【必見】見積書とは？提案書との違いや書き方を解説！
見積書や提案書は、ビジネスの場においてプロジェクトの発足時や情報共有時などさまざまな場面で作成される大切な書類です。
一方で、これらの書類は区分が曖昧になりやすく、「見積書と提案書の違いがわからないので適切な管理ができない」という担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見積書と提案書の違いや書き方を中心に解説します。
- 見積書と提案書の違いがわからない
- 見積書を効率的に書くコツを知りたい
- 自社の見積書や提案書を適切に書き分けて管理したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、見積書と提案書の違いを明確に理解しつつ、効果的な書類の管理手法まで確立できます。
目次
見積書とは
見積書とは、ある商品やサービスを契約した際にかかる費用や条件について記載された文書です。
基本的に、顧客に対し事業者が提出します。顧客は見積書の内容をもとに契約するかを検討するため、契約前に発行する点が特徴です。
このように、見積書は商品・サービスの契約に関わる重要な書類であると言えます。
見積書と提案書の違いとは
見積書と提案書の違いは以下の通りです。
- 見積書
- 提案書
受注者が金額・数量・工程・期間などの取引内容を発注者に対してあらかじめ提示する書類
自社や顧客の抱える課題に対して解決策の提示や、問題に対しての具体的なアプローチをまとめた書類
このように、提出する目的に大きな違いがあります。また、顧客によっては、見積書と提案書で提出する順番も異なります。
とくに、新規顧客に対しては、提案書を提出した後に、具体的なプランや金銭情報を見積書で共有するフローが一般的です。一方、既存顧客に対しては、提案書の前に見積書を提出することが多いという違いもあります。
見積書と提案書における共通点とは
以下では、見積書と提案書の共通点を3つ紹介します。
- 顧客の信用に繋がる
- プロジェクト進行前に作成する
- 顧客の了承を得た後も必要になる
見積書も提案書も顧客の信用を得るために作成します。自社企業に対して懸念点を抱かせないよう、顧客目線で書類を作成する必要があります。
いずれの書類も、企画やプロジェクトの契約を実現させるために作成されます。そのため、プロジェクトが進行する前に作成することが一般的です。
2つの書類は、顧客から了承を得たあとも、実際に企画を進める際の指標になるため必要です。そのため、社内で書類が正しく管理されていなければ、業務を円滑に進めることができない点に注意が必要です。
以上のように、見積書と提案書はプロジェクトを進めるうえで欠かせない重要な書類です。したがって、見積書や提案書を社内で共有・管理できる環境づくりが大切です。
見積書における3つの目的とは
以下では、見積書を作成する3つの目的について解説します。「見積書がなぜ必要なのか」を社内全体で把握しておくと、抜け漏れやミスの削減にもつながります。
(1)情報を共有するため
見積書を作成する1つ目の目的は、検討に必要な情報を顧客に共有するためです。
見積書には、会社情報や納期・支払い条件に加え、商品情報など依頼内容に関する詳細な情報が記載されています。商品やプロジェクトに関わる詳細なデータが定量的に明記されている見積書を発行することで、相手企業は契約するのか、条件に関して交渉するのかなどの検討が行えるのです。
また、事前に見積書で情報を共有しておくと、両社が金額に関する事前知識を備えたうえで打ち合わせができ、交渉や検討がスムーズにもなります。
(2)トラブルを回避するため
2つめの目的は、支払いや認識齟齬によるトラブルを回避するためです。
見積書には、取引に関わる詳細な情報が定量的に明示されています。そのため、契約を結ぶ前に見積書で両社の認識齟齬を無くすことで、トラブルの原因となる契約条件の認識違いが起こりにくくなります。
また、見積書は情報を文字で残せるので、言った言わないという水掛け論の事態も防げるのです。
(3)与信調査のため
見積書を発行する3つ目の理由は、顧客から与信情報として判断されるためです。
見積書に発行の義務はないものの、多くの企業は信用情報の提示という意味も含め見積書を作成しています。見積書の発行は経費計算を企業が正確に行っている証明であり、取引先の安心感につながるのです。
信用の低下を防ぐため、記載した内容を正確に記載しなければなりません。
見積書における書き方のコツ
ここでは、相手に伝わる見積書作成のコツを解説します。以下のポイントが押さえられていない見積書は、顧客の望むニーズに応えられない可能性があるので注意しましょう。
テンプレートを活用する
見積書の作成には、テンプレートを活用しましょう。
見積書は企画ごとに社内で数多く作成するので、体裁が整っていなければ確認作業が増加し振り返りがしづらくなります。そこで、テンプレートを用いると体裁の整った書類が短時間で作成でき、作成の簡略化とともに振り返りやすさに繋がるのです。
また、テンプレートは記載ミスの予防やクオリティの均一化にも貢献するので、顧客にとっても見やすい書類になります。企業や業界によっても求める情報は異なるので、テンプレートを軸に顧客ごとで柔軟に修正できる点もポイントです。
一方、「ナレカン」のようにシンプルなITツールで、テンプレートで作成した見積書を効率的に管理したり、ツール内でテンプレートを作成してあらゆる業務へ横展開させたりする企業も増加傾向にあります。
金銭情報を詳細に明記する
見積書では、金銭情報を明瞭に記載する必要があります。
合計金額や消費税、内訳なども詳細に記載しましょう。内訳の記入は、顧客が金銭の流れを意識しやすく信用に繋がるとともに、追加・変更が必要になってもわかりやすいメリットがあります。
また、小計と消費税の記載や、最終的に必要な合計金額は太字で記載するなどの工夫をすると、見やすく金額感がイメージしやすい見積書になります。
有効期限を設定する
見積書には有効期限を忘れずに記載しましょう。
見積書における有効期限の記載は法律では定められていないものの、商品やサービスの価格変更に対応できるようにしたり購買意欲を促進させたりする目的で記載をします。
ただし、民法によると、有効期限を設定して交わされた契約は撤回できないので、期限間違いの無いように確認しなければなりません。
見積書・提案書におすすめのテンプレート2選
以下では、見積書や提案書におすすめのテンプレート2選をご紹介します。資料作成の負担を減らしたい方は必見です。
【Excel】シンプルな見積書テンプレート
こちらは、ビズ研が提供するシンプルな見積書のテンプレートです。
シンプルなデザインで基本的な項目がそろっているので、様々な業界・企業で利用できます。また、ロゴや配色のカスタマイズも可能な点がポイントです。
【Excel】基本の提案書テンプレート
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する基本の提案書テンプレートです。
現状分析や問題点、解決策などの記載スペースがあり、このテンプレートに沿って記載することで、提案の構成が完成します。項目の修正もできるので、自社に最適な提案書を簡単に作成できます。
あらゆる書類の作成・管理を効率化するITツール
以下では、見積書や提案書を含むあらゆる書類の作成・管理を効率化するITツールをご紹介します。
見積書や提案書を適切に管理するにはITツールの導入がおすすめです。WordやExcelのテンプレートを使った場合、書類の作成は簡単にできる一方で、その後の共有や管理では別のツールを使わなければならず面倒です。
そこで、見積書・提案書の共有、管理ができる「ITツール」を使えば、共有から管理まで、面倒な手間をかけずにスムーズに進められます。ただし、チャットツールのように情報が流れるツールでは、作成された見積書や提案書へのアクセス性が悪く、スムーズな業務進行を阻害してしまいます。
結論、最も簡単に書類管理を効率化させるには、見積書や提案書の共有、管理までを誰でも簡単に進められるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、見積書・提案書のファイル添付やテキストで関連情報を記載して任意のメンバーに共有可能です。さらに、「フォルダ機能」もあるので煩雑になりがちなファイル管理もスムーズにできます。
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見積書と提案書の違いと書き方まとめ
ここまで、見積書と提案書の違いや書き方について解説しました。
見積書や提案書は、WordやExcelのテンプレートを利用して効率的に作成できます。しかし、作成だけでなく、その後の管理や関係する社員への情報共有も重要な業務と言えます。
情報共有を怠ると、社員間で契約についての認識齟齬が発生してしまったり、納期に間に合わなかったりする事態を招きかねないのです。そこで、「共有や管理が簡単にできるITツール」が求められるのです。
ただし、メールやチャットツールでは、重要な書類、情報も流れてしまいます。そのため、見積書や提案書の共有・管理を効率化するツール「ナレカン」がおすすめです。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、見積書や提案書をはじめとした情報共有・管理のストレスを取り除きましょう。
