【無料】提案書のおすすめテンプレート6選！作成例や簡単に書けるコツも紹介
自社の製品やサービスを他社に説明する際に欠かせないのが提案書です。効果的な提案ができれば、ビジネスチャンスを広げるきっかけとなるため、重要な業務のひとつと言えます。
しかし、「提案書の作成に時間がかかり、ほかの業務に影響が出ている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回は提案書の作成に役立つテンプレートや作成例、短時間で作成するためのコツを中心にご紹介します。
- 提案書の基本項目や書き方を知りたい
- テンプレートを使って簡単にわかりやすい提案書を作りたい
- 提案書の作成だけではなく、管理にも役立つツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に適したテンプレートが見つかるほか、相手に刺さる効果的な提案書を短時間で作成できるようになります。
目次
提案書とは
以下では、提案書の目的や企画書・報告書との違いを紹介します。まず、提案書とは何か確認しましょう。
【社内・社外別！】提案書の目的とは
提案書とは、自社や取引先のニーズや課題に対し、解決策を示す資料です。用途によって目的が異なり、社内向けと社外向けで書くべき内容も変わります。
- 社外向け提案書
- 社内向け提案書
社外向け提案書の目的は、「クライアントに自社商品やサービスを導入してもらうこと」です。そのため、クライアントの課題にどのようにアプローチできるかを明確に示し、納得感のある提案を行う必要があります。
社内向け提案書の目的は、「業務改善や新規事業の提案を通じて、社内の課題を解決すること」です。具体的な課題と、改善のためのプロセスを提示できれば、社内の意思決定をスムーズに進められます。
このように、提案書は社内向けと社外向けで目的が異なります。どちらの課題に焦点を当てるのかを意識しながら、適切な内容で作成しましょう。
分かりやすい提案書の基本項目
以下では、分かりやすい提案書の基本項目と書き方を紹介します。「何を書くべきか分からない」という方は必見です。
| ＜項目＞ | ＜書き方＞ |
|---|---|
| タイトル |
一目で課題や価値が分かるよう、簡潔に書きます。 |
| 課題 |
課題の背景まで整理して記載すると、提案内容の根拠が明確になります。 |
| 提案内容 |
課題を解決する方法を、要点を整理して簡潔かつ具体的に記載します。 |
| 得られるメリット |
提案の採用に大きく関わる事項なので、相手のニーズに合った価値のあるメリットを具体的に記載します。 |
| 成功事例 |
採用のイメージをしやすくするために、過去の類似の成功事例がある場合には記載しましょう。 |
| 予算・スケジュール |
予算は内訳まで丁寧に記載し、スケジュールについては「いつ・誰が・何をする」といった人員計画も記載します。 |
| 補足情報 |
最後に、現状分析や予算の見積もりなどに使った資料を掲示します。 |
上記は社内向けの提案書の基本項目になります。したがって、社外向けの提案書を書く場合には、”会社概要”や”実績”などを書く必要があります。
提案書と企画書・報告書の違い
提案書と似た資料に、企画書や報告書があります。それぞれの目的を正しく理解し、適切な使い分けが重要です。
- 企画書との違い
- 報告書との違い
企画書は、新しい施策の詳細をまとめた資料です。実務レベルのスケジュールやプロセス、費用対効果などを具体的に記載します。一方、提案書は、アイデアの大枠を示し、相手に導入を促すための資料です。
報告書は、業務の進捗や成果を伝えるための資料です。提案書や企画書とは異なり、現状の正確な報告が目的となります。
なお、提案書と企画書の明確な定義は業界や企業によって異なる場合があります。そのため、社内のルールや取引先の慣習に合わせた使い分けを意識しましょう。
【例文あり】提案書の作成例
新しく製品導入を提案する場合、提案書は以下の作成例のように作れます。（例文はコピーして使用可能です。）
ナレッジ管理ツール導入のご提案
＜課題（提案背景）＞
社内では「教育担当者の手が足りず、新人メンバーが不明点を解消できない」「部署内のメンバーが同じクオリティで業務を進められない」問題が発生しています。
また、規模拡大に向け採用人数も増えており、将来的に属人化により業務が進まない事態も懸念されます。そのため、社内の情報共有およびノウハウの共有を推進するためにナレッジ管理ツールの導入を提案します。
＜提案内容＞
ナレッジ管理ツールを導入し、社内のノウハウを蓄積します。
＜得られるメリット・効果＞
1.「ナレッジの一元化」の実現
ナレッジ管理ツールを導入することで、ノウハウをどこに蓄積したらよいか明確化します。また、従来はメールやチャットに情報が分散していましたが、ナレッジ管理ツールの連携機能を使えば、情報が一か所にまとまり管理しやすい体制が実現するのです。
2.教育コストの削減
従来は教育担当者が新人に対し直接指導していましたが、ナレッジ管理ツールがあれば新人が自身で情報を調べて自己解決につなげられます。そのため、教育担当者が新人のサポートに掛ける負担が解消され、教育担当者の業務時間確保が実現します。
3.情報を探す負担の解消
検索機能の優れたナレッジ管理ツールを導入すれば、情報を探す負担の解消につながります。
弊社〇人の「1日あたりで情報を探すのに費やしている時間」の平均は「〇分」であり、1年で〇時間を浪費しています。そこで、ナレッジ管理ツールで検索をかけて情報がすぐに見つかれば、情報探しに使っている時間をほかの業務に回せるのです。
＜成功事例＞
○○社ではナレッジ管理ツールを導入し、過去の成功事例・失敗事例を蓄積できる体制を整えています。具体的には、業種別のセールスにおける事例や過去の提案資料、顧客とのやりとりに関する情報を記録しています。
また、同社はナレッジ管理ツールの導入で、「後から振り返りたい情報はナレッジとして共有すべき」という共通認識を社員が持つことにも成功しています。例えば、セールス以外で社内で共有すべき情報（各業務のマニュアル・全社共通のお知らせ）の発信にもナレッジ管理ツールを活用しています。
＜予算・スケジュール＞
予算：15万円/月
スケジュール：半年後の導入に向けてプロジェクトを始動。
・1～2カ月目でツール選定
・3～4カ月目でトライアル実施
・5～6カ月目で社内運用開始
＜補足情報＞
既に5社サービス資料を請求しており、本プロジェクトが開始次第、比較表の作成を開始します。
社外向けの提案書を作るときには、先方企業がどのような効果を得られるのかを明確にしましょう。また、社内向けに提案書を作るときにも、あとからほかの人が見ても内容が把握できるように、「なぜ提案に至ったか」の背景が重要です。
＜Word＞提案書の無料テンプレート・フォーマット
質の高い提案書を素早く作成するには、テンプレートの活用が有効です。以下では、Wordでの提案書作成に使えるテンプレートをご紹介します。
メリットを1枚に記載できる提案書テンプレート
こちらは、Misocaが公開している提案書のテンプレートです。
施策によるメリットを記載する欄があるので、顧客に伝わりやすい提案書を簡単に作成できます。
新商品企画提案書テンプレート
こちらは、「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」が公開している提案書のテンプレートです。
マーケットとニーズの現状分析を書く項目があるので、「新商品企画の重要性」について顧客からの共感を得やすい提案書を作れます。
＜Excel＞提案書の無料テンプレート・フォーマット
次に、Excelでの提案書作成に使えるテンプレートをご紹介します。Excelは、提案書の参考資料欄にグラフや図を張り付けやすく、説得力のある提案書作成に便利です。
シンプルな社内企画提案書テンプレート
こちらは、業務用テンプレートが公開している、Excel向けのシンプルな企画提案書テンプレートです。
提案書に必要な基本項目が組み込まれているので、幅広い用途に使えます。また、簡単に項目を追加できるため、自社オリジナルの提案書テンプレートとして利用可能です。
業務改善に使える改善提案書テンプレート
こちらは、無料テンプレートダウンロードが公開しているExcel向けの提案書テンプレートです。
現状を踏まえて改善内容を細かく記載できるので、状況の整理にも役立ちます。
＜Power Point＞提案書の無料テンプレート・フォーマット
最後に、Power Pointでの提案書作成に使えるテンプレートをご紹介します。Power Pointは、インパクトのある企画プレゼン資料を作成するのに便利です。
プレゼンに役立つ提案書テンプレート
こちらは、Microsoftが公開している、Power Point向けのプレゼンに役立つ提案書テンプレートです。
スライドの手順に沿って内容を入れていけば、簡単に提案資料を作成できます。プレゼン資料作成にかかる時間を短縮できる点が特徴です。
おしゃれな提案資料テンプレート
こちらは、Canvaが公開しているPower Point向けのおしゃれな提案資料テンプレートです。
Canvaで作成した提案書は、Power Pointに変換可能です。デザイン性が優れていて、顧客にインパクトを与える資料作成に役立ちます。
Word/Excel/Power Pointで提案書を作るデメリット3選
提案書を作成する際、Word・Excel・PowerPointのテンプレートを活用する企業は多いですが、注意すべき点もあります。ここでは、3つの主なデメリットを紹介します。
（1）情報がすぐに見つからない
一つ目は、情報がすぐに見つからないことです。
WordやExcelで作成した提案書は、ファイル名が似ていると目的の資料を探すのに手間がかかります。とくに、多数の提案書が蓄積されている場合、必要な情報を見つけるまでに時間がかかってしまいます。
このような問題を防ぐには、提案書を整理し、すぐにアクセスできる環境が重要です。たとえば、「ナレカン」のようなツールを活用すれば、ファイルの内容を一目で確認でき、精度の高い検索機能でスムーズに目的の資料を探せます。
（2）共有に手間がかかる
次に、共有に手間がかかることです。
ExcelやWordで作成した提案書をチームで共有する際は、メールやチャットツールを使う必要があります。しかし、この方法では手間が増えるだけでなく、誤送信やファイルの誤った外部流出といったリスクも伴います。
さらに、メールやチャットでやり取りした提案書は、ほかのメッセージに埋もれやすく、必要なときにすぐ見つけられない場合もあります。そのため、提案書の作成から共有までを一元化できるクラウドツールの活用が効果的です。
（3）更新漏れが発生する
最後に、更新漏れが発生することです。
提案内容に変更が生じた際、WordやExcelでは都度ファイルを開いて編集・保存しなければなりません。そのため、手軽に更新しづらいため、最新情報へのアップデートが後回しになりがちです。
また、複数人でファイルを管理していると、誰かが更新を忘れて古い情報が残ってしまう場合もあります。これを防ぐには、リアルタイムで情報を反映できるツールを導入し、常に最新の提案書を共有できる環境を整えましょう。
【必見】提案書の作成から共有を効率化するITツール
以下では、提案書の作成から共有を効率化するITツールを紹介します。
わかりやすい提案書の書き方が分からない場合、WordやPowerPointのテンプレートを活用すると項目を一から考える手間を省けます。ただし、提案書は作成するだけでなく、チーム内で共有し、ナレッジのひとつとして管理することが重要です。
そこで、「フォルダ管理や検索機能が充実しており、必要な提案書をすぐに見つけられるITツール」を選びましょう。過去の提案書を探しやすいので、新たな提案のときに活用しやすくなります。
結論、自社が導入すべきは、作成した提案書を一元管理し、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンには、ファイルとともにテキストで情報をまとめることも可能で、情報は任意のメンバーに素早く共有可能です。また、「フォルダ」で提案書をカテゴリー別に整理できるので、提案書の共有・管理がナレカン上でスムーズに進みます。
最も簡単に提案書を管理できる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【見本】ナレカンを使った提案書の書き方の例
以下では、「ナレカン」を使った提案書の書き方の例を紹介します。
ナレカンの『記事』タイトルに提案内容を入力して、「施策の具体的な内容」や「得られるメリット」を、ノートにテキストベースで記入できます。記事は画像やファイルの添付も可能なうえ、コメント機能が紐づいているため、社内での”提案に関するやり取り”もスムーズです。
また、以下のように、提案書にコメント機能が紐づいているため、社内での”提案内容に関するやり取り”を効率化できます。
提案書を上手に書くための5つのコツとは
「既存のテンプレートでは、自社に合わない」という場合は、自身で提案書を作成しなければなりません。以下では、提案書を上手に書くための5つのコツを作成手順に沿って紹介するので、担当者の方は必見です。
（1）目的を明確化する
提案の成功は、クライアントのニーズを正確に捉え、明確な目的として提示することから始まります。
そのため、情報収集ではクライアントへの綿密なヒアリングを通じて、本質的な問題を見出しましょう。得られた情報を分析し、達成すべき具体的な目標や数値指標として整理すれば、提案の方向性が明確になります。
このように目的を明確に示し、提案全体の一貫性と説得力を高めましょう。
（2）効果を明確に示す
クライアントの課題に対する解決策は、効果を明確に示すことも重要です。
予算や人員、実施できる体制などを考えながら、いくつかの方法を比べて検討します。目標となる数字や期待される結果を示し、かかる費用に対してどれだけの効果が得られるかを分かりやすく伝えると、説得力がある提案につながるのです。
また、解決策は、納得感につながるように現実的に実現できるものを提案しましょう。
（3）全体構成の分かりやすさを重視する
提案書は筋道が通っていて分かりやすい流れになっているかが大切です。
話の展開を工夫し、どんな良いことがあるのかを分かりやすく示すことで、読む人を自然に結論まで導けます。また、図や表を上手に使えば、内容をより印象的に伝えられます。
また、日ごろから「ナレカン」のような提案書の過去データを記録できるツール上で情報を管理しておくと、図や画像を作成するときに参考にでき、成功事例の再現につながります。
（4）誰にでもわかる表現にする
提案書は誰にでも分かる言葉を使い、読む人に合わせた表現を心がけましょう。
事前の話し合いで相手がどのくらい詳しいかを理解し、すでに知っていることは省いて、要点を簡潔に伝えます。難しい言葉は使いすぎず、具体的な例を交えながら分かりやすく説明しましょう。
このように、読む人の立場に立った表現を選ぶと、伝えたい内容を確実に届けることができます。
（5）第三者のチェックをはさむ
提案書の質を高めるには、第三者の目線での確認が欠かせません。
論理の飛躍や分かりにくい表現をチェックし、想定される質問への答えを用意すれば、プレゼンの時の説得力も上がります。また、社内の仲間からの意見により、様々な角度からの改善点が見つかります。
多くの人の目を通した確認により、お客様の期待に応える質の高い提案書に仕上がります。
提案書の作成でよくある失敗と解決策
提案書作成でよくある失敗は以下の3つです。
- 失敗1：目的が曖昧で伝わらない
- 失敗2：相手の課題を十分に分析できていない
- 失敗3：メリットが分かりにくい
（解決策）提案のゴールを明確にし、最初に結論を述べる。
（解決策）市場調査やヒアリングを行い、客観的なデータを示す。
（解決策）定量的な数値や事例を用いて、導入後の変化を具体的に伝える。
提案書は「目的」「課題」「メリット」を明確にし、分かりやすく伝えることが重要です。 相手に納得してもらうために、論理的かつ具体的な情報を盛り込みましょう。
提案書作成に役立つおすすめのテンプレートまとめ
ここまで、提案書作成時のポイントと提案書作成に役立つテンプレートを紹介しました。
ExcelやWordのテンプレートを利用すると、提案書作成を効率化できます。しかし、次第に社内の提案書が増えると、ファイル管理には「管理が煩雑になる」「共有が面倒」などの問題が生じて、情報へのアクセス性が悪くなってしまうのです。
したがって、提案書の作成から共有までを簡単に一括管理できるITツールを活用しましょう。ただし、多機能なツールでは様々な情報を管理できるがゆえ、アクセス性に欠けてしまいます。そのため、すぐに目的の情報が見つけられるツールがおすすめです。
結論、提案書の作成・共有・更新には社内に散在する情報を一元化でき、目的の提案書に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。ナレカンはノウハウの蓄積にも使えるので、提案書の成功事例や作り方の記録にも適しています。
無料の導入相談も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で、提案書の作成・管理を簡単に効率化しましょう。
