ナレッジマネジメント
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業務効率化を実現するには、日々の業務を見直してより効率的な方法を模索することが求められます。しかし、目的や計画がない状態で取り組むと、思うような成果をあげられない可能性があるのです。 そのため、「業務改善を進めたいが、方法がわからない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで、今回は業務改善に役立つフレームワークや進め方を中心にご紹介します。 日々の業務における無駄な作業を削減したい 業務改善の正しいプロセスを実践して、職場環境の改善につなげたい 効率的に業務改善を進める方法があれば知りたい という担当者はこの記事を参考にすると、業務改善に使えるフレームワークやプロセスがわかり、自社の課題点を把握しながら業務改善につなげられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務改善とは2 業務改善を実施する目的とは2.1 コスト削減2.2 職場環境の改善2.3 属人化の解消3 業務改善に使える4つのフレームワーク3.1 （1）PDCAサイクル3.2 （2）ECRS3.3 （3）MECE3.4 （4）KPT4 4ステップ｜業務改善の具体的な進め方4.1 ステップ1｜業務の見える化4.2 ステップ2｜問題の洗い出し4.3 ステップ3｜計画の作成と実行4.4 ステップ4｜評価・振り返り5 【必見】簡単に日々の業務改善ができるツール5.1 社内情報の一元管理で業務改善を促進する「ナレカン」6 業務改善の概要やフレームワーク・進め方まとめ 業務改善とは 業務改善とは、現状の業務フローや課題点の見直し、業務効率化や職場環境の改善を図ることです。 企業が持つリソース（ヒト、モノ、カネ、情報）には限りがあるので、過剰なリソースを割いている業務がある場合、早急に問題点を改善しなければなりません。 そして、業務改善の最大の目的である「利益の最大化」に向けた指標として、QCDという考え方があります。QCDとは、Quality（品質）Cost（コスト）Delivery（納期）の3つの要素の頭文字を合わせた言葉です。 商品やサービスを高品質かつ低コストで、納期内に仕上げることによって、利益向上に結び付くという発想です。QCDのフローを妨げる原因を特定・解消することが、業務改善の基本的な流れとなります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善を実施する目的とは 以下では、業務改善に取り組む代表的な目的を3つ紹介します。業務改善には現場メンバーの理解が前提になるので、推進者側で目的を明確にしておくことが大切です。 コスト削減 業務改善を実施する1つ目の目的は、「コスト削減」です。 たとえば、これまで共有すべき情報を紙で配布し、対面で会議を実施していた状態から、ITツールで情報を管理し、ツール上で内容を確認できる仕組みを整備した場合、「紙の印刷にかかる金銭的コスト」と「会議にかかる時間的コスト」の両方を減らせます。 とくに、アナログな情報共有が浸透している企業では、業務そのものが非効率であることに気づきにくいのです。そのため、まずは自社における「アナログな情報共有・管理」を見直すことが、業務改善の第一歩となります。 職場環境の改善 業務改善を実施する2つ目の目的は、「職場環境の改善」です。 業務改善によって作業の無駄を省くことで、結果として労働時間が減少し、社員の身体的・精神的な負担の軽減にもつながります。さらに、企業側にとっても、残業代をはじめとした人件費の削減を実現できるのです。 このように、職場環境の改善につながる業務改善は、社員と企業の双方にメリットのある取り組みです。 属人化の解消 業務改善を実施する3つ目の目的は、業務の標準化による「属人化の解消」です。 代表的な例として、「マニュアル」や「FAQ」の作成が挙げられます。仮に、ある業務を特定の社員しか対応できない場合、担当者の不在や退職時に引き継ぎがうまくいかず、業務の停滞やトラブルを招くリスクが高まるのです。 そこで、マニュアルやFAQを整備すると、誰でも同じ品質で業務を遂行でき、属人化や特定の社員に負担が集中する事態を防げます。また、疑問点が生じた時もマニュアルを参照すれば自己解決できるので、教育の負担軽減にも効果的です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善に使える4つのフレームワーク 業務改善に取り組むうえで、まずは自社業務の改善すべき点を見つけなければなりません。そこで、フレームワーク（事象に対する分析や戦略を考えるための枠組み）を使うのが効果的です。 以下では、自社業務の課題抽出に役立つフレームワークを4つご紹介します。 （1）PDCAサイクル PDCAサイクルとは、「Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）」の頭文字をとった言葉です。PDCAの4つのステップを繰り返すことで、反復的に業務改善を進め、継続的な改善が可能になります。 Plan/計画 新たな事業や施策を実施するときは、目標や現状を踏まえた適切な計画を立てる必要があります。また、現実的に可能な期限、内容にとどめる点がポイントです。 Do/実行 Planで検討した計画内容を実行します。効果を正しく測定するために、Planで考案した施策は過不足なく実行ましょう。 Check/評価 実行した内容が計画通り進んだかを評価します。とくに、計画通りに進まなかった場合には、その原因を客観的に分析することが重要です。 Action/改善 評価結果を踏まえ、今後どのような対策や改善をするべきか検討します。得られた知識やノウハウを次のPlanに落とし込むことで、業務の質や効率を継続的に高めるサイクルを確立しましょう。 このPDCA法は、さまざまな業務の基本となるフレームワークであり、問題に対して論理的かつ計画的に取り組むうえで必須です。 （2）ECRS ECRSとは、「Eliminate（排除）、Combine（結合）、Rearrange（交換）、Simplify（簡素化）」の頭文字をとった言葉です。 製造現場における適切な課題発見と効果的な業務改善の手法として考えられたもので、現在ではその有用性からさまざまな業界で広く用いられるようになりました。ECRSはそれぞれ以下のような指標で、業務改善のための課題を抽出します。 Eliminate/排除：不要な業務を排除できないか Combine/統合：複数の業務をまとめることはできないか Rearrange/変更：業務の場所や流れの入れ替えで、効率を上げられないか Simplify/簡略化：業務をさらに簡略化できないか PDCA法と比較して、ECRS法はより業務改善に着目したフレームワークです。 （3）MECE MECE（Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive）とは、ある事象の要素を「漏れなく、重複なく」抽出し、問題解決へ導くためのフレームワークです。直訳は以下の通りになります。 Mutually：互いに Exclusive：重複がなく Collectively：集合的に、全体として Exhaustive：漏れがない たとえば、売上は「成約数×平均顧客単価」で表されますが、それぞれを「新規契約数と継続契約数」「月額基本料金とオプション料金」のように、重複・漏れなく細分化すると「どの要素に関わる問題を解消すべきなのか」が正しく導けるようになります。 とくに、問題点に対して正しく原因を特定するときに活用できるフレームワークです。 （4）KPT KPTとは、業務や取り組みの振り返りでよく使われるフレームワークであり、それぞれ以下の頭文字から成り立っています。 Keep：継続してやるべきこと Problem：解消すべき問題 Try：新たに改善し実践すべきこと とくに、開発現場におけるアジャイル開発（工程を機能単位に区切って小規模なサイクルで進める開発手法）で多く用いられるフレームワークです。しかし、業界業種問わず活用でき、短いスパンでKPTを実施するのでスピード感を持ってビジネスを促進できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 4ステップ｜業務改善の具体的な進め方 以下では、実際にどのようなプロセスで業務を改善していけばよいかを解説します。以下の手順を用いると、業界業種問わず、現状の課題発見から解決策を導くまでのプロセスを効率化できます。 ステップ1｜業務の見える化 まずは、業務の見える化を実施し、曖昧になっていた業務フローやリソースの重複箇所などを明確にします。 業務フロー全体で遅れが生じているなど、全社的な問題を見つけるには「各業務をタスク単位で細分化する」のが有効です。タスクを要素分解することで、業務の見える化だけでなく、個別業務へのアプローチが可能となり、具体的な対策も練りやすくなります。 また、見える化によって整理された業務フローや、社員が持つノウハウ・ナレッジなどは、放置せず随時アップデートすることが重要です。過去の情報を蓄積しながら、最新の内容を社内で共有することで、継続的な業務改善につながります。 ステップ2｜問題の洗い出し 次に、見える化した業務の中から問題を洗い出し、「気づき」を得やすくします。 担当者や管理者目線では、現場で発生している問題に気づけないことがあります。実際の現場では、「問題の合理的な解決策は把握しているが、実践できていない」というケースが少なくないためです。 そのため、社員の意見を聞くときには「合理的になりすぎず、定性的な現場の声もヒアリングする」ことが重要です。現場の声を聞きながら問題を洗い出すことで、現場目線でしか発見できない「気づき」を見つけ出すことができます。 ステップ3｜計画の作成と実行 業務の見える化や現場からのヒアリングで抽出した課題をもとに、具体的な計画を立てて実行に移します。 計画を立てるときは、実行可能な範囲を超えないよう、社員の稼働状況やスキルを把握しておくことが重要です。たとえば、繁忙期に業務フローを大幅に変更するのではなく、負荷の少ない時期に試験的に導入するなど、現場の状況を踏まえた計画が求められます。 また、施策の効果を定量的に分析するためには、あらかじめ実行期間を設定しておくことがポイントです。 ステップ4｜評価・振り返り 最後に、実行した施策によってどのような成果が得られたのかを分析・評価します。 評価の段階では、客観的かつ合理的に判断することが大切です。良好な成果が得られた場合は、計画から実行までのプロセスが正しいことがわかる一方、成果が芳しくなかった場合は「なぜ施策が上手く機能しなかったのか」を分析する必要があります。 また、課題の洗い出しから評価までのプロセス完了後は、「ナレカン」のような情報蓄積に特化したITツールを使うと、ノウハウとしてデータを蓄積できます。蓄積したノウハウを共有することで、別の課題が生じたときにも活用できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】簡単に日々の業務改善ができるツール 以下では、簡単に日々の業務改善ができるツールをご紹介します。 業務改善において、まずは業務の見える化を進め、曖昧になっている業務フローや不要な作業を整理することが重要です。そこで、「情報をわかりやすく記録・共有・管理できるナレッジ管理ツール」を導入すれば、業務改善の基盤を整えられます。 また、業務改善の過程で得られた社員の意見や分析などの情報は、ノウハウとして他の業務へ活用できるため、社内全体でいつでも活用できるよう管理しておくべきです。ただし、情報が増えるにつれ探す時間がかかるため「検索性の高いツール」を選びましょう。 結論、業務改善の実現には、社内のあらゆる情報を共有・管理でき、超高精度の検索機能で必要な情報をすぐに活用できる「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、「記事」に業務マニュアルやナレッジ、分析結果などを蓄積し、社内全体へ共有できます。また、“ヒット率100％”の検索機能によってほしい情報にすぐにアクセスできるため、蓄積したノウハウを効率的に活用しながら業務改善を遂行できるのです。 社内情報の一元管理で業務改善を促進する「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改善の概要やフレームワーク・進め方まとめ ここまで、業務改善のメリットから具体的な業務改善の方法までを解説しました。 業務改善には、コスト削減や職場環境の改善などのメリットがあるため、全社で積極的に取り組むべき施策です。また、PDCAサイクルをはじめとしたフレームワークを活用すれば、情報を整理しながら業務改善のプロセスを進められます。 しかし、業務改善に成功しても、改善事例や解決策などを管理・共有しなければ、その効果を企業全体に波及させることはできません。そこで、「情報管理ツール」を導入して、業務改善に関する情報管理・共有を効率化させましょう。 ただし、情報を探すのに手間がかかると非効率になってしまうため、高精度の検索機能を備え、必要な情報にすぐアクセスできるナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使い、誰でも業務改善のプロセス管理・情報共有が簡単にできる環境を構築しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

優秀な部下の育成は、会社の将来を左右する重要な任務です。部下の育成が十分にできている企業は、組織全体の生産性向上や優秀な人材の確保につながります。 しかし、「部下をどのように育てたらいいかわからない」と悩む方も多いのでは無いでしょうか。 そこで今回は、部下を上手く育てるためのポイントや指導法を中心にご紹介します。 部下の育て方のポイントが知りたい 部下から信頼される上司になりたい 部下育成をスムーズに進める方法が知りたい という方はこの記事を参考にすると、部下を育てるときに押さえるべきポイントが理解でき、部下の教育効率を上げられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 部下育成とは1.1 部下育成が重要な理由1.2 上司としての心がけで大切なこと2 部下が育つ3つのポイント2.1 （1）部下のことをよく理解する2.2 （2）適切な目標を与える2.3 （3）定期的にフィードバックを行う3 部下を育てるのが上手い上司の特徴3.1 丸投げしない3.2 指導にムラが無い4 【必見】優秀な部下の育成をサポートするツール4.1 部下育成に必要な情報を一元管理できるツール「ナレカン」5 ＜注意＞部下育成でありがちな3つの失敗と解決策5.1 （1）高圧的な態度で指導している5.2 （2）簡単な仕事しか任せていない5.3 （3）十分なコミュニケーションが取れていない6 部下の上手な育て方まとめ 部下育成とは 部下育成とは、「上司が部下を指導すること」と捉えられがちですが、本質は「部下の成長を支援すること」です。以下では、「部下育成が重要な理由」と「上司としての心がけで大切なこと」を解説します。 部下育成が重要な理由 部下育成が重要な理由は、企業の組織力や成長力に直結するためです。 企業の成長を支えるのは人材であり、優秀な人材を育成することで競合他社に負けない競争力を高めることができます。また、企業のビジョンと社員の目標をすり合わせることで、モチベーションを高め、生産性向上や事業の持続的な成長が期待できるのです。 さらに、効果的な部下育成は部下の成長を促すだけでなく、上司自身の評価向上や育成ノウハウの蓄積にもつながります。 上司としての心がけで大切なこと 部下の成長を促すためには、上司としての関わり方が重要です。 まずは、部下との信頼関係を築くことが育成の土台となります。日頃から積極的にコミュニケーションを取り、前向きなフィードバックを心掛けることで、部下のモチベーションを高め、相談しやすい環境を整えましょう。 また、成長をサポートする姿勢も欠かせません。部下が自ら考えて行動できるよう、単に答えを教えるのではなく、考えるヒントを与えることで部下の自主性を引き出すことが大切です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 部下が育つ3つのポイント 以下では、具体的にどのようなポイントを意識して、部下を育てれば良いかを紹介します。現状、部下の育成において課題を抱えている方は参考にしましょう。 （1）部下のことをよく理解する 部下を育てる1つ目のポイントは、「部下のことをよく理解すること」です。 部下の能力や経験、今後のキャリアプランを把握することで、一人一人に合った指導が可能になります。たとえば、得意な分野を伸ばすために研修へ参加させたり、「〇〇の仕事がしたいなら、このスキルが必要だ」と意欲を引き出す言葉をかけたりできるのです。 そのため、日頃から積極的にコミュニケーションを取り、部下の考えや目標を知ることを意識しましょう。部下を深く理解することが、効果的な指導につながります。 （2）適切な目標を与える 部下を育てる2つ目のポイントは、「適切な目標を与えること」です。 たとえば、部下に仕事へのやる気を持たせるには、具体的な目標を設定することが有効です。ただし、目標は高すぎても低すぎても効果は薄れてしまいます。 部下の現状の能力を的確に把握したうえで、頑張れば達成できる目標を設定しましょう。また、長期的な成長を見据えた大きな目標と、日々の業務の中で達成感を得られる短期目標を組み合わせることで、モチベーションを維持しながら着実に成長できます。 （3）定期的にフィードバックを行う 部下を育てる3つ目のポイントは、「定期的にフィードバックを行うこと」です。 実際に経験した仕事に対してアドバイスを受けることで、部下は大きく成長します。そのため、部下に仕事を振ったら、その成果に対して定期的にフィードバックをしましょう。 そのとき、上司が上の立場から評価するのではなく、対等な立場で良い点は素直に褒めることが大切です。また、できていない点は、次につながるアドバイスを含めて伝えるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 部下を育てるのが上手い上司の特徴 以下では、部下育成が上手い上司の特徴を解説します。同じ指導内容でも、信頼している上司から言われると部下の心にも響くので、部下から信頼される上司を目指しましょう。 丸投げしない 部下育成が上手い上司の特徴1つ目は、部下に仕事を丸投げしないことです。 部下にあれこれ指示せず、「なるべく任せる」という指導方法は、部下の自主性を育てるために有効です。しかし、仕事を振って放置することはせず、部下の行動を尊重しつつ、助けを必要とした場合にはいつでもサポートできる準備をして見守りましょう。 以上のように、「仕事に裁量を持ちながらも、困った時には助けてくれる」という安心感が信頼につながります。 指導にムラが無い 部下育成が上手い上司の特徴2つ目は、指導にムラがないことです。 部下が複数人いる場合、それぞれの指導に差が出てしまうと、成長スピードもバラバラになります。また、「教えるべきことが漏れていた」などの単純なミスも、部下の受け取り方によっては信頼を失いかねません。 そのため、「部下に必ず教えるべきことは手順等をマニュアル化して、指導の質を一定に保つこと」が重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】優秀な部下の育成をサポートするツール 以下では、優秀な部下の育成をサポートするツールをご紹介します。 部下の育成では、指導にムラがあると不信感を与えたり、成長に差が生じる恐れがあります。そのため、決まった業務手順をマニュアル化し、指導内容を統一することで、部下の育成を効率的に進めることが重要です。 ただし、ExcelやWordでマニュアルを管理すると、どこに保存したかわからなくなり、必要な情報を探すのに手間がかかります。そこで、「後から振り返りやすい情報管理ツール」を導入し、部下育成に必要な情報を一元管理すべきです。 結論、指導マニュアルの管理には、社内のあらゆる情報を一元管理でき、高精度の検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。 「ナレカン」では、テンプレートを活用してマニュアルや指導記録を作成したり、既存ファイルを添付したりして情報を蓄積できます。また、ファイル内検索を含む“ヒット率100％”の「キーワード検索」によって、情報を探すストレスがありません。 部下育成に必要な情報を一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ ＜注意＞部下育成でありがちな3つの失敗と解決策 以下では、部下育成でありがちな3つの失敗と解決策をご紹介します。以下に該当する場合は、すぐに解決策を実践しましょう。 （1）高圧的な態度で指導している 部下育成でありがちな1つ目の失敗は、「高圧的な態度で指導していること」です。 部下が期待通り育たないことに対して感情的に接すると、部下は萎縮して上司の指示通りにしか行動しなくなります。その結果、自発的な行動力が養われず、優秀な人材が育たないだけでなく、モチベーションの低下による離職にもつながりかねません。 そのため、部下に対してストレスや苛立ちを感じたとしても、感情を露呈せず冷静に対応し、信頼関係を築くことが重要です。また、感情をコントロールする方法として、「アンガーマネジメント」などの心理トレーニングも効果的です。 （2）簡単な仕事しか任せていない 部下育成でありがちな2つ目の失敗は、「簡単な仕事しか任せていないこと」です。 部下に簡単な業務や責任の小さな仕事ばかり任せていると、成長は期待できません。また、部下は「自分は期待されていない」と感じ、成長意欲を失ってしまう可能性があるのです。 そのため、部下のスキルや適性を考慮しながら、少しずつ難易度の高い業務や責任のある仕事に挑戦させることが重要です。ただし、単に仕事を任せるのではなく、しっかりと見守りながら必要に応じて適切なサポートをしましょう。 （3）十分なコミュニケーションが取れていない 部下育成でありがちな3つ目の失敗は、「十分なコミュニケーションが取れていないこと」です。 部下とのコミュニケーションが不足していると、部下の状況を把握できず、適切なフィードバックができません。また、部下育成において欠かせない信頼関係の構築も難しくなり、成長を遅らせる原因となってしまいます。 そのため、指導記録の作成や定期的な1on1で部下の状況を把握し、適切なコミュニケーションを取りましょう。たとえば、指導内容の記録とそれに対するコメントができる「ナレカン」のようなツールを使えば、部下の情報を蓄積しながら円滑にやり取りできます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 部下の上手な育て方まとめ これまで、部下を育てるときのポイントや、部下育成でありがちな失敗と解決策を中心にご紹介しました。 部下を育成するときは、部下のことを深く理解したうえで、適切な目標を設定することが重要となります。しかし、指導の質にムラがあると、信頼関係や部下の成長速度に影響を与えるので、業務の手順や指導方法をマニュアル化するのが有効です。 ただし、ExcelやWordでマニュアルを管理すると、マニュアルの数が増えるにつれて情報が見つけにくくなったり、他の資料と混在してしまったりするのです。そこで、「情報へのアクセス性が高いツール」を使って、部下育成に関する情報を一元管理しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、マニュアルをはじめとする社内情報を一元管理でき、ヒット率100％の検索機能が備わった「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、会社の将来を担っていける部下を育てましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

昨今では、多くの企業が「業務効率化」を実現するため、自社の業務を見直したり新たな仕組みを導入したりしています。業務を見直して効率化することで、無駄なコストを削減しつつ、パフォーマンスの最大化を最大化できるのです。 しかし、業務効率化の方法は数多くあるため「自社ではどのような取り組みをすれば良いのか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務効率化の進め方やアイデア、おすすめツールを中心に解説します。 各部署の業務を見直し、「ムリ・ムダ・ムラ」をなくしたい 業務効率化するにあたって、アイデアや成功事例を教えてほしい 業務効率化に役立つアプリを導入し、社内のシステムを変えたい という担当者の方は今回の記事を読むと、自社で取り入れるべき施策を理解し、自社の業務効率化向上に向けた取り組みができるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務効率化とは2 「業務改善」や「生産性向上」との違いとは2.1 業務改善との違い2.2 生産性向上との違い3 業務効率化を進めやすい作業の種類4 業務効率化を目指す3つのメリット4.1 （1）コストを削減して収益を増やせる4.2 （2）社員の負担を軽減できる4.3 （3）事業拡大に注力できる5 業務効率化のアイデア10選5.1 （1）無駄な業務を削減する5.2 （2）業務を統合・分業する5.3 （3）業務担当を変更する5.4 （4）業務マニュアル・テンプレートを作成する5.5 （5）業務フローチャートを作成・更新する5.6 （6）ナレッジを共有する5.7 （7）業務の優先順位を設定する5.8 （8）テレワークを推進する5.9 （9）業務をデジタル化する5.10 （10）AIを活用する6 最も簡単にチームの業務効率化を実現するツール6.1 社内のナレッジに、即アクセスできるツール 「ナレカン」7 業務効率化の進め方7.1 ステップ1｜業務の見える化7.2 ステップ2｜課題点の優先順位付け7.3 ステップ3｜効率化の手法を選択・実施7.4 ステップ4｜効果の検証・改善8 業務効率化の注意点8.1 （1）必要な業務を削っていないか8.2 （2）逆にコストや手間が増えていないか8.3 （3）顧客満足度が低下していないか8.4 （4）検証ができているか9 業務効率化に使えるツール10 業務効率化の進め方やアイデアまとめ 業務効率化とは 業務効率化とは、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし業務を改善することで、生産性を高めるための取り組みです。 具体的な方法としては、会議時間の短縮やミスを減らすなどの手軽な方法から、ITツールの導入といった方法まで幅広くあげられます。業界や業種により最適な方法は異なりますが、情報共有の問題を改善すれば、業務効率化につながるケースが多いです。 たとえば、「日誌の提出」や「顧客からの問い合わせ対応」など、工程がシンプルで標準化しやすい業務や何度も繰り返される業務は、マニュアルによってノウハウを共有することで効率化できます。 このように、自社に最適な方法で、時間・ヒト・お金にかけるコストを最適化していけば、結果として業務スピードや質の向上にもつながるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 「業務改善」や「生産性向上」との違いとは ここでは、業務効率化と混同されがちな言葉である「業務改善」や「生産性向上」と、業務効率化の違いについて解説します。3者の違いを把握して、業務効率化の概要を正しく認識しましょう。 業務改善との違い 業務改善とは、業務上の問題・課題を解決し、業務フローをより良くさせる方法です。 業務のムダやムラをなくすのが目的なので、業務効率化と混合しやすい言葉です。しかし、業務改善はあくまでも手段であり、業務効率化はその手段をとったことによる中間目的という点が異なります。 両者ともに最終目的が利益化なのは変わりませんが、そこに至るためのステップが業務効率化であり、それを実現するのが業務改善という関係です。 生産性向上との違い 生産性向上とは、投入する資源を最大限に活用して、効率よく成果を得られるようにすることです。 そのため、生産性向上のための一つの手段が業務効率化であると言えます。業務効率化という「手段」によって、生産性向上という「結果」につながるのです。 このように、目的やプロセスのスケールの観点から両者は異なる概念であることが分かります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化を進めやすい作業の種類 以下では、業務効率化を進めやすい作業の種類をご紹介します。業務を改善していきたいが、「どこから着手していけばいいのかわからない」という方は参考にしましょう。 繰り返しが多い作業 データ入力やフォーム処理など、反復的なルーチンワークは、RPAなどの自動化ツールで代替できます。 標準化が容易な作業 請求書や在庫の管理など、決められたルールに則って進める作業は、マニュアルなどを用意することで業務のスピードや質を標準化できます。さらに、マニュアルにベテラン社員の持つ「ナレッジ」を書き込んでおけば、さらに品質を高められます。 自動化が可能な作業 電子メールの返信・管理、データ収集やレポート生成などは、ITツールを用いると自動化が可能です。とくに、昨今では「AI」が搭載されたツールを使って、文書の作成を自動化している企業が増えています。 業務効率化を図るときは、業務の種類をベースに対策を講じるのも有効な手段です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化を目指す3つのメリット 以下では、業務効率化の実現で得られるメリットについて解説します。全社で業務効率化を進めるためにも、メリットを周知する必要があります。 （1）コストを削減して収益を増やせる 業務効率化によって得られる最大のメリットは、コストの削減と収益拡大です。 日々の業務を効率化すると、作業に費やしていた時間や人的リソースを割けるため、時間的コストや人件費・光熱費をはじめとする金銭的コストを削減できます。 また、業務にかかっていたコストが減る一方で、社員は効率的に業務に取り組めるので、業務の幅が広がったり注力すべき業務に集中できたりします。そのため、長期的な目線で事業における収益拡大も期待されるのです。 （2）社員の負担を軽減できる 業務効率化は、社員が抱える負担の軽減にも貢献します。 業務効率化によって作業時間を短縮できると、社員の残業や休日出勤を減らせて、社員の負担を軽減できます。その結果、社員の「モチベーション向上」や「満足度アップ」につながり、会社に対する信頼が強くなるのです。 このように、業務効率化と働きやすい環境の整備は親和性が高いので、簡単なところから業務環境の改善を図っていきましょう。 （3）事業拡大に注力できる 事業拡大に注力できる点も業務効率化のメリットです。 業務効率化によってコストを削減すれば、従来費やしていた余分なコストを事業の拡大や新規事業の立ち上げに投資できます。また、老朽化した設備を改装したり、最新のシステムを導入したりする資金にも割り当てられます。 このように、業務効率化は企業の持続的な発展にも貢献できるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化のアイデア10選 以下では、業務効率化を実現するためのアイデア10選をご紹介します。すぐに取り組めるものから検討・導入に時間がかかるものまでそれぞれ差があるので、自社に合うものを選択してみましょう。 （1）無駄な業務を削減する 最も簡単にできる業務効率化の施策が、無駄な業務の削減です。 たとえば、普段の業務を見直すと「いらないのではないか」と感じる作業があります。こうした無駄な業務をなくすと、空いた時間をほかの業務に充てられるようになります。 また、手動である必要がない作業は自動化すると、作業時間が短縮できるうえ人的なミスも防止できます。 ただし、独断で業務を無くしたり、自動化したりすると、後から「実は必要な業務だった」となりかねません。そのため、必ず事前にチームでの話し合いを経てから判断しましょう。 （2）業務を統合・分業する 次に、業務効率化を目指すのであれば、作業は適宜統合・分業していきましょう。 複数人で同じ作業をしていたり、作業が重なっていたりする場合、その作業を統合してひとつの作業に統一することで効率よく進められるようになります。 反対に、ひとつの作業において複雑なプロセスが含まれる場合、分業することも効果的です。これは、それぞれが自分の作業に注力することで、ノウハウを培って早い段階で作業を効率よく進められるようになるからです。 このように、統合や分業をすると作業のムダやムラが無くなり、業務効率化を実現できるのです。 （3）業務担当を変更する 業務の担当を変えるのもひとつのアイデアです。 社員一人ひとりの得意分野と苦手分野を把握し、社員の得意分野を割り振っていけば、作業が滞らずに進むので、業務効率化に繋がります。 また、業務によっては自社人材ではなくアウトソーシングを利用する方法もあります。アウトソーシングとは、業務に必要な人やサービスを契約によって、外部から調達することを指します。 アウトソーシングをすれば人件費が削減できるうえ、専門スキルを持った有能な人材に業務が任せられるので効率的に作業が進みます。 （4）業務マニュアル・テンプレートを作成する マニュアルやテンプレートを作成すれば、業務時間が短縮できるケースがあります。 業務の手順やチェックリストが記載されたマニュアルは、作業品質の均一化と作業時間の短縮に大きく貢献します。一般的にマニュアルは初心者が読むので、簡単に業務について理解できるように図や表で分かりやすく書く必要があります。 また、毎回同じ形式の文書などを作成している場合は、テンプレートもおすすめです。テンプレートを利用すると項目を入力するだけで文書作成ができるため、これまで文書作成にかけていた作業時間が短縮されます。 そこで、マニュアルやテンプレートを作成・管理できる「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを使えば、 作成が簡単にできるだけでなく、検索機能を使って必要な時にすぐに探し出せます。 （5）業務フローチャートを作成・更新する 業務フローチャートの作成・更新も業務効率化の方法のひとつです。 業務のフローチャートを作っておくと全体の流れをすぐに把握でき、スムーズに作業を進められます。なぜなら、自分の業務の進捗がほかの作業に与える影響を確認して動けるので、作業の優先順位がつけやすくなるからです。 また、作成したフローチャートは定期的に見直しをし、無駄な作業がないかを見極めましょう。作業をするうえで気付いた点を適宜報告して改善を繰り返していけば、自然と無駄な作業の削減を減らした効率的な業務ができます。 （6）ナレッジを共有する ナレッジ共有は、チーム全体のスキル向上に役立ちます。 ナレッジとは「業務に役立つさまざまな知識」であり、ナレッジの共有は業務の属人化を防ぎ、スキルの標準化に役立ちます。たとえば、中堅社員と新人社員では、業務のクオリティに差が出てしまうため、必然的に中堅社員の業務量が多くなりがちです。 そこで、会社や部署で蓄積されたナレッジを共有できる体制にすると、経験の浅いメンバーでも業務スピードや質を保てるようになります。結果として、各社員の業務量を調整しやすくなるので、業務効率化につながるのです。 （7）業務の優先順位を設定する 業務の優先順位を設定するのも業務効率向上に役立ちます。 それぞれの業務の優先順位が明確化されると、優先順位の高い作業に対して多くのリソースを充てられるようになります。また、優先度の低い作業に注力してしまい、重要な作業が滞る事態も回避できるのです。 このように、優先順位を設定して注力すべき度合いを把握することで、効率よく作業を進められます。 （8）テレワークを推進する テレワークを推進することで、業務効率化が進む場合があります。 テレワークを推進すれば、通勤時間やオフィスコストの削減、人材の有効活用ができます。また、オフィス外でも仕事ができるため、育児や介護などが原因で自宅から離れられない環境にある社員も辞めることなく継続して勤務可能です。 働き方改革によってさまざまな働き方が推進される今日では、多くの企業がテレワークを導入しています。ただし、導入にはIT環境を整備しなくてはならないので、予算や導入時期などを早めに計画する必要があります。 （9）業務をデジタル化する 業務のデジタル化も効率化に有効です。 アナログ（手作業）で業務を進めている場合、時間がかかるだけでなく、人的ミスによって「やり直すムダ」が生じがちです。また、紙で書類管理している場合、必要な書類を探したり整理したりするのに、多くの時間を費やすことになってしまいます。 一方、デジタル化すると、迅速かつ正確な業務の進行が可能になるため、結果ほかの業務に人員を割けるようになります。また、デジタル化された書類であれば、「検索機能」によって必要な情報を素早く見つけ出せるため、情報をさがすのに時間がかかりません。 以上のように、アナログ作業から脱却することで、あらゆる「ムダ」をなくせるため、業務効率化が期待できます。 （10）AIを活用する 業務効率化に有効な手段として「AIの活用」が挙げられます。 昨今では、デジタル技術の発展により、さまざまな場面で「人口知能（AI）」が活用されています。AIはビジネスでも役立てられており、業務の効率化や人件費の削減、顧客対応のスピード向上など、多くのメリットをもたらします。 しかし、AIツールは複雑であるため、使いこなすのに時間がかかったり、導入しても社内に馴染まなかったりする恐れがある点に注意が必要です。そのため、生成AIを搭載しつつ、専属担当者によるサポートが充実した「ナレカン」のようなツールがおすすめです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 最も簡単にチームの業務効率化を実現するツール 以下では、業務効率化を簡単に進められるツールを紹介します。 業務効率化を進めるには、まずは「ナレッジを共有し、業務の属人化を解消すること」から始めましょう。なぜなら、ノウハウを持つベテラン社員にばかり業務が集中するのを防げるうえ、業務の引き継ぎや新人研修の時間の短縮にもつながるからです。 そこで、「社内のナレッジを蓄積し、一元管理できるITツール」を導入しましょう。ただし、社内のナレッジを蓄積しても、それを探すのに時間がかかってしまうと逆効果なので、欲しい情報がすぐに検索できる機能を備えていることが大前提です。 結論、自社で導入すべきツールは、社内のナレッジを一元管理でき、超高精度の検索機能によって必要な情報にすぐにアクセス可能なツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」に、画像・ファイルを含む、あらゆるナレッジを残しておけば、全社的な業務の質・スピードの向上を図れます。また、生成AIを活用した「自然言語検索」では、上司に質問するように回答を得られるので、情報を見つけるまでのムダな時間をなくせます。 社内のナレッジに、即アクセスできるツール 「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化の進め方 ここでは業務効率化の実現に必要な手順について解説します。以下4つの手順を押さえれば、どの企業でも業務効率化を実現できます。 ステップ1｜業務の見える化 まずは、現状を把握して課題点を見つけるために、業務を見える化しましょう。 業務を見える化するうえで、以下の項目を確認すると便利です。 業務の内容 業務の進め方 業務の担当者 業務に必要な工数 以上の項目に沿って業務を見える化すると、現状の課題を正確に認識でき、どのような対策を取るべきかが明確になります。 ステップ2｜課題点の優先順位付け 業務を見える化して課題を洗い出したら、解決すべき課題から優先順位を付けます。 課題を洗い出したら、一つ一つやみくもに取り組むのではなく優先度の高い課題から取り組みましょう。具体的には「解決することで工数をどれほど削減できるか」「ほかの業務にどれほど影響しているか」を重視します。 このように、優先順位の高い課題から解消することで、スピーディーに成果を出せるのです。 ステップ3｜効率化の手法を選択・実施 業務効率化の方法を選択してから、業務効率化を実施します。 事前の計画なしにやみくもに業務効率化を進めても、何が課題かが分かっていないケースが多いからです。とくに、必要な業務を削るとかえって業務効率が低下してしまう点に注意しましょう。 また、事前に業務効率化の目標や実施計画（期日や手法など）を定めておき、検証・改善に回せるようにしておくことを忘れてはいけません。 ステップ4｜効果の検証・改善 最後に、検証と改善を繰り返すことも求められます。 業務効率化は、計画を実施したらそれで終わりではありません。実施した結果をもとに「業務が適切に効率化できているのかの検証」と「実施中に出てきた問題点の改善」が必要です。 ここまでの業務効率化の計画を無駄にしないためにも、事前に立てた目標がどれくらい達成できているのか、業務は実際に改善されたのかをチェックしましょう。 また、検証作業ができれば、次に改善すべきポイントが洗い出されます。新しく出てきた改善ポイントについても同様に、課題の解決を図るのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化の注意点 以下では、業務効率化で注意すべき5つのポイントを解説します。自社での業務効率化が上手くいかない企業は、以下のポイントに自社が当てはまっていないかを確認して改善を図りましょう。 （1）必要な業務を削っていないか 業務効率化にあたって、必要な業務を削っていないかを注意しましょう。 一見必要ない業務でも重要な役割があったケースは少なくありません。仮に、該当の業務を削ってしまうと、業務効率が下がる可能性があります。 そのため、事前に業務フローをつくり、実務レベルで考えて「本当に不要なのか」を考える必要があります。判断に迷う場合には、現場で働く社員の声を参考にしましょう。 （2）逆にコストや手間が増えていないか 次に、仕事を効率的にしようとして、かえってコストや手間が増えていないかを確認しましょう。 業務効率化を実施したために、逆にコストや作業の手間が増えてしまったという事態に陥れば本末転倒です。したがって、本導入後に社員からのフィードバックを受けるなどして「業務効率化が働きやすさに貢献しているか」の確認が大切になります。 仮に、手間やコストが増えていた場合は「以前の方法に戻す」または「新しい業務効率化の方法を検討する」のどちらかで対処しましょう。 （3）顧客満足度が低下していないか 業務効率化が実現できても、顧客満足度が低下しては意味がありません。 業務効率化の施策のなかには、アウトソーシングやITツールの導入など、業務委託や自動化によって効率化を実現する方法があります。該当の方法は便利な一方で、そのプロセスのせいでミスが発生し、顧客からのクレームが発生する可能性もあります。 ミスやクレームは顧客満足度を低下させる原因のひとつであり、対応にも多大な時間がかかるため、頻発するようであれば業務効率化の意味がなくなってしまいます。 業務効率化を優先したために顧客を蔑ろにしないように、顧客に寄り添った対応ができるかを見極めましょう。 （4）検証ができているか せっかく業務効率化をしても、その後の検証がされていなくては意味がありません。 業務効率化をしたという結果だけで終われば、その過程において良かったことや改善すべきことに気付けないからです。やみくもに施策を打っていくのは時間がかかるうえ、得られた経験をほかの業務で活用できません。 このように、業務効率化を目指すプロセスで得られた経験を横展開するためにも、検証と振り返りが必要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化に使えるツール 以下では、業務効率化に役立つツールを10種類ご紹介します。それぞれ特徴が異なるので、自社に取り入れるべきツールはどれかを検討しながら確認しましょう。（左右にスクロール可） 【おすすめ】ナレッジ管理ツール ビジネスチャット グループウェア 営業支援ツール(SFA・CRM・MA) オンラインストレージ メモツール マニュアル作成ツール プロジェクト・タスク管理ツール ワークフローシステム RPA 特徴 ・社内のあらゆるナレッジを蓄積できるツール ・ビジネスに特化したチャットツール ・チームの業務を効率化するためのツール ・営業活動に関する情報の管理・分析に特化したツール SFA：営業における顧客との折衝記録や受注案件に関するデータを管理 CRM：ナーチャリング（既存顧客の育成）をサポート MA：見込み顧客の情報を管理し、獲得をサポート ・インターネット上に社内のデータを保存可能なツール ・メモを残しておけるツール ・マニュアルの作成・編集・閲覧が可能なツール ・プロジェクトやタスクの工数管理ができるツール ・システム上で申請や承認手続きができるツール ・パソコンを使ったデスクワークなどの業務を自動化するテクノロジー メリット ・情報管理から共有まで一元的にできる ・情報共有にかかる時間を短縮できる ・情報共有のストレスを取り除ける ・メールのように挨拶や定型文を必要としない ・宛先確認や文言チェックなどの無駄な工数を削減できる ・スケジュール管理やメール機能、ファイル共有機能など、複数の機能をひとつのシステムで利用できる ・営業部門に必要な機能が過不足なく搭載されている ・インターネット環境があればどこからでも情報にアクセスできる ・社内の資料を電子化できる ・情報共有だけでなく個人のタスク管理にも利用できる ・必要な項目を埋めるだけで簡単にマニュアルの作成ができる ・メンバーの進捗状況を見える化できる ・タスクの期限が近づくと通知が来るので、抜け漏れを防止できる ・経費申請や社内稟議など、紙では工数がかかる手続きを電子化できる ・稟議の進捗状況を一目で確認できる ・手動よりも迅速で素早く業務を進められる ・PCにインストールするだけで利用できるケースもある デメリット ・多機能なツールは使いづらいケースがある ・チャットが流れるため、必要な情報を探すのに時間がかかる ・多機能なため、自社の業務に必要のない機能が搭載されている場合がある ・営業部門に特化したツールのため、用途が限られている ・セキュリティ基準を満たしたツールでなければ情報漏えいのリスクがある ・メモの数が増えると流れて共有事項やタスクを見逃す可能性がある ・マニュアルの作成に特化しているため、他ツールとの併用が必要となるケースがある ・ガントチャートやマイルストーンなどは非IT企業には使いづらい可能性がある ・ワークフロー以外にも多くの機能が搭載されているケースが多く、使いこなせなかったり、コストが高くなったりする可能性がある ・判断が必要な作業は自動化できないので、業種によっては不向きな場合がある 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務効率化の進め方やアイデアまとめ ここまで業務効率化の進め方やアイデア、おすすめツールを中心に解説しました。 業務効率化には様々な方法がありますが、最速かつ大きな効果を得るにはITツールの導入が最適です。ITツールの中でも社内のナレッジを蓄積し、一元管理できるものを導入すれば、業務の属人化を解消でき、業務の引き継ぎや新人研修の時間短縮につながります。 しかし、蓄積したナレッジを探すのに時間がかかってしまうと逆効果になってしまいます。そのため、欲しい情報がすぐに検索できる機能を備えている必要があるのです。 結論、自社が導入すべきなのは、社内のナレッジに即アクセスできる「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、自社の業務効率化を実現しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

働き方が多様化する今日では、時間や場所を問わずに情報共有できるように「社内ツール」を導入する企業が増えています。また、社内ツールは情報を一か所に集められるので、管理の属人化を防げるメリットもあります。 しかし、なかには「想定よりも社内ツールが複雑で使いにくい」と悩む担当者の方もいるのではないでしょうか。 そこで今回は、使いにくい社内ツールの原因と対処法を中心に解説します。 社内ツールが使いこなせていない原因を理解したい 自社に合った社内ツールを選び直し、正しく運用してきたい ツールの導入から定着するまで、手厚くサポートしてほしい という方はこの記事を参考にすると、使いにくい社内ツールの原因と対処法が分かるほか、自社に最適な代替ツールも見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 社内ツールが使いにくいと感じる3つの原因1.1 （1）社員へのレクチャーが足りていない1.2 （2）社内ツールが多すぎる1.3 （3）多機能で使いこなせていない2 即実践！社内ツールを全員が使いこなすための対処法とは2.1 （1）ツールの導入目的を明確にする2.2 （2）ツールの機能を個人単位で理解させる2.3 （3）自社に合ったツールを導入する3 【これで解決】全社的な運用を実現できるツール3.1 ツールの導入～定着まで手厚い支援が受けられるツール「ナレカン」4 社内ツールが使いにくい原因と対処法まとめ 社内ツールが使いにくいと感じる3つの原因 ここでは、社内ツールが使いにくいと感じる3つの原因を解説します。以下のケースに当てはまっているチームは早急に改善すべきです。 （1）社員へのレクチャーが足りていない 1つ目に、社員へのレクチャーが足りていないのが原因です。 「なんとなく便利そうだから」などの曖昧な理由でツールを導入し、社員へ十分なレクチャーをしていなければ、ITが苦手な人は使いこなせない恐れがあります。その結果、ツールを使える社員と使えない社員で差が生じ、仕事の進捗も滞りかねません。 ツールは実務で使えなければ意味がないため、使い方のレクチャーは忘れずに実施しましょう。 （2）社内ツールが多すぎる 2つ目に、社内ツールが多すぎるのも使いにくい原因です。 チャットやメール、社内掲示板など、情報を共有するための社内ツールが複数使われている場合、情報が分散されてしまいます。そのため、目的の資料を探すのに、担当者に問い合わせなければならず、社員が使いづらさやストレスを感じてしまうのです。 一方、「情報管理とコミュニケーションが一か所で完結するツール」を導入すれば、社内ツールの多さによるストレスから脱却できます。また、社内ツールは少なく絞ることで、無駄な運用コストを削減できるので、費用対効果も高くなるのです。 （3）多機能で使いこなせていない 3つ目に、ツールが多機能で使いこなせていないことが原因です。 多機能なツールは操作が難しいものが多く、ITに不慣れな方は「使いづらい」と感じてしまいます。とくに、大規模企業の場合、ITリテラシーにばらつきがあるので、一部の社員にしか活用されなければ業務がスムーズに進みません。 また、社内ツールを使って情報を共有したとしても、目的の情報を見つけられなければ、そのうち放置されてしまいます。したがって、社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」を導入し、情報の蓄積・共有・管理に一切のストレスをなくしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 即実践！社内ツールを全員が使いこなすための対処法とは ここでは、社内ツールを全員が使いこなすための3つの対処法を解説します。ツールを社内へ浸透させるためにも、以下の内容を必ず実践しましょう。 （1）ツールの導入目的を明確にする まずは、ツールの導入目的を明確にしましょう。 「なぜこのツールを使用するのか」「どの業務で使用するのか」をチームに伝えれば、社内におけるツールの意義が確立され、使う場面が分かりやすくなります。また、使う場面が明確になると、社員ごとにツールの理解度がばらつく心配もありません。 加えて、「業務効率化ができる」のように抽象的ではなく「残業時間が○％削減できる」など、ツールを導入するメリットを具体的に伝えるのもポイントです。 （2）ツールの機能を個人単位で理解させる 次に、ツールの機能を個人単位で理解させるのも大切です。 社内にはITが苦手な社員もいるので、ツールの機能や具体的な操作方法を個別にレクチャーすれば、誤った使い方をされる心配がありません。 また、レクチャーのあとに不明点が出る場合もあるため、カスタマーサポートが充実したツールを選びましょう。 （3）自社に合ったツールを導入する 最後に、自社に合ったツールを導入するのもポイントです。 「有名だから」という理由でツールを導入した場合、導入後に上手く使いこなせず、トラブルへと発展してしまいます。そのため、自社の課題を解決するのに必要な機能が備わったツールを選定し、適切な運用方法を設計していくことが大切なのです。 とくに、ツールの導入～定着まで手厚い支援が受けられる「ナレカン」であれば、自社に最適なツールの選び方を無料相談できるので、導入目的に合ったツールを選べます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【これで解決】全社的な運用を実現できるツール 以下では、社内にすぐに定着させられるツールをご紹介します。 社内ツールを社員全体に定着させるには、「誰でも簡単に使えるツールであること」が重要です。使い方が複雑なツールを導入すると、それを使いこなせる一部の社員にしか定着しないからです。 そのため、「自社に必要な機能を過不足なく備えており、社員全員が使いこなせるツール」を導入しましょう。ただし、担当者自身が運用設計を考えたり、他の社員にレクチャーしたりするのは負荷が大きいため、サポート体制が整ったツールがおすすめです。 結論、自社が導入すべきは、社内情報を共有するのに、必要な機能を過不足なく備えた社内ツール「ナレカン」が最適なのです。 ナレカンの「記事」には、画像やファイルを含むあらゆる情報を集約できるので、複数のツールに情報が分散するストレスがありません。また、専属担当者が”事例”に基づいた運用方法の提案や、社員への説明会を実施するので、最適に使いこなせます。 ツールの導入～定着まで手厚い支援が受けられるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内ツールが使いにくい原因と対処法まとめ ここまで、使いにくい社内ツールの原因と対処法を中心に解説しました。 社内ツールが使いにくいのは、導入意図が不明確だったり多機能で複雑だったりするのが原因です。とくに、多機能なツールはレクチャーにも時間がかかるため、使い勝手の悪さから最終的に誰も利用しなくなってしまい、結果、社内に定着しないのです したがって、社内ツールの全社的に運用していくには「必要な機能に過不足のないツール」が必須です。加えて、ツールの導入から定着までサポートを受けられるものであれば、担当者自身が運用設計を考えたり、他の社員へレクチャーしたりする負荷を最小限に抑えられます。 結論、社内ツールに導入すべきなのは、シンプルかつ必要な機能を過不足なく備えた社内ツール「ナレカン」一択です。また、ナレカンには、生成AIを使った「自然言語検索」も搭載されており、すべての情報を横断して最適な回答が得られます。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、使いにくい社内ツールのストレスから脱却しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

多くの日本企業ではすでに「業務改善」が実施されていますが、最近では「業務改革」による新しいビジネスプロセスが注目されています。 しかし、「業務改革をしたいが、進め方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務改革の進め方とメリットを中心にご紹介します。 業務改革の意味や得られるメリットが知りたい 業務改革の具体的な進め方やポイントを把握したい 業務改革に役立つ便利なツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、業務改革を成功させるための必要な知識を得られるだけでなく、実際にどのように進めれば良いのかをイメージできるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務改革（BPR）とは1.1 「業務改革」と「業務改善」の違い1.2 「業務改革」と「DX」の違い2 業務改革をする3つのメリット2.1 （1）業務効率化と生産性向上が図れる2.2 （2）顧客満足度が向上する2.3 （3）社員のモチベーションが高まる3 業務改革の進め方4 業務改革を進める3つのポイント4.1 （1）取り組む目的や目標を明確にする4.2 （2）PDCAサイクルを確立する4.3 （3）業務マニュアルを作成する5 【必見】業務改革を成功に導くツールとは5.1 社内情報を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」6 業務改革のメリットと進め方まとめ 業務改革（BPR）とは 業務改革（Business Process Reengineering）とは、「企業や組織が目標達成のために実施する改革」を指し、組織体制や業務プロセスを見直し再構築する取り組みです。以下では、業務改革と混同されがちな「業務改善」や「DX」との違いについて解説します。 「業務改革」と「業務改善」の違い 業務改革と業務改善の違いは、「目指すゴールや取り組みの規模」にあります。 業務改革は、「業務プロセスを根本から見直し、再構築することで組織全体の変革を目指す」取り組みです。一方、業務改善は「現状の業務プロセスは残す前提で、業務の部分的な課題を改善することで効率化や生産性向上を目指す」取り組みを指します。 そのため、業務改革の規模は広範囲にわたり、実行には多くの時間とリソースを要しますが、大きな成果や変革をもたらします。一方で、業務改善は比較的取り組みやすく、得られる効果は限定的であるものの、日々の業務の中で継続的に実施できる点が特徴です。 「業務改革」と「DX」の違い 業務改革とDX（デジタルトランスフォーメーション）の違いは、「変革の対象やその範囲」にあります。 業務改革は、「業務手順や情報システムの見直し・再構築を通じて、業務プロセスを変革する」ことを目指す取り組みです。一方、DXは「デジタル技術を活用し、ビジネスモデルや組織そのものを変革する」ことを目指します。 そのため、DXの一環として業務改革が実施される場合もあります。以上のように、「業務改革」「業務改善」「DX」は似た言葉であはありますが、それぞれの目指すゴールや変革の対象・範囲には違いがあるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改革をする3つのメリット 以下では、業務改革によって得られる3つのメリットを解説します。業務改革を進めたいと考えている企業は必見です。 （1）業務効率化と生産性向上が図れる まず、業務改革によって得られるメリットのひとつに「業務効率化と生産性向上」があります。 業務改革では、業務改善だけでは対応しきれない組織の制度や業務フローの根本的な見直しが可能です。たとえば、各部署で最適化されている業務でも、俯瞰して見てみると組織全体として非効率になっている点が浮き彫りになることがあります。 そのため、課題を洗い出して業務プロセスを再構築することで、組織全体の無駄を削減できるのです。このように、業務改革を通じて根本的な組織改革を図ることで、業務効率化が進み、結果として生産性の向上にもつながります。 （2）顧客満足度が向上する 次に、業務改革を進めることで「顧客満足度を高められる」という点もメリットです。 業務効率化によって定型業務にかける時間を短縮できれば、新しいサービスやアイデアを生み出す余裕が生まれます。その結果、顧客対応の質が高まり、顧客満足度の向上が期待できるのです。 このように、業務改革をすることで顧客満足度が改善され、売上アップにもつながるため、企業のさらなる成長も見込めます。 （3）社員のモチベーションが高まる 最後に、業務改革には顧客満足度だけでなく、「企業満足度の向上」というメリットもあります。 業務改革により無駄な作業を削減できれば、社員はより重要度や付加価値の高い仕事に時間を割くことができます。その結果、やりがいやモチベーションが高まるだけでなく、長時間労働や時間外労働といった劣悪な労働環境の改善にもつながるのです。 このように、業務改革は社員のモチベーションや労働環境の向上を促進して、企業満足度の向上にも貢献します。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改革の進め方 以下では、具体的な業務改革の進め方について5つのステップを解説します。業務改革の一連の流れを理解して、何が重要かを見極めましょう。 具体的な目的や目標を設定する まずは、業務改革によって何を実現したいのか、最終的な成果やゴールを設定しましょう。目的を明確にすることで、企業戦略の指針が定まり、社員の団結力も高まります。 現状を分析して課題を把握する 目標設定後は、経営層や管理職などのさまざまな階層からヒアリングを実施しましょう。現状の業務フローを明らかにしたうえで、業務改革で優先的に解決すべき課題を把握します。 業務プロセスを設計する 課題を改善するための具体的な方法を検討し、業務プロセスを設計していきます。新たな業務プロセスを設計するときには、設備投資や外部委託、シェアドサービスなども幅広く検討するべきです。 変更後の業務フローで実施する 業務プロセスを設計したら、実際に業務を回してみましょう。この時、業務マニュアルを用意しておくと、社員の混乱を防いでスムーズに実施できます。 効果測定を実施して評価する 新しい業務プロセスに問題はないか、当初の目標は達成できたのかを評価します。業務改革をして良かった点と悪かった点を整理して、次に活かすことが大切です。 以上の5ステップを参考にして、自社でも業務改革を進めていきましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改革を進める3つのポイント 以下では、業務改革を進める上でのポイントを3つご紹介します。以下のポイントを理解せずに業務改革をすると、失敗に終わりかねないため注意しましょう。 （1）取り組む目的や目標を明確にする 業務改革における1つ目のポイントは、「取り組む目標を明確に定めること」です。 業務改革を成功させるには、必要性や目的、目指す方向性を明確にすることが重要です。組織全体で目標や方針を共有し、共通認識をもって取り組むことで、業務効率化を実現しやすくなります。 また、目標を定めるときには具体的な数値をいれると、あいまいな状況になるのを防げます。このように、業務改革を成功させるには、明確で具体的な目標設定が不可欠です。 （2）PDCAサイクルを確立する 業務改革における2つ目のポイントは、「PDCAサイクルを確立する」ことです。 業務改革は、組織に定着するまで継続することが大切なため、PDCA（Plan・Do・Check・Act）を回しながら必要に応じて修正・改善を加えることが求められます。 実際、長年業務改革に取り組んでいる企業では、効果測定の評価をもとに対策をするケースが多いです。そのため、業務改革を実施したあとにはPDCAサイクルを確立し、継続的に回していきましょう。 （3）業務マニュアルを作成する 業務改革における3つ目のポイントは、「業務マニュアルを作成すること」です。 業務改革では、業務プロセスが大きく変わるため、社員の混乱や業務の属人化を招く恐れがあります。そこで、業務手順やノウハウをマニュアル化することで、新しい業務プロセスへのスムーズかつ効率的な移行が可能になるのです。 また、マニュアルの整備は教育コストの削減にも効果的です。新たに社員が加わったときにも、マニュアルを読むことで疑問点を自ら解消できるので、都度誰かに聞く手間を省き、スキルや知識の体系化にもつながります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】業務改革を成功に導くツールとは 以下では、業務改革を成功に導くツールをご紹介します。 業務改革によって業務プロセスが大きく変わると、社員間の認識のずれや業務の属人化が起きやすくなり、かえって生産性や効率が低下する恐れがあります。そのため、誰もが業務内容を正しく把握できるよう「業務マニュアル」を整備することが重要です。 しかし、PDCAサイクルを回す中で修正・改善を繰り返していくと、蓄積される情報量が増え、必要なときに目的の内容を見つけにくくなってしまいます。そこで、「社内情報を一元管理し、目的の情報に素早くアクセスできるツール」を導入しましょう。 結論、業務改革の実現には、業務マニュアルやナレッジを一元的に管理・共有でき、必要な情報をすぐに探し出せる「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、「記事」に業務マニュアルやナレッジを簡単に記録でき、属人化の防止や生産性の向上に貢献します。また、“ヒット率100％”の検索機能により必要な情報をすぐに活用できるため、業務の無駄や調査の手間を減らし、業務効率化も実現可能です。 社内情報を簡単に一元管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務改革のメリットと進め方まとめ これまで、業務改革のメリットや進め方、実施のポイントを中心にご紹介しました。 業務改革では、大規模な仕事内容の見直しがされるので、マニュアルの整備やPDCAサイクルの継続的な運用が求められます。そこで、「業務マニュアルを含む社内情報を一元的に管理・共有できるツール」を活用すれば、業務改革を円滑に進められるのです。 しかし、業務改革を進めるにつれて管理すべき情報は増加し、「どこに何の情報があるのか」が分からなくなるケースも少なくありません。したがって、「必要な情報に素早くアクセスできる、検索性に優れたツール」を選びましょう。 結論、業務改革で自社が取り入れるべきツールは、社内のあらゆる情報を簡単に管理・共有でき、高精度の検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる『ナレカン』一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、業務改革を成功させて企業のさらなる成長につなげましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

仕事の生産性向上は、従業員の負担を削減するだけでなく、企業の利益アップを目指すうえでも必要不可欠です。そのため、日ごろから「どのように生産性を向上すべきか」を意識しなければなりません。 とはいえ、「生産性向上を成功させたいが、具体的な方法がわからない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、生産性向上の成功事例や方法、注意点を中心にご紹介します。 生産性を向上させたいが、具体的なポイントが分からない 生産性向上を成功させた企業事例をもとに、自社でも同様の取り組みをしたい 簡単かつ確実に生産性を向上できる仕組みをつくりたい という方はこの記事を参考にすると、生産性向上のための効果的な方法が分かり、自社の利益アップを実現できるようになります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 生産性向上とは1.1 業務効率化との違い1.2 生産性向上が求められる背景とは2 生産性向上に成功した企業の取り組み事例3選2.1 事例1｜ニチバン株式会社2.2 事例2｜ひまわりネットワーク株式会社2.3 事例3｜株式会社シタシオンジャパン3 【担当者必見】生産性向上に最適なツール3.1 あらゆる情報を一元管理・活用できる「ナレカン」4 即実践！生産性向上を図る6つの方法4.1 （1）現状の課題を把握する4.2 （2）業務を自動化する4.3 （3）定型業務をマニュアル化する4.4 （4）タイムマネジメントを徹底する4.5 （5）コミュニケーションを活性化する4.6 （6）情報共有ツールを活用する5 生産性向上における3つの注意点5.1 （1）事前に全体像を把握する5.2 （2）効果検証をする5.3 （3）情報を蓄積できるツールを使う6 生産性向上の成功事例・方法・注意点まとめ 生産性向上とは ここでは、生産性向上の概要をご紹介します。これまで業務効率化との違いや必要性が分からなかった方は必見です。 業務効率化との違い 生産性向上と業務効率化には、手段と結果の違いがあります。 生産性向上は「限られたリソースでより高い成果を出すこと」を指すのに対し、業務効率化は「無駄な作業を省いて業務内容を改善すること」を指します。 つまり、業務効率化は生産性向上を実現するための”手段”であり、業務改善を繰り返すことで結果的に成果のクオリティアップ＝生産性の向上につながるのです。 生産性向上が求められる背景とは 生産性向上が求められる背景には労働人口の減少が挙げられます。下図のように、日本の労働人口は2020年から2050年までの間に約1,700万人も減ると推定されているのです。 引用：厚生労働省：参考資料 これまでの議論の整理について＞日本の人口の推移① したがって、少ない労働力で業務のクオリティを上げるためには、生産性向上の施策が不可欠です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 生産性向上に成功した企業の取り組み事例3選 以下では、生産性向上に成功した企業の取り組み事例を3つご紹介します。成功事例から自社に活かせるポイントを見つけたい方は必見です。 事例1｜ニチバン株式会社 ニチバン株式会社は、文具や医療用具を製造・販売している企業です。 当社では、顧客対応に必要なナレッジ・ノウハウの管理が属人的になっている課題がありました。そこで、ITツールによってナレッジを一カ所に集約し、いつでもスムーズに目的の情報を探し出せる環境を整えたのです。 その結果、新入社員でもスムーズに顧客対応できるようになり、”情報の管理場所が分からない”といったストレスも解消されました。 参考：ニチバン株式会社の事例 事例2｜ひまわりネットワーク株式会社 ひまわりネットワーク株式会社は、ITインフラの開発・提供をしている企業です。 当社では、インフラの見直しを重ねるうちに利用ツールの数が増え、データ管理の工数が無駄にかかっている課題がありました。そこで、営業管理と顧客管理を一元化できるツールを導入したところ、情報が散在するストレスも解消されたのです。 また、他部署との情報共有が進んだことで機会損失を防ぎつつ、月間約60時間の事務工数の削減によって残業時間も減少し、社員の満足度向上につながりました。 参考：ひまわりネットワーク株式会社の事例 事例3｜株式会社シタシオンジャパン 株式会社シタシオンジャパンは、コンサルティングやデータ分析をしている企業です。 当社では、50～100件のプロジェクトを同時並行で進めるなかで、非効率な情報管理になっている課題がありました。そこで、情報共有ツールの「Stock」を導入したところ、目的の内容をあとから簡単に振り返れるようになったのです。 さらに、Stockではチャットツールと異なり情報が確実に蓄積されるため、情報共有もより活発になりました。 参考：株式会社シタシオンジャパンの事例 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【担当者必見】生産性向上に最適なツール 以下では、生産性向上に最適なツールをご紹介します。 生産性向上には、マニュアルや顧客情報を一か所に集約し、あとから振り返りやすい形で管理する「情報管理の効率化」が欠かせません。しかし、WordやExcelなどのファイル形式では目的の内容を探すのに手間がかかり、共有にも別ツールが必要なため非効率です。 そこで、「情報の共有と管理を一元化できるツール」を導入しましょう。とくに「検索性の高いツール」であれば、参照したい情報をすぐに見つけられるので、情報活用の効率が上がり、生産性の向上につながります。 結論、生産性を高めるには、社内のあらゆる情報を一元的に共有・管理でき、ヒット率100％の検索機能で欲しい情報にすぐアクセスできる「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、「記事」にナレッジや業務マニュアル、顧客情報などを蓄積し、任意のメンバーと共有できます。また、ファイル内検索を含む高精度の「キーワード検索」によって情報を探す手間を減らし、業務の効率化と情報活用の促進を実現できます。 あらゆる情報を一元管理・活用できる「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 即実践！生産性向上を図る6つの方法 ここでは、生産性向上を図る6つの方法をご紹介します。仕事でより高い成果を出すためにも、以下の方法を実践しましょう。 （1）現状の課題を把握する 生産性向上を図る1つ目の方法は、現状の課題を把握することです。 現状の労働時間や業務フローを把握していれば、無駄な作業や強化すべき部分を特定できます。たとえば、慣習的に続けられている重要度の低い業務や重複している作業が見つかれば、見直すことで時間と工数を削減でき、生産性の向上が期待できるのです。 また、現場の声を取り入れながら課題を抽出すると、現場特有の課題や改善点が明らかになり、より実効性の高い施策を立てることができます。このように、業務全体を俯瞰しながら課題を明確にすることが重要です。 （2）業務を自動化する 生産性向上を図る2つ目の方法は、業務を自動化することです。 たとえば、Excelの計算にマクロを利用したり、チャットボットで問い合わせ対応を自動化したりする方法があります。また、昨今ではRPA（ロボティクス・プロセス・オートメーション）によって、業務プロセスをロボットに任せるのもトレンドです。 以上のような自動化をすれば、社員の負担が大幅に軽減されるだけでなく、空いたリソースをより優先度の高い業務に割けるようになります。 （3）定型業務をマニュアル化する 生産性向上を図る3つ目の方法は、定型業務をマニュアル化することです。 仮に業務内容が属人化していれば、担当者の不在や離職時に引き継ぎがうまくいかず、作業ミスを招くリスクがあります。このような事態を放置すれば、製品やサービスの品質低下にもつながりかねません。 一方、作業手順や業務内容をマニュアル化しておけば、担当者が変わった場合でも従来と同じ時間・クオリティで業務が進められます。また、マニュアルを参照すれば手順をすぐに把握できるため、教育コストの削減やスムーズな引き継ぎが実現可能です。 （4）タイムマネジメントを徹底する 生産性向上を図る4つ目の方法は、タイムマネジメントを徹底することです。 「日々の業務にどれほどの時間をかけているのか」が分からなければ、期日からの逆算ができず納期遅れを招きかねません。一方、タイムマネジメントを徹底すれば、目標に合わせて効率的に業務を進められます。 たとえば、「タスクごとに時間を決めて1日の計画を立てる」「優先順位をつけて重要な業務から着手する」などが有効です。必要以上の時間をかけたり、期日直前までタスクが終わらなかったりする事態を防ぐためにも、タイムマネジメントを徹底しましょう。 （5）コミュニケーションを活性化する 生産性向上を図る5つ目の方法は、コミュニケーションの活性化です。 社員間のコミュニケーションが不足していると、認識の齟齬が生じて生産性の低下を招いてしまいます。そのため、日ごろから活発な情報共有をして「誤った方法で業務を進めていた」といった事態を防ぐべきです。 具体的には、定期的に対面でのミーティングを開いたり、フリーアドレスを導入して業務外でのやりとりを促したりする方法が効果的です。 （6）情報共有ツールを活用する 生産性向上を図る6つ目の方法は、情報共有ツールを活用することです。 情報共有ツールを使うと、紙やWord、Excelと異なり情報管理が属人化しません。また、共有もひとつのツール上で完結するため、わざわざメールや別のツールを併用する手間が省けます。 ただし、検索性の低いツールでは、必要な情報を探し出すのに時間がかかってしまいます。そこで、検索精度が高く、目的の情報にすぐアクセスできる「ナレカン」のようなツールを使えば、無駄な時間がかかりません。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 生産性向上における3つの注意点 ここでは、生産性向上における注意点を3つ解説します。「かえって業務が非効率になった」とならないためにも、以下のポイントを確実に押さえましょう。 （1）事前に全体像を把握する 生産性向上における1つ目の注意点は、全体像を把握することです。 生産性を向上させようとしても、業務の全体像が分かっていなければ無駄な工数が発生しかねません。そのため、現状の各業務にどれほどリソースがかかっているのかを把握したうえで、必要な部分のみを効率化すべきなのです。 また、全体の見える化によって課題を特定したら、緊急度・重要度に応じて優先順位をつけるとスムーズに施策が進められます。 （2）効果検証をする 生産性向上における2つ目の注意点は、生産性向上の効果検証をすることです。 生産性向上の施策は一度したら終わりではありません。場合によっては、「効率化によって業務の質がかえって低下した」といった逆効果になるケースもあり得るためです。 そのため、”生産性を向上した部分に支障がなかったか”を検証し、成功の要因や改善点を洗い出して、今後に活かせるポイントを見つけましょう。 （3）情報を蓄積できるツールを使う 生産性向上における3つ目の注意点は、情報を蓄積できるツールを使うことです。 業務に関するあらゆる情報を一元化できる「情報管理ツール」を使えば、生産性向上に大きく貢献します。ただし、とくに規模の大きな企業では扱う情報が膨大なため、目的の内容を探すのに手間がかかる恐れもあり、注意が必要です。 こうした事態を防ぐには、「検索機能が充実しているツール」を選ぶことが重要です。たとえば、添付ファイル内のキーワードまで検索できる高精度な機能を備えた「ナレカン」であれば、膨大な情報の中から必要な情報へスピーディにたどり着けます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 生産性向上の成功事例・方法・注意点まとめ ここまで、生産性向上の成功事例や方法、注意点を中心に解説しました。 生産性向上の事例としては、情報を一元管理したり、ツールの導入により作業工数を削減したりする方法がありました。また、あらゆる情報を一カ所に集約できる「情報共有ツール」を使えば、より確実に生産性を高められます。 ただし、情報が増えるにつれて管理が煩雑になり、目的の情報を探すのに時間がかかってしまうのです。そこで、「高精度の検索機能を備えたツール」であれば、蓄積された情報を効率的に活用し、生産性向上に大きく貢献できます。 つまり、あらゆる情報を簡単に共有・管理でき、高精度の検索機能で必要な情報に迅速にアクセスできる「ナレカン」が最適なのです。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で自社の生産性向上を実現し、より高い成果を目指しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

ひとりあたりの仕事量が偏っていたり、人材不足の状況に陥ったりすると、社員の業務過多につながります。仕事が山積みとなり残業が続けば、ストレスの増加によって社員の心身の健康に深刻な影響を及ぼすリスクが高まるのです。 しかし、「業務過多の解消方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、業務過多が起こる原因・リスクと解消方法を中心にご紹介します。 業務過多の原因や放置するリスクを把握したい 業務過多の解消方法が知りたい スムーズに仕事を回せる環境を構築したい という方は本記事を参考にすると、業務過多が起こる原因がわかるだけでなく、具体的な解消方法も理解できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 業務過多とは2 業務過多の原因2.1 人手が不足している2.2 業務の分配が偏っている2.3 業務が属人化している3 業務過多が抱える3つのリスク3.1 （1）集中力が低くなる3.2 （2）退職者が増える3.3 （3）業務上のトラブルが発生する4 業務過多の解消方法3選4.1 （1）業務量を相談する場をつくる4.2 （2）業務の進捗状況を記録・共有する4.3 （3）業務のマニュアル化を進める5 【必見】業務過多の解消に役立つITツール5.1 最も簡単に社内の情報共有・管理ができるツール「ナレカン」6 業務過多の原因・リスクと解消方法まとめ 業務過多とは 業務過多とは、社員に与えられた仕事の量や質が、本人の処理可能な範囲を超えてしまう状態を指します。 具体的には、「残業や休日出勤が常態化している」「勤務時間内に終わらない仕事が山積みになっている」「仕事の質が低下している」「ストレスや疲労が蓄積している」「私生活にまで支障をきたしている」といった状態が挙げられます。 このような状態が続くと、社員の心身の健康に影響を及ぼすだけでなく、生産性の低下や離職のリスクも高まります。そのため、企業は業務過多を放置せず、早めに対策を講じることが重要です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務過多の原因 業務過多が起こる原因は主に3つあります。自社に当てはまる項目がないか、以下の内容を必ず確認しましょう。 人手が不足している 業務過多の1つ目の原因は、人手不足です。 業務量に対して社員の人数が不足している場合、1人あたりの負担が大きくなり、業務過多に陥ります。とくに、責任感が強いメンバーは業務を抱え込みやすく、キャパオーバーを引き起こす可能性が高いのです。 また、退職者が出ても新たな人員を採用しない場合、既存の社員が退職者の業務を引き継がなければならず、負担が深刻化します。そのため、業務に必要な適切人数を定めたうえで、人材の採用活動や人材派遣の活用、アウトソーシングの導入などを検討しましょう。 業務の分配が偏っている 業務過多の2つ目の原因は、業務分配の偏りです。 管理者が業務の進捗状況を把握し、社員一人一人に適切な仕事量を割り振らなければ、業務過多に陥ります。業務量が多すぎると社員の集中力が低下しやすく、結果として業務品質を落としかねないのです。 とくに、仕事が早い社員は、ほかの社員から仕事を振られて業務量が増えがちなので、管理者は心身の健康に配慮しながら監督する必要があります。また、業務過多になりそうなメンバーをフォローし合えるよう、日ごろから声をかけ合う文化を醸成しましょう。 業務が属人化している 業務過多の3つ目の原因は、業務の属人化です。 特定の社員しか業務の進め方を把握していない状態では、その社員に仕事が集中しやすくなり、結果として業務過多に陥ります。また、担当者の不在や退職時には業務が滞るリスクが高まり、組織全体の生産性が低下してしまうのです。 そのため、業務マニュアルの整備やナレッジの共有を進め、誰でも業務を引き継げる体制を整えることが重要です。あわせて、業務フローを定期的に見直し、常に最適な方法で業務を進められるようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務過多が抱える3つのリスク ここでは、業務過多が抱える主なリスクを3つ紹介します。業務過多の状態を放置すると、以下のようなリスクが高まるので早急に解決しましょう。 （1）集中力が低くなる 業務過多が抱える1つ目のリスクは、集中力の低下です。 人の集中力には限界があるため、業務過多になると、業務の質は低下します。仕事量が多く、マルチタスクになっている状態では、ひとつの作業に没頭できません。 とくに、複数業務を平行して進めると作業を次々に切り替える必要があり、「対応途中で作業を忘れる」「情報の入力・転記・送信ミスが発生する」などのリスクが高まります。そのため、管理者層は社員が集中して取り組めるよう、適切な業務量に調整しましょう。 （2）退職者が増える 業務過多が抱える2つ目のリスクは、退職者の増加です。 業務過多により残業・長時間労働が恒常化して、ワークライフバランスが悪くなれば、社員は退職を検討するようになります。また、退職者が出たことで在籍する社員の負担が増えれば、業務過多が深刻化するという悪循環に陥る恐れがあるのです。 このような状況が続けば、離職率の上昇だけでなく、企業の評判が低下して新たな人材の確保も難しくなります。そのため、社員が無理なく処理できる業務量か、管理者側は日ごろから声をかけて状況を把握することが重要です。 （3）業務上のトラブルが発生する 業務過多が抱える3つ目のリスクは、業務上のトラブルの発生です。 仕事量が多すぎると、心身ともに疲労が溜まりミスが増えやすくなります。さらに、タスク管理が煩雑になることで、業務の抜け漏れが起こり、生産性の低下を招く恐れがあるのです。 とくに、取引先とのやり取りで対応漏れが発生すれば、重大なトラブルに発展しかねません。こうしたリスクを未然に防ぐためにも、早期に業務過多を解消する必要があります。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務過多の解消方法3選 ここからは、業務過多の解消方法を3つご紹介します。以下の方法を実施して、業務過多の抱えるリスクを避けましょう。 （1）業務量を相談する場をつくる 業務過多の解消方法1つ目は、社内で業務量を相談する場を作ることです。 部下は立場上、自ら業務過多を言い出しづらい傾向にあります。そこで、定例ミーティングや朝礼などで「業務量を相談する場」を設ければ、状況を確認しやすくなるのです。 ただし、進捗を確かめるときには叱責するような言い回しは避けて、部下が業務量を正しく申告しやすい雰囲気をつくることが重要です。 （2）業務の進捗状況を記録・共有する 業務過多の解消方法2つ目は、業務の進捗状況を記録・共有することです。 進捗状況を記録・共有していれば、業務の分配における問題点が明確になるので、現状を改善しやすくなります。しかし、紙に書き込むアナログな方法では、社員間で同時に閲覧ができず、共有にも時間がかかるため非効率です。 また、ExcelやWordなどのファイルで進捗を管理する場合も、共有のたびにメールや別のツールを使う必要があり、手間がかかります。 そのため、情報の共有・管理を一元化できるITツールを導入すれば、リアルタイムで進捗を把握でき、業務効率化にも効果的です。 （3）業務のマニュアル化を進める 業務過多の解消方法3つ目は、業務のマニュアル化を進めることです。 業務手順などをまとめたマニュアルを整備しておくことで、業務の引き継ぎがスムーズになり、属人化の防止や教育コストの削減が期待できます。さらに、マニュアルによって業務プロセスが標準化されることで、一定の品質を保ちながら業務を遂行可能です。 また、マニュアルは一度作成したら終わりではなく、状況の変化に応じて定期的に見直し、常に最新の状態を保つことが重要です。たとえば、「ナレカン」のようなツールを使うと、更新した内容を全体へ共有し、誰でもすぐにアクセスできる状態で管理できます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】業務過多の解消に役立つITツール 以下では、業務過多の解消に役立つITツールを解説します。 業務過多を解消するには、属人化した業務の整理や情報共有の効率化を図る必要があります。そこで、「情報を一元管理し、社内のナレッジ共有がスムーズにできるツール」を導入しましょう。 ただし、規模の大きな企業では、マニュアル化すべき業務や共有すべき情報が多く「どこに何の情報があるかわからない」という課題が生じます。そのため、「検索性の高いツール」を選ぶと業務の方法を素早く把握し、進捗の遅れにも早期に気づくことができます。 結論、業務改善の解消には、、社内のあらゆる情報を一元管理でき、高精度の検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、「記事」に業務ノウハウやマニュアル、Q&Aをわかりやすく整理でき、属人化の防止や問い合わせ対応の手間削減につながります。また、“ヒット率100％”の「キーワード検索」で情報をすぐに活用し、繰り返しの業務や無駄な調査を減らせるのです。 最も簡単に社内の情報共有・管理ができるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 業務過多の原因・リスクと解消方法まとめ これまで、業務過多の原因・リスクと解消方法を解説しました。 業務過多は「集中力の低下・退職者の増加・業務上のトラブルの発生」などのリスクを伴います。こうしたリスクを防ぐためには、業務マニュアルの整備や、社員間での情報共有が不可欠です。 そこで、「社内情報を一元管理し、ナレッジの共有・活用がしやすいツール」を導入しましょう。とくに、「検索性に優れたツール」であれば、欲しい情報をすぐに見つけて活用でき、業務を効率的に進められます。 結論、業務過多の解消には、業務マニュアルやナレッジを一元管理でき、“ヒット率100％”の検索機能で必要な情報がすぐに見つかる「ナレカン」が最適です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、業務過多の解消につなげましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

オンラインマネジメントとは「オンライン環境で、部下や組織のマネジメントをすること」です。今日では、リモートワークの普及を背景に、オンラインマネジメントを実施する企業が増えています。 しかし「オンライン環境でのマネジメントが上手くいかない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、オンラインマネジメントが上手くいかない原因や成功させるコツを中心にご紹介します。 オンラインマネジメントが上手くいかない理由を知りたい コツを把握してオンラインマネジメントを成功させたい オンラインマネジメントに役立つ便利なツールがあれば知りたい という方はこの記事を参考にすると、オンラインマネジメントのコツを掴めて、質の高いマネジメントを実践できます 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 オンラインマネジメント／リモートマネジメントとは？2 オンラインマネジメントを難しいと感じる理由2.1 関係構築が難しい2.2 業務のプロセスが見えにくい2.3 一体感を維持しづらい3 オンラインマネジメントを成功させる5つのコツ3.1 （1）フィードバックを実施する3.2 （2）定期的な1on1ミーティングを実施する3.3 （3）ナレッジを見える化する3.4 （4）情報共有を重視する3.5 （5）明確な評価制度を取り入れる4 【必見】オンラインマネジメントを成功に導くツール4.1 リモート環境でも簡単に情報を共有・管理できるツール「ナレカン」5 オンラインマネジメントを成功させるコツまとめ オンラインマネジメント／リモートマネジメントとは？ オンラインマネジメントとは、「部下や組織のマネジメントを、オンラインで実施すること」です。 リモートワークの普及により、従来は対面で実施していたマネジメントを、オンラインでする必要性が生じました。オンラインでもマネジメントの内容を大幅に変える必要はありませんが、環境の変化により、従来の方法では上手くいかない場面も増えています。 たとえば、コミュニケーション不足や、組織の一体感の欠如などがその一例です。社会全体でリモートワークが定着する中、オンラインマネジメントのコツを学び、実践していくことが求められています。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンラインマネジメントを難しいと感じる理由 以下では「オンラインマネジメントが難しいと感じられる理由」を解説します。効果的なマネジメントをするために、まずはオンラインマネジメントの課題を確認しましょう。 関係構築が難しい オンラインマネジメントの1つ目の課題は、社員との関係構築が難しいことです。 社員が同じオフィスにいれば、ランチ時間や業務の合間の軽い雑談を通じて、お互いをよく知ることができます。しかし、リモート環境では、チャットや面談など、意識的にコミュニケーションをとらなければ信頼関係を築きづらいのです。 以上のように、社員同士が信頼関係を築きづらいと、指導や評価の意図が正しく伝わらず、業務がスムーズに進まなかったり、社員のモチベーションが低下してしまったりする要因にもなりかねません。 業務のプロセスが見えにくい オンラインマネジメントの2つ目の課題は、業務のプロセスが見えにくいことです。 リモート環境では、対面と違って社員の業務状況を把握しづらく、「結果や業績でしか評価できない」という問題が生じます。しかし、業務のプロセスを加味せずに評価や指導をしてしまうと、社員の不満やモチベーション低下につながる恐れがあるのです。 このように、オンラインマネジメントでは、業務過程での細かな頑張りや工夫に気づきにくくなり、モチベーションや信頼関係に悪影響を及ぼす可能性があります。 一体感を維持しづらい オンラインマネジメントの3つ目の課題は、一体感を維持しづらいことです。 他の社員の仕事が見えにくいと、一人ひとりが個人のタスクを追いかける感覚になってしまい、組織の一体感を維持しづらくなります。具体的には、組織の目標やプロジェクトの進捗状況が見えにくくなり、結果として生産性が下がってしまうのです。 以上のように、リモート環境では組織の一体感が希薄になりやすいため、「組織の目標や進捗の共有」など、意識的な情報共有の仕組みづくりが不可欠です。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンラインマネジメントを成功させる5つのコツ 以下では、オンラインマネジメントを成功させるための5つのコツを紹介します。マネジメントに悩んでいる人は、すぐに確認しましょう。 （1）フィードバックを実施する オンラインマネジメントにおける1つ目のコツは、フィードバックを実施することです。 リモート環境では、ひとりで業務を進めることが多く、疎外感を感じたり、モチベーションが低下したりしがちです。そのため、適宜フィードバックを実施することで、自身のやるべきことを認識でき、モチベーションの向上も期待できます。 また、フィードバックにおいて意識的に褒めることで、社員のやる気を引き出し、信頼関係の構築にもつなげることができます。このように、オンラインマネジメントではチャット等で積極的にコミュニケーションをとり、細かな点も褒めることが重要です。 （2）定期的な1on1ミーティングを実施する オンラインマネジメントにおける2つ目のコツは、定期的な1on1ミーティングを実施することです。 リモート環境では、社員同士のコミュニケーションが不足し、進捗状況や課題などが見えづらくなります。そこで、1on1ミーティングを定期的に実施することで、社員一人一人の状況を把握し、適切なサポートができるようになるのです。 さらに、社員が抱える悩みや今後のキャリアプランを理解し、必要に応じてアドバイスをすることができます。このように、定期的な1on1ミーティングは社員との信頼関係を深め、組織の一体感を維持するためにも効果的です。 （3）ナレッジを見える化する オンラインマネジメントにおける3つ目のコツは、ナレッジを見える化することです。 リモート環境では、他の社員の仕事の進め方を直接見て学ぶことができず、困ったときに気軽に相談することも困難です。一方で、自身が仕事の良いやり方を知っていても、それを他の社員に伝えらないこともあります。 このように、仕事のナレッジが共有されないと、属人化が進んで引き継ぎが不十分になってしまいます。その結果、同じ質問やミスが繰り返され、組織全体としての生産性が下がってしまうため、個々が持つナレッジを全体に共有し見える化することが重要です。 （4）情報共有を重視する オンラインマネジメントにおける4つ目のコツは、情報共有を重視することです。 リモート環境では、他の社員の業務プロセスや進捗状況が見えにくくなってしまいます。そのため、従来以上に「業務内容」や「進捗状況」の情報共有が重要なのです。 社員の進捗が見えることで、業務の遅れに早い段階で気づくことができ、大幅な遅延やトラブルを防止できます。このように、情報共有はオンラインマネジメントの成功に欠かせない要素なのです。 （5）明確な評価制度を取り入れる オンラインマネジメントにおける5つ目のコツは、明確な評価制度を取り入れることです。 リモート環境では、社員の進捗や業務に取り組む姿勢が見えにくいため、従来の対面での評価方法では不十分な場合があります。そのため、明確な評価制度を導入することが重要です。 具体的には、評価項目や基準を明示することで、「どのように取り組めば評価が上がるのか」を理解できるようになります。その結果、社員のモチベーションが向上し、業務に対する意識が高まるだけでなく、評価に対する納得感も生まれやすくなるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】オンラインマネジメントを成功に導くツール 以下では、オンラインマネジメントを成功させるためのツールをご紹介します。 オンラインマネジメントでは、離れて働くメンバーが「自分で考えて動ける」環境づくりが重要です。しかし、対面での引き継ぎや口頭フォローが難しいため、「業務のやり方が分からない」「同じ質問が繰り返される」といった課題が生じます。 そこで、「業務マニュアルやノウハウを一元管理・検索できるナレッジ管理ツール」を導入しましょう。また、「ツール内を検索すればやり方が分かる」という仕組みを整えることで、属人化を防ぎ、リモートでもメンバーが自律的に動ける組織を作れます。 結論、オンラインマネジメントには、あらゆる情報を簡単に共有・管理でき、ヒット率100％の検索機能で欲しい情報をすぐに見つけられる「ナレカン」が最適です。 ナレカンでは、「記事」にノウハウをまとめたり、業務マニュアルを添付したりして、社内での情報共有・管理を効率化できます。また、高精度の検索機能で目的の情報に素早くアクセスできるため、リモート環境でも自発的に業務を進められる環境が整うのです。 リモート環境でも簡単に情報を共有・管理できるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ オンラインマネジメントを成功させるコツまとめ これまで、オンラインマネジメントの概要や課題点、成功させるコツを中心にご紹介しました。 オンラインマネジメントを成功させるためには、社員の業務内容や進捗を共有し、ナレッジを見える化することが重要です。そこで、「社内のあらゆる情報を共有・管理できるツール」を導入すれば、業務の効率化や属人化の防止につながります。 一方、リモート環境ではコミュニケーションが取りづらいため、検索性の悪いツールを使うと誰かに都度質問する手間が増えたり、情報が活用されずに業務が属人化してしまう恐れがあります。そのため、「必要な情報にすぐアクセスできるか」を重視しましょう。 結論、自社が導入すべきなのは、社内のナレッジやマニュアル情報を一元管理でき、高精度の検索機能で目的の情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、オンラインマネジメントを成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

日常において、繰り返し実施した行動は、習慣化します。そして、ビジネスにおける習慣化は、生産性を高める効果が期待できます。 しかし、物事の継続は難しく、習慣になる前に挫折してしまうと悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、仕事における行動を習慣化するコツとメリット・失敗原因を中心にご紹介します。 仕事で新しい取り組みを始めてもすぐに諦めてしまう 習慣化が失敗する原因を知って、自身の行動を見直したい 日々の業務の習慣化で、業務効率を上げたい という方は本記事を参考にすると、仕事での行動を習慣化する効果的な方法が分かり、業務の効率を上げられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 ビジネスにおける習慣化とは2 仕事で行動を習慣化する3つのメリット2.1 （1）業務の効率化につながる2.2 （2）一定の業務品質を確保できる2.3 （3）継続力が鍛えられる3 仕事で行動を習慣化できない3つの原因3.1 （1）目標が高すぎる3.2 （2）すぐに結果を求める3.3 （3）完璧主義になっている4 仕事で行動を習慣化するためのコツとは4.1 （1）目的を明確にする4.2 （2）定期的に振り返る4.3 （3）習慣化の「3の法則」を意識する5 【必見】仕事の習慣化に役立つおすすめのITツール5.1 最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「Stock」6 仕事の習慣化のメリットと失敗原因、コツのまとめ ビジネスにおける習慣化とは ビジネスにおける習慣化とは、仕事で日常的にある行動や日課を繰り返すことでそれが定型業務となった状態を意味します。 たとえば、「毎朝会社に着いたらメールの確認と返信をする」と決め、繰り返し実行していくうちに、朝パソコンを開くと無意識にメールを見るようになります。つまり、「無意識の行動」が繰り返されることこそ、習慣化が達成された証拠なのです。 一度習慣化されると、作業の手順がパターン化されるため、難易度の高い業務であっても苦痛なくして一定の品質を保てるようになります。そのため、ビジネスでは業務を習慣化させることが求められるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事で行動を習慣化する3つのメリット 習慣化には、主に3つのメリットがあります。行動の習慣化に成功している人は、以下のメリットを仕事に活かしています。 （1）業務の効率化につながる 1つ目に、行動が習慣化すると業務の効率が上がります。 習慣化によって、業務の内容や手順が最初からわかるため、やり方や手段に迷って悩む時間がなくなります。そのため、必要な作業にだけ時間や労力を割けるようになり、効率的に業務を遂行できるのです。 また、業務を繰り返していくうちに、自分なりの工夫で作業時間の短縮も可能になります。結果、別の業務に力を注げるので、自身が担当する業務全体の生産性を向上させられるのです。 （2）一定の業務品質を確保できる 2つ目に、一定の業務品質を確保できることがメリットとして挙げられます。 習慣化できる業務は、取引先や顧客によって左右されたりイレギュラーが発生したりする業務ではないため、安定した質を維持しやすいです。また、毎日繰り返されるため、手順のミスや抜け漏れが発生しにくく、業務品質が落ちる可能性は低いと考えられます。 そのため、一度習慣化されてしまえば、ずっと変わらない品質をキープできるので、繰り返される仕事に関しては早い段階で習慣化しましょう。 （3）継続力が鍛えられる 一定期間、行動を継続した先に習慣化があるので、継続力が鍛えられます。 行動を継続すると、「やらなければならないこと」という意識は薄れ「やって当たり前のこと」に変わるのです。当たり前になり、継続を辛く感じないようになると、自然と行動するようになります。 また、継続できたという成功体験を一度作れば、自信がつき、高い目標に対しても継続して努力できるという好循環が生まれます。したがって、仕事において部下に行動を習慣化させたい場合には、継続する重要性を伝えましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事で行動を習慣化できない3つの原因 仕事における行動を習慣化できない原因は以下の3つがあります。以下の原因が分かっていないと、習慣化の達成は難しくなります。 （1）目標が高すぎる 1つ目に、習慣化できない原因として、目標が高すぎることが挙げられます。 高すぎる目標を設定しても、実施する際のストレスが大きくなるので、習慣化できません。たとえば、今まで本を読まなかった人が「毎月10冊ビジネス書を読む」という目標を立てても継続は困難です。 また、継続の失敗経験が続くと行動を起こさなくなってしまいます。そのため、行動の習慣化を実現するために、無理なく続けられる目標を設定しましょう。 （2）すぐに結果を求める 2つ目に、すぐに結果を求めると、行動の習慣化に失敗します。 習慣化は、短期的ではなく長期的な行動によって実現します。そのため、短期間で大きな成果を求めてしまうと、思うような結果が得られず、モチベーションは下がってしまいます。 そこで、短期間で達成できる目標を設定し、小さな成功体験を積み重ね、自身のモチベーションをコントロールしましょう。小さな目標でもクリアできれば、少しずつ長期目標の達成に向かって進んでいることが意識できるはずです。 （3）完璧主義になっている 3つ目に、完璧主義になってしまうことも、習慣化が失敗する原因です。 多くの場合、自身の「やりたいこと」と「できること」には差があります。しかし、完璧主義の人は「やりたいこと」を100%こなそうとして、失敗してしまうのです。 仮に、無理のある目標を達成できたとしても数日のみで終わってしまうので、継続できません。そのため、確実に達成できる行動から小さく始めて、習慣化を成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事で行動を習慣化するためのコツとは ここでは、仕事で行動を習慣化するためのコツを解説します。以下を実践すれば、これまで失敗していた習慣化も達成できます。 （1）目的を明確にする 習慣化するコツとして、目的の明確化があります。 「なぜ習慣化したいのか」といった目的を明確にしなければ、モチベーションは下がります。ひとつの行動を習慣化した結果、仕事にどう活かされるのか意識しましょう。 目的が具体的であるほど、とるべき行動も明確になるので、具体的な目標を設定するべきです。そして、行動が明確になれば、達成「できた」「できなかった」の判断も簡単になります。 （2）定期的に振り返る 仕事における行動を習慣化するには、振り返りも欠かせません。 行動を記録し、定期的に振り返ると、習慣化したい行動が実行できた日・できなかった日が目に見えて分かります。できなかった日の記録を見ると、罪悪感が生まれ、毎日続けようという気持ちが強くなります。 また、記録を残せば、実行できなかった理由を踏まえて対策を講じられるので、同じ原因で実行できない日が減るのです。しかし、記録を紙媒体で管理すると管理が大変なため、「ナレカン」のようなITツールで管理しましょう。 （3）習慣化の「3の法則」を意識する 習慣化の「3の法則」を意識すると、行動を習慣化しやすいです。 習慣化の「3の法則」とは、「行動を3日続ければ継続力がつき、3週間続ければ習慣になり、3ヶ月続ければ結果が出る」という法則が成り立つというものです。それぞれ「3」がつく期間は、習慣化達成へのハードルや困難さを自覚する期間でもあります。 しかし、まず3日続けることを目標にし、達成したら3週間、その次は3ヶ月というように徐々に期間を増やし、つらさを乗り越えると業務を続けることが苦ではなくなります。ぜひ、「3の法則」を意識して、習慣化に取り組んでみましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【必見】仕事の習慣化に役立つおすすめのITツール 以下では、仕事の習慣化に役立つおすすめのITツールを解説します。 ビジネスにおいて、高すぎる目標や短期目標のみを設定したり、最初から全てを完璧にこなそうとしたりすると、習慣化する前に挫折してしまいます。こうした失敗の原因には、「振り返り」が不十分であることが挙げられます。 そこで、「仕事の失敗事例を蓄積できるツール」を導入すると、失敗の原因分析ができるので、無駄なやり直しが減ります。また、逆に、成功事例や成果につながった習慣も記録すれば、自分や社内メンバーの思考・行動パターンが見えてきて、習慣化に役立ちます。 しかし、必要な情報に即座に辿り着けなければ、スムーズに「振り返り」ができません。したがって、仕事の習慣化には、業務の成功・失敗事例を蓄積し、即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」は、ファイル形式を問わず、あらゆる情報の蓄積が可能であり、習慣化したい成功パターンの記録も確実に残せます。また、“平均0.2秒”“ヒット率100％”を誇る超高精度な「キーワード検索」で欲しい情報が瞬時に見つかります。 最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「Stock」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 仕事の習慣化のメリットと失敗原因、コツのまとめ これまで、仕事の習慣化のメリットと失敗原因、コツを解説しました。 仕事における行動を習慣化すると、業務の効率化や一定の業務品質の確保、継続力の向上といったメリットがあります。習慣化のメリットを得るために、「明確な目標」「振り返り」「3の法則の意識」を心がけ、習慣化を成功させましょう。 とくに「振り返り」に関しては、習慣化したい行動を継続できているか、記録をつけて情報を残す必要があります。そこで、情報の管理に役立つツールを導入するべきですが、WordやExcelではファイル管理が煩雑になり、複雑なツールは社員が使いこなせません。 したがって、社員全員にとって使いやすく、しっかりと情報を整理して蓄積できるツールを導入しましょう。結論、誰でも簡単に行動の整理・蓄積・振り返りができるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で、サクサク行動を振り返って、習慣化を成功させましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/

日々、仕事を進めていくうえで文書の作成・管理は、どの業界職種にも当てはまる業務だと言えます。また、ミスや違反行為をしてしまったとき提出を求められる「始末書」も、仕事上で扱う文書のひとつです。 しかし、なかには「始末書を書く機会が滅多にないので、どのように書けば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、始末書を書く時のコツや例文を中心に解説します。 始末書と顛末書の違いを知りたい 例文を参考にして、始末書を作成したい 作成した文書の管理に最適な方法を探している という担当者の方はこの記事を参考にすると、正しい始末書の書き方が分かるだけでなく、文書管理に最適な手段まで見つけられます。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 目次1 始末書とは？1.1 始末書を書く目的とは1.2 顛末書、反省文との違いとは2 始末書を書くときのコツとは2.1 事実を正確に記載する2.2 簡潔に記載する2.3 すぐに作成する3 【状況別例文】始末書の書き方4パターン3.1 パターン1：遅刻したとき3.2 パターン2：紛失したとき3.3 パターン3：破損したとき3.4 パターン4：事故を起こしたとき4 社内の文書管理に最も貢献するツール4.1 社内の文書に即アクセスできるツール「ナレカン」5 始末書の概要や書くときのコツとは 始末書とは？ 始末書とは「仕事上の過失や違反行為の事実を明らかにする書類」であるのと同時に「謝罪の意を表明する書類」とも言えます。 具体的な違反行為には、無断欠勤や遅刻など就業規則に違反した場合や法律違反など社会の規律を乱すような行為が挙げられます。また、会社の信用を傷つけたり、金銭的に損失を負わせてしまった場合も同様です。 始末書を書く目的とは 始末書を書く目的は、主に以下のようなものがあります。 ミスやトラブルの事実関係や原因を明確に記録するため 反省と謝罪の意思を表明するため 再発防止を誓約し、具体的な対策を示すため 会社側が処分や指導の証拠とするため 始末書を書くことによって、本人の意識改革や企業の信頼維持につながるのです。 顛末書、反省文との違いとは 顛末書・反省文の意味と、始末書との違いは以下の通りです。 顛末書には、不祥事やミスが起こった場合、その事実関係を客観的に明らかにするという目的があります。謝罪や反省の意は含まれず、事実関係の確認のために使われる点が特徴です。 一方、反省文は、始末書と同様に、ミスを明らかにすると同時に謝罪の意を表明する書類です。しかし、反省文の場合、始末書よりも過ちの程度が軽いことが多く、主に直属の上司に向けて提出されます。 また、始末書、顛末書、反省文には、提出先や処遇に以下のような違いがあるため、混同しないように注意しましょう。 提出先 処遇への影響 始末書 お詫びする相手（社内の人や取引先、顧客） ・場合によっては、譴責（けんせき）、減給、出勤停止などの懲戒処分扱い ・懲戒処分にならずとも人事査定に影響が出る可能性がある 顛末書 原則社長 ・懲戒処分や評価が下がるなど不利益を被ることはない ・場合によっては、人事考課に影響が出る可能性がある 反省文 上司や関係部署 ・直接的な懲戒処分にはつながりにくい ・反省の意思や再発防止策が不十分な場合、人事評価に影響する可能性がある 参照：サポネット「顛末書とは？ 具体的な書き方や注意点と文例 【テンプレートあり】」 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 始末書を書くときのコツとは 以下では、始末書を書くときのコツを紹介します。始末書を作成するときは、相手に誠意を伝えるためにも、失礼がないように以下の内容を確実に押さえましょう。 事実を正確に記載する まずは、事実を正確に記載することが重要です。 ミスや違反行為をしてしまった場合、焦りや後ろめたさから、ごまかしたり詳細を省いたりして書いてしまいがちです。しかし、事実を正直に書かなければ、相手に反省している態度や誠意が伝わらず、かえって事態は悪化しかねません。 そのため、自分の過失を正当化せず、嘘偽りなく事実を書くようにしましょう。 簡潔に記載する また、簡潔に記載することもポイントです。 冗長な文章では、相手に伝えたい内容が十分に伝わらないことがあります。とくに、始末書の場合、相手にお詫びの気持ちが伝わらなければ意味がありません。 反省と謝罪の意を示す トラブルが起きた経緯・内容を説明する 過失の原因が自身にあることを認め、反省の意を示す 再発を防止する対策を説明する そこで、以上のポイントを押さえつつ、順序立てて文章を作成すると、相手に伝わる始末書が作成できます。 すぐに作成する 始末書を提出するように指示が出た場合、すぐに作成に取りかかることも大切です。 ミスやトラブルが起きてから始末書の作成までに時間が空いてしまうと、詳細を忘れてしまい、正確な経緯を書けなくなってしまいます。また、謝罪を受ける側も放置されていると感じてしまい、不快感や不信感につながりかねません。 一方、素早い対応は、相手に真摯な態度や誠意を示すことができ、信頼を取り戻すまでの一歩となるのです。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 【状況別例文】始末書の書き方4パターン ここでは、始末書の例文をパターン別に紹介します。ただし、あくまでも例文なので、自分のことばで伝えることも大切です。 ぜひ、以下の例文を参考にしてみてください。 パターン1：遅刻したとき こちらが、遅刻をしてしまったときの例文です。 この度、令和〇年〇月〇日、正当な理由もなく度重なる遅刻を繰り返し、会社および関係各位に多大なるご迷惑をお掛けしましたことを、深くお詫び申し上げます。 今回の件は、私自身の自己管理の甘さに起因するものであり、弁解の余地は一切ございません。 今後は日々の生活習慣を見直し、自己管理を徹底することで、同様のことを二度と繰り返さぬよう細心の注意を払い、誠意をもって業務に取り組んでまいります。 誠に申し訳ございませんでした。 以上のように、言い訳をしないよう注意しましょう。 パターン2：紛失したとき 以下は、会社からの貸与物を紛失したときの例文です。 この度、令和〇年〇月〇日、会社より貸与されている〇〇を、帰宅途中の電車内において不注意により紛失いたしました。多大なるご迷惑をお掛けしましたことを、深くお詫び申し上げます。 紛失に気付いた直後、最寄り駅の駅員に確認を行い、その後すぐに警察署にて遺失物届を提出いたしました。しかしながら、現在のところ警察からの連絡はなく、発見には至っておりません。 今回の件を真摯に受け止め、今後は〇〇の管理に一層注意を払い、使用時以外は必ず鞄の中に保管するなど、再発防止に努めてまいります。二度と同様の事態を起こさぬよう、細心の注意をもって行動することをここに誓います。 誠に申し訳ございませんでした。 以上のように、紛失させてしまった場合は、ことが起こった経緯や現時点での状況まで明記するようにしましょう。 パターン3：破損したとき 以下は、会社の物品を破損させてしまったときの例文です。 この度、令和〇年〇月〇日、会社より貸与されている〇〇を、不注意により落下させ、破損させてしまいましたことについて、深くお詫び申し上げます。 本来であれば周囲の状況を十分に確認すべきところ、〇〇を運搬中に足元の確認が不十分で、誤ってコンセントに足を引っかけてしまったことが原因でございます。 今回の件により、会社に多大なるご迷惑をお掛けしましたことを重く受け止めております。今後は同様の事態を招かぬよう、物品の取り扱いや移動時には十分に注意を払い、慎重に行動することをここに誓います。 誠に申し訳ございませんでした。 以上のように、自身の過失を認め、ごまかすことなく記載することが大切です。 パターン4：事故を起こしたとき 以下は、事故を起こしてしまったときの例文です。 この度、令和〇年〇月〇日午後〇〇時頃、〇〇市〇〇交差点付近において、私の前方不注意により追突事故を起こしてしまいました。 当日は営業活動のため外回り中でしたが、私の不注意により前方確認が不十分となり、前方車両に追突する結果となりました。 幸い、相手方・当方ともに人的被害はありませんでしたが、双方の車両に損傷が生じ、修理を要する事態となりました。事故処理につきましては、総務部を通じて保険会社の対応のもと、相手方にもご理解をいただき、現在は示談が成立しております。 今回の事故により、会社に多大なるご迷惑とご心配をおかけしたことを、心よりお詫び申し上げます。今後は再発防止のため、安全運転を徹底し、より一層の注意をもって業務にあたる所存です。 誠に申し訳ございませんでした。 とくに、交通事故が起こった場合、何より知りたいのは双方の被害状況です。そのため、以上のように、重要な要素を簡潔にまとめて報告するようにしましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 社内の文書管理に最も貢献するツール 以下では、社内の文書管理に最も貢献するツールを紹介します。 始末書は、作成して終わりではなく再発を防止するためにも、企業側で確実に記録として残しておくことが大切です。とはいえ、紙資料やExcel・Wordを使った管理では、情報が入り乱れやすく、管理するのに手間がかかります。 そこで、社内の文書管理には「検索機能に優れたナレッジ管理ツール」を利用しましょう。なぜなら、検索機能によって欲しい情報をすぐに取り出すことができるため、文書管理の手間がなくなるからです。 結論、自社が導入すべきなのは、社内のナレッジを蓄積して、超高度の検索機能で必要な情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 ナレカンの「記事」には、テキストのほかに画像やファイルも添付できるうえ、画像内検索やファイル内検索を含む「超高精度の検索機能」も利用できます。そのため、社内のナレッジを一元化して、すぐに取り出せる仕組みが築けるのです。 社内の文書に即アクセスできるツール「ナレカン」 「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール https://www.narekan.info/ 「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。 「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。 自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。 また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。 生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。 更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。 ＜ナレカンをおすすめするポイント＞ 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。 「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。 ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。 初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。 ＜ナレカンの料金＞ ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様 エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様 プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様 各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。 ナレカンの詳細はこちら ナレカン資料の無料ダウンロード 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/ 始末書の概要や書くときのコツとは ここまで、始末書の概要や書くときのコツを中心に紹介しました。 始末書は、仕事上の過失を明らかにするとともに、相手への謝罪の意を表明する重要な文書です。そのため、作成するときは「嘘偽りのない事実を簡潔に述べ、速やかに提出すること」が誠意を伝えるうえで重要になります。 また、始末書をはじめとする様々な文書は、企業にとって重要な記録となるので、適切に管理するように努めましょう。たとえば、情報を「記事」に残しつつ「フォルダ」ごとに管理できるツールがあれば、膨大な数の文書も適切に管理できます。 結論、自社が導入すべきなのは、社内の文書を一元管理し、欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。 無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、始末書を適切に作成・管理しましょう。 「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」 社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」 ＜100人～数万名規模＞の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します！https://www.narekan.info/