【必見】社内ポータルの費用とは？コスパを高める方法も解説
社内ポータルは、社内のあらゆる情報を一元化し、情報共有を容易にします。今日では、多くの企業が社内ポータルを導入しており、社内ポータルによって業務効率化に成功した企業も少なくありません。
企業の規模や、求める品質によって社内ポータルの費用は異なりますが、相場がわからず、予算設計に苦悩している方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、社内ポータルにかかる作成方法別の費用や作成時の注意点を中心にご紹介します。
- 社内ポータル作成にかかる費用を知り、自社に合った規模で作成したい
- 社内ポータルを作成するうえで、押さえておくべきポイントを把握したい
- 業務効率化に役立つ社内ポータルを作成できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、それぞれの企業に見合った費用で、実用的な社内ポータルを作成できます。
目次
社内ポータルとは
以下では、社内ポータルの概要や社内ポータルが注目されている背景について解説します。社内ポータルについてまだよく理解できていない方は必見です。
社内ポータルの概要
社内ポータルとは、企業が社員に向けて発信する、あらゆる情報への「入口（ポータル）」となるサイトのことです。
社内ポータルサイトは、GoogleやYahoo!などといった、誰でもアクセス可能なポータルサイトとは異なり、アクセス権は社員に限定されます。社内ポータルとして代表的な機能は以下の通りです。
- 社内wiki
- ワークフロー申請
- コミュニケーション・ツール
- スケジュール管理
- 勤怠管理
- プロジェクト管理
このように、社内ポータルは社内におけるあらゆる情報を一元に管理し、共有するサポートをする役割を持つので、業務効率化に貢献するのです。
社内ポータルが注目される背景
近年、社内ポータルが注目されるようになったのには、以下のような背景があります。
- 情報の一元管理と業務効率化
- リモートワークや多様な働き方への対応
- ペーパーレス化・コスト削減
- 情報の伝達漏れ防止
マニュアルやFAQなどの社内情報を集約することで、情報検索にかかる手間や時間が削減されるため、業務効率化の目的で社内ポータルを整備する企業が増えてきています。
インターネット環境があればどこからでもアクセスできるという社内ポータルの特性が、地理的な制約を超えた情報アクセスを必要とするリモートワークや在宅勤務に合致しています。
環境負荷の低減や、持続可能な経営の気運が高まっていることから、資料や申請書類をデジタル化し、社内ポータルで管理・共有するニーズが高まっています。
社内ポータルを利用すると、全社員が共通の情報源にアクセスできるようになるため、社内お知らせなどの重要な情報の伝達漏れを防げるという利点があります。
社内ポータルの費用とは
以下では、社内ポータルの作成方法別の費用相場を紹介します。
社内ポータルにかかる費用は、作成費用と運用費用の二つに分かれます。それぞれの費用は、社内ポータルの作成方法やサイトの規模、求める品質によって大きく異なるのです。
一から環境を構築する場合の費用感
一から作成する「オンプレミス型」で環境を構築する場合「初期費用としてのサーバ本体」「内装の作成費用」「運用費用」の三つに分けられ、各相場は以下の通りです。
- サーバ本体
- 作成費用
- 運用費用
企業やサイトの規模等によって異なりますが、10万～30万円程度が相場です。なお、ハイスペックなモデルを複数台設置する場合、数百万円に及ぶこともあります。
小規模であれば20万円～40万円、中規模であれば50万円～70万円、大規模となると100万円以上が相場となっています。
細かなメンテナンスを含む運用費用が、別途月1万円～10万円程度かかります。
このように、オンプレミス型の作成方法では、作成・運用費用ともに高額になりがちです。ただし、会社ごとに最も合った社内ポータルを一から作成できるメリットもあるため、金銭的なリソースが潤沢な企業にとっては有効な作成方法と言えます。
クラウドサービスを使う場合の費用感
クラウドサービスを利用する場合、必要なのはサービス利用にかかる運用費用のみです。
オンプレミス型とは異なり、各ベンダーが提供するサービスを活用するので、サーバ本体や、環境構築などの費用はかかりません。各サービスごとに料金体系は異なりますが、利用者一人当たりにつき、月数百円から数千円程度が相場です。
また、ツールによっては契約人数が多いとボリュームディスカウントが適応され、一人当たりのコストが割り引かれる場合があります。
以上のように、作成費用がかからず、運用費用のみで作成できることから、今日ではクラウドサービスを利用した社内ポータルの作成が多くの企業のトレンドとなっています。
社内ポータルにかかる費用の比較表
ここでは、社内ポータルにかかる費用と特徴を、一から環境構築する場合と、クラウドサービスを利用する場合に分けて比較します。
| 一から環境構築する場合 | クラウドサービスを使う場合 | |
|---|---|---|
| 特徴 |
・作成に専門知識を必要とする
・自由に内装をカスタマイズできる |
・比較的容易に作成できる
・トラブル発生時にサービス提供者からのサポートを受けられる |
| 料金 |
・サーバ本体の費用：10万円～30万円ほど
・作成費用：20万円～100万円以上
・運用費用：1万円/月～10万円/月ほど
|
・作成費用：既成のため、作成費用はかからない
・運用費用：サービスの利用料金として、一人当たり月数百円～数千円ほど |
以上の比較表をもとに、各企業に合った費用を比較検討しましょう。
社内ポータルの費用対効果を左右するポイント
ここでは、社内ポータルの費用対効果を左右するポイントをご紹介します。社内ポータルの作成は、手間と費用がかかるので、以下の内容を理解してから取り組みましょう。
長期的な費用の削減になるか
社内ポータルサイトの作成は、長期的な視点でコストを判断する必要があります。
社内ポータルサイトにかかるコストは、作成時の金銭的コストだけではありません。作成後の運用費用や利用における教育コストなど、あらゆるコストがかかります。
とくに、作成費用が少なくても運営が難しい社内ポータルでは、長期的には教育コストが膨大となる場合もあります。作成費用という短期的なコストが重視されがちですが、長期的な目線でコストの削減になるかを検討する必要があるのです。
業務時間の短縮ができるか
業務時間の短縮も、社内ポータル作成の目的の一つです。
ポータル上で、マニュアルを一元化したり、報告書のテンプレートを共有すれば、業務時間を短縮可能です。一方で、情報が適切に管理されていないと、どこにあるか分からず、欲しい情報を探すのに時間がかかり、かえって非効率となってしまう可能性もあります。
そのため、社内ポータルの作成が業務時間の短縮に貢献するかを見極める必要があります。たとえば、「ナレカン」のようなツールだと、超高精度の検索機能で情報を即座に取り出せるため、業務時間を短縮できます。
ツールが社内に浸透するか
社内ポータルサイトは、作成した後の運用も重要です。
運用が複雑で手間がかかると、更新が後回しになり、使われなくなってしまうリスクがあります。とくに非IT企業では、現場のITリテラシーに合わないツールを導入してしまうと、誰にも使われず、費用だけがかかってしまうという事態になりかねません。
そのため、社内ポータルを効果的に活用するには、運用のしやすさを重視し、誰でも簡単に扱える仕組みにする必要があります。
【非IT企業でも使える】安価に社内ポータルを設置できるツール
以下では、非IT企業でも使える、社内ポータルの設置が簡単に実現するツールをご紹介します。
社内ポータルは、社内の情報共有を効率化するうえで欠かせない仕組みですが、オンプレミス型は初期構築や運用に高い専門性とコストが求められるため、非IT企業にはハードルが高いといえます。そこで有用なのが、クラウド型のツールです。
とくに、ナレッジ管理ツールなら、お知らせ掲示板としての利用だけでなく、マニュアルや社内資料の一元管理もできます。ただし、情報を一元化しても、検索機能が不十分だと必要な情報にすぐたどり着けません。
そのため、高精度な検索機能で、情報にすぐたどり着けるツールを選びましょう。結論、社内ポータルの作成には、社内のあらゆる情報を一元化できて、必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンには、社内wikiなどあらゆる情報を誰でも簡単に蓄積できるうえ、「AI検索機能」で欲しい情報に即座にアクセスできます。そのため、社内ポータルを安価に設置することが可能で、業務効率化も実現できるのです。
社内のナレッジを一元管理できるITツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンで社内ポータルを作成した例＞
ナレカンでは、以下のような社内ポータルを作成することができます。
このように、全社で共有したいお知らせを常時ナレカンに表示させられるので、情報の共有漏れが減らせます。
社内ポータルの費用やポイントまとめ
これまで、社内ポータルの作成方法別の費用や、ポイントを紹介しました。
社内のあらゆる情報を一元管理する社内ポータルは、オンプレミス型と、クラウドサービスを用いた方法の二つの作成方法があります。しかし、オンプレミス型では高度な知識や多額の費用が必要とされることから、クラウドサービスを用いた作成がおすすめです。
また、社内ポータルの作成時には、継続可能性や費用対効果を重視し、長期的な視点で判断する必要があります。非IT企業が多機能なクラウドサービスを導入してしまうと、金銭・教育コストが大きくなった結果放置されるので、業務効率化を実現できません。
したがって、効果的な社内ポータルの作成には、社内のナレッジを一元管理し、誰でも簡単に情報にアクセスできる仕組みを整えられるツール「ナレカン」が必須です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内ポータルを作成しましょう。
