始末書の書き方とは？パターン別に例文も紹介！
日々、仕事を進めていくうえで文書の作成・管理は、どの業界職種にも当てはまる業務だと言えます。また、ミスや違反行為をしてしまったとき提出を求められる「始末書」も、仕事上で扱う文書のひとつです。
しかし、なかには「始末書を書く機会が滅多にないので、どのように書けば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、始末書を書く時のコツや例文を中心に解説します。
- 始末書と顛末書の違いを知りたい
- 例文を参考にして、始末書を作成したい
- 作成した文書の管理に最適な方法を探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、正しい始末書の書き方が分かるだけでなく、文書管理に最適な手段まで見つけられます。
目次
始末書とは？
始末書とは「仕事上の過失や違反行為の事実を明らかにする書類」であるのと同時に「謝罪の意を表明する書類」とも言えます。
具体的な違反行為には、無断欠勤や遅刻など就業規則に違反した場合や法律違反など社会の規律を乱すような行為が挙げられます。また、会社の信用を傷つけたり、金銭的に損失を負わせてしまった場合も同様です。
始末書を書く目的とは
始末書を書く目的は、主に以下のようなものがあります。
- ミスやトラブルの事実関係や原因を明確に記録するため
- 反省と謝罪の意思を表明するため
- 再発防止を誓約し、具体的な対策を示すため
- 会社側が処分や指導の証拠とするため
始末書を書くことによって、本人の意識改革や企業の信頼維持につながるのです。
顛末書、反省文との違いとは
顛末書・反省文の意味と、始末書との違いは以下の通りです。
顛末書には、不祥事やミスが起こった場合、その事実関係を客観的に明らかにするという目的があります。謝罪や反省の意は含まれず、事実関係の確認のために使われる点が特徴です。
一方、反省文は、始末書と同様に、ミスを明らかにすると同時に謝罪の意を表明する書類です。しかし、反省文の場合、始末書よりも過ちの程度が軽いことが多く、主に直属の上司に向けて提出されます。
また、始末書、顛末書、反省文には、提出先や処遇に以下のような違いがあるため、混同しないように注意しましょう。
| 提出先 | 処遇への影響 | |
|---|---|---|
| 始末書 |
お詫びする相手（社内の人や取引先、顧客） |
・場合によっては、譴責（けんせき）、減給、出勤停止などの懲戒処分扱い
・懲戒処分にならずとも人事査定に影響が出る可能性がある |
| 顛末書 |
原則社長 |
・懲戒処分や評価が下がるなど不利益を被ることはない
・場合によっては、人事考課に影響が出る可能性がある |
| 反省文 |
上司や関係部署 |
・直接的な懲戒処分にはつながりにくい
・反省の意思や再発防止策が不十分な場合、人事評価に影響する可能性がある |
始末書を書くときのコツとは
以下では、始末書を書くときのコツを紹介します。始末書を作成するときは、相手に誠意を伝えるためにも、失礼がないように以下の内容を確実に押さえましょう。
事実を正確に記載する
まずは、事実を正確に記載することが重要です。
ミスや違反行為をしてしまった場合、焦りや後ろめたさから、ごまかしたり詳細を省いたりして書いてしまいがちです。しかし、事実を正直に書かなければ、相手に反省している態度や誠意が伝わらず、かえって事態は悪化しかねません。
そのため、自分の過失を正当化せず、嘘偽りなく事実を書くようにしましょう。
簡潔に記載する
また、簡潔に記載することもポイントです。
冗長な文章では、相手に伝えたい内容が十分に伝わらないことがあります。とくに、始末書の場合、相手にお詫びの気持ちが伝わらなければ意味がありません。
- 反省と謝罪の意を示す
- トラブルが起きた経緯・内容を説明する
- 過失の原因が自身にあることを認め、反省の意を示す
- 再発を防止する対策を説明する
そこで、以上のポイントを押さえつつ、順序立てて文章を作成すると、相手に伝わる始末書が作成できます。
すぐに作成する
始末書を提出するように指示が出た場合、すぐに作成に取りかかることも大切です。
ミスやトラブルが起きてから始末書の作成までに時間が空いてしまうと、詳細を忘れてしまい、正確な経緯を書けなくなってしまいます。また、謝罪を受ける側も放置されていると感じてしまい、不快感や不信感につながりかねません。
一方、素早い対応は、相手に真摯な態度や誠意を示すことができ、信頼を取り戻すまでの一歩となるのです。
【状況別例文】始末書の書き方4パターン
ここでは、始末書の例文をパターン別に紹介します。ただし、あくまでも例文なので、自分のことばで伝えることも大切です。
ぜひ、以下の例文を参考にしてみてください。
パターン1：遅刻したとき
こちらが、遅刻をしてしまったときの例文です。
この度、令和〇年〇月〇日、正当な理由もなく度重なる遅刻を繰り返し、会社および関係各位に多大なるご迷惑をお掛けしましたことを、深くお詫び申し上げます。
今回の件は、私自身の自己管理の甘さに起因するものであり、弁解の余地は一切ございません。
今後は日々の生活習慣を見直し、自己管理を徹底することで、同様のことを二度と繰り返さぬよう細心の注意を払い、誠意をもって業務に取り組んでまいります。
誠に申し訳ございませんでした。
以上のように、言い訳をしないよう注意しましょう。
パターン2：紛失したとき
以下は、会社からの貸与物を紛失したときの例文です。
この度、令和〇年〇月〇日、会社より貸与されている〇〇を、帰宅途中の電車内において不注意により紛失いたしました。多大なるご迷惑をお掛けしましたことを、深くお詫び申し上げます。
紛失に気付いた直後、最寄り駅の駅員に確認を行い、その後すぐに警察署にて遺失物届を提出いたしました。しかしながら、現在のところ警察からの連絡はなく、発見には至っておりません。
今回の件を真摯に受け止め、今後は〇〇の管理に一層注意を払い、使用時以外は必ず鞄の中に保管するなど、再発防止に努めてまいります。二度と同様の事態を起こさぬよう、細心の注意をもって行動することをここに誓います。
誠に申し訳ございませんでした。
以上のように、紛失させてしまった場合は、ことが起こった経緯や現時点での状況まで明記するようにしましょう。
パターン3：破損したとき
以下は、会社の物品を破損させてしまったときの例文です。
この度、令和〇年〇月〇日、会社より貸与されている〇〇を、不注意により落下させ、破損させてしまいましたことについて、深くお詫び申し上げます。
本来であれば周囲の状況を十分に確認すべきところ、〇〇を運搬中に足元の確認が不十分で、誤ってコンセントに足を引っかけてしまったことが原因でございます。
今回の件により、会社に多大なるご迷惑をお掛けしましたことを重く受け止めております。今後は同様の事態を招かぬよう、物品の取り扱いや移動時には十分に注意を払い、慎重に行動することをここに誓います。
誠に申し訳ございませんでした。
以上のように、自身の過失を認め、ごまかすことなく記載することが大切です。
パターン4：事故を起こしたとき
以下は、事故を起こしてしまったときの例文です。
この度、令和〇年〇月〇日午後〇〇時頃、〇〇市〇〇交差点付近において、私の前方不注意により追突事故を起こしてしまいました。
当日は営業活動のため外回り中でしたが、私の不注意により前方確認が不十分となり、前方車両に追突する結果となりました。
幸い、相手方・当方ともに人的被害はありませんでしたが、双方の車両に損傷が生じ、修理を要する事態となりました。事故処理につきましては、総務部を通じて保険会社の対応のもと、相手方にもご理解をいただき、現在は示談が成立しております。
今回の事故により、会社に多大なるご迷惑とご心配をおかけしたことを、心よりお詫び申し上げます。今後は再発防止のため、安全運転を徹底し、より一層の注意をもって業務にあたる所存です。
誠に申し訳ございませんでした。
とくに、交通事故が起こった場合、何より知りたいのは双方の被害状況です。そのため、以上のように、重要な要素を簡潔にまとめて報告するようにしましょう。
社内の文書管理に最も貢献するツール
以下では、社内の文書管理に最も貢献するツールを紹介します。
始末書は、作成して終わりではなく再発を防止するためにも、企業側で確実に記録として残しておくことが大切です。とはいえ、紙資料やExcel・Wordを使った管理では、情報が入り乱れやすく、管理するのに手間がかかります。
そこで、社内の文書管理には「検索機能に優れたナレッジ管理ツール」を利用しましょう。なぜなら、検索機能によって欲しい情報をすぐに取り出すことができるため、文書管理の手間がなくなるからです。
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始末書の概要や書くときのコツとは
ここまで、始末書の概要や書くときのコツを中心に紹介しました。
始末書は、仕事上の過失を明らかにするとともに、相手への謝罪の意を表明する重要な文書です。そのため、作成するときは「嘘偽りのない事実を簡潔に述べ、速やかに提出すること」が誠意を伝えるうえで重要になります。
また、始末書をはじめとする様々な文書は、企業にとって重要な記録となるので、適切に管理するように努めましょう。たとえば、情報を「記事」に残しつつ「フォルダ」ごとに管理できるツールがあれば、膨大な数の文書も適切に管理できます。
結論、自社が導入すべきなのは、社内の文書を一元管理し、欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
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