会議の効率化を狙うと逆効果？適切な意思決定に繋げる方法を解説
働き方改革やテレワークの推進を受け、生産性の向上や労働時間の削減を目指し、会議の効率化を目指す企業が増えています。
しかし、未だに改善方法が分からず「会議に時間をとられるせいで残業時間が増えている」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議の質を高める鉄則や、会議改革の事例を中心に解説します。
- 1日の大半が会議で埋まり、本来やるべき業務が定時後に回っているマネージャー
- 特定の人だけが話す「不毛な会議」が続く現状に疲弊している進行役
- 「とりあえず参加」という形骸化した定例会議を削減したい組織改革担当者
上記に当てはまる方は今回の記事を参考にすると、情報を集約して会議での適切な意思決定に繋げる方法が分かります。
目次
なぜ「会議効率化」を掲げても残業は減らないのか？
単に「会議効率化」を掲げても、残業時間の削減には繋がりません。
会議を効率化しようとして資料を作りこんだり、アジェンダを精査したりしても、結局その時間が残業を増やしてしまいます。また、効率化の形だけを真似ても、意思決定の仕組みがなければ次回の会議に持ち越されてしまいます。
会議の手法を大幅に変えるのではなく、会議後のタスクに追われない仕組みを整えることが重要なのです。
会議の効率化を狙って「逆効果」になるケース
以下では、会議の効率化を狙った結果、かえって事態が悪化するケースを2つ紹介します。自社が以下の事項に当てはまっていないか確認しましょう。
多機能なツールを導入してしまう
1つ目は、多機能なツールを導入してしまうことです。
ITリテラシーには個人差があるため、多機能で操作が複雑なツールを導入すると、IT初心者は使いこなせません。その結果、ツールが現場に定着しなくなってしまうのです。
ITツールの導入を検討しているなら、操作がシンプルでIT初心者でもスムーズに使える「ナレカン」のようなツールを導入するべきです。
会議のルールが厳しすぎる
2つ目は、会議のルールが厳しすぎることです。
「アジェンダがない会議は中止」などの極端なルールがあると、部署間で共有しなければならない重要事項が伝えられなくなるリスクがあります。
また、会議中に発言するハードルが上がったり、会議に参加すること自体がストレスになったりします。マイナスな感情を抱いたまま会議に参加しても、良いアイデアは生まれないのです。
会議の質を向上させるための鉄則
以下では、会議の質を向上させるための鉄則について解説します。
完璧な議事録を作らない
1つ目は、完璧な議事録を作らないことです。
誰が何を言ったかを全て記録しても、それを後で見返す人はいません。議事録には「次に誰が何をすればよいか」を明記しましょう。
会議中に画面共有しながら箇条書きで要点をまとめ、会議後に文を少し整理してから、なるべく当日中に共有することが大切です。
情報の管理場所を1つにする
2つ目は、情報の管理場所を1つにすることです。
メールやチャットツール、紙のメモなどに情報が散在していると、会議中に情報を探すという無駄な時間が生まれてしまいます。そのため、会議中は情報共有や意思決定だけに時間を使うようにしましょう。
高精度の検索機能で必要な情報に即アクセスできる「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを導入すれば、必要な情報にすぐにたどり着けます。
【必見】情報を集約して適切な意思決定に繋げる方法
以下では、会議の質を高めるために不可欠である「情報を一箇所に集約し、適切な意思決定に繋げる手法」を紹介します。
会議中に「あの資料、誰のPCにあるんだっけ？」と人探しが始まったり、複数のフォルダを彷徨う時間が生じたりすると、議論が進みません。情報のありかを確認するためだけの時間は、組織からスピード感を奪い、機会損失を招くリスクがあります。
また、個人のPCやチャットツールのログ、共有フォルダに分散した情報を人力で管理し続けるのは、情報の属人化を加速させます。どれが最新で正しい情報なのかを疑いながら検索し続ける運用では、本来集中すべき議論がなおざりになります。
そこで重要なのが、高度な検索機能と一元管理の仕組みを備え、誰でも迷わず正解の情報にたどり着けるITツールを導入することです。膨大な資料から必要な回答を即座に導き出せるツールが、円滑な意思決定の鍵となります。
これらの条件に最も当てはまるツールが「ナレカン」です。ナレカンのAI検索は、蓄積された資料から内容を要約して回答し、参照元のファイルもワンクリックで直接確認できるため、誰でも迷わず最短ルートで必要な情報にアクセスできます。
最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
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ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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会議改革を実現した事例
ここでは、会議改革を実現した事例を紹介します。以下の事例を参考に対策を実行すれば、会議の無駄な時間を減らせる効果が期待できます。
トヨタ自動車株式会社
トヨタ自動車株式会社では、労働生産性を高めるため「会議は30分まで」と決められています。
会議時間を30分に制限することで、参加者は時間制約を意識して会議に臨むため、無駄話に費やす余裕がなくなります。そのため会議開始直後から本質的な議論ができ、スムーズに合意形成することが可能になります。
また同社では、会議でのムダな資料作成や根回しを禁止しています。このような徹底したムダの排除によって、会議での効率的な情報交換や合意形成を可能としているのです。
株式会社イノーバ
株式会社イノーバでは、会議終了後にアンケートを実施しています。
同社では、幹部向けに会議に対する評価アンケートを週次で配布し、会議の改善を促しています。11項目を5段階で評価することで、進行や準備が適切か見極めているのです。
アンケートは幹部だけでなく、ファシリテーターにも定期的に実施しています。
株式会社フューチャーゲート
株式会社フューチャーゲートでは、情報共有ツール「Stock」を導入し、会議の効率を高めています。
同社では元々、運用するECサイトの施策結果を蓄積するツールを探していました。そこで、Stockを導入したところノウハウが蓄積・共有しやすくなったうえ、社内会議の情報の記録もしやすくなり、あらゆる社内情報を一か所に集約できるようになりました。
このように、後から振り返りたい情報はITツールに記録すると、目的の情報を探しやすい体制を整えられます。
会議の質を高める鉄則まとめ
ここまで、会議の効率化が失敗するケースや会議の質を高めるための鉄則を中心に解説しました。
会議の効率化を狙って会議のルールを厳格に設定しすぎると、かえって会議での発言や会議に参加すること自体のハードルが高くなってしまいます。また、多機能なツールを導入しても現場には定着しません。
そこで、操作がシンプルで、IT初心者でも簡単に社内情報を蓄積できるITツールを導入しましょう。とくに、検索性の高いツールを活用すれば、一か所に集約した会議の関連情報から欲しい情報をすぐに取り出せるので、会議の準備時間も短縮できます。
したがって、自社で導入すべきなのは社内の情報を一元管理でき、瞬時に検索・共有できる機能が備わったツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、会議の効率化を実現しましょう。
