【無料あり】業務効率化に欠かせないクラウドツール7選を紹介
昨今、業務効率化の実現に向けてクラウドツールを導入し、業務環境の改善を成功させている企業が増加しています。クラウドツールを適切に運用すると、業務効率化の実現だけでなく教育・運用コストの削減などのメリットも得られるのです。
しかし、現在でも業務にエクセルを利用している企業は多く「エクセルを利用した業務に課題を感じているが、どのようなツールを導入したらよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、脱エクセルすべき理由や業務効率化に役立つクラウドツール7選を中心にご紹介します。
- 業務の効率化が必要だと感じている
- 自社の課題に適したクラウドツールを運用して、業務効率化を実現したい
- 選定に失敗しないためにもツールを選ぶうえでの注意点を把握しておきたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社にマッチしたツールを導入でき、非効率に感じていたエクセル業務の効率化も実現します。
目次
業務効率化に役立つクラウドツールとは
ここでは、業務効率化に役立つ代表的な3つのクラウドツールについて紹介します。自社が必要としているのがどのようなツールなのか見極めましょう。
- チャットツール
- タスク管理ツール
- 情報共有・管理ツール
意思の伝達や情報交換をリアルタイムで行うコミュニケーションツールです。メールと異なり素早く送受信ができるため、第三者と頻繁にやり取りする方や、リモートワークが多い企業におすすめです。
プロジェクトの進行度合いを管理・共有するのに役立つクラウドツールです。タスク管理ツールを活用することで業務状況が可視化されるため、タスクの遅延や漏れを防げます。
ドキュメントやナレッジなど業務に必要な情報を集約し、一元管理するため、迅速な意思決定や社内間のコミュニケーションを活発にする効果があります。
このほかにも、Web会議ツールや人材管理ツールなど、業務効率化に効果的なクラウドツールは多数存在します。そのため、自社がどの業務の効率化を図りたいのか検討してからクラウドツールを導入しましょう。
Excelで情報共有をする2つのデメリット
業務効率化を実現するためにExcelを用いている企業が多いですが、Excelは上手に活用しなければ逆に効率化を妨げる可能性があります。以下では、Excelで情報共有をするデメリットについて解説します。
（1）長文をまとめるには不向き
Excelは、長文を記載するのに適していません。
表作成には役立ちますが、Excelに長文を記載すると見づらいです。また、マニュアルなどをExcelで作成する際、体裁を整えづらいのです。
表形式で管理する必要がある情報に関しては、Excelの活用も手段のひとつです。しかし、内容によって管理するツールを変えていては、確認に手間がかかるため、マニュアルなどの長文も表形式の情報もまとめて管理できるツールを導入しましょう。
（2）設定が面倒である
Excelの共有設定は、ITに慣れていない人にとって複雑で面倒です。
Excelで他の人とファイルを共有するには、ブックの権限設定や共有設定などが必要で、設定に手間がかかります。さらに、細かな権限設定はできないため、ファイルの編集履歴を追うことができず、知らない間に情報が書き換わっている可能性もあります。
このように、Excelでの情報共有は設定が大変なうえ、情報管理にもリスクが伴うため、目的に合わせたサービスを提供するクラウドサービスを導入すべきです。
【脱エクセル】クラウドツールを導入するメリット
ここでは、クラウドツールを導入すべき理由を解説します。クラウドツールを適切に導入・運用するためにも、クラウドツールのどのような部分が優れているのか把握しておきましょう。
業務効率化に繋がる
必要に応じたクラウドツールを利用することで、無駄な作業時間を短縮でき、業務効率化に繋がります。
クラウドツールにはさまざまな種類がありますが、いずれのツールにも情報共有やタスク管理など、業務の手間を省いて作業効率を向上させる機能が搭載されています。
そこで、情報の管理に適したクラウドツールを使えば、更新状況を一目で把握しながら、顧客や業務ごとで整理しながら情報を管理できるため、生産性が向上します。
運用コストを抑えられる
エクセルと比較して、クラウドツールは運用コストを大きく削減できます。
社内のさまざまな業務や取引先をすべてエクセルで運用・管理すると、自動化されていない作業が多いため、一つひとつの業務に時間を要します。また、運用体制構築の手間だけでなく、時間や人件費も管理業務だけに割り当てる必要があります。
一方、クラウドツールは初期費用やランニングコストがかかるものの、長期的運用を検討するのであれば、エクセルよりも費用対効果が高いのです。
安心のセキュリティ環境
クラウドツールでは2段階認証やシングルサインオン、国際セキュリティ資格を有しているツールが多く、情報漏えいのリスクを回避して安全に利用できます。
一方、エクセルで情報を管理している場合、権限設定はできるもののファイルごとに設定を行う手間があるうえ、データを外部に持ち出されてしまう可能性もあるのです。
したがって、セキュリティの観点からも、エクセルより簡単にまとめて権限を設定できるクラウドツールでの管理をおすすめします。
マルチデバイス対応で使い勝手が良い
クラウドツールはインターネット環境さえ整っていれば、時間や場所を問わず利用できるため、アクセス性が良いです。
さらに、スマホやタブレットに対応したアプリが用意されていることが多く、移動中や出先でも利用できます。一方、エクセルの場合、スマホではデータが見づらく、パソコンでなければデータの確認や編集が難しいという問題がありました。
時間や場所の制約をなくして情報へのアクセス性を高めるという点でも、クラウドツールを導入するべきです。
業務効率化に役立つビジネスクラウドツール7選
以下では、社内の業務効率化に役立つクラウドツール7選をご紹介します。
自社の業務を効率化するには、エクセルを使った情報共有の体制から脱却する必要があります。エクセルでの情報共有には、マルチデバイスに対応していない点や設定が面倒な点など、さまざまなデメリットがあるためです。
そこで、クラウドツールを導入して、円滑に情報共有できる体制を整えましょう。ただし、クラウドツールには、多機能なものが多く、現場社員が使いこなせない可能性があるのです。
したがって、業務効率化のために導入するべきツールは、情報共有に必要な機能を備えながらも、シンプルな操作性で使いやすいツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、ノートに書くように簡単に情報をまとめられるうえ、任意のメンバーに素早く共有できます。さらに、「メッセージ」機能が紐づいているので、情報共有と連絡のやりとりが一か所で完結可能なのです。
【ナレカン】社内の業務効率化に最も貢献する情報共有ツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】無料で使えてチームの業務効率化に役立つ情報共有ツール
「Stock」は、チームの業務効率化に役立つ無料で使える情報共有ツールです。
Stockの「ノート」に記載した情報はリアルタイムで任意のメンバーに共有されます。また、ノートに紐づいた「タスク」「メッセージ」を使えば、タスク管理やメンバーとのコミュニケーションもひとつのツール上で完結するのです。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Slack】チャネルごとに情報共有できるチャットツール
＜Slackの特徴＞
Slackは、近年注目を集めているビジネスチャットツールです。後からグループチャットに入ったメンバーでも履歴をさかのぼってチャットを確認できるので、再度情報共有を行う手間が省けます。
また900種類以上のアプリとの連携が行え、連携すると連携先のツールの通知をSlackで受け取れます。
＜Slackの機能＞
- チャンネル
- メッセージ
プロジェクトや目的ごとにチャンネルを作成できます。そのため、それぞれの情報が混同することなく分かりやすく管理できます。
チャンネルごとにチャットで簡単にやりとりできます。リアクション機能もあり、メールより気軽にコミュニケーションがとれます。
＜Slackの注意点＞
- チャットが流れてしまう
- メンバーが増えると管理が煩雑になる
- チャンネルを探すのが大変
検索機能はありますが、チャットでのコミュニケーションが主なので、必要な情報は徐々に上へと流れていってしまいます。
メンバーが増え、ルームやチャンネルが乱立すると情報の管理が難しくなります。
利用しているユーザーからは「チャンネルの数が多くなると、必要なチャンネルを見つけるのが難しくなることがあります。 チャンネルの整理機能や、検索機能の改善を期待しています」という声があります。（引用：ITreview）
＜Slackの料金体系＞
- Free：0円
- Pro：1,050円/ユーザー/月
- Business+：1,800円/ユーザー/月
- Enterprise Grid：要問合せ
【Dropbox】ファイル管理を一元化するストレージサービス
＜Dropboxの特徴＞
Dropboxは、どのデバイスからでも利用できるオンラインストレージサービスです。アップロードされたデータはクラウド上に保存されるので活用しやすく、データ紛失や情報漏えいの心配がありません。
またフォルダごとに共有の設定ができ、Dropboxのアカウントを持っていない人にはURLを利用して共有できます。
＜Dropboxの機能＞
- フォルダ
- ドキュメント
ファイルはフォルダに分けて管理できます。多階層で分かりやすく、欲しい情報へすぐにアクセスできます。
ノート形式で情報を記載できます。締め切りの設定やコメント機能など、チームでの業務に役立つ機能も備わっています。
＜Dropboxの注意点＞
- 無料の場合の容量は2GBまで
- 過去に情報漏えいの事件があった
- 無料版だと容量が少ない
無料プランでは2GBまでしか利用できません。したがって、大容量のファイルの扱いが多い場合有料プランでの利用が前提となります。
今は強固なセキュリティですが2012年に情報漏えいで話題となったことがあり、導入への不安がある点は無視できません。
利用しているユーザーからは「2ギガまでという制限は、他の同種のストレージと比べてもやはり少ない」という声があります。（引用：ITトレンド）
＜Dropboxの料金＞
- Basic：0円
- Plus：1,500円/ユーザー/月（月払い）
- Essentials：2,400円/ユーザー/月（月払い）
- Business：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：料金は要問い合わせ
【Trello】直観的に使えるタスク管理ツール
＜Trelloの特徴＞
Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できるプロジェクト管理アプリです。
タスクをカードのように並べ、ドラッグ＆ドロップでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすくなります。
＜Trelloの機能＞
- ボード
- カレンダー
プロジェクトやチームごとにボード形式で情報を管理できます。カードを使って進捗状況の確認も簡単にできます。
ボードをカレンダーにまとめることが可能です。視覚的に分かりやすく、一目で把握できます。
＜Trelloの注意点＞
- スマホでは操作がしづらい
- 多機能で分かりにくい
スマホの場合画面が小さいのでカンバン方式でのタスク管理がしづらく、使いづらいと感じる恐れがあります。
テーブルやカード、ボードなど多機能で出来ることが多い反面、現場社員が分かりづらいと感じる可能性があります。
＜Trelloの料金体系＞
- Free：$0
- Standard：$6/ユーザー/月
- Premium：$12.50/ユーザー/月
- Enterprise：要問合せ
【Eight】ペーパーレス化を実現する名刺管理ツール
＜Eightの特徴＞
Eightは、無料で名刺管理ができるアプリです。名刺をカメラで撮影するだけで手間をかけず簡単に名刺を登録できるうえ、あとから名刺情報を探して活用できます。
また、Eightユーザー同士であれば、わざわざ名刺を出さずともEight内で名刺交換が可能です。
＜Eightの機能＞
- タッチ名刺交換
- 名刺のデータ化
Eightのユーザー同士であれば、スマホをかざすだけで名刺交換が可能です。加えて、QRコードやURLを使って簡単に交換することもできます。
名刺を撮影すれば、正確にデータ化されます。データ化された名刺は、名前・役職・部署を検索できるので、即座に欲しい情報が見つかります。
＜Eightの注意点＞
- 無料プランは機能が少ない
利用しているユーザーからは「無料プランでは利用できる機能に制限があるため、もう少し多くの機能を試せる仕組みがあると、無料の利用者にとってはありがたいです」という声があります。（引用：ITreview）
＜Eightの料金体系＞
登録は無料でできますが、Eightプレミアムを利用する場合は600円/月かかります。
【freee会計】会計処理を効率化するクラウド会計ソフト
＜freee会計の特徴＞
freeeは、簿記の知識がなくても簡単に使える全自動のクラウド型会計ソフトです。銀行やカードの入出金明細を取り込むだけで自動で帳簿を作成できたり、入力項目に従うだけで決裁書が作成できたりします。
また、自動的に作成されるレポートでは、経営状況を数字やグラフで把握でき、経営状況の確認に役立ちます。
＜freee会計の機能＞
- 自動記帳
- 仕訳学習
データを自動取得して、自動で仕訳されます。工数を大幅に減らせるため、作業時間の短縮に繋がります。
学習機能が備わっており、使うほどに仕訳の精度が上がります。過去の仕訳内容に基づいてAIがサポートしてくれるので、業務の効率化が進みます。
＜freee会計の注意点＞
- 多機能なので慣れるのに時間がかかる
- 設定の柔軟性に欠ける
利用できる機能が多く、とくにはじめて会計ソフトを扱う場合は、慣れるまでに時間がかかります。
利用しているユーザーからは「細かいカスタマイズが必要な場面では、柔軟性に欠けることもあります。特に複雑な業務フローを持つ会社にとっては、もう少し詳細な設定ができるように改善してほしいです」という声があります。（引用：ITトレンド）
＜freee会計の料金体系＞
- スターター：1,780円/月（月払い）
- スタンダード：2,980円/月（月払い）
- プレミアム：3,316円/月（年払い）
【比較】業務効率化に役立つクラウドツール一覧
以下は今回紹介した、クラウドツールの一覧です。（表は右にスクロールできます。）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock | Slack | Dropbox | Trello | Eight | freee会計 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
社内の業務効率化に最も貢献する情報共有ツール |
無料で使えてチームの業務効率化に役立つ情報共有ツール |
チャネルごとに情報共有できるチャットツール |
ファイル管理を一元化するストレージサービス |
直観的に使えるタスク管理ツール |
ペーパーレス化を実現する名刺管理ツール |
会計処理を効率化するクラウド会計ソフト |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| スマホアプリの有無 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| AI機能 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
チャットが流れてしまう |
無料の場合の容量は2GBまで |
スマホでは操作がしづらい |
無料プランは機能が少ない |
多機能なので慣れるのに時間がかかる |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/ユーザー/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/ユーザー/月（月払い）〜 |
・無料プランあり
・有料プランは$6/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは600円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは1,780円/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「Trello」の詳細はこちら |
「Eight」の詳細はこちら |
「freee会計」の詳細はこちら |
クラウドツール選定時の注意点
ここからは、クラウドツール選定時の注意点を紹介します。「有名だから」という理由だけでクラウドツールを導入してしまうと、運用が長続きせず業務効率化が失敗する可能性が高まるため、以下の注意点を確認する必要があります。
（1）必要な機能に過不足ないか
クラウドツール選定時は、自社の課題を解決できる機能がついているか確認しましょう。
クラウドツールにはさまざまな種類がありますが、自社課題に対応する機能がなければ業務効率化を実現できません。一方、機能が多すぎると従業員が使いこなせないため、自社に必要な機能が「過不足なく」搭載されたツールを選びましょう。
また、自社課題とのミスマッチを防ぐには、時間のかかっている業務を洗い出して効率化すべき作業を明確にしておくこともポイントです。
（2）導入コストは最適か
クラウドツールは定額制で月額料金が発生することが多いので、長期運用には自社に適した料金コストのツールを導入しましょう。
利用人数や使える機能によっても料金が異なるため、自社の環境に適した費用対効果の高いツールを選ばなければなりません。とくに、機能数だけ見るのではなく、解決したい自社の課題を深掘りすると、必ずしも多機能なツールが必要ではないことも分かります。
さらに、導入後はツールを社員が適切に使いこなす必要があるので、社員の研修コストはツール導入時に検討すべきです。したがって、全社に浸透するまでの教育コストも考慮して、ツールを選択しなければならないのです。
（3）シンプルで操作しやすいか
選定時には、誰でも簡単に使いこなせるかも確認しておきましょう。
操作が複雑なクラウドツールを導入してしまうと、従業員がツールを使いこなせません。さらに、ツール使用に対する抵抗感から、エクセルを使った従来の手法で作業を進めるようになる可能性もあるのです。
そのため、ITに詳しくない従業員でも簡単に使いこなせるようなツールがおすすめです。たとえば、「ナレカン」のように誰でも使いこなせるほど、操作性がシンプルなツールを選べば導入後の定着もスムーズです。
業務効率化に貢献するおすすめのクラウドツールのまとめ
ここまで、クラウドツールを導入し脱エクセルすべき理由やおすすめのクラウドツール7選をご紹介しました。
エクセルを利用して自社の情報を管理している企業の多くは「エクセルであれば誰でも使いこなせるから」という理由でそのまま利用しています。そのため、直感的に操作できないツールを選定すると社内に浸透せず、エクセルでの管理に戻ってしまうのです。
したがって、「ファイルという情報を確実に管理できる」「導入した日から使えるほどのシンプルさ」の2点を押さえたツールであれば、エクセルからの脱却をいち早く成功させられます。
したがって、導入するなら誰にとっても使いやすく、ファイル・情報共有も即日で効率化できるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で脱エクセルをして社内の情報を適切に管理し、業務効率化を実現しましょう。
