【即解決！】添付ファイルがメールで送れないときの原因と対処法
仕事をするうえでメールは、職場内や取引先とやりとりする手段として欠かせません。また、画像やファイルを共有するために、メールを利用するケースも多いです。
しかし、「添付ファイルがメールで上手く送れない」とストレスを感じている方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、添付ファイルがメールで送れない原因と3つの対処法をご紹介します。
- 添付ファイルをメールで送れない原因を知りたい
- ファイル送信に伴うトラブルの対処法を把握したい
- ファイル送信が簡単にできるツールを探している
という方は今回の記事を参考にすると、ファイルを素早く相手と共有する方法が分かり、ストレスなく情報共有できるようになります。
目次
【メールサービス別】添付ファイルが送れない原因とは
ここでは、メールサービス別の添付ファイルが送れない原因を紹介します。自身が使っているメールサービスを把握したうえで、以下を参考にしましょう。
Outlookの場合
Outlookで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。
- 容量の制限を超えている
- セキュリティ上送信できないファイル
- Web ブラウザのキャッシュの影響
Outlookでは容量制限が設けられており、すべてのテキスト、挿入されたファイル、添付ファイルを含めて最大25MBとなります。メール全体の容量が25MBを超えている場合、送信することができないので注意しましょう。（参考：Outlookのメールの容量制限）
OutlookはGmailと同様、ユーザーのアカウントをウイルスや不正なソフトウェアから保護するため、特定のファイル形式は添付することができません。（参考：Outlookで送信できないファイル）
Web版Outlookで添付ファイルが送信できない場合は、Webブラウザのキャッシュが影響している可能性があります。その場合は、キャッシュをクリアした後、クレットモードでWeb版Outlookを開き、添付し直しましょう。（参考：ブラウザのキャッシュの影響）
上記3点のいずれかに該当する場合は、Outlookにファイルを添付して送ることができません。まずは、ファイルの容量や種別に問題がないか確認し、解決しない場合はキャッシュ削除も試しましょう。
Gmailの場合
Gmailで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。
- 容量の制限を超えている
- セキュリティ上送信できないファイル
Gmailの添付ファイルには容量制限が設けられており、送信での添付ファイルの最大サイズは25MB、受信では最大50MBです。この制限をオーバーする添付ファイルは送受信することができません。（参考：送受信時の添付ファイルの容量制限）
Gmailはユーザーのアカウントをウイルスや不正なソフトウェアから保護するため、特定のファイル形式や悪質なマクロが埋め込まれているドキュメントなどは添付することができません。（参考：Gmailで送信できないファイル）
上記2点のいずれかに該当する場合は、Gmailにファイルを添付して送ることができないので、送信前に確認しましょう。
Yahoo！メールの場合
Yahoo!メールで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。
- 容量の制限を超えている
- ファイル数が上限を超えている
- ファイル名が長い
Yahoo!メールのメールサイズには容量制限が設けられており、メールの本文も含めて最大25MBです。メール全体の容量が25MBを超えている場合、送信することができません。
Yahoo!メールは1つのメールに添付できるファイルの数は50個までです。50個を超える数のファイルを1つのメールで送ることはできません。
Yahoo！メールに添付できるファイルの名前は、最大で半角64文字までです。「.txt」や「.jpg」などの拡張子も含まれるので注意しましょう。
上記3点のいずれかに該当する場合は、ファイルを添付して送れません。とくに、Yahoo!メールはファイル名の文字数制限があるので、送付したいファイルを確認し、必要に応じて修正しましょう。
iPhoneのiCloudメールの場合
iPhoneのiCloudメールで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。
- 容量の制限を超えている
- 圧縮していないフォルダがメッセージに添付されている
- iCloudのメッセージ送信件数の制限を超えた
- iCloudのストレージ容量を使い切った
iCloudメールは、添付ファイルの容量に20MBの制限があります。大きいサイズのファイルを送りたいときは、Mail Drop 機能で最大 5GB の添付ファイルを送信可能です。
圧縮していないファイルは、メールに添付してもうまく送れないことがあります。zip形式に圧縮するなどして、ファイルを送信しましょう。
iCloudのメールで1日に送信できるメッセージの数は、1,000 件までの上限があります。もし、心当たりがない場合は、送信ボックスに未送信のメールが溜まっていないか確認しましょう。
iCloudのストレージは、バックアップやメール、iCloud写真などで共用していて、無料で使えるのは合計5GBまでです。したがって、容量を使い切ると、iCloudのメールアドレスでメールを送受信できなくなります。
上記4点のいずれかに該当する場合は、ファイルを添付したメールが送れません。とくに、iCloudのストレージは、メール以外とも共有しているので、上限を超えていないか確認が必要です。
ocnメールの場合
ocnメールで添付ファイルが送れない場合、原因として以下が考えられます。
- 容量の制限を超えている
- メール設定に誤りがある
- メールアドレス利用停止処分を受けている
ocnメールは、添付ファイルの容量に10MBの制限があります。大きいサイズのファイルを送りたいときは、ocnメール（Webメール）で最大 100GB の添付ファイルが送信可能です。
ocnメールでは、2019年にセキュリティ強化のため、メールのシステムを変更しました。そのため、契約時期によっては会員用登録証に記載の設定値の情報が古い可能性があります。
利用中のocnメールアドレスから大量にメールが送信されたことで、サービス運営に支障をきたす場合、一時的にメール送信を停止する対策がされます。そのため、利用停止の通知メールを受信してから2時間程度、ocnメールの送信やウェブブラウザからの利用ができなくなります。
参考1：ocnメールの仕様
【比較表あり】サービスごとの容量や送信できない原因
ここでは、サービスごとの送信できる容量や、考えられる送信できない原因をご紹介します。
| Outlook | Gmail | Yahoo！メール | iCloudメール | ocnメール | |
|---|---|---|---|---|---|
| 容量 | 25MB |
送信→25MB
受信→50MB
|
25MB |
20MB(Mail Drop機能で5GBまで送信可能) |
10MB(Webメールで100GBまで送信可能) |
| 考えられる原因 |
・セキュリティ上送信できない
・ブラウザのキャッシュが影響している
|
・セキュリティ上送信できない
|
・ファイル数の制限(50個)を超えている
・ファイル名の制限(半角64文字)を超えている
|
・送信件数の上限(1000件)を超えた
・iCloudのストレージ容量5GBを使い切った
|
・メール設定に誤りがある
・アドレスが利用停止処分を受けている
|
上記の比較表を参考にして、利用するサービスを選択しましょう。
メールで添付ファイルが送れないときの3つの対処法
以下では、メールで添付ファイルが送れないときの3つの対処法を紹介します。早急に添付ファイルを共有する必要がある方は、即実行しましょう。
（1）ファイルをzip形式に圧縮する
添付ファイルを送る1つ目の方法は、「ファイル形式の圧縮」です。
たとえば、ファイルをzip形式に変換すると圧縮されて容量が小さくなり、大容量のデータや複数ファイルを送れます。「圧縮」は送付予定のファイルを選び、右クリックすると選択できます。
ファイル形式が原因でファイルをメールに添付できない場合は、拡張子(ファイル名の後ろの.docxや.xlsxなどの表示)を変更しましょう。一方で、拡張子を変更するとファイルが開かないことがあるため、送付前に展開できるかの確認が必要です。
加えて、異なるOSから送られた圧縮ファイルを開くとファイル名が文字化けしてうまく解凍できない可能性があります。仮に、文字化けした場合は、解凍ソフトにいれてダウンロードするなどして対応しましょう。
（2）複数回に分けて送る
添付ファイルを送る2つ目の方法は、「複数回に分けたファイルの送信」です。
1通のメールに複数ファイルを添付すると、送付可能なデータ容量を超えることがあります。したがって、メールを複数回に分けて送信すれば、メールの容量上限を超えずに添付ファイルを送れるのです。
以上のように、ファイルをまとめて送信してエラーになるときは、メールを複数回に分けて、容量の上限に達さないようにしましょう。ただし、何通もの添付メールの作成は手間がかかり、送付漏れや誤送信のリスクが伴うので注意が必要です。
（3）ITツールを活用する
添付ファイルを送る3つ目の方法は「ITツールの活用」です。
前提として、メールにファイルを添付して共有する場合、送付先一人ひとりのアドレスを打ち込む手間がかかります。とくに、大企業のように、ファイルを複数人と共有するケースが多い場合には、メールを使った情報共有は不向きです。
そのため、なかには、大容量の添付ファイルを送る方法として「ファイル転送サービス」を活用するケースも見られます。しかし、「ファイル転送サービス」は安全性への懸念から使用を禁止している企業も多いのです。
一方、「あらゆる情報をすぐに共有できるITツール」を活用すれば、一斉に該当のファイルにアクセスできる仕組みをつくれます。たとえば、ファイルはもちろん、テキスト情報や画像も共有できる「ナレカン」は、任意のメンバーにのみ情報を公開できるのが特徴です。
よくあるトラブルを解消！その他の対処法
以下では、ファイルを圧縮しても送信できないときや、エラーメッセージが出てしまうなどの対処法をご紹介します。
動画が送信できない
動画が送信できないときは、動画の容量に問題がある可能性があります。
とくに長い動画を送信しようとすると、容量が大きすぎて送信できなくなることがあります。そのため、動画ファイルを圧縮するなどして、容量を小さくしてから送信しましょう。
また、クラウドサービスを利用することでも解決できます。動画をクラウド上にアップロードして、リンクを作成し送信すれば、大容量の動画ファイルでも送信可能です。
動画を送信できないときは、圧縮して容量を小さくするか、クラウドサービスを利用してみましょう。
エラーメッセージが出る
ファイルを送信しようとすると、「次の添付ファイルは問題を起こす可能性があるため、利用できなくなりました」などのエラーメッセージが出る場合があります。
このエラーメッセージは、サービスのセキュリティ機能によって、ファイルがブロックされたことを意味しています。この状態になると、添付ファイルの閲覧、保存、削除、印刷などの操作ができなくなります。
解決するには、クラウドサービスなどを利用してファイルを共有するか、ファイル名に別の拡張子をつける必要があります。メールサービスが脅威と認識しないファイル名拡張子を利用すれば、ファイルがブロックされなくなります。
「次の添付ファイルは問題を起こす可能性があるため、利用できなくなりました」というエラーメッセージが出た場合は、別のファイル共有サービスを利用する、ブロックされないよう設定し直す、などの方法を試してみましょう。
圧縮しても送れない
添付ファイルを圧縮しても、容量の制限を超えてしまい、メールを送れないケースがあります。
とくに、画像・動画ファイルやExcel/Wordファイルは、すでに圧縮された状態になっているものもあるため、圧縮しても容量が小さくならない可能性があるのです。
添付ファイルを圧縮しても、メールで送信できない場合は、ファイル共有にITツールを活用しましょう。ITツールを利用することで、大容量のファイルでも確実に共有可能です。
「ナレカン」のようなツールを利用すれば、簡単にファイルを共有できるほか、高度なセキュリティを備えているため、安全にファイルを送信できます。
【必見】メールよりも簡単かつ確実にファイル共有できる方法
以下では、メールよりも簡単かつ確実にファイル共有できる方法をご紹介します。
メールを使ってファイルを送信すると、ファイルの容量が大きすぎて、圧縮しても送れないなどの事態が発生することがあります。また送信できても、受信者側は情報を確認するのに、ファイルを解凍する必要があるなど、手間がかかってしまいます。
そこで、ファイルを共有しやすいITツールを活用すれば、送信や受信の手間を省けるため、より効率的に業務を進められます。また、検索機能が優れたツールを利用すれば、探したい情報をすぐに見つけることができます。
結論、ファイル共有に最適なのは、誰でも簡単にファイルを共有でき、超高精度な検索機能を備えた「ナレカン」一択です。
ナレカンは操作がシンプルなため、記事機能を使えば、ファイルや画像を簡単に共有できます。また検索機能が優れており、ファイル内まで検索できるため、情報へのアクセス性が格段に高まります。
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メールで添付ファイルが送れないときの原因と対処法のまとめ
これまで、メールで添付ファイルが送れないときの原因や対処法をご紹介しました。
添付ファイル付きメールの送信に失敗したときの対処法には、「複数回に分けてファイルを送信する」「ファイルを圧縮する」があります。しかし、どのような対処をしても、メールでファイルのやりとりをすること自体の煩雑さは解消されないのです。
また、仮にメールを送れたとしても、受信側は添付ファイルのダウンロードや圧縮ファイルの解凍が必要になるうえ、適切に保存しなければ、あとから必要な情報を探せません。
したがって、ファイルをスムーズに共有するには、メールを使える方であればすぐに使いこなせて、共有した情報へ即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、メールによる情報共有のストレスを解消しましょう。
