会議の効率化のコツやルールとは？事例やおすすめのツールも紹介
働き方改革やテレワークの推進を受け、生産性の向上や労働時間の削減を目指し、会議の効率化を目指す企業が増えています。
しかし、未だに改善方法が分からず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議を効率化できない原因や効率化するためのコツ、会議改革の事例を中心に解説します。
- 会議を効率化する方法が分からない
- 会議改革を実現した企業の例を知りたい
- 会議の効率化に最適なツールを教えてほしい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、会議を効率的に進められるようになるうえ、業務全体の効率化の実現にもつなげられます。
目次
会議の効率化が重視されている理由
会議の効率化が重視される理由として、時間的・金銭的コストの無駄を省く必要がある点が挙げられます。
長時間の会議が頻発すれば、メンバーの就業時間は削られ本業務の進捗が遅れてしまいます。就業時間内でやるべき仕事が完了しなければ残業代が発生するため、結果として時間的・金銭的コストが不必要にかさんでしまうのです。
したがって、一度に多くのメンバーの時間を拘束する会議は、とくに無駄な時間を短縮することが求められています。
会議の効率化ができない3つの原因
ここでは、会議の効率化ができない3つの原因を解説します。会議時間の短縮ができず悩む方は、自社が以下の原因に当てはまっていないか確かめましょう。
会議の目的があいまいになっている
会議を効率化できない原因のひとつとして、会議の目的があいまいになっている点が挙げられます。
会議を実施する明確な目的がなければ、参加者は会議に対して参加意義を見出せず、無駄な時間だと感じやすくなります。また、目的があいまいだと参加者が議論を深められず、会議時間が長引いたり結論が先延ばしになったりするのです。
したがって、限られた時間のなかで結論を下すには、事前に会議の目的やゴールを具体的に提示し、部署や部門内で共通認識をもつことが大切です。
終了時間に制限がない
会議の終了時間が曖昧になっており、効率化できないケースもあります。
明確に終了時刻が決まっておらず議論が冗長になれば、参加者の集中力を削ぎ深い議論ができず、会議の形骸化につながります。
さらに、各メンバーの業務時間を奪うため、別のタスクへ着手できません。結果として、メンバーの労働時間が長期化することにつながり、企業全体の生産性が低下してしまうのです。
参加人数を絞れていない
参加人数が絞れていない点も、会議の効率化を妨げる原因のひとつです。
会議への参加者が多いと、自身の意見を言いづらい雰囲気となったり、「誰かが発言してくれるだろう」と他人任せになったりします。そのため、ただ座って聞くだけのメンバーが増え、会議への参加意識も向上させられません。
また、メンバーの発言が活発な会議であっても、人数が多いために意見がまとまらない・話題が錯綜するなどのリスクがあります。したがって、決議までの工数がかかり会議に長時間費やす結果となってしまうのです。
会議を効率化するためのルール・ポイント5選
以下では、会議の生産性を高める方法について解説します。利益を伸ばしている企業は、以下の内容を実践して効率的な会議を進めているのです。
ポイント1｜事前に資料を配布する
まず、会議の生産性を高めるには事前資料を配布する必要があります。
参加メンバーに向けて、事前に会議の目的や議題、内容を明確に記したアジェンダや資料を配布すれば、会議に対して全員が共通認識を持った状態となります。したがって、一人ひとりが意見をまとめたり、疑問点を解消した状態で会議に臨めたりするので、すばやく本題に入れて活発な議論の場を構築できます。
ただし、資料が多すぎると要点が理解しにくく、資料の説明に時間を費やさなければならなくなるため、必要最低限な情報を簡潔にまとめるように意識しましょう。
ポイント2｜制限時間を定める
会議に制限時間を定めることも大切です。
事前に制限時間を設けておけば、議論すべき内容が複数あった場合でも時間配分の目安を立てられるので、会議が冗長になりません。また、制限時間が明確化していれば、時間内で会議を終わらせるためにメンバーが事前準備をするといった副次的効果も期待できるのです。
たとえば、トヨタ自動車株式会社では「会議は原則、30分で設定する」というルールを運用しています。このように、会議時間を短く設定することで、すぐに本題を議論できる仕組みを作れるのです。
ポイント3｜議事録を作成する
議事録を作成することも、会議を効率的に進めるには重要なポイントです。
議事録の作成は、会議の内容と決定事項を正確に認識し、適切に振り返るために不可欠です。また、以前に作成した議事録を事前に共有することで、要点や目的の把握ができるため、スムーズに会議を始められます。
ただし、会議から時間が経過すると記憶が曖昧になり、内容の抜け漏れが生じたり、重要な補足事項を効果的に伝えにくくなったりします。議事録は会議後、早急に作成し、関係者に共有しましょう。
ポイント4｜役割を決める
参加者の役割を決めることも会議の生産性を高めるには欠かせません。
会議における参加者の役割を決めていないと議論がスムーズに進まず、結論までたどり着かない事態が発生します。したがって、以下の基本的な4つの役割にあたるメンバーを事前に決めておきましょう。
- ファシリテーター
- プレゼンター
- 議長(意思決定者)
- 書記
ファシリテーターは、会議の進行役を担います。具体的には、参加者の発言を促す・アジェンダに沿って会議を進める・発言内容をまとめる、などの役割があります。
プレゼンターは、会議の議題について発表する役割を担います。また、担当する議題について参加者に理解してもらうための資料を作成し、配布します。
議長は決定権を持っており、議論の結果に対して結論を下す役割を担います。したがって、的確な判断力が必要です。
書記は会議で出た意見をホワイトボードに板書する・議事録をとる役割を担います。出た意見を誰もが見やすい字ですばやくメモしましょう。
基本的な役割を事前に割り当てておけば円滑に会議が進められます。
ポイント5｜ITツールを導入する
ITツールを導入し活用することも、会議の生産性を高める効果があります。
会議を円滑に進めるには、事前準備の段階で関連する情報や資料をまとめたり、メンバーに共有したりできる体制を整えることが欠かせません。そこで、ITツールを導入すれば「複数人で同時に確認」「メールで共有する手間を解消」できるので、会議の効率化につながるのです。
ただし、検索性の低いツールでは必要な情報を手に入れるのに、時間も手間もかかってしまいます。そこで、「ナレカン」のような社内の情報に瞬時にアクセスできる情報共有ツールを導入すれば、ストレスなく運用できるのです。
【必見】会議が効率化ができない悩みを解消するツール
以下では、会議の効率化ができない悩みを解消するツールを紹介します。
会議を効率化させるには、会議の目的や時間設定を明確にすることはもちろん、会議前後で共有すべき情報と会議で決める内容を定義し、適切に共有・管理することが求められます。そこで、会議情報を一括で管理・共有できる「ITツール」を活用し、効率的に情報共有をすべきです。
たとえば、「情報共有ツール」を使うと会議の資料を共有しやすく、過去の会議情報へもすぐに辿り着けるため探す手間が省けます。ただし、会議の議事録などには機密性の高い情報が含まれている場合もあるので、誰がどの情報にアクセスできるかを厳密に管理できるツールを使用しましょう。
結論、自社で導入すべきなのは、会議資料を瞬時に共有でき、ファイルやフォルダごとにアクセス権限を設定可能なツール「ナレカン」一択です。
ナレカンにはテキストはもちろん画像やファイルも残せるので、アジェンダや会議で使用したイメージ図や写真も記録することができます。また、役職やチーム、ユーザーに合わせてアクセスできる情報を設定できるため、安全に議事録を保管・運用することが可能です。
最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
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＜ナレカンの料金＞
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会議改革を実現した事例
ここでは、会議改革を実現した事例を紹介します。以下の事例を参考に対策を実行すれば、会議の無駄な時間を減らせる効果が期待できます。
トヨタ自動車株式会社
トヨタ自動車株式会社では、労働生産性を高めるため「会議は30分まで」と決められています。
会議時間を30分に制限することで、参加者は時間制約を意識して会議に臨むため、無駄話に費やす余裕がなくなります。そのため会議開始直後から本質的な議論ができ、スムーズに合意形成することが可能になります。
また同社では、会議でのムダな資料作成や根回しを禁止しています。このような徹底したムダの排除によって、会議での効率的な情報交換や合意形成を可能としているのです。
株式会社イノーバ
株式会社イノーバでは、会議終了後にアンケートを実施しています。
同社では、幹部向けに会議に対する評価アンケートを週次で配布し、会議の改善を促しています。11項目を5段階で評価することで、進行や準備が適切か見極めているのです。
アンケートは幹部だけでなく、ファシリテーターにも定期的に実施しています。
株式会社フューチャーゲート
株式会社フューチャーゲートでは、情報共有ツール「Stock」を導入し、会議の効率を高めています。
同社では元々、運用するECサイトの施策結果を蓄積するツールを探していました。そこで、Stockを導入したところノウハウが蓄積・共有しやすくなったうえ、社内会議の情報の記録もしやすくなり、あらゆる社内情報を一か所に集約できるようになりました。
このように、後から振り返りたい情報はITツールに記録すると、目的の情報を探しやすい体制を整えられます。
会議を効率化できない原因や効率化するためのコツまとめ
ここまで、会議を効率化できない原因や効率化するためのコツを中心に解説しました。
会議が非効率となる原因は、目的や時間・参加人数が適切に決まっていないことで、多くの無駄な時間が発生している点にあります。そのため、事前資料の配布、制限時間・役割の設定、ツールの導入によって無駄な情報共有の時間を削減しなければなりません。
そこで、情報共有ツールを活用すれば会議に関する業務がスムーズになるうえ、関連する情報が一か所に集約されるので、会議準備における作業効率も高められます。ただし、「欲しい情報がすぐに見つけられるツール」でなければ、過去の情報を探すために時間も手間もかかってしまいます。
したがって、自社で導入すべきなのは社内の情報を一元管理でき、瞬時に検索・共有できる機能が備わったツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、会議の効率化を実現しましょう。
