【即解決】OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法とは？
OutlookとTeamsを連携すると、メールからオンライン会議を設定可能です。設定した会議は、共有の予定表に表示されるので、スケジュール管理がしやすくなります。
しかし、OutlookからTeams 会議を設定したいが「上手く追加できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法を中心にご紹介します。
- OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法を把握したい
- OutlookでTeams会議が表示されない原因を知りたい
- Teams 会議の議事録を簡単に作成・管理できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、OutlookからTeams 会議を設定する方法を把握しつつ、議事録を簡単に作成・管理できる方法も分かります。
目次
OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法
Teams 会議の設定方法は、Outlookのバージョンによって異なります。以下では、「新しい Outlookから設定する方法」と「クラシック Outlookから設定する方法」の2つをご紹介します。
新しい Outlook（デスクトップアプリ/Web版）から設定する方法
はじめに、画面左の【予定表（Calendar）】をクリックします。予定表が表示されるので、画面左上の【新しいイベント】をクリックしましょう。
新規イベントの作成画面が表示されるので、Teams 会議のトグル（オンとオフを切り替えるボタン）をオンにします。会議の参加メンバーを選択し、会議の詳細を追加しましょう。
【送信】をクリックすれば、会議出席依頼が送信されます。
クラシック Outlook（デスクトップアプリ）から設定する方法
はじめに、【ホーム】＞【新しいEmail】＞【会議】をクリックします。
その後、【Teams 会議】＞【会議のスケジュール】をクリックします。会議の参加メンバーを選択し、会議の詳細を入力しましょう。
【送信】をクリックすれば、会議出席依頼が送信されます。
OutlookでTeams 会議が表示されない/追加できない原因
OutlookでTeams 会議が表示されない原因として、Teamsが無料版である可能性が挙げられます。
Microsoftは、Outlook アドイン（拡張機能）について現在、無料版のTeams 会議の作成をサポートしていないと注意喚起をしています。
そのため、無料版のTeamsを利用している場合、Outlookで新規イベントの作成画面を開いても、以下のようにTeams 会議のトグルが表示されないので、注意が必要です。
OutlookでTeams 会議のアドインが有効にならない場合の対処法
ここでは、OutlookでTeams 会議のアドインが有効にならない場合の対処法を2つご紹介します。具体的な手順を画像付きで解説しているので、担当者の方は必見です。
対処法1｜Teams 会議アドインを復元する
1つ目は、Teams 会議アドインを復元する方法です。具体的な手順は以下の通りです。
- Outlookのデスクトップアプリを開き、【ファイル】＞【COM アドインの管理】をクリックする
- 「Microsoft Office 用Microsoft Teams会議アドインのオプション」を開き、【このアドインを今後 30 日間監視しない】をクリックする。クリックできない場合は、【常にこのアドインを有効にする】をクリックする
- 【適用】＞【閉じる】をクリックする
以上の方法で復元できるので参考にしましょう。
対処法2｜Teams 会議アドインを再度有効にする
対処法1で問題が解決しない場合は、Teams 会議アドインを再度有効にします。具体的な手順は以下の通りです。
- Outlookのデスクトップアプリを開き、【ファイル】＞【オプション】＞【アドイン】＞【管理】＞【無効なアイテム】＞【移動】をクリックする
- 「無効なアイテム」の下に【Teams】が表示された場合は、それをクリックし、【有効】をクリックする
- Outlookを再起動し、アドインが動作しているか確認する
以下は、「無効なアイテム」の下に【Teams】が表示された画面です。
Teams 会議の議事録を簡単に作成・管理できる方法
以下では、Teams 会議の議事録を簡単に作成・管理できる方法をご紹介します。
Teamsで会議をする場合、会議でやりとりした内容や関連資料をまとめておく場所がありません。そのため、あとから会議の内容を振り返りづらい点に注意が必要です。
そこで、ITツールを使って議事録を作成し、Teams 会議の内容を記録・蓄積しましょう。さらに、議事録をはじめ、会議に関する情報を一か所にまとめておけると便利です。
結論、Teams 会議の議事録作成には、あらゆる情報を、ナレッジとしてまとめて管理できる「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」にテキストを書き込んで議事録を作成しつつ、PowerPointファイルの会議資料も直接添付して管理できます。また、生成AIによってファイルの内容を自動要約できるので、一から書き出さなくてもナレッジとしてまとめておける点が特徴です。
Teams 会議の内容を残せる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法まとめ
これまで、OutlookからTeams 会議を設定/追加する方法を中心にご紹介しました。
新しいOutlookでは、“予定表”から、“新しいイベント”としてTeams 会議を設定できます。ただし、無料版のTeamsを利用している場合は、現在Outlookから会議を追加できないので、注意が必要です。
また、Teamsで会議をすると、会議の内容や資料をまとめておく場所がないので、あとから振り返りづらいという問題があります。そこで、ITツールを活用して、Teams 会議の情報を一か所で蓄積・管理しましょう。
したがって、自社が導入すべきは、Teams 会議の内容をはじめとして、あらゆる情報を集約できる「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、Teams 会議の内容を円滑に管理しましょう。
