社内wikiの代表的な3つの失敗例とは？対策も紹介
社内wikiは、個人が持つ業務や会社に関する情報をひとつに集約できるため、属人化の防止や業務効率化に役立ちます。一方、目的やリスクなどを曖昧にしたまま社内wikiを運用すると、社内に浸透せず、導入に失敗するケースもあるので注意しなければなりません。
そのため、「社内wikiを導入したいが、効果的な運用方法がわからない」「社内wikiを運用しているものの、浸透せず困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内wikiの失敗例や対策におすすめのツールをご紹介します。
- 社内wikiの運用方法を把握したい
- 目的の情報に素早くアクセスできる環境を整えたい
- 社内wikiの運用に役立つツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、失敗のリスクを抑えながら効果的に社内wikiを選定、運用できるようになります。
目次
社内wikiとは
社内wikiとは、組織内で情報を共有・蓄積するためのシステムです。
ウィキペディアのように、社員がもつ知識や業務ノウハウ、ナレッジを投稿して一元管理できます。社内のメンバーであれば誰でも閲覧できるため、各自のタイミングで必要な情報を参照することが可能です。
このように、社内Wikiを活用することで疑問を迅速に解決でき、業務効率や生産性の向上が期待できます。また、情報の属人化を防ぎ、業務の引き継ぎもスムーズに進められるのです。
社内wikiの代表的な失敗例と対策
以下では、社内wikiの代表的な失敗例と対策を併せて解説します。スムーズに社内wikiを運用するためにも、導入後に想定されるトラブルと対策を事前に把握しておきましょう。
失敗例1｜社内wikiが浸透しない
社内wikiの代表的な失敗例1つ目は、社内に浸透せず利用されないケースです。
社内に浸透しない状態とは、「社内wikiを導入したは良いものの、情報が更新されない」「作成者以外が利用していない」といった状態を指します。
主な原因としては、「社内wikiの存在が周知されておらず、投稿のハードルが高い」「社内wikiのメリットを社員が理解していない」などが挙げられます。そこで、以下の2つの対策を実践してみましょう。
対策1｜運用管理者を決める
まずは、運用管理者を決めて、社内wikiの存在を周知・浸透させます。
社内wikiを新たな試みとして始める場合、管理者を中心に社内wiki運用の体制を整えなければなりません。たとえば、「ナレッジマネジメントの重要性を伝える」「情報共有に協力してくれた社員を評価する仕組みを構築する」といった取り組みが効果的です。
また、投稿された情報の必要性や更新日を確認し、必要に応じて訂正・更新を依頼する役割としても管理者は必要です。このように、管理者を中心に体制を整えることで、社内wikiの必要性が共有され、浸透につながります。
対策2｜投稿者にメリットを周知させる
次に、投稿者にとってのメリットを伝えることも重要です。
社内wikiは投稿すること自体が大きなハードルになるため、投稿に対するメリットを提示すると自発的な参加が望めます。たとえば、「投稿数の上位者ランキングの表示」「投稿したwikiの活用状況をリアクション機能で可視化し評価に反映する」といった方法です。
生産性向上などの会社全体へのメリットだけでなく、投稿者に焦点を当てたメリットを提示することで、wiki作成のモチベーションを引き出すのが大切です。
失敗例2｜情報が更新・蓄積されない
社内wikiの代表的な失敗例2つ目は、最新情報が更新・蓄積されないケースです。
掲載されている情報が古いままでは、活用する機会がないため浸透していきません。また、最新情報が書き換えられないまま蓄積されていた場合、閲覧者が誤認し社内で認識のズレが生じるリスクがあります。
したがって、社内wikiを有効活用するには、常に最新情報がアップデートされている必要があるのです。そこで、誰もが簡単に情報を更新し、正確に情報を蓄積できるよう、次の3つの対策を実施しましょう。
対策1｜ 投稿テンプレートを用意する
まず、テンプレートを利用し投稿を定型化する対策があります。
最新情報の投稿が滞ってしまう背景に、「どのように書き込めばよいかわからない」という悩みがあるからです。そこで、あらかじめ複数のテンプレートを準備し、wikiの種類によって使い分ける仕組みを整えることで、細かい構成を考える必要はなくなります。
また、テンプレートに沿って記載することで体裁が整えられるため、閲覧側にとっても見やすいwikiとなります。したがって、投稿テンプレートを用意して、誰もが社内wiki情報を簡単に書き込める環境をつくり、投稿へのハードルを下げましょう。
対策2｜ 情報の整理を徹底する
次に、最新情報を確実に蓄積するには、定期的な情報の整理が大切です。
社内wikiの書き込みが増えると情報が乱立したり、wikiの内容が重複したりします。その結果、「検索性が弱くなる」「情報の更新速度が追い付かなくなる」といった悪影響を及ぼしてしまうのです。
常に必要な情報のみが提供される状態にするためにも、「古い情報や活用されていないwikiは管理者に報告し削除する」などのルールを設けることで、情報を整理しやすくなります。
対策3｜ 投稿へのリアクションをする
最後に、新着の投稿に対して「いいね」や「スタンプ」などでリアクションする習慣を徹底してみましょう。
投稿への反応は社員のwiki作成のモチベーションになり、投稿した情報が見られ社内に貢献できたという良い雰囲気をつくりだせます。また、リアクションの大きさによって必要とされる情報の種類が明らかになるため、wiki作成の参考にもなります。
このような環境が構築されると、社員間で自発的に情報を共有し合うサイクルが生まれ、常に情報が更新される社内Wikiの運用が実現します。したがって、各投稿へのリアクションは欠かせません。
失敗例3｜社内wiki（ツール）が使いづらい
社内wikiの代表的な失敗例3つ目は、利用しているツールが使いづらいケースです。
操作性の悪いツールは、利用者にとってストレスとなり、wikiの作成や閲覧を妨げてしまいます。情報提供や編集作業に手間がかかるツールや、ITリテラシーの高い人向けのツールは、操作が複雑なので浸透しません。
そこで、「導入予定」または「既存の社内wikiを使いづらいと感じている」方は、以下の方法を取りましょう。
対策｜操作が簡単なツールを選ぶ
ツールを選ぶときには、「操作のしやすさ」が重要なポイントです。
操作が簡単なツールであれば誰でもすぐに使いこなせるため、社内wikiの利用も進み、教育コストの削減にもつながるのです。また、以下の機能が備わっているかも必ず確認しましょう。
- 充実した検索機能
- コメントやリアクションなど、情報を基点にしたコミュニケーション機能
- マルチデバイス対応（パソコンだけでなく、スマホやタブレットでも利用可能）
このような機能が備わっているツールを利用すると、情報の更新や補足が活発になり、wikiの活用による業務効率の向上も期待できます。たとえば、「ナレカン」であれば上記の機能が過不足なく備わっているうえ、簡単に使いこなせます。
【失敗しない】社内wikiを浸透させる運用するコツ3選
ここでは、失敗しない社内wikiの運用のコツを解説します。社内wikiの効果を十分に発揮させるためにも、以下のポイントを必ず押さえましょう。
（1）更新の負担を減らす
社内Wikiの運用のコツ1つ目は、更新の負担を減らすことです。
更新ルールが明確でないと「どんな内容を、いつ投稿すればよいかわからない」となり、更新が滞ってしまいます。そこで、「週1回は更新する」「業務で得た気づきを1つ共有する」など、実行しやすいルールを設けることで、心理的ハードルを下げられるのです。
また、テンプレートの活用も効果的です。構成や文体を一から考える必要がなくなり、誰でも効率よく、気軽にWikiを更新できるようになります。
（2）使うメリットを明確にする
社内Wikiの運用のコツ2つ目は、使うメリットを明確にすることです。
投稿しても反応がなかったり、蓄積されたWikiの使い方がわからなかったりすると、次第に投稿や閲覧がされなくなってしまいます。そのため、「Wikiへの反応を共有する」など、投稿や閲覧がどのように役立ったかを見える化することが大切です。
また、投稿のモチベーションを高めるには「投稿数やWikiの活用状況を評価に反映する」といった取り組みも効果的です。このように、社内Wikiを利用するメリットが実感できる環境を整えることで、投稿・活用への意欲が高まり、社内全体での運用が促進されます。
（3）文化として根づかせる
社内Wikiの運用のコツ3つ目は、文化として根づかせることです。
社内Wikiを継続的に活用するために最も重要なのは、投稿や閲覧を「当たり前の行動」として社員の間に定着させることです。そのためにはまず、タグやカテゴリ、命名ルールを統一し、誰でも必要な情報にスムーズにたどり着ける仕組みを整えましょう。
また、「その情報はWikiに書いてあるよ」といった声かけを習慣にすることで、Wikiを“探す・使う・更新する”という流れが社内に根づいていきます。このように、社内Wikiをただの情報ツールとしてではなく、社内文化として組み込むことが大切です。
社内wikiの作成・運用に失敗しないおすすめのツール
以下では、社内wikiの作成・運用に失敗しないおすすめのITツールをご紹介します。
社内wikiは、情報を蓄積し、活用するサイクルが適切に回ってはじめて効果を発揮します。しかし、投稿へのハードルの高さから、社内に浸透せず運用が続かなくなるケースも少なくないため、「操作が簡単で、誰でも簡単に投稿できるツール」を選びましょう。
ただし、投稿しても活用されなければ投稿への意欲は低下し、社内Wikiの価値も感じられなくなってしまいます。そこで、「投稿や閲覧への反応を可視化できる機能」があれば、効果を実感しやすく、Wikiの運用を社内文化として根づかせられるのです。
結論、社内wikiの運用に最適なのは、あらゆる情報を簡単に蓄積・共有でき、リアクションや活用状況も可視化できる「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、テンプレートを活用してあらゆる情報を「記事」として簡単に蓄積・共有できます。また、リアクションやコメント、ナレッジの活用状況を把握できる機能も備わっているので、社内全体への浸透と活用を促進できるのです。
社内wikiを最も効果的に運用できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
社内wikiの失敗例や対策まとめ
これまで、社内wikiの失敗例や対策、おすすめのツールをご紹介しました。
社内wikiの失敗例には「社内wikiが浸透しない」「情報が更新されない」「ツールが使いづらい」の3つが挙げられます。対策としては、wikiの作成者・閲覧者の両者が活用しやすい社内環境を整備し、全社的に社内wikiの運用を進める必要があるのです。
そのためには、「操作が簡単で、Wikiの投稿や活用がしやすいツール」の導入が欠かせません。さらに、投稿へのモチベーションを高め、活用を促すには、「投稿に対する反応を見える化すること」が重要です。
そこで、「ナレカン」のように、テンプレートを活用して簡単に情報を蓄積でき、コメントやリアクションなどの機能も充実しているツールを導入しましょう。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して社内wikiを運用し、社内の有益な情報を活用しましょう。
