【悩み解消】仕事が遅い人の5つの特徴と改善策を紹介！
仕事を進めるスピードに個人差はあるものの、複数人でプロジェクトを進めるときは、誰かの仕事が遅いとほかのメンバーに迷惑をかけてしまいます。
実際に、「仕事が遅いメンバーの影響で、スムーズに業務を進められない」と悩むマネジャーの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事が遅い人の改善策と向き合い方を中心にご紹介します。
- 仕事を速く進めるコツを把握したい
- 仕事が遅い人への対処法を知りたい
- 時間短縮につながるビジネスツールを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、仕事が遅い人の特徴や改善策が分かり、メンバーの業務スピードを格段に上げることができます。
目次
【対策あり】仕事が遅い人に見られる5つの特徴
ここでは、仕事が遅い人に見られる5つの特徴と対策を解説します。以下に当てはまるメンバーは行動を振り返り、仕事のやり方を見直しましょう。
（1）完璧主義でこだわりが強い
1つ目に、完璧主義でこだわりが強いことが特徴として挙げられます。
仕事を細部までこだわり、完璧にしようとする心がけは素晴らしいです。しかし、プロジェクトの納期が迫っている場合は、業務効率が低下して周囲に迷惑をかけてしまいます。
そこで、プロジェクトを進めるときは、はじめにアウトラインを作成することがおすすめです。こだわる必要のない部分に時間をかけても評価されにくいため、提出できる一定のレベルまで業務を完了させてから細部を仕上げるようにしましょう。
（2）仕事の全体像が見えていない
2つ目に、仕事の全体像が見えていない人も仕事が遅くなりがちです。
仕事を進めるうえで、担当している仕事の全体像の把握は重要です。「自身のタスクがプロジェクトのどの段階か」「最終的なゴールはどこに設定されているか」を理解すると、自然と業務のスケジュールを組み立てられるようになります。
しかし、目先の業務をこなすことだけに集中すると、担当しているほかのタスクの優先順位を誤り、納期にも間に合わなくなる恐れがあります。そこで自身のタスク管理のためにも、視野を広げて仕事の全体像を把握し、順序立ててタスクに着手しましょう。
（3）自身のキャパシティを把握していない
3つ目に、自身のキャパシティを把握していない人は仕事が遅くなる傾向にあります。
自分がこなせる仕事の量を知らないと、自身のキャパシティ以上の業務を引き受けてしまい、期限までに仕事が終わらないという事態に陥ります。結果、残業が続き、疲労から業務品質を落としてしまうことにもつながります。
そこで、適切なスケジュールとタスク管理を実施し、自身が抱えているタスクと期限を可視化しましょう。期限までの自身の仕事量がわかると、「他の仕事を引き受ける余裕があるか」や「他の人に業務を手伝ってもらうか」といった判断ができるようになります。
（4）不明点を抱えたまま進めてしまう
4つ目に、仕事が遅い人は質問や相談をするのが遅く、不明点を抱えたまま進めてしまうという特徴があります。
仕事を進める上で、不明点をそのままにしておくと、悩む時間が増えて、結果的に必要以上に時間を取られてしまいます。また、上司への確認を怠った結果、ミスを招く可能性もあるのです。
そこで、不明点があるときには、すぐ上司に質問するよう心がけることが重要です。自分で悩んで解決を図ろうとするよりも、上司に聞けば短い時間で確実な解決策が見つかるので、ためらわずに確認しましょう。
（5）情報を探すのに時間がかかる
仕事が遅い人に見られる特徴の5つ目として「情報を探すのに時間がかかる」が挙げられます。
仕事を効率的に進めるには、情報へのアクセス性を高めることが重要です。しかし、過去資料のファイル構造が頭に入っていなかったり、マニュアルの場所が把握できていなかったりすると、必要な情報を探すのに時間がかかってしまうのです。
そこで、情報管理ツールを利用するなどして、情報をすぐに見つけ出せる環境にしましょう。たとえば、「ナレカン」では、ファイルを簡単に一元管理できるほか、検索機能が充実しているので、素早く情報にアクセス可能です。
「仕事がとろい」と言われる人が取り組むべき改善策とは
ここでは、「仕事がとろい」と言われる人が取り組むべき改善策を説明します。業務スピードの向上には以下を必ず押さえるようにしましょう。
（1）明確なスケジュールを計画する
仕事が遅い人が取り組むべき改善策に、明確なスケジュールの計画が挙げられます。
仕事が遅い人の多くは、抱える業務を「いつまでに完了させるか」という期限の意識が弱いです。タスクの期限が明確でないと、緊急性を感じなくなるため、さまざまなタスクに手をつけて集中力が散漫してしまうのです。
そのため、いつまでにどのタスクを仕上げるかの優先順位を決め、スケジュールを計画・管理してから業務に取りかかるようにしましょう。今やるべきことが可視化され、集中的にタスクを完了できるようになります。
（2）最初から完璧を目指さない
業務スピード向上には、最初から完璧を目指さないことも重要です。
タスクを完成させるにあたって、最初から完璧を求めてしまうと、必要以上に時間を取られてしまいます。質だけにこだわるのではなく、時間も意識する必要があるのです。
したがって、初めは求められている最低限を時間内に完成させることを目標にするなど、無理のない目標を立てて仕事を進めましょう。慣れていくうちに、スピードを保ちながらクオリティの向上も同時にできるようになります。
（3）社内マニュアルの位置を明確にする
社内マニュアルの位置を明確にすると仕事をスムーズに進められるようになります。
社内マニュアルの位置が統一されていないと、情報を探す手間がかかってしまいます。マニュアルが紙で保管されている場合でも、デジタルで管理されている場合でも、場所を統一して、すぐに参照できるようにしておく必要があります。
そのため、あらかじめ場所や管理方法などの保管ルールを設けると、情報がバラバラにならず一元で管理できます。そのため、近年では、「検索機能の優れた情報管理ツール」を用いて、効率的にマニュアルを管理する企業も増えてきているのです。
（4）不明点を質問できる動線を作る
不明点を質問できる動線を作れば、作業スピードの向上を図れます。
仕事を進める上で、不明点がある場合、上司に質問して解決を図るのが有効的です。しかし、動線が整っていなければメンバーが質問しづらくなってしまい、「誰に聞けばいいかわからない」というトラブルも発生する可能性があります。
そこで、デジタルツールを使って質問しやすい環境を整備しましょう。「ナレカン」では、不明点を社内メンバーに匿名で気軽に質問できるほか、社内FAQを作成可能なので、迅速な疑問点の解消につながります。
【必見】業務のスピードを向上させるおすすめのツール
ここでは、業務のスピードを向上させるおすすめのツールをご紹介します。
仕事が遅くなる原因の一つに、業務の不明点をすぐに担当者に質問できないことが挙げられます。不明点の解消に時間がかかると、その後の業務の進捗に影響を及ぼすため、迅速な解決が必要です。
そこで、「社内の情報を検索して自己解決が可能なツール」を導入しましょう。また、検索しても不明点が解消されない場合、社内の有識者に質問可能な機能があると便利です。
結論、業務のスピード向上に最適なのは、社内FAQの作成により業務の不明点を自己解決でき、超高精度な検索機能があるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、超高精度のキーワード検索やAIを用いた検索により、他の人に聞く前に自分で業務に関する情報を探せます。また調べてもわからない場合は、ツール上で質問でき、質問した内容は社内FAQとしてツール上で蓄積されるため、質問の振り返りも簡単です。
誰でも簡単に社内情報を確認・共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
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ナレカンで情報を検索・質問する方法
ここでは、ナレカンで情報を検索・質問する方法を説明します。正しい使い方を理解して、使いこなせるようにしましょう。
- AI検索
- 質問機能
AI検索では、ナレカンAIがナレカンに蓄積された全ての情報の中から必要な情報を提示してくれます。また質問するように会話形式なため、知りたい情報のキーワードや内容が不明確でも気軽に検索でき、自己解決しやすいのです。
回答者が明確な場合は個人を指定し、明確でない場合はチーム全体に質問をするというように、回答者を選択可能です。そのため「担当者が不在で質問できない」といった状況もなくなり、不明点の迅速な解決に役立ちます。
仕事が遅いことの3つの弊害
ここでは、仕事が遅いことの弊害を紹介します。仕事が遅い人は以下のリスクを知り、行動の改善のためのモチベーションにしましょう。
（1）周囲に迷惑をかける
仕事が遅いと、周囲に迷惑をかけてしまいます。
多くの仕事は複数人で取り組むため、仕事が遅い人がいると他のメンバーが仕事のフォローをしなければなりません。そのため、他のメンバーの仕事量が増え、負担が大きくなってしまうのです。
また、仕事が遅い人には最初からあまり多くの仕事が割り振られないため、他の仕事の早いメンバーに負荷が集中してしまいます。このように、仕事が遅いと他のメンバーに迷惑をかけてしまうため、改善に努めるべきなのです。
（2）評価やキャリアに影響する
2つ目の弊害は、評価・キャリアに影響することです。
仕事が遅い人は、同じ時間でこなせる仕事量も少なくなるため、他のメンバーに比べて「生産性」や「成果」における評価が下がってしまいがちです。また、残業で仕事に対応できても、人件費がかかるため、会社からの評価は上がらないのです。
以上のように、成果が評価されないと仕事のモチベーションも保てません。そのため、業務スピードを上げてアウトプット量を増やすことで、キャリアアップを図りましょう。
（3）顧客対応に支障が出る
仕事が遅いと、顧客対応に支障が出ることがあります。
顧客相手に仕事をしている場合、仕事が遅いと対応に遅れが出て、顧客側の不満につながる恐れがあります。従業員だけではなく会社全体の信用に関わるので、注意が必要です。
信用を失わないためにも、仕事の進め方を工夫したり、効率化ツールを利用したりして、仕事のスピードを上げるように尽力しましょう。
【イライラ改善】仕事が遅い人への向き合い方
ここでは、仕事が遅い部下を抱える担当者向けに状況別の向き合い方を解説します。
- 仕事の経験値が低い
- 仕事の覚えが悪い
- メンバーのやる気がない
新入社員や職場異動によって新たに加入したメンバーが仕事をこなせるようになるには、一定の期間が必要です。担当者は、業務のマニュアルを用意したり、質問に対してアドバイスをしたりするなどの教育を中心に、業務に慣れさせましょう。
ある程度の経験があるにも関わらず仕事を覚えられないメンバーには、1on1ミーティングを実施するなど、抱える課題や悩みについて話す機会を設けましょう。各メンバーと向き合うことで、一人ひとりの精神的なケアまで可能になります。
メンバーのやる気がおきない原因には、仕事の内容が適していなかったり、仕事に意味を感じていなかったりする場合があります。仕事への貢献度はメンバーのやる気に大きく関わるため、担当者は任せる仕事の意義を明確にしましょう。
部下からの信頼が厚く、尊敬される担当者やリーダーは、各メンバーの性格や特徴を踏まえて、的確な教育を実施しています。経営資源の内の最も重要な「ヒト」の育成は、仕事の質を高め業務効率の向上につながるのです。
仕事でキャパオーバーになっているサイン
普段の仕事のスピードは遅くなくても、仕事や職場の環境など、以下が原因でキャパオーバーになり、一時的に仕事に取り組むスピードが落ちてしまっている場合もあります。
- 長時間労働・残業が増える
- ミスが増える
- 体調不良・情緒不安定になる
キャパを超えた業務量では、就業時間内に業務を終わらせられません。残業が増えた段階でキャパオーバーしている現状に気づけると、心身に影響が及ぶ前に業務分担といった対策が講じられます。
集中力の低下によりミスが増加したり、自分のミスに気づかなくなったりします。また、冷静な判断ができない状況のため、普段しないミスや同じミスを繰り返してしまうのです。
キャパオーバーの兆候として体調不良になる場合もあります。またイライラしたり、突然悲しくなったりと気持ちに余裕がなくなるのも、自身のキャパを超えていて仕事が処理しきれていないと考えられるのです。
以上のようなキャパオーバーのサインを見つけたら、すぐに対策を講じて社員の負担が大きくなりすぎないようにしましょう。
仕事が遅い人の改善策と向き合い方まとめ
ここまで、仕事が遅い人の改善策と向き合い方について解説してきました。
仕事が遅いと、業務の進捗に悪影響なため仕事のスピードによる問題は早急に解決すべきです。たとえば、「担当者に不明点をすぐ質問できず業務が遅れる」という場合、自分で必要な情報を探せるようにすると、仕事が遅れることはなくなります。
したがって、「必要な情報を検索して自己解決まで可能なツール」を導入しましょう。また、不明点が解消されなかった場合に、担当者に質問できるよう、質問機能も必須です。
結論、「仕事が遅い」状況の改善に最適なのは、超高精度のキーワード・AI検索で自分で必要な情報を見つけられ、質問した内容も社内FAQで蓄積・確認可能なツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で情報共有・ノウハウ管理を簡単にし、業務スピードを向上させましょう。
