ナレッジマネジメント
お役立ちガイド

事業計画書とは、「今後、事業をどのような方向で進めていくか」を可視化して、事業の立ち上げや継続に必要となる資金を調達するために必要となる資料です。作成された事業計画書は、企業の資金調達先である金融機関や投資者に提出されます。 しかし、「事業計画書を作成したいが、どのように作れば良いのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、事業計画書の書き方や必須項目、おすすめテンプレートを中心にご紹介します。 事業計画書の書き方を記入例付きで教えてほしい 事業計画書テンプレートを活用して、作成時間を短縮したい 計画書をはじめとする、煩雑な書類管理から脱却したい という方はこの記事を参考にすると、基本的な書き方や項目まで理解を深められるので、評価される事業計画書を作成できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 事業計画書とは1.1 事業計画書を作成する目的1.2 経営計画書との違い2 【事業計画の立て方】初心者がやるべき4ステップ3 【事業計画の書き方】必ず入れるべき8つの項目4 ＜記入例あり＞事業計画書の無料テンプレート4選4.1 【Word・PDF】A4用紙1枚で作れる事業計画書フォーマット4.2 【Excel】資金や事業の見通しも記載できるテンプレート4.3 【Excel】融資につながりやすいテンプレート4.4 【PowerPoint】事業計画のプレゼンで役立つ事業計画書5 事業計画書を作成するときの注意点3つ5.1 （1）具体的な根拠が示せるか5.2 （2）編集しやすいか5.3 （3）適切に管理できるか6 【必見】簡単に事業計画書を作成・管理できるツール6.1 文書とファイルを見やすく管理できるツール「ナレカン」7 ＜事業計画＞事業計画に便利なフレームワーク7.1 PEST分析7.2 SWOT分析8 ＜資金調達＞無料で使える資金計画に便利なフォーマット2選8.1 【Excel】項目を追加できるシンプルな資金計画書8.2 【Excel】リスト形式で整理できる資金調達計画表9 事業計画書に関するよくある質問9.1 事業計画書を書くタイミングは？9.2 事業計画書はどこで手に入る？9.3 事業計画書は個人事業主でも必要？10 分かりやすい事業計画書のテンプレートと書き方まとめ 事業計画書とは ここでは、事業計画書を作成する目的と経営計画書との違いを解説します。事業計画書を効果的なものにするために、以下の内容を押さえましょう。 事業計画書を作成する目的 事業計画書を作成する目的として「金融機関及び融資者への資金調達のアピール」が挙げられます。 事業計画書は、資金調達先の信頼獲得や判断材料として活用できます。口頭では伝えきれない詳細を文字や数値にして書き出すことで、先方の理解が深まり、融資につながる可能性が高まるのです。 事業計画書は第三者が読む資料なので、具体的かつ正確な情報を記載しましょう。 経営計画書との違い 事業計画書と経営計画書では、計画の対象範囲と期間が異なります。 事業計画書は、経営計画書の目標を達成するための短期的で具体的な戦術に関する文書で、部署や部門などを対象にしています。 一方、経営計画書は、会社の将来像を明らかにするための文書であるため、対象範囲は全社に向けており長期的な戦略を書く必要があるのです。 このように、事業計画書と経営計画書とは計画の内容が違うため、しっかりと区別しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【事業計画の立て方】初心者がやるべき4ステップ テンプレートがあっても、正しい書き方が分かっていなければ、わかりやすい事業計画は作れません。そこで以下では、事業計画の書き方を4ステップで紹介します。 ステップ1｜目標を明確にする 事業を展開するに至った背景や考えを踏まえて、目標を明確にしましょう。また、事業は立ち上げて終わりではないので、数年後の具体的なビジョンを見据えておくことが大切です。 ステップ2｜方針を明確にする 次に「どの顧客層に対して・どのようなアピールをしていくか」について、方針を明確にしましょう。ただし、何となくの予測で方針を定めるのではなく、市場調査をするなど根拠となるデータを元に決めていく必要があります。 ステップ3｜事業計画を立てる 方針が明確になったら、具体的な事業計画を立てていきます。たとえば、事業を立ち上げるには資金はいくら必要になるのか、売上高の見込みはどのくらいなのか、リスク対策として何をすべきか、などが挙げられます。 ステップ4｜事業計画を資料にまとめる 最後に、立案した事業計画を資料に落とし込みます。資金調達先の信頼を獲得して、融資の審査を有利に進めるには「具体的な数値や根拠」を記載し、先方の理解を深めることがポイントです。 以上の4ステップに沿って事業計画の構成を整えていき、分かりやすい事業計画書を作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【事業計画の書き方】必ず入れるべき8つの項目 事業計画書に記載すべき8つの必須項目は以下です。 事業概要（何をするのか？） 事業を通じて、社会にどのような影響を与えるか記載します。PEST分析に沿って「政治面、経済面、社会面、技術面」を記載するのが効果的です。 ビジョン・ミッション（なぜやるのか？） なぜやるのかを「ビジョン/ミッション」に分けて記載します。簡潔でインパクトのある文章にしましょう。 市場分析（どんなマーケットか？） 需要のある市場環境・規模であるかの調査結果や成長の見込みを書きます。グラフや適宜表などがあると、視覚的理解につながりやすいです。 ターゲット（誰に届けるのか？） マーケットを絞ったら、さらにどの層をメインターゲットにするか記載します。 競合分析（何が差別化ポイントか？） すでに競合するサービスがある場合には、差別化ポイントを記載します。 ビジネスモデル（どうやって稼ぐか？） ビジネスモデルとは、事業が利益を生み出すための仕組みを指します。以下のように複数のプランを用意しておくと良いです。 収支計画（どれくらい利益が出るか？） 事業が赤字にならないようにするためにも、収支計画を見積もっておきましょう。万が一、計画通りに行かない場合は、早急に対策を練る必要があります。 実行計画（どうやって実行するのか？） 金融機関や融資者の信用を獲得するための重要ポイントとなります。そのため、十分に検討を重ねたうえで、具体的な対策を記載しましょう。 以上8つの項目それぞれに、情報の過不足がないように記載しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜記入例あり＞事業計画書の無料テンプレート4選 以下では、事業計画書におすすめの無料テンプレート4選を、記入例と併せて紹介します。前項で整理した資金計画と併せて、事業計画に必要な情報を埋めていきましょう。 【Word・PDF】A4用紙1枚で作れる事業計画書フォーマット こちらは、ビズ研が提供する事業計画書の無料テンプレートです。記入例は以下の通りとなります。 基本的な事業概要に加えて、商品やサービスのセールスポイント、創業時と比較した売上高などを記載できます。そのため、事業が継続するか否かを判断しやすいです。 A4用紙1枚で作れる事業計画書フォーマットのダウンロードはこちら 【Excel】資金や事業の見通しも記載できるテンプレート こちらは、Microsoftの提供する事業計画書の無料テンプレートです。記入例は以下の通りとなります。 事業内容のほかに「取引先・取引関係等」「必要な資金と調達方法」「事業の見直し」まで詳細に記載できます。表紙もついているので、事業計画に関する情報をひとまとめにして保管可能です。 資金や事業の見通しも記載できるテンプレートのダウンロードはこちら 【Excel】融資につながりやすいテンプレート こちらは、「日本政策金融公庫」が提供する、創業計画書のテンプレートです。 記載する項目は詳細ですが、サイト内に「業種ごとの記入例」が充実しているので書き方を把握しやすいです。また、日本政策金融公庫に融資を申し込むケースでは、こちらのフォーマットを使えば情報不足などの不備が起こりません。 融資につながりやすいテンプレートのダウンロードはこちら 【PowerPoint】事業計画のプレゼンで役立つ事業計画書 （画像引用：DREAM GATE【無料テンプレートあり】事業計画書をパワーポイントでつくる手順） こちらは、DREAM GATEが提供する、パワーポイント形式の事業計画書です。 一から作成することが難しいパワーポイントであっても、テンプレートに沿って情報を入力していくだけでわかりやすい事業計画書が作れます。事業計画を誰かに対して説明するときに使えます。ただし、ダウンロードには会員登録が必要なため注意が必要です。 事業計画のプレゼンで役立つ事業計画書ダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 事業計画書を作成するときの注意点3つ 以下では、事業計画書を作成するときの注意点を3つ解説します。以下の注意点を押さえて、事業計画書の作成に取り組みましょう。 （1）具体的な根拠が示せるか 1つ目の注意点は、具体的な根拠が示せるかという点です。 事業計画書において、売上や経費が実現可能な数値であることを具体的な根拠をもとに示せなければ、計画が途中で頓挫してしまう恐れがあります。一度計画が失敗してしまうとコストや資源の面で会社にとって大きな損失になります。 そのため、根拠の伴った実現性のある計画を立てることが大切です。計画を立てるのが難しい場合は、専門家などに相談するようにしましょう。 （2）編集しやすいか 2つ目の注意点は、編集や更新がしやすいかという点です。 事業計画書の作成に使用されてきたWordやExcelでは、いちいちファイルを開いたり、こまめに保存しなければならず面倒だと言えます。さらに、修正前と後を比較するには、印刷するか、ファイルを複製する必要があるなど手間がかかるのです。 以上のように、編集や更新がしづらいと担当者のストレスやミスにつながる可能性があるため注意しましょう。 （3）適切に管理できるか 3つ目の注意点は、データを適切に管理できるかという点です。 事業計画書には、今後の事業に関する社外秘情報が掲載されているので、情報が流出する事態は避けなければなりません。また、どこに管理されているかが分からない状態では、必要なときにすぐに内容を確認することができないのです。 以上のことから、事業計画書は作成して終わりではなく、適切に管理する必要があります。しかし、ファイルの中身やバージョンが分かりづらいWordやExcelファイルは管理に適していません。 そのため、事業計画書は必要な情報を検索機能ですぐに見つけ出せる「ナレカン」のようなツールを使って管理しましょう。また、ナレカンは多階層の「フォルダ」を備えているので、事業計画を立てるにあたって必要なデータもまとめて保管できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】簡単に事業計画書を作成・管理できるツール 以下では、簡単に事業計画書を作成・管理できるツールを紹介します。 WordやExcelを使って事業計画書を作成すると、ファイル数が多くなるにつれて管理が煩雑になりがちです。たとえばクラウドストレージだとフォルダの階層が深くなり、ファイルが埋もれて探すのに時間がかかります。 しかし、事業計画書は融資を申し込む際に提出しなければならないので、最終的にはExcelなどのファイル形式にまとめる必要があります。つまり、作成したファイルは、クラウドストレージ以外のツールで、見つけやすく整理しておく必要があるのです。 結論、Excel・Wordのようなファイル形式の管理には、ノートを使って計画書内容を簡単に管理し、必要な情報をすぐに見つけ出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、事業計画の詳細をテキストで残しつつ、ファイル形式の事業計画や資料も添付して管理できるので、情報が埋もれません。また、超高精度の「キーワード検索」や「ファイル内検索」によって必要な情報がすぐに見つかります。 文書とファイルを見やすく管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜事業計画＞事業計画に便利なフレームワーク ここでは、事業計画を立てるときに便利なフレームワークを紹介します。事業計画書に書く内容に悩んだ際は、こちらを参考に整理しましょう。 PEST分析 こちらは「テンプレートBANK」が提供する、PEST分析をする際に便利なテンプレートです。 PEST分析とは、「自社を取り巻く外部環境」を分析するのに使われるフレームワークです。具体的には、外部環境を以下の4つの項目に分解して、それぞれが自社にどのような影響を及ぼすかを書き出していきます。 政治（Politics） 経済（Economy） 社会（Society） 技術（Technology） 上記の切り口から分析することで、自社を取り巻く「社会的背景」と「自社がもたらす影響（セールスポイント）」を明確にすることができます。 テンプレートBANKのダウンロードはこちら SWOT分析 こちらは「テンプレートBANK」が提供する、SWOT分析をする際に便利なテンプレートです。 SWOT分析を使うと、自社や製品・サービスに対する、内部環境/外部環境それぞれからの「好影響」「悪影響」を分析できます。SWOT分析で分類する項目は以下の通りです。 ＜好影響＞ ＜悪影響＞ 内部環境 強み（Strength） 弱み（Weakness） 外部環境 機会（Opportunity） 脅威（Threat） 以上のフレームワークで分析すると、自社の製品・サービスのセールスポイントと課題点を把握でき、ブラッシュアップにもつながります。分析結果をもとにアイデアを磨くことで、「成長の見込み」に説得力がある事業計画を作成可能です。 テンプレートBANKのダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜資金調達＞無料で使える資金計画に便利なフォーマット2選 まず、事業計画書に記載する必要がある「資金計画」のためのテンプレート2選を紹介します。詳細な事業計画書を記載する前に、テンプレートに沿って資金計画を整理しましょう。 【Excel】項目を追加できるシンプルな資金計画書 こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、資金計画書のテンプレートです。 貸借対照表のような形式で「必要な資金」と、それに対する「借入先・金額」をシンプルに整理できます。足りない項目があれば、罫線を引き直したり、セルを追加したりすることで追加可能です。 項目を追加できるシンプルな資金計画書のダウンロードはこちら 【Excel】リスト形式で整理できる資金調達計画表 こちらは「みんなの飲食店開業」が提供する、資金調達計画書のテンプレートです。 「必要資金」と「調達方法」それぞれを、項目ごとにリスト形式で整理できます。必要な項目があらかじめ埋められているので、初めて記載するときも安心です。 リスト形式で整理できる資金調達計画表のダウンロードはこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 事業計画書に関するよくある質問 以下では、事業計画書に関するよくある質問と、その答えをまとめています。事業計画書の作成をスムーズに進めるためにも、できるだけ疑問は解消しておきましょう。 事業計画書を書くタイミングは？ 事業計画書を書くタイミングは大きく分けて3つあります。 それは、「起業（開業）を決めたとき」「融資を申し込むとき」「会社経営において、軌道修正が必要になったとき」です。資金調達に加えて、自社分析や市場・競合などの外部環境の分析をもとに、客観的に事業内容を整理するときにも活用できます。 事業計画書の作成は義務ではありませんが、融資を募るときはもちろん、事業内容を客観的に確認したい場合など、必要に応じて作成しましょう。 事業計画書はどこで手に入る？ 事業計画書を手に入れる方法は、主に2つあります。 1つ目はネット上で検索して、本記事のようにテンプレートを紹介しているサイトからダウンロードする方法です。この方法では、記載しやすいフォーマットを選べますが、提出先の金融機関に正しく受理されるかを確認する必要があります。 2つ目は、各種公的機関や認定支援機関などの専門機関に問い合わせる方法です。より正式なフォーマットを手に入れたい方は、以下のようなサイトからも事業計画書を入手できます。 日本政策金融公庫 日本政策金融公庫は、融資もおこなっている政府系の金融機関です。こちらのサイトには、創業に必要な様々な書式が用意されています。 参考：日本政策金融公庫｜各種書式ダウンロード 各自治体のホームページ 自治体のホームページからも、事業計画書のフォーマットを入手できます。たとえば、以下は名古屋市のサイトに記載されている例です。 参考：名古屋市｜名古屋市創業支援ガイドブック 以上の情報を参考にして、申請に適したテンプレートを入手しましょう。 事業計画書は個人事業主でも必要？ 個人事業主は開業届があれば事業を始められるため、必ずしも事業計画書が必要な訳ではありません。 しかし、事業計画書は資金調達を行うときや事業内容を客観的に見つめ直すときなど、さまざまな場面で役立ちます。そのため、個人事業主でも作成しておいて損はありません。 このように、経営から収支の管理まで個人で行う必要がある個人事業主こそ、事業計画書を作成して、事業を客観的に見つめる必要があると言えます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 分かりやすい事業計画書のテンプレートと書き方まとめ ここまで、分かりやすい事業計画書の作成手順を中心に紹介しました。 事業計画書は「事業の目的や方針を明確にしたうえで、計画を立てる」というステップでスムーズに作成できます。ただし、金融機関や投資者に書類を提出するため、WordやExcelを使う必要があるものの、データへのアクセス性が悪いことが懸念点です。 そこで、「ノート型ツール」に事業計画書を添付し、詳細情報を直接記載して保管すれば、ストレスなく関連情報にアクセスできます。また、事業は計画書に沿って進めていくため、作成した書類をいつでも簡単に見つけ出せるツールであることが大前提です。 結論、自社が使うべきは、事業に関する情報を”記事”にまとめるだけで、簡単に情報管理・検索ができるツール「ナレカン」一択です。 ぜひ「ナレカン」を導入して、事業計画書の作成をスムーズに進めましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【フォーマットあり】社内通達とは？社内文書の書き方や例文を紹介！

社内通達は、社内の重要な変更や命令を伝えるものであり、全社へ確実に伝わるようにしなくてはなりません。 しかし、「社内通達の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、社内通達の書き方や例文を中心に紹介します。 社内通達文書の書き方を一から知りたい 無料の例文・テンプレートで過不足ない社内文書を作成したい 社内文書の作成、管理に最適なツールを探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内文書の書き方や作成ポイントだけでなく、作成した社内文書の適切な管理方法まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内通達の概要1.1 通達・社内通達とは1.2 社内通達と内示の必要性1.3 社内通達文書の項目2 【例文・サンプルあり】社内通達文書の種類2.1 （1）通知・案内に関する通達2.2 （2）稟議・提案に関する通達2.3 （3）届出・報告に関する通達2.4 （4）指示・指令に関する通達2.5 （5）記録に関する通達3 メールでの社内通達文書の書き出し4 【必見】社内通達に役立つ情報共有ツールとは4.1 社内通達に効果的な情報共有ツール「ナレカン」5 社内通達の書き方や例文まとめ 社内通達の概要 以下では、社内通達についてわかりやすく解説します。社内文書の目的や項目を理解し、効果的な社内文書作成に役立てましょう。 通達・社内通達とは 一般的に通達とは、会社からの業務に関する指示や命令を社員に伝えることを言います。 その中でも特に社内通達とは、役職者が全社員または特定のメンバーに向けて、企業の方針や決定事項、手続きに関するお知らせをすることを指します。たとえば、「人事異動」や「ITシステムの採用・変更」といった重要な情報を通達します。 社内通達は、社内ルールや規定の策定・改定を全社に伝えるために重要なのです。 社内通達と内示の必要性 内示とは「公式の情報を公にする前に、従業員や関係者に対して内密に情報を伝えること」を指し、一般的に通達の前に伝達されます。 内示があることで、社内通達の内容を納得してもらったうえで、手続きや準備を進められるので、対象者や関係者の混乱を防げるのです。反対に、内示に対する要望を受け、通達内容を調整する場合もあります。 このように、社内通達と内示は密接した関係にあり、社内通達の前に内示の存在があるのは、非常に重要であると言えます。 社内通達文書の項目 社内通達文書には、厳密な書き方の決まりはありません。しかし、重大なお知らせを伝える文書なので、以下の5つの項目を漏れなく記載して「誰にでも理解できる文書」を作成しましょう。 日付・宛先 書き出しには、通達発信の日付と宛先を記載します。基本的に、日付には和暦を使用し、宛先は役職とフルネームを明記します。 通達者名 通達を発信する通達者名を記載します。通達者名も役職とフルネームを明記しましょう。 表題 通達の表題を記載します。表題は中央寄せで、簡潔に内容をまとめて書きます。 通達内容 通達内容を記載します。通達内容には決定に至った経緯は記載せず、決定している事項だけを簡潔に記載することを意識しましょう。 連絡事項 通達を受けたメンバーに実行して欲しい項目があれば、箇条書きで記載します。箇条書きの前に中央寄せで「記」、後ろに一行空けて右詰めで「以上」と加えます。 上記の社内通達文書の基本的な項目を記載したうえで、共有する前に抜け漏れがないか確認をしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【例文・サンプルあり】社内通達文書の種類 以下では、社内通達文書の種類を5つ紹介します。目的に合った通達文書の作成に役立ちます。 （1）通知・案内に関する通達 1つ目は、通知・案内に関する通達です。上図は、Microsoftのテンプレートによる「社内イベントの通知文書」です。 「社内イベント」や「企業の業績発表や株主総会」といった重要な情報や決定事項を社内全体に知らせるための文書です。日付や場所といった必要な情報を正確に、過不足なく伝えましょう。 Microsoftのテンプレート｜社内イベントの通知文書 （2）稟議・提案に関する通達 2つ目は、稟議・提案に関する通達です。上図は、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる「新規取引の稟議文書」です。 「社内制度」や「新規システムの導入」を決定する前に、意見や提案をメンバーから集めるための文書です。いつまでに承認して欲しいかを明確にします。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロード｜新規取引の稟議文書 （3）届出・報告に関する通達 3つ目は、届出・報告に関する通達です。上図は、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる「有給休暇届の文書」です。 「有給休暇届、退職届」や「事故やトラブルの発生」といった特定の出来事や状況を会社に報告するための文書です。事故やトラブルの発生原因や解決方法を残すことで、社内ナレッジを蓄積することにつながります。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロード｜有給休暇届の文書 （4）指示・指令に関する通達 4つ目は、指示・指令に関する通達です。上図は、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる「指示書」です。 「新しい業務フロー」や「緊急時の対応手順」といった特定の業務の実施を命令するための文書です。業務を円滑に進められるように、指示内容や手順を分かりやすく伝えることが重要です。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロード｜指示書 （5）記録に関する通達 5つ目は、記録に関する通達です。上図は、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる「会議の議事録」です。 「打ち合わせの議事録」や「月次や四半期の業務実績」のように、社内情報を共有するために記録する文書です。後から見返しても理解ができるように、過不足なく情報を記入しましょう。 ［文書］テンプレートの無料ダウンロード｜会議の議事録 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ メールでの社内通達文書の書き出し ここでは、メールでの会議のご案内の書き出しについて説明します。メールで社内通達をするときの挨拶文に悩んでいる方は必見です。 件名：「【11月10日】販売会議のご案内」 営業部　各位（社内各位） お疲れ様です。 ○○部　△△です。 標題の件につきまして、11月度の営業会議を下記の通り開催いたします。 なお、営業部門の方につきましては必ずご出席賜りますようお願い申し上げます。 どうぞよろしくお願いいたします。 記 ①日時：11月7日（木）10:00~16:00 ②場所：東京本社theブックタワー3F会議室 ③アジェンダ： 10:00~10:30 A事業部 販売状況の報告（○○部長） 10:30~11:00 B事業部 販売状況の報告（○○課長） 11:00~12:00 担当報告（各担当15分×4名） 12:00~13:00 ・・・ 以上 ○○部　△△ メールアドレス：～～ 電話番号：～～ このように、メールで社内文書を通達するときは書き出しに「お疲れ様です」などの軽い挨拶を加え、伝えるべき項目を抜け漏れなく記載しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】社内通達に役立つ情報共有ツールとは 以下では、社内通達に役立つ情報共有ツールを紹介します。 社内通達は、重要事項を確実に周知するため、全員にわかりやすく抜け漏れのない文書作成が求められます。しかし、社内通達を作成するたびに一から文面を作成していては時間がかかります。 そこで、テンプレートを活用したり過去に作成した社内通達書を参考にできると、社内通達書の作成の手間が省けるのです。また、社内通達をするまでの流れや注意事項もまとめておけば、トラブル防止にも役立ちます。 結論、社内通達に必要なのは、文書の作成から共有までを一元化でき、過去の情報にも即アクセスできる「ナレカン」一択です。 ナレカンにはあらゆる情報が残せるので、社内通達に使うテンプレートや過去の社内通達書・確認すべき事項までを一元管理できます。また、”ヒット率100％”の超高精度検索を備えているため、目的の情報をすぐに見つけられます。 社内通達に効果的な情報共有ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内通達の書き方や例文まとめ ここまで、社内通達文書の書き方や例文をご紹介しました。 社内通達文書には届出や指示書など、さまざまな種類があります。どの種類でも、情報を過不足なく、かつ簡潔に記載する必要があります。 また、メールやWordで社内通達を作成すると「テンプレートを探す手間がかかる」「過去の作成例を参考にしづらい」といったデメリットがあり非効率です。したがって、社内通達文書を簡単に作成・共有できるツールを活用しましょう。 結論、自社が導入するべきツールは文書の作成から共有・管理まで一元化し、情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。また、ナレカンは、テンプレート機能も備わっており、瞬時に呼び起せるので文書を作成する手間を軽減できます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内通達の作成・共有にかかる時間を短縮させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理とは？電子化のメリットや文書管理ツールを選ぶポイントを紹介 【テンプレあり】事業計画書の書き方・構成・記入例を完全解説！ 【10人未満～大企業に対応】就業規則の無料テンプレート・ひな形を紹介 社内規程の作り方とは？コツや無料で使えるテンプレートも紹介！　 業務フロー図の作成手順とは？フローチャートの無料テンプレートも紹介 【無料】Excel・PowerPoint・Wordで使える組織図のテンプレート 稟議書テンプレート4選！通りやすい稟議書の書き方を例文付きで紹介！ 【無料テンプレート】申請書の書き方や管理におすすめのツールを紹介 社員名簿の書き方とは？無料で使えるExcelテンプレートも紹介 始末書とは？作り方のコツやおすすめのテンプレートを紹介

社内の文書を適切に保管しなければ、重要な資料が埋もれてしまったり、古い情報が混ざってしまったりするリスクが高まります。そこで、文書管理台帳に記録を残せば、社内で保管する書類を一覧化できるので整理しやすくなります。 しかし、なかには「文書管理台帳を作りたいが、記載すべき項目が分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選やおすすめのツールを中心にご紹介します。 目的ごとに文書管理台帳のテンプレートがほしい 効果的な文書管理台帳の作り方が知りたい 現状の管理方法に限界を感じるため、解決できるツールや方法を知りたい という方はこの記事を参考にすると、文書管理台帳を簡単に作成・管理する方法が分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 文書管理台帳とは2 【Excel】文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選2.1 記載項目が充実しているテンプレート2.2 改版日が5枠あるテンプレート2.3 保存期間が分かりやすい縦型のテンプレート3 文書管理台帳に記載すべき項目4 文書管理を上手に行う5つの方法4.1 (1)文書に管理番号を付ける4.2 (2)マニュアルを作成する4.3 (3)関係者へ適切に共有する4.4 (4)適切に情報を更新する4.5 (5)保存期間に合わせて書類を整理する5 【注意】Excelで文書を管理するデメリット6 【必見】文書管理台帳を簡単に管理できるおすすめのツールとは6.1 高セキュリティで情報に即アクセスできる「ナレカン」7 文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選まとめ 文書管理台帳とは 文書管理台帳とは、社内文書の「文書名や作成・更新日、保存場所や保管期間」を記載した一覧表を指します。 台帳で文書を管理することで、「目的の文書の保管場所が分かりやすい」「期限を守って保存できる」メリットがあります。とくに、保存すべき期間が法律で決まっている法定保存文書は適切な管理と、慎重な取り扱いが求められるのです。 そこで、文書管理台帳で文書の情報を一元管理すれば、書類の整理がしやすくなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Excel】文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選 ここでは、文書管理台帳の作成に役立つExcelテンプレートを3つご紹介します。短い時間で効率的に文書管理台帳をつくりたい方は必見です。 記載項目が充実しているテンプレート こちらは、文書に関する記載項目が充実しているExcelテンプレートです。 ファイル名や保管場所だけでなく、作成部署や公開レベル（編集・閲覧の可否）まで記載可能です。また、各項目には絞り込み検索機能も備わっており、[▼]をクリックすると検索条件を設定できます。 文書に関する記載項目が充実しているExcelテンプレートの詳細はこちら 改版日が5枠あるテンプレート こちらは、文書の改版日が5枠設けられているExcelテンプレートです。 文書管理において、改版日の記録は「最新の情報と古い情報を混同しない」点で重要です。このテンプレートは改版日も一覧で残せるので、該当の文書を開いて確認せずとも、文書管理台帳上で最新の改版日が分かります。 改版日が5枠あるテンプレートの詳細はこちら 保存期間が分かりやすい縦型のテンプレート こちらは、保存期間が分かりやすい縦型のExcelテンプレートです。 保存期間や具体的な廃棄年月日を記載する項目が含まれており、該当の文書をいつまで保管すべきかがひと目で分かる仕様になっています。そのため、このテンプレートを使用して文書管理を実施すると、不要な文書を残し続ける事態を防げるのです。 保存期間が分かりやすい縦型のExcelテンプレート 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理台帳に記載すべき項目 文書管理台帳に記載すべき項目は以下の5つです。 作成日 文書の種類・タイトル 作成部署 保存期間 備考欄 文書管理台帳を作成するときは、いつ・だれがどのように書いた文書か一目でわかるように項目を定める必要があります。項目数は任意ですが、他にも文書の概要、閲覧権限、保存場所などが項目としてあると、わかりやすい文書管理台帳が作成できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理を上手に行う5つの方法 社内の文書を正しく保管するには、管理上で気を付けるべき点がいくつかあります。そこで以下では、文書管理のポイントを5つ紹介します。 (1)文書に管理番号を付ける 文書管理における1つ目のポイントは、文書に管理番号を付けることです。 文書に番号を付けると情報が番号に紐づくので、ITツールで管理する場合はとくに検索性が上がります。ただし、混乱を防ぐために採番基準を統一するようにしましょう。 たとえば、文書を作成した順番に通し番号を1から「00001、00002、00003…」とつけます。さらに部門ごとにアルファベットを付けて分類すると文書は「A00001、B00001、C00001…」と整理され、すぐに目的の情報を入手することができるのです。 (2)マニュアルを作成する 文書管理における2つ目のポイントは、マニュアルの作成です。 文書管理に関わるマニュアルを作成し、共有しましょう。管理のルールを統一し、ナレッジとして蓄積すれば、社員は繰り返し参照できます。 また、新入社員は、マニュアルを読めば文書管理のルールが分かるので、わざわざ他の社員に聞く手間が省けるのです。 (3)関係者へ適切に共有する 文書管理における3つ目のポイントは、関係者へ適切に共有することです。 社内文書のなかでも、顧客の情報や機密情報が含まれる重要な文書は、情報漏えい防止のため必要なメンバーにのみ共有するべきです。たとえば、「重要な書類は関係者のみが入室できる場所に厳重に保管する」「電子データの書類は閲覧・編集権限を設定する」などの対策が必要になります。 このように、関係者が文書を正しく取り扱える体制を整えましょう。 (4)適切に情報を更新する 文書管理における4つ目のポイントは、適切に情報を更新することです。 マニュアルや社内規定などのルールを定めた文書は、企業の現状に合わせた定期的な見直しが欠かせません。また、改定を実施した場合は改定の日付や変更内容を正しく残す必要があります。 そこで、文書管理台帳を活用して社内文書を管理すると、文書が一覧化されるので、どの資料の情報を更新すべきか一目でわかります。 (5)保存期間に合わせて書類を整理する 文書管理における5つ目のポイントは、保存期間に合わせて書類を整理することです。 文書によっては国税庁標準文書保存期間基準で保存期間が定められており、保存期間が満了になる前に廃棄すると税務調査で指摘が入ったり、控除の対象外になったりするリスクがあります。そのため、文書管理において保存期間の遵守は必須です。 そこで、「ナレカン」のようなITツール上で文書の保管場所や保存期間をまとめておくと、パソコン・スマートフォンからいつでも簡単に確認できるため、誤って書類を破棄するリスクを減らせます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【注意】Excelで文書を管理するデメリット Excelで文書を管理すると、文書管理台帳自体を探す手間がかかってしまう点がデメリットです。 前提として、文書管理の目的は「必要な文書へすぐにアクセスできるようにすること」にあります。文書の保管場所を記載しておくことで、目的の情報に素早くたどり着けるようになるのです。 しかし、Excelで管理すると、保管しているファイルデータが増えるにつれ他のファイルに埋もれてしまい、必要な情報を素早く見つけられなくなってしまいます。 そこで、「ナレカン」のようなITツールを導入すれば、「文書管理台帳が見つからず、必要な情報にアクセスできない」といった悩みを解消できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】文書管理台帳を簡単に管理できるおすすめのツールとは 以下では、簡単に社内文書を管理できるおすすめのツールをご紹介します。 社内文書を簡単に管理するには、「情報の蓄積が確実にできるITツール」を導入しましょう。なぜなら、文書管理台帳をExcelなどのファイルで作成すると、「他のファイルに埋もれやすい」「必要な情報にすぐにアクセスできない」恐れがあるからです。 文書管理台帳の情報をITツールの表機能を用いてまとめれば、ファイル管理の煩雑さがなくなります。また、ITツールを導入するなら、社内文書の情報を即座に取り出せるように、「検索性に優れているか」も重視しましょう。 結論、社内の文書管理には、検索機能に優れ、確実に情報を蓄積できるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、表やテキストで簡単に社内文書の情報をまとめられるうえ、「超高度な検索機能」で欲しい情報に即座にアクセスできます。そのため、ファイル管理の煩雑さから解放され、効率的な文書管理が実現されるのです。 高セキュリティで情報に即アクセスできる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使った文書管理台帳の作成例＞ ナレカンの表機能を使えば、誰でも簡単に文書管理台帳を作成できます。また、ノート形式なので都度ファイルを開いて中身を確認する必要がなく、情報の更新も簡単です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選まとめ これまで、文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選や、おすすめのツールを中心にご紹介しました。 文書管理台帳は、社内文書に関する情報をまとめた台帳であり「書類を探しやすくする」「適切な期間保存する」点で必要です。ただし、Excelで文書管理台帳を作成すると、ほかのファイルに埋もれてしまう恐れがあるので注意しましょう。 文書管理台帳をすぐに確認できないと、必要な文書の保管場所が分からず、業務が進まなくなってしまいます。そこで、文書管理台帳の代わりに、検索機能の備わったITツールで書類を管理すれば、短時間で目的の文書を見つけられます。 結論、簡単に操作可能かつ、検索機能が充実している情報共有ツール「ナレカン」が最適です。文書管理台帳だけではなく、ほかの社内文書管理ツールとして横展開すれば、社内の情報をメンバー内で共有しやすい体制が整います。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、文書管理の悩みを解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネス向け｜書類作成の基本や作り方は？作成・管理を効率化する方法を紹介

業務に潜む「非効率な作業」を改善して生産性を高めることは、業界業種を問わず求められます。そこで、現場で働く社員が「実体験の気づき」から改善点を見つけ出し、改善を訴えかける手段として、「業務改善提案書」の作成が挙げられます。 しかし、「早急に課題解決すべきだ」と経営陣に認識させるような業務改善提案書を、うまく作成できずに悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、採用される業務改善提案書の書き方を中心に解説します。 業務改善提案書の作成手順や例文、記載する内容の具体例を知りたい 業務改善提案書のテンプレートを比較して使用したい 業務改善提案書を活用して、より効率的に業務を行いたい という方は今回の記事を参考にすると、採用される業務改善提案書の書き方が理解でき、職場環境の改善につなげられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務改善提案書とは1.1 業務改善提案書を作成する目的1.2 業務改善の3要素2 業務改善提案書に必要な項目3 【4ステップ】業務善提案書の基本的な作成手順3.1 ステップ1. 課題を可視化する3.2 ステップ2. 原因から現実的な解決策を立案する3.3 ステップ3. コストや期間を検討する3.4 ステップ4. 提案書にする4 業務改善提案シートの例文5 どんな内容を書けば良い？改善提案の具体例6 採用される業務改善提案書の書き方のコツ6.1 （1）FPSEに当てはめる6.2 （2）客観的に分かりやすく記載する6.3 （3）目的と期限を定量的に記載する6.4 （4）テンプレートを活用する7 【無料】業務改善提案書のテンプレート7.1 シンプルな業務改善提案書のテンプレート7.2 Excelで使える業務改善提案書のテンプレート7.3 PowerPointで使える業務改善提案書のテンプレート8 業務改善提案書の共有・管理に役立つツール8.1 全社で業務改善提案書を運用するITツール「ナレカン」9 業務改善提案書の作り方とポイントまとめ 業務改善提案書とは 以下では、業務改善提案書を作成する目的や業務改善の3要素について説明します。業務改善提案書作成の必要がある方は必見です。 業務改善提案書を作成する目的 業務改善提案書を作成する目的は「業務の課題や改善策を社内のメンバー・関係者へ共有する」「改善策に向けての意思決定を取り付け、企業の利益向上・労働環境を改善する」ことです。 >まず業務改善提案書とは、社内の特定の業務における改善点に対して、具体的な改善提案をおこなうための文書を指し、職種や業界問わずさまざまな場面で活用されます。つまり業務改善提案書は、問題・改善策に対して共通認識を持ち、理解するため重要な文書であると言えるのです。 業務改善提案書は現場の状況を把握している社員から、管理職向けに「ボトムアップ」の形式で発案されるケースが多くみられます。そのため、提案書を作成するときは、現場から離れている管理職が読んでもすぐに理解できるように、ポイントを押さえて作成しましょう。 業務改善の3要素 業務改善を行う上で考えるべき要素として、「QCD」が挙げられます。それぞれ「Q:Quality（品質）」「C:Cost（コスト）」「D:Delivery（納期）」という意味を持ちます。 3つの要素は独立しているものではなくそれぞれ関係しあっているため、どれか1つの要素に偏りすぎると、改善前よりも悪化する場合があるのです。例えば、コスト削減を重要視し人件費や輸送費まで削減すると、品質が低下し納期にも支障をきたしてしまう危険性があります。 つまり、業務改善は、品質の向上・コスト削減・納期の遵守・短縮が達成されるか考慮しながら取り組むべきなのです。業務改善の際には、改善点が1つの要素に集中しすぎていないか確かめるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善提案書に必要な項目 実際に業務改善提案書を書く際に、必要な項目は以下になります。 全体概要 提案書の概要と要点を短くまとめます。 現状の問題点・原因 「分析した現状の課題」を定量的に記載します。 業務改善のアプローチ・解決策 課題に対しての具体的なアプローチ方法をまとめます。 予想されるメリット・効果 「課題解決すると企業にどのようなメリットがあるか」という視点で記載します。 必要な経費・時間・実施スケジュール どのようなリソースが必要なのかを数値を使って明確にしましょう。 リスク 想定されるリスクも記入することで、提案に対する解像度が向上します。 提案書を作る際は、以上の項目に沿って情報を整理しましょう。「必要に応じて箇条書きを使う」「結論から書く」ことを意識すると、さらに読みやすい提案書を作れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【4ステップ】業務善提案書の基本的な作成手順 以下では、業務改善提案書の作成フローを「4ステップ」で解説します。「採用される提案書の作り方」をステップごとに解説しているので、手順通りに作成しましょう。 ステップ1. 課題を可視化する まずは、業務に潜む課題を明確にしましょう。 改善点発見の指標として「3M」が挙げられます。3Mとは「ムリ・ムダ・ムラ」の頭文字の総称であり、業務に潜む3Mを改善することで業務効率の向上が見込めます。そこで、3Mを見つけ出すために業務内容を洗い出して課題を可視化しましょう。 また実際に現場で働く社員に聞き取り調査を行うと、より具体的な課題が把握でき、今後の対策に反映させやすくなります。課題を明確にするための調査から丁寧に行うようにしましょう。 ステップ2. 原因から現実的な解決策を立案する 次に、明確になった原因から具体的な解決策を作成します。原因を細分化して解決策を考えると、現実的で実行しやすいものが立案可能になるのです。 たとえば、「残業が多い」という課題の原因を掘り下げると「タスク管理ができていない」「適材適所に仕事を割り振れていない」など様々な可能性が考えられます。課題を細分化せずにいきなり「週三日ノー残業デーにする」といった施策を提案しても実現しません。 以上のように、課題を細分化して正しい原因を特定することが、有効で現実的な解決策を考案するためのポイントとなるのです。 ステップ3. コストや期間を検討する 解決策を考案したら「コストや期間」など定量的な要素から解決策の実現可否を検討しましょう。 提出された業務改善提案を実現するために、企業は人材や費用のリソースを割かなければなりません。そのため、「コスト」や「期間」の項目は厳しく確認されるので、提案前の十分な検討が必須です。 また、検討したスケジュールには「期間ごとの中間目標」を記載するのもポイントとなります。「いつまでに、なにができる」という具体的なイメージが持てるので説得力が増すのです。 ステップ4. 提案書にする 最後に3ステップで確認した要素を踏まえながら、項目を整理して提案書にまとめます。 提案書にまとめるときは、可能なかぎり簡潔に記載して、1～2ページに収めるようにしましょう。冗長な文章では、内容が頭にインプットされづらかったり、何が言いたいのか伝わらなかったりするからです。 そこで、文章を書くときは「一段落2文まで」「ひら仮名3割・漢字7割」を意識して書くと、読みやすい文章になります。以上のように、段階を踏んで検討した内容を整理して、簡潔かつ説得力のある提案書にまとめることが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善提案シートの例文 以下は、業務改善提案書・提案シートの例文です。各項目のまとめ方を確認しましょう。 業務改善提案書 1）全体概要 ○○部で週に1回おこなっている、在庫調査についての改善提案です。こちらの業務を以下の通り改善することで、○○部全体で2時間/週の残業時間削減を見込めます。 2）現状の問題点・原因 A.　問題点 毎週金曜夜におこなっている在庫調査が業務時間内に終了せず、2時間/週の残業を生んでいる。 B.　原因 a.　1週間分の調査をまとめておこなっているので、在庫が合わなかった際の調査に時間を要している。 b.　手書きの台帳に記入しているため、記載や修正に時間がかかっている。 3）業務改善のアプローチ・解決策 A.　毎日、17時～17時30分に在庫調査をおこなう。 →現在、毎日17時～17時30分におこなっている△△業務には3人必要だが、今後は他部署から応援を1人要請して、浮いた1人が上記の対応をする。 B.　Stockの「ノート」に台帳のテンプレートを作ったので、今後はそちらに記載する。 4）予想されるメリット·効果 ○○部全体で2時間/週の残業時間削減を削減できる。 在庫調査を勤務時間内に収められるようになるため、以下の人件費を削減できる。 時間外手当○○円×2h/週 5）実施スケジュール 11/1(水) 部長へ応援依頼提出 11/6(月) マニュアル完成 11/7(火)~11/10(金) 說明 · 教育 11/13 (月) 運用開始 6）リスク 繁忙期は在庫数が1.5倍になるため、1人/日では足りなくなる可能性がある。 以上の例文をコピペして使うと、ExcelやWord、PowerPointで簡単に業務改善提案書を作れます。 ただし、ファイル形式で提案書を作成すると「どこに保存したか分からなくなる」などの問題が起こります。そのため、「ナレカン」のように、「提案内容を記載したファイルを、フォルダごとに分かりやすく整理できるツール」を使いましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ どんな内容を書けば良い？改善提案の具体例 個人目標などで「半期に1つ以上の改善提案をしなければならないが、改善点を見つけられない」と悩む場合、たとえば以下4つの「ネタの例」が役立ちます。 無駄の削減 「慣例としておこなっているだけの業務」「無駄な会議」などを削減するための提案です。 手順の簡略化 「メールでの確認をやめる」「申請を自動化する」など、業務の手順を簡略化するための提案です。 マニュアル整備 俗人化しているノウハウを社内や部署内で横展開するための、マニュアル整備の提案です。 活性化・奨励 「形骸化している業務効率化ツールの使用を活発化させる」「有給消化率を増やす」などが挙げられます。 このような切り口から、改善提案のネタを見つけられます。「無駄だと感じた業務工程」や、「人を巻き込んでもっと活発化したいと思ったこと」は提案のために書き留めておきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 採用される業務改善提案書の書き方のコツ 以下では、採用される業務改善提案書の書き方を紹介します。以下のコツを押さえると誰が見てもわかる提案書になるだけではなく、ほかの資料作成にも応用できます。 （1）FPSEに当てはめる 1つ目のコツとして、「FPSE」の構成に当てはめて作成するのが効果的です。 「FPSE」とは、 Fact（事実） Problem（課題） Solution（解決策） Effect（効果） の4つの要素を取り入れた構成です。 とくに、Factを起点に問題を提起していくため「客観的な見方」が求められる、業務改善提案書を作成するのに最適だと言えます。 以上のような論理的な構造を起用すれば、提案書を作成する手間を省きつつ、要点を押さえた提案書の作成が見込めるのです。 （2）客観的に分かりやすく記載する 2つ目のコツは、客観的で分かりやすい記載がしてあることです。 採用されやすい提案書の多くは、課題と改善点が明確で分かりやすく、第三者視点で客観的に記載されています。つまり、採用される提案とは、早急な業務改善の必要性が伝わる提案なのです。 また、提案内容が正確に伝わるよう、「結論ファースト」「箇条書きを使って情報を構造化する」など、文章の書き方のテクニックを取り入れるようにしましょう。 （3）目的と期限を定量的に記載する 3つ目のコツは、上司に作成者の意図を正しく伝えるために、「目的と期限を定量的に記載すること」です。 業務改善提案書を確認する上司にとって、改善を行う「目的と期限」は重要な項目です。なぜなら、目的や期限が不明瞭な業務改善提案書では、改善策が途中で頓挫したり、完了目処の立たないプロジェクトになったりするからです。 そのため、記載した提案内容に「5W1H」「数字」の漏れがないか確認してみましょう。5W1Hで文章に具体性を持たせ、期限やスケジュールをもれなく記載すれば、説得力のある提案書が作成できます。 （4）テンプレートを活用する 4つ目のコツは、質の高い業務改善提案書を短時間で作成するために「テンプレートを活用すること」です。 提案書の作成は日々の通常業務と並行して行われるため、多くのリソースは割けません。さらに、書類の構成から考えさせようとすると社員が面倒に感じるうえ、体裁にバラツキがでて管理しづらくなってしまいます。 そこで、一度提案書の型が定まったら、社内で書式を統一するためにテンプレートとして活用し、作成する負担を軽減しましょう。ただし、ExcelやWordなどで提案書を作成すると、提案書が増えるに連れて管理が煩雑になってしまうので、避けるべきです。 一方、ExcelやWordよりも直感的に提案書を書き残せて、階層を分けてフォルダ管理できる「ナレカン」 のようなITツールであれば、提案書の作成・管理も一元化まで可能なのでおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】業務改善提案書のテンプレート 以下では、無料で使える業務改善提案書のテンプレートをご紹介します。テンプレートを使用すれば、提案書を作成する時間を大幅に短縮できるため必見です。 シンプルな業務改善提案書のテンプレート こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する業務改善提案書のテンプレートです。 不要なデザインが加えられてない、シンプルで実用本位のフォーマットです。第三者が見た場合でも、一見して分かるようなデザインが特徴です。 [文書]テンプレートの無料ダウンロードの「業務改善提案書のテンプレート」はこちら Excelで使える業務改善提案書のテンプレート こちらのテンプレートは、業務用テンプレートが提供する業務改善提案書のテンプレートです。 Excel形式で使用可能な点が大きな特徴です。また、10項目のシンプルなフォーマットとなっており、誰でも簡単に業務改善提案書を作成できます。 業務用テンプレートの「業務改善提案書テンプレート」はこちら PowerPointで使える業務改善提案書のテンプレート こちらのテンプレートは、Canvaが提供しているPowerPointの業務改善提案書のテンプレートです。 Canvaで編集したものをPowerPointの形式で保存できます。また、保存後PowerPointとしての編集も可能です。 PowerPointで使える「業務改善提案書テンプレート」はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善提案書の共有・管理に役立つツール 以下では業務改善提案書を一元的に作成・管理・共有ができるツールをご紹介します。 業務改善提案書は業務の効率化や課題解決において必須です。ExcelやPowerPointは業務改善提案書を簡単に作成できますが、ファイルの添付や開封に時間がかかってしまいます。 したがって、「誰でも簡単に業務改善を提案し、すぐに確認・共有可能なツール」を導入しましょう。また、業務改善提案書の必要な情報をすぐに見つけられるよう充実した検索機能も必須です。 結論、業務改善提案書の作成・管理・共有に最適なのは、直感的な操作で簡単に作成でき、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは、ファイル添付はもちろん、テキストや表を使えるため、改善提案を気軽にまとめられます。また、添付ファイル内・画像検索にも対応した「超高度な検索機能」で、業務改善提案書に記載した情報からすばやく情報を絞り込むことができます。 全社で業務改善提案書を運用するITツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善提案書の作り方とポイントまとめ ここまで業務改善提案書の作り方とポイントを中心に紹介しました。 業務改善提案書を作成・管理・共有する環境が整備されると、社員各々が日々の業務で得た「気づき」が「業務改善」につながります。業務改善の内容はExcelやPowerPointを用いて共有できますが、ファイルの添付や開封が面倒な点がデメリットです。 また、ファイル数が増えていくとほかの業務で使うファイルに改善提案書が埋もれ、探すのにも手間がかかってしまいます。そこで、「管理や共有が一元的・簡単で、検索機能を使って業務改善提案書の中から目的の情報をすぐに見つけられるツール」を選びましょう。 結論、業務改善提案書の作成・管理・共有に最適なのは、直感的な操作で誰でも簡単に作成でき、添付ファイル内・画像検索といった超高精度な検索機能があるツール『ナレカン』一択です。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、質の高い業務改善提案書を作成・管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

システム開発の場面では、関係者間の認識をすり合わせるのに「仕様書」の作成が求められます。そして、仕様書をすぐに書き始めたり、項目の抜け漏れを無くしたりするには「テンプレート」が役立つのです。 一方、「どのようなテンプレートを使うべきか分からない」「無料のテンプレートを探す暇がない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excel・Wordの仕様書テンプレート5選を中心にご紹介します。 仕様書がどのようなものか知りたい 仕様書のテンプレートを入手したい 仕様書を作成するときのポイントを把握したい という方はこの記事を参考にすると、自社に合う仕様書テンプレートを見つけられるほか、関係者間でスムーズに共有する方法まで分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 仕様書とは1.1 仕様書の目的1.2 仕様書の種類1.3 仕様書に書くべき必須項目2 業界別｜仕様書の利用シーン2.1 工事現場2.2 システム開発2.3 製品設計3 ＜Word＞仕様書の無料テンプレート3.1 【要件】要件定義書のテンプレート3.2 【機能】機能仕様書のテンプレート4 ＜Excel＞仕様書の無料テンプレート4.1 【機能】基本設計書のExcelテンプレート4.2 【技術】詳細設計書のExcelテンプレート4.3 【技術】システム構築マニュアルのExcelテンプレート5 ExcelやWordで仕様書を作るデメリットとは6 【これで解決】最も簡単に仕様書の作成・管理ができるツール6.1 社内情報を一元管理できる仕様書管理ツール「ナレカン」7 仕様書の書き方のポイントとは7.1 仕様書の種類別のポイント7.2 5W1Hを意識する8 Excel・Wordの仕様書テンプレートまとめ 仕様書とは 以下では、仕様書の目的と3つの種類、必須項目について解説します。「そもそも、仕様書の役割がよく分からない」という方は必見です。 仕様書の目的 仕様書を作成する目的は、開発において「関係者の間で認識の齟齬をなくし、開発を円滑に進めること」です。そのため、「製品やサービスが満たすべき条件や機能」を明示することで、開発の方向性を共有します。 たとえば、仕様書がないまま開発を進めると「開発者間での機能確認が不十分なため、仕様の再調整が頻発する」などの問題が生じかねません。仕様変更には想像以上にコストがかかるため、事前に明確なゴールを示しておくべきなのです。 このように、トラブルやコストの増加を防ぎ、スムーズな開発を実現するためにも、仕様書の作成は不可欠です。 仕様書の種類 仕様書には、以下の3つの種類があり、それぞれ異なる観点から開発内容を定義します。 要件仕様書 開発する製品やサービスに関して、満たすべき要件や条件を示します。プロジェクトの全体像を把握するうえで基盤となる資料です。 機能仕様書 製品やサービスが持つべき具体的な機能について記述します。画面や操作の説明を通じて、ユーザーの視点での機能内容を確認できるようにします。 技術仕様書 開発における技術的な詳細を記載する仕様書です。システムの設計方針や技術スタック、接続方式などを技術者の視点でまとめています。 また、上記3種類の仕様書は、作成者や使用する段階が異なります。具体的な作成者、作成のタイミングは下図の通りです。 以上のように、仕様書には3つの種類があります。それぞれの仕様書を分かりやすく作成するためには、画像や図を使ったり、5W1Hに沿って過不足なく情報を記載したりしなければなりません。 仕様書に書くべき必須項目 仕様書には必ず記載が必要な項目があります。何を書いたらいいか分からない人は、下記の表を参考に仕様書を作成しましょう。 項目 ＜概要＞ 目的・背景 仕様書作成の目的と、その製品やサービスの開発に至る背景を簡潔に記述します。開発の意図やプロジェクトのゴールを明確にすることで、関係者が方向性を共有しやすくなります。 対象範囲 仕様書の適用範囲や対象を明示し、仕様がどの部分に関わるかを定義します。仕様が関わるシステム、機能、対象ユーザーなどの範囲が明確になれば、担当外の内容との混同を防げます。 機能一覧 製品やサービスに含まれる主要な機能をリストアップし、概要を説明します。各機能の要点や目的を簡潔に記載することで、プロジェクト関係者が全体の機能を把握しやすくなります。 要件・条件 開発が満たすべき具体的な要件や条件を示し、求められる性能や仕様を明文化します。たとえば動作速度や安全基準、ユーザーインターフェースの要件など、クオリティを確保するうえでの必須事項を網羅します。 技術的な詳細 システム構成や使用する技術、プラットフォーム、ネットワーク構成など、技術面での詳細情報を記載します。技術者同士が具体的な実装方法を共有でき、開発の一貫性を保ちやすくするために必要です。 以上の項目をもとに仕様書を作成すれば、情報が網羅され、開発の進行を円滑に保つことができます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業界別｜仕様書の利用シーン 以下では、業界ごとに仕様書の利用シーンを紹介します。実際の業務で利用することを想定して、導入を検討しましょう。 工事現場 工事現場では「工事仕様書」が利用されます。工事仕様書とは、建設工事などのときに利用される材料や方法、手順を示した書類のことです。 工事現場で利用される「工事仕様書」には、設計図だけでは表現できない情報が、文章や数値を用いて書かれます。工事仕様書を利用すれば、施工者にスムーズに情報を共有できるため、業務の効率化につながります。 工事の範囲や概要、注意点なども記載することで、あとで見返してもわかりやすい仕様書を作ることが可能です。 システム開発 仕様書はシステム開発の場面でも、実用的です。 システム開発においては、ソフトウェアやアプリケーションの開発のときに仕様書が作成されます。仕様書には、開発の目的や性能、機能などが記載されることが多いです。 ソフトウェア等の情報は開発者だけでなく、設計者にも共有されるため、仕様書を利用してわかりやすく、情報を整理する必要があります。 製品設計 製品を設計する業務の場合は、仕様書が多く活用されます。 製品に関するデータが書いてある仕様書は、「製品仕様書」と呼ばれます。製品仕様書には、製品の材質やサイズ、製造工程などの情報が含まれており、製品の仕様を理解するうえで重要です。 製品仕様書は、製品の品質を確保したり、トラブルを防いだりする効果があるため、適切に活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Word＞仕様書の無料テンプレート 以下では、Wordを使った仕様書のテンプレートを2つご紹介します。テキストベースで仕様書を作成するときに便利なテンプレートです。 【要件】要件定義書のテンプレート こちらは、仕様書（要件定義書）テンプレートです。 あらかじめ「目次」に記載すべき項目が書き並べられているため、すぐに書き始められるのが特徴です。また、各項目を編集すると内容が自動的に目次に反映され、「機能要求」の数はコピー＆ペーストで自由に増やせます。 [文書]テンプレート｜仕様書（要件定義書）のテンプレートの詳細はこちら 【機能】機能仕様書のテンプレート こちらは、ソフトウェアの機能仕様書テンプレートです。 10ページほどの目次付きテンプレートで、システムの概要を簡単にまとめたあとに、インターフェースなどの「必要条件」や「機能要件」の詳細を記載できます。ただし、Word形式なので画像の挿入や調整にはやや手間がかかります。 Smartsheet｜ソフトウェアの機能仕様書テンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜Excel＞仕様書の無料テンプレート 以下では、Excelを使った仕様書のテンプレートを3つご紹介します。「自社に合ったテンプレートを探し出す時間がない」という方は必見です。 【機能】基本設計書のExcelテンプレート こちらは基本設計書（機能仕様書）のなかでも「画面レイアウト」に特化したExcelテンプレートです。 設計する画面の画像や図を添付して、文字情報を付け足すかたちで機能を整理できます。また、上部には「画面名、システム名、作成日、更新日」といった基本的な項目があらかじめ設けられているため、情報を抜け漏れなく記載できるのです。 [文書]テンプレート｜基本設計書の詳細はこちら 【技術】詳細設計書のExcelテンプレート こちらは、詳細設計書のExcelテンプレートです。 左側にフローチャートを描き、右側に図についての説明を言葉で補足することで、処理の流れと方法を分かりやすく伝えられます。また、テンプレート上部にあるヘッダーの部分は、自分好みにカスタマイズ可能です。 [文書]テンプレート｜詳細設計書の詳細はこちら 【技術】システム構築マニュアルのExcelテンプレート こちらは、システム構築マニュアルのExcelテンプレートです。 OSの設定や各種アプリケーションのインストール方法、登録の手順をメモしておけば、システム構築をスムーズに進められます。詳細な項目は適宜プルダウンして表示できるので、システムの全体像を把握しやすいのも特徴です。 [文書]テンプレート｜システム構築マニュアルの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ExcelやWordで仕様書を作るデメリットとは ExcelやWordは、無料で使えるテンプレートも多く使用するハードルが低いものの、以下のデメリットに注意が必要です。 アクセス性が悪い 「ファイルが社内サーバー上に散在していると、必要な情報がどこにあるか分からず、アクセスが難しくなります。さらに、「どのファイルが最新か不明」といった状況が発生しやすい点もデメリットです。 共有に手間がかかる ExcelやWordのファイルを共有するには、メールやチャットアプリに添付する必要があり、送信に手間がかかります。また、人によって共有されている情報にばらつきが生じ、業務が滞る恐れもあるのです。 検索しづらい 多くのフォルダの中から情報を探すときにファイル名検索しかできない点もデメリットです。つまり、あとから仕様書を振り返るには不向きだと言えます。 このようにExcelやWordでは、仕様書を作ってもどこに管理してあるか分からなかったり、最新の情報が更新されていなかったりして、活用されなくなる懸念があるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】最も簡単に仕様書の作成・管理ができるツール 以下では、最も簡単に仕様書の作成・管理ができるツールを紹介します。 ExcelやWordを使って仕様書を作成すると、視覚的にわかりやすい仕様書を作ることができる一方で、使いこなせるようになるまでに時間がかかるというデメリットがあります。自社で導入するときには社内のメンバー全員が直感的に使えるツールを選択しましょう。 また、仕様書を作成した後は、いつでも見返せるように適切に管理する必要があります。そこで、検索機能に優れたツールを使えば、欲しい情報にすぐアクセスできます。 結論、自社の仕様書の作成・管理には、シンプルな操作性で、メンバー全員が使いこなすことができ、高精度な検索機能も備わっているツール「ナレカン」一択です。 ナレカンは操作がシンプルでわかりやすいため、ツールがすぐに定着します。また超高精度の検索機能でファイル内の内容まで検索できるため、情報へのアクセス性が格段に高まります。 社内情報を一元管理できる仕様書管理ツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの機能＞ 超高精度な検索機能 「ファイル内の文字も対象にした検索」や「複数キーワード」にも対応しており、目的の情報に即アクセスできます。 多階層のフォルダ機能 多階層のフォルダで管理でき、フォルダごとに細かくアクセス権限設定ができるため、ファイルの管理が煩雑になることがありません。 コメント機能 仕様書（記事）に紐づけて、メッセージを送れます。そのため、他の情報と混じることなく、仕様書に関するやりとりも残せる点がメリットです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕様書の書き方のポイントとは 以下では、仕様書の書き方のポイントを紹介します。ポイントを押さえて仕様書を作成すれば、情報をわかりやすく伝えることができるため必見です。 仕様書の種類別のポイント ここでは、仕様書の種類別に書き方のポイントをご紹介します。 ＜仕様書の種類＞ ＜書き方のポイント＞ 要件仕様書 ・目的と範囲を明確にする ・要件を具体的かつ定量的に記述する ・要求事項に優先順位をつけて記載する 機能仕様書 ・ユーザーの操作手順に基づいた構成にする ・機能ごと具体的に説明する ・図や画像、フローチャートを使ってイメージを伝える。 技術仕様書 ・各技術要素の依存関係を明示する ・障害発生時の対応方法やエラーハンドリングを記述する ・専門用語や固有名詞の定義を明確にする 各仕様書の種類によって気を付けるべき点が異なりますが、すべての仕様書に共通するポイントは、説明が冗長にならないようできる限り簡潔に記載することです。 また、より優れた仕様書を作成するには、ベテラン社員の持つノウハウを、ITツールを用いてテンプレートと同時にナレッジとして社内に蓄積することが有効です。 5W1Hを意識する 仕様書は5W1Hを意識して作成しましょう。 5W1Hとは、「When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)」の頭文字をとった言葉で、ビジネスシーンでよく使用されます。6つの要素を漏れなく記載することで、情報を十分に伝えられ、情報伝達に伴うトラブルを減らすことが可能になります。 たとえば以下のような書き方を意識すると、自然と5W1Hを守って仕様書を作成できます。 仕様書を作成するときは、5W1Hを意識して書けているかを確認しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excel・Wordの仕様書テンプレートまとめ これまで、Excel・Wordの仕様書テンプレートやデメリットを中心にご紹介しました。 ExcelやWordで仕様書を作ると、ファイル名だけでは内容が分からず管理が煩雑になります。その結果、「必要な仕様書を探して何度もクリックする」という手間がかかり、ストレスになります。 また、仕様書は複数人で受け渡しをするので、共有するときにメールや他のツールを利用しなければならないのも面倒です。そこで、WordやExcelファイルの管理から脱却するためには、「仕様書の作成から閲覧、共有までをすべてできるツール」を利用しましょう。 結論、自社が仕様書の作成・管理のために導入すべきなのは、仕様書をナレッジとして一元管理でき、高精度な検索によって振り返りやすいツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、仕様書のやりとりや管理のストレスを取り除きましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネス向け｜書類作成の基本や作り方は？作成・管理を効率化する方法を紹介

パワーポイントは、デザインの柔軟性や汎用性の高さから、多くの企業で資料作成に利用されています。デザインを工夫して視覚的にわかりやすくすることで、内容をより効果的に伝えることが可能です。 しかし、「パワーポイントで資料がうまく作れず悩んでいる」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、パワーポイントでの資料作成のコツを中心にご紹介します。 パワーポイントにおける資料作成のコツが知りたい 見やすいパワーポイントの作成例を確認したい 作成した資料をいつでも見返せるように一元管理したい という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントでの資料作成のコツがわかるだけでなく、作成した資料を効果的に管理できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 パワーポイントでできることとは2 パワポ作成時に押さえるべきポイント3 【実例あり】パワポ資料のデザインのコツ7選3.1 （1）スライド1枚当たりの情報量を絞る3.2 （2）見やすいフォントを選ぶ3.3 （3）配色のルールを設ける3.4 （4）スライドマスターを活用する3.5 （5）配置をそろえる3.6 （6）視線の動きに合わせて配置する3.7 （7）余白を多めに設定する4 【必見】パワーポイントの共有・管理に最適な方法4.1 社内のパワポ資料に即アクセス可能なツール『ナレカン』5 パワーポイントでの資料作成のコツまとめ パワーポイントでできることとは そもそもパワーポイント（PowerPoint）とは、Microsoft社が提供するプレゼンテーションソフトのことです。 テキストやグラフ、写真などを活用して視覚的にわかりやすいプレゼンテーション資料を作成できます。さらに、モニターなどに資料を投影することも可能なため、資料作成から発表までをトータルでサポートしてくれる点が特徴です。 また、類似したソフトにWordやExcelがありますが、Wordはビジネス文書などの文章作成に適した「文書作成ソフト」で、Excelはデータ集計や計算に適した「表計算ソフト」です。そのため、各ソフトの特性を理解した上で目的に応じた使い分けをしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワポ作成時に押さえるべきポイント 以下では、パワーポイントでの資料作成時に押さえるべきポイントを解説します。“パワポ資料を作成することになったが、何を意識すればよいかわからない”という方は、参考にしましょう。 伝えたいことを明確にする 目的が曖昧なまま作成すると、“結局何を伝えたいのかわからない”となりかねません。したがって、まずは「資料を通じて何を伝えたいのか」を明確にしましょう。 事前に構成を考える 次に、どのような構成にするのかを考えます。資料作成前に必要な項目を挙げておくことで、伝えたいメッセージに沿ったわかりやすい資料を作成できるうえ、抜け漏れや内容の大幅な変更も防げます。 読み手に負担をかけない 最後に重要なのは、「読み手に負担をかけない」ことです。情報量の多い資料は理解するのに時間がかかり、読み手の負担になってしまうため「情報を絞る」「図やグラフを活用する」といった工夫をしましょう。 以上3つのポイントを意識して、読み手に寄り添ったわかりやすいパワーポイント資料を作成しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【実例あり】パワポ資料のデザインのコツ7選 以下では、パワーポイント資料のデザインのコツを7つ紹介します。より見やすい資料を作成したいという方は必見です。 （1）スライド1枚当たりの情報量を絞る 1つ目のコツは、スライド1枚当たりの情報量を絞ることです。 スライドに詰め込む情報が多すぎると、読み手の理解に時間がかかり重要な情報が埋もれてしまいます。そこで、情報量を適切に絞ることによって、各スライドで伝えたいメッセージが明確になり、読み手が内容を理解しやすくなるのです。 具体的には、「1スライドにつき1つの主題」を意識して作成しましょう。また、一文はできるだけ短く簡潔にまとめると、内容を理解しやすくなります。 （2）見やすいフォントを選ぶ 2つ目のコツは、見やすいフォントを選ぶことです。 フォントはプレゼンの印象に大きく影響するため、読みやすいフォントを選ぶことで読み手が内容をスムーズに理解できます。Windows標準では「メイリオ」「游ゴシック」、Mac標準では「ヒラギノ角ゴシック」など、文字の太さを選べるものがおすすめです。 また、フォントだけではなく文字のサイズも重要です。一般的には「18pt〜24pt以上」が見やすいとされているため、伝えたい内容の重要度に応じて設定しましょう。 （3）配色のルールを設ける 3つ目のコツは、配色のルールを設けることです。 配色は視覚的な印象を大きく左右するため、メッセージを効果的に伝えるのに役立ちます。ただし、色を多用すると重要な情報が分からなくなるため、基本となる配色を3色までに絞り、それを基にスライド全体で統一感を持たせることが重要です。 具体的には、背景となる「ベースカラー70％」、本文色である「メインカラー25%」特に目立たせたい箇所に使う「アクセントカラー5%」の比率で使い分けると、見やすい配色に仕上がります。 （4）スライドマスターを活用する 4つ目のコツは、スライドマスターを活用することです。 スライドマスターとは、スライド全体のレイアウトを設定できる機能です。スライドマスターを活用することで、全体のデザインや文字のフォント、色などを一括で管理でき、プレゼン資料全体のクオリティを向上させることができます。 また、1枚ずつ手動で調整する手間が省けるうえ、後から修正が必要になった場合も効率的に対応できるため、作業時間の短縮が可能になるのです。 （5）配置をそろえる 5つ目のコツは、配置をそろえることです。 スライド内のテキストや画像の配置が揃っていると視覚的に整った印象を与え、資料が見やすくなります。一方で、配置がバラバラだと読み手が情報を追いづらく、内容が適切に伝わらない可能性があるため注意が必要です。 具体的には、重要度の高い要素が目立つ配置にしたり、文章同士の間隔を均等に揃えたりすると効果的です。PowerPointの「配置」機能や「ガイド線」を活用すると、簡単に均一な配置ができるようになります。 （6）視線の動きに合わせて配置する 6つ目のコツは、視線の動きに合わせて配置することです。 資料を効果的に作成するためには、読み手が自然に視線を動かす方向を意識することが重要です。たとえば、視線がスライド上で「Z」の形を描くように動く「Zの法則」と、視線がスライド上で「F」の形を描く動「Fの法則」が役立ちます。 上図のように、それぞれの視線の動きに合わせて伝えたい情報を配置することで、読み手はスムーズに内容を把握しやすくなります。 （7）余白を多めに設定する 7つ目のコツは、あえて余白を設定することです。 余白が適切に確保されていると、視覚的に整理された印象を与え、情報をより把握しやすくなります。一方で、余白が少なく情報が詰め込まれていると、読み手の負担となり重要なメッセージが埋もれてしまう可能性があるのです。 また、余白は均等に設定することで、読み手の視線の動きを最小限に抑えることが可能です。具体的には、選択したオブジェクトを右クリックし、【配置とサイズ】から余白を調整できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】パワーポイントの共有・管理に最適な方法 以下では、パワーポイントの共有・管理に最適な方法をご紹介します。 パワーポイントで作成した資料を活用するには、全社で共有し後からいつでも見返せるよう管理しておく必要があります。しかし、ファイルストレージに保管すると、どこに何のファイルを格納しているのか把握できず、必要な情報を探すのに時間がかかるのです。 そこで、「簡単に資料を共有でき、必要な情報へすぐにアクセスできるツール」を導入しましょう。とくに、高精度の検索機能が備わっていれば、膨大な資料の中からすぐに目的の情報を探し出せます。 結論、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単に資料を共有でき、超高精度の検索機能で即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 ナレカンでは、「記事」にパワポ資料を添付するだけで共有できるほか、AIが資料の要約を記事化してくれます。また、添付ファイル内検索を含む「キーワード検索」や“上司に質問するように探せる”「自然言語検索」によって目的の資料がすぐに見つかるのです。 社内のパワポ資料に即アクセス可能なツール『ナレカン』 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワーポイントでの資料作成のコツまとめ これまで、パワーポイントでの資料作成のコツや、資料の共有・管理におすすめのツールを中心にご紹介しました。 パワーポイントでの資料作成では、デザインを工夫して読み手に負担をかけないことが最も重要です。しかし、わかりやすい資料を作成しても、後からすぐに見返せる仕組みが整っていなければ、活用されないまま放置されてしまいます。 そこで、「作成した資料を適切に共有・管理し、必要な時にすぐにアクセスできるツール」を導入すべきです。とくに、添付ファイル内まで検索できるツールであれば、欲しい情報をすぐに探し出せます。 結論、パワポ資料の管理には、社内のあらゆる情報を簡単に共有・管理でき、AIを活用した検索機能で目的の情報がすぐに見つかる『ナレカン』が最適です。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、パワーポイント資料を効果的に活用しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介

Excelでは、あいまい検索が可能です。あいまい検索を活用すると、検索したいキーワードが正確でない場合でも、目的の情報を見つけられます。 しかし、Excelであいまい検索したいが「検索方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、Excelであいまい検索する方法を中心にご紹介します。 関数を使ってExcelであいまい検索する方法を知りたい Excelで部分一致したら〇を返す方法を把握したい Excelファイル自体を簡単に管理できる方法を探している という方はこの記事を参考にすると、Excel関数を使ってあいまい検索する方法を把握しつつ、Excelファイルのおすすめの管理方法も分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 あいまい検索（部分一致の検索）とは2 Excelであいまい検索する4つの方法2.1 （1）VLOOKUP関数を使う2.2 （2）MATCH関数を使う2.3 （3）COUNTIF関数を使う2.4 （4）FILTER関数を使う3 Excelファイルを管理するときの注意点4 Excelファイル自体を管理できるあいまい検索機能を備えたツール4.1 超高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」5 Excelであいまい検索する方法まとめ あいまい検索（部分一致の検索）とは 「あいまい検索」（部分一致の検索）とは、特定のテキストを含むセルを検索することを指します。 たとえば、検索したいキーワードが正確でない場合に、あいまい検索をすれば、テキストの一部が検索キーワードと一致するセルを柔軟に検索可能です。 また、Excelであいまい検索するには、「ワイルドカード」という記号を使います。具体的には、文字数を指定せず任意のテキストを検索する“＊”と、任意の一文字を検索する“？”があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelであいまい検索する4つの方法 ここでは、Excelであいまい検索する4つの方法をご紹介します。具体例を画像付きで紹介しているので、担当者の方は必見です。 （1）VLOOKUP関数を使う 1つ目は、VLOOKUP関数を使う方法です。 VLOOKUP関数とは、表を縦方向に検索し、検索条件と一致するテキストを抽出する関数を指します。VLOOKUP関数を使うあいまい検索の方法として、「検索キーワードを数値内で指定する」「検索キーワードをセルで指定する」という2種類があります。 ＜検索キーワードを数値内で指定してあいまい検索する方法＞ 検索キーワードを数値内で指定してあいまい検索する数式は、以下の通りです。 ＝VLOOKUP(“*検索キーワード*”,検索範囲,列番号,FALSE) 以下は、売上管理表で、タップタイトねじの個数を検索した具体例です。「タイトねじ」を含むセルについて、あいまい検索をしています。 検索範囲とは、タップタイトねじの個数を求めるために検索する範囲を指します。検索キーワードを検索する列が、検索範囲の左端になるように設定しましょう。 検索範囲の中で、検索したい「個数」は左から3列目なので、列番号は「3」です。 このように、一番左の列が検索キーワードを含む場合に、任意の列にある値を抽出できます。 ＜検索キーワードをセルで指定してあいまい検索する方法＞ 検索キーワードをセルで指定してあいまい検索する数式は、以下の通りです。 ＝VLOOKUP(“*”＆検索キーワードを入力したセル＆”*”,検索範囲,列番号,FALSE) 以下は、売上管理表で、タップタイトねじの個数を検索した具体例です。検索キーワードの「タイトねじ」を、「I8」のセルで指定しています。 このように、一番左の列に、特定のセルに入力したワードが含まれる場合に、任意の列の値を抽出できます。 （2）MATCH関数を使う 2つ目は、MATCH関数を使う方法です。 MATCH関数とは、表の1列または1行を検索し、検索条件に一致するセルが、列の上または行の左から何番目かを抽出する関数を指します。具体的な数式は、以下の通りです。 ＝MATCH(“検索キーワード“,検索範囲,0) 以下は、タップタイトねじの売上順位を検索した具体例です。「タイトねじ」を含むセルについて、あいまい検索をしています。 ただし、検索範囲は、昇順に並べておく必要がある点に注意が必要です。 このように、縦に長い表があった場合に、任意の検索キーワードが上から何番目にあるのかがすぐにわかるので便利です。 （3）COUNTIF関数を使う 3つ目は、COUNTIF関数を使う方法です。 COUNTIF関数とは、検索範囲の中で、検索条件に一致するセルの件数を抽出する関数を指します。具体的な数式は、以下の通りです。 ＝COUNTIF(検索範囲,”*検索キーワード*”) 以下は、商材名に「ねじ」が含まれるかをあいまい検索した具体例です。「ねじ」を含むセルの件数が表示されています。 このように、任意の検索キーワードを含むセルがいくつあるのかを抽出できます。 ＜部分一致したら〇を返す検索方法＞ また、検索キーワードに部分一致したら〇を返す数式は、以下の通りです。 ＝IF(COUNTIF(検索範囲,”*検索キーワード*”),”〇“,””) 以下は、部分一致したら〇を返す検索の具体例です。 このように、任意の検索範囲の中に検索キーワードが含まれるのかを瞬時に処理できます。 （4）FILTER関数を使う 4つ目は、FILTER関数を使う方法です。 FILTER関数とは、検索範囲の中で、検索条件に一致するセルを複数抽出する関数を指します。具体的な数式は、以下の通りです。 ＝FILTER(検索範囲,検索する行＝”検索キーワード“,”一致しない場合の値“) 以下は、取引先企業が「A社」の表をすべて抽出した画像です。 完成した表は以下の通りです。 このように、FILTER関数を使えば、範囲中の条件に当てはまるものが複数あっても全て抽出できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelファイルを管理するときの注意点 Excelファイルを管理するときに注意すべきなのは、欲しいデータがすぐ見つかるように、ファイルを共有・保管するのが難しい点です。 Excelのファイル名だけでは、必要なデータがどのファイルで管理されているのか分かりづらいです。そのため、都度ファイルを開いて中身を確認しなければなりません。 とくに、扱うファイル数の多い大企業では、ファイル管理が煩雑になりやすいです。このように、Excelファイルの管理では、必要なデータを探すのに時間がかかる事態に陥りやすい点に注意が必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelファイル自体を管理できるあいまい検索機能を備えたツール 以下では、Excelファイル自体を管理できる、あいまい検索機能を備えたツールをご紹介します。 Excelでは、ワイルドカードを活用した関数を使うと、シートに記載したデータのあいまい検索ができます。しかし、ファイル自体の管理には、「ファイル名だけでは、必要なデータがどこで管理されているか見つけるのが難しい」という注意点があります。 そこで、「ファイル自体をあいまい検索できるツール」を使って情報管理しましょう。さらに、ExcelやWordファイル内のテキストまで検索できるツールであれば、知りたい情報がどこにあるのかをすぐに把握できます。 結論、自社の情報管理には、すべてのExcelデータをまとめておけるうえ、AIのあいまい検索で直感的に情報にアクセスできるツール「ナレカン」が最適です。 ナレカンの「記事」に残したテキストやファイルは、任意のメンバーへ瞬時に共有可能です。また、生成AIを活用した超高精度の「自然言語検索」によって、上司に話しかけるようにあいまい検索できるので、目的の情報をすぐ探し出し、業務を円滑に進められます。 超高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ Excelであいまい検索する方法まとめ これまで、Excelであいまい検索する方法を中心にご紹介しました。Excelであいまい検索する方法として、以下の4つの関数が役立ちます。 検索条件と一致するテキストを抽出する「VLOOKUP関数」 検索条件に一致するセルが、列または行で何番目かを抽出する「MATCH関数」 検索条件に一致するセルの件数を抽出する「COUNTIF関数」 検索条件に一致するセルを複数抽出する「FILTER関数」 一方、Excelファイルは「どのデータがどのファイルにあるのか」が分からなくなり、データを探すのに時間がかかりやすいです。そのため、「超高精度かつ簡単に検索できるツール」を使って、「目的のデータをすぐに見つけられる仕組み」をつくりましょう。 したがって、自社が導入すべきは、Excelファイルを直接添付して管理できるうえ、ファイル内まで誰でも簡単にあいまい検索できる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスなくExcelファイルを管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネス向け｜書類作成の基本や作り方は？作成・管理を効率化する方法を紹介

ファイル共有する方法はさまざまありますが、オンラインでやりとりが完結するクラウド型のファイル共有サービスを利用するのが、最も安全かつ簡単なやり方だと言えます。 しかし、クラウドファイル共有サービスの導入を検討している人のなかには、「どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、データ・ファイル共有におすすめのサービス8選を中心に紹介します。 社内の情報共有を活性化させたい 無料・登録不要でファイル共有できるサービスを知りたい 誰でも簡単かつ安全に使えるファイル共有ソフトを導入したい という方はこの記事を参考にすると、選定ポイントをもとに「おすすめのクラウドファイル共有サービス」を比較検討でき、自社に最適なツールを見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 無料でファイル共有する3つの方法1.1 （1）USBやSDカードを使う1.2 （2）メールを使う1.3 （3）クラウドサービスを使う2 クラウドファイル共有サービスが普及した背景3 無料あり｜安全に利用できるクラウドファイル共有サービス8選3.1 【ナレカン】共有したファイルに即アクセスできるサービス3.2 【Stock】個人から使えてデータ/ファイル共有できるサービス3.3 【Dropbox】無料で2GBまでファイル共有できるサービス3.4 【firestorage】登録不要で容量無制限のファイル/画像共有サイト3.5 【Box】外部サービスとの連携に強いストレージサービス3.6 【Google Drive】無料でスマホからも使えるファイル共有サービス3.7 【OneDrive】Microsoftアカウントがあれば使えるクラウドサービス3.8 【ギガファイル便】登録不要でファイル共有できるアップローダー4 無料あり｜データ/ファイル共有に役立つクラウドサービスの比較表5 クラウドファイル共有サービスの3つの選び方5.1 （1）データ容量で選ぶ5.2 （2）アクセス性で選ぶ5.3 （3）セキュリティで選ぶ6 無料のクラウドファイル共有サービスを利用するときの4つの注意点6.1 （1）容量制限がある6.2 （2）データの保存期間が決まっている6.3 （3）セキュリティに制限がある6.4 （4）迅速なサポートを受けられない場合がある7 クラウドファイル共有サービス8選まとめ 無料でファイル共有する3つの方法 まずは、無料でファイル共有する3つの方法を解説します。自社にマッチする手法で共有すべきですが、情報漏えいには注意しなければなりません。 （1）USBやSDカードを使う 1つ目の方法は、USBやSDカードを使ってファイルを共有する方法です。 USBやSDカードを使ったやり方は、非IT企業にとって一般的だと言えます。手順としては、PCに接続し、USBやSDカード内に共有したいファイルを移動させたあと、任意のPCへ再度接続するだけでファイル共有ができます。 しかし、USBやSDカードは「紛失しやすい」「1対1でしかファイル共有できない」などのデメリットがあります。とくに、リモートワークが当たり前になりつつある現在においては、リアルタイムで共有できないのは非効率的だと言わざるを得ないのです。 （2）メールを使う 2つ目は、GmailやOutlookを使い、メールにファイルを添付して共有する方法です。 メールはUSBやSDカードでのファイル共有と異なり、一回で複数人に情報共有できます。しかし、メールに添付するファイルが大きい場合は分割して送らなければならず、誤操作による情報漏えいのリスクは軽減できません。 また、メールの特性上「ファイル共有をしてもほかのメールに埋もれやすい」「該当のメールを探すのに時間がかかる」などのデメリットが伴います。 （3）クラウドサービスを使う 3つ目は、最もおすすめな「クラウドファイル共有サービス」でファイルを共有する方法です。 クラウドファイル共有サービスとは、「インターネット環境があれば、時間や場所を問わずにファイル共有・管理ができるサービス」のことです。 サービス内で検索したり、共有されたURLから素早くアクセスできたりするため「情報が見つからないストレス」が生まれません。また、データのバックアップや情報の暗号化など、高いセキュリティ対策によってデータの安全性を守ることができる点も特徴です。 ただし、「有名だから」「無料だから」という理由だけで、クラウドファイル共有サービスを導入すると、ITに不慣れな方が使いこなせない恐れがあるので注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドファイル共有サービスが普及した背景 昨今では、クラウドファイル共有サービスが普及しつつあります。普及した背景には、以下のように「安全性」や「利便性」が関係しているのです。 パスワード付きzipファイルの脆弱性 多くの日本企業で利用されていた「パスワード付きzipファイル」の脆弱性が問題視され、2020年11月に内閣府で導入の廃止が発表されました。これを機に、メールを介したファイル共有からクラウド上での共有に移行する企業が増加しました。 リモートワークの普及 リモートワークが普及したことにより、遠隔地でもスムーズかつ安全に情報共有できる仕組みを整える必要性が出てきました。そのため、高セキュアな環境で情報のリアルタイム共有が可能なクラウドファイル共有サービスに注目が集まったのです。 以上の理由から、クラウドファイル共有サービスが普及しました。 参考：平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和2年11月24日 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜安全に利用できるクラウドファイル共有サービス8選 以下では、安心してデータをやりとりできるクラウドファイル共有サービス8選をご紹介します。 簡単にファイル共有をするには「アクセス性に優れたクラウド型のサービス」を利用しましょう。なぜなら、USBやメールを用いてファイルを共有すると、管理が属人化したり共有する手間が生じたりするため、正確かつ迅速に情報が伝達されない恐れがあるからです。 また、クラウドファイル共有サービスでの情報管理も、ただ情報を蓄積するだけでは「必要な情報を探すときに時間がかかってしまいます。」そのため、精度の高い検索機能を備えたツールを利用し、目的の情報にすぐにアクセスできるようにするべきです。 結論、ファイル共有に最適なのは、ファイルの作成・共有・管理ができ、平均0.2秒のスピード検索で欲しい情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、直接書き込んだりファイルを添付したりできるうえ、ファイルの中身を要約して抽出することも可能です。また、「ヒット率100%」の超高精度な検索機能は、ファイル内のテキストも検索できるため、過去の情報を瞬時に振り返られます。 【ナレカン】共有したファイルに即アクセスできるサービス 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンを使ったファイル共有・管理の作成例＞ ナレカンでは、ノート型の「記事」にテキストを書き込んだり、ファイル・画像を添付したりできます。そして、記事に書き込んだ情報は任意のメンバーに即共有されるうえ、部署やテーマごとに分けて管理できるため、ファイル共有・管理が効率化します。 また、ナレカンには超高精度な検索機能が備わっているため、必要なファイルをすぐに探し出せます。上の画面のように、キーワード検索では、タイトルだけでなく、添付された画像やファイルの中まで検索可能です。 上の画面のように、検索すると、記事のタイトルや本文内だけでなく、添付したファイル内までキーワードがヒットします。そのため、ただファイルを共有・蓄積するだけでなく、目的の情報を素早く見つけ、活用までできるのがナレカンの強みです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Stock】個人から使えてデータ/ファイル共有できるサービス Stockは、ノート形式で社内の情報をストックできるツールです。 シンプルな操作性であるため、ITリテラシーに不安のある方でもすぐに使いこなせるのが特徴です。「Stock」の「ノート」には「タスク」「メッセージ」が紐付いているので、議事録に記載したToDoを管理したり、マニュアルに関するやりとりをしたりできます。 / 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 / チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」 https://www.stock-app.info// Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。 Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。 また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。 ＜Stockをおすすめするポイント＞ ITの専門知識がなくてもすぐに使える 「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる 作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる 直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。 ＜Stockの口コミ・評判＞ 塩出 祐貴さん松山ヤクルト販売株式会社 「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 竹原陽子さん、國吉千恵美さんリハビリデイサービスエール 「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 江藤 美帆さん栃木サッカークラブ（栃木SC） 「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 ＜Stockの料金＞ フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン ：1,000円/ユーザー/月 ※最低ご利用人数：5ユーザーから https://www.stock-app.info/pricing.html @media (max-width: 480px) { .sp-none { display: none !important; } } Stockの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Dropbox】無料で2GBまでファイル共有できるサービス ＜Dropboxの特徴＞ 連携できる外部ツールが多い ZoomやSlackなど、多くの外部ツールとの連携に対応しており、さまざまな使い方ができます。例えばZoomと連携すれば、会議の録画ファイルのコピーをDropboxに自動保存できるのです。 Dropbox Replayで画像・動画ファイルを管理できる Dropbox Replayを活用すれば、Dropboxにおける動画の保存・共有のワークフローと簡単に連携し、フィードバックや確認作業をまとめて管理できます。また、「動画に共有相手のメールアドレスを透かしとして自動挿入する」「OneDriveと連携する」といった使い方も可能です。 ＜Dropboxの機能・使用感＞ フォルダを細かく分けられる Dropboxでは、フォルダの中にフォルダを何層にも作ることができます。ただし、フォルダを細かく分類できる一方、ルールを決めなければ保存場所が分からなくなり、データを探す手間がかかるため注意が必要です。 ファイルの内容の表示方法を変えられる 画像ファイルは、プレビュー画面にファイルのサムネイルとして表示されます。また、表示する大きさは4段階で設定できるので、ファイルを開かずに中身を見られます。 ＜Dropboxの注意点＞ 無料プランの容量が少ない Dropboxの無料版（Basic）で使える容量は2GBです。そのため、ビジネスで使う場合は有料プランに加入するのが前提となります。 スマホ版の動作が重い 利用しているユーザーからは「スマートフォンで利用する際にファイルが重いとどうしても動きが鈍くなることがあると感じます。」という意見もありました。（引用：ITreview） ＜Dropboxの料金体系＞ Basic：無料 Plus：1,500円/月（月払い） Professional：2,400円/月（月払い） Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い） Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：要問い合わせ Dropboxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【firestorage】登録不要で容量無制限のファイル/画像共有サイト ＜firestorageの特徴＞ 会員登録が不要 会員登録せずに無料で使い始められます。ただし、「アップロードしたファイルの削除」をはじめとしたファイル管理には、会員登録が必要です。 ファイルの保存期間を設定できる 最短で3時間、最長で14日間の保存期間を設定できます。 ＜firestorageの機能・使用感＞ パスワードを設定できる ファイル閲覧に必要なパスワードを、英数10桁で設定することができます。そのため、万が一他の人にリンクを送ってしまっても安心です。 モバイルでも利用しやすい アップロードしたファイルは、ダウンロードリンクだけでなくQRコードも発行できます。そのため、PCからモバイルへの共有もQRコードを読み込むだけでスムーズに実行できます。 ＜firestorageの注意点＞ アップロード・ダウンロードが遅い 利用するユーザーの口コミでは、「アップロード、ダウンロードが他と比較して少し遅く感じる場合がある」という意見もありました。（引用：BOXIL SaaS） 機能が多くて分かりづらい ファイルアップロードやストレージ保存のほかに、「画像のみを保管するストレージ」「スクリーンショットの切り出し」などの機能を使えますが、機能が多く説明が少ないため、直感的に操作できない可能性があります。 ＜firestorageの料金体系＞ こちらは、一般向けの料金プランとなります。 未登録会員：無料 無料会員：無料 ライト会員：1,320円/月 正会員：2,420円/月 以下は、法人向けプランとなります。 プラン1：初期費用110,000円＋通常費用175,780円/月 プラン2：初期費用110,000円＋通常費用142,780円/年 プラン3：初期費用55,000円＋通常費用98,780円/年 プラン5：初期費用55,000円＋通常費用54,780円/月 その他、英語表記対応や、1ファイルの最大容量を増やすための有料オプションがあります。 firestorageの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Box】外部サービスとの連携に強いストレージサービス ＜Boxの特徴＞ モバイルアプリがある PCだけではなくモバイルアプリにも対応しているので、場所を選ばずファイル共有できるのが特徴です。 さまざまなアプリと連携できる 1,500以上のアプリと連携可能なので、既存のツールと併せて利用できます。例えばSlackと連携すれば、Slackのチャンネルにアップロードされたファイルを自動でBoxにも保存可能です。 ＜Boxの機能・使用感＞ Box上でノートを作成できる 「Box Note」という機能を使って、Boxから直接文書ファイルを作れます。「Box Note」には数種類のテンプレートが用意されているうえに、WordやGoogleドキュメントなどのファイルも作成できるため、幅広い用途で役立ちます。 Box Hubsでコンテンツを安全に整理・公開できる Box Hubsは、Hub（データを管理するシステム）やコンテンツポータル（コンテンツを公開するサイト）を作成できる機能です。また、Box AIと連携すると「ファイルに関する質問をしたい」「ファイルの内容を要約したい」という場合に便利です。 ＜Boxの注意点＞ ファイルの検索において日本語に弱い 利用するユーザーの口コミでは、「連番でファイル名を管理していても日本語が入ると検索に引っかからない時がある」という意見もありました。（引用：ITreview） 無料プランは個人利用のみ Boxには無料プランがありますが、利用人数は1人までとなっています。そのため、ビジネスで利用するには有料プランの契約が前提となる点に注意が必要です。 ＜Boxの料金体系＞ 個人またはチーム Individual：無料 Personal Pro：1,390.40円/月（月払い） Business starter：636.90円/ユーザー/月（月払い） Business プラン Business：2,084.50円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,473.80円/ユーザー/月（月払い） Enterprise：4,864.20円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Plus：6,600円/ユーザー/月（年払い） Enterprise Advanced：要問い合わせ Boxの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【Google Drive】無料でスマホからも使えるファイル共有サービス ＜Google Driveの特徴＞ Googleのほかのサービスと連携可能 Googleのサービスである「ドキュメント」や「スプレッドシート」と連携しており、ファイルの共有や作成がスムーズに進みます。 ホームで最新の活動を確認できる ホームでは「最近閲覧・共有・編集したファイル」や「Googleカレンダー上で今後のイベントに添付されたドキュメント」などが優先的に表示されるので、重要なファイルをすぐに見つけられます。 ＜Google Driveの機能・使用感＞ データの表示形式を選べる データの表示形式を「グリッド」にするか「リスト」にするか選べます。そのため、文書や画像といったデータの内容により表示を切り替えると、目的のデータを見つけやすくなります。 編集履歴が残る Google Driveでは、編集すると履歴が残ります。よって、誰がどのファイルを更新したかなどの情報を振り返ることができ、チームで作業する場合にトラブルを防止する効果があります。 ＜Google Driveの注意点＞ 検索精度が低い 利用するユーザーの口コミでは、「ファイル数が多くなってくると、検索結果の精度が落ちる印象があります。似たようなファイル名や古い資料が多いと目的のファイルにたどり着くまでに手間取ることも。」という意見もありました。（参考：ITreview） 必要な情報へすぐにたどり着けない フォルダで無制限に階層をつくれるので、階層が深くなりすぎて必要な情報へたどり着くのに手間がかかる可能性があります。 ＜Google Driveの料金体系＞ GoogleDriveは、保存容量15GBまでであればGoogleアカウントがあれば利用できます。ビジネス用により多くの容量で利用したい場合や、他のGoogleのツールも併せて有料版を使いたい場合は、以下Google Workspaceの契約が必要です。 Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い） Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い） Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い） Enterprise Plus：要問い合わせ Google Driveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【OneDrive】Microsoftアカウントがあれば使えるクラウドサービス ＜OneDriveの特徴＞ スキャン機能 Onedriveのモバイルアプリにはスキャン機能が組み込まれており、紙の書類をPDFに変換して保存するのに役立ちます。 Copilot in OneDrive Copilot in OneDriveは、OneDrive内のファイルから、欲しい情報をすぐに見つけられる機能です。AIによって「自然検索でファイルを検索する」「ファイルの要約を作成する」などの使い方が可能です。 ＜OneDriveの機能・使用感＞ ファイルの表示方法を選べる ファイルの表示方法は「リスト」「圧縮モード」「タイル」から選べます。たとえば、画像ファイルを探す場合は「タイル」に設定すると、ファイルを開かなくても中身を確認できるといった利点があります。 履歴情報を確認できる ファイルの中には作成履歴として、日付や作成者の情報が残ります。そのため、ファイルについての履歴を簡単にさかのぼれます。 ＜OneDriveの注意点＞ ファイルや画像の格納に時間がかかる ユーザーからは「ファイルの容量によりますが、格納まで時間がかかる点が改善点です。SharePointと比べてファイルや画像の格納に時間がかかります。」という声もあります。（参考：ITreview） 利用方法を覚えるのに時間がかかる ユーザーからは「利用方法を覚えることに少し時間がかかります。マニュアルなどががあると、容易に利用することができるためより良いと思いました。」という声もあります。（参考：ITreview） ＜OneDriveの料金体系＞ OneDriveは、保存容量5GBまでであればMicrosoftアカウントがあれば利用できます。ビジネスでより多くの容量を利用する場合はMicrosoft 365やOneDrive for Businessの契約が必要です。 OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月（年払い） Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月（年払い） Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月（年払い） OneDriveの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【ギガファイル便】登録不要でファイル共有できるアップローダー ＜ギガファイル便の特徴＞ ユーザー登録不要で利用できる ユーザー登録は不要なので、Webページを開いてすぐにファイルの転送ができます。 無料で大容量のファイルを転送できる 無料で容量無制限（1ファイル300Ｇまで）のファイル転送が可能です。また、ファイルはアップロード後最大100日間保持されます。 ＜ギガファイル便の機能・使用感＞ ダウンロードパスワードを設定できる ダウンロードするためのパスワードを設定できるため、セキュリティ面での安全性を高めることができます。 保持期限を柔軟に設定可能 ギガファイル便では、ファイルの保持期限を「3日、5日、7日、14日、30日、60日、100日」から選択できるため、それぞれの状況に合わせてダウンロード期限を決められることが便利です。 ＜ギガファイル便の注意点＞ 情報漏えいの危険性がある ギガファイル便でアップロードされたファイルは、特定のURLを知っていれば誰でもアクセスできます。そのため、パスワード保護を設定せずに重要なデータを共有すると、第三者に不正にアクセスされるリスクがあります。 保持期限が切れたファイルは削除されてしまう 設定した保持期限が切れたファイルは、自動的に削除されてしまうため、必ず期限内にダウンロードしましょう。 ＜ギガファイル便の料金体系＞ 無料ですべての機能を利用できます。 ギガファイル便の詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料あり｜データ/ファイル共有に役立つクラウドサービスの比較表 以下は、ご紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を見比べて、自社に合ったツールを選びましょう。（左右にスクロールできます） ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Dropbox firestorage 特徴 共有したファイルに即アクセスできるサービス 個人から使えてデータ/ファイル共有できるサービス 無料で2GBまでファイル共有できるサービス 登録不要で容量無制限のファイル/画像共有サイト シンプルで簡単or多機能 シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） シンプルで簡単（中小規模の企業向け） 多機能 多機能 データの保存期限がある 【×】 【×】 【×】 【〇】※会員登録なしの場合 スマホアプリがある 【〇】 【〇】 【〇】 【×】 注意点 法人利用が前提なので、個人利用は不可 5名以上での利用が前提 無料プランの容量が少ない ファイルのアップロード・ダウンロードが遅い 料金 ・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 ・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 ・無料プランあり ・有料プラン：1,500円/月（月払い）〜 ・無料プランあり ・有料プラン：1,320円/月～ 公式サイト 「ナレカン」の詳細はこちら 「Stock」の詳細はこちら 「Dropbox」の詳細はこちら 「firestorage」の詳細はこちら Box Google Drive OneDrive ギガファイル便 特徴 外部サービスとの連携に強いストレージサービス 無料でスマホからも使えるファイル共有サービス Microsoftアカウントがあれば使えるクラウドサービス 登録不要で大容量のファイルを共有できるアップローダー シンプルで簡単or多機能 多機能 多機能 多機能 シンプルで簡単 データの保存期限がある 【×】 【×】 【×】 【○】 スマホアプリがある 【〇】 【〇】 【〇】 【〇】（iOSのみ対応） 注意点 無料プランは個人利用のみ 必要な情報へすぐにたどり着けない ファイルや画像の格納に時間がかかる 情報漏えいの危険性がある 料金 ・無料プランあり ・有料プラン：636.90円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プラン：950円/ユーザー/月（月払い）～ ・無料プランあり ・有料プラン：749円/ユーザー/月～ ・無料ですべての機能を利用可能 公式サイト 「Box」の詳細はこちら 「Google Drive」の詳細はこちら 「OneDrive」の詳細はこちら 「ギガファイル便」の詳細はこちら 以上のようにツールによって特徴が異なるため、ツール導入の目的を明確にしておくことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドファイル共有サービスの3つの選び方 企業にとってあってはならない「情報漏えい」のリスクを避けるには、USBやメールでのファイル共有は控え「クラウドファイル共有サービス」を使うことが適切です。 そこで以下では、安全なクラウドファイル共有サービスを選ぶポイントを解説します。比較ポイントを押さえて、自社に最適なサービスを選びましょう。 （1）データ容量で選ぶ 1つ目は、「データ容量」です。 容量の少ないプランを選ぶと、容量制限で業務に支障をきたしてしまう恐れがあります。利用開始時は問題がなかったとしても、利用を続けるにつれて資料や議事録などのファイルが増えていくことに注意が必要です。 したがって、自社で扱うデータを確実に保存できるよう、あらかじめ余裕を持ったデータ容量のサービスを選びましょう。また、普段使うサイズのファイルを問題なくやりとりできるかも確認する必要があります。 （2）アクセス性で選ぶ 2つ目は、「アクセス性」です。 ファイルを共有・管理できたとしても、アクセス性が悪ければ、上手く活用できません。たとえば、ファイルを開かなければ中身が分からなかったり、ファイルの保存場所が分かりにくかったりするツールでは、必要な情報を探すのに時間がかかります。 その結果、保管したファイルに社員がたどり着けず情報が正しく共有されません。したがって、情報を階層分けして整然と管理でき、検索機能で目当ての情報を即座に見つけられるようなツールを導入しましょう。 （3）セキュリティで選ぶ 3つ目は、「セキュリティ」です。 業務上のデータは基本的に社外秘であり、情報漏えいしたときの損害は非常に大きくなってしまいます。そのため、クラウドファイル共有サービスのセキュリティ体制を把握するとともに、自社のセキュリティポリシーと合致しているかも確認しましょう。 ただし、無料版のツールの中には十分なセキュリティ対策が備わっていないものもあるため、有料でも安心して使えるツールを選択しましょう。たとえば、「情報セキュリティの国際規格」を取得している「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 無料のクラウドファイル共有サービスを利用するときの4つの注意点 ここでは、無料版のクラウドファイル共有サービスを利用するときの4つの注意点を解説します。とくに、無料のサービスには料金コストがかからない一方、注意点もあるため以下で押さえましょう。 （1）容量制限がある 無料のクラウドファイル共有サービスでは、利用できる容量に制限がある場合がほとんどです。 そのため、比較的容量の小さな文書ファイルなどの一時的な保存・共有には適していますが、大容量の画像や動画データのやりとりや、社内文書の恒久的なバックアップには適していません。 以上のように、サービスに容量制限があると、ファイルの容量によっては管理ができなくなるので注意が必要です。 （2）データの保存期間が決まっている クラウドファイル共有サービスには、データの保存期間が決まっているものもあります。 保存期限を過ぎると自動でデータが削除されてしまうサービスでは、「気づかないうちに重要な資料や過去の顧客情報が消えてしまっていた」という事態になりかねません。そのため、ビジネス利用では必ず、データを無期限に保存できるサービスを選びましょう。 このように、会社で保管すべき「資料」や「マニュアル」、「顧客情報」は後から見返す可能性が高いので、無料でも長期保存できるかは必ず確認しましょう。 （3）セキュリティに制限がある 有料のサービスでは、アクセス制限をはじめとした高度なセキュリティ機能が利用できますが、無料サービスの多くはセキュリティ機能に制限があります。 無料のサービスで料金コストを抑えても、社内の機密情報が流出してしまった場合、抑えた費用以上の損害を負うことになりかねません。また、社外とのやりとりに無料のサービスを利用すると、セキュリティ面で相手に不信感を与える可能性があります。 そのため、ビジネスでファイル共有するときは、有料でも高度なセキュリティが備わったツールを利用すべきです。たとえば、ファイルの閲覧・ダウンロードを制限できる「ナレカン」のようなツールであれば、安全にファイル共有できます。 （4）迅速なサポートを受けられない場合がある クラウドファイル共有サービスによっては、迅速なサポートを受けられない場合があります。 サービスの提供会社から受けられるサポートの種類は、料金プランによって異なるケースがほとんどです。たとえば、「電話サポートが一定以上のプランしか使えない」サービスもあります。 トラブルが起きたとき、迅速なサポートが受けられなければ業務が停滞してしまいます。そのため、「1営業日以内の回答」「専属担当者のサポート」などの充実したサポートを受けられるサービスを選択すべきです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ クラウドファイル共有サービス8選まとめ ここまで、安全に使えるクラウドファイル共有サービスと選定ポイントを中心に解説しました。 USBやSDカードでファイル共有する方法は、管理に時間がかかり情報漏えいのリスクもあるので控えるべきです。また、メールでは送信する度にファイルが流れてしまうので、やりとり後の情報が確認しにくいです。 したがって、「ファイル共有がスムーズにできるクラウド型のサービス」が必須です。さらに、精度の高い検索機能の付いたツールであえば、情報共有のストレスをなくせます。 結論、自社のファイル共有には、超高精度の検索性と、大手企業でも安心して使えるセキュリティ性を兼ね備えたツール「ナレカン」一択です。ナレカンであれば、メンバーごとにアクセス権を設定できるほか、「ダウンロード禁止の有無」の設定も可能です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ファイル共有の問題を解消しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料あり】ファイル共有におすすめの手段とは？クラウドサービス8選も紹介

仕事をする上で、PDF文書を確認する機会は多々あるものの、一枚ずつ資料を読んで探すのは手間がかかってしまいます。そのため、受け取ったPDF文書のなかから該当する箇所を素早く確認するには、検索機能が不可欠となっているのです。 しかし、「PDFの文字を検索する方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、PDF検索の方法やヒットしない原因と対処法を中心にご紹介します。 PDFファイルの情報も検索して探せるようにしたい PDF検索してもヒットしないときの対処法を知りたい あらゆる情報に検索対応している情報管理ツールを探している という方はこの記事を参考にすると、PDFファイル内の文字の検索方法から検索に便利なツールまでわかります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 【デバイス別】PDFファイル内の文字を検索する方法1.1 （1）パソコンでショートカットキーを利用する1.2 （2）スマートフォンの機能を使う1.3 （3）iPadの機能を使う2 【PDF検索できない!?】検索結果がヒットしない原因2.1 （1）入力した単語がPDF内に含まれていない2.2 （2）画像の中に文字が含まれている3 【必見】PDF内にある情報を必ず見つける方法3.1 保管したPDFの情報が瞬時に見つかるツール「ナレカン」4 【番外編】ツール別！PDFを検索する方法とは4.1 Box｜PDF内を全文検索する方法4.2 Google検索｜PDFファイルを探す方法5 PDFファイル内の文字を検索する方法まとめ 【デバイス別】PDFファイル内の文字を検索する方法 以下では、デバイス別にPDFファイル内の文字を検索する方法をご紹介します。自身のデバイスに合わせたPDF検索の方法を見つけましょう。 （1）パソコンでショートカットキーを利用する WindowsやMacの場合は、ショートカットキーを利用することでPDF検索ができます。Acrobat readerやGoogle Crome、Microsoft Edge内でのPDF検索も以下の方法で実行することが可能です。 Windowsの場合 文字を検索したいPDFを開き、「Ctrl」+「F」を押します。 右上に検索窓が出現するので検索したい文字を入力し、「Enter」を押します。 検索窓の横にある「∧」や「v」をクリックしたり、繰り返し「Enter」を押したりすることで、別の場所にある検索した文字に飛ぶことができます。 Macの場合 文字を検索したいPDFを開き、「command」＋「F」を押します。 右上に検索窓が表示されます。 検索した文字を入力し、「Enter」を押します。 以下のように、検索結果は黄色でハイライトされ、「や「>」や繰り返し「Enter」を押すことで別の検索結果に移動できます。 （2）スマートフォンの機能を使う iPhoneやAndoroidのスマートフォン内のPDFであっても標準装備された機能で検索することができます。 iPhoneの場合 以下はSafariでPDF検索するときの手順です。 文字検索をしたいPDFを開き、画面下部の　[共有]アイコンをタップします。 表示されたメニューの中から[ページを検索]を選択します。 検索窓が現れるので、検索したい文字を入力すると探すことができます。 Andoroidの場合 以下はGoogle Crome内のPDFの文字検索をするときの手順です。 文字を検索したいPDFを開き、画面の下部にある[…]をクリックします。 表示されたメニューの中から[ページ内を検索]を選択し、検索したい文字を入力します。 「∧」や「v」をタップすることで、別のところにある検索ワードに移動できます。 （3）iPadの機能を使う iPadを使ってSafariにあるPDFファイルを検索したい場合は、前述したiPhoneのときと同様の手順です。しかし、Safari上での検索には制限が伴うため、以下の方法で別のアプリを利用して検索することも可能です。 まず、[共有]アイコンをタップします。 表示されたメニューの中から[“ファイル”に保存]でファイルアプリにPDFを保存したり、選択肢にある他のアプリにPDFを移行したりなどが選べます。 PDFを保存したアプリ先で、検索機能を用いるとより精度の高い検索結果が得られることがあります。 もしSafariの検索にひっかからなかったときには、iPadだけでなくiPhoneでも上記の方法を試してみましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【PDF検索できない!?】検索結果がヒットしない原因 ここでは、PDFファイル内の文字を検索したにもかかわらず、検索ワードがヒットしない原因を2つご説明します。探している情報が見つからないと困っている担当者の方は下記の原因に当てはまっていないか確認しましょう。 （1）入力した単語がPDF内に含まれていない 1つ目の原因として、入力した単語がPDF内に含まれていないことが考えられます。 これは、検索したい単語があいまいで、不正確な単語で検索をしてしまっているケースです。基本的に、iPhoneに標準装備されている検索機能ではPDFファイル内に検索した単語と一言一句同じ単語が含まれていないと検索にヒットしません。 そのため、検索したい単語がPDFファイル内に含まれているかの確信が持てない場合は、完全に一致していなくても検索できたり、話し言葉で内容を探せたりする「ナレカン」のようなツールを併用して検索しましょう。 （2）画像の中に文字が含まれている 2つ目の原因として、画像内の文字を検索してしまっていることが挙げられます。 検索機能のほとんどがテキストベースの文字から探すため、画像の中に含まれている文字は検索の対象外となっています。そのため、PDFの画像にある単語を検索してもヒットしません。 そこで、画像内の文字でもコンピュータが文字として認識し、検索対象に加えられる機能を備えたツールを利用すれば、画像内の情報も瞬時に探し出せるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】PDF内にある情報を必ず見つける方法 ここでは、PDF内にある情報を必ず見つける方法をご紹介します。 PDF内の文字検索ができない原因の一つに「画像に含まれる文字を検索していること」が挙げられます。そこで、PDF内の画像からも文字を検索できるOCR検索を活用すれば、文字データではない場合も欲しい情報が見つかるのです。 ただし、表記揺れや誤字でPDF内の文字と完全に一致しなければ、すぐに情報が得られずストレスになります。そのため、「高精度の検索機能を備えたツール」でファイルを管理しましょう。 結論、自社が導入すべきは、保管したPDFファイルから探している情報が瞬時に見つかるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンでは「記事」にあらゆる種類の画像・ファイルを添付できるうえ、テーマごとに分けられる「フォルダ」に格納すれば、情報が分散しません。また、PDFにも対応した「ファイル内検索」や「画像検索」によって、簡単に目的の情報に即アクセス可能です。 保管したPDFの情報が瞬時に見つかるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード ＜ナレカンの高精度検索機能＞ 以下では、「ナレカン」の高精度検索機能である「自然言語検索」と「ファイル内検索」について紹介します。 「自然言語検索」は、画像のようにチャット形式で質問できるため、疑問点を気軽に入力できます。質問すると、生成AIがナレカン内の情報を横断的に検索し、引用元の記事とともに回答を提示してくれるので便利です。 「ファイル内検索」は、ナレカンの「記事」に添付したファイル内の情報にまでアクセスできる機能です。これにより、欲しい情報を素早く探し出せます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【番外編】ツール別！PDFを検索する方法とは 以下では、ファイル管理アプリ「Box」や「Google検索」でPDFを検索する方法を解説します。ただし、それぞれ注意点もあるため事前に確認が必要です。 Box｜PDF内を全文検索する方法 以下は、BoxでPDF内の全文検索をする方法についてです。 Box画面の中央にある検索窓の右にある[フィルタ]アイコンをクリックします。 フィルタが表示されるので、条件ごとに検索範囲を絞ることができます。 全文検索したい場合は、フィルタの検索条件のところで検索範囲が全文になるように設定します。 フィルタ設定が完了したら右下の[検索]ボタンを押します。 以上のようにして、BoxでもPDF内の文章から検索ができます。 ただし、Boxには「全文検索の対象が1万バイトまで」という制約があり、あくまでファイルの中の文章の一部を検索しています。そのため、欲しい情報が1万バイト以降に含まれていると検索できない点に注意しましょう。 参照：box support｜ファイル、フォルダ、コンテンツの検索 Google検索｜PDFファイルを探す方法 Google検索で、Web上に公開されているPDFファイルのみ検索したい場合は、検索キーワードに加え、「filetype:pdf」と入力しましょう。 上記のように、キーワードとともに「filetype:pdf」と検索すれば、キーワードを含んだPDFファイルを探せます。また、PDFファイルだけでなく、「docx」「xlsx」「pptx」などを指定すると、Officeファイルの検索も可能です。 ただし、あくまで「キーワードに関連するファイル」が表示されるだけなので、特定のファイル内の情報にアクセスできない点に注意しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ PDFファイル内の文字を検索する方法まとめ これまで、PDF検索の方法やヒットしない原因、対処法を中心にご紹介しました。 PDFファイル内の文字検索は、すべてのデバイスにおいて標準装備されている機能です。しかし、基本的な検索しかできず、不完全な単語でも検索可能な「あいまい検索」や画像内の文字を検索できる「ODR検索」には対応していないものも多くあります。 そこで、キーワードがPDFファイル内の単語と完全一致していなかったり、画像内の文字だったりしてもヒットするツールがあれば、情報を探す手間がかかりません。さらに、検索精度が高いとより簡単に欲しい情報が見つかります。 結論、自社が導入すべきは、超高精度の検索機能を備え、あらゆる情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。ナレカンには、複数の単語を同一の意味を持つ単語として登録できる「チーム辞書機能」も備わっているので、表記揺れにも対応できます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、必要な情報に素早くアクセスできるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ビジネス向け｜書類作成の基本や作り方は？作成・管理を効率化する方法を紹介

パワーポイントは、デザインが豊富で汎用性が高いテンプレートが多く、発表資料を作成するのに役立ちます。そのため、多くの企業で、プレゼン資料の作成ツールとして利用されています。 とはいえ、「うまくパワーポイントで資料が作れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、見やすい資料を作るためのコツやテンプレートを中心にご紹介します。 パワーポイントでプレゼン資料を作る方法を知りたい 見やすい資料を作るためのテンプレートを探している 作成した資料の管理にかける時間や手間を無くしたい という方はこの記事を参考にすると、パワーポイントでの資料作成のコツが分かり、簡単に見やすいプレゼン資料が作れます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 パワーポイントでできること2 【基本】パワーポイントのプレゼン資料の作り方3 パワーポイントを使いこなすための上級テクニック3.1 （1）サンプル・テンプレートの活用3.2 （2）ショートカットキーの活用4 【無料】パワーポイントのおすすめサンプル・テンプレート3選4.1 便利なパーツ付き発表用プレゼンスライドのサンプル4.2 相手を動かす企画書のテンプレート4.3 戦略提案書に使えるフレームワーク付きのテンプレート5 パワーポイントで作成したプレゼン資料を管理できるツール5.1 プレゼン資料の共有・管理を効率化できるツール「ナレカン」6 パワーポイントで見やすいプレゼン資料を作る方法やコツまとめ パワーポイントでできること パワーポイントでできることは、プレゼン発表に使える資料の作成です。 たとえば、プレゼン資料用のテンプレートが豊富にあり、誰でも簡単に見やすい資料を作成できます。また、様々な画像や図表を添付し、説得力のある資料が作れる点も特徴です。 さらに、画面の切り替え時にフェードアウトなどの効果を付けることで、読み手の視線を集められるメリットがあります。さらに、図や文字に動きをつけて、注目してもらいたい箇所を強調することも可能です。 このように、パワーポイントは、見やすく説得力のある資料を作成し、相手からの注目を集めるプレゼンをするのに役立つツールなのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【基本】パワーポイントのプレゼン資料の作り方 ここでは、パワーポイントのプレゼン資料の作り方について解説します。初心者向けの基本的な手順となっています。 新しいスライドの作成 PowerPointのアプリを開き、左上の[新しいプレゼンテーション]をクリックします。 デザイン設定 次に、上の[デザイン]というタブを選択し、資料のテーマに沿ったデザインを選定します。 テキスト入力 次に、テキストボックスに文字を入力していきます。新しいテキストボックスを作りたい場合は、[挿入]タブから[テキストボックス]を選択します。 図表の挿入 最後に、[挿入]＞[画像]から図表を挿入していきます。図表を入れることで、理解しやすいプレゼン資料となります。 このような手順通りに、パワーポイントの機能を活用していくことで、見やすいプレゼン資料が作成できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワーポイントを使いこなすための上級テクニック ここでは、パワーポイントを使いこなすための上級テクニックについて解説します。より簡単に分かりやすい資料を作成する方法を探している方は必見です。 （1）サンプル・テンプレートの活用 1つ目は、サンプル・テンプレートの活用です。 パワーポイントには、デザインが豊富なテンプレートが多く存在します。そのため、費用や時間をかけずに、デザインが整ったプレゼン資料が作成できるのです。 したがって、パワーポイントで効率よく資料を作成するためには、サンプルやテンプレートを活用しましょう。 （2）ショートカットキーの活用 2つ目は、ショートカットキーの活用です。パワーポイントでの資料作りに役立つショートカットキーをご紹介します。 ＜全体デザインの編集＞ スライド追加 Ctrl + M 新しいスライドを追加できます。 デザイン変更 Alt + G + H 選択したスライドのデザインを変更できます。 レイアウト変更 Alt + H + L 選択したスライドのレイアウトを変更できます。 スライドのコピー Ctrl + D スライド一覧から、選択したスライドを複製できます。 ＜書式変更＞ 太文字に変更 Ctrl + B 選択した箇所のテキストを太字にします。 デザイン変更 Alt + G + H 選択したスライドのデザインを変更できます。 左揃えにする Ctrl + L 選択したテキストを左揃えにします。右揃えの場合はCtrl + R、中央揃えの場合はCtrl + Eです。 文字を大きくする Ctrl + [ サイズを大きくしたいテキストを大きくできます。小さくしたい場合は、Ctrl + ]です。 以上のようなショートカットキーを使いこなすことで、プレゼン資料作成にかける時間を短縮できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【無料】パワーポイントのおすすめサンプル・テンプレート3選 以下では、プレゼン資料の作成に便利なテンプレートを紹介します。テンプレートがあれば、資料を作成する時間を大幅に短縮することができるので、必見です。 便利なパーツ付き発表用プレゼンスライドのサンプル こちらは、Microsoftによる、便利なパーツ付き発表用プレゼンスライドのサンプルです。 スライド作成に便利なパーツやスマートアートを簡単に挿入できます。そのため、視覚的に見やすいプレゼン資料を作成するのに役立ちます。 便利なパーツ付き発表用プレゼンスライドのサンプルの詳細はこちら 相手を動かす企画書のテンプレート こちらは、Microsoftによる、相手を動かす企画書のテンプレートです。 記入例、コツや解説が書かれているため、マニュアル無しでも簡単にプレゼン資料を作成できるようになります。資料の構成や書き方を悩んでいる方におすすめです。 相手を動かす企画書のテンプレートの詳細はこちら 戦略提案書に使えるフレームワーク付きのテンプレート こちらは、Microsoftによる、戦略提案書に使えるフレームワーク付きのテンプレートです。 「5 Forces分析」「3C分析」「STP分析」といった市場を分析するのに役立つフレームワークを見やすくまとめるためのテンプレートです。サンプルもあるので、何を書けば良いか分からない方でも参考にして作成できます。 戦略提案書に使えるフレームワーク付きのテンプレートの詳細はこちら 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワーポイントで作成したプレゼン資料を管理できるツール 以下では、資料の共有・管理を効率化できるツールを紹介します。 パワーポイントは、デザインが豊富で、手軽に質の高いプレゼン資料が作成できます。ただし、パワーポイントで作成した資料をメールやファイルストレージで共有すると、他のメールや資料に埋もれてしまい、必要なときに見つけられません。 また、作成した提案資料や会議資料をファイル形式で保管すると、中身を確認するのにいちいちファイルを開く手間がかかります。そのため、「資料を簡単に共有でき、ファイルを開いて確かめなくても欲しい資料をすぐに探せるツール」を導入しましょう。 結論、パワーポイントで作成した資料の共有・管理に適しているのは、高精度の検索機能で必要な資料に迅速にアクセスできるうえ、添付した資料はAIが自動で要約してまとめてくれる「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に作成した資料を添付するだけでメンバーに即共有でき、資料の内容は「ファイル要約機能」によってAIが自動で記事に書き起こします。さらに、AIによる「自然言語検索」によって、検索スキルに依存せず、誰でも資料にアクセスできるのです。 プレゼン資料の共有・管理を効率化できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ パワーポイントで見やすいプレゼン資料を作る方法やコツまとめ これまで、見やすい資料を作るためのコツやテンプレートを中心に解説してきました。 パワーポイントは、デザインが豊富で、簡単にプレゼン資料が作成できます。ただし、パワーポイントで作成した資料をメールで共有すると、他のメールに埋もれてしまい、必要なときに見つけられません。 したがって、プレゼン資料の管理には、「蓄積したナレッジを超高精度検索可能なITツール」の利用が最適です。とくに「ファイル用要約」が備わっているものであれば、中身を見ずとも資料の内容が把握できます。 結論、資料管理に利用すべきなのは、ファイルを含むあらゆる情報を残し、「添付ファイル内検索」や「ファイル要約」で情報に簡単にアクセスできる情報共有ツール「ナレカン」一択です。 無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、プレゼン資料を管理しやすい体制をつくりましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【社外向け】わかりやすい提案書の書き方とは？テンプレートも紹介