もう限界？エクセル管理をやめるべき理由・メリットを解説
データ管理に用いられる代表的なソフトのひとつがExcelです。多くの企業で一般的に使われており、利用に教育コストがかかりません。
しかし、データ量の増加とともに、Excelの利用に限界を感じる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excel管理をやめるべき理由とメリットを中心にご紹介します。
- Excel管理を続けると発生する問題点を知りたい
- 脱Excel化によるメリットを把握したうえで、データの管理方法を見直したい
- Excelの代わりとなるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、Excel管理を続けるべきではない理由と脱Excel後に乗り換えるべきツールがわかります。
目次
Excel管理をやめるべき理由3選
ここでは、Excel管理をやめるべき理由を3つ解説します。業務の停滞を招きかねないので、Excel管理を続けている企業は以下の理由を確認し、対策を検討しましょう。
業務がブラックボックス化する
1つ目の理由は、業務がブラックボックス化するからです。
複雑なマクロを使用してExcel管理されると、担当者しか理解できない状況に陥り、業務の進行状況がブラックボックス化してしまいます。さらに、担当者が休職・退職したときは、設定されたマクロを誰も理解できず、Excelファイルが使用できなくなります。
また、業務がブラックボックス化すれば、担当者が業務の状況を確認する手間が無駄に発生してしまいます。したがって、脱Excel管理に取り組み、ブラックボックス化を防ぎましょう。
管理が煩雑になる
2つ目の理由は、管理が煩雑になってしまうからです。
Excelでデータ管理すると、ファイル数が膨大になり、各社員のパソコンにファイルが点在してしまうので管理が煩雑になります。点在している大量のファイルから必要な情報を見つけるには時間がかかるので、業務の効率を下げてしまうのです。
Excelファイルが分かれると情報も分散し、必要な内容が見つからない事態になりかねません。したがって、「同ファイル内でシートを使い分ける」「バージョンをファイル名に記載する」といった工夫が必要です。
データ量が多いと重くなる
3つ目の理由は、データ量が多いと重くなるからです。
管理する情報が増えればデータの容量が増えるので、長期間ファイルに記録を残し続けると重くなってしまいます。そのため、Excelを業務のメインツールで使用している場合、動作が少し遅くなるだけで作業効率は落ち、ストレスが溜まります。
また、複雑な関数を使用して管理する場合も動作が重くなりやすいのです。そこで、脱Excelしてデータの保存先を「クラウドサーバに保存されるツール」に移行すると、パソコン本体が重くなる事態を予防できます。
脱Excel管理のメリット3選
ここからは、脱Excel管理のメリットを3つ解説します。脱Excel化を行った企業は、以下の3つが浸透しています。
属人化が解消される
1つ目のメリットは、属人化が解消されることです。
脱Excelして情報管理に役立つツールを導入すれば「マクロ設定が原因で担当者しか理解できない状況」を避けられます。また、誰もが必要な情報にアクセスできるため、担当者が退職・異動したとしても、他の社員への引き継ぎの負担が減るのです。
さらに、全てのファイルを任意のメンバーで常に共有できるので、社員それぞれがファイルを個人管理することもなくなり、「最新のファイルがどれかわからない事態」に陥りません。
必要な情報へのアクセス性の向上
2つ目のメリットは、必要な情報へのアクセス性が向上することです。
Excel管理をやめれば、これまで社内に散在していた大量のファイルの一元管理が可能となります。そのため、ファイルを探す手間が省け、必要な情報へのアクセス性が向上します。
また、Excelの場合、ファイルの中身を確認するためにわざわざファイルを開かなければなりません。しかし、 Excelの代わりに情報管理に役立つツールを導入すれば、一目でファイルの内容が確認できます。
情報共有が簡単になる
3つ目のメリットは、情報共有が簡単になることです。
Excelで情報共有をする際は、「ファイルの作成」→「メールの共有」→「ファイルを開いて確認」という手間がかかります。しかし、脱Excelを行い、「ナレカン」のような直接文字やデータを残せるツールを導入すれば、情報共有にかかる手間が大幅に省けます。
また、Excelでの情報共有では、ファイル内容の変更があってもリアルタイムでは更新されません。しかし、ExcelではなくITツールを利用すれば、共有の手間がかかる煩わしさがなくなります。
エクセル管理から脱却する3つのタイミング
以下では、エクセル管理からの脱却を考えるべきタイミングを3つ紹介します。以下の状況に当てはまっている場合は、エクセルからの移行を検討しましょう。
業務量が増えてきたとき
脱却するべきタイミングの1つ目は、業務量が増えてきたときです。
業務量の増加に伴い、扱うデータが増えることでファイルが重くなり、業務効率が低下することがあります。また、ファイルの数が増えた結果、必要なファイルがどこにあるか分からなくなる恐れがあるのです。
以上のように、業務量が増えてきたタイミングでは生産性が低下する恐れがあるため、エクセル管理からの脱却を検討すべきです。
リモートワークを導入したとき
脱却するべきタイミングの2つ目は、リモートワークを導入したときです。
リモートワークでは、不明点をすぐに他の社員に聞けないことが多く、業務の停滞につながる恐れがあります。そこで、誰でも自分で疑問を解消できるよう、マニュアルを整備することが重要です。
ただし、社員が必要な情報をすぐに見つけられるよう、わかりやすく管理しましょう。たとえば、欲しい情報を即座に取り出せるツール「ナレカン」なら、参照したいマニュアルにすぐにたどりつけるため、リモートワークでも確実に不明点を解消できます。
人的ミスが頻発してきたとき
脱却するべきタイミングの3つ目は、人的ミスが頻発してきたときです。
人的ミスは個人の能力による場合もありますが、Excelの操作が分かりづらいことや属人化された管理方法が根本的な原因になっているケースも少なくありません。そこで、より直感的に操作でき、作業ミスを構造的に防げるツールへの移行の検討が重要です。
以上のように、人的ミスが増えてきたと感じたら、単なる「注意不足」の問題だけにせず、業務フローを見直しましょう。
Excelからの移行先として最適なITツール
ここからは、Excelからの移行先として最適なITツールを解説します。
Excelファイルで情報を管理すると、「ファイル管理が煩雑になる」「データ量が多いと重くなる」などの問題が発生します。そのため、簡単に情報をまとめられるうえに、データが増えても重くならないツールに移行しましょう。
また「社内の全員が使いこなせるか」を重視してツールを選ぶ必要があります。なぜなら、操作が複雑なツールは教育コストが発生するうえ、ツールを十分に使いこなせず、かえって非効率的になってしまうからです。
結論、Excelの移行先として最適なのは、ITに詳しくない人でも使えて、社内の情報をまとめて管理できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、「記事」にテキストのほかに画像やファイルを添付できるうえ、メールを使える方なら迷わず使いこなせるほど操作が簡単です。そのため、全社員がナレッジを“自然に”共有する文化が根付きます。
最も簡単に社内の情報共有・管理ができるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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エクセル管理から脱却するためのステップ
以下では、エクセル管理から脱却するときの具体的なステップを説明します。ツールを社内に浸透させたい人は以下のステップを踏むようにしましょう。
（1）現状の管理業務を棚卸しする
まず、現状の管理業務を棚卸ししましょう。
Excelはどういった用途で利用しているのか、Excelに蓄積されているデータはどれくらいかなどを洗い出します。とくに必要な機能がなにかを分析しておくと、移行先を選ぶときの参考になり便利です。
以上のように、棚卸をすることで、現状のExcelの利用状況が分かるので、以降のステップにも役立ちます。
（2）業務に合ったツールを選ぶ
次に、自社の業務に合ったツールを選びましょう。
現在のExcelの利用状況から、自社に必要な機能を挙げ、機能に過不足のないツールを利用しましょう。とくに、多機能すぎると、使いこなせない場合があるので、注意が必要です。
また、どのような業務でも、ナレッジを一元化し、情報が属人化しないようにすることが大切です。そのため、担当者が変わっても、使い続けられるツールを選びましょう。
（3）移行期間を設ける
最後に、Excelから新しいツールに乗り換えるときには、移行期間を設けましょう。
新しいツールを突然使い始めるのは困難で、トラブルが発生する恐れがあります。そのため、移行期間を設けて、段階的に新しいツールに乗り換えられるようにしましょう。
このようなステップを踏むことで、Excelからスムーズに移行し、新しいツールを長期的に運用することができます。
Excel管理をやめるべき理由とメリットまとめ
これまで、Excel管理をやめるべき理由やメリットを中心にご紹介しました。
Excel管理をやめるべき理由として「業務のブラックボックス化・管理の煩雑化・データ量の増加」の3つが挙げられます。また、脱Excelすることで、情報へのアクセス性が向上し、情報共有も簡単になるのです。
ただし、Excelから脱却する場合、新しい情報管理ツールの導入が必要となりますが、多機能なツールを導入してもITに詳しくない社員は使いこなせません。そこで、誰でも使いこなせるツールを導入しましょう。
したがって、Excelの移行先として導入するべきなのは、誰でも簡単に社内のナレッジを共有・管理できるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、Excelからの脱却を実現しましょう。
