ナレッジマネジメント
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パワーポイントは、プレゼンに適したデザイン性や操作性の良さから、多くの企業で資料作成に利用されています。とくに、「アニメーション機能」はオブジェクトに動きをつけられるため、視覚的にわかりやすいプレゼン資料を作成することが可能です。 しかし、「パワーポイントのアニメーション機能をうまく使いこなせない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、パワーポイントでの資料作成のコツを中心にご紹介します。 パワーポイントのアニメーションの基本的な使い方が知りたい アニメーションを活用して効果的に資料を作成するコツが知りたい 作成した資料をいつでも見返せるように一元管理したい という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントのアニメーション機能を使えるようになるだけでなく、資料の作成・管理を効率化する方法までわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 PowerPoint（パワーポイント）のアニメーション機能とは2 4ステップ！アニメーションの使い方2.1 ステップ1｜スライドを作成する2.2 ステップ2｜動きをつけたいオブジェクトを選択する2.3 ステップ3｜アニメーション効果を選択する2.4 ステップ4｜アニメーションを確認する3 アニメーションを効果的に使うコツ3選3.1 （1）開始のタイミングや継続時間を設定する3.2 （2）アニメーションの順番を設定する3.3 （3）文字の一部にアニメーションを設定する4 【必見】パワーポイントでの資料作成にかかる時間を短縮する方法4.1 社内のパワポ資料の管理に最適なツール『ナレカン』5 【番外編】パワーポイントでアニメーションを作成する方法6 パワーポイントのアニメーション活用術まとめ PowerPoint（パワーポイント）のアニメーション機能とは PowerPoint（パワーポイント）のアニメーションとは、スライド内のテキストや図表、画像などの「オブジェクト」に動きをつける機能のことです。 アニメーションを適用することで、オブジェクトを表示・非表示にしたり、移動させたりすることができます。このように、オブジェクトに動きをつけることで、プレゼンの際に強調したいメッセージを効果的にアピールすることが可能です。 また、設定できるアニメーションの効果は「開始/強調/終了/軌跡」の4つに分類されています。それぞれの効果を組み合わせることで、メッセージに適したさまざまな動きをつけられるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4ステップ！アニメーションの使い方 以下では、アニメーションの使い方を4ステップでご紹介します。アニメーションの基本的な使い方を押さえたいという方は必見です。 ステップ1｜スライドを作成する まずは、パワーポイントを開き、通常通り資料を作成します。この際、どのオブジェクトにどのような動きをつけるか考えながら作成すると、作成後にアニメーションを選びやすくなります。 ステップ2｜動きをつけたいオブジェクトを選択する 次に、動きをつけたいオブジェクトを選択します。 ステップ3｜アニメーション効果を選択する 動きをつけたいオブジェクトを選択した状態のまま、上部のタブから【アニメーション】を選択し、適用させたい効果をクリックします。 アニメーション効果の一覧を見たい場合は、【▼】をクリックして確認しましょう。 ステップ4｜アニメーションを確認する アニメーション効果を選択すると、画像のように該当のオブジェクトに番号が表示されます。この番号は、アニメーションの再生順を示したものです。 そして、【アニメーション】タブの左端にある【プレビュー】をクリックすると、番号順にアニメーションが再生されます。 以上のステップで、スライド内のオブジェクトにアニメーション効果が適用されます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ アニメーションを効果的に使うコツ3選 以下では、アニメーションを効果的に使うコツを3選ご紹介します。アニメーションの基本的な使い方を押さえたいという方は必見です。 （1）開始のタイミングや継続時間を設定する 1つ目のコツは、開始のタイミングや継続時間を設定することです。 アニメーション機能では、開始のタイミングや継続時間の設定が可能です。これらを設定することで、需要なポイントを段階的に表示して強調したり、聞き手の注目を効果的に誘導することができます。 まずは、【アニメーション】タブを選択し、設定したいオブジェクトの横にある番号をクリックします。 すると、アニメーションタブの右側にある【タイミング】から「開始/継続時間/遅延」の設定が可能になります。設定が完了したら、【プレビュー】をクリックして動きを確認しましょう。 （2）アニメーションの順番を設定する 2つ目のコツは、アニメーションの順番を設定することです。 アニメーションは、基本的に設定した順番に再生されます。しかし、資料を作成した後で再生順を変更したい場合でも、簡単に調整することが可能です。 まずは、【アニメーション】タブ内の【アニメーションウィンドウ】を選択し、順番を変更したいオブジェクトをクリックします。 すると、スライドに設定されているアニメーションが【アニメーションウィンドウ】に一覧で表示されるので、【▲/▼】またはドラッグ&ドロップで順番を変更します。 以上の操作でアニメーションの順番を変更することができます。 （3）文字の一部にアニメーションを設定する 3つ目のコツは、文字の一部にアニメーションを設定することです。 特に重要なキーワードにアニメーションを設定することで、読み手の目を引くことができます。具体的な方法として、「テキストボックス内の文字を1文字ずつ動かす方法」と「文章の一部の文字のみを動かす方法」の2種類があります。 ＜テキストボックス内の文字を1文字ずつ動かす方法＞ 【アニメーション】タブ内の【効果のオプション】の右下にある矢印をクリックします。 すると、ダイアログが出てくるので、【テキストの動作】から【文字単位で表示】をクリックし、【OK】ボタンを押します。 以上の操作でテキストボックス内の文字を1文字ずつ動かすことができます。 ＜文章の一部の文字のみを動かす方法＞ アニメーションで文字の一部のみを動かす機能はないため、動かしたい文字と動かさない文字を別々にテキストボックスで作成します。 そして、動かしたい文字を選択し、アニメーションを選択します。 以上の操作で文章の一部の文字のみを動かすことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】パワーポイントでの資料作成にかかる時間を短縮する方法 以下では、パワーポイントでの資料作成にかかる時間を短縮する方法をご紹介します。 パワーポイントは、アニメーション機能を活用して視覚的にわかりやすい資料を簡単に作成できます。一方で、資料に使う画像やロゴ、データなどを別々の場所で管理していると、プレゼン資料を作るときに素材を探して集める手間がかかります。 そこで、「社内情報を一元管理できるツール」を導入すれば、資料を作成するときに使う素材やデータを検索する手間が省け、業務時間を短縮できます。また、完成した資料も共有できるツールであれば、過去のプレゼン事例をナレッジとして社内に蓄積可能です。 ただし、すぐに目的の情報を見つけられるように、検索精度の高いツールを選びましょう。結論、パワポ資料の管理には、資料やデータなどをあらゆる社内情報を管理・検索できるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、作成した資料を簡単に記録できるうえ、「ファイル内検索」や「画像検索」をはじめ、高精度の検索が可能です。ファイル名とファイルの中身の両方に検索対応しているため、スムーズに必要な情報を見つけられます。 社内のパワポ資料の管理に最適なツール『ナレカン』 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】パワーポイントでアニメーションを作成する方法 以下では、パワーポイントでアニメーションを作成する方法をご紹介します。スライドで「人が歩く」ようなアニメーションを作成したい方は必見です。 まずは、各スライドに1枚ずつ、位置をずらしながら静止画を配置していきます。 スライドが完成したら、【ファイル】から【エクスポート】を選択し、【ビデオの生成】をクリックします。 次に、【各スライドの所要時間】を適切な時間に設定したら【ビデオの作成】をクリックし、ファイルに保存します。 以上の操作でビデオが作成され、人が歩いているようなアニメーションが完成します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワーポイントのアニメーション活用術まとめ これまで、パワーポイントのアニメーション機能の使い方やコツ、資料の作成・管理に役立つツールを中心にご紹介しました。 パワーポイントのアニメーション機能を使えば、読み手の目を引き内容も理解しやすい資料を作成できます。しかし、作成に必要な画像やロゴなどのデータが散在していると、資料を作成するたびに素材を探すのに手間がかかり非効率です。 そこで、「社内情報を一元管理できるツール」を導入し、資料作成に必要な素材と作成した資料をまとめて管理しましょう。また、膨大なデータから必要な情報を素早くみつけるためには、「検索性に優れているか」が重要なポイントです。 結論、パワポ資料の管理には、社内のあらゆる情報を一元管理でき、高精度の検索機能で必要な情報がすぐに見つかる『ナレカン』が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、パワーポイント資料を効果的に作成・管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

ビジネスに欠かせないファイル共有は、以前は主にメールやUSBが使われていました。しかし近年、IT化やデジタル化の進展に伴い、クラウドサービスを活用してファイル共有を効率化している企業が増えています。 しかし、ファイル共有するにあたって、クラウドサービスは複数あるため「何が最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、ファイル共有におすすめのクラウドストレージやサイト8選を中心に紹介します。 ファイル共有ツールはどのようなものがあるか知りたい 自社メンバーが使いこなせるファイル共有ツールを探している 社内外で安全にファイル共有できる方法を知りたい と感じている担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に合ったファイル共有の手段を見つけることができ、ファイル共有を効率化を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ＜どれがいい？＞ファイル共有のやり方7選1.1 （1）USBメモリ1.2 （2）Windows11のファイル共有設定1.3 （3）ファイルサーバーを構築1.4 （4）NAS製品の導入1.5 （5）メールの添付ファイル1.6 （6）ファイル転送サイト1.7 （7）クラウドストレージ2 クラウドのファイル共有とは？3 ファイル共有できるクラウドストレージの選定ポイント5選3.1 （1）必要な機能に過不足はないか3.2 （2）セキュリティは強固か3.3 （3）検索性に優れているか3.4 （4）誰でも簡単に使いこなせるか3.5 （5）メンバーと共同作業しやすいか4 【無料あり】おすすめのクラウドストレージ・サイト8選4.1 【ナレカン】共有したナレッジに即アクセスできるツール4.2 【Stock】100人以下の中小企業のファイル共有に貢献するツール4.3 【Google Drive】Googleが提供するファイル管理ツール4.4 【Dropbox】大容量のファイルを共有できるサイト4.5 【Box】10万社以上の導入実績があるツール4.6 【OneDrive】Microsoftのクラウドストレージ4.7 【GigaCC】ファイルやノートの共有が安全にできるツール4.8 【firestorage】会員登録不要のクラウドストレージ5 ＜比較表＞おすすめクラウドストレージ・サイト一覧6 クラウドストレージを使用するメリット6.1 （1）複数人で作業ができる6.2 （2）ファイル権限が設定できる6.3 （3）スマホから共有できる6.4 （4）データの一元化が可能になる7 ファイル共有におすすめのクラウドストレージまとめ ＜どれがいい？＞ファイル共有のやり方7選 ファイル共有をする手段は、大きく分けて7種類に分類できます。以下ではそれぞれの注意点も解説するので、クラウドサービスへの移行を判断しきれない方は必見です。 （1）USBメモリ 従来からある方法として、USBメモリがあります。 端末にUSBメモリを挿入し、ファイルをコピーして他の端末に差し替えれば、ファイルを開いたりダウンロードしたりできます。ただし、同時に閲覧や編集ができないほか、USBメモリ自体を紛失したり盗難に遭ったりする危険性があるので、取り扱いに注意が必要です。 また、USBメモリを共有したい相手の端末に挿入する必要があるため、テレワークなどにより遠隔地にいる社員とのファイル共有はできない点にも気をつけなければなりません。 （2）Windows11のファイル共有設定 Windows11内のフォルダを共有設定にすれば、ネットワークを経由してファイルやフォルダを共有することができます。 Windows11では「共有の詳細設定」と「フォルダの共有」を設定するだけで、社内で簡単にファイルを共有できます。しかし、共有フォルダのあるパソコンが壊れた場合ファイル共有ができなくなるため、必ずバックアップは取っておきましょう。 また、Windows10でもファイル共有はできますが、サポート期限が2025年10月14日までとなっています。そのため、他のファイル共有方法を検討しましょう。 （3）ファイルサーバーを構築 1からファイルサーバーを構築すれば、データの共有や閲覧、編集が可能です。 ファイルサーバーでは、サーバーのオーナーによってアクセス制限をかけられるため、詳細なセキュリティ対策が可能です。また、ストレージ容量も拡張でき、広範囲でカスタマイズができる点もメリットです。 しかし、導入コストがかかる点と運用には高度な技術を持つエンジニアが必要な点から、導入のハードルは高いと言えます。 （4）NAS製品の導入 「NAS」というネットワークに接続できるハードディスクを使用する方法もあります。 NAS製品はファイルサーバーの設計や構築の手間がかからないという特徴があります。さらに、複数のデバイスから同時にアクセス可能なため、社内のどこにいても簡単にファイル共有ができるのです。 NAS製品は細かなカスタマイズはできませんが、ファイルサーバーを構築する手間を省きたい方にはおすすめです。 （5）メールの添付ファイル ほかにも、メールに共有したいファイルを添付して送信する方法があります。 面倒な設定やコストは不要なものの、メールサービスによっては添付ファイルの容量制限がある場合がある点に注意が必要です。また、メールの宛先を間違えるリスクがあるだけでなく、最終的には個人の管理に委ねられるので、情報漏えいの危険性が高いと言えます。 このように、容量によっては複数に分けて送信する手間がかかったり、リスクが伴ったりするので、ファイル共有に適した手段とは言えません。 （6）ファイル転送サイト ファイル転送サイトもファイル共有に利用できます。 ファイル転送サイトでは、メールでは送れないような大容量ファイルを送受信できます。具体的には、送信者がインターネット上にファイルをアップロードし、そのページのURLを受信者に共有すれば、両者がファイルにアクセス可能になります。 一方で、ファイル転送サイトはファイルの保存が目的ではないので、多くの場合ファイルの保存期間が定められています。そのため、必要に応じて再度ファイルを転送しなければならず、データ共有の手段には向いていません。 （7）クラウドストレージ 最もおすすめの手段は、クラウドストレージを利用する方法です。 クラウドストレージとは、インターネット上にデータを保存するサービスを指し「オンラインストレージ」とも呼ばれます。クラウドストレージへアップロードしたファイルに、任意のメンバーがアクセスすることで共有できる仕組みです。 クラウドストレージでは、ファイルに閲覧制限をかけたり、ダウンロードにパスワードを設定する機能がほとんどのサービスに備わっています。そのため、安全性が高く、機密情報を扱う企業には不可欠なサービスと言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドのファイル共有とは？ クラウドサービスを使った場合、インターネットを経由して、ファイルを共有する方法になります。ファイルをクラウド上に保存することで、時間や場所を問わずにファイルの閲覧・編集ができるようになります。 ファイル共有にクラウドが利用されるようになった背景には、近年のテレワークの増加が大きく関係しています。働く場所が多様化した現在、いつでもどこでも情報を閲覧できる環境が欠かせないのです。 また、クラウド上でのファイル共有が重宝される理由には、クラウドストレージを利用することで、PCの容量を圧迫する心配ない点が挙げられます。一方、インターネット上での管理になるので、第三者による不正アクセスを防ぐためにも、セキュリティ対策が万全であるか注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有できるクラウドストレージの選定ポイント5選 はじめに、クラウドストレージを選ぶときに考慮すべきポイントを5つ紹介します。自社に最適なストレージサービスを選ぶために、各ポイントを確認しましょう。 （1）必要な機能に過不足はないか 1つ目のポイントは、必要な機能に過不足がないかです。 多機能でも使いこなせなければ無駄に費用がかかってしまうため、初期費用だけでなく、ランニングコストや追加機能の費用を総合的に考慮しましょう。とくに、無料ストレージの場合、容量が限界に達しやすいので、長期的な運用を見据えておくことが重要です。 必要な容量に対して十分か、1回あたりのアップロード制限がないかを確認し、無駄なく最適なプランを選ぶことが、費用を最小限に抑える鍵です。 （2）セキュリティは強固か 2つ目のポイントは、セキュリティの強度です。 とくにビジネスで利用する場合、情報漏えいのリスクを避けるために以下の機能が必要です。 アクセス権限を設定する機能 利用可能なIPアドレスを制限する機能 通信/情報を暗号化する機能 さらに、国際的な情報セキュリティ規格『ISO27001』の取得状況を指標にすると、セキュリティ性の高いクラウドストレージを絞り込むことができます。 （3）検索性に優れているか 3つ目のポイントは、クラウドストレージ内で目的のファイルを迅速に検索できるかです。 クラウド上に大量のファイルが保存されるため、必要な情報をすぐに見つけられる検索機能は欠かせません。ファイル名だけでなく、ファイルの中身まで検索可能な機能があると知りたい内容がすぐに見つけられます。 たとえば、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」では「ファイル内検索」もできるため、ファイルを開かずとも、目当ての情報を簡単に見つけることが可能になります。 （4）誰でも簡単に使いこなせるか 4つ目のポイントは、クラウドストレージの使いやすさです。 機能が多く操作が複雑なツールでは、ITツールに不慣れな社員が使いこなせず、社内に浸透しない可能性があります。たとえば、操作が簡単でスマホやタブレットにも対応していれば、各メンバーが使い慣れたデバイスで使えるので、導入のハードルが下がります。 とくに、大企業は社員によってITスキルにばらつきが生じるため、誰でも簡単に操作できるクラウドストレージを選びましょう。 （5）メンバーと共同作業しやすいか 5つ目のポイントは、複数ユーザーが同時に共同作業できるかどうかです。 とくにチームでファイルを共有する場合、同時編集やリアルタイムでの更新ができるかは非常に重要です。これにより、メンバー間の連携が円滑になり、効率的に業務を進めることができます。 また、作業の進行状況がリアルタイムで反映されるため、データの上書きや作業漏れが減り、手作業でバックアップを取る必要が少なくなる点もメリットです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】おすすめのクラウドストレージ・サイト8選 以下では、おすすめのクラウドストレージやサイト8選を紹介します。 ファイルを共有する際はクラウドストレージの利用が効果的です。クラウドストレージを利用すればインターネット環境下で場所やデバイスを問わずアクセスでき、複数人でリアルタイムにファイルを閲覧・編集することが可能です。 しかしファイル共有ツールを導入しても、検索機能の精度が不十分だと必要なファイルをすぐに取り出せなかったり、誤った情報を利用してしまったりと業務の効率が大幅に低下してしまいます。そのためメンバーが簡単に情報を共有・検索できる仕組みを整えることが重要です。 結論、自社が導入すべきクラウドサービスは、社内のファイルを単なる保存データではなく「使えるナレッジ」として管理できる「ナレカン」一択です。 ナレカンでファイルを「記事」に添付すればファイルプレビュー機能によってファイルをいちいち開かなくても内容を確認できます。またファイル内検索にも対応しており、必要な情報が記載されているファイルをすぐに見つけ出せます。 【ナレカン】共有したナレッジに即アクセスできるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンの機能紹介 超高精度の検索機能 ナレカンでは、ヒット率100％の「キーワード検索」のほか、生成AIを活用した「自然言語検索」を備えています。自然言語検索では、上司に質問する感覚で検索できるため、検索スキルに自信がない方でも安心して利用できます。 権限設定機能 ナレカンでは、「オーナー・管理者・一般メンバー・準メンバー」の４種類の権限に区分され、権限によって使用できる機能も変わります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】100人以下の中小企業のファイル共有に貢献するツール ファイル共有ツールは、簡単に操作できなければ導入しても使われなくなってしまう可能性が高いです。そのため、ITを使い慣れていない中小企業には、誰でも直観的に使用できる「Stock」の利用が適しています。 Stockでは「ノート」にファイルを添付したり、情報をべた書きしたりすれば、任意のメンバーにすぐに共有できるのが特徴です。また、ノートには「メッセージ」や「タスク」を紐づけられるので、あらゆるやりとりがひとつのツールで完結します。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】Googleが提供するファイル管理ツール ＜Google Driveの特徴＞ Googleのサービスと連携できる Googleが提供するツールなので、「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」と連携してファイルを共有したり共同編集したりできます。 さまざまなファイル形式に対応できる Microsoft Officeなどの外部サービスと連携可能なので、ファイル形式を変換せずに直接編集できます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ 共有ドライブ機能 共有ドライブを使うと、チームでファイルやフォルダを管理でき、都度共有する手間がなくなります。また、ユーザーごとに権限を変更すれば、編集者を制限することも可能です。 候補リスト機能 直近で利用したファイルや重要なファイルが自動的に候補リストに表示されるので、スムーズにファイルを開けます。 ＜Google Driveの注意点＞ 共有ドライブの利用には有料化が必須 無料版ではストレージが15GBに制限されているうえ、共有ドライブを利用できません。容量の大きいファイルを管理したり、共有ドライブを利用したりする場合は有料化が必須です。 ファイル数が多いと検索精度が落ちる 利用しているユーザーからは「ファイル数が多くなってくると、検索結果の精度が落ちる印象があります。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Google Driveの料金体系＞ Gemini AIの実装に伴い、2025年1月より値上げがされています。 Google Workspaceの料金 Business Starter：950円/ユーザー/月（月間払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月間払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月間払い） Enterprise：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】大容量のファイルを共有できるサイト ＜Dropboxの特徴＞ 大容量ファイルを簡単に共有できる リンクを取得して共有相手に送信するだけで、大容量のファイルも圧縮することなくやりとりができます。 複数のデバイスに対応している Dropboxは、ウェブブラウザやWindowsやMacのデスクトップアプリだけでなく、iOSやAndroidのモバイル用アプリにも対応しています。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ 共同編集機能 Dropbox Paperを使えば、複数人でファイルを共同編集でき、プロジェクト管理や進捗管理に役立ちます。 ファイル整理機能 特定のキーワードや期間、非アクティブなどに分類してファイルを見やすく整理できるので、複数のファイルを扱う場合に便利です。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料プランでは2GBまでしか使えない 無料プランで利用できる容量は2GBなので、ビジネスで利用するには有料プランの契約が必要になる場合があります。 スマートフォンでは動きが鈍くなる 利用しているユーザーからは「スマートフォンで利用する際にファイルが重いとどうしても動きが鈍くなることがあると感じます。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：0円（2GBまで） Plus：1,500円/月（月間払い） Essentials：2,400円/月（月間払い） Business：1,800円/月/ユーザー（月間払い） Business Plus：2,880円/月/ユーザー（月間払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Box】10万社以上の導入実績があるツール ＜Boxの特徴＞ 強固なセキュリティ 最高クラスのセキュリティ体制で、重要な情報を安心して扱うことができ、業界大手を始めとする10万社以上に導入されています。 1,500以上のアプリと連携できる 1,500以上のアプリと連携可能なので、既存のツールと組み合わせた高度な運用ができます。 ＜Boxの機能・使用感＞ 共同編集機能 作成したファイルはリンクを通して簡単に共有できるほか、Box Notesを使ってファイルを共同作業できます。そのため、ファイルを都度共有する手間を省けるのです。 プラットフォーム機能 Boxを任意のアプリに埋め込むと、アプリのコンテンツを共有したり、共同編集したりするプラットフォームとなりチームでの作業を効率化します。 ＜Boxの注意点＞ 管理・検索が不便 「検索でフォルダ等の絞り込み、検索文字の組み合わせや期間等々種類を増やしてほしい。フォルダ下層のアクセス権限を親フォルダ継承のみでなく、任意で変更可能としてほしい」との意見が上がっています。（参照：ITreview） 検索の精度が弱い 利用しているユーザーからは「検索が何とも不自由。フォルダの指定や広範囲にわたって自由に検索できるのは良いのですが、似通ったものや関連性の在りそうなものを勝手に検索結果に入れて くるので、欲しい物だけに絞り込めない。」という声があります。（引用：ITreview） ＜Boxの料金体系＞ 以下は、公式サイトより小数第一位を四捨五入した料金になります。 個人またはチーム Individual：無料 Business Starter：約637円/ユーザー/月（月間払い） Personal Pro：約1,390円/月（月間払い） Business プラン Business：約2,085円/ユーザー/月（月間払い） Business Plus：約3,474円/ユーザー/月（月間払い） Enterprise：約4,864円/ユーザー/月（月間払い） Enterprise Plus：6,600円/ユーザー/月（年間払い） Boxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive】Microsoftのクラウドストレージ ＜OneDriveの特徴＞ Microsoft 365全体でファイルにアクセスできる TeamsやSharePointからOneDriveにファイルを追加すると、アプリやデバイスを問わずファイルを共有したり共同編集したりできます。 アクセスに有効期限を設定できる ファイルへのアクセスに有効期限を設定でき、情報漏えいのリスクを減らせます。 ＜OneDriveの機能・使用感＞ 共同編集機能 共同編集機能を備えており、オンラインホワイトボードとして利用できるので、オフィスにいないメンバーともリアルタイムで情報共有できます。 スキャン機能 スマホやタブレットのOneDriveにはスキャン機能が搭載されており、カメラでスキャンした書類を共有したりPDF化したりするのに役立ちます。 ＜OneDriveの注意点＞ Officeと統合できるプランは限られている Outlook、Word、Excel、PowerPointと統合できるのは「Standardプラン」のみとなるため注意が必要です。 データを整理しづらい 利用しているユーザーからは「とりあえず保存しておこうと思いデータを保存しているので、自分のワンドラの中がぐちゃぐちゃです。もっと見やすくならないかなぁと感じています。」という声があります。（引用：ITreview） ＜OneDriveの料金体系（一般法人向け）＞ OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月 Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月 OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【GigaCC】ファイルやノートの共有が安全にできるツール ＜GigaCCの特徴＞ 安全性が高い ウイルスチャック機能やファイルの暗号化、2段階認証を利用することで安全に情報を共有できます。 Microsoft Officeと連携できる 「Microsoft Office for the web」と連携することができ、Officeファイルの新規作成や同時編集に対応しています。 ＜GigaCCの機能・使用感＞ ひな形を設定できる メール本文や送信設定のひな形を設定でき、定型ファイルを送信するときの所要時間を削減してくれます。 iOSアプリがある iOSアプリが提供されているためiPhoneユーザーであれば外出先でも簡単に情報を確認できます。 ＜GigaCC ASPの注意点＞ 送受信の履歴が残らない 「送信受信の履歴が残らないので、過去分の送受信を確認するには不便に感じることがある。」との声があります。（参考：ITreview） Android端末はブラウザのみ iOS端末では専用アプリとモバイルブラウザ共に対応していますがAndroid端末にはブラウザのみ対応しているため、端末によって情報をすぐに確認するのが難しくなります。 ＜GigaCCの料金体系＞ STANDARDプラン 10ID：12,000円〜/月 1,000ID：230,000円〜/月 要件に応じた見積もり可能 ADVANCEDプラン 10ID：12,000円〜/月 1,000ID：280,000円〜/月 上記の価格に＋25,000円 PREMIUMプラン 10ID：12,000円〜/月 1,000ID：280,000円〜/月 上記の価格に＋42,000円 ※別途初期費用として50,000円が必要です。 GigaCCの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【firestorage】会員登録不要のクラウドストレージ ＜firestorageの特徴＞ 会員登録が不要 firestorageは会員登録なしで無料で使い始められるオンラインストレージです。ファイルをアップロードして、発行されたリンクをメンバーに送信するだけで簡単に共有できます。 画像ファイルに特化している 画像ファイルに特化したストレージサービスで、高画質な写真を管理するのに適しています。 ＜firestorageの機能・使用感＞ ファイルグループ機能 1つのリンクで複数のファイルを一括ダウンロードできる「ファイルグループ機能」を使えば、複数のリンクを何度も送る手間を省けます。 ストレージ保存機能 ストレージに保存すると、ファイルの長期保存が可能になります。パソコンやスマホの容量が不足している場合に便利です。 ＜firestorageの注意点＞ ファイルの保存期間がある 最大7日間のファイル保存期間が設定されており、ストレージに保存しなければ自動で削除されます。また、削除されたファイルは復活できないので、重要なファイルを扱う場合は注意が必要です。 アップロードできるデータに制限がある 無料プランでは、1ファイルあたりの最大アップロードサイズが2GBまでに制限されているので、容量が大きいファイルを扱うには有料会員登録が必須です。 ＜firestorageの料金体系＞ 会員プラン 参考：firestorage会員プランの料金ページ 未登録会員：0円 無料会員：0円 ライト会員：1,320円/月 正会員：2,420円/月 法人プラン 参考：firestorage法人プランの料金ページ プラン1：初期費用110,000円＋月額費用175,780円 プラン2：初期費用110,000円＋月額費用142,780円 プラン3：初期費用55,000円＋月額費用98,780円 プラン5：初期費用55,000円＋月額費用54,780円 firestorageの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめクラウドストレージ・サイト一覧 以下は、クラウドストレージ・サイト8選の比較表です。この後ご紹介する各ツールの詳細な解説と併せて、しっかりと確認しておきましょう。（左右にスクロールができます。） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Google Drive Dropbox Box OneDrive GigaCC firestorage 特徴 記事ごとにファイルを貼り付けて階層管理できるツール 非IT企業に勤める65歳以上の社員でも簡単に使えるツール Googleが提供するファイル管理ツール 大容量のファイルを共有できるサイト 10万社以上の導入実績があるツール Microsoftのクラウドストレージ ファイルやノートの共有が安全にできるツール 会員登録不要のクラウドストレージ シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 多機能 国際セキュリティ規格（ISO27001） 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 サポート ・専任担当者による初期導入サポート・既存データの移行支援 ・1営業日以内にメール返信 ・サポートデスク対応(全ユーザー対象) ・1営業日以内にメール返信 ・24時間365日対応のオンラインサポートとコミュニティフォーラム ・24 時間年中無休のサポートヘルプセンター ・サポートページ ・24時間年中無休の電話/オンラインサポート ・サポート窓口による電話、メール、チャットでの対応 ・ガイドライン ・メールサポート マルチデバイス対応 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】※ただし、Android端末はブラウザのみ 【〇】※ただし、PCのブラウザでの利用が前提 多階層管理 【〇】※多階層にできる 【〇】※2階層までできる 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 ファイル数が多いと検索精度が落ちる スマートフォンでは動きが鈍くなる 動作が重い Officeと統合できるプランは限られている 送受信の履歴が残らない アップロードできるデータに制限がある 利用料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランでも月500円〜/人 ・無料プランあり ・有料プラン：950円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プラン：1,500円/月（月間払い）～ ・無料プランあり ・有料プラン：約637円/ユーザー/月（月間払い）～ ・無料プランなし ・有料プラン：749円/ユーザー/月～ ・無料プランなし ・有料プラン：12,000円/月～ ・無料プランあり ・有料プラン：1,037円/月～ 容量 ビジネスプラン：10GB/人 エンタープライズプラン：20GB/人 プレミアムプラン：30GB/人 フリープラン：1GB ビジネス5：50GB ビジネス10：100GB ビジネス20：200GB ビジネス30：300GB 無料版：15GB ベーシック：100GB プレミアム：2TB 無料：2GB Plus：2TB Professional：3TB Standard：チーム全体で5TB Advanced：チーム全体で15TB〜 無料版：10GB 有料版：無制限 無料版：5GB OneDrive for Business (Plan 1)：1TB Microsoft 365 Business Basic：1TB/人 Microsoft365 Business Standard：1TB/人 利用容量に応じて料金が加算 法人向け価格 プラン１：18TB プラン2：9TB プラン3：3TB プラン5：1TB 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「box」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら 「GigaCC」の詳細はこちら 「firestorage」の詳細はこちら 上記を参考に、自社が必要とする機能に過不足のないツールを選定しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドストレージを使用するメリット クラウドストレージを活用すると、手元の資料を共有するだけでなく、さまざまなメリットが得られます。以下では、クラウドストレージでできることを4つ紹介します。 （1）複数人で作業ができる クラウドストレージの最も便利な機能は、複数人でのファイル閲覧・編集です。 ファイルを共有すると、メンバーが同時にファイルを表示できるため、テレワークで離れて仕事をするメンバーともスムーズに作業が進みます。また、複数人で共同編集できれば、各メンバーがすぐに最新の情報を把握できます。 このように、転送に手間がかかる『メール』や直接受け渡しが必要な『USB』に比べ、クラウドストレージではストレスなく作業できます。 （2）ファイル権限が設定できる 多くのクラウドストレージでは、ファイルに『権限の設定』が可能です。 ファイルに「閲覧可能」「編集可能」といった、細かい権限を設定することにより、任意のメンバーに対してのみ情報共有が可能なのです。 さらに、ファイルごとに権限を設定すれば、万が一外部に情報が流出しても、外部の人間はファイルにアクセスできないため安心です。 （3）スマホから共有できる クラウドストレージのなかにはスマホやタブレットに対応しているものもあります。 PCだけでなくスマホにも対応していれば、外出先や移動中でもファイルを共有できる利点があります。そのため、外回りの多い営業担当と、時間や場所を問わずすばやく情報を共有できます。 このように、マルチデバイス対応のクラウドストレージは、情報共有の選択肢を広げます。 （4）データの一元化が可能になる クラウドストレージを使うことで、社内に散在するデータを一元管理できます。 あらゆるデータが社内に散在すると、欲しいデータを得るために他の社員に電話したり、他の部署を訪れたりと多くの時間を費やします。そこで、クラウドストレージを利用すると、他の社員の都合に左右されず、短時間で欲しい情報に辿り着けます。 なかでも、「ナレカン」のように、画像・ファイルを含む、あらゆる社内情報を集約できるクラウドツールであれば、メールやチャットを一切介入することなく、スムーズに情報を共有できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ファイル共有におすすめのクラウドストレージまとめ ここまで、ファイル共有におすすめのクラウドストレージ8選を中心に紹介しました。 ファイルを適切に管理できる環境があれば「ファイルを探すのに時間がかかる」「大切なデータを紛失した」といったトラブルを防げます。そのため、ファイル共有には、時間や場所を問わず必要な情報にアクセスできるクラウドストレージを使用すべきです。 一方で、単純にクラウドストレージにファイルを格納するだけであれば、大容量なものを選べば問題ありません。しかし、ファイルを格納した後も、共有したり何度も更新したりすることを踏まえておきましょう。 そこで、スムーズな「ファイル共有・管理」の実現には、社内に散在するナレッジを一元化し、超高精度検索が可能なツール『ナレカン』一択なのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内のファイル共有を効率化しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料/登録不要あり】データ・ファイル共有におすすめのサービス8選 【すぐわかる】共有とは？言葉の定義やおすすめのファイル共有ツールも解説！ 【Windows10/11】社内向け共有フォルダの作り方と注意点を解説 【簡単】Zoomのファイル・画面共有の方法とは？おすすめ機能も解説 ファイル共有ソフトとは？無料で使う3つのリスクも解説 ファイルサーバーをクラウド化するメリットは？法人向けのシステムも紹介！ 【無料あり】大容量ファイルのアップロード・受け渡しサービス7選を紹介 【徹底比較】おすすめの法人向けファイル転送サービスランキングTOP7！ 【iPhone/Android】スマホとPCでファイル共有できるアプリ5選！ 【必見】ファイル共有サーバーとは？共有フォルダ・NASとの違いも解説！ Outlookやgmailでファイル共有するには？注意点や解決策を解説！ 共有フォルダを整理するには？ファイルサーバーの運用ルールを解説！ 【Windows10】ファイル共有ができない原因と対処法を解説 ファイル共有で発生する課題と解決方法とは？サーバーの種類も解説 社内のファイル・文書管理のコツ6選！最適なツール・アプリも紹介 ファイルやリンクの管理・共有で抱えるリスクとは？おすすめツールも紹介 ストレージの意味とは？種類や空き容量を増やす方法も解説 【すぐわかる】ファイルストレージとは？おすすめツールも紹介 クラウドストレージとは？仕組みや選定ポイントも紹介

報告書や契約書など、社内文書の多くはPDFで提供されますが、どこに何の情報が記載されているかわかりづらく、内容を確認するのに手間がかかります。そこで登場したのが、AIがPDF形式の文書を自動要約する“PDF要約AIツール”です。 しかし、「PDF要約AIツールの導入を検討しているが、どれが自社に適しているのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、おすすめのPDF要約AIツール5選を中心にご紹介します。 PDF資料が多すぎるので要点だけをつかみたい PDF要約ツールを使って内容をまとめる時間を短縮したい 自社に最適なPDF要約ツールを導入して業務効率を上げたい という方はこの記事を参考にすると、おすすめのPDF要約AIツールや選定ポイントがわかり、社内の業務効率化を実現できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 PDF要約AIツールとは2 PDF要約AIツールのメリット3 【無料あり】おすすめのPDF要約AIツール5選3.1 【ナレカン】AIを活用してPDFの中身をナレッジ化できるツール3.2 【ChatPDF】ChatGPTを応用したチャット形式のツール3.3 【Copilot】Microsoft社が提供する生成AIサービス3.4 【Acrobat】無料から使えて文章作成もできるAIツール3.5 【Smallpdf】多機能なブラウザベースのPDF編集ツール4 ＜比較表＞おすすめのPDF要約AIツール一覧5 PDF要約AIツールの選定ポイント5.1 （1）日本語対応しているか5.2 （2）精度やセキュリティは十分か5.3 （3）要約の中身をナレッジとして活用できるか6 おすすめのPDF要約AIツールまとめ PDF要約AIツールとは PDF要約AIツールとは、PDF形式の文書や論文をアップロードすることで、AIが内容の要約を自動で生成するツールのことです。 ツ―ルの使用によって、情報の理解や整理にかかる時間を大幅に短縮できます。また、多くの場合、チャット形式で情報を探せるので、資料に関する質問を繰り返すことで、理解をより深められる点が特徴です。 ただし、社内のPDFファイルには機密情報も多く含まれているため、情報の取り扱いに注意しつつセキュリティの高いツールを選定することが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PDF要約AIツールのメリット 以下では、PDF要約AIツールのメリットをご紹介します。ツールの導入によって得られる効果を知りたい方は必見です。 業務効率化につながる ツールの使用によって、膨大な文書から重要な要点を素早く抽出でき、資料の確認や情報整理にかかる時間を大幅に短縮できます。これによって業務スピードが上がり、結果として他の作業に時間を割けるのです。 情報を網羅的に入手できる ツールの使用によって、情報を網羅的に入手できる点もメリットです。Webや過去のデータをもとに、要点をまとめた形で確認できるため、短時間で広範な情報にアクセスできます。 情報にアクセスしやすくなる 資料の情報量が多い場合は、ツールで要約すると検索にかかりやすくなり、確認したい内容だけを素早く探し出せるようになります。 以上のように、PDF要約AIツールを活用することで、日常業務における効率化や社内全体のパフォーマンス向上につながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】おすすめのPDF要約AIツール5選 以下では、おすすめのPDF要約AIツール5選をご紹介します。 PDF要約AIツールを活用すれば、業務効率化や円滑なコミュニケーションにつながります。しかし、AIの精度やセキュリティの低いツールを選ぶと、誤った情報が伝わり業務ミスを招いたり、社内の機密情報が漏れたりしてしまう恐れがあるのです。 したがって、「高精度で高セキュアなAI要約ツール」を導入しましょう。また、「要約したデータの保存から管理までできるツール」であれば、マニュアルや社内資料のPDFが放置されることなく情報資産（ナレッジ）として活用できます。 結論、自社が導入すべきなのは、AIが全自動でファイルを要約してくれて、中身をナレッジとして蓄積できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、ファイル添付するだけで「ファイルの要約」と「重要ポイント」をAIが自動抽出してくれます。また、要約内容は高精度の検索機能でいつでも見返せすことができ、厳格なセキュリティで保護されているためビジネスでの利用も安心です。 【ナレカン】AIを活用してPDFの中身をナレッジ化できるツール 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ChatPDF】ChatGPTを応用したチャット形式のツール ＜ChatPDFの特徴＞ ChatGPT搭載のチャット型ツール ChatPDFには、ChatGPTで使われている”GPT-4o”と”GPT-4o-mini”モデルが搭載されています。そのため、ファイル要約だけでなく、チャット形式でアップロードしたPDFについて質問できる点が特徴です。 多言語対応 ChatPDFは50以上の言語に対応しています。そのため、「英語で書いてあるPDFをアップロードし、日本語で要約を作成してもらう」といった使い方が可能です。 ＜ChatPDFの機能・使用感＞ シンプルな操作性 PDFファイルをドロップするだけで、すぐにAIが内容を要約しチャットに送信してくれます。また、チャットのリンクを発行できるため、コピー&ペーストで共有できて便利です。 質問例の表示 ChatPDFでPDFをアップロードすると、要約に加えて質問例を3つほど提示してくれます。質問への回答には、PDFの引用元も表示してくれるため、より内容への理解を深められるのです。 ＜ChatPDFの注意点＞ 無料版では制限がある 無料版では、毎日2つのPDFファイルまでしか使用できません。そのため、ビジネスで利用する場合には有料版の契約が必須になります。 セキュリティに注意する必要がある ChatPDFの要約やチャット内容は、パスワードなしのリンクで簡単に共有できます。したがって、誤って社外のメンバーに機密情報を送信してしまった場合、深刻なトラブルにつながりかねないため注意しましょう。 ＜ChatPDFの料金体系＞ 参照：App Store＞ChatPDF Plus Plan（サブスク）：1,500円/月 Plus Plan（年契契約）：9,000円/月 ChatPDFの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Copilot】Microsoft社が提供する生成AIサービス ＜Copilotの特徴＞ Microsoft 365と連携できる CopilotはMicrosoft 365に組み込まれた形で提供されています。そのため、ビジネスで頻繁に使われるWordやExcel、PowerPointといったサービス上で使用できるのが特徴です。 豊富な機能を利用できる Copilotには、PDFファイルの要約だけでなく、スライドやメールの作成、データ分析など豊富な機能が備わっています。そのため、さまざまなシーンで活用可能です。 ＜Copilotの機能・使用感＞ Edgeでの要約が可能 Webブラウザである「Edge」にCopilotが搭載されているため、Web検索と要約が1つのブラウザ上で可能です。また、作成された回答は「Word/PDF/テキスト」のいずれかでエクスポートできます。 さまざまな形式に対応できる テキストファイル、PDF、Wordなど、いろいろな形式に対応可能です。どんな種類のファイルかをあらかじめ伝えておくことで、より的確に要約が実現します。 ＜Copilotの注意点＞ 情報をMicrosoftに使用される恐れがある 個人向けの無料版CopilotとCopilot Proでは、商用データ保護機能が含まれていません。そのため、ファイルやチャットの内容がMicrosoftによって使用される可能性がある点に注意が必要です。 アップデートによる操作性の低下 ユーザーの口コミでは、「更新してから、やたらフリーズが多くなった。」「一画面の情報量も減って全体的な使い勝手が悪いと感じる。」といった声が見られます。（参考：ITreview） ＜Copilotの料金体系＞ Copilot：無料 Microsoft Copilot Pro：3,200円/ユーザー/月 Microsoft 365 Copilot：4,497円/ユーザー/月 Copilotの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Acrobat】無料から使えて文章作成もできるAIツール ＜Acrobatの特徴＞ 複数資料を解析できる 「生成要約」をクリックするだけで、複数あるいは長文のドキュメントを解析し、全体または章ごとの要約を生成します。異なる形式のファイルでも一度にアップロードすることが可能です。 高セキュリティ 機密文書や個人情報を扱う場合でも、データを生成AIモデルのトレーニングに利用しない方針がとられているので安心です。 ＜Acrobatの機能・使用感＞ 引用元をスムーズに確認できる 要約結果にあるリンクをクリックすると、引用されたドキュメントへアクセスでき、関連文章が表示されます。そのため、抽出元の情報が一目で確認可能です。 チャット形式でコンテンツを作成 Acrobat AIアシスタントには、チャット形式で質問する「AIアシスタント」機能が備わっています。おすすめの質問も合わせて表示してくれるので、迷わず要約方法を指示できます。 ＜Acrobatの注意点＞ 音声チャットはモバイル版のみ 音声チャットで質問する機能は、スマホのみでしかできないため注意しましょう。 無料利用に制限がある PDF要約ができる「Acrobat AIアシスタント」は、「Adobe Acrobatオンラインツール」や「Acrobat Reader」「Acrobat Pro」で無料から始められます。ただし、無料で利用できる回数は限られています。 ＜Acrobatの料金体系＞ ※各プランにAIアシスタントのアドオンを追加すると、PDF要約機能を使用できます。AIアシスタントのアドオンは、680円/ユーザー/月（月々払い）で購入可能です。 Acrobat Reader：0円 Acrobat Standard：1,518円/ユーザー/月（月払い) Acrobat Pro：1,980円/ユーザー/月（月払い) Acrobatの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Smallpdf】多機能なブラウザベースのPDF編集ツール ＜Smallpdfの特徴＞ PDF関連の機能が豊富 Smallpdfは、「PDF変換」「PDF結合」「PDF圧縮」「PDF署名」など、PDFに関するさまざまな機能を使用できます。 ブラウザ版とインストール版がある Smallpdfのブラウザ版はインストール版より使える機能に限りはありますが、無料で利用可能です。 ＜Smallpdfの機能・使用感＞ 外部ツールと連携できる 「Chrome拡張機能」「Google Workspace」「Dropbox」と無料で連携できるため、相互のファイル共有や保管に役立ちます。 PDF編集が直接できる ドキュメントを表示してテキスト・画像・図形・フリーハンドコメントなどを直接追加できます。 ＜Smallpdfの注意点＞ ブラウザ版のセキュリティに注意 インストール版は高セキュリティな機能が備わっているものの、ブラウザ版は誰でも無料でアクセスして使用できるため、データ流出に注意しましょう。 　　　　画像からスキャンしたPDFの加工が難しい 利用しているユーザーからは「再びワードやエクセルへ変換できる機能は、送られてきたPDFファイルをこちらで編集したい時はとても便利だが、画像としてスキャンされたPDFの加工は難しいと思う。」という声があります。（参考：ITreview） ＜Smallpdfの料金体系＞ ブラウザ版：0円 チーム：825円/ユーザー/月（年払い) Plo：1,013円/ユーザー/月（年払い) Smallpdfの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜比較表＞おすすめのPDF要約AIツール一覧 こちらは、おすすめのPDF要約AIツール5選の比較表です。 ナレカン【一番おすすめ】 ChatPDF Copilot Acrobat Smallpdf 特徴 AIを活用してPDFの中身をナレッジ化できるツール ChatGPTを応用したチャット形式のツール Microsoft社が提供する生成AIサービス 無料から使えて文章作成もできるAIツール 多機能なブラウザベースのPDF編集ツール シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプル 多機能 多機能 多機能 共有機能 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 【〇】※共有相手にリンクを送信 フォルダ管理 【〇】 【〇】 【×】 【×】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 無料版では1日2ファイルまでの制限がある 情報が使用される可能性がある 音声チャットはモバイル版のみ ブラウザ版のセキュリティに注意 料金 ・無料トライアルあり ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料プランあり ・有料プランは1,500円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは3,200円/ユーザー/月～ ・無料プランあり ・有料プランは1,518円/ユーザー/月～ ※AIアシスタントは680円/ユーザー/月で追加可能 ・無料（ブラウザ版） ・有料プランは825円/ユーザー/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「ChatPDF」の詳細はこちら 「Copilot」の詳細はこちら 「Acrobat」の詳細はこちら 「Smallpdf」の詳細はこちら 上記のように、ツールによって機能や特徴は異なります。そのため、自社に必要な機能やコストを踏まえたうえで慎重に検討しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PDF要約AIツールの選定ポイント 以下では、PDF要約AIツールの3つの選定ポイントを解説します。どのツールを導入すべきか分からない方は、必ず確認しておきましょう。 （1）日本語対応しているか 1つ目のポイントは、日本語に対応したツールかどうかです。 ツールによっては日本語対応しておらず、精度が低く表現が不自然なものもあります。そのため、文脈が自然な日本語になるように、都度修正する手間がかかってしまうのです。 また、トラブルが発生したとき、海外製のツールは日本語で問い合わせができないケースが多いです。結果、十分なサポートが受けられない可能性もあるので注意しましょう。 （2）精度やセキュリティは十分か 2つ目に、十分な精度やセキュリティを備えたツールを選びましょう。 PDFを要約するときは、ツールにファイルをアップロードする必要があり、AIによる解析も不可欠です。しかし、学習型のAIが搭載されていると、機密情報が読み取られてしまう恐れがあるので注意しなければなりません。 そのため、要約機能を活用するときは、社内情報を学習しないように厳重な設計・開発がされているか確認しましょう。 （3）要約の中身をナレッジとして活用できるか 3つ目に、要約内容をナレッジとして活用できるかも重要です。 資料の中身を要約できても保存や共有ができなければ、今後の業務に活かせず終わってしまいます。そのため、要約した資料を同じツール内で一元管理できる仕組みがあると、社内全体の業務効率化に役立つのです。 とくに、検索性の優れたツールであれば、ナレッジとして後から活用できるようになります。そこで、要約したファイルの中身を「記事」としてフォルダ管理でき、超高精度の検索機能が備わった「ナレカン」を使えば、いつでも内容を見返せて便利です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ おすすめのPDF要約AIツールまとめ これまで、おすすめのPDF要約AIツールを中心にご紹介しました。 ツールを活用することで、業務効率化や生産性の向上が期待できます。しかし、日本語対応していなかったりAIの精度やセキュリティが低かったりすると、情報を適切に要約できず認識の齟齬が生じかねません。 そこで、AIを使ってPDFの要約をするなら、「高精度でセキュリティの高いツール」を導入しましょう。また、社内のパフォーマンスを向上させるには、「要約した内容をナレッジとして活用できるか」も重要なポイントです。 結論、自社で導入すべきなのは、AIを活用して要約した内容をナレッジとして蓄積でき、検索性に優れたツール『ナレカン』一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、要約作業の効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネス向け｜書類作成の基本や作り方は？作成・管理を効率化する方法を紹介

自社の商品を顧客に紹介する際に、提案書は欠かせません。また、提案書を作る場合は、画面全体に資料を映し出せるPowerPointを活用する企業が多いです。 しかし、提案書をPowerPointで作成したいが「どのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、PowerPointを使った提案書のコツ・事例を中心にご紹介します。 提案書の事例を把握し、PowerPointでの作成イメージを掴みたい PowerPointで提案書を作るコツを知り、自身の提案書を改善したい PowerPointの提案書を簡単にまとめておける方法を探している という方はこの記事を参考にすると、PowerPointで提案書のデザインを見やすくするコツを把握しつつ、提案書を簡単にまとめておける方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 PowerPointで提案書を作るときの3つの要素2 PowerPointを使った提案書の事例3 PowerPointで提案書のデザインを見やすくするコツ5選3.1 （1）提案内容に合わせて色を決める3.2 （2）提案内容に合わせてフォントを決める3.3 （3）余白を活用する3.4 （4）プレゼンをイメージする3.5 （5）過去の提案書を参考にする4 PowerPointの提案書を簡単にまとめておける方法4.1 作成したPowerPointを簡単にナレッジ化できる「ナレカン」5 PowerPointを使った提案書のコツ・事例まとめ PowerPointで提案書を作るときの3つの要素 PowerPointで提案書を作るときの3つの要素として、以下の内容が挙げられます。 タイトル スライドの概要を端的に表す。 リード文 スライドで伝えたいことを1メッセージで記載する。 本文 詳しい内容を説明する。 この3つの要素を配置すれば、スライドを作成できます。以下は、3つの要素のイメージ画像です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PowerPointを使った提案書の事例 ここでは、PowerPointを使った提案書の事例をご紹介します。 PowerPointでは、テキストやオブジェクト（図形・表・グラフ）を自由に配置し、視覚的に分かりやすい提案書を作成できます。また、テンプレートを活用すれば、手間をかけずに体裁を整えられて便利です。 ※以上のスライドはプレサポが提供している「プレゼン・営業資料用の無料パワポテンプレート」を利用しています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PowerPointで提案書のデザインを見やすくするコツ5選 ここでは、PowerPointで提案書のデザインを見やすくするコツ5選をご紹介します。以下の内容を実践して、“ダサい提案書”を改善しましょう。 （1）提案内容に合わせて色を決める 1つ目は、提案内容に合わせて色を決める点です。 スライドの配色によって、相手に与える印象は異なります。たとえば、提案する自社の商品・サービスのイメージカラーを使い、強く印象付けましょう。 色を変更する場合は、まず、【表示】タブ＞【スライドマスター】をクリックします。 次に、【配色】＞【色のカスタマイズ】をクリックします。 最後に、「テーマの色」を設定しましょう。「テキスト/背景：濃色 1(T)・2(D)」ではメイン・サブの文字色を、「アクセント 1・2」ではメイン・サブのオブジェクト色を設定できます。 （2）提案内容に合わせてフォントを決める 2つ目は、提案内容に合わせてフォントを決める点です。 フォントによって、資料の印象は大きく異なります。ビジネスで主に使われる和文フォントとして「ゴシック体」「明朝体」の2つがあり、PowerPointの提案書では、線の太さが均一で離れた場所からでも見やすいゴシック体を使う場合が多いです。 具体的には、「游ゴシック」「メイリオ」といったフォントがおすすめです。以下は、「游ゴシック」「メイリオ」の使用イメージです。 （3）余白を活用する 3つ目は、余白を活用する点です。 余白によって、資料の印象や見やすさが異なります。たとえば、余白の大きさによって情報の関連性を示したり、特定の要素の周囲に大きく余白を設けて強調したりできます。 ほかにも、適度な行間によって、文章を読みやすくする使い方も可能です。 （4）プレゼンをイメージする 4つ目は、プレゼンをイメージする点です。 提案書を作るときは、実際のプレゼンを想定する点が重要です。「情報を整理して過不足なく記載しているか」「スライドの構成がプレゼン内容と合致しているか」などを確認しましょう。 また、PowerPointには、画面下部に表示されるノート機能が備わっているので、スライドの概要や補足情報、時間配分などをメモしておくと便利です。以下は、ノート機能の使用例です。 （5）過去の提案書を参考にする 5つ目は、過去の提案書を参考にする点です。 提案書を作るときに都度一から作成していては、手間がかかって面倒です。そこで、過去の提案書のデザインや内容を参考にすれば、見やすい提案書の作成をよりスピーディーに進められます。 したがって、作成した提案書を、社内で共有・蓄積し、あとから簡単に振り返れる仕組みを作ることがポイントです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PowerPointの提案書を簡単にまとめておける方法 以下では、PowerPointの提案書を簡単にまとめておける方法をご紹介します。 PowerPointで提案書を作る場合、過去に作成したものを確認できれば、よりスムーズに効果的な提案書を作成できます。そのため、社内に散在する過去の提案書を、“ナレッジ”として一か所にまとめておく点が重要です。 そこで、「ナレッジ管理ツール」を導入して提案書を管理しましょう。提案書やプレゼン資料といった情報を、ナレッジとして蓄積・共有でき、ほかの社員も業務に役立てられるようになります。 結論、提案書の管理には、提案書をはじめとするあらゆる情報を、誰でも簡単にナレッジ化できる「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、PowerPointで作成した提案書を直接貼り付けて管理できるうえ、生成AIを活用してファイルの内容を自動要約できます。また、超高精度の「キーワード検索」によって、過去に作成した提案書から目的の情報をすぐに探し出して、資料作りに役立てられるのです。 作成したPowerPointを簡単にナレッジ化できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PowerPointを使った提案書のコツ・事例まとめ これまで、PowerPointを使った提案書のコツ・事例を中心にご紹介しました。 PowerPointは、自由度が高いツールなので、テキストやオブジェクトを柔軟に配置して、視覚に訴える提案書作りが可能です。とくに、提案内容に合わせて色やフォントを決めたり、余白を活用したりすると、デザインを見やすくできます。 また、PowerPointでスムーズに提案書を作成するには、過去に作成したものを確認できる仕組みづくりが重要です。そこで、「検索しやすいナレッジ管理ツール」を導入すると、作成した提案書をナレッジとして管理しつつ、目的の情報をすぐに振り返れます。 したがって、自社が導入すべきは、あらゆる情報をまとめておけるうえ、欲しい情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、円滑に提案書を管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

パワーポイントは、デザインの自由度や高い汎用性から多くの企業で資料作成に利用されています。とくに、提案書は視覚的に分かりやすくすると、内容が伝わりやすくなるので、デザイン性の高いパワーポイントを利用する企業が多いです。 しかし、「パワーポイントで提案書を作成しているが、伝わるプレゼンにするにはどうすれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、パワーポイントでの提案書の書き方や構成例、テンプレートを中心に解説します。 パワーポイントを使って提案書を作成したい わかりやすい提案書を作成する方法を知りたい パワーポイント以外で提案書を作れるツールを探している という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントで提案書を作成するコツが分かり、読み手に刺さる提案書を作成できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 そもそも提案書とは？1.1 社内で利用する場合1.2 社外で利用する場合2 【簡単5ステップ】 パワポを使った提案書の書き方とは2.1 （1）構成を考える2.2 （2）目次を作成する2.3 （3）各スライドを作成する2.4 （4）見直しをする2.5 （5）適切に管理する3 パワポで提案書を作成するときの4つのポイントとは？3.1 ポイント1｜ワンスライド・ワンメッセージにする3.2 ポイント2｜冗長な文章にしない3.3 ポイント3｜6W2Hを意識する3.4 ポイント4｜色を制限する3.5 ポイント5｜フォントを整える4 パワーポイントで作る提案書の構成例とは5 【パワポ向け】無料から使える提案書のテンプレートサイト4選5.1 PPTips5.2 企画塾5.3 Microsoft5.4 Canva6 要注意！パワポで提案書を作成するデメリットとは7 【これで解決】パワーポイントのデメリットを解消するツール7.1 提案書をナレッジとして管理できるITツール「ナレカン」8 パワーポイントで提案書を作る方法やテンプレートまとめ そもそも提案書とは？ 提案書とは、顧客の抱える課題や社内の問題を提起するための資料を指します。 似た言葉に「企画書」というものがありますが、提案書とは意味が異なります。企画書はプロジェクトや計画を実行に移すための設計書を指すのに対し、提案書は問題の解決やニーズの提案を目的に作成されます。 そのため、提案書では顧客のニーズを分析したり、問題の原因を明らかにしたりして、課題の解決につながるようなわかりやすい資料にする必要があります。したがって、難しい言葉をなるべく使用せず、誰が見ても理解できる表現を使うよう心がけましょう。 社内で利用する場合 社内で提案書を利用するのは以下のような場合が考えられます。 新規顧客を獲得するための施策 業務を効率化するための方法 売上の増加に向けたアイデア 社内の提案書では、自社のビジネスに関する施策や業務環境の改善などがテーマになることが多いです。 社外で利用する場合 社外で提案書を利用するのは以下のような場合が想定されます。 自社商品やサービスのセールス 共同開発の提案 社外の場合は、自社の商品やサービスを売り出す目的で営業のときに利用されることが多いです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【簡単5ステップ】 パワポを使った提案書の書き方とは ここでは、パワポを使った提案書の書き方を5ステップで解説します。以下のプロセスに沿って、説得力のある提案書を作成しましょう。 （1）構成を考える はじめに、全体の構成を考えます。 構成を考えずに見切り発車で作成をはじめると「言いたいことを書いているだけ」の分かりにくい提案書になってしまいます。そのため、論理的な説明と分かりやすいストーリーで構成しましょう。 全体の構成を考えるときには、情報を整理し、テーマごとに分解して考えると書くべきことが分かりやすくなります。また、各セクションにかける説明時間の配分も意識すると、提案がスムーズに進むのです。 （2）目次を作成する 構成を考えたら、提案書の目次を作成します。 提案書では、顧客が抱えている現状の課題を明示し、その解決策として自社の商品やサービスを提案していく段取りが一般的です。それゆえ、伝えるべき情報量が多くなりがちなうえに、論理的なプレゼンが求められます。 そこで、目次をつけることで、プレゼンの内容とボリュームを聞き手にあらかじめ認識してもらうことで、多少時間のかかるプレゼンでも、最後まで提案を聞いてもらえるのです。 （3）各スライドを作成する 目次の作成を終えたら、各スライドを作成します。 スライドを作るうえで重要なのは「ワンスライド・ワンメッセージ」「冗長な文章にしない」などの原則を守ることです。一つのスライドに多くの情報が詰め込まれると、聞き手の理解が追い付かず、提案内容が十分に伝わりません。 そのため、スライドの作成を終えたら「各スライドの説明にかかる時間が、最初に決めた時間配分を守れているか」を再確認しましょう。 （4）見直しをする 各スライドを作成したら、実際に提案する前に必ず見直しましょう。具体的な見直しのポイントは以下の通りです。 誤字脱字はないか 挙げられた課題全てに対して、解決策が提示されているか 論理的な文章構成になっているか 顧客に伝わらない専門用語が使用されていないか 提案資料内に不適切な記載があると、顧客からの信頼を損なうことにつながりかねません。したがって、実際に提案する前に入念に見直す必要があるのです。 （5）適切に管理する 最後に、作成された提案書を適切に管理することも重要です。 過去に作成された提案書は、今後作成される資料の参考になる場合があります。そのため、提案業務が終了しても、使用した資料は廃棄せず、社内のナレッジとして保管するようにしましょう。 ただし、パワーポイントで作成された提案書は、ほかのファイルに埋もれて見つけられなくなる危険性があります。そのため、今日では「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールで業務資料を管理する企業が増えています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワポで提案書を作成するときの4つのポイントとは？ ここでは、パワポで提案書を作成するときのポイントを4つご紹介します。実際のパワポのイメージ画像も載せているので参考にしましょう。 ポイント1｜ワンスライド・ワンメッセージにする 聞き手がスライドの内容を理解しやすくするために、ワンスライド・ワンメッセージの原則を意識しましょう。 ワンスライド・ワンメッセージとは、スライド1枚につき伝えたいメッセージを1つに制限するルールです。1枚のスライドにあらゆることを書いても、相手の注意が分散してしまいます。 そのため、提案書では結論ファーストで「そのスライドで何を伝えたいのか」を明確に一つ示しましょう。 ポイント2｜冗長な文章にしない 冗長な文章にしないことも、パワポの提案書では重要なポイントです。 文章が長いと要点が掴みづらくなるので、相手に正しく伝わりません。提案書の目的によって要素は異なるものの、たとえば「自社製品の導入」を提案する場合、簡潔に以下の3つの要点に絞るとうまく伝えることができます。 自社製品を導入したときの効果 相手が負担する総コスト 導入したあとに起こる問題の解消方法 上記のように、いかなる目的においても、必須の要素を意識して文章が冗長にならないようにしましょう。 ポイント3｜6W2Hを意識する 分かりやすい提案書は、6W2Hを軸にして作られています。6W2Hは以下の8要素です。 What（何を） Why（なぜ） When（いつ） Where（どこに） Who（誰が） Whom（誰に対して） How much（いくらで） How to（どのように） 抽象的な表現が多い提案書では具体的なイメージができないので、6W2Hを意識して書き手の意図が正確に相手へ伝わるようにしましょう。 ポイント4｜色を制限する パワーポイントで提案書をつくるときは、三色までに色を制限しましょう。三色の分類は以下3つです。 ベースカラー ベースカラーはスライド全体の70%を占める文字の色です。メインカラーやアクセントカラーを強調するために、基本的には黒を使い、背景は白にしましょう。 メインカラー メインカラーはデザインの中心となる色です。全体の25％を占めるので、提案先や自社の雰囲気に合わせて選びましょう。 アクセントカラー アクセントカラーは特に強調したい部分に使います。全体の5％程度に使う意識をすれば、メリハリのある資料になります。 使う色を制限すると、強調したい箇所が一目で分かる利点があります。そのため、文字のフォントや画像も色と同様に「一目で理解できるか」を重視してスライドを作成することがポイントです。 ポイント5｜フォントを整える 使うフォントの種類やサイズを整えることも見やすい提案書を作成するために必要です。 フォントの種類がバラバラだと、見た目の統一感が欠如し、結果的に読みづらい資料になる恐れがあります。また、サイズが小さすぎたり、書類の中でサイズが揃っていなかったりするのも、読みにくくなる原因の一つになります。 そのため、以下のポイントを確認するようにしましょう。 使うフォントは1種類だけになっているか フォントのサイズは統一されているか サイズは大きすぎたり小さすぎたりしていないか 以上の点に注意することで、書類に統一感が出て、読みやすい提案書を作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワーポイントで作る提案書の構成例とは ここでは、パワーポイントで作る提案書の構成例をご紹介します。「何を書くべきか分からない」と困っている方は以下を参考にしましょう。 表紙 商品やサービス名、概要説明をします。 企業概要 理念や実績、既存取引先など、自社がどのような会社なのかを示します。 課題やニーズの把握 相手の現状や抱えている課題を把握していることをアピールしましょう。 原因の特定・明示 課題の原因を特定します。複数あるときは優先順位まで示せると良いです。 製品説明 課題の解決策として、自社の製品を提案し、説明をします。 料金説明 料金だけでなく、相手にとって具体的な費用対効果を示しましょう。 事例紹介 実際に商品を利用している既存取引先などの事例を紹介します。 導入イメージ 商品の購入後の流れ、運用までのスケジュール感などを共有します。 上記は「自社の商品やサービスを受注してもらうこと」が目的の提案書の構成例です。したがって、目的によって構成は異なることに注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【パワポ向け】無料から使える提案書のテンプレートサイト4選 以下では、パワポ向けの提案書のテンプレートサイトを4選ご紹介します。いずれも無料で使えるので、さまざまな体裁のテンプレートを気軽に試せます。 PPTips PPTipsは、パワーポイントの提案書テンプレートが豊富に用意されているサイトです。 シンプルなものから高級感のあるものまで、豊富なデザインを選べます。たとえば、サイト上で「かため・信頼」カテゴリーで検索すると、以下のようなテンプレートがヒットします。 引用：PPTipsの都市型アーバンスタイルのPowerPoint企画書テンプレート ただし、利用するには会員登録が必要な点に注意しましょう。 PPTipsの公式サイトはこちら 企画塾 企画塾は、基本の企画書テンプレートをダウンロードできるサイトです。 テンプレートだけでなく、企画書のアイデアの出し方や作成方法・構成を動画で解説しているのが特徴です。ダウンロードするにはアンケートへの回答が必要です。 企画塾の公式サイトはこちら Microsoft こちらは、Microsoftが無料で提供しているテンプレートサイトです。 会員登録も不要なのですぐに使えます。サイトで「提案書」と検索すると、たとえば以下のようなテンプレートがヒットします。 引用：Microsoftの提案書テンプレート Microsoftの公式サイトはこちら Canva Canvaは、誰でもプロ品質のデザインでスライドを作成できるプレゼンデザインツールです。 プレゼンテーションモードでスライドを作成すると、パワーポイントファイルとして出力・ダウンロードできます。テンプレートを使うと、以下のようなデザインのスライドを作ることが可能です。 テンプレートの中には有料プランでのみ利用可能なものもあるので注意しましょう。 Canva公式サイトのテンプレート一覧はこちら Canva公式サイトのプレゼン作成ページはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 要注意！パワポで提案書を作成するデメリットとは パワーポイントで提案書を作成するデメリットは、以下の3点です。 リアルタイムで編集内容を共有しづらい パワーポイントを共同編集するには、OneDriveへアップロードする必要があります。その結果、共有にタイムロスが発生し、業務が遅れてしまう恐れがあるのです。 データを集約できない パワーポイントはデータファイルごとの管理となるため、ファイルが増えると管理が煩雑になったり、保管場所が分散してデータを集約しづらくなったりします。 作り方のノウハウを伝える必要がある パワーポイントで見やすく分かりやすい資料をメンバー全員が作れるようにするには、色の使い方や体裁の整え方のノウハウを伝える必要があります。 とくに、資料作成のノウハウは属人化しがちです。そこで、「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールに「過去の資料」や「資料の作り方」を記録しておくと、ファイル管理とノウハウ共有がひとつのツール上で完結できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】パワーポイントのデメリットを解消するツール 以下では、パワーポイントのデメリットを解消するツールをご紹介します。 パワーポイントは、多機能でデザイン性の高い資料を作成できる反面、色やフォントサイズを細かく調整しないと、かえって見づらい資料になってしまう恐れがあります。また、ファイル数が増えると、バージョン管理や共有が煩雑になりがちです。 そのため、社内で提案書や資料を効率よく管理・共有するには、情報を蓄積・整理できるツールの導入が重要です。このように、ナレッジが自然と集まり、誰でも必要な情報にアクセスできる環境を整えましょう。 結論、自社で導入すべきは、記事機能でわかりやすく情報をまとめられ、ナレッジを一元管理できる「ナレカン」一択です。 「ナレカン」であれば、画像やファイルも格納して誰にでもわかりやすい形で情報をまとめられます。そのため、ナレッジが一箇所に蓄積されていき、活用しやすい形で社内に共有できるのです。 提案書をナレッジとして管理できるITツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワーポイントで提案書を作る方法やテンプレートまとめ ここまで、パワーポイントで提案書を作成する方法やポイント、テンプレートを中心に解説しました。 パワーポイントは自由度の高いプレゼン資料をつくれるツールですが、ファイル形式ゆえに「どこに該当の提案書を保管したか分からない」となりがちです。また、ほかのメンバーへ共有するときも、メールやSMSなどの別ツールを使わなければなりません。 したがって、「ファイル管理のデメリットを解消するツール」で提案書を管理しましょう。とくに、あらゆる情報を分かりやすく蓄積・整理できる”ナレッジ管理ツール”であれば、目的の提案書をあとからスムーズに探し出せます。 結論、パワーポイントと併用すべきは、提案書をはじめとしたあらゆる書類を、ナレッジとして簡単に残せるツール「ナレカン」一択です。ナレカンに提案書の基本的な作り方も記録すれば、ノウハウとして社内共有することもできます。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、提案書の作成・管理を効率化させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

形式の整った書類をすばやく作成するには、「Excel」の活用が効果的です。たとえば、Excelの自動計算を使うと、データ集計の負担が解消され、スムーズに書類を作れます。 しかし、Excelを使い始めたばかりの場合、「Excelでの基本的な書類作成方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excelでの書類作成方法や基本操作を中心にご紹介します。 初心者でもわかるExcelの書類作成方法が知りたい Excelの基本機能を身に付けたい Excel以外の書類作成ツールを探している という方はこの記事を参考にすると、Excel初心者でもすぐに使える基本操作や設定が分かり、誰でも簡単に書類を作れるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【超初心者向け】Excelの基本操作一覧2 Excelで使える便利な設定2.1 自動保存の設定2.2 ハイパーリンクを無効にする設定2.3 ファイルの保存形式を指定する設定2.4 書類の印刷範囲をA4サイズにする設定3 Excelで覚えると便利な関数一覧4 【初心者向け】Excelでの書類・プレゼン資料の作り方4.1 ＜セル内で改行するには？＞文章がメインの書類を作成する4.2 ＜表に枠をつけるには？＞表がメインの書類を作成する4.3 Excelテンプレートを使って文書を作成する4.4 グラフがメインの書類を作成する5 エクセルで文書作成するコツ5.1 レイアウトを見やすくする5.2 フォントや色に注意する6 なぜ「Excelで文書を作るな」と言われるのか？6.1 （1）初心者への教育コストがかかる6.2 （2）共有するのが面倒6.3 （3）後から振り返りづらい7 Excelより簡単に書類を作成・閲覧できる文書管理ツール7.1 高度な検索機能で目的の書類に即アクセスできる「ナレカン」8 【よくある疑問を解説】Excelで困ったときの対処法8.1 #####と表示される8.2 #VALUE!と表示される8.3 文字列の最初が大文字になってしまう9 初心者向け｜Excelでの書類作成方法まとめ 【超初心者向け】Excelの基本操作一覧 Excelは以下の基本操作を押さえると、作業が簡単になってすばやく書類を作れます。 【機能】 【使い方】 セル 数字や文字を入力するマス目1つ分を「セル」と言います。 セルをクリックして直接入力するか、数式バーに情報を打ち込むとセルにデータが反映されます。 ワークシート Excelシート内のマス目全体を指します。 メニューバー Excelで使う機能を記載した場所を指します。 行 縦にならぶマス目のことで、1から順に数字が割り振られています。行を追加・削除すると、自動で数字は修正されます。 列 横にならぶマス目のことで、Aから順にアルファベットが割り振られています。列を追加・削除すると、自動でアルファベットは修正されます。 名前ボックス セルの位置や選択範囲を、アルファベットと数字で示す場所を指します。たとえば、A列の1行目にあるセルを選択すると、名前ボックスに「A1」と表示されます。 数式バー セルに入力したデータの詳細を示す場所を指します。セルに入力するよりも長く文字列が表示されるので、情報を入力しやすい点が特徴です。 入力したいセルをクリックしたあとに数式バー上で情報を打ち込むと、セルにデータが反映されます。 シート Excelの作業を実行するページを指します。シートはひとつのExcelファイル内で複数作成可能なため、たとえば、シフト表を作成するときに「Sheet1に1月分」「Sheet2に2月分」と情報を分けて管理できます。 「Sheet1」の横にある［+］をクリックすると新しいシートが作成されます。 Excel初心者が使い方を覚える場合は、機能の名称を含めて以上の基本操作から理解しましょう。 また、Excelはすばやく作業を進められるようにショートカットキーに対応しています。たとえば、Windowsで以下のショートカットキーを活用すると、書類作成の時間をさらに省けます。 F12（名前を付けて保存） Ctrl + S（上書き保存） Ctrl + C（コピー） Ctrl + V（貼り付け） Ctrl + Z（ひとつ前の状態に戻す） Alt + H、B（罫線の追加） Alt + H、D、C（列を削除） このように、書類作成の工数を減らすには、ショートカットキーの活用も有効なのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelで使える便利な設定 Excelは、基本操作と併せて設定を変更することで、さらに簡単に書類を作れます。以下で紹介する設定は、利用場面が多いため必ず確認しましょう。 自動保存の設定 Excelでは、「上書き保存ボタン」または「Ctrl+S」で更新したデータを保存できるだけでなく、自動保存も以下の手順で設定可能です。 メニューバーから［ファイル］＞［その他］＞［オプション］をクリックする すると、［Excelのオプション］の画面が表示されるので、画面内の［保存］＞［次の間隔で自動回復用データを保存する］にチェックを入れる 必要に応じて自動保存の間隔を設定する（1分から設定可能） ［OK］で保存する 以上の設定をすると、パソコンの不具合によるフリーズが発生しても、データのバックアップが取りやすくなります。 ハイパーリンクを無効にする設定 Excelでは、メールアドレスやURLを入力するとハイパーリンク（情報が文字列に紐づいている状態）として表示されます。 ハイパーリンクが設定されると「アドレスをクリックするとメールアプリが起動する」「URLをクリックすると該当のサイトが開かれる状態」になり、セルがクリックしづらくなります。 そこで、以下の手順で設定を変更すれば、ハイパーリンクを無効にできます。 メニューバーから［ファイル］＞［その他］＞［オプション］をクリックする ［Excelのオプション］内の［文章校正］＞［オートコレクトのオプション］をクリックする ［入力オートフォーマット］＞［インターネットとネットワークのアドレスをハイパーリンクに変更する］のチェックを外す ［OK］で保存する ハイパーリンクの設定が不要な場合は、以上の設定をしましょう。 ファイルの保存形式を指定する設定 初期設定の保存形式から、任意の保存形式に設定の変更が可能です。 Excelには「.xlsx」「.xls」「.xlsm」の保存形式があり、近年は「.xlsx」の形式で初期設定されています。とくに、2006年以前のバージョンのExcelでは「.xlsx」が開けない恐れがあるので、以下の手順で保存形式を変更します。 メニューバーから［ファイル］＞［その他］＞［オプション］をクリックする ［Excelのオプション］内の［保存］＞［ファイルの保存形式］から、任意のファイル形式を選ぶ ［OK］で保存する このように、自社のExcelのバージョンに合わせて、適宜保存形式を変更しましょう。 書類の印刷範囲をA4サイズにする設定 書類の印刷範囲をA4サイズにする設定として、2種類の方法があります。以下では、「書類の作成前に、シートをA4サイズに設定する方法」と「書類の作成後に、作成したシートをA4サイズに調整する方法」を紹介します。 ＜書類の作成前｜シートをA4サイズに設定する方法＞ メニューバーから［ページレイアウト］＞［サイズ］＞［A4］をクリックすると、シートにA4サイズ枠の点線が表示されます。この枠内であれば、A4サイズの書類を作成可能です。 ＜書類の作成後｜作成したシートをA4サイズに調整する方法＞ 書類の作成後に、作成したシートをA4サイズに調整する方法は以下の通りです。 メニューバーから［ページレイアウト］＞［ページ設定］タブの右下隅の矢印をクリックする すると、［ページ設定］のウインドウが表示されるので、［ページ］タブの［次のページ数に合わせて印刷］を選択し、［横ボックス］と［縦ボックス］に「1」を入力する ［用紙サイズ］から［A4］を選択する ［OK］で保存する 以上の設定をすると、作成した書類をA4サイズで印刷できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelで覚えると便利な関数一覧 自動計算をExcelで活用するには、関数の利用が不可欠です。とくに、以下の関数は書類作成の時間短縮に役立つので、積極的に活用しましょう。 【関数】 【効果】 【入力方法】 SUM セルの数値の合計を計算する =SUM(セル名,セル名…) or =SUM(セル名:セル名) 【例】=SUM(A3,A4,A5)　or =SUM(A3:A5) IF 一定の条件に対し「合っている場合」と「合っていない場合」で表示内容を指定する （例）研修のテスト結果に関するIF関数を利用する場合、80点以上→「合格」、80点未満→「再テスト」と表示する =IF(セル名<数値,”数値を満たす場合の条件”,”数値を下回る場合の条件”) 【例】=IF(A4<80,”合格”,”再テスト”) SUMIF 選択した範囲の中で条件に当てはまったセル数値の合計を計算する （例）社内の備品のなかから鉛筆の在庫を調べる =SUMIF(範囲,”検索条件”,範囲) 【例】=SUMIF(A10:A20,”鉛筆”B10,B20) PRODUCT 数値を掛け合わせた数値を計算する =PRODUCT(セル名,セル名…) or =PRODUCT(セル名:セル名) 【例】=PRODUCT(A3,A4,A5)　or =PRODUCT(A3:A5) AVARAGE 指定した数値の平均値を計算する =AVARAGE(セル名:セル名) 【例】=AVARAGE(A3:A5) MAX 指定した範囲の数値から最大値を表示する =MAX(セル名:セル名) 【例】=MAX(A3:A5) MIN 指定した範囲の数値から最小値を表示する =MIN(セル名:セル名) 【例】=MIN(A3:A5) MEDIAN 指定した範囲の数値から中央値を表示する =MEDIAN(セル名:セル名) 【例】=MEDIAN(A3:A5) RANK.AVG 指定した範囲から該当の数値が何位かを計算する（※ただし、同じ順位の数値が複数ある場合は平均の順位が表示される） =RANK.AVG(順位を出したいセル名:参照範囲) 【例】=RANK.AVG(A3,A3:A5) COUNTIF 指定した範囲のなかで、条件に合ったセルを集計する =COUNTIF(範囲,”検索条件”) 【例】数値が80以下のセルを抽出→　=COUNTIF(D5:D20,”>=80″) SUBSTITUTE 文字列を検索し、特定の言葉に置き換える =SUBSTITUTE(文字列,”検索する文字列”,”置き換える言葉”) 【例】店を「支店」に置き換え→　=SUBSTITUTE(C3:C4,”店”,”支店”) VLOOKUP 指定した範囲を列単位で下方向に検索し、当てはまるセルの値を表示する =VLOOKUP(検索値,範囲,検索する列番号,検索基準の指定) 【例】=VLOOKUP(A2,B6:D20,3,TRUE) 上記の関数を正しく使うと、手計算でありがちな計算ミスを防げるうえに、集計結果もすばやく抽出できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【初心者向け】Excelでの書類・プレゼン資料の作り方 ここでは、Excelでの基本的な書類作成方法を「文章」「表」「グラフ」ごとに説明します。Excelに不慣れな場合は、以下の手順に沿って作業すると迷わず操作できます。 ＜セル内で改行するには？＞文章がメインの書類を作成する Excelで文章を作成するときは、以下の手順で実行します。 メニューバーから［挿入］＞［テキスト］＞[縦書きor横書きのテキストボックス]を選択して、シート内でテキストボックスを貼り付ける 貼り付けたテキストボックスに文章を入力する セル内で改行する場合は、セルをダブルクリックしたあと「Alt」と「Enter」を同時に押して、改行を挿入する 下図は、上記の手順で作成したExcel書類の例です。 ＜表に枠をつけるには？＞表がメインの書類を作成する Excelで表を作成するときは、以下の手順で進めます。 セルにタイトル・見出しを入力する 行の見出し情報を項目ごとに入力する 列の見出し情報を項目ごとに入力する 各列と行に対応したデータを入力する セルを範囲選択し、［ホーム］＞［罫線］をクリックする メニューから［格子］を選択して、表に枠をつける 背景色を変えたり、見出し文字を強調したりして体裁を整える 下図は、上記の例で作成したExcelの表の例です。 Excelテンプレートを使って文書を作成する Excelテンプレートを使って文書を作成するときは、以下の手順で実行します。 作成する文書のテンプレートをダウンロードする ダウンロードしたテンプレートに必要情報を記載する たとえば、Microsoft公式の業務計画表のテンプレートを使えば、以下画像のような業務計画表を簡単に作成することができます。 グラフがメインの書類を作成する Excelでグラフを作成するときは、以下の手順で実行します。事前に表を作っている場合は、表のデータを活用してグラフ化が可能です。 グラフ化するデータの範囲を選択する メニューバーから［挿入］＞［グラフ］の順にクリックし、任意のグラフを選ぶ 表示されたグラフ画像のタイトルを編集し、情報を入力する グラフの横軸や縦軸をダブルクリックし、表示する最小値・最大値などを整える グラフをダブルクリックし書式設定を開いて、グラフの色や文字を整える 下図は、上記の手順で作成したExcelグラフの例です。 グラフを効果的に使って、視覚的にわかりやすい資料作りに生かしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ エクセルで文書作成するコツ 以下ではエクセルで文書を作成するコツをご紹介します。わかりやすい文書をエクセルで作成したい方は必見です。 レイアウトを見やすくする レイアウトを見やすく整理することは、文書作成する上で重要です。 レイアウトとは構成やデザインのことです。レイアウトが整っていると、誰が見てもわかりやすい文書になります。 たとえば、以下のように[ページのレイアウト]を選択し、文書のテーマや色、余白などを細かく設定できます。 文書全体でレイアウトを統一して、見やすい文書を作成するよう心がけましょう。 フォントや色に注意する 見やすい文書を作成するときには、フォントや色を統一することも重要です。 フォントの種類やサイズがバラバラだったり、多くの色が使われていたりすると、文書が見づらくなり重要な情報がわかりにくくなります。 そのため、使うフォントの種類を統一し、サイズも揃えましょう。また色は強調するべき項目のみに使い、多様な色を使いすぎないよう注意する必要があります。 フォントや色を統一すれば、視覚的にわかりやすい文書を作成できるため、作成するときはぜひ実践しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ なぜ「Excelで文書を作るな」と言われるのか？ 以下では、「Excelで文書を作るな」と言われる理由を解説します。これらを把握し、社内の書類管理の方法を見直しましょう。 （1）初心者への教育コストがかかる まずは、初心者への教育コストがかかることです。 Excelを使うには、基本的な操作方法や関数を覚えることが前提になります。仮に、操作方法が分からない場合には都度調べたり教えたりする手間がかかり、かえって業務効率が落ちてしまう危険性があるのです。 したがって、Excelの書類作成・管理は教育コストがかかる点がデメリットです。一方、シンプルな操作で誰でも簡単に使えるツールを導入すれば、これらの教育コストをカットできます。 （2）共有するのが面倒 次に、共有するのが面倒である点が挙げられます。 たとえば、Excelで作成した書類を共有する場合、社内には「オンラインファイルストレージに格納する」、社外には「メールやチャットツールで送信する」などの方法があります。しかし、共有に別のツールを介する必要があり、手間がかかるのです。 したがって、Excelで作成した書類は共有するのが面倒です。さらに、誤送信したり共有するファイルを間違えたりすることで情報漏えいのリスクがあるため、注意しましょう。 （3）後から振り返りづらい 最後に、後から振り返りづらい点です。 そもそも、Excelは表計算ソフトなので、情報管理に適しているとは言えません。そのため、ファイルが増えると管理が煩雑になり「過去データが見つからない」「最新バージョンが分からない」など、必要な情報へすぐにたどり着けなくなってしまうのです。 したがって、作成した書類はいつでも簡単に振り返られるように「ナレッジ」として管理しましょう。そこで、文書管理ツールの「ナレカン」を使えば、書類の作成から管理が簡単にできる仕組みを整えられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelより簡単に書類を作成・閲覧できる文書管理ツール 以下では、Excelより簡単に書類を作成・管理できる文書管理ツールをご紹介します。 Excelを使って文書を作成すると、関数や表を使って文書をわかりやすくまとめられます。しかし、ツールを使いこなせるようになるには時間がかかるため、メンバー全員が簡単に使えるツールを導入しましょう。 しかし、Excelのファイルを社内で管理すると、ファイル数が増えてしまい、管理が煩雑になってしまう恐れがあります。よって、いつでも情報を取り出せるような情報管理ツールを利用する必要があるのです。 結論、書類管理に適切なのはシンプルな操作性で社内全員が使いこなせるうえ、欲しい情報をすぐに取り出せる情報管理ツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは操作が簡単で、誰でも使い方を速やかに理解して利用できます。また、ファイル数が増えても高精度な検索機能を使って、欲しい情報をすぐに手に入れることが可能です。 高度な検索機能で目的の書類に即アクセスできる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【よくある疑問を解説】Excelで困ったときの対処法 ここではExcelで文書を作成するときに、よくある疑問やトラブルの対処法をご紹介します。 #####と表示される Excelで文書を作成しているとき、以下の写真のようにセルに「####」と表示されることがあります。 これには主に以下の二つの原因が考えられます。 列の幅が狭すぎる 列の幅が不足していると、入力した情報を表示することができず、「####」が出てエラーになることがあります。 セルの数値設定に問題がある セルに時刻や日付を入力している場合、セルの数値設定が間違っていると、入力した情報が適切に表示されない可能性があります。 列の幅が狭すぎる場合は、セルの境界線をドラッグするなどして幅を調整してみましょう。セルの数値設定に問題がある場合は、[ホーム]から[番号書式]を選択すると、時刻や日付などの数値設定ができます。 #VALUE!と表示される 以下のように「#VALUE!」と表示されるのも、よくあるトラブルの一つです。 「#VALUE!」のエラーが出た場合、入力した数式に問題がある可能性があります。 たとえば、数式の中に文字列が入っていたり関数が間違っていたりすると、「#VALUE!」と表示されてしまいます。 そのため、式に文字が含まれていないか、また関数は合っているかをもう一度確認してみましょう。 文字列の最初が大文字になってしまう Excelには、アルファベットで入力した文字列の最初の文字を、大文字で表示する「オートコレクト」設定があります。 しかし入力する内容によっては、その設定が必要ない場合もあります。設定は以下の画面から解除できます。 [環境設定]から[オートコレクト]を選択すると、自動で大文字にする設定を解除できます。 文書によって設定を使い分け、効率よく文書を作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 初心者向け｜Excelでの書類作成方法まとめ これまで、Excelでの書類作成方法を中心にご紹介しました。 Excelでは業務で必要な書類を作成できる一方、基本操作や関数の使い方を覚える必要があり、初心者にとってはかえって時間や手間がかかってしまいます。また、情報管理には適していないため、過去に作成した書類を振り返りづらい点もデメリットです。 そこで、「誰でも簡単に操作でき、後から情報を振り返りやすいツール」を導入しましょう。とくに、情報へのアクセス性は業務効率を大きく左右するため、「検索性の高さ」が重要なポイントです。 結論、書類の作成・管理には、誰でも簡単に書類を作成でき、高精度の検索機能で必要な情報に即アクセス可能な『ナレカン』が最適です。ナレカンでは、Excelのファイルを添付し、関連情報を併せて書き込んで管理する使い方も可能です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、初心者でも簡単に書類作成ができる環境を整えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネス向け｜書類作成の基本や作り方は？作成・管理を効率化する方法を紹介

見積書や提案書は、ビジネスの場においてプロジェクトの発足時や情報共有時などさまざまな場面で作成される大切な書類です。 一方で、これらの書類は区分が曖昧になりやすく、「見積書と提案書の違いがわからないので適切な管理ができない」という担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、見積書と提案書の違いや書き方を中心に解説します。 見積書と提案書の違いがわからない 見積書を効率的に書くコツを知りたい 自社の見積書や提案書を適切に書き分けて管理したい という担当者の方は今回の記事を参考にすると、見積書と提案書の違いを明確に理解しつつ、効果的な書類の管理手法まで確立できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 見積書とは2 見積書と提案書の違いとは3 見積書と提案書における共通点とは4 見積書における3つの目的とは4.1 (1)情報を共有するため4.2 (2)トラブルを回避するため4.3 (3)与信調査のため5 見積書における書き方のコツ5.1 テンプレートを活用する5.2 金銭情報を詳細に明記する5.3 有効期限を設定する6 見積書・提案書におすすめのテンプレート2選6.1 【Excel】シンプルな見積書テンプレート6.2 【Excel】基本の提案書テンプレート7 あらゆる書類の作成・管理を効率化するITツール7.1 最も簡単に見積書や提案書を管理できるITツール「ナレカン」8 見積書と提案書の違いと書き方まとめ 見積書とは 見積書とは、ある商品やサービスを契約した際にかかる費用や条件について記載された文書です。 基本的に、顧客に対し事業者が提出します。顧客は見積書の内容をもとに契約するかを検討するため、契約前に発行する点が特徴です。 このように、見積書は商品・サービスの契約に関わる重要な書類であると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見積書と提案書の違いとは 見積書と提案書の違いは以下の通りです。 見積書 受注者が金額・数量・工程・期間などの取引内容を発注者に対してあらかじめ提示する書類 提案書 自社や顧客の抱える課題に対して解決策の提示や、問題に対しての具体的なアプローチをまとめた書類 このように、提出する目的に大きな違いがあります。また、顧客によっては、見積書と提案書で提出する順番も異なります。 とくに、新規顧客に対しては、提案書を提出した後に、具体的なプランや金銭情報を見積書で共有するフローが一般的です。一方、既存顧客に対しては、提案書の前に見積書を提出することが多いという違いもあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見積書と提案書における共通点とは 以下では、見積書と提案書の共通点を3つ紹介します。 顧客の信用に繋がる 見積書も提案書も顧客の信用を得るために作成します。自社企業に対して懸念点を抱かせないよう、顧客目線で書類を作成する必要があります。 プロジェクト進行前に作成する いずれの書類も、企画やプロジェクトの契約を実現させるために作成されます。そのため、プロジェクトが進行する前に作成することが一般的です。 顧客の了承を得た後も必要になる 2つの書類は、顧客から了承を得たあとも、実際に企画を進める際の指標になるため必要です。そのため、社内で書類が正しく管理されていなければ、業務を円滑に進めることができない点に注意が必要です。 以上のように、見積書と提案書はプロジェクトを進めるうえで欠かせない重要な書類です。したがって、見積書や提案書を社内で共有・管理できる環境づくりが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見積書における3つの目的とは 以下では、見積書を作成する3つの目的について解説します。「見積書がなぜ必要なのか」を社内全体で把握しておくと、抜け漏れやミスの削減にもつながります。 (1)情報を共有するため 見積書を作成する1つ目の目的は、検討に必要な情報を顧客に共有するためです。 見積書には、会社情報や納期・支払い条件に加え、商品情報など依頼内容に関する詳細な情報が記載されています。商品やプロジェクトに関わる詳細なデータが定量的に明記されている見積書を発行することで、相手企業は契約するのか、条件に関して交渉するのかなどの検討が行えるのです。 また、事前に見積書で情報を共有しておくと、両社が金額に関する事前知識を備えたうえで打ち合わせができ、交渉や検討がスムーズにもなります。 (2)トラブルを回避するため 2つめの目的は、支払いや認識齟齬によるトラブルを回避するためです。 見積書には、取引に関わる詳細な情報が定量的に明示されています。そのため、契約を結ぶ前に見積書で両社の認識齟齬を無くすことで、トラブルの原因となる契約条件の認識違いが起こりにくくなります。 また、見積書は情報を文字で残せるので、言った言わないという水掛け論の事態も防げるのです。 (3)与信調査のため 見積書を発行する3つ目の理由は、顧客から与信情報として判断されるためです。 見積書に発行の義務はないものの、多くの企業は信用情報の提示という意味も含め見積書を作成しています。見積書の発行は経費計算を企業が正確に行っている証明であり、取引先の安心感につながるのです。 信用の低下を防ぐため、記載した内容を正確に記載しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見積書における書き方のコツ ここでは、相手に伝わる見積書作成のコツを解説します。以下のポイントが押さえられていない見積書は、顧客の望むニーズに応えられない可能性があるので注意しましょう。 テンプレートを活用する 見積書の作成には、テンプレートを活用しましょう。 見積書は企画ごとに社内で数多く作成するので、体裁が整っていなければ確認作業が増加し振り返りがしづらくなります。そこで、テンプレートを用いると体裁の整った書類が短時間で作成でき、作成の簡略化とともに振り返りやすさに繋がるのです。 また、テンプレートは記載ミスの予防やクオリティの均一化にも貢献するので、顧客にとっても見やすい書類になります。企業や業界によっても求める情報は異なるので、テンプレートを軸に顧客ごとで柔軟に修正できる点もポイントです。 一方、「ナレカン」のようにシンプルなITツールで、テンプレートで作成した見積書を効率的に管理したり、ツール内でテンプレートを作成してあらゆる業務へ横展開させたりする企業も増加傾向にあります。 金銭情報を詳細に明記する 見積書では、金銭情報を明瞭に記載する必要があります。 合計金額や消費税、内訳なども詳細に記載しましょう。内訳の記入は、顧客が金銭の流れを意識しやすく信用に繋がるとともに、追加・変更が必要になってもわかりやすいメリットがあります。 また、小計と消費税の記載や、最終的に必要な合計金額は太字で記載するなどの工夫をすると、見やすく金額感がイメージしやすい見積書になります。 有効期限を設定する 見積書には有効期限を忘れずに記載しましょう。 見積書における有効期限の記載は法律では定められていないものの、商品やサービスの価格変更に対応できるようにしたり購買意欲を促進させたりする目的で記載をします。 ただし、民法によると、有効期限を設定して交わされた契約は撤回できないので、期限間違いの無いように確認しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見積書・提案書におすすめのテンプレート2選 以下では、見積書や提案書におすすめのテンプレート2選をご紹介します。資料作成の負担を減らしたい方は必見です。 【Excel】シンプルな見積書テンプレート こちらは、ビズ研が提供するシンプルな見積書のテンプレートです。 シンプルなデザインで基本的な項目がそろっているので、様々な業界・企業で利用できます。また、ロゴや配色のカスタマイズも可能な点がポイントです。 ビズ研の「シンプルな見積書テンプレート」はこちら 【Excel】基本の提案書テンプレート こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する基本の提案書テンプレートです。 現状分析や問題点、解決策などの記載スペースがあり、このテンプレートに沿って記載することで、提案の構成が完成します。項目の修正もできるので、自社に最適な提案書を簡単に作成できます。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロードの「基本の提案書テンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ あらゆる書類の作成・管理を効率化するITツール 以下では、見積書や提案書を含むあらゆる書類の作成・管理を効率化するITツールをご紹介します。 見積書や提案書を適切に管理するにはITツールの導入がおすすめです。WordやExcelのテンプレートを使った場合、書類の作成は簡単にできる一方で、その後の共有や管理では別のツールを使わなければならず面倒です。 そこで、見積書・提案書の共有、管理ができる「ITツール」を使えば、共有から管理まで、面倒な手間をかけずにスムーズに進められます。ただし、チャットツールのように情報が流れるツールでは、作成された見積書や提案書へのアクセス性が悪く、スムーズな業務進行を阻害してしまいます。 結論、最も簡単に書類管理を効率化させるには、見積書や提案書の共有、管理までを誰でも簡単に進められるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、見積書・提案書のファイル添付やテキストで関連情報を記載して任意のメンバーに共有可能です。さらに、「フォルダ機能」もあるので煩雑になりがちなファイル管理もスムーズにできます。 最も簡単に見積書や提案書を管理できるITツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 見積書と提案書の違いと書き方まとめ ここまで、見積書と提案書の違いや書き方について解説しました。 見積書や提案書は、WordやExcelのテンプレートを利用して効率的に作成できます。しかし、作成だけでなく、その後の管理や関係する社員への情報共有も重要な業務と言えます。 情報共有を怠ると、社員間で契約についての認識齟齬が発生してしまったり、納期に間に合わなかったりする事態を招きかねないのです。そこで、「共有や管理が簡単にできるITツール」が求められるのです。 ただし、メールやチャットツールでは、重要な書類、情報も流れてしまいます。そのため、見積書や提案書の共有・管理を効率化するツール「ナレカン」がおすすめです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、見積書や提案書をはじめとした情報共有・管理のストレスを取り除きましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

業務の担当者が変わるときは、前任者がいなくなっても業務をスムーズに進めるために、後任者へ引継書を共有しなければなりません。引継書があれば、後任者が未経験でも問題なく業務を任せられます。 しかし、「引継書が後任者に読まれない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、後任が引継書を読まない原因と解決策を中心にご紹介します。 後任者が引継書を読まずに繰り返し質問してくる わかりやすい引継マニュアルを作成したい 仕事の引き継ぎを簡単にできる方法が知りたい という方はこの記事を参考にすると、後任に読んでもらえる引継書の書き方が分かり、引き継ぎを円滑に進められます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 後任が引継書を読まない原因1.1 内容が難しい1.2 読むべき箇所が分かりにくい2 【3ステップ】読まれる引継書の作り方2.1 （1）引継ぎのスケジュールを作成する2.2 （2）引継書に書く内容を洗い出す2.3 （3）具体的な内容を記載する3 引継書の質を上げる4つのコツ3.1 （1）結論から述べる3.2 （2）一目見て分かるように記載する3.3 （3）ほかの社員にも確認してもらう3.4 （4）ITツールを活用する4 失敗しない引継ぎに必須のツール4.1 簡単に「読まれる」引継書を作成できるツール「ナレカン」5 仕事の引き継ぎに関するよくある質問5.1 業務引き継ぎの注意事項は？5.2 仕事の引き継ぎ漏れを対策するには？6 引継書が読まれない原因まとめ 後任が引継書を読まない原因 ここからは、後任が引継書を読まない原因を解説します。以下を把握すれば、原因に合わせた解決策を講じることができるので、後任者が引継書を読まないと悩む方は必見です。 内容が難しい 引継書が読まれない原因の1つは、引継書の内容が難しいことです。 引継書の内容が難しければ「読んでも分からない」と判断され、引継書が読まれずに放置されてしまいます。たとえば、専門用語を多用している引継書は、ある程度業務に慣れた社員でなければ理解できません。 したがって、「初めて業務に従事する人でも分かる表現」を心がけましょう。 読むべき箇所が分かりにくい 引継書が読まれないもう1つの原因は、欲しい情報があった時に「どこを読めば良いか」が分かりにくいことです。 引き継ぎでは業務を一度に引き継ぐので、書類の分量が増えます。そのため、業務の全体像を把握できていない後任者にとっては、引継書から必要な情報を探す作業に時間がかかってしまうのです。 以上のように、引継書のどこを読めば良いか分からず「聞いたほうが早い」と判断されてしまい、読まれなくなります。したがって、「必要な情報をすぐに得られる引継書」を作成しなければなりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【3ステップ】読まれる引継書の作り方 ここからは、読まれる引継書の作り方をご紹介します。以下の手順に従って作業を進めれば、ほかの業務を圧迫することなく効率的に引継書を作れます。 （1）引継ぎのスケジュールを作成する まずは、引継書作成に向けてスケジュールを立てましょう。 具体的には、後任者への引き継ぎをする1週間前を目処に引継書を完成させておかなければなりません。引き継ぎ業務はチーム全体の生産性を下げないための重要な仕事なので「差し込みの仕事で対応できなかった」などの事態は避けるべきです。 また、関係者への挨拶の日程も決めておく必要があります。以上のように、引き継ぎはほかの業務と並行して実施するので、適切なスケジュールを立てて計画的に進めましょう。 （2）引継書に書く内容を洗い出す 次に、引継書に書く内容を洗い出します。具体的には、引継書に記載すべき以下の項目について詳細を調査しましょう。 業務の概要 後任者が業務の全体像をつかめるように、業務の必要性や業務で達成したい目的などを記載しましょう。 具体的なスケジュール 後任者が今後の見通しを立てたり、周囲とペースを合わせて取り組んだりできるように、年間、月間の業務スケジュールを示しましょう。 業務の手順 担当変更後も滞りなく仕事が進むように、業務の具体的な流れや手順を示します。また、前任者がもつ知識や経験などのノウハウもあわせて記載しましょう。 例外への対応方法 「引継書やマニュアルを見なければ仕事ができない」という状況を防ぐために、業務上のルールや原則だけでなく、過去のトラブル事例なども共有しておきましょう。 以上のように、業務の全体像からイレギュラーへの対応方法までを洗い出すことが「後任者にとって過不足がなく分かりやすい引継書」の作成につながります。 （3）具体的な内容を記載する 最後に、洗い出した項目について具体的な内容を記載しましょう。 ここでは、“データや書類の保管場所”、”業務で扱うツールやシステムの操作方法”などを明示します。引継書を見た後任者がどのように業務を進めるかをイメージし、分かりやすく記載しなければなりません。 また、完成した引継書は一度上司や同僚へ共有し、不備がないか確認してもらうのがおすすめです。以上のように、業務に慣れている前任者だけではなく、後任者や関係者などの目線をとりいれながら詳細を示す必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継書の質を上げる4つのコツ 以下では、引継書の質を上げる4つのコツをご紹介します。既存の引継書を改善して「読まれる引継書・役立つ引継書」にしたい担当者の方は必見です。 （1）結論から述べる 1つ目のコツは、引継書に記載する内容を「結論から述べること」です。 冗長な文章は、読むだけでなく理解するのにも時間がかかって、後任者の読む意欲を無くしてしまいます。したがって、短時間で分かりやすく伝えるために結論から述べる必要があるのです。 また、後任者にとって分かりやすいだけでなく、前任者も引継書の文章作成で迷わなくなるメリットがあるので、結論から述べる方が良いと言えます。 （2）一目見て分かるように記載する 2つ目のコツは「一目見て伝えたい内容が分かるように記載すること」です。 たとえば、業務手順を文章だけで記載した場合と、図や矢印などを使って「フローチャート」で表した場合では、業務のイメージのしやすさが大きく異なるのです。 文字だけでは業務への具体的なイメージがすぐに伝わらない可能性があります。したがって、図形や画像を貼付したり、デザインやレイアウトを工夫したりして、視覚的に見やすい引継書にしましょう。 （3）ほかの社員にも確認してもらう 3つ目のコツは「ほかの社員にも確認してもらうこと」です。 前任者が理解できる引継書が、未経験者にとって分かりやすいものとは限らないので、ほかの社員に確認してもらったうえで改善する必要があります。 たとえば、後任者の立場に近い新入社員や経験の浅い社員などへ事前に引継書を共有し、改善すべき点が何か調査して、引継書に反映させましょう。 （4）ITツールを活用する 4つ目のコツは「ITツールを活用すること」です。 一部のITツールには、引継書の作成を効率化する「テンプレート機能」が搭載されています。テンプレート機能を使うと、あらかじめ作成したフォーマットに沿って情報を入力するだけで簡単に「見やすい」引継書を作れます。 また、ITツールの検索機能を使えば、必要な情報を瞬時に探し出せるので「読みたい情報がどこにあるか分からない」状態になりません。とくに、「ナレカン」のようにシンプルな情報共有ツールを使って、引継書の作成から管理までをスムーズにする企業も多いです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 失敗しない引継ぎに必須のツール 以下では、失敗しない引継ぎに必須のツールをご紹介します。 引継書が読まれない状況を解消するには、「高精度の検索機能が備わっているツール」を導入し、資料を管理しましょう。検索機能が搭載されているツールを使えば、後任者が知りたい情報を簡単に探し出せます。 ただし、操作が複雑なツールは使うのが面倒になり、前任者の資料作成や高2運者のチェックが滞りがちです。したがって、「ITスキルに関係なく簡単に操作できる」点も重視しましょう。 結論、引継書の運用には誰でも簡単にわかりやすい引継書を作成でき、必要な情報をすぐに見つけ出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」では、画像・ファイル添付をはじめ、目次や文字の装飾が簡単なので、誰でも見やすい引継書を作成できます。また、ヒット率100%の「キーワード検索」で、必要な情報をすぐに見つけ出せるため、引継書の管理もスムーズになるのです。 簡単に「読まれる」引継書を作成できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ナレカンで引継書を作成するイメージ ナレカンの「記事」には、以下のように図やファイル添付で、簡単に引継書を作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の引き継ぎに関するよくある質問 以下では、仕事の引き継ぎに関するよくある質問についてご紹介します。引き継ぎにおいて疑問があるという方は必見です。 業務引き継ぎの注意事項は？ 業務引き継ぎにおける注意事項のひとつに、「余裕をもった引き継ぎ期間を確保すること」が挙げられます。 業務の引き継ぎは、情報を共有して終わりではなく、後任者が業務をスムーズに行えるまでサポートする必要があります。そのため、引き継ぎにかかる期間は余裕をもって設定する必要があります。 また、事前に引き継ぎのスケジュールを計画しておくことも有効です。 仕事の引き継ぎ漏れを対策するには？ 仕事の引き継ぎ漏れを対策するには「質問の機会を設けること」が重要です。 後任者に一方的に説明をして終わりにするのではなく、説明の合間で質問できる機会を設けることで、引き継ぎ漏れを防げます。また、後任者が実際に業務を開始し、その中で疑問に思ったことを解消する場を設けることも有効です。 以上のように、疑問点を解消できる環境づくりによって、仕事の引き継ぎ漏れを防止できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継書が読まれない原因まとめ ここまで、後任が引継書を読まない原因と解決策を中心にご紹介しました。 後任者が引継書を読まない原因は「内容が難しいこと」と「どこを読むべきか分かりにくいこと」の2点です。内容の難しさは「初めて業務に従事する人でも分かる表現」を心がけることで解決します。 また、読むべき箇所が分かりにくい問題に対しては、検索機能が搭載されたITツールを導入して、情報へのアクセス性を高めなければなりません。 したがって、タグやタイトルから引継書を横断的に検索でき、後任者が必要な情報へたどり着きやすいツール「ナレカン」を使うべきなのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、「後任者に引継書が読まれない」問題を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレート】業務引き継ぎ書とは？作り方のコツや書き方例を紹介！

提案書は社内外を問わず、ビジネスにおけるさまざまな場面で作成されます。提案書の完成度は、採用可否を左右するため、ポイントを押さえながら作成する必要があるのです。 しかし、「社内向け提案書を作成したいが、書き方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内・社外向け提案書の違いや書き方、作成に役立つテンプレートをご紹介します。 わかりやすい社内向け提案書の書き方や例文を把握したい テンプレートを活用して手間をかけずに提案書を作成したい 過去の提案書から欲しい情報をすぐに見つけられず困っている という方はこの記事を参考にすると、要点を押さえた分かりやすい社内向け提案書を作成できるうえ、提案書をストレスなく管理する方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 提案書と企画書の違いとは2 提案書における社内・社外向けの違いとは3 ＜構成＞社内向け提案書に記載すべき項目4 【例文あり】わかりやすい社内向け提案書の書き方4.1 （1）現状の説明と課題分析をする4.2 （2）解決策を立案する4.3 （3）得られるメリットを伝える4.4 （4）予算・リソース・期間を明記する5 社内向け提案書に役立つ無料テンプレート・フォーマット4選5.1 Word｜業務改善に向けた提案書テンプレート5.2 Excel｜用途を問わず使える提案書テンプレート5.3 Excel｜提案内容をまとめられる企画書テンプレート5.4 Power Point｜社内提案資料の作成に役立つテンプレート6 作成した提案書から欲しい情報をすぐに探し出せるツール6.1 最も簡単に社内文書を管理できるツール「ナレカン」6.2 ナレカンでの提案書管理例7 社内向け提案書の書き方やテンプレート・例文まとめ 提案書と企画書の違いとは 提案書と企画書は混同されがちですが、具体性に違いがあります。 提案書 プロジェクトの方向性や大まかなプラン、スケジュール感を示すもので、主にアイデアや解決策を提示するための文書。 企画書 提案書をさらに具体化したもので、実行に向けて必要なステップや詳細な情報が盛り込まれている文書。 以上のように、提案書は大まかな方向性を示すもの、企画書は詳細な情報を盛り込んだものという違いがあります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 提案書における社内・社外向けの違いとは 提案書は、提出先によって用途や書き方が異なります。 社内向け提案書 業務改善など、社内で抱える問題に対して解決策を立案するときに使われ、社内の関係者や上層部に提出します。 社外向け提案書 「自社製品やサービスが顧客の抱える問題に対して、どのようにアプローチできるか」を提案するときに使われ、取引先や潜在顧客に提出します。 このように、提出先によって提案書を作る目的が異なるので、作成するときには必要な情報を過不足なく記載するように注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜構成＞社内向け提案書に記載すべき項目 以下は、社内向け提案書に記載すべき項目の一覧です。提案書を作成するときには、以下の項目が含まれているかを確認しましょう。 ＜項目名＞ ＜説明＞ タイトル タイトルは、提案書の顔となる項目なので、提案内容が一目で分かるように記載しましょう。 課題 社内で抱える問題の背景や原因を、明確に記載しましょう。 提案内容 提案書の核となる項目なので、「概要→詳細」といった相手に伝わりやすい順番で記載しましょう。 メリット 定量的な指標を用いて、具体性を持たせることを心がけましょう。 費用 完遂までに複数のフェーズがある場合は、総額だけではなくその内訳も記載するようにしましょう。 スケジュール 現実的な提案だと感じてもらえるよう、無理のない完遂日の設定を心がけましょう。 以上6つの項目を含めることで、相手に採用されやすい提案書を作成できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】わかりやすい社内向け提案書の書き方 ここからは、わかりやすい社内向け提案書の書き方を例文付きで解説します。以下の手順に沿って作成すれば、情報に抜け漏れのない提案書をすぐに作成できます。 （1）現状の説明と課題分析をする はじめに、「業務の現状説明」と「発生している課題や問題点の分析」をします。 業務の現状を詳細に説明するだけでなく、分析結果は定量的に表して、内容を客観的に記載しましょう。例文は以下の通りです。 現状 弊社はこれまで、お客様から受注した案件の管理をExcelで行ってきた。顧客数の増加に伴い、Excelシートに記載される案件数は10,000件を超え、今後も増え続ける見込みである。 問題点 Excelは部内で共有する場合、チャットツールやメール等の外部ツールを経由する必要があり、非効率。 管理する案件数の増加に伴い、シート内の検索性が低下。 このように、課題解決の必要性を理解してもらうためにも、業務の現状説明と課題分析は必ず記載しなければなりません。 （2）解決策を立案する 次に、課題に対しての具体的な解決策を記載します。 書き方として、解決策の全体像を明記して、次に具体的なプランを時系列で記載すると流れが容易にイメージできます。例文は以下の通りです。 提案の趣旨 Excelを用いた案件管理は、共有や管理の面で不便が生じる。また、案件の増加に対応できていないため、案件管理に適したITツールの導入を提案する。 提案の具体的内容 株式会社Stockが提供する「ナレカン」を導入する。本ツールは「記事」に案件情報を記録することで、任意のメンバーにすぐ共有できるほか、多階層のフォルダで案件を整理することができる。ナレカンを導入し、Excel内に蓄積された全案件の移行を行う。 一方、優れた提案でも現実的に実現が難しいと判断されては採用には至らないので、解決策が自社の予算やスケジュールの面から見て現実的であるかも検討しましょう。 （3）得られるメリットを伝える メリットの内容は、提案書の採択を決断するうえで最も重要な項目になるため、正確に記載しなければなりません。 メリットを説明するときも、定量的なデータは重要になるので必ず意識し、相手が一目で分かるように提案書に落とし込みます。例文は以下の通りです。 期待できる効果 業務効率の○%の向上が見込まれる。 一人当たりの業務コストが○％削減される。 ほかにも、「ナレカン」のような表や写真・画像付きの提案書を作成できるツールを活用して、メリットを視覚的に分かりやすくするのも効果的です。 （4）予算・リソース・期間を明記する 最後に、予算や必要なリソース、期間について明記します。 提案を実施する場合、物品の購入などにかかる予算（金銭的コスト）に加え、人件費も明記する必要があります。例文は以下の通りです。 必要経費・時間 必要経費は月〇〇円。（〇〇円×〇〇人） 導入されるまで〇ヶ月、実際に運用が開始されるまで〇ヶ月を見込んでいる。 提案書の内容に抜け漏れがあると、情報が不十分となり適切に提案を進められません。したがって、提案書に記載すべき内容はフォーマット化して、いつでも反映できる体制を整えておく必要があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内向け提案書に役立つ無料テンプレート・フォーマット4選 ここからは、社内向けの提案書におすすめのテンプレートとその記入例をご紹介します。テンプレートを活用すれば効率よく体裁の整った提案書を作成できるので、レイアウトから作成するのに不安がある方は必見です。 Word｜業務改善に向けた提案書テンプレート こちらは、[文書]テンプレートが公開しているWord向けのテンプレートです。 使いやすいシンプルなデザインで、業務改善提案書の作成に役立ちます。また、「現状→問題点→解決策→得られる効果」の流れに沿った構成なので、スムーズに内容を書けるのもポイントです。 また、実際の利用を想定した記入例は以下の通りです。 [文書]テンプレート｜業務改善提案書テンプレートのダウンロードはこちら Excel｜用途を問わず使える提案書テンプレート こちらは、経費削減委員会が公開している提案書のテンプレートです。 シンプルで用途を問わず使えるため、自社のテンプレートとして任意の項目を設けて運用する方法もおすすめです。ただし、ダウンロードには会員登録が必要となります。 また、実際の利用を想定した記入例は以下の通りです。 経費削減委員会｜企画商品提案書テンプレートのダウンロードはこちら Excel｜提案内容をまとめられる企画書テンプレート こちらは、[文書]テンプレートが公開しているExcelの企画書テンプレートです。 シンプルなデザインで、情報を整理するのに役立ちます。提案内容を簡潔にまとめられる点が便利です。 また、実際の利用を想定した記入例は以下の通りです。 [文書]テンプレート｜企画提案書テンプレートのダウンロードはこちら Power Point｜社内提案資料の作成に役立つテンプレート こちらは、Microsoftが公開している提案書の作成に役立つPowerPointテンプレートです。 企画書ベースで作られていますが、社内向け提案書に必要な「概要・背景・内容・効果」などのスライドが備わっており、情報の整理に便利です。また、スライド内に分かりやすく記載するコツが載っているので、資料作成が苦手な方でも使いやすくなっています。 こちらは、実際の利用を想定した記入例です。 Microsoft｜社内企画書テンプレートのダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 作成した提案書から欲しい情報をすぐに探し出せるツール 以下では、作成した提案書から欲しい情報をすぐに探し出せるツールをご紹介します。 ExcelやWordで提案書を作成すると、「ファイルが増えてどこに保存したか分からない」「ファイル内の情報が埋もれてしまう」などの問題が生じます。そこで、「ナレッジ管理ツール」を導入し、提案書をはじめとする社内情報を1か所にまとめて管理しましょう。 とくに、提案書は過去の実績や成功事例として蓄積しておくことで、似た業界への提案をするときに役立ちます。ただし、検索機能が不十分なツールでは、参考になる提案書の有無を検索するのに時間がかかり、蓄積している情報を十分活用できません。 結論、社内文書の管理には、作成した提案書を一元管理できるうえ、高精度の検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」には、作成した提案書のファイルをメモと一緒に記録でき、情報を整理しながら管理できます。さらに、「添付ファイル内検索」を含む高精度の検索機能により、ファイルの中身を一つずつ確認する手間なく必要な情報をすぐに探し出せるのです。 最も簡単に社内文書を管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ナレカンでの提案書管理例 ナレカンは、提案書を管理するのに便利なツールです。そこで、ナレカンでの提案書管理例をご紹介します。 ナレカンでは、作成した提案書を画像のように保管できます。ファイルを添付するだけでなく、説明や補足情報を記載して必要な情報を1か所にまとめられるうえ、添付ファイルは「プレビュー表示」できるため、素早く内容を把握できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内向け提案書の書き方やテンプレート・例文まとめ ここまで、社内・社外向け提案書の違いや書き方、提案書作成に役立つテンプレートをご紹介しました。 テンプレートを活用すれば、提案書の体裁を簡単に整えられて便利です。しかし、WordやPowerPointのテンプレートで作成した提案書は、ほかのファイルと混ざって管理が煩雑になりやすく、必要な情報を探すのに時間がかかります。 そこで、「ナレッジ管理ツール」を導入し、提案書をはじめとする社内情報を一元管理しましょう。とくに、「検索性に優れたツール」を導入すれば、提案書の作成に必要な社内情報や、参考にできる過去の提案書をスムーズに見つけることができます。 結論、自社が導入すべきなのは、社内情報をまとめて管理でき、誰でも思い通りに検索して必要な情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスフリーの提案書管理を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

異動や退職にともなって業務の担当者を変更するときは、社内・社外それぞれに引継ぎの旨を連絡し、業務に必要な情報を共有しなければなりません。 しかし、引継ぎメールは送る相手によって書き方が変わるため「引継ぎメールの書き方やポイントが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、引継ぎ・担当変更メールの書き方や例文、引継ぎ業務をスムーズに進める方法を中心にご紹介します。 失礼のない引継ぎメールを送信したい 業務の引継ぎをスムーズに進めるコツを知りたい 情報を適切に管理・共有し効率的に引継ぎを進めたい という方はこの記事を参考にすると、引継ぎ・担当変更に伴うメッセージや資料のやりとりをスムーズに進める方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【例文あり】引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方1.1 社外向けの引継ぎお願いメール1.2 社内向けの引継ぎお願いメール2 【例文あり】引継ぎ・担当者変更の挨拶メールへの返信の書き方3 引継ぎ・担当変更メールのポイント3.1 丁寧かつ分かりやすく伝える3.2 変更が分かったらすぐに伝える3.3 前任者からメールを送信する4 業務・案件の引継ぎをスムーズにするコツ3選4.1 （1）過去のやりとりもストックする4.2 （2）引継ぎ資料を埋もれさせない4.3 （3）資料と紐づけてやりとりする5 【引継ぎミス防止】業務の引継ぎを円滑にするおすすめのツール5.1 引継ぎに必要な資料を簡単に共有・管理できるツール「ナレカン」6 引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方まとめ 【例文あり】引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方 以下では、引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方をご紹介します。引継ぎメールに記載すべき項目は、メールを送信する相手によって異なるため必見です。 社外向けの引継ぎお願いメール 以下では、社外向けの引継ぎ・担当変更メールの書き方を、前任者・後任者それぞれの立場から例文でご紹介します。 ＜前任者から社外へ＞ 前任者から社外へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の5項目です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】会社名・名前」といった形式で記入します。 （2）担当変更の背景と日付 担当変更に至った理由を明確にかつ簡潔に記載しましょう。引継ぎの日程は、「〇月〇日（〇）付けで」と記入します。 （3）感謝の言葉 担当を外れるという事務的な連絡だけでなく、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べましょう。個人との具体的なエピソードも添えるとより丁寧な印象を残せます。 （4）後任者の紹介 後任者のキャリアや人柄が分かる紹介を添えることで、後任者が馴染めるようサポートできます。 （5）挨拶について 直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。 また、「業務ごとの担当者」や「誰が誰に挨拶メールを送ったのか」といった人事異動に伴うタスクや変更点はリスト化して管理しましょう。たとえば「ナレカン」のように、情報を更新したら即共有されるツールであれば、リアルタイムの状況を把握でき便利です。 引き継ぎメールを書くときには、以下4つの例文を参考に文面を作成しましょう。 ・（例文1）人事異動による担当者変更 【担当者変更のご挨拶】株式会社△△　大道宏樹 ××株式会社 伊藤様 平素よりお世話になっております。株式会社△△の大道でございます。 このたび人事異動に伴い、4月1日付けで○○部へ異動することとなりました。 在任中、伊藤様には大変お世話になり、心から感謝申し上げます。 後任として、弊社佐藤が貴社を担当させていただくことになりました。 佐藤は長らく営業業務に携わっており、信頼のおける人物でございます。 後日改めまして、後任の佐藤と共にご挨拶に伺います。 今後も変わらぬお引き立てのほどを何卒よろしくお願いいたします。 ・（例文2）退職による担当者変更 【担当者変更のご挨拶】株式会社△△　大道宏樹 ××株式会社 伊藤様 平素よりお世話になっております。株式会社△△の大道でございます。 私事で恐縮ですが、この度一身上の都合により、4月1日をもちまして退職することとなりました。 在任中、伊藤様には大変お世話になり、心から感謝申し上げます。 後任として、弊社佐藤が貴社を担当させていただくことになりました。 佐藤は入社以来、営業業務に携わっており、□□業界の知識も豊富な人物です。 後日改めまして、後任の佐藤と共にご挨拶に伺う所存でございます。 今後も変わらぬお引き立てのほどを何卒よろしくお願いいたします。 株式会社△△　大道 ・（例文3）有給休暇による引継ぎ連絡 【一時的な担当変更のご連絡】株式会社△△　大道宏樹 ××株式会社 伊藤様 平素より大変お世話になっております。株式会社△△の大道でございます。 私事で誠に申し訳ございませんが、この度下記日程で休暇をいただくこととなりました。 ・休暇期間：〇月〇日（月）～〇月〇日（水） ・不在時の担当：◇◇部　◇◇ ・メール：〇〇＠△△ ・電話：000-0000-0000 期間中、ご不明な点やご相談等がございましたら、上記の連絡先までお伝えいただけますと幸いです。 不在中、ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解ご協力のほど、何卒よろしくお願い申しあげます。 株式会社△△　大道 ・（例文4）育休・産休などの長期休暇による担当者変更 【産休に伴う担当者変更のご連絡】株式会社△△　髙橋花子 ××株式会社 伊藤様 平素より大変お世話になっております。株式会社△△の高橋でございます。 私事で大変恐縮ではございますが、〇月〇日（火）より出産のため、産休に入らせていただくこととなりました。 なお、職場復帰は20××年の夏頃を予定しております。 長期の休暇となるため、その間の業務につきましては、弊社の◇◇が後任として担当させていただきます。 今後ご不明な点などございましたら、◇◇にご連絡いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。 以下が◇◇の連絡先になります。 氏名：◇◇部　◇◇ メール：〇〇＠△△ 電話：000-0000-0000 直接ご挨拶にお伺いすべきところ、メールでのご報告となり大変申し訳ございません。 復職の際には改めてご挨拶させていただけますと幸いです。 今後とも変わらぬお付き合いを賜りますよう、お願い申し上げます。 株式会社△△　髙橋 ＜後任者の挨拶＞ 後任者から社外の前任者に向けた挨拶メールで記載すべき基本項目は、以下の3項目です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】会社名・名前」といった形式で記入します。 （2）担当変更の背景と日付 担当変更に至った理由を明確にかつ簡潔に記載しましょう。引継ぎの日程を明確に記入します。 （3）挨拶について 担当を外れるという事務的な連絡だけでなく、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べましょう。個人との具体的なエピソードも添えるとより丁寧な印象を残せます。 ・（例文）人事異動による担当者変更 【着任のご挨拶】株式会社△△　佐藤一郎 株式会社×× 伊藤様 平素よりお世話になっております。株式会社△△の佐藤でございます。 このたび人事異動に伴い、4月1日より山田の後任として 貴社を担当させていただくことになりました。 後日改めまして、前任の大道と共にご挨拶に伺う所存でございます。 今後も変わらぬお引き立てのほどを何卒よろしくお願いいたします。 株式会社△△　佐藤 社内向けの引継ぎお願いメール 以下では、社内向けの引継ぎ・担当変更メールの書き方を、前任者・後任者それぞれの立場から例文でご紹介します。 ＜前任者から社内へ＞ 前任者から社内へ向けた引継ぎメールで記載すべき基本項目は、以下の5項目です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】部署名・名前」といった形式で記入します。 （2）担当者変更の日付・理由 担当者変更の理由を明確にかつ簡潔に記載しましょう。また、「〇月〇日（〇）付けで」と日程を明確に記入します。 （3）感謝の言葉 宛先の社員への感謝の言葉を書きましょう。具体的なエピソードを添えると、より気持ちのこもった丁寧な印象になります。 （4）後任者の紹介 後任者のキャリアや人柄が分かる紹介を添えることで、後任者が馴染めるようサポートできます。 （5）お詫び 直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。 また、引き継ぎメールを書くときには、以下4つの例文を参考に文面を作成しましょう。 ・（例文1）人事異動による引継ぎ連絡 【異動のご挨拶】営業部　大道宏樹 総務部 田中さん お疲れさまです。営業部の大道宏樹です。 このたび4月1日をもちまして、B支店 営業部に異動することになりました。 在籍中は大変お世話になりました。営業部の一員として田中さんとプロジェクトを推進した経験から、多くのことを学ばせていただきました。心より感謝申し上げます。 これまで担当していた案件につきましては、佐藤さんに引き継いでおりますので、引き続きご協力いただけますようよろしくお願いいたします。 本来ならご挨拶に伺うべきところ、 メールでのご連絡となり申し訳ございません。 最後になりますが、さらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。 営業部 大道 ・（例文2）退職による引継ぎ連絡 【退職のご挨拶】営業部　大道宏樹 総務部 田中さん お疲れさまです。営業部の大道宏樹です。 この度、一身上の都合により、4月1日付けで、退職することになりました。 在籍中は大変お世話になりました。営業部の一員として田中さんとプロジェクトを推進した経験から、多くのことを学ばせていただきました。心より感謝申し上げます。 これまで担当していた案件につきましては、佐藤さんに引き継いでおりますので、引き続きご協力いただけますようよろしくお願いいたします。 本来ならご挨拶に伺うべきところ、 メールでのご連絡となり申し訳ございません。 最後になりますが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。 営業部　大道 ・（例文3）有給休暇による引継ぎ連絡 【一時的な担当者変更のご連絡】営業部　大道宏樹 総務部 田中さん お疲れさまです。営業部の大道宏樹です。 私事で誠に申し訳ございませんが、この度下記日程で休暇をいただくこととなりました。 何かございましたら、以下までご連絡いただけないでしょうか。 ・休暇期間：〇月〇日（月）～〇月〇日（水） ・不在時の担当：営業部　佐藤 ・メール：〇〇＠△△ ・電話：000-0000-0000 日頃よりサポートいただいている中、ご不便をおかけしてしまい申し訳ありません。 いつも丁寧にご対応いただき、心より感謝申し上げます。 何卒よろしくお願いいたします。 営業部　大道 ・（例文4）育休・産休などの長期休暇による引継ぎ 【産休のご連絡】営業部　髙橋花子 各位 お疲れさまです。営業部の高橋花子です。 私事で大変恐縮ではございますが、〇月〇日（火）より出産のため、産休に入らせていただくこととなりました。 なお、職場復帰は20××年の夏頃を予定しております。 長期の不在となるため、その間の業務につきましては、営業部メンバーに引き継ぎますので、 今後ご不明な点などございましたら、以下までご連絡いただきますようよろしくお願い申し上げます。 ◇◇部 メール：〇〇＠△△（営業部共通） 電話：000-0000-0000（営業部内線） 日頃より多くのご協力をいただいている中、長期にわたり不在となってしまい申し訳ございません。 復職の際には改めてご挨拶させていただきますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 営業部　髙橋 このように、異動や社員の事情で突然引継ぎが必要になる場面は多くあります。そのため、いつメンバーが変わっても対応できるよう、「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを導入し、社内情報や業務内容を文書化して管理しましょう。 ＜後任者の挨拶＞ 後任者から社内の前任者への挨拶メールで記載すべき基本項目は、以下の4項目です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、ひと目でメールの内容が分かるよう意識して記載しましょう。「【用件】部署名・名前」といった形式で記入します。 （2）異動の日付、異動前の部署名 「〇月〇日付けの異動により、〇〇さんの業務を引き継ぐことになりました（名前）です」という形式で書きましょう。 （3）抱負 今後に向けた抱負を述べましょう。 （4）お詫び 直接挨拶できないことへのお詫びをします。引き継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メール連絡の場合はそのことをお詫びする一文を添えましょう。 ・（例文）人事異動による引継ぎ連絡 【担当者変更のご挨拶】営業部　佐藤一郎 株式会社○○ △△様 このたび、4月1日付けの異動により、大道さんの業務を 引き継ぐことになりました佐藤一郎と申します。 異動前は、B支店の営業部で〇〇業務を担当しておりました。 不慣れな部分もあるため、何かとご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、 いち早くチームに貢献できるよう努めますので、何卒よろしくお願いいたします。 本来ならご挨拶に伺うべきところ、 メールでのご連絡となり申し訳ございません。 営業部 佐藤 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文あり】引継ぎ・担当者変更の挨拶メールへの返信の書き方 ここでは、引継ぎ・担当者変更の挨拶メールへの返信の書き方を解説します。例文も紹介しているため、どのように返信すべきか悩んでいる方は必見です。 項目名 ポイント （1）件名 件名は、変更せずに返信するようにしましょう。 （2）メールをいただいたことに対するお礼 担当者変更に対する挨拶メールへの返信には、前もって知らせてくれたことに関するお礼を記載しましょう。 （3）在任中にお世話になったことに対するお礼 担当者変更に関するお礼といった事務的な連絡だけでなく、これまでの感謝の気持ちを込めたお礼の言葉を述べましょう。個人との具体的なエピソードも添えるとより丁寧な印象を残せます。 （4）新天地での活躍への祈念 最後に、新天地での活躍を祈念する言葉をかけましょう。 ・（例文）人事異動による引継ぎ連絡への返信 Re:【担当者変更のご挨拶】株式会社△△　大道宏樹 株式会社△△ 大道宏樹様 日頃は、お世話になっております。株式会社××の伊藤でございます。 大道様の転勤とご担当者様の変更のご連絡をいただき誠にありがとうございます。 大道様には着任以降、今まで大変お世話になり、 感謝の気持ちでいっぱいでございます。 大道様が担当していただきまして、こちらも大変スムーズにお仕事をさせていただきました。改めて感謝申し上げます。 転勤先では大道様の持前の力をより発揮していただき、ご活躍されますことを心よりお祈り申し上げます。 株式会社××　伊藤 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継ぎ・担当変更メールのポイント 以下では、引継ぎや担当変更メールで気を付けるべきポイントをご紹介します。マナーやタイミングを考慮して、相手に失礼のない挨拶を心がけましょう。 丁寧かつ分かりやすく伝える 丁寧かつ分かりやすく伝えることが、気を付けるべきポイントのひとつです。 具体的には、「直接挨拶できないことをお詫びする」「簡潔に記載する」の2点に気を付ける必要があります。本来、引継ぎの挨拶は直接伝えるのがビジネスマナーとされているため、メールで報告するときはお詫びの一文を付け加えましょう。 また、担当変更の理由や日付は、相手がすぐに理解できるように簡潔に記載します。このように、引継ぎ・担当変更の挨拶メールでは、内容を丁寧かつ分かりやすく伝えることが重要です。 変更が分かったらすぐに伝える 変更が分かったらすぐに伝えることも、引継ぎメールのポイントです。 引継ぎメールは、担当の変更が分かってからすぐ送るのが好ましいとされています。早めの挨拶が必要な理由は、担当変更の報告が遅れてしまうと、関係者が引継ぎの準備に十分な時間をとれないからです。 また、引継ぎメールだけでなく、引継ぎに必要な資料も早めに準備することが重要です。そのため、社内の情報をノート型で簡単に蓄積でき、検索機能で欲しい情報に即アクセスできる「ナレカン」のようなツールを使って、資料を適切に管理しておきましょう。 前任者からメールを送信する 最後に、前任者からメールを送信することもポイントです。 基本的に、引き継ぎメールは前任者から送るのがビジネスマナーとされています。まず、前任者が引継ぎの旨やその理由を関係者に送り、次に、後任者から自己紹介や業務への姿勢などを書いた引き継ぎメールを送ります。 スムーズに引継ぎを行うために、前任者と後任者で引き継ぎメールの送信日時についての段取りを決めておくことも重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務・案件の引継ぎをスムーズにするコツ3選 ここからは、業務・案件の引継ぎをスムーズにするコツを紹介します。以下を実践すれば、引継ぎ業務の負担を減らし、円滑にメッセージや資料のやりとりを進められます。 （1）過去のやりとりもストックする 1つ目のコツは、過去のやりとりもストックすることです。 たとえば、メールで引継ぎのやりとりをしていると、見返したい内容があった場合には大量の業務メールから探し出さなくてはなりません。さらに、目的の情報を見つけ出せなければ再度共有してもらう必要があるので、相手の業務にも支障が出てしまいます。 このように、過去のやりとりを素早く見返せなければ、引継ぎ業務に必要以上の時間がかかるのです。そこで、「ナレカン」のようにや資料と紐づけてやりとりを振り返れるツールを使えば、効率よく業務を進められ、やりとりが見つからないストレスもありません。 （2）引継ぎ資料を埋もれさせない 2つ目のコツは、引継ぎ資料を埋もれさせないことです。 資料の引継ぎが不十分では、取引先とのやりとりでミスをするなど後任の業務に支障をきたします。そのため、確認漏れが生じないように共有する必要があるのです。 たとえば、前任者から後任者へメールで引継ぎ資料を添付すると、ほかのメッセージに埋もれたり流されたりして気づかない可能性があります。したがって、引継ぎ資料はメールでやりとりするのではなく、保管場所を用意してまとめて共有するのが最適です。 （3）資料と紐づけてやりとりする 3つ目のコツは、資料と紐づけてやりとりすることです。 資料と紐づけてやりとりを管理しておけば、過去の細かな連絡事項も確認しやすくなります。さらに、メールと比べて気軽にコミュニケーションがとれるうえ、資料に関する細かなやりとりも補足できるので、認識齟齬が起きるリスクも回避できます。 このように、資料とメッセージを紐づけられるツールを使えば、認識のすり合わせがスムーズになるため、引継ぎ業務を円滑に進められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【引継ぎミス防止】業務の引継ぎを円滑にするおすすめのツール 以下では、業務の引継ぎを円滑にするおすすめのツールをご紹介します。 引継ぎ業務では「資料の受け渡し」と「引継ぎに関するメッセージのやりとり」のために頻繁にメールを送受信します。しかし、メールでは気軽にコミュニケーションをとれないうえに、やりとりの中から引継ぎに必要な情報を振り返るのは困難です。 また、チャットツールを利用する方法もありますが、チャットはメッセージが流れてしまううのに加え、情報が錯綜しやすい点がデメリットだと言えます。したがって、「簡単に引継ぎのやりとりができ、かつ情報を流さず蓄積できるツール」が必須なのです。 結論、引継ぎ業務をスムーズに進めるには、メールやチャットのデメリットを解消しつつ、引継ぎに関する情報を簡単に蓄積・共有できる「ナレカン」を使うべきです。 ナレカンの「記事」では、資料を添付して引継ぎに関する情報を残し、すぐに任意の後任者へ共有できるのが特徴です。また、記事に紐づく「コメント」で内容に関するやりとりができるうえ「多階層のフォルダ機能」で”部署”や”業務”ごとに資料の管理が可能です。 引継ぎに必要な資料を簡単に共有・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使った引き継ぎ資料の管理＞ 以下は、ナレカンで引き継ぎ資料を管理する例になります。 フォルダでの資料管理 ナレカンの多階層フォルダによって引き継ぎに必要な資料を内容ごとに管理できるため、目的の資料を見つけやすく、スムーズに業務を進めることができます。 コメント(メッセージ)機能 各ノートにはコメント機能があるため、気軽にコミュニケーションを取れるうえ、他の情報と混ざることなく資料ごとにやり取りを管理しておけます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 引継ぎ・担当変更の挨拶メールの書き方まとめ ここまで、引継ぎ・担当変更メールの書き方やポイント、引継ぎ業務全般をスムーズに進める方法についてご紹介しました。 社外に向けた引継ぎ・担当変更メールは「直接挨拶できないことをお詫びする」「簡潔に記載する」の2点に注意して作成しましょう。一方、社内における前任者・後任者間のやりとりは、簡単かつ見返しやすい形で実施する必要があります。 また、引継ぎ資料はメールで送ると流れてしまうため、すぐに参照できるように蓄積して共有しなければなりません。そこで、「メッセージのやりとりと資料の共有を、手間なくおこなえるツール」が求められます。 したがって、業務の引き継ぎを円滑に行うには、資料ごとにやり取りを残せるうえ、多階層のフォルダで引き継ぎ資料を適切に管理できるツール「ナレカン」が最適です。 ぜひ「ナレカン」を導入して資料の管理・共有に活用し、引継ぎ業務をスムーズに進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【テンプレート】業務引き継ぎ書とは？作り方のコツや書き方例を紹介！