企業のデータ保管の課題とは？管理方法やおすすめツールを紹介
デジタル化が進む現代において、企業がどのようにデータ管理を行っているかは注視すべきポイントといえます。従来のアナログ管理では、情報共有の手間や管理場所の確保といった不要なコストがかかるので、データ保管への体制の見直しが求められるためです。
データ管理にはツールの活用が欠かせませんが「どのように保管方法を選定し運用したらよいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、企業のデータ保管の課題と管理方法、おすすめのツールを中心に解説します。
- 現状のデータ管理に関して不安がある
- どの観点で社内データ管理に使うITツールを選べばいいか分からない
- 検索機能に優れたデータ管理ツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、データ保管に使えるツールの選定ポイントがわかるので、検索性や安全性による懸念事項を解消したデータ保管が実現できます。
目次
データ管理とは
データ管理とは、データの収集・整理、安全な保管を行い、常に利用しやすい状態を維持しておくことです。単に情報を保存するのではなく、適切に管理することが求められます。
それぞれの会社が保有するデータは、自社の方針や計画を進めるうえで非常に重要な情報源となります。そのため、セキュリティーと利便性の両方に焦点をあてて管理することが大切です。
企業が抱えるデータ保管の課題とは
ここでは、企業が抱えるデータ保管の課題を紹介します。以下の課題をチームで正しく認識し、データ保管の改善を図らなければなりません。
適切な状態での長期間保持
まずは、適切な状態での長期保存が難しくなる課題が挙げられます。
ソフトウェアによるデータ保管の場合、ソフトウェア自体の経年劣化によって不具合が生じてしまい情報が更新できなくなる可能性があります。その場合、本来であれば、不具合の修理をメーカーに依頼することで対応してもらえます。
しかし、近年ではソフトウェアを販売するビジネス手法から、SaaSビジネス（ソフトウェアを販売するのではなく、クラウド上で利用してもらう）への変化に伴い、ソフトウェアの取り扱いを中止しているケースもあります。
その結果、企業が修正望んでも対応してもらえないといった事態も起こり得るのです。
検索にかかる手間
情報量が増え続けることに伴い、検索にかかる手間も課題として挙げられます。
具体的にはふたつの要素が挙げられ、一つ目は「アクセス性」に関する手間です。情報量が増加するたびに新規でファイルやフォルダが作成されるので、欲しい情報がどこに保管されているのかが把握しきれず、たどり着くまでに時間がかかります。
二つ目は、「情報の取捨選択」による手間です。保有する情報量が多いがゆえに、余分な情報までが選択肢としてあがることで、求める情報が何なのか取捨選択していく労力がかかってしまうのです。
管理コストの増加
情報量の増加に伴う管理コストも課題といえます。収集した情報をアナログな手法で管理している場合、以下の懸念点が挙げられます。
- 紙媒体による管理
- Excelでの管理
紙とペンがあれば気軽に情報を残せます。しかし、用紙や印刷にコストがかかるのはもちろん、モノとして残るので膨大な量の紙を保管できる倉庫が必要となります。
Excelを活用すればデータ化されるので、用紙や倉庫にかかるコストが削減できます。ただし、データ量が増えるにつれて保存できる容量は減るので、過去の情報をこまめに消去する必要性や、PCの挙動が遅くなる可能性があります。
以上のように、いずれの管理手法でも無視できないデメリットがあるのです。そこで今日では、情報量に左右されずに情報管理・共有が行える「ナレカン」のようなITツールを活用した保管方法がトレンドです。
社内データの管理方法
社内データを適切に管理するには、安全性や実用性を十分に考慮しなければならず、紙媒体によるアナログ管理では限界があります。
そこで以下では、社内データの管理方法として、紙媒体以外の方法を2つ紹介します。
社内サーバーに保管
1つ目は、社内サーバーに保管する方法です。
社内サーバーは自社のネットワークに接続しているときのみアクセス可能になるため、高いセキュリティー機能を提供できるメリットがあります。したがって、機密性の高い情報を管理するには適しています。
ただし、社内サーバーの利用は運用や管理に多額のコストがかかります。導入時だけでなく、システムのメンテナンス時にも費用が掛かるため、利用には十分注意しましょう。
ITツール上に保管
2つ目は、ITツール上に保管する方法です。
ITツールの利用は、初期費用や運用コストを抑えられるうえ、利用人数の人数や必要な容量に合わせてプランを柔軟に変更できます。また、社内外からアクセス可能で、情報共有がしやすく、必要なタイミングで情報を利用できる点がメリットです。
たとえば、会社外での営業時やリモートワーク時にも、社内情報に接続できるため、スムーズな業務の進行に役立ちます。
企業のデータ保管に使うべきITツールの選定ポイント
ここでは、企業のデータ保管に使うべきツールの選定ポイントをご紹介します。
企業のデータ保管を効率化させるにはITツールの活用は欠かせません。一方、データ管理の体制が整っている企業は、以下のポイントを押さえられているのです。
シンプルに情報をまとめられるか
シンプルに情報をまとめて管理できるツールか、には注視すべきです。
企業や社員に関する情報量は膨大なので、正しく整理しなければ、必要な情報が欲しいときに取り出せず業務スピードが著しく低下します。そこで、データ量を問わず、関連情報のみをまとめてシンプルに残せる仕組みがあれば、情報検索にかかるストレスがメンバーに発生しません。
情報を整理してシンプルに残しておくだけでも、初めて情報を確認するメンバーがすぐに内容を理解できるので、ツールに対する抵抗感を軽減させられる点もポイントです。
安全性は強固か
ツールを選ぶときは、強固な安全性があるかの確認を徹底しましょう。
企業は、経営に関する機密文書以外にも社員一人ひとりの個人情報、企業間での取引情報まで保有しています。そのため、万が一、情報漏洩や情報の改ざんが起これば、多くの関係者や企業を危険な状態にさらすだけでなく、社会的信用を失ってしまいます。
そのため、権限によって情報閲覧の可否が設定できるツールや、セキュリティにおける国家資格を所持しているかの確認は必須といえます。
バックアップが確実に取れるか
バックアップが確実に取れるツールを選ぶことが重要です。
電子機器を扱ううえで、地震による停電被害や外部からウィルスが侵入、人的操作ミスのリスクを考慮しなければなりません。データが破損・消失してしまった場合、データの復元までに時間を要するほか、業務停止のリスクもあります。
業務が停止すると、商品やサービスを求める顧客に十分なサービスが提供できず、顧客満足度の低下や顧客の乖離といった事態にもつながってしまうのです。そのため、ツールがバックアップを簡単に取れるかをチェックしたうえで、定期的なバックアップを社内ルールとして設けると安心です。
操作性は優れているか
操作性に優れているITツールを選びましょう。
機能性が多ければ利便性は高まりますが、機能ごとに操作方法を覚えなければならず、操作方法が混合しやすくなります。とくに、中小企業ではITリテラシーが低い傾向にあるので、操作が複雑なツールでは現場に浸透せず使われなくなります。
仮に、操作性よりも機能性を重視したツールを導入すると、メンバー間で理解度の差が生じるので、使えるメンバーにデータ管理の負担が偏ってしまいます。したがって、誰でも簡単に操作できる「ナレカン」のようなツールが必須なのです。
【必見】企業のデータ管理におすすめのツール
以下では、企業のデータの管理におすすめのツールを紹介します。
社内のデータ管理にストレスを感じる場合、自社のデータ管理方法を見直しましょう。特に、紙媒体によるアナログ管理のままでは、必要な情報をすぐ見つけ出しにくい点や、モノとして残るので保管場所にコストがかかる点などのデメリットがあります。
そこで、「情報管理に役立つITツール」を導入すれば、社内のデータは一か所に統合されます。ただし、データが集まっただけでは、目的の情報が見つからないので、検索性が優れたツールが求められます。
したがって、企業のデータ管理には蓄積した社内情報から、目的の内容に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンには、画像やファイルを含む、あらゆる社内情報を集約できるうえ、複数キーワードで思い通りに検索できる「超高精度の検索機能」が備わっています。そのため、保管したデータ管理から欲しい情報が見つからないストレスが解消されるのです。
最も簡単に情報管理・共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
企業が抱えるデータ保管の課題と保管するコツまとめ
ここでは、企業が抱えるデータ保管の課題と保管するコツを解説しました。
社内サーバーの利用のような従来の企業データの保管方法では「適切な状態での長期間保持がむずかしい」「情報検索の手間が多い」「必要以上に管理コストがかかる」といった課題が挙げられます。
そこで、「情報の蓄積や共有、情報へのアクセス性の高いITツール」を導入すると、従来のデータ保管にかかっていた情報検索にかかる時間などの課題を解決できます。ただし、ITツールは社外からもアクセス可能なため、「厳格なセキュリティ基準を設けている」ツールを選ばなくてはいけません。
したがって、社内のデータ管理には社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」が必須です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って企業におけるデータ保管の課題をなくしましょう。
