業務改善が必要な背景とは？上手く進まない理由と対策も解説
自社の業務改善に取り組みが必要であると検討していても、多忙な担当者も多いため、業務改善を後回しにしてしまうケースは少なくありません。
また、業務改善に着手したとしてもどのようにアプローチすべきかがわからず、うまく進まないことに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「業務改善を実施すべき背景」や「上手く進まない原因と対処法」を中心にご紹介します。
- 自社の業務改善がうまく進まない原因を把握したい
- 業務改善について正しく理解し、その重要性を社内に広めたい
- 業務改善に役立つツールを導入し、正しく運用サイクルを回したい
という担当者の方は本記事を参考にすると、業務改善が進まない理由と対策が前もってわかり、自社の業務改善における失敗のリスクを減らすことができます。
目次
業務改善を実施すべき3つの背景
はじめに、業務改善を実施すべき3つの背景について解説します。以下の内容は業務改善をすべき「理由」として、社内に浸透させておく必要があります。
煩雑な業務プロセスを整理するため
1つ目の背景に「煩雑な業務プロセスは、業務スピードを阻害する」という点が挙げられます。
業務改善が必要な企業では、業務プロセス内の「ムリ・ムダ・ムラ」が常態化しています。「ムリ・ムダ・ムラ」を放置すると、必要以上の金銭的・運用コストがかかったり、トラブルが発生する原因となったりしてしまうのです。
したがって、業務プロセスを丁寧に見直して整理しなければなりません。業務プロセスを整理すると、業務にかかる時間が短縮されたり意思決定がスムーズになったりするため、労働時間全体の改善や残業による人件費の削減にもつながります。
人手不足を解消するため
2つ目が、業務改善による人手不足の解消です。
業務改善を実現できれば、業務全体の効率が上昇するので作業のムダも削減可能です。たとえば、業務改善前よりも少ない人数で同じ業務をこなせるようになるので、過度に費やしていたマンパワーが不要となり、人手不足であった状況を解消できるのです。
また、改善によって業務を簡略化できれば、社員1人あたりの業務負荷が減るので、着手できる業務の幅も広がります。したがって、業務改善は慢性的な人手不足に悩む企業にとって積極的に進めるべき施策だといえます。
非効率な業務を効率化させるため
3つ目に、非効率な業務を効率化させるために、特定の社員しかできない業務を分担させるというものです。
特定の社員しか取り組めない業務がある場合、該当の社員が休暇を取ったり退職したりすると、ノウハウが蓄積されていないので円滑な引き継ぎができません。業務の「属人化」は、業務効率を著しく悪化させてしまうのです。
そこで、今日ではノウハウを含む社内ナレッジを一元管理できるのようなITツールで業務の属人化を解消し、業務効率を向上させる企業が増えています。
業務改善の4原則とは
業務改善を進めるにあたって、「業務改善の4原則（ECRSの4原則）」は重要な考えとなります。以下の4つの視点から、課題を抽出し、的確な改善策を講じていきます。
- 排除（Eliminate）
- 結合（Combine）
- 交換（Rearrange）
- 簡素化（Simplify）
業務の目的を洗い出して、ムダな業務を排除します。具体的には、慣例化している会議や、形骸化している報告書などが挙げられます。
内容が類似しているのに別々で進めていた業務を一本化します。社内全体で業務を洗い出すと、”複数の部署で類似する業務を実施していた”というケースは少なくありません。
業務の順序を見直し、必要があれば入れ替えます。ほかにも、作業環境を変えたり、担当者を変更したりするのも効果的です。
業務の一部を自動化・パターン化して業務の属人化を解消します。たとえば、マニュアル作成をすることで、社員が一律で業務をこなせるようになります。
これらを「E→C→R→S」の順に実施すると、より効果的に業務改善を実践できます。
業務改善が上手く進まない・できない理由6選
次に、業務改善が失敗してしまう原因について解説していきます。以下の原因をあらかじめ理解しておくことで、対策がしやすくなります。
（1）経営陣と現場との間に温度差がある
業務改善が上手く進まない理由の一つ目に、業務改善を推し進めようとしている経営陣と、現場で働く社員との間に温度差があることが挙げられます。
業務改善を成功させるためには、実際に業務を改善する現場と経営陣間での密なコミュニケーションが不可欠です。しかし、経営陣の独断で、現場の了解を得ずに既存の業務フローを変更すれば、業務改善が上手く機能しません。
温度差を発生させないためにも、現状のコミュニケーションの方法はスムーズにできているかを見直しましょう。
（2）現場から意見が出にくい雰囲気がある
現場から意見が出にくい雰囲気があれば、業務改善は上手く浸透しません。
担当者が先導となって現場の声をヒアリングし、問題点を改善するフローは業務改善の基本です。しかし、現場の社員が本音で問題点を言いにくい職場環境では、社員の本音が聞けないため、効果的な業務改善は見込めません。
逆に、担当者が業務改善によって得られるメリットを正しく理解し、現場にも浸透させられれば業務改善も上手く進められます。現場からの声を正確に把握できるように、チーム間の横の関係だけではなく、担当者と現場の縦の関係も良好にする必要があるのです。
（3）課題が明確に定まっていない
課題が明確に定まっていなければ、業務改善に取り組んだとしても計画が難航して上手く進みません。
自社が抱える課題を経営陣や担当者が明確にしていないと、現場の社員は業務改善の目的を正しく理解できないのです。そこで、業務内容の「見える化」によって、既存の業務フローを要素分解して、どこに業務を妨げる原因があるかを見極めましょう。
さらに、抽出した課題を解決するため、ゴールから逆算して立てた計画をもとにしながら業務改善を実践することがおすすめです。
（4）業務フローが高頻度で変わる
業務フローが高頻度で変わると、現場の業務改善も難しくなります。
業務フローが頻繁に変更されると、そのたびに時間や人手などの教育コストがかかってしまいます。とくに、計画していた業務フローの改善案と、実施した施策の間に食い違いが発生すると、改善案の修正・再実施が必要となり、大幅に時間を無駄にしてしまいます。
よって何度も業務フローを変更しなくても済むように、計画策定の時点から課題を丁寧に抽出しておくのが大切です。
（5）改善案が現実的ではない
考案した改善案が現実的ではない場合も、業務改善は進みません。
具体例として、自社の「運用コストにかけられる予算」をオーバーしたツールの導入、特定の業務に従事する社員を大幅に減らす、などが挙げられます。このように、現実的ではない改善案は実際の運用にそぐわず、頓挫してしまう場合が多いです。
そのため、予算や現場メンバーのITリテラシー、適材適所への人員配置といった複数の要素を考慮して、業務改善を進める必要があるのです。
（6）導入したツールが課題に合っていない
課題に合わないツールを導入してしまうと、業務改善は実現しません。
ITツールには様々な機能を備えたものがあります。しかし、「有名だから」「多機能だから」という理由だけでツールを導入してしまえば、自社の課題に合わないツールでは社員も必要性を感じられず、ツールが形骸化してしまう恐れがあります。
そのためツールを導入する前に、自社が抱える課題を洗い出し、その課題解決のために必要な機能を備えたツールを選び出すことが重要なのです。
業務改善を効率的に進めるための対策とは
ここでは、業務改善を効率的に行うための対策を紹介します。以下の内容がひとつでも反映されていなかった場合、業務改善が成功する可能性が低くなるので注意しましょう。
全社で業務改善の意識づけをする
まず、全社で業務改善にむけて意識づけをしなければ、業務改善は成功しません。
業務改善における現場の協力が得られず、担当者だけが疲弊してしまう事態に陥ってしまい、課題が明確であっても失敗に終わってしまうのです。社員全員で団結して業務改善を実行するためには、適切な「動機付け」が大切なのです。たとえば、以下のような例が挙げられます。
- 仕事を早く終わらせて帰りたい
- 業務を効率化して簡単にしたい
- 非効率な連絡手段をより簡単な方法にしたい
このように、社員の現状に対する不満や願望は動機となりえます。業務改善によって、どのように不満が解消されるのかを提示し「業務改善によって享受できるメリット」を社員に理解させましょう。
共有した情報を可視化する
業務自体はもちろん「共有した情報」の可視化も必要です。
メールや電話、チャットツールでは共有した情報が流れてしまったり、所在が不明になったりします。そのため、過去に周知していたとしても実践されず、同じような問題や非効率なサイクルが繰り返されてしまうのです。
そこで、社内外で発生する「フロー情報とストック情報の両方」を可視化できる仕組みづくりが必須です。仕組みが整備できればメッセージで話題が錯綜することなく、誰が閲覧しても蓄積した情報へ簡単にアクセスできるようになるのです。
課題に合ったITツールを導入・運用する
ITツールの導入・運用は、業務改善の成功に貢献します。
ただし、多くのITツールから自社の課題に見合ったものを選択しなければ、見込んだ成果を挙げられません。たとえば、以下の要素のあるITツールが業務改善に役立ちます。
- 社内情報を一元管理できる機能がある
- 厳格なセキュリティ基準を満たしている
- 初期導入支援がある
業務改善において、業務効率の向上はとても重要です。そのため、社内情報を一元管理・共有できる体制を整え、業務の属人化を防ぐ必要があります。
情報をITツールで一元化すると、機密情報が漏洩してしまうリスクがあります。そのため、ツールを導入する前に、厳格なセキュリティ基準を満たしているかの確認を忘れないようにしましょう。
ツールを導入しても、社内に定着しなければ費用の無駄になってしまいます。そこで、初期導入支援の体制が整ったツールを選ぶと、担当者の負担を最小限に抑えつつ、業務改善を的確な運用サイクルで進められます。
そして、上記3つの条件に当てはまるのようなITツールを使うと、ツールの導入効果を最大化でき、業務改善も効率的に実施できます。
上手く進まない業務改善を円滑に進められるツール
以下では、業務改善を成功させるツールを紹介します。
企業が、業務改善をしていくにあたって取り組むべきは、「ムダな作業を取り除くこと」です。とくに、ビジネスでは必要な情報を探すのに多くの時間をかけており、結果、本来進めるべき業務が滞ってしまうケースが少なくありません。
そのため、まずは社内のあらゆる情報を”ナレッジ”として整理し、必要なときに素早く取り出せる環境を整えましょう。ただし、担当者が導入～定着するまで「運用サイクル」を回すのは困難であるため、導入支援のサポートがあるものがおすすめです。
結論、自社が導入すべきは、導入から運用までのサポート体制が整ったナレッジ管理ツール一択です。
ナレカンでは、専属担当者による「初期導入支援」や「定期的なZoomミーティング」を受けられるので、確実に運用サイクルを回せます。また、「記事」には社内情報を一元管理でき、超高精度な検索機能で必要な情報をすぐに探せるので、”情報を探すムダな時間”をなくせます。
業務改善に向けた運用サイクルを回せられるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
生成AIを活用した「自然言語検索」によって、上司に質問するように検索可能です。そのため、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
業務改善を実施すべき背景や上手く進まない理由・対策まとめ
これまで、業務改善を実施すべき背景や、上手く進まない理由と対策をご紹介しました。
業務改善の推進は企業と社員双方にメリットがあり、積極的に実施していくべき施策です。とはいえ、改善案が現実的でなかったり、導入したツールが課題に合っていなかったりすると、業務改善は上手くいきません。
つまり、効果的な業務改善を実現するには「課題に合ったITツールの導入」が重要となるのです。しかし、担当者自身が導入～定着するまで「運用サイクル」を回すのは困難であるため、導入支援のサポートがあるものがおすすめです。
したがって、業務のムダをなくすには、導入から運用までのサポート体制が整ったナレッジ管理ツール「ナレカン」が必須です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひで社内ナレッジを一元管理する体制を整え、効果的な業務改善を実現しましょう。
