新人教育で大切なこととは？「しんどい」と感じる原因や成功のコツを紹介
業績向上を目指すなかで、多くの企業が新卒や中途社員の採用に取り組んでいます。そのため、新人社員に仕事を教えるための「新人教育」は、ほとんどの企業で必須となる、非常に重要な業務なのです。
一方で、「新人社員を成長させるために、どのような教育をすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、新人教育で大切なことや「しんどい」と感じる原因、成功のコツを中心にご紹介します。
- 適切な新人教育を進めるために何をすべきか分からない
- 新人教育が上手くいかず、課題を感じている
- 新人教育を成功させるコツが知りたい
という方はこの記事を参考にすると、新人教育のコツを掴んで、新入社員や中途社員を成長させられます。
目次
新人教育とは？
はじめに、新人教育の概要を説明します。まずは、新人教育の基本を確認しましょう。
新人教育の目的
新人教育の目的とは、「新人社員を即戦力として育てること」です。
新人社員が迅速に仕事を覚え、戦力として育つことで、業務の生産性を上げられます。
また、新人教育には目の前の課題をクリアしていくプロセスがあるため、小さな成功体験が積み重なります。そして、最終的には「新人社員のモチベーションを上げて、早期離職を防げる」などのメリットがあるのです。
このように、業務知識をほとんど持たない新人社員を「迅速な育成によって、早期に戦力とすること」が、新人教育の最大の目的だと言えます。
新人教育のやり方
新人教育の代表的な手法には、以下の4つがあります。
- OJT
- 集合研修
- e-ラーニング
- マニュアル
配属部署で業務をしながら、上司や先輩社員からの指導を受ける方法です。教えられた内容を、そのまま業務に役立てられることがメリットだと言えます。
配属先以外の場所に集められておこなう研修です。新人教育の場合は、主に新卒社員を対象におこなわれます。
動画コンテンツを視聴して知識を得る方法です。時間や場所を選ばず、新人社員が自分のペースで学習できるというメリットがあります。
業務の知識や手順をまとめたマニュアルの活用を指します。教育用のマニュアルを作成しておけば、新人社員があとから参照して、教えられたことを復習できます。
以上の教育手法から、新人社員の性質や働き方に合ったものを選びましょう。特に中途採用の場合は集合研修の実施が難しいため、e-ラーニングやマニュアルの整備が重要となります。
新人教育で大切なこと
新人教育では、「業務・技能面」と「行動面」で大切なことがそれぞれあります。
業務・技能面を新人教育するうえで大切なこと
業務・技能面を教育するときには、新人が得なければならないスキルや目指すべき目標を具体的に示すことが重要です。
また、目標はただ掲げるのではなく、以下のように達成までの具体的なステップを示すと新人がスキルアップを実感しやすくなります。
行動面を新人教育するうえで大切なこと
行動面の教育では、自社の社風・考え方に沿ったふるまい方を伝えることが大切です。
たとえば、メッセージを送るときの文面や書類の書き方といった「暗黙の了解」になっているルールがあれば新人にも説明しましょう。
その他にも、「不明点があった場合はまずはマニュアルを確認してほしい」「3分考えても解決しなかったら即質問してほしい」など、業務上困ったときにどのように行動してほしいかを明文化すると、新人・教育担当者双方のストレス軽減につながります。
新人教育の失敗例
以下では、新人教育に見られる失敗例を紹介します。新人教育でつまずきやすいポイントを確認しましょう。
専門用語を多用する
新人教育に見られる失敗例の1つ目は、教える際に専門用語を多用してしまうことです。
「PDCAをまわす」など頻出のビジネス用語でも、新人社員は知らないケースがあります。一方で、中途社員であっても、業種に特化した言い回しや専門用語は理解していない可能性が高いのです。
このように、普段は意識せずに使っている用語でも、説明を聞く新人社員にとっては知らない用語がノイズとなり、内容を理解しづらくなります。専門用語を使う必要がある場合は、先にその言葉自体の意味を説明する必要があるのです。
心理的安全性を担保しない
新人教育に見られる失敗例の2つ目は、新人社員の心理的安全性が担保されないことです。
新人社員は業務に対する疑問や不安を抱きやすいと言えます。そのため、上司や先輩社員に気軽に相談できるように、信頼関係を築くことが重要です。
また、新人社員は業務において、最初は失敗するのが当たり前です。そのため、上司や先輩社員が決して失敗を責めず、励ましながらアドバイスすることで、新人社員の心理的安全性が保たれます。
以上のように、心理的安全性が担保されていないと、新人社員は不安を相談できずに悩みを深めてしまいます。そのため、日頃から新人社員とたくさんコミュニケーションをとり、相談しやすい環境をつくりましょう。
仕事の目的を伝えない
新人教育に見られる失敗例の3つ目は、仕事の目的を伝えないまま、業務だけを教えてしまうことです。
仕事の目的や意義を示さずに、業務内容や手順ばかりを教えてしまうと、新人社員は「なんのためにその業務をやるのか」を理解できません。その結果、やらされ感だけが募って、モチベーションの低下や早期退職につながるのです。
つまり、新人教育ではやり方や手順を教えるだけでなく、「この仕事をすると、どんな成果につながるのか」という仕事の目的も同時に示すことが、社員のやる気を保つうえで重要だと言えます。
新人教育を「しんどい」と感じる原因
新人教育を「しんどい」と担当者が感じる原因として、以下の理由が挙げられます。
- 教育の時間がかかり、教育担当者自身の仕事が進まない
- 教えた内容を新人が理解できていない
- 教育フローが整っていない
新人教育は、現場で業務を進めるメンバーが通常業務と並行して対応するケースが多くあります。そのため、業務の説明や不明点への質問対応で担当者自身の手が止まり、もどかしさを感じてしまうのです。
新人は、既存のメンバーとは前提知識が異なるので、丁寧に教えても新人が理解できないケースもあります。新人の理解が浅いと同じ事を繰り返し説明することになり、うまくいかないストレスになりやすいと言えます。
新人教育を場当たり的に進めると、先々の予定がたたず、結果として教育に時間がかかってしまいます。また、教育フローやマニュアルが整備されていなければ、教育担当者によって伝える内容にも差が出てしまい、新人のストレスにもつながる恐れがあるのです。
新人教育による時間・精神面での負荷は教育担当者の「しんどい」感情を生みやすくするので、レクチャー内容をまとめて関係者に共有したり、新人が疑問点を自己解決しやすい環境をつくって負荷を軽減しましょう。
新人教育を成功させる3つのコツ
以下では、新人教育を成功させるためコツを、3つに絞って紹介します。教育に役立てるために、必ず確認しましょう。
（1）マニュアルを用意する
1つ目の新人教育を成功させるためのコツは、マニュアルを用意することです。
業務の手順やポイントがマニュアルにまとめられていれば、新人社員は口頭で教えられたことを後から簡単に復習できるため、理解の補助に役立ちます。
また、教える側のスキルに左右されやすいOJTの質を、マニュアルを使うことである程度均一化できます。特に、中途採用者への教育はOJTが中心となるので、マニュアル作成のメリットは大きいです。
以上の理由から、新人教育では「業務の概要をマニュアル化すること」の重要性が非常に高いと言えます。
（2）自分で考えさせる
2つ目の新人教育を成功させるためのコツは、「新人社員自身に考えさせること」です。
新人社員に教えるべきことはたくさんありますが、細かく指示しすぎてしまうと、新人社員は指示待ちの姿勢を身につけてしまいます。社員の自主性がないと業務の生産性は上がらないため、教育では一方的に指示を出しすぎないよう心がけましょう。
このように、新人社員の自主性を育てるためには、「業務の目的だけを教えて、やり方は新人社員自身に考えさせる」などの工夫が必要です。その際、新人社員の仕事には常に気を配り、軌道修正やアドバイスをすることも重要だと言えます。
（3）個人の目標に沿った計画を立てる
新人教育を成功させるための最後のコツは、個人の目標に沿った計画を立てることです。
まずは、一人ひとりの新人社員が「どんな姿に成長してほしいのか」という目標を明確にします。そのうえで、「いつまでに、どのような手段で目標を達成するのか」を事前に計画する必要があるのです。
結論、どんなに良い方法を採用しても、ゴールを定めず無計画におこなう教育では成果を得られません。「社員ごとに育成の目標を明確にして、適切に進捗管理する」ことが、新人教育を成功させるために最も重要です。
【必見】新人教育の大変さを解消する方法とは？
以下では、以下では、新人教育の大変さを解消する方法をご紹介します。
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そこで、「マニュアルや社内ルールを一か所のツール上にまとめる」と、情報が分散せず知りたいことを調べやすくなります。ただし、新人ゆえにどのように情報を探したらよいか迷う可能性もあるので、だれでも簡単に問題解決できるツールを選びましょう。
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新人教育の失敗例と成功させるコツまとめ
これまで、新人教育の概要や失敗例、教育を成功させるコツを中心にご紹介しました。
新人教育を成功させるためには、「適切な育成計画の策定」や「マニュアルの整備」が必要です。そのため、新人教育に必要な情報を見やすく管理して、育成に役立てるためのツールが必要だと言えます。
ツールを選ぶときには、「必要な情報を探し出せるか」が重要です。とくに新人が分からないことを自己解決できる環境を整えるなら、さまざまな手段で検索ができる機能が必須だと言えます。
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