ナレッジマネジメント
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「レギュレーション」はビジネスでよく多用される言葉ではありますが、ビジネスでは業界やシーンによって異なる意味を持っています。また、使い方次第で微妙なニュアンスの違いがありますが、認識齟齬が発生するとトラブルの原因にもなります。 なかには、「レギュレーションの具体的なイメージが掴めない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、レギュレーションの意味やシーン別の使い方を中心にご紹介します。 レギュレーションの意味・ルールとの違いを把握したい 業界別のレギュレーションの使い方を知りたい レギュレーションを簡単に確認・更新できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、ビジネスにおけるレギュレーションの意味を正確に理解できるうえ、効率的にレギュレーションを社内で管理する方法もわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 レギュレーションの意味とは2 レギュレーションとルールの違い3 レギュレーションとコンプライアンスとの違い4 ビジネスにおけるレギュレーションの例文4.1 「レギュレーションをとる」の意味・例文4.2 「レギュレーション違反」の意味・例文5 【業界別】レギュレーションの使い方5.1 ビジネス全般5.2 スポーツ業界5.3 医療業界5.4 建築業界5.5 IT業界6 レギュレーションを簡単に確認・更新できるツール6.1 最もシンプルに情報共有・管理ができる「ナレカン」7 レギュレーションとルールの違いや使い方まとめ レギュレーションの意味とは レギュレーションは、英語の「regulation」を由来と単語で、直訳すると「規制・規定・ルール」などの意味を持ちます。 とくにビジネス用語としては社内規定・就業規則という意味を持ちます。レギュレーションは守らなくてはならない規制事項・規定であり、社内で共通認識を持っていなくてはなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ レギュレーションとルールの違い レギュレーションと近い言葉に「ルール」がありますが2つは拘束力に違いがあります。 レギュレーションもルールも守るべき規則という意味ですが、レギュレーションは業界や会社が定める法的な強制力がある規制や規則を指します。一方で、ルールはレギュレーションよりも幅広く、慣習やゲームでの規定などにも使われる言葉です。 したがって、ルールを守らなかった場合でも社会的責任を負うとは限りませんが、レギュレーションを守らなかった場合は社内外で何らかの処分を受ける恐れがあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ レギュレーションとコンプライアンスとの違い レギュレーションと似た言葉に「コンプライアンス」もありますが、2つは言葉が指す範囲に違いがあります。 レギュレーションは業界や社内の規制・規則を広く意味しますが、コンプライアンスは「企業・組織が法令を遵守すること」だけを意味します。そのため、コンプライアンスはレギュレーションに比べて限定的な範囲でしか使用されません。 したがって、認識の齟齬や誤解を招かないように、それぞれの意味を把握して適切な言葉を選択できるようにしておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネスにおけるレギュレーションの例文 ここでは、ビジネスにおけるレギュレーションの例文をご紹介します。以下の内容を把握して、ビジネスシーンで「レギュレーション」を使う具体的なイメージを掴みましょう。 「レギュレーションをとる」の意味・例文 “レギュレーションをとる”とは、決まりごとをつくることを指します。 とくに、ビジネスにおいては、企業が新たに社内規定を導入することを意味します。例文として「業務品質を均一化するためにレギュレーションをとる」が挙げられます。 「レギュレーション違反」の意味・例文 “レギュレーション違反”とは、規則に反することを指します。 とくに、ビジネスにおいては、企業が策定した社内規定に反する行動をとることを意味します。たとえば、「社員によるレギュレーション違反によって社外秘の技術が流出した」というように使います。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【業界別】レギュレーションの使い方 ここでは、業界別のレギュレーションの使い方をご紹介します。業界別の使い方の違いを考慮しないと、認識の齟齬や誤解を招いてしまうので業界ごとの違いを把握しておきましょう。 ビジネス全般 ビジネスでは、法的に定められている就業規則を意味します。 会社組織が任意で定める約款や規定も含まれ、必ず守らなくてはなりません。一方、法令や労働協約において、休憩時間や賃金の決定方法など、就業規則に必須の記載項目もあります。 ビジネスにおけるレギュレーションは、企業・組織が策定した法令に基づいた規則であるため違反すると、法的措置が取られる場合があります。 スポーツ業界 スポーツ業界では、試合や大会での禁止事項や規則をレギュレーションと呼びます。 競技の運営ごとにレギュレーションが設定されており、違反行為が確認されると出場停止や参加資格の剥奪などの処分があるため注意が必要です。 スポーツ業界のレギュレーションは競技運営によって決められており、法的拘束力はないとはいえ、違反行為は今後の競技の参加が禁止されるリスクがあります。また、スポーツ選手が安全に競技を実施するためにもレギュレーションをとることは必須なのです。 医療業界 医療業界では、医薬品や医療機器に関する規制を意味することがあります。 医薬品・医療機器の品質や安全を確保するために薬機法をはじめとする法律が定められており、違反すると人命にかかわる恐れがあるので必ず遵守しなくてはなりません。また、医療研究を安全に進め、技術の進化を促すためにもレギュレーションは重要なのです。 医療業界のレギュレーションは、生命の安全を確保するため厳格に定められています。違反行為が重大な事故につながるリスクもあるので、確実に内容を把握しておきましょう。 建築業界 建築業界でのレギュレーションは、建設設計をする際の基準をあらわします。 また、レギュレーションは建築基準法の一部を意味する場合もあれば、都市や町によって定められている地域の規定を意味する場合もあります。具体的に、耐震の安全基準やビルの階数、騒音対策などが含まれており、建設設計には欠かせない規定です。 したがって、建設業界のレギュレーションでも法令が根拠になっているため、正確に理解し遵守する必要があるのです。 IT業界 IT業界におけるレギュレーションの使い方として、主にリスティング広告の規定やWebライティングのルールを意味する場合があります。 記事やLP（ランディングページ）などのコンテンツを作成する際には、各企業が定めた広告の規定やサイズ、文字制限などに従って制作しなければなりません。また、媒体やブランドのイメージを崩さないために、レギュレーションを設定する会社もあります。 以上のように、IT業界におけるレギュレーションでは、コンテンツ制作における制約を指すケースが多いです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ レギュレーションを簡単に確認・更新できるツール 以下では、レギュレーションを簡単に確認・更新できるツールをご紹介します。 違反すると大きな問題になりかねないレギュレーションは、日頃から見返せるように全社で共有しておくべきです。とくに、幅広い取引先がある大企業の場合は、自業界だけでなく他業界のレギュレーションを把握しなくてはならない場合もあります。 また、レギュレーションの項目が増えたら都度更新し管理する必要がありますが、Excelやスプレッドシートで共有するとアクセスに手間がかかります。そこで、レギュレーションを社内で「ナレッジ」として適切に管理するためにITツールの活用が効率的です。 なかでも、「検索性に優れたツール」であれば、社員が必要なレギュレーションをすぐに確認できて便利です。結論として、レギュレーションをまとめて管理でき、誰でも知りたい情報をすぐに探し出せる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、テキスト・画像・ファイルでレギュレーションを管理・共有できるうえ、項目が増えても情報更新が簡単です。さらに、高精度の検索機能で、社内情報が大量にあってもレギュレーションに関わる情報だけを抽出して簡単に見返せる点も大きな特徴です。 最もシンプルに情報共有・管理ができる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ レギュレーションとルールの違いや使い方まとめ これまで、レギュレーションの意味やシーン別の使い方を中心にご紹介しました。 レギュレーションは、必ず守らなくてはならない規定であり、違反すると大きな問題になります。レギュレーションは「忘れていた」「知らなかった」では済まないため、常に全社で共有して、確認できる状態にしておかなければなりません。 そのため、社内で確実に共通認識を持つために、「ナレッジ管理ツール」でレギュレーションをナレッジとしてまとめて共有・管理しましょう。しかし、アクセス性の悪いツールは、レギュレーションを見返すのに手間がかかるため不向きです。 したがって、超高精度の検索機能が備わっており、レギュレーションをはじめとするあらゆる社内ナレッジに誰でも即アクセスできる「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入し、レギュレーションを社内で簡単に共有・管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単解説】マニュアルの意味とは？手順書との違いや作成方法も紹介

近年、ChatGPTの登場から生成AIが注目を浴び始め、生成AIが搭載されたツールも数多く登場するようになりました。とくに、住友電工情報システム株式会社のQuickSolutionは生成AIによる便利な機能を備え、広く会社で導入されています。 しかし、「QuickSolutionの導入を検討しているが、自社に合っているか判断できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、QuickSolutionの使い方や料金、口コミを中心にご紹介します。 QuickSolutionの特徴や機能、使い方を知りたい QuickSolutionの口コミを参考に導入すべきか検討したい QuickSolutionよりも導入ハードルの低いツールを探している という方はこの記事を参考にすると、QuickSolutionの使い方などの概要が網羅的にわかり、自社で導入すべきか判断できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 QuickSolutionとは1.1 「QuickSolution」と他のツールの違い1.2 QuickSolutionの機能2 QuickSolutionの使い方2.1 使い方1｜AIチャットを利用する2.2 使い方2｜Click Naviで検索する2.3 使い方3｜Know-Who機能を使う3 QuickSolution料金プラン一覧4 QuickSolutionの評判4.1 QuickSolutionの良い口コミ・評判4.2 QuickSolutionの改善点に関する口コミ・評判5 【必見】QuickSolutionよりも円滑にツールを社内で運用に乗せる方法5.1 充実した初期導入支援と過不足ない機能を備えるアプリ「ナレカン」5.2 ナレカンとQuickSolutionの機能比較6 QuickSolutionの使い方や口コミ・評判まとめ QuickSolutionとは ここでは、QuickSolutionの他ツールとは異なる特徴や機能をご紹介します。まず、QuickSolutionの特徴や機能が自社の求めるものであるか確認しましょう。 「QuickSolution」と他のツールの違い QuickSolutionは、ファイルサーバからクラウドまでに存在する社内外の情報を横断的に検索することができます。 そのため、他のツールと比べて検索機能の高さが最大の強みであると言えます。たとえば、容量が多いファイルや画像PDF内の文字、複雑な日本語表現であっても検索が可能なのです。 また、AIは検索機能の他にも、ドキュメント間の関係性を視覚的に表示したり、利用状況をグラフ化したりなどの分析機能にも活用されており、幅広い使い道が期待できます。今後、文書要約などの技術開発を進める予定もあります。 このように、QuickSolutionは強力な検索機能を武器に、使用用途を広げているのです。 QuickSolutionの機能 以下の表はQuickSolutionの機能をまとめたものです。 機能 内容 基本検索機能 完全一致検索とあいまい検索（類似検索）を切り替えられたり、フォルダ選択により検索範囲の絞り込みも可能です。タグをつけたり、お気に入り登録をすることもできます。 画像OCR検索 写真やイラストなどの画像ファイルの中に写っている文字であっても検索できます。 セマンティック検索 AIが検索文の意味を理解し、意味内容や利用者の目的に沿った検索結果を提示します。 ChatGPT連携 QuickSolutionの検索精度の高さを活かして、社内情報から必要な書類を抽出し、その内容をもとにChatGPTが回答を生成します。 Click Navi 文字情報を入力することなく、探し方や検索条件を選択していくだけで、必要な情報にたどり着きます。 分析機能 検索キーワードについて詳しい人や部署を探せたり、各文書同士の関係性を視覚的に確認できる機能があります。また、利用状況レポートや検索ログの集計結果を表示できます。 文書分類 膨大な文書を類似する特徴ごとに分類することができ、顧客情報の分析に役立ちます。 以上のように、QuickSolutionは高度なAI技術を活用して、充実した機能を備えています。上記以外の機能もあるので、詳しく知りたい方はQuickSolution｜機能一覧を参考にしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ QuickSolutionの使い方 以下では、QuickSolutionの3つの使い方をご説明します。導入前に実際の使用感を確認したい方、どういった使い道があるか知りたい方は必見です。 使い方1｜AIチャットを利用する （画像引用：機能｜ChatGPT連携） 1つ目の使い方としてChatGPTと連携したAIチャットを利用することが挙げられます。 AIチャットは、QuickSolutionに蓄積された膨大なデータから抽出された適切な情報や文書をもとに質問に対する回答を生成するため、正確で信頼性が高い回答が得られます。また、随時更新された最新情報も漏らすことなく、回答に反映されます。 このように、AIチャットを利用すると即座にピンポイントで必要な情報や文書が見つかるので、情報を探す手間や時間を削減できます。 使い方2｜Click Naviで検索する （画像引用：機能｜Click Navi） 2つ目の使い方として、Click Naviを使って検索してみましょう。 Click Naviの特徴は、文字入力なしでクリックのみで情報を探せるところです。探し方や検索条件を選択すると、AIが絞り込んだキーワードを提示し、自分が知りたいキーワードをクリックしていくだけで目的の情報にアクセスすることが可能なのです。 このように、必要なのは単純なクリック操作のみであるため、検索スキルやITスキルに依存せずに情報を見つけられます。 使い方3｜Know-Who機能を使う （画像引用：機能｜分析機能） 3つ目の使い方として、Know-Who機能を試してみましょう。 Know-Who機能とは、検索したキーワードに関して詳しい人物や部署を探す機能です。また、人や部署を選択して絞り込み検索にかけることや人や部署の連絡先を確認することもできます。 このように、Know-Who機能を使うことで、マニュアル等に書かれている情報の真偽や不明点を担当者に聞くことが容易になります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ QuickSolution料金プラン一覧 QuickSolutionの価格はライセンスの種類とモデル（検索対象データの規模）によって決定されるため、詳細についてはお問い合わせが必要です。ライセンス価格は250万円（税抜）〜です。 以下の表は、拡張/基本ライセンスの種類一覧です。 モデル データ件数 テキストサイズ/th> 想定サイズ/th> 拡張/基本スタンダード 200万 10GB 800GB〜2TB 拡張/基本エンタープライズ　Grade2 500万 30GB 2〜5TB 拡張/基本エンタープライズ　Grade6 1,500万 90GB 6〜15TB 拡張/基本エンタープライズ　Grade10 2,500万 150GB 10〜25TB 拡張/基本エンタープライズ　Grade30 無制限 無制限 30〜50TB （参考：QuickSolutionのライセンス体系と価格） 以上の表を参考にして、社内データの規模などに応じた自社に必要なライセンスを慎重に検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ QuickSolutionの評判 以下では、QuickSolutionの「良い口コミ・評判」と「改善点に関する口コミ・評判」をご紹介します。実際にQuickSolutionを利用したことがあるユーザーが回答しているので、導入の参考になります。 ※こちらで紹介する口コミ・評判はITトレンド＞QuickSolutionより引用しています。 QuickSolutionの良い口コミ・評判 以下では、QuickSolutionの良い口コミと評判をご紹介します。ユーザーからは「検索機能の精度が高い」「カスタマイズできる」という声が多く寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2023年08月17日） 会社全体ではなく、一部の部署に試験的に導入を行いました。 ファイル検索をファイルの名前だけではなく、中身まで含めて検索を行うことができるので、目的のファイル以外にも思いもよらない有益なファイルも見つけることができるようになりました。 非公開ユーザー（投稿日：2023年05月17日） 柔軟な構築オプションを提供し、顧客のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。特定の業界や用途に合わせた独自の解決策を提供できるのが強みだと思います。 QuickSolutionの改善点に関する口コミ・評判 以下では、QuickSolutionの改善点に関する口コミと評判をご紹介します。多くのユーザーに共通したのが「導入時の設定に時間がかかる」「操作性に改善の余地がある」といった点です。 非公開ユーザー（投稿日：2023年08月17日） 導入時にかなりの時間を要するため、後から入れようとするとハードルが高いように感じました。 非公開ユーザー（投稿日：2023年05月17日） QuickSolutionの導入プロセスで複雑で分かりにくく、時間がかかる部分がありました。導入の手続きや設定を簡素化し、よりスムーズな導入ができると良いです。 また、QuickSolutionの操作性や使いやすさを改善することで、ユーザーの負担を軽減し、効率的な利用を促進することができます。直感的なインターフェースや使いやすい機能の追加が必要だと思います。 以上のように、QuickSolutionを導入すると、使用感や設定の負担において課題がある点に注意しなければなりません。導入後の運用に不安がある方は、「ナレカン」のような手厚いサポートが受けられるツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】QuickSolutionよりも円滑にツールを社内で運用に乗せる方法 以下では、QuickSolutionよりも円滑にツールを社内で運用に乗せる方法をご紹介します。 QuickSolutionは、さまざまなファイル形式に対応した高度で素早い検索機能を備えており、膨大な文書の中でもストレスなく情報にアクセスできます。そのため、使いこなせるようになれば業務のサポートに大きく貢献します。 一方で、導入初期の段階における設定のしづらさやハードルの高さを感じるというユーザーの意見も見られました。そこで、ツールを選ぶときは機能の他に、しっかりとした運用サポートを受けられるかにも注目しましょう。 結論、自社が導入すべきは、導入直後から運用できるセットアップや既存データの移行支援が受けられる「ナレカン」一択です。 ナレカンは、アカウントの「部署登録」や「テンプレート登録」の代行などのサポートが可能で、導入後の担当者の負担を最小限にすることができます。また、生成AIを駆使した高度な検索機能やファイル要約機能で文書の作成から管理までを円滑化します。 充実した初期導入支援と過不足ない機能を備えるアプリ「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレカンとQuickSolutionの機能比較 ナレカンとQuickSolutionの機能の違いは以下の通りです。 「ナレカン」 「QuickSolution」 生成AI搭載の検索機能 【○】 【○】 画像OCR検索 【○】 【○】 初期導入支援 【○】 【×】※保守サポートやAPIの開発サポート有り アクセス権限管理 【○】 【○】 以上のように、ナレカンはAIを使用した高度な検索機能を備えているうえ、導入初期のサポート体制において優れています。そのため、すぐにツールを社内で使用できる状態にしたいと考えている方はナレカンが最適です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ QuickSolutionの使い方や口コミ・評判まとめ これまで、QuickSolutionの機能や使い方、口コミを中心にご紹介しました。 QuickSolutionは、ファイル形式やテキストベースかどうかを問わず、膨大な社内データから高速で高精度な検索が可能なツールです。そのため検索機能の精度や自由度の高さを評価するユーザーの声も多く上がっています。 一方で、導入初期段階において、設定の大変さやツールの使いづらさに言及した利用者もいます。そのため、導入後の複雑な設定をすべてしてくれて、誰でも簡単に使いこなせるツールを選びましょう。 結論、充実した初期導入支援があり、シンプルな操作画面で誰でもすぐに活用できる「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、社内情報の一元管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

忙しい飲食店・小売店において顧客の満足度を高めるためには、社員・アルバイトという立場に関わらず、全員が効率的で質の高い仕事をしなければなりません。 そして、効率的で質の高い仕事をするために不可欠なのが、標準化した業務やノウハウを記載したマニュアルです。しかし、「アルバイト向けのマニュアルをどのように作成すればいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、アルバイトの業務を効率化するマニュアルの作成方法を中心にご紹介します。 アルバイトの方向けに、作成すべきマニュアルの種類と作成方法を把握したい テンプレートを使って、アルバイト用のマニュアルを効率的に作成したい マニュアルの作成から共有・管理までできるツールがあれば知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、分かりやすいマニュアルを作成するための基本が分かり、業務効率化に役立てられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 アルバイト向けにマニュアルが必要な2つの理由1.1 （1）業務を効率化するため1.2 （2）業務の質を均一にするため2 アルバイトスタッフ向けのマニュアルの種類2.1 基本マニュアル2.2 業務マニュアル3 飲食店で作成すべきアルバイト向けマニュアルとは3.1 （1）接客マニュアル3.2 （2）キッチン業務マニュアル3.3 （3）トラブル対応マニュアル4 小売店で作成すべきアルバイト向けマニュアルとは4.1 （1）接客マニュアル4.2 （2）レジ打ちマニュアル5 5ステップ｜アルバイト向けマニュアルの作成方法とコツ5.1 ステップ1｜作成目的・ターゲットを明確化する5.2 ステップ2｜ルールや業務の流れを洗い出す5.3 ステップ3｜構成を決める5.4 ステップ4｜内容を記載してマニュアルを完成させる5.5 ステップ5｜レビューと改善を行う6 アルバイト向けマニュアルを作成する手段の比較7 【必見】アルバイトの定着に貢献するマニュアル作成ツール7.1 マニュアルの作成から共有・管理まで簡単にできるツール「ナレカン」8 マニュアル作成に活用できる無料のテンプレートサイト9 飲食店・小売店におけるマニュアルの作成方法まとめ アルバイト向けにマニュアルが必要な2つの理由 以下では、飲食店・小売店にマニュアルが必要な2つの理由を解説します。マニュアルの作成は手間がかかるため後回しにされがちですが、以下のような必要性があるため早急に作成・共有しなければならないのです。 （1）業務を効率化するため 1つ目の理由は、業務を効率化するためです。 マニュアルを作成することで、全員が最も効率の良い方法で業務を進められるようになります。その結果、仕事の無駄が減るので忙しいときもサービス提供がスムーズになり、顧客満足度の向上にもつながるのです。 また、マニュアルがあると説明する手間も大幅に省けるので、入れ替わりが激しいアルバイトスタッフを教育する負担も軽減できます。 （2）業務の質を均一にするため 2つ目の理由は、業務の質を均一にするためです。 マニュアルがない状態では、調理や清掃の手順、接客態度などは個人それぞれのやり方に依存します。その結果、店舗のコンセプトが保たれなかったり、従業員同士で上手く連携が取れなかったりする可能性があるのです。 とくに、接客を担当するスタッフの質を高く維持することは、サービス業である飲食店や小売店の顧客満足度を高めるために重要です。したがって、飲食店に求められる業務水準を早急にマニュアルに定めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ アルバイトスタッフ向けのマニュアルの種類 以下では、アルバイトスタッフ向けに用意しておくべきマニュアルの種類について解説します。飲食店向けのマニュアルは大きく分けて「基本マニュアル」と「業務マニュアル」に分けられます。 基本マニュアル 基本マニュアルとは、スタッフの心構えを説明したものです。 たとえば、「経営理念や客層」といった店舗のコンセプトに関する内容や「出退勤の決まりや服装」など、働くうえでのルール・マナーに関する内容などが挙げられます。 具体的な業務に取り組む前に、アルバイトが心がけるべき点を基本マニュアルに示すことで、仕事への意識を統一できます。 業務マニュアル 業務マニュアルとは、具体的な作業内容を説明したものです。 たとえば、サーブやバッシングのタイミングといった接客の手順や電話対応、レジ対応などが挙げられます。より細かい内容になるため、「業務内容によって見出しを分ける」「数字を使って判断基準を分かりやすく示す」など読みやすさの工夫が必要です。 業務マニュアルを作成すれば、やるべきことが見える化するので、スタッフ同士の連携がとりやすくなったり新人教育にかかる時間を削減したりできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 飲食店で作成すべきアルバイト向けマニュアルとは 以下は、飲食店で作成すべきアルバイト向けのマニュアル3種類です。飲食店での業務は、さまざまな種類があり、それぞれの業務ごとにマニュアルを作成することで、業務の質を均一にして効率化できます。 （1）接客マニュアル 接客マニュアルとは、接客業務の流れに関するマニュアルです。 座席までの案内方法や注文の取り方、配膳方法、会計といった接客業務をマニュアル化します。飲食店では、顧客の滞在時間が比較的長いので、接客の質の向上やスムーズな対応は、顧客満足度に直結するため重要です。 また、社員のノウハウをマニュアルに記載しておきましょう。経験値がある社員のノウハウは、業務に不慣れな新人アルバイトの接客レベルの向上に役立ちます。 （2）キッチン業務マニュアル キッチン業務マニュアルとは、キッチンでの調理や在庫管理に関するマニュアルです。 調理工程や在庫管理、調理器具の取り扱い、清掃方法などをマニュアル化すると、多忙なキッチンで円滑に業務を進められます。とくに、「季節限定メニュー」を扱う店舗の場合は、通常とやるべきことが変わってくるので必須です。 キッチン業務をマニュアル化することによって、料理の質が安定するだけでなく、業務の流れに無駄が少なくなり提供速度の向上にも繋げられるのです。 （3）トラブル対応マニュアル トラブル対応マニュアルとは、予期せぬ事態への対応方法に関するマニュアルです。 飲食店では、クレーム対応やオーダーミス、予約申込、電話対応といった予期せぬ事態が発生します。突発的な事態に臨機応変に対応するために、トラブル対応マニュアルは必須なのです。 さらに、発生したトラブルにうまく対処できなかった場合には、反省点や対応履歴を追加することでマニュアルの内容改善にも繋がります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 小売店で作成すべきアルバイト向けマニュアルとは 以下は、小売店で作成すべきアルバイト向けのマニュアル2種類です。小売店での業務は、種類としては少ないですが、それだけに質の高い接客・対応が求められるので、マニュアルの作成は不可欠です。 （1）接客マニュアル 接客マニュアルとは、接客業務の流れに関するマニュアルです。 小売店では、言葉遣いや挨拶、袋詰めといった丁寧な接客業務が求められます。そのため、少なくとも以下の「接客8大用語」は、全スタッフが使いこなせるように徹底しておきましょう。 いらっしゃいませ ありがとうございます 少々お待ちください お待たせいたしました 恐れ入ります 申し訳ございません かしこまりました 失礼いたします たとえ商品の質が良くても、接客で雑な対応をされてしまうと、店舗に対して悪い印象が残ってしまいます。リピーターを増やすためにも、接客を高品質に保つためのマニュアルは大切なのです。 （2）レジ打ちマニュアル レジ打ちマニュアルとは、レジの操作や取り扱いに関するマニュアルです。 レジは、店舗の売り上げに関わる重要な部分なので、しっかりとマニュアルに定めておきましょう。工程が多かったりマニュアルが難解だったりすると、操作ミスや打ち間違いによって店舗の損失に繋がってしまいます。 レジのミスは、顧客とのトラブルにつながるだけでなく、従業員とのチームワークが乱れてしまうことも考えられます。したがって、レジ打ちマニュアルの作成は「わかりやすさ」にこだわりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 5ステップ｜アルバイト向けマニュアルの作成方法とコツ 以下では、5ステップで実施できるアルバイト向けマニュアルの作成方法をご紹介します。以下の手順を踏めば、マニュアルを作成したことがない人でも簡単で分かりやすいマニュアルを用意できます。 ステップ1｜作成目的・ターゲットを明確化する まずは、作成目的やターゲットを明確にしましょう。 目的もなく「なんとなく」作成したマニュアルでは内容も漠然としがちで、次第に読まれなくなり形骸化してしまう恐れがあります。そこで、「サービス向上」「提供時間の短縮化」など、達成したい目的を明確化することで実用的なマニュアルになるのです。 また、目的と合わせて誰に向けたマニュアルなのかも明確にしておきましょう。たとえば新人研修であれば新人向け、新商品の取り扱いであれば全アルバイト向けになります。 ステップ2｜ルールや業務の流れを洗い出す 次に、ルールや業務の流れを洗い出しましょう。 現行のルールや一日の業務の流れを可視化します。出勤時間やシフトの提出に関するルールも書き出して、不足している点や改善が必要な点を明らかにすることで、現場で役立つマニュアル作成につながります。 また、特定のスタッフしかできない業務もヒアリングして洗い出すことで、「一人あたりの業務の幅が広がるマニュアル」の作成が可能になり、業務負担の偏りが軽減されます。 ステップ3｜構成を決める 次に、マニュアルの構成を決定します。 飲食店・小売店においてマニュアル化すべき業務は複数あるため、いきなり内容を書くと情報をわかりやすく整理できません。そこで、「業務名」「手順」「注意点」など、それぞれの業務に共通する項目を並べましょう。 また、基本のマニュアル項目をテンプレート化しておけば、マニュアル作成時間を短縮できるだけでなく、統一感のある読みやすいマニュアルになります。 ステップ4｜内容を記載してマニュアルを完成させる 次に、具体的な内容を記載してマニュアルを完成させましょう。 事前にテンプレートを用意しているため、構成に沿って詳細を記載するだけでマニュアルが完成します。必要に応じて箇条書きを使ったり、左から右・上から下の導線を意識したレイアウトにしたりすると、見やすいマニュアルを作成できます。 しかし、文章のみではイメージしづらく、正確に意味が伝わらない場合があります。そこで、「ナレカン」のようなITツールを使って画像付きのマニュアルを作成し、全員が内容を理解できるようにしましょう。 ステップ5｜レビューと改善を行う 最後に、完成したマニュアルを共有して改善点を確認しましょう。 マニュアルが形骸化しないためには、現場のスタッフが問題なく運用できているか確認するべきです。そのため、「この手順がわかりにくい」や「ここにもっと詳しい説明が欲しい」などの具体的な指摘を受け取ることで、マニュアルの内容を見直すことができます。 また、業務内容やルールが変わった際には、都度マニュアルを更新し、最新の情報を反映させることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ アルバイト向けマニュアルを作成する手段の比較 アルバイト向けマニュアルの作成手段は、以下の3つが挙げられます。 ITツール 【一番おすすめ】 Word・PowerPoint 紙 作成のしやすさ 【〇】 【〇】 【×】 ・手書きなので時間がかかる 共有のしやすさ 【〇】 【×】 ・別のツールを使う必要がある 【×】 ・変更や更新のたびに印刷の手間がかかる 検索のしやすさ 【〇】 【×】 ・ファイルをひとつひとつ開いて確認しなければならない 【×】 ・目視で情報を探さなければならない 管理のしやすさ 【〇】 【×】 ・埋もれてしまう 【×】 ・紛失のリスクがある 以上のように、それぞれ異なったメリット・デメリットを持っていますが、マニュアル作成にはITツールがおすすめです。しかし、多機能なツールでは使いこなすのが難しいため、「ナレカン」のようなITに詳しくない方でも迷わず使えるツールを選びましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】アルバイトの定着に貢献するマニュアル作成ツール 以下では、アルバイトの定着に貢献するマニュアル作成ツールをご紹介します。 紙のマニュアルでは、印刷したり書き直したりするのに手間がかかります。また、WordやPowerPointでの管理はマニュアルが分散してしまい、該当のファイルを探す手間がかかって面倒です。 さらに、複数店舗を運営する場合、店舗ごとにマニュアルを作成していると、店舗全体でやり方が統一されず接客の品質が均一になりません。したがって、「全店舗のマニュアルを一元管理でき、即アクセス可能なツール」が必須です。 結論、マニュアルの作成・管理に最適なのは、超高精度の検索機能で即必要な情報にアクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは「記事」にテキストや画像を載せられるうえ、スマホからでも簡単に確認ができるので、必要なときに簡単に見返せる点が便利です。また、「フォルダ」で分類したマニュアルは、ヒット率100%の「キーワード検索機能」で即見つけられるのも特徴です。 マニュアルの作成から共有・管理まで簡単にできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使った「マニュアル」の作成＞ 以下は、ナレカンでマニュアルを作成した例になります。 ナレカンでは、1記事1マニュアルで簡単に作成できます。さらに、マーカーや下線を使えるほか、画像やファイル添付によって視覚的に見やすいマニュアルを作成できるのが特徴です。 フォルダでのマニュアル管理 「店舗マニュアル」のなかに「接客マニュアル」という小分類のフォルダを作成することで、マニュアルを“店舗“や“種類“ごとに分類して管理できます。 コメントと既読機能 ナレカンの記事にはコメント機能があり、なにか疑問点などがあればマニュアルごとにやり取りしてすぐに解決することができます。また、既読・リアクション機能もあるため誰がマニュアルを読んだのかすぐに把握できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアル作成に活用できる無料のテンプレートサイト マニュアル作成にテンプレートを活用したい場合、以下のサイトであれば無料で利用することができます。 SILAND.JP SILAND.JPは、WordやExcelのテンプレートを無料で使えるサイトです。 専用ソフトが不要で、圧縮ファイルを解凍するだけで使えます。テンプレートの種類は少ないものの、ダウンロードをすると3色分のテンプレートがパッケージ化されており、書式も任意の設定へと変更できます。 SILAND.JPのテンプレートはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 飲食店・小売店におけるマニュアルの作成方法まとめ ここまで、飲食店・小売店を中心に、アルバイトスタッフ向けのマニュアルの作成方法を中心にご紹介しました。 業務を効率化してサービスの提供から無駄をなくし、さらにスタッフ間の仕事のばらつきを取り除いて顧客満足度を高めるためには、マニュアルが必要不可欠です。 初めてのマニュアル作成には紙やWord・PowerPointなどの手段を取りがちですが、共有や検索がしづらいため「作成して終わり」になり正しく運用されません。また、完成したマニュアルを適切に管理しなければ、見返すのにも手間がかかってしまいます。 そこで、飲食店・小売店のマニュアル運用には、社内に散在するマニュアルを一元管理でき、超高精度の検索機能で即必要な情報にアクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」でマニュアルを作成・共有・管理し、業務の質とスピードを向上させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単解説】マニュアルの意味とは？手順書との違いや作成方法も紹介

近年、様々な業務を自動化する手段として、AIチャットボットを導入する企業が増えています。とくに、ネオス株式会社が提供するチャットボット「OfficeBot」は、ChatGPTを活用して社内のナレッジマネジメントをかなえることができ、注目を集めているのです。 しかし、「Office Botがどのようなサービスなのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Office Botの使い方や料金、口コミを中心にご紹介します。 Office Botの特徴や機能が知りたい Office Botの導入判断に口コミを参考にしたい Office Botよりも簡単に導入・運用可能なサービスを探している という方はこの記事を参考にすると、Office Botの使い方などが網羅的にわかり、自社で導入すべきか判断できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 Office Bot（オフィスボット）とは1.1 「Office Bot」と他のツールの違い1.2 Office Botの機能2 Office Botの活用方法2選2.1 （1）社内規定の問い合わせ対応2.2 （2）ナレッジ共有による顧客対応3 Office Botの料金プラン一覧4 Office Botの評判4.1 Office Botの良い口コミ・評判4.2 Office Botの改善点に関する口コミ・評判5 【必見】Office Botよりも簡単にツールを運用する方法5.1 充実したサポートで導入直後から運用に乗せられる『ナレカン』6 Office Botの使い方や評判まとめ Office Bot（オフィスボット）とは 以下では、“Office Botと他ツールの違い”や“Office Botの機能”についてご紹介します。まずは、Office Botについての理解を深めましょう。 「Office Bot」と他のツールの違い 引用：Office Botのトップページ Office Botは、AIチャットボットを活用して問い合わせ対応を中心とする業務を自動化し、社内業務の効率化を支援するナレッジマネジメントツールです。 独自開発の生成AIによって、社内のあらゆるデータを蓄積・活用できる点が他のツールと比較した最大の特徴です。登録済みのFAQやシナリオだけでなく、関連情報をもとに具体的な解説を提供する高度な情報処理技術と文章生成能力を備えています。 さらに、Office BoxはAzure AI Searchなどの高度なAIサービスを組み合わせることで、高性能な検索機能を実現しています。独自の設定とチューニングにより、必要な情報を的確に素早く検索できる仕組みが整っているのです。 このように、Office Botは高度な自動化と検索機能を備え、業務の効率化に大きく貢献できるツールとして期待されています。 Office Botの機能 以下の表はOffice Botの機能をまとめたものです。 機能 内容 基本質問機能 チャットボットに質問を入力すると、自動で回答を生成してくれる機能です。 サジェスト機能 質問をサポートする機能です。入力した文字をもとに、登録済みのFAQから複数の候補を提示してくれます。 類義語対応 入力した言葉の類義語も表示してくれる機能です。たとえば、「有給」と入力したときに表示されるFAQの候補は、「有休」「年休」と入力した場合にも表示されます。 複数候補表示 入力した文字に関するFAQ候補を複数表示してくれる機能です。「別の候補を探す」をクリックすると、さらに候補を表示してくれます。 画像付き回答 画像を使って回答してくれる機能です。文章では表現しづらい回答への対応が可能になります。 有人対応 自動応対では対応しきれない問い合わせに対して、オペレーターがチャットで回答する機能です。必要に応じて自由に切り替えできます。 以上のように、Office Botは高度なAI技術を活用して豊富な機能を備えています。上記以外の機能もあるので、詳しく知りたい方はOffice Bot｜機能紹介を参考にしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Office Botの活用方法2選 以下では、Office Botの活用方法を2選ご紹介します。Office Botをどのように業務に活かせるのか知りたいという方は必見です。 （1）社内規定の問い合わせ対応 （画像引用：活用シーン｜活用シーン01） 1つ目の活用方法として、社内規定の問い合わせ対応が挙げられます。 社内規定に関する問い合わせは、必要な情報が複数のドキュメントに分散していることが多く、探すのに時間がかかりがちです。そこで、Office Botを利用すると社内ドキュメントから関連情報を迅速に抽出し、雇用形態ごとに要約して提供してくれます。 さらに、社内規定だけでなく、手順書の情報をもとにシステムの操作方法を尋ねることも可能で、操作手順の確認にも役立ちます。 （2）ナレッジ共有による顧客対応 （画像引用：活用シーン｜活用シーン02） 2つ目の活用方法として、ナレッジ共有による顧客対応が挙げられます。 営業担当が取引先から商品に関する質問を受けた際には、迅速な回答が求められます。しかし、必要な資料が適切に共有されていなかったり、複数の資料を横断して探す必要があると、回答に時間を要してしまうのです。 そこで、Office Botを活用すると、複数の資料やマニュアルにまたがる情報をまとめて要約してくれ、問い合わせに対する迅速な対応が可能になります。結果的に、営業担当者の商品に関する知識が平準化され、自己解決力の向上が期待できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Office Botの料金プラン一覧 Office Botの料金プランについては、資料請求をして確認する必要があります。 以下から資料請求ページに移行可能です。 Office Bot｜資料請求：価格・サービス資料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Office Botの評判 以下では、Office Botの「良い口コミ・評判」と「改善点に関する口コミ・評判」をご紹介します。実際にOffice Botを利用したユーザーが回答しているので、導入の参考にしましょう。 ※こちらで紹介する口コミ・評判はITトレンド＞Office Bot、BOXIL SaaS＞Office Botより引用しています。 Office Botの良い口コミ・評判 以下では、Office Botの良い口コミと評判をご紹介します。ユーザーからは「FAQの登録が簡単」「シンプルなUIで扱いやすい」という声が多く寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2023年07月27日） 管理画面などがシンプルですっきりとしているので機能などが分かりやすいです。 質問の際に類義語なども自動で判別して回答してくれるので運用が簡単だと思いますね。またFAQの登録が簡単なので、修正なども楽です。（参考：BOXIL SaaS） 非公開のユーザー（投稿日：2023年07月27日） 問い合わせに対する正答率が高く、FAQの登録や運用・修正が簡単なので扱いやすいです。簡単な問い合わせに自動で対応してくれるのでスタッフの負担低減につながりました。（参考：ITトレンド） 非公開ユーザー（投稿日：2022年08月06日） シンプルなUIで扱いやすく、Excelで質問と答えを入力、そのデータをアップロードするだけで使えるので簡単です。 またFAQの登録が簡単であるということは、データの修正や確認も簡単なので便利です。（参考：ITトレンド） Office Botの改善点に関する口コミ・評判 以下では、Office Botの改善点に関する口コミと評判をご紹介します。ユーザーからは「価格が高い」「マニュアルや運用事例が少ない」という声が多く寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2023年07月27日） コストの面が結構かかるのがネックですね。 またどのように運用するとより役に立つかの運用事例がより豊富にあると参考になると思います。（参考：ITトレンド） 非公開ユーザー（投稿日：2022年12月05日） 強いて挙げればFAQの検索の精度の向上、表記の揺れにより多く対応してくれるとユーザーとしても便利になります。（参考：ITトレンド） 非公開ユーザー（投稿日：2021年12月22日） 例えばボットの活用をより効率的に行うための豊富なマニュアルなどがあると、色々と参考にしながらそれぞれの会社に合わせていけるようになると思います。（参考：ITトレンド） 以上のように、Office Botの導入には高コストが伴うため、慎重な検討が必要です。また、マニュアルや運用事例が少ないため、自社内で円滑に運用するための体制を整えることが前提となる点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】Office Botよりも簡単にツールを運用する方法 以下では、Office Botよりも簡単にツールを運用する方法をご紹介します。 Office Botは、AIとの対話機能と検索性能によって、「問い合わせ対応」や「ナレッジ管理」を効率化することができます。しかし、マニュアルの少なさを改善点として挙げるユーザーが多く見受けられました。 優れたツールであっても、全社員が使い方を理解し活用できなければ教育に手間がかかるうえ、次第に使われなくなるリスクが高まるのです。そこで、ツールの導入時には「充実したサポートを受けられるか」も重要なポイントになります。 結論、自社が導入すべきなのは、すぐに運用開始できるセットアップ支援や既存データの移行サポートが受けられる「ナレカン」一択です。 ナレカンは、「フォルダ設計」や「部署登録」などの代行支援があるため、導入後のセットアップに手間がかかりません。さらに、AIを活用した「自然言語検索」や「ファイル要約」機能によって必要な情報に迅速にアクセスでき、社内の業務効率化に貢献します。 充実したサポートで導入直後から運用に乗せられる『ナレカン』 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Office Botの使い方や評判まとめ これまで、Office Botの機能や使い方、口コミを中心にご紹介しました。 Office Botは、AIによる高度な情報処理技術を備え、業務の効率化に大きく貢献するツールです。そのうえ、FAQ登録のしやすさといったUIのシンプルさを評価するユーザーの声も多く挙げられます。 一方で、マニュアルや活用事例の少なさを不安に感じるユーザーもいます。優れたツールであっても、全社員が使い方を理解し活用できなければ次第に使われなくなるため、「充実したサポートを受けられるツール」を導入しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、充実した初期導入サポートがあり、シンプルな操作性で誰でもすぐに活用できる『ナレカン』一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、AIを活用した業務効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

業界・職種問わず、業務ではドキュメントや画像、動画などあらゆるデータを扱う機会が多くあります。そこで、今日では効率よくデータを保存・管理するために、サーバーの運用にコストがかからない「ファイルストレージ」を使うのがトレンドです。 しかし、ファイルストレージは豊富にあるので「自社に最適なツールが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、オンラインで使えるおすすめの無料ファイルストレージ9選を中心に解説します。 ファイルをはじめとする情報の置き場がなくて困っている 無料から使えるオンラインストレージを比較検討したい 自社に最適なファイルストレージの選定ポイントを知りたい という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なファイルストレージが分かり、情報管理を効率化できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ファイルストレージを導入するメリットとは2 無料ファイルストレージの選定ポイント4選2.1 （1）過不足のないデータ容量であるか2.2 （2）デバイスを問わずアクセスできるか2.3 （3）必要な情報をすぐに探し出せるか2.4 （4）セキュリティが強いか3 【無料あり】おすすめのファイルストレージ9選3.1 【ナレカン】目的のファイルに即アクセスできるツール3.2 【Stock】最も簡単にファイル管理できるツール3.3 【Google Drive】無料で大容量を使用できるツール3.4 【iCloud Drive】iPhoneやMacですぐに使えるツール3.5 【Evernote】個人向けのメモ記録がしやすいツール3.6 【4shared】ファイルを快適にアップロードできるツール3.7 【InfiniCLOUD】容量を柔軟に増やせるツール3.8 【Firestorage】登録不要で利用できるツール3.9 【ギガファイル便】大容量のファイルを転送できるサービス4 【比較表】オンラインで使えるファイルストレージ一覧5 おすすめの無料ファイルストレージと選定ポイントまとめ ファイルストレージを導入するメリットとは ファイルストレージには、主に以下のメリットがあります。 コストがかかりにくい 社内にサーバーを設置することなくインターネット上にファイルを保存するので、導入や運用にかかるコストを安く抑えられます。 すぐに使いはじめられる 申し込み後すぐに利用をはじめられるほか、契約プランを変更するだけで簡単に容量を拡張できます。 簡単に社内で共有できる インターネット環境があればデバイス問わずどこでも使用できるものが多く、メールやチャットツールを使うことなく社内で簡単に情報共有できます。 データのバックアップができる PC本体にデータを保存しないので、容量を圧迫することがなく、PCの故障などを気にする必要がありません。 以上のように、インターネット上でファイル管理をすれば、金銭的コスト・時間的コストの両方を抑えられるのです。したがって、あらゆる業務の無駄を削減したい企業の方は、オンラインで使える「ファイルストレージ」を導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料ファイルストレージの選定ポイント4選 ここでは、無料ファイルストレージの選定ポイントを4つご紹介します。以下の点を押さえて選ばなければ、導入しても社員が使わなくなる可能性があるので注意しましょう。 （1）過不足のないデータ容量であるか はじめに、保存できるデータ容量に過不足がないかを確認しましょう。 データ容量に過不足があれば、動作が重くなったりコストが無駄になったりするトラブルを招きます。また、社内の人数が拡大することを考慮すると、容量を柔軟に増やせるかも重要です。 加えて、無料プランは有料プランに比べて搭載されている容量も小さいので、プラン変更も視野に入れておくのがおすすめです。 （2）デバイスを問わずアクセスできるか 次に、PCやスマホのデバイスを問わずにアクセスできることも重要です。 対応するデバイスが限られていれば、移動中や外出先で情報を閲覧・編集できません。また、スマホでは操作しづらいツールもあるので注意が必要です。 したがって、時間や場所を問わずにアクセスできるのはもちろん、あらゆるデバイスで使いやすいかも確かめましょう。 （3）必要な情報をすぐに探し出せるか 3つ目に、必要な情報をすぐに探し出せることをチェックしましょう。 ファイルストレージには、膨大な量の社内情報が蓄積されています。ただし、その大量の情報の中から、必要な情報をすぐに探し出せるツールでなければ、「情報を見つける」という作業に手間がかかってしまい、非効率です。 そこで、「ヒット率100%」の超高精度な検索機能で目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」を使うと、素早く欲しい情報にたどり着けるため、効率的に業務を遂行できます。 （4）セキュリティが強いか 最後に、セキュリティが強いこともポイントです。 ファイルストレージには、IDとパスワードがあればアクセスできてしまうツールもあります。そのため、「不正利用を防止する2段階認証があるか」や「ファイル情報が暗号化されているか」を確認しましょう。 また、アクセスログを確認できるツールであれば「どの端末からアクセスしたのか」が一目で分かるので、管理者の負担を軽減します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】おすすめのファイルストレージ9選 以下では、無料から使えるおすすめのオンラインファイルストレージ9選をご紹介します。 ファイルストレージを選ぶときには、価格やデータ容量だけでなく情報へのアクセス性が高いかも重視すべきです。なかには、フォルダが増えると目的のファイルを探し出すのに時間がかかるツールもあるので、注意しなければなりません。 そこで、膨大な数のファイルの中からでも、必要な情報へすぐにアクセスできる高度な検索機能を備えているツールを選びましょう。また、社内の重要な情報の漏えいを防ぐために、セキュリティ性が高いことも考慮すべきです。 結論、自社で導入すべきツールは社内情報を安全に一元管理し、目的のファイルに即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、画像・ファイルを含む、あらゆる社内情報を管理・共有できるほか、画像やファイル内の文字も検索可能なので、必要な情報がすぐに見つかります。また、情報セキュリティの国際規格「ISO27001」を取得しているので、大手企業でも安心して使えます。 【ナレカン】目的のファイルに即アクセスできるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】最も簡単にファイル管理できるツール Stockは、最も簡単にファイル管理できるツールです。 「Stock」の「ノート」にはファイルを添付できるのはもちろん、補足情報もテキストで簡単に付け加えられます。また、1フォルダ内であれば、無料で何名でも招待できる「1フォルダゲスト」権限も付与可能なので、外部とのファイルのやりとりにも役立ちます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】無料で大容量を使用できるツール Google Driveの特徴 無料で使えるストレージ容量が多い Google Driveは無料プランでも15GBのストレージ容量が使えます。 Gmailに添付されたファイルを簡単に保管できる Gmailに添付されているファイルをワンクリックでGoogleドライブに保管できます。 Google Driveの機能・使用感 精度の高い検索機能 検索項目でフィルタリングをかけたり、PDFや画像ファイルの中身の文字まで認識したりできるため、目的のファイルをすぐに探し出したい方は便利です。 Googleアプリとの連携機能 GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどで作成した書類は、Googleドライブ上で簡単に共有されるので、共同編集したい場合に適しています。 Google Driveの注意点 無料版は個人利用のみ Google Driveの無料版は個人のみでしか利用できず、複数人で使う場合は有料プランへの加入が必須となります。 直感的に操作できない 利用しているユーザーからは「他のGoogle関連ツールと比べると、直感的な操作はやや難しい印象。特に共有権限の設定やファイルの仕分けが、慣れるまでに時間がかかった。」という声があります。（参考：ITreview） Google Driveの料金体系 Google Driveは無料でも使えますが、機能制限が解除された法人向けのGoogle Workspaceには、以下の料金プランがあります。 参考：Google Driveの料金ページ 個人向け：0円 Business Starter：950円/ユーザー/月 Business Standard：1,900円/ユーザー/月 Business Plus：3,000円/ユーザー/月 Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【iCloud Drive】iPhoneやMacですぐに使えるツール iCloud Driveの特徴 あらゆるファイルを直接共有できる メンバーを招待すれば直接ファイルを共有できます。 Apple製品を活用すればリアルタイムで共同編集できる Apple製品共同制作機能が組み込まれているため、場所や端末に関係なく同時に作業できます。 iCloud Driveの機能・使用感 同期機能 Cloud DriveのアプリをダウンロードしたAppleデバイス間であれば、写真や書類、ブックマークまで自動で同期されるため、メールやチャットを介する手間が省けます。 コメント機能 ファイルに関するコメントを書き込めるので、アプリ上でコミュニケーションを取りたい場合は便利です。 iCloud Driveの注意点 詳細なアクセス権限は設定できない 詳細なアクセス権限は設定できないので、ほかのメンバーに見られたくないファイルがある場合は注意しましょう。 Windowsでの利用は機能が制限される 基本的にはApple製品に適応しているため、Windowsでは使い勝手が悪くなる恐れもあります。 iCloud Driveの料金体系 5GB：0円 50GB：150円/月 200GB：450円/月 2TB：1,500円/月 6TB：4,500円/月 12TB：9,000円/月 iCloud Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Evernote】個人向けのメモ記録がしやすいツール Evernoteの特徴 ファイルと同じ場所にテキストを残せる 画像や音声などのファイルと同じ場所にテキストでメモを記録できます。 Webページのテキストやリンク、画像を簡単に保存できる 「Webクリッパー機能」により、Web上の記事やページ、スクリーンショットを直接保存できます。 Evernoteの機能・使用感 ホーム画面のカスタマイズ機能 スクラッチパッドや固定表示ノートのウィジェットを複数表示できるので、自分だけのビューを作成したい場合に役立ちます。 スケジュール機能 Googleカレンダーと連携すれば、予定にノートをリンクして、あとから簡単にアクセスできます。そのため、アプリ間を移動する手間が省けて便利です。 Evernoteの注意点 複数人での共有には不向き 個人利用を想定しているため、複数人で円滑な情報共有をするには不向きです。 広告が多い 利用しているユーザーからは「Evernoteの画面を開くたびにキャンペーン情報が表示され使いにくくなりました。」という声があります。（参考：ITreview） Evernoteの料金体系 参考：Evernoteの料金ページ FREE：0円 PERSONAL：1,100円/月（月払い） PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い） EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月 Evernoteの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【4shared】ファイルを快適にアップロードできるツール 4sharedの特徴 1日あたり最大3GBまでファイル転送できる 1日あたり3GB、30日あたり30GBまで自由にファイル転送できます。 転送速度が速い ファイルの容量が大きくてもスムーズに転送できます。 4sharedの機能・使用感 検索機能 アカウント、ファイルタイプ、タグ、日付、サイズなどの項目から探したいファイルを検索できるため、必要なファイルを素早く見つけ出せて便利です。 ファイルの復元機能 4sharedのアカウントで削除されたファイルやフォルダは、必要なときに[ゴミ箱]フォルダから復元できるので、誤操作で消してしまっても安心です。ただし、有料プランのみの機能となるため注意しましょう。 4sharedの注意点 データをダウンロードしづらい ファイルをダウンロードするときには、B1というマイナーな圧縮形式が必要なので、ITに詳しくなければ面倒に感じる恐れもあります。 アプリが落ちてしまうことがある 利用しているユーザーからは「最初は問題なしで使えましたが、最近新しいファイルをダウンロードすると前の方が開けなくなり、落ちてしまいます。新しいフォルダ作らないといけないです。」という声があります。（参考：App Store） 4sharedの料金体系 参考：4sharedの料金ページ 無料プラン：0円 プレミアムプラン（1カ月）：9.95 USD プレミアムプラン（3カ月）：7.98 USD/月 プレミアムプラン（6カ月）：7.16 USD/月 プレミアムプラン（1年）：6.50 USD/月 4sharedの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【InfiniCLOUD】容量を柔軟に増やせるツール InfiniCLOUDの特徴 大容量のファイルストレージ 無料でも20GBの容量が使えるうえに、最大10TBまで容量を追加購入できるので、容量不足になる心配がありません。 新規ユーザーを紹介すると最大1TBの容量が追加される ツールを外部ユーザーに紹介すれば、1ユーザーの登録につき2GB追加され、最大1TBまで増えます。 InfiniCLOUDの機能・使用感 ファイル共有機能 書類や画像、動画など、あらゆるファイル形式に対応しています。また、Webから気軽にアップロード・ダウンロードができるので、アプリをインストールする手間を省きたい場合は便利です。 ゲスト招待機能 組織外のユーザーを招待して、ファイルやフォルダを共有できます。そのため、「社外のクライアントや取引先ともファイルをやりとりしたい場合」に役立ちます。 InfiniCLOUDの注意点 無料プランはデータ保管期間に制限あり 無料アカウントで2年以上ログインがない場合、保存したデータやアカウントは自動的に削除されるケースがあります。（参考：InfiniCLOUD｜一定期間サイトにログインのないアカウントの削除について） 活用方法が分かりづらい 利用しているユーザーからは「活用方法の記載をもっとわかりやすい場所にあったら良いと思います。便利な使い方をもっと多く掲載していただけたら嬉しいです。」という声があり、使い方を覚えるのが難しい可能性もあります。（参考：ITreview） InfiniCLOUDの料金体系 20GB：0円 300GB：880円/ユーザー/月 3TB：1,320円/ユーザー/月 10TB：4,400円/ユーザー/月 InfiniCLOUDの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Firestorage】登録不要で利用できるツール Firestorageの特徴 会員登録不要で利用できる 会員登録は不要なので、Webページを開いてすぐにファイルの共有や送信、アップロードができます。 法人向けプランもある 無料の個人プランだけでなく、有料の法人向けプランも用意されています。個人プランよりも強固なセキュリティのため、ビジネスで利用する場合も安心です。 Firestorageの機能・使用感 詳細な設定機能 無料のままでも、ファイルの保存期間やパスワード、コメントなどを設定できます。そのため、低コストで安全にファイル共有したい方に便利です。 ファイルのアップロードスペースを作成できる ホーム画面から[アップロードスペースを作成]にチェックを入れれば、ファイルのアップロード画面に遷移するURLが発行されます。一度に大量のファイルを残したい場合はおすすめの機能です。 Firestorageの注意点 有料会員でなければ広告が表示される 未登録会員および無料会員の状態では、画面上に広告が表示されるので、人によって煩わしく感じる恐れがあります。 一度削除したファイルは復元できない 一度削除したファイルは復元できないため、誤削除に注意しましょう。（参考：Firestorage＞FAQ＞ファイルが削除されてしまいました、復活できますか） Firestorageの料金体系 ・参考：Firestorage（会員プラン）の料金ページ ・参考：Firestorage（法人プラン）の料金ページ 会員プラン ・未登録会員：0円 ・無料会員：0円 ・ライト会員：1,037円/月 ・正会員：2,085円/月 法人プラン ・要問い合わせ Firestorageの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ギガファイル便】大容量のファイルを転送できるサービス ギガファイル便の特徴 ユーザー登録不要で利用できる ユーザー登録は不要なので、Webページを開いてすぐにファイルの転送ができます。 無料で大容量のファイルを転送できる 無料で容量無制限（1ファイル300Ｇまで）のファイル転送が可能です。また、ファイルはアップロード後最大100日間保持されます。 ギガファイル便の機能・使用感 ダウンロードパスワードを設定できる ダウンロードするためのパスワードを設定できるため、セキュリティ面での安全性を高めることができます。 保持期限を柔軟に設定可能 ギガファイル便では、ファイルの保持期限を「3日、5日、7日、14日、30日、60日、100日」から選択できるため、それぞれの状況に合わせてダウンロード期限を決められることが便利です。 ギガファイル便の注意点 情報漏えいの危険性がある ギガファイル便でアップロードされたファイルは、特定のURLを知っていれば誰でもアクセスできます。そのため、パスワード保護を設定せずに重要なデータを共有すると、第三者に不正にアクセスされるリスクがあります。 保持期限が切れたファイルは削除されてしまう 設定した保持期限が切れたファイルは、自動的に削除されてしまうため、必ず期限内にダウンロードしましょう。 ギガファイル便の料金体系 無料ですべての機能を利用できます。 ギガファイル便の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【比較表】オンラインで使えるファイルストレージ一覧 以下は、オンラインで使えるファイルストレージ9選の比較表です。（左右にスクロール可） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Google Drive iCloud Drive Evernote 4shared InfiniCLOUD Firestorage ギガファイル便 特徴 目的のファイルに即アクセスできるツール 最も簡単にファイル管理できるツール 無料で大容量を使用できるツール iPhoneやMacですぐに使えるツール 個人向けのメモ記録がしやすいツール ファイルを快適にアップロードできるツール 容量を柔軟に増やせるツール 登録不要で利用できるツール 大容量のファイルを転送できるサービス シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 シンプル 多機能 多機能 多機能 シンプル シンプル フォルダ管理 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【×】 マルチデバイス対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 直感的に操作ができない 詳細なアクセス権限は設定できない 複数人での共有には不向き データをダウンロードしづらい 活用方法が分かりづらい 削除したファイルは復元できない 情報漏えいの危険性がある 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プランは950円～/ユーザー/月（月払い） ・無料プランあり ・有料プランは150円～/月 ・無料プランあり ・有料プランは1,100円～/月（月払い） ・無料プランあり ・有料プランは9.95 USD～/月 ・無料プランあり ・有料プランは880円～/ユーザー/月 ・無料プランあり ・有料プランは1,037円～/月 ・無料 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「iCloud Drive」の詳細はこちら 「Evernote」の詳細はこちら 「4shared」の詳細はこちら 「InfiniCLOUD」の詳細はこちら 「Firestorage」の詳細はこちら 「ギガファイル便」の詳細はこちら 多機能で複雑なツールでは、社内にスムーズに浸透しない可能性があるため、操作がシンプルで簡単なツールを導入しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめの無料ファイルストレージと選定ポイントまとめ ここまで、おすすめの無料ファイルストレージ9選や、選定ポイントを中心にご紹介しました。 ファイルストレージを選定するときは、過不足のないデータ容量であることはもちろん、デバイスを問わずにアクセスできたり、必要な情報をすぐに探し出せたりする点を基準にすべきです。 ただし、ファイルによる管理は、ファイルが増えたときに目的の資料が見つからなかったり、データを開くまでに時間がかかったりと不便な点も多くあります。そのため、必要な情報へすぐにアクセスできる「高度な検索機能を備えているツール」を導入しましょう。 結論、自社が導入すべきファイルストレージは、社内情報を安全に一元管理し、目的のファイルに即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内のあらゆるデータを一元管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【徹底比較】おすすめのオンラインストレージ5選と選び方を解説

新入社員が業務で成果を出すためには、上司から正しい知識を学び、経験を積むことが重要です。そのため、企業では一般的にOJTと呼ばれる教育方法が実施されます。 しかし、「OJTにおけるマニュアルの作成方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、OJTマニュアルの作成方法や新人教育向けのポイントを中心に、指導者・学習者両方の観点から解説します。 そもそもOJTの定義があいまいで、何をすればよいか分からない マニュアルを作成してOJTの実施方法を社内で統一させたい OJTマニュアルを簡単に作成・運用できる方法を知りたい という担当者の方はこの記事を参考にすると、効果の高いOJTを実施するためのマニュアルの作り方が分かり、新人教育に役立てられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 OJTとは？わかりやすく解説！1.1 OJTの目的1.2 OJTのメリット1.3 OJTのデメリット1.4 OJTの期間2 OJTマニュアルの基本項目2.1 （1）指導者用マニュアル2.2 （2）学習者用マニュアル3 OJTマニュアルの作り方3.1 （1）基本項目を設定する3.2 （2）情報を整理する3.3 （3）内容を記載し共有する4 新人教育向けOJTマニュアルの作成ポイント4.1 指導者用マニュアルのポイント4.2 学習者用マニュアルのポイント5 【必見】OJTマニュアルの作成・管理・共有をするためには？5.1 OJTに必要な資料を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」5.2 【見本】ナレカンのテンプレートで作成したOJTマニュアル6 OJTでマニュアル以外に必要なこと6.1 （1）学習者に心構えを伝える6.2 （2）理解度の確認手段を用意する7 OJTマニュアルの作成方法まとめ OJTとは？わかりやすく解説！ 以下では、OJTの目的やメリットについてわかりやすく解説します。指導者側が目的を把握しないままOJTを進めると、指導内容の過不足が生じやすくなるため、ここで押さえましょう。 OJTの目的 OJT（On The Job Training）の目的は業務に必要な知識や技術を身につけることです。 上司と実務を通して学習するため、OJTの終了後には現場で即戦力として働くことが想定されています。一方、似た言葉のOFF-JT（Off The Job Trainig）の意味は「セミナーや研修などの座学を通した人材育成」です。 また、OJTは学習者の教育だけでなく、指導者が業務への理解を深めたり本来の業務と同時進行でスキルを身に付けたりする機会にもなります。このように、OJTは学習者だけでなく、指導者の知識と経験を深める目的で実施されるのです。 OJTのメリット OJTのメリットは、即戦力の人材を低コストで育成できる点です。 実戦形式の教育によって、学習者は実務に即したスキルを身に付けられます。また、企業内部の人材が指導者なので、外部講師による研修などのコストはかかりません。 さらに、指導者にとっても教育力を向上できるメリットがあります。ただし、指導者になる社員の時間的なコストが発生するため、マニュアルを作成して新人教育を簡略化することが重要なのです。 OJTのデメリット OJTのデメリットは、指導者の負担が大きい点と教育の質が偏る点です。 OJTによる新人教育は、基本マンツーマンで行われるため、指導者は常に一人の新人の業務に気を配らなければなりません。したがって、指導者が教育と普段の業務を掛け持ちすると負担が増え、通常業務を圧迫する恐れがあるのです。 また、指導者の教育スキルによって新人の理解に差が出ることも問題です。マンツーマンの指導なので、新人の教育レベルは担当指導者の教育スキルに依存してしまいます。 OJTの期間 OJTの平均的な期間は3ヶ月〜1年間です。しかし、OJTの期間設定について国や行政から明確に定められているわけではないため、あくまで目安としましょう。 OJTの期間を長くすると、「時間をかけて段階的に教育できる」「強みを集中的に伸ばせる」といったメリットがあります。一方、期間を短くすると、「早期から業務に携われる」「帰属意識が生まれモチベーションが高まる」といったメリットがあります。 このように、OJTを実施する期間によって得られるメリットが異なるほか、OJTに必要な期間は業界や業種によっても異なるため、自社でよく検討して最適な期間を設定する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OJTマニュアルの基本項目 以下では、OJTマニュアルの基本項目について解説します。OJTマニュアルには、大きく分けて「指導者用マニュアル」と「学習者用マニュアル」の2種類があります。 （1）指導者用マニュアル 指導者用マニュアルには、OJTの全体像や指導全般に関する情報を記載します。 指導者用マニュアルの項目例は表の通りです。OJT指導の経験がない人でも、迷いや悩みがなく進行できるように、指導方針や実施計画を示しておきましょう。 項目 詳細 目的 OJTは学習者だけでなく、指導者にとっても知識と経験を深める目的で実施されます。 指導者の役割 ただ業務内容を説明するだけでなく、学習者が即戦力となるよう、適切に指導することが求められます。 実施計画 実施期間内に目標を達成できるよう、各段階で途中目標も設定しましょう。 フィードバック方法 OJT終了後に学習者が即戦力となるためには、適切に褒めたりコーチングしたりすることが必要です。 注意事項 ハラスメントとなる行為をあらかじめ把握しておきましょう。 以上のように、指導者ごとに指導方針や実施状況にばらつきが生じるのを防ぐために、組織内で指導者の役割を統一しておくことが大切です。 （2）学習者用マニュアル 学習者用マニュアルは、”全体マニュアル”と”業務マニュアル”の2つに分けられます。 学習者用マニュアルの項目例は以下の通りです。部署や業務によって必要な項目は異なるため、適宜内容を追加・削除して使いやすくしましょう。 ＜全体マニュアル＞ 項目 詳細 企業理念 企業のミッションを共通認識にしましょう。 ビジネスマナー マナーだけでなく、仕事で必要な「報連相」といったコミュニケーションについても指導しましょう。 業界用語・知識 OJTを始める前に事前に基礎知識を身につけられると、OJTの効率が上がります。 ＜業務マニュアル＞ 項目 詳細 業務手順 部署や業務に合わせて手順を示しましょう。 必要なツール 自社で情報共有に使用しているツールや、業務で使用する専門ツールの使い方を記載しましょう。 よくある質問 学習者から聞かれる質問をまとめておくと、学習者の悩みや疑問点を解決しやすくなります。 以上のように、全体マニュアルでは業務の全体像を、業務マニュアルでは実務を進めるうえでのポイントを理解できるように適切な項目を設定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OJTマニュアルの作り方 以下では、OJTマニュアルの作り方を3つの手順に分けて解説します。以下の手順を踏むと、効果的な教育に役立つマニュアルを作成できます。 （1）基本項目を設定する まずは、OJTマニュアルの基本項目を設定しましょう。 たとえば、学習者用マニュアルであれば「企業理念」「ビジネスマナー」などが基本項目となります。 指導者用マニュアルは「指導者に求めること」を、学習者用マニュアルは「業務の全体像とポイント」を押さえられるような項目を設定しましょう。 （2）情報を整理する 次に、設定した項目ごとにOJTマニュアルに取り入れるべき情報を整理します。 たとえば、「ビジネスマナー」という項目では「身だしなみ」「敬語」「お辞儀」などが取り入れるべき情報です。このように、設定した項目に必要な情報を書き出します。 情報が整理されていなければ読みづらくなり、担当者によって指導方法が変わるので教育の質が落ちてしまいます。したがって、必要な情報を過不足なく記載しましょう。 （3）内容を記載し共有する 最後に、詳細を記載して指導者・学習者へ共有しましょう。 OJTマニュアルの共有方法は、マニュアルの作成手段によって異なります。たとえば、紙であればコピーを手渡したり、WordやExcelならファイルをメールで送信したりします。 しかし、紙やファイルは共有に手間がかかったり、管理が煩雑になり失くしたりする可能性があります。そこで、作成したマニュアルをリアルタイムで共有し、高精度の検索機能ですぐに目的のマニュアルを探し出せる「ナレカン」のようなツールを活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 新人教育向けOJTマニュアルの作成ポイント 以下では、新人教育向けOJTマニュアルの作成ポイントについてご紹介します。指導者用・学習者用ともに、読み手をイメージして作成しなければなりません。 指導者用マニュアルのポイント 指導者用マニュアルのポイントは、OJTの方針や指導者の役割を明示することです。 OJTが単に「新人へ仕事内容を伝える」という作業になっては、新人に教育内容が身につきづらく、自発的な育成はもちろん、指導者の教育力の向上も望めません。 そこで、マニュアル内に“OJTのゴール”や”指導の意義”を明確に示すことで、指導者による効果的な教育が行われるうえ、自発的な人材を育成できるのです。 学習者用マニュアルのポイント 学習者用マニュアルのポイントは、未経験者でも分かるように記載することです。 たとえば、専門用語には注釈を入れたり、器具の操作方法には画像を用いたりすることで、新入社員でも業務を具体的にイメージしやすくなります。 また、情報をどの程度細かく記載すべきか分からない場合は、経験の浅い社員にマニュアルを共有して、コメントをもらうのが有効です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】OJTマニュアルの作成・管理・共有をするためには？ 以下では、OJTマニュアルの作成・管理・共有に役立つツールをご紹介します。 OJTマニュアルで新人教育の要点を定めることで、指導者の負担を軽減できます。しかし、WordやExcelで作成すると、「必要なマニュアルがどこにあるかわからない」「同じ内容のマニュアルがあちこちにある」といった問題が発生するのです。 特に、大企業ではOJTに使うマニュアルや資料が多いため、知りたい情報がどこにあるかわからなければ検索に時間がかかります。そのため、「マニュアルをはじめとする社内情報を一元管理してOJTに関する情報を思い通りに検索できるツール」を導入すべきです。 結論、OJTをスムーズに進めるには、誰でも簡単にOJTマニュアルを作成・管理・共有でき、必要な情報に即アクセス可能なナレッジ管理ツールの「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはシンプルな操作で誰でも簡単にマニュアル作成できるほか、既存のマニュアルをファイル添付すればAIが中身を要約して記事化してくれます。また、“上司に質問するように探せる”「自然言語検索」で必要な情報をすぐに探し出せるのです。 OJTに必要な資料を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本】ナレカンのテンプレートで作成したOJTマニュアル 以下は、ナレカンのテンプレートを使って作成したOJTマニュアルの見本です。 ナレカンでは、画像のようにテンプレートを登録できます。登録したテンプレートを呼び起こしてOJTマニュアルを作成することで、一から作る手間を省けるうえ、体裁を整えられるのです。 また、作成したマニュアルは、以下のように多階層のフォルダで”部署別”に、”学習者用”と”指導者用”に分けて管理できます。さらに、超高精度の検索機能も備わっているため、目的の情報に即アクセス可能です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OJTでマニュアル以外に必要なこと 以下では、OJTにおいてマニュアル以外に必要なことを2点ご紹介します。単にマニュアルを作成するだけでなく、OJTの一連の流れを意識して準備をしましょう。 （1）学習者に心構えを伝える 学習者にはOJTの心構えを伝えておきましょう。 たとえば、社会人の心構えとして「いかなるときもメモをとること」と教育すれば、一度教えたことを何度も伝えずに済むようになります。また、「報連相を徹底すること」と教育すれば、分からないことがあれば連絡をするようになると期待できるのです。 以上のように、OJTを効率的かつ効果的に進めるためには、あらかじめ学習者にOJTを受けるにあたっての心構えを伝える必要があります。 （2）理解度の確認手段を用意する マニュアル通りに進めるだけでなく、理解度の確認手段も用意しておきましょう。 たとえば、OJTで実践した内容に関する簡単なテストを実施したり、学習者と指導者との面談の機会を設けたりすることが挙げられます。実際、マニュアル通りにOJTを実施するだけでは、業務の知識や技術が身についたのかが分かりません。 したがって、実践内容を確実に定着させるために、適度に理解度を確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ OJTマニュアルの作成方法まとめ ここまで、OJTマニュアルの作成方法や新人教育向けのポイントを中心に紹介しました。 OJTで指導者の負担を軽減し、効果的に新人教育を行うにはマニュアルの作成・共有が不可欠です。しかし、マニュアルは作成して終わりではなく、必要な時に知りたい情報をすぐに参照できる体制を整えなければマニュアルが形骸化する恐れがあります。 そこで、「検索性に優れ、マニュアルをはじめとする社内情報を一元管理できるITツール」を導入して効率よくOJTを実施するべきです。しかし、操作が複雑なツールを使うと、かえって指導者の負担を増やしかねません。 結論、OJTマニュアルの作成・管理・共有には、メールを使える方なら誰でも簡単にマニュアルを作成でき、超高精度の検索機能で必要な情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、効果の高いOJTにするためのマニュアルを作成・管理・共有し、新人教育に役立てましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単解説】マニュアルの意味とは？手順書との違いや作成方法も紹介

近年、情報管理ツールを使って、部署や場所を問わず社内情報を利用できるようにしている企業が増加しています。なかでも注目を集めているのが、「Knowledge Suite（ナレッジスイート）」です。 しかし、「Knowledge Suiteの概要や機能が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Knowledge Suiteの機能や口コミ・料金まで幅広くご紹介します。 Knowledge Suiteの機能を把握して、何ができるかを考えたい ユーザーの口コミから使用感を確認し、導入の可否を判断したい Knowledge Suiteより安全で簡単に情報管理できるツールがあれば知りたい という方は本記事を参考にすると、Knowledge Suiteについて理解しつつ、社内情報の適切な管理方法が見つかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 情報管理ツール「Knowledge Suite」の特徴1.1 「Knowledge Suite」と「他の情報管理ツール」の違い1.2 Knowledge Suiteの機能2 Knowledge Suiteの使い方2.1 （1）プロジェクト管理2.2 （2）ワークフロー管理3 Knowledge Suiteの料金プラン一覧4 Knowledge Suiteの口コミ・評判4.1 Knowledge Suiteの良い口コミ・評判4.2 Knowledge Suiteの改善点に関する口コミ・評判5 Knowledge Suiteよりも安心して社内情報を管理できるツール5.1 社内情報を一元管理して即アクセスできるツール「ナレカン」6 Knowledge Suiteの使い方や口コミ・評判まとめ 情報管理ツール「Knowledge Suite」の特徴 以下では、Knowledge Suiteの特徴や機能を解説します。これから導入を検討する企業は必見です。 「Knowledge Suite」と「他の情報管理ツール」の違い 引用：Knowledge Suiteの公式トップページ Knowledge Suiteとほかの情報管理ツールとの違いは、多機能で幅広い業務に活かせるオールインワンサービスである点です。 Knowledge Suiteは、顧客管理に便利な「GRIDY SFA」、社内外の情報共有に適した「GRIDY グループウェア」といった複数のアプリを連携できます。そのため、小規模なプロジェクトから支社を横断する大規模なプロジェクトまで、幅広く活用可能です。 また、必要な機能だけを選択して、自社に適したツールにカスタマイズすれば、機能に過不足のないアプリ運用ができます。多機能なツールにありがちな「利用しない機能にもお金を払ってしまう」といった事態を防げます。 このように、多機能で幅広い業務に対応できる「汎用性の高さ」と自社に最適な「柔軟なカスタマイズ性」がKnowledge Suiteの特徴であり、ほかの情報管理ツールとの違いと言えます。 ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら Knowledge Suiteの機能 Knowledge Suiteにはさまざまな機能が搭載された情報管理ツールです。大きく分けて、SFA（営業支援）、CRM（顧客管理）、名刺管理、グループウェアの4つの機能に分けられます。 主な機能 機能詳細 SFA（営業支援） 顧客管理機能 顧客情報の項目は、自由にカスタマイズできます。また、営業活動履歴やファイル、ToDoを顧客情報と紐づけられる点が特徴です。 商談管理機能 商談の進捗状況や商談履歴を一元管理できます。そのため、複数人で担当している場合でも、リアルタイムで状況を把握できます。 集計・分析機能 情報の更新が滞っている顧客を掘り起こしたり、商談が進んでいる顧客の数を視覚化したりするのに役立ちます。 CRM（顧客管理） 見込み客機能 新商品の案内やリマインドメールを一斉送信できる機能があります。なので、見込み客を手間なく育成することにつながります。 問い合わせ管理機能 問い合わせフォームを作成し、結果を一元管理できます。また、問い合わせ情報を顧客データと自動で紐づけられます。 名刺管理 名刺のデジタル化機能 スマホから撮影するだけで、名刺をデジタル管理できます。また、自分の名刺をURLやQRコードに変換でき、オンライン上で名刺交換が可能です。 顧客情報との紐づけ機能 お客様の名刺を顧客情報と紐づけられます。また、商談履歴と連携して、名刺交換日といったメモを残せる点が特徴です。 グループウェア コミュニケーション機能 チャットや掲示板で、任意のメンバーと社内情報のやり取りができます。チャットでは、テキスト以外にファイル共有が可能です。 業務管理機能 ワークフロー機能や電話メモ機能によって、管理業務のペーパーレス化に役立ちます。そのため、社内の書類管理の手間を減らせます。 このように、Knowledge Suiteは社内に散在している情報を一元管理するのに便利なツールです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Knowledge Suiteの使い方 Knowledge Suiteは、優れた情報管理ツールの一つです。そこで以下では、Knowledge Suiteのプロジェクトとワークフロー管理の手順を紹介します。 （1）プロジェクト管理 ここでは、プロジェクト管理の使い方について説明します。以下の手順は、以下の操作マニュアルを参考にしているので、こちらも併せて確認しましょう。 参考（画像引用）：GRIDY グループウェア｜操作マニュアル ＜プロジェクトの登録＞ アカウントにログインして、ポータル画面を表示します。 [プロジェクト管理]を選択します。 [新規作成]をクリックして、情報を入力して、[登録]を押します。 ＜プロジェクトの確認・編集＞ アカウントにログインして、ポータル画面で[プロジェクト管理]を選択します。 プロジェクトが一覧表示されるので、確認・編集したいプロジェクト名をクリックします。 [編集]をクリックして、情報を編集してから再度[編集]を押します。 （2）ワークフロー管理 以下では、ワークフロー（書類）管理の使い方について説明します。ワークフロー管理機能を活用することで、書類管理の手間を削減できます。 ＜ワークフローの登録＞ アカウントにログインして、ポータル画面を表示します。 [ワークフロー]を選択します。 [新規申請]をクリックして、申請する申請フォーム名をクリックします。 情報を入力し、[内容を確認し、経路を設定する]をクリックします。 [ユーザ選択]もしくは”虫眼鏡”のアイコンからメンバーを指定し、[経路を確定し、内容を確認する]をクリックします。 内容を確認し、[内容を確定し、申請する]をクリックします。 確認画面の内容を確認し、[OK]をクリックします。 ＜ワークフローの削除＞ アカウントにログインして、ポータル画面で[ワークフロー]を選択します。 削除したい申請書の申請フォーム名をクリックします。 [取り下げる]をクリックして、情報を確認したら[OK]を押します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Knowledge Suiteの料金プラン一覧 Knowledge Suiteには、3種類の価格体系が存在し、それぞれの価格は以下のとおりです。 SFAスタンダード：55,000円/月 SFAプロフェッショナル：85,000円/月 SFAエンタープライズ：155,000円/月 プランごとに、容量や機能の制限が異なる点に注意が必要です。また、セキュリティ強化や追加機能を希望する場合は、追加料金が発生するので、料金をホームページで確認しましょう。 参考：Knowledge Suite｜料金プラン 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Knowledge Suiteの口コミ・評判 ここでは、Knowledge Suiteを実際に利用しているユーザーの口コミ・評判をご紹介します。こちらを参考にし、自社に適した情報管理ツールを選定しましょう。 ※こちらで紹介する口コミ・評判はITreview（アイティーレビュー）より引用しております。 Knowledge Suiteの良い口コミ・評判 以下では、Knowledge Suiteの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「安価で導入しやすい」「社内のあらゆる情報を一元管理できる」との声が寄せられています。 カトウ アキヒロ、投稿日：投稿日：2024年7月12日 安価な割にSFAとグループウェアの機能はそれなりに揃っているのが魅力。顧客管理、案件管理、営業日報、スケジューラーなど一通りの機能が最低限のレベルで揃っていて、導入して短期間で運用を開始できるのは最大のメリットだと思います。 非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2023年10月24日 とにかく安価であることと、SFAとグループウェアが一体化しているところに興味を持って契約しました。 非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2023年1月6日 複数拠点の営業担当が日々の営業TOPICSを記録、共有するのに使っています。現場として、どんな商談がどこまで進んでいるのかが見えるので、前もって心構えもできて良いです。 Knowledge Suiteの改善点に関する口コミ・評判 以下では、Knowledge Suiteの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「検索機能が使いにくい」「サービスが度々停止する」「セキュリティ面が不安」との声が寄せられています。 カトウ アキヒロ、投稿日：投稿日：2024年7月12日 SFA、グループウェアともPCでもアプリでもUIが今一歩で、思うように操作するのは慣れが必要かもしれません。検索機能も全体的に使いにくく、検索条件の保存機能がついているものの、私は条件の上書き操作がわからず毎回作り直しています。 非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2023年10月24日 メッセージがフォルダ分けできなかったり、検索機能があまり役に立たなかったり、細かな不満はちょくちょくありますが、なんといっても信頼性が低すぎます。運用されているサーバが不安定なのか、度々サービスが停止しますし、一度停止すると午前中使用できなかったりしますので、ビジネスで使用するにはリスクが高すぎると感じます。 非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2023年1月6日 顧客情報を細かく書くのですが、中にはかなり重要な情報が入っていることもあり、これを全員で共有するのは少し問題がある場合もあります。公開項目・範囲などを細かく設定できると良いかなと思います。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Knowledge Suiteよりも安心して社内情報を管理できるツール 以下では、Knowledge Suiteよりも簡単で安心して社内情報を管理できるツールをご紹介します。 Knowledge Suiteは顧客管理や見込み客の育成などさまざまな用途で利用できます。一方で、メンテナンスやトラブルにより度々サービスが停止してしまったり、検索の精度が低かったりするため、業務に支障が生じてしまう恐れがあります。 また、Knowledge Suiteは多機能であるため、使いこなせるようになるまでに時間がかかり、社内に浸透しない恐れがあります。そのため、社内のナレッジ管理には、厳格なセキュリティ基準を満たした、ナレッジ管理専用のツールを使いましょう。 結論、社内情報を管理するなら、情報セキュリティの国際規格認証を取得し、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、顧客情報のファイルや商談記録のほか、メール転送機能によってメールのやり取りまで一元管理できるので、担当者以外も顧客対応記録を簡単に把握可能です。また、検索機能も充実しているので、誰もが確実に欲しい情報を見つけられます。 社内情報を一元管理して即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Knowledge Suiteの使い方や口コミ・評判まとめ ここまで、Knowledge Suiteの機能や口コミ・料金について解説しました。 Knowledge Suiteは、多機能で汎用性が高い点が特徴で、社内のあらゆる情報の管理に役立つツールです。ただし、ユーザーの中には、”使いこなしにくいUI（デザイン）”や”セキュリティ”を不安に感じている人もいます。 そのため、社内情報の管理には「厳格なセキュリティ基準で保護されており、誰もが簡単に欲しい情報にアクセスできるツール」を選びましょう。 結論、情報セキュリティの国際規格認証を取得し、ITスキルに依存せずに欲しい情報を探せる高精度な検索機能を備えた「ナレカン」を導入すべきです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の情報管理を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

事務職に多い、書類作成や電話対応などのルーティン業務は、マニュアルにすることで業務効率化を図れます。ただし、情報がきちんと整理されていないと、正しい手順がメンバーに伝わらず、業務の質やスピードが低下してしまいます。 そのため、誰にとっても分かりやすいマニュアルを作成することが重要なのです。しかし、「わかりやすい業務マニュアルを作成したいが、作り方やコツが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、事務職向けマニュアルの作り方やテンプレートを中心にご紹介します。 見本をもとにわかりやすい事務マニュアルの書き方を知りたい 無料のテンプレートを活用して効率的にマニュアルを作成したい 業務マニュアルを簡単に共有・管理できるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい事務マニュアルの作り方や簡単に運用する方法が分かり、作成や管理にかかる負担を解消できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 事務業務マニュアルとは1.1 業務マニュアルの概要1.2 事務向け業務マニュアルのメリット1.3 マニュアル作成が必要な事務業務2 【記載例あり】4ステップでわかる事務向け業務マニュアルの作り方2.1 ステップ1｜事前に情報を整理する2.2 ステップ2｜構成を考える2.3 ステップ3｜内容を記載する2.4 ステップ4｜ノウハウを記載する3 わかりやすい事務マニュアルの作成ポイント4 事務向け業務マニュアルの無料サンプル・テンプレート3選4.1 Excel｜事務作業の流れやフローチャートの作成に適したテンプレート4.2 Excel｜定型業務のマニュアルの作成に適したテンプレート4.3 Word｜作成見本のPDFが付いたテンプレート5 【事務必見】WordやExcelでマニュアル管理する2つのデメリット5.1 （1）情報へすぐにアクセスできない5.2 （2）検索がしづらい6 WordやExcelは不要！事務マニュアルを適切に運用できるツール6.1 検索しやすい！事務マニュアルを簡単に作成・閲覧できる「ナレカン」6.2 【見本】ナレカンでの事務マニュアル作成と管理7 上手い人が実践する事務マニュアル作りの3つのコツとは7.1 （1）テンプレートを使う7.2 （2）読む対象者を明確にイメージする7.3 （3）分量はなるべく少なくする8 事務向け業務マニュアルやテンプレートまとめ 事務業務マニュアルとは ここでは、業務マニュアルの概要や目的、メリットに加え、マニュアル作成が必要な事務業務を解説します。以下の要点を押さえると、マニュアル化する重要性が分かります。 業務マニュアルの概要 業務マニュアルとは、業務の流れやチェックポイント、ノウハウなどを示した手順書を指します。 業務の進め方が社員ごとに異なると、スピードや質にばらつきが生じますが、マニュアルがあれば仕事の品質を統一できます。また、社員の退職や異動があっても、マニュアルに業務内容が残されていれば引き継ぎがスムーズです。 したがって、マニュアルを作成する目的としては「業務品質の均一化、属人化の解消」などが挙げられます。 事務向け業務マニュアルのメリット 事務で業務マニュアルをつくるメリットは、教育にかかる負担を最小限に抑えて、業務品質の向上が図れる点です。 マニュアルがあれば、担当者は新人社員に業務内容や手順を説明する手間を削減でき、本来の業務に時間を割り当てられます。さらに、マニュアルに仕事のノウハウを共有すれば、経験が浅い社員も疑問を自己解決してスムーズに業務を進められます。 以上のように、業務全体における教育の負担やコストを取り除くためには、伝わりやすい業務マニュアルが役立つのです。 マニュアル作成が必要な事務業務 事務業務において、マニュアルが求められる業務には、以下のようなものがあります。 勤怠管理 勤怠管理は、正確に実施しなければ給与や人事評価に関わるため、労務管理業務の基盤となる重要な作業です。社内システムを導入している場合は、社内での使い方をまとめたマニュアルによって、ミスなく適切な労務管理ができます。 書類作成・管理 書類の作成や管理では契約書や手続き書類を扱うこともあるため、ミスが発生すると重大なトラブルにつながります。マニュアルによって書類のフォーマットや内容が統一すれば、効率的に作業を進められるだけでなく手順の抜け漏れも減らせます。 電話応対・メール対応 顧客や取引先とのコミュニケーションは、企業の印象を左右する重要な業務です。マニュアルがあれば、対応の質を一定に保ち、迅速かつ適切な対応が可能になります。 会計・経理業務 会計や経理のように数値を扱う業務では、とくに正確さが求められるうえ、管理システムを正しく使いこなす必要があるため、マニュアルにノウハウをまとめておくことは必須です。 これらの業務においては、マニュアルを作成することで、業務の効率化や品質向上、教育の負担軽減が期待できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【記載例あり】4ステップでわかる事務向け業務マニュアルの作り方 以下では、分かりやすい業務マニュアルの作り方を4ステップで解説します。以下の画像は、分かりやすい事務向け業務マニュアルの記載例です。 以下の手順を踏めば、社内に浸透する事務向けマニュアルをつくれます。 ステップ1｜事前に情報を整理する まずは、マニュアルを作成する前に情報を整理することが大切です。 例として、「業務の手順」や「ツールの操作方法」などが挙げられます。手順を整理せずに作成に取りかかると、情報が抜け漏れたり手順を逆に記載してしまったりとミスが起こりやすくなってしまいます。 したがって、重要な内容に漏れがないように、業務ごとの情報収集を徹底しましょう。 ステップ2｜構成を考える 次に、マニュアルの構成を考えましょう。 とくに、複数の事務マニュアルをつくる場合は、共通する項目を洗い出して構成（テンプレート）を準備しておくことで使い回せるようになります。共通する項目の例としては、業務名や手順、注意点などの項目が挙げられます。 以上のように、事前に枠組みを決めれば「どこから手をつければ良いか分からない事態」を防げます。 ステップ3｜内容を記載する 次に、テンプレートに沿って内容を記載します。 このとき、マニュアルに目次をつけておくとマニュアルの全体像が把握しやすくなり、読み手が必要な情報をキャッチアップしやすくなります。 したがって、一目で内容を判断できるようにするためにも、マニュアルには目次を記載しましょう。 ステップ4｜ノウハウを記載する 最後に、業務に関するノウハウを記載しましょう。 優秀な社員が持つノウハウを、マニュアルとして社内で共有すれば属人化の防止につながります。ただし、紙やWord、Excelでの管理ではマニュアルが散在してしまい、目的のノウハウがすぐに見つかりません。 そのため、業務マニュアルは情報整理がしやすい「ITツール」で管理すべきです。なかでも、「フォルダ機能」や「高精度の検索機能」を備える「ナレカン」であれば、情報を探す手間が一切かからないので、さまざまな事務職で重宝されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ わかりやすい事務マニュアルの作成ポイント ここでは、マニュアルを作るときに大事なポイントを紹介します。以下の点をおさえると、分かりやすくて有用なマニュアルを作成できます。 タイトルをわかりやすくする マニュアルは、中身がすばらしくても読んでもらえなければ意味がありません。そのため、「給与計算の方法」「発注書を依頼されたときの対応」など、何の業務に関するマニュアルなのかがタイトルでわかるようにしましょう。 画像や図表を使う マニュアルがテキストばかりでは読みづらく、とくに業務フローが複雑な場合は伝わりにくいです。そこで、適度にイラストや図表を差し込むことで、文字では分かりにくい説明箇所も理解しやすくなります。 業務内容を整理する 通常業務を「5W1H」に当てはめながら書き出してみましょう。業務を整理しながらマニュアルに反映させることで、不要な手順を洗い出せてより効果的なマニュアルを作成できます。 以上の点を意識すれば、効果的かつ社員に浸透しやすいマニュアルを作成できます。また、作成したあとも定期的に修正や更新をすることで、常に活用され続けるマニュアルになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 事務向け業務マニュアルの無料サンプル・テンプレート3選 以下では、事務マニュアルの無料サンプル・テンプレートを3つご紹介します。WordやExcelで使えるテンプレートを探している方は必見です。 Excel｜事務作業の流れやフローチャートの作成に適したテンプレート こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロードのトップページ」が提供する、業務マニュアルのExcelテンプレートです。 事務作業の流れやフローチャートを作るのに適したテンプレートであり、主に顧客や新人向けのマニュアルを作るときに役立ちます。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードの詳細はこちら Excel｜定型業務のマニュアルの作成に適したテンプレート こちらは、「業務用テンプレート」が提供する作業マニュアルのExcelテンプレートです。作業手順が決まっている”定型業務”のマニュアル作成に適しており、右上には承認のための捺印欄が設けられているのが特徴です。 業務用テンプレートの詳細はこちら Word｜作成見本のPDFが付いたテンプレート こちらは「SILAND・JP」が提供する業務マニュアルのWordテンプレートです。 作成見本のPDFがあるので、初めてマニュアルを作る場合でも簡単に事務マニュアルが作れます。ただし、表記を統一するために守らなければならない点があったり、目次の手動入力が必要だったりする点に注意しましょう。 SILAND・JPの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【事務必見】WordやExcelでマニュアル管理する2つのデメリット 以下では、WordやExcelでマニュアルを管理する2つのデメリットを解説します。マニュアル作成にWordやExcelを使っている、もしくは検討している方は必見です。 （1）情報へすぐにアクセスできない 1つ目のデメリットは、情報へすぐにアクセスできない点です。 WordやExcelでは「どこに、何が管理されているのか」が分かりづらく、内容を確認する度にファイルを開く手間がかかります。また、スマホから確認する場合に表記が崩れる恐れがあるので、PCがなければストレスなく情報を閲覧するのが難しいのです。 したがって、「高度な検索機能によってわずかな操作で中身を確認でき、スマホやタブレットでもPCと同様に使えるツール」を使いましょう。 （2）検索がしづらい 2つ目のデメリットは、検索がしづらい点です。 たとえば、WordやExcelではファイル名での検索にしか対応しておらず、キーワード検索から欲しいマニュアルにたどり着くのに時間がかかります。結果、マニュアルを作成しても誰にも見られないという事態に陥るのです。 一方、「ナレカン」のようなファイル内検索に対応したツールなら、いちいちファイルを開いて中身を確認する必要がありません。また、AI検索によってチャット形式で欲しい情報を検索することもできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ WordやExcelは不要！事務マニュアルを適切に運用できるツール 以下では、事務マニュアルを適切に運用できるツールをご紹介します。 WordやExcelでマニュアルを作成すると、更新のたびにメールやファイルストレージで共有し直す必要があり、面倒です。また、検索性が低いため、共有したファイルがどこにあるのかがわからず、作成したマニュアルが放置される恐れもあります。 そのため、マニュアルを作成するときは、共有が簡単で、情報の検索がスムーズなツールを選びましょう。とくに、マニュアルなどのナレッジを管理する場合は、「ナレッジ管理専用ツール」が役立ちます。 したがって、事務職のマニュアルを作成するなら、あらゆる業務マニュアルを一元管理でき、超高精度の検索機能で思い通りにマニュアルを閲覧可能なナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンで作成したマニュアルは、アプリやブラウザから簡単に共有・閲覧可能です。また、精度の高い「キーワード検索」や「AI検索」で欲しいマニュアルに必ずたどり着けるので、情報を探す時間が大幅に削減されます。 検索しやすい！事務マニュアルを簡単に作成・閲覧できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 【見本】ナレカンでの事務マニュアル作成と管理 以下は、ナレカンで業務マニュアルを作成・管理した見本です。 目次機能 ナレカンには「目次機能」があるので、長くなりがちな事務職向けのマニュアルでもすぐに目的の項目を見つけることができます。 高度な検索機能 「タイトル」や「ファイル名」で絞り込み検索ができるため、欲しい情報がすぐに見つかります。さらに、添付した画像やファイル内の検索も可能なので、事務業務に関しての調べものに時間がかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 上手い人が実践する事務マニュアル作りの3つのコツとは ここでは、事務マニュアルを作成するときのコツを3つご紹介します。マニュアル作成ツールを使いつつ、以下のコツを実践しましょう。 （1）テンプレートを使う 1つ目のコツは、マニュアル作成にテンプレートを使うことです。 マニュアルを毎回一から作成するのは面倒なうえ、作成者によって書き方が異なると読み手の混乱を招きかねません。しかし、テンプレートを活用すればマニュアルの書式を統一できるので、手間をかけずに分かりやすいマニュアルがつくれます。 しかし、自社に合ったマニュアルがテンプレートサイトにないことも少なくありません。そのため、自社に合ったテンプレートを作成・登録でき、いつでも簡単に呼び出せるようなITツールを導入しましょう。 （2）読む対象者を明確にイメージする 2つ目のコツは、読む対象者を明確にイメージすることです。なぜなら、新入社員が業務内容を把握するために読むのか、中堅社員がスキル向上のために読むのかで、書くべき内容や使用する言葉が変わるからです。 たとえば、新入社員が読む想定にもかかわらず専門用語を多用していれば、正しく伝わりません。一方で、中堅社員が読むのに専門用語を使わずに書くと、まどろっこしい文章になってマニュアルが冗長化します。 そのため、誰を対象にするのか適切に設定したうえで対象者に合わせた難易度のマニュアルを作成しましょう。 （3）分量はなるべく少なくする 3つ目のコツは、マニュアルの分量はなるべく少なくすることです。 マニュアルが長編小説のような長さになっていると、読み手のモチベーションを下げたり読み飛ばされたりする原因になります。そこで、業務に最低限必要なことだけを簡潔に記載することが求められるのです。 そのため、一つのマニュアルに情報を詰め込みすぎず、マニュアルとノウハウは分けて記載するなどして読んでもらいやすいマニュアルを作りましょう。とくに、「ナレカン」なら、優れた検索機能が備わっているので、複数のマニュアルを管理する場合も安心です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 事務向け業務マニュアルやテンプレートまとめ ここまで、事務マニュアルの作り方やテンプレートを中心にご紹介しました。 事務マニュアルを作成するときは、読む対象を具体的に設定して必要最低限のことを簡潔に書くよう意識しましょう。また、デザインやレイアウトを工夫すれば、より見やすいマニュアルがつくれます。 しかし、WordやExcelで作ったマニュアルでは、逐一ファイルを開いたりメールで共有したりする手間が生じるため非効率です。したがって、「マニュアルの作成から共有・管理まで簡単にできるツール」を導入しましょう。 結論、自社が利用すべきは、あらゆる情報を簡単にまとめられて、検索機能で簡単に必要なマニュアルを見つけられるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、事務マニュアルを効率的に作成・運用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単解説】マニュアルの意味とは？手順書との違いや作成方法も紹介

近年、ビジネスに利用するITシステムが多様化・複雑化する中で、ITシステムマネジメントツールを導入する企業が増加しています。なかでも注目を集めているのが、豊富なITシステムと連携し、仕事の流れ全体を管理できる「ServiceNow（サービスナウ）」です。 しかし、ServiceNowの導入を検討しているが「具体的な運用イメージが掴めない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ServiceNow（サービスナウ）の活用方法や料金、評価を中心にご紹介します。 ServiceNowの機能や、何ができるかを把握したい 注意点に関する口コミを知り、ServiceNowの導入可否を判断したい 最も簡単にITサービスマネジメントができる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、ServiceNowの機能や口コミを把握し、自社に合ったITサービスマネジメントツールを選定できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ServiceNow（サービスナウ）とは1.1 ServiceNowと競合製品との違い1.2 ServiceNowの機能一覧2 何ができる？ServiceNow（サービスナウ）の活用方法2.1 業務フローをデジタル化によって効率化する2.2 システムの不具合に円滑に対応する3 ServiceNow（サービスナウ）の料金体系4 ServiceNow（サービスナウ）の評価4.1 ServiceNowの良い口コミ・評価4.2 使いにくい？ServiceNowの改善点に関する口コミ・評価5 ServiceNowより簡単にITシステムスマネジメントができる方法5.1 欲しい情報に即アクセスできる「ナレカン」6 ServiceNow（サービスナウ）の活用方法や料金、評価まとめ ServiceNow（サービスナウ）とは 引用：ServiceNowのトップページ ServiceNowとは、部署を超えて、仕事の流れ全体を管理できるITシステムマネジメントツールです。ローコードまたはノーコードで、業務システムの開発にも取り組めます。 ServiceNowと競合製品との違い ServiceNowのほかのITシステムマネジメント（管理）ツールと異なる特徴は、多様なITシステムをまとめて管理できる連携機能です。 一般的なITシステムマネジメントツールでは、業務・ITシステム・部署ごとに異なるツールで情報を管理しており、共有できていないケースが多いです。一方、ServiceNowは豊富な外部システムと連携できるので、社内全体の業務フローをまとめて管理できます。 このように、ServiceNowは競合製品と比較して、社内全体の業務を効率化できる点がメリットです。 ・ServiceNowの公式サイトはこちら ・App Storeからのダウンロードはこちら ・Google Playからのダウンロードはこちら ServiceNowの機能一覧 ServiceNowでは、以下の機能が備わっています。 用途 機能 内容 製品の申請 サービスカタログ 社員がサービスの購入を申請できます。 プロセスの 自動化・統合 フローデザイナー デジタル業務フロー作成し、業務プロセスを自動化できます。 インテグレーションハブ 外部サービスを1つの業務フローに統合できます。 リアルタイム レポート ステータス管理 遅延している業務の件数を数値化できます。 レポート/ダッシュボード 全体の業務傾向を簡単に把握できます。 業務情報の 可視化 ワンポータル 顧客情報を1つの画面に集約して表示します。 サービスマッピング ITサービスの機器構成を把握できます。 以上の機能で、社内の業務状況や業務情報を簡単に管理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 何ができる？ServiceNow（サービスナウ）の活用方法 ここでは、ServiceNowの活用方法をご紹介します。以下の内容を把握して、具体的な運用イメージを掴みましょう。 業務フローをデジタル化によって効率化する 1つ目は、業務フローをデジタル化によって効率化する活用方法です。 ServiceNowによって、アナログで管理していた業務フローをデジタル化すると、業務の自動化につなげられます。また、場所を問わず、どこからでも業務に取り組めるようになるのです。 さらに、デジタル業務フローの作成に伴い、作業を標準化すれば、特定のメンバーに依存する「業務の属人化」を防止できます。 システムの不具合に円滑に対応する 2つ目の活用方法として、システムの不具合に円滑に対応できる点が挙げられます。 ServiceNowでは、ITシステムの構成情報と、過去のトラブルへの対応履歴を紐づけて管理できます。そのため、システム障害などのトラブルが発生した際、過去の情報を活用して、スムーズな対応が可能です。 このように、ITシステムのトラブルに関する情報をまとめておくと、社員が自分で調べて解決できるので、問い合わせ対応の工数削減にもつながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ServiceNow（サービスナウ）の料金体系 ServiceNowの利用料金は、導入企業のニーズや要件によって異なります。 また、拡張可能なパッケージも用意されています。そのため、ServiceNowに問い合わせて、カスタムの見積りを依頼しましょう。 参考：ServiceNow＞ServiceNow 製品の価格設定 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ServiceNow（サービスナウ）の評価 ここでは、ServiceNowの評価をご紹介します。実際にツールを利用しているユーザーの意見を把握して、導入可否の判断に役立てましょう。 ※ご紹介する口コミは、 ITreviewより引用しています。 ServiceNowの良い口コミ・評価 以下では、ServiceNowの良い口コミ・評価をご紹介します。ユーザーからは、「システムが一元化された」「ナレッジを社内で共有できるようになった」といった声が寄せられています。 非公開ユーザー（投稿日：2024年9月23日） これまでの社内での各種登録申請業務のシステムがバラバラであったのに対して、本サービス導入により一元化され、操作性も一元化されることで業務効率化およびメンバ間でのコミュニケーション活性化にも貢献しています。 非公開ユーザー（投稿日：2023年7月13日） ・全社共通のポータルサイトとして、社内システムの内製化が可能になった。 ・顧客向けの障害対応窓口として利用し、ナレッジを社内で共有できるようになった。 ・ローコード開発が可能なため、比較的簡単にアプリケーション開発ができるようになった。 非公開ユーザー（投稿日：2022年10月09日） 複数部署に跨る問い合わせや共有事項は今までは電話やメールによる個人単位の対応でしたが、この製品を導入後は、ワークフロー対応が可能になり、ナレッジとして問い合わせ事項が残るため、非常に効率的になりました。 使いにくい？ServiceNowの改善点に関する口コミ・評価 以下では、ServiceNowの改善点に関する口コミ・評価をご紹介します。ユーザーからは、「検索しても探しているものにたどり着かない」「機能が多すぎて理解しづらい」といった声があがっています。 非公開ユーザー（投稿日：2024年9月23日） 登録件数の多い社内全体の見積もり決裁の検索において、検索条件を指定しても「３０秒お待ちください」などという表示が出てカウントダウンのダイヤログが表示されます。この点を改善いただきたいです。 非公開ユーザー（投稿日：2023年12月21日） 自分のチケット一覧を検索する際、いちいちカテゴリーを選択しステータスも選択しないと出てこないため、何度もクリックしないと探しているものにたどり着かない。せめて何かしらは最初に出るようにしてほしい。 また、作成したチケットもなぜか2種類出てきたりするので、紛らわしく不満しかない。 非公開ユーザー（投稿日：2023年7月13日） 機能が豊富だが多すぎて理解が追いつかない ・バージョンアップサイクルが短くて、バージョンアップ作業と機能拡張の日々。 ・WebUIやローコードの開発機能がバージョンが上がるたびによくはなっているが、古い機能が残っているためか難解。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ServiceNowより簡単にITシステムスマネジメントができる方法 以下では、ServiceNowより簡単にITシステムマネジメントができる方法をご紹介します。 ServiceNowでは、ITシステムに関するナレッジを管理できます。しかし、ユーザーからは「検索しても目的の情報にたどり着かない」という声が寄せられており、検索機能が不十分である点に注意が必要です。 そこで、「検索しやすいツール」を導入して、ITシステムに関するナレッジをストレスなく管理しましょう。検索機能が優れていると、情報を探すのに時間がかからず、トラブルにも迅速に対応できるようになります。 結論、ITシステムマネジメントには、あらゆる情報をナレッジとしてまとめておけるうえ、誰でも直感的に検索できる「ナレカン」が最適です。 ナレカンにテキストや画像、ファイルを保存すれば、“ITシステムの手順書”や“インシデントの事例”などをまとめて共有できます。また、超高精度の「AI検索」によって、情報を見つけるまでの時間が大幅に短縮されます。 欲しい情報に即アクセスできる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ServiceNow（サービスナウ）の活用方法や料金、評価まとめ これまで、ServiceNowの活用方法や料金、評価を中心にご紹介しました。 ServiceNowは、ITシステムをまとめて管理しつつ、ナレッジ管理もできるITシステムマネジメントツールです。しかし、検索性や操作性に改善を求めるユーザーの声も散見されるため、注意が必要です。 そこで、ITシステムに関するナレッジを円滑に管理するには、「検索機能が使いやすいツール」を選びましょう。検索スキルを問わず、ベテランから新人まで必要な情報をすぐに探し出して、業務に役立てられます。 したがって、自社が導入すべきは、“平均0.2秒”の高速スピード検索ができる、ナレッジ管理の専用ツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、ITシステムマネジメントを円滑に進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選

業務の内容や流れを共有するために、多くの企業でマニュアルが活用されています。マニュアルを作ってノウハウを蓄積すれば、効率よく人材を育成できるだけでなく、業務品質を均一化して、ノウハウの属人化を防げるのです。 しかし、「マニュアルを作成したものの、社内にうまく浸透しない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、見やすいマニュアルの作成ポイントや5つの運用ルールを中心にご紹介します。 分かりやすく見やすいマニュアルを作りたい マニュアルの運用ルールの作り方が知りたい マニュアルを通じて業務が円滑に回るような仕組みを整えたい という方はこの記事を参考にすると、マニュアルを上手く運用する方法が分かり、実際の業務に役立てられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 マニュアルとは1.1 マニュアルの必要性1.2 ルールとの違い1.3 ガイドラインとの違い2 【見本あり】上手い人も実践！見やすいマニュアルの作成ポイント2.1 （1）業務の全体像を示す2.2 （2）図や画像を添付する2.3 （3）業務ノウハウを記載する3 マニュアルを業務に浸透させる5つの運用ルール3.1 （1）マニュアルの管理者を決める3.2 （2）定期的なヒアリングを実施する3.3 （3）業務の改善点をマニュアルに反映させる3.4 （4）更新後のマニュアルをすぐに共有する3.5 （5）更新前のマニュアルも保存しておく4 【責任者必見】マニュアルの作成・共有におすすめのツール4.1 最も簡単にマニュアルを作成・管理できるツール「ナレカン」5 マニュアルを作成するときに役立つテンプレート5.1 コピペして使える業務マニュアルのテンプレート5.2 Excelで使える作業手順マニュアルのテンプレート6 ＜番外編＞例文あり！自社に合う運用ルールの作り方7 見やすいマニュアルの運用ルールまとめ マニュアルとは ここでは、マニュアルの必要性やほかの用語との違いを解説します。以下を参考にマニュアルの意義を把握して、目的に合った分かりやすい内容にしましょう。 マニュアルの必要性 マニュアルは、「業務の標準化」のために必要です。 マニュアルを作成して、最適な仕事の流れやコツを可視化することで、従業員の業務の質を一定水準まで引き上げられます。また、作成過程で従業員のノウハウ（専門的な知識、経験に基づく情報）を引き出せるため、最適な仕事のやり方を社内で共有できるのです。 このように、マニュアルは業務の質の均一化や属人化の防止だけでなく、作業の効率化にも効果的です。 ルールとの違い ルールとは、「破ってはならない規則」を指し、主にしてはいけないことが記載されるのに対し、マニュアルには「やらなければならないこと」が記載されます。 つまり、ルールの目的は秩序を保つためですが、マニュアルの目的は業務クオリティを一定に保つためです。したがって、マニュアルのなかに運用ルールを記載すれば、秩序を保ったうえでスムーズに作業を進められます。 ガイドラインとの違い ガイドラインは、「目指すべきゴールや指針」を指します。 一方、マニュアルには「ガイドラインの指針に従ううえで取るべき行動」が具体的に示されています。ガイドラインを読んだあとの行動は個人によって異なりますが、マニュアルを読めば誰もが同じ行動を取れるのです。 すなわち、マニュアルとガイドラインは具体性が異なります。したがって、マニュアルをつくるときは、「誰が読んでも分かるほど具体的に示されているか」を確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【見本あり】上手い人も実践！見やすいマニュアルの作成ポイント ここでは、マニュアルの書き方のポイントを解説します。以下のポイントを参考にすると、下記画像のような見やすいマニュアルを作れるので必見です。 （1）業務の全体像を示す 大前提として、業務の全体像が分かるマニュアルを作成しましょう。 業務の全体像を示すことで、はじめて業務に取り組む人でも明確なイメージを持って作業を進められるようになります。たとえば、大まかな作業の流れを太字にして、作業ごとの細かなプロセスを字下げすると、全体像が掴みやすいです。 このように、読み手に配慮したマニュアルを作れば「マニュアルを作成したものの、業務に活用されない」事態を防げます。 （2）図や画像を添付する 図や画像を添付すると、視覚的に分かりやすいマニュアルになります。 図や画像を使えば、読み手がマニュアルの内容を直感的に把握できるうえ、より作業をイメージしやすくなります。とくに、操作画面などは文章だけではなく、実際の画像が挿入されていた方が読み手にとってわかりやすいです。 したがって、マニュアルには適度に図や画像を挿入して、具体的に作業内容を記載しましょう。 （3）業務ノウハウを記載する 従業員が業務から得た知識・経験などの「ノウハウ」をマニュアルに記載することも重要です。 業務ノウハウをマニュアルに集約すれば、従業員の経験の有無に関わらず、業務の質を一定に保てます。また、実際の業務に携わった担当者の声を反映できるので、より実践的で分かりやすい内容になるのです。 したがって、マニュアルを作成するうえでは、必ず現場の声をもとにノウハウを記載しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを業務に浸透させる5つの運用ルール ここでは、業務マニュアルを浸透させる5つの運用ルールを紹介します。「会社でマニュアルをつくったが、活用できていない」という状況をなくすために以下の運用ルールを守りましょう。 （1）マニュアルの管理者を決める スムーズにマニュアルを運用するために、管理者を決めましょう。 管理者の役割は、定期的にマニュアルの内容を確認し、必要に応じて情報の修正を呼びかけることです。管理者を決めておくことで、マニュアルが放置され、情報が陳腐化する事態を防げます。 マニュアルを社内に浸透させるためには、業務に活用できる有効な情報を記載する必要があるので、必ず管理者を決めて定期的に情報を更新しましょう。 （2）定期的なヒアリングを実施する マニュアルを利用する従業員には、定期的なヒアリングを実施しましょう。 マニュアルに必要な情報が載っていなかったり、表現が分かりづらかったりすると、誰も読まなくなる可能性があります。そのため、現場の従業員の意見をもとに、マニュアルを定期的に改善する必要があるのです。 また、ヒアリング内容は早急に反映させ、常に使いやすいマニュアルとすることを心掛けましょう。 （3）業務の改善点をマニュアルに反映させる 業務の変更点や改善点が発生したら、迅速にマニュアルへ反映させましょう。 マニュアルと実務に乖離があると、実際の業務に活用できずに放置されてしまいます。そのため、業務内容に変更が生じたら、すぐにマニュアルへ反映させる必要があるのです。 しかし、マニュアルを紙で作ると修正・共有に手間がかかるほか、Excelの場合も、修正するたびに最新のバージョンを管理する手間がかかります。したがって、修正した内容が即共有できる「ナレカン」のようなITツールを活用しましょう。 （4）更新後のマニュアルをすぐに共有する 業務の改善点を反映させた最新のマニュアルは、すぐにメンバーへ共有しましょう。 メンバーへの共有が遅れると、古いマニュアルを参照したことで作業ミスが発生したり、従業員間で認識にズレが生じたりする恐れがあります。 そのため、最新のマニュアルをもとに業務を進められるように、更新後はすぐに共有することを徹底しましょう。 （5）更新前のマニュアルも保存しておく マニュアルを更新したあとも、更新前のマニュアルは保存しておきましょう。 過去のマニュアルを完全に削除すると「急遽、古い機材を用いることになったが使い方が分からない」といった問題が発生する可能性があります。したがって、更新前のマニュアルは、いつでも確認できるように管理しましょう。 ただし、過去マニュアルと最新版のマニュアルを別々で管理する場合、ファイル名などを工夫する必要があります。なぜなら、両者の区別がつかなければ、過去マニュアルを最新版と誤って認識してしまい、作業ミスにつながるからです。 そこで、編集履歴が自動で記録される「ナレカン」のようなツールを使えば、管理に手間をかけることなく、すぐに過去の情報を確認できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【責任者必見】マニュアルの作成・共有におすすめのツール 以下では、マニュアルの作成・共有におすすめのツールをご紹介します。 マニュアルをつくってノウハウを共有すれば、業務の質の均一化や属人化防止につながります。しかし、マニュアルは定期的に更新しなければ実際の業務に合わなくなるほか、共有が遅れるとメンバー間の認識にズレが生じて作業ミスを起こしやすくなるのです。 したがって、マニュアルの作成にはExcelやWordではなく「スムーズな情報の更新・共有ができるITツール」を使いましょう。ただし、マニュアルを作っても目的の情報が見つからなければ、業務のときに確認に時間がかかってしまいます。 したがって、マニュアル管理に使うツールは「検索機能の充実」も重視すべきです。結論、導入すべきなのは、非IT企業の65歳以上の方でも簡単にマニュアルを作成・更新・共有できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」にはテキストや表・画像などを簡単に載せられるのでマニュアルが作りやすいうえ、多階層の「フォルダ」で見やすく整理できます。また、キーワードやファイル名で情報を絞り込める超高精度な「検索機能」を備えているので、目的のマニュアルにすぐにアクセスできるのです。 最も簡単にマニュアルを作成・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ マニュアルを作成するときに役立つテンプレート コピペして使える業務マニュアルのテンプレート 以下は、コピペして使える業務マニュアルのテンプレートです。冒頭に、何に関するマニュアルか記載されているので、一目で情報を把握しやすい構成になっています。 ＜概要＞ ・本マニュアルでは、お客様からお問い合わせがあった場合の対応を説明している ＜方法＞ ・お問い合わせメールがあると、自動的にノートが作成されるので、タイトルだけを変更する 　・cf）yy/mm/dd 〇〇様から△△についての問い合わせがあった ・以下の手順に沿って、お客様の情報を聞いていく ＜お客様情報＞ ・ご所属（社名・団体名等）： ・氏名： ・電話番号： ・メールアドレス： ＜問い合わせ内容＞ ・（顧客からの問い合わせ内容を記載） ＜対応結果＞ ・（どのように対応したかを記載） ※誰かが対応するべきタスクがある場合、このノートに「タスク設定」すること ※誰かに伝えるべき内容がある場合、ノート右下の「メッセージ」から連絡すること 上記のテンプレートを「ナレカン」などのノートツールに貼り付けるだけで、すぐに運用を開始できます。 Excelで使える作業手順マニュアルのテンプレート こちらは、Excelで使える作業手順マニュアルのテンプレートです。以下を参考に、自社で必要なマニュアルを作成しましょう。 冒頭に大まかな作業内容を太字で示し、詳細な作業手順を階層ごとに字下げして記述するレイアウトなので、作業の全体像が把握しやすいです。また、「作成日」に加えて「更新日」の記入欄があるので、情報が最新のものかどうかを確認できます。 ただし、Excelでマニュアルを作成すると、スマートフォンで画面が見づらい点がデメリットがあります。したがって、現場に立って各々がマニュアルを確認する場合は、マルチデバイスに対応しているITツールの利用がおすすめです。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロード「マニュアル作成のテンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜番外編＞例文あり！自社に合う運用ルールの作り方 社内ポータルやチャットツールなど、自社で使うITツールの運用ルールを作るときには、以下の流れで進めましょう。 スモールチームを作り、実際にツールを利用してみる 利用するうえで使いにくい点や情報共有で困った点をまとめる 使いにくい点や困った点をカバーする運用方法を決める 運用ルールをマニュアル化し、社内に共有する ポイントは、全社に展開する前に少人数で試し運用をすることです。フォルダの作り方やメッセージの送り方で工夫が必要だと分かったら、マニュアル化の時に運用ルールを設けましょう。 たとえば、Slackの運用ルールを作る場合、以下の例文を参考にしましょう。 【Slackの運用ルール例文】 ▼プロフィール 名前は「ローマ字フルネーム@○○部」と設定する。 プロフィール画像は自身の顔が写った写真に設定する。 ▼チャンネル チャンネルを作成するときには、メンバー内に必ず代表・部門長を含める。 チャンネルの説明を記載し、何に活用するチャンネルなのか明らかにする。 社外メンバーをチャンネル招待するときには、事前に部門長の承諾を得る。 ▼メッセージ 連絡には即レスを心がける。 メッセージの見落としがないように、通知・リマインド機能を活用する。 リアクション機能を活用し、不用意にメッセージのやりとりが長くならないようにする。 スレッドで返信する際、全員に伝えるべき内容は「以下にも投稿する」チェックを付けてメッセージを送る。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見やすいマニュアルの運用ルールまとめ ここまで、マニュアルの作成ポイントや浸透させる5つの運用ルールをご紹介しました。 見やすいマニュアルをつくるには、「業務の全体像」「判断基準」「ノウハウ」を記載する必要があります。また、陳腐化を防ぐため、定期的に情報を更新してスピーディーに共有する必要があるのです。 しかし、ExcelやWordの場合、マニュアルの閲覧や更新の度にファイルを一覧から開いたり、最新版のバージョンを管理したりする手間がかかります。したがって、「誰でも簡単に情報を管理できるツール」を導入して、マニュアルを効果的に運用しましょう。 結論、自社のマニュアル作成には、ITに慣れていない従業員でも簡単に情報を管理・共有できる「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、手間なくマニュアルを運用できる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単解説】マニュアルの意味とは？手順書との違いや作成方法も紹介