【すぐわかる】業務プロセスを最適化とは？改善方法やおすすめのツールも紹介
仕事の工数の削減や企業の生産性向上のためには、業務プロセスを最適化させるのが効果的です。そのためには、自社の課題を検討して改善策を練らなくてはなりません。
しかし、改善策が不適切だと、実行しても最大限の効果が得られない場合もあります。そのため、業務プロセスを最適化させるには具体的にどうしたらよいかと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務プロセスを最適化させる方法を中心にご紹介します。
- そもそも業務プロセスの最適化が何か分からない
- 業務プロセスの最適化の方法を知り、取り入れたい
- 業務プロセスを最適化するメリットを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、業務プロセスを効率よく最適化するヒントが得られます。
目次
業務プロセスの最適化とは
業務プロセスの効率化とは、各業務の手順を効率化し、全体の利益を高めていくことだと言えます。
まず「業務プロセス」とは、企業の目標達成までの一連の工程や手順のことであり、全体的な仕事の流れを意味します。例として商品開発、製造、商品の保管や会計システムの入力、販売などが挙げられます。
次に「最適化」とは、与えられた条件や制限の中で目標を達成するために、達成に至るまでの過程の効率化や最も効果的な策を求めることです。
したがって、業務プロセスを最適化すれば、業務におけるムダな作業の削減や、より成果を高められるのです。
業務プロセス最適化のメリット
以下では、業務プロセス最適化のメリットをご紹介します。業務プロセスを最適化すれば、データなどの数値だけでなく、曖昧だったものも明確になり、効率的に業務に取り組めます。
働き方や生産性の改善
業務プロセスの最適化は、働き方や生産性の改善に役立ちます。
仕事における作業手順を見直せば、無駄な工数や資源の削減につながります。たとえば「作業の流れを効率化し、余分な人件費をなくす」「業務をデジタル化し、用紙や印刷のインク代を最小限に抑える」といった効果が期待できるのです。
また、業務の流れが改善されると、必要以上に作業時間がかからないので、社員のワークライフバランスも整えやすくなります。
このように、業務プロセスの最適化は企業の成長だけでなく、社員の負担軽減による働き方の改善にまで好影響をもたらすのです。
業務の属人化防止
業務の属人化を防ぐ点でも、業務プロセスの最適化は有効です。
業務が属人化すると、特定の社員に大きな負担がかかります。また、業務担当が不在の場合、ほかのメンバーがスムーズに業務が進められず、全体の進捗に影響を及ぼします。
そこで、業務プロセスの最適化によって新たなツールの活用や業務効率化を図れば、社員の知識や能力にばらつきがあっても円滑に業務が遂行できるようになるのです。
したがって、業務の属人化を防止するためにも業務プロセスを最適化させましょう。
業務改善の3要素
業務改善の目的は、業務の「ムリ、ムダ、ムラ」をなくすことです。これを達成するために必要な要素として下記の3つが挙げられます。
- Quality：品質
- Cost（コスト）
- Delivery（納期）
製造時の品質が保たれているかを判断し、品質の高さとコストのバランスを調整する要素です。
原価が適切か判断し、コストと企業の利益のバランスを調整する要素です。
決められた数量が守られているか判断し、納期の短縮による顧客満足度と、品質やコストとのバランスを調整する要素です。
この3つのバランスを考慮することが顧客満足度や信頼、企業に利益に繋がります。上記の要素を踏まえて、業務プロセスや業務フローを組み立てるようにしましょう。
業務プロセスの改善方法3選
ここでは、業務プロセスの改善方法を3選ご紹介します。業務プロセス最適化のメリットを最大限に得るためにも、以下の内容の実施を検討しましょう。
（1）業務の課題を抽出する
業務プロセスを改善するためには、業務における課題点を抽出することが重要です。
まず、各業務における担当者に「どのような手順で仕事をすすめているか」をヒアリングします。そして、ヒアリング結果をもとに、業務担当の負担が大きい工程や非効率的な業務を洗い出しましょう。
課題の原因を分析しやすくするために、洗い出した業務は図や表でまとめると視覚的にも分かりやすくなります。
（2）改善案を作成・実施する
業務プロセスを抽出したら、改善案を作成して実施します。
改善策実施後の目標として、KPI(重要業績評価指標)とKGI(重要業績目標指標)を利用し、具体的な行動に数値目標を設定しましょう。KPIは中間目標、KGIは最終目標であり、改善策の実施期間に達成度合いを確認するのに効果的です。
仮に、業務プロセスにおける改善点が多い場合は、優先順位をつけるか、改善効果の高いものに絞ると、段階的に業務プロセスが良くなっていきます。
（3）業務プロセスを可視化させる
業務プロセスは可視化し、属人化を防止しましょう。
具体的には、「作業手順をマニュアル化する」「業務プロセスを図表にまとめる」といった対策が必要です。また、分かりやすくまとめた業務プロセスをメンバー内で共有しておけば、社員の知識や能力を問わず業務の遂行ができるようになります。
メンバー全員が業務プロセスの全貌を把握することは、特定の人がいないとできない業務がなくなることを意味し、業務プロセスの最適化につながります。
【必見】業務プロセスの共有・管理を効率化できるツール
以下では、業務プロセスの共有・管理を効率化するツールをご紹介します。
業務プロセスの最適化には、「業務の基本の進め方を社内で統一してまとめ、定期的に見直ししていく」ことが重要です。業務プロセスを決めていても、現状に即していなければ、効率的に業務を進めることができません。
そこで、「業務プロセスを簡単に作成・管理することができるツール」を活用しましょう。また、作成されたものに疑問点や不明点がある場合、すぐに質問して解決できるようなツールを利用するべきです。
したがって、業務プロセスを最適化するためのツールは、簡単に業務プロセスを作成でき、自社にあった形で業務プロセスをまとめられる一択です。
ナレカンは、業務の作業手順やマニュアルを簡単にまとめられるうえ、上長確認を挟める「承認フロー」が備わっています。また、不明点を社内メンバーに質問し社内FAQが作れる「質問機能」があるため、業務の疑問点解消にもつながります。
社内の業務プロセスを簡単に作成・管理できる「ナレカン 」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
業務効率化をする際の注意点
ここでは、業務効率化をする際の注意点を紹介します。以下に挙げる注意点を意識しないと、業務効率化の逆効果となる恐れがあります。
目的を明確にして、社内で共有する
まず、「業務効率化の目的を明確にして、社内で共有する」ことが挙げられます。
業務効率化が目的になると、そのためのツール導入の検討などに時間をかけすぎてしまい、仕事量が増えてしまいます。自社にどのような課題があり、何を改善したいのかを明確にすることで、業務効率化自体が目的とならないようにしましょう。
また、業務効率化のために何か新しいものを導入する場合は、事前に社内で共有しておくと、よりスムーズに効率化を進められます。
費用を検討する
次に、「費用を検討する」ことが挙げられます。
業務効率化のために、新たなツールや機器を導入する場合、いくらの金額をかけるのか、今後の維持費用はどの程度必要になるのか、詳細な見積もりを立てる必要があります。つまり、費用が得られる効果を上回らないように検討しなければなりません。
導入してから後悔することのないよう、業務効率化にかかる費用は考慮したうえで何をするか決定しましょう。
業務プロセスの最適化方法まとめ
これまで、業務プロセス最適化のメリットや業務プロセスの改善方法を中心にご紹介しました。
業務プロセスの最適化によって、「無駄な工数の削減」「働き方や生産性の改善」「属人化を防止」できます。そして最適化するためには、改善方法を社内で共有し、費用対効果を検討することが必須です。
また、業務プロセスの最適化を行うためには、社内で正確に新しい情報を共有し、疑問点や不明点が生じた場合も解決できるようにする必要があります。
結論、自社に合った形で情報をまとめられ、超高精度の「キーワード検索」ができるツール「ナレカン」の利用一択です。また、ナレカンは質問機能により疑問点や不明点も簡単に解消できます。
ぜひを導入して、業務プロセスを最適化しましょう。
