【徹底解説】KPT法とは？振り返りの進め方やコツも紹介
ビジネスを進めていくにあたり、プロジェクト終了時に振り返りをすることは重要です。とくに、KPT法を用いて振り返りを実施すると、前回の反省を生かしつつ新しいプロジェクトに入れるため、より良い成果が期待できます。
しかし、「KPTという名称は知ってはいるものの、KPT法の具体的な進め方は分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、KPT法の具体的な進め方や導入時のコツを中心にご紹介します。
- KPT法の概要や取り入れるメリットを知りたい
- KPT法の具体的な進め方について把握したい
- KPT法を簡単かつ効率的に進める方法が知りたい
という方はこの記事を参考にすると、KPT法が企業にどのように役立つのか理解を深めつつ、実践できるようになります。
目次
KPT法とは
KPT法とは振り返り手法の1つであり、業務内容の改善を促進するために用いられる方法です。具体的には、プロジェクトの全容を以下の3つに分類して振り返り、改善点や今後の施策を考えていきます。
- Keep：継続すべき良かった点
- Problem：解決すべき課題
- Try：解決に向けて取り組むべき施策
KPT法を用いて振り返りを実施することで、プロジェクトの良かった点や反省点を分析できます。その結果、次のアクションにつながり、プロジェクトを効率よく進めていけるのです。
KPT法の3つのメリット
ここでは、KPT法を活用することで得られるメリットを3つご紹介します。KPT法を用いて業務改善を図りたい方は必見です。
（1）課題を早期発見できる
KPT法の1つ目のメリットは、課題を可視化し、早期発見できる点です。
KPTは、反省点だけでなく良かった点も整理するため、客観的な視点で課題を洗い出すことができます。その結果、課題解決に素早く取り組むことができ、後に大きな問題へと発展するリスクも抑えられるのです。
さらに、KPT法を取り入れることで、自身や組織の行動を客観的に分析して課題を見つけ出す習慣が身に付きます。以上のように、仕事内容に向き合う機会が多くなる分、課題の早期発見にもつながるのです。
（2）コミュニケーションが活性化する
KPT法の2つ目のメリットは、意見交換の機会が増え、職場内のコミュニケーションが活発になる点です。
さまざまな意見が交わされることで、自身では気がつかなかった点が見つかり、あらゆる視点から解決策を見出せるようになります。また、共通の課題に対してお互いの意見を尊重しながら話し合うことで、一体感を持って課題解決に取り組めるのです。
以上のように、KPTの実施はコミュニケーションを活発化させ、組織の向上力増進が期待できます。
（3）認識を統一できる
KPT法の3つ目のメリットは、物事に対しての認識を組織内で統一できる点です。
人によって課題に対する解釈が異なる可能性があるため、課題や問題は正確に共有することが大切です。そこで、KPIを通じて振り返りをすれば同じタイミングで共通認識をもてるため、今後やるべきタスクが明確になり、迅速に行動へ移すことができます。
このように、KPT法を用いると組織内での認識を統一しやすくなり、効率的に課題解決を進めることができます。
4ステップ｜KPT法の進め方
ここでは、KPT法を実施するときの具体的な進め方について、表を用いて解説します。
- ステップ1｜振り返り用のフォーマットを作成する
- ステップ2｜KeepとProblemを書き出す
- ステップ3｜KeepとProblemについて話し合う
- ステップ4｜Tryする内容を具体的に考える
KPTをはじめる準備として、下図のように左上に「Keep」、左下に「Problem」、右側に「Try」と書いた表を用意します。
「Keep」の欄にうまくいったこと、「Problem」の欄に課題や問題点を記載します。このとき、他人の考えに影響を受けないよう自身の意見を書き出していきましょう。
ステップ2で書き出した内容について、「Problem」を中心にディスカッションします。問題とした理由や要因を突き詰めて、真相を明確にすることが大切です。
話し合いを通して明らかになった要因に対して、どのような改善策をとるのか具体的に考え、実施していきます。ここで決定したTry内容は、次回の振り返りのときに検証ポイントとして役立つため、いつでも確認できるようにしましょう。
このように、KPT法ではKeep→Problem→Tryの順にプロジェクト内容を書き出していき、良かった点や反省点を振り返っていきます。
KPT法の3つのコツとは
KPT法による振り返りにはコツがあります。以下では3つのコツを解説するので、KPT法を効果的に実施したい方は必見です。
（1）テーマを絞り込む
KPT法を用いた話し合いでは、テーマを絞り込むことが大切です。
たとえば、「上半期の売上実績」といった抽象的なテーマではなく、「今月のテレアポ件数」や「組織体制」など、具体的なテーマを設定しましょう。また、決定したテーマは事前に共有しておけば、会議でより活発な意見交換が期待できます。
以上のように、明確なテーマを決めてKPTを実施することで、思考を整理しやすくなり、議論の効率化も図れます。
（2）誰でも発言しやすい環境を作る
KPTでは、各自が些細なことでもすぐに発言できる環境づくりが非常に大切です。
しかし、大人数の会議では、なかなか自分の意見を言いづらい場合も少なくありません。そこで、参加者を複数のグループに分けたり、進行役を設けたりすることで、さまざまな意見が出るうえ、議論も整理しやすくなるのです。
したがって、誰もが活発に意見を言える環境をつくることが、KPTを成功させるためには欠かせません。
（3）KPT法を継続的に実施する
KPTを正しく機能させるためには、定期的に継続することが必須です。
前回のTry結果の振り返りによって連続性が生まれ、課題が徐々に改善されていく実感が湧きやすくなります。また、KPTを繰り返す中で新たな発見や学びがあり、自身や組織が成長していく実感を得られることは、継続していく上で大きな原動力となります。
このように、KPT法を継続的に実施することは、業務を改善していくのに効果的です。
KPT法で話し合った情報を蓄積するツール
以下では、KPT法を用いた振り返りの情報を蓄積・活用できるツールをご紹介します。
KPT法は1度きりで終わりではなく、定期的に繰り返し実施することで効果を発揮します。そして、業務を継続的に改善していくには、振り返った内容を記録して適切に管理し、会議の都度見返して次のアクションに活かしていくことが大切です。
そのため、会議で話し合った情報を簡単に記録・共有でき、必要なときにすぐ見返せる情報管理ツールを導入すべきです。しかし、検索性の低いツールでは、目的の情報を探すのに時間がかかるため、「高精度の検索機能」を備えたツールを選びましょう。
結論、効果的なKPT法の実践には、社内のあらゆる情報を一元管理でき、優れた検索性で必要な情報がすぐに見つかるが最適です。
ナレカンでは、KPT法を用いた振り返りの内容を「記事」形式で簡単に記録・共有できます。また、ヒット率100％の「キーワード検索」によって、過去の内容やノウハウをすぐに見返して活用することが可能です。
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KPT法の概要や注意点まとめ
これまで、KPT法の詳細やメリット、進め方を中心にご紹介しました。
KPT法は課題の早期発見や組織力の向上につながりますが、効果を発揮するためには継続的に実施することが重要です。そのためには、会議の内容をしっかりと記録・管理し、次の会議で確認することで、次の行動につなげていく必要があります。
そこで、「情報管理ツール」を活用すると、会議内容をいつでも見返せる状態で管理でき、議論の質も向上します。とくに、検索性に優れたツールであれば、情報量が増えても必要なデータに素早くアクセスでき、より効率的に会議を進めることが可能です。
結論、KPT法を用いた会議での情報管理には、社内情報を一元的に管理・共有でき、高精度の検索機能で情報活用もしやすい「ナレカン」一択です。
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