要な情報を伝え忘れてしまうとトラブルになりかねません。そのため、前任者から後任者へ漏れなく情報伝達することが大切です。
しかし、「引継ぎがスムーズにいかず、ストレスを感じてしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事の引き継ぎでイライラ・ストレスを感じる原因や、引き継ぎ業務のストレスをなくす方法を中心に紹介します。
- 仕事の引継ぎにストレスを感じており、解消したい
- 仕事の引継ぎでイライラする原因を知りたい
- 引継ぎ業務をスムーズにできるITツールを探している
という方は本記事を参考にすると、引き継ぎ業務の手間を減らす方法が分かります。
目次
仕事の引き継ぎで前任者がイライラする原因
以下では、仕事の引継ぎで前任者がイライラする原因を解説します。
仕事の引き継ぎのときに前任者が業務の説明をしても、後任者が業務内容をなかなか覚えてくれなかったり、同じことを何度も聞いたりすると、前任者は「仕事を覚える気がない」と感じ、イライラします。
そのため、後任者は自分で必要なことをメモしたり、わからないことを聞く前に自分でマニュアルを確認したりする習慣をつけましょう。また、前任者は後任者にとって使いやすいマニュアルを準備することが大切です。
しかし、前任者が毎回一から引き継ぎマニュアルを作成していると負担が大きいので、普段から「ナレカン」などのITツールに業務の進め方を記録しておくと便利です。
仕事の引き継ぎで後任者がイライラする原因
仕事の引き継ぎで前任者の説明が曖昧だったり説明に抜け漏れがあったりすると、後任者はスムーズに業務に取り組めず、ストレスを感じます。
そのため、前任者はマニュアルを渡して終わりではなく、口頭で直近の状況や課題点などを適切に補足して説明しましょう。
引き継ぎは一方通行の情報伝達にならないように、互いにコミュニケーションを取りながら進める必要があります。
退職や異動のときの引き継ぎあるある4選
ここでは、退職や移動のときの引き継ぎあるある4選をご紹介します。以下を参考に、引き継ぎで起こりがちなトラブルや解消法について理解を深めましょう。
精神的にストレスを感じる
引き継ぎのときには精神的なストレスを感じやすいことがあるあるとして挙げられます。
退職・部署移動などで環境が変わったり、自身の心身の健康が万全でないと、引き継ぎ業務に対して精神的なストレスを感じがちです。また、後任に仕事を引き継ぐこと自体が「めんどくさい」とハードルが高く感じやすいのです。
引き継ぎにかかる時間や作業量が見えないことがストレスを生む原因なので、まずは業務を洗い出し引き継ぎ完了日までにどこまで対応できるのかを明らかにしましょう。スケジュールが決まれば後任者やほかのメンバーにも相談しやすくなり、先が見えます。
十分な時間を設けられない
引き継ぎあるあるとして、十分な時間を設けられないことも挙げられます。
異動のときは、引き継ぎに加えて関係者への挨拶や荷物の整理といった業務が必要になります。結果として、引き継ぎの準備に十分な時間を割けず、伝え忘れが発生してしまうのです。
重要な情報を伝え忘れると、異動後に後任者が問い合わせる手間が発生したり、業務が遅滞したりする恐れがあります。そのため、引き継ぎをするときは、スケジュールに余裕を持たせるのがおすすめです。
引き継ぎ用のマニュアルがない
引き継ぎ用のマニュアルがないことも、引き継ぎあるあるのひとつです。
引き継ぎは日常的に実施する業務ではないので、マニュアルが用意されていないケースが多々あります。また、マニュアルがある企業でも、更新する社員がいないため使われずに放置されているのです。
また、マニュアルがなければ引き継ぎの手順を一から調べなければならないので、手間と時間がかかります。したがって、引き継ぎ業務をスムーズにするために、早急にマニュアルを整備しましょう。
必要な資料が見つからない
必要な資料が見つからないことも、引き継ぎでのあるあるのひとつです。
手書きで引き継ぎノートをつくると、確認したいことをすぐに見つけられないので面倒です。Wordで代替する方法もありますが、印刷やメールで共有する手間がかかるうえ、ファイルが社内のどこに保管されているかわからなくなる恐れがあるのです。
このように、紙やWordは引き継ぎ書の共有・管理に難があります。そこで、必要な情報をすぐに見つけられる検索機能が充実したITツールを使えば、必要な書類を探し出すストレスがなくなるのです。
したがって、引き継ぎ書を活用しやすい仕組みをつくりたい方は、たとえば「ナレカン」などの業務マニュアルや仕事で使うデータファイルの共有・管理ができるITツールを活用しましょう。
ストレスやイライラを発生させない上手な引き継ぎのコツとは
ここでは、ストレスやイライラを発生させない上手な引き継ぎのコツをご紹介します。以下のポイントを押さえて、スムーズに業務を引き継ぎましょう。
（1）引き継ぐ時間を確保する
引き継ぎには十分な時間を確保する必要があります。
引き継ぎでは、口頭で補足したり質問を受け付けたりする時間が必要です。そのため、直接コミュニケーションをとる時間は、必ず確保しなければなりません。
しかし、互いに担当業務をいくつも抱えているため、なかなか引き継ぎができないケースもあります。したがって、1週間以上前からスケジュールを相談するなど、余裕を持って引き継ぎを進めましょう。
（2）情報を過不足なく伝える
引き継ぎでは、必要な情報を過不足なく伝えなければなりません。
「これは分かるだろう」と主観的に判断して説明を省略しすぎると、後任者が誤った認識をもつ可能性が高まります。したがって、必要な情報は漏れなく伝えましょう。
また、業務内容に加えて、各クライアントの特徴や過去のトラブルと対処法など経験を交えて仕事のノウハウも伝えれば、次の担当者がスムーズに仕事をはじめられます。
（3）ITツールを活用する
スムーズに引き継ぎするには、ITツールを活用しましょう。
引き継ぎ資料を都度前任者が作成していると、時間と手間がかかるうえ、伝える内容にばらつきが生じます。また、引き継ぎ資料を渡しても、ファイルの保管場所がわからなくなっては意味がありません。
そこで、ITツールを活用するとテンプレート機能や情報を整理する機能で、引き継ぎ資料の作成・管理が円滑化するのです。とくに、「ナレカン」のような簡単に使いこなせるツールだと前任者・後任者ともに操作に迷わず引き継ぎが実施できます。
【必見】引き継ぎ業務のイライラ・ストレスをなくす方法とは
以下では、引継ぎ業務のイライラやストレスをなくす方法をご紹介します。
仕事の引継ぎ業務は、限られた時間でスムーズに進めることが重要ですが、口頭での説明だけでは後任者が業務をなかなか覚えられずストレスになりがちです。そのため、マニュアルや資料の活用が必須ですが、普段から業務の情報を蓄積しておかなければ作成に時間がかかってしまいます。
そこで、「業務の情報を残せるナレッジ管理専用ツール」を導入し、日頃から業務の進め方やノウハウを蓄積しておけば、マニュアルや資料の作成が簡単になり引継ぎ業務がスムーズになります。ただし、蓄積した業務の情報や作成したマニュアルに即アクセスできなければ、引継ぎのイライラを解消できません。
結論、引継ぎのイライラを解消するために導入すべきなのは、社内のあらゆる情報を蓄積し、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「キーワード検索」は、平均0.2秒でヒット率100％の超高度検索なので、引継ぎの前任者・後任者が欲しい情報に即アクセスできるため引継ぎ業務をスムーズに進められます。また、テキストだけでなく画像やファイルの添付が可能なので、社内のあらゆる情報を多様な形式で蓄積できるのです。
最も簡単に引き継ぎマニュアルをつくれるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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ナレカンを使った引継ぎ資料の作成例
ナレカンの記事では、テキストや画像のほか、目次や表を作成できるので後任者が理解しやすい引継ぎ資料の作成が可能です。以下は、実際にナレカンを使って作成した引継ぎ資料です。
また、引継ぎ資料をテンプレートに登録しておけば、社内のフォーマットを整えられるだけでなく、急に引継ぎが必要になった場合でもスムーズに引継ぎ資料を作成できます。
よくある質問｜引き継ぎを受ける新人がやるべきこと
引き継ぎを受ける新人がやるべきことは、以下の3つが挙げられます。
- 引き継ぎ書があってもメモを取る
- 引き継ぎ後の不明点は誰に質問すべきか確かめる
- 前任者のノウハウを聞く
業務の進め方が引き継ぎ書にまとまっていても、知識を深めたりミスを未然に防いだりするためには、メモを取りながら引き継ぎを受けることが重要です。メモを取ればマニュアルに書かれていない仕事のポイントも忘れずに残しておけます。
異動・退職による引き継ぎが発生したときには、後任者は前任者に質問ができなくなってしまいます。そのため、とくに新人の場合は「引き継いだ業務に関する不明点があった場合、誰に質問すべきか」確認し、業務が滞らないようにしておきましょう。
引き継ぎで渡される書類がない場合やマニュアルのみの場合、前任者がもつノウハウも確認しましょう。たとえば、過去の成功事例・失敗事例を質問しておけば、自身が業務を進めるときに最適な対応ができます。
このように、引き継いた業務をスムーズに対応できるようにするには、積極的に前任者に質問し、内容を漏れなく記録しましょう。
仕事の引き継ぎのストレスをなくす方法まとめ
ここまで、引き継ぎのストレスの原因と対処法や引き継ぎあるある3選を中心に解説しました。
引き継ぎが上手くいかなければ、前任者と後任者の双方に負担がかかり、お互いの業務が滞ります。そのため、日ごろから作業マニュアルを作成したりノウハウを共有したりして、退職や部署移動があっても引き継ぎが短時間で終わる仕組みづくりが必要です。
そこで、情報共有ツールを使えば、簡単に資料の作成・共有・管理が可能なため、前任者・後任者の両者にとって負担の少ないスムーズな引継ぎができます。ただし、シンプルなITツールでなければ従業員が使いこなせないので注意しましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、マニュアルをはじめとした情報を誰でも簡単に記録・共有できるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、引き継ぎのストレスをなくしましょう。
