【テンプレート】業務引き継ぎ書とは？作り方のコツや書き方例を紹介！
業務引き継ぎ書があれば、社員が退職したり異動したりするときでもスムーズに後任者へ引き継ぐことができます。また、引き継ぎ内容が文章として残るので、繰り返し見返せるため、ミスの防止にもつながるのです。
しかし、なかには「業務引き継ぎ書の書き方が分からない」「引き継ぐ業務が多すぎて、対応が間に合わない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
- 業務引継書に書くべき内容・作り方を知りたい
- 業務引継書の無料のテンプレートを使用したい
- 業務引継書の作成や共有に便利なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、引き継ぎ書の作成だけでなく、作成後の共有・管理を効率化できる方法も見つかります。
目次
引き継ぎ書とは
引き継ぎ書とは、業務の担当者が変更するときに、後任者へ引き継ぐ業務の内容や進捗を記載した文書です。以下では、業務引き継ぎ書が必要になるシーンや、マニュアルとの違いを解説します。
なぜ引継書は必要なのか
引継書は、後任者がスムーズに業務を行うためだけではなく、新人教育やリスク管理を目的としても役立てられるのです。
引継書に業務内容や顧客情報、対応方法などが具体的に明記されていれば、新人教育・研修にかかる時間が短縮されます。また過去のトラブルを参考にすることで、将来的に起こり得るトラブルを未然に防げたり、解決策を講じやすかったりします。
このように引継書には業務の引継ぎ以外にも様々な利用用途があるのです。そして新人教育・リスク管理をスムーズかつ的確に行えれば、企業全体の成長にも繋げられます。
【目的別】業務引き継ぎ書が必要になるシーン
業務引き継ぎ書の主な目的は業務担当者の変更後もスムーズに業務を行えるようにすることです。以下は、業務引き継ぎ書が必要になるシーンです。。
- 営業
- 事務
- 人事異動
- 退職
営業は顧客とやり取りをする場面が多くあるため、引き継ぎ書には顧客情報の記載が必須です。また、顧客との関係性まで明記すれば、トラブルを未然に防げます。
事務職では業務内容以外にも、使用するシステムについて記載することで、後任者はスムーズに業務を行えます。
人事異動の際には、異動日が決まっており、引継までの期間が限られています。そのためどのように引継ぎの優先優先順位を明確にする必要があります。
退職する際には退職日を明記し、後任者が疑問点・不明点を直接聞けるようにしましょう。
このように、引き継ぎ書は業務の担当者が変わるタイミングで必要となります。書く業務に合わせて誰でも分かりやすい引き継ぎ書の作成を心がけましょう。
「引き継ぎ書」と「マニュアル」の違い
業務引き継ぎ書とマニュアルでは、記載内容に違いがあります。
業務引き継ぎ書は、引き継ぐ業務の内容や留意点、未処理の項目などを詳細に記した文書です。一方、マニュアルは業務全体のプロセスや手順を詳細に伝える文書であり、未処理の項目などは記載しません。
このように、業務引き継ぎ書は「後任者へ向けた文書」であるのに対して、マニュアルは「組織全体へ向けた文書」と言えます。業務を引き継ぐときは、両者を併用すると、伝達事項の抜け漏れを防げるのです。
＜例文あり＞業務引継書の作り方
ここでは、業務引き継ぎ書の作り方を4ステップで解説します。以下の手順を押さえれば、抜け漏れの無い引き継ぎ書をスムーズに作れるので必見です。
ステップ1｜スケジュールを立てる
はじめに、引き継ぎまでどの程度日数・時間が取れるかを確認し、引き継ぎスケジュールを立てます。
事前にスケジュールを立てると、予定通りに進んでいるかを定期的に確かめられます。退職や異動前は引き継ぎまでの期間が決まっており、慌ただしくなるため、余裕を持ったスケジュールを立てることが重要です。
具体的には、引き継ぎの1週間前までに、引き継ぎ書の作成を終わらせて、スムーズな引き継ぎを心がけましょう。
ステップ2｜業務を洗い出して整理する
次に、業務内容を洗い出して整理します。
引き継ぐ業務内容を洗い出して、それぞれの目的や要点に沿って整理しましょう。また、業務を洗い出すなかで、「無駄な作業」や「課題点」を明確にしておくと、今後の業務の改善につなげられます。
業務を整理しないまま引き継ぎ書を作成すると、伝達事項の抜け漏れにつながるので、あらかじめまとめておきましょう。
ステップ3｜項目に沿って記載する
業務を整理したら、項目に沿って引き継ぎ書を作成します。
業務引き継ぎ書を書くときは、上記例文のように太字や箇条書きを使って、わかりやすくまとめましょう。また、字下げを活用すると、業務全体を構造的に理解しやすくなります。
このように、引き継ぎ書を書くときは、読み手を意識して作成することで、わかりやすい文章となるのです。
ステップ4｜フィードバックを受ける
最後に、上司や同僚からフィードバックを受けましょう。
一人で引き継ぎ書を作成すると、業務や記載内容の抜け漏れが生じる可能性があります。したがって、上司や同僚など、ほかの社員からのフィードバックをもらい、よりわかりやすい内容にすることが重要です。
しかし、ExcelやWordで引き継ぎ書を作成すると、ファイル開封・添付に手間がかかります。一方、コメント機能や承認機能を搭載した「ナレカン」のようなツールであれば、確認がスムーズになるうえ、瞬時にフィードバックを受け取れるのです。
業務引き継ぎ書の書き方例
業務引き継ぎ書の書き方例を、項目別にご紹介します。
- 前任者・後任者
- 業務の概要
- 業務内容
- 月次レポートの作成（売上分析、顧客データ集計）
- 取引先とのスケジュール調整および会議設定
- 社内プロジェクト「新製品A」の進捗管理および資料作成
- 進捗状況
- 月次レポート: 最新データを反映済み（次回更新期限: 2月10日）
- 取引先スケジュール調整：3月末までの予定は確定済み
- プロジェクト「新製品A」：試作段階終了、詳細設計フェーズ開始
- 業務で得た知識
- 売上分析：「ピボットテーブル」を使用することで効率的に集計できる
- スケジュール調整：Googleカレンダーの「共有機能」を活用すると、相手方との調整がスムーズになる
- 資料作成：「Canva」で作成したグラフは見やすく好評だった
- 注意すべき点とイレギュラーへの対処法
- 注意すべき点
- 月次レポートの締切が短いため、前月末までにデータ確認を済ませておくこと
- 顧客対応時、スケジュール変更の要望が多いので、必ず記録を残すこと
- イレギュラーへの対処法
- 急なデータ修正依頼が来た場合、担当者（佐藤課長）に優先度を確認する
- 会議のキャンセルが発生した場合、迅速に他の日程を調整し、関係者にメールで周知する
- 未処理の業務内容
- プロジェクト「新製品A」の詳細設計フェーズにおける担当タスク（締切: 1月末）
- 2月の取引先訪問スケジュールの確定作業が未完了
- 関連資料の保管場所一覧
- 月次レポートテンプレート：社内サーバー > Reports > Monthly > Template.xlsx
- プロジェクト資料：社内サーバー > Projects > 新製品A
- 顧客データ：社内サーバー > Clients > 2025年版顧客リスト.xlsx
- 営業先など社内外関係者の連絡先
- 取引先A社：佐藤 一郎（佐藤商事 営業部） / 090-1234-5678 / [email protected]
- 取引先B社：山本 花子（山本産業 マーケティング部） / 080-9876-5432 / [email protected]
- 社内プロジェクトリーダー：中村 太一（研究開発部） / 内線:1234 / [email protected]
前任者：田中 太郎
後任者：山田 花子
このように、箇条書きなどを活用して、後任のメンバーが業務をイメージしやすいように、簡潔にまとめましょう。
【Excel・Word】業務引継書の無料テンプレート4選
ここでは、Excel・Wordで使える業務引継書の無料テンプレートを紹介します。テンプレートを使うと、一から項目を記載する手間を省けて便利です。
Excel｜シンプルな業務引継書のテンプレート
こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する「シンプルな業務引き継ぎ書のテンプレート」です。
「前任者・後任者」「引継内容」「備考」などの必要最低限の項目が記載されており、さまざまな場面で汎用的に利用できます。また、チェック欄が用意されているので、引き継ぎ内容の確認漏れを防げます。
Excel｜業務フローを細かくまとめられるテンプレート
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する「業務フローを細かくまとめられるテンプレート」です。
引き継ぐ業務内容を、手順に沿って細かくまとめられます。また、業務の大まかな概要が見出しで示されているので、一目で内容を把握できます。
Word｜図や画像を自由に添付できる業務引継書のテンプレート
こちらは、Microsoftが提供する「図や画像を自由に添付できる業務引き継ぎ書のテンプレート」です。
カラフルなレイアウトな上に、画像添付も可能で、視覚的にわかりやすい引き継ぎ書を作れます。また、会員登録が不要なので、すぐに使いはじめられるのです。
Word｜引き継ぎ事項を一覧でまとめられるテンプレート
こちらは、業務用テンプレートが提供する「引き継ぎ事項を一覧でまとめられるテンプレート」です。
引き継ぎ事項と、関連資料を一覧で簡潔にまとめられます。ただし、「注意点」や「ノウハウ」などの記入欄はないので、別途詳細にまとめた資料が必要です。
業務引き継ぎ書を紙・Word・Excelで作成するデメリット
業務引き継ぎ書を紙やWord、Excelでつくると、「管理・共有に手間がかかる点」と「手元ですぐに確認できない点」に注意しなければなりません。
紙の引き継ぎ書では、印刷のコストがかかるうえに、資料を持ち運ぶ手間がかかります。また、WordやExcelは、「スマホやタブレットからは使いづらい」「メールで共有するのが面倒」「開くのに5秒かかる」などのデメリットがあり、社員にとってストレスです。
このように、紙やWord、Excelで引き継ぎ書を作成すると、作成後の管理・共有が面倒です。そこで、「引き継ぎ書の作成・管理・共有を一元的にできるツール」を活用して、引き継ぎ書に関するあらゆる手間を省きましょう。
【必見】最も簡単に業務引き継ぎ書を作成・共有できるツール
以下では、引き継ぎ書を最も簡単に作成・管理できるツールを紹介します。
引継書は業務を効率的に行う上で必須のため、誰でも簡単に作成・管理できなければなりません。Excelやwordで作成すると、ファイルを開くのに時間がかかったり、ITスキルが低いと作成するのに時間がかかったりします。
そのため、「直感的な操作で引継書を作成し簡単に一元管理できるツール」を使用しましょう。また、必要な際に引継書をすぐに見つけられるよう、充実した検索機能も必須です。
結論、引継書の作成・管理に最適なのは操作性がシンプルで簡単に引継書を作成・管理でき、充実した検索機能があるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、操作がシンプルなので、簡単に引継書を作成・添付したり、関連する資料を保存したりすることができます。また、「添付ファイル・画像内検索」もあるので、引継書と一緒に保管している業務資料ファイルから欲しい情報を絞り込めます。
テンプレートで効率よく引き継ぎ書を作れる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
「ナレカン」を使った営業事務職の引き継ぎ書作成例
以下は「ナレカン」を使って作成した営業事務職の引き継ぎ書の例です。
このように、ノート形式の「記事」にテキストを入力していくだけの、シンプルな操作性が特徴です。また、太文字にして強調したり、下線で区切ったりもできるので、見やすい引き継ぎ書が簡単につくれます。
業務引き継ぎ書を作成する4つのメリット
ここでは、業務引き継ぎ書をつくる4つのメリットを解説します。以下のメリットを押さえて、自社でも引き継ぎ書を最大限に活用しましょう。
（1）属人化を防止できる
1つ目のメリットは、属人化を防止できることです。
業務引き継ぎ書があれば、業務の内容や進捗が見える化して、周囲に共有されます。そのため、業務の属人化や、担当者が変更した場合のトラブルを未然に防げるのです。
とくに、他部署と連携して進めていくような業務において、引き継ぎが不十分では、ほかの部署にまで迷惑をかけてしまう恐れがあります。そのため、後任者が今後関わっていくメンバーと良好な関係を築いていくためにも、漏れのない引き継ぎ書を作成しましょう。
（2）引き継ぎがスムーズになる
2つ目のメリットは、引き継ぎがスムーズになることです。
業務引き継ぎ書があれば、引き継ぐ業務の概要が一目で分かるうえ、確認したいときに何度も見返せます。そのため、前任者に都度質問する手間がなくなり、円滑に作業を進められるようになるのです。
ただし、WordやExcelの業務引き継ぎ書は、スマホでは読みづらいため、手元ですぐに確認できず不便です。したがって、業務引き継ぎ書を作成するときは、スマホからもサクサク使えるITツールを使いましょう。
（3）ナレッジとして蓄積される
3つ目のメリットは、ナレッジとして蓄積されることです。
実際の業務を通して得た知識や、留意すべき点を引き継ぎ書に記載すれば、ナレッジとして今後の業務に活用できます。そのため、経験の浅い社員でも、業務の質を落とさずに作業に取り組めるのです。
ただし、ナレッジとして活用するには、報告書を見たいときに、すぐに取り出せるよう管理する必要があります。
そこで、超高精度な検索機能を持ち、社内のあらゆる情報を集約している「ナレカン」のようなツールが不可欠なのです。
（4）製品・サービスの質が保たれる
4つ目のメリットは、製品・サービスの質が保たれることです。
業務引継書を作成すれば、担当者が変わっても業務内容や質の大幅な変更はありません。したがって、自社の製品やサービスの質にも影響せず、これまでと同等のものを消費者に提供できるのです。
また、引継書により業務の内容が可視化され、従来の業務内容・方法の問題点も明確になり、改善しやすくなります。
見やすい業務引き継ぎ書を作成する3つのポイント
業務引き継ぎ書は作成して終わりではなく、継続的に運用されなければなりません。したがって、「活用される引き継ぎ書」をつくるために、以下のポイントを押さえましょう。
（1）情報を過不足なく書く
1つ目のポイントは、情報を過不足なく書くことです。
引き継ぎ書に抜け漏れがあると、後任者がスムーズに作業を進められなかったり、ミスを起こしたりする事態につながります。したがって、項目の過不足がないかを時系列で確認して、抜け漏れを防ぎましょう。
しかし、情報に抜け漏れがなくても読む人に伝わらないと意味がありません。専門用語や定性的な表現は避け、誰が読んでも確実に理解できる引き継ぎ書にしましょう。やむをえず専門用語を記載する場合は、用語の意味も合わせて記載すると分かりやすくなります。
（2）図やグラフを活用する
2つ目のポイントは、図やグラフを活用することです。
文字ばかりの引き継ぎ書は読みづらいので、飛ばし飛ばしで読まれてしまうケースも少なくありません。また、業務によっては文章では説明しづらい部分もあるため、書いたとしても相手に理解されない恐れがあります。
そこで、図やグラフがあれば、メリハリをもって読み進められるだけでなく、作業の流れを視覚的にイメージしやすくなります。また、以下のように、画像内のテキストまで検索可能な「画像内検索」機能がある「ナレカン」のようなツールを使うと、いち早く知りたい情報にアクセスできます。
（3）ほかの業務とのつながりを明確にする
3つ目のポイントは、ほかの業務とのつながりを明確にしておくことです。
業務のなかには、「作業Aが終わらなければ取りかかれない作業B」といった、依存関係にあるものもあります。したがって、作業の順序や優先順位を明確にするためにも、作業同士のつながりを示しましょう。
たとえば、図やワークフローを活用して業務内容を記載すると、業務の流れを理解しやすくなります。
わかりやすい業務引き継ぎ書の書き方やテンプレートまとめ
これまで、わかりやすい業務引き継ぎ書の書き方やテンプレートを中心にご紹介しました。
業務引き継ぎ書には、「属人化の防止」や「スムーズな引き継ぎ」といったメリットがあります。ExcelやWordでも作成・管理可能ですが、ファイルの開封や添付に時間がかかるほか、ITスキルが低いと使いこなせず運用しにくいというデメリットがあります。
そこで、紙やWord、Excelから脱却して「ITスキルに関係なく引き継ぎ書を作成・管理・共有できるツール」を導入しましょう。また、作成した引き継ぎ書をすぐに見つけられるような検索機能も必須です。
結論、自社に最適なツールは、シンプルな操作性で引き継ぎ書の作成・管理・共有が簡単で、超高精度な「添付ファイル・画像内検索があるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、業務引き継ぎ書の作成から管理がスムーズにできる仕組みを整えましょう。
