【必見】生産性向上の成功事例3選！方法や注意点も解説
仕事の生産性向上は、従業員の負担を削減するだけでなく、企業の利益アップを目指すうえでも必要不可欠です。そのため、日ごろから「どのように生産性を向上すべきか」を意識しなければなりません。
とはいえ、「生産性向上を成功させたいが、具体的な方法がわからない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、生産性向上の成功事例や方法、注意点を中心にご紹介します。
- 生産性を向上させたいが、具体的なポイントが分からない
- 生産性向上を成功させた企業事例をもとに、自社でも同様の取り組みをしたい
- 簡単かつ確実に生産性を向上できる仕組みをつくりたい
という方はこの記事を参考にすると、生産性向上のための効果的な方法が分かり、自社の利益アップを実現できるようになります。
目次
生産性向上とは
ここでは、生産性向上の概要をご紹介します。これまで業務効率化との違いや必要性が分からなかった方は必見です。
業務効率化との違い
生産性向上と業務効率化には、手段と結果の違いがあります。
生産性向上は「限られたリソースでより高い成果を出すこと」を指すのに対し、業務効率化は「無駄な作業を省いて業務内容を改善すること」を指します。
つまり、業務効率化は生産性向上を実現するための”手段”であり、業務改善を繰り返すことで結果的に成果のクオリティアップ＝生産性の向上につながるのです。
生産性向上が求められる背景とは
生産性向上が求められる背景には労働人口の減少が挙げられます。下図のように、日本の労働人口は2020年から2050年までの間に約1,700万人も減ると推定されているのです。
したがって、少ない労働力で業務のクオリティを上げるためには、生産性向上の施策が不可欠です。
生産性向上に成功した企業の取り組み事例3選
以下では、生産性向上に成功した企業の取り組み事例を3つご紹介します。成功事例から自社に活かせるポイントを見つけたい方は必見です。
事例1｜ニチバン株式会社
ニチバン株式会社は、文具や医療用具を製造・販売している企業です。
当社では、顧客対応に必要なナレッジ・ノウハウの管理が属人的になっている課題がありました。そこで、ITツールによってナレッジを一カ所に集約し、いつでもスムーズに目的の情報を探し出せる環境を整えたのです。
その結果、新入社員でもスムーズに顧客対応できるようになり、”情報の管理場所が分からない”といったストレスも解消されました。
参考：ニチバン株式会社の事例
事例2｜ひまわりネットワーク株式会社
ひまわりネットワーク株式会社は、ITインフラの開発・提供をしている企業です。
当社では、インフラの見直しを重ねるうちに利用ツールの数が増え、データ管理の工数が無駄にかかっている課題がありました。そこで、営業管理と顧客管理を一元化できるツールを導入したところ、情報が散在するストレスも解消されたのです。
また、他部署との情報共有が進んだことで機会損失を防ぎつつ、月間約60時間の事務工数の削減によって残業時間も減少し、社員の満足度向上につながりました。
事例3｜株式会社シタシオンジャパン
株式会社シタシオンジャパンは、コンサルティングやデータ分析をしている企業です。
当社では、50～100件のプロジェクトを同時並行で進めるなかで、非効率な情報管理になっている課題がありました。そこで、情報共有ツールの「Stock」を導入したところ、目的の内容をあとから簡単に振り返れるようになったのです。
さらに、Stockではチャットツールと異なり情報が確実に蓄積されるため、情報共有もより活発になりました。
【担当者必見】生産性向上に最適なツール
以下では、生産性向上に最適なツールをご紹介します。
生産性向上には、マニュアルや顧客情報を一か所に集約し、あとから振り返りやすい形で管理する「情報管理の効率化」が欠かせません。しかし、WordやExcelなどのファイル形式では目的の内容を探すのに手間がかかり、共有にも別ツールが必要なため非効率です。
そこで、「情報の共有と管理を一元化できるツール」を導入しましょう。とくに「検索性の高いツール」であれば、参照したい情報をすぐに見つけられるので、情報活用の効率が上がり、生産性の向上につながります。
結論、生産性を高めるには、社内のあらゆる情報を一元的に共有・管理でき、ヒット率100％の検索機能で欲しい情報にすぐアクセスできる「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは、「記事」にナレッジや業務マニュアル、顧客情報などを蓄積し、任意のメンバーと共有できます。また、ファイル内検索を含む高精度の「キーワード検索」によって情報を探す手間を減らし、業務の効率化と情報活用の促進を実現できます。
あらゆる情報を一元管理・活用できる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
即実践！生産性向上を図る6つの方法
ここでは、生産性向上を図る6つの方法をご紹介します。仕事でより高い成果を出すためにも、以下の方法を実践しましょう。
（1）現状の課題を把握する
生産性向上を図る1つ目の方法は、現状の課題を把握することです。
現状の労働時間や業務フローを把握していれば、無駄な作業や強化すべき部分を特定できます。たとえば、慣習的に続けられている重要度の低い業務や重複している作業が見つかれば、見直すことで時間と工数を削減でき、生産性の向上が期待できるのです。
また、現場の声を取り入れながら課題を抽出すると、現場特有の課題や改善点が明らかになり、より実効性の高い施策を立てることができます。このように、業務全体を俯瞰しながら課題を明確にすることが重要です。
（2）業務を自動化する
生産性向上を図る2つ目の方法は、業務を自動化することです。
たとえば、Excelの計算にマクロを利用したり、チャットボットで問い合わせ対応を自動化したりする方法があります。また、昨今ではRPA（ロボティクス・プロセス・オートメーション）によって、業務プロセスをロボットに任せるのもトレンドです。
以上のような自動化をすれば、社員の負担が大幅に軽減されるだけでなく、空いたリソースをより優先度の高い業務に割けるようになります。
（3）定型業務をマニュアル化する
生産性向上を図る3つ目の方法は、定型業務をマニュアル化することです。
仮に業務内容が属人化していれば、担当者の不在や離職時に引き継ぎがうまくいかず、作業ミスを招くリスクがあります。このような事態を放置すれば、製品やサービスの品質低下にもつながりかねません。
一方、作業手順や業務内容をマニュアル化しておけば、担当者が変わった場合でも従来と同じ時間・クオリティで業務が進められます。また、マニュアルを参照すれば手順をすぐに把握できるため、教育コストの削減やスムーズな引き継ぎが実現可能です。
（4）タイムマネジメントを徹底する
生産性向上を図る4つ目の方法は、タイムマネジメントを徹底することです。
「日々の業務にどれほどの時間をかけているのか」が分からなければ、期日からの逆算ができず納期遅れを招きかねません。一方、タイムマネジメントを徹底すれば、目標に合わせて効率的に業務を進められます。
たとえば、「タスクごとに時間を決めて1日の計画を立てる」「優先順位をつけて重要な業務から着手する」などが有効です。必要以上の時間をかけたり、期日直前までタスクが終わらなかったりする事態を防ぐためにも、タイムマネジメントを徹底しましょう。
（5）コミュニケーションを活性化する
生産性向上を図る5つ目の方法は、コミュニケーションの活性化です。
社員間のコミュニケーションが不足していると、認識の齟齬が生じて生産性の低下を招いてしまいます。そのため、日ごろから活発な情報共有をして「誤った方法で業務を進めていた」といった事態を防ぐべきです。
具体的には、定期的に対面でのミーティングを開いたり、フリーアドレスを導入して業務外でのやりとりを促したりする方法が効果的です。
（6）情報共有ツールを活用する
生産性向上を図る6つ目の方法は、情報共有ツールを活用することです。
情報共有ツールを使うと、紙やWord、Excelと異なり情報管理が属人化しません。また、共有もひとつのツール上で完結するため、わざわざメールや別のツールを併用する手間が省けます。
ただし、検索性の低いツールでは、必要な情報を探し出すのに時間がかかってしまいます。そこで、検索精度が高く、目的の情報にすぐアクセスできる「ナレカン」のようなツールを使えば、無駄な時間がかかりません。
生産性向上における3つの注意点
ここでは、生産性向上における注意点を3つ解説します。「かえって業務が非効率になった」とならないためにも、以下のポイントを確実に押さえましょう。
（1）事前に全体像を把握する
生産性向上における1つ目の注意点は、全体像を把握することです。
生産性を向上させようとしても、業務の全体像が分かっていなければ無駄な工数が発生しかねません。そのため、現状の各業務にどれほどリソースがかかっているのかを把握したうえで、必要な部分のみを効率化すべきなのです。
また、全体の見える化によって課題を特定したら、緊急度・重要度に応じて優先順位をつけるとスムーズに施策が進められます。
（2）効果検証をする
生産性向上における2つ目の注意点は、生産性向上の効果検証をすることです。
生産性向上の施策は一度したら終わりではありません。場合によっては、「効率化によって業務の質がかえって低下した」といった逆効果になるケースもあり得るためです。
そのため、”生産性を向上した部分に支障がなかったか”を検証し、成功の要因や改善点を洗い出して、今後に活かせるポイントを見つけましょう。
（3）情報を蓄積できるツールを使う
生産性向上における3つ目の注意点は、情報を蓄積できるツールを使うことです。
業務に関するあらゆる情報を一元化できる「情報管理ツール」を使えば、生産性向上に大きく貢献します。ただし、とくに規模の大きな企業では扱う情報が膨大なため、目的の内容を探すのに手間がかかる恐れもあり、注意が必要です。
こうした事態を防ぐには、「検索機能が充実しているツール」を選ぶことが重要です。たとえば、添付ファイル内のキーワードまで検索できる高精度な機能を備えた「ナレカン」であれば、膨大な情報の中から必要な情報へスピーディにたどり着けます。
生産性向上の成功事例・方法・注意点まとめ
ここまで、生産性向上の成功事例や方法、注意点を中心に解説しました。
生産性向上の事例としては、情報を一元管理したり、ツールの導入により作業工数を削減したりする方法がありました。また、あらゆる情報を一カ所に集約できる「情報共有ツール」を使えば、より確実に生産性を高められます。
ただし、情報が増えるにつれて管理が煩雑になり、目的の情報を探すのに時間がかかってしまうのです。そこで、「高精度の検索機能を備えたツール」であれば、蓄積された情報を効率的に活用し、生産性向上に大きく貢献できます。
つまり、あらゆる情報を簡単に共有・管理でき、高精度の検索機能で必要な情報に迅速にアクセスできる「ナレカン」が最適なのです。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で自社の生産性向上を実現し、より高い成果を目指しましょう。
