文書管理とは？電子化のメリットや文書管理ツールを選ぶポイントを紹介
契約書や請求書、企業情報や自社ノウハウなどが記載された機密文書まで、業務上発生する書類はすべて適切に管理する必要があります。これらの文書を社内で管理することを「文書管理」と呼びます。
従来の文書管理では紙の文書も取り扱われていましたが、今日では、スマートフォンやクラウドサービスの普及により、データ化された文書の管理も含まれます。適切な文書管理をすると、情報漏えいなどのリスク削減はもちろん業務効率化につながります。
しかし、文書管理への理解が社内に浸透しておらず「適切な文書管理ができる環境づくりの方法が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、文書管理の概要や電子化のメリット、おすすめのツールを中心にご紹介します。
- 社内文書・図面が点在しており、管理方法を改善したい
- 自社にあった文書管理方法を知りたい
- 最適な文書管理方法を導入して、業務を効率化したい
という担当者の方は、この記事を参考にすることで自社に最適な文書管理ツールを導入でき、トラブルのリスクを大幅に削減できます。
目次
文書管理の概要
ここでは、文書管理の意味と法人における文書管理の重要性を解説します。文書管理の概要を理解し、自社の社員に目的を周知させましょう。
文書管理とは？
文書管理とは「契約書や顧客情報、法人の財務諸表などの文書を管理すること」です。
単純に、文書を保管するだけではなく、必要なときに素早く取り出せる状態が適切な「文書管理」です。そのため、さまざまな種類の文書を一元管理し、最適な廃棄サイクルで整理することが重要です。
今日では、PDFやExcelなどの電子文書が一般化しており、管理コストを下げながら検索性の向上に成功している企業もあります。
また、個人で保管している文書のなかには、業務効率化に貢献するノウハウを含む情報が紛れているケースも多いです。したがって、文書は個人管理ではなく社内で共有して、会社の資産とすることも目的とされています。
文書管理の重要性
文書管理が適切にできていなければ、情報漏えいや作業効率の低下を招くリスクがあります。たとえば下記のような問題が起こります。
- 業務効率化に貢献するノウハウが共有されず、情報が有効活用できていない
- 適切な整理がされておらず文書が分散し、必要な情報を見つけるのに時間がかかる
- データや文書の所在が明確でないため、機密情報の紛失や漏えいのリスクが伴う
これらの問題を防ぐため、社内で文書管理の方法とルールをあらかじめ設定しておくことが必要です。
また、膨大なデータから必要な文書を探し出すには「ナレカン」のような文書管理ツールを用いた「キーワード検索機能」の活用がおすすめです。キーワード検索機能があれば、個人の検索スキルを問わず、誰でも簡単に必要な文書を見つけられます。
文書の保存期間
文書管理では、とくに保存期間に注意しなければなりません。法律で保存期間が定められている「法定保存文書」は会社の運営に関わる重要な文書が該当するため、適切に保管する必要があります。
たとえば、「法定保存文書」には下記のような文書があります。
- 1年から3年保存が必要な文書
- 5年から10年保存が必要な文書
・休暇届、欠勤願(1年)
・健康保険・厚生年金保険に関する書類(2年)
・労働者名簿、社員出勤簿、退職(3年)
・監査報告・会計監査報告(5年)
・源泉徴収簿(7年)
・貸借対照表・損益計算書(10年)
また、下記の文書はその特性上「法定保存文書」とは別に永久保存が必要です。
- 永久保存が必要な文書
・定款、株主名簿、新株予約権原簿、端株原簿、社債原簿、株券喪失登録簿
・登記済証（権利証）など登記・訴訟関係書類
・社報、社内報、重要刊行物
文書ごとの期限を明確にすれば、現場担当者が文書の処理に迷うことがありません。法人として公的なルールを遵守した運用を徹底しましょう。
文書管理における3つのメリット
文書管理をするメリットは以下の3つが挙げられます。
- 業務効率化が実現可能
- リスクマネジメントできる
- 顧客満足度が向上する
適切な文書管理がされていれば、誰でも、必要なときにすぐ情報を振り返れるようになります。そのため、「情報を探すのにかかる時間」を削減でき、結果として業務の質やスピードの改善が見込めます。
アクセス制限をかけられるようになり、文書の持ち出しや改ざんを未然に防止できます。したがって、社内の機密文書の紛失や漏えいのリスクを抑えられるのです。
必要な社内情報へのアクセス性が高まると、顧客からの問い合わせに素早く対応できるようになります。
このように、文書管理により業務における無駄な時間を削減できるのです。とくに、ほかのメンバーが保管していた文書へアクセスしやすくなったことで、進捗確認など業務にかかる工数を削減できる点もメリットのひとつです。
文書管理の3つの方法
データ化された文書を管理するには、3つの手法があります。それぞれのメリット・デメリットがあるため、自社の環境に合わせて最適な手法を選びましょう。
（1）ワリツケ式
ワリツケ式は、文書管理を担当する部署が、全社統一的に作成する分類方法です。トップダウン方式で分類するのが特徴です。
総務部などの管理部署が、文書を「大分類＞中分類＞小分類」に振り分け、各部署はそれに従い文書を管理します。メリットとしては、ひとつの部署が文書管理を調整しているため、迅速にフォルダの分類・管理が可能です。
一方、デメリットとしては、現場・個人単位でしか認識できない各分類に当てはまらない文書が生じた場合、総務部が決定した文書管理ルールが形骸化する場合があります。
したがって、ワリツケ式で運用する場合には、実務の担当者の意見に耳を傾け、ルールに反映させていくことが求められます。
（2）ツミアゲ式
ツミアゲ式は、実務担当者自身が文書を分類し、文書管理のルールを決める方法です。
「小分類＞中分類＞大分類」の形式で、各部署の意見が反映された形でフォルダを作成します。現場が管理ルールを決めるため、それぞれの業務に合った方法を採用できるのがメリットです。
一方、デメリットは、既存の書類をすべて確認しながら文書を分類する必要がある点です。そのため、ルール策定後は部署内外にルールを共有しなければならず、運用の開始に時間を要してしまいます。
このように、ツミアゲ式で運用する場合には、社内ルールの承認フローを改善し、運用開始までの時間を短縮する必要があります。
（3）ハイブリッド式
ワリツケ式、ツミアゲ式のメリットを採用した「電子文書の管理方法」です。
一定の階層の分類までは「ワリツケ式」を、細かい分類は現場の声を活かした「ツミアゲ式」を取り入れます。結果として、2つの方法のメリットを踏まえた最適な文書管理が実現できるのです。
たとえば、3〜4階層ほどに分類して上の2階層はワリツケ式、下の2階層はツミアゲ式で整理するとスムーズです。下の2階層である程度自由に分類しても、上位階層で統制できているため文書を探すのに苦労しません。
文書管理を改善させる3つのコツ
以下では、文書管理の運用を改善させる3つのコツをご紹介します。ご紹介するコツを自社の文書管理に反映することで、失敗しない文書管理ができます。
- 文書の保存場所を明確にする
- 文書の保管期間を明確にする
- 文書管理ツールを活用する
事前に文書の保存場所を明確にしてルール化することで、文書管理における社員の認識のずれを未然に防止できます。ただし、保管場所が複数あると混乱するため、最小限に抑えましょう。
文書の保存期間を明確にすると古い文書が残り続けることがなくなり、文書管理がしやすくなります。
文書管理ツールを活用すると社内情報をインターネット上に保存できます。そのため、場所を問わずアクセスできるようになり、業務効率化に貢献するのです。
このように、場所や期間、保存媒体を定めておけば、文書へのアクセス性が向上し、スムーズな文書管理が実現可能です。
【自社は大丈夫？】文書の電子化が必須である理由
文書の保存方法には紙と電子の2種類があります。紙で文書を保存するデメリットは以下の3つです。
- 紙や印刷にコストがかかり続ける
- 社内に文書の保存場所を用意しなければならない
- 経年劣化によって、情報が見づらくなる
- 会社保管になるので、リモートワークが浸透しない
このように、紙で文書管理をするだけで多くのコストがかかります。とくに、印刷代に関しては文書の作成だけでなく修正にもかかるため、放っておくべきではありません。
したがって、文書の電子化は最優先にすべきであり、電子化した文書を管理するためには文書管理ツールが必須です。文書管理ツールを利用すると「必要な文書をすぐに見つけられる」「紙の文書に比べ紛失のリスクが低い」などのメリットが得られます。
文書管理の負担を軽減するおすすめのツール
以下では、文書管理の負担を軽減するおすすめのツールをご紹介します。
社内文書を適切に管理していくには、「一つの文書管理ツールで完結すること」が重要です。複数のツールを導入したり、社内の部門ごとに異なるツールを利用すると、どの情報がどこに保管されているのかが分からなくなり、かえって業務効率化が低下します。
そのため、、社内のあらゆる情報を一元管理できるツールを利用しましょう。ただし、膨大な情報を一つのツールで管理すると、ツール内で情報を探すのに手間がかかる場合があるので、「高精度な検索機能」が備わっているツールを選びましょう。
結論、文書管理に導入すべきツールは、社内のナレッジを「一元管理」し、「超高精度検索」によって欲しい情報にすぐにアクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、テキストや画像を含むあらゆる集約できるうえ、超高精度の「キーワード検索」を使えば、該当の文書を探すのに一切の手間がありません。また、ナレカンAIでは、画像データの要約もできるので、紙媒体の情報もすべて管理できる仕組みをつくれます。
必要な文書をすぐに探し出せるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
文書管理ツールの4つのメリット
文書管理ツールを導入すれば、従来の社内サーバーにおける管理方法に対して生産性を向上させるメリットが多くあります。ここでは、代表的な4つのメリットをご紹介します。
（1）必要な文書がすぐに見つかる
必要な文書がすぐに見つけられる点は、文書管理ツールの大きなメリットです。
文書ごとにフォルダやタグなどでカテゴリー分けができ、and検索・指定検索など検索手段が豊富なため、必要な文書を見つけやすいメリットがあります。
また、インターネット上にデータを保存する特性上、場所を問わず、PC・スマートフォン・タブレットからアクセスできるのです。したがって、移動中や顧客先、出張などの外出先でも社内と同じように仕事ができるのです。
以上のように、データが属人化することもなく文書の保管場所も明確になるため、文書を探すためにほかのメンバーに連絡を取る必要もなくなるのです。
（2）文書ごとに閲覧制限を設定できる
文書管理ツールでは、アカウントごとに文書の閲覧・編集権限を設定できます。
個人情報や機密情報など社外に流出してはいけない情報を含む文書に対して、アクセスできるメンバーを制限して情報漏えいのリスクを低減できるのです。
また、ツールによっては各アカウントがツール内で行動したログをすべて監視できる機能を持つものもあります。仮に、情報漏えいが発生しても、ログをたどれば原因を早急に解明できるのです。
（3）バックアップを取得できる
バックアップを取得できることもツールを導入するメリットの1つです。
ツールに保存した文書データは、インターネットを通して世界中のデータセンターに保管され、自然災害などのリスクに備えて定期的にバックアップが取られています。そのため、必要に応じていつでも情報を復元できるのです。
また、なかには編集履歴を確認したり、編集前の情報に復元したりできる「ナレカン」のようなツールであれば、ITに不慣れな方も安心して使えます。
（4）文書の更新・削除が簡単にできる
文書管理ツールでは紙文書管理に比べて、データの更新・削除が容易です。
ツール上で更新・削除ができるので、わざわざ該当の文書を探すなどの無駄な手間が省けます。たとえば、社員の提出文書に誤りを発見したために印刷し直したり、文書廃棄の際にはシュレッダーにかけたりする必要がなくなるのです
ツールによっては、任意のタイミングで文書を完全に削除する機能を備えているので、情報を整理していくのに最適です。
文書管理ツールを選ぶ3つのポイント
自社の目的や環境に合わないツールを選ぶと、現場に浸透せず導入が失敗してしまう可能性があります。以下では、文書管理ツールの導入前に確認すべき3つのポイントをご紹介します。
（1）強度なセキュリティであるか
機密文書も管理できるような、強度なセキュリティを備えたツールを選定しましょう。
「ISMS」などの国際基準のセキュリティ資格を取得している、またすべての通信・情報が暗号化される機能があるツールは、セキュリティ基準を満たしていると言えます。
そのほか、必要に応じてアカウントの二段階認証やシングルサインオン、IPアドレスの制限機能などを利用できると安心できます。
このように、ツールのセキュリティを確認するときには、機能面だけではなく国際基準のセキュリティ資格を有しているかまで確認しましょう。
（2）保存できる容量に過不足がないか
保存できる容量に過不足がないかも、重要な選定ポイントのひとつです。
ツールに保存できる容量はプランに応じて異なるケースが多いですが、コストを抑えるため必要に応じて容量を増加していけるものがおすすめです。
たとえば、将来を見据えて初めから大容量のプランを契約しても、容量が余っていた場合は無駄なコストとなります。逆に、コストを減らそうと容量が少ないプランを無理に契約すると、文書を保存するたびに文書を削除する手間がかかります。
このように、容量が多すぎても少なすぎても問題につながるため、自社に必要な容量を見極めてツールとプランを選びましょう。
（3）サポート体制が充実しているか
ツールは全社で運用するので、誰でも簡単に使えるものでなければなりません。
一度でもITツールの導入に失敗すると、以降のシステム導入に対して大きな抵抗感が生まれて文書の電子化が大幅に遅れる危険性があります。しかし、組織の根本的な仕組みを変えていく場合、一朝一夕では上手くいかない可能性がある点を考慮しておくべきです。
とくに、企業規模の大きい会社ほど、社内にツールが定着するのには時間と手間がかかります。そこで、ツールの導入から定着するまでを手厚くサポートしてくれる「ナレカン」のようなツールを導入すれば、担当者の負担を最小限に抑えられるのでおすすめです。
スムーズに文書管理ツールを導入するためのコツ
ここでは、文書管理ツールを社内にスムーズに導入するためのコツをご紹介します。
運用計画を立てる
文書管理ツールを導入する前に、まず運用計画をしっかりと立てておくと、導入もスムーズにできます。
事前に文書の分類や文書管理に関する業務の洗い出しをして運用計画を立てると、ツールに必要な機能が明確になり、自社に最適なツールを選べます。本当に必要なツールを導入すれば、「せっかく導入したのに誰もツールを使わない」といった事態も防げるのです。
加えて、全社共通の運用ルールも事前に決めておくのも、スムーズな導入につながります。
全社共通のツールを導入する
全社共通のツールを導入するのも、スムーズな導入のコツの一つです。
社内の文書の中には、一つの部門だけでなく他の部門にも必要な情報を含むものも多くあります。そこで、社内全体で同じツールで文書を管理すれば、情文書を探す目的でほかのメンバーに連絡を取る必要がなくなります。
また、複数のツールを導入するよりも、一つに絞った方が金銭的コストも抑えられます。
文書管理の概要と運用のコツまとめ
ここまで、文書管理の概要や電子化のメリット、おすすめツール、選定ポイントを中心にご紹介しました。
離れた拠点同士でも同じ文書を共有できる「文書管理ツール」があれば、全社でデータを一元管理できます。つまり、文書管理の属人化が解消され、文書の紛失や改変を防げるのです。
ただし、セキュリティ性や保管容量が十分に備わっており、サポート体制が整ったツールでなければ、継続的な活用は困難です。そのため、必要な機能に過不足がなく、運用サポートが手厚い文書管理ツールが最適です。
結論、文書管理のために導入すべきなのは、あらゆる社内情報を一元管理できて、長期的な運用を実現できるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で文書を電子化して効率的な文書管理を実現しましょう。
