【しんどい・ストレス】新人が育ちやすい教育体制の作り方を解説！
業績向上を目指すなかで、多くの企業が新卒や中途社員の採用に取り組んでいます。そのため、新人社員に仕事を教えるための「新人教育」は、ほとんどの企業で必須となる、非常に重要な業務なのです。
一方で、「新人社員が思うように育たず不安を感じている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、新人教育が「しんどい」と感じる原因・新人が育ちやすい教育体制の作り方を中心にご紹介します。
- OJTが属人化していることに悩む現場リーダー
- 何をどの順番で教えるべきか分からない若手中堅社員
- 新人の早期離職やモチベーション低下に課題を感じている人事・育成担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、新人社員を成長させる方法が分かるだけでなく、教育体制を整えるのに最適なツールも見つかります。
目次
設計が問題？新人教育がしんどい原因
新人教育が「しんどい」と感じる指導者が多いですが、多くの場合、以下のような教育設計に原因があります。
- OJTに依存している
- マニュアルが整備されていない
- 成長基準が曖昧
- 一時的な教育で終わってしまう
OJTに依存した教育体制では、質問対応に追われて作業が中断されるため、指導者の精神的な疲れが積み重なっていきます。また、指導者によって教育内容が異なり、新人が混乱してしまいます。
マニュアルが整備されていないと、毎回口頭で説明する必要があるため、指導者は「しんどい」と感じます。また、新人も復習できる環境がないため、知識が定着しにくいです。
成長基準が曖昧だと、指導者はどこまで教えるべきか迷い、教育の方向性が定まりません。また、新人も自分の成長度合いを把握できないため、モチベーション低下につながります。
入社直後だけ手厚く教えた後にただ放置するという体制では、知識やスキルが中途半端なまま業務を任せることになります。結果、ミスや確認依頼が増えるため、指導者側にも負担が跳ね返るのです。
以上のように、新人教育が「しんどい」と感じる原因は新人・指導者のスキルにあるのではなく、教育設計の仕組みにあるのです。
新人教育の失敗例
以下では、新人教育に見られる失敗例をご紹介します。新人教育でつまずきやすいポイントを確認しましょう。
専門用語を多用する
新人教育に見られる失敗例の1つ目は、教えるときに専門用語を多用してしまうことです。
「PDCAをまわす」など頻出のビジネス用語でも、新人社員は知らないケースがあります。また、中途社員であっても、業種に特化した言い回しや専門用語は理解していない可能性が高いのです。
このように、普段は意識せずに使っている用語でも、説明を聞く新人社員にとっては知らない用語がノイズとなり、内容を理解しづらくなります。専門用語を使う必要がある場合は、先にその言葉自体の意味を説明する必要があるのです。
心理的安全性を担保しない
新人教育に見られる失敗例の2つ目は、新人社員の心理的安全性が担保されないことです。
業務に対する疑問や不安を上司や先輩社員に気軽に相談できるよう、新人社員との信頼関係を築くことが重要です。また、上司や先輩社員が新人社員の失敗を責めずに励ましながらアドバイスすることで、新人社員の心理的安全性が保たれます。
以上のように、心理的安全性が担保されていないと、新人社員は不安を相談できずに悩みを深めてしまいます。そのため、日頃から新人社員とたくさんコミュニケーションをとり、相談しやすい環境をつくりましょう。
仕事の目的を伝えない
新人教育に見られる失敗例の3つ目は、仕事の目的を伝えないまま、業務だけを教えてしまうことです。
仕事の目的や意義を示さずに、業務内容や手順ばかりを教えてしまうと、新人社員は「なんのためにその業務をやるのか」を理解できません。その結果、やらされ感だけが募って、モチベーションの低下や早期退職につながるのです。
つまり、新人教育ではやり方や手順を教えるだけでなく、「この仕事をすると、どんな成果につながるのか」という仕事の目的も同時に示すことが、社員のやる気を保つうえで重要だと言えます。
新人が育ちやすい教育体制を作る方法とは
以下では、新人が育ちやすい教育体制を作る方法をご紹介します。「新人が育ちやすいよう自社の教育体制を整えたい」という方は必見です。
（1）新人のゴールを明確にする
まず、新人が目指すべきゴールを明確にしましょう。
到達目標が曖昧なままでは、新人だけでなく、指導者も進むべき方向を見失ってしまいます。そのため、「3か月後には基本業務を一人で完遂できる」「半年後には顧客対応を任せられる」といった具体的な目標を行動ベースで設定することが重要です。
目標を行動ベースで明確にすることで、日々の業務や指導内容を逆算して設計できるようになります。また、進捗確認や評価にも役立つので、新人本人も自身の成長を実感しやすくなります。
（2）教育内容を標準化する
次に、教育内容を標準化しましょう。
指導者によって教える内容や基準が異なると、新人の習得レベルにばらつきが生じてしまいます。そこで、業務マニュアルやチェックリストを活用して業務内容を標準化することで、誰が指導しても一定水準の育成が可能になります。
また、新人もマニュアルを活用することで、指導者に都度確認せずとも自ら確認・復習できるようになるため、指導者の負担を減らしつつ、新人の主体的な学習を促せます。
（3）情報を一元化する
最後に、情報を一元化しましょう。
マニュアルや資料が社内のさまざまな場所に分散していると、必要な情報を探すだけで時間がかかり、新人の学習スピードを遅らせてしまいます。そのため、マニュアルや過去事例、社内FAQなどのあらゆる情報を一か所に集約しましょう。
しかし、情報を一元化しても、すぐに目的の情報にアクセスできなければ学習効率を改善できないため、検索性を重視するべきです。たとえば、「ナレカン」であれば「平均0.2秒」「ヒット率100％」の高速かつ正確な検索が実現します。
【必見】新人の教育体制を整えるのに最適なツール
以下では、新人の教育体制を整えるのに最適なツールをご紹介します。
新人教育は、指導者によって教育内容やスキルが異なるため、新人の習熟度に差が生まれます。そこで、マニュアルを活用すれば、マニュアルを参考にしながら教育を受けられるため、指導者による教育内容のばらつきを抑え、学習のサポート資料として効果的です。
しかし、Excelや紙のマニュアルは情報が散在しやすく、目的の情報をすぐに見つけられないため、実務で活用されません。さらに、運用状況が見えないため、情報が古くなって使われていないマニュアルがあっても気づきにくいです。
そこで、目的の情報にすぐにアクセスでき、資料の運用状況を見える化するツールで教育資料を管理すれば、教育の標準化と継続的な改善が可能になります。
なかでも、「ナレカン」は記事形式で分かりやすく情報を管理できるうえ、一定期間更新・閲覧されていない記事を検出する「断捨離機能」によって、情報を常に最新に保てます。また、画像内まで検索できる超高精度な「検索機能」によって情報へのすばやいアクセスが可能です。
誰でもすぐに必要な情報にアクセスできるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
新人教育担当が気をつけたい接し方のコツ
新人教育担当が気をつけたい接し方のコツは以下の通りです。
- 「できていない点」より「できた点」に目を向ける
- 新人が話しかけやすい雰囲気を作る
- 感情ではなく事実でフィードバックする
新人は失敗を重ねながら成長していきます。できていない部分ばかりを指摘すると、自信を失いやすくなります。そのため、まずはできた点を認め、その上で改善点を伝えることで、前向きな姿勢を引き出すことができます。
新人が質問や相談をためらう環境では、問題が表面化するまで時間がかかります。そのため、新人が話しかけやすいよう積極的に声をかけたり、「失敗してもいい」というメッセージを日頃から伝えたりすることが重要です。
「なんとなく不安」「ちょっと違う」といった曖昧な指摘では、新人は何を直せばよいのか分かりません。具体的な行動や事実に基づいてフィードバックすることで、改善点が明確になり、新人の成長につながります。
新人の成長スピードは教育体制だけでなく、日々の接し方にも大きく左右されるため、以上のポイントを踏まえ、新人が育ちやすい環境を整えましょう。
新人教育がしんどい原因・新人が育ちやすい教育体制の作り方まとめ
これまで、新人教育が「しんどい」と感じる原因や新人が育ちやすい教育体制の作り方を中心にご紹介しました。
マニュアルが整備されておらず、指導者に新人教育の裁量が任されていると、指導者に大きなストレスがかかります。また、新人側も指導者によって教育内容が異なるため、成長スピードにばらつきが出るのです。
そこで、マニュアルを整備すれば、教育内容が標準化されるので指導者の負担を減らせるほか、教育のばらつきを最小限に抑えられます。しかし、マニュアルをすぐに参照できなければ意味がないため、検索性に優れたツールで社内資料を管理すべきです。
結論、新人が育ちやすい教育体制を整えるには、社内や業務のあらゆる情報を一元化し、超高精度な検索機能で目的の情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、新人教育を成功させましょう。
