クラウドストレージとは？選び方やおすすめツール8選も紹介！
昨今では、社内サーバーに保管していたデータを「クラウドストレージ」に移行する企業が増えています。クラウドストレージを使えば、より大容量のデータを扱えるうえ、時間や場所を問わずにアクセスできるのです。
しかし、クラウドストレージを使った経験がなく「どれが自社に最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのクラウドストレージ8選や注意点を中心にご紹介します。
- 大量のデータを扱うのでクラウドストレージを導入したい
- クラウドストレージの選定にあたり意識すべきポイントを知りたい
- はじめてでも簡単に使えるクラウドストレージを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なクラウドストレージが見つかり、情報を正しく管理できるようになります。
目次
クラウドストレージとは
クラウドストレージとは、データをインターネット上で一元管理できるサービスです。
クラウドストレージでは、サービスのアカウントを持っていれば簡単にデータへアクセスできます。また、自社サーバーやシステムの構築が不要なので、メンテナンスコストがかかりません。
さらに、PCやスマホといったデバイスを問わずに使えるツールも多いので、今日では幅広い企業で利用されているのです。
また、クラウドストレージと似た言葉に「オンラインストレージ」がありますが、いずれもインターネットを介してデータを保管・共有するサービスです。両社は同じような意味合いで使われることもあります。
クラウドストレージの活用事例
クラウドストレージの活用事例として、以下の使い方が挙げられます。
- 社内の情報共有
- 顧客情報の管理
- 社外とのファイルや情報の共有
社内で使うマニュアルや規程類をクラウドストレージに保管すれば、内容の改訂があっても常に社員が最新の情報にアクセスできるようになります。
顧客に提案した企画書や、やりとりした見積書・発注書のファイルデータ管理にも役立ちます。データを格納したフォルダごとに権限を設ければ、社内メンバーの中でも閲覧できる人が絞られるので安心です。
社外と直接ファイルを共有したり、データを外部公開したりする使い方もできます。
このように、クラウドストレージはあらゆる用途のファイルの格納・共有に使えると言えます。
クラウドストレージの5つのメリット
ここでは、クラウドストレージのメリットを5つご紹介します。現時点でクラウドストレージへの移行を考えている担当者の方は必見です。
（1）データの共有が効率的になる
はじめに、クラウドストレージのメリットとして、データを効率的に共有できることがあります。
クラウドストレージには、ファイルごとに共有リンクを発行できたり、チャット機能が搭載されていたりするツールがあります。そのため、メールでファイルを送る手間が省けるのです。
さらに、メンバーにアクセス権限を付けられるツールであれば、外部から不正にファイルを閲覧されるリスクも軽減されます。
（2）管理業務の時間を削減できる
次に、管理業務の時間を削減できるのもメリットです。
クラウドストレージであれば、業務に関するあらゆるデータが一か所に集約されます。また、ファイルごとに閲覧権限を設けられるツールもあるので、機密情報も安全に管理できるのです。
このように、情報へのアクセス性やセキュリティを高められるため、管理業務の負担軽減につながります。
（3）低コストでデータを保管できる
次に、低コストでデータを保管できるメリットもあります。
クラウドストレージは自社にサーバーを設置する必要がないので、運用コストがかかりません。たとえば、社内サーバーでデータを管理する場合、システムに不具合が起きたときにも対処しなければならず、担当者に膨大な負担がかかってしまいます。
しかし、クラウドストレージを使えば、システムの管理業務はすべてベンダー（サービス提供者）が担当します。そのため、運用にかかる金銭的・時間的・人的コストを大幅に削減できるのです。
（4）時間や場所を問わずデータにアクセスできる
次に、時間や場所を問わず活用できるのもメリットです。
クラウドストレージはインターネット環境があればすぐに使えます。また、異なる端末でも同じファイルにアクセスできるので、社外にいる場合でも簡単に情報を確認可能です。
このように、デバイスを問わずあらゆる状況下で使えることが、クラウドストレージのメリットです。
（5）データへの不正アクセスリスクを軽減できる
最後に、クラウドストレージは強固なセキュリティを持つツールが多いので、データへの不正アクセスリスクを軽減できます。
クラウドストレージには、アカウント情報を会社で管理できる「シングルサインオン」や「パスワードの2段階認証」などを備えているツールも多いです。そのため、個人情報や会社の機密情報も安心して管理できるのです。
とくに、国際セキュリティ資格のISO27001を取得している「ナレカン」であれば、第三者から不正に情報を盗み見られるリスクをより確実に防げます。
無料あり！おすすめのクラウドストレージ8選
ここでは、おすすめのクラウドストレージ8選をご紹介します。
クラウドストレージを使えば大容量のファイルを管理できますが、ファイル数が膨大になると「目的のファイルが見つからない」事態になりがちです。ファイルが見つからなければ管理もしづらく、マニュアルなどのファイル内の情報も形骸化してしまいます。
そこで、「検索機能の充実したツール」を導入すると、ファイルの情報が絞り込みやすく便利です。具体的には、「ファイル内検索」や「AIによる検索」機能があるかを基準に選びましょう。
結論、自社に最適なのは、、目的のファイルに即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンにはあらゆる拡張子のファイルが保存できるうえ、ファイルや画像内のテキストを検索する「ファイル内検索」が備わっています。さらに、会話形式で質問できる「AI検索機能」があるので、どこにファイルを保存したか分からない悩みも解消されます。
【ナレカン】ファイル内検索にも対応した法人向けツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【iCloud Drive】個人でも大容量のファイルを扱えるツール
＜iCloud Driveの特徴＞
- さまざまな情報を残せる
- ファイルを復元できる
テキストや画像、ファイルといった情報を残せます。
過去30日間に削除したファイルであれば復元できます。
＜iCloud Driveの注意点＞
- 個人や家族向けのプランになっている
各プランは、個人や家族での利用を想定されており、ビジネスや法人では使いにくい恐れがあります。
＜iCloud Driveの料金体系＞
- 5GB：無料
- 50GB：150円/月
- 200GB：450円/月
- 2TB：1,500円/月
【Google Drive】Google製品と豊富に連携できるツール
＜Google Driveの特徴＞
- 無料で15GBの容量を使える
- データごとに閲覧権限を細かく設定できる
15GBの容量を無料で使えるため、チームだけでなく個人利用にもおすすめです。
ファイルごとに、公開範囲を「URLを知っている人のみ」「URLを知っていて、同じ組織に属している場合のみ」などに設定できます。
＜Google Driveの注意点＞
- 自動保存ができているか確認が必要
- 人的ミスによるデータ漏えいリスクがある
自動保存をするときは「保存完了」のマークがあるのを必ず確認しましょう。
データを共有するとき、設定を「全体共有」にしてしまうと外部に情報が洩れる恐れがあります。
＜Google Driveの料金体系＞
Google Driveは基本的に無料ですが、機能制限がない状態で利用する場合には、ほかのGoogleサービスも使えるGoogle Workspaceの契約が必要です。
- 個人向け：無料
- Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Box】高いセキュリティを持つ法人向けツール
＜Boxの特徴＞
- 作業を自動化できる
- オフラインでの編集もできる
契約書類の管理など、重要な作業を自動化できるのでミスの防止に役立ちます。
「Box Sync」という専用アプリをPCにインストールすれば、オフライン環境でも作業できます。
＜Boxの注意点＞
- プランによっては最大5GBのファイルまでしか保存できない
- サービス提供者からのサポートは英語対応のみ
アップロードできるファイルの大きさに制限があるため、サイズの大きいファイルを扱う場合は複合プランの選択に注意です。
英語でのサポートのみとなっており、日本語でのサポートを希望する場合は、代理店から購入する必要があります。
＜Boxの料金体系＞
- Box Individual：0円
- Business：2,084円/ユーザー/月
- Business Plus：3,473円/ユーザー/月
- Enterprise：4,864円/ユーザー/月
- Enterprise Plus：要問い合わせ
- Enterprise Advanced：要問い合わせ
【KDDIファイルストレージ】PPAP対策に役立つツール
＜KDDIファイルストレージの特徴＞
- ファイルのワンタイム共有機能がある
- 1IDから契約可
ファイルのワンタイム共有機能（ランダムな公開URLによるファイル共有）が可能となっています。そのため、パスワード付ファイルをやり取りしやすくなるので、PPAP対策に役立ちます。
ID単位でアカウント購入ができ、1IDから購入することが可能です。
＜KDDIファイルストレージの注意点＞
- Webサイト経由での新規申し込みはできない
Webサイト経由での申し込み受け付けはないため、問い合わせページから直接連絡する必要があります。
＜KDDIファイルストレージの料金体系＞
- ID単位コース：330円/ユーザー/月
- 容量単位コース：76,780円/300ユーザー/月～
【セキュアSAMBA】充実したサポートを得られるツール
＜セキュアSAMBAの特徴＞
- 初期導入サポートが手厚い
- セキュリティ機能が豊富
専任の担当者によって初期導入のサポートを受けられます。
自動ログアウト機能をはじめ、豊富なセキュリティ機能が搭載されています。
＜セキュアSAMBAの注意点＞
- ユーザー無制限でのファイル共有は有料プランのみ
無料プランは利用できるユーザーは2名までとなっています。ユーザー無制限で社内外問わずユーザーIDを発行し、ファイル共有するには、有料プランの契約が必要です。
＜セキュアSAMBAの料金体系＞
- フリー：無料
- スタンダード：25,000円/月
- ビジネス：35,000円/月
- エンタープライズ：48,000円/月～
【OneDrive for Business】Microsoft製品と連携できるツール
＜OneDrive for Businessの特徴＞
- マルチデバイスに対応
- Microsoft製品と連携しやすい
PCだけでなく、タブレットやスマホにも対応しているので外出先でも使えます。
TeamsやOneNoteなど、ほかのMicrosoft製品と連携しやすいです。
＜OneDrive for Businessの注意点＞
- プランによって使える機能が異なる
- ファイルを探すのが大変
どのプランでもOneDrive for Businessの基本機能は利用できますが、フォルダの保護やファイルの監査といった機能は、OneDrive単独のプランでは適用されません。
すべての機能を使うには、TeamsやOutlookなども含まれたプランの契約が必要になります。すでにほかのチャットツールやメールツールを使っている場合、ツールが増えて持て余す恐れがあるので注意が必要です。
フォルダは自由に増やすことができるため、目的のファイルをどこに保存したのか分からなくなる可能性があります。
＜OneDrive for Businessの利用料金＞
- OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月
【Dropbox】権限を細かく設定できるツール
＜Dropboxの特徴＞
- 高いカスタマイズ性がある
- 高いセキュリティでファイルを共有できる
管理者からは各ユーザーの動きをすべて監視でき、閲覧権限も細かく設定可能です。
ファイルを共有するときには、パスワードと有効期限を設定できます。
＜Dropboxの注意点＞
- 高度なセキュリティ機能を使うには上位プランの契約が必要
「ネットワーク制御」といった高度なセキュリティ機能を求める場合、最上位プランのEnterpriseプランを選ぶ必要があります。
＜Dropboxの料金体系＞
- 2GBまで：無料
- Professional：2,400円/月（月払い）
- Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
＜比較表＞おすすめのクラウドストレージ一覧
以下では、おすすめのクラウドストレージ8選を一覧でご紹介します。（左右にスクロール可能）
| ナレカン【一番おすすめ】 | iCloud Drive | Google Drive | Box | KDDIファイルストレージ | セキュアSAMBA | OneDrive for Business | Dropbox Business | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単に情報管理を効率化できるツール |
個人でも大容量のファイルを扱えるツール |
Google製品と豊富に連携できるツール |
高いセキュリティを持つ法人向けツール |
PPAP対策に役立つツール |
充実したサポートが得られるツール |
Microsoft製品と連携できるツール |
権限を細かく設定できるツール |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
個人や家族向けのプランになっている |
人的ミスによるデータ漏えいリスクがある |
サービス提供者からのサポートは英語対応のみ |
プランによって使える機能が異なる |
(ツールの注意点を記載) |
(ツールの注意点を記載) |
(ツールの注意点を記載) |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランでも1ユーザーあたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは150円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは950円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは2,084円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは330円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは25,000円/月～ |
・無料プランなし（OneDriveではあり）
・有料プランは630円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,800円/ユーザー/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「iCloud Drive」の詳細はこちら |
「Google Drive」の詳細はこちら |
「Box」の詳細はこちら |
「KDDIファイルストレージ」の詳細はこちら |
「セキュアSAMBA」の詳細はこちら |
「OneDrive for Business」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
上記の特徴や料金を踏まえて、自社の規模に合ったツールを選定しましょう。
クラウドストレージの選び方5選
ここでは、クラウドストレージの選び方を5つご紹介します。導入後のトラブルを回避するためにも必見です。
（1）機能に過不足がないか
まずは、必要な機能に過不足がないかがポイントです。
たとえば、複数の部署で横断的な情報管理をする場合、情報が入り乱れないようにフォルダ単位で分けられる機能が必要です。また、複数人が同じファイルを編集するときに「誰が、いつ、どのような変更を加えたか」を記録する機能もあれば便利です。
このような機能があれば、複数の部署間でもスムーズな情報管理が実現します。ただし、機能が多すぎると料金コストが無駄にかかる恐れもあるので、目的の機能に過不足がないツールを選びましょう。
（2）簡単に操作できるか
次に、簡単に操作できるかも大切です。
社内のメンバー全員がITに詳しいとは限りません。そのため、「便利そうだから」と多機能なクラウドストレージを導入してしまうと、適切に情報管理されない恐れがあります。
したがって、「ITが苦手でもすぐに使えるほど簡単か」を判断すべきなのです。たとえば、直感的に操作できる「ナレカン」のようなツールであれば、使い方を覚える手間がかかりません。
（3）料金は適切か
次に、料金が適切かも確認しましょう。
クラウドストレージごとに料金は大きく異なります。たとえば、大容量のデータを保存できるツールは料金が高額なケースが多く、自社の予算をオーバーする恐れがあるのです。
ただし、無料プランではセキュリティが不十分だったり、機能の制限が多かったりするので注意しましょう。
（4）データ容量は適切か
次に、アップロードできるファイル容量の制限も確かめましょう。
たとえば、動画ファイルは5分まで、資料は2GBまでの制限があるサービスがあります。このような制限がある場合、チームが拡大して大容量のファイルを扱うときに対応できません。
したがって、アップロードできる容量に制限がなかったり、あらかじめデータ容量に余裕があったりするツールを選ぶのが得策です。
（5）あらゆるデバイスに対応するか
最後に、PCやスマホ、タブレットといったあらゆるデバイスに対応しているサービスを選びましょう。
スマホやタブレットで使えれば、外出先から手軽に書類やデータを確認できます。ただし、スマホの画面では操作しづらいツールもあるので、デバイスを問わず使いやすいかも重要です。
このようなツールであれば、社外にいる場合でも業務をストップさせる心配がなく、時間を有効活用できるのです。
クラウドストレージのよくある質問
ここからは、クラウドストレージのよくある質問を紹介します。以下を確認しておけば、導入後のトラブルを未然に防げます。
クラウドストレージのデータが消えることはある？
クラウドストレージのデータは、サービスに障害が起きたときなどに消失する可能性があります。
クラウドストレージのデータはベンダー（サービス提供者）により管理されているので、基本的にデータが消えることはありません。しかし、サービスに不具合が起きたり、誤操作などの人的ミスがあった場合、データが消える可能性があります。
このように、クラウドストレージのデータは、サービスの不具合などで消える恐れがあるのです。そのため、選定時にはデータを自動でバックアップする機能があるかを確認しましょう。
クラウドストレージとオンラインストレージの違いは？
クラウドストレージとオンラインストレージは同じサービスを指す言葉であり、明確な違いはありません。
クラウドストレージとオンラインストレージは、いずれも「インターネット上のストレージ（保管場所）にデータを保存するサービス」を指します。名称は異なるものの、ファイル保存・共有などの基本機能には違いがなく、同じ意味で使われることが多いです。
このように、クラウドストレージとオンラインストレージでは、名称以外の違いはないと言えます。
クラウドストレージのデータはどこに保管される？
クラウドストレージのデータは、インターネット上のストレージ（保管場所）に保管されます。
パソコンやスマホの本体にデータを保存している場合、本体が故障するとデータが取り出せなくなるリスクがあります。一方、クラウドストレージであれば、パソコンやスマホの本体が故障したときでも、すぐにデータを取り出せるのです。
このように、クラウドストレージで情報を管理していれば、端末が故障したときのリスクを避けられます。
おすすめのクラウドストレージまとめ
ここまで、おすすめのクラウドストレージ8選や選定ポイントを中心に解説しました。
クラウドストレージを活用すれば、運用面で発生するコストを抑えつつ、効率的にデータを管理・共有できるようになります。また、導入後のトラブルを防ぐために、ツールを選ぶときには「簡単に使いこなせるか」や「料金・容量は適切か」などを考慮すべきです。
しかし、ファイル数が増えると欲しい情報がどこにあるのか分からなくなりがちです。したがって、情報を簡単に絞り込めるツールでファイルを管理するのが最適です。
結論、ファイル管理には検索機能でほしい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、ファイル管理のストレスを解消しましょう。
