いつも残業している人の特徴と5つの対策を解説！
企業において、就業時間を過ぎても仕事をする「残業」は珍しくありません。しかし、残業の常態化は、社員の健康管理や人件費の観点から企業側にとっても解決すべき課題です。
実際に、職場で「常に」残業している人がいる労働環境に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、いつも残業している人の特徴を解決策と併せてご紹介します。
- 残業する人の特徴や対策を知りたい
- ダラダラ残業/サービス残業を解決したい
- 業務を効率化して不要な手間を省きたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、残業が多い人の特徴や残業の放置によって発生する課題を理解しながら、解決のヒントが得られます。
目次
残業しがちになってしまう人の特徴5選
ここでは、残業する人の特徴5選を解説します。以下に当てはまっている場合は、必要以上に残業が発生してしまう傾向にあるため、注意が必要です。
（1）優先順位がつけられず効率が悪い
残業する人の特徴の1つ目は、優先順位がつけられず効率が悪いことです。
担当しているタスクを把握できていなかったり、優先的に解決する業務の選定ができていなかったりするため、完了させなければならないタスクが就業時間を過ぎても完了せず、残業が発生してしまうのです。
また、仕事である以上、個人の仕事の遅れは会社全体に影響します。そのため、締切を守れないメンバーがいると、業務進行に遅れが発生するので注意しなければなりません。
（2）業務量が多すぎる
残業する人の特徴の2つ目は、業務量が多すぎることです。
とくに、役職者や特定のメンバーに業務が偏りすぎるために、単純に業務量が多く、仕事が業務時間内に終わらないケースがあります。また人手不足にも関わらず、人件費削減のために新たな労働力を増やさないでいることも残業の原因となるのです。
定時内では終わらず残業が常態化するのを防ぐには、業務に対する適切な人員配置が重要となります。
（3）仕事を抱え込みやすい性格
残業する人の特徴の3つ目は、仕事を抱え込みやすい性格であることです。
責任感の強さから「自分でやったほうが早い」「他人に頼みづらい」と感じてしまうタイプの人は、仕事を引き受けすぎてしまい、結果的に業務時間が膨れ上がります。
そのため、残業が続いている場合にはこまめにコミュニケーションをとって、業務量を確認・把握するようにしましょう。
（4）残業が“当たり前”の文化になっている
残業する人の特徴の4つ目は、残業が“当たり前”の文化になっていることです。
個人の問題でもありますが、会社全体が「残業をする人＝頑張っている人」という評価をしていると、残業時間が長くなりやすいです。とくに、自分より上の役職者が残業しているので「帰りづらい」と感じている場合もあります。
このように、企業文化に染まった結果、残業をしているのです。
（5）仕事の進捗状況を共有できない
残業する人の特徴の5つ目は、仕事の進捗状況を共有できていないことです。
タスクがどこまで完了しているのかという「報告」や、担当している業務にトラブルが発生して遅れるなどの「連絡」を疎かにすると、業務が遅滞していてもほかのメンバーが気づけず、カバーできません。
また、「相談」を怠ると、抱えている問題の根本的な解決も難しくなります。結果、同じミスが多発し、仕事の質と業務効率が低下します。このように残業する人は、報連相ができずにタスクを溜め込んでしまい、質とスピードの両方が低下するのです。
残業によって発生するリスク
ここでは、残業によって発生するリスクについて解説します。残業の習慣を放置すると、以下のデメリットが生まれるため、組織全体で解決する必要があります。
心身の健康に支障が出る
残業によって発生するリスクとして、健康への支障が挙げられます。
残業が習慣化されれば、労働時間も長くなってしまい、身体的だけでなく精神的にも負担をかけることになります。また、企業にとっても、貴重な社員が病気を理由に休職・退職するリスクや、採用コストの増大リスクがあるのです。
そのため、企業側は各メンバーの労働状況を正しく管理し、心身の健康に支障がでないように配慮しなくてはなりません。
非効率な業務状態に陥る
職場の残業を放置し続けると、非効率な業務状態に陥りやすくなります。
集中力が切れたまま、ただ「タスクをこなす」ためだけに残業しても、生産性は上がりません。クオリティも落ち、翌日のパフォーマンスにも悪影響を及ぼします。
したがって、企業は「業務量の見直し」や「時間の区切り」を明確にして、集中できる時間内に仕事を終える仕組みづくりが必要です。とくに、残業の“質”と“理由”を把握したうえで改善策を講じましょう。
残業を減らすための5つの改善策
ここでは、残業が多い人や職場が実践すべき改善策を紹介します。以下を参考にスピード感を持って残業削減の取り組みに着手しましょう。
業務の見える化をする
特定の人ばかりが残業している場合は、業務の見える化が有効です。
まず、「誰が」「どのような業務を」「どれだけの時間」で実行しているかを把握するところからスタートします。なぜなら、業務がブラックボックス化していると、効率化の余地に気づけないからです。
そのため、ナレッジ管理ツールや業務記録シートなどを活用してタスクを洗い出し、無駄な作業や属人化した業務を可視化したうえで、整理・改善につなげましょう。
業務の標準化をする
残業が多い職場では、業務の標準化も有効な改善策です。
業務の流れや成果物に対する認識が全従業員で一致すると、業務を任せやすくなり、スムーズに行えます。そこで、「ナレカン」などのツールを活用して業務内容をマニュアルで共有して、ほかのメンバーに委任できる状態にしましょう。
また、業務のノウハウが共有されると、無駄な業務も発見されやすくなります。結果、工数の無駄が削減され、業務効率化にもつながるのです。
情報を探している時間を減らす
残業しないと業務が終わらない場合、情報を探している時間を減らす仕組みを作ることが有効です。
疑問があっても「誰に聞けばいいかわからない」状態だと、チャットツールやメールで担当者を探さなければなりません。また、情報がGoogleドライブや共有サーバーなどに点在していると、情報を探すために多くの時間とエネルギーがかかります。
そこで、「ナレッジ管理ツール」の導入などで、業務の「ロス時間」を削減できれば、残業時間の短縮につなげられるのです。
管理職が“残業しない姿勢”を示す
会社全体で残業する文化が根付いている場合、管理職が“残業しない姿勢”を示すことが有効です。
上司や管理職が遅くまで残っていると、部下も「先に帰りにくい」と感じてしまいます。そこで、管理職が率先して定時退社し、「早く帰っても評価される」環境を整えれば、職場全体の意識が変わるのです。
ただし、部下に業務を押し付ける形にならないよう、残業を減らすよう声をかけたり、業務過多の部下に適切なフォローをするなど、マネジメントの役割も重要です。
定時退社を前提にスケジュールを立てる
会社全体で残業する人が多い場合は、「時間外労働ありき」でスケジュールを組むのではなく、「定時で終わらせる」前提で逆算したスケジュール設計をすることが重要です。
具体的には、あらかじめ各業務にかかる時間を見積もっておき、余裕のあるタイムマネジメントを実現しましょう。また、進捗のズレは定期的に見直しやスケジュールの前倒し・後ろ倒しを柔軟に調整すると無理のないスケジュールとなります。
業務完了までの期限が適切であれば、従業員がストレスを感じたり、集中力が低下したりせず、モチベーションを維持しやすくなります。
残業問題の改善に役立つ情報共有ツール紹介
以下では、残業時間の削減に役立つツールをご紹介します。
業務の属人化防止のための業務マニュアルを作成すると、特定の人の負担が軽減され、残業時間の削減が期待できます。しかし、業務マニュアルがあっても、管理や共有が不十分だと、業務の不明点を担当者に逐一確認しなければならず、手間がかかります。
したがって、「誰でも簡単に業務マニュアルを作成・管理・共有できるツール」を使用しましょう。またスムーズな情報確認を可能にするために、必要な情報をすぐに探せる検索機能も必須です。
結論、残業時間の削減に最適なのは、直感的な操作でマニュアル作成・管理・共有ができ、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、マニュアル作成が簡単なうえ、「社内版知恵袋機能」で不明点を社内メンバーに質問し、社内FAQ化することも可能です。また、ファイルや画像も対象にした「高精度な検索機能」があるので、業務に必要な情報をすぐに見つけられて、業務の効率化に役立ちます。
残業しなくても成果につなげられるナレッジ管理ツール「ナレカン」
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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＜ナレカンの料金＞
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ダラダラ残業・サービス残業は違法？
サービス残業は労働者に対して適切な賃金が支払われていないため、違法となります。一方ダラダラ残業は賃金が支払われ時間も法律の規定内であれば問題ありません。
ダラダラ残業とサービス残業の定義については以下のとおりです。
- ダラダラ残業
- サービス残業
本来所定労働時間内に終わる業務量であるのに、社員の意識や責任感が低いことで発生する残業を指す言葉です。原因として「業務中の休憩時間が規定よりも長い」「雑談が多い」「残業代を稼ぐために意図的に残業している」が挙げられます。
所定労働時間を超えた時間外労働のうち、賃金が発生していない残業です。企業から強いられる場合も従業員個人の意思で行っている場合もあります。また終業後、家に持ち帰って仕事を行う「持ち帰り残業」も含まれます。
しかし、個人の怠惰などが原因のダラダラ残業は社内からの印象が悪くなる可能性があります。また、企業は個人の意思による残業でも残業代を払わなくてはならないので、法律を厳守して正しい賃金を支払うためには、社員の労働時間の管理が重要なのです。
優秀な人でも残業をする理由
優秀な人が残業をするのは「業務が属人化している」「業務量が他の人と比べて多すぎている」といった理由が考えられます。
残業を減らすには、各従業員に割り当てた業務を見直す必要があります。また各業務に対するマニュアルを作成し全社的に共有・管理されると、負担の偏りがなくなり、特定の人でないとできない業務もなくなります。
業務の属人化の対策として有効なのは、「直感的な操作で簡単にマニュアル作成・共有・管理が行える「ナレカン」のようなツールの使用」です。誰でも使えるためツールが形骸化することもなく、業務の効率化による残業時間の削減が期待できます。
残業する人の特徴と改善策まとめ
ここまで、残業する人の特徴と改善策を中心に解説してきました。
残業問題の大きな原因の1つである「業務の属人化」は、業務マニュアルを作成すると、解消されます。しかし、作成したマニュアルの管理や共有が不十分だと、業務の不明点解消にはつながりません。
したがって、「誰でも簡単に業務マニュアルを作成・管理・共有できるツール」を導入しましょう。また、すぐに情報が見つかる検索機能があると、より業務が効率化されます。
結論、残業時間の削減に最適なのは、直感的な操作でマニュアル作成・管理・共有ができ「画像内検索」「添付ファイル検索」により検索の手間まで省けるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で社内の残業時間を削減しましょう。
