後任が引継書を読まない原因とは？解決策を紹介！
業務の担当者が変わるときは、前任者がいなくなっても業務をスムーズに進めるために、後任者へ引継書を共有しなければなりません。引継書があれば、後任者が未経験でも問題なく業務を任せられます。
しかし、「引継書が後任者に読まれない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、後任が引継書を読まない原因と解決策を中心にご紹介します。
- 後任者が引継書を読まずに繰り返し質問してくる
- わかりやすい引継マニュアルを作成したい
- 仕事の引き継ぎを簡単にできる方法が知りたい
という方はこの記事を参考にすると、後任に読んでもらえる引継書の書き方が分かり、引き継ぎを円滑に進められます。
目次
後任が引継書を読まない原因
ここからは、後任が引継書を読まない原因を解説します。以下を把握すれば、原因に合わせた解決策を講じることができるので、後任者が引継書を読まないと悩む方は必見です。
内容が難しい
引継書が読まれない原因の1つは、引継書の内容が難しいことです。
引継書の内容が難しければ「読んでも分からない」と判断され、引継書が読まれずに放置されてしまいます。たとえば、専門用語を多用している引継書は、ある程度業務に慣れた社員でなければ理解できません。
したがって、「初めて業務に従事する人でも分かる表現」を心がけましょう。
読むべき箇所が分かりにくい
引継書が読まれないもう1つの原因は、欲しい情報があった時に「どこを読めば良いか」が分かりにくいことです。
引き継ぎでは業務を一度に引き継ぐので、書類の分量が増えます。そのため、業務の全体像を把握できていない後任者にとっては、引継書から必要な情報を探す作業に時間がかかってしまうのです。
以上のように、引継書のどこを読めば良いか分からず「聞いたほうが早い」と判断されてしまい、読まれなくなります。したがって、「必要な情報をすぐに得られる引継書」を作成しなければなりません。
【3ステップ】読まれる引継書の作り方
ここからは、読まれる引継書の作り方をご紹介します。以下の手順に従って作業を進めれば、ほかの業務を圧迫することなく効率的に引継書を作れます。
（1）引継ぎのスケジュールを作成する
まずは、引継書作成に向けてスケジュールを立てましょう。
具体的には、後任者への引き継ぎをする1週間前を目処に引継書を完成させておかなければなりません。引き継ぎ業務はチーム全体の生産性を下げないための重要な仕事なので「差し込みの仕事で対応できなかった」などの事態は避けるべきです。
また、関係者への挨拶の日程も決めておく必要があります。以上のように、引き継ぎはほかの業務と並行して実施するので、適切なスケジュールを立てて計画的に進めましょう。
（2）引継書に書く内容を洗い出す
次に、引継書に書く内容を洗い出します。具体的には、引継書に記載すべき以下の項目について詳細を調査しましょう。
- 業務の概要
- 具体的なスケジュール
- 業務の手順
- 例外への対応方法
後任者が業務の全体像をつかめるように、業務の必要性や業務で達成したい目的などを記載しましょう。
後任者が今後の見通しを立てたり、周囲とペースを合わせて取り組んだりできるように、年間、月間の業務スケジュールを示しましょう。
担当変更後も滞りなく仕事が進むように、業務の具体的な流れや手順を示します。また、前任者がもつ知識や経験などのノウハウもあわせて記載しましょう。
「引継書やマニュアルを見なければ仕事ができない」という状況を防ぐために、業務上のルールや原則だけでなく、過去のトラブル事例なども共有しておきましょう。
以上のように、業務の全体像からイレギュラーへの対応方法までを洗い出すことが「後任者にとって過不足がなく分かりやすい引継書」の作成につながります。
（3）具体的な内容を記載する
最後に、洗い出した項目について具体的な内容を記載しましょう。
ここでは、“データや書類の保管場所”、”業務で扱うツールやシステムの操作方法”などを明示します。引継書を見た後任者がどのように業務を進めるかをイメージし、分かりやすく記載しなければなりません。
また、完成した引継書は一度上司や同僚へ共有し、不備がないか確認してもらうのがおすすめです。以上のように、業務に慣れている前任者だけではなく、後任者や関係者などの目線をとりいれながら詳細を示す必要があります。
引継書の質を上げる4つのコツ
以下では、引継書の質を上げる4つのコツをご紹介します。既存の引継書を改善して「読まれる引継書・役立つ引継書」にしたい担当者の方は必見です。
（1）結論から述べる
1つ目のコツは、引継書に記載する内容を「結論から述べること」です。
冗長な文章は、読むだけでなく理解するのにも時間がかかって、後任者の読む意欲を無くしてしまいます。したがって、短時間で分かりやすく伝えるために結論から述べる必要があるのです。
また、後任者にとって分かりやすいだけでなく、前任者も引継書の文章作成で迷わなくなるメリットがあるので、結論から述べる方が良いと言えます。
（2）一目見て分かるように記載する
2つ目のコツは「一目見て伝えたい内容が分かるように記載すること」です。
たとえば、業務手順を文章だけで記載した場合と、図や矢印などを使って「フローチャート」で表した場合では、業務のイメージのしやすさが大きく異なるのです。
文字だけでは業務への具体的なイメージがすぐに伝わらない可能性があります。したがって、図形や画像を貼付したり、デザインやレイアウトを工夫したりして、視覚的に見やすい引継書にしましょう。
（3）ほかの社員にも確認してもらう
3つ目のコツは「ほかの社員にも確認してもらうこと」です。
前任者が理解できる引継書が、未経験者にとって分かりやすいものとは限らないので、ほかの社員に確認してもらったうえで改善する必要があります。
たとえば、後任者の立場に近い新入社員や経験の浅い社員などへ事前に引継書を共有し、改善すべき点が何か調査して、引継書に反映させましょう。
（4）ITツールを活用する
4つ目のコツは「ITツールを活用すること」です。
一部のITツールには、引継書の作成を効率化する「テンプレート機能」が搭載されています。テンプレート機能を使うと、あらかじめ作成したフォーマットに沿って情報を入力するだけで簡単に「見やすい」引継書を作れます。
また、ITツールの検索機能を使えば、必要な情報を瞬時に探し出せるので「読みたい情報がどこにあるか分からない」状態になりません。とくに、「ナレカン」のようにシンプルな情報共有ツールを使って、引継書の作成から管理までをスムーズにする企業も多いです。
失敗しない引継ぎに必須のツール
以下では、失敗しない引継ぎに必須のツールをご紹介します。
引継書が読まれない状況を解消するには、「高精度の検索機能が備わっているツール」を導入し、資料を管理しましょう。検索機能が搭載されているツールを使えば、後任者が知りたい情報を簡単に探し出せます。
ただし、操作が複雑なツールは使うのが面倒になり、前任者の資料作成や高2運者のチェックが滞りがちです。したがって、「ITスキルに関係なく簡単に操作できる」点も重視しましょう。
結論、引継書の運用には誰でも簡単にわかりやすい引継書を作成でき、必要な情報をすぐに見つけ出せるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」では、画像・ファイル添付をはじめ、目次や文字の装飾が簡単なので、誰でも見やすい引継書を作成できます。また、ヒット率100%の「キーワード検索」で、必要な情報をすぐに見つけ出せるため、引継書の管理もスムーズになるのです。
簡単に「読まれる」引継書を作成できるツール「ナレカン」
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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ナレカンで引継書を作成するイメージ
ナレカンの「記事」には、以下のように図やファイル添付で、簡単に引継書を作成できます。
仕事の引き継ぎに関するよくある質問
以下では、仕事の引き継ぎに関するよくある質問についてご紹介します。引き継ぎにおいて疑問があるという方は必見です。
業務引き継ぎの注意事項は？
業務引き継ぎにおける注意事項のひとつに、「余裕をもった引き継ぎ期間を確保すること」が挙げられます。
業務の引き継ぎは、情報を共有して終わりではなく、後任者が業務をスムーズに行えるまでサポートする必要があります。そのため、引き継ぎにかかる期間は余裕をもって設定する必要があります。
また、事前に引き継ぎのスケジュールを計画しておくことも有効です。
仕事の引き継ぎ漏れを対策するには？
仕事の引き継ぎ漏れを対策するには「質問の機会を設けること」が重要です。
後任者に一方的に説明をして終わりにするのではなく、説明の合間で質問できる機会を設けることで、引き継ぎ漏れを防げます。また、後任者が実際に業務を開始し、その中で疑問に思ったことを解消する場を設けることも有効です。
以上のように、疑問点を解消できる環境づくりによって、仕事の引き継ぎ漏れを防止できます。
引継書が読まれない原因まとめ
ここまで、後任が引継書を読まない原因と解決策を中心にご紹介しました。
後任者が引継書を読まない原因は「内容が難しいこと」と「どこを読むべきか分かりにくいこと」の2点です。内容の難しさは「初めて業務に従事する人でも分かる表現」を心がけることで解決します。
また、読むべき箇所が分かりにくい問題に対しては、検索機能が搭載されたITツールを導入して、情報へのアクセス性を高めなければなりません。
したがって、タグやタイトルから引継書を横断的に検索でき、後任者が必要な情報へたどり着きやすいツール「ナレカン」を使うべきなのです。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、「後任者に引継書が読まれない」問題を解消しましょう。
