【無料】提案書のおすすめテンプレート6選！作成例や簡単に書けるコツも紹介
自社の製品やサービスを他社に説明するときに欠かせないのが提案書です。効果的な提案がつくれれば、ビジネスチャンスを広げるきっかけとなるため、重要な業務のひとつと言えます。
しかし、「提案書の作成に時間がかかり、ほかの業務に影響が出ている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、提案書の作成に役立つテンプレートや作成例、短時間で作成するためのコツを中心にご紹介します。
- 提案書の基本的な構成や書き方を知りたい
- テンプレートを使って簡単にわかりやすい提案書を作りたい
- 提案書の作成だけではなく、共有・管理にも役立つツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に適したテンプレートが見つかるほか、相手に刺さる効果的な提案書を短時間で作成できるようになります。
目次
提案書とは
以下では、提案書の目的や企画書・報告書との使い分けをご紹介します。まず、提案書とは何か確認しましょう。
社内・社外向けで異なる提案書の目的
提案書とは、自社や取引先のニーズ・課題に対し、解決策を示す資料です。用途によって目的が異なり、社内向けと社外向けで書くべき内容も変わります。
- 社外向け提案書
- 社内向け提案書
社外向け提案書の目的は、「クライアントに自社商品やサービスを導入してもらうこと」です。そのため、クライアントの課題にどのようにアプローチできるかを明確に示し、納得感のある提案をする必要があります。
社内向け提案書の目的は、「業務改善や新規事業の提案を通じて、社内の課題を解決すること」です。具体的な課題と、改善のためのプロセスを提示できれば、社内の意思決定をスムーズに進められます。
このように、提案書は社内向けと社外向けで目的が異なります。どちらの課題に焦点を当てるのかを意識しながら、適切な内容にしましょう。
分かりやすく伝わる提案書の基本項目
以下では、分かりやすく伝わる提案書の基本項目と書き方をご紹介します。「何を書くべきか分からない」という方は必見です。
| ＜項目＞ | ＜書き方＞ |
|---|---|
| タイトル |
一目で課題や価値が分かるよう、簡潔に書きます。 |
| 課題 |
課題の背景まで整理して記載すると、提案内容の根拠が明確になります。 |
| 提案内容 |
課題を解決する方法を、要点を整理して簡潔かつ具体的に記載します。 |
| 得られるメリット |
提案の採用に大きく関わる事項なので、相手のニーズに合った価値のあるメリットを具体的に記載します。 |
| 成功事例 |
採用のイメージをしやすくするために、過去の類似の成功事例がある場合には記載しましょう。 |
| 予算・スケジュール |
予算は内訳まで丁寧に記載し、スケジュールについては「いつ・誰が・何をする」といった人員計画も記載します。 |
| 補足情報 |
最後に、現状分析や予算の見積もりなどに使った資料を掲示します。 |
上記は社内向けの提案書の基本項目になります。社外向けの提案書を書く場合には、上記の項目に加えて”会社概要”や”実績”などを記載することで、信用度が上がります。
提案書・企画書・報告書の使い分け
提案書と似た資料に、企画書や報告書があります。それぞれの目的を正しく理解し、適切な使い分けが重要です。
- 企画書との違い
- 報告書との違い
企画書は、実務レベルのスケジュールやプロセス、費用対効果など、新しい施策の詳細を具体的にまとめた資料です。一方、提案書は、アイデアの大枠を示し、相手に導入を促すための資料です。
報告書は、業務の進捗や成果を伝えるための資料です。提案書や企画書とは異なり、現状の正確な報告が目的となります。
なお、提案書と企画書の明確な定義は業界や企業によって異なる場合があります。そのため、社内のルールや取引先の慣習に合わせた使い分けを意識しましょう。
【例文あり】業務でそのまま使える提案書の作成例
新しく製品導入を提案する場合、提案書は以下の作成例のように作れます。（例文はコピーして使用可能です。）
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ナレッジ管理ツール導入のご提案
＜提案の背景・課題＞
現在、社内において以下のような課題が発生しています。
・教育担当者のリソースが不足し、新人メンバーが不明点を自己解決できない
・部署内で業務のクオリティにバラつきがある
・採用強化に伴い、今後「属人化による業務停滞」のリスクが高まる可能性がある
このような状況に対応するためには、「情報・ノウハウの共有体制の強化」が不可欠です。そこで、ナレッジ管理ツールの導入を提案いたします。
＜提案内容＞
ナレッジ管理ツールを導入し、社内に点在しているノウハウや業務知識を一元管理・共有できる仕組みを構築します。
＜導入による効果＞
1.ナレッジの一元化
情報の蓄積場所が明確になり、社内の情報が分散せず整理された状態を維持できます。また、メール・チャットなどに散らばっていたノウハウも、ツールの連携機能により一箇所で管理可能になります。
2.教育コストの削減
従来は教育担当者が新人に対し直接指導していましたが、新人メンバーがナレッジから自己解決できるようになり、教育担当者の工数を削減できます。結果として、教育担当者の業務効率向上につながります。
3.情報探索時間の削減
検索性の高いツールを活用することで、情報に迅速にアクセス可能になります。
例：〇名の平均的な「1日あたりの情報検索時間」は〇分。年間では〇時間が情報検索に費やされており、その時間をより生産的な業務に充てることが可能になる。
＜他社事例＞
○○社ではナレッジ管理ツール導入により、以下のような成果を上げています。
・業種別セールス事例、顧客対応履歴、提案資料などの知見を蓄積
・後から振り返りたい情報はナレッジとして共有すべき」という社内文化が定着
・セールス領域以外でも、業務マニュアルや全社共有情報の発信にツールを活用
このように、単なる情報保管にとどまらず、「ナレッジを資産とする企業文化」の醸成にもつながっています。
＜導入スケジュール（目安）＞
検討選定（1～2カ月目）：ツール候補の比較・評価
トライアル（3〜4ヶ月目）：実運用を想定した試験導入
本格導入（5〜6月目）：社内への正式導入・定着支援
＜予算＞
・月額：15万円（税込）
・「年間予算目安：180万円（税込）
＜補足情報＞
既に5社のサービス資料を取り寄せ済みです。プロジェクト始動後、比較表を作成し、最適なツールの選定を進めます。
＜結論・ご提案＞
今後の組織拡大・人材育成・業務品質維持を見据えるうえで、ナレッジ管理の強化は急務です。
ナレッジ管理ツールを活用することで、「誰がいても同じ水準で業務を進められる体制」「教育の自走化」「日常的な情報資産の蓄積」を実現し、企業全体の生産性を底上げできます。
本件について、ぜひ前向きにご検討いただけますと幸いです。
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社外向けの提案書を作るときには、先方企業がどのような効果を得られるのかを明確にしましょう。また、社内向けに提案書を作るときにも、あとからほかの人が見ても内容が把握できるように、「なぜ提案に至ったか」の背景が重要です。
＜Word＞提案書の無料テンプレート・フォーマット
質の高い提案書を素早く作成するには、テンプレートの活用が有効です。以下では、Wordでの提案書作成に使えるテンプレートをご紹介します。
メリットを1枚に記載できる提案書テンプレート
こちらは、Misocaが公開している提案書のテンプレートです。
施策によるメリットを記載する欄があるので、顧客に対して「伝わりやすい提案書」を簡単に作成できます。
新商品企画提案書テンプレート
こちらは、「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」が公開している提案書のテンプレートです。
マーケットとニーズの現状分析を書く項目がそれぞれあり、「新商品企画の重要性」について論理的に提案できるため、顧客からの共感を得やすい提案書を作れます。
＜Excel＞提案書の無料テンプレート・フォーマット
次に、Excelでの提案書作成に使えるテンプレートをご紹介します。Excelは、提案書の参考資料欄にグラフや図を張り付けやすく、説得力のある提案書作成に便利です。
シンプルな社内企画提案書テンプレート
こちらは、業務用テンプレートが公開している、Excel向けのシンプルな企画提案書テンプレートです。
提案書に必要な基本的な項目が組み込まれているので、幅広い用途に使えます。また、簡単に項目を追加できるため、自社オリジナルの提案書テンプレートとして利用可能です。
業務改善に使える改善提案書テンプレート
こちらは、無料テンプレートダウンロードが公開しているExcel向けの提案書テンプレートです。
現状を踏まえて改善内容を細かく記載できるので、状況を整理し順序立てた納得感のある改善提案が可能です。
＜Power Point＞提案書の無料テンプレート・フォーマット
最後に、Power Pointでの提案書作成に使えるテンプレートをご紹介します。Power Pointは、インパクトのある企画プレゼン資料を作成するのに便利です。
プレゼンに役立つ提案書テンプレート
こちらは、Microsoftが公開している、Power Point向けのプレゼンに役立つ提案書テンプレートです。
スライドの手順に沿って内容を入れていけば、簡単に提案資料を作成できます。プレゼン資料の作成にかかる時間を短縮できる点が特徴です。
おしゃれな提案資料テンプレート
こちらは、Canvaが公開しているPower Point向けのおしゃれな提案資料テンプレートです。
Canvaで作成した提案書は、Power Pointに変換可能です。デザイン性が優れていて、顧客にインパクトを与える資料を作成したいときに役立ちます。
Word/Excel/Power Pointで提案書を作るデメリット3選
提案書を作成するとき、Word・Excel・PowerPointのテンプレートを活用する企業は多いですが、注意すべき点もあります。ここでは、3つの主なデメリットをご紹介します。
（1）共有に手間がかかる
1つ目は、共有に手間がかかることです。
ExcelやWordで作成した提案書をチームで共有するときは、メールやチャットツールを使う必要があります。しかし、この方法では手間が増えるだけでなく、誤送信やファイルの誤った外部流出といったリスクも伴います。
さらに、メールやチャットでやり取りした提案書は、ほかのメッセージに埋もれやすく、必要なときにすぐ見つけられない場合もあります。そのため、提案書の作成から共有までを一元化できるクラウドツールの活用が効果的です。
（2）更新漏れが発生する
2つ目に、更新漏れが発生することです。
提案内容に変更が生じたとき、WordやExcelでは都度ファイルを開いて編集・保存しなければなりません。そのため、手軽に修正しづらいため、変更依頼があったときに記入漏れが生じる恐れがあります。。
また、複数人でファイルを管理していると、データ競合が起こる可能性も高まります。これを防ぐには、操作が簡単で、編集した情報をリアルタイムで反映できるツールを導入し、常に最新の提案書を共有できる環境を整えるべきです。
（3）情報がすぐに見つからない
3つ目は、情報がすぐに見つからないことです。
WordやExcelで作成した提案書は、ファイル名が似ていると目的の資料を探すのに手間がかかります。とくに、多数の提案書が蓄積されている場合、必要な情報を見つけるまでに時間がかかってしまいます。
このような問題を防ぐには、提案書を整理し、すぐにアクセスできる環境構築が重要です。たとえば、「ナレカン」のようなツールを活用すれば、ファイルの内容を一目で確認でき、高精度な検索機能でスムーズに目的の資料を探せます。
【必見】提案書の作成から共有を効率化するITツール
以下では、提案書の作成から共有を効率化するITツールをご紹介します。
わかりやすい提案書の書き方が分からない場合、WordやPowerPointのテンプレートを活用すると項目を一から考える手間を省けます。ただし、提案書をはじめとする文書は作成して終わりではなく、チーム内で共有し、ナレッジとして管理することが重要です。
そのため、「あらゆる文書をスムーズに作成・共有でき、必要な提案書をすぐに見つけられるITツール」を使いましょう。必要な情報へすぐにアクセスできるツールであれば、過去の文書をすぐに参照できるので、新たな提案・企画を検討するときに役立ちます。
結論、自社が導入すべきは、作成した提案書を一元管理し、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」には、提案書をはじめとする文書テンプレートを瞬時に呼び起こせるうえ、任意のメンバーにそのまま共有できるので、作成・共有の手間を減らせます。また、超高精度な検索機能により、添付ファイル内まで検索可能なため、過去の情報も瞬時に振り返れます。
最も簡単に提案書を共有・管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【見本】ナレカンを使った提案書の書き方の例
以下では、「ナレカン」を使った提案書の書き方の例をご紹介します。
ナレカンの『記事』タイトルに提案内容を入力して、「施策の内容」や「得られるメリット」を、ノートにテキストベースで記入できます。記事はファイルの添付も可能なうえ、コメント機能が紐づいているため、社内での”提案に関するやり取り”もスムーズです。
また、上の画像のように、添付したファイルは常時プレビュー表示されるため、ファイルを開いて確認する手間が省けます。
提案書を上手に書くための5つのコツとは
「既存のテンプレートが自社に合わない」という場合は、自身で提案書を作成しなければなりません。以下では、提案書を上手に書くための5つのコツを作成手順に沿って紹介するので、担当者の方は必見です。
（1）目的を明確化する
提案の成功は、クライアントのニーズを正確に捉え、明確な目的として提示することから始まります。
そのため、情報収集ではクライアントへの綿密なヒアリングを通じて、本質的な問題を見出しましょう。得られた情報を分析し、達成すべき具体的な目標や数値指標として整理すれば、提案の方向性が明確になります。
このように、目的を明確に示し、提案全体の一貫性と説得力を高めましょう。
（2）効果を明確に示す
クライアントの課題に対する解決策は、効果を明確に示すことも重要です。
予算や人員、実施できる体制などを考えながら、いくつかの方法を比べて検討します。目標となる数字や期待される結果を示し、かかる費用に対してどれだけの効果が得られるかを分かりやすく伝えると、説得力がある提案につながるのです。
また、解決策は、納得感につながるように現実的に実現できるものを提案しましょう。
（3）全体構成の分かりやすさを重視する
提案書は筋道が通っていて分かりやすい流れになっているかが大切です。
話の展開を工夫し、どんな良いことがあるのかを分かりやすく示すことで、読む人を自然に結論まで導けます。また、図や表を上手に使えば、内容をより印象的に伝えられます。
また、日ごろから提案書をはじめとするあらゆる文書を蓄積できる「ナレカン」のようなツールで情報を管理しておくと、図や画像を作成するときに、過去の情報を参考にできるため、成功事例の再現につながります。
（4）誰にでもわかる表現にする
提案書は誰にでも分かる言葉を使い、読む人に合わせた表現を心がけましょう。
事前の話し合いで相手がどのくらい詳しいかを理解し、すでに知っていることは省いて、要点を簡潔に伝えます。難しい言葉は使いすぎず、具体的な例を交えながら分かりやすく説明しましょう。
このように、読む人の立場に立った表現を選ぶと、伝えたい内容を確実に届けることができます。
（5）第三者のチェックをはさむ
提案書の質を高めるには、第三者の目線での確認が欠かせません。
論理の飛躍や分かりにくい表現をチェックし、想定される質問への答えを用意すれば、プレゼンの時の説得力も上がります。また、社内の仲間からの意見により、様々な角度からの改善点が見つかります。
多くの人の目を通した確認により、お客様の期待に応える質の高い提案書に仕上がります。
提案書の作成でよくある失敗と解決策
提案書作成でよくある失敗は以下の3つです。
- 失敗1：目的が曖昧で伝わらない
- 失敗2：相手の課題を十分に分析できていない
- 失敗3：メリットが分かりにくい
（解決策）提案のゴールを明確にし、最初に結論を述べる。
（解決策）市場調査やヒアリングを実施し、客観的なデータを示す。
（解決策）定量的な数値や事例を用いて、導入後の変化を具体的に伝える。
提案書は「目的」「課題」「メリット」を明確にし、分かりやすく伝えることが重要です。 相手に納得してもらうために、論理的かつ具体的な情報を盛り込みましょう。
提案書作成に役立つおすすめのテンプレートまとめ
ここまで、提案書作成時のポイントと提案書作成に役立つテンプレートをご紹介しました。
ExcelやWordのテンプレートを利用すると、提案書の作成を効率化できます。しかし、次第に社内の提案書が増えると、ファイル管理には「管理が煩雑になる」「共有が面倒」などの問題が生じて、情報へのアクセス性が悪くなってしまうのです。
したがって、提案書の作成から共有までを一元化できるITツールを活用しましょう。ただし、多機能なツールでは様々な情報を管理できるがゆえ、アクセス性に欠けてしまうため、すぐに目的の情報を見つけられるツールがおすすめです。
結論、提案書の作成・共有・更新には、社内に散在する情報を一元化し、目的の提案書に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、提案書の作成・共有・管理を効率化しましょう。
