なぜ業務過多はなくならない？放置リスクと今すぐできる解消策
ひとりあたりの仕事量が偏っていたり、人材不足の状況に陥ったりすると、社員の業務過多につながります。仕事が山積みとなり残業が続けば、ストレスの増加によって社員の心身の健康に深刻な影響を及ぼすリスクが高まるのです。
しかし、「業務量を減らしているのに業務過多が改善されない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務過多が起こる構造的な原因・リスクと解消方法を中心にご紹介します。
- 業務過多の構造的な原因や放置リスクを把握したい
- 業務過多の解消方法を知りたい
- 属人化を防ぐのに最適なツールを探している
という方は本記事を参考にすると、業務過多が起こる構造的な原因がわかるだけでなく、具体的な解消方法も理解できます。
目次
仕事量だけではない？業務過多の構造的な原因
以下では、業務過多の構造的な原因を解説します。「仕事量を減らしているのに業務過多が改善されない」と悩んでいる方は、以下の原因に当てはまっていないか確認しましょう。
業務が増える一方で減らす仕組みがない
業務過多の1つ目の原因は、業務が増える一方で減らす仕組みがないことです。
多くの組織では、新しい施策や対応業務は次々と追加されますが、既存業務の見直しや削減が実施されないまま蓄積していきます。その結果、業務量は年々増加し、1人あたりの負担が慢性的に大きくなってしまうのです。
こうした状況を防ぐためには、業務の棚卸しや標準化、ナレッジ化によって無駄な業務を”減らす”仕組みを整えることが重要です。
業務の分配が偏っている
業務過多の2つ目の原因は、業務分配の偏りです。
管理者が各メンバーの進捗や抱えている業務を把握していなければ、「できる人」「責任感の強い人」に業務が集中します。その結果、一部の社員だけが慢性的に多忙となり、チーム全体の生産性も低下してしまうのです。
このような偏りを防ぐには、各メンバーの業務量と進捗を可視化し、定期的に分配を見直す仕組みが必要です。
業務が属人化している
業務過多の3つ目の原因は、業務の属人化です。
特定の社員しか業務の進め方を把握していない状態では、その社員に仕事が集中しやすくなり、結果として業務過多に陥ります。また、担当者の不在や退職時には業務が滞るため、スムーズに業務を進められず、長時間労働の常態化を招きます。
こうした状況を防ぐためには、業務マニュアルの整備やナレッジの共有を進め、誰でも業務を引き継げる体制を整えることが重要です。あわせて、業務フローを定期的に見直し、常に最適な方法で業務を進められるようにしましょう。
業務過多が抱える3つのリスク
ここでは、業務過多が抱える3つのリスクをご紹介します。業務過多の状態を放置すると、以下のようなリスクが高まるので早急に解決しましょう。
（1）集中力が低くなる
業務過多が抱える1つ目のリスクは、集中力の低下です。
人の集中力には限界があるため、業務過多になると、業務の質は低下します。仕事量が多く、マルチタスクになっている状態では、ひとつの作業に没頭できません。
とくに、複数業務を平行して進めると作業を次々に切り替える必要があり、「対応途中で作業を忘れる」「情報の入力・転記・送信ミスが発生する」などのリスクが高まります。そのため、管理者層は社員が集中して取り組めるよう、適切な業務量に調整しましょう。
（2）退職者が増える
業務過多が抱える2つ目のリスクは、退職者の増加です。
業務過多により残業・長時間労働が常態化して、ワークライフバランスが悪くなれば、社員は退職を検討するようになります。また、退職者が出たことで在籍する社員の負担が増えれば、業務過多が深刻化するという悪循環に陥る恐れがあるのです。
このような状況が続けば、離職率の上昇だけでなく、企業の評判が低下して新たな人材の確保も難しくなります。そのため、社員が無理なく処理できる業務量か、管理者は定期的に確認する必要があります。
（3）業務上のトラブルが発生する
業務過多が抱える3つ目のリスクは、業務上のトラブルの発生です。
仕事量が多すぎると、心身ともに疲労が溜まりミスが増えやすくなります。さらに、タスク管理が煩雑になることで、業務の抜け漏れが起こり、生産性の低下を招く恐れがあるのです。
とくに、取引先とのやりとりで対応漏れが発生すれば、重大なトラブルに発展しかねません。こうしたリスクを未然に防ぐためにも、早期に業務過多を解消する必要があります。
業務過多を改善する5つのSTEPとは
以下では、業務過多を改善する5つのSTEPをご紹介します。業務過多は、単に業務量を減らしただけでは改善されないため、以下を参考に業務構造そのものを見直しましょう。
STEP1｜業務をすべて洗い出す
まず、実施している業務を可視化するために、業務をすべて洗い出しましょう。
通常業務だけでなく、突発的に発生する対応や会議、資料作成、承認作業などのあらゆる業務を洗い出します。また、洗い出すときは業務名だけでなく、業務にかかる時間や頻度なども考慮し、実際の稼働時間ベースで洗い出すことがポイントです。
業務の洗い出しが不十分なままでは、改善すべきポイントを把握できないため、まずは正確な現状把握から取り組むべきなのです。
STEP2｜洗い出した業務を分類する
次に、洗い出した業務を必要度別に分類します。以下の項目で分類すると、「本当に必要な業務か」検討できるため便利です。
- 必須業務：絶対に必要な業務
- 改善可能業務：やり方を変えれば効率化できる業務
- 委任可能業務：他メンバーや外部に任せられる業務
- 不要業務：目的が曖昧で惰性で続いている業務
こうした分類をすれば、無駄な業務や改善余地のある業務の存在に気づけ、業務を減らす・改善する仕組みを構築できるのです。
STEP3｜業務分配を再設計する
業務を分類し整理したら、各メンバーの業務分配を再設計します。
このとき、特定の人に仕事が集中しないよう工夫して分配する必要があります。たとえば、「メンバーごとの上限工数をあらかじめ決めておく」「各メンバーの総業務量を把握できるようにする」といった取り組みです。
こうした取り組みをすると、管理者は都度メンバーごとの負荷を顧慮しながら適切に業務を分配できます。そのため、特定のメンバーに大きな負担がかかることなく、チームで業務をスムーズに進められるのです。
STEP4｜属人化を解消する仕組みを整える
次に、属人化を解消する仕組みを整えます。
特定のメンバーしか業務のやり方やノウハウを把握していないと、業務を適切に分配しても、人によって精度がばらつくほか、担当者が不在になった瞬間に業務が滞ってしまいます。そのため、マニュアルやノウハウなどのナレッジを共有する仕組みを整えましょう。
しかし、紙やExcelファイルでは目的の情報を探すのに時間がかかるため、ITツールを活用して社内ナレッジを一元管理し、即アクセスできると便利です。とくに、「ナレカン」では画像やファイル内のテキストまでヒットする超高精度な検索機能を備えています。
STEP5｜改善を定例化する
最後に、改善を一度きりで終わらせず、定例化することです。
業務は放っておくと必ず増えるため、業務量や業務フローを改善する仕組みを定期運用することが重要です。たとえば定期的に業務棚卸しをすれば、不要業務の廃止や効率化の検討が定着します。
このように、業務過多を防ぐには「忙しくなってから対処する」のではなく、「業務が増えすぎないように設計する」べきです。改善を定例化することで、業務過多の再発を防げます。
【必見】業務過多の解消に役立つITツール
以下では、業務過多の解消に役立つITツールをご紹介します。
マニュアルや作業のノウハウを共有していないと、特定のメンバーに業務が集中し、業務過多になってしまいます。さらに、こうした情報が分散したままでは、必要な情報を探すだけで時間がかかり非効率です。
そのため、社内情報の頻繁な共有が求められますが、既存のフォルダ管理やメール共有だけでは、情報が増えるほど整理が追いつかず、結局「どこに何があるか分からない」状況になります。とくに、情報量が多い企業は人の記憶や手作業での管理に限界があります。
そこで、社内情報を一元管理でき、さらに高い検索性を備えたツールを導入すれば、必要な情報をすぐに見つけられ、業務効率を大きく改善できます。また、ツール内でメンバーが抱えている業務を把握できれば、適切に業務を割り振れるのです。
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業務過多の原因・リスクと解消方法まとめ
これまで、業務過多の原因・リスクと解消方法を解説しました。
業務過多は「集中力の低下・退職者の増加・業務上のトラブルの発生」などのリスクを伴います。こうしたリスクを防ぐためには、業務マニュアルの整備や、社員間での情報共有が不可欠です。
そこで、「社内情報を一元管理し、ナレッジの共有・活用がしやすいツール」を導入しましょう。とくに、「検索性に優れたツール」であれば、欲しい情報をすぐに見つけて活用でき、業務を効率的に進められます。
結論、業務過多の解消には、業務マニュアルやナレッジを一元管理でき、“ヒット率100％”の検索機能で必要な情報がすぐに見つかる「ナレカン」が最適です。
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