【イライラ解消】長い会議の原因と対策を解説！おすすめのツールも紹介
新たなアイデアを出し合ったり、議論を深めたりする会議は、企業が成長していくうえで必要不可欠です。一方で、長時間の会議は参加メンバーの業務時間を削り、会社全体の生産性を下げる恐れがあるので、避けなければなりません。
しかし、「短時間で結論がまとまらず、会議が長引いてしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、長い会議の原因や対策方法を中心に解説します。
- 会議が長いが解決策が分からない
- 会議に最適な時間を教えてほしい
- 長い会議を効率化するおすすめツールを知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、会議時間を短縮して、より効率的に議論を深める方法が分かります。
目次
会議が長くなる4つの原因
以下では、会議が長引いてしまう4つの原因を解説します。長い会議で生産性を下げないために、原因を確認しましょう。（1）参加人数が多すぎる
会議が長くなる原因の1つ目は、参加人数が多すぎることです。
会議に参加するメンバーが多ければ、その分さまざまな意見がでてくるので、結論をまとめるのに時間がかかってしまいます。
また、参加メンバーが多いと議論が活性化すると考えられるかもしれませんが、特定の人だけが発言しているケースも多いです。したがって、発言しないメンバーにとっては、「他のタスクに費やせたはずの無駄な時間」が生まれてしまいます。
そのため、会議には必要な人だけを呼びましょう。また、どうしても参加人数が多くなる場合は、「部門ごとに意見をまとめて代表者が発表する」などの事前準備を徹底するべきです。
（2）無駄な会議を開催している
会議が長くなる原因の2つ目は、無駄な会議を開催していることです。
重要性が低い会議が乱立すると、本来業務に割く時間が会議に圧迫されてしまいます。重要性が低い会議の例としては、「売上報告や連絡事項の確認のみをおこなう会議」が挙げられます。
結論、顔を突き合わせて議論する必要のない場合は、文面で情報共有をして、個々人が確認するようにしましょう。その際に、メールを使うと必要な情報が流れてしまうため、「ナレカン」のような情報を残しやすいツールを使うべきです。
（3）タイムスケジュールが曖昧
会議が長くなる原因の3つ目は、タイムスケジュールが曖昧になっている点です。
会議の終了時刻を明確にしていなければ、結論が出るまで話し合いを続けてしまいます。また、議題ごとに時間の目安がないと、ひとつの議題に対して必要以上に時間がかかり、他の議題を十分に検討できないこともあるのです。
したがって、事前に会議のタイムスケジュールを作成して、メンバー内で共有しておきましょう。タイムスケジュールに沿って進行できれば、終了時刻に会議を終えられるので、各メンバーの本来の業務へ支障をきたしません。
（4）会議の目的とゴールを設定していない
会議が長くなる最後の原因は、会議の目的とゴールを設定していない点です。
会議の目的は「なぜこの会議を開くのか」という理由であり、ゴールは「この会議で何を決めるのか」という具体的な目標です。目的が不明確だと議論の方向性が見えず、ゴールが定まっていないと時間だけが過ぎてしまいます。その結果、得たかった成果が得られないといった事態に陥ってしまいます。
したがって、会議が長引くのを防ぐためには、会議の目的とゴールを明確に設定し、事前に参加者全員に共有することが不可欠です。その結果、議論の焦点が定まり、時間内に具体的な成果を出すことが可能になります。
長い会議を防ぐための対策4選
以下では、会議を長引かせないための解決策を4つ紹介します。会議時間の無駄を減らすために、必ず確認しましょう。（1）会議の目的を明確にする
会議を長引かせないための解決策の1つ目は、会議の目的を明確にすることです。
会議で「最終的に何を決めるのか」が不明確だと、参加者は出席する意義を見出せず、会議を退屈に感じやすくなります。また、会議の目的が分からないままでは、意見やアイデアを持ちづらいため、活発な意見交換の場とはなりません。
したがって、事前に「会議の目的やゴールを記したアジェンダや資料」を共有しておく必要があります。前もって会議のゴールを把握できれば、疑問点や自身の意見などを事前に準備して会議に臨めるのです。
とくに、効率的で活発な会議ができている組織は、「ナレカン」のような検索性に優れた情報共有ツールを使って、会議に必要な資料を共有しています。
（2）リモートで会議をする
会議を長引かせないための解決策の2つ目は、リモートで会議をすることです。
リモート会議をすれば、移動や資料印刷にかかる時間の短縮が可能になります。また、リモート会議は場所を選ばないため、隙間の時間に入れやすく、業務時間を効率的に使えるのです。
このように、対面会議を減らして「時間や場所の柔軟性が高いリモート会議」を取り入れることで、会議の前後にかかる時間を短縮できます。
（3）事前に資料を共有する
会議を長引かせないための解決策の3つ目は、事前に資料を共有することです。
全メンバーに会議内容への理解を深めてもらうには、会議資料が欠かせません。しかし、何枚もの資料を作成すると、資料説明に時間がかるうえ、聞き手側も情報が多すぎて処理しきれなくなってしまうのです。また、紙の資料は共有しづらく、印刷に手間がかかります。
そのため、重要なポイントを簡潔にまとめた会議資料を、ツールを使ってデジタルで共有する必要があるのです。
（4）終了時間を決めておく
会議を長引かせないための解決策の4つ目は、終了時間を決めておくことです。
開始時間と合わせて終了時間を設定し、定時内での終了を意識しましょう。終了時間を設定することで、会議のタイムスケジュールも定まり、話し合うべき事項の優先順位も明確になるため、スムーズに会議を進行することができます。
また、終了時間を決めたら、ファシリテーターが時間を見て会議を進め、原則として延長は避ける必要があります。時間内で結論を出す習慣をつけるようにしましょう。
会議に最適な時間とは
会議では、長時間を費やせば良い意見やアイデアが出てくるわけではありません。そこで、会議をする際は、最適な時間帯や長さを意識してみましょう。
一般的に、会議は午前中に行うのが効果的だと言われています。株式会社Biz Hitsが全国の男女500人を対象に「仕事の効率が上がる時間帯に関する意識調査」を実施したところ、 66.6%が「午前中が最も仕事の効率が上がる」と回答しました。
また、重大な議題を扱うために会議が2時間以上行われる場合もありますが、人が集中力を持続できるのは最大で90分である点に注意する必要があります。
結論として、会議はメンバーの仕事の効率が上がりやすい時間帯の「午前中」に、90分以内でおこないましょう。
【長い会議にサヨナラ】会議時間の短縮を実現する方法とは
以下では、会議時間の短縮を実現する方法を紹介します。
会議の時間を有効活用するには、何よりも「会議前の準備」が重要です。部門や部署内で会議に関連する情報を事前に共有することで、会議そのものの時間を短縮し、本来の業務に集中できるようになります。
そこで、会議の情報・資料をまとめて管理し、共有できる「ITツール」を活用して、スムーズな情報共有を実現しましょう。ただし、会議の資料などには機密性の高い情報が含まれる場合もあるため、誰がどの情報にアクセスできるかを細かく設定できるツールを選ぶことが大切です。
結論、会議時間の短縮のためには、「記事機能」により資料を瞬時に共有でき、ファイルやフォルダごとに「アクセス権限設定」が可能なツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、会議の情報を簡単にまとめて共有できるだけでなく、「ファイル要約機能」を使えば、会議議事録の要点を自動でまとめられます。また、役職や部署、ユーザーに合わせてアクセスできる情報を設定できるため、安全に会議の資料を保管・運用することが可能です。
最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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無駄に長い会議で起こる3つの悪影響
ここでは、「無駄に長い会議で起こる、3つの悪影響」について説明します。会議が無駄に長いと、以下のような悪影響があるのです。
（1）労働時間が長くなる
悪影響の1つ目に、会議が無駄に長いと労働時間も長くなるリスクがあります。
なぜなら、会議のために業務時間を削らなければならないので、時間内に仕事が終わらなくなるのです。さらに、長時間労働によってワークライフバランスが崩れて、メンバーの精神的疲労にも繋がってしまいます。
そのため、会議に割り当てられる時間が増えるほど、会議以外の業務に支障をきたすという認識をもつことが重要です。
（2）人件費が増加する
悪影響の2つ目に、会議の時間が長いと、人件費の増加につながることが挙げられます。
なぜなら、会議に多くの時間が奪われると残業や休日出勤が増えるので、そのぶんの手当が必要になるからです。また、労働基準法37条は以下のように定めています。
労働時間を延長し、又は休日に労働させた場合においては、その時間又はその日の労働については、通常の労働時間又は労働日の賃金の計算額の二割五分以上五割以下の範囲内でそれぞれ政令で定める率以上の率で計算した割増賃金を支払わなければならない
このように、無駄に会議が長いと企業は多くの人件費を負担しなければならないのです。
（3）生産性が低下する
悪影響の3つ目に、長時間の会議によって社内全体の生産性が低下する点があります。
長時間の会議は、集中力低下やストレスの要因になり、メンバーの会議への参加意欲は低下します。したがって、自身の意見を持たない・資料に目を通していないメンバーが増えて、議論が深まらず生産性の低い会議となるのです。
また、会議への拘束時間が長いほど本来業務に使える時間が減るので、「納期が遅れる」「タスクが終わらない」などの問題が起こり、社内全体の生産性の低下にもつながります。
長時間の会議による原因や対策まとめ
ここまで、会議が長くなる原因や対策を中心に解説しました。
会議が長くなる主な原因は、「目的やゴール」「終了時間」「参加人数」が明確でないことにあります。会議に対する準備不足により、議論がまとまらず、無駄な時間が増えてしまうのです。
そのため、会議の効率を高めるには、事前に資料や情報を共有し、参加者間の認識をそろえておくことが不可欠です。なぜなら、議論に集中できる時間を確保することで、短時間でも結論を導き出しやすくなるからです。
したがって、自社で導入すべきなのは社内の会議資料や情報を一元管理でき、AIを活用し瞬時に必要な資料や情報にアクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、長い会議の悩みを解消しましょう。
