【無料あり】仕事や職場で使える情報・スケジュール共有アプリ7選
業界や業種に関わらず、社内では日々、さまざまな情報が共有されています。とくに、スマホやパソコンで資料やファイル、画像をシェアできる「情報共有アプリ」や社員の予定を把握するための「スケジュール共有アプリ」を導入する企業が増えているのです。
しかし、なかには「情報・スケジュール共有アプリは種類が多くて、どのアプリが最適なのか選定できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事の情報をシェアできるおすすめのアプリ7選を中心にご紹介します。
- スケジュールを含む、仕事の情報を共有できるアプリを探している
- 情報共有アプリの選定ポイントを押さえた上で、比較検討したい
- 一時的な情報共有ではなく、いつでも簡単に振り返れるアプリが欲しい
という方はこの記事を参考にすれば、自社に最適な情報・スケジュール共有アプリを見つけられ、業務の円滑化が実現します。
目次
情報共有アプリとは
ここでは、情報共有アプリの概要や機能を説明します。まず、「情報共有アプリとは何なのか」を知りたい方は必見です。
情報共有アプリの概要
情報共有アプリとは、社内の業務に関する情報を一元管理し、効率よく共有できるアプリです。
情報共有アプリには、チャット機能やタスク管理機能、メッセージ機能を備えているものも多くあります。これらの機能が備わっていれば、情報の蓄積・共有・管理が1つのアプリで完結します。
また、情報共有のカテゴリには、スケジュール・カレンダー共有に特化したアプリも含まれます。スケジュール・カレンダー共有アプリでは、会議や打ち合わせの予定を複数人で共有が可能なので、複数人で連携して作業を進めていくうえで便利です。
情報共有アプリの種類
以下の表は、情報共有アプリの種類をまとめたものです。
| 種類 | 説明 |
|---|---|
| 知識・ナレッジ管理アプリ |
ナレッジを蓄積し、社内wikiとして利用できます。 |
| コミュニケーションアプリ |
ビジネスチャット機能がメインで搭載されており、社内SNSとして活用できます。 |
| プロジェクト・タスク管理アプリ |
社員同士でタスクを共有でき、プロジェクトの円滑な進行のために必須です。 |
| 予定共有アプリ |
予定やスケジュールが共有されるため、ミーティングやアポの日時の決定に役立ちます。 |
以上のように、情報共有アプリは使用目的に応じて主軸となる機能が異なるため、導入目的を明確にしたうえでツールを選びましょう。
無料版と有料版の違い
情報共有アプリは無料版と有料版があり、アプリによっては無料版がない場合もあります。主な違いとしては、以下の3点が挙げられます。
- 使える機能
- セキュリティ
- 利用人数・ファイル数の違い
プランによって使える機能・使えない機能が異なる場合があります。
無料プランにも情報保護のためのセキュリティが備わっていることが多い一方、業務内容や顧客情報といった機密情報まで、安全に管理できない可能性もあるのです。
無料版と有料版で使える機能が同じであっても、無料版ではアプリの利用人数や管理可能なファイル数に制限が設けられています。
無料版では費用が掛からなくて済みますが、十分なサービスを受けられず、アプリが形骸化してしまう恐れがあります。情報共有アプリを選ぶときには、自社の企業規模や従業員数・利用目的に合わせて有料版も検討しましょう。
仕事でスケジュール共有する重要性とは？
ここでは、仕事でスケジュール共有が重要とされる理由を解説します。予定を共有しておくことで、ビジネスにおいて以下の効果をもたらすのです。
（1）作業の優先順位が明確になる
スケジュールを共有すると、作業の優先順位が明確になります。
スケジュールの共有によって、残っている仕事の全体像や締切が明らかになるため、何をすべきかが明瞭になります。優先順位が正確につけられると業務を効率的に進められ、プロジェクトの完遂に貢献するのです。
このように、プロジェクトなど複数人で業務を進める際には、他のメンバーの状況を見ながら作業の優先順位を決定することが重要です。
（2）連携がスムーズになる
常にメンバーのスケジュールを把握できる状態であれば、連携もスムーズに取れます。
ビジネスでは、他者と協力して作業を進めていくため、メンバー同士で上手く調整していかなければなりません。そこで、メンバー間のスケジュールを把握していれば、会議やミーティングの予定を立てやすくなり、無駄な時間をなくせるのです。
また、先の予定が確保すると、自身のタスクの進捗の見通しを立てられます。以上のように、メンバーとスケジュールを共有すれば、全体を俯瞰しながらタスクをこなせるメリットも得られるのです。
（3）業務効率化につながる
スケジュール共有をすれば、必要な情報を見つけるまでのムダな時間が軽減されます。
ほかのメンバーのスケジュールが分からないことは、仕事の停滞に直結します。たとえば、ある社員に急用があっても、その社員が今どこで何をしているか把握していなければ、確認できません。
そのため、スケジュールを共有するアプリを導入すれば、画面上でメンバー同士が何の業務にあたっているか把握可能なのです。ただし、単純にスケジュールを共有するだけでは、業務の詳細まで把握するのは困難です。
そこで、文字や画像、すべての形式のファイルを自由に添付できる「ナレカン」のようなアプリで、スケジュールを共有すれば、付随する情報もまとめて共有・管理できます。
アプリで社内の情報を共有する3つのメリット
仕事をするうえで、スケジュール共有は大切ですが、情報を漏れなく共有するための仕組みも不可欠です。そこで、以下では情報共有にアプリを利用するメリットを解説するので、これまで紙やホワイトボード、メールなどで情報共有していた企業は必見です。
（1）社内の意見交換が円滑になる
情報共有アプリは、社内のコミュニケーションを円滑化します。
一部の情報共有アプリに備わっている「メッセージ機能」を利用すれば、メールよりもスピーディーにやりとりができます。また、挨拶文やCC・BCC設定する手間を省けるので、気軽な意見交換が可能です。
以上のように、メンバーのコミュニケーションが円滑になれば、これまで以上に多くの情報が共有されるようになり、結果として社内連携が活発になります。
（2）最新の情報を常に閲覧できる
情報共有アプリでは、最新の情報を素早く確認できます。
Excelのようなファイル管理では、似たようなファイル名になりがちなため、一目で「どのファイルに、どの情報が記載されているのか」を判別するのが困難です。また、ファイルを開くのに5秒ほどのタイムラグが生じるため、小さなストレスが積み重なります。
一方、高度な検索機能が備わったアプリであれば、必要な情報がすぐにヒットするので、ファイルを開いて中身を確認する手間がかかりません。つまり、アプリで適切に情報を共有すれば、メンバーに正しく最新の情報が届くので情報の格差が改善されるのです。
（3）社内情報の安全性が高まる
情報共有アプリは、メールなどと比較して安全性が高いと言えます。
情報共有アプリは基本的に、任意の相手に一括で情報を共有する機能が備わっています。そのため、メールでの共有のようにアドレスをひとつずつ入力したり、別アプリから送信したりする手間を省けるので、誤送信による情報漏れを防げます。
さらに、ひとつのアプリ内で情報の一元管理が可能なため「情報が知らないうちに拡散される」といったリスクが回避されます。以上のことから、ビジネスでは「ナレカン」のようにあらゆる社内情報のストック・共有が完結できるアプリの導入が求められるのです。
情報（スケジュール）共有アプリの選定ポイント3選
以下では、情報・スケジュール共有アプリの選定ポイント3選を解説します。以下のポイントをふまえて、自社に最適なアプリを見つけましょう。
（1）誰でも簡単に使えるか
まず、ITに不慣れな方でも簡単に使えるアプリを選びましょう。
操作が複雑なアプリだと使い方を覚えるのに時間がかかるため、アプリ自体が形骸化し使われなくなる可能性が高いです。とくに、ITスキルにばらつきの出やすい大企業では、全員が使えるようなアプリを導入する必要があります。
このように、大前提として誰でもストレスなく操作できるアプリの導入は必須なのです。
（2）マルチデバイス対応か
次に、PCだけでなくスマホなどからも使えるマルチデバイス対応か確認しておきましょう。
スマホでも使えるアプリであれば、いつどこからでも情報やスケジュールを確認可能です。たとえば、PCを持っていなかったり、移動中で使えなかったりしても、スマホを利用すれば幅広いシチュエーションで活躍できます。
よって、マルチデバイスに対応しているかは、情報・スケジュール共有アプリを選ぶときに必ず見るべきです。
（3）情報へのアクセス性が良いか
最後に、情報へのアクセス性の良さも大事なポイントです。
たとえば、情報が整理されていなかったり、検索機能が弱かったりすると必要な情報へたどり着くまでに時間がかかります。また、ITに不慣れな方の場合、そもそも「どのように検索をかければいいのか分からない」と戸惑うケースも少なくありません。
そのため、業務効率をあげるためのアプリのはずが、結果として効率を下げることになりかねないのです。そのため、メンバーの検索スキルを問わず、欲しい情報にアクセスできる「ナレカン」のような、シンプルかつ超高精度の検索機能の備わったツールが最適です。
＜知識・ナレッジ管理向け＞おすすめの情報共有アプリ
以下では、知識・ナレッジ管理におすすめの情報共有アプリをご紹介します。
円滑かつ適切な意思決定をしていくには、仕事に必要な情報は、迅速にすべきです。アプリを使用して最新の情報を共有してもすぐに見つけられなかったり、ファイル形式で開くのに時間がかかったりすると、アプリは社内に浸透せず形骸化してしまいます。
そのため、「情報の管理・共有・検索が簡単に可能なツール」を活用しましょう。また不明点を気軽に質問可能な機能があるツールを選択すれば、社内のコミュニケーションが活発になり、業務効率化にもつながります。
結論、自社が導入するべきなのは、超高精度な検索機能で必要な情報をすぐに見つけ出し、社内メンバーに質問した疑問点をそのままナレッジ化できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に書き込んだ情報は任意のメンバーにリアルタイムで共有されるほか、「添付ファイル内検索」や「画像内検索」により、多数のナレッジから必要な情報をすぐに探せます。また、「社内版知恵袋機能」では社内FAQも作れるため、、そのままナレッジとしての管理も可能です。
【ナレカン】社内版Wikiとして情報を蓄積し即アクセスできる
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】チーム・グループの共同作業におすすめのアプリ
Stockはノート形式で社内情報を残せる、チーム・グループ向けの情報管理アプリです。
「Stock」の「ノート」には、直接情報を書き込めるうえ、ファイルや画像・リンクも添付できます。さらに、ノートには「タスク」「メッセージ」を紐づけられるので、タスクを設定したり、作業に関する質疑応答をしたりも可能です。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜コミュニケーション向け＞おすすめの情報共有アプリ
ここでは、社内ビジネスチャットとしてコミュニケーションの活性化につながる情報共有アプリを紹介します。
【LINE WORKS】多機能なビジネス版LINEアプリ
＜LINE WORKSの特徴＞
- ビジネス版のLINE
- 見慣れた画面で簡単に使える
LINE WORKSはビジネス版LINEとして、チャットやカレンダー、フォルダ管理などが利用可能なグループウェアです。
LINE WORKSは、LINEとは別のアカウントの作成も可能です。また、同じような操作性なので、比較的すぐにやりとりできます。
＜LINE WORKSの機能・使用感＞
- 音声・ビデオ通話ができる
- ウィジェット機能が追加された
音声通話だけでなくビデオ通話も無料で可能なため、リモートワークや在宅勤務が多い企業に適しています。しかし無料版では最大人数4名、最長通話時間は60分である点に注意しましょう。
その日のやるべきことが一目で分かる「Today」ウィジェットが追加されました。具体的には「まだ読んでいない必読投稿」や「その日のタスク・予定」」が表示されます。
＜LINE WORKSの注意点＞
- 既読機能がストレスになりやすい
- 写真管理がしづらい
既読メンバーが表示されるので、すぐに返さなくてはならないというストレスを感じる可能性があります。
利用しているユーザーからは「容量制限があるため、写真のやりとりなどには注意が必要。写真管理などがしやすいフォルダなどができるとありがたい。」という声があります。（参考
：ITreview）
＜LINE WORKSの料金体系＞
下記の基本プランに加えて、トークのアーカイブやストレージの追加などのオプション商品もあります。またストレージの追加も可能です。
- フリー：0円
- スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い）
- アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い）
＜タスク・プロジェクト管理向け＞おすすめの情報共有アプリ
以下では、タスク管理やプロジェクト管理に最適な情報共有アプリを紹介します。
【Trello】スマホでも直感的に使えるタスク管理アプリ
＜Trelloの特徴＞
- 直観的なタスク管理が可能
- 他のツールから情報をキャプチャする機能がある
Trelloはプロジェクト管理に特化していて、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスク管理が行えます。そのため進捗状況も視覚的に把握しやすくなるのです。
Trelloは、Inboxの欄からGmail・Slack・Microsoft Teamsを選択すると、他のツールにある必要な情報がTrello内で保存されます。
＜Trelloの機能・使用感＞
- 検索機能が豊富
- タスクごとにメッセージのやり取りができる
タスクを検索する際に、キーワード、期限の有無、ラベルの色、完了済みの有無といった様々な項目から絞り込めます。
それぞれのタスクごとにコメント機能が紐づいており、メッセージでのやり取りが可能です。またコメントに対するリアクション機能も豊富で、コミュニケーションが簡単に取れます。
＜Trelloの注意点＞
- 無料プランで使用可能なタスク管理ボードに制限がある
- 一度作ったタスク（カード）が削除できない
無料プランでは、利用可能なボードの数に制限があり、10枚までになっている点に注意が必要です。
ユーザーからは「作ったカードはアーカイブはできるが削除ができない。間違えて作ってしまったときに削除したい。」という声もあります。（引用：ITreview）
＜Trelloの料金体系＞
- FREE：$0
- STANDARD：$6USD/ユーザー/月（月払い）
- PREMIUM：$12.50USD/ユーザー/月（月払い）
- ENTERPRISE：～$17.50USD/ユーザー/月（年払い）
50ユーザー～5,000ユーザーの価格は料金サイトで算出可能で、5,000ユーザー以上で利用する場合には問い合わせが必要です。
【サイボウズ Office】多種多様な機能を搭載するアプリ
＜サイボウズ Officeの特徴＞
- 様々な企業に導入されている
- 他のツールと連携も可能
サイボウズ Officeは、国内のグループウェア市場でシェアが大きいグループウェアです。業種を問わず、課題に合わせた多種多様な機能で情報共有を円滑にします。
Googleカレンダー・Outlook・勤怠管理システムと連携して、スケジュールを同期できます。ただし、有料オプションなので、注意が必要です。
＜サイボウズ Officeの機能・使用感＞
- 掲示板機能
- フォーマットが多数用意されている
日々の売上報告や社内行事、提出物といった情報をユーザーに発信できます。リアクション・コメント機能もあり、プロジェクトの進行に役立ちます。
あらかじめ用意されているフォーマットを使用して、簡単な議事録や報告書の作成・項目のカスタマイズが可能です。フォーマットを使用することで業務を効率的に行えます。
＜サイボウズ Officeの注意点＞
- 多機能ゆえに情報が分散しやすい
- スケジュールの非公開機能が使いにくい
「メッセージ機能」「ファイル管理」「メール」というように情報をシェアする手段が複数あるため、かえって情報が分散しやすいと言えます。
利用しているユーザーからは「メッセージや掲示板の検索の機能がいまいちで，and or や並び替えやフィルタリングを組み合わせて使いたいが，融通が効かない場合が多い．組織変更の際のパーミッション設定や職種への紐付けか人への紐付けかで設定に限界がある」という声があります。（参考：ITreview）
＜サイボウズOfficeの料金体系＞
基本料金（クラウド版）
- スタンダードコース：600円/ユーザー/月（5名から利用可能）
- プレミアムコース：1,000円/ユーザー/月（5名から利用可能）
※パッケージ版は2021年に販売終了しており、2027年にサポートが終了します。
オプション
- セキュアアクセス：250円/ユーザー/月
- ディスク増設 10GB：1,000円/月
＜スケジュール管理向け＞おすすめの情報共有アプリ
ここでは、社員同士のスケジュール管理におすすめのアプリを紹介します。
【Google カレンダー】カレンダー形式のスケジュール共有アプリ
＜Google カレンダーの特徴＞
- 簡単に始められる
- Google Meetとの連携
Google カレンダーは、Googleアカウントがあればすぐに始められます。
Google カレンダーでは、連携の設定をしなくてもGoogle Meetと連携可能な点が特徴です。Google カレンダーでGoogle Meetのビデオ会議を設定できます。
＜Google カレンダーの機能・使用感＞
- 予定の共有が簡単
- カレンダーの表記のカスタマイズ可能
作成した予定の詳細から、ゲストを追加することで、スケジュールの共有を簡単に行えます。複数人での作業や会議のスケジュール調整がしやすいのです。
Google カレンダーは使いやすいように表記の仕方を変えられます。例えば、週末を表示の有無も選べるのです。
＜Google カレンダーの注意点＞
- 他の社員のスケジュールが重なると見づらい
- スケジュールの詳細は残しづらい
利用者からは「会社で利用しているのですが、【会議】【顧客MTG】【1on1】などカテゴリに分けて表示できるような機能がないのが惜しい。あとは、慣れるまではなかなか使いづらい仕様かなと思います。」との声があります。（参照：ITreview）
Googleスケジュールは、スケジュール管理に特化したアプリである一方、顧客との商談内容や各作業の詳細まで残すことはできません。そのため、以上の課題を解決するには、別の情報共有アプリを併用しましょう。
＜Google カレンダーの料金体系＞
以下は、他のGoogleサービスも利用できる「Google Workplace」の料金です。
- 個人向け（料金なし）：0円
- Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【TimeTree】グループで仕事の予定共有に特化したアプリ
＜TimeTreeの特徴＞
- 複数のカレンダーを使い分けられる
- メモ機能が搭載されている
1つのアカウントで複数のカレンダーを作成し、勤怠やミーティング予定など種別ごとにスケジュールの使い分けが可能です
メモ機能が搭載されているので、スケジュールの詳細もまとめて管理できます。
＜TimeTreeの機能・使用感＞
- 定期的にある予定をラベルで管理できる
- スケジュールにファイル添付まで可能
定期的ある会議や商談をラベルの色ごとに分類してスケジュールに入れられます。
スケジュールを作成する際に、関連したファイルを添付することが可能です。
＜TimeTreeの注意点＞
- 専用サポート窓口の対応は有料版のみ
- カスタマイズ機能・検索機能の不足
アプリ内で問い合わせを送信可能な「専用サポート窓口」は、有料プランのみ利用可能です。
利用しているユーザーからは「予定の色分けがもう少し自由にカスタマイズできると、仕事・プライベート・重要度などで視覚的にさらに把握しやすくなると感じます。また、過去のコメントややり取りを検索できる機能があると、以前の話し合いの内容を振り返りやすく便利です。」という声があります。（引用：ITreview）
＜TimeTreeの料金体系＞
- 無料版あり
- TimeTreeプレミアム：300円/ユーザー/月（月払い）
【無料あり】社内の情報共有に役立つおすすめのアプリ7選の比較表
こちらは、社内の情報共有に役立つ無料の共有アプリの特徴や料金を比較した一覧表です。（左右にスクロール可）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | LINE WORKS | Trello | サイボウズ Office | Google カレンダー | TimeTree | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
社内ナレッジの管理・共有に便利なアプリ |
シンプルで使いやすいノート型情報管理アプリ |
多機能なビジネス版LINEアプリ |
スマホでも直感的に使えるタスク管理アプリ |
多種多様な機能を搭載するアプリ |
カレンダー形式のスケジュール共有アプリ |
チームの予定管理に特化したアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| マルチデバイス対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※ブラウザからも使用可 |
【〇】 |
【〇】 |
| ファイルの添付 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
写真の管理がしづらい |
無料プランで使用可能なタスク管理ボードに制限がある |
多機能ゆえに情報が分散しやすい |
他の社員のスケジュールが重なると見づらい |
専用サポート窓口の対応は有料版のみ |
| 料金 |
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは540円/ユーザー/月～（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは$6USD/ユーザー/月～（月払い） |
・無料プランなし
・有料プランは600円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは950円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは300円/1ユーザー/月～（月払い） |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「LINE WORKS」の詳細はこちら |
「Trello」の詳細はこちら |
「サイボウズ Office」の詳細はこちら |
「Google カレンダー」の詳細はこちら |
「TimeTree」の詳細はこちら |
アプリによって機能や料金が異なるので、導入目的を軸に比較・検討して、自社に適した安全なメモアプリを導入しましょう。
情報共有アプリのさまざまな活用例
最後に、情報共有アプリのさまざまな活用例をご紹介します。実際にどのように使われているのか理解し、社内での導入イメージを持ちましょう。
- 社内のノウハウを蓄積する
- 作業予定を共有する
- 連絡ミスを防止する
情報共有アプリで社内ノウハウを蓄積すれば、常に最新の情報をシェアされるので最適な業務の質が向上します。また、わずかな操作でフォーマットを呼び起こせる「テンプレート機能」があれば、書式も統一できるので読み手が混乱しません。
メンバーの作業予定を可視化することで、社内共通のスケジュールを立てやすくなります。また、スケジュール共有アプリと併用すれば、メンバー間で「誰が、いつ、どの作業を進めるのか」が分かるので、チームで連携がとりやすくなります。
業務連絡が多い職場環境の場合、誤爆などの連絡ミスを防ぐために情報共有アプリの活用が有効です。とくに、情報をストックする「記事」に紐づいて「コメント」ができる「ナレカン」では、話題が混ざる心配がないので、連絡ミスが軽減されます。
以上のように、情報共有アプリにはいろいろな活用方法があります。そのため、活用方法や機能に応じて、慎重に比較・検討したうえでアプリを選択しましょう。
仕事の情報を共有できるビジネス向けアプリまとめ
ここまで、種類別におすすめの情報共有アプリの7選を中心にご紹介しました。
業務において円滑かつ適切な意思決定をするためには、スムーズな情報共有が必須です。しかし、必要な情報がすぐに見つからないとアプリがあっても情報共有は改善されません。
そのため、「情報の管理・共有・検索が簡単なツール」を使用しましょう。また、不明点解消のための質問機能があれば、社内コミュニケーションも活発になります。
結論、自社が導入するべきなのは、情報のリアルタイムの共有・超高精度な検索が可能で、質問した疑問点をそのままナレッジ化できるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、仕事の情報共有が活発になる環境を整備しましょう。
