なぜ自社のノウハウは使われないのか？ナレッジ運用の鉄則と落とし穴
ノウハウを正しく共有すると、社員個人の能力の底上げや企業力向上といった効果が得られます。そのため、昨今の企業においてはノウハウ共有とその運用が重要なポイントになっています。
しかし、「マニュアルや資料はあるが読まれていない」「運用方法が確立しておらず、知識が属人化している」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスシーンでのノウハウの抽出方法と運用方法を中心に解説します。
- ベテランの頭の中にしかない暗黙知を抽出する方法が分からない事業責任者
- マニュアルの内容は分かるが、実践できない中堅社員
- 優秀なメンバーのスキルを組織の資産として共有したい管理職
上記に当てはまる方は今回の記事を参考にすると、ノウハウの運用方法を正しく把握でき、業務の属人化を解消できます。
目次
「ノウハウ」と「マニュアル」の違い
「ノウハウ」とは「物事の方法や手順に関する知識」のことです。一方、「マニュアル」とは「物事の方法や手順が書かれた手引書」という意味です。
ノウハウは個人の経験に基づいた実践的なコツで、暗黙知になりやすいです。そのため、ノウハウを共有しないと業務が属人化してしまうおそれがあるのです。
業務上のコツを社内で共有するために、文面に落とし込んだものがマニュアルです。つまり、ノウハウを記したものがマニュアルであるということです。
なぜ「知っている」は「できる」に変わらないのか？
以下では、なぜ「知っている」が「できる」に変わらないのか解説します。業務の手順を知っていても、実践できるとは限らないのです。
一般化しすぎる
1つ目は、表現を一般化しすぎているためです。
一般化された表現ばかり記されているマニュアルを読んでも、業務のイメージは湧きません。たとえば、「○○の法則」というフレーズだけ読んでも、結局のところ何が言いたいのか瞬時に判断できません。
マニュアルを作るときは、表現は過剰に一般化しすぎず、特定の事例とその解決策を具体的に共有する方が分かりやすいです。
暗黙知のブラックボックス化
2つ目は、暗黙知がブラックボックス化しているためです。
ベテラン社員の頭の中にしかないノウハウを放棄すると、組織のナレッジ流出が止まりません。彼らが何を判断基準としているのかを引き出すためには、「もし～ならどうしていたか」と条件を提示しながら質問する必要があるのです。
また、業務について匿名で質問できる「社内知恵袋」機能を備えた「ナレカン」のようなツールを導入して、暗黙知を取り出す仕組みをつくるのも一手です。
活かされるノウハウを抽出する3ステップ
以下では、「ノウハウ」と「ナレッジ」の違いについて解説します。
STEP1｜根拠を記録する
1つ目は、根拠を記録することです。
手順だけを共有しても、環境が変わると通用しなくなります。「なぜその手順にしたのか」という根拠まで示せば、状況が変わっても「今の状況ならこうすべきだ」と応用できるようになるのです。
「AとBも検討したが、～というリスクがあったためCを採用した」と記すことで、後任者が同じ検討を繰り返す二度手間を防げます。
STEP2｜ミスをパターン化する
2つ目は、ミスをパターン化することです。
単に「個人の不注意でミスが起きた」で済ませるのではなく、構造的な欠陥によるものだと捉える視点を持つべきです。
同じミスを繰り返さないよう、「コミュニケーションミス」「判断基準の不明確さ」というようにミスをパターン化してチェックリストに落とし込み、社内で共有しましょう。
STEP3｜活用状況を評価に組み込む
3つ目は、ノウハウの活用状況を評価に組み込むことです。
「ノウハウをどれくらい共有しているか」「共有したノウハウがどれくらい見られているか」を評価に組み込みましょう。これまでやっていなかったことをメリット無しで浸透させるのは難しいため、評価の材料として追加するのです。
たとえば、記事形式で作成したマニュアルの検索・閲覧回数が確認できる「利用状況レポート」を備えた「ナレカン」のようなツールを使えば、どのマニュアルを優先して更新するべきか簡単に判断できます。
【必見】ノウハウを蓄積して最大限活用する方法
以下では、ノウハウを蓄積して最大限活用する方法を解説します。
ノウハウの属人化を放置すると、特定の社員が不在によって業務が停滞し、組織全体の生産性が下がります。さらに、ベテランの退職と共に長年培われた「勝てる戦略」が永遠に失われる経営リスクがあるのです。
しかし、WordやPDFを共有フォルダで管理する方法では、どれが最新版か分からなくなり、結局誰も参照しなくなります。また、日々アップデートされる現場の情報を更新し続けることは不可能です。
そこで重要なのが、業務のノウハウを蓄積・共有できるツールを導入することです。ツールを使えば、個人の頭の中にある暗黙知を社員全員が活用できる形式知へと転換できます。
「ナレカン」は、匿名での質問機能により心理的ハードルを下げて、現場の暗黙知を吸い上げます。また、管理者が検索履歴を確認できるため、今組織に足りない知識を一目で把握し、戦略的に組織のノウハウ共有を強化できるのです。
社内のノウハウを簡単に管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ノウハウを「組織知」へ昇華させる運用方法
以下では、ノウハウの運用方法を主に2つ紹介します。ノウハウを組織知へ昇華させたい方は必見です。
ノウハウは更新する前提で共有する
1つ目は、更新する前提でノウハウを共有することです。
最初から完璧なノウハウを共有しようとする必要はありません。ノウハウは変わっていくものであるため、マニュアルを誰でも編集できる状態にして都度修正していけばよいのです。
たとえば、作成したマニュアルの更新操作が簡単で更新履歴も残せる「ナレカン」のようなツールを導入すれば、ノウハウを常に最新のものに維持できます。
失敗を共有した人を褒める
2つ目は、失敗を共有した人を褒めることです。
失敗を共有するのをおそれていては、過去事例を把握できないまま同じ失敗を繰り返してしまいます。そこで、失敗を共有した人を褒める文化をつくり、失敗を隠すリスクより共有するメリットが上回るということを示しましょう。
とくに、リーダーが率先して過去のミスとそこから得た教訓を語ると、失敗を共有するハードルが大幅に下がります。
ノウハウの抽出方法と運用方法まとめ
これまで、ノウハウの抽出方法と運用方法を中心に解説しました。
活かされるノウハウを抽出するには、「根拠を記録する」「ミスをパターン化する」「ノウハウの活用状況を評価に組み込む」といったステップを踏みましょう。
ただし、ノウハウをメモやノートなど紙媒体の手法で共有しても、必要なときにすぐに情報へアクセスできません。ノウハウを有効活用し、スピード感を持って業務を進めるためには、情報の蓄積・共有に優れたITツールを利用する必要があります。
しかし、検索機能に乏しいツールでは、必要な情報を見つけ出すのに余計な手間や時間がかかってしまいます。したがって、選ぶべきなのは超高精度な検索機能で、社内のノウハウに即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でノウハウを適切に管理し、企業力の向上につなげましょう。
