【ナレッジマネジメントツール】Guruとは？機能や使い方や料金を紹介！
今日では、社内の情報を適切に蓄積し、必要に応じて取り出せるナレッジマネジメントツールの需要が高まっています。たとえば、アメリカで開発され、世界中で活用されている「Guru（グルー）」も、ナレッジマネジメントツールのひとつです。
しかし、「Guruの活用方法がわからず、自社への導入するかどうか判断できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Guruの機能や使い方、料金などを中心にご紹介します。
- Guruの機能を把握して、自社での活用をイメージしたい
- Guruの使い方から料金、注意点まで網羅的に把握し、自社への導入を検討したい
- Guruよりも簡単にナレッジを活用できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、Guruの使い方がわかるうえ、自社で効率的に情報を蓄積する方法が見つかります。
目次
Guru（グルー）とは
引用：Guruのトップページ
Guruとは、他ツールの情報を取り込めるナレッジマネジメントツールです。GoogleやSlackなどをはじめとした多くの外部ツールとの親和性が高く、社内情報を確実に蓄積できます。
Guruと「ほかのナレッジマネジメントツール」の違い
Guruは、ほかのナレッジマネジメントツールと比較し、「他ツールとの連携機能」と「AI機能」が優れているのが特徴です。
Guruは、GmailやOutlookなどの電子メールや、Slackのようなチャットツール、Asanaをはじめとしたプロジェクト管理ツールまで幅広く連携できます。そして、設定された特定のソースのなかから、AIアシスタントが信頼性の高い回答を提示します。
また、Guruでは、各ツールに内蔵する情報・ファイルを自前の「カード」にまとめて蓄積することが可能です。また、カードには、AIを活用したライティング機能が組み込まれており、コンテンツの下書きや修正をアシストします。
このように、Guruを活用すると社内情報を効率的に一元管理できるようになるのです。
Guruの機能
Guruのおもな機能として、以下の10つが挙げられます。
| 詳細 | |
|---|---|
| Guru GPT機能 | GuruをChatGPTと接続して、社内ナレッジをChatGPTとの会話を通じて瞬時に利用できる |
| トレーニングセンター機能 | チームのフィードバックと専門家のレビューに基づいて、メンバーからの質問に対してAIが生成した回答をレビュー・改善できる |
| Slackとの連携機能 | Slackと連携すると、Slackのチャンネルでの質問に、Guruが社内コンテンツなどから回答を収集し自動で表示する |
| Microsoft Teamsとの連携 | Microsoft Teamsと連携により、メンバーはTeamsから直接Guruを検索し、ワークフローを離れずに必要な情報を見つけられる |
| コンテンツアシスト機能 | 生成AI機能によってメンバーが作成した文章を洗練させたり、ゼロからコンテンツを作成できる |
更新機能 | Guruのカードに担当者と更新時限を割り当て、期限が近づくと担当者にリマインドすることで、カードの内容を最新の状態に保てる |
重複検出機能 | Guru内のナレッジベースを自動でスキャンし、類似性の高いカードにフラグをつけ、重複コンテンツの特定に役立つ |
共同編集機能 | 複数の作成者が同時にGuruカードを編集でき、変更内容はリアルタイムで同期される |
公開ワークフロー機能 | 指定されたGuruユーザーがチーム内で公開するコンテンツの内容とタイミングを管理できる |
アナウンス機能 | 最新情報などを社内全体、特定のチームや個人にアナウンスできる |
以上のことから、Guruは社内情報の蓄積や連携に特化しているツールだと言えます。
Guru（グルー）の使い方
ここでは、Guruの主な使い方を解説します。以下の使用方法を押さえ、自社での活用イメージを深めましょう。
Google Chromeを拡張する
Google Chromeを拡張すると、Google Chromeで閲覧しているブラウザを離れずにカードの情報を管理できます。
はじめに、ホーム画面から[Team Settings]のページに移動します。
設定画面が表示されたら、以下の画像のように[Apps and integrations]の項目をクリックし、[install extention]を選択してGoogle Web Storeのページに移ります。
移動先のページからGuruのGoogle拡張機能をインストールできるので、[Add to Chrome]をクリックし、[拡張機能を追加]を選択します。
任意のページで、アドレスバーの横にある拡張機能のアイコンをクリックし、Guruが追加されていれば成功です。以下の画像のように、Google Chromeで閲覧中のページから移動せずに、Guruのカード情報を管理できます。
カードを追加する
社内情報を記載するカードを作成します。
はじめに、画面右上にある[+ Create a Card]をクリックし、カードの作成画面に移ります。その際、白紙のカードを作るかテンプレートを作成・使用するかを選択できます。
以下の画面が表示されたら、カードを作成できます。タイトルとノートを加筆すると、右下の[Next step]が選択可能になります。
次の画面では、作成したカードの設定ができます。Collection Settingsでは、カードを分類するコレクションやボード、タグの情報を追加可能です。
さらに、Verifier（カードの管理者）や管理する周期を定めたら、カードへのアクセス権限をほかのメンバーに付与します。アクセスを許可する設定は、上から「チームメンバー全員」「選択したメンバー限定」「パブリックに公開」です。
以上でカードの作成は完了です。[Card Manager]のページに移動し、作成したカードが表示されていれば成功です。
このようにカードの作成は手入力の方法がありますが、他にも「AIライティングアシスタント」や「GuruGPT」でAIを使用した文章の作成・校閲も可能です。
コレクションで分類する
Guruは、社内情報が書かれたカードをコレクションごとに分類して管理できます。
まず、[All Collections]に移動し、[+ Create new Collection]をクリックして、コレクションの作成を始めます。
以下の画面がコレクションの作成画面です。コレクション名や所有者などを設定し、[Create Collection]をクリックします。
コレクションには、「ボードグループ」「ボード」があり、カードをボードごとに集約して管理可能です。コレクション内に直接カードを作成したり、別に作成したカードを取り入れたりもできます。
Guru（グルー）の料金体系
Guruでは、会員登録すると、無料トライアルを30日間利用できます。なお、有料プランにする場合は、以下の2つから選択できます。
- オールインワン：$18（年間契約：$15）
- エンタープライズ：要問合せ/li>
オールインワンプランに、プラスして優先的なサポートを受けられます。
Guruの基本的な仕組みである「AI検索」「インフラネット」「社内Wki」の利用が可能です。
なお、ボリュームプライスについては、営業者への問い合わせが必要です。
参照：Guruの料金プラン
Guru（グルー）の注意点
Guruを活用する際の注意点は、以下の3つがあります。
- アプリが日本語に非対応
- 多機能で操作が難しい
- 口コミを参考にできない
Google翻訳を使ってブラウザを日本語で使用可能ですが、アプリ自体の言語を日本語に変更できません。
Guruには数多くの機能が搭載されているため、操作が複雑な点に注意です。
Guruには現在口コミがないので、導入前に使用感などを確かめることができません。
以上のように、Guruは外国産のツールであり、日本語でのサポートが不十分になる恐れがあります。さらに、ツール内でメンバー間のやりとりができないので、ほかのコミュニケーションツールとの併用が前提になります。
【おすすめ】Guru（グルー）の欠点を解消するナレッジ管理ツール
以下ではGuruの欠点を解消するナレッジ管理ツールを紹介します。
Guruは、カードごとに社内情報を蓄積し、「連携機能」や「AI機能」を利用して欲しい情報をすぐに検索できるナレッジマネジメントツールです。しかし、多機能で複雑なうえ、海外製品なのでサポート体制に懸念が残ります。
とくに、規模の大きい企業の場合、導入時だけでなく社内に定着するまでに時間がかかるため、導入しても放置されるリスクが高いです。そのため、サポート体制の整ったナレッジマネジメントツールを使いましょう。
結論、自社のナレッジマネジメントには、社内情報を一元管理でき、導入〜運用までのサポートが手厚いナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」に、画像・ファイルを含むあらゆる社内情報を集約できるので、必要に”ナレッジ”のみ確実に残せます、また、生成AIを活用した「自然言語検索」が、社内のナレッジを横断して、最適な回答を提示するので、必要な情報がすぐに見つかります。
導入〜運用までのサポートが手厚いツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
Guru（グルー）の使い方や料金、評判まとめ
これまで、Guruの使い方や料金、評判を中心にご紹介しました。
外部ツールとの連携機能に優れたナレッジマネジメントツールのGuruは、社内情報をカードに素早く取り入れ、チームで簡単に共有できます。さらに生成AIを利用して瞬時に必要な社内ナレッジにアクセスできます。
しかし、多機能で複雑なうえ、海外製品なのでサポート体制が十分ではありません。規模の大きい企業では、ITツールが社内に定着するまでに時間がかかるので、導入しても形骸化してしまうリスクが高いです。
そこで、サポート体制が整ったナレッジマネジメントツールを使いましょう。結論、運用〜導入までのサポートが手厚いナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内ナレッジを業務に有効活用しましょう。
